capítulo 04: adquisiciones · 2017. 4. 17. · para los contratos o convenios en operación,...

Capítulo 04: Adquisiciones

KSG-DMS-P08 Documento confidencial. Propiedad de Kórima® Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V. Página 1 de 25

Contenido Objetivo y alcance .......................................................................................................... 1

Consideraciones .............................................................................................................. 1

Derechos de Autor .......................................................................................................... 2

Requisición Productos/Servicios ........................................................................................ 2

Aprobación de Requisiciones ............................................................................................. 4

Niveles Adicionales de Aprobación de Requisiciones .................................................... 6

Contratos ............................................................................................................................ 6

Materiales ........................................................................................................................... 9

Consolidar Solicitudes .................................................................................................... 9

Cotizaciones .................................................................................................................. 10

Orden de Compra ......................................................................................................... 12

Recepción de Productos ............................................................................................... 15

Devoluciones ................................................................................................................ 16

Servicios ............................................................................................................................ 18

Consolidar Solicitudes .................................................................................................. 18

Cotizaciones de Servicios .............................................................................................. 19

Órdenes de Servicio ...................................................................................................... 20

Recepción de Facturas ...................................................................................................... 23

Objetivo y alcance Este capítulo describe las ventanas y funciones de Kórima® SGG relacionados con el módulo de adquisiciones. Está dirigido a aquellas personas interesadas en conocer la operación de Kórima® SGG en relación con la función de proveeduría del Ente. Aplica para la versión del sistema: 2.25

Consideraciones En las descripciones incluidas en este manual se da por hecho que: el sistema Kórima® SGG se encuentra instalado tanto en el servidor como en la estación de trabajo del usuario; que se ha instalado la versión más reciente del sistema y que se han aplicado correctamente los scripts de actualización a la Base de Datos; que el sistema



se ha configurado de acuerdo a las necesidades del Ente; que los catálogos correspondientes han sido dados de alta; que el usuario tiene experiencia razonable en el uso del equipo de cómputo y de sistema operativo Windows; que el usuario ha leído la sección Guía de Entorno, del Manual de Usuario Kórima® SGG.

Derechos de Autor Realizado por:

Kórima Sistemas de Gestión S.A.P.I. de C.V.

Con la colaboración de:

María Trinidad Rivera Nuño Luis Alberto Meza Pérez

Jorge Alberto Ornelas de la Torre Roberto Olvera Romo

Gabriel Noriega Cámara

Requisición Productos/Servicios Módulo Adquisiciones / Requisición Productos-Servicios Muestra el listado de las requisiciones de bienes y servicios registrados para el Ente e incluye opciones para Agregar o Modificar.

Ejercicio: Muestra el año actual, cambiar para que se muestren las requisiciones de otros ejercicios. Productos/Activos – Servicios: Seleccionar qué tipo de requisiciones se requiere que el sistema muestre o genere al momento de dar Agregar. Imprimir: Permite visualizar e imprimir el registro seleccionado. Filtrar: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario.



Ventana Agrega requisición

Solicitud: Muestra el ejercicio, el consecutivo de la solicitud (una vez generada) automáticamente asignado por el sistema y el tipo de compra. Estado: Muestra el estatus de la solicitud asignado por el sistema automáticamente. Fecha Solicitud: Muestra la fecha actual como fecha de elaboración de solicitud pero se puede modificar de acuerdo a las necesidades del usuario. Para servicios: Seleccionar el subtipo de servicios: Servicios, Honorarios, Obra, Deuda, Transferencia y Subsidios. Empleado: Seleccionar del catálogo registrado previamente el nombre del empleado del Ente que origina la requisición. Almacén: Seleccionar del catálogo registrado previamente el almacén del cual se deben tomar los artículos para surtir la requisición. Para servicios: Activo: Seleccionar del catálogo registrado previamente el activo propiedad del Ente al que se deben relacionar los costos de la realización del servicio (Ejemplo: servicio de mantenimiento a automóviles del Ente). Justificación: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes durante el proceso de adquisición. Moneda: Seleccionar la divisa con la cual están valuados los bienes o servicios incluidos en la requisición. Agregar: Muestra la ventana en la que se agregan artículos a la requisición.



Producto: Seleccionar del catálogo registrado previamente el producto a incluir en la requisición. Una vez seleccionado el producto se llenan automáticamente los demás campos. Cantidad: Registrar cuántas unidades del mismo producto se requiere incluir en la requisición. Precio Estimado: Muestra el listado con las compras más recientes realizadas de ese mismo artículo. Seleccionar la compra más reciente para incluir el precio estimado o registrar en forma manual el precio conocido. Este dato no es obligatorio, si no se tienen datos exactos es mejor dejarlo en blanco. Importe: Muestra la multiplicación del precio unitario por la cantidad de unidades registradas. Presupuesto Disponible: Muestra el monto de presupuesto disponible para comprometer existente en ese momento para la clave presupuestal que aparece a continuación. Clave presupuestaria: Muestra la clave presupuestaria para la cual está configurado el producto de acuerdo a la Unidad Responsable a que está asignado el empleado que origina la requisición y la partida del COG para la cual está registrado el producto. Detalle: Muestra los detalles de la clave presupuestal seleccionada automáticamente y permite seleccionar una clave distinta.

Aprobación de Requisiciones Módulo Adquisiciones / Aprobación de Requisiciones Muestra el listado de las requisiciones de productos / servicios organizadas por estatus e incluye la opción para Aprobar.



Pendientes, Consolidadas, Autorizadas Almacén, Aprobadas sin OC/OS: Seleccionar una de estas opciones para que el sistema muestre las requisiciones registradas con ese estatus. Pendientes: Requisiciones pendientes de procesar. Consolidadas: Requisiciones que han sido agrupadas en una sola requisición. Autorizadas Almacén: Requisiciones que deben ser autorizadas por Almacén antes de que se puedan procesar. Aprobadas sin OC/OS: Requisiciones que ya fueron aprobadas y pero que aún no se les genera su Orden de Compra u Orden de Servicio, una vez generada la OC/OS desaparecen de esta ventana. Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Productos/ Activos, Servicios: Seleccionar una de estas opciones para que el sistema muestre las requisiciones correspondientes a cada tipo. Imprimir Solicitud de Cotización: Permite visualizar e imprimir el registro seleccionado en formato de solicitud de cotización. Imprimir: Permite visualizar e imprimir el registro seleccionado en formato de requisición. Ventana Aprobación de Solicitudes Muestra los detalles de la requisición y permite cambiar las cantidades autorizadas y cambiar su estatus.

Almacén de Entrega: Seleccionar del catálogo registrado previamente el almacén en el que deben ser entregados los productos solicitados. Eliminar: Permite eliminar las piezas del bien/servicio seleccionado, se usa en caso de que no se autorice ninguna unidad del producto seleccionado.



Modificar: Permite modificar la cantidad autorizada del artículo seleccionado, en caso de que se requiera surtir una cantidad menor a la solicitada. Checa Presupuesto: Verifica que las partidas presupuestales seleccionadas al momento de registrar los productos en la requisición cuenten con presupuesto suficiente para completar la compra. Asignar precios de última compra: Registra como precio estimado el precio de la compra más reciente del mismo artículo. Justificación: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes durante el proceso de adquisición. Cambiar el estatus de la requisición de Pendiente a Aprobado, Solicitado o Cancelado según aplique y clic en Aceptar.

Niveles Adicionales de Aprobación de Requisiciones Módulo Adquisiciones / Aprobación de Requisiciones por Niveles Únicamente si el Ente así lo requiere, habilitar la opción en Opciones/ Distribuidor/ Configuración/ Adquisiciones, para que las Requisiciones que han sido previamente aprobadas en el módulo Aprobación de Requisiciones entren en el flujo de trabajo de aprobación que inicia con el Jefe de Departamento, después al Director de la Unidad Responsable quien puede aprobar o enviar a aprobación del Tesorero o del Director de TI. Una vez completado este flujo de trabajo la solicitud regresa a la pestaña Aprobadas sin OC/OS del módulo Aprobación de Requisiciones.

Contratos Módulo Adquisiciones / Contratos Muestra el listado de contratos o convenios registrados para el Ente por concepto de Obra, Compras y Servicios e incluye opciones para Agregar, Modificar o Eliminar.



Contrato / Convenio: Seleccionar la opción que se requiera para que el sistema muestre el listado correspondiente. Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Imprimir: Permite visualizar e imprimir el listado seleccionado de contratos o convenios. Buscador: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario. Ventana Agregando Contratos\ Pestaña General

Código: Registrar el código mediante el cual se identifica el contrato. Ejercicio: Registrar el periodo durante el cual se da de alta el contrato o convenio. Fecha: Registrar la fecha en la que se firma el contrato o convenio. El tipo de contrato o convenio (Bienes y Materiales, Servicios, Obra) se determina en base a la pestaña activa en la ventana anterior. Arrendamiento: Seleccionar si el registro de servicios a dar de alta corresponde a un contrato o convenio de arrendamiento. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente (Módulo Catálogos / Adquisiciones / Proveedores) el proveedor con que se firma el contrato o convenio. Descripción: Registrar un abreve descripción de los fines del contrato. Adjudicación: Seleccionar del catálogo registrado previamente el tipo de adjudicación que corresponda.



Integración – Agregar: Seleccionar del listado de Órdenes de Servicio registradas previamente las que corresponden a este contrato o convenio. Si la Orden de Servicio no ha sido dada de alta se puede registrar también en este menú. Importe Total: Dar clic en este botón para obtener los totales registrado del contrato o convenio, y posteriormente dar clic en Aceptar. Ventana Agregando Contratos\Pestaña Facturas y Pagos Para los contratos o convenios en operación, muestra el listado de las facturas recibidas y los pagos efectuados al proveedor.

Tramitar Anticipo: Muestra la ventana Anticipo a Proveedores mediante la cual se puede generar la solicitud de egresos por concepto de anticipo para ese proveedor. Ventana Agregando Contratos\ Pestaña Convenios Adicionales Muestra el listado de convenios registrados para este contrato e incluye opciones para Agregar un Convenio.



Ventana Agregando Contratos\ Pestaña Obra Permite seleccionar y registrar datos adicionales relativos al proyecto de inversión. Se activa únicamente cuando el contrato a dar de alta corresponde a Obra.

Materiales

Consolidar Solicitudes Módulo Adquisiciones / Materiales / Consolidar Solicitudes Muestra el listado de requisiciones de compra consolidadas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Eliminar.

Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Actualiza Estatus: Dar clic para actualizar el estatus (Capturado, Pedido, Pedido Parcial) de las requisiciones consolidadas, conforme avancen en el proceso de adquisición. Agregar/ Ventana Agregando Consolidación Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Id Consolidación: Consecutivo asignado por el sistema automáticamente. El consecutivo incluye tanto consolidaciones de productos como de servicios.



Descripción: Registrar el nombre que se requiere dar a la consolidación para identificarla. Seleccionar el tipo de artículo a que se refiera la consolidación: Productos, Activos, Control. Justificación: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes. Agregar: Permite abrir la ventana Agregando Consolidación. Genera Consolidación: una vez agregadas las requisiciones a consolidar (botón Agregar) dar clic en esta opción para realizar la consolidación de artículos. Eliminar: Permite eliminar de la consolidación las requisiciones anteriormente agregadas. Agregar / Ventana Dar doble clic para seleccionar solicitudes de compra Muestra el listado de las solicitudes de compra existentes y permite dar doble clic sobre aquellas que se requiere consolidar y posteriormente dar clic en tomar.

Cotizaciones Módulo Adquisiciones / Materiales / Cotizaciones Muestra el listado de cotizaciones registradas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Eliminar.

Cuadros Comparativos: Permite visualizar e imprimir el cuadro comparativo o asignado de la cotización seleccionada. Solicitud de Cotización: Permite visualizar e imprimir la solicitud de cotización para su envío a los proveedores.



Filtrar: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario. Agregar / Ventana Agregando Cotización Permite agregar los precios de los artículos cotizados por los proveedores e incluye opciones para Agregar.

Tipo: Seleccionar de las opciones disponibles a qué tipo de artículo corresponde la solicitud. Solicitud: Seleccionar del listado de requisiciones anteriormente autorizadas aquellas para las cuales se requiere solicitar cotización. Consolidado: Seleccionar del listado de requisiciones anteriormente consolidadas aquella para la cual se requiere solicitar cotización. Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Cotización: Consecutivo asignado automáticamente por el sistema. Asignar por Precio Bajo: Una vez registrados los precios obtenidos de los proveedores, dar clic para asignar la compra al proveedor con el precio más bajo. Generar Pedido: Una vez asignada la compra, dar clic para generar la orden de compra. Agregar / Ventana Agregando Proveedor Cotización Permite agregar proveedores a los cuales se les solicita cotizar la requisición y una vez obtenidas las cotizaciones, modificar los registros para añadir los precios a los artículos cotizados. Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente el proveedor al cual se le solicita cotización. Una vez seleccionado el proveedor se activan en el cuadro inferior los artículos de la requisición. Cond Entrega: Seleccionar del catálogo registrado previamente las condiciones de entrega, informadas por el proveedor en su cotización formal. Cond Pago: Seleccionar del catálogo registrado las condiciones de pago, informadas por el proveedor en su cotización formal.



Moneda: Seleccionar la divisa en la cual se recibe la cotización formal del proveedor. Tipo de Cambio: Registrar el tipo de cambio al cual está valuada la cotización. Inicializa Renglones: Permite actualizar la información sobre las partidas o renglones vigentes en la requisición, aplicando los cambios correspondientes cuando ya se hayan asignado artículos a otros proveedores. Calcula el total general en pesos y centavos de las partidas asignadas al proveedor. Modifica / Ventana Cotización Muestra los datos de la cotización general y los datos del artículo por cotizar.

Cantidad: Número de piezas del artículo por cotizar. Costo Unitario: Registrar el precio ofrecido para este artículo por el proveedor seleccionado. Tipo de IVA: Seleccionar el tipo de IVA que debe aplicar a este artículo. =: Clic para actualizar el valor de Total Producto. Asignada: Marcar para que se asigne la compra de este producto a este proveedor, independientemente de su precio o de otros factores. Si se usa esta opción no debe usarse el botón de Asignar por precio bajo.

Orden de Compra Módulo Adquisiciones / Materiales / Orden de Compra Muestra el listado de las órdenes de compra registradas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Cancelar.



Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Imprimir: Permite visualizar e imprimir la orden de compra seleccionada. Reportes: Dar clic para generar reportes de las órdenes de compra de acuerdo a los parámetros indicados por el usuario. Filtrar: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario. Actualiza saldos: Clic para actualizar los valores de la columna Saldos para todas las OC listadas. Cancelaciones Totales o de Saldo: Dar clic para cancelar la orden de compra seleccionada al 100% o el saldo restante (en caso de recepción parcial de artículos).

Pedido: Seleccionar del catálogo registrado previamente la orden de compra a cancelar. Fecha Cancelación: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Cancelar Pedido: Cancela la orden de compra al 100%. Cancelar Saldo de Pedido: Cancela el saldo restante de la orden de compra, en caso de haber realizado recepciones parciales de los productos solicitados. Ventana Agregando Pedidos – Pestaña Pedido



Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Tipo: Seleccionar de las opciones disponibles el tipo de orden de compra que ser requiere generar. Contrato: Si la orden de compra se refiere a un contrato vigente, seleccionar del catálogo registrado previamente el contrato que corresponde. Al seleccionar este valor se actualiza el campo Licitación. Tipo Adjudicación: Seleccionar del catálogo registrado previamente el tipo de adjudicación que corresponde. Solicitud: Seleccionar del listado de requisiciones aprobadas aquella para la cual se requiere generar la orden de compra. Una vez seleccionada la requisición, los artículos que ésta incluye se muestran en el cuadro inferior, pero se pueden Modificar o Eliminar dando clic en los botones correspondientes. Consolidación: Si aplica, seleccionar del listado de requisiciones consolidadas aquella para la cual se requiere generar la orden de compra. Condic. Entrega: Seleccionar del catálogo registrado previamente el tipo de condición de entrega que corresponda. Condic. Pago: Seleccionar del catálogo registrado el tipo de condición de pago que corresponda. Almacén: Si se requiere modificar el almacén por defecto, seleccionar del catálogo registrado previamente el almacén al que deben llegar los productos comprados. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente el proveedor al que se enviará la orden de compra. Observaciones: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes. Moneda / TC: Seleccionar el tipo de divisa en la cual está valuada la orden de compra y si procede registrar el tipo de cambio. IVA SEPARADO: Se activa en caso de que el sistema se tenga configurado para llevar a cabo el registro del IVA de forma separada. % Descto.: Si aplica, registrar el porcentaje de descuento autorizado por el proveedor. Modificar IVA: Permite modificar la cantidad de IVA calculada automáticamente por el sistema con base en los porcentajes registrados para cada artículo. Si se selecciona esta opción, el campo debe ser llenado con algún valor o 0.00, no puede quedar en blanco. El valor que se registre en este campo será el tomado en cuanta para el resto del proceso de adquisiciones, sin importar el valor de IVA individual de cada artículo. Esta opción no



puede ser de-seleccionada, por lo cual si se selecciona por error, el usuario debe calcular el IVA correspondiente y registrar el valor correcto en el campo. Total: Si se requiere, dar clic para actualizar el monto total después de haber realizado cambios en precios o cantidades. Total: Seleccionar para actualizar los campos numéricos. Verifica Presupuesto: Seleccionar para validar si existe suficiencia presupuestal para cada una de las claves presupuestales involucradas. Ventana Agregando Pedidos – Pestaña Facturas Recibidas En el caso de órdenes de compra ya surtidas, muestra el listado de facturas recibidas por parte del proveedor que amparan dicha orden de compra.

Recepción de Productos Módulo Adquisiciones / Materiales / Recepción de Productos Muestra el listado de las recepciones de productos realizadas en los almacenes del Ente y clasificadas por recepción o por proveedor, e incluye opciones para Agregar, Modificar o Eliminar.

Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Etiquetas: Permite configurar e imprimir las etiquetas de los productos recibidos hasta en 12 posiciones distintas. Filtrar: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario.



Agregar / Ventana Agregando Recepción de Mercancía

Pedido: Al dar clic en Agregar se muestra la relación de pedidos pendientes de recibir, en caso contrario: seleccionar, del listado de órdenes de compra autorizadas, aquella para la cual se requiere generar la recepción de productos. Una vez seleccionada la orden de compra los campos de solicitud, almacén, proveedor y el listado de productos se completan automáticamente. Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Almacén: Si se requiere modificar el almacén por defecto, seleccionar del catálogo registrado previamente el almacén al que deben llegar los productos comprados. Número de Recepción: Consecutivo asignado automáticamente por el sistema una vez que se completa la recepción de productos. Factura Original: Seleccionar si el proveedor entrega los productos junto con la factura original. Serie: Registrar la letra de la serie de la factura entregada por el proveedor. No Factura: Registrar el folio de la factura o nota de remisión entregada por el proveedor. Fecha Factura: Registrar la fecha que viene registrada en la factura o nota de remisión. Estatus: Muestra el estatus de la recepción de productos. Modificar / Eliminar: Si se requiere, modificar o eliminar los datos de los artículos incluidos en la orden de compra, para ajustarlos a lo que realmente se está recibiendo por parte del proveedor. Observaciones: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes. Total: Si se requiere, dar clic para actualizar el monto total después de haber realizado cambios en precios o cantidades.

Devoluciones Módulo Adquisiciones / Materiales / Devoluciones Muestra el listado de las devoluciones de productos registradas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Cancelar. Las devoluciones están clasificadas por pestaña en realizadas (Por Folio) y Canceladas.



Agregar / Ventana Agregando Devolución Permite registrar la devolución o generar la bonificación a proveedores.

Id: Consecutivo que asigna el sistema en forma automática. Folio: Consecutivo que asigna el sistema en forma automática, pero que puede modificarse para ajustarse a las necesidades del usuario. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente el proveedor a quien se requiere realizar la devolución. Concepto: Registrar el motivo por el cual se requiere realizar la devolución o anotaciones relevantes. Factura: Seleccionar del listado de facturas que corresponden al proveedor seleccionado aquella que corresponde a los productos a devolver. Afecta comprometido: Modificar solo en caso de que se requiera generar la devolución sin realizar afectación al presupuesto.



Cuenta Contable: Seleccionar la cuenta contable a afectar en caso de requerir realizar una bonificación al proveedor, sin afectar las cuentas contables de almacén o gasto. Almacén: Seleccionar el almacén del cual se tomarán los artículos a ser devueltos al proveedor. Modificar: Una vez seleccionado el proveedor y factura completa el campo de productos que ampara esa factura, los cuales pueden ser modificados en caso de que se requiera devolver solamente una parte de la factura. Estatus: Muestra el estatus de la devolución. Recalcula Saldo: Actualiza el valor del saldo en la devolución.

Servicios

Consolidar Solicitudes Módulo Adquisiciones / Servicios / Consolidar Solicitudes Muestra el listado de requisiciones de servicios consolidadas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Eliminar.

Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Actualiza Estatus: Dar clic para actualizar el estatus (Capturado, Pedido, Pedido Parcial) de las requisiciones consolidadas, conforme avancen en el proceso de adquisición. Agregar / Ventana Agregando Consolidación Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario.



Id Consolidación: Consecutivo asignado por el sistema automáticamente. El consecutivo incluye tanto consolidaciones de productos como de servicios. Descripción: Registrar el nombre que se requiere dar a la consolidación para identificarla. Justificación: Si se requiere, registrar anotaciones o comentarios relevantes. Agregar: Permite abrir la ventana Agregando Solicitud a Consolidado. Eliminar: Permite eliminar de la consolidación requisiciones agregadas anteriormente. Genera Consolidación: Una vez agregadas las solicitudes dar clic en Generar Consolidación para registrar los productos en la parte inferior de la ventana. Filtrar: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario. Partidas: Muestra el número total de solicitudes de artículos incluidos en la consolidación. Total: Muestra el monto total en pesos y centavos que comprende la consolidación. Agregar / Ventana Agregando Solicitud a Consolidado

Solicitud: Seleccionar del catálogo de requisiciones aprobadas las que se requiera consolidar.

Cotizaciones de Servicios Módulo Adquisiciones / Servicios / Cotizaciones Muestra el listado de cotizaciones de adquisiciones de servicios e incluye opciones para Agregar, Modificar o Cancelar.

Las cotizaciones de servicio tienen la misma funcionalidad de la cotización de bienes.



Órdenes de Servicio Módulo Adquisiciones / Servicios / Órdenes de Servicio Muestra el listado de las órdenes de servicio registradas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Cancelar. Las órdenes de servicio se encuentran clasificadas por: Prestadores de Servicios, Honorarios, Deuda, Subsidios, Inversiones y Provisiones, Avales y Garantías.

Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Imprimir: Permite visualizar e imprimir la orden de servicio seleccionada. Buscador: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario. Cancelar Saldo/Total: Dar clic para cancelar la orden de servicio seleccionada al 100% o el saldo restante (en caso de recepción parcial de servicios).

Orden de Servicio: Seleccionar del catálogo registrado previamente (Módulo Adquisiciones / Servicios / Órdenes de Servicio) la orden de servicio a cancelar. Cancelar Orden de Servicio: Cancela la orden de servicio al 100%. Cancelar Saldo Presupuestal: Cancela el saldo restante de la orden de servicio. Agregar / Ventana Agregando Orden de Servicio / Pestaña Orden de Servicio



Estatus: Muestra el estatus de la orden de servicio (Pedido, Recibido, Cancelado) conforme es procesada. Contrato: Si aplica, seleccionar del listado de contratos registrados previamente (Módulo Adquisiciones / Contratos) el que corresponda a esta orden de servicio. Tipo de Orden: Muestra el tipo de orden de servicio a dar de alta, dependiendo de tipo seleccionado en la ventana anterior. Folio: Muestra el folio asignado automáticamente por el sistema una vez que se completa la generación de la orden de servicio. Tipo Adjudicación: Seleccionar del catálogo registrado previamente el tipo de adjudicación que corresponde. Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Solicitud: Seleccionar del listado de requisiciones aprobadas aquella para la cual se requiere generar la orden de servicio. Una vez seleccionada la requisición, los servicios que ésta incluye se muestran en el cuadro inferior, pero se pueden Modificar o Eliminar dando clic en los botones correspondientes. Consolidación: Si aplica, seleccionar del listado de requisiciones consolidadas aquella para la cual se requiere generar la orden de servicio. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente el proveedor que proporcionará el servicio. Activo: Si se requiere, seleccionar del catálogo registrado el activo fijo al que se aplicará el servicio contratado. Condición Pago: Seleccionar del catálogo registrado el tipo de condición de pago que corresponda. Moneda: Seleccionar el tipo de divisa en la cual está valuada la orden de compra y si procede registrar el tipo de cambio. Total: Dar clic para actualizar el cálculo que hace el sistema en caso de realizar cambios en los importes, porcentajes o retenciones.



Verifica Presupuesto: Valida que exista suficiencia presupuestal para las partidas presupuestales seleccionadas. Agregar / Modificar / Eliminar Retención: Seleccionar del catálogo de retenciones registrado previamente la retención o retenciones que apliquen y dar clic en Calcula y Aceptar para añadirlo a la Orden de Servicio.

Agregar / Ventana Agregando Orden de Servicio / Pestaña Relación de Facturas Recibidas En el caso de órdenes de servicio ya realizadas, muestra la relación de facturas recibidas correspondientes.

Agregar / Ventana Agregando Orden de Servicio / Pestaña Observaciones Permite registrar observaciones, fechas de inicio y término de los trabajos, y comentarios a los anexos.



Recepción de Facturas Módulo Adquisiciones / Recepción de Facturas Muestra el listado de las facturas registradas como recibidas e incluye opciones para Agregar, Modificar o Cancelar. Las facturas recibidas se clasifican por estatus (Vigentes, Cancelados) y por el tipo de producto o servicio que amparan (Material y Consumible, Activos Fijos, Servicios, Honorarios, Obra, Deuda, Subsidios, Inversiones).

Ejercicio: Registrar el año para el cual se requiere que el sistema muestre los registros. Buscador: Permite realizar búsquedas en los registros existentes en el módulo de acuerdo a parámetros seleccionados por el usuario Reporte: Permite generar del reporte de las facturas recibidas por proveedor y rango de fechas, agrupadas de acuerdo a las necesidades del usuario. Contra Recibo: Permite visualizar e imprimir el contra recibo correspondiente a la factura seleccionada. Solicitud Pago: Permite visualizar e imprimir la solicitud de pago correspondiente a la factura seleccionada. Ver CFDI: Para las facturas que ya cuenten con su archivo XML dado de alta y ligado, este botón abre la ventana que muestra el CFDI. Abrir ADD: Permite abrir el Administrador Digital de Documentos Contra Recibo Manual: Permite generar contra recibos de facturas que no han sido registradas en el sistema.



Contra Recibo: Permite visualizar e imprimir el contra recibo correspondiente a la factura seleccionada. Fecha: Muestra la fecha actual pero puede ser modificada para ajustarse a las necesidades del usuario. Proveedor: Seleccionar del catálogo registrado previamente (Módulo Catálogos / Adquisiciones / Proveedores) el nombre del proveedor para el cual se requiere generar el contra recibo. Factura: Registrar el número de factura que se recibe del proveedor. Fecha de programación de pago: Registrar la fecha en la que debe realizarse el pago de acuerdo a las condiciones acordadas con el proveedor. Total: Registrar el monto en pesos y centavos que ampara la factura. Observaciones: Si se requiere, registrar anotaciones relevantes.

Pedido: Consecutivo asignado por sistema



Fecha: Fecha en la que se dio de alta la solicitud Id Proveedor: Muestra el numero asignado al proveedor desde el alta de catálogos Solicitud: Número asignado por el sistema Estatus: Muestra el estatus de la recepción de productos Contra recibo: Número asignado por el sistema/ Se puede realizar de manera manual. Factura original ?: La casilla se selecciona solo en caso de que la factura que se recibe sea la original. No Factura: Contiene el folio de la factura o nota de remisión entregada por el proveedor. Fecha Factura: fecha que viene registrada en la factura o nota de remisión Fecha recepción: Fecha en la que se recibe el producto/servicio Folio Fiscal (XML): Folio fiscal contenido en la factura Observaciones: Contiene anotaciones o comentarios relevantes. Ver CFDI: Para las facturas que ya cuenten con su archivo XML dado de alta y ligado, este botón abre la ventana que muestra el CFDI. Fecha Programada de Pago: Fecha establecida para el pago del proveedor. Serie: Registrar la letra de la serie de la factura entregada por el proveedor. T.C: Tipo de Cambio Dolar

capítulo 04: adquisiciones · 2017. 4. 17. · para los contratos o convenios en operación,...

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