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OUTLOOK 2010

VÉRONIQUE WARION

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© 2010 Pearson Education France – Outlook 2010 – Véronique Warion

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III

Table des matières

Outlook 2010

Chapitre 1 Adaptez l’espace de travail à vos besoins . . . . . . . . . 1

1 Personnalisez le module Courrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Découvrez le Ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Adaptez la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Chapitre 2 Traitez les messages à leur arrivée . . . . . . . . . . . . . 11

4 Les actions rapides par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Créez et organisez les actions rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Créez des règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Gérez les règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Soyez prévenus des messages importants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Personnalisez l’alerte Nouveau message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2510 Affectez un indicateur de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2611 Bloquez un expéditeur ou un domaine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2912 Tenez à jour le fi ltre courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3313 Actions à réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Chapitre 3 Classez et retrouvez rapidement vos informations . . 35

14 Organisez les messages par conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3715 Ignorez ou nettoyez une conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3916 Personnalisez les catégories de couleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4017 Classez vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4118 Localisez les messages d’une catégorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4319 Créez des dossiers de recherche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4520 La fonctionnalité Rechercher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Chapitre 4 Mettez vos idées en valeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

21 Signez vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5322 Personnalisez vos commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5423 Appliquez une couleur de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5824 Personnalisez les thèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5925 Organisez vos chiffres en tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6226 Dites-le avec un graphique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

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IVTable des matières

27 Donnez de la suite à vos idées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6828 Illustrez vos idées en images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7129 Corrigez l’orthographe et la grammaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7430 Utilisez une autre langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7931 Documentez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8232 Options de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Chapitre 5 Gérez les pièces jointes dans Outlook . . . . . . . . . . . 89

33 Prévisualisez les pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9134 Ouvrez et enregistrez les pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9335 Options des pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9436 Joignez un fi chier ou un élément à un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9537 Compressez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9738 Décompressez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Chapitre 6 Adaptez les formulaires à vos besoins . . . . . . . . . . . 101

39 Créez un formulaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10340 Ajoutez des champs et des contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10541 Défi nissez les propriétés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10642 Testez et publiez le formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Chapitre 7 Organisez votre carnet d’adresses . . . . . . . . . . . . . 109

43 Le module Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11144 Le formulaire de contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11445 Regroupez vos contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11746 Classez vos contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Chapitre 8 Gérez vos contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

47 Personnalisez les contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12348 Envoyez votre carte de visite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12749 Partagez vos contacts avec vos collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12950 Créez des groupes de contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13051 Envoyez un message à un groupe de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13252 Envoyez un mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

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Chapitre 9 Découvrez le calendrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

53 Personnalisez l’apparence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13954 Choisissez vos options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14155 Créez un autre calendrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Chapitre 10 Travaillez en étroite collaboration . . . . . . . . . . . . . 147

56 Découvrez le formulaire de rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14957 Organisez rendez-vous, réunion et événement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15158 Planifi ez des réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15559 Répartissez les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15960 Communiquez en cas d’absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16261 Partagez votre calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Chapitre 11 N’oubliez plus les événements importants . . . . . . . . 169

62 Créez un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17163 Gérez les rappels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Chapitre 12 Communiquez votre disponibilité . . . . . . . . . . . . . . 175

64 Envoyez votre calendrier par mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17765 Ouvrez un instantané de calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17866 Publiez votre calendrier sur Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Chapitre 13 Restez informé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

67 Abonnez-vous à des fl ux RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18368 Récupérez les informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Chapitre 14 Protégez-vous et vos destinataires . . . . . . . . . . . . . 187

69 Luttez contre l’hameçonnage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18970 Obtenez une identifi cation numérique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19171 Authentifi ez vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Chapitre 15 Sauvegardez vos informations . . . . . . . . . . . . . . . . 197

72 Sauvegardez vos fi chiers de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19973 Sauvegardez les règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20274 Sauvegardez votre identifi cation numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

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VITable des matières

Chapitre 16 Faites de la place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

75 Mettez de l’ordre dans la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20776 Archivez ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Chapitre 17 Comptes et dossiers de données. . . . . . . . . . . . . . . 215

77 Créez un compte de messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21778 Créez d’autres fi chiers de données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

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VIIVII

Introduction

Outlook 2010

Outlook 2010 fait entrer votre messagerie par la grande porte d’Offi ce. Si cette nouvelle version profi te pleinement de la révolution initiée avec la version 2007, elle bénéfi cie égale-ment de toutes les avancées technologiques développées depuis lors.

Outlook, vous connaissez. C’est un logiciel de messagerie électronique, qui permet d’envoyer et de recevoir des e-mails. Vous savez sans doute aussi qu’il propose un calendrier pour noter vos rendez-vous et un carnet d’adresses dans lequel placer les coordonnées de vos contacts.

Mais savez-vous aussi qu’il peut grandement vous simplifi er la tâche. Comment ? Pour commencer Outlook a été conçu pour automatiser le plus de tâches possibles : il s’occupe des tâches de fond, indispensables, mais peu productives, vous laissant le loisir de vous consacrer à l’essentiel.

Savez-vous, par exemple, qu’Outlook peut trier, fi ltrer et classer vos messages dès leur arrivée dans votre boîte de réception ? Et nous ne parlons pas ici uniquement de fi ltrer le courrier indésirable ou de fi ltrer les expéditeurs indélicats, mais bien d’organisation auto-matique. Sans compter qu’il simplifi e le travail collaboratif : vous échangez vos contacts et votre agenda avec vos collaborateurs ou vos clients, affectez des tâches et suivez leur progression, gérez plusieurs calendriers, etc. Vous envoyez souvent le même courrier ou des messages similaires ? Outlook permet de créer des modèles de messages, que vous mettrez en forme et en valeur grâce au nouvel éditeur de texte fondé sur Word 2010. Et n’oublions pas qu’Outlook permet d’enregistrer et d’archiver les données pour éviter tout désagré-ment en cas de panne ou d’arrêt brutal.

À l’instar des autres produits de la gamme Microsoft Offi ce 2010, Outlook bénéfi cie d’une nouvelle interface plus simple, plus interactive et plus logique. La cohésion et l’interaction entre les différents éléments et modules sont encore plus étroites.

Dans ce livre, nous n’allons pas explorer point par point chaque fonctionnalité, mais plutôt les intégrer logiquement à des tâches précises. Vous apprendrez ainsi, par quelques procédures rapides, comment confi er une grande partie de votre tâche à Outlook. Nous aborderons les points importants de la nouvelle interface et traiterons chaque sujet de façon à vous permettre d’exploiter rapi dement les fonctionnalités proposées et à profi ter au mieux des optimisations et des nouveautés. Ne vous limitez cependant pas au contenu présenté ici et n’hésitez pas à explorer plus avant les multiples facettes d’Outlook 2010.

Si cet ouvrage se veut d’un abord simple et direct, il ne s’adresse toutefois pas aux « grands » débutants et suppose que vous connaissez déjà certains fondements du fonctionnement d’un tel logiciel. Pour les utilisateurs avertis, il permet de retrouver rapidement ses marques,

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