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Best Sourcing für die IT Nachhaltige Make- and/or Buy-Entscheidungen für Ihre IT. Von der Strategie bis zur Umsetzung.

IT-Wertschöpfung und Sourcing

IT-Wertschöpfung und Kosteneffizienz stehen im Mittelpunkt

Der erfolgreiche Betrieb der IT wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt. Erwartet werden ausgeprägte Kunden-orientierung, optimale Geschäftspro-zessunterstützung, hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, und das alles zu geringen IT-Kosten.

Die Messlatte für den Erfolg des IT-Managements ist ein aktiver und messbarer Beitrag zur Unternehmens-wertschöpfung. Die nachhaltige Unter-stützung der aktuellen und zukünftigen Geschäftsmodelle ist eine wesentliche Herausforderung.

Um in einem dynamischen Umfeld einen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können, muss die IT eine hohe Bera-tungs- und Lösungskompetenz besitzen und schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren, um handlungsfähig zu bleiben.

Das aktive Anforderungsmanagement ist hierbei von hoher Bedeutung. Die IT-Kunden erwarten die benötigten Leistungen in optimaler Qualität zum richtigen Zeitpunkt. Sichergestellt werden kann dies durch eine effektive IT-Governance.

Best Sourcing

Best Sourcing steht für konsequente Aus-richtung der IT an den Unternehmenszielen. Hierfür ist eine hinreichende Bewertung der IT-Wertschöpfung erforderlich.

Helbling berät seine Kunden auf Basis des Sourcing Lifecycle. Dieser beschreibt den gesamten Zyklus des Sourcing von der Entwicklung der Sourcing-Strategie über die Sourcing-Entscheidung, von der Angebotsanalyse und den Vertragsverhand-lungen über die Implementierung, das Provider Management bis hin zur neuerli-chen Frage der bestmöglichen Sourcing-Option am Ende der Vertragslaufzeit.

Ausgangspunkt ist die Bewertung der IT-Leistungen im Hinblick auf ihr Sourcing-Potenzial. Mehrheitlich ist dieses Potenzial in der IT-Supply zu finden.

Outsourcing-geeignete Leistungen werden identifiziert, entsprechend den Oursourcing-Möglichkeiten als Paket neu strukturiert und definiert. Anschließend wird die benötigte

IT-Demand

IT-Supply

Governance

Best Practice

IT

« Effektivität« Wertschöpfung « Lösungskompetenz « Kosteneffizienz« Lösungsorientierung« Kundenorientierung« Proaktivität

= Outsourcing

Erwartungen an die IT Lösungsszenario

Best Sourcing hat häufig ihren Fokus in der IT-Supply

Servicequalität sowie Mess- und Vergleich-barkeit für eine Ausschreibung ermittelt. In jedem Fall sind Maßnahmen umzusetzen, um die Sourcingfähigkeit der IT-Leistung vor der Auslagerung sicherzustellen – gemäß dem Leitsatz „clean your house before inviting guests“.

Durch dieses bewährte Vorgehen wird im Sinne einer Sourcing-Strategie die IT ganzheitlich betrachtet.

Ziele von Best Sourcing sind: Transparenz der Leistungserbringung, æPlanbarkeit, Stabilität und æFlexibilisierung der Kosten sowie eine adäquate Leistungsqualität, æetablierte Governance- und æDemand-Prozesse als Basis.

Für eine leistungsfähige IT spielt es schlussendlich eine untergeordnete Rolle, ob die Leistungen intern oder extern erbracht werden.

Chancen und Risiken beim Outsourcing

Auslöser für OutsourcingNeben der Kostenbetrachtung gibt es strategische sowie organisatorische Aspekte, die das Thema IT-Outsourcing treiben.

Doch nicht für alle Zielsetzungen ist Outsourcing die einzige richtige Antwort. Alternativen können das Reengineering von IT-Prozessen, die interne Optimierung von IT-Kosten und -Leistungen und die grundlegende Neuausrichtung der IT sein.

Häufige ProblemeNur die gründliche und professio-nelle Durchführung des Outsourcing-Prozesses sichert das Erreichen der damit verbundenen Ziele ab. Zahlreiche Outsourcing-Vorhaben enden aufgrund mangelnder Übersicht, Erfahrung und Berücksichtigung der Risiken mit einer unangenehmen Überraschung.

Chancen und RisikenZielsetzungen, Erwartungen und Erfolgs-wahrscheinlichkeiten müssen auf Grund-lage der zu erwartenden Chancen und Risiken bewertet und überprüft werden. Die Hauptchancen liegen in der Kon-zentration auf das Kerngeschäft und der Senkung der Betriebsrisiken. Dem stehen Risiken durch erhöhte Abhängigkeit, ein potenzieller Kontrollverlust und eine oft unflexible Zusammenarbeit mit dem Provider entgegen.

Ursachen für diesen negativen Verlauf sind meist

ungenügende Leistungsspezifikationen, æunklare Verantwortlichkeiten, ægeringe Flexibilität in den Verträgen, æinadäquate Preismodelle und æmangelhaftes Providermanagement æauf Kundenseite.

Know-how- und Motivationsverlust sowie steigende Kosten sind die Folge.

Zusätzlich werden schon zu Beginn des Prozesses wesentliche Fehler begangen:

Die unternehmerische Relevanz ækommt in der Sourcing-Entscheidung häufig zu kurz.Der Aufwand für den Evaluations- æund Verhandlungsprozess wird häufig unterschätzt. Das Provider- und Integrations- æmanagement wird vernachlässigt.Der Ausstieg ist in den Verträgen oft nur æunzureichend oder gar nicht geregelt.Die eigene Verantwortung für einen æeffektiven und effizienten Sourcing- Prozess wird auf den Provider übertragen.

Auslöser/Risiko Erwartung/Chance

Kost

enQu

alit

ätFl

exib

ilitä

tRi

siko

æ Kostenexplosionæ Unklare Kostensituation

æ Komplexitätæ Veraltete, heterogene ITæ Qualitätsbeeinträchtigungen

æ Ressourcenengpässeæ Verkrustete Strukturenæ Flexibilität für neue Geschäftsmodelle

æ IT-Compliance-Anforderungenæ IT-Sicherheitsanforderungen

æ Kostentransparenzæ Stabile, planbare Kostenæ Kostenvariabilisierung

æ Standardisierungæ Definierte Leistungenæ Beherrschbare Technik

æ Abbau von Ressourcen-Engpässenæ Spezialistenwissenæ Skalierbarkeit

æ Konzentration auf das Kerngeschäftæ Einhaltung der Anforderungen

an Sicherheit und Compliance

RollbackEinsichtDesillusionVerwunderungUmsetzung

Kosten

Know-how &Transparenz

Motivation

EuphorieIdee

Outsourcing in der Krise

Risiken

« Erhöhung der Abhängigkeit von Lieferanten« Verringerung der Flexibilität« Kostensteigerung« Kontrollverluste« Hoher Steuerungsaufwand« Know-how-Verlust« Suboptimale/nicht bedarfs-

gerechte Leistungen« Schwierige Partnerbeziehung« Unzureichende Haftung

des Dienstleisters

Chancen

« Minimierung der Betriebs-risiken« Konzentration auf das Kern-

geschäft« Entlastung des Managements« Erhöhung der Skalierbarkeit« Nutzung zusätzlicher

Fähigkeiten und Fertigkeiten« Reduzierung und Variabilisie-

rung der IT-Kosten« Erhöhung der Umsetzungs-

geschwindigkeit

Sourcing-Entscheidung

Erfolgreiches IT-Sourcing

Outsourcing ist nicht gleich IT-Kostensenkung

Beim Outsourcing steht der Wunsch nach Kostensenkung meist an erster Stelle.

In der Praxis halten viele Outsourcing-Vereinbarungen diesem Anspruch aber nicht stand. Am Ende des Tages steigen die IT-Kosten, während Qualität und Flexibilität der IT-Leistungen nicht den Erwartungen entsprechen.

Erfolgreiches IT-Sourcing zeichnet sich da durch aus, dass die erbrachten IT-Leistungen

den Anforderungen des Kunden æentsprechen, zu marktgerechten Preisen erbracht æwerden, wobei diese regelmäßig überprüft und justiert werden,

bei Änderungen des Bedarfs auf æKundenseite flexibel angepasst werden können,jederzeit an andere Dienstleister æübertragen werden oder in den Eigenbetrieb überführt werden können,durch das eigene Providermanagement æbeurteilbar bleiben.

Dies alles gelingt nur dann, wenn der Rahmenvertrag die Interessen des Kunden festigt und die einzelnen Leistungen eindeutig in den Leistungs-scheinen beschrieben sind. Wesentliche Elemente sind hierbei die Service-Level-Agreements, welche die zu erbringende Service-Qualität für jede Leistung festlegen.

RahmenvertragZwischen

…Und…

Über den IT-Betrieb

menvewisch

…Und…

en IT

Inhalt§1 Definitionen§2 Vertragsgegenstand, Stichtag§3 Erbringung von IT-Leistungen

I. Erbringung der I. Leistungen§4 Leistungen§5 Beistellungen und Mitwirkungen§6 Betriebshandbuch§7 Weiterentwicklungen §n Reporting…II. Überleitung des Betriebs…III. Beendigung des Vertrags

onengege

ung vo

ng degenungenshandentwicng

ung d

gung

Anlagen

Anlage 1: Leistungsgrundlagen, Messung der Leist.Anlage 2: LeistungsempfängerAnlage 3: Eigentumsübergang Leistungsschein

Für die Erbringung von IT-Leistungen

zwischen…

Und…

Leistungsmodul No. 11Rechenentrumsbetrieb

Für

LeisRec

LeistungsscheinFür die Erbringung von

IT-Leistungenzwischen

…Und…

Leistungsmodul No. 12On-Site-Support

eistungErbrin

T-Leistzwisc

…Un…

ngsmo-Site-S

Leistungsscheinfür die Erbringung von

IT-Leistungenzwischen

…und…

Leistungsmodul No. 12On-Site-Support

Leistungsscheine

Applications / Server 1-N SLA-Category

SAP Systems

Production 1

Production 1

Test, Consolidation 3

Datawarehouse

Production 2

Test, Consolidation 3

Other Applications

SAMBA Production Server 2

System 27 3

SuperOffice 3

MFA 3

PICS 3

Trading Systems 3

Docuware 3

Other Servers

Citrix Server 1

Office Communication

Email / Exchange Servers 1

File Servers 2

Other Servers

3

2

3

3

3

3

3

3

1

1

2

SLA-CategoriesSLA-Category 1

(Busines Critical)

SLA-Category 2

(Standard Plus)

SLA-Category 3

(Standard)

SLA-Category 4

(Economy)

System operation times Mo-So 0:00-24:00h

Mo-So 0:00-24:00h

Mo-So 0:00-24:00h

Mo-So 0:00-24:00h

Service times (availability of support)

Mo-Fr 7:00-19:00h

+ Rufbereitschaft 7 Tage

Mo-Fr 7:00-19:00h

+ Rufbereitschaft 7 Tage

Mo-Fr 7:00-19:00h

Mo-Fr 7:00-19:00h

Maintanance times upon announcement

in Total max 2h p.m. max. 10h/quarter

in Total max 2h p.m. max. 10h/quarter

in Total 2h p.m. max. 30h/quarter

in Total 2h p.m. max. 30h/quarter

Service response time 15 min. 15 min. 15 min. 15 min.

Overall systems availability p.m. 99,3% 99% 98% 97%

System response times (only SAP)

90% of all dialog- transactions < 1s

80% of all dialog- transactions < 1s

80% of all dialog- transactions < 1s

80% of all dialog- transactions < 1s

Backup frequencyonline daily

1 x offline p.w6 generations

online daily 1 x offline p.w6 generations

online daily (incremental)

1 x offline p.m. (full)2 x p.w.

Max. number of system breakdown p.m. 1 2 3 4

Max. System downtime p.m. 2h 4h 8h 24h

Rahmenvertrag

Unser Leistungsangebot

Unsere Beiträge zu IhremProjekterfolg sind:

Sourcing-StrategieAnforderungsermittlung und Sourcing- æStrategie: Wir definieren mit Ihnen die benötigten Leistungen in der benötigten Qualität und die wirtschaftlich und strategisch sinnvollen Sourcing-Optionen werden von uns gegenübergestellt.Sourcing-Entscheidung: Wir unterstützen æSie bei der Entscheidung Ihrer optimalen Sourcing-Option durch fundierte Entscheidungsgrundlagen.

Evaluierung und VerhandlungAusschreibung und Anbieterauswahl: æWir gestalten und steuern den gesamten Ausschreibungsprozess und senken Aufwand und Durchlaufzeit durch unsere erprobten Checklisten, Leis-tungs- und SLA-Kataloge.Vertragsabschluss: Unsere Vorlagen æsichern eine gute Verhandlungsposition und tragen wesentlich zum Verhand-lungserfolg bei.

Provider ManagementTransition Management: Unsere Umset- æzungserfahrungen aus vielen Projekten sichern die reibungsarme Überführung beim Outsourcing, beim Providerwech-sel oder beim Insourcing.Betrieb: Wir unterstützen Sie bei der æaktiven Provider-Steuerung innerhalb der Betriebsphase.

NetzwerkDas Helbling-Netzwerk zu Unter- ænehmen, Entscheidern und Work-groups in vielen Branchen ist eine Plattform für den Erfahrungs- und Informationsaustausch.

Es reicht nicht, die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Outsourcing-Vari-ante zu treffen, Angebote einzuholen und hierfür Preisverhandlungen zu führen.

Es muss Ziel sein, IT-Leistungen zu attrak-tiven Kosten, benötigter Qualität, notwen-diger Flexibilität hinsichtlich Skalierung und unterstützter Geschäftsmodelle mit beherrschbaren Risiken bereitzustellen.

Die Berater von Helbling verschaffen Ihnen schnell Transparenz über Einspar-

Ausstieg

Evaluierung und Verhandlu

ng

Sourcing-Strategie

Prov

ider

Man

agem

ent

SourcingLifecycle

Sourcing-Analyse

Sourcing-Entscheidung

Ausschreibung

Angebots-analyse

Vertrags-verhandlung

Transition

Betrieb

Beendigung

potenziale sowie Chancen und Risiken der verschiedenen Sourcing-Varianten. Eine fundierte Entscheidung für die optimale Sourcing-Variante ist damit sichergestellt.

Unsere erfahrenen Berater begleiten Sie durch den gesamten Sourcing-Prozess, von der Strategiedefinition bis zur operativen Umsetzung. Mit unserer Erfahrung und Unabhängigkeit stellen wir sicher, dass Ihre Ziele und Interessen im Mittelpunkt dieses Prozesses stehen und ein schneller und nachhaltiger Erfolg erreicht wird.

Helbling Management Consulting ist die Beratungsgesellschaft für maßgeschneiderte, zukunftssichernde Lösungen für mehr Profitabilität und höhere Wettbewerbsfähigkeit. Wir differenzieren uns durch die Integration von Management-, Technologie- und betriebswirtschaftlichem Know-how sowie durch eine hohe Umsetzungsorientierung.

Mit unserem Dienstleistungsangebot erarbeiten wir innovative und nachhal-tige Lösungen zur strategischen Unter-nehmensentwicklung, zur Ertrags- und Produktivitätssteigerung, zum Innova-tions- und Technologiemanagement, zur Operational Excellence sowie zu Business & IT. Unsere Kunden profitieren von den technologisch-betriebswirtschaftlichen Kompetenzen der gesamten Helbling Gruppe.

Helbling Management Consulting GmbHMergenthalerallee 77D-65760 EschbornTelefon +49 6196 77367-250Telefax +49 6196 77367-255hmc@helbling.dewww.helbling.de

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