c6 inicia't en els fulls de càlcul

C6 - Tractament de la informació numèrica

Crear i utilitzar fulls de càlcul i aplicar-los a les activitats que requereixen l’ús d’operacions i funcions

Del 10 al 19 de març de 2014Biblioteca Roca Umbert

1

Índex

• La pantalla• Conceptes bàsics• Treball amb fulls de càlcul• Funcionalitats bàsiques• Impressió de documents• Introducció de dades• Format del full de càlcul• Edició de documents• Fórmules bàsiques de càlcul

2

Obrir i tancar el programa

• Obrir el programa:• Des de la icona de l’Escriptori.• Des de Todos los Programas > Microsoft Office > Excel 2003

• S’executa el programa amb un Llibre nou: Llibre1. • Per desar els canvis, ho podem fer des del menú Fitxer>Desar.

• Per tancar el programa:• Des del menú Fitxer >Surt.• Utilitzant el botó de tancar la finestra (creu vermella).

3

Identificar les parts de la pantalla

4

Identificar els menús d’opcions

Si cliqueu un menú d’opcions es desplegarà per poder triar la que us calgui. Observeu que no apareixen totes les opcions disponibles sinó que només veieu les més habituals.

Cliqueu les fletxes d’expansió que trobeu a sota del menú i estaran visibles.

Si cliqueu l'opció Ajuda del microsoft Excel emergirà el submenú a la dreta de la pantalla, on teniu opcions diferents per resoldre les qüestions que es plantegin en l'ús del programa.

5

Índex


6

Definir un llibre

Els fitxers creats amb el programa Excel 2003 s’anomenen Llibre.

Un llibre conté diversos fulls de càlcul en els quals introduireu les dades, gràfics o altres elements per treballar-hi.

Quan s’obre un nou llibre, l'Excel crea tres fulls, als que anomena de forma automàtica Full1, Full2 i Full3.

Les dades introduïdes en els diferents fulls de càlcul d’un mateix llibre poden estar relacionades entre si. Es poden crear fórmules que tinguin com a argument el contingut de cel·les que pertanyin a un full o a diversos fulls alhora.

7

Definir un full de càlcul

Cada llibre conté diversos fulls de càlcul. En el full de càlcul actiu podeu introduir dades a les cel·les i fer-hi diferents càlculs numèrics, utilitzant les fórmules i funcions que teniu a l’abast.

Cada full del llibre correspon a una Pestanya de la part inferior de la pantalla. Cliqueu el botó dret del ratolí damunt una pestanya i vegeu un menú emergent. Podeu afegir nous fulls de càlcul, suprimir algun dels existents i també canviar el nom de les etiquetes corresponents.

8

Espai de treball

9

Definir cel·les

La cel·la és la intersecció d'una columna i una fila. És l’espai del full de càlcul on introduireu o modificareu les dades.

Al Quadre de nom es mostrarà el nom de la cel·la activa, format per la lletra i el número corresponents a la columna i a la fila on esteu situats.

10

Definir files i columnes

L’espai de treball del full de càlcul està dividit en files i columnes, que formen una graella amb les caselles o cel·les en les quals, com ja s’ha dit, s’han d’introduir les dades.

Les columnes s’anomenen amb lletres o combinacions de lletres (A,B,AC..) i les files amb números (1, 45, 760…). La lletra de la columna més el número de la fila donen nom a una cel·la.

Podeu donar diferents formats d’amplada, alçada, color de fons, etc., per millorar la presentació de les dades sense que variï el contingut.

Podeu ampliar o reduir les mides arrossegant el marge de la capçalera de columna cap a la dreta o de la fila cap avall amb el punter del ratolí, que es transforma en una creu.

11

Definir files i columnes

També podeu modificar diverses columnes o files alhora seleccionant-les prèviament. Quan arrossegueu el marge de la capçalera d’una columna o fila, totes les seleccionades prendran la mateixa mida.

També es poden ocultar files i columnes sense perdre cap dada si un cop heu seleccionat les files o columnes que voleu amagar cliqueu a sobre amb el botó dret del ratolí i trieu Amaga del menú emergent.

Per tornar a veure les files o columnes amagades, seleccioneu les files o columnes anterior i posterior a les amagades, cliqueu el botó dret del ratolí i seleccioneu Mostra

12

Conèixer els tipus de dades

A les cel·les podeu introduir-hi diferents dades que l'Excel interpretarà depenent del tipus que siguin:

• Valors constants: Si escriviu en una cel·la un valor numèric, una data, text, etc.., només canviarà el contingut si l’editeu novament. Heu introduït un valor constant.

• Fórmules i Funcions: Si el que inseriu és una funció, una fórmula o referències a altres cel·les, dóna resultats diferents depenent dels valors determinats prèviament a les cel·les que contenen els arguments de la fórmula.

13

Índex


14

Obrir un document nou

Es crea un llibre de treball nou cada cop que obriu l’aplicació, però també podeu obrir un llibre nou mentre esteu treballant amb un altre. Ho fareu anant al menú Fitxer > Crea.

Si teniu més d’un llibre obert podeu anar d’un a l’altre de la següent manera:

• Aneu al menú Finestra. Veieu a sota el nom dels llibres que estan oberts en aquest moment. Cliqueu a sobre del que voleu tenir visible en la pantalla.

15

Desar un document per primera vegada

Abans de començar a introduir dades en un document cal desar-lo per primera vegada. Seguireu les passes següents:

• Menú Fitxer > Anomena i desa• Navegueu fins a la carpeta on voleu desar el document. • Doneu nom al nou fitxer a la finestreta Nom del fitxer. Per defecte, el programa desarà el fitxer com a tipus Llibre de treball de Microsoft Office Excel. • Deseu el document.

Ara ja teniu el fitxer desat. Podeu seguir treballant o bé tancar-lo per tornar-lo a obrir quan us interessi.

16

Desar un document prèviament desat

Per desar el llibre en el qual esteu treballant sense tancar-lo aneu al menú Fitxer > Desa.

Una altra manera de fer-ho és mitjançant la icona Desa de la barra d’eines

17

Conèixer el lloc més adequat per desar un document

Els documents s’han de guardar a un directori fàcil de reconèixer dins del vostre ordinador.

El sistema operatiu Windows disposa, per defecte, de la carpeta “C:\…\Els meus documents”, així, com si es tractés d’un arxiu físic, podeu organitzar noves carpetes o directoris per assumpte o altre tipus de classificació que us sigui útil.

També podeu fer que el programa arxivi, per defecte, els documents en un dels directoris existents. Per fer-ho, aneu al menú Eines>Opcions i a la pantalla emergent trieu la pestanya General. En la casella Ubicació per defecte del fitxer podeu escriure la ruta del directori que us sigui més convenient.

18

Configurar el desat automàtic

Podeu triar que els fitxers es desin automàticament cada cert interval de temps.

Per fer-ho, aneu al menú Eines > Opcions i en la pantalla emergent trieu la pestanya Desament.

Marqueu l'opció Desa la informació de recuperació automàtica cada, i definiu l'interval de minuts per desar-ho automàticament.

Us informa també de la ubicació dels arxius recuperats automàticament.

Cliqueu D'acord per guardar els canvis.

19

Índex


20

Personalitzar la barra d’eines

L'Excel disposa de vint-i-una barres d’eines amb els corresponents botons d’ordres de cada una d’elles. Per disposar de les barres d’eines de forma completa, aneu al menú Visualització > Barres de eines > Personalitza i cliqueu Barres d’eines. Marqueu les que vulgueu tenir permanentment a l’abast.

21

Afegir i treure barres d’eines alternatives

Una altra manera d'obrir una o més barres d'eines sense insertar-la permanentment és triant-la des del menú Visualització > Barres de eines.

Un cop heu clicat la categoria que voleu obrir, emergeix el menú que es pot desplaçar per la pantalla clicant a la zona superior ombrejada de la barra i quan el punter del cursor es converteix en una creu.

22

Desplaçar-se pel full

Us podeu desplaçar pel full utilitzant les barres de desplaçament vertical i horitzontal, situades a la dreta i a sota de la pantalla.

23

Desplaçar-se pel llibre

Per desplaçar-vos d’un full a l’altre, cliqueu a sobre de la pestanya corresponent al full al que voleu anar.

24

Inserir files i columnes

Un cop situats en una cel·la de la fila o columna respecte de la qual voleu fer la inserció, aneu al menú Inserció > Files o Inserció > Columnes.

Aquestes mateixes ordres les podeu activar des dels menús contextuals que teniu a l’abast clicant amb el botó dret del ratolí a sobre de l’objecte seleccionat.

• La nova fila s’inserirà a sobre de la fila corresponent a la cel·la activa.• La nova columna s’inserirà a l’esquerra de la columna de la cel·la activa.

25

Inserir cel·les

Aneu al menú Inserció > Cel·les i al quadre de diàleg emergent trieu cap a on voleu que es desplaci la cel·la o cel·les seleccionades per poder inserir correctament les noves cel·les:

26

Inserir fulls

Per afegir un nou full de treball, aneu al menú Inserció > Full de càlcul.

27

Eliminar files i columnes

Per eliminar una o diverses files o columnes:

• Seleccioneu les files o columnes que voleu eliminar• Cliqueu a sobre de la selecció amb el botó dret del ratolí• Trieu si voleu suprimir-les o suprimir-ne únicament el contingut.

28

Eliminar cel·les

Seleccioneu la cel·la o cel·les que voleu eliminar i aneu al menú Edició > Suprimeix amb menú desplegable.

Us apareix un submenú on podeu triar quina de les característiques de les cel·les voleu suprimir.

29

Eliminar fulls

El full que voleu eliminar ha de ser el full actiu o els fulls que seleccioneu conjuntament. Aneu a al menú Edició > Suprimeix el full

30

Índex


31

Vista preliminar

Per veure com quedarà el full i fer les modificacions que calgui abans d’imprimir-lo, aneu al menú Fitxer > Visualització prèvia d’impressió.

Fent clic a Configura podem configurar els paràmetres de la pàgina:

32

Definir una àrea d’impressió

Si us interessa imprimir un rang del full de càlcul de forma predeterminada, no n’hi ha prou de seleccionar-ho i anar a l´opció d’imprimir.

Primer, seleccioneu quina zona del full voleu imprimir, l’heu de definir com a àrea d’impressió anant al menú Fitxer > Àrea d'impressió > Defineix l’àrea d’impressió.

Mentre es mantingui aquesta opció, només podreu imprimir la zona definida. Per treure-la, heu d’anar al menú Fitxer > Àrea d'impressió > Suprimeix l’àrea d’impressió.

33

Veure opcions d’impressió

Per poder imprimir heu de tenir configurat l'accés de l’ordinador a una impressora. Si aneu al menú Fitxer > Impressió veureu la una pantalla on:

• Podeu seleccionar una impressora al menú desplegable Nom.• Indicareu les pàgines que voleu imprimir. Si voleu imprimir-les totes o únicament un interval de pàgines.• També podeu especificar si voleu imprimir únicament una selecció de cel·les, tot el llibre o, el que és més habitual, les pàgines del full actiu. A Propietats hi ha les corresponents opcions de configuració on podeu seleccionar, entre d’altres característiques, el tipus de paper, qualitat de la impressió, etc..

34

Configurar les opcions bàsiques d’una pàgina

Aneu al menú Fitxer > Format de pàgina. Es desplega la finestra on es mostren les següents pestanyes i opcions:

35

Índex


36

Introduir dades de text i numèriques

L'Excel interpreta de forma diferent les dades introduïdes en una cel·la segons sigui text, nombres, dates i hores o altres tipus de valors. Quan s’introdueix un text format per caràcters alfabètics o una combinació alfanumèrica el programa la interpreta com a text i s’alinea automàticament a l’esquerra. Quan s’introdueixen nombres, aquest valor és interpretat com a numèric i s’alinea a la dreta.

Si aneu al menú Format > Cel·les, podeu canviar la categoria i el format del contingut de les cel·les.

37

Inserir text i esborrar text a cel·les

Per escriure en una cel·la, cliqueu-hi dos cops amb el punter del ratolí. Un cop modificada, premeu la tecla Intro. Pot ser que la llargada del text introduït excedeixi la capacitat de la cel·la. En aquest cas omplirà aparentment la cel·la del costat. Si s’escriu en aquesta última el text desapareix de la vista, però és manté íntegre en la cel·la en què s’ha escrit.

Per suprimir el contingut d’una cel·la aneu a Edició > Suprimeix.

38

Diferenciar entre dades calculables i dades no calculables

L'Excel és un programari de full de càlcul i com a tal la seva utilitat principal és facilitar dades a partir de càlculs més o menys complexos. Per tal que el valor d’una cel·la sigui calculable, ha de tenir un format diferent de text. Es poden fer càlculs amb nombres, dates, hores, percentatges i, també, amb els valors resultants de fórmules o funcions que compleixin aquest requisit.

39

Introduir dates i hores

L'Excel pot mostrar les dates i les hores en diferents formats, però sempre les tracta com un valor numèric determinat i com a tal es poden fer càlculs de suma, resta, etc.

Per introduir una data, poseu el dia seguit d’un guió i el nombre corresponent al mes i cliqueu Intro. Veureu com es transforma al format predeterminat o al que heu triat prèviament. Podeu triar un dels formats predeterminats anant a Format > Cel·les i dins de la pestanya Número, seleccioneu la categoria Data i el format desitjat.

El mateix passa amb les hores. Per introduir-les correctament, poseu el nombre corresponent a l’hora seguit de dos punts i els minuts. Si cal, poseu dos punts després dels minuts i després els segons.

40

Índex


41

Canviar la tipologia de la lletra

Per mostrar les dades introduïdes d’una manera clara i ben presentada teniu les eines que us permeten donar format al full de càlcul. Per aplicar format al text, aneu a Format > Cel·les . A la pestanya Tipus de lletra podeu modificar les opcions següents:

• El tipus de lletra• Estil (normal, negreta, , etc.)• Mida de la lletra• Opcions de subratllat• Color de la font (que veureu en l’apartat següent)• Efectes

També podeu seleccionar la cel·la que voleu modificar i clicar algun dels botons de format de la barra d’eines.

42

Canviar el color del text i el color de la cel·la

Es pot canviar el color del text amb l’opció Color de la font des de la pantalla “tipus de lletra”. Per fer-ho, seleccioneu la cel·la que voleu modificar i aneu a Format > Cel·les. A Tipus de lletra desplegueu l’opció Color i trieu el que us interessi de la graella. Es pot donar diferents formats al text contingut en una cel·la. Per fer-ho, seleccioneu els caràcters als quals voleu aplicar un format concret. Per canviar el color de la cel·la, aneu a Format > Cel·les. A la pestanya Patrons veureu que, per defecte, està activat Sense color. N´hi ha prou que seleccioneu un dels colors de la paleta, accepteu i quedarà modificat. També podeu seleccionar una trama en aquesta finestra si voleu ressaltar encara més les cel·les al desplegable Patró.

43

Donar format de forma automàtica

Aneu al menú Format>Format automàtic. A la finestra emergent es veuen les mostres de format per triar.

44

Alinear text dins de les cel·les

La forma més senzilla d’alinear el text dins d’una cel·la és mitjançant els botons de la barra d’eines: L'Excel alinea el text a l’esquerra de forma predeterminada i els nombres, dates i hores a la dreta. Podeu canviar l’alineació sense que canviï el tipus de dades.

45

Alinear i orientar les dades

També podeu triar el format d’alineació en el qual la cel·la presentarà les dades, a dalt, al centre o a la part baixa d’una cel·la. Per fer-ho, seleccioneu les cel·les a les quals voleu canviar el format i aneu al menú Format > Cel·les, a la pestanya Alineació. Trobeu les següents opcions:

46

Combinar cel·les

Per combinar diverses cel·les, heu de seleccionar-les i en la finestra anterior cliqueu Format > Cel·les i a la pestanya Alineació, cliqueu Combina cel·les És important assenyalar que quan es combinen cel·les, el programa només insereix les dades de la cel·la situada a l’extrem superior esquerre. Podeu alinear el text de la cel·la combinada de la mateixa manera que s’ha explicat a l’apartat “Alinear text en una cel·la”. Per cancel·lar la fusió de cel·les seleccioneu la cel·la que voleu dividir, torneu al menú anterior i traieu la marca de combinar.

47

Canviar la vora de les cel·les

Per canviar la vora d’una cel·la o un rang de cel·les seleccioneu l’estil i el tipus de vora al menú Format > Cel·les i a la finestra Format de les cel·les aneu a la pestanya Vora:

48

Índex


49

Copiar i enganxar text

Si voleu copiar text d’una cel·la a una altra, feu doble clic a la cel·la que conté el text que voleu copiar i seleccioneu-lo. Podeu anar al menú Edició > Copiar o el que és més senzill, clicar la icona Copia

També és molt útil la combinació de tecles següent: Ctrl + C

Després, feu doble clic a la cel·la que voleu modificar i cliqueu la icona Enganxa.

50

Tallar i enganxar text

En aquest cas substituireu l’opció de Copia de l’apartat anterior per la de Retalla.

La combinació de tecles per retallar és: Ctrl + X

Aneu a la cel·la que voleu modificar i cliqueu la icona Enganxa.

51

Omplir automàticament les cel·les

L’ordenació de llistes us permet introduir una informació en una cel·la, i després arrossegar-la per emplenar una llista consecutiva d'elements. Si cliqueu damunt una cel·la veureu que la vora es ressalta i a la part inferior dreta hi ha un quadradet negre. Quan hi passem el punter del ratolí pel damunt, es transforma en una creu. Si l’arrossegueu cap a les cel·les a sota o a la dreta els valors de la cel·la es copiaran. Si el valor és una data, una hora o un nombre es pot incrementar amb successions numèriques i cronològiques. Trieu en el desplegable del botó que apareix quan arrossegueu la llista Opcions emplena automàticament quina és la forma en què voleu que s’ompli.

52

Desfer un canvi

Si heu introduït un contingut en una cel·la i encara no heu clicat Intro, premeu la tecla ESC del teclat. Podeu anar al menú Edició > Desfés Escriptura o el que és més senzill, cliqueu el botó Desfés o desplegueu les opcions de desfer i trieu l’acció concreta.

53

Refer un canvi

Aneu al menú Edició > Refés escriptura o cliqueu el botó de la barra d’eines corresponent, on també podeu desplegar les opcions per triar quina entrada voleu restaurar.

54

Índex


55

Sumar, restar, multiplicar i dividir dades

Amb l'Excel podeu efectuar de forma molt simple i ràpida càlculs matemàtics a partir d’uns valors constants o referències a cel·les. Els Valors constants són els que sempre reflecteixen la mateixa dada (sigui numèrica o de text). Les Referències a cel·les les introduireu posant el nom o identificador de la cel·la. Més endavant veureu com interpreta l'Excel els diferents tipus de referències. Per obtenir resultats numèrics utilitzareu l’operador aritmètic que es correspongui a cada operació.

56

Emprar l’assistent de fórmules

L'Excel conté fórmules predefinides que anomena funcions.

Com hem dit, es pot escriure directament una fórmula o una funció a la barra de fórmules o podeu utilitzar l’assistent per a funcions de l'Excel. Accediu a aquest assistent anat al menú Inserció>Funció.

57

Emprar la funció de suma automàtica

Seleccioneu la cel·la on ha d’anar el resultat de la suma i cliqueu el botó de Suma automàtica . Es seleccionarà un rang de cel·les. Si el rang no és correcte, seleccioneu amb el punter del ratolí el rang que desitgeu i a continuació cliqueu el botó d’acceptar o Intro.

58

Emprar referències relatives i absolutes a funcions

Com ja s’ha dit, a les fórmules relacionareu valors constants o referències a cel·les. • Referències relatives: Cada cel·la s’identifica per la lletra de la columna i el número de la fila. Quan en una fórmula introduïu aquest nom, per exemple “B7”, l'Excel no llegeix directament el valor de la cel·la sinó que ho fa en relació a la posició relativa que estem indicant.

• Referències absolutes: Si voleu que l'Excel llegeixi un valor en una cel·la sense que canviï quan l’arrossegueu, heu d’emprar referències absolutes. Per fer-ho, poseu el signe $ davant dels caràcters identificadors de la fila i la columna. En el cas anterior la fórmula a la cel·la “B7” es mantindria ”=SUMA($B$5:$B$6)”

59

Bibliografia i recursos utilitzats

• Balart, Laura; Bujalance, Susana; Pradas, Carlos. Acreditació de competències en TIC. Nivell 1 – bàsic. Publicacions Altaria, 2011.

• C6- Tractament de la informació numèrica . Generalitat de Catalunya - Departament d’ensenyament. http://www.xtec.cat/pas-centres/material/809634/index.htm

60

Bibliografia complementària

• Aprender Excel 2010 con 100 ejercicios prácticos. Marcombo, 2010• Delgado, J.M. OpenOffice 2.0. Anaya Multimedia, 2006• Martos, Ana. Excel 2010. Anaya Multimedia, 2011• Michard, Patrick. Gestión comercial y administrativa de la empresa con MS Office 2010. EVI, 2012• Miller, Michael. Manual imprescindible de introducción a la informática. Anaya Multimedia, 2010• Navarro, L. Excel 2013: fácil y rápido. Inforbooks, 2013• Office 2013: manual práctico para todos. Altaria, 2012• Peña Alonso, Manuela. Guía visual de Microsoft Office 2007. Anaya Multimedia, 2007• Rosino Alonso, Fernando. Guía visual de Excel 2010. Anaya Multimedia, 2010

6161

c6 inicia't en els fulls de càlcul

Education