Boletín 3080 Declaraciones de la administración

ÍNDICE

PÁRRAFOS

Generalidades 1 al 4

Alcance 5

Objetivo 6

Pronunciamientos normativos 7 al 19

Limitaciones al alcance 20 y 21

Asuntos a incluirse en la carta de declaraciones de la administración

22

Confirmación de actas por el secretario del Consejo de Administración

23

Otros asuntos 24 y 25

Vigencia 26

Apéndice A. Ejemplo de carta de declaraciones de la administración

27 al 31

Apéndice B. Ejemplos ilustrativos adicionales 32

Apéndice C. Ejemplo de actualización de una carta de declaraciones de la administración

33

Apéndice D. Ejemplo de carta de confirmación de actas 34

Generalidades

1. Las normas de auditoría que se refieren a la ejecución del trabajo, establecen que el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para expresar su opinión.

2. En el desarrollo de una auditoría la administración de la entidad hace numerosas declaraciones oralmente y por escrito al auditor a través de las aseveraciones que se incluyen en los estados financieros o en respuesta a preguntas específicas que él plantea. Esas declaraciones son parte integrante de la evidencia comprobatoria que obtiene el auditor, pero no constituyen un sustituto para la aplicación de los procedimientos de auditoría que son necesarios para permitirle obtener una base razonable para sustentar una opinión referente a los estados financieros sujetos a auditoría. Las declaraciones escritas de la administración normalmente confirman aseveraciones proporcionadas al auditor en forma explícita o implícita, indican y documentan la propiedad de esas declaraciones y reducen la posibilidad de entendimientos erróneos concernientes a los asuntos a que se refieren las declaraciones.

3. El auditor obtiene declaraciones por escrito de la administración para complementar otros procedimientos de auditoría. En muchos casos, el auditor aplica procedimientos de auditoría específicamente diseñados para obtener evidencia comprobatoria respecto a asuntos que son también materia de las declaraciones escritas. Por ejemplo, después de que el auditor aplica los procedimientos que se prescriben en el boletín de Partes relacionadas, aunque los resultados de esos procedimientos indiquen que las transacciones con partes relacionadas se revelan adecuadamente, debe obtener de la administración una declaración por escrito para documentar que la administración no tiene conocimiento de ninguna transacción de ese tipo que no se haya revelado adecuadamente. En algunas circunstancias, la evidencia de auditoría que puede obtenerse mediante la aplicación de procedimientos diferentes a preguntas, es limitada, por lo que el auditor obtiene declaraciones por escrito que le proporcionan evidencia adicional. Por ejemplo, si una entidad planea discontinuar una línea de negocios y al auditor no le es posible obtener,

mediante la aplicación de otros procedimientos de auditoría, información suficiente para corroborar el plan o intenciones de la administración, el auditor obtendrá de ésta una declaración por escrito que proporcione evidencia sobre esos asuntos.

4. Las declaraciones por escrito comúnmente utilizadas en una auditoría de estados financieros son: la carta de declaraciones de la administración y la confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración.

Alcance

5. Este boletín se refiere a la forma y contenido de la carta de declaraciones de la administración y de la confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración que el auditor debe obtener cuando se lleve a cabo una auditoría de estados financieros de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.

Objetivo

6. El propósito de este boletín es:

a) Establecer los pronunciamientos normativos que el auditor debe observar al obtener declaraciones por escrito de la administración de la entidad y la confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración, y

b) proporcionar guías sobre los asuntos que normalmente deben contener esos documentos.

Pronunciamientos normativos

7. La obtención de declaraciones por escrito de la administración de la entidad confirma su responsabilidad en cuanto a la preparación y aprobación de los estados financieros. Sin embargo, como se señala en el párrafo 2 de este boletín, esas afirmaciones no constituyen un sustituto para la aplicación de los procedimientos de auditoría necesarios para permitirle al auditor obtener una base razonable para sustentar una opinión referente a los estados financieros sujetos a auditoría.

8. Deben obtenerse declaraciones por escrito de la administración de la entidad que se refieran a todos los estados financieros y periodos cubiertos por el dictamen del auditor. Por ejemplo, si el dictamen cubre estados financieros comparativos, la carta de declaraciones de la administración que se obtenga al final de la auditoría más reciente debe referirse a todos los periodos que se cubren en el dictamen.

9. Si una declaración hecha por la administración de la entidad se contradice por otra evidencia de auditoría, el auditor deberá investigar las circunstancias y considerar la confianza que puede depositar en las declaraciones que le han sido hechas por la administración. Con base en su juicio y en las circunstancias, el auditor deberá considerar si la confianza que ha depositado en las declaraciones hechas por la administración, referentes a otros aspectos de los estados financieros, es apropiada y se justifica.

10. Las declaraciones de la administración deben incluir solamente aspectos que son significativos en relación con los estados financieros tomados en su conjunto.

11. Las declaraciones de la administración pueden limitarse a asuntos que se consideren individual o colectivamente, significativos para los estados financieros, siempre que previamente la administración y el auditor hayan llegado a un entendimiento sobre importancia relativa para este propósito. La importancia relativa puede ser distinta para diferentes declaraciones. Una descripción de lo que debe entenderse por importancia relativa puede incluirse explícitamente en la carta de declaraciones, ya sea en términos cualitativos o cuantitativos. No son aplicables consideraciones sobre importancia relativa a declaraciones que no están relacionadas directamente con importes incluidos en los estados financieros; por ejemplo, las declaraciones a que se refieren los incisos a) a e) del párrafo 22. Además, debido a los posibles efectos de fraude sobre otros aspectos de la auditoría, la importancia relativa no sería aplicable a las declaraciones a que se refieren los incisos i) y j) del párrafo 22.

12. La carta de declaraciones de la administración debe elaborarse específicamente para cada auditoría, de manera tal que incluya declaraciones relativas a asuntos específicos propios de la actividad de la entidad o de la industria en que ésta opera. En el anexo B de este boletín se incluyen ejemplos de declaraciones adicionales que pueden ser apropiadas en determinadas

circunstancias.

13. La carta de declaraciones de la administración debe dirigirse al auditor. Debido a que a éste le interesa conocer de eventos que ocurren en el periodo que transcurre con posterioridad a los estados financieros auditados y hasta la fecha de su dictamen, la carta de declaraciones de la administración no debe fecharse antes de la fecha del dictamen del auditor y, por lo tanto, debe llevar como fecha aquélla en que él concluye su trabajo, misma que debe coincidir con la del dictamen. Esta carta debe ser firmada por los funcionarios de la entidad responsables de la información financiera, y en todos los casos debe firmarse, al menos, por el funcionario de mayor jerarquía y por el responsable de la información financiera. Si el dictamen del auditor es doble fechado, el auditor debe obtener declaraciones adicionales sobre el(los) evento(s) subsecuente(s).

14. En caso de ya haber obtenido el auditor la carta de declaraciones de la administración:

a) De llegar posteriormente a conocer de eventos subsecuentes que deban ser incluidos en ella, será necesario obtener una carta adicional que cubra el hecho o transacción ocurrido con posterioridad a la fecha original de la carta o utilizar en ésta doble fecha, sustituyendo así a la carta originalmente obtenida por el auditor.

b) Si el dictamen del auditor no se entrega al cliente dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se concluyó el trabajo, y aun cuando no existan eventos subsecuentes que deban ser incluidos en la carta de la administración, se debe obtener de ésta una carta adicional en la que la administración declare al auditor que no tiene conocimiento de hechos o circunstancias que puedan afectar significativamente los estados financieros de la entidad a la fecha y por los periodos cubiertos por el dictamen o que deban ser registrados o revelados.

15. Cuando la auditoría cubra estados financieros consolidados, la carta de declaraciones que se obtenga de la administración de la compañía tenedora, deberá hacer referencia a los estados financieros consolidados.

16. Si el auditor realiza una auditoría de los estados financieros de una subsidiaria y él no es el auditor de los estados financieros de la compañía tenedora, debe obtener declaraciones por escrito de la administración de ésta con respecto a asuntos que pueden afectar a la subsidiaria, tales como operaciones entre partes relacionadas o la intención de la tenedora de proporcionar a la subsidiaria un continuo apoyo financiero.

17. Aun cuando la administración actual no haya estado presente durante todos los periodos cubiertos por el dictamen, el auditor debe obtener declaraciones por escrito de la administración actual sobre esos periodos. Las declaraciones específicas a obtener por el auditor dependerán de las circunstancias de la auditoría y de la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros. Como se explica en el párrafo 11, las declaraciones de la administración pueden limitarse a asuntos que individual o colectivamente se consideran significativos para los estados financieros.

18. En ciertas circunstancias el auditor puede considerar necesario obtener declaraciones por escrito de otros funcionarios de la entidad, distintos del secretario del Consejo de Administración. Por ejemplo, puede considerar necesario obtener del secretario del Comité de Compras o del Comité de Crédito o de ambos, declaraciones por escrito referentes a la integridad de las actas de las juntas efectuadas por esos comités durante el periodo a que se refieren los estados financieros auditados y hasta la fecha que se anotará en el dictamen. Si el secretario del Consejo de Administración ha actuado también como secretario de esos comités, en la carta confirmación que se obtenga de aquél puede incluirse el texto necesario para cubrir a los otros comités.

19. Existen circunstancias en las que el auditor debe obtener de la administración cartas de declaraciones actualizadas. Si a un auditor predecesor se le requiere por un cliente anterior una nueva edición de su dictamen de un periodo anterior o que consienta la reemisión de su dictamen sobre los estados financieros de un periodo anterior, y esos estados financieros se van a presentar sobre una base comparativa con estados financieros de un periodo posterior, debe obtener de la administración de su anterior cliente, una actualización de la carta de declaraciones. Asimismo, cuando al auditor se le requiera la emisión de una carta para agentes de valores, y como parte de su trabajo aplique procedimientos de auditoría para la revisión de eventos posteriores, deberá obtener de la administración de la entidad ciertas declaraciones por escrito. En la actualización de

la carta de declaraciones de la administración debe manifestarse: (a) si ha llegado a la atención de la administración cualquier información que la haga pensar que alguna de las declaraciones contenidas en la carta previamente emitida debiera modificarse, y (b) si con posterioridad a la fecha del balance de los últimos estados financieros dictaminados por el auditor, han ocurrido eventos que requieren de ajuste o de revelación en esos estados financieros.

Limitaciones al alcance

20. La negativa por la administración o del secretario del Consejo de Administración o de otros comités de la entidad que el auditor considere importantes, a proporcionar o ratificar por escrito declaraciones que considere necesarias, constituye una limitación en el alcance de la auditoría suficiente para impedirle la emisión de un dictamen sin salvedades y es razón suficiente para emitir una abstención de opinión o para que se retire del trabajo. Sin embargo, en atención a la naturaleza de las declaraciones no obtenidas o de las circunstancias de la negativa para hacerlo, el auditor puede concluir que la emisión de una opinión con salvedades es adecuada. Asimismo, el auditor debe considerar los efectos de la negativa de la administración en la confianza que él ha depositado en las aseveraciones que se incluyen en los estados financieros y en otras declaraciones que ella le ha hecho.

21. Aun cuando se haya obtenido de la administración de la entidad una declaración específica al respecto, si al auditor no le es posible aplicar algún procedimiento de auditoría que considere necesario en las circunstancias, respecto a algún asunto de importancia para los estados financieros, existirá una limitación en el alcance de su examen, y deberá emitir un dictamen con salvedades o una abstención de opinión.

Asuntos a incluirse en la carta de declaraciones de la administración

22. Los asuntos a ser incluidos en la carta de declaraciones de la administración dependerán de las circunstancias de la contratación de los servicios del auditor, así como de la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros. En relación con una auditoría de estados financieros preparados de acuerdo con las Normas de Información Financiera, la carta de la administración debe incluir declaraciones específicas referentes a los siguientes asuntos:

Estados financieros

a) Reconocimiento por la administración de su responsabilidad por la presentación razonable del balance general y de los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situación financiera, preparados de conformidad con las Normas de Información Financiera o, en su caso, de conformidad con las bases especiales utilizadas en su preparación.

b) Manifestación por la administración de que considera que los estados financieros están presentados razonablemente, de conformidad con las Normas de Información Financiera en México o, en su caso, con las bases especiales utilizadas en su preparación.

Integridad de la información

c) Disponibilidad de todos los registros contables y de la información relativa.

d) Declaración de que se han conciliado los libros y registros contables y no existen:

i) diferencias significativas ni cuentas que no hayan sido depuradas y que requieran de ajustes o reclasificaciones a otras cuentas de balance, y

ii) cuentas o saldos fuera del balance general que sea necesario registrar en el estado de resultados y/o viceversa.

e) Todas las actas de Asambleas de Accionistas, juntas del Consejo de Administración, y otros comités que el auditor considere importantes para su auditoría, están completas y disponibles.

f) Información sobre comunicaciones de y con organismos o agencias reguladoras, referentes al incumplimiento con, o a deficiencias en las prácticas de información financiera de la entidad y en el pago de impuestos y contribuciones.

g) Ausencia de errores u omisiones en los estados financieros y desconocimiento de irregularidades o fraudes que involucren a la administración o a empleados de la entidad, incluyendo denuncias o sospechas de fraude.

Reconocimiento, cuantificación y revelación

h) Declaración de que la administración conoce las diferencias no registradas determinadas tanto por la entidad como por el auditor y de que éstas no tienen un impacto significativo sobre los estados financieros.

i) La administración es responsable de asegurar razonablemente que no existan deficiencias significativas o debilidades materiales en el diseño y/o en la operación del control interno que impidan que se preparen y emitan informes financieros confiables y que aseguren su capacidad para registrar, procesar y resumir los datos que integran la información financiera.

j) Reconocimiento por la administración de su responsabilidad para el diseño e implantación de programas y controles para prevenir y detectar fraudes.

k) Conocimiento de fraude o sospechas de fraude que afecten a la entidad y que involucren a:

(i) la administración,

(ii) empleados que tienen una participación significativa en el control interno,

(iii) otros, que pueden provocar que el fraude pueda tener un efecto significativo en los estados financieros.

l) Revelación de todo conocimiento que tenga la administración de cualquier alegato o sospecha de fraude que afecte o pueda afectar a la entidad, que le haya sido comunicado por empleados actuales o anteriores, analistas, empleados de agencias o departamentos del gobierno, agentes de valores u otros.

m) Planes o propósitos de la administración que puedan afectar el valor registrado de activos o pasivos o su clasificación.

n) Información concerniente a transacciones con partes relacionadas y saldos por cobrar y por pagar a ellas.

o) Violaciones o posibles violaciones a leyes o reglamentos, cuyos efectos deban ser considerados para su revelación en los estados financieros o como la base para el registro de una pérdida contingente.

p) Cumplimiento con compromisos contractuales cuyo incumplimiento puede dar lugar a situaciones que afecten significativamente a los estados financieros.

q) Garantías otorgadas, por escrito u oralmente, bajo las cuales la entidad está contingentemente obligada.

r) Título satisfactorio sobre todos los activos, a excepción de aquéllos que se están adquiriendo mediante arrendamientos financieros; existencia de hipotecas y otros gravámenes sobre activos; activos dados en garantía de obligaciones.

s) Restricciones sobre la disponibilidad de activos y utilidades.

t) Los activos fijos han sido correctamente valuados y se ha considerado adecuadamente su deterioro.

u) Las cuentas por cobrar representan reclamos válidos en contra de los deudores que en ellas se consignan y no incluyen importes por mercancías embarcadas o por servicios proporcionados con posterioridad a la(s) fecha(s) del(os) balance(s), ni importes por mercancías embarcadas en consignación o sujetas a aprobación o a cualquier otro tipo de arreglo que no constituya una venta.

v) Manifestación de que los inventarios, incluyendo las mercancías defectuosas, de lento movimiento, obsoletas o no utilizables, están valuados en importes que no exceden a su valor neto de realización estimado.

w) Litigios en proceso que los asesores legales de la entidad consideran pueden resultar en fallos negativos para ella y que de acuerdo con las Normas de Información Financiera deben reconocerse como pasivo o revelarse.

x) Inexistencia de reclamaciones o litigios no reportados por los abogados, que puedan afectar significativamente a los estados financieros.

y) Contratos para recompra de acciones y de opciones para adquisición de acciones, u otros convenios que conceden derechos relativos a la suscripción y venta de acciones.

z) Pérdidas originadas por compromisos de compra o venta.

aa) Compromisos de recompra de activos vendidos previamente.

bb) Otros pasivos y utilidades o pérdidas contingentes que las Normas de Información Financiera requieren se contabilicen o se revelen.

cc) Actividades no reflejadas en el balance, incluyendo entidades no consolidadas y el reconocimiento de ingresos que les son relativos.

Eventos subsecuentes

dd) Información relativa a eventos subsecuentes.

Confirmación de actas por el secretario del Consejo de Administración

23. Por lo que se refiere a la confirmación de actas por el secretario del Consejo de Administración, ésta deberá cubrir los periodos a que se refieren los estados financieros mencionados en el dictamen del auditor y el periodo transcurrido hasta la fecha del dictamen. Esta confirmación deberá incluir una relación de todas las actas de Asambleas de Accionistas, juntas del Consejo de Administración y, en su caso, de otros comités semejantes que el auditor considere importantes, celebradas durante el periodo, e indicar si éstas han sido fielmente asentadas en los registros correspondientes.

Otros asuntos

24. En los apéndices A, C y D de este boletín se incluyen ejemplos de una carta de declaraciones de la administración, de una actualización de ésta y de una carta de confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración.

25. Deben siempre tenerse presente los efectos que en la carta de declaraciones de la administración, en su actualización y en la carta de confirmación de actas puedan tener pronunciamientos de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría que se emitan con posterioridad a este boletín.

Vigencia

26. El presente boletín entrará en vigor a partir de las auditorías que se inicien el o después del 1 de julio de 2004. Se recomienda su aplicación anticipada.

APÉNDICE A

EJEMPLO DE CARTA DE DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

27. El siguiente ejemplo de carta de declaraciones de la administración se refiere a una auditoría de estados financieros preparados de conformidad con las Normas de Información Financiera en México y se incluye únicamente para propósitos ilustrativos. En el primer párrafo de la carta deben especificarse los estados financieros y los periodos cubiertos por el dictamen del auditor; por ejemplo, "...los balances generales de Compañía X, S.A. al 31 de diciembre de 20X3 y 20X2, y los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situación financiera, que les son relativos, por los años que terminaron en esas fechas..." Las declaraciones a ser obtenidas por escrito dependen de las circunstancias del trabajo y de la naturaleza y base de presentación de los estados financieros auditados.

28. Si existen asuntos que deban ser revelados al auditor, éstos se incluyen en la carta modificando la declaración correspondiente. Por ejemplo, si un evento posterior a la fecha del balance se revela en los estados financieros, el párrafo 15 puede redactarse como sigue: "A nuestro leal saber y entender, excepto por el asunto que se comenta en la Nota X a los estados financieros, no han ocurrido eventos..." Si las circunstancias lo requieren, la declaración que se incluye en el inciso b) del párrafo 8 del ejemplo puede modificarse para quedar así: "La entidad no tiene planes ni intenciones que puedan afectar significativamente el valor de sus activos y pasivos registrado contablemente, ni su clasificación, a excepción de los planes que tenemos para disponer del segmento A, como se revela en la Nota X a los estados financieros consolidados y se describe en el acta de la Junta del Consejo de Administración celebrada el 4 de julio de 20X3." Asimismo, si la administración ha recibido información referente a algún alegato o sospecha de fraude, el texto de los párrafos 5 y 6 pueden modificarse y quedar de la siguiente manera: "Excepto por el alegato que se describe en el acta de la Junta del Consejo de Administración celebrada el 4 de julio de 20X3 (o que les fue comunicado a ustedes por nosotros en nuestra junta efectuada el 16 de noviembre de 20X3), no tenemos conocimiento de ningún alegato o sospecha de fraude que afecte

o pueda afectar a la entidad ni tampoco hemos sido informados de ningún evento de esa naturaleza en comunicaciones recibidas de empleados, anteriores empleados, analistas, agentes del gobierno, colocadores de valores, u otros."

29. Algunos términos que se utilizan en el ejemplo de la carta de declaraciones de la administración se describen en otros boletines emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría. Por ejemplo, fraude y partes relacionadas. Para evitar en lo posible entendimientos equivocados relacionados con el significado de esos términos, el auditor puede proporcionar a la administración las definiciones o descripciones que considere necesarias o solicitarle que esas definiciones y descripciones se incluyan en la carta de declaraciones de la administración.

30. En el ejemplo que se acompaña se asume que la administración y el auditor han llegado a un entendimiento con respecto a los límites de importancia relativa para propósito de las declaraciones. Sin embargo, como se comenta en el párrafo 11 de este boletín, debe tenerse presente que un límite de importancia relativa no sería aplicable a ciertas declaraciones.

31. Ejemplo ilustrativo

Membrete de la entidad auditadaFechaNombre del auditorDomicilio

Proporcionamos a ustedes esta carta de declaraciones en relación con su(s) auditoría(s) de los [identificar los estados financieros] de [denominación de la entidad] al [fechas] y por el(los) periodo(s) de un año terminado(s) en esa(s) fecha(s), efectuada(s) con el propósito de expresar una opinión respecto a si dichos estados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de la compañía, de conformidad con las Normas de Información Financiera. Confirmamos que somos responsables de la presentación razonable de los estados mencionados anteriormente y que éstos fueron preparados de conformidad con las Normas de Información Financiera.

En determinadas declaraciones contenidas en este documento se menciona que ellas están limitadas a aspectos que son significativos o de relativa importancia. Para efectos de esta carta se considera que son aspectos significativos o de relativa importancia, aquellos asuntos o partidas que, sin consideración a su tamaño, involucran una omisión o presentación incorrecta de información financiera que, a la luz de las circunstancias que la rodean, hacen probable que el juicio de una persona razonable que descanse en esa información, se vea modificado o influenciado por la omisión o presentación incorrecta.

A nuestro leal saber y entender, confirmamos a ustedes al [fecha del dictamen] las siguientes declaraciones hechas a ustedes en el curso de su auditoría:

1. Los estados financieros mencionados en el primer párrafo de esta carta están razonablemente presentados, de conformidad con las Normas de Información Financiera. [En su caso, describir las excepciones.]

2. Hemos puesto a su disposición:

a. Todos los registros de contabilidad e información relativa.

b. Todas las actas de Asambleas de Accionistas, y de juntas del Consejo de Administración y de los comités de Crédito y de Compras. También hemos proporcionado a ustedes resúmenes de los acuerdos de juntas recientemente celebradas, cuyas actas aún se encuentran en proceso de elaboración.

3. Somos responsables de asegurar razonablemente que no existan deficiencias significativas o debilidades materiales en el diseño y/o en la operación del control interno que impidan que se preparen y emitan informes financieros confiables y que aseguren su capacidad para registrar, procesar y resumir los datos que integran la información financiera.

4. Reconocemos nuestra responsabilidad para el diseño e implantación de programas y controles para prevenir y detectar fraudes.

5. Consideramos que los efectos de todas las diferencias no corregidas en los estados financieros, incluyendo las determinadas por ustedes en el curso de su auditoría, y que se resumen en la cédula adjunta a esta carta, no son significativos, tanto en forma individual como en su conjunto, para los estados financieros auditados.

6. No tenemos conocimiento de la existencia de fraudes que involucren a la administración o a empleados con un papel importante en el sistema de control interno y contable de la compañía.

7. Ningún funcionario o empleado actual o anterior de la compañía, ni ningún analista financiero, funcionario o empleado de alguna agencia o departamento del gobierno, agente de valores ni ninguna otra persona nos ha comunicado de algún alegato o sospecha de fraude que afecte o pueda afectar a la Compañía. [Si la administración ha recibido comunicación relativa a algún alegato o sospecha de fraude que afecte o pueda afectar de manera significativa a los estados financieros, el párrafo puede redactarse como sigue: "excepto por el alegato de fraude que se comenta en el acta de la junta del consejo de administración efectuada el x de noviembre de 20X3 (o que les fue comentada por nosotros en nuestra reunión del x de diciembre de 20X3) ningún funcionario o empleado actual o anterior de la compañía, ni ningún analista financiero, funcionario o empleado de alguna agencia o departamento del gobierno, agente de valores ni ninguna otra persona nos ha comunicado de algún alegato o sospecha de fraude que afecte o pueda afectar a la Compañía".]

8. No hemos recibido ninguna comunicación de ningún organismo o agencia gubernamental referente a incumplimientos con las reglas de información financiera aplicables a la Compañía o a deficiencias en la información financiera presentada por ésta.

9. No existen:

a. Transacciones significativas que no hayan sido adecuadamente contabilizadas en los registros de contabilidad que soportan a los estados financieros.

b. Planes o intenciones que puedan afectar en forma importante el valor en libros o la clasificación en los estados financieros, de activos o pasivos.

c. Violaciones, o posibles violaciones, de leyes y reglamentos, incluyendo fiscales, cuyos efectos deban ser considerados para su revelación en los estados financieros o como base para el registro de pérdidas contingentes.

d. Incumplimientos con compromisos contractuales que puedan dar lugar a situaciones que afecten significativamente a los estados financieros.

e. Litigios en proceso que nuestros asesores legales consideren que puedan resultar en fallos negativos para la Compañía y que de acuerdo con las Normas de Información Financiera deban registrarse como pasivo o revelarse.

f. Otros pasivos o utilidades o pérdidas contingentes cuyo registro o revelación lo requieran las Normas de Información Financiera.

g. Reclamaciones o litigios que no hayan sido informados a ustedes por nuestros asesores legales y que pudieran afectar significativamente a los estados financieros.

h. Compromisos de recompra de activos vendidos.

i. Actividades o negocios no registrados en el balance general, incluyendo entidades no consolidadas y el reconocimiento de los resultados que les son relativos.

j. Contratos sobre recompra de acciones ni de opciones para adquisición de acciones, u otros convenios celebrados que amparen derechos de suscripción y adquisición de acciones de la Compañía.

10. Las siguientes situaciones han sido adecuadamente registradas o reveladas en los estados financieros:

a. Operaciones con partes relacionadas, incluyendo ventas, compras, préstamos, traspasos, arrendamientos, y garantías y saldos por cobrar y por pagar entre ellas.

b. Garantías otorgadas ya sea en forma oral o por escrito, que obliguen contingentemente a la Compañía.

. c. Provisiones adecuadas para pérdidas, costos y gastos que pueden incurrirse con posterioridad a la fecha del balance al [fecha del balance general más reciente que se presenta], relativas a ventas realizadas y servicios prestados con anterioridad a esa fecha y a cuentas incobrables, descuentos y devoluciones sobre ventas, etc., que pueden incurrirse en la recuperación de las cuentas por cobrar a esa fecha

d. Estimaciones y concentraciones importantes que son del conocimiento de la administración y cuya revelación es requerida por los Normas de Información Financiera en México. [Estimaciones importantes son estimaciones a la fecha del balance que pueden cambiar significativamente en el curso del año siguiente. Concentraciones se refiere a volúmenes de actividades, ingresos, fuentes de suministros disponibles o mercados o áreas geográficas en las que en el curso del año siguiente pueden ocurrir eventos que afecten significativamente las finanzas de la entidad.]

11. Todos los asuntos que pueden resultar en acciones legales contra la Compañía han sido comentados con nuestros abogados y se revelan en los estados financieros conforme lo requieren las Normas de Información Financiera en México.

12. Los registros de contabilidad que sirvieron de base para la preparación de los estados financieros:

a. Reflejan en forma correcta y razonable y con suficiente detalle, las operaciones de la Compañía.

b. Incluyen todos los activos y pasivos de la Compañía de los que tenemos conocimiento.

13. La Compañía posee documentación que ampara satisfactoriamente la tenencia y propiedad de todos sus activos. No existen hipotecas ni otros gravámenes sobre los activos, ni éstos se han dado en garantía de obligaciones, a excepción de: [en su caso, anotar las excepciones].

14. Los activos fijos han sido registrados originalmente a su costo de adquisición, y posteriormente éste se ha actualizado mediante el método de [describir el método; si se utilizaron avalúos, mencionar en la carta si éstos fueron elaborados por peritos valuadores independientes].

15. El método de depreciación es consistente en los dos años terminados el [fecha del balance general más reciente que se presenta] y con el seguido en el año terminado el [fecha de cierre del año inmediato anterior al del primer año que cubre el dictamen]. La depreciación se determina con base al valor actualizado de los activos y a sus vidas útiles que han sido estimadas por peritos valuadores independientes y aprobadas por nuestros expertos internos. Durante el periodo cubierto por los estados financieros que se mencionan en su dictamen, no se han modificado las vidas útiles estimadas de los activos fijos, a excepción de [insertar lista de los activos fijos y las correspondientes vidas útiles estimadas, tanto nuevas como anteriores, y el efecto que el cambio provocó en los estados financieros].

16. A nuestro leal saber y entender no han ocurrido eventos subsecuentes al [fecha de los estados financieros] y hasta la fecha de esta carta, que pudieran tener un efecto importante sobre los estados financieros, o que requieran ser revelados en ellos.

17. Las cuentas por cobrar representan operaciones reales y recuperables, y no incluyen importes por mercancías embarcadas o servicios prestados con posterioridad al [fecha del último balance general que se presenta], mercancías embarcadas en consignación, mercancías sujetas a aceptación o a otro tipo de arreglos que no constituyan ventas. Las estimaciones para cuentas de cobro dudoso y descuentos especiales, son suficientes para cubrir cualquier pérdida que pudiera resultar en el cobro de las mismas.

18. Los inventarios al [fechas de los balances generales mencionados en el dictamen] se presentan valuados de manera consistente en los dos años terminados el [fecha del balance general más reciente que se presenta] y con el año terminado el [fecha de cierre del año inmediato anterior al del primer año que cubre el dictamen], bajo el método de [describir] y actualizados a pesos de cierre al [fecha del último balance general que se presenta] mediante [describir el método]. Los inventarios, incluyendo artículos obsoletos, de lento movimiento, defectuosos o en mal estado, están valuados en importes que no exceden a su valor estimado de realización. [Si durante el periodo a que se refieren los estados financieros auditados ocurrieron cambios en los métodos de valuación de los inventarios o en las políticas establecidas para el reconocimiento de inventarios obsoletos, de lento movimiento, etc., en la carta se deberán incluir párrafos en los que se

describan los cambios y sus efectos en los estados financieros.]

19. Todos los pasivos por mercancías o servicios incurridos antes del [fecha del balance general más reciente que se presenta], han sido incluidos en el balance general. Se han registrado las provisiones necesarias para todos los pasivos acumulados a esa fecha, incluyendo los pasivos en litigio y pasivos por concepto de gratificaciones, aguinaldos, pensiones y primas de antigüedad.

20. Al [fecha del balance general más reciente que se presenta], la Compañía no tenía compromisos importantes para la compra de materias primas o materiales, a precios superiores a los del mercado a esa fecha; tampoco tenía compromisos importantes de ventas a precios inferiores a los costos de los inventarios o a los costos esperados de compra o de fabricación, incrementados con los gastos directos de venta.

21. No tenemos conocimiento de ningún caso en que un funcionario o empleado tenga interés en alguna entidad con la que nuestra Compañía haya realizado o esté realizando negocios, que pudieran ser considerados como "Conflicto de interés".

22. La Compañía ha registrado todos los instrumentos financieros derivados y actividades de cobertura, de acuerdo con las Normas de Información Financiera. [Si se prefiere pueden mencionarse los boletines y párrafos relativos.]

23. Las inversiones en valores clasificadas como conservadas a su vencimiento se han reconocido como tales, debido a que tenemos tanto la intención como la posibilidad de así conservarlas. Las otras inversiones en valores se han clasificado como adquiridas con fines de negociación o disponibles para su venta. Las disminuciones en el valor de las inversiones se han reconocido en los resultados del ejercicio.

24. Los segmentos sobre los que la Compañía presenta información no auditada se han identificado adecuadamente y las revelaciones relativas a cada segmento y a la entidad en su conjunto, se hacen de acuerdo con los requerimientos establecidos por las Normas de Información Financiera.

25. De acuerdo a nuestro leal saber y entender y junto con la opinión de nuestros abogados, no existen obligaciones, ganancias o pérdidas contingentes y/o reclamos o beneficios probables que las Normas de Información Financiera requieran de ser registrados o revelados.

26. Entendemos que su auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en México y que, por lo tanto, fue realizada principalmente con el propósito de expresar una opinión sobre los estados financieros de la entidad tomados en su conjunto, y de que sus pruebas de los registros de contabilidad y otros procedimientos de auditoría se limitaron a aquéllos que ustedes consideraron necesarios con ese propósito.

Atentamente,

Funcionario de mayor jerarquía

Responsable de la información financiera

APÉNDICE B

32. Ejemplos ilustrativos adicionales

1. Como se comenta en el párrafo 12 de este boletín, las cartas de declaraciones de la administración normalmente deben elaborarse específicamente para cada auditoría, de manera tal que incluyan declaraciones relativas a asuntos específicos propios de la actividad de la entidad o de la industria en que ésta opera. A continuación se presenta una lista de declaraciones adicionales cuya inclusión en la carta de declaraciones de la administración, en determinadas circunstancias, puede ser adecuada. La lista incluye sólo ejemplos ilustrativos y no se pretende que incluya todas las declaraciones aplicables a todas las situaciones que puedan presentarse en la práctica de la auditoría de estados financieros.

General

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Información financiera Intermedia No auditada acompaña a los estados financieros.

La información financiera no auditada que se incluye en la Nota X a los estados financieros al [fecha del balance general más reciente que se menciona en el dictamen] ha sido preparada y se presenta de conformidad con las Normas de Información Financiera aplicables a información financiera intermedia, los cuales fueron aplicados de manera consistente con los utilizados para preparar los estados financieros auditados.

Se desconoce cuál será el efecto de la adopción de un nuevo principio de contabilidad.

Como se comenta en la Nota X a los estados financieros, aún no hemos concluido nuestro proceso de evaluación del efecto que resultará de la adopción del nuevo boletín [número y nombre del boletín] emitido por la Comisión de Principios de contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos [o por Cinif, según sea el caso]. Por lo tanto, la Compañía no está en posibilidad de revelar el efecto que provocará en su posición financiera y en los resultados de sus operaciones la adopción del referido boletín.

Se justifica un cambio en un principio de contabilidad.

Consideramos que el principio [describir el nuevo principio] es preferible al principio [describir el anterior principio] debido a que [describir la justificación de la administración para el cambio].

La situación financiera de la Compañía es difícil y en los estados financieros se revelan las intenciones de la administración y la capacidad de la Compañía para continuar operando como un negocio en marcha.

En la Nota X a los estados financieros se revelan todos los asuntos de que tenemos conocimiento son relevantes para evaluar la capacidad de la Compañía para continuar operando como un negocio en marcha. Esos asuntos incluyen condiciones y eventos importantes y los planes de la administración.

Existen posibilidades de que el valor de ciertos activos fijos o de ciertos activos intangibles se esté deteriorando.

Hemos efectuado una revisión de nuestros activos fijos e intangibles para determinar si su valor se ha deteriorado y cuando así se ha determinado, los ajustes para reflejar la baja en su valor han sido contabilizados.

La Compañía ha utilizado el trabajo de un especialista.

Estamos de acuerdo con las conclusiones de los especialistas en su evaluación de [describir la aseveración o aseveraciones hechas por los especialistas] y hemos dado una adecuada consideración a su capacidad y calidad para determinar los importes y revelaciones utilizados en los estados financieros y en los correspondientes registros de contabilidad. Nosotros no dimos directa o indirectamente instrucciones a los especialistas tendientes a influenciar de alguna manera los valores o

importes determinados en su informe, y no tenemos conocimiento de ningún asunto que pudiera haber tenido algún impacto en la independencia u objetividad de los especialistas.

Activos

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Efectivo

Se requiere la revelación de saldos compensatorios o de otros convenios o arreglos que involucren restricciones sobre el efectivo, líneas de crédito o de otros arreglos similares.

Los convenios orales y escritos que tenemos celebrados con instituciones de crédito incluyen el mantenimiento por nuestra parte de saldos de efectivo compensatorios y otros arreglos relativos a líneas de crédito, los cuales se revelan adecuadamente en los estados financieros.

Instrumentos financieros

La administración considera que la baja en el valor de sus inversiones en valores de renta fija y de renta variable es temporal.

Consideramos que la baja en el valor de nuestras inversiones de renta fija y de renta variable, clasificadas en el balance general como disponibles para su venta o conservadas a su vencimiento, es temporal.

La administración estimó el valor razonable de instrumentos financieros para los que no existe valor de mercado, utilizando determinaciones técnicas.

Los métodos y supuestos significativos utilizados en las determinaciones técnicas del valor razonable de instrumentos financieros fueron: [describir la metodología y los supuestos significativos utilizados por la administración en su determinación técnica del valor razonable de los instrumentos financieros]. Los métodos y supuestos significativos utilizados dieron como resultado una medida adecuada del valor razonable de los instrumentos financieros para propósitos de su cuantificación y revelación en los estados financieros.

Existen instrumentos financieros con riesgo fuera del balance e instrumentos financieros con concentraciones de riesgo de crédito.

La siguiente información relativa a instrumentos financieros con riesgo fuera del balance y a instrumentos financieros con concentraciones de riesgo de crédito se revela adecuadamente en los estados financieros:

1. La extensión, naturaleza y términos de los instrumentos financieros con riesgo fuera del balance.

2. El importe de los riesgos de crédito de los instrumentos financieros con riesgo fuera del balance e información relativa al colateral que soporta a esos instrumentos financieros.

3. Concentraciones significativas de riesgo de crédito resultantes de todos los instrumentos financieros e información acerca del colateral que soporta a esos instrumentos financieros

Inventarios

Existen inventarios obsoletos o en exceso.

Se han registrado provisiones para reducir los inventarios obsoletos o en exceso a su valor neto de realización estimado.

Inversiones

Existen consideraciones inusuales relacionadas con la determinación de la aplicación del método de participación.

[Para inversiones en acciones comunes en entidades en las que no se tiene control selecciónese de las siguientes, la declaración que sea más adecuada a las circunstancias]:

1. Se utiliza el método de participación para contabilizar el valor de la(s) inversión(es) de la Compañía en acciones ordinarias de [insertar el nombre o nombres de la(s) emisora(s)] debido a que la entidad tiene más de 10% de las acciones ordinarias de la emisora o la capacidad para ejercitar influencia significativa sobre las políticas de operación y financieras de la(s) invertida(s).

2. Se utiliza el método de costo, actualizado por el Índice Nacional de Precios al Consumidor, para contabilizar el valor de las inversiones de la Compañía en acciones comunes de [insertar el nombre o nombres de la(s) emisora(s)] debido a que la Compañía no tiene capacidad para ejercitar influencia significativa sobre las políticas de operación y financie ras de la(s) invertida(s).

Cargos diferidos

Se han diferido erogaciones significativas.

Consideramos que todas las erogaciones significativas que se han diferido para futuros periodos son recuperables, ya que contribuirán a la obtención de ingresos en esos periodos.

Activos por impuestos diferidos

A la fecha del balance general existe activo diferido por impuesto sobre la renta.

Revisamos el valor del activo por impuesto diferido al [fechas de los balances generales que se mencionan en el dictamen]. Su saldo, neto de la provisión registrada para reconocer disminuciones en su valor, representa el importe que la Compañía recuperará por la aplicación fiscal de diferencias temporales, pérdidas fiscales por amortizar y créditos fiscales aún no utilizados.oNo consideramos necesario registrar una provisión al [fechas de los balances generales que se mencionan en el dictamen] debido a que es muy alta la probabilidad de que se recupere la totalidad del activo diferido por impuesto sobre la renta.

Pasivos

Pasivos Ejemplo ilustrativo de declaración

Pasivo

La deuda de la Compañía a corto plazo puede negociarse para ser reestructurada a largo plazo y la administración tiene la intención de hacerlo así.

La Compañía ha excluido de las obligaciones a corto plazo $[anotar importe] y ha incluido este importe dentro de las obligaciones a largo plazo debido a que tiene la intención de negociar con los acreedores su reestructura a largo plazo. [Incluir texto que describa cómo se reestructurarán las obligaciones; este texto puede ser semejante a los siguientes]:

• Después de la fecha del balance general al [fecha del balance general más reciente que se menciona en el dictamen] y antes de la emisión de los estados financieros, la Compañía emitió obligaciones a largo plazo con la intención de re-financiar con los fondos provenientes de ellas las obligaciones a corto plazo.

• La Compañía tiene recursos para llevar a cabo el refinanciamiento de la deuda a corto plazo mediante fondos provenientes del contrato de crédito que se describe en la Nota X a los estados financieros.

Impuestos

La administración de la Compañía tiene la intención de continuar reinvirtiendo las utilidades obtenidas por su subsidiaria en el extranjero, lo que provoca que se difiera el pago del impuesto sobre la renta sobre esas utilidades.

Tenemos la intención de reinvertir las utilidades logradas por nuestra subsidiaria en el extranjero. El importe acumulado al [fecha del balance general más reciente que se menciona en el dictamen] de las utilidades reinvertidas en esa subsidiaria y sobre las que se ha diferido el pago del impuesto sobre la renta, es de $[anotar importe.]

Pensiones y beneficios al retiro de los trabajadores

La Compañía utilizó los servicios de un actuario independiente para calcular los pasivos y los costos de las pensiones y de otros beneficios a cubrir al retiro de los trabajadores.

Consideramos que son adecuados los supuestos y métodos utilizados por los actuarios para determinar para propósitos contables los pasivos y costos de las pensiones y otros beneficios al retiro de los trabajadores.

Contingencias y compromisos

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Se han hecho y registrado estimaciones referentes a los pasivos por remedios ambientales y las correspondientes pérdidas contingentes en que la Compañía ha incurrido en sus actividades mineras.

Se han registrado provisiones para hacer frente a cualquier pérdida significativa que es probable haya incurrido la Compañía al causar daños al medio ambiente como resultado de sus operaciones de explotación de su mina ubicada en [señalar la ubicación]. Basados en la información de que disponemos, consideramos

que las provisiones registradas, los correspondientes pasivos y pérdidas contingentes y los resultados finales esperados de las incertidumbres, se describen adecuadamente en los estados financieros.

Existen convenios de recompra de activos previamente vendidos.

Los convenios celebrados por la Compañía relativos a la recompra de activos previamente vendidos, se describen adecuadamente en los estados financieros.

Capital contable

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Existen contratos para recompra de acciones y de opciones para adquisición de acciones, u otros convenios celebrados que amparan derechos de suscripción y adquisición de acciones.

Los contratos para recompra de acciones y de opciones para la adquisición de acciones u otros convenios o contratos celebrados y que involucran la suscripción y adquisición de acciones de la Compañía se revelan adecuadamente en los estados financieros.

Estado de resultados

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Existen compromisos de venta que pueden generar pérdidas.

Se han registrado provisiones suficientes para absorber las pérdidas a incurrir en el cumplimiento de compromisos de venta celebrados o por la incapacidad de la Compañía para cumplir con ellos.

Existen compromisos de compra de los cuales pueden derivarse pérdidas.

Se han registrado provisiones suficientes para absorber las pérdidas a incurrir como resultado de compromisos de compra en cantidades de inventario superiores a los requerimientos normales o a precios superiores a los prevalecientes en el mercado.

La naturaleza de los productos de la Compañía o de la industria en que opera, indican que es posible que existan condiciones de venta que no se han revelado.

Hemos revelado a ustedes todos los términos o condiciones de venta pactados con nuestros clientes, incluyendo todos los derechos de devolución, ajustes de precios y garantías concedidas y se han registrado las provisiones necesarias.

Negocio en marcha

Situación Ejemplo ilustrativo de declaración

Ley de Concursos Mercantiles

La Compañía se encuentra en incumplimiento generalizado de pagos.

Como se comenta en al Nota X a los estados financieros, la Compañía ha incumplido el pago a más de [anotar el número de acreedores con saldo vencido] acreedores cuyos saldos vencidos ascienden a $[anotar el importe] que excede en [anotar el porcentaje excedente] a 35% del total de obligaciones de la Compañía. Los activos líquidos de la Compañía son insuficientes para cubrir esas obligaciones [o en

su caso, indicar que son suficientes]. Debido a lo anterior, la Compañía ha sido declarada en concurso mercantil.

APÉNDICE C

33. Ejemplo de actualización de una carta de declaraciones de la administración

1. La carta que se presenta a continuación, se incluye únicamente para propósitos ilustrativos y puede ser útil en las circunstancias que se describen en el párrafo 19 de este boletín. No es necesario que la administración de la entidad repita todas las declaraciones contenidas en la carta de declaraciones previamente emitida.

2. Si existen asuntos que deban ser revelados al auditor, éstos deben listarse en las declaraciones que se incluyen en la carta de actualización. Por ejemplo, si un evento ocurrido con posterioridad a la fecha del balance general más reciente cubierto en el dictamen del auditor, se está revelando en los estados financieros, el párrafo final de la carta de actualización de declaraciones cuyo ejemplo se incluye a continuación, puede modificarse para quedar como sigue: "Hasta donde nos es posible saber, excepto por la situación que se comenta en la Nota X a los estados financieros, no han ocurrido eventos..."

Ejemplo ilustrativo

Membrete de la entidad auditada

Fecha

Nombre del auditor

Domicilio

En relación con su(s) auditoría(s) de los [identificar los estados financieros] de [nombre de la entidad] efectuada(s) con el propósito de expresar una opinión respecto a si dichos estados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de conformidad con las Normas de Información Financiera, previamente proporcionamos a ustedes una carta de declaraciones fechada el [anotar la fecha de la carta de declaraciones proporcionada previamente]. Manifestamos a ustedes que de acuerdo con la información que es de nuestro conocimiento, no consideramos que sea necesario modificar las declaraciones previamente hechas por nosotros a ustedes.

A nuestro leal saber y entender, manifestamos a ustedes que con posterioridad al [fecha del balance general más reciente que se cubre en el dictamen del auditor] y hasta la fecha de esta carta, no han ocurrido eventos que requieran que se ajusten los estados financieros mencionados anteriormente o que esos eventos se revelen en ellos.

Atentamente,

Funcionario de mayor jerarquía

Responsable de la información financiera

APÉNDICE D

34. Ejemplo de carta de confirmación de actas

El párrafo 18 de este boletín establece que: "En ciertas circunstancias el auditor puede considerar necesario obtener declaraciones por escrito de otros funcionarios de la entidad, distintos al secretario del Consejo de Administración. Por ejemplo, puede considerar necesario obtener del secretario del Comité de Compras o del Comité de Crédito o de ambos, declaraciones por escrito referentes a la integridad de las actas de las juntas efectuadas por esos comités durante el periodo a que se refieren los estados financieros auditados y hasta la fecha que se anotará en el dictamen. Si el secretario del Consejo de Administración ha actuado también como secretario de esos comités, en la carta confirmación que se obtenga de aquél puede incluirse el

texto necesario para cubrir a los otros comités."

La carta que se presenta a continuación, se incluye únicamente para propósitos ilustrativos y puede ser útil en las circunstancias que se describen en el párrafo precedente.

Ejemplo ilustrativo

Membrete de la entidad auditada

Fecha

Nombre del auditor

Domicilio

Estimados señores:

En relación con su(s) auditoría(s) de los [identificar los estados financieros] de [nombre de la entidad] efectuada(s) con el propósito de expresar una opinión respecto a si dichos estados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de conformidad con las Normas de Información Financiera, he mostrado a sus representantes las actas de todas las Asambleas de Accionistas, de juntas del Consejo de Administración y de Comités de Dirección, de Ventas y de Compras que se listan a continuación y que corresponden al periodo del [anotar el periodo], las cuales se encuentran debidamente anotadas en los libros correspondientes.

Fecha del acta Reunión de

Atentamente,

[Nombre y firma del responsable de la elaboración y custodia de las actas]