bok-kurs von hire bis fire personalmanagement in theorie und praxis dozentin -sabine reich-
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BOK-Kurs
von „hire“ bis „fire“
Personalmanagement in Theorie und Praxis
Dozentin-Sabine Reich-
© Universität Freiburg / ZfS
Ziel
Vermittlung von praktischen und theoretischen Grundlagen des Personalmanagementsspeziell aus den Bereichen der Personalbeschaffung – „hire“ und Personalfreisetzung – „fire“
Anwendung anhand von Übungsbeispielen
Beurteilung und ggf. Änderungsvorschläge für bereits in der Praxis angewandte Instrumente
Erarbeitung von neuen Personalwirtschaftsinstrumenten
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Der Weg zum Ziel
SIE werden Mitarbeiter/-in einer Personalabteilung
SIE werden aktiv eingebunden in die Personalarbeit IHRER Personalabteilung
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Personalmanagement
1. Personalplanung
2. Personalbeschaffung
3. Vergütungs-und Anreizsysteme
4. Integration neuer Mitarbeiter
5. Personalentwicklung
6. Personalinformation
7. Krisensituationen im Personalmanagement
8. Arbeitsorganisation
9. Personalfreisetzung
10. Personalcontrolling
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Personalmanagement
1. Personalplanung Personalbedarf / Ablauf der Personalbedarfsplanung Haupteinflussgrößen auf den Personalbedarf
2. Personalbeschaffung Positionsanalysen Interne / externe Personalbeschaffung Interne / externe Personalbeschaffungswege Instrumente der Personalauswahl Vertragsgestaltung Entscheidungsträger
3. Vergütungs-und Anreizsysteme Arten und Bestandteile der Vergütung
4. Integration neuer Mitarbeiter
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Personalmanagement
5. Personalentwicklung Ziele der Personalentwicklung Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs Qualifikationsanalyse / Qualifizierungsplanung Nachfolge- und Laufbahnplanung
6. Personalinformation Personalakten IT-gestütztes Personalmanagement Datenschutz
7. Krisensituationen im Personalmanagement Fehlzeitenmanagement Betriebskriminalität Leistungsmängel Wirtschaftliche Einflüsse Nichteinhaltung vertraglicher Pflichten und Nebenpflichten
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Personalmanagement
8. Arbeitsorganisation Stellenbeschreibung / Anforderungsprofile Flexible Arbeitsplätze und Arbeitszeiten Formen der Zusammenarbeit Korrespondenz
9. Personalfreisetzung Formen der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Kündigungsbeschränkungen Kündigungsfristen Nach Aussprechung einer Kündigung
10. Personalcontrolling Personalcontrolling als strategische Planung und Koordinationsfunktion Kennzahlen Personalkosten / -zusatzkosten
Outplacement Rechtliche Grundlagen Literaturhinweise
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1. Personalplanung
Unternehmensplanung Personalplanung
Absatzplanung
Beschaffungsplanung
Produktionsplanung
Lagerplanung
Verwaltungsplanung
Erfolgs-
Finanzplanung
Bruttopersonalbedarf
quantitativ + qualitativ
(=Anforderungsprofile)
Personalbestand
quantitativ + qualitativ
(=Qualifikationsprofile)
Netto-
personalbedarf
Personalbedarfs-
Deckung durch:
Personal-
-Freisetzung
-Beschaffung
-Entwicklung
Arbeitsmarkt
Quelle: Berthel (1980) 57.
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1. Personalplanung
Ablauf der Personalbedarfsplanung
Quelle: Berthel (1980) 57.
Ermittlung des gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarfs
Qualitativ – quantitativ - zeitlich
Ermittlung des gegenwärtigen und zukünftigen Personalbestandes
Qualitativ – quantitativ - zeitlich
Brutto-Personalbedarf Personal-Istbestand
Vergleich
Netto-Personalbedarf
Personalfreisetzung(sbedarf) Personalbeschaffung(sbedarf)
extern intern extern
Personalabbau P-entwicklung P-rekrutierung
Überdeckung Unterdeckung
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1. Personalplanung
Zeitpunkte für Versetzung, Ersatz etc.
AltersaufbauZeit
AufgabeninhalteAufgabenwandelSoll-Bestands-Qualifik.Ist-Bestands-Qualifik.TrainingsinhalteÄnderungen der Ist-Bestandsqualifikation
Produktions-/ArbeitsverfahrenRationalisierungsvorhabenAnforderungsprofile (Arbeitsplätze)Qualifikationsprofile (Mitarbeiter)QualifikationslückenAus-/Fortbildungsprogramme
Qualität
Arbeitsvolumen
Arbeitsteilung(inhalte)ErsatzhäufigkeitU.a. Führungskräfte-bedarf
Wirtschaftslage, Konjunktur i.V.m. geplantem AbsatzArbeitsdauerTechnisierungsgrad i.V.m.ArbeitsproduktivitätFluktuationNiveau der Betriebsorganisation
Quantität
PlanungsgegenstandEinflussfaktoren auf den PersonalbedarfPersonalbedarfsKomponente
Haupteinflussgrößen auf den Personalbedarf
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2. Personalbeschaffung
Positionsanalyse
als Grundlage für die erfolgreiche Personalbeschaffung
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2. Personalbeschaffung
Arbeitnehmer-überlassung
Abschluss neuer VerträgeArbeitsvermittlungAnwerbungNutzung des Internets alsStellenbörse
Ohne Änderung bestehender ArbeitsverhältnisseÜberstundenSonderschichtenUrlaubsverschiebungenErhöhung des Qualifikations-niveaus Personalentwicklung
Mit Änderung bestehender ArbeitsverhältnisseVersetzungUmschulungenÜbernahme von AuszubildendenUmwandlung von Teilzeit- in Vollzeitarbeitsplätze bzw. befristeter in unbefristete Arbeitsverhältnisse
Externe PersonalbeschaffungInterne Personalbeschaffung
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2. Personalbeschaffung
Arbeitsvermittlung wie z.B. Arbeitsagentur, private Arbeitsvermittler / PersonalberatungenAnwerbung (direkte Personalwerbung) mittels Inserate, Berufs-, Fach-, Hochschulen (Campus Recruiting), Internet Arbeitnehmerüberlassung
Interne StellenausschreibungenNachwuchskarteienBetriebliche ErstausbildungIndividuelle Laufbahnplanungen
Externe Personalbeschaffungswege
Interne Personalbeschaffungswege
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Supfina-Beispiel
Suche nach einem
Mitarbeiter Vertrieb Innendienst
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2. Personalbeschaffung
Arbeitsversuch in LaborsituationFestlegung von BewertungsdimensionenBeurteilung durch erfahrene Führungskräfte
LeistungstestsIntelligenztestsCharakter- und Persönlichkeitstests
Analyse des AusdrucksverhaltensAnalyse des LeistungsverhaltensAnalyse des Sozialverhaltens
Analyse des BewerbungsschreibensLebenslaufanalyseZeugnisanalysePrüfung der ReferenzenLichtbildanalyseGraphologische GutachtenPrüfung des biographischen FragebogensAnalyse von Arbeitsproben
Assessment CenterTestverfahrenVorstellungs-gespräch
Analyse und Bewertung der Bewerbungs-unterlagen
Instrumente der Personalauswahl
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2. Personalbeschaffung
Vertragsgestaltung - zu regelnde Inhalte
Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses Aufgabenbereich Vergütung + sonstige Leistungen Arbeitszeit, Urlaub Beendigung des Arbeitsverhältnisses Allgemeine, sonstige Bestimmungen
Arbeitsvertrag für den neuen Mitarbeiter
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2. Personalbeschaffung
Die Entscheidungsträger bei einer Einstellung sind /können sein:
Bewerber / Kandidat Arbeitgeber (Personalverantwortliche,
Vorgesetzte) Ggf. Betriebsrat / Mitarbeiterbeirat Industrie- und Handelskammer (IHK)
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3. Vergütungs- und Anreizsysteme
Überblick über die Arten und Bestandteile der Vergütung
Vergütung
Sozialleistungen Erfolgsbeteiligung Direktvergütung
KlassischeLohnformen
WeitereLohnformen
•Zeitlohn
•Akkordlohn
•Prämienlohn
GesetzlicheSozialleistungen
z.B. Beiträge zur Sozialversicherung, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
FreiwilligeSozialleistungen
TariflicheSozialleistungen
z.B. Urlaubsgeld, Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt o.ä.), betriebl. Altersversorgung, Übernahme von Fahrtkosten, Zuschüsse zur Verpflegung, gesundheitl. Betreuung
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4. Integrationneuer Mitarbeiter
Am Beispiel Supfina
Zusendung Vertrag Vorbereitung Arbeitsplatz Zusendung Unternehmensinfos
zur Überbrückung bis Eintritt Erster Tag
Ein-/Unterweisung
Probezeit Einbindung in die Belegschaft
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5. Personalentwicklung
Ziele der Personalentwicklung Sicherung der gegenwärtigen Qualifikation der
(nun integrierten) Mitarbeiter Anpassung der Qualifikationen der Mitarbeiter an
veränderte Inhalte der Arbeitsplätze Erhöhung der Bereitschaft, Änderungen zu verstehen oder
herbeizuführen Sicherung des notwendigen Personalbestands Generelle Verbesserung des
Leistungsverhaltens Vorbereitung auf höherwertige
Tätigkeiten Entwicklung von Führungsnach-
wuchs aus den eigenen Reihen
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5. Personalentwicklung
Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs
Positionsorientiert Potentialorientiert
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5. Personalentwicklung
Vorgehensweise zur Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs
1. Absprache mit Entscheidungsträgern2. Bedarfsanalyse bei den Zielgruppen3. Erarbeiten von Entwicklungsprogrammen in Zusammenarbeit
mit Entscheidungsträgern / ggf. externen Experten4. Abstimmen der Programme oder Maßnahmen5. Vorbereiten und Organisieren der Maßnahmen (intern / extern)6. Durchführen der Maßnahmen7. Kostenermittlung, Abrechnung, Verbuchung8. Erfolgskontrollen (nach Möglichkeit mit Entsch.trägern)9. Nachbereitung (Unterstützung bei der Umsetzung, Nachfragen
evtl. Korrekturen, ggf. neue Aufträge)
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5. Personalentwicklung
R eferen zen / Z eu g n isse
M ita rb e ite rb eu rte ilu n g sg esp rä chF ö rd erg esp rä ch
E in ze lassessm en t / P o ten tia lan a lyse
Q u a lifika tion san a lyseDie Qualifikationsanalyse baut auf der Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs auf und erkundet anhand der drei Möglichkeiten das vorhandene Potential der Mitarbeiter. D.h. die aus der Qualifikationsanalyse gewonnenen Ergebnisse und Eindrücke, liefern die Informationen dafür, welche Mitarbeiter es zu fördern lohnt und in die Personalentwicklungsplanung aufzunehmen gilt.
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5. Personalentwicklung
P lan m ä ß ig e U n te rw e isu n g
C oach in g
Ü b ertrag u n g b eg ren z te r V eran tw ortu n g
Ü b ertrag u n g von S on d erau fg ab en
Te iln ah m e an P ro jek tg ru p p en
Job E n rich m en t
Job R ota tion
-O n th e job -
R o llen sp ie l
G ru p p en d yn am isch es Tra in in g
E rfah ru n g sau s tau sch g ru p p en
F ortb ild u n g sm aß n ah m en
-O ff th e job -
Q u a lifiz ie ru n g sp lan u n g
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5. Personalentwicklung
Die Qualifikationsanalyse sowie die Qualifizierungsplanung bilden die Grundlage für die
Nachfolge- und Laufbahnplanung Nachwuchsförderung
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5. Personalentwicklung
Interne Personalentwicklungsprogramme bei Supfina Für Auszubildende AQPS Für Mitarbeiter MQPS Für Führungskräfte FQPS Für Top-Management CCT
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Mitarbeitergespräche
Gesprächsführung–die 4 Phasen eines Mitarbeitergesprächs1.Definition und Festlegung des Gesprächsziels2.Gesprächsvorbereitung
Inhaltlich Organisatorisch psychologisch
3.Gesprächsdurchführung allgemeiner Gesprächseinstieg, um ein angenehmes Klima zu schaffen Information über Inhalt und Ziel des Gesprächs geben welche Maßnahmen / Konsequenzen werden ergriffen? Positive Worte zum Abschluss!
4.Gesprächsauswertung Wie war der Verlauf des Gespräches?
• Herrschte Übereinstimmung, Zufriedenheit oder Unzufriedenheit?• Muss ein 2. Termin festgesetzt werden, um ggf. Konflikte zu beseitigen?
Zusammenfassung gemeinsamer Vereinbarungen/Besonderheiten (Bezug!) Worauf muss ich das nächste Mal besonders achten?
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Mitarbeitergespräche
Arten des Mitarbeitergesprächs
Zielvereinbarungsgespräch Mitarbeiterbeurteilungsgespräch Fördergespräch Rückführgespräch
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Mitarbeitergespräche
Zielvereinbarungsgespräch Das Zielvereinbarungsgespräch basiert auf dem „Management by
Objectives” - Ansatz (MbO), der Führungskonzeption durch Zielsetzungen.
Grundidee dieser Konzeption ist der Dialog zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter, der der Abstimmung der Unternehmensziele, Bereichsziele, Abteilungsziele, Team- und Mitarbeiterziele Rechnung trägt und dazu führt, dass
Verantwortung delegiert wird Gestaltungsspielräume genutzt werden Leistung anerkannt werden
Zielvereinbarungen bauen auf eine hohe eigene Aktivität der Mitarbeiter.
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Mitarbeitergespräche
FördergesprächDas Fördergespräch ist ein zentrales Instrument der
Mitarbeiterförderung und wird vor allem mit den Mitarbeitern geführt, die über das Potenzial für den weiteren beruflichen Aufstieg verfügen.
Andere Bezeichnungen hierfür: Mitarbeiterentwicklungsgespräch oder Aufstiegsgespräch.
3 Grundaspekte Aufstiegsqualifizierung Anpassungsqualifizierung
unabhängig vom Leistungsstand müssen Mitarbeiter mit den Veränderungen am Markt und den daraus resultierenden neuen Anforderungen Schritt halten
Anpassungsqualifizierungneue oder leistungsschwache Mitarbeiter müssen möglichst schnell an die Anforderungen ihres Arbeitsplatzes erfüllen
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Mitarbeitergespräche
RückführgesprächDas Rückführgespräch ist ein zentrales Instrument
der zur Ergründung von Fehlzeiten und wird vor allem mit den Mitarbeitern geführt
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6. Personalinformation
Personalakten• Bewerbungsunterlagen• Arbeitsvertrag• interne Korrespondenz mit dem Mitarbeiter (z.B.
Aktennotizen, Mitteilungen zu Gehaltserhöhungen, Prämien, Vertragsänderungen etc.)
• Externe Korrespondenz (z.B. Unterlagen zur Sozialversicherung, vermögenswirksamen Leistung etc.)
IT-gestütztes PM• Organisation und Zurverfügung-
stellung der Stammdaten jedeseinzelnen Mitarbeiters
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6. Personalinformation
Datenschutz im Personalwesen
Alle Daten, die automatisiert verarbeitet oder genutzt oder dafür erhoben werden sowie Daten, die in oder aus nicht automatisierten Dateien verarbeitet, genutzt oder dafür erhoben werden unterliegen dem BDSG (= Bundesdatenschutzgesetz)
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Fehlzeitenmanagement Betriebskriminalität Leistungsmängel Wirtschaftliche Einflüsse Nichteinhaltung des Arbeitsvertrags
7. Störungen im Arbeitsverhältnis
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7. Störungen im Arbeitsverhältnis
FehlzeitenmanagementUnter Fehlzeiten sind zu verstehen: Krankheitszeiten Sonder- oder Zusatzurlaub Zeiten, in denen der Mitarbeiter aufgrund seiner
persönlichen Einstellung bzw. seiner Motivation vomArbeitsplatz fern bleibt
Bei Krankheitszeiten und bei unerklärbarenFehlzeiten ist zu prüfen, ob die Fehl-zeiten abhängig oder unabhängig vom Arbeitsplatz auftreten
Maßnahmen
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7. Störungen im Arbeitsverhältnis
BetriebskriminalitätFolgen Hohe materieller Schaden Unaufgeklärte Straftaten verursachen Misstrauenskultur in
der Belegschaft
Bei der Prävention von Straftaten und der Überwachung der Mitarbeiter ist auf die Wahrung der deren Persönlichkeitsrechte zu achten
Vorbeugungsmaßnahmen Werkschutz Torkontrollen
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7. Störungen im Arbeitsverhältnis
BetriebskriminalitätMöglichkeiten der Überwachung Polizeiliche Ermittlungen im Betrieb Einsatz von Detektiven Videoüberwachung
Arbeitsrechtliche Konsequenzen von Straftaten Abmahnung Ordentliche Kündigung Außerordentliche Kündigung Verdachtskündigung Betriebsbuße
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7. Störungen im Arbeitsverhältnis
Weitere Störungen
Leistungsmängel
Wirtschaftliche Einflüsse
Nichteinhaltung der vertraglichen Pflichten und Nebenpflichten
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7. Störungen im Arbeitsverhältnis
Konsequenzen / Maßnahmen
Abmahnung
Mitarbeitergespräch
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8. Arbeitsorganisation
Stellenbeschreibung Anforderungsprofile
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8. Arbeitsorganisationim Personalmanagement
Flexible Arbeitsplätze und Arbeitszeiten Job Rotation Job Sharing Teilzeitarbeitsplätze Flexible Arbeitszeiten „Hot Desks“ Auslagerung von Arbeitsbereichen
• Telearbeit und Heimarbeit• Kooperation mit anderen Unternehmen• Freie Mitarbeiter• Internationaler Einsatz von Mitarbeitern
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8. Arbeitsorganisationim Personalmanagement
Kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsorganisation von Mitarbeiter – geregelten Formen der Zusammenarbeit
Gruppen- und TeamarbeitV: ergänzender Informationsaustausch, ArbeitsteilungN: evtl. Zeitverlust durch Teamfindung, Übernahme von Verantwortung
Qualitätszirkel / WorkshopV: Vorschläge gemeinsam erarbeiten – unabh. Qualifikationsgrads der
Teilnehmer Arbeitskreise und Erfahrungsaustausch
V: Externe Anregungen ins Unternehmen einfließen lassen Projektarbeit
V: ein Ansprechpartner – ein VerantwortlicherN: Implementierung und Nachverfolgung des P-Ergebnisses fraglich?
ZielvereinbarungenV: Transparenz des Unternehmens durch die Zielerreichungskontrolle
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8. Arbeitsorganisationim Personalmanagement
Korrespondenz mit Bewerbern und Mitarbeitern Kommunikation mit Bewerbern und Mitarbeiter Aktive Personalbetreuung zur Steigerung der
Motivation der Mitarbeiter
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9. Personalfreisetzung
Formen der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Kündigung - arbeitgeberseits
Verhaltensbedingt Betriebsbedingt Personenbedingt
außerordentliche (fristlose) Kündigung Aufhebungsvertrag Kündigung des Arbeitnehmers
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9. Personalfreisetzung
KündigungsbeschränkungenAllgemeine KündigungsschutzFür alle unter den Geltungsbereich des
Kündigungsschutzgesetzes fallenden Arbeitnehmer
Besonderer KündigungsschutzFür bestimmte Mitarbeitergruppen, die als besonders
schutzbedürftig gelten, und zwar z.B. für Schwerbehinderte (Schwerbehindertengesetz) Auszubildende (Berufsbildungsgesetz) Schwangere Frauen, Mütter und Elternzeit-TN Mitglieder der Betriebsverfassungsorgane Wehr-u.Zivildienstleistende (Arbeitsplatzschutzgesetz)
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9. Personalfreisetzung
Im Anschluss an die Aussprechung einer Kündigung...
...mögliche Freistellung
...Arbeitnehmer muss sich bei Arbeitsagentur melden
...Erteilung eines Zeugnisses
...ggf. Zahlung einer Abfindung
...ggf. Rechtsstreit zwischen den Vertragsparteien
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10. Personalcontrolling
Personalcontrolling als strategische Planung und Koordinationsfunktion
Quantitative Personalplanung Personalkostenplanung Qualitative Personalplanung Personalstrukturplanung Planung von PersonalsystemenZiele auf der operativen Ebene Planung und Ermittlung von personalwirtschaftlichen
Kenngrößen Kontrolle als Soll-Ist-Vergleich Abweichungsanalyse Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen
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10. Personalcontrolling
KennzahlenKennzahlen dienen der Erfolgskontrolle und
Planungsvorbereitung. Sie drücken in konzentrierter Form entscheidungsrelevante Zusammenhänge aus (z.B. Liquidität, Produktivität, Rentabilität, Wirtschaftlichkeit) und sind somit wichtige Instrumente des Unternehmens
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10. Personalcontrolling
Wichtige Kennzahlen Anzahl der Mitarbeiter per 31.12.200X
im Vergleich zum Vorjahr 31.12.200X – 1 = Steigerung / Reduzierung um .. %
Anzahl der Einstellungen im Geschäftsjahr Einstellungen in % der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl
Anzahl der Austrittedavon arbeitgeberseitig veranlasst Fluktuationsrate
Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter Krankheitsquote Durchschnittliche Kosten/Mitarbeiter =
Summe aller Unternehmenskosten des Vorjahres:durchschnittliche Mitarbeiterzahl des Vorjahres
Umsatz/Mitarbeiter = Umsatz:durchschnittliche Mitarbeiterzahl
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10. Personalcontrolling
Wichtige Kennzahlen Anzahl der Personalentwicklungstage Kosten für Personalentwicklungsmaßnahmen Personalentwicklungsinvestitionen in % der Lohn- und
Gehaltssumme Überstundenzuschläge in % der Gesamtlohn- und
Gehaltssumme Leistungsabhängig gezahlte Vergütung in % der
Gesamtlohn- und Gehaltsumme Führungskräfte in % der durchschnittlichen Mitarbeiterzahl
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Outplacement
Outplacement-Maßnahmen (i.d.R. Beratung) werden bei Freistellungen anstelle einer Abfindung angeboten.Diese Maßnahmen sollen dem betroffenen Mitarbeiter die Möglichkeit geben, sich erfolgreich eine andere Position zu suchen und die Trennung möglichst spannungsfrei ablaufen zu lassen.
Hauptfaktoren, die Outplacement für die Betroffenen erforderlich machen:
Über lange Zeiträume Nichtagieren am Arbeitsmarkt Der gewachsene Wettbewerb am Arbeitsmarkt Trennungsschock / Ängste / Unsicherheiten /
Orientierungslosigkeit Fehlende Kreativität Informationsdefizite Mängel in der Selbsteinschätzung und irreale
Gehaltsvorstellungen
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Rechtliche Grundlagen
Betriebsverfassungsgesetz Kündigungsschutzgesetz Arbeitszeitgesetz Teilzeit- und Befristungsgesetz Mutterschutzgesetz Entgeltfortzahlungsgesetz Jugendarbeitsschutzgesetz Arbeitsschutzgesetz Bundesurlaubsgesetz Heimarbeitsgesetz Sozialgesetzbuch Tarifvertragsgesetz Schwarzarbeitsgesetz Berufsbildungsgesetz u.v.m.
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Literaturhinweise
Berthel, Jürgen, PersonalmanagementSchäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart
Mentzel, Wolfgang, Unternehmenssicherung durch PersonalentwicklungMitarbeiter motivieren, fördern und weiterbildenHaufe, Freiburg i. Br.,
Beitz, Holger/Loch Andrea Assessment CenterMosaik by GOLDMANN
Rückle, Horst, CoachingSo spornen Manager sich und andere zu Spitzenleistungen anVerlag Moderne Industrie, Landsberg/Lech
Weidemann, Anja, PersonalentwicklungPaschen Michael Potentiale ausbauen
Erfolge steigernErgebnisse messenHaufe, Freiburg – Berlin – München
Schulz von Thun, Friedemann Miteinander reden 1Coaching: Miteinander Ziele erreichen