arquivística, sua faceta cultural, voltada para a comunidade. Hoje em dia, amplia-se cada vez mais o entrosamento entre arquivo e cidadão ou entre arquivo e escola de segundo grau, funcionando ainda o arquivo

como laboratório para futuros historiadores. 0 Assim, as atividades do

arquivista, quando no âmbito da custódia permanente, ganham dimen-sões sociais e culturais muitíssimo mais amplas que as da fase inicial, a

dos arquivos correntes. Entretanto, é lá que se criam as condições neces-sárias para que o ciclo vital do documento se processe de forma ideal.

Sem deixar de ser urna seqüência da administração de documentos cor-rentes, pela própria unicidade da função arquivística, a tarefa do profis-sional no arquivo permanente adquire uma feição científica e social que convém explorar, em benefício seja da pesquisa histórica, seja da pró-

pria comunidade.

CAPÍTULO 2

Documento, informação e meios institucionais de custódia e disseminação

Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em be-nefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançados pela aplicação de procedimentos técnicos diferentes a material de distintas origens.

Partamos do elemento comum e primeiro: o documento. Segun-do a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, cul-turais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangência do que seja um documento. O processo de forne-cer informações a partir dos dados existentes em qualquer tipo de conti-nente é da área comum dos profissionais das chamadas ciências da in-formação, ciências documentais ou ainda ciências documentárias, como querem alguns. Recolher, tratar, transferir, difundir informações é o objetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de do-cumentação. Partindo de material diverso e através de mecanismos técni-

- _ nn canítulo 14.

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cos completamente distintos, essas instituições devem estar aptas a co-brir, da maneira mais completa possível, um "campo de investigação". Têm em comum, portanto, as finalidades a que se destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e administrativo de uma socie-

dade. A forma/função pela qual o documento é criado é que determina

seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem

e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu. As distinções entre essas institui-

ções produzem-se, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo e também do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais resultantes de atividade cultu-ral e técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente variá-vel (desde uma tabuleta assíria ou um relatório impresso de empresa até as provas-objeto de um processo judiciário), oriundo de atividade fun-cional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; pelo museu, os objetos que tanto podem ter origem

artística quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e de museus, serão didáti-

cos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, administrativos e jurídicos, passando, a longo prazo, a "históricos". O documento de bi-

blioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova» Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à ori-

gem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. Isto porque, definido o centro de documentação como a "transposição das informações primárias para outros recursos", ele acaba assimilando as características daquelas instituições." Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza

do material reproduzido ou referenciado.

13 Cortés Afonso, 1981a:19. 14 ■Znarec 1 Q77.4

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artísti-ca ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. Os documentos são gráficos, sejam eles im-pressos ou manuscritos, desenhos, mapas, plantas, ou são material audiovisual. Sua forma usual é a impressa e múltipla, isto é, a mesma obra pode existir em mais de uma biblioteca. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público.

Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das fun-ções que justificam sua existência como tal, guardando esses documen-tos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

Os documentos de museu originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. A característica desses documentos é serem tridimensionais, isto é, serem objetos. Têm os mais variados tipos, naturezas, formas e dimensões.

Os documentos de centro de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especiali-dade bem determinada qualquer tipo de documento) são em geral re-

produções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que origi-nariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. Material sonoro ou gravado, ou ainda em suporte edloestrcõennitcroo,s de desde queeemntacçóãpoia

documentação. ou reprodução, é também característico

das três idades do

de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação ou a permuta. O arquivo, porém, rece- be

os documentos através de passagem natural, dentro do esquema es do documento: da produção à tramitação, desta ao arquivo

corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por

39

recolhimento, ao permanente. O material será obrigatoriamente re-

colhido (o remanescente das baixas causadas pelo cumprimento das

tabelas de temporalidade), abstendo-se o arquivista da seleção para

aquisição, como faria o bibliotecário. O único momento em que o

fator "julgamento" entra no trabalho arquivístico é quando, junta-

mente com administradores ligados à entidade de cujos documentos

se está tratando, juristas e historiadores, os profissionais de arquivo

estabelecem as tabelas de temporalidade. Elas é que ditam a destrui-

ção racional de documentos rotineiros, segundo os diferentes prazos

nelas fixados.

A partir dessas considerações é possível estabelecer:

❑ que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o ma-

terial que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo

acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que

os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e

que seus fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, edito-

ras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de

microfilmes etc.);

❑ que o arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que pro-

duz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acer-

vo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e

função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da res-

pectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são

jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários se-

rão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o

prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras,

quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte

geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o

arquivo é ligado;is

15 Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos, é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigato-riamente dentro das funções e atividades de uma administração. Ver Gauye, 1984:15-23.

❑ que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e clas-

sificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos origina-

riamente de cunho funcional;

❑ que o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (quando não armazena documentos como as demais entidades obri-

gatoriamente o fazem e só referencia dados em forma fisica ou virtu-al). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a cole-ção (quando os documentos são armazenados) é formada de origi-

nais ou de reproduções referentes a determinada especialidade; in-cluem-se nessa categoria as bases de dados.

No processamento técnico da documentação existem algumas diferenças fundamentais. Se, na biblioteca e no museu, o tratamento documental é feito peça por peça, ainda que totalizando uma única e

grande coleção, no arquivo, em geral, o tratamento técnico é dispen-sado não à unidade, mas às séries documentais que formam agrupa-mentos lógicos e orgânicos dentro dos diferentes fundos. Já o centro de documentação adota um tratamento que varia segundo a natureza de seu material.

Arquivos, bibliotecas e museus utilizam diferentes formas e pro-cedimentos para registros de entrada, e o centro de documentação com-porta-se semelhantemente a um e a outro, conforme sua caracterização. Além disso, os registros de entrada variam também conforme sejam eles correntes, intermediários ou permanentes. O tombamento feito em bi-bliotecas e museus só tem sentido no arquivo final, uma vez que nos demais o documento está de passagem, embora não deixe evidentemen-

te de ser protocolado/registrado. As relações de remessas de papéis' são peças indispensáveis nas

transferências e recolhimentos, já que os organismos produtores de do-

cumentos, assim como seus autores, poderão a qualquer momento re-quisitar vistas a um processo, a um documento avulso ou a um dossiê, quando já passada a sua utilização primária.

As entradas paulatinas, entendidas como desenvolvimento de coleção, acabam constituindo, no caso da biblioteca, do museu e do

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centro de documentação, uma reunião artificial de documentos dos mais variados tipos. Já o arquivo, por suas próprias coordenadas de definição, é uma reunião orgânica: seu acervo faz-se natural e cumu-

lativamente. A fase denominada classificação, em bibliotecas e em arquivos

correntes, corresponde, nos arquivos de segunda e terceira idades, ao que se chama de arranjo no concernente aos fundos e séries, e de orde-

nação no que respeita à ordem interna dos documentos nas séries.

A própria variação semântica nos conduz àquela que seria a

dicotomia básica entre as áreas: enquanto a biblioteconomia pode

ser regida por normas, a arquivística e, em parte, a museologia fun-damentam-se em princípios gerais. Os sistemas de classificação bi-

bliográfica e suas extensões (no caso dos centros de documentação),

salvo raríssimas exceções, podem ser rigidamente obedecidos, mas a organização de arquivos deve submeter-se à estrutura dos órgãos

geradores do documento e à natureza do material ordenado. Por isso,

a noção de respect des fonds é preceito essencial ao trabalho arquivís-

tico: não se deve misturar os documentos produzidos por uma enti-

dade com os de outra. A proveniência do documento define o seu fundo no arquivo, assim como também define sua posição no acervo

do museu.

A, catalogação, via pela qual o usuário chega a uma publicação no

centro de documentação e na biblioteca ou a um objeto no museu, tem

seu similar, quando se trata de arquivos permanentes, na descrição. No caso dos arquivos correntes, a descrição é feita no momento da incorpo-

ração do documento ao conjunto do acervo do arquivo, através de sua

inserção no plano de classificação, não se perdendo de vista, se for o

caso, a numeração de protocolo. No primeiro caso, os catálogos em ficha, impressos ou online tra-

zendo elementos descritivos da obra permitem que sejam identificados

autor, título, local, editor, data de impressão e assunto ou assuntos. No

museu, os elementos são autor, título, forma, material, dimensões e es-pecificidades.

A descrição de documentos de arquivos permanentes, feita por

meio dos chamados instrumentos de pesquisa (impressos ou virtuais),

também permite a identificação do material. Das mais gerais e abran-

gentes (guias, quadros de fundos, relações) às mais específicas (inventá-

rios, catálogos, índices, catálogos seletivos, edição de fontes), essas pu-

blicações trazem os seguintes elementos dos documentos de arquivo:

unidade criadora do documento, tipologia documental, autoria, fun-

ção a que se refere, ação que traduz e data, conteúdo (se for o caso) e

notação (cota, na terminologia arquivística portuguesa) de identifica-

ção e localização.

Os museus também adotam instrumentos de pesquisa (guias, in-

ventários, catálogos), geralmente impressos ou mimeografados, como

no caso dos arquivos. Empregam normas próprias para a formatação

dos verbetes que os compõem.

Na biblioteca, um catálogo em fichas, impresso ou virtual per-

mite as intercalações necessárias a acervos em expansão. Além disso, a

identificação bibliográfica é sucinta, conforme a tendência moderna

de racionalizar e simplificar a catalogação. No arquivo (aqui nos re-portamos ao permanente), a necessidade de uma descrição maior das

séries, a circunstância de o fator expansivo não contar e a unicidade do

documento fazem com que a ficha perca a sua funcionalidade. O fato

de o pesquisador precisar saber a localização do material de seu inte-

resse, muitas vezes distante de sua cidade ou país, torna necessários

instrumentos impressos ou virtuais, passíveis de pesquisa remota,

multiplicação e disseminação. Como se trata de instrumentos parci-

ais, o programa descritivo deve estabelecer prioridades; outra conside-

ração é que, estando as séries já com datas encerradas, elimina-se a

questão da necessidade de expansão.

Quanto ao público: quem é o usuário-padrão da biblioteca, do

arquivo, do museu e do centro de documentação? A biblioteca, teo-

ricamente, é das quatro instituições a que possui consulentes em

maior número e variedade. Fazem uso dela não só o pesquisador (aqui

configurado como o acadêmico, o professor universitário e o pes-

quisador profissional ou eventual), mas também o grande público,

que abrange estudantes, estudiosos em geral e cidadãos comuns. O

museu tem a mesma tipologia de público, no sentido do entreteni-mento e do lazer que a visita a suas dependências pode proporcio-

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nar. Isto embora não se possa excluir o especialista-pesquisador, quan-

do a natureza e a especialidade do museu forem relacionadas com 2 seus temas de pesquisa.

No centro de documentação o público básico é constituído por o pesquisadores, que buscam documentos de origens e suportes vários,

sobre determinado tema, dentro da própria especialização do centro.

No arquivo — quando no âmbito dos de primeira e segunda ida-

des —, a clientela é formada pelo administrador, pelo empresário ou

seus representantes, enfim, pelos produtores do documento, bem como

por profissionais da área jurídica, pesquisadores administrativos ou ci-

dadãos em busca de seus direitos. No arquivo permanente, portanto na

esfera da pesquisa científica ou do interesse puramente cultural, o pú-

blico estará personificado no historiador ou em profissionais cuja ativi-

dade possa demandar informações sobre épocas anteriores, como jor-

nalistas, sociólogos, cientistas políticos etc. Outro tipo de usuário é o

cidadão em busca de seus interesses ou que revela alguma curiosidade

pelo trabalho de investigação histórica.

Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm,

portanto, fronteiras bem definidas?' Não devem ser confundidos nem

quanto à documentação que guardam, nem quanto ao trabalho técnico

que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de transferir e disse-

minar informação. Sendo instituições públicas ou particulares preocu-

padas com a transmissão cultural e com a custódia e a divulgação de

informações técnicas e científicas, possuem, cada uma, de per si, um

espaço social próprio e independente no qual devem agir.

O quadro comparativo desses quatro tipos de instituição, dife-

renciando-lhes as características e a natureza dos acervos e do tratamen-

to técnico, pode ser esclarecedor, uma vez que esquematiza os argumen-

tos desenvolvidos neste capítulo.

16 A questão é abordada em Schellenberg, 1959c:12. Os manuais brasileiros Arquivística = técnica; arquivologia = ciência, de Astrea de Moraes e Castro e outros, e Teoria e prática de arquivo, de Marilena Leite Paes, também contêm itens respeitantes ao tema. O melhor con-junto bibliográfico para estudar o assunto é o número 34 da revista Archivum, do Conselho Internacional de Arquivos, editada em Paris em 1984.

uivo • ermanentes Tratamento documental