8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

1/41

1

CONTROL DE GESTION

Luis Eduardo Pavn

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

2/41

2

Control de gestin

Para controlar, primero hay que definirque es:

GESTIN y despus ver de que forma podemos...

CONTROLAR

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

3/41

3

Control de Gestin

GESTIN

Implica un Plan Accin para llevaradelante un propsito

... Y toda accin

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

4/41

4

Gestin

Accin

Estrategias

Tcticas

Procedimientos

Presupuestos

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

5/41

5

El porqu del Control de Gestin

GerenciaGeneral

(Objetivos-Estrategias)

Descentralizacin de la Gestin

Obsolescencia mecanismos tradicionales

Aldea Global

Uso eficiente de recursos

Turbulencia del entorno

Bsqueda de oportunidades y uso defortalezas

Importancia de los procesos,no de las funciones

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

6/41

6

Dnde radica el Control de Gestin?

DirectorioMisin- Visin

Definicin del negocioPolticas

Gerencia ObjetivosEstrategias

Contralora Procedimientos , Auditora Registros A = P

Operaciones Programas OK

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

7/41

7

Proceso de Control de Gestin

ObjetivosEstrategias

Programasy Presupuestos

Operaciones

Informesy Resultados

Informacininterna

Informacinexterna

Control de Gestin

Contralora

Ctrol. operaciones

Informaciones

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

8/41

8

Elementos Claves

Control deGestin Estrategias Objetivos

* Activos * Pasivos Auditora * Fijos * Circulantes* Realizaciones = * No exigibles* Otros * Largo plazo

* Item 1

Control Items * Item 2 Operativo * Item nContralora Contratos * Contrato 1

* Contrato n

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

9/41

9

La empresa 2 Camisas

Dos mquinas; una que corta la tela y otraque las cose unidas, produciendo camisas deMujer y de Hombre.

CORTA COSE

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

10/41

10

MUJERES HOMBRES

Demanda Semanal 120 Unidades 120 Unidades

Precio de Venta Unitario $105 $100

Costo Materia Prima $45 $50

Tiempo de Corte 2 Minutos 05 Minutos

Tiempo de Costura 13 Minutos 05 Minutos

Tiempo Total de Proceso 15 Minutos 10 Minutos

Cada mquina tiene un operario, y trabajan 2,400 minutos a lasemana.

Gastos Operacionales semanales: $10,500

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

11/41

11

Y ahora?

Utilicemos nuestro proceso de toma dedecisiones para definir cul es la mezcla de producto que maximiza las utilidades de laempresa.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

12/41

12

US$ Ingresos $18,600Costo Materia

Prima$8,400

Margen Bruto $10,200Gastos deOperacin

-$10,500

Utilidad Neta -$300

Decidimos producir toda la demanda de camisasde mujer 120 un. (el ms rentable), que usa1,800 min., y usamos los 600 min. que quedan para producir 60 camisas de hombre. Se generael siguiente estado de resultados:

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

13/41

13

US$Ingresos $20,400

Costo Materia Prima $9,600

Margen Bruto $10,800Gastos de Operacin -$10,500

Utilidad Neta $300

Qu pasara si producimos el producto menos rentable(CH) y slo despus vendemos parte del producto msrentable (CM)?

Qucambiamos en la empr esa?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

14/41

14

Reduciendo los Costos del

Producto Supuesto: Entre menor sea el costo de un

producto, mayores son las utilidades de la

empresa. Como el costo del producto resulta de la

utilizacin que el producto hace de los recursos dela empresa, entonces una forma de reducirlo esreduciendo el tiempo de proceso del producto enun recurso. Correcto?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

15/41

15

Una idea: Invertir US$100 para reducir

2 min. el tiempo de la mquina cortadorade camisas de Hombre.

Cul es el impacto sobre la rentabilidad de laempresa?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

16/41

16

Otra idea: Invertir US$1,000 en reducir 1min.en la mquina de coser para CM, y al mismo

tiempo, incrementar en 3 mins. el tiempo en lamquina de cortar.

Cul es el impacto sobre las utilidades dela empresa? Vamos a vender ms?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

17/41

17

Formas de Gestin

Clsica

Presupuestaria Por objetivos (Proyectos) Estratgica

Ultra

Administracin Basada enprocesos y actividades

Otras

Control de inversin Control de cuentas y flujos Gestin por valor Gestin de cambios Contabilidad de gestin

?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

18/41

18

Caractersticas de las diferentes gestiones

Presupuestaria Por Objetivos Estratgica Accin se asocia al

gasto No mide la eficiencia

Accin se asocia ametas

Subordina ycondicionada

Accin se asocia aventajas

Exige alta flexibilidad

ABM Accin se basa en

actividades (tareas) Requiere mucha

informacin (S.I.A.)

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

19/41

19

Gestin por Presupuesto

Falencias Requerimientos

Cumplimiento de metas

Proyecciones

Grado de cumplimiento

Rendimiento

Eficiencia

Indicadores cruzados

Inductores de eficiencia

Evaluacin de gastos

Administracin de

proyectosOperativos(proyectos, tareas, misiones)

Gastos

Inversiones

Ventas

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

20/41

20

Gestin por Presupuesto (Explicacin)

Presupuesto se transforma en meta y se desprecia su utilidad a lagestin.

Requiere ajustar los proyectos a sus disponibilidades y si sepresentan cambios en su desarrollo y afecta a las partidas, se puedefracasar.

La gestin se limita a saber si se pas a se qued corto con respecto

al presupuesto.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

21/41

21

Ambiente y condiciones para el C.G.

Objetivos de laOrganizacin

Sistemas deControl

Gerencial

PlanificacinEstratgica

Estado de laEconoma

EstiloGerencial

EstructuraOrganizacional

Cultura de laOrganizacin

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

22/41

22

La situacin econmica afecta el desarrollo y mantencin del modeloaplicado.

Determinados gerentes requieren y emplean o enfatizan aspectos

que afectan tambin al medio.Las estructuras ms rgidas influyen en el nfasis de distintosaspectos considerados en el modelo.

La cultura puede generar efectos a la forma de concebir y desarrollarel modelo en cuestin

Amb. y cond. para el C.G. (Explicacin)

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

23/41

23

Aspectos facilitantes para un Sist. C. G.

Centro de: - Gastos discrecionales- Costos estndares- Ingresos- Utilidades- Inversin

* Presupuestos* Proyectos e Inversiones* Flujos de Recursos* Programas de trabajo

* Asignacin de ingresos comunes* Asignacin de gastos comunes* Precios de Transferencia* Reportes a nivel agregado

Estructura Organizacional

Mecanismos de Planificacin

Mecanismos compensatorios

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

24/41

24

C.G. Y los Sistemas de Administracin

MediantePresupuestos

Estratgicos

Planificacin ycontrol

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

25/41

25

Planificacin y Control mediante Ppts(lamentable realidad)

Presupuestos

Estndares Medidas de rendimiento Productividad Performance Desempeo

Reformulacin

de Estrategias

Sistemasde

InformacinContabilidad

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

26/41

26

INDICADORES DE GESTION

La planificacin institucional Sistema de gestin basado en indicadores El Gran Objetivo (Misin) Objetivos Corporativos Objetivos Operativos

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

27/41

27

Sistema de Gestin Basado en

Indicadores

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

28/41

28

Redaccin del Objetivo

Comienza con un verbo en infinitivo Sealan en forma puntual una meta, logro o

rea de resultado clave. Establecen los plazos de ejecucin Indican los costos o presupuestos asignado

para la consecucin de la meta relacionada.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

29/41

29

Definicin de variable

Representacin cualitativa y cuantitativa deuna caracterstica, la cual puede asumirdistintos valores.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

30/41

30

Ejemplo de Objetivo

Promocionar 120 alumnos en el ao 2005,con un presupuesto de $ 20.000 dlares.

Variables: los alumnos y los dlares

Es decir: las metas y los recursos

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

31/41

31

Indicador, Estndar e ndice

Indicador: es la fuente de medicin decualquier objetivo, meta o proceso.

Estndar: es el nivel deseado de gestin.

ndice: Es la comparacin entre el indicadory el estndar.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

32/41

32

Preguntas guas para la construccin

de indicadores

Qu quiero medir? A qu nivel de profundidad quiero llegar? Con qu informacin se cuenta? De dnde obtendr la informacin?

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

33/41

33

Diseo y caractersticas de los

indicadores Agregacin ms preposicin Cantidad de. Porcentaje de.. Total de..

Sustantivo plural (variable) Personas.. Cuentas por cobrar. Alumnos.

Verbo en participio pasado (accin) Capacitadas. Recuperadas Promocionados

Adjetivo En el rea tcnica. Oportunamente Por la UTECI

Complemento circunstancial (tiempo, lugar, etc.) En el ao 2002 Por el departamento de cobranzas En el ao 2004

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

34/41

34

Caractersticas de los Indicadores Se ajustan a los cambios Son de orden cualitativo y cuantitativo Dan seales de alarma Son comparables Son medibles y cuantificables Confiables y neutralidad Oportuno Coherentes y Consistentes

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

35/41

35

Qu se puede medir?

Eficiencia: Uso de los recursos Efectividad: Cumplimiento de metas Eficacia: Mide la satisfaccin lograda Productividad: Mide los beneficios

unitarios.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

36/41

36

Ficha Tcnica

Constituye una gua de aplicacin de losindicadores.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

37/41

37

Elementos de la Ficha Tcnica Nombre del indicador : es la redaccin del

indicador de acuerdo a los parmetrossemnticas.

Factores crticos de xito : son aquelloseventos o decisiones, principalmente externos,que favorecen o dificultan el logro de un buenindicador.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

38/41

38

Elementos de la Ficha Tcnica Clculo del indicador : es la frmula que se

utiliza para calcular el indicador, cuando seaaplicable.

Unidad de medida : es la forma como se leerel indicador una vez que este ha sidocalculado.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

39/41

39

Elementos de la Ficha Tcnica Frecuencia: es la periodicidad con que se medir

el indicador. Depende de la naturaleza de lasactividades y la reglamentacin en la institucin.

Rango o estndar : son los niveles planificados odeseados de gestin. Se definieron en la planificacin institucional.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

40/41

40

Elementos de la Ficha Tcnica Fuente : hacia dnde debo dirigirme y con quin

tengo que comunicarme para obtener lainformacin

Interpretacin : es el clculo del ndice, es decir larelacin entre el valor del indicador con elestndar o nivel planificado. De esta formaobtenemos la brecha con respecto a lo ptimo.

8/11/2019 CA-TALLER 3.1A

41/41

Ejemplo de Ficha TcnicaNombre del

indicador Factores

crticos dexito

Calculodelindicador

Unidaddemedida

Frecuencia Rango oestndar

Fuente Interpretacin

Total de alumnos promocionados por laUTECI enel ao 2004

Apoyo de lasautoridadescompetencia

No aplicable alumnos anual 120 F.A.P.Secretariade laUTE

CI

ndice=80/120ndice=0.66ndice=66%Brecha=34%