buku profil (siratmil) -...
TRANSCRIPT
BUKU PROFIL
SISTEM INFORMASI PERSURATAN PERADILAN MILITER
(SIRATMIL)
PENGADILAN MILITER III-17 MANADO
Jalan Sam Ratulangi Nomor 324 Kelurahan Karombasan Utara Kecamatan Wanea Kota Manado Provinsi Sulawesi Utara 95411, Telp./Fax. 0431-7285555
Email : [email protected] || Website : http://www.dilmil-manado.go.id/
Manado – 2018
i
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga
Aplikasi ini dapat diselesaikan dan difungsikan pada Pengadilan Militer III-17 Manado
sebagai sarana dalam proses pengadministrasian persuratan.
Aplikasi ini saya dedikasikan untuk satker Peradilan Militer terlebih khusus
Pengadilan Militer III-17 Manado.
Konsep dan pola pikir yang melatar belakangi dibuatnya aplikasi ini adalah
pengefisiensian dalam menggunakan sumber daya dan dalam rangka menunjang
paperless dalam pengadministrasian perkantoran sehingga dapat menekan biaya
anggaran belanja satker serta menunjang kredibilitas, akuntabilitas, pengawasan dan
pelayanan publik pada Pengadilan Militer III-17 Manado.
Diharapkan dengan dipakainya aplikasi ini pada satuan kerja Pengadilan Militer III-
17 Manado dapat meningkatkan performa kinerja dan dapat menjadi barometer bagi
satker lainnya untuk terus maju dan berkembang dalam pelayanan publik dan
peningkatan kualitas kinerja aparatur negara.
Ucapan terima kasih disampaikan untuk :
1. Dirbinganismil Ditjenbadilmiltun MA-RI, Brigjen TNI Agung Iswanto, S.H., M.H., atas
support dan motivasi serta masukan yang diberikan untuk pengembangan Aplikasi ini.
2. Pgs. Kepala Pengadilan Militer III-17 Manado, Letkol Chk Dr. Parluhutan Sagala,
S.H., M.H. yang telah merestui Aplikasi ini dipakai pada Satker Pengadilan Militer III-17
Manado dan masukan yang diberikan untuk pengembangan Aplikasi ini.
3. Segenap Pimpinan dan Staf Pengadilan Militer III-13 Madiun yang telah
memberikan support dan masukan untuk kemajuan Aplikasi ini.
4. Arianie Amanda, S.E., atas bantuan support dan motivasi serta masukan yang
diberikan dalam pengembangan Aplikasi ini.
5. Dan segenap rekan kerja, Kasubbag, serta teman-teman lainnya yang tidak bisa
saya sebutkan satu persatu, terima kasih atas support dan masukan untuk kemajuan
Aplikasi ini.
Akhir kata “Tidak Ada Gading Yang Tak Retak” tak lupa dalam pengembangan
Aplikasi ini kedepannya diharapkan selalu masukan-masukan yang bermanfaat dalam
pengembangan Aplikasi ini agar lebih sempurna.
Terima kasih, Tuhan Memberkati.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................................................. i
DAFTAR ISI ...........................................................................................................................ii
BAB I ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (BIASA) .................... 1
BAB II ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (RAHASIA) .............. 2
BAB III ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (SURAT
TEBAL/TIDAK BISA DI SCAN) ............................................................................................. 3
BAB IV LOGIN DAN PENCATATAN SURAT MASUK ........................................................... 4
A. Halaman Login ........................................................................................................ 4
B. Pencatatan Surat Masuk ......................................................................................... 4
BAB V INFORMASI SURAT MASUK DAN AKSI SURAT ...................................................... 7
A. Informasi Surat Masuk............................................................................................. 7
B. Informasi Detail Surat Masuk. ................................................................................ 15
C. Agenda Surat (Tab Agenda). ................................................................................. 15
D. Pengarsipan (Tab Pengarsipan). ........................................................................... 17
E. Disposisi (Tab Disposisi). ...................................................................................... 17
F. Disposisi/ Re-Disposisi (Tab Disposisi). ................................................................ 20
G. Disposisi/ Delegasi (Tab Disposisi)........................................................................ 20
H. Download, Cetak dan Aksi. ................................................................................... 20
I. Riwayat Surat. ....................................................................................................... 20
BAB VI ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT KELUAR ............................ 21
BAB VII INFORMASI SURAT KELUAR DAN AKSI SURAT ................................................ 22
A. Informasi Surat Keluar. .......................................................................................... 22
B. Input Data Surat Keluar. ........................................................................................ 23
C. Agenda Surat Keluar. ............................................................................................ 26
D. Pengarsipan Surat Keluar. .................................................................................... 27
E. Pengiriman Surat Keluar. ...................................................................................... 27
J. Download dan Cetak. ............................................................................................ 28
F. Riwayat Surat Keluar. ............................................................................................ 29
BAB VIII PERBANDINGAN KONDISI SEBELUM DAN SESUDAH PEMAKAIAN APLIKASI 30
BAB IX RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI .............................................................. 35
BAB X PENUTUP ............................................................................................................... 36
1
BAB I
ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (BIASA)
SURAT
MASUK
PIKET
MENGARAHKAN KE
PETUGAS PTSP
PETUGAS PTSP
MENGINPUT DATA
AWAL SURAT
PIKET
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
KASUBBAG UMUM
KASUBBAG UMUM
MEMBUKA SURAT
STAF SUBBAG
UMUM
MELAKUKAN
SCAN TERHADAP
SURAT
STAF UMUM
MENGINPUT
DATA AGENDA
SURAT MASUK
STAF UMUM
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
ARSIPARIS UNTUK
DIARSIPKAN
ARSIPARIS
MENGINPUT DATA
PENGARSIPAN
SURAT
ARSIPARIS
MENGARSIPKAN
SURAT
KADILMIL LOGIN KE
APLIKASI UNTUK
MENDOWNLOAD
SURAT
SURAT DI DISPOSISI
MELALUI APLIKASI
SURAT HANYA AKAN
TERBUKA PADA USER
PENERIMA DISPOSISI
DARI KADILMIL
PENERIMA DISPOSISI DAPAT
MENDOWNLOAD SURAT DAN
MENGAKSI SURAT
APABILA DIPERLUKAN PENERIMA DISPOSISI
DAPAT MENGAMBIL ASLI SURAT KEPADA
PETUGAS ARSIPARIS MELALUI KASUBBAG
UMUM DAN KEUANGAN
2
BAB II
ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK (RAHASIA)
SURAT
MASUK
PIKET
MENGARAHKAN KE
PETUGAS PTSP
PETUGAS PTSP
MENGINPUT DATA
AWAL SURAT
PIKET
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
KASUBBAG UMUM
KASUBBAG UMUM
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
STAF UNTUK DI
AGENDA
STAF UMUM
MENGINPUT DATA
AGENDA SURAT
MASUK
KADILMIL
MEMBUKA
SURAT DAN
MEMBERIKAN
PETUNJUK
KEPADA STAF
UMUM
STAF UMUM MEN-
SCAN SURAT,
MENGINPUT DATA
AGENDA DAN
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
ARSIPARIS UNTUK
DIARSIPKAN
ARSIPARIS
MENGINPUT DATA
PENGARSIPAN
SURAT
ARSIPARIS
MENGARSIPKAN
SURAT
KADILMIL LOGIN KE
APLIKASI UNTUK
MENDOWNLOAD
SURAT
SURAT DI DISPOSISI
MELALUI APLIKASI
SURAT HANYA AKAN
TERBUKA PADA USER
PENERIMA DISPOSISI
DARI KADILMIL
PENERIMA DISPOSISI DAPAT
MENDOWNLOAD SURAT DAN
MENGAKSI SURAT
APABILA DIPERLUKAN PENERIMA DISPOSISI
DAPAT MENGAMBIL ASLI SURAT KEPADA
PETUGAS ARSIPARIS MELALUI KASUBBAG
UMUM DAN KEUANGAN
3
BAB III
ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT MASUK
(SURAT TEBAL/TIDAK BISA DI SCAN)
P
SURAT
MASUK
PIKET
MENGARAHKAN KE
PETUGAS PTSP
PETUGAS PTSP
MENGINPUT DATA
AWAL SURAT
PIKET
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
KASUBBAG UMUM
KASUBBAG UMUM
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
STAF UNTUK DI
AGENDA
STAF UMUM
MENSCAN SURAT
PENGANTAR/
HALAM PALING
DEPAN SURAT
MASUK
STAF UMUM
MENGINPUT DATA
AGENDA SURAT
MASUK
STAF UMUM
MENYERAHKAN
SURAT KEPADA
ARSIPARIS
ARSIPARIS
MEMINTA
PETUNJUK KEPADA
KADILMIL
ARSIPARIS
MENGINPUT
DATA
PENGARSIPAN
SURAT
KADILMIL LOGIN KE
APLIKASI UNTUK
MENDOWNLOAD
SURAT
SURAT DI DISPOSISI
MELALUI APLIKASI
SURAT HANYA AKAN
TERBUKA PADA USER
PENERIMA DISPOSISI
DARI KADILMIL
PENERIMA DISPOSISI
MEMINTA SURAT KEPADA
ARSIPARIS UNTUK MENGAKSI
SURAT
APABILA DIPERLUKAN PENERIMA DISPOSISI
DAPAT MENGAMBIL ASLI SURAT KEPADA
PETUGAS ARSIPARIS MELALUI KASUBBAG
UMUM DAN KEUANGAN
4
BAB IV
LOGIN DAN PENCATATAN SURAT MASUK
A. Halaman Login
Pada halaman login, masukkan Username dan Password yang sudah di berikan
sebelumnya, tekan tombol (“Login”) untuk memulai masuk pada aplikasi.
B. Pencatatan Surat Masuk
Menu ini digunakan oleh meja PTSP untuk mencatat surat masuk dengan cara :
Pilih (“Lihat Data”) untuk melakukan pencarian dan penginputan data
pengirim surat.
5
Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Alamat lakukan pencarian pada
kolom (“Search”) untuk mencari data pengirim, atau apabila belum
ada gunakan tombol (“Tambah Data Alamat”) untuk menambah data
pengirim.
Lengkapi form yang ada sesuai dengan data surat dan tekan tombol simpan, setelah
data alamat berhasil disimpan maka akan di kembalikan pada halaman Informasi Data
Alamat, cari data pengirim yang sesuai dengan surat yang diterima dan tekan .
Setelah menekan tombol “pilih” maka akan diarahkan pada halaman konfirmasi
alamat
6
Apabila sudah benar, tekan tombol (“Ya”) dan secara otomatis data alamat
akan masuk pada form “Tambah Surat Masuk”.
input Tanggal terima surat dan Nomor Surat sesuai dengan nomor surat yang
diterima, setelah semua telah dilengkapi tekan tombol (“Simpan”) untuk
menyimpan data.
7
BAB V
INFORMASI SURAT MASUK DAN AKSI SURAT
A. Informasi Surat Masuk
Pada halaman Informasi Surat Masuk ini terdapat beberapa tampilan yang
disesuaikan dengan kewenangan user, diantaranya :
1) Kepala dan Wakil Kepala
Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Kepala dan Wakil
Kepala Pengadilan memuat 3 (tiga) hal informasi yang terdiri dari :
a. Informasi Surat Masuk Yang Harus di Disposisi
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi surat yang belum di
disposisi, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 3 (tiga) surat
masuk yang belum di disposisi.
8
b. Informasi Surat Masuk Telah di Disposisi Yang Belum Dilaksanakan
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi surat masuk yang telah di
disposisi akan tetapi belum di disposisi, dimana dalam contoh yang di
tampilkan terdapat 9 (sembilan) surat masuk yang belum di disposisi.
c. Informasi Seluruh Surat Masuk
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk,
dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 21 (dua puluh satu) surat
masuk yang telah diagendakan.
2) Kelompok Hakim Militer
9
Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Kelompok Hakim
Militer (Pokkimmil) memuat Informasi Surat Yang di Disposisikan kepada user
oleh Kepala/ Wakil Kepala Pengadilan Militer, pada contoh di atas diperlihatkan
terdapat 1 (satu) surat yang di disposisikan kepada user aktif.
3) Panitera dan Sekretaris
Halaman Informasi Surat Masuk pada kewenangan user Panitera dan
Sekretaris Pengadilan memuat 3 (tiga) hal informasi yang terdiri dari :
a. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif dan Belum
Dilaksanakan.
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk yang di
disposisikan kepada user aktif dan belum dilaksanakan sesuai dengan
disposisi Pimpinan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 2
(dua) surat masuk yang belum dilaksanakan.
b. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada Level di Bawah User
Aktif dan Belum Dilaksanakan.
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk yang di
disposisikan/ diteruskan kepada level dibawah user aktif dan belum
dilaksanakan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 0 (nol) /
tidak ada surat masuk yang belum dilaksanakan.
10
Pada level Sekretaris, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol
surat masuk yang diteruskan kepada level Kasubbag, dan Kelompok
Jabatan Fungsional dibawahnya, sedangkan pada level Panitera, tampilan
ini difungsikan untuk mengontrol surat masuk yang diteruskan kepada
level Panitera Muda (Panmud), dan Kelompok Jabatan Fungsional
dibawahnya.
c. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada Staf User Aktif dan
Belum Dilaksanakan.
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk yang di
disposisikan/ diteruskan kepada level staf user aktif dan belum
dilaksanakan, dimana dalam contoh yang di tampilkan terdapat 0 (nol) /
tidak ada surat masuk yang belum dilaksanakan.
Pada level Sekretaris, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol
surat masuk yang diteruskan kepada level Staf Kasubbag, sedangkan
pada level Panitera, tampilan ini difungsikan untuk mengontrol surat
masuk yang diteruskan kepada level Staf Panitera Muda (Panmud).
d. Informasi Surat Masuk (Sekretaris).
Tampilan ini digunakan untuk mengontrol seluruh surat masuk dan
pelaksanaannya.
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk pada
kolom “Pelaksanaan” apabila terdapat tombol berwama merah/ “Belum”
diartikan bahwa surat tersebut belum dilaksanakan sesuai dengan
Disposisi Pimpinan, sedangkan tombol hijau/ “Sudah” diartikan bahwa
surat tersebut sudah dilaksanakan sesuai dengan Disposisi Pimpinan.
11
e. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif (Panitera).
Tampilan ini digunakan untuk mengontrol seluruh surat masuk yang
didisposisikan kepada user aktif dan pelaksanaannya, dalam contoh di
atas terdapat 7 (tujuh) surat masuk yang didisposisikan kepada user aktif.
Pada tampilan ini dapat dilihat informasi seluruh surat masuk yang di
disposisikan kepada user aktif, pada kolom “Pelaksanaan” apabila
terdapat tombol berwama merah/ “Belum” diartikan bahwa surat tersebut
belum dilaksanakan sesuai dengan Disposisi Pimpinan, sedangkan
tombol hijau/ “Sudah” diartikan bahwa surat tersebut sudah dilaksanakan
sesuai dengan Disposisi Pimpinan.
4) Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian.
Pada halaman ini akan menampilkan beberapa informasi untuk
ditindaklanjuti dan juga yang bersifat untuk monitoring sesuai dengan otoritas
user aktif, diantaranya :
12
a. Informasi Surat Masuk Baru (Kasubbag Umum dan Keuangan).
Tampilan ini dikhususkan untuk user dengan otoritas sebagai
Kasubbag Umum dan Keuangan. Dalam tampilan ini menginformasikan
seluruh surat masuk yang belum didisposisi oleh Pimpinan, dalam contoh
gambar di atas diperlihatkan bahwa Surat Masuk yang belum didisposisi
oleh pimpinan sebanyak 3 (tiga) surat.
b. Informasi Surat Masuk Yang di Disposisikan Kepada User Aktif dan Belum
Ditindaklanjuti.
Tampilan ini digunakan oleh user aktif untuk memonitor surat yang
didisposisikan kepada dirinya untuk ditindaklanjuti.
c. Informasi Surat Yang Diteruskan Kepada Staf dari User Aktif dan Belum
Ditindaklanjuti.
Tampilan ini berfungsi untuk memonitor seluruh surat yang belum
ditindaklanjuti (sesuai dengan disposisi dan redisposisi) oleh staf user
aktif.
d. Informasi Surat Yang Di Disposisikan Kepada User Aktif.
Tampilan ini berfungsi untuk memonitor seluruh surat yang
didisposisikan kepada user aktif.
13
5) Staf.
Pada halaman ini akan menampilkan beberapa informasi untuk
ditindaklanjuti dan juga yang bersifat untuk monitoring sesuai dengan otoritas
user aktif, diantaranya :
a. Informasi Surat Masuk (Staf Subbag Umum dan Keuangan).
Informasi ini hanya ditampilkan untuk user dengan otoritas Staf
Subbag Umum dan Keuangan, dalam tampilan ini menginformasikan surat
masuk yang belum di disposisi oleh pimpinan.
b. Informasi Surat Masuk Yang Diteruskan Kepada User Aktif Dan Belum
Ditindaklanjuti.
Informasi ini menampilkan seluruh data surat yang diteruskan oleh
atasan kepada user aktif dan belum ditindaklanjuti.
14
c. Informasi Surat Yang Diteruskan Kepada User Aktif.
Informasi ini menampilkan seluruh data surat yang diteruskan oleh
atasan kepada user aktif.
Secara keseluruhan pengguna aplikasi akan melihat data awal dari setiap surat
masuk yang telah diinput pada aplikasi diantaranya : Tanggal Terima, Nomor Surat,
Pengirim, Alamat Pengirim, Proses , Penerima Disposisi dan Lama Proses serta tombol
Aksi.
Pada kolom “Proses” akan menjelaskan posisi surat sesuai dengan proses yang
ada diantaranya :
1. Baru Masuk = Kondisi dimana surat baru diinput oleh meja PTSP;
2. Agenda = Menjelaskan bahwa posisi surat telah diagendakan;
3. Pengarsipan = Menjelaskan bahwa posisi surat telah di arsipkan;
4. Disposisi = Menjelaskan bahwa surat telah di disposisi oleh Kepala.
Setelah penginputan data surat masuk, maka secara otomatis pada halaman
Informasi Surat Masuk akan memunculkan data surat yang telah diinput. Untuk melihat
detail surat dan melakukan aksi selanjutnya gunakan tombol .
Pada halaman Informasi Detail Surat Masuk akan menampilkan seluruh data dan
aksi terhadap surat yang dipilih.
15
B. Informasi Detail Surat Masuk.
Pada halaman “Informasi Detail Surat Masuk” akan menampilkan informasi dari surat
yang dipilih diantaranya :
Nomor Surat : Berisi Nomor Surat Masuk.
Pengirim : Berisi data Pengirim.
Perihal : Berisi Perihal Surat Masuk.
Status Surat : Berisi Status Surat (Baru Masuk, Agenda, Pengarsipan, dan
Disposisi).
Selain informasi tersebut, pada informasi halaman ini dilengkapi juga dengan tab aksi :
Agenda, Pengarsipan, Disposisi/Re-Disposisi (Delegasi), Download, Cetak dan Aksi,
serta Riwayat Surat.
C. Agenda Surat (Tab Agenda).
Pada “tab Agenda” informasi yang akan ditampilkan adalah :
Tanggal Agenda : Berisi Tanggal Agenda (Registrasi) Surat Masuk.
Tanggal Surat : Berisi Tanggal Surat Masuk.
Klasifikasi Surat : Berisi Klasifikasi Surat (Berdasarkan Buku I).
16
Deskripsi Klasifikasi : Secara otomatis akan terinput apabila sudah memiliki
Klasifikasi Surat sebagai pedoman selanjutnya.
Jenis Surat : Jenis Surat (Biasa atau Rahasia).
Nomor Agenda : Berisi Nomor Agenda (otomatis akan menyesuaikan
berdasarkan inputan nomor agenda dan klasifikasi yang
dipilih).
e-doc : Berisi informasi ketersediaan e-doc (electronik document)
yang diinput dalam aplikasi.
Pengklasifikasian surat sesuai dengan pedoman Buku I sehingga pada penomoran
Agenda menjadi : [nomor urut agenda surat masuk (angka)]/[(B) untuk surat biasa dan
(R) untuk surat rahasia/[kode surat sesuai dengan pedoman buku I]/[bulan (dalam
romawi)]/[tahun], contoh : 14/B/OT.00/XI/2018.
Pada halaman ini juga dilengkapi tombol aksi (“Agendakan Surat”) untuk
proses pengagendaan surat masuk, tombol ini akan hilang dengan sendirinya apabila
surat telah dilakukan proses Agenda.
Untuk mengagendakan surat masuk petugas menekan tombol
(“Agendakan Surat”). Setelah menekan tombol “Agendakan Surat” maka akan muncul
form “Edit Agenda Surat Masuk”
Setelah seluruh data terinput dengan benar gunakan tombol (“Simpan”) untuk
menyimpan data.
Pada e-doc, pengguna dapat melakukan upload surat secara elektronik untuk dapat
diakses oleh pengguna lainnya sesuai dengan kewenangan yang ada.
17
D. Pengarsipan (Tab Pengarsipan).
Pada “Tab Pengarsipan” akan menampilkan informasi letak pengarsipan surat
diantaranya :
Nomor Lemari : Nomor lemari penyimpanan surat.
Nomor Rak : Nomor rak penyimpanan surat.
Keterangan : Keterangan lain tempat penyimpanan surat secara detail.
serta tombol aksi (“Arsipkan Surat”).
Untuk mengarsipkan surat secara elektronik dengan menekan tombol
(“Arsipkan Surat”), maka akan muncul halaman “Arsipkan Surat Masuk”.
Lengkapi data sesuai letak pengarsipan surat agar mudah dalam pencarian
dokumen pada saat dibutuhkan, gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan
data.
E. Disposisi (Tab Disposisi).
18
Pada halaman tab Disposisi terdapat informasi disposisi terhadap informasi surat,
seperti :
Nomor Agenda : Nomor Agenda (Registrasi Surat Masuk).
Tanggal Terima : Tanggal penerimaan Surat Masuk.
Tanggal Surat : Tanggal Surat Masuk.
Didisposisikan Kepada : Nama Pegawai yang menerima Disposisi Kepala/Wakil
Kepala Pengadilan.
Isi Disposisi : Berita/Isi dari Disposisi Kepala/Wakil Kepala Pengadilan.
Diteruskan Kepada : Berisi Nama Pegawai yang menerima Informasi penerusan
Surat Masuk.
Isi Terusan : Berisi Berita/ Isi dari terusan dari pemberi terusan untuk
dipedomani oleh penerima terusan.
Di Delegasikan Kepada : Berisi Nama Pegawai yang menerima delegasi.
Isi Delegasi : Berisi Berita/ Isi dari delegasi dari pemberi delegasi kepada
penerima untuk dipedomani.
Halaman ini digunakan Kepala / Wakil Kepala Pengadilan Militer untuk melakukan
aksi disposisi terhadap surat. Gunakan tombol (“Disposisi Surat”) untuk
melakukan aksi pendisposisian surat kepada pejabat/personel.
Gunakan tombol (“Lihat Data”) untuk melihat data personel dan memilih
personel yang akan menerima disposisi.
Setelah data Personel terlihat tekan “Pilih” untuk memilih Personel yang dituju untuk
menerima Disposisi. Setelah memilih Personel maka data akan masuk secara otomatis
pada form “Disposisi Surat Masuk”
19
Isikan berita disposisi pada kolom “Isi Disposisi”, apabila sudah yakin benar untuk
menyimpan data gunakan tombol (“Simpan”).
Untuk memahami fitur Disposisi ini perhatikan tabel di bawah ini.
No Otoritas User Kewenangan Untuk Memilih Personel/Jabatan
1 Kepala / Wakil Kepala 1. Pokkimmil 2. Panitera 3. Sekretaris
2 Pokkimmil 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan
Tatalaksana 5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi
Informasi dan Pelaporan
3 Panitera 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan
Tatalaksana 5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi
Informasi dan Pelaporan 6. Pranata Peradilan 7. Panitera Pengganti
4 Sekretaris 1. Panmud Pidana 2. Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan Keuangan 4. Kasubbag Kepegawaian, Organisasi dan
Tatalaksana 5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi
Informasi dan Pelaporan 6. Arsiparis 7. Pustakawan 8. Pranata Komputer 9. Bendahara
5 1. Panitera Muda Pidana, 2. Panitera Muda Hukum, 3. Kasubbag Umum dan
Keuangan, 4. Kasubbag Kepegawaian,
Organisasi dan Tatalaksana,
5. Kasubbag Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan.
Staf yang berada sesuai dengan Jabatan yang diemban.
20
F. Disposisi/ Re-Disposisi (Tab Disposisi).
Informasi pada halaman ini hampir sama dengan Halaman Disposisi, akan tetapi
berbeda fungsi dimana Re-Disposisi ini untuk meneruskan disposisi kepada level
dibawahnya untuk dipedomani (contoh : dari Sekretaris kepada Kasubbag).
Cara penggunaan tab ini sama dengan tab Disposisi.
G. Disposisi/ Delegasi (Tab Disposisi).
Informasi pada halaman ini hampir sama dengan Halaman Disposisi, akan tetapi
berbeda fungsi dimana Re-Disposisi ini untuk meneruskan disposisi kepada level
dibawahnya untuk dipedomani (contoh : dari Sekretaris kepada Kasubbag).
Cara penggunaan tab ini sama dengan tab Disposisi.
H. Download, Cetak dan Aksi.
Pada Tab Download, Cetak dan Aksi merupakan fitur pelengkap dimana user dapat
melihat surat (e-doc) untuk dipedomani (1) sesuai dengan disposisi, pencetakan lembar
disposisi (2) dan tombol “Sudah Dilaksanakan” (3) untuk menyatakan bahwa user telah
melaksanakan disposisi sesuai dengan ketentuan dan petunjuk yang diberikan pada
berita isi Disposisi.
I. Riwayat Surat.
Pada Tab Riwayat Surat terdapat Informasi data penginput dan lama proses yang
berlangsung antar tahapan. Dengan informasi yang dimunculkan diharapkan para
Personel dapat menjaga performa dalam mengaksi surat masuk sesuai dengan
ketentuan yang ada.
1 2 3
21
BAB VI
ALUR PELAYANAN DAN PENGAPLIKASIAN SURAT KELUAR
SURAT
KELUAR STAF KESEKRETARIATAN
MEMINTA NOMOR SURAT KELUAR
KEPADA KASUBBAG UMUM DAN
KEUANGAN
STAF PANMUD
HUKUM
STAF PANMUD
HUKUM TELAH
MENERIMA
NOMOR SURAT
KELUAR
STAF UMUM
TELAH
MENERIMA
NOMOR SURAT
KELUAR
INPUT DATA AGENDA
SURAT KELUAR
INPUT DATA TAMBAH
SURAT KELUAR
INPUT DATA PENGARSIPAN
SURAT KELUAR
PROSES PENGGANDAAN DAN
PENGAMPLOPAN SURAT SURAT DISERAHKAN KEPADA
KASUBBAG UMUM DAN
KEUANGAN / PANITERA MUDA
HUKUM UNTUK DILAKUKAN
PENGECEKAN KEMBALI
SURAT DISERAHKAN KEPADA
KASUBBAG UMUM DAN
KEUANGAN UNTUK DILAKUKAN
PROSES PENGIRIMAN
CARAKA MENGIRIMKAN SURAT
SESUAI DENGAN ALAMAT
CARAKA MENGINPUT DATA
PENGIRIMAN SURAT
SCAN SURAT
22
BAB VII
INFORMASI SURAT KELUAR DAN AKSI SURAT
A. Informasi Surat Keluar.
Halaman Informasi Surat Keluar memiliki 2 (dua) view yang berbeda sesuai dengan
tabel dibawah ini.
No Otoritas / Jabatan Keterangan Tampilan
1. 1. Kepala 2. Wakil Kepala 3. Pokkimmil 4. Panitera 5. Sekretaris 6. Panmud Pidana 7. Kasubbag Kepegawaian,
Organisasi dan Tatalaksana 8. Kasubbag Perencanaan,
Teknologi Informasi dan Pelaporan
9. Staf Panitera Muda Pidana 10. Pranata Peradilan 11. Panitera Pengganti 12. Pranata Komputer 13. Pustakawan
1. Melihat data surat yang belum dikirimkan.
2. Melihat seluruh data surat. 3. Dilengkapi dengan tombol “Detail”
untuk melihat data lengkap surat keluar.
2. 1. Panmud Hukum 2. Staf Panmud Hukum 3. Kasubbag Umum dan
Keuangan 4. Staf Subbag Umum dan
Keuangan 5. Staf Subbag Kepegawaian,
Organisasi dan Tatalaksana 6. Staf Subbag Perencanaan,
Teknologi Informasi dan Pelaporan
7. Arsiparis 8. Bendahara
1. Melihat data surat yang belum dikirimkan.
2. Melihat seluruh data surat. 3. Dilengkapi dengan tombol “Detail”
untuk melihat data lengkap surat keluar.
4. Dilengkapi tombol aksi pada tab saat pada halaman Detail Surat Keluar.
23
B. Input Data Surat Keluar.
Sesuai dengan kewenangan pada tabel di atas, user dapat melakukan input data
surat keluar dengan cara pilih tombol (“Tambah Surat Keluar”), setelah
tombol “Tambah Surat Keluar” dipilih akan keluar form “Tambah Surat Keluar”.
Pada form “Tambah Surat Keluar” terdapat informasi :
Kepada : Tujuan surat.
Klasifikasi Surat : Klasifikasi surat sesuai dengan Pedoman Buku I.
Tanggal Surat : Tanggal Pembuatan Surat.
Perihal : Perihal Surat.
Untuk menginput data “Kepada” gunakan tombol (“Lihat Data”), setelah
tombol “Lihat Data” dipilih maka akan muncul form “Informasi Daftar Alamat” seperti di
bawah ini.
Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Alamat lakukan pencarian pada
kolom (“Search”) untuk mencari data alamat, atau apabila belum
ada gunakan tombol (“Tambah Data Alamat”) untuk menambah data alamat.
24
Lengkapi form yang ada sesuai dengan data surat dan tekan tombol simpan, setelah
data alamat berhasil disimpan maka akan di kembalikan pada halaman Informasi Data
Alamat, cari data alamat yang sesuai dengan tujuan surat dan tekan .
Setelah menekan tombol “pilih” maka akan diarahkan pada halaman konfirmasi
alamat
Apabila sudah benar, tekan tombol (“Ya”) dan secara otomatis data alamat
akan masuk pada form “Tambah Surat Keluar”.
Setelah melakukan penginputan data “Kepada”, dilanjutkan dengan penginputan
data Klasifikasi Surat. Gunakan tombol (“Lihat Data”) untuk melihat halaman
Informasi Daftar Klasifikasi Surat.
25
Setelah masuk pada halaman Informasi Daftar Klasifikasi Surat lakukan pencarian
pada kolom (“Search”) untuk mencari Klasifikasi Surat sesuai
dengan sifat surat yang akan dikirim, setelah mendapatkan Klasifikasi Surat yang
diinginkan tekan (“Pilih”), maka akan muncul halaman konfirmasi pilihan
Apabila sudah benar gunakan tombol dan secara otomatis kode Klasifikasi Surat
akan masuk pada form “Tambah Surat Keluar”.
Input data Tanggal Surat sesuai dengan tanggal pembuatan surat, dan kolom
perihal sesuai dengan perihal surat. Apabila form sudah lengkap dan benar gunakan
tombol (“Simpan”) untuk menyimpan aksi “Tambah Surat Keluar” yang Anda
lakukan.
26
C. Agenda Surat Keluar.
Untuk melakukan Aksi “Agenda Surat Keluar”, pada halaman “Informasi Surat
Keluar” pilih surat dengan menekan tombol (“Detail”).
Setelah menekan tombol “Detail” maka akan muncul halaman “Informasi Detail
Surat Keluar”
Pada halaman “Informasi Detail Surat Keluar”, user akan melihat beberapa
informasi seperti :
Nomor Surat : Berisi nomor agenda surat sesuai dengan konsep penomoran
pada pedoman Buku I.
Kepada : Berisi data penerima surat.
Perihal : Berisi data perihal surat.
Status Surat : Berisi status proses surat (Baru, Agenda, Pengarsipan,
Pengiriman)
Pengklasifikasian surat sesuai dengan pedoman Buku I sehingga pada penomoran
Agenda menjadi : [kode satker sesuai dengan buku I]/[nomor urut surat]/[kode surat
sesuai dengan pedoman buku I]/[bulan (dalam romawi)]/[tahun],
contoh : W3-Mil06/14/HM.00/XI/2018.
Untuk mengagendakan surat gunakan tombol , setelah tombol
“Agendakan Surat” dipilih maka akan muncul form “Edit Agenda Surat Keluar”
27
Input Tanggal Agenda Surat, Nomor Agenda (hanya angka), Jenis Surat (Aktif
apabila surat bersifat aktif dan membutuhkan perpanjangan/penggantian apabila
diperlukan. Contoh : Sprin, Surat Keputusan, dll), serta e-doc untuk melakukan upload
dokumen elektronik dari surat yang akan dikirimkan.
D. Pengarsipan Surat Keluar.
Pada “Tab Pengarsipan” akan menampilkan informasi letak pengarsipan surat
diantaranya :
Nomor Lemari : Nomor lemari penyimpanan surat.
Nomor Rak : Nomor rak penyimpanan surat.
Keterangan : Keterangan lain tempat penyimpanan surat secara detail.
serta tombol aksi (“Arsipkan Surat”).
Untuk mengarsipkan surat secara elektronik dengan menekan tombol
(“Arsipkan Surat”), maka akan muncul halaman “Arsipkan Surat Keluar”.
Lengkapi data sesuai letak pengarsipan surat agar mudah dalam pencarian
dokumen pada saat dibutuhkan, gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan
data.
E. Pengiriman Surat Keluar.
28
Pada “Tab Pengiriman” akan menampilkan informasi pengiriman surat diantaranya
:
Tanggal Pengiriman : Berisi tanggal pengiriman surat.
Jasa Pengiriman : Berisi jasa pengiriman yang digunakan.
Paket Pengiriman : Berisi jenis paket pengiriman yang digunakan.
Biaya Pengiriman : Berisi biaya pengiriman.
Nomor Resi : Berisi nomor resi pengiriman.
E-Doc : Berisi data elektronik dokumen sesuai dengan upload yang
dilakukan.
Keterangan : Keterangan lainnya.
serta tombol aksi (“Kirim Surat”) untuk menginput data pengiriman surat.
Untuk menginput data pengiriman surat gunakan tombol (“Kirim Surat”),
setelah menekan tombol “Kirim Surat” maka akan tampil Form “Data Pengiriman Surat”.
Lengkapi form sesuai dengan data pengiriman surat yang ada, apabila sudah
lengkap dan benar gunakan tombol (“Simpan”) untuk menyimpan data.
J. Download dan Cetak.
2 1
29
Tab Download dan Cetak merupakan fitur pelengkap dimana user dapat melihat
surat keluar dalam bentuk dokumen elektronik (e-doc) (1), dan pencetakan lembar Resi
Surat (2).
F. Riwayat Surat Keluar.
Pada Tab Riwayat Surat terdapat Informasi data penginput dan lama proses yang
berlangsung antar tahapan. Dengan informasi yang dimunculkan diharapkan para
Personel dapat menjaga performa dalam mengaksi surat keluar sesuai dengan ketentuan
yang ada.
30
BAB VIII
PERBANDINGAN KONDISI SEBELUM DAN SESUDAH PEMAKAIAN APLIKASI
No Sebelum Sesudah
1
Proses surat masuk yang diterima oleh petugas keamanan (piket).
Proses surat masuk melalui petugas keamanan (piket) yang mengarahkan pengantar surat untuk dilayani oleh petugas PTSP
2
Petugas keamanan (piket) mencatat penerimaan surat masuk.
Petugas PTSP menginput data surat masuk
3
Petugas keamanan (piket) menyerahkan surat masuk kepada staf umum.
Hal ini sudah tidak dilakukan, dikarenakan melalui sistem aplikasi yang terintegrasi data yang telah di input oleh petugas PTSP secara otomatis akan terbaca oleh staf umum untuk dilakukan pengagendaan surat
4
Staf umum melakukan pencatatan surat masuk dan meregistrasi surat masuk.
Staf Umum melakukan pengagendaan secara elektronik
31
5
Staf umum setelah mengisi buku agenda, menyalin data dalam buku agenda ke lembar disposisi untuk diajukan kepada Sekretaris.
Surat Masuk dilakukan proses scanning untuk dilakukan pengarsipan secara elektronik
6
Staf umum memasukkan surat masuk yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map pengajuan untuk selanjutnya diserahkan kepada Sekretaris.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Pengagendaan dan Pengarsipan secara otomatis akan terbaca oleh Pimpinan untuk dilakukan proses Disposisi.
7
Sekretaris menerima map pengajuan surat masuk untuk diperiksa.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Pengagendaan dan Pengarsipan secara otomatis akan terbaca oleh Pimpinan untuk dilakukan proses Disposisi.
8
Sekretaris membubuhkan paraf pada lembar disposisi untuk selanjutnya diserahkan kepada Wakil/Kepala Pengadilan Militer.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Pengagendaan dan Pengarsipan secara otomatis akan terbaca oleh Pimpinan untuk dilakukan proses Disposisi.
32
9
Kepala Pengadilan Militer menerima map pengajuan surat masuk untuk diperiksa kembali.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Pengagendaan dan Pengarsipan secara otomatis akan terbaca oleh Pimpinan untuk dilakukan proses Disposisi.
10
Kepala Pengadilan Militer mengisi lembar disposisi dan dikembalikan kepada bagian umum untuk dilaksanakan sesuai dengan disposisi.
Kepala Pengadilan Militer melakukan proses Disposisi secara elektronik.
11 Staf umum melakukan penggandaan surat masuk untuk diarsipkan.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Disposisi oleh Pimpinan secara otomatis akan terbaca oleh penerima Disposisi.
12 Staf umum mengisi buku ekspedisi dalam kantor sebelum diserahkan kepada personel yang menerima disposisi dari pimpinan.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Disposisi oleh Pimpinan secara otomatis akan terbaca oleh penerima Disposisi.
13
Staf umum menyerahkan surat masuk yang sudah di disposisi Pimpinan kepada penerima disposisi.
Hal ini sudah tidak dilakukan dikarenakan dengan sistem yang terintegrasi, maka data surat yang sudah dilakukan proses Disposisi oleh Pimpinan secara otomatis akan terbaca oleh penerima Disposisi.
33
14
Penerima Disposisi dari Pimpinan memeriksa dan mempelajari kembali surat masuk.
Penerima Disposisi, mendowload surat masuk yang sudah diinput sebelumnya untuk dipelajari, dan penerima disposisi dapat meneruskan surat untuk ditindaklanjuti oleh staf yang berada di bawahnya secara elektronik melalui aplikasi ini.
15
Surat yang telah dipelajari oleh penerima disposisi, untuk selanjutnya diserahkan kepada staf untuk ditindaklanjuti.
Staf yang menerima terusan surat dari penerima disposisi dapat mendownload surat untuk dipelajari dan ditindaklanjuti.
16 Banyak Buku agenda yang digunakan untuk proses Agenda Surat Masuk untuk memudahkan pencarian data surat sesuai dengan klasifikasi, hal ini dirasa kurang efisien dikarekan banyak buku yang kosong dikarenakan jumlah surat masuk yang kurang pada klasifikasi surat tertentu.
Hanya menggunakan 1 (satu) buku Agenda, dikarenakan seluruh data pengklasifikasian telah di backup oleh Aplikasi, sehingga lebih menghemat penggunaan buku Agenda.
17 Kondisi Lemari Arsip Surat Masuk, dimana terlalu banyak menggunakan Odner sesuai dengan pengklasifikasian surat, hal ini sangat merugikan dikarenakan belum tentu semua Odner akan terpakai maksimal
Kondisi lemari arsip setelah menggunakan aplikasi, dimana tidak ada Odner yang tidak terpakai secara maksimal.
18 Pencarian arsip surat keluar yang merepotkan dikarenakan harus mencari satu persatu arsip surat.
Pencarian surat bisa melalui aplikasi sehingga memudahkan proses dalam mencari surat di lemari Arsip sesuai dengan data pengarsipan yang ada pada Aplikasi.
19 Banyak Buku agenda yang digunakan untuk proses Agenda Surat Keluar untuk memudahkan pencarian data surat sesuai dengan klasifikasi, hal ini dirasa kurang efisien dikarekan banyak buku yang kosong dikarenakan jumlah surat masuk yang kurang pada klasifikasi surat tertentu.
Hanya menggunakan 1 (satu) buku Agenda, dikarenakan seluruh data pengklasifikasian telah di backup oleh Aplikasi, sehingga lebih menghemat penggunaan buku Agenda.
34
20 Kondisi Lemari Arsip Surat Keluar, dimana terlalu banyak menggunakan Odner sesuai dengan pengklasifikasian surat, hal ini sangat merugikan dikarenakan belum tentu semua Odner akan terpakai maksimal
Kondisi lemari arsip setelah menggunakan aplikasi, dimana tidak ada Odner yang tidak terpakai secara maksimal.
21 Pencarian arsip surat keluar yang merepotkan dikarenakan harus mencari satu persatu arsip surat.
Pencarian surat bisa melalui aplikasi sehingga memudahkan proses dalam mencari surat di lemari Arsip sesuai dengan data pengarsipan yang ada pada Aplikasi.
22 Personel yang berkepentingan untuk mengetahui pengiriman surat harus menanyakan langsung kepada petugas pengiriman surat perihal surat yang dikirimkannya melalui bagian umum.
Personel yang berkentingan hanya cukup mengakses Aplikasi untuk mengetahui data pengiriman surat.
23 Rentan surat tercecer dikarenakan asli surat berpindah-pindah tangan.
Asli surat berada pada lemari Arsip (Arsiparis/Kasubbag Umum dan Keuangan), dan apabila diperlukan dapat diminta sesuai dengan kebutuhan.
Dari data perbandingan ini dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan Aplikasi ini Pengadilan Militer dapat menghemat Anggaran dalam proses Pengagendaan Surat dan Pengarsipan Surat, selain itu seluruh data surat telah terbackup oleh Aplikasi dengan adanya dokumen elektronik.
35
BAB IX
RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI
No Rencana Pengembangan Fungsi/Keterangan
1. Perbaikan Halaman Dashboard User dapat mengetahui hal-hal penting tanpa harus masuk ke dalam menu surat (contoh : jumlah keseluruhan surat masuk dan keluar, grafik perkembangan surat perbulan, jumlah surat yang belum di disposisi, jumlah surat yang belum diselesaikan (diaksi/ditindaklanjuti), dll.
2. Menu Peminjaman Arsip Surat Dengan menu ini dapat mengontrol arsip asli surat yang dipinjam oleh Personel lainnya.
3. Penambahan Tanggapan dalam setiap aksi penyelesaian surat.
Untuk memonitor tanggapan penerima terhadap aksi penyelesaian surat.
4. Pembuatan Menu e-konsep Untuk mempermudah dalam pengerjaan konsep, dan proses pemeriksaan konsep surat.
5. Pembuatan Menu edit Data User
Untuk merubah password user secara mandiri.
6. Perubahan Sistem keamanan Aplikasi
Pada saat ini aplikasi dibangun tanpa menggunakan template aplikasi yang baku, sehingga pengembangan aplikasi kedepannya kurang mengikuti perkembangan Teknologi Informasi, kedepan aplikasi akan dirubah menggunakan template aplikasi Code Igniter (CI) untuk meningkatkan performa aplikasi dan keamanan aplikasi.
7. Pemindahan Server/ penanaman Aplikasi di Website Pengadilan Militer.
Hal ini dilakukan untuk menunjang mobilitas, sehingga surat dapat diakses dimanapun dan kapanpun dengan menggunakan fasilitas internet.
8. Menu Laporan. Menu untuk membuat laporan terhadap kondisi surat.
9. Status User On-Line. Untuk melihat user yang online.
36
BAB X
PENUTUP
Pada prinsipnya dalam penciptaan Inovasi terhadap kinerja dan pelayanan pada Pengadilan Militer III-17 Manado adalah untuk mendukung reformasi pada lembaga peradilan yang lebih efisien dan tepat guna.
Aplikasi ini akan terus dikembangkan seiring dengan kekurangan dan target yang dicapai kedepannya.
Diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat memudahkan dan menjadi progres yang baik kedepannya untuk jajaran Peradilan Militer terutama Pengadilan Militer III-17 Manado.
Mengetahui,
Pgs. Kepala Pengadilan Militer III-17 Manado
ttd
Dr. Parluhutan Sagala, S.H., M.H. Letkol Chk NRP 11940008221167
Manado, 14 November 2018
Staf Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan
Pengadilan Militer III-17 Manado
ttd
Christian Hadi Bawole