capÍtulo iv propuesta de una guÍa que permita...
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GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
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CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE UNA GUÍA QUE PERMITA MEJORAR EL CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA PRODUCCIÓN DEL ACTIVO
BIOLÓGICO COCO, PARA LA EXTRACCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL ACEITE DE COCO, EN LA COOPERATIVA EL JOBAL, UBICADA
EN LA ISLA ESPÍRITU SANTO, EN EL MUNICIPIO DE PUERTO EL TRIUNFO, DEPARTAMENTO DE USULUTÁN.
A. Generalidades. El Capítulo IV contiene una propuesta de una Guía que le permita a la Cooperativa El
Jobal mejorar el Control Interno Financiero tanto en el departamento de producción
como en el área operativa en la producción o cosecha, extracción y comercialización
del activo biológico coco, Cocos nucifera
La investigación de campo consistió en hacer entrevistas indagatorias a los
asociados principales de la cooperativa. Las conclusiones y recomendaciones que se
han hecho, han servido de cimiento para la realización de dicha propuesta; la cual
se considera de importancia para mejorar el control interno financiero de la
Cooperativa El Jobal
B. Objetivos. 1. General
• Proponer una guía, que permita mejorar el control interno financiero en los
centros de costos del activo biológico en la Cooperativa EL Jobal, ubicado en
el Municipio de Puerto El Triunfo, Departamento de Usulután.
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2. Específicos • Proponer procesos en los centros de costos del activo biológico “Cocos
nucifera”, que conlleve a mejorar le control interno de la producción del activo
biológico y la extracción y comercialización del aceite de coco.
• Elaborar herramientas de control que permitan minimizar los tiempos, costos y
gastos, y así mejorar el rendimiento de las operaciones financieras de la
cooperativa.
• Diferenciar en el proceso de obtención de la cosecha los mecanismos para la
distribución del Producto Agrícola y el tratamiento de la parte del producto
llamado copra y la posterior extracción de aceite.
C. Importancia y beneficios de la guía 1. Para la Cooperativa El Jobal. La Cooperativa El Jobal ha experimentado en los últimos años una disminución en su
extensión de propiedad. Esto se debe a la imperante necesidad de vender algunos
terrenos para subsanar el déficit de ingreso de los más de 250 asociados que se
benefician del trabajo de la cooperativa. La cooperativa cuenta con un número
aproximado de un mil doscientas manzanas, dedicadas a diferentes actividades,
además de la siembra del coco.
2. Para el sistema económico como aporte a la economía nacional Con el refuerzo de la guía de control interno financiero, no sólo es de beneficio para
la Cooperativa El Jobal, sino que también podrá servir de herramienta de control para
otras empresas homólogas y que por ende, ayudaría a minimizar gastos, añadido a
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una mejora en la gestión administrativo-financiero de las empresas dedicadas a las
actividades agrícolas.
El control efectivo, apoyado por herramientas de control, permitirá a la Cooperativa
El Jobal ser más competitivo en el mercado del activo biológico, el producto agrícola
y el producto resultante del producto agrícola, que en la cooperativa se produce.
3. Para los asociados de la Cooperativa El Jobal. Con la elaboración de la guía de control interno financiero, los asociados, los
administradores de la cooperativa podrán obtener mejores excedentes al final de
cada ejercicio; aumentando así su desarrollo sostenible.
D. Justificación de la guía. La Guía de Control Interno Financiero se justifica utilizando como base las
recomendaciones y conclusiones derivadas de las entrevistas hechas a los
asociados administrativos de la cooperativa.
E. Alcance de la guía Lo que se pretende lograr con la guía es valorar las Fortalezas, Oportunidades,
Limitaciones y Amenaza, y que sirva como herramienta para llegar a una
optimización de los centros de costos.
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1. Diagnóstico de la Cooperativa El Jobal. FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1) Extensión Territorial - La cooperativa ocupa casi el
80% del territorio de la Isla Espíritu Santo
2) Poca competencia
- Único proveedor de aceite de coco.
3) Seguridad
- Por tratarse de una Isla, el nivel delincuencial es prácticamente nulo.
- Para contrarrestar posibles focos delincuenciales, se promueve el deporte y otras actividades.
- Estricto control de los viajes entre Puerto El Triunfo y la isla.
4) Producto
- El producto agrícola está maduro y se puede comercializar directamente, pues tiene mucha demanda
5) Empleo
- Disposición laboral, oferta de trabajo para el sector.
1) Desarrollo Local - Proyección de construcción de
una carretera en La Península San Juan del Gozo hasta Corral de Mulas.
2) Expansión del mercado
- Posibilidades potenciales de expansión a otros municipios del área
3) Expansión del área de sembrado
- Existencia de lotes vacíos en los alrededores, posibilidad de explotación del activo biológico, no solo coco, sino otros tipos.
4) Benchmarking.
- Compartir experiencias con otros negocios homogéneos con miras de crecimiento
- Obtención de experiencia comercial
- Aceptación de la clientela
LIMITACIONES AMENAZAS 1) Sector Financiero
- Líneas de crédito inexistente.
2) Actividades alternas - Necesidad de recurrir a rubros
paralelos para mitigar el déficit de ingreso de las familias
1) Producto y Subproducto - El mercado del aceite se ve
reducido por los pocos clientes que lo requieren.
- Por la poca demanda, los costos de producción se elevan.
- La empresa privada se introduzca al mercado de extracción de aceite y tenga mejores posibilidades en el mercado
2) Zona potencial de desastre - La bahía está expuesta a
desastres naturales
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F. Diseño de la guía de control interno financiero
Portada de la guía
COOPERATIVA EL JOBAL Isla Espíritu Santo, Municipalidad de Puerto El Triunfo, Usulután.
GUÍA QUE PERMITA MEJORAR EL CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA PRODUCCIÓN DEL ACTIVO BIOLÓGICO COCO, PARA LA EXTRACCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL
ACEITE DE COCO, EN LA COOPERATIVA EL JOBAL, UBICADA EN LA ISLA ESPÍRITU SANTO, EN EL MUNICIPIO DE PUERTO EL
TRIUNFO, DEPARTAMENTO DE USULUTÁN
G-CIF
PUERTO EL TRIUNFO, NOVIEMBRE DE 2008
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1. Esquema de la guía
Fuente: Equipo de tesis
Esquema de una guía que permita mejorar el Control Interno Financiero de la producción del activo biológico coco, para la extracción y comercialización del aceite de coco, en la Cooperativa El Jobal.
A C T IV O B IO L Ó G IC O(C O C O S N U C IF E R A )
C rec im ien to
A .- A L M Á C IG O
B .- S IE M B R A O T R A N S P L A N T E
F o rm u lario s
P ro c ed im ien to s
O b ten c ió n d e co sech a
D is tr ib u c ió n d e l p ro d u cto
T ra tam ien to d e p artes d e l p ro d u cto (co p ra )
E xtracc ió n d e l ace ite d e co c o
P ro d u cc ió n d e l A ctivo B io ló g ico
E xtracc ió n y co m erc ia lizac ió n d e l a ce ite d e co co
2
3
P o líticas1
C E N T R O S D E C O S T O S D E L A C T IV O B IO L Ó G IC O
M E JO R A S A L C O N T R O L IN T E R N O F IN A N C IE R O
D e g ra d ac ió n
P ro d u cc ió n
P ro ceac io n
T R A N S F O R M A C IÓ N B IO L Ó G IC A
- R eco n o c im ien to in ic ia l d e l A c tivo B io ló g ico- c rec im ien to A ctivo b io ló g ico
- S e le cc ió n d e l ac tivo b io ló g ico- tra tam ien to d e l ac tiv o b io ló g ico
IN V E N T A R IO
C O N T R O L IN T E R N O
D esarrollo d e p ro cesos o rien ta d o s a :
R eco nocim ien to y d esa rro llo d el a ctivo b ioló g ico
P roceso d e ex tra cción y co m ercial iza ción p a ra el a ce ite d e co co
I nfo rm a ció n a revela r.
R esu lta d o sH erram ien tas d e co n tro l
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2.- Generalidades de la guía
2.1- Generalidades. La presente guía es un documento comprensible, que se ha creado con el objetivo de
mejorar el Control Interno Financiero de la producción del activo biológico coco, para
la extracción y comercialización del aceite de coco, en la Cooperativa El Jobal.
En la guía se describen los lineamientos a seguir en cada uno de los procesos que
integran el proceso productivo de la Cooperativa el Jobal; así como los respectivos
formularios que se proponen para una maximización y mejor control de los recursos.
2.2- Objetivos de la guía
Proporcionar una herramienta que permita mejorar el Control Interno
Financiero de la producción del activo biológico coco, para la extracción
y comercialización del aceite de coco. Establecer centros de costos para el activo biológico Mejorar el control en el proceso productivo, para la obtención de la
materia prima a utilizar en la extracción de aceite. Proponer mejoras en las políticas y procedimientos con el fin de facilitar
una información confiable a revelar. Maximizar los recursos con que cuenta la Cooperativa. Proporcionar una guía que sea de utilidad para todas las cooperativas
que se dediquen a rubros similares.
2.3- Importancia de la guía La importancia de la guía radica en establecer procedimientos indispensables y
controlados; los cuales contribuirán a optimizar y maximizar los recursos con que se
cuentan, sugiriendo el uso de las normas de contabilidad actuales.
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Contribuyendo al mantenimiento y crecimiento económico de la cooperativa, se
mantendrá y mejorará la contribución social y económica que ésta proporciona al
país
2.4- Características de la guía
Presentación de esquema que permite una mejor comprensión del contenido
de la guía.
Ofrece herramientas de control necesarias para la obtención de una
información confiable.
Procedimientos de fácil entendimiento y ejecución para los centros de costos y
departamento de producción.
La guía facilita la adaptación de los controles a otras cooperativas dedicadas a
rubros similares, ya que sus procedimientos son flexibles.
3.- Desarrollo de la guía 3.1.- Parte I – Activo Biológico Fases de Transformación biológica del activo biológico: (a) creación, (b) producción,
(c) procreación, (d) degradación. Cada una de estas es observable y valorable pues
son cambios físicos que tienen relación directa con los beneficios económicos
futuros.
(a) Crecimiento
En esta fase se registrará todos los costos y gastos en el cual
se incurre para su crecimiento.
(b) Producción
Nivel alcanzado por de activo biológico para obtener el producto
agrícola.
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(c) Procreación
Se separa la semilla (producto agrícola) seleccionado para la
plantación y procreación del activo biológico, registro de costo
incurrido para ello.
(d) degradación
Es la fase en la cual el activo biológico ha terminado su vida útil,
por lo que lo lleva a la degradación.
3.2.- Parte II - Centros de Costos, Inventario y Control Interno 3.2.1 - Centros de costos del activo biológico Costo: Precio pagado o solicitado para la adquisición de bienes o servicios. Precio o
gasto de elaboración de un producto. El costo de producción: es el valor del conjunto
de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir
los centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser
entregado al sector comercial.
Clasificación de los costos
Los costos, de acuerdo a su naturaleza contable los podemos clasificar como:
Costos fijos y variables
Costos directos e indirectos
Costos fijos y variables:
Costos fijos: Son aquellos que no varían en relación con el volumen de la producción.
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- Ejemplo: Depreciación, sueldos y salarios fijos y sus respectivas prestaciones,
alquiler del local de planta, mantenimiento de maquinas y equipos de
producción
Costos variables: Son aquellos que están directamente relacionados con los
volúmenes de producción, significa que aumentan en la medida en que aumenta la
producción.
Ejemplo: Combustibles, Fertilizantes y Mano de Obra al destajo
Costos directos e indirectos
Costos directos: Es cuando el costo está directamente relacionado con la producción
de un producto determinado, por ejemplo el valor de la semilla, del fertilizante, éste
está directamente relacionado con la producción.
Costos indirectos: Son los que no tienen ninguna relación con la producción en un
producto determinado, son necesarios para la producción pero no se pueden
identificar con un costo específico de algún producto, por ejemplo los costos de la
electricidad, no necesarios para la empresa pero se hace difícil saber cuánto
corresponde a cada uno de los productos.
Los costos directos o indirectos pueden ser fijos o variables, así mismo éstos pueden
ser directos o indirectos.
Cálculo de los costos
La metodología para el cálculo de los costos de producción en las empresas
agrícolas o ganaderas difiere una de la otra, dependiendo de la clase de producto de
que se trate.
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Para efectos de ese cálculo, se pueden agrupar las diferentes actividades
agropecuarias en cuatro grandes grupos:
1. Cultivos anuales
2. Cultivos permanentes
3. Ganadería
4. Otras actividades pecuarias
Cultivos anuales: Son los que se siembran y se cosechan dentro de un mismo año.
Cultivos permanentes: Son cultivos que no agotan su vida productiva en el primer
año de cosecha, sino que duran por varios años.
Una característica importante de estos cultivos es que antes de recoger su primera
cosecha, habrá transcurrido un período significativo en el cual es necesario que el
empresario realice una gran inversión, sin percibir ingreso alguno.
En esta actividad, las diferentes etapas por la que pasa son: adquisición o producción
de semilla, preparación del área de siembra del almácigo, desherbar, abonamientos,
y previsión o control de plagas hasta que el almácigo sea trasplantado.
Una vez efectuado el trasplante y hasta su desarrollo normal para iniciar el ciclo de
producción debe dársele un mantenimiento semejante al indicado para el almácigo,
en un lapso que va de uno a cuatro años; según el tipo de cultivo de que se trate.
Algunos ejemplos de cultivos permanentes son: café, caña de azúcar, banano,
cacao, palma africana, cardamomo, macadamia, cítricos y otros frutales como
papaya, mango, guanábana, durazno, coco, etc.
Los cultivos permanentes pueden dividirse en cuatro fases según su ciclo vegetativo.
1. Establecimiento
2. Incremento
3. Madurez
4. Decremento
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Costos de Producción del Cultivo de Cocotero.
Costos de Producción.
Para el caso del activo biológico coco estos serán divididos en:
costos de establecimiento: que son los costos incurridos desde la siembra
hasta que el cultivo inicie la fase de producción (de 3 a 4 años para enanos e
híbridos).
costos de mantenimiento: son los costos de manejo del cultivo en la fase de
producción.
El año de siembra es el que requiere del mayor desembolso, especialmente si el
cultivo se manejará con riego, este puede representar hasta el 50% de los costos del
primer año. Del segundo al cuarto año los costos son bajos y solo incrementan en
rubros como insumos. En los años siguientes los costos se incrementan por la
cosecha e insumos.
Políticas
Los departamentos agrícola y producción están en la obligación de presentar
ante la administración los controles implementados y logros obtenidos a las
mejoras del activo biológico coco cada vez que se requiera.
El ingeniero residente del departamento agrícola tiene la función de capacitar
a su personal en la inducción e implementación de la guía que permita
mejorar el control interno financiero.
El ingeniero agrónomo está en la obligación de analizar cada dos meses los
suelos para asegurar su fertilización óptima.
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Es responsabilidad del departamento agrícola, verificar y dar seguimiento a las
herramientas de control, las cuales permiten el optimo desarrollo del activo
biológico coco.
El departamento de producción es el responsable de implementar recursos
capaces de minimizar costos y gastos en el proceso de producción para la
extracción del aceite.
El sistema de costos se realizará identificando cada una de las etapas del proceso
productivo del cultivo, Para determinar los costos se generan dos centros de costos:
A- Almácigo
B- Siembra o transplante
A- Centro de Costo - Almácigo
Es necesario conocer cuál producto o productos son demandados por el mercado o
cuáles son los que muestran un potencial creciente. Para tomar esta decisión se
presentan las características de los cultivares plantados en el país.
En el cocotero se reconocen dos grandes grupos los gigantes o altos y los enanos,
entre los cuales existe una diversidad. Para el caso de El Salvador los grupos
plantados son:
• Alto del Pacífico
• Enano Malasino
• Híbridos El manejo del cultivo es el conjunto de acciones encaminadas a obtener los mejores
rendimientos y productividad, para obtener la mayor utilidad posible.
Las labores que involucran el manejo del cultivo se describen a continuación.
El almácigo debe establecerse en terreno parejo que no se encharque y cerca del
lugar que se va a transplantar las palmitas.
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Cuidados que deben tenerse en el almácigo:
• Regar los cocos diariamente con agua suficiente hasta que la muesca quede
bien empapada.
• Cubrir con palapas secas los cocos enterrados hasta que broten las palmitas
para impedir que la resolana reseque la humedad de la muesca.
• Pasar al vivero las palmitas y deben arrancarse cuando tengan de 30 a 40
centímetros de altura, antes de que sus raíces sobresalgan de la cáscara del
fruto o semilla.
FORMATO: G-CIF 1
Almácigo No. (1)Técnico Responsable: (2)
TOTAL (7) TOTAL US$ (8)
PacíficoPrecio Unitario
US$ RojoPrecio Unitario
US$ AmarilloPrecio Unitario
US$ VerdePrecio Unitario
US$ MAYPANPrecio Unitario
US$
TOTALES (9)
VARIEDAD DE ACTIVO BIOLÓGICO A PARTIR DEL PRODUCTO AGRÍCOLA PARA EL ALMÁCIGO
SIEMBRA X SEMANA (3)
Alto (4) Enano Malasino (5) Hibrido (6)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
VALUACIÓN DE LA SEMILLA PARA EL ALMÁCIGO
form
ular
io G
-CIF
1
Descripción de Formulario G-CIF 1
• (1) El técnico responsable escribe el No. del Almácigo donde se encuentra el
producto agrícola que dará vida al activo biológico.
• (2) Nombre del técnico responsable
• Columna (3) Día de la semana que se realiza la siembra
• Columnas (4, 5 y 6) Unidades de activo biológico según variedad que servirá
para el futuro trasplante o comercialización, cada uno con precio unitario.
• Columna (7) Totales diarios de unidades de activos biológicos
• Columna (8) El contador se encarga de valorizar las cantidades de las
columna 7
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• Fila (9) Totales de activo biológico por variedad.
Foto 1. Marcación con identificación de la variedad de activo biológico en almácigo. Fuente: equipo de tesis.
Foto 2. Distribución del producto agrícola (como semilla) que dará vida al activo biológico en los almácigos.
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FORMATO: G-CIF 2
Almácigo No. (1)Responsable: (2)
FECHA (3) Libras US$ (8) litros/galones US$ Horas/hombre US$ horas/hombre US$ Horas efectivas US$ (8)
TOTALES
COSTO PARA EL MANTENIMIENTO DEL ALMÁCIGO
ABONO(4)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
INSUMOS UTILIZADOS EN ALMÁCIGO (CALCULOS SEMANALES)AGUA (5) Mano de Obra Directa (6)
(MOD) otros recursos (7)Mano de Obra Indirecta
(MOI) (6)
form
ular
io G
-CIF
2
Descripción de Formulario G-CIF 2
(1) El responsable escribe el No. del almácigo donde se tratará su mantenimiento.
(2) Nombre del tecnico responsable
(3) Fecha de utilización
(4) (5) El técnico es el encargado de registrar las cantidades en libras de abono y litros de agua.
(6) El técnico registrará las horas hombre para las MOD, MOI previa revisión del encargado del departamento
agrícola.
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(7) El tecnico registra otros recursos utilizados en la prepararación del almácigo
como alquiler de herramientas, etc
(8) Registro de los totales en efectivo por parte del contador
Métodos de prevención Entre los factores que limitan la producción agrícola y la calidad de las cosechas
están las enfermedades y las plagas, las cuales pueden atacar a los cultivos desde
que las plantas inician su crecimiento, hasta la cosecha y aún en el almacenamiento.
Los plaguicidas permiten controlar la proliferación de plagas y enfermedades, así
como reducir ó evitar las pérdidas en la producción y contribuir al control de los
vectores de diversas enfermedades. No obstante la importancia económica de los
plaguicidas, es necesario destacar que su aplicación indiscriminada y sin control
puede ocasionar daños al ambiente; por ejemplo, el deterioro de la flora y la fauna
silvestres, la contaminación del suelo, de los mantos freáticos y aguas continentales
y costeras, así como la generación de plagas resistentes a los plaguicidas.
Foto 3. Sistema de riego por goteo, filtración mesurada para mantener siempre húmedo el estrato. Fuente: equipo de tesis.
Foto 4. Vista más amplia de almácigo y su sistema de riego. Fuente: equipo de tesis.
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FORMATO: G-CIF 3
FECHA DE ENTREGADO: (1)
CANTIDAD (2) UNIDAD DE MEDIDA (4)
No. DE ALMÁCIGO DONDE SE APLICA
(4)
TIEMPO DE APLICACIÓN (5)
US$ (6)
Nombre y Firma del Solicitante:_______________________________ Autorizado por:____________________
Encargado de bodega:
REQUISICIÓN DE ABONO, INSECTICIDAS, PLAGICIDAS, NEMATICIDAS PARA ALMACIGOS
Por este medio solicito del encargado de la bodega de insumos agrícolas, los materiales que a continuación se describen:
DESCRIPCIÓN DEL INSUMO (3)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
form
ular
io G
-CIF
3
Descripción de Formulario G-CIF 3
(1) Fecha de requisición
(2) (3)(4)(5)El técnico indicará la cantidad del insumo que necesita, el nombre del
insumo que necesita, unidad de medida de capacidad, peso, volumen, el lote
donde se aplicará y el tiempo que se aplique lo solicitado..
(6) NOTA.: El encargado de compra verifica la autenticidad de la requisición y
autoriza la solicitud de compra o de entrega de los insumos en bodega; las
cantidades de insumos detalladas en la solicitud se considerarán como
consumidas en un 100%. Esto para efectos de control, registro contable y como
costos de mantenimiento.
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FORMATO: G-CIF 4
Almácigo No. (1)Responsable: ______________________________________________
ALTO (3) HIBRIDO (5) DESCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO (6)
NIVEL DE RECUPERACIÓN (8)
FECHA (2) Pacífico Rojo Amarillo VerdeEnfermedad, plaga, hongo, otras
causasvol. Litros, miligramos,
mililitros, gramos US$ % PORCENTAJE
TOTALESNOTA: elaborar por cada variedad
ENANO MALASINO (4)VARIEDAD DE ACTIVO BIOLOGICO
TRATAMIENTO DEL ACTIVO BIOLÓGICO EN EL ALMÁCIGO
RECUPERACION DE ACTIVO BIOLÓGICO
INSUMOS APLICADOS (7)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
form
ular
io G
-CIF
4
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
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Descripción de Formulario G-CIF 4 (1) Número del almacigo
(2) El responsable anotará el día del mes en que se ha hecho alguna aplicación,
para cada una de las variedades de los activos.
(3) (4) (5) Cantidad en unidades de activo biológico tratado en el almácigo según
variedad
(6) Describe en forma general el tipo de tratamiento, indicando de mayor a menor
importancia.
(7) El insumo aplicado indicando el volumen y de preferencia detallando precio
unitario
(8) Registrar el nivel de recuperabilidad por criterio del ingeniero agrónomo
Foto 5. Área de tratamiento. Fuente: equipo de tesis.
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PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ALMÁCIGO
P-CIF 01 Departamento Agrícola Elaboró: Técnico de Área
Revisó: Contador
Aprobó: Administrador
Pasos Descripción Responsable1 Se realizará una selección de acuerdo al tipo de coco para la
siembra en el almácigo, de esa manera nacerá el árbol deseado dentro del almácigo.
Ingeniero agrónomo
2 La persona encargada de la formación del almácigo tiene que llevar el control de las operaciones a realizar para la siembra del árbol, es decir que quien realice la siembra del árbol tiene que saber de que manera este tiene que ir sembrado.
Técnico
3 El terreno tiene que estar bajo las condiciones que demanda el activo biológico, de manera que este cumpla con el abono necesario.
Ingeniero agrónomo
4 Manejo y control de los insumos que se incurren en el crecimiento del árbol siendo estos por ejemplo: funguicidas, abonos, insecticidas etc
Técnico
5 Una persona experta detectará las plagas o insuficiencia de minerales a los cuales este tipo de activo biológico está expuesto.
Ingeniero agrónomo
6 Si el árbol no está en buenas condiciones y es atacado por algún hongo o insuficiencia de minerales, éste deberá ser tratado por el experto para que el tratamiento sea certero y no se infecten los demás árboles.
Ingeniero agrónomo
7 Se debe llevar un control de la inversión realizada para el tratamiento y recuperación del árbol.
Técnico
8 Si el árbol está saludable, éste será transplantado para que se desarrolle y pueda dar fruto. Dicho proceso se registrará a través de formularios
Técnico
10 Reconocimiento de los costos por las operaciones realizadas en el transplante definitivo del árbol.
Técnico
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PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ALMÁCIGO
P-CIF 01 Departamento Agrícola Elaboró: Técnico de Área
Revisó: Contador
Aprobó: Administrador
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTIVIDADES
Selección del coco (producto agrícola) para la formación del almacigo.
Análisis del terreno que se utilizara para la siembra de los cocos, y formar el almacigo.
Costos de mano de obra para la siembra del almacigo.
Costos incurridos durante el crecimiento – mantenimiento del Activo Biológico.
Monitoreo del Activo Biológico para prevención de enfermedades.
Análisis técnico del activo biológico por el ataque de plagas o deficiencias de macro- y microelementos (N, P, K, Mg, Mn) Control de gastos realizados al momento de tratar el Activo Biológico, por las deficiencias y plagas detectadas.
Manejo de formatos para seleccionar el transplante de acuerdo al tipo del Activo Biológico. Costos incurridos para el transplante del árbol.
Inicio
Fin
Activo biológico sano
SI
NO
Selección del coco (producto agrícola)
Presupuesto de mano de obra para el almácigo.
Estudio del terreno para la siembra del almácigo
Mantenimiento del activo biológico
Diagnóstico de plagas o
enfermedades
Control de insumos a
utilizar para el tratamiento del activo biológico.
Preparación del transplante del activo biológico.
Reconocimiento de costos incurridos para el
transplante del activo biológico.
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B- Centro de Costo - Siembra o Trasplante
Preparación del Terreno para el Establecimiento de plantación La preparación del terreno depende del tipo de explotación que se pretenda
establecer; debe iniciarse un mes antes del transplante. En terrenos recién abiertos
al cultivo es necesario desmontar y destroncar, nivelando enseguida para evitar
encharcamientos; después se barbecha a 30 centímetros de profundidad y por último
se dan pasos de rastra. En terrenos donde ya se cultiva solamente se barbecha y
rastrea. Las plantaciones de cocotero se pueden establecer en dos sistemas: solas o
unicultivo y en asociación con cultivos anuales, perennes y con forrajes para el
ganado.
Labores Mecánicas: Para controlar malezas y limpiar el suelo se pueden realizar algunas labores
mecanizadas como el paso de rastra. En el caso de suelos que posean piso de arado
es necesario romperlo usando subsolador.
Pastoreo: El pastoreo es un eficiente y económico método de manejo de malezas gramíneas
en plantaciones de cocotero. Tradicionalmente, el ganado ha sido usado como
agente biológico de control de malezas. En plantaciones jóvenes se recomienda el
pastoreo de los brotes después de una chapoda con ovejas. Los costos de
desmalezado se reducen hasta un 50% por el pastoreo de ganado y aumenta los
ingresos de la finca por la venta de carne, leche o animales.
Transplante. Una vez que el hoyo de siembra está listo, se procede al transplante o siembra
definitiva de la plantilla. El primer paso es medir la profundidad a que será sembrada
la plantilla, para ello se toma como referencia dos pulgadas del cuello de la planta. La
profundidad dependerá de la edad de la planta, entre más vieja es más profunda
debe ser sembrada. Después, se procede a rellenar parcialmente el hoyo hasta la
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profundidad de siembra. Luego, se alinea la planta con el surco y se rellena
completamente el hoyo.
Cuidados que se deben tener durante la siembra:
• Compactar siempre la tierra usada para rellenar el hoyo, para evitar bolsas de
aire que favorecen la pudrición de raíces; con este mismo fin se debe evitar
que se forme un canal alrededor del hoyo producto de la falta de tierra para
rellenar; además, en sitios donde el drenaje externo es lento o se producen
encharcamientos se debe formar un pequeño montículo alrededor del tallo.
• control de malezas en un radio no menor de un metro durante la siembra.
• El terreno donde se plantará el cultivo debe ser desherbado. Los métodos
recomendados son los mecanizados por su bajo costo, sin embargo solo se
pueden usar en terrenos con poca pendiente.
• El cocotero es afectado por períodos largos de encharcamiento, por tanto, si
hay presencia de piso de arado o una capa de suelo endurecida en terrenos
que se han utilizado para pastoreo de ganando, se recomienda un paso de
subsolador para mejorar el drenaje interno y externo del suelo.
Con la finalidad de eliminar malezas es recomendable un paso de chapodadora
seguido de uno o dos de rastra para incorporarlas. Una vez preparado el suelo se
procede a la siembra por transplante.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 128 -
FORMATO: G-CIF 5
Lote No. (1)Técnico Responsable:
TOTAL (6)
PacíficoPrecio Unitario
(US$) RojoPrecio Unitario
(US$) AmarilloPrecio Unitario
(US$) VerdePrecio Unitario
(US$) MaypanPrecio Unitario
(US$)
TOTALES (7)
SELECCIÓN ACTIVO BIOLÓGICO "Cocos nucifera"
VARIEDAD DE ACTIVO BIOLÓGICO PARA EL TRASPLANTE (en unidades)
FECHA (2)
Alto (3) Enano Malasino (4) Hibrido (5)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
form
ular
io G
-CIF
5
Descripción de Formulario G-CIF 5 (1) No. del lote donde se destinará la variedad de activo biológico.
(2) Fecha del trasplante
(3) (4) (5) Cantidad de activos biológicos para el trasplante incluyendo precio unitario
(6) Total de activo biológico por semana
(7) Total de activos biológicos por variedad
Aplicación de Materia Orgánica Una práctica recomendable es la aplicación de materia orgánica entre 5 y 15 libras
en el fondo del hoyo de siembra. Esta debe estar descompuesta para evitar daños a
la plantilla causados por el aumento de temperatura que produce la descomposición
de la misma. La materia orgánica ayuda a la robustez del tallo. Sin embargo hay que
asegurarse de que el material orgánico permanezca una semana en el hoyo para
que se decomponga completamente.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 129 -
Riego El uso del riego es indispensable en el cultivo comercial del cocotero. Las decisiones
que se deben tomar para regar cualquier cultivo son: cuándo, cuánto y cómo regar.
Cuándo regar, se determina conociendo las características meteorológicas locales,
especialmente la precipitación y evaporación. La humedad del suelo es otro factor
que determina la frecuencia de riego.
Cuánto regar, La cantidad de agua se determina al calcular el consumo de agua que
pierde el suelo por evaporación directa y por transpiración del cultivo. Es imposible
explicar estos cálculos en esta guía, sin embargo se aclaran los factores y valores
necesarios para su cálculo por expertos en riego.
Cómo regar, implica seleccionar el método de riego, que son: microaspersión, goteo,
y goteo subterráneo. Los métodos de aspersión con lateral móvil y por gravedad en
las modalidades de corrugación, surcos e inundación parcial también se
recomiendan cuando las fuentes de agua no tienen limitaciones de caudal.
Es importante señalar que los sistemas de riego localizado como la microaspersión y
el goteo, permiten la fertirrigación. Estos sistemas son más eficientes en el uso del
agua y la energía requerida para el bombeo. La microaspersión se recomienda para
el riego en suelos arenosos y el goteo para suelos de textura fina y aguas con alto
contenido de sal
Marcos de plantación Los marcos de plantación varían según el tipo de cocotero siendo los más
recomendados los siguientes:
-En variedades gigantes será de 9x9.
-En variedades enanas es de 7.5x7.5.
-Para los híbridos es de 8.5x8.5.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 130 -
Fertilización
La fertilización del cultivo de cocotero está determinada por el nivel de producción, la
edad de la planta, el contenido y disponibilidad de nutrientes del suelo, el tipo de
cocotero, la densidad de siembra, el tipo de riego, y la fuente de fertilizante
disponible en el mercado. En el caso de plantaciones nuevas, para determinar la
cantidad de fertilizante por planta, el primer paso, es el muestreo y análisis de suelo.
Cuando el cultivo se encuentra desarrollado, el análisis de suelo se completa con
análisis foliares para determinar deficiencia de elementos en especial menores.
La época de aplicación del fertilizante también es variable. En el primer año el
fertilizante debe incorporarse al suelo en una franja de 15 centímetros a un metro de
ancho y separada a un radio de 50 cm de la planta. En los siguientes años el radio
aumenta hasta alcanzar 2 metros.
El cocotero en etapa de producción extrae del suelo principalmente los siguientes
nutrientes: potasio (K), cloro (Cl), y nitrógeno (N). La mejor respuesta a la fertilización
se obtiene con la aplicación de potasio. Fertilizaciones nitrogenadas producen
efectos más visibles en plantas jóvenes que en adultas. Otros nutrientes como el
fósforo (P), magnesio (Mg) y azufre (S), son importantes en situaciones donde el
balance de cationes y aniones entran en juego.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 131 -
FORMATO: G-CIF 6
Lote No. (1)Responsable: (2)
FECHA Libras US$ (8) litros/galones US$ Horas/hombre US$ horas/hombre US$ Horas efectivas US$ (8)
TOTALES
INSUMOS INCURRIDOS POR MANTENIMIENTO DEL ACTIVO BIOLÓGICOABONO(4) AGUA (5) Mano de Obra Directa (6)
(MOD) Mano de Obra Indirecta
(MOI) (6)otros recursos (7)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
COSTO PARA EL MANTENIMIENTO DEL ACTIVO BIOLÓGICO
form
ular
io G
-CIF
6
Descripción de Formulario G-CIF 6 (1) No. de lote que se tratará
(2) Técnico responsable
(3) La fecha y la semana que se aplica el tratamiento
(4) (5) (6) y (7) Tipo de insumo y Tipo de mano de obra utilizada para tal fin
(8) Valores en efectivo
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 132 -
FORMATO: G-CIF 7
LOTE No. Responsable: ______________________________________________
ALTO (2) MAYPAN O HIBRIDO (4)
CAUSA DE LA TALA DEL COCOTERO (5) MANO DE OBRA (7)
FECHA (1) Pacífico Rojo Amarillo Verde Enfermedad, plaga, hongo, otras causas Directa horas/hombre Indirecta horas/hombre US$
TOTALES
VARIEDAD DEL ACTIVO BIOLÓGICOENANO MALASINO (3)
TALA DEL ACTIVO BIOLÓGICO
MANO DE OBRA (6)
TALA DEL ACTIVO BIOLÓGICO
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
form
ular
io G
-CIF
7
Descripción de Formulario G-CIF 7
• Columna (1) se anota la fecha detallando el mes, el día en el que es aplicado
la tala del activo
• Columnas (2)(3)(4) se seleccionan los activos biológicos a los cuales se ha
aplicado la tala.
• Columna (5) el motivo de la tala del árbol
• Columna (6) el número de horas/hombre necesarias para la tala.
Foto 6. Área obligada a la tala debido al ataque de picudo del cocotero “Rhynchoporus palmarum” Fuente: Guía Técnica del Cultivo del Coco. Programa FRUTAL-ES
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 133 -
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS SIEMBRA O TRANSPLANTE
P-CIF 02 Departamento Agrícola Elaboró: Técnico de Área
Revisó: Contador
Aprobó: Administrador
Pasos Descripción Responsable 1 El terreno tiene que estar bajo las condiciones que
demanda el activo biológico, de manera que este cumpla con el abono necesario para que el árbol llegue a ser adulto.
Ingeniero agrónomo
2 El terreno debe ser preparado con anticipación para que el árbol pueda ser transplantado sin ningún problema, de esa manera los abonos y los demás insumos necesarios para su crecimiento serán detectados con prevención. La distancia en la cual debe de estar un árbol de otro deberá ser de 8 metros lineales en cuadrados para que estos puedan llegar a su máxima producción caso contrario lo que el agrónomo asigne para la siembra.
Técnico, supervisado por el ingeniero agrónomo
3 Llevar el control de los gastos incurridos para el crecimiento de los árboles de manera que estos tengan todo lo necesario.
El tecnico registra en el formulario y se entrega al contador para su contabilización
4 Asignar a una persona para el análisis de los árboles con el fin de que estos generen frutos suficientes para cubrir con la demanda tanto para la comercialización del producto agrícola como para asegurar que también se genere con facilidad la extracción del aceite de coco.
Ingeniero agrónomo
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 134 -
PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS SIEMBRA O TRANSPLANTE
P-CIF 02 Departamento Agrícola Elaboró: Técnico de Área
Revisó: Contador
Aprobó: Administrador
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTIVIDADES
Análisis del terreno que se utilizará para la siembra del activo biológico, el cual será trasladado del almacigo
Se formarán los hoyos para añadir los abonos necesarios que utilizará el árbol, Estos se realizarán distanciándolos por metros lineales para su rendimiento.
Costos incurridos durante el crecimiento – mantenimiento del activo biológico.
Analizar los activos biológicos (coco) en cuanto a su producción.
Inicio
Ahoyado del terreno para el transplante del activo biológico
Fin
Estudio y selección del área por metros
recomendados para la plantación del activo
biológico
Análisis del activo biológico en cuanto
a su producción.
Costos y gastos incurridos durante el
proceso de crecimiento
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 135 -
3.2.2 Inventario Resultado La cosecha o recolección es la separación del producto del activo biológico del que
procede o bien el cese de los procesos vitales de un activo biológico.
FORMATO:
LOTE No.
Recolector(es) Responsable(s):
MES_____ALTO (2) HIBRIDO (4) TOTAL (5)
FECHA(1) Pacífico Rojo Amarillo Verde12345678910111213141516171819202122232425262728293031
TOTAL (6)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
G-CIF 8
ENANO MALASINO (3)
CANTIDAD DE PRODUCTO AGRÍCOLA RECOLECTADO
RECOLECIÓN DEL PRODUCTO AGRÍCOLA
SEGÚN VARIEDAD DEL ACTIVO BIOLOGICO
form
ular
io G
-CIF
8
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 136 -
Descripción de Formulario G-CIF 8 • Fila (1) anotar el mes en el que se hará la recolección del producto agrícola
(cocos)
• Columnas (1) anotación de los días en los cuales se hará la recolección del
producto agrícola.
• Columnas (2)(3)(4) se anotará el producto agrícola que se recolectó
• Columna (5) es la sumatoria del producto agrícola por día
• Fila (6) total de producto agrícola recolectado.
Foto 7. Torres de aproximadamente 15 metros para la corta del coco. En esta foto cortando los cocos de un Alto del Pacífico. Fuente: Equipo de tesis
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 137 -
FORMATO:
LOTE No.
Contador Responsable:
MES____ (1)TOTAL (8)
FECHA(1)
tiempo aplicado horas (2)
monto (jornal x
tiempo) (3)
consumo (gl. Lt) (4)
monto (5) base de medicion. Tiempo, volumen
(6)
monto (7)
1 -$ -$ -$ -$ 2 -$ -$ -$ -$ 3 -$ -$ -$ -$ 4 -$ -$ -$ -$ 5 -$ -$ -$ -$ 6 -$ -$ -$ -$ 7 -$ -$ -$ -$ 8 -$ -$ -$ -$ 9 -$ -$ -$ -$ 10 -$ -$ -$ -$ 11 -$ -$ -$ -$ 12 -$ -$ -$ -$ 13 -$ -$ -$ -$ 14 -$ -$ -$ -$ 15 -$ -$ -$ -$ 16 -$ -$ -$ -$ 17 -$ -$ -$ -$ 18 -$ -$ -$ -$ 19 -$ -$ -$ -$ 20 -$ -$ -$ -$ 21 -$ -$ -$ -$ 22 -$ -$ -$ -$ 23 -$ -$ -$ -$ 24 -$ -$ -$ -$ 25 -$ -$ -$ -$ 26 -$ -$ -$ -$ 27 -$ -$ -$ -$ 28 -$ -$ -$ -$ 29 -$ -$ -$ -$ 30 -$ -$ -$ -$ 31 -$ -$ -$ -$
TOTAL
CALCULO COSTOS Y GASTOS DE RECOLECIÓNSEGÚN VARIEDAD DEL ACTIVO BIOLOGICO
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
LCG-CIF 9
HORAS/HOMBRE
Jornal por hora:
COMBUSTIBLE, TRANSPORTE
OTROS
Recolector(es) Responsable(s):
RECOLECIÓN DEL PRODUCTO AGRÍCOLA
form
ular
io L
CG
-CIF
9
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 138 -
Descripción de Formulario G-CIF 9 • Fila (1) anotar el mes en el que incurrieron a en costos y gastos por la
recolección del producto agrícola.
• Columnas (1) anotación de los días en los cuales incurrieron en costos y gastos
por la recolección del producto agrícola
• Columnas (2) se anotará el # de horas hombre utilizadas para su respectivo
pago.
• Columna (3) se anotará el monto total del calculo de las horas hombre
reportados en la columna (2)
• Columna (4) se anotará la medida (galón, litro, etc.) de combustible utilizada en
el proceso de recolección del producto agrícola.
• Columna (5) colocar el monto total del costo por el total de combustible
utilizado
• Columna (6) se detallaran otros gastos realizados en medición al tiempo o
volumen durante el proceso de recolección del producto agrícola
• Columna (7) monto total de los gastos realizados en medición al tiempo o
volumen durante el proceso de recolección del producto agrícola
• Columna (8) suma de los montos de las columna (3), (5) y (7).
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 139 -
Tratamiento de partes del producto agrícola después del Secado de copra.
Después de que la copra es extraída, se traslada a una “era” ó asoleadero para su
secado, una vez que esta seca se almacena, o bien se transporta a los centros de
extracción de aceite
FORMATO: G-CIF 10
FECHA: (1)
(2)
Existencia de Copra
jornada (en horas)
Costo de la jornada (US$)
(4) (5) (6)
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
Nombre de Coprera
(3)
COPRA
REGISTRO DE EXTRACIÓN DE COPRA
TOTAL (6)
Encargado de Registro responsable:
form
ular
io G
-CIF
10
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 140 -
Descripción de Formulario G-CIF 10 (1) Fecha de recolección de la copra
(2) Nombre del encargado de registrar la recolección
(3) Nombre y apellidos de la persona que extrae la copra del coco
(4) Existencia recolectadas en peso de copra
(5) Horas en las que incurrió por la extracción de la copra.
(6) Total de copra extraída en peso y horas trabajadas
Foto 9. Copreras extraen la copra (carne blanca) de la estopa Fuente: Equipo de tesis
Foto 10. Recolector vista pesando y registrando los quintales de copra. Fuente: Equipo de tesis
Foto 8. Área de extracción de la copra Fuente: Equipo de tesis
Foto 11. Patrios o área de secado de la copra. Mientras más oscura más tiempo bajo el sol. Fuente: Equipo de tesis
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 141 -
FORMATO NO. G-CIF 11Fecha
MATERIA PRIMAqq copra (1)
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
Costos directos (2)Costos indirectos
(3)Costos de
conversión (2+3) (4) TOTAL DE COSTOS (1+4)
COSTOS DE PRODUCCION PARA EL ACEITE DE COCO
form
ular
io G
-CIF
11
Descripción de Formulario G-CIF 11
• (1) Quintales de copra en el proceso de producción de extracción de aceite
• (2) Costos directos
• (3) Costos indirectos
• (4) Costos de conversión, sumatoria de columna 2 y 3
• (5) Total de Costos sumatoria de Columna (1) y Columna (4)
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 142 -
Foto 12. Área de extracción del aceite de coco. Fuente: Equipo de tesis
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 143 -
Proceso de transformación del activo biológico, producto agrícola
y producto resultante (P-TAB)
FUENTE: Equipo de Tesis
AGRICULTURA
TRANSFORMACIÓN BIOLÓGICA ACTIVO
BIOLÓGICO
PRODUCTO RESULTANTE DEL PRODUCTO
AGRÍCOLA TRANSFORMACIÓN
MECÁNICA
COMERCIALIZACIÓN
EXISTENCIAS
REPLANTACIÓN
MATERIA PRIMA
CRECIMIENTO DEGRADACIÓN
PRODUCCIÓN PROCREACION
PRODUCTO AGRICOLA
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 144 -
FORMATO No. G-CIF 12
Encargado:_______________
Aceite procesado (Gal. Litros) (2)
Aceite embasado (Gal. / Litros) (3)
Precio Unitario US$ (4)
TOTALES
ASOCIACION COOPERATIVA DE PRODUCCIÓN AGROPECUARIA EL JOBAL DE R.L.
FECHA(1)
Producto terminado
INVENTARIOINVENTARIO DE ACEITE DE COCO
form
ular
io G
-CIF
12
Descripción de Formulario G-CIF 12
• (1) Fecha de realización del inventario
• (2) Cantidad de aceite procesado en galones o litros
• (3) Cantidad de aceite embasado en galones o litros
• (4) Precio de cada galón o litro producido
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 145 -
3.3.- Parte III - Mejoras al Control Interno Financiero Beneficios. A continuación detallamos los beneficios a considerar para la cooperativa El Jobal al
implementar una Guía que permita mejorar el Control Interno Financiero.
1- Reconocimiento y desarrollo del activo biológico.
2- Proceso de extracción y comercialización para el aceite de coco.
3- Información a revelar
Cada uno de estos beneficios, garantizará de manera razonable, transparente y
eficaz, los procesos que se relacionan con el activo biológico, permitiendo un manejo
más confiables de los recursos financieros y productivos.
1.- Reconocimiento y desarrollo del activo biológico. El reconocimiento comienza desde el momento en que se destina la semilla para el
almácigo, dependiendo de la variedad de éste, necesitará de los cuidados
respectivos. Es de vital importancia que todos los costos añadidos se vayan
cuantificando y registrando debidamente; para ello están destinados los centros de
costos. Los pequeños esquejes ya representan una inversión financiera para la
cooperativa, pues de allí de deriva su desarrollo, su capacidad de producción y
posteriormente las utilidades comerciales e industriales que de ellas se puedan
extraer.
Para lograr el desarrollo del activo biológico y que éste logre optimizar su vida útil, es
necesario también el minucioso registro de todos aquellos agentes que se ven
involucrados en el proceso de desarrollo de dicho activo biológico. Estos agentes son
la distribución controlada del activo biológico para un determinado fin, también todos
aquellos insumos utilizados para el buen desarrollo del mismo, la intervención de la
fuerza de trabajo necesaria y la maquinaria adecuada para lograr el máximo
provecho en el crecimiento y explotación del activo biológico.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 146 -
2.- Proceso de extracción y comercialización para el aceite de coco. El objetivo final desde el reconocimiento inicial del activo biológico, pasando por los
centros de costos, almácigo y siembra o trasplante. Los costos primos, costos de
conversión, costos variables, fijos, la utilización de la capacidad instalada para el
proceso de extracción. Hasta este punto inicia la valorización del producto final, el
aceite de coco. El registro de los costos que implica el proceso de extracción y por
último, los gastos y costos que conlleva la comercialización.
3.- Información a revelar La información a revelar en relación a la actividad agrícola es parte importante para
la consecución de los objetivos trazados. Con los formatos que se han puesto a
disposición, se garantiza la información suficiente y precisa para la realización de los
estados financieros y el insumo para la ejecución del documento Memoria de
Labores. A partir del reconocimiento inicial del activo biológico, pasando por el
proceso de desarrollo y culminando con la producción de aceite de coco, la
cooperativa debe establecer todos aquellos montos que le representen pérdidas o
ganancias. Además de informar de aquellos activos que puedan ser destinados para
otros objetivos que no sea la de extraer el aceite del coco.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 147 -
4.- Glosario de Términos La Cooperativa El Jobal pone a disposición de los asociados del Departamento
Agrícola, el cual proporciona una serie de servicios que llevan consigo operaciones
las cuales se definen a continuación:
OPERACIONES FINANCIERAS DEFINICION
Compra de Insumos Agrícolas
En este tipo de operación se compran una serie
de insumos agrícolas como fertilizantes,
plaguicidas entre otros, los cuales son adquiridos
conforme a la necesidad que tenga el asociado.
Control de Inversión
Consiste en controlar las diferentes inversiones
que se realizan en cuanto a la adquisición de
bienes de activo fijo para uso en el departamento
agrícola.
Gestión de Capacitaciones
Esta actividad significa detectar la necesidad de
capacitación para los asociados hasta que se
asegure que dicha capacitación se haga efectiva,
significa buscar el personal idóneo para que
proporcione los servicios requeridos ya sea por
medio de fuentes internas o externas. Se les
proporciona a los asociados de la cooperativa un
programa anual en técnicas aplicadas al cultivo
del activo biológico, dichas capacitaciones son de
mucha importancia ya que por medio de estas el
asociado puede implementar en su finca las
técnicas adquiridas para así obtener una mayor
productividad del cultivo del café y por ende una
mayor rentabilidad.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 148 -
OPERACIONES FINANCIERAS DEFINICION
Ventas a futuro
Es una forma de comercializar la producción de
coco de los asociados por medio de la bolsa, lo
que permite garantizar el precio de venta del coco
o en su caso del aceite de coco en los nichos del
mercado.
Desembolso de Créditos
Es una operación que consiste en entregar a los
asociados las cantidades o fondos necesarios
solicitados para cada una de etapas de la
cosecha, como parte de un Crédito autorizado.
Presupuesto para el plan de
trabajo
Esta operación es de vital importancia, puesto
que es necesario contar con una herramienta
que le permita cuantificar las necesidades de
recursos financieros, materiales y humanos
necesarios para poder realizar de manera
razonable las actividades en cada una de las
etapas de la cosecha.
Comercialización de coco o
aceite de coco
Establecer las vías para poner a la venta la
producción del coco, sean estos por la venta del
producto agrícola o producto resultante del
producto agrícola significa además dar a conocer
las condiciones, forma de distribución, precios de
venta, etc.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 149 -
G.- Plan de Implementación
Para implementar mejoras existen varias formas, pero en este caso será la
implementar una guía que permita mejorar el control interno financiero en la
Cooperativa El Jobal, por lo que podrán contar con una herramienta que les servirá
para poder obtener un mejor manejo de los controles.
Esta guía contiene procedimientos que describen cómo se realizan las transacciones
contables enfocadas en Normas Internacionales de Contabilidad, que en el caso
están relacionadas con la actividad agrícola, existencias y otros. La implementación
de esta guía facilitará la comprensión del control interno financiero, y de esa manera
lograr una mejor transparencia en las operaciones agrícolas.
1.- Lineamientos del plan de implementación. Para la aprobación de la aplicación de la guía se detalla una serie de lineamientos
los cuales consideramos valiosos para la inducción de la misma hacia los empleados
de los distintos departamentos de la cooperativa.
a) Presentación de la guía al Consejo de Administración de la Cooperativa El
Jobal, para su revisión y aprobación.
b) El Consejo de Administración debe comunicarle a los asociados sobre la
existencia de la guía que permita mejoras en el control interno financiero, el
cual se adoptará y utilizará.
c) Proporcionar la información requerida a las áreas involucradas para el
desarrollo de la guía
d) Determinar las actividades a seguir para el desarrollo de la guía.
e) El jefe administrativo de la Cooperativa El Jobal. será el responsable de la
implementación de la guía.
f) Llevar a cabo la ejecución del plan de implementación.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 150 -
2.- Diagrama del plan de implementación.
Revisión y aprobación por el Consejo de Administración de la Cooperativa El Jobal
Requerimientos vitales para la utilización de la guía para mejoras del control
interno financiero
Información a revelar para alimentación de la guía
Inducción al personal involucrado en las áreas que detalla la guía
Responsable del seguimiento de la guía
Ejecución del plan de implementación
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 151 -
3.- Responsabilidad de implementación de la guía de control interno financiero.
RESPONSABILIDADES La guía que permita mejorar el control interno financiero especifica las
responsabilidades de cada una de las personas encargadas o departamentos
específicos, para que la guía funcione tal y como se establece en el documento:
Estas son las siguientes:
PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Tiene la responsabilidad de darles seguimiento a los procedimientos internos
financieros agrícolas establecidos en la guía para que se cumplan con lo estipulado.
Así mismo, realizar un proceso de mejora continua.
CONTADOR GENERAL Tiene que asegurarse que las operaciones financieras agrícolas sean registradas
oportunamente y con la respectiva documentación de respaldo.
TESORERO Verificará que se realicen las operaciones financieras agrícola de acuerdo a lo
estipulado en la guía.
TÉCNICOS DE LOS DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS Ejecutar cada uno de los procedimientos que se establezca en la guía, dar las
capacitaciones necesarias para que las personas que están a su cargo puedan
desempeñar de forma eficiente los procedimientos respectivos.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 152 -
4.- Presupuesto de implementación de la guía de control interno financiero.
No. DESCRIPCION VALOR
1. Costo de diseño de la guía $700.00
2. Impresión original de la guía que permita mejorar el control interno
financiero para la Cooperativa El Jobal
$35.00
3. Papelería y material didáctico para la presentación de la guía ante el
Consejo de Administración de la Cooperativa El Jobal.
$40.00
4. Material didáctico para la capacitación al personal que involucra la
implementación de la guía para la Cooperativa El Jobal, por parte del
equipo de tesis.
$225.00
5. Refrigerio para la capacitación. $75.00
6. Asesoría $450.00
TOTAL $1,525.00
Elaborado por equipo de tesis.
GUÍA PARA EL CONTROL INTERNO FINANCIERO (G-CIF)
- 153 -
5. – Cronograma de implementación de la guía de control interno financiero
No. Mes.
Etapa
Mes 1 Semanas
1
2
3
4
1 Presentación de la guía que permita mejorar el control
interno financiero para la efectividad de las operaciones
financieras en el sector agrícola.
2 Revisión de la guía
3 Aprobación para la adopción y aplicación de la guía.
4 Distribución de ejemplares y copia digitalizada de la
guía.
5 Informar la adopción de la guía.
6 Selección de los responsables de su aplicación.
7 Capacitación al personal.
8 Aplicación de la guía.
Elaborado por equipo de tesis.