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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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VERSIÓN: 02 EMISIÓN:

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MAPA DE RIESGOS

Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio http://web.www3.unicordoba.edu.co/es/calidad/documentos que ésta es la versión vigente

ÍNDICE

1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 2 4.1 Política de Administración de Riesgos 2 4.2. Objetivos para la administración de riesgos 2 4.3. Políticas de Operación. 3 4.4. Sistema Integral de Gestión de la Calidad de Calidad 3 4.6 Análisis, calificación y evaluación del Riesgo 5 4.7 Valoración del Riesgo 6 4.8 Monitoreo y Revisión 6 5. REGISTROS 7 6. CONTROL DE CAMBIOS 7 7. ANEXOS 8 7.1 Mapa de Riesgos Sistema iIntegral de Gestión de la Calidad 8 7.2 Contexto Estratégico 42 7.3 Análisis DOFA 43 7.4 Estrategias 44

Elaborado por Lurdais Martínez Cárdenas

Firma: Cargo Jefe Unidad de Control Interno

Revisado por Diana Carina Martelo Barrios

Firma: Cargo

Jefe Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestión de la Calidad

Aprobado por Carlos Alberto Frasser Arrieta Firma:

Cargo Vicerrector Administrativo


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1. OBJETIVO Identificar, analizar y valorar los eventos negativos que afecten el logro de los objetivos institucionales; con la finalidad de definir, implementar y hacer seguimiento a las acciones y controles establecidos para minimizar la ocurrencia y mitigar el impacto de los riesgos

2. ALCANCE Este documento es de carácter institucional; la administración de Riesgos (Identificación, análisis, valoración y políticas) se ha realizado a todos los procesos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad de Calidad de la Universidad de Córdoba.

3. DEFINICIONES

Acciones: Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas. La selección de las acciones más conveniente debe considerar la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y económica.

Control: Es una actividad de monitoreo mediante la cual se verifica que los objetivos planificados se estén llevando a cabo y así tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que puede entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impiden el logro de sus objetivo. 4. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

4.1 Política de Administración de Riesgos La Universidad de Córdoba frente a la creación de una cultura de prevención soportada en los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, asume el compromiso de administrar los riesgos de aquellos eventos que afecten el cumplimento de los objetivos institucionales, con la finalidad de mitigar el impacto o disminuir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos; ante este compromiso la Alta Dirección facilita los recursos necesarios para hacer efectivas las acciones y los controles definidos, realiza seguimiento a la eficacia de las acciones implementadas y actualiza el mapa de riesgos a fin de garantizar dinamismo en el mejoramiento continuo del Sistema Integral de Gestión de la Calidad de Calidad.

4.2. Objetivos para la administración de riesgos

Identificar, evaluar y valorar los posibles eventos negativos de los procesos del Sistema Integral

de Gestión de la Calidad, que afecten el cumplimiento de los objetivos institucionales. Revisar la eficacia de las acciones y controles implementados por La Alta Dirección; para asegurar

la integridad, adecuación y efectividad de los procesos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad.

Fortalecer la cultura del autocontrol y autogestión en la Institución; y así evitar el incumplimiento de los objetivos institucionales


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4.3. Políticas de Operación.

Los líderes de procesos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad son responsables de la ejecución de los controles y acciones de los riesgos.

Cada líder de proceso con su equipo de mejoramiento identifica, analiza, califica, y valora los riesgos que afectan el objetivo del proceso y en consecuencia los objetivos institucionales.

Los líderes de los procesos evalúan la eficacia de las acciones y controles implementados. Los líderes y el equipo de mejoramiento de los procesos formulan e implementan las acciones y

controles de los riesgos. Las acciones y controles definidos para los riesgos se realizan en base a la mitigación del impacto

y a la disminución de la probabilidad de ocurrencia de los eventos. La metodología para la Administración de Riesgos (identificación, evaluación y valoración), se

realiza de acuerdo a la Guía emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

La Administración de Riesgo es un proceso permanente e inherente en todos los procesos de la Institución, el liderazgo de está actividad lo realiza la Unidad de Control Interno encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno.

El proceso de Seguimiento y control realiza cada seis (6) meses la evaluación a la implementación de las acciones y controles para evitar los riesgos.

4.4. Sistema Integral de Gestión de la Calidad de Calidad

PROCESO OBJETIVO

Planeación Institucional

Orientar a la Universidad de Córdoba en el cumplimiento de su misión y objetivos estratégicos para que alcance su visión, mediante el diseño de políticas, programas y proyectos con el fin de garantizar la satisfacción del cliente.

Comunicación

Diseñar, implementar y mantener en la Universidad de Córdoba, las políticas, estrategias y acciones de la comunicación interna y externa que permitan fortalecer la imagen institucional así como difundir el quehacer de la Institución a la comunidad en general.

Gestión de Calidad

Definir y aplicar estrategias para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión de la Calidad que permitan dirigir y evaluar el desempeño Institucional, en términos de calidad y satisfacción de los clientes en la prestación de sus servicios

Docencia Formar profesionales con competencias generales y especificas en las diferentes áreas del conocimiento acorde con las necesidades del entorno

Investigación

Generar conocimiento científico y tecnológico desde los campos de las Ciencias Básicas, las asociadas a la producción agroindustrial, las Ingenierías, las Ciencias Sociales y la Salud, que contribuyan a la solución de problemas asociados a los programas priorizados en el PEI.

Extensión Integrar y articular los programas y proyectos académicos con las políticas institucionales que permitan interactuar con el medio social, cultural y productivo que contribuyan al desarrollo de la región.


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PROCESO OBJETIVO

Gestión y Desarrollo del talento Humano

Gestionar el ingreso, permanencia y retiro del Talento Humano de la Universidad de Córdoba, mejorando sus competencias para contribuir al logro de los objetivos Institucionales.

Gestión de Bienestar Institucional

Desarrollar programas de Bienestar Institucional eficaces, eficientes y pertinentes, que contribuyan al mejoramiento de la salud física, mental y espiritual y las relaciones sociales y familiares de la comunidad universitaria

Gestión de Adquisición y Contratación

Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de los procesos y dependencias de la universidad de córdoba, de manera, ágil, oportuna y eficaz; una vez se cuente con la disponibilidad presupuestal necesaria, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión social

Gestión Financiera

Planear, ejecutar y controlar los recursos financieros de la Universidad de Córdoba, con miras al cumplimiento de la misión institucional, soportados en los objetivos y políticas aprobadas en la normatividad legal vigente y garantizando en todo momento la confiabilidad de la información financiera.

Gestión del Desarrollo Tecnológico

Proveer y mantener las Tecnologías de Información y comunicación TIC que requieren los procesos de la Institución para el cumplimiento de los propósitos misionales.

Gestión Legal Asesorar oportunamente en la aplicación de normas constitucionales, legales y los asuntos jurídicos de interés para la Institución y representarla legalmente.

Gestión Documental

Administrar y gestionar los documentos oficiales que produzca y recepciona la Institución, con el fin de proporcionar la información apropiada, completa, legible y oportuna para su consulta en uso del derecho de información.

Infraestructura Proveer los servicios y recursos de mantenimiento de la infraestructura necesarios para el buen desempeño de las actividades propias de cada uno de los procesos académicos y administrativos de la Universidad.

Seguimiento y Control

Realizar seguimiento y Control al Sistema Integral de Gestión de la Calidad de Calidad, asegurando su conformidad con los requisitos legales, normativos y del cliente; con el fin de mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.

4.5 Identificación de Riesgos La identificación de Riesgos se constituye en la base del análisis de riesgos que permite avanzar hacia una adecuada implementación de políticas que conduzcan a su control. Se define en primera instancia las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos, los riesgos, presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente identificando los posibles efectos. Es así como cada líder de proceso del Sistema Integral de Gestión de Calidad de la Universidad de Córdoba con su equipo de mejoramiento identifica los riesgos más significativos para la Institución relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales.


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Proceso Riesgo Causa Agente

Generador Efectos

Proceso: Nombre del proceso en el que se ha identificado el Riesgo. Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. Causa: (Factores internos o externos) Origen de las situaciones identificadas como riesgos para la entidad. Agente Generador: Se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo. Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad. 4.6 Análisis, calificación y evaluación del Riesgo El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. Con el fin de facilitar la calificación y evaluación de los riesgos, a continuación se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo y cuantitativo, que hace referencia a la utilización de formas descriptivas y valores numéricos para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad).

Probabilidad Valor

Alta 3

15 30 40

Zona de Riesgo Moderado Evitar el Riesgo

Zona de Riesgo Importante Reducir el Riesgo, Compartir o Transferir

Zona de Riesgo Inaceptable Evitar el Riesgo, Reducir el Riesgo, Compartir o transferir

Media 2

10 20 40

Zona de Riesgo Tolerable Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo

Zona de Riesgo Moderado Reducir el Riesgo, Evitar el Riesgo, Compartir o transferir

Zona de Riesgo Importante Reducir el Riesgo, Evitar el Riesgo, Compartir o transferir

Baja 1

5 10 20

Zona de Riesgo Aceptable Asumir el Riesgo

Zona de Riesgo Tolerable Reducir el Riesgo, Compartir o Transferir

Zona de Riesgo Moderado Reducir el Riesgo, Compartir o transferir

Impacto Leve Moderado Catastrófica

Valor 5 10 20


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Probabilidad: El número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse. Alta (3): Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias Media (2): Podría ocurrir en algún momento Baja (1): Pudo ocurrir en algún momento Impacto (Consecuencia): Se refiere a la magnitud de los efectos del Riesgo: Leve (10), Moderado (20), Catastrófico (30) Nivel de Riesgo: Es la forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresados y combinados en la matriz para proveer la evaluación del riesgo. 4.7 Valoración del Riesgo Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos para cada uno de los Riesgos identificados, el análisis de estos controles permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. Calificados y evaluados los riesgos, se deben analizar frente a los controles existentes en cada riesgo, con la realización de esta actividad se busca que la Institución obtenga los siguientes resultados: Identificación de los controles existentes para los riesgos identificados y analizados. Priorización de los riesgos de acuerdo con los resultados obtenidos de confrontar la evaluación del

riesgo con los controles existentes, a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor impacto a la entidad en caso de materializarse.

Elaborar el mapa de riesgos para cada proceso FMAM-013 Mapa de Riesgos.

Controles Cronograma Indicador

Controles: Especifica cuál es el control o controles que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de Trabajo. Indicador: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones Implementadas. 4.8 Monitoreo y Revisión Es una vigilancia rutinaria y dinámica del desempeño real, en comparación con el desempeño esperado o requerido. La revisión involucra la investigación periódica de la situación actual. Es necesario monitorear la eficacia y conveniencia de las acciones y controles establecidos en el tratamiento de riesgo. Una vez diligenciado el Formato mapa de riesgos FMAM-013, es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización, este seguimiento se realiza a través del Formato Seguimiento Mapa de Riesgos FMAM-016.


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Además el Proceso de Seguimiento y control realiza cada seis (6) meses la evaluación a la implementación de las acciones y controles para evitar los riesgos. 5. REGISTROS

No Código Nombre Responsable Lugar

de Archivo

Medio de Archivo

Tiempo de

Archivo Disposición

1 FMAM-013

Mapa de Riesgos

Líder de cada Proceso

Archivo de Gestión

Físico/ Electrónico

No aplica No aplica

2 FMAM-016

Seguimiento Mapa de Riesgos

Líder de cada Proceso

Archivo de Gestión

Electrónico 2 Años Destrucción

6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1

Se agrega la definición para Acciones, Se incluye la metodología para identificación, valoración y evaluación de Riesgos. El mapa de riesgo del SIGEC se anexa al documento Se incluye el Formato FMAM- 013 Mapa de Riesgo como un registro

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7. ANEXOS 7.1 MAPA DE RIESGOS SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD


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7.2 CONTEXTO ESTRATÉGICO Capacidad Estratégica

En el desarrollo de los fines constitucionales de la Institución en relación a las necesidades de la comunidad; la Universidad presenta los siguientes elementos para la coordinación y ejecución de las actuaciones Institucionales: Plan Educativo Institucional Plan de Desarrollo (2006 -2009) Plan Institucional de Investigación y Extensión (2005 – 2010) Plan Operativo Anual Planes de Mejoramiento Institucional La Institución presenta una estructura organizacional y normativa que está direccionada por la siguiente normatividad: Estatuto General Estatuto Docente Estatuto de Personal Administrativo Estatuto de Planeación Estatuto de Investigación Estatuto de Contratación Estatuto de Banco de Proyectos Estatuto Presupuestal Reglamento Estudiantil

La Estructura Organizacional están dos órganos directivos que rigen a la Institución El Consejo

Superior y el Consejo Académico.


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7.3 ANÁLISIS DOFA

Fa

cto

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DEBILIDADES

FORTALEZAS (F)

1. Bajo nivel de conocimiento del tema de control Interno por parte de algunos Servidores Públicos de la Institución.

2. No existe una definición documentada y comunicada de la política y objetivos de la Administración de Riesgos.

3. Deficiencia en la calidad de la información, debido a que los equipos de sistemas y software financiero se encuentran subutilizados.

4. Poco compromiso de los Servidores 5. Aplicación de las herramientas de

autocontrol y autoevaluación. 6. No existen niveles de responsabilidad y

autoridad en los diferentes procesos del Sistema; para la administración de Riesgos.

7. La ausencia de procedimientos en algunos procesos del Sistema; dificultando la aplicación de los controles.

8. Poca cultura preventiva en los Servidores Públicos.

1. Existe compromiso y respaldo de la Alta Dirección en la administración del Riesgo y en la promoción de la cultura de administración y prevención del riesgo.

2. Los Directivos son conscientes de la importancia de la Administración del Riesgo para el desarrollo normal y exitoso de la Institución.

3. Personal cualificado y con experiencia en los diferentes procesos del Sistema de Gestión.

4. La aplicación de la normatividad legal y reglamentaria vigentes en las actividades de los procesos del Sistema.

9. Apoyo de los Servidores Públicos de las Oficina de Control Interno y de Aseguramiento de la Calidad; para la identificación, valoración y administración de los riesgos Institucionales.

10. La documentación e implementación de procedimientos e instructivos de algunos procesos del Sistema

11. La conformación de un equipo MECI – Calidad

12. Personal capacitado en el Modelo Estándar de Control Interno ISO 9001:2000, MECI 1000:2005 y GP 1000:2004.

13. El funcionamiento de la emisora de la Universidad.


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Fa

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AMENAZAS

OPORTUNIDADES

1. Expedición de nueva normatividad, que afecte el Sistema de Control Interno en las entidades del estado.

2. Cambio de Alta Dirección de la Institución.

1. La normatividad expedida para la reglamentación del Sistema de Control Interno.

2. El apoyo de la Rueca y el DAFP; para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema. Sacando publicaciones y realizando foros.

3. Las similitudes entre los sistema de gestión de calidad, del control interno y el SISTEDA.

4. El interés por satisfacer las necesidades de los clientes y la comunicación con las partes interesadas

7.4 ESTRATEGIAS

Estrategias de Supervivencia (DA) Estrategias Ofensivas (FO)

1. Sensibilizar a los Servidores públicos en los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión.

2. Comunicar a los Servidores la estructura del Modelo Estándar de Control Interno.

1. El equipo MECI- Calidad; jalonará la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integral de Gestión de la Calidad; con la socialización de los principios y conceptos del modelo y de la norma NTC GP 1000:2004.

Estrategias Defensivas (FA) Estrategias de Adaptación (DF)

1. Documentar los procedimientos necesarios de los procesos del Sistema, para establece y hacer seguimiento a la implementación de los controles; con el propósito de evitar la ocurrencia de los eventos y mitigar el impacto

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