blueprint documentation

Business Blueprint

FINANCIAL ACCOUNTING

Document History

Version

Reason for Release Issued Date Author

01 Final Gatot Eko

File name: document.docxLast updated:

of 56 Version: 01Status: Draft

Table of Contents

BUSINESS BLUEPRINT.................................................................................................................................. 1

FINANCIAL ACCOUNTING.......................................................................................................... 1

1 PENJELASAN UMUM.............................................................................................................................. 8

2 KEBUTUHAN BISNIS.............................................................................................................................. 8

3 SOLUSI SAP.......................................................................................................................................... 8

3.1 Enterprise Structure Financial Accounting..........................................................................................8

3.1.1 Company....................................................................................................................................................9

3.1.2 Chart of Account.....................................................................................................................................9

3.1.3 Company Code.........................................................................................................................................9

3.1.4 Functional Areas....................................................................................................................................9

3.1.5 Chart of Depreciation.........................................................................................................................10

3.2 Master Data...................................................................................................................................................10

3.2.1 Master Data Financial Accounting................................................................................................10

3.2.1.1 Master Data A/P (Vendor Group).........................................................................................10

3.2.1.2 Master Data A/R (Customer Group).....................................................................................11

3.2.1.3 Master Data Fixed Asset (Asset Class)..................................................................................11

3.2.2 Master Data Lainnya..........................................................................................................................12

3.2.2.1 Master Data PPN...................................................................................................................12

3.2.2.2 Master Data Witholding Tax.................................................................................................13

3.2.2.3 Master Data Term of Payment..............................................................................................16

3.3 Proses Bisnis.................................................................................................................................................16

3.3.1 GL Account Maintenance...................................................................................................................16

3.3.2 GL Month End Closing.........................................................................................................................17

3.3.2.1 Cek Dokumen-dokumen Park................................................................................................17

3.3.2.2 Open FI Period bulan berikutnya..........................................................................................17

3.3.2.3 Melakukan Posting Recurring Entries..................................................................................18

3.3.2.4 Melakukan Posting Bad Debt................................................................................................18

3.3.2.5 Close SD Period......................................................................................................................18

3.3.2.6 Close MM Period....................................................................................................................18

3.3.2.7 Finalize journal entries.........................................................................................................18



3.3.2.8 GR/IR Clearing.......................................................................................................................18

3.3.2.9 Cek Account Balance.............................................................................................................18

3.3.2.10 Post Adjustment Entries.......................................................................................................19

3.3.2.11 Settlement (PS/CO)..............................................................................................................19

3.3.2.12 Run Financial Statement Report.........................................................................................19

3.3.2.13 Analyze Financial Statement Report...................................................................................19

3.3.2.14 Closed Period FI....................................................................................................................19

3.3.3 GL Year End Closing............................................................................................................................19

3.3.3.1 GL Month End Closing...........................................................................................................20

3.3.3.2 Posting Asset Transaction Fiscal Year changes...................................................................20

3.3.3.3 Posting Asset Transaction Fiscal Year Closing.....................................................................20

3.3.3.4 Open new FI Fiscal Year and Period.....................................................................................20

3.3.3.5 Cek Laporan Keuangan (BS/PL)...........................................................................................21

3.3.3.6 Posting Carry Forward Account Balance to New Fiscal Year.............................................21

3.3.3.7 Closed old FI Period and Fiscal Year.....................................................................................21

3.3.4 Vendor Master Data Maintenance.................................................................................................21

3.3.5 Customer Master Data Maintenance............................................................................................22

3.3.5.1 Receive New Customer Data / Request for Customer Code.................................................22

3.3.5.2 Cek Customer Master Data....................................................................................................23

3.3.5.3 Create Customer Master Data...............................................................................................23

3.3.5.4 Extend Sales Data Area.........................................................................................................23

3.3.5.5 Update Data Customer..........................................................................................................23

3.3.5.6 Deletion Flag Customer.........................................................................................................23

3.3.5.7 Inform the requestor.............................................................................................................23

3.3.6 Asset Master Record Maintenance................................................................................................23

3.3.6.1 Request for AuC Creation......................................................................................................24

3.3.6.2 Development & Construction Project....................................................................................24

3.3.6.3 Pengadaan Asset....................................................................................................................24

3.3.6.4 Unpaid Service Project..........................................................................................................24

3.3.6.5 Change/Block/Delete Asset...................................................................................................25

3.3.6.6 Create AuC Asset Master Data..............................................................................................25

3.3.6.7 Create Asset Master Data......................................................................................................25

3.3.6.8 Create Internal Order (IO)....................................................................................................25

3.3.7 Asset under Contruction (AuC).......................................................................................................25

3.3.7.1 Request maintain mass settlement Project to AuC..............................................................26

3.3.7.2 Create Variant.......................................................................................................................26



3.3.7.3 Add project into Variant........................................................................................................26

3.3.7.4 Post Mass Settlement.............................................................................................................26

3.3.8 Settlement AuC menjadi Aktiva Tetap..........................................................................................27

3.3.8.1 Development and Construction Project................................................................................27

3.3.8.2 Approve AuC Completion.......................................................................................................27

3.3.8.3 Request to transfer Asset.......................................................................................................28

3.3.8.4 Post AuC to Fixed Asset..........................................................................................................28

3.3.8.5 Asset Master Data Updated...................................................................................................28

3.3.8.6 Depreciation..........................................................................................................................28

3.3.9 Akuisisi Aset..........................................................................................................................................28

3.3.9.1 Requestor membuat CAPEX..................................................................................................29

3.3.9.2 Approves by Process Owner..................................................................................................29

3.3.9.3 Review by Financial Controller.............................................................................................29

3.3.9.4 Asset Master Record Maintenance........................................................................................29

3.3.9.5 Pengadaan Aset Internal.......................................................................................................30

3.3.9.6 Mengirim PO ke Vendor........................................................................................................30

3.3.10 Asset Retirement..................................................................................................................................30

3.3.10.1 Request for Asset Retirement...............................................................................................30

3.3.10.2 Post Asset Retirement..........................................................................................................31

3.3.11 Asset Month End Closing...................................................................................................................31

3.3.11.1 Review semua transaksi aset sudah di-posting...............................................................31

3.3.11.2 Kapitalisasi Aset kelas AuC..................................................................................................32

3.3.11.3 Review dan Posting Depreciation Transaction...................................................................32

3.3.11.4 Review Laporan Aset............................................................................................................32

3.3.11.5 GL Month End Closing..........................................................................................................32

3.3.12 Pengeluaran Uang Muka (Down Payment)................................................................................32

3.3.12.1 Pengadaan Barang Inventory.............................................................................................33

3.3.12.2 Enter Down Payment Request.............................................................................................33

3.3.12.3 Post Down Payment.............................................................................................................33

3.3.13 Verifikasi Invoice.................................................................................................................................33

3.3.13.1 Procurement Process...........................................................................................................34

3.3.13.2 Received Invoice...................................................................................................................34

3.3.13.3 Direct Invoice.......................................................................................................................34

3.3.13.4 Assign WBS (Work Breakdown Structure)/WO (Work Order)..........................................34

3.3.13.5 Invoice Verification..............................................................................................................35

3.3.13.6 Invoice Blocked for Payment...............................................................................................35



3.3.13.7 Clearing/Reversing Down Payment....................................................................................35

3.3.14 Outgoing Payment..............................................................................................................................35

3.3.14.1 Pengeluaran Uang atas Pembelian Barang dan Jasa.........................................................36

3.3.14.2 Pengeluaran Umum dan Administrasi................................................................................36

3.3.14.3 Enter and Post Outgoing Payment......................................................................................36

3.3.14.4 Pengeluaran untuk Pembelian Barang dan Jasa................................................................36

3.3.15 Pengeluaran atas Pembelian Barang dan Jasa........................................................................36

3.3.15.1 Invoice Verification..............................................................................................................37

3.3.15.2 Post A/P................................................................................................................................37

3.3.15.3 OPEX Planning & Budgeting................................................................................................37

3.3.15.4 Cek Vendor Balance.............................................................................................................37

3.3.15.5 Proses Outgoing Payment....................................................................................................37

3.3.16 Pengeluaran Umum dan Administrasi tanpa Purchase Order (PO).................................37

3.3.17 Penerimaan Uang Muka sebelum Project dimulai..................................................................38

3.3.17.1 Received Project USO...........................................................................................................39

3.3.17.2 Cek Bank Statement.............................................................................................................39

3.3.17.3 Post Customer Down Payment Received.............................................................................39

3.3.17.4 Create Project System Master Data.....................................................................................39

3.3.18 Penerimaan Pendapatan..................................................................................................................40

3.3.18.1 Jurnal Accrual.......................................................................................................................40

3.3.18.2 Jurnal Billing........................................................................................................................40

3.3.18.3 Jurnal Amortisasi.................................................................................................................41

3.3.19 Incoming Payment..............................................................................................................................41

3.3.19.1 Proses R2B............................................................................................................................42

3.3.19.2 Cek Penerimaan Uang yang tercantum dalam Bank Statement.......................................42

3.3.19.3 Entry and Post Incoming Payment......................................................................................42

3.3.20 Faktur Pajak..........................................................................................................................................42

3.3.20.1 Program R2B........................................................................................................................43

3.3.20.2 Create Faktur Pajak.............................................................................................................43

3.3.20.3 Cancel Faktur Pajak.............................................................................................................43

3.3.20.4 Cancel Billing........................................................................................................................43

3.3.20.5 Create Billing........................................................................................................................43

3.3.20.6 Revised/Create Faktur Pajak...............................................................................................44

3.3.21 Unpaid Service Project.......................................................................................................................44

3.3.22 Jurnal Manual Biaya...........................................................................................................................44

3.3.23 Piutang pada Beban...........................................................................................................................44



4 KEBUTUHAN ORGANISASI.................................................................................................................. 45

4.2 Key Performance Indicator.....................................................................................................................45

4.3 Change Management Consideration.....................................................................................................45

5 GAP FUNGSIONAL.............................................................................................................................. 45

6 OTORISASI.......................................................................................................................................... 46

7 KEBUTUHAN TECHNICAL................................................................................................................... 48

7.2 Form.................................................................................................................................................................48

7.3 Report..............................................................................................................................................................48

7.4 Enhancement................................................................................................................................................48

7.5 Interfaces.......................................................................................................................................................49

7.6 Konversi Data...............................................................................................................................................49

8 ASUMSI............................................................................................................................................... 49

9 GLOSSARY........................................................................................................................................... 49



1 Penjelasan Umum

SAP Akuntansi Keuangan (FI) adalah inti dari suatu modul yang penting dalam suatu implementasi SAP dimana pengolahan transaksi keuangan ditangkap untuk dijadikan dasar atas data yang diambil dalam suatu pelaporan eksternal. Modul SAP FI ini terintegrasi dengan modul-modul SAP lain secara pararel yang memungkinkan perusahaan melakukan penyatuan atas proses bisnis yang dilakukan yang mungkin diperlukan dalam memanfaatkan suatu implementasi perangkat lunak.

Dokumen ini adalah dokumen yang berisi desain dari proses-proses yang ada dalam implementasi sistem SAP di PT PINS Indonesia, khususnya bisnis proses finansial. Dokumen juga ini merupakan salah satu bentuk deliverables yang diprasyaratkan dalam proyek PT PINS Indonesia SAP Implementation yang selanjutnya dijadikan panduan dalam konfigurasi pada modul finansial. Isi dari dokumen ini menekankan pada desain terhadap konfigurasi yang akan dilakukan dalam sistem SAP pada modul FI yang saling berkaitan dengan proses bisnis PT PT PINS, yang terkait dengan integrasi modul lain yang terlibat didalamnya. Metode dan tata struktur yang digunakan untuk menyusun dokumen ini didasarkan pada model dokumentasi implementasi SAP yang umum digunakan dalam suatu proyek implementasi perangkat lunak SAP.

Secara umum diharapkan dokumen ini dapat menjelaskan gambaran yang jelas baik secara umum maupun detail atas desain dan metode yang digunakan nantinya.

2 PT PINS INDONESIA

PT. PINS Indonesia adalah perusahaan yang berkiprah dalam bisnis penyediaan infrastruktur telekomunikasi. Dimana bisnis dasarnya adalah penyediaan menara telekomunikasi (tower provider) untuk memenuhi kebutuhan penempatan BTS bagi para operator telekomunikasi di seluruh wilayah Indonesia.

Implementasi SAP pada modul finansial yang dijalankan di PT PINS saat ini merupakan implementasi lanjutan yang tujuannya mendukung implementasi modul-modul lain yang baru akan digunakan di PT PINS. Oleh karena itu, struktur organisasi akuntansi finansial tetap menggunakan yang telah ada dimana perubahan yang terjadi lebih dimaksudkan untuk mendukung proses bisnis PT PINS.

3 Solusi SAP

3.1 Enterprise Structure Financial AccountingDalam module Financial Accounting terdapat beberapa identitas yang dibentuk, yaitu:

Company; Chart of Account; Company Code; Functional Area; dan Chart of Depreciation



3.1.1 Company

Adalah 6 (enam) digit kode yang unik yang menggambarkan level tertinggi dari group perusahaan. PT PINS SAP Production System berada dalam Company PT Telekomunikasi Indonesia yang merupakan induk perusahaan yaitu Client 100.

3.1.2 Chart of Account

Chart of Account adalah kumpulan dari semua GL Account master data. GL account yang dibuat di Chart of Account, dapat digunakan oleh lebih dari satu (1) company code. Chart of Account yang digunakan PINS adalah 1000 – COA PT. TELKOM.

3.1.3 Company Code

Company Code mewakili perusahaan secara legal dan independent. Di level company code ini, transaksi dilakukan, dan menghasilkan laporan keuangan Neraca dan Laba/Rugi yang sesuai dengan ketentuan pelaporan di Indonesia. Laporan keuangan yang dihasilkan berasal dari transaksi penjurnalan yang tercatat di database SAP secara terpusat.

Company Code PT PINS adalah 1002 – PT. PINs dengan currency key IDR.

3.1.4 Chart of Depreciation

Chart of Depreciation adalah unit organisasi di Financial Accounting yang digunakan untuk merinci transaksi dari organisasi bisnis di Fixed Asset Management sub Module.

Sekarang ini PT PINS menggunakan Chart of Depreciation 1000 – PT Telkom.

3.2 Master DataMaster data merupakan salah satu alat pendukung untuk melakukan transaksi jurnal yang akan menghasilkan laporan keuangan baik internal maupun eksternal.

3.2.1 Master Data Financial Accounting

Master data dalam Financial Accounting PT PINS terdiri dari Chart of Account (GL Master data/group account), A/R (Customer Group), A/P (Vendor Group), dan FA (Asset Class).

Dikarenakan PT PINS telah menggunakan modul akuntansi finansial (FI) dan telah memiliki master data yang dipakai untuk transaksi pencatatan, berikut adalah pembahasan master data yang mengalami perubahan dalam kaitannya dengan implementasi SAP yang dilakukan.



3.2.1.1 Master Data A/P (Vendor Group)

Master data Vendor berfungsi sebagai group vendor dan digunakan untuk membedakan akun rekonsiliasi yang di-posting dalam General Legder.

Di PT PINS hanya memiliki satu group vendor yaitu VDMP (Vendor PT PINS-Purchasing). Agar pelaporan di PT PINS menggambarkan data yang lebih spesifik, selanjutnya vendor-vendor di PT PINS diklasifikasikan sebagai berikut:

Vendor Group

Keterangan Number Ranges Reconciliation Account

DP Account

Retention

Z001 Telkom Group

99000001-99000999

20101002 - 20802001

VDNO Vendor PT PINS - Non Afiliasi (Opex)

50110001-50110999

20102002 - 20802001

VDNC Vendor PT PINS – Non Afiliasi (Capex)

50120001-50120999

20102001 - 20802001

VDME Vendor PT PINS – Pegawai

50130001-50130999

20103001 - -

OTV One Time Vendor PT PINS

6400206 20102002 - -

3.2.1.2 Master Data A/R (Customer Group)

Account Receivable adalah salah satu sub module di dalam module Financial Accounting. Sama seperti master data CoA, master data Customer juga memiliki account group untuk membedakan reconciliation account yang posting di GL yang berfungsi pula sebagai group Customer.

Untuk menstandarisasi penamaan customer group di PT PINS, untuk selanjutnya customer group yang ada di PT PINS adalah sebagai berikut:

Customer Group

Keterangan Number Ranges Reconciliation Account

DP Account

Z001 Operator - 88000001- 11101106 15101001



Telkom Group 88999999

ZM02 Operator - Non Telkom Group

6020000-6029999

11102201 -

ZM03 Non Operator 6030000-6039999

11102101 -

3.2.1.3 Master Data Fixed Asset (Asset Class)

Asset Class adalah group di mana terdapat kriteria utama untuk mengklasifikasikan aktiva tetap. Dalam kaitannya dengan diaktifkannya modul Project System (PS) dan Plant Maintenance (PM), dimana dibutuhkan asset class untuk masing-masing AuC (Asset Under Contruction); berikut adalah asset class yang sedang dipakai maupun akan diaktifkan di PT PINS untuk kepentingan implementasi SAP. Asset Class tersebut sudah ada dalam Chart of Depreciation yang dipakai PT PINS saat ini, akan tetapi belum aktif.

Asset Type Asset Class Asset Class Description Equipment

AUC 106502 ADK Antena dan Tower Tower

FA 102402 Antena dan Tower

AUC 105012 ADK Gedung Instalasi Shelter

FA 101202 Gedung Instalasi

AUC 107101 ADK AC Window & Split ME

FA 103101 AC Window & Split (Lama)

AUC 107104 ADK Instlasi Listrik Power

FA 103104 Instalasi Listrik (Lama)

AUC 107106 ADK FAP ME

FA 103106 Fire Alarm Protection (FAP) (Lama)

AUC 107103 ADK Grounding ME



FA 103103 Grounding (Lama)

AUC 106404 ADK RBS RBS

FA 102405 Radio Base Station (RBS)

3.2.2 Master Data Lainnya

3.2.2.1 Master Data PPN

Kode PPN

Keterangan GL Account Keterangan GL Account

F1 PM Import 10% - B1 0011802011 PJDD PPN Masukan B1

I0 PM 0% 0011802011 PJDD PPN Masukan B1

I1 PM Dlm Negri 10% - B1 0011802011 PJDD PPN Masukan B1

I2 PM Dlm Negri 10% - B2 0011802007 PJDD PPN Masuk B2

I4 PM Dlm Negri tdk dikreditkan B4

0011802011 PJDD PPN Masukan B1

I5 PM Dlm Negri 10% - B1 (Retur Pembelian)


I6 PM DN 1% 0011802011 PJDD PPN Masukan B1

I7 PM Dlm Negri 1% tdk dikreditkan B4


O0 PK 0% 0020501008 Kewajiban PPN Jastel A1

O1 PK 10% - A1 (FP Standard) 0020501008 Kewajiban PPN Jastel A1

O2 PK 10% - A1 (FP Sederhana) 0020501008 Kewajiban PPN Jastel A1

O3 PK 10% - A1 (Retur 0020501008 Kewajiban PPN Jastel A1



Penjualan)

O4 PK 10% - A2 (Tidak Dipungut/Ditunda/Ditangguhkan)

0020501010 Kewajiban PPN Jastel A2

O5 PK 10% - A2 (Dibebaskan/DTP)


O6 PK 10% - A2 (Retur Penjualan, PPN Tidak Dipungut)


O7 PK 10% - A2 (FP Sederhana, PPM Tidak Dipungut)


O8 PK 10% - A3 0020501011 Kewajiban PPN Jastel A3

A0 PK 0% 0020501018 Kewajiban PPN Jastel A1

A1 PK 10% - A1 (Faktur Pajak) 0020501018 Kewajiban PPN Jastel A1

A2 PK 10% - A1 (Retur Penjualan)


3.2.2.2 Master Data Witholding Tax

Dalam proses bisnis PT PINS, Witholding Tax dibayar pada saat terjadinya pembayaran atas invoice dari vendor.

Cty Wth.t.type

WTx Name

ID P2 1A Witholding tax art.21 - 5%

ID P2 1B Witholding tax art.21 - 10%

ID P2 1C Witholding tax art.21 - 15%

ID P2 1D Witholding tax art.21 - 25%

ID P2 1E Witholding tax art.21 - 35%



ID P2 1F Witholding tax art.21 - 7,5%

ID P2 1G Witholding tax art.21 - 6%

ID P2 1H Witholding tax art.21 - 9%

ID P2 1I Witholding tax art.21 - 18%

ID P2 1J Witholding tax art.21 - 30%

ID P2 1K Witholding tax art.21 - 36%

ID P2 2A Witholding tax art.22 - 1,5%

ID P2 2B Witholding tax art.22 - 0,25%

ID P2 2C Witholding tax art.22 - 0,5%

ID P2 2D Witholding tax art.22 - 2,5%


ID P2 2F Witholding tax art.22 - 5%

ID P2 2G Witholding tax art.22 – 7,5%

ID P2 2H Witholding tax art.22 – 15%

ID P2 3A Witholding tax art.23 – 1,5%

ID P2 3B Witholding tax art.23 – 2%

ID P2 3C Witholding tax art.23 – 4%

ID P2 3D Witholding tax art.23 – 6%

ID P2 3E Witholding tax art.23 – 7,5%

ID P2 3F Witholding tax art.23 – 3%



ID P2 3G Witholding tax art.23 – 2,5%


ID P2 3I Witholding tax art.23 – 15%

ID P2 3J Witholding tax art.23 – 10%

ID P2 3K Witholding tax art.23 – 20%

ID P2 3L Witholding tax art.23 – 4,5%

ID P2 3M Witholding tax art.23 – 30%

ID P2 4A Witholding tax art.4(2) Final – 2%

ID P2 4B Witholding tax art.4(2) Final – 3%

ID P2 4C Witholding tax art.4(2) Final – 4%

ID P2 4D Witholding tax art.4(2) Final – 6%

ID P2 4E Witholding tax art.4(2) Final – 10%

ID P2 5A Witholding tax art.25 – 5%

ID P2 6A Witholding tax art.26 – 10%

ID P2 6B Witholding tax art.26 – 20%

ID P2 6C Witholding tax art.26 – 15%

ID P2 6D Witholding tax art.26 – 7,5%

ID P2 6E Witholding tax art.26 – 5%

ID P2 W0 Witholding tax 0%

ID P3 1A Witholding tax art.21 - 5%



ID P3 1B Witholding tax art.21 - 10%

ID P3 1C Witholding tax art.21 - 15%

ID P3 1D Witholding tax art.21 - 25%


ID P3 1F Witholding tax art.21 – 7,5%

ID P3 1G Witholding tax art.21 – 6%


ID P3 1I Witholding tax art.21 – 18%

ID P3 1J Witholding tax art.21 – 30%

ID P3 1K Witholding tax art.21 – 36%

3.2.2.3 Master Data Term of PaymentTerm of Payment (ToP) adalah jenis dan tenggang waktu pembayaran yang diberlakukan kepada vendor atau customer untuk suatu transaksi. ToP digunakan untuk memastikan tanggal jatuh tempo suatu pembayaran.

Term of Payment Code

Term of Payment Description Remark

Z001 Payable immediately Due net Used for Vendor/Customer

Z002 Within 30 Days Due Net Used for Vendor/Customer



3.3 Proses Bisnis

3.3.1 GL Account Maintenance

GL Account Maintenance adalah proses bisnis yang mengatur kegiatan dalam memelihara Chart of Account (CoA). Proses ini mencakup pembuatan GL Account baru (Create), Perubahan (Change) termasuk didalamnya block maupun set delete flag. Dikarenakan PT PINS menggunakan CoA yang sama dengan PT Telkom yaitu 1000, kegiatan memelihara GL Account tidak dilakukan di PT PINS tetapi di Telkom. Apabila PT PINS menginginkan GL Account baru ataupun perubahan, PT PINS harus mengajukannya ke PT Telkom.

3.3.2 GL Month End Closing

GL Month End Closing adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan pada akhir bulan periode akuntansi yang tujuannya untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat.

Berikut adalah proses bisnis yang menggambarkan proses GL Month End Closing di PT PINS:

Berikut merupakan penjelasan atas setiap alur proses bisnisnya:

3.3.2.1 Cek Dokumen-dokumen Park

Ketika period closing dimulai, perlu dipastikan bahwa semua transaksi pada periode bersangkutan telah di-posting dengan benar. Untuk itulah perlunya mengecek dan memeriksa apakah ada park document yang belum di-posting agar segera di-posting. Apabila park document yang telah dibuat tersebut tidak dapat di-posting pada periode bersangkutan, maka sebaiknya park document



tersebut di-delete untuk kemudian dilakukan pencatatan park document kembali dibulan selanjutnya.

3.3.2.2 Open FI Period bulan berikutnya

Kegiatan Open and Close Period adalah untuk membuka FI period posting yang baru dan menutup FI posting period yang lama. Ketika suatu period FI posting ditutup, maka semua transaksi yang berhubungan dengan pembuatan accounting documents tidak dapat diposting.

Open closed period dapat dilakukan per Company Code dan per Account Type. SAP account type adalah:

1. A: Assets

2. D: Customers

3. K: Vendors

4. M: Materials

5. S: G/L accounts

Kegiatan ini hanya dilakukan oleh bagian akuntansi dengan user tertentu yang diberikan otorisasi untuk melakukan transaksi.

3.3.2.3 Melakukan Posting Recurring Entries

Posting Recurring entry adalah journal posting yang dilakukan berdasarkan template yang dibuat dalam recurring entry. Pada saat transaksi dilakukan, SAP akan men-generate Batch Input Session Name untuk diproses dari transaksi run batch input session. Contoh transaksi posting recurring entry di PT PINS adalah Amortisasi Pendapatan Diterima Dimuka untuk Asset yang disewakan.

3.3.2.4 Melakukan Posting Bad Debt

Proses ini dilakukan pada akhir tahun jika terdapat transaksi Bad Debt, yaitu dengan melakukan posting settlement alokasi piutang tak tertagih menjadi expense account.

3.3.2.5 Close SD Period

Pada proses ini dipastikan semua kegiatan yang berhubungan dengan modul SD (billing dan pengakuan pendapatan) diselesaikan. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya pencatatan yang di-posting dari SD ke FI pada periode yang akan ditutup.

3.3.2.6 Close MM Period

Proses ini dilakukan untuk menutup pencatatan di MM pada period closing yang terkait. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi adanya pencatatan yang diposting dari MM ke FI pada periode yang akan ditutup.

3.3.2.7 Finalize journal entries

Pada proses ini dipastikan semua jurnal transaksi yang akan tercatat pada periode terkait dimasukkan dengan benar sesuai dengan akun GL-nya.



3.3.2.8 GR/IR Clearing

GR/IR Clearing adalah aktivitas clearing atas open items GR/IR yang sudah sesuai. Ketika proses Goods Receipt (GR) atas PO, account GR/IR akan di Credit-kan, sedangkan ketika Invoice Verification (IV) account GR/IR akan di Debit. Clearing process bertujuan untuk menutup status open GR/IR accounts.

3.3.2.9 Cek Account Balance

Pada proses ini dilakukan pengecekkan tehadap GL Account balance.

3.3.2.10 Post Adjustment Entries

Apabila ada adjustment, posting jurnal adjustment yang diperlukan dilakukan pada proses ini.

3.3.2.11 Settlement (PS/CO)

Proses ini adalah proses untuk melakukan posting settlement transaksi PS dan CO jika masih ada yang outstanding di akhir periode.

3.3.2.12 Run Financial Statement Report

Setelah semua transaksi telah dilakukan, dilakukanlah pengecekan laporan keuangan dalam SAP sesuai periode akuntansi yang dibutuhkan.

3.3.2.13 Analyze Financial Statement Report

Selanjutnya sebelum dilakukannya penutupan periode akuntansi bersangkutan, laporan keuangan dianalisa dan di-review untuk diberikan ke pihak manajemen.

3.3.2.14 Closed Period FI

Penjelasan proses dapat dilihat pada proses 3.3.2.2.

3.3.3 GL Year End Closing

Kegiatan GL Year End Closing hanya dilakukan pada setiap akhir tahun periode akuntansi, dibawah ini adalah alur proses bisnisnya:



Proses diawali dengan kegiatan GL Month End Closing (3.3.1). Bagian akuntansi bertanggung jawab dan memastikan bahwa setiap aktifitas dilakukan sesuai dengan proses dalam sistem SAP sehingga menghasilkan laporan keuangan yang akurat.

Berikut adalah penjelasan mengenai setiap alur proses bisnisnya:

3.3.3.1 GL Month End Closing

Proses ini dapat dilihat pada proses bisnis 3.3.3.

3.3.3.2 Posting Asset Transaction Fiscal Year changes

Pada transaksi perubahan Fiscal Year, nilai aset tahun lalu akan dibawa (carry forward) secara kumulatif dalam fiscal year yang baru. Dalam proses ini aset fiscal year diubah sehingga dapat diinput menggunakan value date di fiscal year tahun sebelumnya. Transaksi ini menggunakan transaksi standar SAP.

3.3.3.3 Posting Asset Transaction Fiscal Year Closing

Proses ini dilakukan untuk menutup buku aset untuk fiscal year secara akuntansi. Setelah fiscal year ditutup, tidak boleh ada lagi posting ataupun perubahan yang dilakukan dalam asset accounting.

3.3.3.4 Open new FI Fiscal Year and Period

Proses ini dapat dilihat pada proses bisnis 3.3.2.2.



3.3.3.5 Cek Laporan Keuangan (BS/PL)

Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua transaksi yang di-input telah sesuai dan benar.

3.3.3.6 Posting Carry Forward Account Balance to New Fiscal Year

Proses ini dilakukan untuk memindahkan semua saldo akun GL (Balance Sheet dan P/L Accounts) dari tahun fiscal yang lama ke tahun fiscal yang baru. Dimana saldo-saldo akun Balance Sheet akan dipindahkan ke dalam saldo Balance Sheet itu sendiri, sedangkan saldo-saldo akun P/L akan dipindahkan kedalam Retained Earnings.

3.3.3.7 Closed old FI Period and Fiscal Year

Proses ini dapat dilihat pada proses bisnis 3.3.2.2.

3.3.4 Vendor Master Data Maintenance

Vendor Master Data Maintenance adalah proses bisnis yang mengatur kegiatan dalam memelihara Vendor Master. Proses ini mencakup pembuatan Vendor Master baru (Create), Perubahan (Change) termasuk didalamnya block maupun set delete flag.

Berikut adalah alur proses bisnis yang menggambarkan proses Vendor Master Data Maintenance di PT PINS:



Proses Vendor Master Data Maintenance dimulai dari adanya vendor master baru, perubahan data pada Vendor Master ataupun permintaan atas kode vendor dari departemen lain. Pada proses ini, Form Request/Perubahan merupakan acuan dalam memelihara vendor master baik untuk Create maupun Change. Dalam pengajuan Create ataupun change vendor Master Data, pengisian form dilakukan terlebih dahulu sebagai dokumentasi atas data-data vendor ataupun perubahan yang dimasukkan kedalam sistem SAP.

3.3.5 Customer Master Data Maintenance

Customer Master Data Maintenance adalah proses bisnis yang mengatur kegiatan dalam memelihara Customer Master. Proses ini mencakup pembuatan Customer Master baru (Create), Perubahan (Change) termasuk didalamnya block maupun set delete flag.

Berikut adalah alur proses bisnis yang menggambarkan proses Customer Master Data Maintenance di PT PINS:



Semua kegiatan Customer Master Data Maintenance di PT PINS dilakukan oleh bagian sales dan marketing.

Berikut adalah penjelasan atas proses bisnis yang ada:

3.3.5.1 Receive New Customer Data / Request for Customer Code

Proses kegiatan membuat dan memelihara customer data dimulai dari adanya customer master baru, perubahan data pada Customer Master ataupun permintaan kode customer dari departemen lain. Pada proses ini Form Request/Perubahan merupakan acuan dalam memelihara customer master baik untuk Create maupun Change. Dalam pengajuan Create ataupun Change customer Master Data, pengisian form Customer Data dilakukan terlebih dahulu sebagai dokumentasi atas data-data customer ataupun perubahan yang dimasukkan kedalam sistem SAP.

3.3.5.2 Cek Customer Master Data

Sebelum dibuatnya customer master data, terlebih dahulu di-cek apakah data customer telah ada didalam sistem SAP sehingga diperlukan proses create Customer Data, atau customer data telah ada didalam sistem dan hanya diperlukan untuk extend Sales Data saja, ataukah hanya kebutuhan untuk meng-update data Customer seperti alamat, contact person, nomor NPWP dan sebagainya.

3.3.5.3 Create Customer Master Data

Setelah dipastikan belum ada data atas customer dimaksud, dibuatlah master data customer dengan menggunakan standar SAP.



3.3.5.4 Extend Sales Data Area

Proses ini dilakukan apabila data customer yang berkaitan telah ada didalam sistem tetapi belum ada dalam sales area yang dituju. Oleh karena itu, tidak perlu dibuat customer data yang baru melainkan hanya di-extend ke sales area yang dimaksud.

3.3.5.5 Update Data Customer

Apabila terdapat penambahan ataupun perubahan dalam data customer, data customer master yang telah ada hanya perlu diganti atau change saja. Proses ini dilakukan dengan menggunakan standar SAP.

3.3.5.6 Deletion Flag Customer

Proses ini dilakukan apabila terdapat kebutuhan untuk menghapus data customer. Deletion Flag dilakukan dengan menggunakan standar SAP. Dengan melakukan deletion flag, maka customer tersebut tidak akan dapat digunakan lagi untuk transaksi penjualan.

3.3.5.7 Inform the requestor

Setelah proses kegiatan membuat dan memelihara customer selesai dilakukan, bagian sales dan marketing menginformasikan kode customer yang telah dibuat ataupun yang telah ada apabila permintaan atas customer data datang dari departemen lain.

3.3.6 Asset Master Record Maintenance

Proses bisnis ini merupakan bagian dari sub-modul Asset Management yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan PT PINS. Tujuannya adalah untuk menstandarisasi proses pemeliharaan master data aset dari awal terindikasi adanya kebutuhan sampai dengan pembuatan aset itu sendiri.

Di bawah ini adalah alur proses bisnisnya.



Berikut adalah penjelasan atas proses alur bisnisnya:

3.3.6.1 Request for AuC Creation

Proses bisnis permintaan pembuatan Aset kelas AuC merupakan bagian dari proses bisnis yang ada pada modul PM.

Untuk selanjutnya bagian Asset Management akan membuat Master Data Aset kelas AuC dengan menggunakan standar SAP.

3.3.6.2 Development & Construction Project

Proses bisnis ini merupakan bagian dari proses bisnis yang ada di modul PS. Proses ini mengintegrasikan kebutuhan sehubungan dengan budgeting, procurement, nilai investasi (asset) untuk mencakup semua aspek project yang berhubungan dengan internal perusahaan di PT PINS tanpa adanya kaitan dengan customer secara langsung.

3.3.6.3 Pengadaan Asset

Proses bisnis pengadaan asset ini dapat me-refer pada proses bisnis dalam blueprint MM karena merupakan bagian proses bisnis yang ada di modul MM.

3.3.6.4 Unpaid Service Project

Proses bisnis ini dapat me-refer kepada proses bisnis 3.3.22.



3.3.6.5 Change/Block/Delete Asset

Pada proses ini, dibutuhkan sebuah form yang harus diisi oleh si peminta dan harus di-approve oleh bagian Asset Management. Approved form ini yang akan menjadi dasar apakah master data asset yang bersangkutan akan dibuat baru, diubah, di-block atau bahkan di-mark untuk dihilangkan.

3.3.6.6 Create AuC Asset Master Data

Bagian Asset Management yang memiliki otorisasi membuat AuC master data di dalam system SAP sesuai dengan request form yang sudah di-approve. Transaksi standar SAP digunakan untuk membuat master data ini.

3.3.6.7 Create Asset Master Data

Setelah sebelumnya dicek apakah Internal Order (IO) untuk aset yang bersangkutan sudah dibuat selanjutnya bagian Asset Management yang memiliki otorisasi untuk membuat asset master data di dalam system SAP sesuai dengan request form yang sudah di-approve. Transaksi standar SAP digunakan untuk membuat master data ini.

3.3.6.8 Create Internal Order (IO)

Sebelum master data aset dibuat, IO dipastikan telah dibuat terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar masing-masing equipment pada setiap kelas aset yang dibentuk dapat diketahui functional location-nya.

Proses ini dapat me-refer pada blueprint Controlling (CO) CO-BP-01.

3.3.7 Asset under Contruction (AuC)

Proses bisnis ini dibutuhkan untuk memenuhi adanya transaksi pemindahan nilai project kedalam AuC (Asset under Contruction).




Berikut adalah penjelasan untuk setiap alur prosesnya:

3.3.7.1 Request maintain mass settlement Project to AuC

Dalam proses bisnis PT PINS, ketika divisi pembangunan membuat Project mereka akan memasukkan nilai-nilai project tersebut kedalam asset kelas AuC.

Permintaan untuk memelihara settlement Project menjadi aset kelas AuC dilakukan secara massal pada periodik tertentu secara otomatis sistem misalnya setiap bulan oleh bagian pembangunan untuk selanjutnya dikelola oleh bagian akuntansi.

3.3.7.2 Create Variant

Sebelum proses post settlement Project menjadi AuC terlebih dahulu dipastikan variant telah ada. Apabila belum ada harus dibuat variant terlebih dahulu. Proses ini dilakukan dengan menggunakan standar SAP.

3.3.7.3 Add project into Variant

Apabila variant yang diinginkan telah ada dalam sistem, proses selanjutnya adalah tinggal menambahkan project tersebut dalam variant yang ada untuk selanjutnya di-settle menjadi AuC.

3.3.7.4 Post Mass Settlement

Proses bisnis Post settlement Project menjadi AuC dilakukan secara massal dalam periode tertentu secara otomatis. Transaksi ini dilakukan menurut standar SAP.



3.3.8 Settlement AuC menjadi Aktiva Tetap

Proses bisnis ini merupakan salah satu bagian dari Asset Management modul. Tujuannya adalah untuk mentransformasi Asset under Construction ke Aset Tetap. Dalam bisnis proses PT PINS AuC adalah pembangunan tower, dimana pada saat tower selesai dibangun dan dinyatakan telah lulus uji kelayakannya, maka akan menjadi Aset Tetap.


Flowchart di atas menggambarkan bagaimana alur proses bisnis di PT PINS mengenai settlement AuC to Fixed Asset pasca implementasi SAP R/3. Berikut adalah penjelasan mengenai elemen-elemen scenario yang ada di dalam alur proses bisnis Settlement AuC to Fixed Asset:

3.3.8.1 Development and Construction Project

Proses ini dapat me-refer kepada bisnis proses yang ada dalam blueprint modul PS.

3.3.8.2 Approve AuC Completion

Setelah menerima BAST1, BAUK dan BAUT dan disepakati, bagian pembagunan men-settle bahwa AuC telah completed untuk selanjutnya dimintakan ke bagian Asset Management untuk di-transfer sebagai aktiva tetap.



3.3.8.3 Request to transfer Asset

Selanjutnya bagian pembangunan memberikan pengajuan untuk men-transfer AuC tersebut menjadi Aktiva Tetap. Dalam proses ini Form Asset Transfer Request merupakan acuan dalam melakukan Settlement AuC.

3.3.8.4 Post AuC to Fixed Asset

Selanjutnya bagian Asset Management akan melakukan pengecekan untuk dilakukan proses selanjutnya yaitu melakukan settlement AuC. Transaksi ini merupakan transformasi dari aset yang masih dalam konstruksi menjadi aset tetap dan ini dilakukan menggunakan t-code standar SAP.

3.3.8.5 Asset Master Data Updated

Setelah settlement AuC dilakukan yaitu menjadi Aset Tetap, aset master data ter-update dari Asset class AuC menjadi Fixed Asset untuk selanjutnya dilakukan transaksi depresiasi atas nilai aset tersebut.

3.3.8.6 Depreciation

Ketika menjadi Aset Tetap, setiap akhir bulan bagian Asset Management melakukan transaksi posting depresiasi aset atas nilai aset tersebut dengan transaksi standard SAP.

3.3.9 Akuisisi Aset

Proses flow berikut ini dibuat guna memenuhi kebutuhan proses akuisisi aset yang dimiliki pihak lain.

Akuisisi aset dalam SAP FI-AA terintegrasi dengan FI-AP (Incoming Invoice) dimana proses akuisisi aset ini di-post dengan menggunakan Purchase Order (PO) dalam modul MM. Akan tetapi, sebelumnya aktiva tetap dibukukan oleh bagian Asset Management karena bagian akuntansi ini juga yang akan memberikan approval apakah aset tersebut layak untuk di akuisisi.

Dibawah adalah alur proses bisnisnya:



Berikut merupakan penjelasan atas setiap proses bisnisnya:

3.3.9.1 Requestor membuat CAPEX

Proses akuisisi aset diawali dengan persiapan membuat CAPEX. Hal ini dapat dilakukan oleh setiap departemen yang meminta aset tersebut.

3.3.9.2 Approves by Process Owner

Selanjutnya CAPEX tersebut harus disetujui oleh pimpinan departemen terkait sebelum selanjutnya dimintakan persetujuan ke bagian BusDev (Business Development) atas keinginan mengakuisisi aset tersebut.

3.3.9.3 Review by Financial Controller

Setelah CAPEX atas permintaan akuisisi aset disetujui oleh pimpinan departemen terkait, di-review kembali oleh bagian BusDev (Business Development) apakah sesuai dengan budget yang ada.

3.3.9.4 Asset Master Record Maintenance

Apabila bagian BusDev (Business Development) telah menyetujui akuisisi aset yang diminta, selanjutnya bagian Asset Management membuat data akun aset untuk aset yang hendak di-akuisisi.

Proses ini dapat me-refer kepada proses bisnis 3.3.6.



Setelah proses pendataan aset selesai, bagian aset akuntansi menginformasikan data-data terkait kepada peminta untuk selanjutnya dibuat Purchase Requisition (PR).

3.3.9.5 Pengadaan Aset Internal

Purchase Requisition (PR) dibuat oleh departemen peminta aset berdasarkan data dan dokumen yang telah diberikan bagian Asset Management.

Proses ini dapat me-refer dalam blueprint modul MM proses bisnis MM-BP-08.

3.3.9.6 Mengirim PO ke Vendor

Setelah bagian yang berkewajiban mengotorisasi PO menyetujui PO yang dibuat, bagian purchasing selanjutnya mengirim PO tersebut ke vendor terkait.

3.3.10 Asset Retirement

Proses bisnis ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan standarisasi me-retire aset yang ada di PT PINS.

Berikut adalah alur proses bisnisnya:

Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai elemen-elemen skenario yang ada dalam alur proses bisnis asset retirement:



3.3.10.1 Request for Asset Retirement

Untuk dipakai sebagai acuan, peminta penghentian aset harus mengisi dan melengkapi form Asset Requirement Request. Form ini harus di-approve oleh bagian akuntansi setelah sebelumnya di-review oleh bagian Asset Management.

3.3.10.2 Post Asset Retirement

Apabila bagian Asset Management setuju bahwa aset yang diminta dihentikan nilai bukunya maka aset tersebut akan dikategorikan sebagai scrap asset. Transaksi untuk menjadikan aset scrap dilakukan dengan menggunakan transaksi standar SAP.

3.3.11 Asset Month End Closing

Asset Month End Closing adalah proses bisnis yang digunakan untuk tutup buku pada akhir bulan sehubungan dengan transaksi aset yang ada di PT PINS.

Dibawah merupakan alur proses bisnisnya.

Berikut adalah penjelasan mengenai elemen-elemen skenario yang ada dalam alur proses bisnis Asset Month End Closing:

3.3.11.1 Review semua transaksi aset sudah di-posting

Bagian Asset Management memeriksa laporan yang berkaitan dengan aset apakah sudah diterima atau belum dan apakah semua transaksi sudah dimasukkan dalam sistem SAP sehingga tidak lagi ada yang outstanding. Termasuk dengan mengindentifikasikan AuC mana saja yang sudah dapat



dikapitalisasi menjadi aset tetap. Bila ada dilakukankanlah transaksi yang dibutuhkan untuk mentransformasikan AuC menjadi asset tetap.

3.3.11.2 Kapitalisasi Aset kelas AuC

Sesudah bagian Asset Management memastikan seluruh permintaan yang telah disetujui untuk ditransfer aset kelasnya dari AuC menjadi Aset Tetap telah dilakukan dan dimasukkan kedalam sistem SAP, dilakukanlah review atas transaksi-transaksi posting depresiasi asset dalam mode test (simulasi).

3.3.11.3 Review dan Posting Depreciation Transaction

Setelah di-review dan tidak ditemukan masalah, maka dilakukan posting depresiasi aset yang sesungguhnya dimana jurnal yang terbentuk adalah sebagai berikut:

3.3.11.4 Review Laporan Aset

Bagian akuntansi melakukan pengecekan laporan yang berhubungan dengan aset untuk melihat perubahan yang dilakukan dari sebelum dilakukan transaksi depresiasi dengan sesudahnya.

3.3.11.5 GL Month End Closing

Proses bisnis ini me-refer kepada proses tutup buku bulanan akun GL pada proses 3.3.2

3.3.12 Pengeluaran Uang Muka (Down Payment)

Proses bisnis pengeluaran uang muka (DP) merupakan suatu proses untuk memenuhi kebutuhan pencatatan pengeluaran uang muka atas suatu pengadaan barang persediaan.

Berikut adalah alur dari proses bisnisnya:



Dr) 84000002 - Biaya Depresiasi

Cr) Akumulasi Depresiasi

Dibawah ini adalah penjelasan atas alur proses bisnisnya:

3.3.12.1 Pengadaan Barang Inventory

Proses bisnis ini dapat me-refer kepada proses bisnis MM-BP-09 yang ada dalam blueprint modul MM.

3.3.12.2 Enter Down Payment Request

Pada proses ini, permintaan uang muka atau down payment (DP) dicatat dalam sistem dengan me-refer pada nomor Purchase Order (PO) yang bersangkutan. Transaksi dilakukan dengan menggunakan standar SAP.

3.3.12.3 Post Down Payment

Selanjutnya setelah uang muka diterima, pencatatan uang muka dilakukan dengan menggunakan standar SAP yang mengacu pada permintaan uang muka yang sebelumnya telah di-input dalam sistem.

3.3.13 Verifikasi Invoice

Proses bisnis ini merupakan suatu proses guna memenuhi kebutuhan verifikasi invoice vendor sebelum dilakukannya pembayaran.

Dibawah merupakan alur proses bisnisnya:



Berikut adalah penjelasan atas setiap alur prosesnya:

3.3.13.1 Procurement Process

Kegiatan proses bisnis verifikasi invoice dimulai dari proses yang ada di bagian procurement. Proses bisnisnya dapat me-refer kepada blueprint modul MM.

3.3.13.2 Received Invoice

Ketika bagian keuangan menerima invoice dari vendor untuk dibayarkan, terlebih dahulu dilakukan pengecekan atas invoice tersebut apakah invoice bersangkutan memiliki Purchase Order (PO) yang sebelumnya diproses dalam modul MM.

3.3.13.3 Direct Invoice

Apabila invoice bersangkutan tidak mempunyai PO maka pencatatan invoice dapat dilakukan secara langsung dengan menggunakan standar SAP FI dimana jurnal dibuat secara manual.

3.3.13.4 Assign WBS (Work Breakdown Structure)/WO (Work Order)

Apabila pencatatan transaksi jurnal invoice dilakukan secara manual, selanjutnya dipastikan apabila invoice tersebut untuk project maka WBS (Work Breakdown Structure) atau WO (Work Order) di-assign dalam pencatatan tersebut. Selanjutnya dapat dilanjutkan untuk proses pembayaran invoice tersebut.

3.3.13.5 Invoice Verification

Apabila invoice mempunyai PO yang sebelumnya telah diproses dalam modul MM, maka pengecekan atas invoice tersebut terlebih dahulu di cek apakah jumlah atau quantity-nya telah sesuai, harga yang sebelumnya ditetapkan dalam PO telah sesuai sebelum dilakukannya suatu pembayaran.

3.3.13.6 Invoice Blocked for Payment

Ketika di cek bahwa invoice bersangkutan quantity atau harganya tidak sesuai dengan PO yang dibuat maka invoice akan di blocked pembayarannya terlebih dahulu. Selanjutnya akan dilakukan verifikasi dengan pembeli atau pun vendor untuk diperbaiki. Setelah diperbaiki dan disetujui maka pembayaran atas invoice baru akan dilakukan.

3.3.13.7 Clearing/Reversing Down Payment

Apabila invoice yang akan dibayarkan memiliki uang muka yang sebelumnya telah dicatat dalam sistem, maka uang muka atau Down Payment (DP) tersebut harus di-clear atau reverse terlebih dahulu sebelum pembayaran atas invoice dilakukan.



3.3.14 Outgoing Payment

Proses Outgoing Payment merupakan pembayaran yang dilakukan atas satu atau beberapa vendor atas satu atau beberapa invoice. Berikut alur proses bisnis yang menggambarkan proses Outgoing Payment di PT PINS:

Dibawah merupakan penjelasan atas proses bisnisnya:

3.3.14.1 Pengeluaran Uang atas Pembelian Barang dan Jasa


3.3.14.2 Pengeluaran Umum dan Administrasi


3.3.14.3 Enter and Post Outgoing Payment

Setelah bagian keuangan mengecek transaksi yang sudah jatuh tempo dan menetapkan hutang-hutang mana saja yang akan dibayarkan maka proses pembayaran akan dilakukan setelah sebelumnya di-cek seluruh dokumen pendukung yang dibutuhkan telah dilampirkan.

3.3.14.4 Pengeluaran untuk Pembelian Barang dan Jasa

Proses bisnis ini dalam dilihat pada proses bisnis 3.3.14.



3.3.15 Pengeluaran atas Pembelian Barang dan Jasa

Proses bisnis ini merupakan suatu proses alur bisnis atas pencatatan pengeluaran uang untuk suatu pembelian barang dan jasa. Berikut merupakan alur proses bisnisnya:

Berikut merupakan penjelasan atas setiap prosesnya:

3.3.15.1 Invoice Verification

Proses bisnis ini dapat dilihat pada proses bisnis 3.3.13.

3.3.15.2 Post A/P

Setelah proses bisnis verifikasi invoice selesai selanjutnya A/P dapat di-post dalam sistem. Setelah itu sistem akan mengecek apakah budget masih tersedia untuk dilakukannya suatu pembayaran. Apabila tidak tersedia, dilakukannya proses OPEX planning dan budgeting.

3.3.15.3 OPEX Planning & Budgeting

Proses bisnis ini dapat me-refer kepada proses bisnis CO-BP-07 yang ada dalam modul CO (Controlling).

3.3.15.4 Cek Vendor Balance

Apabila budget tersedia untuk dilakukannya pembayaran, selanjutnya bagian keuangan melakukan pengecekan balance atas vendor terkait untuk selanjutnya.



3.3.15.5 Proses Outgoing Payment

Proses outgoing payment ini dapat dilihat pada proses bisnis 3.3.14.

3.3.16 Pengeluaran Umum dan Administrasi tanpa Purchase Order (PO)

Proses bisnis berikut merupakan suatu proses alur bisnis atas pencatatan pengeluaran umum dan administrasi tanpa Purchase Order (PO):

Secara keseluruhan, proses bisnis pengeluaran umum dan administrasi sama dengan proses bisnis pengeluaran untuk pembelian barang dan jasa. Perbedaannya hanyalah pencatatan invoice dilakukan secara manual oleh bagian keuangan setelah dilakukannya pengecekan atas dokumen-dokumen pendukung yang dibutuhkan tanpa melalui modul logistik.

3.3.17 Penerimaan Uang Muka sebelum Project dimulai

Proses bisnis ini merupakan suatu proses yang tujuannya adalah menerima uang muka pengerjaan suatu project contohnya adalah project USO (Universal Service Obligation).

Dibawah ini adalah alur proses bisnisnya:



Berikut adalah penjelasan atas setiap prosesnya:

3.3.17.1 Received Project USO

Proses Penerimaan Uang Muka (DP) dimulai ketika PT PINS menerima suatu projek misalnya projek USO. Note: Projek USO adalah projek untuk mendirikan sebuah tower dengan dana subsidi dari pemerintah.

3.3.17.2 Cek Bank Statement

Setelah pengerjaan projek USO diterima, bagian akuntansi mengecek bank statement apakah dana subsidi telah diterima.

3.3.17.3 Post Customer Down Payment Received

Ketika dana subsidi telah diterima dalam buku bank, selanjutnya bagian akuntansi akan mencatat penerimaan uang muka tersebut kedalam sistem. Transaksi ini dilakukan dengan menggunakan standar SAP.

3.3.17.4 Create Project System Master Data

Selanjutnya pengerjaan projek itu sendiri dapat me-refer kedalam blueprint modul PS.



3.3.18 Penerimaan Pendapatan

Proses pencatatan penerimaan pendapatan dilakukan menggunakan program revenue recognition yang ada dalam modul Sales & Distribution (SD).

SAP Document type yang digunakan dalam pencatatan penerimaaan pendapatan adalah RV-Revenue Doc.Transfer, sedangkan tipe dokumen yang digunakan dalam pencatatan billing adalah D1-Billing Doc.Transfer.

Berikut adalah jurnal-jurnal yang terbentuk dari pencatatan transaksi penerimaan pendapatan:

3.3.18.1 Jurnal Accrual

Sesuai dengan proses bisnis di PT PINS, revenue atau pendapatan dapat diakui sebelum proses billing dilakukan.

Pencatatan jurnal accrual yang terbentuk untuk transaksi pendapatan sebelum billing adalah sebagai berikut:

3.3.18.2 Jurnal Billing

Pada saat proses billing dilakukan, invoice dibuat berdasarkan billing due list untuk setiap operator. Billing dapat dibuat secara bulanan, kuartal, ataupun tahunan.

Apabila billing dibuat tanpa adanya jurnal accrual maka jurnal yang terbentuk pada saat billing bulanan adalah sebagai berikut:

Dan jurnal yang terbentuk ketika billing dibuat secara kuartal ataupun tahunan adalah:



Dr) A/R Customer

Cr) Pendapatan Diterima Dimuka (PDD)

Cr) VAT Out

Dr) A/R Customer

Cr) Revenue (cth: Pendapatan Sewa Tower)

Cr) VAT Out

Dr) Pendapatan yang Masih Harus Diterima (PYMHD)


Apabila pendapatan sudah diakui dimuka dan billing dibuat secara kuartal atau tahunan pada saat periode kontrak maka jurnal yang terbentuk adalah sebagai berikut:

Dan apabila billing dibuat pada akhir periode kontrak setelah sebelumnya ada pendapatan yang sudah diakui, maka jurnal yang terbentuk adalah sbb:

Pengkreditan atas akun Pendapatan yang Masih Harus Diterima (PYMHD) dilakukan untuk me-reverse pendapatan yang sudah diakui sebelumnya (jurnal accrual).

3.3.18.3 Jurnal Amortisasi

Setelah proses billing selesai, bagian akuntansi akan melakukan jurnal amortisasi atas Pendapatan yang Diterima Dimuka sbb:

Proses amortisasi ini dilakukan dengan menggunakan program revenue recognition yang ada dalam modul Sales & Distribution (SD).



Dr) A/R Customer

Cr) Pendapatan Yang Masih Harus Diterima (PYMHD)

Cr) VAT Out

Dr) A/R Customer

Dr) Revenue {apabila terdapat selisih perhitungan tanggal awal periode kontrak}

Cr) Pendapatan Diterima Dimuka (PDD)

Cr) VAT Out

Cr) Pendapatan yang Masih Harus Diterima (PYMHD)

Dr) Pendapatan Diterima Dimuka (PDD)


3.3.19 Incoming Payment

Adalah Penerimaan pembayaran yang dilakukan atas satu atau beberapa Customer dan atau atas satu atau beberapa invoice. Berikut adalah alur proses bisnis yang menggambarkan proses Incoming Payment di PT PINS:

Berikut adalah penjelasan atas setiap alur proses bisnisnya:

3.3.19.1 Proses R2B

Proses ini dapat me-refer kepada bisnis proses yang ada dalam blueprint modul SD.

3.3.19.2 Cek Penerimaan Uang yang tercantum dalam Bank Statement

Bagian akuntansi akan menge-print bank statement setiap harinya untuk mengecek apakah ada penerimaan uang dari customer atas piutang yang sudah ditagihkan. Data invoice-invoice yang dibayarkan (remittance advice) atas transaksi penerimaan uang diperoleh atau diminta dari customer.

3.3.19.3 Entry and Post Incoming Payment

Pada proses ini data pembayaran dari customer berdasarkan bank statement atau pun remittance advice di-input ke dalam sistem dengan menggunakan transaksi standar SAP yaitu dengan memilih open items piutang sehingga nantinya menjadi cleared items.



3.3.20 Faktur Pajak

Proses bisnis pencetakan faktur pajak keluaran di PT PINS dilakukan melalui sistem SAP, proses bisnisnya adalah sebagai berikut:

Penjelasan atas masing-masing alurnya adalah sebagai berikut:

3.3.20.1 Program R2B

Proses ini dapat me-refer kepada bisnis proses yang ada dalam blueprint modul SD.

3.3.20.2 Create Faktur Pajak

Pencetakan Faktur Pajak Keluaran PT PINS dilakukan melalui sistem SAP dengan dibuatkannya custom program enchancement. Proses pembuatannya didasarkan pada billing yang sudah dibuat dalam modul SD dengan me-refer kepada proses bisnis SD-BP-13.

3.3.20.3 Cancel Faktur Pajak

Apabila terjadi pembatalan invoice pada billing, Faktur Pajak (FP) harus dibatalkan terlebih dahulu.

3.3.20.4 Cancel Billing

Setelah Faktur Pajak dibatalkan selanjutkan dilakukan pembatalan billing dengan menggunakan standar SAP.



3.3.20.5 Create Billing

Selanjutnya billing yang telah di-revisi dicetak kembali dengan menggunakan standar SAP.

3.3.20.6 Revised/Create Faktur Pajak

Sebelum dilakukan pencetakan kembali Faktur Pajak atas billing yang telah di-revisi tersebut, terlebih dahulu dipastikan apakah Faktur Pajak yang telah dicetak sebelumnya telah dilaporkan. Apabila FP belum dilaporkan, FP revisi dapat dicetak dengan menggunakan nomor FP yang sama dengan sebelum terjadinya pembatalan. Tetapi apabila FP telah dilaporkan, FP revisi tidak dapat dicetak dengan nomor FP yang sama melainkan sistem akan mencetak FP dengan nomor FP baru.

3.3.21 Unpaid Service Project

Pencatatan transaksi Unpaid Service Project terkait dengan kegiatan pada modul Plant Maintenance (PM). Transaksi ini mencatat pengeluaran biaya yang terjadi yang disebabkan oleh pekerjaan pembangunan yang belum selesai pada saat settlement maintenance work order dengan men-settle biaya tersebut terhadap fixed asset.

Contoh kegiatan yang terkait pada transaksi unpaid service project adalah ‘mounting’ dimana pekerjaan tambahan dilakukan setelah terjadinya settlement project.

Pencatatan transaksi untuk kegitan ini dilakukan secara manual dan GL akun yang digunakan ketika biaya pengerjaan yang menyusul tersebut terjadi adalah

4 Kebutuhan Organisasi

4.2 Key Performance IndicatorBerikut ini adalah KPI dari sudut pandang finansial di PT PINS:

Keterangan Source

Revenues

- Tower Leasing SAP

- Maintenance & Power SAP



51335002 – BODP Antena & Tower

Keterangan Source

- Recurring SAP

- Akuisisi SAP

- Maintenance SAP

KPI Tenant

- Day of invoice sending Non SAP

- Avg. data collection period Non SAP

SLA ComplianceNon SAP

Kapitalisasi Aset SAP

Akurasi Data Asset (PAK & PT PINS) SAP

ISO (Complain Handling) Non SAP

IPO Non SAP

4.3 Change Management ConsiderationUntuk mencapai kebutuhan diatas, PT PINS harus melakukan

Konsistensi pencatatan data yang lengkap dan akurat di SAP pada semua modul

5 GAP Fungsional

ID Requirements SAP Standard / Best Practices

Solution / Approach

1 Kebutuhan penyimpanan dokumen-dokumen kontrak dan vendor

Document Management System (DMS)

DMS menggunakan DMS IBM

6 Otorisasi

Roles Activities

Activities Name T-CodeMaster Data Entry GL Master data FS00

Create Customer FD01



Change Customer FD02Create Vendor XK01Change Vendor XK02Create Asset AS01Change Asset AS02Create Asset Legacy AS91Change Asset Legacy AS92

Approver GL Master data FS00Display Customer FD03Display Vendor XK03Display Asset AS03Display Asset Legacy AS93

Save DocumentPark G/L Account Document for Ledger Group FV50L

Posting Document Enter G/L Account Document FB50

Change Accounting Document FB02Display Accounting Document FB03LEnter G/L Account Document for Ledger Group FB50LCreate Recurring Document FBD1Change Recurring Document FBD2Display Recurring Document FBD3Execute Recurring Document F.14Enter A/R Document FB70Enter A/R Credit Memo Document FB75Enter A/P Document FB60Enter A/P Credit Memo Document FB65

Post with Clearing Post with Clearing F-04

Incoming Payments F-06Outgoing Payments F-07Post Outgoing Payments F-53Post Incoming Payments F-28Clear Vendor Account F-44Clear Customer Account F-32

Reverse Individual Reversal FB08Mass Reversal F.80Reset Cleared Items FBRA

Asset Management With Vendor F-90

Distribute AIAB



Settle AIBUTransfer within Company Code ABUMNWith Customer F-92Asset Retirement by Scrapping ABAVN

Closing GR/IR Clearing F.19 Balance Carryforward (New) FAGLGVTR

Open and Close Posting PeriodsS_ALR_87003642

Balance Carryforward F.07 Reserve for Bad Debt (Gross) F104 Execute AFAB Display Log AFBP Execute AJAB Entire Company Code OAAQ Fiscal Year Change AJRW

Cancel Year End ClosingS_ALR_87009081

Information System Display Balances (New) FAGLB03

Display/Change Items (New) FAGLL03 Display Balances FS10N Financial Statement: Actual/Actual Comparison

S_PL0_86000028

Financial StatementS_ALR_87012284

G/L Account Balances (New)S_PL0_86000030

Recurring Entry DocumentsS_ALR_87012346

Document JournalS_ALR_87012287

Line Item JournalS_ALR_87012291

Display Balances FD10N Display/Change Line Items FBL5N Analysis FD11

Due Date Analysis for Open ItemsS_ALR_87012168

List of Customer Line ItemsS_ALR_87012197

List of Customer Open Items for Printing

S_ALR_87012173

List Of Down Payments Open On Key Date

S_ALR_87012199

Display Balances FK10N Display/Change Line Items FBL1N

Vendor Information SystemS_ALR_87012077



Due Date Analysis for Open ItemsS_ALR_87012078

List of Cleared Vendor Items for Printing

S_ALR_87012104

Asset Explorer AW01N

... by Asset ClassS_ALR_87011964

... by Cost CenterS_ALR_87011966

... by Asset NumberS_ALR_87011963

Total DepreciationS_ALR_87012004

Asset BalancesS_ALR_87011994

Depreciation ComparisonS_ALR_87012013

Asset TransactionsS_ALR_87012039

7 Kebutuhan Technical

7.2 Form

ID Description Output Method Remarks

1 Lembar Verifikasi Vendor Display/Print Out

2 Faktur Pajak Display/Print Out

7.3 Report

ID Description Frequency

Type Priority Remarks

1 Laporan Aging A/R Monthly Custom H

2 Laporan Aging A/P Monthly Custom H

3 Laporan Pendapatan Monthly Custom H



ID Description Frequency

Type Priority Remarks

4 Laporan Faktur Pajak Monthly Custom H

7.4 Enhancement

ID Description Approach

1 Faktur PajakABAP Program

2 Verifikasi VendorABAP Program

7.5 Interfaces

ID I/O Orig/Dest

Type Frequency

Description

1

7.6 Konversi Data

ID Description Volume Approach

1 GL Master Data ABAP program/LSMW

2 Asset Master Data ABAP program/LSMW

3 Transactions (GL, AP, AR, Asset)

ABAP program/LSMW

8 Asumsi

Pada implementasi ini beberapa asumsi yang dipakai adalah sebagai berikut:

SAP Best Practice dipakai semaksimal mungkin apabila sesuai dengan proses bisnis PT PINS dalam implementasi ini. Beberapa Custom program seperti interface, enhancement, dan



reporting dibuatkan dengan ABAP program dengan mempertimbangkan tingkat kewajaran dan jangka waktu project yang ditetapkan.

9 Glossary

ISTILAH PENGERTIAN

ABAP Advanced Business Application Programming, Bahasa Pemrograman SAP

ACASSystem Status Network : Activity Account Assignment, network tersebut bisa dimasukkan activity yang bisa dijadikan account assignment untuk menampung biaya

Activity Kegiatan di dalam network

AR Account Receivable

AVAC System Status Availability Control Active;WBS yang sudah mempunyai kemampuan cek budget

Badi Bussiness Add In

BAST Berita Acara Serah Terima

Billing Proses pencatatan dan pengakuan revenue dari customer yang menjadi dasar tagihan ke customer

Billing Block Indikator untuk mem-block suatu billing sampai suatu kondisi tertentu terpenuhi

BPML Bussiness Process Master List

BREL User Status : Budget Release Exist; status WBS dimana secara budget sudah dilakukan proses release budget

BTS Base Tranceiver Station

BUDG System Status Budgeted; WBS tersebut sudah diberikan nilai budget-nya

CELCO Celuler Communication

CNF System Status Network : Full Confirmation



CO Controlling

Coding Mask

Format kode, aturan pengkodean di Project System

COMPUser Status : WBS Complete;status ini secara otomatis berubah dari WREL menjadi COMP bila dilakukan transaksi Technically Complete

Contract Dokumen sales untuk mencatat contract sewa dari customer

CRTD System Status Created; WBS yang baru dibuat oleh project owner dan belum di-release

Customer Group

Menggambarkan pengelompokan dari customer-customer yang ada dalam sistem

CLSD System Status : Maintenance Work Order sudah selesai seluruhnya

Division Menggambarkan kategori produk atas sales

Document Date

Tanggal suatu dokumen diterbitkan

Entry date Tanggal dilakukannya transaksi di sistem SAP

ERP Enterprise Resources Planning

Estimate Price

Estimate owner; Perkiraan harga dari owner

EXEC

User Status: Execution;status ini berubah secara otomatis pada saat melakukan proses release network apabila proses di dalam suatu network akan dijalankan (Execution)

Equipment Obyek atas dilakukannya perawatan

FF Finish – Finish relationship; aktivitas selesai dilakukan bersamaan tanpa melihat waktu dimulainya aktivitas tersebut

FICO Financial and Controlling

FS Finish – Start relationship; aktivitas selesai dilakukan saat aktivitas lain baru dilakukan

Functional Location

Mengindikasikan nama site/ identitas customer didalam site



GI Pengeluaran barang (Goods Issue)

GL General Ledger

GMPS System Status Network: Good Movement Posted; sudah terjadi transaksi logistik di dalam network tersebut

GR Penerimaan barang (Goods Receipt)

HPP Harga Pokok Penjualan

INIT User Status : Initial; merupakan initial status ketika membuat WBS dan dibuat bersamaan dengan System Status

Inquiry Dokumen sales untuk mencatat request awal dari customer

ISBD System Status: Insufficient Budgeting;dimana WBS tidak memiliki budget yang tersedia lagi

MACM System Status: Stok material yang dibutuhkan mencukupi untuk diambil di gudang

Material Group

Pengelompokan material yang mempunyai kesamaan karakteristik atau mempunyai kesamaan kegunaan/fungsi. Material group dapat digunakan untuk membatasi atau menjadi parameter untuk mencari material master record secara sistematis melalui match code

Material Type

Pengelompokan material yang memiliki karakteristik dasar yang sama, sehingga material type menentukan atribut yang dimiliki suatu material dan memiliki fungsi control

MM Material Management, modul aplikasi SAP

Maintenance Plan

Rencana Perawatan

Measuring Point

Titik yang akan diukur (dalam hal ini performance hour)

Maintenance Strategy

Aturan atau sekuen strategy perawatan

Measurement Document

Dokumen pencatatan pengukuran measuring point

Movement Type

Pengkategorikan tipe-tipe pergerakan material (material movement). Pergerakan material bisa berupa penerimaan (goods receipt), pengeluaran (goods issue) atau perpindahan stock material (stock transfer).



MRP Manufacturing Resource Planning, Material Resource Planning

MSPT System Status: Stok material yang dibutuhkan tidak mencukupi untuk diambil di warehouse

Network Sekumpulan Aktifitas di PS

NMATSystem Status Network: No Material Components;activity di dalam network tersebut tidak menggunakan material

Notification Notifikasi pencatatan kegiatan

NOPR Notification Released

NOCO Notification Completed

NTUP System Status Date not Update; informasi tanggal pada WBS belum di-maintain ketika dilakukan proses scheduling

Outline Agreement

Kontrak dalam SAP

OSNO Notification Outstanding

PCNF System Status Network : Partial Confirmation

PCOMUser Status: Planning CompleteStatus ini harus secara manual diubah oleh user apabila semua perencanaan sudah dilakukan untuk selanjutnya dilakukan proses release

Physical Inventory

Stock opname

PLAN User Status : Still in Planning, ini merupakan initial status saat CRTD

Plant suatu unit organisasi di dalam sebuah perusahaan di mana suatu material diproduksi, barang dan jasa dihasilkan, atau barang tersedia untuk dikirim

PO Purchase Order (Surat Perintah Kerja)

Posting Date

Tanggal pengakuan posting secara pembukuan

PP Production Planning

PR Purchase Requisiton (SPPB/J)



Project Definition

Definisi/kode sebuah proyek

Project Stock

Suatu stock yang sudah di-reserve untuk projek tertentu

PM Plant Maintenance

PS Project System

Purchasing Group

Buyer/pembeli dari Bagian Pengadaan

Purchasing Organization

Organisasi Pengadaan

PURJU Purna Jual

Quotation Surat penawaran harga (SPH)

REL System Status: Released, WBS yang sudah di-release

Requisitioner

Requester PR dari divisi atau bagian yang bersangkutan

Reservasi Permohonan pengambilan material ke gudang logistik/perintah pengiriman barang ke lokasi projek

Revenue Recognition

Proses pengakuan pendapatan baik sebelum atau sesudah billing

Reason for Rejection

Indikator untuk me-reject suatu line item sales (digunakan untuk drop suatu site)

RFQ Request for Quotation (SPPH)

RICEF Report, Interface, Conversion, Enhanchement and Form, adalah sekumpulan effort diluar SAP Standard

Role Sekumpulan privileges yang dapat dilakukan

SAP Systeme, Anwendungen, Produkte dalam bahasa Inggrisnya disebut System Applications and Products; adalah sebuah aplikasi ERP

Sales Order Dokumen sales untuk mencatat order dari customer

Sales Office Menggambarkan area dari penjualan



SD Sales and Distribution, salah satu modul SAP

SE Sales Enginerring

Serial Number

Kode yang dipakai untuk tracing warranty material

SETC System Status: Settlement Rule Created, di dalam WBS tersebut sudah di-maintain settlement rule-nya

SETM

User Status : Settlement Rule Maintain, status apabila suatu WBS sudah di-maintain settlement rule (Cost Center/GL Account), tetapi proses budgeting, network assignment, FI posting, Good movement dan TECO tetap belum bisa dilakukan

SF Start – Finish relationship, aktivitas dilakukan saat aktivitas lain telah selesai dilakukan

SLOC Storage Location, tempat penyimpanan material

SO Sales Operation

Special Stock

Suatu stock yang sudah di-reserve untuk keperluan tertentu

SS Start – Start relationship, aktivitas mulai dilakukan bersamaan tanpa melihat waktu selesai

TBA To Be Advised (menunggu konfirmasi dari pihak PT PINS)

TCODETransaction Code adalah kode input form/aplikasi yang ada di system SAP.Untuk aplikasi standar SAP, Tcode untuk satu aplikasi adalah sama. Untuk TCODE enhancement, diawali dengan huruf Z

TECO System Status: Technically Complete; WBS tersebut secara teknik di lapangan sudah selesai

TELCO Telecommunication

TSOS Task Notification Outstanding

TSRL Task Notification Released

TSCO Task Notification Completed

Transfer Posting

Perpindahan material (material to material)



Transfer Stock

Perpindahan material (Sloc to sloc)

WARTUser Status: Warranty exist;status ini bisa digunakan sebagai informasi bahwa suatu WBS untuk customer projek masih dalam masa garansi

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure

Work Center

Pelaksana kerja (setara Divisi/Bagian)

Work Order Maintenance Work Order

WRELUser Status : WBS Release;status ini secara otomatis berubah oleh sistem apabila suatu WBS dilakukan proses release



blueprint documentation

Documents

asset master data updated283

master data ppn123

master data lainnya123

auc asset master data253

master data103

master data witholding

master data term of

asset retirement303