berita daerah kota cimahi tentang pedoman …
TRANSCRIPT
-1-
BERITA DAERAH KOTA CIMAHI
NOMOR 478 TAHUN 2019
PERATURAN WALI KOTA CIMAHI
NOMOR 28 TAHUN 2019
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALI KOTA CIMAHI,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan Arsip sebagai
identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori,
acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara harus dikelola dan diselamatkan;
b. bahwa pada saat ini Pemerintah Daerah Kota
Cimahi belum memiliki pedoman pengelolaan Arsip
Dinamis;
c. bahwa pedoman pengelolaan Arsip Dinamis agar
memiliki kepastian hukum perlu diatur dalam
Peraturan Wali Kota;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c,
perlu untuk menetapkan Peraturan Wali Kota
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis;
Mengingat : 1. Undang-Undang 9 Tahun 2001 tentang
Pembentukan Kota Cimahi (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2001 Nomor 89,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4116);
- 2 -
- 2 -
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)
sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN WALI KOTA TENTANG PEDOMAN
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS.
- 3 -
- 3 -
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Wali Kota ini yang dimaksud:
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.
2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan
Arsip.
3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan di
simpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun (ditandai dengan
penggunaan kurang dari 5 kali dalam setahun).
6. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional Pencipta, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7. Pengelolaan Arsip Vital adalah kegiatan pengaturan
Arsip Vital dari pembentukan tim sampai dengan
penggunaan Arsip Vital.
8. Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang
memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan kearsipan.
- 4 -
- 4 -
9. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya
disingkat BUMD adalah perusahaan yang didirikan
dan dimiliki oleh Pemerintah Daerah.
10. Pencipta Arsip adalah Perangkat Daerah, BUMD di
Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Cimahi.
11. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta
Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan
kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
12. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta
Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam penyelenggaraan kearsipan.
13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
Arsip.
14. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan
jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif
dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan
Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.
15. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses
pengendalian Arsip Dinamis secara efesien, efektif,
dan sistematis meliputi Penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan serta Penyusutan Arsip.
16. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian
Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik
dalam suatu sistem kearsipan nasional.
17. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik
fisik maupun informasinya.
- 5 -
- 5 -
18. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip
yang berhak.
19. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam
suatu himpunan yang tersusun secara sistematis
dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan
masalah dari suatu unit kerja.
20. Asas Asal Usul Arsip adalah asas yang dilakukan
untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu
kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak
dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta
Arsip lain, sehingga Arsip dapat melekat pada
konteks Penciptaannya.
21. Asas Aturan Asli adalah asas yang dilakukan untuk
menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan peraturan
aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip.
22. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan
yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
23. Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari
rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain
dengan tujuan efisiensi.
24. Pusat Arsip atau Record Center adalah unit yang
khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola
Arsip Inaktif .
25. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta
keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan Arsip.
- 6 -
- 6 -
26. Arsip Teratur adalah Arsip yang telah ditata
berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan
masih utuh penataannya.
27. Arsip Tidak Teratur adalah Arsip Inaktif yang sistem
penataannya tidak dapat di susun kembali seperti
pada waktu aktif, ditata sebagaimana ketentuan tata
kearsipan, terjadi campur aduk antara Arsip dengan
non Arsip, permasalahan satu dengan yang lain,
berbagai masalah menjadi satu dan bercampurnya
tahun Arsip tercipta.
28. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-
kategori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan
dan mengelompokannya.
29. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kegiatan
keRahasiaan informasi Arsip berdasarkan pada
tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya
terhadap kepentingan dan keamanan negara,
masyarakat, dan perorangan.
30. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan
akses terhadap Arsip berdasarkan kewenangan
penggunaan Arsip terkait dengan pelaksanaan tugas
dan fungsi tertentu.
31. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan
fisik dan informasi Arsip berdasarkan klasifikasi
keamanannya.
32. Anggaran Pendapatan Belanja Daerah yang
selanjutnya di singkat APBD adalah rencana
keuangan tahunan Pemerintah Daerah yang dibahas
dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan ditetapkan
dengan Peraturan Daerah.
33. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya
disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk
lembaga pemerintah non kementerian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan
yang berkedudukan di ibukota negara.
- 7 -
- 7 -
34. Anggaran Pendapatan Belanja Daerah yang
selanjutnya di singkat APBD adalah rencana
keuangan tahunan Pemerintah Daerah yang dibahas
dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dan ditetapkan
dengan Peraturan Daerah.
35. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan
urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut azas
otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip
otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip
Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana
dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945.
36. Pemerintah Daerah adalah Wali Kota sebagai unsur
penyelenggara Pemerintahan Daerah Kota Cimahi
yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan daerah otonom.
37. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Wali Kota
dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam
penyelenggaraan urusan Pemerintahan yang menjadi
kewenangan Daerah Kota.
38. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga
perwakilan rakyat Daerah Kota yang berkedudukan
sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
39. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota
Cimahi.
40. Wali Kota adalah Wali Kota Cimahi.
41. Daerah Kota adalah Daerah Kota Cimahi.
- 8 -
- 8 -
BAB II
PENGELOLAAN
Pasal 2
Pengelolaan Arsip Dinamis wajib dilakukan oleh Pencipta
Arsip yang meliputi:
a. Pemerintahan Daerah dan BUMD;
b. perusahaan dan perguruan tinggi swasta yang
kegiatannya dibiayai APBD, dan/atau bantuan luar
negeri; dan
c. pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan
perjanjian kerja dengan Pemerintah Daerah, dan
BUMD sebagai pemberi kerja.
Pasal 3
Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan:
a. Penciptaan Arsip;
b. Penggunaan Arsip;
c. Pemeliharaan Arsip; dan
d. Penyusutan Arsip.
BAB III
PENCIPTAAN ARSIP
Pasal 4
(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 huruf a meliputi kegiatan:
a. pembuatan Arsip; dan
b. penerimaan Arsip.
(2) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan
tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis.
- 9 -
- 9 -
(3) Tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis
ditetapkan dalam peratuan Wali Kota.
Pasal 5
(1) Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 ayat (1) huruf a harus di registrasi.
(2) Arsip yang sudah di registrasi di distribusikan
kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat
waktu, lengkap, serta aman.
(3) Pendistribusian Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) diikuti dengan tindakan pengendalian.
Pasal 6
(1) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 ayat (1) huruf b dianggap sah setelah diterima
oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.
(2) Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) harus di registrasi oleh pihak yang menerima.
(3) Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) di distribusikan kepada Unit Pengolah
diikuti dengan tindakan pengendalian.
Pasal 7
(1) Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan
penerimaan Arsip harus di dokumentasikan oleh
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(2) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan Perangkat Daerah
wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi
pembuatan dan penerimaan Arsip.
- 10 -
- 10 -
Pasal 8
(1) Pembuatan dan penerimaan Arsip harus dijaga
autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas.
(2) Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap
autentisitas Arsip yang diciptakan.
BAB IV
PENGGUNAAN ARSIP
Pasal 9
(1) Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 3 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2) Ketersediaan dan autentisitas Arsip Dinamis menjadi
tanggung jawab Pencipta Arsip.
(3) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab
terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip
Vital, dan Arsip Aktif.
(4) Pimpinan Unit Kearsipan Perangkat Daerah
bertanggung jawab terhadap ketersediaan,
pengolahan, dan penyajian Arsip Inaktif untuk
kepentingan penggunaan internal dan kepentingan
publik.
(5) Dalam rangka ketersediaan Arsip untuk kepentingan
akses Arsip Dinamis, dapat dilakukan alih media.
Pasal 10
Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 3 hurup b dilaksanakan berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses Arsip.
Pasal 11
Pengguna yang berhak wajib menggunakan Arsip Dinamis
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- 11 -
- 11 -
BAB V
PEMELIHARAAN ARSIP
Pasal 12
(1) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan untuk
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan Arsip.
(2) Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi pemeliharaan
Arsip Vital, Arsip Aktif, dan Arsip Inaktif .
(3) Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan pada Arsip yang termasuk
dalam kategori Arsip terjaga maupun Arsip umum.
(4) Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui
kegiatan:
a. pemberkasan Arsip Aktif;
b. penataan Arsip Inaktif ;
c. penyimpanan Arsip; dan
d. Alih Media Arsip.
Pasal 13
(1) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab
terhadap Pemeliharaan Arsip Aktif.
(2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan
pemberkasan dan penyimpanan Arsip.
Pasal 14
(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 12 ayat (4) huruf a dilakukan terhadap
Arsip yang dibuat dan diterima.
(2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi
Arsip.
(3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menghasilkan tertatanya fisik dan
informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
- 12 -
- 12 -
(4) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
(5) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
memuat:
a. Unit Pengolah ;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(6) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat
(4) memuat:
a. nomor berkas;
b. nomor item Arsip;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal;
f. jumlah; dan
g. keterangan.
(7) Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif
kepada Unit Kearsipan Perangkat Daerah paling
lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
Pasal 15
(1) Kepala Unit Kearsipan Perangkat Daerah
bertanggungjawab terhadap Pemeliharaan Arsip
Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat
(2).
(2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan penataan
dan penyimpanan.
Pasal 16
(1) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 12 ayat (4) huruf b dilakukan
berdasarkan Asas Asal Usul Arsip dan Asas Aturan
Asli.
- 13 -
- 13 -
(2) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) pada Unit Kearsipan Perangkat Daerah
dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif .
(3) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) huruf c memuat;
a. pencipta arsip;
b. Unit Pengolah ;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(4) Kepala Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap
Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dan penyusunan daftar Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c.
Pasal 17
(1) Daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (3)
terdiri dari Arsip terjaga dan Arsip umum.
(2) Daftar Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi daftar Arsip Aktif dan daftar Arsip
Inaktif .
Pasal 18
Tata cara pemberkasan Arsip Aktif, pembuatan daftar
Arsip Aktif, penataan Arsip Inaktif, dan pembuatan daftar
Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan peraturan
perundang-undangan.
- 14 -
- 14 -
Pasal 19
(1) Penyimpanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 12 ayat (4) huruf c dilakukan terhadap Arsip
Aktif dan Arsip Inaktif yang sudah didaftar dalam
daftar Arsip.
(2) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap
penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1).
(3) Kepala Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap
Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1).
(4) Penyimpanan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip
selama jangka waktu penyimpanan Arsip
berdasarkan JRA.
Pasal 20
(1) Pencipta Arsip dalam rangka pemeliharaan Arsip
Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat
(3) dapat melakukan Alih Media Arsip.
(2) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
(3) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) ditetapkan dengan keputusan Pimpinan Pencipta
Arsip.
(4) Penetapan Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (3) memuat kebijakan Alih Media Arsip.
(5) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi
Arsip dan nilai informasi.
(6) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) menghasilkan Arsip hasil Alih Media Arsip.
- 15 -
- 15 -
(7) Pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip wajib
melakukan autentifikasi terhadap Arsip hasil Alih
Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5).
(8) Autentifikasi terhadap hasil Alih Media Arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilakukan
dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil alih
media.
(9) Pimpinan Pencipta Arsip wajib membuat berita acara
Alih Media Arsip yang telah diautentifikasi
sebagaimana dimaksud pada ayat (8).
(10) Berita acara Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (9) harus disertai dengan daftar Arsip yang
dialih mediakan.
(11) Berita acara Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (9) memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat pelaksanaan;
c. jenis media;
d. jumlah Arsip;
e. keterangan proses Alih Media Arsip yang
dilakukan;
f. pelaksana; dan
g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah
dan/atau Unit Kearsipan.
(12) Daftar Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (10)
yang dialih mediakan memuat:
a. Unit Pengolah ;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
(13) Arsip yang dialih mediakan wajib disimpan untuk
kepentingan hukum berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
- 16 -
- 16 -
(14) Arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud pada
ayat (6) dan hasil cetaknya merupakan alat bukti
yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 21
(1) Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 12 ayat (2) dilaksanakan berdasarkan
program Arsip Vital.
(2) Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
(3) Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab
terhadap Pemeliharaan Arsip Vital sebagaimana
dimaksud pada ayat (1)
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai program Arsip Vital
diatur dalam Peraturan Wali Kota.
Pasal 22
(1) Pencipta Arsip wajib memelihara, melindungi, dan
menyelamatkan Arsip yang termasuk dalam kategori
Arsip terjaga.
(2) Selain memelihara, melindungi, dan menyelamatkan
Arsip yang termasuk dalam kategori Arsip terjaga
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pencipta Arsip
wajib memberkaskan dan melaporkan Arsip yang
termasuk dalam kategori Arsip terjaga kepada Kepala
ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan
kegiatan.
(3) Pemberkasan dan pelaporan Arsip yang termasuk
dalam kategori Arsip terjaga kepada Kepala ANRI
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
Pencipta Arsip melalui Wali Kota.
- 17 -
- 17 -
(4) Salinan autentik dari naskah asli Arsip terjaga harus
diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun
setelah dilakukan pelaporan.
(5) Tata cara menjaga keutuhan, keamanan,
keselamatan, dan tata cara pemberkasan serta
pelaporan Arsip terjaga dilakukan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 23
(1) Pencipta Arsip melakukan Penyusutan Arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d.
(2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan berdasarkan JRA.
Pasal 24
(1) JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (2)
ditetapkan dalam Peraturan Wali Kota.
(2) Penetapan JRA dalam Peraturan Wali Kota
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Pasal 25
Retensi Arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan
pedoman Retensi Arsip sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 26
Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23
ayat (1) meliputi kegiatan:
a. pemindahan Arsip Inaktif;
b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
dan
- 18 -
- 18 -
c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada
Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan.
Pasal 27
(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 26 huruf a dilakukan terhadap:
a. Arsip Inaktif yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun; dan
b. Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling
singkat 10 (sepuluh) tahun.
(2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf a dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media Arsip.
(3) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif;
b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan
dipindahkan; dan
c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pasal 28
(1) Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di
bawah 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 27 ayat (1) huruf a dilaksanakan dari
Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Perangkat Daerah.
(2) JRA melakukan Penyeleksian terhadap Arsip Inaktif
yang akan dipindahkan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dengan cara melihat pada kolom retensi aktif.
(3) Dalam hal retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) telah habis atau terlampaui, Arsip tersebut
telah memasuki masa inaktif.
- 19 -
- 19 -
(4) Selain dengan cara melihat pada kolom retensi aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), JRA
melakukan penyeleksian terhadap Arsip Inaktif yang
akan dipindahkan dengan cara melihat frekuensi
penggunaan Arsip.
(5) Apabila frekuensi penggunaan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (4) telah menurun, Arsip
tersebut telah memasuki masa Inaktif .
(6) Frekuensi Arsip yang telah menurun sebagaimana
dimaksud pada ayat (5) ditandai dengan penggunaan
Arsip kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun.
(7) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan sesuai jenjang Unit
Kearsipan Perangkat Daerah yang ada di lingkungan
Pemerintah Daerah.
(8) Pimpinan Unit Pengolah yang melakukan
Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud
pada ayat (1).
(9) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati Retensi
Arsip aktif.
(10) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar
Arsip yang akan dipindahkan.
(11) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (10)
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah serta
pimpinan Unit Kearsipan.
(12) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (10)
memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat;
c. jenis Arsip yang dipindahkan;
d. jumlah Arsip; dan
e. pelaksana.
- 20 -
- 20 -
(13) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (10)
dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK
menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan
hukum sama.
(14) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (11) yang
dipindahkan.
(15) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (10) ditandatangani oleh pimpinan Unit
Pengolah /Unit Kerja selaku yang memindahkan
Arsip.
(16) Selain ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah
/Unit Kerja selaku yang memindahkan Arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (11), Daftar Arsip
Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (10)
ditandatangani oleh Unit Kearsipan di lingkungan
Pencipta Arsip selaku penerima Arsip atau pejabat
yang diberi kewenangan.
(17) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (11) memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah ;
c. nomor Arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi Arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
Pasal 29
(1) Pemindahan Arsip Inaktif yang memiliki Retensi
Arsip paling singkat 10 (sepuluh) tahun sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 27 ayat (1) huruf b
dilaksanakan dari Pencipta Arsip ke Perangkat
Daerah yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan.
- 21 -
- 21 -
(2) Pimpinan Perangkat Daerah Pencipta Arsip melalui
Unit Pengolah melakukan Pemindahan Arsip Inaktif
dari Perangkat Daerah Pencipta Arsip ke Perangkat
Daerah yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1).
(3) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati Retensi
Arsip Aktif.
(4) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar
Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
(5) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah serta
Pimpinan Perangkat Daerah yang menyelenggarakan
urusan pemerintahan di bidang kearsipan.
(6) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
memuat:
a. waktu pelaksanaan;
b. tempat;
c. jenis Arsip yang dipindahkan;
d. jumlah Arsip; dan
e. pelaksana.
(7) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK
menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan
hukum sama.
(8) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(9) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) ditandatangani oleh Kepala Perangkat
Daerah Pencipta Arsip selaku yang memindahkan
Arsip.
- 22 -
- 22 -
(10) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (4) memuat:
a. Pencipta Arsip;
b. Unit Pengolah ;
c. nomor Arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi Arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(11) Selain ditandatangani oleh pimpinan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip selaku yang memindahkan
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (9), Daftar
Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
ditandatangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah
yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang kearsipan atau pejabat yang diberi
kewenangan.
Pasal 30
(1) Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar
Arsip usul musnah.
(2) Daftar Arsip usul musnah sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) paling sedikit memuat:
a. nomor;
b. jenis Arsip;
c. tahun;
d. jumlah;
e. tingkat perkembangan; dan
f. keterangan.
Pasal 31
(1) Pimpinan Pencipta Arsip bertanggungjawab terhadap
Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 26 huruf b.
- 23 -
- 23 -
(2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilakukan terhadap Arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis Retensi Arsipnya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara.
(3) Dalam hal Arsip belum memenuhi semua ketentuan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Pencipta Arsip
harus menentukan kembali masa Retensi Arsip.
(4) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
a. pencacahan;
b. penggunaan bahan kimia; atau
c. pulping.
(5) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) harus melalui tahap:
a. pembentukan panitia penilai Arsip;
b. penyeleksian Arsip;
c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh
Arsiparis di Unit Kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai Arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan Pencipta
Arsip;
f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan.
Pasal 32
(1) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 31 ayat (5) huruf a ditetapkan dengan
Keputusan Wali Kota.
(2) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) bertugas untuk melakukan penilaian Arsip
yang akan dimusnahkan.
- 24 -
- 24 -
(3) Panitia penilai Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) berjumlah ganjil.
(4) Panitia penilai Arsip paling sedikit sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) terdiri dari:
a. pimpinan Unit Kearsipan Perangkat Daerah
sebagai ketua merangkap anggota;
b. pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan
dimusnahkan sebagai anggota; dan
c. Arsiparis sebagai anggota.
Pasal 33
(1) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 31 ayat (5) huruf g harus:
a. dilakukan secara total sehingga fisik dan
informasi Arsip musnah dan tidak dapat
dikenali;
b. disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) pejabat
dari Perangkat Daerah yang menyelenggarakan
urusan pemerintahan di bidang hukum
dan/atau pengawasan; dan
c. disertai penandatanganan berita acara yang
memuat daftar Arsip yang dimusnahkan.
(2) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) memperhatikan ketentuan:
a. dilakukan secara total sehingga fisik dan
informasi Arsip musnah dan tidak dapat
dikenali;
b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua)
pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau
unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta
Arsip yang bersangkutan; dan
c. disertai penandatanganan berita acara yang
memuat daftar Arsip yang dimusnahkan.
(3) Pelaksanaan pemusnahan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan dengan membuat Berita
Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul
Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).
- 25 -
- 25 -
(4) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan,
pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan
dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya
dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang
pengawasan.
Pasal 34
(1) Pemusnahan Arsip yang memiliki Retensi Arsip di
bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan
Keputusan Perangkat Daerah yang menciptakan
Arsip.
(2) Pemusnahan Arsip yang memiliki Retensi Arsip di
bawah 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) harus mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip;
dan
b. persetujuan tertulis dari Wali Kota.
(3) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit
Kearsipan Perangkat Daerah.
Pasal 35
(1) Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi paling
singkat 10 (sepuluh) tahun ditetapkan dengan
Keputusan Wali Kota.
(2) Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi paling
singkat 10 (sepuluh) tahun sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) harus mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai Arsip;
dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(3) Pelaksanaan pemusnahan Arsip sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab
Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan
pemerintahan di bidang kearsipan.
- 26 -
- 26 -
Pasal 36
(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan
Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 ayat (5)
huruf g wajib disimpan oleh Pencipta Arsip yang
dimusnahkan.
(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai Arsip;
b. notulen rapat panitia penilai Arsip pada saat
melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip
kepada pimpinan Pencipta Arsip yang
menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan
musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan Pencipta Arsip;
e. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang
penetapan pelaksanaan pemusnahan Arsip;
f. berita acara pemusnahan Arsip; dan
g. daftar Arsip yang dimusnahkan.
(3) Selain Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud
pada ayat (2), Pencipta Arsip yang dimusnahkan
wajib menyimpan surat persetujuan dari Kepala
ANRI untuk pemusnahan Arsip yang memiliki retensi
paling singkat 10 (sepuluh) tahun.
(4) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) diperlakukan sebagai Arsip Vital.
(5) Berita acara dan daftar Arsip yang dimusnahkan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf f dan
huruf g ditembuskan kepada Kepala ANRI.
Pasal 37
(1) Pencipta Arsip Wajib menyerahkan Arsip Statis
kepada Perangkat Daerah yang menyelenggarakan
urusan pemerintahan di bidang kearsipan.
- 27 -
- 27 -
(2) Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
merupakan Arsip Statis yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
Pencipta Arsip.
(3) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan
Pencipta Arsip.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai Penyerahan Arsip
Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur
dengan Peraturan Wali Kota.
BAB VII
PENDANAAN
Pasal 38
(1) Pendanaan Pengelolaan Arsip Dinamis bersumber
dari APBD.
(2) Selain bersumber dari APBD sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), pendanaan Pengelolaan Arsip Dinamis
dapat bersumber dari sumber lain yang sah dan
tidak mengikat sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
BAB VIII
KETENTUAN LAIN-LAIN
Pasal 39
Bentuk format:
a. daftar berkas dan daftar isi berkas sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 14 ayat (4);
b. daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 16 ayat (3)
c. berita acara Alih Media Arsip Dinamis dan Daftar
Arsip Dinamis yang dialih mediakan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 20 ayat (9) dan ayat (10)
- 28 -
- 28 -
d. berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 29 ayat (4)
e. berita acara dan daftar Arsip Inaktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 28 ayat (10)
f. daftar Arsip usul musnah sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 30 ayat (1)
g. berita acara pemusnahan Arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 33 ayat (3),
tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Wali Kota ini.
- 29 -
- 29 -
BAB IX
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 40
Peraturan Wali Kota ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Wali Kota ini dengan
penempatannya dalam Berita Daerah Kota Cimahi.
Ditetapkan di Cimahi
pada tanggal 28 Juni 2019
WALI KOTA CIMAHI,
Ttd
AJAY MUHAMMAD PRIATNA
Diundangkan di Cimahi
pada tanggal 28 Juni 2019
- 30 -
- 30 -
LAMPIRAN : PERATURAN WALI KOTA CIMAHI
NOMOR : 28 Tahun 2019
TANGGAL : 28 Juni 2019
TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
A. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Format Daftar Arsip Aktif
DAFTAR ISI BERKAS
Unit Pengolah :
Nomor
Berkas
Nomor item
Arsip
Kode
klasifikasi
Uraian informasi
Arsip
Tgl. Jml. Keterangan
Petunjuk pengisian :
1. Nomor berkas : Nomor urut dari berkas Arsip Aktif
2. Nomor item Arsip : nomor item Arsip
3. Kode Klasifikasi : Kode klasifikasi Arsip
4. Uraian informasi Arsip : Deskripsi Arsip
5. Tgl. : tanggal Arsip
6. Jml. : Jumlah Arsip
7. Keterangan : Asli, fotocopy,tembusan,
baik, rusak, rusak berat
DAFTAR BERKAS
Unit Pengolah :
Nomor
Berkas
Kode
klasifikasi
Uraian informasi
Arsip
Kurun waktu Jml. Keterangan
Petunjuk pengisian : sama dengan keterangan yang di atas
- 31 -
- 31 -
B. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Format Daftar Arsip Inaktif
Pencipta Arsip :
Unit Pengolah :
No.
Arsip
Kode
Klasifikasi
Uraian
Informasi
Arsip
Kurun
Waktu
Jumlah Tingkat
Perkembanga
n
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7
Petunjuk pengisian :
1. Nomor Arsip : Nomor urut Arsip
2. Kode Klasifikasi : Kode klasifikasi Arsip
3. Uraian informasi Arsip : Deskripsi Arsip
4. Kurun waktu : Tahun Arsip
5. Jumlah : Jumlah Arsip
6. Tingkat perkembangan : Asli, fotocopy,tembusan
7. Keterangan : Kondisi Arsip (baik,rusak,rusak berat)
toh Berita Format Berita Acara Alih Media Arsip
Waktu
Pelaksanaan
Tempat
Pelaksanaan
Jenis Media Jumlah
Media
Keterangan
1 2 3 4 5
Pelaksana, Pimpinan Unit Pengolah,
- 32 -
- 32 -
Contoh:
Petunjuk Pengisian :
(1) Nomor : Berisi nomor urut jenis Arsip
(2) Kode Klasifikasi : Berisi tanda pengenal Arsip yang dapat membedakan
Arsip antara masalah yang satu dengan masalah yang lain
(3) Jenis/Series Arsip : Berisi jenis/series Arsip
(4) Tahun : Berisi tahun terciptanya Arsip
(5) Jumlah : Berisi jumlah Arsip dalam setiap jenis Arsip
(eksemplar/folder/ boks).
(6) Tingkat : Berisi tingkat perkembangan Arsip (asli/copy/tembusan).
Perkembangan Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan
dicantumkan seluruhnya
(7) Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis
Arsip disimpan
(8) Keterangan : Berisi kekhususan Arsip (kertas rapuh/berkas tidak
lengkap/lampiran tidak ada)
- 33 -
- 33 -
Contoh:
Contoh:
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
NO JENIS
ARSIP
TAHUN JUMLAH TINGKAT
PERKEMBANGAN
KETERANGAN
Keterangan :
Nomor : berisi nomor urut
Jenis/Series Arsip : berisi jenis/series Arsip
Tahun : berisi tahun pembuatan Arsip
Jumlah : berisi jumlah Arsip
- 34 -
- 34 -
Tingkat
Perkembangan : berisi tingkatan keaslian Arsip (asli, copy, atau salinan)
Keterangan
: berisi informasi tentang kondisi Arsip (misalnya rusak/
Tidak lengkap/berbahasa asing/daerah
Contoh:
SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP
- 35 -
- 35 -
DAFTAR ARSIP VITAL
NO JENIS ARSIP UNIT
KERJA
KURUN
WAKTU
MEDIA JML JK.
SIMPAN
METODE
PERLINDUNGAN
LOKASI
SIMPAN
KET.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Daftar arsip vital yang telah disusun ditandatangani oleh ketua tim
Keterangan Daftar Arsip Vital :
1. Nomor : Diisi dengan nomor urut arsip vital
2. Jenis Arsip : Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata
3 Unit Kerja : Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
4. Kurun Waktu : Diisi dengan tahun arsip vital tercipta
5. Media : Diisi dengan jenis media rekam arsip vital
6. Jumlah
:
Diisi dengan banyaknya arsip vital misal 1 berkas
7. Jangka
Simpan
: Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
8. Metode
Perlindungan
:
Diisi dengan jenis metode perlindungan
sesuai dengan kebutuhan masing-masing
media rekam yang digunakan
9. Lokasi Simpan : Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan
10. Keterangan
: Diisi dengan informasi spesifik yang
belum/tidak adadalam kolom yang tersedia
- 36 -
- 36 -
Contoh : BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
WALI KOTA CIMAHI,
Ttd
AJAY MUHAMMAD PRIATNA
Diundangkan di Cimahi
pada tanggal 28 Juni 2019
- 37 -
- 37 -
TAMBAHAN
BERITA DAERAH KOTA CIMAHI
PERATURAN WALI KOTA CIMAHI
NOMOR 28 TAHUN 2019
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
I. UMUM
Dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik
Indonesia, Arsip sebagai bagian dan identitas bangsa berperan sebagai
salah satu sarana penyelematan wilayah Negara dan simpul pemersatu
bangsa. Oleh karena itu, Arsip perlu diselamatkan sebagai bukti rekaman
penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Peraturan Wali Kota ini merupakan kewenangan atribusi dari
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Selanjutnya, untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan daerah
yang komprehensif dan terpadu, kearsipan daerah perlu membangun
suatu sistem kearsipan daerah.
- 38 -
- 38 -
Sistem kearsipan daerah ini berfungsi untuk menjamin ketersediaan
Arsip yang autentik, utuh, terpercaya, dan mengidentifikasi keberadaan
Arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan
informasi.
Selain itu sistem informasi sebagai acuan dalam penyelenggaraan
kearsipan oleh lembaga kearsipan dan Pencipta Arsip, yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lain
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pembangunan kearsipan ini meliputi pengelolaan Arsip Dinamis,
dimana pada saat ini di Pemerintah Daerah Kota Cimahi belum terdapat
pedoman pengelolaan Arsip Dinamis.
Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis terdiri dari
Penciptaan Arsip, penggunaan Arsip, pemeliharaan Arsip, penyusutan
Arsip dan pendanaan pengelolaan Arsip.
II. PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas Pasal 2
Cukup jelas Pasal 3
Cukup jelas
Pasal 4 Cukup jelas
Pasal 5
Cukup jelas
- 39 -
- 39 -
Pasal 6
Cukup jelas
Pasal 7
Cukup jelas
Pasal 8
Cukup jelas
Pasal 9
Cukup jelas
Pasal 10 Cukup jelas
Pasal 11 Cukup jelas
Pasal 12
Cukup jelas
Pasal 13
Cukup jelas Pasal 14
Cukup jelas
Pasal 15
Cukup jelas
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17 Cukup jelas
Pasal 18 Cukup jelas
Pasal 19
Cukup jelas
- 40 -
- 40 -
Pasal 20
Cukup jelas
Pasal 21
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24 Cukup jelas
Pasal 25 Cukup jelas
Pasal 26
Cukup jelas Pasal 27
Cukup jelas Pasal 28
Cukup jelas
Pasal 29
Cukup jelas
Pasal 30
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
Pasal 32
Cukup jelas
Pasal 33 Cukup jelas
- 41 -
- 41 -
Pasal 34 Cukup jelas
Pasal 35
Cukup jelas
Pasal 36
Cukup jelas
Pasal 37
Cukup jelas
Pasal 38
Cukup jelas
Pasal 39 Cukup jelas
Pasal 40 Cukup jelas
- 42 -
- 42 -
A. TAMBAHAN PENJELASAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL
a. Identifikasi Dokumen/Arsip Vital Negara
Dalam pengelolaan, perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan arsip vital hal yang sangat penting adalah bagaimana
instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan
menjadi arsip vital. Kegiatan penentuan ini haruslah dilakukan
dengan cara hati-hati dan cermat melalui prosedur yang sistematis.
Kesalahan dalam menentukan arsip vital atau bukan akan
menyebabkan kemungkinan instansi akan mengalami kerugian
karena yang dilindungi bukan arsip vital, karena itu perlu dibentuk
tim kerja. Kegiatan identifikasi meliputi kriteria arsip vital, analisis
organisasi, pendataan, pengolahan hasil pendataan, penentuan dan
pembuatan daftar arsip vital.
1) Pembentukan Tim Kerja
Keanggotaan tim kerja terdiri dari pejabat yang mewakili unit
kearsipan, unit hukum, unit pengawasan, unit pengelola asset dan
unit-unit lain yang potensial menghasilkan arsip vital.
2) Kriteria Arsip Vital Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria
sebagai berikut:
a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak
dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
b. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional
kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan
sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
- 43 -
- 43 -
c. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi.
d. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
3) Langkah-langkah Kegiatan Identifikasi
1. Analisis Organisasi
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit
kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip vital. Analisis
organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan
analisis substansi informasi:
a. Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi
b. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif
c. Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan
fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip
vital
d. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada
unit-unit kerja potensial sebagai pencipta arsip vital.
e. Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.
2. Pendataan
Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data
tentang arsip vital. Pendataan ini dilakukan:
a. Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi.
b. Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti
jenis-jenis arsip vital pada unit unit kerja yang potensial.
- 44 -
- 44 -
c. Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi:
organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series) arsip, media
simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu),
retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan,
sarana simpan, kondisi arsip, nama dan waktu pendataan.
3. Pengolahan Hasil Pendataan
Hasil pendataan arsip vital dari unit-unit kerja dilakukan
pengolahan oleh suatu tim yang dimaksudkan agar memperoleh
kepastian bahwa hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah
di tetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria arsip
vital sebagaimana tersebut dalam huruf A tersebut diatas dengan
disertai analisis hukum dan analisis resiko, yaitu:
a. Analisis Hukum
Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan:
1). Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak dan
kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara?
2). Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan
tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi?
3). Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum
individu/organisasi seandainya hilang duplikatnya harus
dikeluarkan dengan pernyataan dibawah sumpah.
b. Analisis Resiko
Analisis resiko dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercipta
pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui
cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan
ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat
diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:
- 45 -
- 45 -
1) Jika arsip ini tidak diketemukan (hilang/musnah) berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi
informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh
organisasi?
2) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak
adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang
harus dikeluarkan oleh organisasi?
3) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh
keuntungan yang hilang dengan tidak diketemukannya
arsip vital ini?
4) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan
tidak adanya arsip yang dibutuhkan?
4. Penentuan Arsip Vital
Penentuan arsip vital merupakan proses lanjutan dari
kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan arsip
vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian
antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan
analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis
arsip vital di instansi yang bersangkutan secara pasti.
Contoh arsip vital:
a. Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan
instansi pemerintah) selama masih berlaku
2) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam
maupun luar negeri selama masih berlaku
3) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan
lain-lain)
- 46 -
- 46 -
4) Arsip hak paten dan copy right
5) Berkas perkara pengadilan
6) Personal file
7) Batas wilayah negara, antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota
8) Dokumen pengelolaan keuangan negara
b. Peusahaan (BUMN/BUMD, Swasta)
1) Kebijakan perusahaan
2) RUPS
3) Dokumen asset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung, blue print, dan lain-lain)
4) Akte pendirian
5) Risalah rapat Direksi/Komisaris
6) Gambar teknik
7) Piutang lancar (account receivable)
8) Saham/obligasi/surat berharga
9) Neraca rugi laba
c. Perbankan
1) Kebijakan perbankan
2) Dokumen nasabah
3) Dokumen kreditor termasuk agunan
4) RUPS
5) Risalah rapat Direksi
6) Dokumen desain system dan produk perbankan
7) Dokumen merger
8) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain)
- 47 -
- 47 -
d. Asuransi
1) Kebijakan di bidang asuransi
2) Akte pendirian perusahaan
3) Dokumen polis
4) RUPS
5) Risalah rapat Direksi
6) Dokumen asset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB, gambar
gedung, dan lain-lain)
7) Dan sebagainya
e. Lembaga Pendidikan Tinggi
1) Arsip kemahasiswaan
2) Kurikulum
3) Hasil penelitian inovatif
4) Register mahasiswa
5) Arsip ijasah
6) Dan sebagainya
f. Rumah Sakit
Medical records (rekam medis)
Dengan demikian setiap instansi akan memiliki daftar arsip
vital yang bersifat spesifik di instansi masing-masing.
5. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Setelah penentuan arsip vital, langkah selanjutnya adalah
menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi tentang arsip
vital yang ada pada organisasi ke dalam bentuk formulir yang
memiliki kolom-kolom (terlampir di atas).
- 48 -
- 48 -
b). Penyelamatan Dan Pemulihan Arsip Vital
Penyelamatan dan pemulihan ( recovery ) arsip vital pasca bencana
atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah :
1. Penyelamatan
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah
diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital pasca
musibah atau bencana sebagai berikut:
a. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan
ke tempat yang lebih aman.
b. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah
dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital.
c. Memulihkan kondisi ( recovery ) baik untuk fisik arsip vitalnya
maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam
bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
2. Pemulihan ( Recovery )
1) Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi
Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan
terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran.
Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat
dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan
kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan,
maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat
aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin
parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan ditumbuhi
jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur.
- 49 -
- 49 -
Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip
dari jelaga, asap, racun api, suhu udara yang sangat tinggi dan
lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara
dijauhkan dari pusat bencana.
2) Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan
yang berkaitan dengan operasional penyelamatan
Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan
dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media
atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan
dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli
dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
3) Pelaksanaan penyelamatan
a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana
besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab
mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman
melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses
penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi
pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait
dan lain-lain.
b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang
berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan
unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu
kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh
- 50 -
- 50 -
unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik
arsip.
c. Prosedur Pelaksanaan
Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh
bencana banjir dilakukan dengan cara:
a. Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum
melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat
yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya
perlu dibungkus dan diikat (dipak) supaya tidak tercecer,
baru kemudian dipindahkan.
2) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara
manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian
disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran
yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak
lengket.
3) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu
minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan.
4) pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum
pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas
matahari secara langsung.
5) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat
lain.
6) Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan.
7) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat
Berita Acara.
- 51 -
- 51 -
Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan
dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara
10 s/d 17 derajat celcius dan tingkat kelembaban antara 25 s/d 35
% Rh. Sedangkan penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran
hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi
masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga
dilakukan dengan cara manual.
4. Prosedur penyimpanan kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan
kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang
sesuai, dengan langkah-langkah:
a. Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami
kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
b. Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital.
c. Penempatan kembali Arsip.
d. Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan
lain-lain disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format
ulang dan dibuat duplikasinya.
- 52 -
- 52 -
5. Evaluasi
Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu
dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat
keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan.
Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan
kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.