binus librarylibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab1doc/rs1_2018_1... · web viewmetode...
TRANSCRIPT
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi pada era modern ini terjadi dengan sangat cepat dan
tidak dapat dipungkiri keberadaannya sangat dibutuhkan. Mulai dari kegiatan sehari-
hari, sampai kegiatan operasional perusahaan membutuhkan teknologi untuk
memudahkan aktivitas. Selain memberikan kemudahan, berbagai aktivitas yang
dilakukan dapat lebih efisien dan efektif.
Pada perusahaan, teknologi berperan penting untuk membantu berjalannya
proses bisnis. Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, proses bisnis yang
dijalankan perusahaan masih dikerjakan dengan sistem kerja manual, termasuk
dalam proses penggajian karyawan. Padahal, penggajian karyawan merupakan hal
yang penting bagi perusahaan karena menyangkut kepentingan sumber daya manusia
yang ada di dalam perusahaan.
Sumber daya manusia adalah elemen yang penting dalam perusahaan, karena
sumber daya manusia bertugas untuk melakukan pengelolaan terhadap sumber daya
lainnya sehingga perusahaan dapat berkembang apabila memiliki sumber daya
manusia dengan kinerja yang baik, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Seperti menurut Mulyadi (2016: 309), umumnya gaji dibayarkan secara tetap per
bulan. Jadi, apabila gaji yang diterima sesuai dan tepat waktu setiap bulannya, maka
sumber daya manusia yang ada akan mempertahankan atau bahkan meningkatkan
kinerjanya.
Pada proses penggajian karyawan, diperlukan data karyawan yang lengkap
serta rinci, serta proses penggajian yang dilakukan terdiri dari jaringan prosedur,
seperti prosedur pencatatan waktu hadir, pembuatan daftar gaji, distribusi biaya gaji,
pembuatan bukti kas keluar, dan pembayaran gaji.
Maka dari itu, dibutukan sistem informasi yang dapat menunjang proses
penggajian secara tepat dan terstruktur. Sistem yang dimaksud menurut Mulyadi
(2016: 2) pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu
dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan informasi menurut Romney dan Steinbart (2018:3) adalah data yang telah
dikelola dan diolah atau diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses
pengambilan keputusan. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi berperan
1
2
penting dalam perusahaan, karena sistem informasi berfungsi untuk mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan menyediakan output informasi yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas bisnis.
Sistem informasi yang dibutuhkan perusahaan pada proses penggajian
tentunya memiliki banyak keuntungan. Menurut Sukanya et al. (2018:218), sistem
informasi penggajian pada perusahaan dapat meningkatkan efektivitas waktu,
meningkatkan keuntungan perusahaan, dan mempercepat proses penyediaan
informasi. Beberapa fitur seperti leave reports, time sheet, dan work sheet juga
sangat berguna bagi perusahaan. Selain itu, sistem informasi penggajian yang baik
adalah sistem yang dapat menyediakan clear, transparent, accountable, dan user
friendly administration.
Menurut Chaflekar et al. (2018:1202), sistem penggajian yang dilakukan
secara manual tidaklah efektif. Sistem penggajian yang menggunakan fingerprint
atau face detection yang terintegrasi ke website lebih menguntungkan dan hemat
waktu, serta dapat dipertimbangkan dari segi faktor keamanan. Sistem penggajian
seperti ini capable dalam menyimpan data karyawan, yang mencakup pembayaran,
pendapatan, potongan, serta pajak secara bulanan.
PT. XYZ adalah sebuah perusahaan konsultan yang menyediakan berbagai
layanan profesional kepada client seperti executive advisory, process improvement
consulting, strategy consulting, hingga product selection dan product
implementation.
Perusahaan ini masih menggunakan sistem kerja manual dalam proses
penggajiannya. Untuk absensi, karyawan melakukan absen pada jam datang dan jam
pulang menggunakan fingerprint scanner. Lalu, data absensi dari fingerprint scanner
akan terekam dalam database dan dipindahkan ke Microsoft Excel sesuai dengan
format yang telah ditentukan. Selain itu, pada proses lembur, karyawan masih
mengisi form secara manual atau melakukan pemberitahuan via aplikasi ‘whatsapp’,
sehingga pencatatan yang dilakukan masih manual. Sedangkan pada perusahaan
yang banyak bekerja dengan client atau diluar kantor, jam operasional kerja bisa saja
bertambah dengan menyesuaikan kebutuhan client, dengan kata lain jam operasional
kerja tidak menentu dan berubah-ubah.
Pada proses penggajian, tentunya bukan hanya mengenai pencatatan absensi
dan lembur saja, hal lain seperti cuti juga harus diperhatikan dalam penghitungan
3
gaji. Apabila proses pengajuan dan persetujuan cuti dilakukan menggunakan sistem,
maka proses penggajian juga akan lebih mudah dilakukan.
Penghitungan akuntansi pada proses penggajian di perusahaan ini juga
dilakukan secara manual, seperti Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) yang telah
ditentukan oleh pemerintah, iuran jaminan sosial, fee lembur, dan berbagai tunjangan
yang diterima karyawan. Apabila hal ini juga dilakukan menggunakan sistem, maka
karyawan yang melakukan proses penggajian, yaitu karyawan pada divisi Human
Resources Development (HRD), akan lebih mudah dalam melakukan pekerjaannya.
Perihal pajak dan penghitungan lainnya tidak perlu dihitung satu per satu sesuai
ketentuan berdasarkan besaran gaji, melainkan dapat dihitung secara otomatis
apabila proses penggajian telah menggunakan sistem.
Maka dari itu, berdasarkan latar belakang masalah diatas, dilakukan analisa
dan perancangan sistem bagi PT. XYZ untuk memudahkan dalam proses penggajian,
agar kelangsungan perusahaan dapat terus terjaga sehingga tujuan yang ingin dicapai
oleh perusahaan dapat tercapai dan terlaksana. Maka dari itu, penulis menyusun
tugas akhir atau skripsi sesuai dengan permasalahan yang ada pada latar belakang
dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. XYZ”.
1.2 Ruang Lingkup
Dalam penyusunan skripsi ini agar lebih terarah dan terstruktur, maka
diperlukan batasan ruang lingkup terhadap materi yang akan dibahas, adapun
pembahasan tersebut dibatasi pada proses analisa sistem serta perancangan sistem
penggajian dengan tampilan front-end dan back-end pada perusahaan, yang
mencakup:
1. Perhitungan gaji karyawan
a. Daftar kehadiran (absensi)
b. Cuti
c. Lembur
d. Tunjangan
e. Pinjaman
f. PPh Pasal 21
g. BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
2. Pemberian pinjaman karyawan
a. Pengajuan pinjaman oleh karyawan
4
b. Otorisasi pinjaman untuk karyawan
3. Pembuatan laporan absensi karyawan, lembur, cuti, pinjaman, serta
penggajian karyawan.
4. Hanya membahas tentang aktivitas penggajian karyawan tetap, tidak
membahas tentang perekrutan karyawan baru, pengangkatan karyawan,
karyawan sementara, karyawan magang, pensiunan, pesangon, dan
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
5. Melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dengan
Object Oriented Analysis Design (OOAD) dan membuat User Interface
(UI).
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari dilakukannya analisa dan perancangan
sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1.3.1 Tujuan
1. Menganalisa sistem penggajian pada proses bisnis berjalan yang
terjadi di dalam perusahaan.
2. Memberikan rekomendasi terkait sistem penggajian pada proses
bisnis berjalan yang terjadi di dalam perusahaan.
3. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang mampu
meningkatkan produktivitas perusahaan dan menyediakan laporan
yang akurat, terstruktur, serta sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
1.3.2 Manfaat
1. Menemukan masalah yang terjadi dalam proses bisnis berjalan
terkait dengan sistem penggajian.
2. Memperoleh rekomendasi terkait sistem penggajian pada proses
bisnis berjalan yang dapat membantu perusahaan dalam
mempermudah proses pengumpulan data.
3. Menghasilkan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat
meningkatkan produktivitas dan menghasilkan laporan yang
akurat, terstruktur, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1.4 Metodologi
Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian, dibutuhkan beberapa metodologi penelitian untuk mengetahui
5
permasalahan dalam perusahaan agar dapat menghasilkan solusi atas permasalahan
tersebut. Metode-metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
1.4.1 Metode Pengumpulan Data
1. Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka merupakan langkah awal dalam
pengumpulan data. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan
data dan informasi yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi
penggajian dari buku, jurnal, artikel, serta sumber internet yang
tentunya berhubungan dengan masalah yang akan dipecahkan.
2. Metode Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung
dan memahami proses bisnis perusahaan yang berkaitan dengan
proses penggajian seperti prosedur dan aktivitas-aktivitas yang
dilakukan. Tujuannya adalah agar sistem informasi akuntansi
penggajian yang dirancang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan
perusahaan. Observasi dilakukan selama lebih kurang 6 (enam) bulan
dari tanggal 2 Agustus 2018 sampai 31 Januari 2019.
3. Metode Wawancara
Metode wawancara dilakukan dengan menyusun pertanyaan
tentang proses bisnis, sistem informasi akuntansi berjalan yang
berkaitan dengan proses penggajian, serta permasalahan atau kendala
yang dihadapi dalam proses penggajian. Wawancara dilakukan secara
langsung dengan 1 (satu) orang karyawan dari divisi Human
Resources Development pada PT. XYZ. Tujuannya adalah
mendapatkan infromasi yang akurat serta dapat
dipertanggungjawabkan untuk mendukung penelitian.
1.4.2 Metode Analisa dan Perancangan
Metode analisa dan perancangan yang digunakan dalam penyusunan
skripsi ini adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
dengan Unified Modeling Language (UML). Metode ini digunakan untuk
menganalisa proses bisnis berjalan yang berkaitan dengan penggajian dan
merancang sistem informasi penggajian perusahaan. Berdasarkan metode ini,
perancangan dilakukan dengan menyusun beberapa diagram, yaitu:
1. Activity Diagram
6
2. Use Case Diagram
3. Use Case Description
4. Domain Model Class Diagram
5. System Sequence Diagram
6. Multilayer Sequence Diagram
7. Updated Design Class Diagram
8. Package Diagram
9. Entity Relationship Diagram
Metode ini terdiri dari beberapa tahapan dari unified process menurut
John Satzinger (2016: 311), yaitu inception, elaboration, construction, dan
transition. Pada skripsi ini dilakukan analisa dan perancangan sistem sampai
pada tahap perancangan user interface, jadi metode analisis dan perancangan
yang dilakukan hanya sampai pada tahap construction dimana terdapat proses
fine-tuning user interface didalamnya.
1.4.3 Metode Penghitungan PPh Pasal 21
Metode penghitungan dan pemotongan pajak penghasilan terdapat
pada UU No. 36 Tahun 2008 Pasal 21 dan Peraturan Direktorat Jenderal
Pajak No. PER-16/PJ/2016 yang mengatur tarif terbaru untuk Penghasilan
Tidak Kena Pajak (PTKP terbaru).
PTKP yang merupakan unsur penting untuk perhitungan PPh 21 2018
adalah jumlah nilai penghasilan bruto untuk wajib pajak yang tidak
dikenakan pajak, dihitung berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak No.
PER-16/PJ/2016 dan PMK No. 101/PMK.010/2016.
1.4.4 Metode Penghitungan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
(BPJS)
Metode penghitungan BPJS mencakup besaran iuran yang ditetapkan
berdasarkan Peraturan Presiden No. 19 Tahun 2016. Sesuai dengan UU No.
24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS), seluruh
penduduk Indonesia, termasuk karyawan, wajib menjadi peserta program
Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) yang dikelola BPJS Kesehatan.
Penghitungan iuran BPJS disesuaikan dengan penghitungan PPh Pasal 21
yang berkaitan dengan penggajian. Selain penghitungan BPJS Kesehatan,
terdapat juga penghitungan BPJS Ketenagakerjaan.
7
1.5 Sistematika Penulisan
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang penulisan skripsi,
identifikasi masalah yang terjadi di perusahaan, ruang lingkup yang
menjelaskan tentang batasan dari penulisan skripsi, metodologi yang
digunakan dalam pengumpulan data, analisa dan perancangan, serta metode
penghitungan terkait dengan penggajian. Dalam bab ini juga terdapat
pembahasan mengenai sistematika penulisan skripsi dan state of the art atau
tinjauan pustaka yang mendukung penulisan skripsi ini.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini membahas landasan teori berupa teori dan konsep yang
berasal dari buku, artikel, jurnal, ataupun sumber internet yang terkait dengan
sistem informasi akuntansi penggajian, yang digunakan sebagai acuan dalam
penulisan skripsi.
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bab ini membahas tentang analisa sistem berjalan yang terkait dengan
proses penggajian dan menjelaskan bagaimana mengidentifikasi
permasalahan serta menentukan solusi. Bab ini juga dilengkapi dengan data
perusahaan seperti struktur organisasi, dan profile perusahaan.
BAB 4 HASIL DAN BAHASAN
Bab ini membahas tentang rancangan atau usulan sistem informasi
akuntansi penggajian sesuai dengan solusi yang diusulkan pada Bab 3
menggunakan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) serta
penghitungan akuntansi yang mencakup komponen penggajian yang
didalamnya termasuk PPh Pasal 21. Rancangan yang ditampilkan berupa
diagram, tabel, dan gambar, lalu dilanjutkan dengan penyajian hasil yang
sesuai dengan pembahasan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini membahas tentang simpulan dari hasil rancangan pada Bab 4.
Bahasan tersebut dapat menjawab masalah yang disampaikan pada Bab 3.
Selain itu, bab ini juga membahas tentang saran yang berisi tentang implikasi
dari hasil rancangan, keterbatasan, serta saran yang dapat digunakan dalam
pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dirancang.
8
1.6 State of the Art
Tabel 1. 1 State of the Art 1
Judul Artikel Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada
PT. XYZ
Judul Jurnal Binus Business Review
Author Kriswanto
Volume Vol. 4
Nomor No. 2
Tahun November 2013
Halaman 865-878
Institusi Binus University
Publisher Binus University
Hasil Penelitian Sistem informasi akuntansi penggajian dapat mendukung
pengendalian internal, dapat meminimalisir kecurangan
yang dapat merugikan perusahaan atau karyawan, data
yang dihasilkan real time dan reliable karena sistem telah
terintegrasi dengan berbagai aktivitas seperti absensi,
lembur, cuti, hutang, transaksi, pajak, serta, tunjangan.
Selain itu, memudahkan dalam penghitungan gaji, dapat
menghasilkan laporan yang sesuai dengan laporan
absensi, bonus, laporan hutang, pembayaran hutang, serta
laporan gaji pegawai.
9
Tabel 1. 2 State of the Art 2
Judul Artikel Perancangan Sistem Informasi Penggajian Terintegrasi
Berbasis Web (Studi Kasus di Rumah Sakit St. Elisabeth)
Judul Jurnal Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi
Author Cosmas Eko Suharyanto, Joni Eka Chandra, Fergyanto E
Gunawan
Volume Vol. 3
Nomor No. 2
Tahun Agustus 2017
Halaman 225-232
Institusi Universitas Andalas
Publisher -
Hasil Penelitian Penggunaan sistem informasi harus menjadi prioritas
yang strategis, karena sistem informasi penggajian dapat
memperlancar usaha untuk memperlancar peluang dalam
memberikan pelayanan. Dengan adanya penerapan sistem
berbasis web, maka dapat memberikan berbagai
keuntungan seperti mengolah data secara efektif,
menyajikan laporan secara akurat dan cepat, serta
meminimalisir kesalahan.
10
Tabel 1. 3 State of the Art 3
Judul Artikel Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan
Berbasis Web pada PT. Mitra Inti Bersama Jakarta
Judul Jurnal Jurnal Gerbang
Author Vivi Ardiyah, Nicodias Palasara
Volume Vol. 8
Nomor No. 1
Tahun Februari 2018
Halaman -
Institusi AMIK BSI Bekasi dan STMIK Nusa Mandiri Jakarta
Publisher -
Hasil Penelitian Dengan adanya sistem informasi penggajian, aktivitas
input data, menyimpan data, serta membuat laporan
menjadi lebih mudah, kesalahan yang terjadi lebih
minim, perhitungan gaji menjadi lebih mudah, keamanan
lebih terjamin karena adanya hak akses, serta menjadi
lebih efisien (tidak mengeluarkan biaya untuk kertas atau
tinta print).
11
Tabel 1. 4 State of the Art 4
Judul Artikel A Review of Computerized Payroll System
Judul Jurnal International Journal of Advanced Research in Computer
and Communication Engineering
Author Kritika Mahajan, Shilpa Shukla, Nitasha Soni
Volume Vol. 4
Nomor Issue 1
Tahun January 2015
Halaman 67-70
Institusi Lingaya’s University, Haryana (Faridabad), India
Publisher IJARCCE
Hasil Penelitian Sistem penggajian yang terkomputerisasi dapat diakses
menggunakan internet untuk calculates, maintains, dan
records informasi penggajian karyawan. Authorized users
bisa melakukan login dan logout dari web browser, dan
login checks dikontrol oleh admin. Sistem penggajian
terkomputerisasi dapat melakukan update salary records,
menghitung pajak, add new allowances, leave appraisal
atau request deduction. Selain itu, sistem juga dapat
menyimpan full salary history.
12
Tabel 1. 5 State of the Art 5
Judul Artikel Acceptance of Computerized Payroll System among
SMEs’ Managers using Technology Acceptance Model
Judul Jurnal ICTMBE 2013 (2nd International Conference on
Technology Management, Business and
Entrepreneurship)
Author Nor Hazana Abdula, Eta Wahab, Alina Shamsuddin, Nor
Aziati Abdul Hamid
Volume -
Nomor -
Tahun December 2013
Halaman 301-307
Institusi Universiti Tun Hussein Onn Malaysia
Publisher -
Hasil Penelitian Berdasarkan research yang dilakukan pada SME (UKM)
di Malaysia, 58.1% perusahaan sudah menggunakan
computerized payroll systems, sedangkan sisanya masih
menggunakan semi manual system. Sistem yang biasa
digunakan oleh SME adalah miscrosoft excel, SAP, UBS,
EPE, e-soft, dan tally. Banyak SME yang belum
menggunakan integrated system karena biasanya masih
memiliki kurang dari 150 karyawan, jadi proses
penggajian tidak terlalu sulit untuk dilakukan dengan
spreadsheet seperti microsoft excel.
13
Tabel 1. 6 State of the Art 6
Judul Artikel Payroll Management System
Judul Jurnal International Journal of Recent Research Aspects
Author D. Sukanya, V. Gayatri, Dr. Y. Jahnavi
Volume Vol. 5
Nomor Issue 1
Tahun March 2018
Halaman 218-222
Institusi GIST, Gangavaram, Kovur, Nellore
Publisher -
Hasil Penelitian Payroll calculation framework merupakan inti dari setiap
human resource system. Framework yang modern dapat
menyediakan informasi dengan baik. Sistem informasi
penggajian meningkatkan efektivitas waktu,
meningkatkan keuntungan perusahaan, dan mempercepat
proses penyediaan informasi. Fitur seperti leave reports,
time sheet, dan work sheet sangat berguna bagi
perusahaan. Sistem informasi penggajian yang baik
adalah sistem yang dapat menyediakan clear,
transparent, accountable, dan user friendly
administration.
14
Tabel 1. 7 State of the Art 7
Judul Artikel Payroll System Using Fingerprint and Face Detection
Judul Jurnal International Research Journal of Engineering and
Technology (IRJET)
Author Snehal Chaflekar, Ankit Mandpe, Mangesh Ganvir,
Aishwarya Sahare
Volume Vol. 5
Nomor Issue 3
Tahun March 2018
Halaman 1202-1203
Institusi Department of Information Technology, Priyadarshini
Bhagwati College of Engineering, Nagpur, Maharashtra,
India
Publisher -
Hasil Penelitian Sistem penggajian yang dilakukan secara manual tidak
efektif. Sistem penggajian menggunakan fingerprint dan
face detection yang terintegrasi ke website lebih
menguntungkan serta menghemat waktu, serta dapat
dipertimbangkan dari segi faktor keamanan. Sistem ini
capable dalam menyimpan data karyawan, yang
mencakup pembayaran, pendapatan, potongan, serta
pajak secara bulanan.
15
Tabel 1. 8 State of the Art 8
Judul Artikel Network Based Payroll System Application
Judul Jurnal International Journal of Research in IT, Management
and Engineering
Author Aarti Kamble, Hinet Patil and Prashant Sapkal
Volume Vol. 6
Nomor Issue 3
Tahun March 2016
Halaman 45-51
Institusi Rajiv Gandhi Institute of Technology, Mumbai, India
Publisher Indus Foundation for Education, Research & Social
Welfare
Hasil Penelitian Sistem penggajian dilakukan untuk mengelola informasi
karyawan, mengelola cuti dan membuat pembayaran.
Sistem bisa melakukan add, delete, dan update rincian
gaji pegawai. Sistem penggajian harus dapat
menyediakan efisiensi dalam menghasilkan gaji pekerja
dalam waktu yang singkat dengan hasil yang akurat.
16