CCSD Integrated Technology Workshop III Prepared by Allen Lanier and Tony Lescak, Technology Specialists 

 

Outlook Web Access Email  

  

  

In this workshop we will learn to log into Candler County School District’s new email software and use the functionality to create and delete folders, use the address book, create and use mailing lists, create contacts and 

signatures, check spelling, filter junk mail, recover deleted items and more.  

Overview:  Microsoft  Office  Outlook  Web  Access  is  being  implemented  by  CCSD  in  response  to  new  FERPA  rules concerning email archival. According  to  federal  law all email accounts held by employees of  school  systems must be logged for a period of time. Previous email software used by CCSD did not have this functionality. Outlook Web Access (OWA)  is accessed through a browser  just  like other web mail applications but  it offers all the functionality of popular hard drive based applications (clients) such as Microsoft Outlook Express. 

 1. Accessing  the  login:    Launch  Internet  Explorer  and  go  to  http://www.metter.org.  This  webpage  is  the 

homepage on most all of the computers at CCSD. Click on the tab that says “Staff Resources”. Then click on the link that says “Staff Email” with the OWA logo beneath it. (click on the words or the logo).  

 

Figure 1: This is the login screen.  

 

2. You must enter your username and password at the login screen. Your username and password are the same username and password that you use to log into your computer. (metter.org domain) Click “Log On”.  

 

  

Figure 2: This is the Inbox.  

 

3. Now you are at your  inbox. This email  client works  in much  the  same way as other email  clients you may already be familiar with. Simply click on a message’s subject to open it.  

Different Views:  You may view your messages three ways. Message contents appear on the same screen as the inbox content  list. Your message contents may appear on the Right, Bottom, or  if you do not wish  for your messages to be read on the same screen as your inbox select “Off”. This is accessed by clicking the icon next to “New” with the envelope icon. When you mouse over the icon it says “Show/Hide Reading Pane”.  Multiple Lines/Single Lines:  

     

Figure 3: The icon highlighted in yellow is the Multiple Line/Single Line control.  

 

This button allows you to view your messages in either a multiple line format or a single line format.    

Creating and Deleting Folders:  Important Note: Email will only  stay  in your  inbox  for 30 days.  If you have  important information  in  your email YOU NEED TO SAVE  IT ON YOUR COMPUTER. You may do  this by  copying and pasting  the content of your email  into a word processing application (i.e. Microsoft Word, Notepad, WordPad, etc.) then save your file to your hard drive and backup on a jump drive, network directory, etc.   

 

Figure 4: Right‐clicking your name under “Mail” drops down a menu that allows you to “Create New Folder”  

 To  create  a new  folder  (for organizational purposes)  right  click  your name over on  the  left hand  side of  the  screen underneath “mail” and select “Create New Folder” from the drop down menu. A new folder will be created in the list of folders. You may now name it and copy messages to it. There are three ways to copy a message to a folder:  The first way to move a message to a folder is to click on the “Move or Copy to Folder” icon. This icon resides between the  icon  that  looks  like  an  X  and  the  icon with  the  double  envelopes.  You will  be  prompted  to Move  or  Copy  the message. If you Move it, it will be removed from its original location, if you Copy it, it will be moved to the new location and  a  copy will  remain  in  the original  location. Once  you make  your  selection,  the  “Copy  to  Folder” dialog box will appear. Select the target folder and click on “Move” or “Copy”  in the  lower right hand corner of the “Copy to Folder” dialog box. You may also create a folder from this dialog box.  The second way to move a message to a  folder  is to simply right click on the message and select “Copy to Folder” or “Move to Folder”, this will open the Move to Folder dialog box.  The third way to move a message to a folder is to open the message and click on the Move to Folder icon inside of the messages’ dialog box. It is next to the X icon.  How to Create a Message:   Click on “New” near the middle to right hand side of your screen. The “Untitled Message” dialog box will appear. Type the email address of the recipient in the field marked “To:”. If you wish to send your email to more than one recipient type the first email address then type a semicolon then a space, then the next recipient’s email address and  so on  (separate each email address with a  semicolon and  space).    If  you wish  to  send  to a  large number of recipients see the section on mailing lists. The “CC:” field (carbon copy) is used when you want to send a third party a copy of the email usually to validate that the email has been sent. Do not use the CC: field for mass mailing. In the “Subject:”  field type a brief description of what  the email  is about. Type your message  in the  large  field and click “Send”.  

 

Figure 5: Click on “New” to open the “Untitled Message” dialog box.  

 

 Address Book: The address book already has the email addresses of everyone in the school district. You may add your own contacts as well. You can access the address book by clicking on “To:”  in the “Untitled Message” dialog box  (see figure 5) or by clicking on the  icon at the top right‐hand‐middle corner of your screen that  looks  like an opened book right before the field that says “Find Someone”.  

  

Figure 5: Click the icon right next to “Find Someone” 

 

Mailing Lists: A mailing list is one email address that is preprogrammed to send to multiple designated recipients. These are the mailing lists currently available at CCSD. 

1. ccsd@metter.org – sends your email to every employee at CCSD. 2. boe@metter.org – sends your email to every employee at the central board office. 3. mhs@metter.org – sends your email to every employee at Metter High School. 4. mms@metter.org – sends your email to every employee at Metter Middle School. 5. mis@metter.org – sends your email to every employee at Metter Intermediate School. 6. mes@metter.org – sends your email to every employee at Metter Elementary School. 7. plc@metter.org – sends your email to every employee at the Performance Learning Center Academy. 

Calendar Functions: Calendars are used to schedule appointments. Click on the Calendar  icon  located  in the  list of folders on the  left hand side of your screen. The calendar  icon  is usually  located  just below your name  in the mail area. Double click the Calendar icon to open your calendar. Your calendar is divided into three sections, a calendar showing the days of the month, a planner showing the hours of the day and a section to manage multiple calendars. Click on the day of the month you wish to schedule an appointment, then click on the hour of the appointment. The appointment dialog box will appear (see figure 6). You may enter the details of your appointment here and they will be saved in your email account.  

Figure 6: Access the Appointment window by clicking on the hour of the day of your appointment. 

 

  Creating New Contacts: Click on “contacts”  in the mail column on the  left hand side of the screen. Then click the “new” link. Fill in the information fields then click “save and close” at the top left hand corner.  Options:   1. Email Signature: (This option is accessed by clicking on “Options” at the top right hand side of your screen directly 

following the field marked “Find someone”.) Type your name, title and other info you wish for your recipient to read  in  the  large  field underneath “E‐Mail Signature”. This  info will be  included on every email you send out. Select the box “Automatically include my signature on outgoing messages”. Click “save” (next to the blue floppy disk) at the top left hand side of the screen.  

2. Read Receipts: To request a read receipt start a new message and select “options” from the “Untitled Message” dialog box, this will open the “message options” dialog box. Select the box marked “Request a read receipt for this message.”  

 3. Spell Check: Check the spelling in your email by clicking the icon that looks like ABC above a check mark at the 

top of the “Untitled Message” dialog box.  

4. Out of Office Replies: (This option is accessed by clicking on “Options” at the top right hand side of your screen directly following the field marked “Find someone”.) In the “options” column on the left hand side of the screen click “Out of Office Assistant”. Check the box marked “Send Out of Office auto‐replies”. Choose a time‐span and type a message you wish to have sent out during your absence.  

5. Junk Mail  Filters:  (This  option  is  accessed  by  clicking  on  “Options”  at  the  top  right  hand  side  of  your  screen directly  following  the  field marked “Find  someone”.) Click on “Junk E‐Mail”  in  the options column on  the  left hand side of the screen. Select “Automatically filter junk e‐mail”. You may also enter individual email addresses to block by clicking on the “Manage Blocked Senders List”, simply click “Add” and type the email address you wish  to  block.  You may  allow  an  email  address  that would  otherwise  be  blocked  by  clicking  “Manage  Safe Senders list”. Don’t forget to click “Save” next to the blue floppy disk icon when you are finshed with your lists.  

6. Change Password:  (This option  is accessed by  clicking on  “Options” at  the  top  right hand  side of  your  screen directly following the field marked “Find someone”.) Click on “Change Password” in the “options” column on the left hand side of the screen. Type your old password then your new password, confirm your new password and click “Save” next to the blue floppy disk icon.  

7. Appearance: (This option  is accessed by clicking on “Options” at the top right hand side of your screen directly following  the  field marked  “Find  someone”.) Click on  “General  Settings”  in  the  “Options”  column. Under  the “Appearance” heading choose the color scheme you prefer and click “Save”.  

8. Recovering Deleted Items: When you delete email it goes into a folder named “Deleted Items”. If you empty this folder the  items may still be recovered.  (This option  is accessed by clicking on “Options” at the top right hand side of your screen directly following the field marked “Find someone”.) Click on “Deleted Items” in the “Options” column. Find  the email  in  the  list under  the heading:  “Recover Deleted  Items”. Select  the message and  click “Recover  to Deleted  Items  Folder”. The message may now be  found  in  the Deleted  Items  folder  in  the Mail column on the left hand side of your inbox.  

Security: At the  login page you may select “This  is a public or shared computer” or “This  is a private computer”. If you select the public option the account will automatically log out in 15 minutes. If you select the private option the account will automatically logout in 8 hours and will maintain your username.  

  

Figure 7: login screen