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Sistema deContabilidadIntegral

C e n t r o d e C a p a . c i i a . c k m

Sistema de Contabilidad Integral

Aspel-COI Versión 6.0

Guía Curso Básico Usuario

Elaborada por:

Soporte TécnicoAspel de México, S. A. de C. V.Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 México, D. F.

May 2/2011.

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INDICE

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................1

1.1 Definición..........................................................................................................................................................11.2 Objetivo del Curso..........................................................................................................................................2

2. GENERALES.........................................................................................................................................................3

2.1 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-COI?.............................................................................................. 32.2 Abrir empresa..................................................................................................................................................32.3 Instalación de la Base de Datos................................................................................................................... 42.4 Cambio de período......................................................................................................................................... 82.5 Cerrar Empresa................................................................................................................................................92.6 Salir....................................................................................................................................................................92.7 Barra de herramientas................................................................................................................................... 92.8 Teclas de Acceso rápido..............................................................................................................................102.9 Operaciones de Aplicación General..........................................................................................................11

H Práctica 1: Iniciando una nueva contabilidad...........................................................................................12

3. CATÁLOGOS DEL SISTEMA.............................................................................................................................15

3.1 Definición....................................................................................................................................................... 153.2 Catálogo de departamentos.......................................................................................................................15

H Práctica 2: Manejo de Departamentos.................................................................. 163.3 Catálogo de monedas..................................................................................................................................16

3.3.1 Histórico de tipos de cambio............................................................................................................. 173.4 Catálogo de cuentas.................................................................................................................................... 18

3.4.1 Agregar o modificar cuentas..............................................................................................................203.4.2 Generales................................................................................................................................................213.4.3 Atributos............................................................................................................................................... 22B Práctica 3: Catálogo de cuentas..................................................................................................................23

3.5 Catálogo de cuentas departamentales.................................................................................................... 25B Práctica 4: Cuentas Departamentales....................................................................... 26

3.6 Operaciones con cuentas........................................................................................................................... 273.6.1 Asignación de cuentas departamentales............................................................................................27

B Práctica 5: Asignación de Cuentas Departamentales.............................................................................283.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas.................................................................................................. 28

B Práctica 6: Asignación de Naturaleza........................................................................................................ 293.7 Asociación de cuentas.................................................................................................................................29

B Práctica 7: Rubros de cuentas...................................................................................................................... 313.8 Catálogo de tipos de pólizas......................................................................................................................31

S Práctica 8: Tipos de pólizas.......................................................................................................................... 323.9 Catálogo de conceptos de pólizas............................................................................................................ 32

B Práctica 9: Conceptos de pólizas.................................................................................................................333.10 Catálogo de pólizas..................................................................................................................................33

3.10.1 Alta / Modificación de pólizas.......................................................................................................... 35B Práctica 10: Registro de Pólizas...................................................................................................................373.10.2 Operaciones con pólizas.....................................................................................................................39B Práctica 11: Guardar pólizas no cuadradas.............................................................................................. 41B Práctica 12: Auditando pólizas...................................................................................................................423.10.3 Copiar y Pegar Pólizas......................................................................................................................... 44B Práctica 13: Copiado de pólizas................................. 443.10.4 Documentos asociados....................................................................................................................... 44B Práctica 14: Documentos asociados......................................................................................................... 473.10.5 Pólizas modelo......................................................................................................................................47B Práctica 15: Manejo de pólizas modelo....................................................................................................49

3.11 Catálogo de tipos de activos.................................................................................................................50H Práctica 16: Tipos de Activos......................................................................................................................51

3.12 Catálogo de Activos.................................................................................................................................513.12.1 Generales................................................................................................................................................523.12.2 Depreciación Contable....................................................................................................................... 533.12.3 Depreciación Fiscal ................................................................................................................533.12.4 Moneda Extranjera...............................................................................................................................543.12.5 Mantenimiento y Seguro.................................................................................................................... 553.12.6 Observaciones...................................................................................................................................... 56H Práctica 17: Alta de Activos......................................................................................................................... 57

3.13 Tabla de I.N.P.C.........................................................................................................................................62S Práctica 16: Actualización de tablas de INPC...........................................................................................62

4. CONSULTAS........................................................................................................................................................63

4.1 Consulta de catálogo de cuentas............................................................................................................. 634.2 Consulta de pólizas......................................................................................................................................644.3 Consulta de balanza de comprobación....................................................................................................644.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos...............................................................654.5 Consulta de auxiliares.................................................................................................................................664.6 Consulta de catálogos de activos............................................................................................................ 67

H Práctica 17: Consultando información...................................................................................................... 68

5. PROCESOS...........................................................................................................................................................69

5.1 Administrador de períodos....................................................................................................................... 695.1.1 Crear nuevos periodos....................................................................................................................... 695.1.2 Eliminación de períodos..................................................................................................................... 705.1.3 Traspaso de saldos...............................................................................................................................705.1.4 Auditar / Desauditar período............................................................................................................ 71H Práctica 18: Auditando periodos.................................................................................................................725.1.5 Directorio de trabajo...........................................................................................................................73

5.2 Borrado de Movimientos............................................................................................................................ 730 Práctica 19: Borrado de movimientos.........................................................................................................74

5.3 Contabilización............................................................................................................................................. 74B Práctica 20: Contabilización de pólizas..................................................................................................... 75

5.4 Consolidación...............................................................................................................................................755.5 Balanza anual................................................................................................................................................ 77

S Práctica 21: Obteniendo una balanza anual.............................................................................................785.6 Póliza de ajuste cambiado......................................................................................................................... 78

H Práctica 22: Generando la póliza de ajuste cambiario...........................................................................795.7 Póliza de cierre............................................................................................................................................. 80

H Práctica 23: Generando la póliza de cierre...............................................................................................815.8 Integración de pólizas................................................................................................................................. 82

B Práctica 24: Integrando pólizas.................................................................................................................... 83

6. EMISIÓN DE REPORTES...................................................................................................................................85

6.1 Generales....................................................................................................................................................... 856.2 Emisión de Reportes................................................................................................................................... 856.3 Reporte de catálogo de cuentas............................................................................................................... 866.4 Reporte de seguimiento de presupuestos.............................................................................................. 876.5 Reporte Emisión de Pólizas........................................................................................................................886.6 Reporte Balanza de Comprobación..........................................................................................................886.7 Reporte Diario General................. ............................................................................................................ 896.8 Reporte de Auxiliares.................................................................................................................................. 906.9 Reporte de Catálogo de Activos Fijos....................................................................................................... 916.10 Reporte de Inventario de Activos Fijos..............................................................................................91

B Práctica 25: Emitiendo una balanza de comprobación...........................................................................92

6.11 Reportes Financieros.............................................................................................................................. 926.11.1 Balance General................................................................................................................................... 926.11.2 Estado de Resultados.......................................................................................................................... 936.11.3 Libro Mayor.......................................................................................................................................... 94

6.12 Reportes del Usuario............................................................................................................................. 95H Práctica 26: Emitiendo un balance general.............................................................................................. 96

7. UTILERIAS........................................................................................................................................................97

7.1 Respaldo de archivos....................................................................................................................................977.1.1 Generación de respaldo......................................................................................................................977.1.2 Reinstalación de respaldo..................................................................................................................99B Práctica 27: Respaldo y restauración de archivos.................................................................................. 100

ANEXO..........................................................................................................................................................................101

Simbología:

| en Tips de uso.

l o Tipo de reporte.

1 e dRuta de Acceso.

$ Advertencia.ral Práctica.

j S $ Notas

Requisitos:

Para el participante.0 Conocimientos del Sistema Operativo Microsoft Windows® XP, Vista, 7,2003 ó 2008. 0 Conocimientos básicos de Contabilidad.

%' Para el instructor.Software a utilizar:0 Aspel-COI 6.0

Bases de datos:0 Se utilizará una base de datos nueva o vacía.

i Datos del participantei Nombre:| Centro de Capacitación: i Fecha:

Datos del Instructori Nombre:i Correo electrónico:

. . . .

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

Aspel-COI 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la información en catálogos, los cuales son básicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de pólizas, tipos de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa.

El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes, no obstante, para diseñar el catálogo de cuentas que se adapte a las necesidades específicas de la empresa se permite su modificación, teniendo la opción de comenzar con un catálogo completamente diferente o importar el catálogo desde Excel.

También permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia tecnológica, ya que es posible generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) permitiendo la máxima explotación de la información de forma muy sencilla, tomando en consideración las reformas fiscales vigentes.

En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catálogo se podrán dar de alta los presupuestos, aunque también es posible cargarlo desde una hoja de cálculo. Además, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, también se podrá consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por último, dichos Presupuestos podrán aplicarse a las cuentas departamentales.

También se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una manera mejorada para la empresa:• Centros de costos: Este catálogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrán asignar a

las cuentas para una mejor clasificación de la información.• Proyectos: Con esta opción es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y así poder

asignarle a los movimientos de cuentas en pólizas el proyecto al que pertenezcan.

Aspel-COI asegura que la información almacenada y generada en el sistema sea íntegra en cualquier momento, proporciona además diversas utilerías con las que se le puede dar mantenimiento periódicamente.

Los reportes financieros más importantes como son: Balanza de comprobación, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general, podrán ser generados fácilmente a partir de la información contable capturada.

A partir de la información de activos capturada se podrán generar los reportes de depreciación, entre los que destacan: depreciación contable, con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deducción y proyección de depreciación.

Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la información que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinámica interfase que se tiene con Microsoft Excel®, en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier momento a la información de Aspel-COI, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la empresa.

Para una administración integral y eficiente, Aspel-COI mantiene interfase con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, concentrando fácil y eficazmente toda la información contable de la empresa.

Notas del asistente:

Guía Curso Básico Aspei COi 6.0 1

1.2 Objetivo del Curso

Al término de este curso el participante tendrá los conocimientos necesarios para realizar la captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos del sistema, asimismo, conocerá las herramientas disponibles para extraer la información contable que requiera, como reportes de Pólizas, Estados de resultados y Balance general, entre otros, permitiendo así el trabajo con el sistema y la automatización de su registro contable.

También se revisarán los procesos más importantes para el manejo de la información como el manejo de pólizas y periodos.

Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas, para cuya realización se requiere:

1. Tener vacío el directorio "Datos” o eliminar el directorio “EmpresaOI".2. Crear el periodo de Diciembre del 2009.

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versión llamada demo-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviembre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar este rango de fechas.

Es importante mencionar que el curso está dividido en 3 niveles: Básico, Intermedio y Avanzado, en el nivel Intermedio se le dará continuidad a esta primera parte, en la que el participante obtendrá más herramientas para explotar el sistema y la información en él almacenada, por lo que algunos temas se analizarán con mayor detenimiento en los cursos Intermedio y Avanzado.


Guía Curso Básico Aspel-CO! 6.0 2

2. GENERALES

2.1 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-COI?

Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:

• A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio.• Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando 1.a carpeta donde fue instalado el

sistema.Aspel-coi6.o.exe • Desde la opción Inicio/ Ejecutar.

• Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.2 Abrir empresa

£l7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Abrir empresa.

Desde el ¡cono

Se puede entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus movimientos contables. El sistema en su modalidad básica de licénciamiento tiene la posibilidad de registrar hasta 99 Empresas y un usuario simultáneo (si se requieren más usuarios, se podrán adquirir las licencias de usuarios adicionales). Una vez realizada la instalación del sistema se presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece listada una sola razón social bajo el nombre de "Empresa Inválida, S.A. de C.V.". Para poder observar la razón social de tu empresa, es necesario realizar la activación del el sistema.

En el diálogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 2.2-1, se debe seleccionar la empresa a trabajar e Identificarse como usuario del sistema, esto es, capturando el usuario y su respectiva contraseña, que poromisión es usuario: Administrador y Contraseña: Aspell o Jfil.

Dalos del propietario de la Licencia de Uso

Empresa:RFC:Dirección:Colonia:Población:Código postal: Estado:País:Responsable; Correo electrónico: Lada:T eléfono:

ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS AME -860107-KD9 CERRADA SUIZA 17 SAN JERONIMO ACULCO M. CONTRERAS 10400Aguascalientes México

5553252323

Aspel-COi 6.0No. de serie: CJSNZU000019

Licencias de usuarios: 1 Derechos Reservados 2010

Selección de empiesa a trabajar

j Información del j propietario del I sistemaL _ _ _

Usuario Administrador

Clave |

I t i Aceptar l Cancela! Ayuda

Empresa con la cual se trabaiará

Figura 2.2-1 Acceso a la empresa a trabajar

Notas del asistente;

Guía Curso Básico Aspel-COi 6.0

2.3 Instalación de la Base de Datos

Para poder iniciar el trabajo con Aspel-COI, se deberán generar los archivos donde se almacenará la información, también denominados Base de Datos, para ello, al ingresar por primera vez al sistema, se mostrará el asistente para la configuración de Aspel-COI 6.0, debiendo seguir los siguientes pasos:

a) La primer ventana es la Bienvenida al asistente para la configuración de Aspel-COI 6.0.

Paso: i de 2

B ienven ido al as is ten te para la con figu rac ión de Aspe l-C O I 6.0

M e d ia n te e s t e a s is te n te p o d rá s co n fig u rar fá c ilm en te tu e m p re s a p o ra p o d e r e m p e z a r a tra b a ja r co n A s p e l-C O I 6.0

Q B B E i ■ ¡i! ¿ 5 5 »

Figura 2.3-1 Bienvenida at asistente.

b) En la siguiente ventana se debe indicar la operación que se desea realizar:

• Si aún no se ha creado una base de datos para la empresa, se puede crear en ese momento, paraello se debe seleccionar la opción de “Crear una nueva base de datos".

• Si es el caso en que se tiene una base de datos de versiones anteriores de Aspel-COI (4.0 o 5.x) sedeberá seleccionar la opción de “Traducir" de una versión anterior".

• Si se desea conocer el funcionamiento de la versión, y aún no se va a definir la base de datos para la empresa, se puede elegir la opción de “Conectar a la base de datos Ejemplos".

S i aú n no h a s c r e a d o u n a b a s e d e d a to s p a r a e s t a e m p r e s a en A s p e l-C O I 6 .0 , p u e d e s c r e a r la a h o ra : o b ie n , s i t ie n e s u n a b a s e de d a to s d e v e r s io n e s a n te rio re s p u e d e s trad u c irla .S i lo q u e d e s e a s e s c o n o c e r e l fu n c io n am ien to d e l a n u e v a v e rs ió n e lig e la b a s e d e d a to s E je m p lo s p a r a e x p lo ra r e l s is te m a .

% Crest upa rvygva base de daos

O Iroduci de una versión, anlerá

Conectaise a tria base de datos enislerite

Basa dejólos .

£3 .Conocíais© a la bose de datos £iem*ác»

Figura 2.3-2 Operación a realizar.


Guía Curso Básico Aspel-COI 6.0 4

c) Si la opción que se seleccionó es "Crear una nueva base de datos", la siguiente ventana que mostrará es la de Iniciar nueva contabilidad, en la que se debe indicar el periodo y ejercicio con el que se iniciará la captura de la información. Por omisión, Aspel-COI 6.0 creará la conexión correspondiente para crear la base de datos de la empresa, que para la Empresa 1 será DATOSEMPRESAOI, para la Empresa 2 será DATOSEMPRESA2 y así sucesivamente.

Iniciar nueva contabilidad:

| Periodo üÉñeip

Ejercicio 2011

Conexión ; DATOSEMPRESAOI- j

Directorio de datos •i'.'.-if'.; :‘|j „»?*{' pngA'.Oj: '•■ ***.81

Drivei DevartlnterBase

1 • Aceptar j| . Cancelar.: Ajruda

Figura 2.3-3 Iniciar nueva contabilidad

Las Bases de Datos se almacenarán por defecto en el Directorio de Archivos Comunes DAC \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COI6.OO \ Datos, creando una carpeta por cada empresa registrada en Aspel-COI 6.0.

Las ventanas siguientes corresponden a la definición de los catálogos con los que trabajará el sistema, los cuales se mencionan a continuación:

• Catálogo de Monedas: El sistema trabaja por default con la moneda base que es Pesos, sin embargo se podrán agregar monedas adicionales con las que se desea trabajar.

Catálogo da moneda;: ||

A continuación, selecciona las monedas con las que deseas trabajar, si no seleccionas alguna el catálogo se creará sólo con la moneda base.

Monedas disponibles Monedas seleccionadasDólar Americano Dólar AmericanoLibras EsterlinasFranco FrancésMarco Alemán Seleccionar;RealesPesos Argentinos f---------------,Nuevo Sol I : 4 a Eliminar iEuroDólar CanadiensePesetasUDIS

j Aceptar |j Aj¿uda

Figura 2.3-4 Creación del catálogo de monedas


Guía Curso Básico Aspel-COI 6.0

• Catálogo de Departamentos: En esta opción, se podrá indicar si se desean los departamentos estándar, de lo contrario generará el catálogo vacío. En ambos casos, se podrán agregar modificar y/o agregar posteriormente.

Confirmación

¿Deseas el catálogo estándar de dep

}|......T .... l | Nc ___ j

aftaméntqs?

Figura 2.3-5 Confirmación para generar el catálogo estándar de Departamentos

• Catálogo estándar de rubros: Si se desean los rubros que genera el sistema por default, se debe responder afirmativamente. Los rubros son las asociaciones que se hacen a las cuentas para la correcta impresión de los estados financieros, por ejemplo Activo Circulante, Activo fijo, Capital, Ventas, Proveedores, etc.

Confirmación- <

¿Deseas ei catálogo estándar de rubros?

U----- X-:......... 2H Si i Mb

Figura 2.3-6 Creación del catálogo estándar de rubros

• Catálogo de Cuentas: Se podrá seleccionar un catálogo vacío o alguno de los 10 predeterminados que ofrece Aspel-COl, esto según el giro de la empresa. Si se selecciona un catálogo vacío, se deberán de registrar las cuentas contables de forma manual o importar el catálogo desde un archivo de Excel que se tenga previamente generado.

Ca áloao de cuentas M Ü 3 Ü Í Catáloao de cuantas 1............ , . , l

Selecciona un catáloao de cuentas del Selecciona un catálogo de cuentas dellistado que se adapto a tus necesidades o si listado que se adapte a tus necesidades o silo piefietes elige la primera opción para crear lo prefieres elige la primera opción para crearuno vacio. uno vacio.

Catálogo vacío (sin cuentas) * 1 Catálogo pata empresas constructoras a, , > ■ Catálogo de sociedad de condóminos

Catálogo para empresas manufacturera! ?sií Catálogo para dependencias gubernamCatálogo para empresas comerciales !......í Catálogo para sociedades religiosas \ ACatálogo para empresas de servicios 1 Catálogo para personas físicasCatálogo para empresas constructoras \ Catálogo para sociedades civiles t

|. ¿ceptar j | Cancelar jj Ajuda j 1 Aceptar jj Cancelar !. Anuda |

Figura 2.3-7 Catálogos de cuentas predeterminadas que ofrece el sistema


Guía Curso Básico AspeS-COi 6.0 6

d) El siguiente paso es ingresar a Aspel-COI:

• Una vez que se concluyó la creación de la base de datos, desde el Administrador de periodos se podrá ingresar al mes de inicio de contabilidad y comenzar a trabajar en el sistema.

Admmlsi

Diicctwio de trabajó :RAGUlLAfi:C:\Pfogram FilesSCommon F¡les\Aspel\S¡stema$ A3pel\C0l6.00\Datos\Emprese01\C0l60Empré01.FDB

h’f, ui ¡í ’

Figura 2.3-8 Administrador de periodos de Nueva contabilidad

• Si la opción seleccionada en el inciso b. fue "Conectar a la base de datos Ejemplos", de igual forma se mostrará el administrador de periodos para ingresar a algún periodo de los que se tienen creados en dicha base de datos y comenzar la exploración de la operación del sistema.

Figura 2.3-9 Administrador de periodos de base Ejemplos.


Gusa Curso Básico Aspel-COI 6.0 7

2.4 Cambio de período

£ y Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de períodos

• Desde el icono

Desde el Administrador de periodos se pueden realizar diversas funciones, todas las relacionadas con los períodos de trabajo, por ejemplo, la selección del directorio y periodo de trabajo, la creación de una nueva contabilidad, la creación de nuevos periodos, entre otras.

Administrador <ieperiodo* .1.

Djrectojíp de (raba¡o :ANALI$l$1:C;\Archivos.de programaV rchívos comunesSAspel\Si$temas aspelV

Nsiiodo : E JE H C (C lO

] Diciembre;j Aiustei

- E jE ñ D c io 2CC3

Eneto: Febieio:

2007;2007!

2008;2ooe:

Figura 2.4-1 Administrador de períodos.

W flEl directorio de trabajo se puede definir oprimiendo la tecla E1J o desde el ¡cono ¡M É, en la ventana que muestra se podrá cambiar la conexión a otra base de datos.

Cam bio de b a se de datos

¡Directorio de habato i

Conexión I EJEMPLOS

m w -: ;ANALISIS1:C:SArclwos de programaVAtchivos c ! | | | |

Aceptar Cancelar Anuda

Figura 2.4-2 Definición del directorio de trabajo-Conexión.

Una vez que se ha indicado el directorio de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta, basta con dar doble clic sobre el periodo que se requiere trabajar para ingresar al mismo.


Guía Curso Básico Aspel-COi 6.0 8

2.5 Cerrar Empresa

£ í 7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Cerrar empresa

La opción "Cerrar Empresa” permite terminar de trabajar con los datos de la empresa actual y cambiar a otra para seguir trabajando sin necesidad de salir completamente del sistema.

2.6 Salir

I S 7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Cerrar empresa

Este comando permite Salir o terminar completamente la sesión del sistema.

2.7 Barra de herramientas

l£Z7 Rutas de Acceso:• Menú Configuración / Preferencias / Barra de Herramientas.

• Clic derecho sobre la Barra / botón ?erss>ÍMtew';‘ . „L

La barra de herramientas muestra los iconos de acceso a funciones específicas del sistema, se puede personalizar agregando o eliminando iconos, permitiendo a los usuarios tener un acceso más dinámico a las funciones que utiliza con mayor frecuencia, agilizando su trabajo en el sistema.

Figura 2.7-1 Barra de herramientas estándar.

Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el usuario del sistema es el reporte de auxiliares, se puede

agregar el icono lo # a la barra, para ello se debe ingresar a la ventana Personalizar menús de Aspel-COI, en la sección “Comandos", ubicar la categoría correspondiente (que para este ejemplo es la categoría de Reportes) y ubicar el comando o icono de acceso al reporte de Auxiliares. Se selecciona el icono y se arrastra hacia la barra de herramientas para agregarlo, de esta forma, al emitir el reporte bastará con dar clic sobre él, en vez de tener que acceder a la opción desde el menú Reportes / Auxiliares.


Guía Curso Básico Aspel -COI 6.0 9

Barras de herramientas Comandos | Opciones ¡

Categorías:

Menús Archivo Edición Ver

Comandos:

¡Gráficas «Fiscales i Procesos ¡Utilerías | Configuración

I IReporte de seguimiento de pre ¿X I

l Emisión de pólizas

f f j l Balaraa de comprobación

í:?g¡ Diario general

Movimientos por Proyectos y Cü y wi ita n a *****

Cerrar

Figura 2.7-2 Personalización de barra de herramientas.

2.8 Teclas de Acceso rápido

Las teclas de acceso rápido, permiten al usuario mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el ratón. Cada menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.

Archivos Edición Ver Reportes Gráficas i

G D + ¡3 r a + 0 G D + ÍU G l I + [ rJ | LüJ+ ííg| !

Procesos Utilerías Configuración I Ventana AyudaB + 0 m+m G D + IE j O J + I nJ OuJ+ ¡vj |

Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

Abrir Ventanas de Captura L ü j + yCerrar Ventanas de Captura BCerrar un catálogo iL s j + y

Despliegue de Catálogos 0Cerrar el Sistema IIA" I + M


Guía Curso Básico Aspei-COI 6.0 10

2.9 Operaciones de Aplicación General

En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan ¡conos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones, estos iconos se encuentran en la barra de herramientas de cada uno de los módulos que integran el sistema.

Icono Descripción

( | ¡ É

Agregar

Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre. j También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas iS + B .

S íModificar

Este botón se utiliza para modificar la información que haya sido capturada con ! anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar información dando doble clic en el registro o seleccionando dicho registro y oprimiendo la combinación de teclas ILñlJ + ¡EJ (BackSpace).

mi \mfaMiEliminar

Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mostrará un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. También se puedeneliminar registros con la combinación de teclas IL*1Ü + 0 . No todas las consultas permiten eliminar registros, esto es con la finalidad de mantener la integridad de la base de datos.

Buscar

Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen. También se puede activar la búsqueda presionando la tecla de función lid.

m\

Filtrar

Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla j con las características establecidas en el filtro. También se puede activar esta opción i oprimiendo la tecla de función 53.

Activar/ Desactivar Filtro

Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la información de un catálogo.

Copiado Especial

Esta opción, permite utilizar la información generada desde Aspel-COI en una hoja de cálculo y mantenerla actualizada, es decir, si la información contable cambia dentro de Aspel-COI, se actualizará la hoja de cálculo, esto debido al vínculo dinámico que establece Aspel-COI con Microsoft Excel®.

m

Exportación

Esta opción crea un archivo con la información del catálogo seleccionado, el cual puede ser en diferentes formatos (txt, xls, db, dbf, htm, xml), y así se podrá utilizar y manipular por esa aplicación.

i Sí®

PresentaciónPreliminar

Muestra una vista previa de la información, es decir, la forma en cómo se visualizará la impresión. Desde aquí se podrá configurar el tamaño de la página, los márgenes, encabezados, etc.

Imprimir

Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes del sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada según se requiera.

K iPreparar

Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web a través de la herramienta Aspel-INFOWEB, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta.



Icono Descripción

Publicar

Esta función publica las consultas que se encuentren preparadas y es posible que este proceso se realice de manera automática después de la preparación de la información.

¡ f i f illaÉ-i

Exportar a Palm®

Esta función permite llevar la consulta a un dispositivo Palm® a través de un proceso de sincronización llamado HotSync (incluido en el programa Palm Desktop Organizer que instala la Palm®).

Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un menú contextual, el cual contiene diversas funciones que permiten manipular la información.

H Práctica 1: Iniciando una nueva contabilidad

a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuración al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente:• Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos

comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ COI6.OO• En la misma ruta, eliminar el directorio bajo el nombre "Datos” (en el directorio Datosl se guardan

los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).

b) Ejecutar el sistema Aspel-COI 6.0c) En el asistente de instalación, indicar las opciones siguientes:

• Crear una nueva Base de Datos.• Periodo: Diciembre• Ejercicio: 2009• Conexión: DATOSEMPRESA01

d) Agregar como moneda adicional "Dólar Americano".e) Indicar que se desea catálogos estándar de:

• Departamentos.• Rubros.• Catálogo de cuentas Estándar general.

f) Al terminar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo.g) Ingresar a Configuración / Parámetros del sistema y revisar que se tenga configurado el sistema de

acuerdo a las siguientes opciones:

Sección Opciones Configuración

Datos de la Empresa

Dirección CERRADA SUIZA 17Población M. CONTRERASRFC AME860107KD9Dígitos por Nivel Nivel 1:4, Nivel 2: 3, Nivel 3: 3.Cuentas con guión 0

Cuentas Captura de Saldo Inicial □Manejo de Departamentos 0Traspaso Automático entre ejercicios □


Guía Curso Básico Aspel- COI 6.0 12

\ Número secuencial i 0i Folio único l □

Sin decimales ! □Pólizas Contabilizar en Línea j 0

Alta de cuentas en pólizas I 0

Guardar pólizas no cuadradas [ □Cuenta de cuadre I (Vacío)Mes de ajuste después de } Diciembre

Activos Cuenta Banco j (Vacío)Cuenta IVA i (Vacío)

i Multimoneda Trabajar con monedas extranjeras i 0

\ Tasa de IVA default: jj

I

- Para operaciones con terceros- Para ingresos IETU

! Tasa de IVA generalI

FiscalI

Montos incluyen impuestos- En operaciones con terceros- En ingresos IETU

|i Ambos activados1 ii j

s|Iji\

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para:- Operaciones con terceros- Ingresos IETU

j j \ Cuentas definidas para DIOT e IETU i | respectivamente.i i



} na fOipxiu'izdór;

% / /~N

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Guía Curso Básico Aspel-CO! 6.0 14

3. CATÁLOGOS DEL SISTEMA

3.1 Definición

El sistema Aspel-COI cuenta con diversos módulos los cuales permiten capturar la información necesaria para llevar el control de los procesos contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. En los catálogos se almacena información con características particulares, la cual puede ser consultada en cualquier momento y se utiliza para la generación de los reportes necesarios de la empresa.

Los catálogos que maneja el sistema son los siguientes:

• Catálogo de Departamentos• Catálogo de Centros de costos• Catálogo de Proyectos• Catálogo de Monedas• Catálogo de Cuentas• Catálogo de Cuentas departamentales• Catálogo de Rubros• Catálogo de Conceptos de pólizas• Catálogo de Tipos de pólizas• Catálogo de Pólizas• Catálogo de Tipos de Activos• Catálogo de Activos• Tabla de I.N.P.C.

3.2 Catálogo de departamentos

ICD Ruta de Acceso:* Menú Archivo / Departamentos.

• Desde el icono .

El manejo de departamentos permite llevar la contabilidad de la empresa organizada de tal manera que los movimientos que afectan a cada cuenta se identifiquen por los departamentos que los originaron, por lo que al capturar pólizas, se deberá indicar por cada partida el departamento al que corresponde el movimiento, deesta manera se tendrá el saldo de las cuentas por cada departamento.

Aspel-COI permite dar de alta hasta 999 departamentos.

Si se va a trabajar con departamentos se deben realizar los siguientes pasos:

a) En el menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas, habilitar la opción “Manejo dedepartamentos".

b) Ingresar al Menú Archivos / Departamentos y con las teclas lí*11 I J F I o con el icono dar de alta los departamentos que se necesiten.



Departamento no. 4

j Sistemas

¿cepiai | | Cancelar |[ Guardar [F3] |[ A^uda |

Figura 3.2-1 Alta de departamentos

Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, sólo se podrá modificar su descripción.

S í Depáriair entos ‘ « cru M ilO 1 j l B I

£% u 1 1 £ 4 M í * i r S I .- - - - ( ^ , , f , ,

Número i Departamento..... .............................. . .............. ..............— .....*/.1: Producción2ÍVentas

Adn™st.ac¡ón

Figura 3.2-2 Catálogo de departamentos

H Práctica 2: Manejo de Departamentos

a) Ingresar al menú Archivo / Departamentos.b) Dar de alta los siguientes departamentos.

No. Depto. i Descripción

............. i ......... J . Sistemas5 j Contabilidad

6 í Almacén

...............1.............1 Compras

.............8..............1 Publicidad

9 1 Mercadotecnia10 I Logística

3.3 Catálogo de monedas

ÍZ 7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Monedas.

El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional. Se pueden registrar hasta 99 diferentes monedas con deslizamiento diario.

Al manejar multimoneda se puede registrar utilidad o pérdida por efectos de la variación del tipo de cambio de las monedas, por lo que Aspel-COI permite la generación de pólizas para determinar el ajuste cambiario de las cuentas involucradas.

ilotas dei asistente;


’kéAmNombie Símbolo Fecha de último cambio Tipo de cambioResos Mexicanos \$ 09/11/2010 1:00

US ; : 12.50

Figura 3.3-1 Catálogo de Monedas

Al dar de alta una m oneda se deben capturar los siguientes datos:

Sus campos:

i...Moneda

Símbolo ........

Jipo de cambio ¡15-21

Fecha

w]aWMw/ÍÍD~"

Aceptar j| Cancelar J| Guardar (F3J |j A^uda

Figura 3.3-2 Agregar Moneda

Opciones • • : • . • . • . ¡ • •.. ■ • . . ■. IMoneda Descripción con la que se identificará a la moneda.Símbolo Símbolo con el que se identificará a la moneda. j

Tipo de cambio Se indica la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se esté i registrando.

FechaEl sistema sugiere la fecha con la que se está dando de alta la moneda. Al realizar las ! actualizaciones desde el Histórico de tipos de cambio, esta fecha se modificará automáticamente de acuerdo a la última actualización realizada.

Desplazamiento Es el deslizamiento que diariamente presentará la moneda con respecto a la moneda | base.

Desplazamientoautomático

Se puede activar este campo si se requiere que el sistema calcule diariamente la j paridad para la moneda.

B.3.1 Histórico de tipos de cambio

Ruta de Acceso:

• Menú Archivo / Monedas / icono

Desde esta opción se podrán almacenar y consultar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras día a día, lo cual permite un eficiente manejo de los movimientos registrados en una moneda diferente a la moneda base.



DornLuri Mas Mié Ju3 Vifc Sáb 1 2 3 4 5 6

7 8 ® 10 11 12 1314 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 2728 29 30 ■

€ 3 Hoy: 09/11/2010

Tipo cambió f 12.50

Figura 3.3.1-1 Histórico de Tipo de Cambio

3.4 Catálogo de cuentas

l & Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Catálogo de cuentas

• Desde el ¡cono

En el catálogo de cuentas se registran, modifican y consultan las cuentas contables con las que trabajará la empresa.

Activo Circuíanle (1)Aclivo No Circuíanle (2)Pasivo a Codo Plazo (3): Pasivo a Largo Plazo (4)Capital (5)Venias (8)Costo de Venias [7)Gastos de Operación (8)Otros Ingresos y Gastos (9)ISR .y PTU.Caja; Bancos c Inversiones (11)Cuenlas por Cobrar (12j Inventarios (13J IVAAciedilabJe (14)OUós Activos Circulantes (15)

¡Proveedores (16)1 IVA por Pagar (17): Otros Impuestos por Pagar (IB)! Prestamos Bancarios C.Plazo (19)¡ Cuentas por Pagar (20)Oíros Pasivos Circulantes (21)¡Activo T otal (22)

Enero, j Febrero j Marzo 'j Abril. J'Mapq. j Jüivo j Julio j A^sjo| sépliernbre |' OctubreJ Noviembre j Diciembre j Ajuste \ [2010

- 1110-000000j I 1110-001-000 FONDO FIJO 1.500.00 •j« -1120000:000 BANCOS 8.551,695 90.| »1120-001-000 i • ¡-1120-001-00!

Moned3 Nacional 6,935335:91 5721.02a 33

j L 1120-001-002 8 ancorner 12911256971 1;214.367:561 Ssf-1120-002-000 Moneda E wtr n¡er a 1,615.299.99j | l-1120-002-C0l Citji Bank 1,616,299.99jl»1140-00»000 INVERSIONES EN VALORES 2,870.00; í 140 001-000

y j-o o io o iMoneda Nacional 2.870,00BancomeT- 2 87000 y i

j: V . ...

1OT IETI Tipo Número Fecha

07/01/2010

Concepto

CobranzaF-3867

Debe

"24.150:00

Haber ^

M IaooM!

: □ a 19 4 08/01/2010 Cobranza f '3858 37,560.00' 0.00! □ 0 lg 6 09/01/2010 Anticipo de.Clientes T 0:000.00 0.0.0 ;[ □ 0 19 7 09/01/2010. Cobranza F-3865 . 50,000.00 .000: □ 0 igi......i...... ...........................

8 10/01/2010 Cobranza F-3869 18.975.00 ;0.00: ]

: *16 3 .9 25 .0 0 243.662,10 ti

jT'S

Figura 3.4-1 Catálogo de Cuentas



Para registrar en Aspel-COI el catálogo de cuentas se cuenta con las siguientes opciones:

a) Elegir como base uno de los diez catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y cuando se manejen los niveles 4-3-3, estos catálogos son generados automáticamente por el sistema al momento de crear la base de datos, posteriormente se pueden hacer las modificaciones para adaptar el catálogo de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.

Los catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema son:

• Catálogo estándar general.• Catálogo para empresas manufactureras.• Catálogo para empresas comerciales.• Catálogo para empresas de servicios.• Catálogo para empresas constructoras.• Catálogo de sociedad de condominos.• Catálogo para dependencias gubernamentales.• Catálogo para sociedades religiosas.• Catálogo para personas físicas.• Catálogo para sociedades civiles.

b) Cargar el catálogo de cuentas desde un archivo de Excel, el cuál debe contar con una estructura predefinida para poder ser reconocido por Aspe-COI.

c) Capturar el catálogo de la empresa de forma manual.

Los catálogos de cuentas se conforman por niveles y dígitos por nivel.

• Niveles: Es el número de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9 niveles).

• Dígitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que están contenidos dentro de cada uno de los niveles (de 1 hasta 20 dígitos en total por todos los niveles).

Por omisión, al instalar Aspel-COI se define los dígitos por nivel como "4-3-3”.

Los números de cuenta en los catálogos estándar están formados por tres niveles: 4 dígitos (caracteres) para el primer nivel (mayor), 3 dígitos para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 dígitos para el tercer nivel (auxiliar).

Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 3.4-2.

Dígitos por Nivel

1 0 0 0 j- ,0 0 0 - ;0 0 0 Descripción de la Cuenta

Niveles: Q { g }

Figura 3.4-2 Estructura de las cuentas.

Todos los catálogos predefinidos del sistem a contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad com pleta, com o las cuentas de Bancos, C lientes, Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc.

Notas det asistente:


Sí se requiere manejar un catálogo de cuentas con una configuración o con cuentas distintas (no maneja la configuración 4-3-3, por ejemplo), al crear el catálogo se debe elegir la opción catálogo vacío (sin cuentas) y posteriormente se deben dar de alta las cuentas que conformarán el catálogo, para lo cual se debe cumplir con el siguiente orden:

a) Capturar las cuentas de Mayor.b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor.c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas.

Considerando esta información, se procede a dar de alta y/o modificar las cuentas.

3.4.1 Agregar o modificar cuentas

Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Catálogo de cuentas/ Edición/ Agregar o Modificar

% f3 f• Menú Archivos / Catálogo de cuentas/ con el icono lS á 0 Li'J

Al agregar o modificar una cuenta el sistema presenta un diálogo donde solicita los datos correspondientes de la cuenta, distribuyendo de forma ordenada la información en dos secciones, Generales y Atributos, como se muestra en la figura 3.4.1-1.

Agregar cuentas

No. decuenja :{1110-002-000 _ _ B j U O Acumulativa

Descripción Iacuenta.................. .............................. j ! j ® B 5 ’aí<el

íí jfí G enejes i|l^Alribulpsi

• Es departamental Tipo de moneda["] Aféela pófija de afuste cambiario j 1 Pesos Mexicanos

^Sóidos «n moneda conteMe ■ Saklos en moneda «diariera

Inicial i m Inicial - r-S*í|l

final ; Final ' | l | j

¿iceplat || Cancelar ]| Guardai(F3)~|| A uda

Figura 3.4.1-1 Agregar/Modificar Cuenta.



3.4.2 Generales

Sus campos:

Opciones i

No. de Cuenta Se debe capturar el número de cuenta correspondiente, en algunos casos el i sistema propone la siguiente cuenta.

Descripción | Nombre de la Cuenta.

Tipo Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.___ ______ _____........... ....................... ............... ................. ............. ...................... .......................j

| Es DepartamentalActivando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos. Este j parámetro se activará de forma automática al agregar la cuenta al catálogo de ¡ cuentas departamentales.

Tipo de Moneda Define la moneda en la cual se registrarán los movimientos de la cuenta (sólo ; para cuentas de tipo acumulativa).

Afecta póliza de ajuste i cambiario

Este parámetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de tipo detalle. Al habilitarlo se indica al sistema que al realizar la póliza de ajuste cambiario se incluya dicha cuenta.

\ Saldos en moneda I contable

Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda base, a la cuenta que se está dando de alta. Este campo sólo se habilitará si en Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas está activo el parámetro "Captura de saldo inicial".

\J No es recomendable capturar saldos iniciales de esta forma, sino mediante la generación de pólizas, para tener todos los movimientos respaldados por un asiento contable y así evitar posibles descuadres en la información.

Final: El valor de este campo se actualiza de forma automática al momento de registrar pólizas dentro del sistema.

| Saldos en moneda extranjera

Inicial: En este campo se puede indicar un saldo inicial en moneda extranjera, a la cuenta que se está dando de alta. Este campo sólo se habilitará si en Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas está activo el parámetro "Captura de saldo inicial”.

Final: El valor de este campo se actualiza de forma automática al momento de ¡ registrar pólizas dentro del sistema.

Al modificar una cuenta ya existente, el único campo que no modificable es e! número de la cuenta.



3.4.3 Atributos

Agregar cuentas,: Cuento ..... ......................

: No, de cuenca 1T20*002 000

Descripción ; Descripción déla cuerda

' Naturaleza

0Deydora

Q A

$ AtributosPertenece a los rubros 1.-Activo Circulante 1 1 Caja, Bancos e Inveisiones 22.- Activo T ota!

Contrapartida j 1 150002-000

• ¡ipo ..............

O Acumulativa

i | Asociar cuenta j

;rar cuenta

|: Aceptar |j Cancelar |j Guatdar(F3] jj Ajiuda J

Figura 3.4.3-1 Agregar/Modificar Cuenta

Sus campos:

Opciones

Naturaleza

Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo estará habilitado para su modificación siempre y cuando se tenga activo el parámetro "Captura de Saldo Inicial", el cual se localiza en Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas.

Contrapartida Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta complementaria cuando se captura una póliza, ya sea para cargar o abonar el saldo.

Pertenece a los rubros

Este campo indica los rubros asociados a la cuenta. Un rubro agrupa cuentas que tengan características similares. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema.

Asociar cuenta (botón) Sirve para relacionar la cuenta a los rubros que pertenece.

Desasociar cuenta (botón) Sirve para desasociar la cuenta de un rubro.

Al oprimir el botón Asociar cuenta se mostrará una ventana donde se listan los rubros registrados dentro delsistema pudiendo seleccionar los rubros a los que pertenece la cuenta.

C j Se podrán escoger varios rubros oprimiendo la tecla l£!iJ y dando clic en los rubros que sean necesarios.



I Centro <fe ÍC'aejctizcí&i'.

Núm.Rubros disponibles

Descripción15: Otros Aclivos Circulantes 16i Proveedores

180t;os Impuestos por Pagar 19: Prestamos Barcarios C.PIa20

S S B I, Cuentas por Pagat 21 i Otros Pasivos Circulantes

SÉ?.

“ 'ísíiE23¡ Pasivo Total


Figura 3.4.3-2 Asociar cuenta al rubro.

H Práctica 3: Catálogo de cuentas

a) Dar de alta las siguientes cuentas definiendo solamente los datos que se mencionan a continuación:

1120-002-000 I Detalle Banamex No. Cta. 210597-8 Pesos j 1,11,22 Deudora1120-003-000 I Detalle BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Pesos j 1,11,22 Deudora S1130-000-000 i Acumulativa Bancos Extranjeros Dólar A. j 1,11,22 j Deudora i1130-001-000 Detalle CityBank No. Cta. 23012004 Dólar A. j 1,11,22 Deudora i1130-002-000 I Detalle Dólar A. j 1,11,22 Deudora j1160-001-000 i Detalle José Castro Santana Deudora j1160-002-000 Detalle Marisol Molina Cuevas Pesos j 1,12,22 ¡ Deudora j1160-003-000 | Detalle Pedro Hernández López Pesos 1,12,22 Deudora 11170-001-000 ii Detalle Facturas Pesos j 1,12,22 I Deudora |1190-002-000 \ Detalle Servido Pesos I 1,13,22,34 í Deudora j1346-000-000 Detalle Maquinaria Pesos j 2,15,22 | Deudora 11364-000-000 i Detalle Depreciación de Maquinaría

b) M odificar las cuentas siguientes:

No. Cuenta | Tipo Descripción Moneda j Rubros i Naturaleza1200-001-000 I Acumulativa | IVA por Acreditar Pesos j 1,14,22 ! Deudora1200-002-000 í Acumulativa IVA Acreditable Pesos j 1,14,22 Deudora1330-000-000 Acumulativa i Automóviles Pesos j 2,15,22 Deudora2130-000-000 i Acumulativa j Documentos por pagar Pesos ! 3, 20, 23 Deudora


Guía Curso Básico Aspei-CO! 6.0 23

c) Dar de alta las siguientes cuentas

No. Cuenta Tipo j Descripción Moneda Rubros Naturaleza1200-001-001 Detalle IVA 16% Pesos 1,14,22 i Deudora1200-002-001 Detalle IVA 16% Pesos 1,14,22 I Deudora1330-001-000 Detalle VW Jetta Modelo 2005 Pesos 2,15,22 í Deudora1330-002-000 Detalle Ford Explorer Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora1330-003-000 Detalle Chrysler Voyager Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora1330-004-000 Detalle Nissan Platina Modelo 2005 Pesos 2,15,22 Deudora1330-005-000 Detalle Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Pesos 2,15,22 ! Deudora2110-001-000 Detalle Office Depot Pesos 3,17,23 Acreedora2110-002-000 Detalle Artículos Especiales, S.A. de C.V. Pesos 3,17,23 I Acreedora2110-003-000 Acumulativa Proveedores Clasificados Pesos 3,17,23 I Acreedora2110-003-001 Detalle Sistemas de Abastecimiento, S.A. Pesos 3,17,23 ! Acreedora

Distribuidora de Materiales, S.A. de I2110-003-002 Detalle C.V. Pesos 3,17,23 I Acreedora

2110-003-003 DetalleImportadora Internacional S.A. de C.V. Pesos 3,17,23 Acreedora

2110-003-004 Detalle Kartcher Internacional Inc. Pesos 3,17,23 | Acreedora2111-000-000 Acumulativa Proveedores Extranjeros Dólar A. 3,17,23 i Acreedora [2111-001-000 Detalle ¡ Proveedor Extranjero Especial Dólar A. 3,17,23 ii Acreedora I2120-001-000 Detalle Vanesa Téllez Correa Pesos 3,20,23 \

i Acreedora2130-001-000 Detalle Documentos Varios Pesos 3,20,23 lf A creedora

2161-000-000 Acumulativa IVA por Trasladar Pesos 3,18,23 í A creedora2161-001-000 Detalle IVA al 16% Pesos 3,18,23 I A creedora2170-004-000 Detalle IVA al 16% Pesos 3,18,23 Acreedora6000-001-013 Detalle i Ayuda para Transporte Pesos 8,24,35 Deudora j6000-001-014 Detalle Vales Gasolina Pesos 8,24,35 1 Deudora6000-003-033 Detalle Depreciación de Maquinaria Pesos 8,24 Deudora7500-004-000 Detalle Descuento Financiero en Ventas Pesos 9,24 Deudora |7500-005-000 Detalle Compra de Servicios Pesos 9,24 Deudora )

d) Modificar la siguientes cuentas:

No. Cuenta9000-000-000 |

Tipo í Descripción ¡ Moneda í Rubros Naturaleza IDetalle Cuenta de Cuadre I Pesos j ------- Indistinto j

3200-000-000 j Detalle Reserva Legal I Pesos | 5 Acreedora j1120-001-000 j Detalle Inbursa No. Cta. 4953258645 í Pesos | 1,11,22___ Deudora



3.5 Catálogo de cuentas departamentales

Í Z 7 Rutas de Acceso:Menú Archivo / Catálogo de cuentas departamentales

ífgjSjO con el ¡cono t c r .

En este catálogo se dan de alta las cuentas que manejarán departamentos. El manejo de departamentos es muy útil cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada centro de costos de la empresa.

Una vez que se han dado de alta las cuentas y departamentos, se deben definir las cuentas que son departamentales.

Para dar de alta una cuenta dentro del catálogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en el icono(Ü*L.¿ ■"]

Agregar cuentas departamentales

No. de cuenta

Departamento

Saldo inicial

Moneda contable

Moneda extranjera

i 1140-001 000

10.00

Aceptar Cancelar Guardar(F3) A^uda

Figura 3.5-1 Agregar cuenta departamental

Sus campos:

OpcionesNo. de Cuenta Cuenta a registrar como departamentalDepartamento Departamento al que se asociara la cuentaSaldo inicial Moneda contable

Monto del saldo inicial en moneda contable

Saldo inicial Moneda extranjera

Monto del saldo inicial en moneda extranjera

Aun cuando la cuenta no tenga habilitado el parámetro "Es departamental", se podrá registrar dentro de este catálogo, ya que el sistema es totalmente flexible y permite registrar cuentas como departamentales siempre y cuando no tengan movimientos o saldo.

Al momento de dar de alta la cuenta como departamental, en el detalle de la cuenta el parámetro □ E s Departamental q U ecj a r ^ habilitado, indicando que esta cuenta ha sido asociada a Departamentos.



Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido asignada previamente, en caso contrario el sistema envía el siguiente mensaje:

Una vez definidas las cuentas departamentales, aparecerá la ventana como se muestra en la figura 3.5-3. En esta ventana se podrá consultar la clave, descripción y el saldo de cada cuenta, agrupándolas por el departamento al que corresponden.

JEnera72Q’J ©>l

f : i § 1 W ¡ mmwwimw -"■s "<■< t <,Departam ento D escripción de la cuenta

¡Ventas iBanamex 741107-1 Suc201i Mercadotecnia i Bánamex 741107*1Suc 201:í Recursos Humanas iBartamsx 741107-1 Suc 201¡Compras i Banamsx 741107-1 Suc 201Tesoreiio ;Banamex 741107-1 Suc 201

:lnfojmática Banamex 741107*1 Suc 2013 Cuenta - 1120001.002

Ventas Bcncomei 12911256971;Me<cadolecn¡3 Bancomer 12911256971Recursos Humanos ! Bancomer 12911256971Compás i Bancomer 12911256971Tesorería i Bancomer 1291125697-1Informática i Bancomer 12911256371

B Cuenta: 1120-002-001Ventas | City Bank

Saldo linal i Hz mulUmone m

Tipo Número F ec h a

h« > fia*»Concepto

5.726.318.33; •5.290.00;

:q¡Doj aoo]"

Z1Z ¡ffii z j w

1214 658 f ¿qoi

adOi ábüF

aoo; a f i j '

U16.2S3.93:

Debe/**>

Figura 3.5-3 Catálogo de Cuentas departamentales.

5 Práctica 4: Cuentas Departamentales

a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales:

No. Cuenta Descripción Depto. I1120-001-000 inbursa No. Cta. 4953258645 81120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8 j 5 l1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 i 3 i1130-001-000 CityBank No. Cta. 23012004 í 5 i1130-002-000 Ixe No. Cta. 15111968 ..... J...... 5....J

/ —S



No. Cuenta Descripción Depto. j1160-001-000 ¡ José Castro Santana 3 ¡1160-002-000 ¡ Marisol Molina Cuevas 3 j1170-001-000 j Facturas j 7 i1330-001-000 | VW Jetta Modelo 2005 4 I1330-002-000 j Ford Explorer Modelo 2005 21330-003-000 { Chysler Voyager Modelo 2005 5 !1330-004-000 j Nissan Platina Modelo 2005 11330-005-000 | Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 101350-000-000 j Equipo de Oficina 4

3.6 Operaciones con cuentas

3.6.1 Asignación de cuentas departamentales

£ 7 Rutas de Acceso:• Menú Procesos / Asignación de cuentas departamentales

• O con el icono

Desde esta opción se podrán asociar fácilmente cuentas a uno o varios departamentos. En la ventana de Asignación de naturaleza se muestran de lado izquierdo los departamentos disponibles y del lado derecho el catálogo de cuentas. La asignación de una cuenta a uno o varios departamentos se realiza de la siguiente manera:

a) Seleccionar el departamento al cual se asociarán las cuentas dando clic sobre él.b) En la sección izquierda de la ventana se seleccionan las cuentas que serán departamentales, las cuales

pueden ser seleccionadas de forma consecutiva (ísH + liJ q Shi,t|+Ll)) o de forma aleatoria (1^ I + clic).

c) Una vez hecha la selección, con el botón ( A~cclár, I se realizará la asignación de las cuentasseleccionadas al departamento indicado.

Asignación rie cu e n te departamentales ’J t f , | § )

Departamentosj Cuenta

Departamento: NombreMostrador

IW Departamento Pedidosj:+; Departamento Producción

i Sí Departamento Tesoreríaj ! 1120001 001 Banamex 741107-1 Suc201

1120001-002 Bancomei 12911256971: ! 1120 002-001 C¡1)' Bat*

1140001-001 Bancomer; 11140002-001 Cily Bank; 1245-000000 EQUIPO DE OFICINA

1252-000000 DEPRECIACION DE MOBILIARI1W t

< Asociar

Cajáloflo de cuertUw C u e n ta : D e s c r ip c ió n

Í*M160-000-000 ALMACEN i 1170-000-000 DEUDORES DIVERSOS

& 1172-000-000 FUNCIONARIOS V EMPLEADOS ; 3-1172-001 -0 Prestemos a Empleados

1172-00 Gutiérrez Martínez Mario í - 1172-00 C

i 1172-00 Hidalgo Hernandez Rosario ! -1172-00 Soteio Vidal Gerardo ■ 1172-00 Soteio Rodríguez Laura : • 1172-00 ZavafaOrtiz JuGo Cesar

Aceptar |( Aj¿uda

Figura 3.6.1-1 Asignación de Cuentas departamentales.



H Práctica 5: Asignación de Cuentas Departamentales

Mediante la opción de Asignar cuentas departamentales, asociar las siguientes cuentas a los departamentos indicados:

No. Cuenta2110-001-000

j Descripción___I Office Depot

Depto.

2110-002-000 ! Artículos Especiales, S.A. de C.V.2110-003-001 í Sistemas de Abastecimiento, S. A.2110-003-002 I Distribuidora de Materiales, S.A. de C. V. Compras2110-003-003 i Importadora Internacional S. A. de C. V. \

2110-003-004 I Kartcher International Inc.2111-001-000 i Proveedor Extranjero Especial2120-001-000 I Vanesa Téllez Correa Contabilidad2130-001-000 j Documentos Varios Mercadotecnia

3.6.2 Asignación de naturaleza de cuentas

& Ruta de Acceso:• Menú Utilerías / Asignación de naturaleza

Una forma fácil y rápida de asignar la naturaleza a las cuentas de manera masiva, es mediante la opción de Asignación de naturaleza de cuentas. Esta ventana muestra de lado izquierdo las cuentas con naturaleza Deudora y de lado derecho las cuentas con naturaleza Acreedora. Para asignarle la naturaleza correspondiente a las cuentas se debe realizar lo siguiente:

a) Seleccionar las cuentas a definirles naturaleza. La selección se puede realizar de forma consecutiva (EEU G 3 o láS+ D j) o de forma aleatoria (Pw] + clic).

. y , , i • ' i i l a Nat. acreedora» I « i\ai. aeuaora >. ¿ , . . , ,b) Una vez hecha La selección, con los botones : J o ---------z l _ J se realizara La asignación de« N a t. deudora

las cuentas seleccionadas a la naturaleza correspondiente.

Asignación de natu ra leza - . . . .. " X

| Cuentas con naluialeza deudora Cuentas con naluraíeza acreedora !

Cuanta Descripción gg Cuenta : Descripción A: ino-ooo-ooo 1250 000-000: 1120000-0C0 BANCOS........ 1252-000-000 DEPRECIACION DE MO0ILIjj|

1140-000-OH) INVERSIONES EN VALOR; | 1254-000-000 DEPRECIACION EQUIPO D ¡:; ): 1150-000-000 CUENTES 125G-000-000 DEPREDACION EQUIPO D if |• 1160-000-000 ALMACEN 1257-ora-ooo DEPRECIACION DE M AQUll|: 1170-000 000 DEUDORES DIVERSOS : ; 2110-000-000 PROVEEDORES: 1172-000 000 FUNCIONARIOS Y EMPLE : 2120-000-000 ACREEDORES DIVERSOS VA:• 1160-000-000 DOCUMENTOS POR COB i | • j j 2130-000-000 DOCUMENTOS POR PAGA %• 1120 000 000 IVAACREDITABLE

j Nal. acceedoía » j2131-000-000 SUELDOS POR PAGAR j | f

.1131-000-000 IVA POR ACREDITAR ! I << Nal. deudora j ; 2150-000-000 IMPUESTOS POR PAGAR; 1192 000 000 ANTICIPO DE IMPUESTO: l__ ______ > -21GOOOOOOO IVA TRASLADADO; 1210-000 000 TERRENOS • 21 ei -000-000 IVA POR TRASLADARv 1220 000-000 EDIFICIOS -2170-000-000 I.V A POR PAGAR

1230-000 000 EQUIPO DE TRANSP0RT • 2180-000-000 ANTICIPOS DE CUENTES1240-000-000 EQUIPO DE COMPUTO " , ' • 2220-000-COO CREDITOS HIPOTECARIOS1245 000 000 EQUIPO DE OFICINA v • 2240-000-000 DOCUMENTOS POR RAGA ^ i

<. ... . . . . . . M > Z i • ..... i é Z i

i!

; L

J | j Canchal jj Anuda ]

Figura 3.6.2-1 Asignación de Naturaleza.



H Práctica 6: Asignación de Naturaleza

Mediante la opción de Asignación de Naturaleza, asignar la naturaleza correspondiente a la siguiente cuenta:

í...................................................Cuenta Naturaleza

1364-000-000 Acreedora

3.7 Asociación de cuentas

\í~l Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Asociar cuentas.

• O con el icono .

La asociación de cuentas a un rubro en específico sirve para clasificar o agrupar cuentas que tengan características similares, por ejemplo, se puede definir el rubro Activo circulante y el rubro Créditos, de esta manera cuando se intente expresar el Balance General, sólo se hará referencia al rubro Activo circulante y no a cada una de las cuentas que pertenezcan a él, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflación, sólo se deberá hacer referencia al rubro Créditos y automáticamente aparecerán los saldos de las cuentas a las cuales se les asignó esta clasificación. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definición.

Aspel-COI sugiere un catálogo de rubros estándar, el cual es utilizado por los catálogos de cuentas predefinidos del sistema, así como para la emisión de reportes.

Para asociar o desasociar cuentas a un rubro se tienen las siguientes opciones:

a) Desde el menú Archivos / Asociación de cuentas aparece la ventana de asociación de cuentas mostrando los rubros y cuentas disponibles.

~ " .....Ü B '

ig ubro s disponibles Cuenlcis iSspombliosp Dcscrpcíóft í Cuentas asedadas Múm. cuenta Descripción .-*•f + jT-Aclivo Circuíanle ♦ 11110-000000 ]CA JÁ

Si- 2;-Activo No Circulante $■ 1120000000 BANCOSS i 3,- Pasivo a Corto Razo 1140 000 000 INVERSIONES EN VALORESS i 4 - Pasivo a Largo Pla20 1150-000000 CLIENTES■*} 5.- Capital ü 1160-000000 ALMACEN:±: 6.- Venias i 1170-000000 DEUDORES DIVERSOSSB 7.- Cosío de Venias A i • 1172-000000 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS&' B.' Gastos de Operación ' 1180000 C00 DOCUMENTOS POR COBRAR — i£4; S.- Oíros Ingresos ¿i Gastos 4 j 1190-000 000 IVAACREDITABLE* 10.- ISR y PTU 4: 1191-000 000 IVA POR ACREDITAR

11.- Caja, Bancos e Inversiwies -- 1192-000-000 ANTICIPO DE IMPUESTOSS i 12,-. Cuentas por Cobrar — . 1210-000000 TERRENOSS I 13.- Inventarios . 1220 000 OCO EDIFICIOSS i H.-iyAAcreditoble ] 1230000 000 EQUIPO DE TRANSPORTES í 15-Olios Aclivos Circulantes 1240-000000 EQUIPO DE COMPUTO■+' 16.-Proveedores i í 1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA:.t 17.-IVAporPagai ! 1246-OOD-OOO MAQUINARIA3K 18.-Oíros Impieslospoi Pagar ; -1250-OOOGOO DEPREDACION DE EDIFICIOS& 19.- PiCEíamos B anearías C. Plazo ! 1252-000-000 DEPRECIACION DE MOBILIARIO Y EQ. DE 01fh 20 .- Cuentas por Pag ar ;• -1254*000-000 DEPRECIACION EQUIPO DE TRANSPORTEa : 21.- Oíros Pasivos Circúlenles z l •-125S-000-000 DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTO ^ i

................. ! . . t i i - « i ' ............ i > r

[ Cerrar j| Atilda, j j

Figura 3.7-1 Asociar cuentas

Notas del asistenta:


b) Desde el catálogo de cuentas, menú contextual de la cuenta / Asociar o Desasociar cuenta:

je to n as *

Restaurar gúnf|guíis£i#i ¡r¿;¡a(

Apegar p&±mM **i*8rtt« v5 r M + M

..............*..........Asofife iiuwitesDesasociar íu8f&»dssí»ubf«Cswiser cuériíásE x p » f r «sernas

Figura 3.7-2 Menú contextual del catálogo de cuentas

c) Desde el detalle de la cuenta en la pestaña de Atributos. Para agregar o modificar rubros se debe ingresar al catálogo de cuentas, en la sección izquierda de la ventana correspondiente a los Rubros de

cuentas, con los iconos de 1 o ISÜ , o desde el menú contextual.

1 Cdlátee» de Guenl» Enere/2010

Opciones ., , » Veríasdel menú

contextualrmfPiumC&A. DürtíMí t. hiv&ílotxet ftlij pjetóA s por Cehan i12] inv«?ri!6r¡<?y 05) ¡WüAcieáü&kff4l tttizsÁctwz (151

: í)uc»s íté)í C 119)

&o«P*gs»1Oto# )Activo íotel QZ\

Cuerda1 iRS 'Q<mm

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1

Dcsci^ícrón de 1* cuento S Jdlo tinai

XAfA fú W K FUS BANCOS

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S .K i t . 6 $ 5 , * >

s.s:&».9t5,721 3,32i Km ;¡s<i

iO El ¡ala s tel o El *ü ÍO 13 i*lo ¡a i» jo □ £sja □ t$

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tn/es/20taI3/61/2ÓÍÍSi3Áít/at«

6*cafe»f-®6?

Artádí# de

Cobf F. fi9V&tr.w/zm Ctyt($y¡ct art. ííérp^bíia,

Pá®jt HütertáME-5ú6t

Ef,e?o Jfebí o ¿0i 1-Afeia i j iiM-ia j v‘«te j AíWtoj SííUfeíbic I Octutxej t o w c te j P«íetó<eí N te j

Í U .1 5 0 .0 0 0 Í S :

3 ? , » D 0 m \

10.W.Í» Üíúmm.m w» 18,8751» esa"

fl.® 18X0áiwiiwí

_ 0«Ci.3Z83t 163 .325 0 0 ■10 ,

:>3<¿

Figura 3.7-3 Agregar rubros de cuentas



H Práctica 7: Rubros de cuentas

a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas

37Descripción

Activo Diferido

b) Modificar los siguientes Rubros:

No.Rubro Descripción Número de Cuentas Operación

37 Activo Desde í 1400-000-000 AsociarDiferido Hasta j 1430-000-000 cuentas

3.8 Catálogo de tipos de pólizas

l2z'7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Tipos de pólizas

Desde este catálogo se podrán registrar los tipos de pólizas necesarios para clasificar los registros contables que se generen. Se podrán dar de alta tantos tipos de pólizas se requieran.

fnero/2010

& [ » «T ipo D e s c r ip c ió n

E ? jjSlg Ig

Figura 3.8-1 Catálogo de tipos de pólizas

Para agregar un nuevo tipo de póliza se debe dar clic en el icono MPÍ de la barra de herramientas, mostrando la ventana que muestra la figura siguiente:

Jipo de póliza ;CH|

Descripción j Cheque

p Aceptar ; Cancelar I Ayuda

Figura 3.8-2 Agregar tipos de pólizas.



Sus campos:

Opciones

Tipo de póliza Abreviación de hasta 2 caracteres del tipo de póliza que se está agregando. Es con lo que se identificará al tipo de póliza al generar una póliza.

Descripción Descripción del tipo de póliza.

Los tipos de póliza se podrán eliminar siempre y cuando no existan pólizas de ese tipo registradas.

H Práctica 8: Tipos de pólizas

Dar de alta los siguientes tipos de pólizas:

Tipo de póliza • DescripciónCh ChequeTr Transferencia

3.9 Catálogo de conceptos de pólizas

£ 7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Conceptos de pólizas

En este catálogo se podrán capturar los conceptos de Pólizas que más frecuentemente se utilicen, agilizando así la captura de las pólizas ya que no se tendrá que capturar todo el concepto del movimiento, bastará con seleccionar el concepto previamente dado de alta.

conceptos de pólizas ■ ¡ ■ I

Concepto no. 16

Saldo inicial

■

| Aceptar | Cancelar |[ Guardar (F3) j Ayuda

Figura 3.9-1 Alta de conceptos de Pólizas.

Se podrán registrar hasta 999 conceptos diferentes, de manera que al momento de Agregar o Modificar una póliza, en el campo “Concepto" se podrá desplegar este catálogo y seleccionar el concepto con el que se grabará la póliza. Asimismo, los conceptos de pólizas se pueden modificar en cualquier momento en caso de que ya no se vaya a utilizar, o se requiera agregarle alguna descripción o comentario.

No es posible eliminar conceptos de pólizas, únicamente se podrá modificar la descripción de los mismos, por lo que se recomienda que antes de empezar a capturarlos se analice y defina cuáles son los conceptos más utilizados.



S Práctica 9: Conceptos de pólizas

Dar de alta los siguientes conceptos de Pólizas:

No. j Concepto i

iDescripción

............1............ í Póliza de Apertura j

........... 2........... J. Póliza de Ventas3 Póliza de Compras j4 | Pago a Facturas

...........5 ......... I Pago de Nómina6 I Pago de Impuestos j7 j Pago de Servicios8 | Pago a Proveedores9 Anticipo de Clientes

......... 10......J . Anticipo a Proveedores j11 Cobro de Facturas j12 i Gasto por anuncios j

3.10 Catálogo de pólizas

I & Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas

P• O con en icono 1

Una póliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del catálogo.

Mediante la captura de pólizas se realizan las afectaciones correspondientes a las cuentas, es decir, en el catálogo de pólizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la empresa.

Si el parámetro de 'Contabilización en línea' que se encuentra dentro de Configuración/ Parámetros del sistema/ Pólizas está activo, al momento de grabar la póliza se afectarán automáticamente los saldos de las cuentas, de lo contrario únicamente se almacenará la póliza con los movimientos generados sin afectar los saldos de las cuentas. En este caso será necesario realizar el proceso de Contabilización.

Cada vez que se inicia la captura de las pólizas en un periodo, si se tiene activo el parámetro Número secuencial, el sistema muestra una ventana desde donde se pueden establecer los folios iniciales para las pólizas.


Guía Curso Básico Aspel COI 6.0 33

Figura 3.10-1 Ventana de folios de pólizas para el periodo.

Una vez que se han definido los folios que se van a utilizar, mostrará la consulta de pólizas.

llJ

l i l i l í 3 0 ®

a s i s i i l l i ; \ Í W LA. Ic C -s j r - \ I-Ha . Í-- Vrííf'K i - í í j j gx¿>' j- ;^ . \ ^ - ! y 1 0 ^ ^ *?$.. ;

:DrTipo Nún Aud Fecho Chigen Concepto Co Ü 1

m m m r n ........................................................... ......... i ..............m s íÍEgj(g

p r 2 N |13/01/2010 •P0I i Vento a crédito F-3870¡Di r w J l O T / á Í Í 0 j c o í : 1 Se lermirva Orden de Pioducción No. 1245 § : :; ;pr ...4: j N i 08/01/2010 ' ÍcoT i Gastos de Vtaie F-565S | S |P í' 5 |Ñ [coi ¡Vento a crédito F-3971 |S . !D, w 117/01/2010 leo í | Cosío de Venias ¡S 1Dr 7 {N 13/01/2010 j.COI Compra de materiales a Crédito. F-1414 ;S ; i

| Dr ’ ' 0 | N 19/01/2010 ¡COI i Se renta equipo de medición, F-1423 j S ; ip r .... •... f m . " ¡ 2 wiwSra-........ ! coi ■Gastosporasesoría. Recibo-286 iS 'ib r.... jj o I m; "l'coi" ¡Venta a crédito F-3872 ÍS \ !¡ F j lljÑ i m m - ..... Jcoí' ! Provisión da Nómina de : 30/Enero/2008' .

fa-iiKrt! * i ■ i... i iV " f. MitíHitou l 'i- m\ «m» !(X?. M n.lO l i t E T l Cuenla Nombre !

o n iMe„(.

1160-003-001 ALMACEN □ O DE PROD.

TERMINAD!

0 Costo de 1.00 0.00 9j000l00] ventas ^

..........................................................................................................L ......... .. j $ 9 .000 .00 9 ,000 .00 I

1 Enero j Fabreio j Maizoj Abril \ Mayo ¡ Junto ¡ Julio | Agostoj Septiembre í Octubre\ Novicmbio j Diciembre] Ajuste] :2010

Figura 3.10-2 Catálogo de pólizas.

/-N,

1. Tipos de pólizas: Muestra los tipos de pólizas dados de alta en la configuración2. Meses del Ejercicio fiscal: Se podrá cambiar de mes siempre y cuando se encuentre creado.3. Listado de pólizas: Esta sección muestra el listado de pólizas de acuerdo al tipo seleccionado en el

panel izquierdo.4. Vista previa de la póliza: Se podrá consultar el detalle de la póliza seleccionada5. Montos de la póliza seleccionada: Muestra los totales tanto de cargos como de abonos de la póliza.6. Año del periodo: Se podrá cambiar de año, siempre y cuando éste se encuentre creado.



3.10.1 Alta / Modificación de pólizas

É l 'J Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Edición /Agregar o Modificar

\m $• O Menú Archivo / Pólizas I o .

A través de esta opción, se podrán dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos movimientos se podrán revisar también en la consulta del catálogo de cuentas.

15/01/2010

No.Cuenta Cnnceplo rfel movimiento <F2> HabeiT. Cambio Dehe6000001-ÜQ1 OjSUELOClSY SAURIOS

f c i É S l l i iOíSUELDOSV SAURIOS600M01-001

6000-001 001 Oj SUELDOS Y SALÁflIOS

6000-001-001 0! SUELDOS Y SALARIOS

0! SUELDOS Y SAURIOS

6000-005-000 0; SUELDOS Y SAURIOS

SDOOHO.Q4-OO.Q 0! SU E LD.OS Y. SAURIOS

Mo.. de partidas (2 Ñombie ; : Moneda \

W u í :j ' ! Z Z iP

I'Po ; b i jg :

Concepto SUELDOS Y SALARIOS

Múfijeto I 16'

$1.110; $5,379.10; $0.00

éWzsSSsUi i l iü B i l l l f iE S S l$1.00 $2,500 50 ÍO.CO

$1.00 $3580.00 $0.00

$1.00. $3,389.10' $0.00

$1.00 $2.580. G0 $0.00

$1.00 $300 00 $0.00

$1.00 $40000 $0.005 379 .10 : 0 00

Figura 3.10.1-1 Ventana de Alta / Modificación de Pólizas

Sus campos:

OpcionesJ ip o ............................... Se elige el tipo de póliza que se agregará (Dr, Ig, Eg, etc.).

NúmeroNúmero de póliza a registrar. Este campo estará habilitado si en la configuración del 1 sistema no se tiene activo el parámetro número secuencial, de lo contrario el sistema propone de forma automática el siguiente número de póliza.

Fecha Fecha de la póliza dentro del mes de trabajo con la que quedará registrado el asiento contable.

ConceptoDescripción del motivo por el que se efectúa el movimiento. Se puede auxiliar del j catálogo de conceptos utilizando Í£l o el ¡cono ¿Jipara agilizar la captura.

No. de Cuenta Número de cuenta que va a ser afectada.

Departamento

Si se manejan Departamentos se debe anotar el número del departamento que se afectará con el movimiento, se puede utilizar el ayuda {IEJ o ? f de dicho campo la cual mostrará la lista de Departamentos en los que está asociada la cuenta. Si se dígita llSüüJ + tsl aparecerá la lista de TODOS los departamentos registrados.


Guía Curso Básico Aspel CO! 6.0 35

Concepto del Movimiento

El sistema coloca automáticamente el mismo concepto que se capturó en el concepto de la póliza, pero se puede cambiar o modificar.

Tipo de cambio

Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operación; al dar

clic al botón I® o con la tecla de función 0 aparecerá la consulta del Histórico de tipo de cambio.

Debe Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con É£J o muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.

sS ) se

HaberSe deberá anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda con

10 o S, se muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos.

Estando en la captura o edición de pólizas se pueden utilizar las siguientes opciones:

Icono Función Tecla de Acceso

Guardar Póliza 0

Insertar Partida B

l g | Borrar Partida m

¡ i l Graba Póliza como Modelo E l

k

Envió de póliza por correo

[ Cargar una Póliza Modelo

i Auditar Póliza

Copiar Póliza de otro periodo

, S ; Desplazamiento entre pólizas*

G D + [oj + ¿£j

C E I + E + DjI

Cuadrar Póliza

Detalle de operaciones con terceros*

* Estas opciones sólo estarán habilitadas cuando se realicen modificaciones a las pólizas.


Guía Curso Básico Áspei-CO! 6.0 36

j Q w t ro iím !£<¡#¿í:¡í sd6r>

El procedimiento para la captura de las Pólizas es el siguiente:

1. Ingresar al Catálogo de Pólizas y dar clic en el icono de agregar *-55.2. Indicar el tipo de póliza (Dr, Ig, Eg, etc.), número de póliza, fecha, concepto del movimiento, y partidas

(cargos y abonos).3. Considerando que el sistema trabaja bajo la regla básica de la contabilidad que es la "Regla de la

partida doble", la cual indica que, "A todo cargo le corresponde un abono”, esto implica que una vez capturadas las partidas se debe verificar que los totales de la póliza sumen cantidades iguales.

_ _ ¿RK4. Por último se procede a grabar la póliza con la tecla O o con el icono .

H Práctica 10: Registro de Pólizas

Ingresar al catálogo de pólizas.

En la ventana de Folios iniciales que muestra, establecer los folios de los tipos de pólizas en 1.

Estando en el catálogo de pólizas dar clic en el icono S-S.

Registrar la siguiente póliza.

Tipo de póliza: Dr Numero de Póliza: 1 Fecha: 31/12/2009No. De Concepto de Póliza: 1 (Póliza de Apertura)

No. Cuenta Depto. Descripción Debe i Haber1120-001-000 I 8 Póliza de Apertura j 100,000.001120-002-000 ¡ 5 Póliza de Apertura ! 200,000.001120-003-000 | 3 Póliza de Apertura | 300,000.001140-001-000 Póliza de Apertura j 65,000.001150-001-000 ¡ Póliza de Apertura i 70,000.001150-002-000 Póliza de Apertura i 50,000.00

i 1160-003-000 Póliza de Apertura | 80,000.001170-001-000 j 7 Póliza de Apertura j 5,000.00 |1310-002-000 Póliza de Apertura r 10,000.00 |1340-000-000 Póliza de Apertura I 35,000.00 I

! 21Í0-001-000 1 7 Póliza de Apertura r j 135,000.002110-002-000 j 7 Póliza de Apertura ¡ [ 185,000.002130-001-000 j 9 Póliza de Apertura i | 90,000.003100-001-000 j | Póliza de Apertura 1 ...... ¡ 410,000.003200-000-000 { f Póliza de Apertura 95,000.00

e) Grabar la póliza y cerrar la ventana de Captura.

f) En el catálogo de pólizas, debe aparecer el registro de la póliza generada, de ser así, cerrar la ventana.


Guía Curso Básico Aspel- COi 6.0 37

g) Crear el periodo de Enero 2010, para ello se debe realizar lo siguiente:

[ i f eI. Ingresar al menú Archivos / Administrador de Períodos / icono u— , elegir la opción Crear siguiente periodo, en este caso, se creará el de Ajuste 2009.

II. Dar clic nuevamente en el ¡cono 1 para crear el periodo de Enero 2010.

III. Ingresar al mes de Enero dando doble clic.

IV. Ingresar al Catálogo de Pólizas, estableciendo los folios iniciales de las pólizas en 1.

h) Capturar las siguientes pólizas:

Tipo de póliza: Dr j Numero de Póliza: 1 Fecha: 04/01/2010No. De Concepto de Póliza: 2 (Póliza de Ventas)

1 Ño. Cuenta j Depto. f Descripción j Debe ) Haber¡ 1150-002-000 | i Póliza de Ventas 58,000.00| 4100-001-000 í í Póliza de Ventas | 50,000.001 2170-004-000 ( ¡ Póliza de Ventas j | 8,000.00

tipo de póliza: Dr j Numero de Póliza: 2 Fecha: 04/01/2010

No. De Concepto de Póliza: 2 (Póliza de Ventas)I Ño. Cuenta i Depto. j Descripción í Debe Haber| 1150-002-000 | | Póliza de Ventas 28,420.00 ¡

| 4100-001-000 í ! Póliza de Ventas { 24,500.00! 2170-004-000 j [ Póliza de Ventas \ 3,920.00 j

Tipo de póliza: Dr ( Numero de Póliza: 3 Fecha: 05/01/2010No. De Concepto de Póliza: 3 (Póliza de Compras)

No. Cuenta Depto. | Descripción i Debe [ Haberf 1190-001-000 ! f Póliza de Compras j 18,590.00 Ij 1206-001-001 i f Póliza de Compras ¡ 2,974.40 f "j 2110-002-000 ! 7 f Póliza de Compras 21,564.40 |

Tipo de póliza: Ig Numero de Póliza: 1 i Fecha: 08/01/2010No. De Concepto de Póliza: 11 (Cobro de Facturas)

i No. Cuenta Depto. | Descripción j Debe j Haber ¡! 1120-003-000 j 3 f Cobro de Facturas [ 18,500.00 i| 1150-002-000 [ Cobro de Facturas j j 18,500.00 |



Tipo de póliza: Ig Numero de Póliza: 2 Fecha: 10/01/2010No. De Concepto de Póliza: 11 (Cobro de Facturas)

No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber.... ..............:....... í| 1120-003-000 3 ¡ Cobro de Facturas 10,250.00 i y

j 115Q-Q02 000 1 Cobro de Facturas 10,250.00 ¡

Tipo de póliza: Eg Numero de Póliza: 1 Fecha: 11/01/2010No. De Concepto de Póliza: 7 (Pago de servicios)

No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber| 6000-003-007 ¡ f Pago de Servicios 10,000.00 1i 6000-003-008 j Pago de Servicios 200.00 {i 6000-003-014 | Pago de Servicios 500.00 {| 1120-002-000 ¡ 5 [ Pago de Servicios | 10,700.00

Tipo de póliza: Eg Numero de Póliza: 2 Fecha: 12/01/2010No. De Concepto de Póliza: 5 (Pago de Nomina)

No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber6000-001-001 ¡ Pago de Nomina | 44,940.001120-003-000 I 3 i Pago de Nomina í 44,940.00

Tipo de póliza: Eg Numero de Póliza: 3 Fecha: 17/01/2010No. De Concepto de Póliza: 8 (Pago a Proveedores)

No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haberi 2110-003-002 7 í Pago a Proveedores 13,425.00 1i 1120-002-000 j 5 j Pago a Proveedores i % 13,425.00

3.10.2 Operaciones con pólizas

Estando en la captura, edición o consulta de una póliza, el sistema está dotado de una serie de herramientas que facilitan la manipulación de las pólizas.

<f„j Siempre que se visualice el icono 5§Ü dentro de un campo el cual haga referencia a un catálogo, se podrádar clic en él o pulsar I É lo cual desplegará el catálogo auxiliar correspondiente donde a su vez, se podránrealizar búsquedas fonéticas que servirán para agilizar la captura.


Catálogo de cneniasrr

Buscar j

Cuenta

, --1110-001-000 §!• 1120-000-000 f $■ 1120-001-000

' 1120-001-001 ! j 1120-001-002¡ a - 1120-002-000

" 1 1120-002-001 iái 1140-000-000

...

m%

Descripción

CAJAFONDO FIJO

BANCOSMoneda NacionalSanamex 741107-1 Suc201Bancomei 12911256971Moneda ExtranjeraCity BankINVERSIONES EN VALORES MmmhtMtmmtLmmmmmmmm

Figura 3.10.2-1 Catálogo de cuentas mostrado con la tecla I

qci Siempre que se visualice el icono en un campo numérico, se podrá dar clic en él o pulsar 0 lo cual desplegará una calculadora, y al pulsar el botón LiüJ desplegará la ventana del Histórico de tipo de cambio.

3.10.2-2 Calculadora de Aspel-COI

ü-ip Cuadrar Pólizas. El sistema permite cuadrar una póliza rápidamente, utilizando una “cuenta de cuadre", por ejemplo, si se tiene una póliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para editarla posteriormente; las pólizas cuadradas con la cuenta de cuadre serán grabadas con el estatus de pendiente.

Para usar esta opción, se debe realizar lo siguiente:

a) Activar el parámetro 'Guardar pólizas no cuadradas’ ubicado en Configuración/ Parámetros del sistema/ Pólizas y definir la cuenta que será utilizada como cuenta de cuadre.



b) Para cuadrar una póliza estando en la captura de la misma, se puede hacer de las siguientes maneras:

• Estando en una partida vacía se dígita @ o dando clic sobre el icono * y así el sistema crea el asiento contable con la cuenta indicada en los parámetros y el monto necesario para cuadrar lapóliza, grabando normalmente la póliza con IsJ.

• Estando en la última partida pulsa la tecla '¡M, y el sistema automáticamente graba la póliza, habiéndola cuadrado con la cuenta de cuadre.

• Estando en una partida vacía y capturar en el campo de No. de cuenta, la cuenta que se indicó como de cuadre y grabar la póliza.

Aquellas pólizas que se hayan ajustado mediante la cuenta de cuadre o la utilicen, en la consulta de Pólizas se presentan en color rojo, con el propósito de identificarlas fácilmente, para que posteriormente sean editadas para continuar con su captura.

di ií

COI ;Pafjo Materiales F-5657/CH-327N : 14/01/2010

COI ÍPago malcríate?, F7651. CH-32815/01/2010

COI i Pago de Lubiicariles! F-Í267. CH-3301B/01/20Í0

COI i Pago de cormiones a ageníes de venias .F-803, CH -33116/01/2010

COI Pago de impuestos14/01/2010

H aberT ipo do camb Debe

7.50D.0Q.0 Frovisiori d= pago

... .n(nw¡¡r*)flL.

2150-009 01ISR POR PAGAR

Eneio | Febrero ¡ Mareo j Abril i M ^ o j Junco j J ulio \ Agosíoj Setiembre j Qclubr.ej Noviembre j DicccrrtbroJ Ajuste

Figura 3.10.2-3 Consulta del catálogo de pólizas.

q- i Recordar que si una cuenta utilizada en la póliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer uso de esta cuenta, de forma automática genera la siguiente partida.

B Práctica 11: Guardar pólizas no cuadradas.

a) Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas y activar el parámetro “Guardar pólizas no cuadradas".

b) Definir como cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000.

c) Editar la póliza de Eg 2.

d) Agregar la siguiente partida a la póliza:



No. Cuenta Depto s Descripción Debe j 6000-001-002 I J Pago de Nómina 300.00 j

e) Guardar la póliza, ¿Qué mensaje envía el sistem a?___________________________________

r

f) Aceptar el mensaje. ¿Cómo se visualiza la póliza modificada en la consulta?

g) Editar nuevamente a la póliza, cambiar la cuenta de cuadre por 1120-003-000 y guardar la póliza.

h) ¿Cómo se visualiza la póliza modificada en la consulta de pólizas?____________________________________

Auditar Pólizas. Esta herramienta está diseñada para que una vez capturadas las pólizas, se marquen como auditadas para evitar que puedan ser modificadas posteriormente, esta herramienta puede ser muy útil para el contador o auditor de la empresa.

1 lEQUITO DE TRANSPORTEeiacicio

1 jEQUIPO DE COMPUTO ejercicio

1 EQUIPO DE COMPUTO e^cicio

Í6 EQUIPO DE COMPUTO ejercfeio.......

0000 000-000No de p&lidas j l Nomtae [pEPRECi^O M EQÜ|P0 Monada

M¡&3 I S S P i f f l p S l l S )$1.00 &jinz50¡ sooo]

si 00 $000: $680.00.

$1.00 $68000; $Ú00!

$1.00 $ooo': $soaoo;

0.00 i 0.00

Figura 3.10.2-4 Ventana para Auditar Pólizas.

Por seguridad se puede restringir esta opción desde los perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que no se modifiquen las pólizas previamente contabilizadas. Para auditar una póliza se debe estar en la edición de la misma y con el icono correspondiente se audita la póliza.

H Práctica 12: Auditando pólizas

a) Editar la póliza de Diario número 3, auditar y cerrar la póliza.b) Dentro del catálogo de pólizas, ¿Cuál es el estatus de la póliza en la columna de Auditada?



jbS/£«p£rc dek 'íiOMUi «</«>»

mFiltrar. Además de generar las operaciones básicas desde la consulta de pólizas, el sistema permite

visualizar en la consulta pólizas que tengan características específicas, esto se realiza mediante la opciónFiltrar, a la cual se tiene acceso con la tecla de función l í f i l o con el ¡cono correspondiente. Se puede filtrar por tipo de pólizas, por un rango en específico, por pólizas generadas en un cierto rango de fechas, o que tengan los atributos de contabilizada, no contabilizada, pendiente, no pendiente, auditadas o no auditadas.

Sus campos:

• IjpO ck» pÓIÍ23

■ Peiwílo (te te i>¿l¡?-5fecha ¡niciá! i

. Siiierias iOSAE......□ noi

; □ BANCO

Wm Facha final

Atábalos• : Audiladás

Contóbffzadas f \ No aiidiladas : > Nd conVablisadas ] . ; No pendientes

:! Pendentes

C J fó lizas con documento* asociados

Aceptar Cancclai j A^uda

Figura 3.10.2-5 Parámetros del Filtro de pólizas.

Opciones¡ Tipo de póliza \ Tipo de póliza que se desea incluya el filtro, pueden ser todas o un tipo en específico.

Pólizas ; Números de pólizas que se incluirán en el filtro, pueden ser todas o un rango i específico.

Periodo de la póliza Sólo se incluirán en el filtro las pólizas generadas en el rango de fechas indicado.

; Sistemas Mostrará sólo las pólizas que hayan sido generadas desde la interfase en línea con los sistemas SAE, BANCO o NOI.

i Atributos Se mostrarán sólo las pólizas que tengan el atributo seleccionado.I Pólizas con

documentos i asociados

-1Sólo se mostrarán aquellas pólizas que tengan documentos asociados.

i? ’" 'Vista Preliminar. Mediante este icono se puede obtener una vista previa de la consulta de las pólizas

para observar como se mostrará en la representación impresa.


Guía Curso Básico Aspel -COi 6.0

3.10.3 Copiar y Pegar Pólizas

ÉZ7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / Edición / Copiar o Pegar

• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / con los iconos ' L i o í J

Estando en el catálogo de pólizas se podrá crear una póliza a partir de otra, esto mediante las opciones: Copiar y Pegar. Es posible copiar una póliza con sus partidas de un período a otro o inclusive del mismo.

Para hacer uso de esta opción se debe estar ubicado en la póliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el

icono ' - J , y por último dar clic sobre el icono L¿^. El sistema de forma automática asignará el folioconsecutivo permitiendo también editar la póliza antes de pegarla, esto por si se requiere hacer alguna modificación a la póliza.

Si es más de una póliza la que se desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla l> Cl"1 + Clic en cada póliza.

H Práctica 13: Copiado de pólizas

Copiar la póliza Eg3 y pegarla en el mismo periodo pero modificándola con los siguientes datos:

.............. Tipo de póliza: Eg Número Póliza: 4 ............. Fecha: 19/01/2010No. de Concepto de póliza: 8 (Pago a Proveedores)

No. Cuenta Depto | Descripción \ Debe j Haber2110-003-002 7 l Pago a Proveedores 5,678.00 i1120-002-000 5 | Pago a Proveedores | 5,678.00

3.10.4 Documentos asociados

ÉZ7 Ruta de Acceso:ÍÉ b• Menú Archivo / Pólizas, Cuentas o Activos / icono

Con la finalidad de permitir que la información contable se encuentre centralizada y para un acceso rápido a la misma, se pueden asociar a las pólizas, cuentas y activos diferentes documentos que sirven como comprobantes. Los documentos que se pueden asociar son hojas de cálculo, documentos en Microsoft Word®, facturas electrónicas, comprobantes fiscales digitales (CFD) así como cualquier otro archivo (imagen, pdf, etc).

Esta funcionalidad va de la mano con el concepto Integración digital Aspel. La forma de asociar un archivo es[3 V

desde el icono 1 abriendo la ventana de Documentos asociados (figura 3.10.4-1).



D ocurnentos.asociadps:

Sg]8graf.xls

i iO ÜDeposito

C01012005 001012008

DepOO C01012Q1G

1 j DepOO

m

1 1Logo1.gif

C: V. ACommon FüesNAspelVD ocumenfos cfigitalesXD epos¡to\C0l012010\DepQ0

Figura 3.10.4-1 Ventana del Visor de Documentos asociados

En la ventana de Documentos asociados se listan los archivos asociados y su descripción, además de poder realizar las siguientes operaciones:

i Opciones

■m

Subir Nivel

e S -.......Nueva Carpeta

Al dar un clic en este botón, se posicionará el cursor en la carpeta de nivel superior a la que se encuentre seleccionada.

Desde este botón se podrán crear nuevas carpetas con la finalidad de tener una mayor organización y clasificación de los documentos que se agreguen al repositorio.

ActualizarCon este botón se actualizará la ventana de acuerdo a las modificaciones realizadas.

í á N

Agregar

Eliminar

Al dar clic en este botón se podrán agregar documentos al repositorio.

Al dar clic en este botón se podrán eliminar documentos del repositorio.


Guía Curso Básico Aspei-COf 6.0

ConfigurarDepósito

Desde esta opción de podrá configurar la ubicación del depósito de documentos digitales, de forma predeterminada la ruta es C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \Aspel \ Documentos digitales \ Deposito. Al cambiar la ubicación, se podrá aplicar la configuración a todas las máquinas o sólo a la máquina en donde se esté realizando la modificación.

El depósito esta en:

| S ; C:\Program FilesVConnmon FilesSAspelXOocumentos digitaléisNDeposito

•Aplicar, esta configuración

'.;-So?oaesta|Q:áquina

% Aladas las máquinas

Aceptar ¡ Cancelar Ayuda

Figura 3.10.4-2 Configuración del depósito de documentos digitales

Para asociar un documento a algún registro, ya sea cuenta, póliza o activo se debe realizar lo siguiente:

a) Ingresar al catálogo en el que se vaya a asociar el documentob) Posicionarse en el registro (póliza, cuenta o activo) al que se le asociará el archivo.

c) Dar clic en el icono

d) En la ventana de Documentos asociados, con el botón seleccionar el archivo a agregar. Este paso sólo agrega el documento al repositorio.

e) Para asociar el documento al registro (póliza, cuenta o activo), se debe seleccionar con el ratón el archivo ubicado en la parte inferior de la ventana y sin soltarlo, llevar el archivo hacia la parte superior de la ventana.

Al hacer este paso el sistema mostrará un diálogo en el cual se puede agregar alguna observación o comentario para el documento que se está asociando.

Captura urvcomehlario del documenta

Póliza del automóvil

•Aceptar Cancelar

Figura 3.10.4-3 Comentario del documento



H Práctica 14: Documentos asociados

a) Ingresar a la consulta de pólizas y asociar los siguientes documentos:

Tipo Póliza Número de Póliza

. . . . \ Descripción del Archivo para asociar ¡ DocuHmento

1 Bgral.xls \ Balance Generalingresos (Ig) 2 Calcia.xls i Ayuda para el cálculo j

Los archivos BgraLxts y Calcia.xls se encuentran en la carpeta:C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas

b) Ingresar a la consulta de cuentas y asociar los siguientes documentos:

Cuentai . . . . i Descripción del

Archivo para asociar ¡ DocuHmento

4100-000-000 Ventas.agr j Ventas

El archivo Ventas.agr se encuentra en la carpeta: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C016.0 \ Plantillas

3.10.5 Pólizas modelo

ÉZ/' Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Pólizas / Pólizas Modelo

• Desde el icono L :^

Aspel-COI ofrece la opción de manejar pólizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse cuando se necesitan contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido así como para crear pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación. También es a través de pólizas modelo como se lleva a cabo la interfase con los demás sistemas de la línea Aspel.

Este módulo permite tener un manejo eficiente de las pólizas modelo, permitiendo consultar las pólizas modelo que han sido grabadas, así como organizar y/o almacenar las pólizas recibidas vía correo electrónico y clasificarlas por sistema.


Guía Curso Básico Aspei- COi 8.0 47

. 2 3C:\Docum enU an d SattingsVusuutfAEscútoricA &2Ü Jipas do archivo

0 - £ Todas

S ,5¡iE 321:01 SS"“

i . 1 8 “ *• vSX Coireoí nuevo*

| Detalle de la póliza ! seleccionada

jFecha

Tipo 1Ó£ j pecha

Concepto ; S e renta equipo de n>=dci¿n. F -1423

Cuenta

..;.vvv: .1191002000 fli S e renta equipo de medeión. F-1423 j

2110 031-008 11 ÍS e renta equpo de r a c i ó n , F-1423 :1.00: $675.00; $0.00]v.óoi.....

Figura 3.10.5-1 Ventana de administración de Pólizas Modelo

Pólizas modelo encontradas en la ruta indicada

Los iconos con los que cuenta el administrador de pólizas modelo son:

Opción j Descripción

0 3Agregar póliza

modelo

.

Al seleccionar esta opción, abre la ventana de captura de una póliza para ser grabada como póliza modelo.__

Modifm

Scar póliza odelo

Con esta opción se puede modificar la póliza modelo seleccionada y así corroborar que la información sea correcta antes de contabilizarla.

mContabilizar

pólizas

........................................................................................................ .............. ...................Este botón abre la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizarla. Con O

mo con el icono I gjSJ se graba la póliza. El proceso de contabilizar póliza también se puede realizar dando doble clic en la póliza modelo o con la opción Contabilizar póliza del menú contextual.

6 Actualizar lista

de correo

Con esta función se verifica si existen correos nuevos para Aspel-COI, en su caso i solicitará la contraseña del usuario para obtener tos correos. Para poder visualizar los correos nuevos el asunto de los mismos debe tener la leyenda [ASPM] y el archivo adjunto debe ser de tipo póliza (*.Pol), de lo contrario no se visualizará en la ventana de pólizas modelo, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto.

Enviar pólizas por correo

Con este botón se envía por correo electrónico la póliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Por default como asunto del mensaje será [ASPM].


Guía Curso Básico Aspei-COi 6.0 48

Dentro de la ventana de pólizas modelo se tienen los campos siguientes:

Ruta de la póliza modelo

Indica la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas modelo, por om isión m uestra el directorio en el que se está trabajando en A sp e l-C O I. Si se requiere consultar las pólizas modelo de otro directorio, aquí se indica la ruta donde se encuentren dichos archivos.

Tipo de archivo

En este cam po se indica el form ato o extensión de las pólizas modelo a consultar, s Por omisión m uestra la extensión *.Pol. Éste cam po es de gran utilidad para cuando las pólizas son generadas por otro sistem a Aspel, por ejem plo, Aspel-SAE, ya que los archivos de pólizas se generan con extensión P01, P02, según el núm ero de la em presa en la que se genere

Clasificador de Pólizas (Todas, SAE, COI, NOI, CAJA):

Todas: En este apartado se podrá consultar las pólizas modelo que se encuentren grabadas en el directorio de trabajo indicado.Por sistema: Los nodos que aquí se m uestran, representan cada sistem a de la línea Aspel que genera pólizas modelo, esto con el fin de poder ordenar las pólizas por sistem a. Teniendo una póliza seleccionada, desde el menú contextual se le puede asignar una clasificación a la póliza por sistem a Aspel.

Lista de Pólizas Modelo

§Se muestran los archivos que cum plen con el tipo de extensión indicada.

................ .......... ......... .... ........................................................................................................ ...........................sTipo de Póliza M uestra el tipo de póliza, éstas pueden ser Dr, Ig, Eg, etc.

Fecha de la Póliza Fecha en la que se generó la póliza (día/mes/año).

Concepto de la Póliza i M uestra la descripción de la póliza.

Detalle de la Póliza M uestra las partidas que conform an la póliza seleccionada.

O tra forma de trabajar con pólizas modelo es estando en la captura de una póliza grabarla com o modelo

dando clic sobre el ¡cono - - o presionar la tecla Í2Í y autom áticam ente el sistem a solicita el nombre del archivo, el cual se grabará con la extensión *.PO L o .XLS.

Una vez grabada la póliza modelo se puede contabilizar en el sistem a estando en la captura de pólizas,

m ediante el icono f e ' o con lEÜ.

Una vez grabada la póliza modelo, se puede acceder posteriorm ente a este archivo, para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al m om ento de la captura.

B Práctica 15: Manejo de pólizas modelo

a) Ingresar a la póliza Igl y grabarla como póliza modelo con el nombre PólizaEneIO.pol y guardarla en Datos de A sp e l-C 0 l6 .00 .

b) Cerrar las ventanas de Pólizas e ingresar al menú Archivos / Adm inistrador de periodos y crear el periodo de Febrero 2010.

c) Entrar al m es de Febrero e ir al menú Archivo / Pólizas / Pólizas Modelo.d) Localizar la póliza PólizaEneIO.pol y contabilizarla con fecha 14 de Febrero de 2010, estableciendo los

folios iniciales de las pólizas en 1.e) Ingresar al catálogo de pólizas y verificar que aparezca la póliza anterior.

Notas de! asistente:


3.11 Catálogo de tipos de activos

tT“7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Tipos de activo.

r; ? v •• Desde el icono S )

Los tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y reevaluación.

Dentro del Catálogo de Tipos de Activos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Clave, Descripción, Tasa Contable, Tasa Fiscal, Máximo Deducible, Método de Depreciación y Depreciación proyectada.

La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y con base en estudios previamente hechos, peritajes en relación al tiempo de vida útil y su valor de rescate, puede ser diferente a la Fiscal.

El Monto máximo deducible, son los topes establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor máximo base de depreciación.

La información que se capture en este catálogo, será sugerida al momento de capturar un activo de ese tipo. Las cuentas contables aquí definidas deben estar relacionadas con la moneda seleccionada y deben ser de tipo detalle.

A g r e g a r t i p o s d q : a c l i y o s -MmÍM ■ • . • ■■ - ' . "f x j

• G e n e r a le s M é t o d o d e d e p r e c ia c ió n p r o y e c t a d a •

N ú m e r o d e l tip o d e a c t iv o 6 X * 3 J J n e a r e c ta

: D e s c r ip c ió n i M A Q U I N A R I A O ^ f ib le s a ld o d e c l in a r t e

i T a s a c o n t a b le | 3 5 . 0 0:

= m O S ^ m a d e a ñ o s d íg it o s

- T a s a f is c a l j 3 5 .0 0 l a% D e p r e c . p r o y e c t a d a i 3 5 . 0 0 % S S !

M o ^ d a .

: M ¿ g im o d e d u c ib le i $ 0 . 0 0 m i P e s o s M e x ic a n o s .........M í• P

....................

t - u c i w w u a u ic .v . . . . . . . y.C u e n t a d e l

a c t iv o i ...................................................................... l l f iG a s t o s

d e p ie c ia c ió n L . . „ ..................................................... . m ■D e p r e c ia c ió n f m M a o v e n t a f í H ¡d e l a c t iv o ...................................................................... d e a c t iv o s I ...........................................................

I ' ; •; . , • , - , • .J ■ • , ■ ■ ■ J I§ 11 1

:[ A c e p t a r j | C a n c e la r ¡ [ G u a r d a r (F 3 ) ][ A j u d a | |

5 , _ --------- -------------------------------------------- --------- ----------------------------------------------------------------------- --- ----------------------- --------------- ----------- -------------------------J

Figura 3.11-1 Registro de un tipo de activo

Sus campos:

OpcionesNúmero de tipo de activo

El sistema asignará un número en forma secuencial por cada tipo de activo que esté dando de alta.

Descripción Anotar una descripción genérica del tipo de activo.Tasa contable Porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo.Tasa fiscal Porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo.

Notas deí asistente:


% de depreciación Proyectada

Porcentaje de depreciación que se considere adecuado para el tipo de activo, j Generalmente se proyecta el % de depreciación anual establecido en la ley del i ISR.

Moneda Permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. ;Cuenta del activo Cuenta contable que se afectará por la compra de este tipo de activo.

Cuenta contable que se afectará al depreciar activos de este tipo.

Gastos de depreciación Cuenta contable que se afectará con los gastos de depreciación de este tipo de i activo.

Baja o venta de activos Cuenta contable que se afectará en caso de que se dé de baja o se venda algún ; activo de este tipo.

H Práctica 16: Tipos de Activos

a) Ingresar a Enero 2010.

b) Dar de alta el siguiente tipo de Activo

Tipo de ActivoI Descripción: MAQUINARIAI Tasa Contable: 35 % Si Tasa Fiscal: i 35 % |

Máximo Deducible: 957,250.00 (l Depreciación Proyectada: Línea Recta j

% de Depreciación Proyectada: 10% ii Moneda: Pesos ij Cuenta del Activo: 1346-000-000 ii Depreciación Activo: 1364-000-000 |I Gastos de Depreciación: 6000-003-033 Ii Baja o venta del Activo: j 7200-001-000!

3.12 Catálogo de Activos

! & Rutas de Acceso:

• Menú Archivo / Activos

• Desde el icono

En el catálogo de Activos se registran individualmente los Activos (Bienes) de la empresa que requieren de un control interno, solicitando la información necesaria para el cálculo de la Depreciación Contable y Fiscal, así como el monto revaluado de los Activos.

Al dar de alta un activo muestra una ventana en la cual se almacena de forma ordenada la información necesaria, esta información se distribuye en seis pestañas: Generales, Depreciación Contable, Depreciación Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro, así como Observaciones.


Guía Curso Básico Aspei -CQI 6.0 51

En esta pestaña se capturan los datos generales del activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya configurado en el tipo de activo.

3.12.1 Generales

Agregar activos >1JSG enerajes [ Depreciación conjableD epreciación fiscair, M orada extranjera] ManteranM^oy.^g^o-K Obsei vacipní

I Clave del activo |C0MDP40Í*5 {¡|D; lipo de activo ¡EQUIPO DE OFICINA | |

Descripción ICOMPDELL Moneda Pesos Mexicanos

Fecha de adquis i 17/Ene/10 (|g§]:Localización j PB

i Monto original j 8,000.00 p jj ;

: % Vida útil rem : jí 00.00% Departamento ¡Atención a Clientes g ] :

| Valor de mercado! 8,000.00 |gg]i No. serie |S/NS|

| &ceptai |P Cancelar || Guardar (F3J |[ Ajiuda | |

Figura 3.12.1-1 Datos Generales del Activo

Sus campos:

Opciones i::--;,. . j

1 Clave del Activo Se debe definir la clave del activo, puede ser alfanumérica (hasta 16 caracteres).i Descripción Anotar una descripción del activo.i Fecha de Adquisición Capturar la fecha en la que se adquirió el activo fijo.

Monto Original Capturar el monto original del activo.Porcentaje de vida útil remanente

Porcentaje de vida útil al inicio del ejercicio. Se actualizará automáticamente al crear un nuevo ejercicio contable.

Valor de Mercado Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de ejecutar el proceso de Revaluación de activos Fijos).

Tipo de Activo Seleccionar el Tipo de activo (del Catálogo de Tipos de Activos).

Moneda Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que están registrados los montos de los activos.

Localización Lugar físico en donde se encontrará el Activo.Departamento Definición del Departamento al cual está asignado el Activo.Número de serie Indicar el número de serie que tiene el Activo.



3.12.2 Depreciación Contable

í t i l t i B l l l l É J í

Sus campos:

Generales ’ Depreciación contább ¡ se9l!í 0;. ;0bsoryaciones

M étodo cte depreciación.......

Fecha inicio depreciación ¡OI/Feb/lO mJasa de depreciación ; 10.00 mDepreciación acumulada último cierre |0.00 m

1 ffiMnea rectal

O Dsble saldo declinante

¡ O Suma de años dígitos

Aceptar j [ Cancelar |¡ Guardar (F3) || Ayuda

Figura 3.12.2-1 Parámetros para la depreciación Contable

Opciones

Fecha de Inicio de depreciación

Se debe capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisición.

Tasa de depreciación Es el porcentaje anual de la depreciación del activo

Depreciación Acumulada al Último Cierre

Es el monto acumulado de depreciación con el cual se cerró el ejercicio contable anterior.

.............................. iMétodos de depreciación

Línea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Años Dígitos. Estos son métodos de depreciación contable de carácter y valor universal.

3.12.3 Depreciación Fiscal

Generales; Depreciación contable* Depreciación fiscal i Moneda extranjeraf Mantenimiento y seguro : 0¿$eiydcippes_ Saidos para d cákÁílo dts lü d^ftíciaciár: ..........................................................................................................

Método depreciación Línea recta

Fecha inicio depreciación j 01 /Feb/10 lláÉ

Tasa de depreciación j 10.00 | | Í j ;

Ded. inmediato

Depreciación acumulada ;Vj último cierre

Monto máx. deducible j 8.000.00

| Aceptar 11 Cancelar ] | Guardar (F3) || Ayuda

Figura 3.12.3-1 Parámetros para la depreciación Fiscal

Notas riel asistente:


Sus campos:

Opciones

Método de depreciación

Campo Informativo, para la depreciación fiscal, siempre se usará el método de línea recta

Fecha de inicio se depreciación

Fecha en la que se empezará a depreciar el activo.

Tasa de depreciación fiscal

Porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante indicar la tasa de depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo.

Deducción inmediataAl activar este parámetro, se indica al sistema que ese activo se depreciará con deducción Inmediata, es decir, depreciación acelerada, en un sólo año se deprecia el activo con un porcentaje alto de depreciación

Depreciación acumulada al último cierre

Depreciación acumulada al último cierre del ejercicio

Monto máximo deducible

En caso de que el activo fijo tenga un máximo de depreciación permitido conforme a la Ley del ISR, es necesario capturar este límite para evitar que el activo se deprecie más del límite permitido.

Con la información de Depreciación Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciación de activos afectando las cuentas de depreciación de activo y gastos de depreciación de acuerdo al tipo de activo que se trate.

3.12.4 Moneda Extranjera

üG enera .D ep rec^ ón coniabte ¡ ¡. D^eciacíónjjsé^’ .Moneda extranjera jí, ¿S£lSQB&BÍS8fí!i

; Saldos en moneda exüanjera ....................................................................

Tipo de cambio adual : l| Q*J.

Valor del atíivo en P e s o 3 M e x ic a n o * j 8.000.00

| ¿ceptar ;|{ £ancelar 11 Guardar (F3) |[ Ayuda |

Figura 3.12.4-1 Captura del tipo de cambio para el ActivoSus campos:

Opciones

Tipo de cambio actual. j El sistema proporciona el monto original del activo en i moneda correspondiente.

. . . relación con el tipo de |

Valor del activo en. Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo ; i seleccionado.


¿Bregar aclivos

Guía Curso Básico Áspel-COl 6.0 54

Esta pestaña registra los datos correspondientes al mantenimiento y seguro del activo, que a continuación se describen:

3.12.5 Mantenimiento y Seguro

Generales Depreciación contable _ Deprectacién fiscal j . Monada g r anjera Mantenimiento y seguro ' • Observacionesj

Póliza de seguro \ PO L-3658421 Prima total i 0 .0 0 m

Compañía aseguradora ISEGUROSATA Deducible 0.00 a•

|17/£ne/10 mAgente de seguro i José T orres í Vigencia

Fecha ult. mantto. : 17/E ne/10TeL siniestro i (565) 2-59-87-4 <3«J:

r r r í , Costo mantenimiento i 0.00 mTipo cober (uta jAmplia . ■—

............. ... JMonto asegurado =8,000.00 m Pfóx. mantenimiento ;i7/oct/io m

[i Aceptar J j Cancelar jj Guardac (F3) || Aj*uda

Figura 3.12.5-1 Datos de seguro y mantenimiento de Activos

Sus campos:

Opciones

Póliza de SeguroEn caso de que tenga algún seguro, se debe indicar el número de póliza o ; contrato.

Compañía Aseguradora Nombre de la empresa Aseguradora.

Agente de Seguro Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro.

TEL Siniestro Teléfono en caso de ocurrir algún evento o siniestro.

Tipo de CoberturaSe debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia, Daños a terceros, etc.)

Monto AseguradoSe indica el monto de la valuación que se asignó para el activo que se va a ! asegurar.

Prima TotalEs el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de pérdida i total del activo.

DeducibleEs el monto que deberá pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar ; o reponer el activo.

Vigencia Es la fecha de vigencia del seguro.

Último Mantenimiento Es la fecha del último mantenimiento que se te dio al activo.

Costo del mantenimiento Se captura la suma del costo del mantenimiento.

Periodo de mantenimientoSe debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo para que esté en óptimas condiciones.

Próximo MantenimientoEsta fecha se calcula de forma automática dependiendo de los meses I indicados de periodicidad del mantenimiento.



En la pestaña observaciones se pueden capturan datos adicionales de los activos, dependiendo de los requerimientos de la empresa.

3.12.6 Observaciones

Figura 3.12.6-1 Observaciones de Activos

Complementando la información asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece consultas y procesos para obtener la Depreciación Contable y Fiscal, así como la Reevaluación de activos.

El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, además permite realizar las operaciones comunes de búsqueda, consulta y publicación de la información, mostrando una ventana como la siguiente:

i !: ;

EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO EQUIPÓ DÉ TRANSPORTE EDIFICIOS MAQUINARIA

; j A ctiva Descripción Monta orig* %| f< CAMIONE TA RAM 150 VAN 110,000.00!

l ÍC0MDCDQ71 COMP DELL CQRE DUO 13.600.00;f CÓMDCD072 COMP DELL CORE DUO 13JB00001¡ COMDP400Í COMP DELL PENTIUM IV 8,500.00!1 COMDP4002 COMP DELL PENTIUM IV 8O TÓ 0Í

COMDP4003 COMP DELL PENTIUM IV 9500.00!i CÓMDP40Q4 COMP DELL PENTIUM IV 9.500.00)

[{CÚMDP40D5 COMP DELL PENTIUM IV 9.500.00;i EDZSAT OFICINAS 2 0 NA NORTE 1,500.000.0C |

| ¡ EOSOOI SILLA CONFORT PM STEELE 480.00!áiÉOSOÓ2 SILLA CONFORT PM STEELE 500.00;|(EÓS003 SILLA CONFORT PM STEELE 500.00!: [¿05004 SILLA CONFORT STEELE 680.00!¡GMCHEV-2005 CH EW PO P2PTAS 73.000.00:¡MOLDES MOLDES DE PROD TERMINADO 235,00000;

1SETPML01 SET DE ESCRITORIOS PM 10 USR 10,500.00ifSETPMLP7 SET DE ESCRITORIOS PM 10 USR 15,600.001

Activos j Mantenimientoj Seguf&t \

Figura 3.12.6-2 Catálogo de Activos Fijos


Guía Curso Básico Aspel-COI 8 i) 56

Cuando se da de alta un Activo y se selecciona Aceptar se concluye la captura de los datos de ese activo yel sistema de forma automática abre la ventana para capturar un nuevo activo, si ya no se requiere capturar

en ese momento más activos de debe terminar la captura mediante el botón —Cancelar— e n v ¡a n ( j 0 e |

mensaje en donde sugiere crear la póliza por la compra del grupo de activos dados de alta.

Figura 3.12.6-3 Mensaje de creación de la Póliza de registro de activos

Si se requiere generar una póliza por cada activo que se registre será necesario que al terminar de capturar los datos de un activo, primero Aceptar la ventana en donde se capturaron los datos del activo y Cancelar la ventana siguiente para que así el sistema sugiera la póliza para ese activo.

Asimismo, si no se requiere hacer la póliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer posteriormente de forma manual, es decir, se tendrán que capturar todos los montos correspondientes.

H Práctica 17: Alta de Activos

a) Ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Activos.

b) Indicar las cuentas 1120-001-000 para Bancos y 1200-002-001 para IVA.

c) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningún valor de captura se debe considerar lo que el sistema sugiere.

> EQUIPO DE OFICINAGenerales

Clave del Activo: í ESCCONOI !\ Descripción: ¡ Escritorio Mod. Ejecutivo 2105\ Fecha de Adquisición: i 5-Ene-10 j

I Monto Original: i $ 5,250.00 i

; Tipo de Activo: i 1 (Equipo, de Oficina)j Localización: í 1er. Piso¡ Departamento: í 5 |

! Número de Serie: í ES260374EU

Depreciación Contablei Tasa Depreciación: ¡ 10 % !

i Método de Depreciación: 1 Línea Recta

Depreciación Fiscal| Tasa Depreciación: ( 1 0 % i


Guía Curso Básico Aspel-CQi 6.0 57

Póliza de Seguro:Mantenimiento y Seguro

1 130490-1- ................ — - |

Compañía Aseguradora: | GNPAgente de Seguro: i Araceli Hernández Aranda |

Tipo de Cobertura: í AmpliaMonto Asegurado: j $ 5,250.00Prima Total: I $ 5,250.00 i

Deducible: | $ 2,700.00 1

Vigencia 15-Ene-l1 jCosto Mantenimiento: l $ 300.00 i

Período de Mantenimiento (meses) 1 5

Clave del Activo:Generales

! ESCSIS01 1Descripción: i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402Fecha de Adquisición: j 5-Ene-10 jMonto Original: i $ 5,250.00 1Tipo de Activo: I 1 (Equipo de Oficina) jLocalización: i 2o PisoDepartamento: i 4 |Número de Serie: i ES090476SE

Tasa Depreciación:Depreciación Contable

í 10 %Método de Depreciación: \ Línea Recta

Depreciación FiscalTasa Depreciación: ! 10 %

Mantenimiento y SeguroPóliza de Seguro: Í 130490-2Compañía Aseguradora: j GNPAgente de Seguro: i Araceli Hernández ArandaTipo de Cobertura: i AmpliaMonto Asegurado: i $ 5,250.00 !Prima Total: í $ 5,250.00 ¡Deducible: I $ 2,700.00Vigencia i 5-Ene-11 |Costo Mantenimiento: i $ 300.00 !

Período de Mantenimiento (meses) i 5



> EQUIPO DE CÓMPUTOGenerales

Clave del Activo: I COMPESCRHOI !

Descripción: i Computadora Escritorio Dell GX

Fecha de Adquisición: i 4-Ene-10 IMonto Original: I $ 8,250.00 jTipo de Activo: ! 2 (Eq. de Cómputo) ILocalización: I 1er. Piso j

Departamento: ! 8 !Número de Serie: 1D191250CA í

Depreciación ContableTasa Depreciación: i 30 % IMétodo de Depreciación: I Línea Recta

Depreciación FiscalTasa de Depreciación: i 30% !

Mantenimiento y SeguroPóliza de Seguro: i 130490-3 jCompañía Aseguradora: IGNP !Agente de Seguro: I Araceli Hernández ArandaTipo de Cobertura: | Amplia

Monto Asegurado: j $ 8,250.00 |Prima Total: i $ 8,250.00 |Deducible: I $ 5,300.00 íVigencia 14-Ene-11 iCosto Mantenimiento: I $ 700.00 !Periodo de Mantenimiento (meses) i 2 j

Generales 1! Clave del Activo: i COMPESCTROI1 Descripción: f Computadora Escritorio Dell GX

! Fecha de Adquisición: I 4-Ene-10! Monto Original: I $ 8,250.00 |

i Tipo de Activo: i 2 (Eq. de Cómputo) j! Localización: i 3er. Piso! Departamento: ! 8 íI Número de Serie: I D011049DA i

Depreciación Contablei Tasa Depreciación: i 30 %! Método de Depreciación: I Línea Recta

Depreciación Fiscali Tasa Depreciación: I 30 % |

Notas <M asistente:

Guía Curso Básico Aspel -COi 6.0 59

Póliza de Seguro:

Mantenimiento y Seguro! 130490-4

i

Compañía Aseguradora: ! GNP i

Agente de Seguro: i Araceli Hernández Aranda ¡

Tipo de Cobertura: i Amplia í.....................\Monto Asegurado: ! $ 8,250.00Prima Total: ! $ 8,250.00 i

Deducible: | $ 5,300.00 .................. iiVigencia I 4-Ene-11 i

Costo Mantenimiento: i $ 700.00 í..................... í

Período de Mantenimiento (meses) 1 2

! Clave del Activo:Generales j

COMPESCVTOI |I Descripción: i Computadora Escritorio Dell GX150

I Fecha de Adquisición: i 4-Ene-10 II Monto Original: ! $ 8,250.00 |

! Tipo de Activo: I 2 (Eq. de Cómputo)

i Localización: i 2o Piso j! Departamento: í 2

i Número de Serie: í D160772AL i

Depreciación Contable ji Tasa Depreciación: 1 30 % í

i Método de Depreciación: i Linea Recta

Depreciación FiscalII Tasa Depreciación: 30% í

I Póliza de Seguro:

Mantenimiento y Seguro |! 130490-5 í

i Compañía Aseguradora: ! GNP ii Agente de Seguro: • Araceli Hernández Aranda I! l ipo de cobertura: i Amplia

I Monto Asegurado: i $ 8,250.00 1

! Prima Total: i $ 8,250.00 |i Deducible: i $ 5,300.00 !

i Vigencia : 04-Ene-11 |i Costo Mantenimiento: i $ 700.00 |i Período de Mantenimiento (meses): 1 2

Notas dcH asistente:


GeneralesI Clave del Activo: | IMPLASAL01 !

i Descripción: i Impresora Láser HP 1100

i Fecha de Adquisición: ? 8-Ene-IOí Monto Original: i $10,150.00

i Tipo de Activo: ¡ 2 (Eq. de Cómputo)! Localización: j Planta Baja i

i Departamento: j 2 ¡I Número de Serie: | D030674NE

Depreciación Contablei Tasa Depreciación: | 30 %I Método de Depreciación: j Línea Recta

Depreciación FiscalTasa de Depreciación: i 30 % i

Mantenimiento y Seguroj Póliza de Seguro: j 130490-6; Compañía Aseguradora: { CNP I

\ Agente de Seguro: S Araceli Hernández Aranda¡ Tipo de Cobertura: j Amplia

\ Monto Asegurado: i $10,150.00

: Prima Total: i $10,150.00i Deducible: ] $ 7,800.00

i Vigencia ! 8-Ene-11 !

! Costo Mantenimiento: i $ 500.00 |

i Período de Mantenimiento (meses) ! 3

d) Al terminar el alta de activos registrar la póliza, desplazarse con la tecla —iJ entre las partidas, respondiendo afirmativamente a las ventanas donde pregunta si se desea dar de alta las cuentas en los departamentos indicados.

e) En las 2 últimas partidas, aparecen de forma automática las cuentas 1120-001-000 y 1200-002-001, ¿a qué corresponden?

f) ¿Por qué aparecen de forma automática?



3.13 Tabla de I.N.P.C.

ÉZ7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Tabla de I.N.P.C.

• Desde el ¡cono

La Tabla del índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa, de tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación.

El I.N.P.C. es un índice en términos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflación o deflación que han sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.

Tabla dél'I.N.P.C.

Año « «

20022003200420052006200720082009 < m \

2010 m \ wk

Indices correspondientes

EBeJ0 100.22800 Julio 0.00000

Febreio 0.00000 Agosto 0.00000

Maizo 000000

Afcjü 0.00000Septiembre

Octubre

0.00000

0.00000

Mai0 0.00000 Noviembre 0.00000

Junio °-00000 Diciembre 0.00000

[ Safir | m 'í. Reporte !¡ £TP i;£xpoitar aXMLjj A<¿uda

Figura 3.13-1 Edición de tabla de INPC

Dentro de la consulta se cuenta con un botón FTP, el cual realiza una conexión a un sitio FTP vía Internet para obtener y/o actualizar automáticamente los datos con los índices de cada mes.

El archivo de INPC es de vital importancia ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes:

1. Depreciación fiscal o actualizada.2. Revaluación.3. Impuesto al activo.4. Ajuste anual por inflación5. Reexpresión de saldos.

La información presentada se encuentra en Base 2Q de diciembre 2010

5 Práctica 16: Actualización de tablas de INPC

Revisar que las tablas de INPC se encuentren actualizadas a Enero de 2011.



4. CONSULTAS

4.1 Consulta de catálogo de cuentas

La consulta del catálogo de cuentas muestra las cuentas bajo una estructura de árbol, lo que proporciona una fácil lectura de las cuentas. Se pueden contraer y expandir las cuentas dando clic en el signo (+) / (-) respectivamente.

El catálogo de cuentas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones, como lo es: configurar columnas, agregar, modificar o eliminar cuentas, asociar y desasociar cuentas de un rubro, y de igual forma se puede contraer o expandir el árbol de cuentas.

•u C0: Afafp,ét¿roto* -

Al dar clic, se despliegan o contraen las subcuentas

t$3 j mmW

lo iíí VcfAfisi£ fapáz&tyús'jai (¿]0 tpKXís «-riyetíti*¡m 01J

(rtiísspsrttfbmil# V v x r t ñ » » ; «í3j

jl'lji)W* S'zKt&nrin 11 £1W* P<v¿it \\7\ :C&Mtowmü¡ti f

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ftofaos fy&úiiixfí&¿} teYftaXmM-]

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Afoctií ¡é &,&/: KXi&XÍf}

</ ¡ W}\fírjsf W.

Z'MS ÍTftCÍ í i

Fct ífeCíir’fy. íía zbVKV (ix-sió't -abww

Las columnas se pueden cambiar de posición

WM/ss/wjws/s/jrM

<mxm*ú&m/Míiimiwwíxyíísmm

,.vw. ¿4 1S0.GÍ1 ís.tf 3?S3*tt£ W'£ !3X80ÓO 0.00 s w o o aoo\Z'MW OCú

¿T&s&oq ;uó

Se pueden agregar o quitar columnas

\ Ma?e \ ¿w¿> ¡ <0*0

Figura 4.1-1 Menú contextual del catálogo de cuentas

Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del catálogo de cuentas, agregando o eliminando campos según se requiera o no que aparezcan en la consulta.

Al seleccionar una cuenta de detalle, en la parte inferior de la consulta se podrá visualizar el Auxiliar de la cuenta, es decir, todas las pólizas generadas que afectan a la cuenta seleccionada. Desde aquí también se cuenta con un menú contextual, desde el cual se puede editar la póliza, exportar el auxiliar a Excel, imprimir el auxiliar y consultar los saldos históricos de la cuenta.

t Eáty| Sxpwiár # Eso*I tt$rMr mxfym í Máx h*s4&ie<» t Ceñísteis o»fai33fte©ws«ró¿ ’} 5¡. Omsftar «pewtíSn SETM

Figura 4.1-2 Menú contextual del auxiliar



4.2 Consulta de pólizas

La consulta de pólizas cuenta con un menú contextual desde el cual se puede realizar diversas operaciones, como lo es: configurar columnas, agregar, modificar y eliminar pólizas. Al seleccionar alguna póliza muestra en la parte inferior el detalle de la misma.

Poíí?ax; ftvsrp/2010 ,

L 'H i \ : :ñ

}¡í

M M \ ñ M \i í T¡[ N i ÍW

S i• i *

te i :«|| ;3 í ' : <_ 65t i i i ...........;í¡; ;. ■}i tatuanga . ís?í» í « ois

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A M » ’ ji;ífc W¡»

; Casto d* Venís;

v*1/ £U&:V&✓ FttÁX * Oíajori✓ Csr<ic«*»e✓ OX*Alv&:.Vfe'

Se pueden agregar o quitar

¡I columnas

C U Coenlo Nuodwe Oe^Mlan Concedo T^o'¿Vc««¿ Oet¿ " Hdu»

3,000.08.

% 9,000.00 X 3.0

»e1 ' ~ [S«¿

Figura 4.2-1 Menú contextual del catálogo de pólizas

Al seleccionar la opción Configura Columnas del menú contextual, se puede personalizar la consulta del catálogo de pólizas, agregando o eliminando columnas según se requiera o no que aparezcan en la consulta.

4.3 Consulta de balanza de comprobación

OD Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Balanza de comprobación

• Desde el ¡cono

La Balanza de Comprobación permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos.

Para obtener la Balanza de comprobación correcta, es necesario haber capturado y contabilizado todos los movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de comprobación no estará actualizada.

Desde las pestañas inferiores es posible consultar la información de diferentes periodos, siempre y cuando éstos hayan sido creados, además de poder realizar las operaciones básicas de las consultas, como lo es filtrar, exportar, publicar e imprimir la información referente a la Balanza.



H m %f " ' i - 'í'--::\ ¡ m k . m a á :

É C w f é m II Cuenta Descripción d... Saldo inicial : Total de cargos Total de abonos Saldo íinal

i m m m * * 1 ”500.00 780.00 780.00 1,500.00-1110-OÜ1-OOC FONDO FIJO 1,500.00 780.00 780.00 1.500.00

1120-000:000 BANCOS 8.501,468; 71 293.889.29 243;66210 8,551.695.90> 1120-001-00C Moneda Nacional 6,377,183.01 201,875.00 243..662.10 6,935,395.91

i■:|

! ; 1120*001 -i B anamex 7411Ü7-1 Suc 201

5,800,765.43 163,925.00 243.66210 5,721.028.33

í-ji 1120-001 -J Sancomer

1291125S9711.176,417.58 37,950.00 0.00 1,214.367.58

\ l¿'1120-002-00C Moneda Ertranjecá 1,524,235.70 92.014.23 0.00 1.816,299.39¡i L -1120-002-J City Bank 1,524,285.70 92,014,23 o.oo; 1,616,299.39I-i-. 1140-000-000 INVERSIONES EN

VALORES2,870.00 0.00 0.00 £870.00

¡; ! , :?• 1140-001-00C Moneda Nacional 2.870.00 0.00 0.00 2,870.00

$ 0.00 i $1,049.783.48 =$1,049.783.48 ; $0.00

Enero \ Febrero Marzo = Abril | Mayo ] Junio. j Julio | Agostoj Septiembre \ Octubre-] No*:4 -j 2010.

Figura 4.3-1 Consulta de balanza de Comprobación

4.4 Consulta de balanza de comprobación con departamentos

Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Balanza de comprobación con departamentos

• Desde el icono í í J

Permite visualizar la balanza de comprobación clasificada por departamento, es decir, los saldos y movimientos generados por cada uno de los departamentos.

6SÍ I : a . .Cuenta 'Departamento Descripción de la cuenl

• Venias : Banamex 741107-1 Suc 201 1120-00 Mercadotecnia iBanamex 741107-1 Suc 201

Saldo inicie: Total de cargo Total de abono ; Saído 15.803 410.43V 163,925.001 ' 241.017.10; 5.726,31;

•2,645.00 0.00 2,645.00 5.290.01120-00: Recursos

HumanosBanamex 741107-1 Suc 201 o .o o ; 0.00 .0.00- o .o o ;■:

1120-00 Compras Banamex 741107-1 Suc 201 0.00 o .o o . o ;o o 0.0,01120-00 Tesorería Banamex 741107-1 Suc 201 o .o o ; 0.00 pido 0.001120-00 I níormática Banamex 741107-1 Suc 201 0.00; o .o o ; 0.00 o .o o ;

1120-00 Ventas Bancomer 12911256971 1.176,417.58: 37.950.00. 0.00:1/21 4.3E|1120-00 M ercadotecnra Bancomei 12911256971 0.00 0.00 0.00- 0.001120-00Recursos Bancomei 12911256971 0.00: 0.00 a c ó 0.00

1120-00 Tesorería Bancomer 12911256971 0.00- 0.00; 0.00. 0.00.n .3ñ-.nQ ..W íí«jn¿)jw ».... Bjwvíflcn#/..1.29.1.15.5697.1...... ....... n .m i .......... íi .ó n i..... . jo n n . .. a o t u

ÍI38.35B.95 ! *646.689.65 I t 616.681.?? :¡66.84

Enero Febrerob | Marzo ¡ Abril j~MayoJ Junio Ju1 o Agosto Septiembre j dclubJ J >

Figura: 4.4-1 Consulta de balanza de comprobación por departamentos

Notas deí asistenta:


Las consultas de Balanza de comprobación y Balanza de comprobación con departamentos cuentan con el

icono 1 que permite emitir la Balanza acumulativa, solamente es necesario indicar el rango de los periodosa acumular para que el sistema realice el proceso.

para la

Periodos Desde |ÉÑÉ/2ÓVd J ¡ | Hasta ¡CIC/20i0 j g |

j Aceptar ¡j Cancelar jj Ajjuda J

Figura: 4.4-2 Acumulación de periodos

4.5 Consulta de auxiliares

I S 7 Rutas de Acceso:

• Menú Archivo / Catálogo de cuentas

• Desde el ¡cono

La consulta de auxiliares sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catálogo. Para poder visualizar la consulta de auxiliares se debe estar dentro del catálogo de cuentas o cuentas departamentales y en la parte inferior de la cuenta seleccionada se visualiza el auxiliar.

La información que presenta esta consulta es: Tipo y número de póliza que afecta a la cuenta, Fecha de elaboración de la póliza, monto del movimiento en el Debe y Haber de cada una de las pólizas, así como la suma total del Debe y Haber de todas las pólizas que afectan la cuenta.

iAclivo CircaJanlefl); Activo No Circuíanle |2)| Pasivo a Corto Plazo (3) i Pasivo, a Lago Plazo.(4) í Capital (5); Ventas (6) j Costo de Venias (7) i Bastos.de Operación (8]I Oíros Ingresos y Gastos (9) jlSR y PTU (10)j Caja, Bancos e Inversiones (11) til: Cuentas por Cobrar (12)I Inventarios (13)

3 [141Consulta de auxiliares í16*

í(17j! Oüos' Impuestos por Pagar (18)I Prestamos Bancarios C.PIazo(19) í Cuantas po« Pagar (20): ■

111D-C00-000 L 11-IÜ-GOl-GOO

‘1120000000 &1Í20001 -0001 r im m| Mi20<)0i-002án 120-002-000

*-1120002-001 114Q-OW-OQO

Descripción de la cuenta"caja'"FONDO FIJO BANCOS Moiveda Nacional

f Batíame* 741107-1 Suc 201 Bareonvsr 12911256971 Maieda Extranjera City B ankINVERSIONES EN VALORES

Saldo finali

»* sr ■/ ««rowm '■'.vv.’/r.vwvA

__ 1.500.00 £$

1.500 00 8.332.741.1? 6.801.68086 5;606 014.43 1.135.666.43 1 ¿531.060 31 1.531.080.31

2.570.00 v j

03/01/2008 Cobranza F-386003/01/200B Pago da Honorarios Recibo: 221. CH.32505/01/2008 Cobranza F-386106/01/2008 Cobranza F-384407/01/2008 Cobranza F-3B67

Eneio í Febrero I

Figura: 4.5-1 Consultando los auxiliares en el catálogo de cuentas


Guía Curso Básico Aspel-COI 6,0 66

da¡CiiíMiUizdik i

La consulta del auxiliar puede ser exportada a un archivo de Excel®, esto es dentro de la consulta del auxiliar / menú contextual / Exportar a Excel®, debiendo indicar el nombre y la ruta donde se guardará dicho archivo, como lo muestra la siguiente figura.

G u a r d a r c o r r o .

, ........~ . ...............

G u a r d a r e n : j E je m p l o s I © e* i “ 0 9 -

ljBgral.xls d.xls

ED0RE.XLSH J oryapm es .xls

¡0DAISRIVA.XLS |J)P0SM 0r'l.x[s§ ] d ec m u lt ,x ls ? U r a z o n e s .x ls

1 1 dEPACT.XLS

Tipo:

lAuxCI 120-001 -001 ! . I Guardar I

i Libro de Microsoft Excel tx.xls) vH |¡ Cancelar ~ j

Figura 4.5.2 Exportación de auxiliar a Excel®

4.6 Consulta de catálogos de activos

l & Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Activos

/ s .• Desde el ¡cono

Esta consulta muestra el listado de los activos registrados en el sistema, la consulta se puede realizar de acuerdo a la clasificación que cada activo tenga asignada.

b t t j , V í f,

w

Clasificación por tipo de activo

EQUIPO DE OFICINA~ EQUIPO DE COMPUTO EQUIPOOE TRANSPORTE EDIFICIOS MAQUINARIA■r/Mtt/nti i/'S/m

‘W\'u0.úíííy¿\ Activo

D ! [% ¡

D e s c r ip c ió n

¡CAMIONETA RAM 150 VAN CGMDCD071 tcOMPQELL CORE DUOCOMDCOD72............... ÍC0MP DELL CORE DUO'C0MDP40D1 COMP DELL PENTIUM IVCOMDP4002 COMP DELL PENTIUM IVC0MDP4ÓÓ3................... ;CÓMP DELL PENTIUM IVCOMDP4ÜOI COMP DELL PENTIUM IVCDMDP4Ó05.................... COMP DELL PENTÍÜm ÍV.........EDZSAT........................ OFICINAS ZONA NORTE........EOSOO'I ..........................SILLA COMFORT PM STEELE 'EQSC02 .............. "silla ' co n fo rtpm s t é e l e "

Monto oiiginül .. r110.000 00 |13.600.00 I13.600.00 ‘8.500.00 -i9.500.00 ■* 9,500 009.500.00

9.500001.500.000. C0

Herramientas para los activos

Detalle de la consulta

Figura 4.6-1 Consulta de activos

En las pestañas inferiores de la ventana es posible consultar información del activo sin necesidad de acceder al detalle del mismo, además contiene ¡conos de procesos específicos para los activos, los cuales estarán habilitados dependiendo de la pestaña seleccionada.



H Práctica 17: Consultando información

• Ingresar a la consulta del catálogo de cuentas.

• ¿Cuántas pólizas tiene asociada la cuenta 1120-002-000?_____________________________________

• Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobación.

• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:

Saldo Inicial:_______________ Total de cargos:________________

Total de abonos:________________ Saldo Final: __________ __

• Ingresar a la consulta de la Balanza de Comprobación con departamentos.

• Indicar los saldos de las columnas siguientes y compararlas con los compañeros de la clase:

Saldo Inicial:________________Total de cargos:________________

Total de abonos:________________ Saldo Final: ______________

• ¿Por qué aparecen diferentes a los de la Balanza general?



5. PROCESOS

5.1 Administrador de períodos

ÍZ7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos.

• O desde el ¡cono Uá&

Dentro de este administrador se pueden Llevar a cabo diversos procesos importantes del sistema, como lo son:

Cambiar de periodo de trabajo.Incorporar un nuevo periodo: Crear siguiente periodo y Nueva contabilidad.Eliminar periodos del Administrador.Traspasar de saldos.Auditar/ Desauditar periodo.Control de archivos.Traductor de archivos.Generar respaldo.Reinstalar respaldo.Cambiar de base de datos.

ÍH_fe :¡¡S~ l i t ó j zqS © Í . Q j C J h w iDiiectoíio deUabaio :ÁÍ‘JALíSIS1:C:S.¿.fphíyQ$:cle piqgrarnaV. rchivos comuries^spelNSistemas aspel\

P r im i t a t lu s p i )

E n e ro ; 2010!

Feb re ro i .........2010: ......... n

M arzo ! ........201 o f ' i~ J

Abril! ...................2010j Q

M ayo ; 2010. I j

J u n io ; 2010 i . J

Ju iio í 2010! □ O ¡A g o sfo j 201Oí □ i

Sep tiem b re : 2010...................... E

Figura 5.1-1 Administrador de períodos

5.1.1 Crear nuevos periodos

E / Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos /GÜJ + fc) .

Wih• Menú Archivo / Administrador de Periodos >-¿±i

Este proceso permite realizar las siguientes opciones:• Crear siguiente período. En base a los saldos finales del período anterior, crea el siguiente período,

garantizando así La continuidad de saldos período a período.• Nueva contabilidad. Esta opción es la adecuada cuando no se tienen creados periodos anteriores y se

desea iniciar la contabilidad, al seleccionar esta opción se crea un catálogo de cuentas con saldos en ceros.

Notas ¡M asistente:


Cfpar nuevos periodos

■Elije. ía opción adecuada

Crear siguiente periodo. En base a los saldos finales de 5 ) un periodo anterior. A sí se mantiene continuidad de

saldos periodo a periodo.

; Nueva contabilidad. E s adecuado si no tienes periodos O anteriores creados y quieres crear uno por primera vez>

con saldos en ceros.

......... . . :| Aceptar j[ £ancelar | Aguda |

Figura 5.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo periodo

5.1.2 Eliminación de periodos

'€D Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos / í 1 + E l .

§ f• Menú Archivo / Administrador de Periodos f í

Este proceso elimina el período seleccionado de la consulta del administrador de períodos, es decir, la información de datos correspondientes al periodo, permanecen físicamente en la base de datos.

Al seleccionar esta opción, el sistema envía el siguiente mensaje de confirmación:

C o n firm a c ió n

' Sólo se elimina la referencia del periodo en el administrador pero los datos permanecen. ¿Estás seguro de eliminar el periodo Ene/10 ?

£)o

Figura 5.1.2-1 Solicitud de confirmación para eliminar el período

5.1.3 Traspaso de saldos

ÍC J Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos / E l .

• Menú Archivo / Administrador de Períodos

Esta opción es de gran utilidad cuando no se tiene activo el parámetro "Traspaso automático entre ejercicios", ya que permite realizar la actualización de los saldos de las cuentas cuando se realizan modificaciones a las pólizas en períodos de ejercicios anteriores al actual.

Cuando se detecta que un ejercicio requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla correspondiente a la columna Requiere traspaso dentro del Administrador de periodos.


Guía Curso Básico AspelCO! 6.0 70

Dilectorio de ftabajo: ANALISIS! :C:\Átch¡W)s de progtama'Atchivos comune$\AspeÍ\Sislemat. asp®IV

FebieioMa O:

Sepliembie¡

Ejercicios que jrequierentraspaso

Figura 5.1.3-1 Indica período que requiere traspaso de saldos

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificar el periodo y ubicarse sobre el mismo, posteriormente dar"-''■i':.

un clic en el icono '"íu y el sistema envía una ventana donde por omisión sugiere el traspaso de un ejercicio a otro, pero se puede especificar un rango mas amplio de ejercicios a considerar en el proceso.

Figura 5.1.3-2 Traspaso de saldos.

5.1.4 Auditar / Desauditar período

I S 7 Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos / E l .

ría• Menú Archivo / Administrador de Periodos

Esta opción cierra el período indicado para que no se pueda realizar ninguna modificación que afecte la información de los catálogos del sistema. Al auditar el periodo, el acceso al mismo será solamente para consultar información y emitir reportes.

Dentro del Administrador de periodos, se puede observar qué periodos se encuentran auditados, esto desde la casilla correspondiente a la columna “Auditado".


Guía Curso Básico Aspel CO! 6.0 71

peripdq 'm

■£.1*3.' é&& h R jDirectorio de trabajo; ANALl SIS T; C:\Archivos do programaSAtchivos comunes^AspeKS ístémas aspelV

Periodo EJERCICIO Auditado...... ........

Requiere iraspa...c r __ 20101 .... I .......... .......c P ^1 • .¿-Mayoí ....” .........................2010....... ....□ ............. •'•7............... .................

Junioj ............................... 2010- P ....... □ .................Julio] ....... 201o:...... □ ' D

Agosto!; ........................ 2010]..... .............. □ ................. .....] ................□ ...................~ ' l ..................2010;....... ..............O . :........... ....

Octubre? ..... 2010-........ ............... H ................ | I B --------- --I S l i l B f l i f .............................. a ñ o T .... ...............E P F " - " “ l □i Diciembre! 2010...... ' ..........□ ................. □

............................ 201 o;

Períodoauditado

Figura 5.1,4-1 Indica Período auditado

Al ingresar a un período que se encuentre auditado, en la barra de título muestra la leyenda de “ ¡Periodo Cerrado!".

As peí ■COI 6.0 ASPEL PE MEXICO (EMPRESAS) NoviembreVIO ¡ P E R I O D O C i R li A D 0 !

Figura 5.1.4-2 Barra de título cuando se audita el período

Para desauditar un periodo se debe acceder al administrador de periodos, posicionarse en el periodo indicado,

y desde el icono con la tecla E l , o a través del menú contextual Auditar / Abrir período, se puede llevar a cabo dicha operación.

'9' Este proceso sólo lo podrá realizar el Administrador y los usuarios que tengan el perfil correspondiente.

H Práctica 18: Auditando periodos

a) Auditar el periodo de Diciembre 2009.

b) Verificar en el Administrador de períodos que se encuentre activa la casilla "Auditado”.

c) Acceder al catálogo de pólizas en el periodo de Enero.

d) Copiar la póliza Dr 1 del mes de Enero en el mes de Diciembre.

e) ¿Se puede dar de alta la póliza? _____________________________________________________________________________

f) ¿Que mensaje envía? _________________________________________________________________________________________

g) ¿Porqué? _____________________________________________________________________________________________________

h) Desauditar el período y realizar la operación indicada en el inciso d).



5.1.5 Directorio de trabajo

Rutas de Acceso:• Menú Archivo / Administrador de Periodos / ínl

Menú Archivo / Administrador de Periodos /

Al ejecutar esta opción el sistema muestra una ventana desde donde se puede indicar la conexión a la base de datos que se utilizará

Los siguientes procesos se explican a detalle en capítulos posteriores:

s• Control de Archivos

• Traducción de archivos

• Generación de respaldo

• Reinstalación de respaldo

ü it .

i

5.2 Borrado de Movimientos

I S ' Ruta de Acceso:• Menú Procesos / Borrado de movimientos.

Esta función permite borrar los movimientos del período actual. Al seleccionar esta opción se muestra una ventana de advertencia indicando que los movimientos borrados mediante este proceso son irrecuperables, al aceptar la ventana se realiza el proceso.

¡ ¡CUIDADO!!T odos los movimientos del

.período actual boirados por e;$te proceso san irrecuperables

Aceptar i I Cancela? Aüuda

Figura 5.2-1 Borrado de movimientos.

^ r í ‘" - " '

j j j Sehanelimi

i-____________

nado con éxi

Acepta} ]

o. los movimientos.

Figura 5.2-2 Confirmación del borrado de movimientos.

Antes de realizar este proceso se recomienda realizar un respaldo de la información.



H Práctica 19: Borrado de movimientos

a) Ingresar al mes de Febrero y realizar el proceso de Borrar movimientos.

b) Verificar la Balanza de comprobación, ¿qué movimientos muestra?, ¿por qué?

c) Abrir la consulta de pólizas, ¿qué información aparece?, ¿por qué?

5.3 Contabilización

£17 Ruta de Acceso:• Menú Procesos / Contabilización.

Cuando en la configuración del sistema se tiene desactivado el parámetro Contabilizar en línea se deberá ejecutar este proceso para que se realice el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes, afectando así los saldos de las mismas. Si se realiza este proceso en un mes donde ya se habían afectado los saldos de las cuentas, los movimientos no se duplicarán.

Para realizar este proceso se cuenta con tres opciones:

• — I El proceso se realizará tomando en cuenta sólo aquellas pólizas que no han sidocontabilizadas en el período.

• ^ iP -^ Jlnduve en el proceso todas las pólizas del período, es decir, contabilizadas y no contabilizadas, sin duplicar los movimientos.

• s a jo |a s n ° c c n ta b ta a d a s d e t ip o : | Contabiliza sólo las pólizas del tipo que se seleccione (diario, ingresos, egresos o algún otro tipo de póliza definido en la configuración).

Canlabijizarfín rnero do 2011

E s t a o p c ió n perm ite co n tab ilizar la s p ó liza s c u a n d o no s e tien e co n ta b iliz a c ió n e n l ín e a .

: Opciones de contabilización........................................................0 [ s¿io no contabilizadas)

O Todas

Q Sólo las no contabilizadas de tipo:

Tipo DescripciónDr i DrEg ¡EgIg ilg

&ceptai £ancelar Aj¿uda

Figura 5.3-1 Proceso de Contabilización


Guía Curso Básico Aspc4-CO¡ 6.0 74

(i- ¡ Si al realizar el proceso de contabilización envía el mensaje: "Sistema no configurado para proceso de Contabilización", se debe deshabilitar el parámetro Contabilizar en Línea.

B Práctica 20: Contabilización de pólizas

a) Ingresar al mes de Enero 2010.

b) En el menú Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas, deshabilitar la opción "Contabilizar en línea”.

c) Anotar los saldos de las siguientes cuentas:• 1150-002-000 $___________________• 4100-001-000$____________________• 2170-004-000 $____________________

d) Ingresar al catalogo de pólizas y copiar la póliza Dr 1, pegarla en el mismo periodo con fecha del 10- Ene-10 y grabarla.

e) Ingresar al catalogo de cuentas,

f) ¿Los saldos de las cuentas del inciso c) han sido afectados por la póliza anterior?____________________

g) Ejecutar el proceso de Contabilización seleccionando la opción TODAS.

h) Indicar los saldos de las siguientes cuentas:• 1150-002-000 $___________________• 4100-001 -000 $____________________• 2170-004-000 $____________________

i) Revisar los saldos de las cuentas, ¿hubo variaciones?_____________________

¿Por qué?____________________________________________________________________________________________________

j) Habilitar el parámetro "Contabilizar en línea".

5.4 Consolidación

ÍCD Ruta de Acceso:• Menú Procesos / Consolidación.

• O desde el icono Í ¿ f

Esta función permite reunir en una empresa los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas departamentales de las demás empresas del corporativo.

El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que contiene la información de todas las empresas consolidadas, sin contar las pólizas de cada una de ellas.



C on solidación de em p resas

"Empresa consolidadora---------------—1.-ASPEL DE MEXICO (EMPRESAS)

-Empresas a consolidar------ASPÍI''DEMEXlCÓTDTj’"'’ lASPEL DE MÉXICO (GDL) IASPEL DE MEXICO (MTY) ÍASPEL DE MÉXICO (YUC)

"Nivel de cuentas *— — * -------------- ............... = :■•••{ Manejar empresas como

Z J ' departamentos

r-Conexión destino ;-r— -—*— -— ~ ~-----------

I jmibase

j Las empresas a consolidar son las que están marcadas en la lista. Para |marcarlas active la casilla de verificación de la empresa correspondiente jo selecciónela^ oprima la barra espaciadora.¡Recuerde que sólo se consolidan las cuentas que se encuentran en la ¡primera empresa de la lista.

| Aceptar J| Cancelar |[ Ayuda [

Figura 5.4-1 Consolidación de empresasSus campos:

OpcionesEmpresa Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa consolidadora i que actuará como consolidadora.Empresas a consolidar l Marca las empresas que va a consolidar el sistema.

Nivel de cuenta

Se puede elegir desde qué nivel de cuenta contará el catálogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si se selecciona el nivel de Mayor, el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sólo estará formado por cuentas de Mayor.

Manejar empresas como departamentos

Permite manejar cada empresa como un departamento, para ello es necesario tener activo el parámetro de manejo de departamentos, de lo contrario, los datos que se presenten corresponderán al corporativo en general.

Conexión Destino Directorio donde se grabarán los archivos que contendrán los datos de la ¡ consolidación de las empresas. Este directorio se debe crear con anterioridad.

Para llevar a cabo el proceso es necesario realizar los siguientes pasos:

a) Dar de alta una nueva empresa, cuidando que su nombre no se confunda con el resto de las empresas del corporativo (por ejemplo "Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.)

b) Acceder a la empresa consolidadota y configurar los parámetros que regirán su funcionamiento. Se puede indicar el manejo de Departamentos asignando a cada departamento el nombre de la empresa que origina los movimientos a fin de conocer y utilizar resultados por separado.

c) Crear los archivos de trabajo desde la opción Utilerías / Control de Archivos (Archivo de Cuentas, Pólizas, Etc.).

d) En el catálogo de departamentos, dar de alta los departamentos que compondrán el corporativo, donde el departamento 1 correspondería a la empresa 1, el 2 a la empresa 2, etc.

e) Ejecutar el proceso de Consolidación.f) Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar pólizas para hacer

eliminaciones íntercompañías o para emitir reportes y gráficas de los totales obtenidos.



Es importante que todos los movimientos de cada empresa se encuentren contabilizados, debido a que la consolidación únicamente considera los saldos existentes en el catálogo de cuentas y cuentas departamentales.

Al realizar este proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y cuentas departamentales del período de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el período indicado.

Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas, para que el procedimiento muestre resultados congruentes.

El catálogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el más "General” de todos, es decir, debe estar definido de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" enél.

Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las pólizas después de ejecutar este proceso, se deberá ejecutar nuevamente el proceso para obtener la información actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la información).

5'j] Si se desea consolidar más de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales (por grupos no mayores a 15 empresas) y después realizar una consolidación general que integre las empresas con consolidaciones parciales.

5.5 Balanza anual

iZz7 Ruta de Acceso:• Menú Procesos / Balanza Anual.

Al ejecutar este proceso se crea una consulta con la información correspondiente al ejercicio seleccionado, mostrando los montos de: saldo inicial, total de cargos y total de abonos de todos los periodos y saldo final de cada una de las cuentas.

La consulta de balanza anual podrá ser impresa obtener una presentación preliminar %f o exportarla a

texto, Excel, HTML o XML ¿ .

Datos de la balanza

Nivel

Ejercicio j 2007

[ j Con departamentos


Figura 5,5-1 Balanza Anual


Guía Curso Básico AspeS-COI 6.0 77

Sus campos:

OpcionesNivel de cuenta Nivel de cuenta al que se detallará la Balanza: Mayor, Subcuenta o Auxiliar.Ejercicio Año a considerar para mostrar la información en la balanza.Condepartamentos

Al habilitarlo, se desglosará por departamento el saldo inicial, cargos, abonos, y saldo final del período señalado.

B Práctica 21: Obteniendo una balanza anual

a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parámetros:

Parámetro i

1 Nivel de cuenta: ....... Auxiliar j¡ Por departamento: jUSO,_______________ i} Departamento......... _ J Todos los departamentos !

Ejercicio....................... 2009 .............

b) ¿Qué montos muestran los totales de Cargos y Abonos?

5.6 Póliza de ajuste cambiario

C ' Rutas de Acceso:• Menú Procesos / Póliza de Ajuste cambiario.

• O desde el icono S

Este proceso genera una póliza en la que se concilian tas fluctuaciones cambiarías registradas al utilizar moneda extranjera.

Al dar de alta una cuenta contable que se va a manejar en moneda extranjera, es importante que se active en el detalle de la cuenta, la casilla

Antes de realizar la póliza de ajuste cambiado es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el catálogo de monedas.

Figura 5.6-1 Póliza de Ajuste Cambiario



En esta ventana se deben indicar tas cuentas que se utilizarán para realizar el ajuste de las fluctuaciones monetarias.

Al realizar el proceso, si se detectan cuentas que registran un ajuste cambiario, Aspel-COI convierte el saldo final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el tipo de cambio que se tenga registrado en el histórico de tipos de cambio), compara este saldo convertido contra el saldo final que tiene la cuenta. Si los saldos no son iguales, el sistema genera la póliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la diferencia de la cuenta que se está analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el rango de cuentas especificado y que cumple con las características antes mencionadas.

Finalmente, se genera un movimiento por el monto total de las partidas en la cuenta definida como Cuenta de Ajuste, cuadrando así la póliza.

Los montos que se visualizan en la póliza son presentados en moneda base (pesos) y la afectación de los saldos de las cuentas se llevará a cabo hasta que se contabilice la póliza.

B Práctica 22: Generando la póliza de ajuste cambiario

a) Ingresar al mes de Enero de 2010.b) Activar el menú Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas.c) Verificar que se encuentre habilitar la opción "Contabilizar en línea".d) En el icono "Multimoneda”, revisar que se encuentren activos los parámetros:

• Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas.• Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas

e) Guardar los cambios.f) Capturar la siguiente póliza y grabarla:

Tipo de póliza: Ig j Número: 3 j Fecha: 22/01/2010 jNo. de Concepto de póliza: 11 (Cobro de Facturas) ............................... j

No. Cuenta [ Depto. Descripción i T.C . i Debe Haber1130-001-000 I 5 Cobro de Facturas ! 10.00 i 1,500.00 i i1150-002-000 | ] Cobro de Facturas i i j 15,000.00 i

g) Dentro del catálogo de monedas, en la moneda dólares actualizar el Histórico de Tipos de Cambio a 10.50 en el último día del mes (31-Ene-10).

h) En el catálogo de cuentas, editar la cuenta 1130-001-000 y habilitar el parámetro de "Afecta póliza de ajuste cambiario".

i) Ejecutar el proceso de Póliza de Ajuste Cambiario definiendo como cuenta de Ganancia Cambiaría: 7100-003-000 y cuenta de perdida 7500-002-000.

j) ¿Qué monto se aparece en la póliza?____________________________________________________________________

k) Grabar la póliza.



5.7 Póliza de cierre

iZZ/' Rutas de Acceso:• Menú Procesos / Póliza de Cierre.

• O desde el icono '-¿3

Este proceso permite la elaboración de la póliza de cierre del ejercicio de trabajo, traspasando los saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.

Póliza de cierre

Numeras de cuenta

Primera cuenta de resultados

Última cuenta de resultados

i 4100-000-000

! 8000-000-000

Cuenta de resultados del ejercicio j 3400-002-000

I liPor departamento

Aceptar Cancelar Ajiuda

Figura 5.7-1 Generación de la póliza de cierre

Sus campos:

OpcionesPrimera cuenta de resultados

Se indica desde qué cuenta se realizará la Póliza de cierre. j

Ultima cuenta de resultados

Se indica hasta qué cuenta debe abarcar la Póliza de cierre.

Cuenta de resultado del ejercicio

Cuenta que se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicará una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la póliza.

Pordepartamento

Se puede solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un sólo departamento o que se consideren las de todos ellos. Al activar esta opción se debe seleccionar el departamento al que corresponde la póliza de cierre.

Al generar la póliza de cierre y contabilizarla, los saldos finales de las cuentas incluidas en la póliza se igualarán a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre indicada.

Si la póliza de cierre se genera en el mes definido como mes de cierre fiscal, el cual se configura desde los parámetros del sistema, al realizar este proceso se crea automáticamente el mes de Ajusta y se contabiliza la póliza.

Si la póliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre fiscal, al realizar este proceso se mostrará la ventana para guardar la póliza como modelo y contabilizarla posteriormente, además de que el mes de Ajuste se deberá crear por el usuario desde el administrador de periodos.

Notas det asistente;


Guardaren: | Q [

Documentos ferientes 1

&Escritorio

:M'S;Mis documentos

Mi PC

■ráHl'

vj gT| flÜ"

Mis sitios de red N ombre:

Tipo: I Pólizas modelo (*.pol)

Guardar

Cancelar

Figura 5.7-2 Póliza Modelo de cierre

H Práctica 23: Generando la póliza de cierre

a) Ingresar al mes de Diciembre 2009.

b) En el catálogo de cuentas, dar de alta la cuenta siguiente:

No. Cuenta J . JjRO Descripción Moneda j Rubros Naturaleza jl 3400-001-000 i Detalle j 2009 | Pesos j 5 Acreedora

c) Copiar las pólizas generadas en el mes de Enero y pegarlas en Diciembre (con las teclas JüíÜ + OJüJ se puede hacer la selección de todas las pólizas o con líliiJ + clic para una selección aleatoria).

d) En la configuración del sistema, dentro de la opción "Mes de ajuste después de" seleccionar Diciembre.

e) En el Administrador de periodos, realizar un traspaso de saldos de 2009 a 2010.

f) Ingresar al mes de Ajuste 2009.

g) Generar la póliza de cierre indicando como cuenta inicial 4100-000-000, cuenta final 9000-000-000 y como cuenta de cierre 3400-001-000, con fecha del 31-DÍC-09.

h) Establecer los folios iniciales de las pólizas en 1 y grabar la póliza.

i) Acceder al catálogo de cuentas e indicar los saldos de las cuentas de resultados:_________________________

j) Indica el saldo de la cuenta 3400-001-000 $_____________________________________________________

k) Realizar el traspaso de saldos de 2009 a 2010.

Motas del asistente:


5.8 Integración de pólizas

[ & Ruta de Acceso:• Menú Procesos / Integración de pólizas.

Esta opción permite integrar de forma masiva aquellas pólizas que fueron realizadas en otros períodos o pólizas generadas desde un archivo de Excel. Se le llama integración porque agrega al catálogo pólizas nuevas provenientes de otro período u otro directorio, sin borrar o sustituir las ya existentes.

Integración de pólizasPóbaí: a ¡rdefj-aí

• 0 Conexión iDATOSEMPRESAOI

Final ü

I K 1■v-1:

"Ti. ......... '••••••••••••

Q Importar desde una hoja de Excel! ■ ié&i i im '

Número de pólizasífjfj T odas las pólizas□ Dr□ Eg□ <9

A le d a s

O 8*030

- .Atributos-

Q Crear lípo de pófea

[v'láuditada

W\ Pendiente

Q Crear bitácora de proceso

inlegiai Cancelai Ajjuda

Figura 5.8-1 Integración de pólizasSus campos:

OpcionesConexión Base de datos donde se encuentren las pólizas a integrar.Empresa, mes y ejercicio Se debe seleccionar la empresa y el periodo a integrar.

Importar desde una hoja de Excel

tSe podrán importar pólizas desde un archivo de Excel.

............ . jTipo de pólizas Indicar cuáles son los tipos de póliza que se desean integrar.Número de pólizas Se podrán integrar Todas o cierto rango de pólizas ¡Fecha Sólo integrará las pólizas generadas en el rango de fechas indicado. |Atributo Se podrán integrar las pólizas Contabilizadas, Auditadas o Pendientes.

gjiCrear Tipo de Póliza Al concluir el proceso, el sistema verifica en parámetros del sistema si se tiene ¡ dado de alta el tipo de póliza, si no es así, el sistema lo creará.

íyfj Crear Bitácora de proceso

Al habilitarlo, el sistema presentará automáticamente un resumen de posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las pólizas. El archivo se llama BITACORA.TXT, y se localiza en el directorio donde se encuentre la base de datos.



B Práctica 24: Integrando pólizas

a) Ingresar al periodo de Febrero 2010.

b) Realizar el proceso de Integración de pólizas tomando en cuenta los siguientes datos:

Conexión: DATOSEMPRESAQ1Empresa 1 Tipo de pólizasMes Enero Número de pólizas TodasEjercicio 2010 Atributos Contabilizadas ;

c) ¿Cuántas pólizas se integraron?____________________ .

d) Ingresar al catálogo de pólizas y verificar la integración.


Guía Curso B¿xsico Aspel -COI 6.0 83

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Guía C w so Básico Aspel-COI 6.0 84

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6. EMISIÓN DE REPORTES

6.1 Generales

Dado que la parte medular de un sistema es la información que éste es capaz de proporcionar, una vez que la información de cada catálogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operación de la empresa, se procede a la generación de reportes, los cuales ayudarán a responder a las necesidades financieras más importantes.

Aspel-COI maneja 3 tipos de reportes:• Internos: Creados por desarrollo del sistema, no se pueden editar.• Formato: Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensión es *.FTO, son

editables.• QR2: Se pueden editar a través del reporteador gráfico llamado QuickReport.

•9 Los formatos de impresión, hojas de cálculo fiscales y financieras, así como archivos de estadísticas, entre otros, se almacenan en el directorio de “Plantillas" y cada vez que se crea una empresa en Aspel-COI 5.0, esta información es copiada a carpetas donde el sistema lee los formatos, dichos directorios se generan bajo el nombre de Datos(e), donde e = numero de empresa. La ruta hacia estos formatos se puede modificar en Configuración / Parámetros Generales / Cuentas.

6.2 Emisión de Reportes

Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catálogo del sistema, desde el menú Reportes o desde el Administrador de reportes. De acuerdo al tipo de reporte, el sistema presentará las opciones correspondientes en la presentación preliminar.

a) Reportes de tipo FTO: En este caso, el sistema presenta una serie de opciones para visualizar dicho reporte, sin embargo, dentro del archivo se deberá indicar que la salida es a la impresora, de lo contrario, esta ventana no aparecerá y se enviará directamente a la impresora.

Los botones de la presentación preliminar tienen funciones específicas de acuerdo a la consulta, destino y tipo de reporte.

100% m M < ► N

Figura 6.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o un fto.

Icono Función| V

Imprimir

1 | Número de página

¡ Í i ¡ H 3 Porcentaje de zoom

M W Primera o última páginar....... ím m sm ........*

W P Página siguiente o anterior

í mmm ¡u g ; Insertar logotipo de la empresa

1



b) Reportes de tipo QR2: Estos reportes, siempre muestran una vista preliminar antes de enviarse a la impresora, en la cual, se presenta un barra de herramientas que incluye más funciones dado que es un tipo más avanzado de reporte.

Figura: 6.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2.

Icono Función

s Página completa

íjijgj; Zoom ancho de página

I ¡ j Zoom al 100%

Primera página, página anterior, página siguiente y última página respectivamente.

; J § Ir a página

¡ l ¡§ Configurar impresión

Imprimir

i Salvar reporte, se puede almacenar el reporte en formatos WMF, XLS, PDF, TXT, entre otros.

Abrir reporte

a Prepara el reporte para Infoweb

# Publica el reporte en Infoweb

% Ayuda del sistema

i i Salir de la vista preliminar

6.3 Reporte de catálogo de cuentas

l£Z7 Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Catálogo de cuentas /Catálogo de Cuentas O Tipo: Interno

Este reporte permite obtener la impresión de las cuentas que integran el catálogo, teniendo la posibilidad de filtrar por un rango de cuentas, por movimientos y saldos, por tipo de moneda, rubro, departamentos, entre otros. También se tendrá la posibilidad de ordenar los registros resultantes utilizando la sección “Ordenar por .

Motas del asistente:


-Seleccionar leí cuentas oue cumplan con- CuentaDesde j jg

Hasta í |

Moneda i T odas

Rubro i T odos

Naturaleza i Indistinta

Defito j Indistinto

Sólo ctas. que afecta al ajuste cambiario

Ve*(* } Todas

; OSójoconmovimientos

| O Sólo con saldo y/o movimientos

I Aceptar jj|^ Aüuda

Figura 6.3-1 Ventana de diálogo para impresión del Reporte.

6.4 Reporte de seguimiento de presupuestos

Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Catálogo de cuentas /Reporte de seguimiento de presupuestos O Tipo: Interno

Este reporte mostrará un seguimiento del presupuesto ejercido o no para cada cuenta y así saber si se ha excedido o respetado el presupuesto asignado a las cuentas o departamento.

I Seleccionar oor<§)gubíoí Depaitamento m¡ 1 .-Activo Circulante

2.-Activo No Circulante¡ 3.-Pasivo a Corto Plazo ; 4.-Pasivo a Lafgo Plazo 5.-Capital

i 6.-Ventas

Nivel de cuentas í •' Mayor M i

T out#: corno saliios fti t«t*1 de («) Cargos - AbonosI O Rango de cuentas *

I Desde 4*d Q Cargos

I Hasta Q Abonos • 1

Mostrar montos ■?»

1 Mes del presupuesto ; Enero Moneda j l (É$h

Tifio de cambio |

¿ceptar Cancelar Aj>uda

Figura 6.4-1 Reporte de seguimiento de presupuestos.

Notes del asistente;


6.5 Reporte Emisión de Pólizas

Í I J Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Emisión de pólizas O Tipo: FTO

Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o por un rango especifico. Es de gran utilidad ya que en ocasiones se requiere imprimir las pólizas nuevamente para que sean revisadas por contralores, contadores externos o auditores.

Para la emisión de este reporte se definen ios siguientes parámetros: tipo de póliza, números de pólizas, número de copias. También permite especificar el formato a utilizar para la impresión.

* Pcli.ias <») T odos <3 Rango

Filtro•■Tipo de póliza

Todos los lipos D Dr□ Eg□ iflPc-riodo de póliza

Fecha inicial j . M Fgcha final í

Hasja

J BAlbulos

G Contabilizadas. O No contabilizadasL J PendientesO No pendientes□ Auditadas Í § |

FormatogU[a j C: 'Archivos de piogramaVArchivos comunesSA |

Nombre ;:EMIF)2W.FT0 | Copias |1

Editar formato...

Aceptar Cancelar Ayuda

Figura 6.5-1 Parámetros para emisión de pólizas.

6.6 Reporte Balanza de Comprobación

l & Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Balanza de comprobación

• Desde el icono SÉO T\po : Interno

Este reporte permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo.

J£*> La balanza de comprobación muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que una balanza de comprobación esté cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas.

Motas del asistenta:


U e iiu rln de Id Im I-j./ .j üc com probación

Número de cuenta Desde i|

■ i

Hasta j

í ipo do monedo í 0. T odas

Departamento

j [21 Ninguno i O Todos los deptos. íñ 1. Ventas I p 2. Pedidos ;l ~t 3. Mostrador | [ j 4. Mercadotecnia

Musirá; montos enMoneda

1 STigo de cambio

{1.00 É l i

Q] Solo con movimientos

Nivel de la hateras

j 3.-Auxiliar

Título del reporte !Balanza de comprobación al 31 /Ene/I0

Aceptar ; Cancelar Aüuda

Figura 6.6-1 Parámetros para emisión de la Balanza de Comprobación.

6.7 Reporte Diario General

y Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Diario General

• O desde el icono O Tipo: Interno

Este reporte proporciona el detalle de las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.

&Z El orden en que se presentan tos tipos de póliza en este reporte dependerá de cómo se hayan registrado en Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas / Tipos de Pólizas.

Reporte de diario general

T iluto del reporte ¡ Diario general

P1 T odos□ Dr□ e b U 19

! ® jfodag

i QFiango

Desde i

Hasta |

Folio inicial 1

Aceptar : Cancelar Ajiuda

Figura 6.7-1 Opciones del reporte de Diario General


Guía Curso Básico Aspel-COt 6.0

6.8 Reporte de Auxiliares

E 7 Rutas de Acceso:• Menú Reportes / Auxiliares

• O desde el ¡cono C a l O Tipo: Interno

Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o de un rango de periodos específico.

Además de los filtros, este reporte cuenta con una opción denominada “Corte de página a nivel", la cual contiene las opciones de:

• Sin corte: El reporte mostrará todos los movimientos sin saltarse de página.• Corte por mayor: Mostrará la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte.• Corte por subcuentas: Mostrara los movimientos por separado, primero la cuenta de mayor, después

la subcuenta.• Corte por auxiliares: Mostrará por separado la cuenta mayor, después la subcuenta y al final el

auxiliar de la subcuenta.

Número ds cuenta

Desde |l

Hasta i

; Q Por departamentoi{5« 0.- Todos los departamentos. j|LJ;1 --Ventas

; 2 Pedidos f j 3 Mostrador

4 .-Mercadotecnia

: Fojio inicial [}

MultimonedaNombre de moneda;0.-Todas v :j

; Periodo

i Desde ;Ene/1Q

Hasta |Ene/1°

Cuént&s-...............................................

: 0 Todas

O Sólo con movimientos

; Q Sólo con saldo y/o movimientos

Cotte de páaina a nivel¡0.- Sin corte ..a

Moctíar montos en Moheda

mTipo de cambio

I ji 00 m

i T (tulo del reporte

j O Exportar a Excel

I Reporte de auxiliares 31 /Enero/10

p Aceptar | Cancelar Aüuda

Figura 6.8-1 Parámetros para la emisión del Auxiliar.

&ÜÍ El orden en que presenta los movimientos este reporte es por fecha de las pólizas, si se tiene habilitado el parámetro Auxiliares por fecha en Configuración / Parámetros del sistema / Pólizas, en caso contrario el orden en que presenta los movimientos es por tipo y número de póliza.



6.9 Reporte de Catálogo de Activos Fijos

ÍCv1 Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Activos Fijos /Activos Fijos / Catálogo de activos O Tipo: Interno

Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema.

R ep orte de catálogo-de activos

. Clave cte aclivo- i Desde il

Fecha de adquisición: Fecha inicial i

: Tipo de activo j 0

• Q1 Ordenar por

IJ Hasta

Fecha final ;

Localización

m.

i

j"'~| Baja contable de! activo

P 'l Poí departamento

T ítulo del reporte ! Catálogo de activos

^ceptai | Cancelar Aüuda

Figura 6.9-1 Parámetros para el reporte de Activos Fijos.

6.10 Reporte de Inventario de Activos Fijos

tflD Ruta de Acceso:• Menú Reportes / Activos fijos / Activos fijos / Inventario de Activos fijos O Tipo: Interno

Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse.

Clave del activo C)esde

¡I H j

Hasta

... ....B

Fecha de adquisición Fecha inicial

. j; j;.C:;V- i . . . . ........ . .. . .......

Fecha íinal

Jipode activo

!° J¡poetización

Departamentos jí^l Ningún departamento í£ J Todos los departamentos O 1.* Ventas0 2- Pedidos1 ~] 3.- Mostrado»

i O 4.- Mercadotecnia

Aceptar ;| Cancelar |j A^uda

Notas del asistente:Figura 6.11-1 Parámetros para reporte de Activos


9 Práctica 25: Emitiendo una balanza de comprobación

a) Emitir la balanza de comprobación de Diciembre 2009 y Enero de 2010, ¿a cuanto asciende el total de movimientos?

i Periodo Monto1 Dic. 2009j Ene. 2010

b) ¿Qué diferencias hay entre el reporte de Emisión de Pólizas y Diario General?

6.11 Reportes Financieros

"La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relación que tiene la contabilidad con el medio económico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una fecha determinada se han obtenido por la entidad económica ” .

Esta información se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran básicamente por Balance general, Estado de resultados y Estado de cambio de situación financiera, entre otros. Estos documentos generados por el sistema responden a los estándares establecidos por los "principios de contabilidad", los cuales son los conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

6.11.1 Balance General

£ 7 Rutas de Acceso:

• Menú Reportes / Balance general / Moneda contable o con el ¡cono i— '• Menú Reportes / Balance general / Moneda extranjera O Tipo: FTO

El Balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, los totales de estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera.

El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el balance general en moneda extranjera. Si se realizó traducción de archivos los formatos que se deben utilizar son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto respectivamente.

’ Boletín A-1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del IMCPNotas del asistente:


rn ) '% 101» .... - M '< ► M

ASPEL DE MEXICO (EM PRESAS)

Dirección. CERRADA SUIZA 17Población': M. CONTRERAS

Rsg. fed.: AME860107KD9Cédula:.

B A L A N C E G E N E R A L AL 31/Ene/10

Páoina

A C T I V O

ACT-VO C .

S {$ & G A ¿3C e C * & «wssASCOS ÍÍ< 1Í503Ej 'O jí e c ^r^ra si.3 * t«rí-WSRAWSa *►: veteS*£S íiC-CCCC¿¿ESTES ÍSiTM/%»$7;ÜWC«N fcE 0>-=?v»S»<CÍZaA2i£S i X

K w acoFüsecsavAPjosy s m & a a . s 0.xC O C «tó»i? Í5 «O S c c *?ia r ‘ oaweASBESTOS A •3xevV^KTAf^OSA*ACSS3->A3:.£ Í?.5ÍS.«sftm s«2 o a .«3«OSA>íT>3-WCí55 5 KA S T R O S DE «PUESTOS 0.CC-tc ta í. 2E ¿ re v e «*sc u u n t s • r¿.T¡9.3i

Á.ZTVO ¡en CíHECiáAVTE

?S33£NCStzr-cesÁaxrcsitrt

Uxzstrsv-2.Z S ^sC A C ^ÍV 5 i EC>- C =03S£S5iSCi*ííOti€Sií9CS£ TfWíSPGaTE>£r.=l£C 'AC;0\ »<Sw?0 £¡E CCMfiJTO3£?RS6*CK».r SE £CV3>0 DS ESASsksxs&áSs r¿s#5?33AS76S r í JV-STASA3CN-M Z j~ Z A .Z C \ wS 5A5TC-5 Oc ¿ « a iA C iS K3SP0S7G5 £>¿ GASAV ÍAw l^SSTC S ~ t JlJfíTASTOTAi 2-E A 2TOO-K9 .

Figura 6.11.1-1 Vista preliminar de un Balance General

6.11.2 Estado de Resultados

l & Rutas de Acceso:I f í

• Menú Reportes / Estado de resultados / Moneda Contable o con el icono —-j• Menú Reportes / Estado de resultados / Moneda extranjera O Tipo: FTO

El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o pérdida resultante en el periodo.

Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden:• Ventas• Costo de Ventas• Gastos de operación (Gastos de venta y gastos de administración).• Productos Financieros• Otros Ingresos y Gastos• ISR y PTU



¡O w tro 'Ja ■jw jC&Ggv.fciH'íóa

El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y Edoremow.fto genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si se realizó traducción de archivos los formatos que se deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto respectivamente.

ASPEL DE MEXICO (EM PRESAS)

Dirección: CERRADA SUIZA 17 Población. M. CONTRERAS

Reg. fed Cédula:

■ AME860107KD9 |E S T A D O D E R E S U L T A D O S AL

Página

31 Ene 10

1

¡i

Eart í4 ©e =z* VKtftre AS»S5. 63» ~*S i* Sr ia

INGRESOS:VSKttSG:5CUe»iTC5 V C€v'OÍÜCÍOriE5 SOBRE VENTAü •Wi DE :K0P£2C-S:

<25.ÍÍÓ55 VmSü i».4.».® íCC-.OC 52?. ?W.» 3.03tW.-ro’ |

COSTOS: ICOSTO VENTAS TOTAL D£ COSTOS. ?>:- :-.w 303 Z'A C.»0.» ■5.C0 - i

LíTlUCAO BRUTA •OS. v33.« 33,2? ¡iGASTOS SEKSRAlES. I&A¿70S SSflSrWiSS TOTAL 0= GASTOS «BsiSRAlsS. 7*Mtt 0.22 «.22 f5.9VJ.v6S5.MM& $3.22 ItinuDABSS AOT5S-3E OTROS ifrSKÉSCS. QAS70S 2&“S Í3.Í5J.M S5.?í ¡QT5CSIMGÍE503 V GASTOS' |PRCDüCTCS FÍNAftOlERCS CTOOS FROOlXTOS C-AiTOS FiíiAXCiERCS OTROS GASTO S :..... .

7K.3© Z.Vr 295 5.»«.«c-5>7».» 3Í3 ft-36 0.» C.-/5 &•» 3.00 335

Figura 6.11.2-1 Vista preliminar de un Estado de Resultados

6.11.3 Libro Mayor

21/ Rutas de Acceso:

• Menú Reportes / Libro mayor , JÉ)• O con el icono O Tipo: FTO

Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en uno o varios períodos, hasta llegar a un año.

Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas.

Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto.


Guía Curso Básico Aspel-COi 6,0 94

I „ ^ ^ |^|

A S P E L D E M E X IC O ( E M P R E S A S )

Di'íCOÓn:Psclaaón;

CefiRACA£Ul2A IT W CONTRERAS

H&3- k á . AMESe¿i37KD9 riej# 1 C é iu lí poJi& 1

L IB R O U A V a í

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i45,"7£ 00 Í2 Z .I Í4 05 253^95.50 í?2 ,lóe .03

Figura 6.11.3-1 Vista preliminar de un Libro Mayor

6.12 Reportes del Usuario

ÍCD Rutas de Acceso:

• Menú : Reportes / Administrador de reportes o con el icono i_ i í Formato FTO y QR2

Los sistemas de la línea Aspel cuentan con reportes que satisfacen las necesidades más importantes de la empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades especificas de las empresas no se adapten a los estándares.

Por tal motivo en los sistemas se cuenta con editores de reportes que permiten a través del Administrador de Reportes, facilitar la manipulación de los mismos, es decir, se encargará de listar, editar, crear y emitir los reportes ya sea por formatos FTO o QR2 (Quick Report).

Notas riel asistente:


Administrador de reporte1;

■ffi? i 1t i - .

Grupos

ActivosTítulo

r .* ■!<.. ...........

Formato Archivo

•él Cuentas departamental i Pólizas i Rubros

8 GRALW _ _J BALANCE GRAL. EN MONEDA EXTRANJERA FTO BSRALMOW

ESTADO DF RFSULTADÍOS ............................FTO............. EDOREW.........

■ ... Sol :A

ESTADO DE RESULTADOS EN MONEDA EXTI FTO EDOREMOWLIBRO MAYOR FTO MAYORW

Ruta del archivo actual; C:\Archivos de prograroa'Archiyos contunes^AspelSSistemas Aspel\CgiS,POSDalosU

Figura 6.12-1 Administrador de Reportes.

El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se explicará en el curso Certificación.

H Práctica 26: Emitiendo un balance general

a) Emitir el reporte del Balance general del mes de Enero, mostrando la salida a pantalla. Indica los montos obtenidos en los siguientes conceptos:

Capital Social: $ ____________________________ .

Total de pasivo y capital: $ ________________________ .


Guía Curso Básico Aspc4-COl 6.0 96

7. UTILERIAS

7.1 Respaldo de archivos

La información que se maneja por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio del Respaldo de archivos.

7.1.1 Generación de respaldo

l & Rutas de Acceso:• Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Generación de Respaldo

• Menú Archivo / Administrador de Períodos / E l o con el ¡cono

Esta opción sirve para copiar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: CD’s, USB, disco duro, etc.

El asistente crea un archivo ZIP' con el nombre que se le indique. Esta operación permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.

j Acepiai | [ Cañceiat | f A uda

| Detalles de instalación de ASPEL-COI 6.0Ruta de instalaciónRuta de datosRuta de archivos comunes

C:\Archivos de programaV\speftAspel-COI 6.0\C:\Archivos de programavArchivos comunesSAspeftSistemaí C:\Archivos de programa'Archivos comunes\Asp2Í\

Detalle del respaldoDirectorio destino i mon Files AspelVS istemas AspelVCO IG. OOVR espaidos\ (ffií

Hombie del archivo j Respa!do_22-11-2010 05-41 -19

¡V Proteger con contraseña

Contraseña:- i i Confirmar. ;==<**

¡ ¿ Q u é q u ie re s re sp a ld a r?

] Mis Dalos y Ruta da archivos de trabajo j Archivos de configuración.] Perfiles de usuario ] Documentos asociados j INFOWEB

¡F / íd a c

..................Respa|dar izando:(• Extensión de archivos <" Máscara para nombie de archivo

Incluye los archives con extensión: *.xtnl;Mog

u- Esta opción te permite respaldar los archivos de-bitácora del sistema.

Figura 7.1.1-1 Respaldo de Archivos.

ZIP, es un formato de archivo comprimido portátil que se utiliza actualmente.Notas del asistente:


Sus Campos:

OpcionesRuta de instalación ; Campo informativo: muestra la ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.

Ruta de datos Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentran la base de datos con la que se está trabajando.

Ruta de archivos comunes

Campo informativo: muestra la Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC).

Directoriodestino

Se indica (a ruta donde se almacenará ía información de ía empresa. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que están los datos originales.

Nombre del archivo

Nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip

| Proteger con i contraseña

Si se requiere proteger el respaldo con una contraseña se debe ¡habilitar esta opción e indicar la contraseña correspondiente.

¿Que quieres respaldar?

• Mis datos: Respalda todos los archivos de datos y sus índices, en general todos los archivos contenidos en el directorio que se encuentre configurado para leer la base de datos.

• Archivos de configuración: Permite respaldar todos los archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de la empresa.

• Perfiles de usuario: Respalda los archivos relacionados con los perfiles de usuario definidos para los sistemas Aspel.

• Documentos asociados: Esta opción respaldara los documentos asociados al sistema

• INFOWEB: Esta opción se utiliza para respaldar todos los archivos y configuración de las cuentas y espacios en Internet para la publicación de la información de Aspel-COI.

• DAC: Respalda todo el Directorio de Archivos Comunes.• Bitácora: Respaldara la bitácora del sistema.

Respaldar usando

• Extensión de archivos: Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión.

• Máscara para nombre de archivo: Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?}. Para respaldar archivos específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .¡ni.

«• i La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible y actualizada bajo cualquier circunstancia.



■m mz S f c ' i X : «(¡'«tosí

7.1.2 Reinstalación de respaldo

! & Rutas de Acceso:• Menú Utilerías / Respaldo de archivos / Reinstalación de Respaldo

n f l l r• Menú Archivo / Administrador de Períodos / 3 o con el icono

Con esta opción se podrán reinstalar los archivos respaldados con anterioridad. Esta opción es de gran utilidad cuando se daña la base de datos ya que permite recuperar la información, por eso es muy importante realizar respaldos diariamente.

D e ta lle s d e in s ta la c ió n d e A S P E L - C O I 6 .0

Rula de instalación : C:\Atchivos de piogramaVAspel Aspel-COI 6.0\ |c5|;

Ruta de datos

Ruta de archivos comunes i C:\Archivos de programaVAichivos comunes'AspjC?);

R e s p a ld o a re sta u rar

Nombre de! archivo r .................. ............. ........7 isi'

I ■ . I...• ¿ Q u é q u ie re s re s ta u ra r?

: Mis Dalos y Rula de archivos de trabajo: >y Archivos de configuración Perfiles de usuario .Q IDocumenlos asociados INFOWEB v i

| [ Cancelar Aüuda

Figura 7.1.2-1 Restauración del respaldo.

Sus Campos:

Opciones .

Ruta de instalación Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI.

Ruta de datos Ruta donde se reinstalarán los archivos contenidos en el respaldo.Ruta dearchivoscomunes

Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes (DAC).

Notas dé! asistente:

Guía Curso Básico Aspel -COi 6,0 99

Directorioorigen

Contraseña

¿Que quieres restaurar?

Se indica la ruta donde se encuentra eí archivo de respaldo ( ZÍP). Si se indica un archivo que no tenga la estructura adecuada el sistema envía el siguiente mensaje:

Restauración do archivos

j \ El archivo de respaldo no contiene la información- necesaria para ser restaurado por este asistente,

Aceptar

Figura 7.1.2-2 Mensaje de advertencia de un archivo zip

En caso de que el respaldo este protegido con contraseña, se deberá indicar la misma para poder reinstalarlo.Se deben seleccionar los archivos a reinstalar. Al seleccionar el respaldo, eí sistema detecta los archivos que se encuentran en el mismo, habilitando las casillas correspondientes (mis datos, archivos de configuración, perfiles de usuario, etc.).

H Práctica 27: Respaldo y restauración de archivos

a) Realizar el respaldo de "Mis Datos" con el nombre de RespCOIBas en el directorio creado en el punto anterior.

b) ¿En qué directorio se generó el respaldo?__________________________________________________________________

c) ¿Con que extensión se generan los respaldos? ____________________________________________________________

d) Ingresar a la opción para recuperar el respaldo.

e) Seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo “RespCOIBas", ¿qué opciones se habilitan pararestaurar y por qué?



ANEXOSistemas Aspel

Aspel de México es una empresa 100% mexicana y líder en el mercado de software administrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cómputo y servicios relacionados que automatizan la administración de las micro, pequeñas y medianas empresas favoreciendo la correcta toma de decisiones, simplificando sus actividades administrativas e integrándolas fácilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con más de 450,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura A-1 Interface de los sistemas Aspel

Aspel-SAE Administración Empresarial• Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan

los esfuerzos de las áreas administrativas y comerciales.• Integra automáticamente a la administración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a

través de Aspel-SAE Comercio Electrónico.• Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica).

Aspel-COI Contabilidad integral• Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa.• Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización

y generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas.• Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola

actualizada automáticamente.

Aspel-NOI Nómina integral• Automatiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y• deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa.• Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes.• Envío de movimientos afiliatorios al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones

intermedias.

Aspel-BANCO Control Bancario• Manejo de ingresos y egresos.• Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.• Interfase en línea con Aspel-SAE y Aspel-COI, para una afectación simultánea de la administración y

contabilidad de la empresa.


Guía Curso Básico Aspel-COI 6,0 101

Aspel-PROD Control de Producción• Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales.• Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias,• movimientos, números de serie, lotes, entre otros.• Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta toma de decisiones.

Aspel-CAJA Punto de Venta y Administración de Comercios• Controla y administra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo

a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crédito e impresoras de tickets, entre otros.

Aspel-INFOWEB Información Empresarial• Con sólo un clic, publica las consultas, estadísticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en

un sitio seguro en Internet o en una Intranet.• La información se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan

sencillas o sofisticadas como se requiera.• Proporciona control y seguridad en la información publicada, el acceso al sitio está restringido

mediante claves y perfiles de usuario.

Contacta a nuestros distribuidores certificados en: aspel.com/distribuidores

Encuentra información útil y oportuna en aspel.com/base

Para asesoría técnica, foro de usuarios, preguntas frecuentes y soporte en línea visita nuestro sitio de soporte técnico: aspel.com.mx/soporte

Asistencia telefónica:México: (55) 5325-2350 Guadalajara: (33) 3123-1653 Monterrey: (81) 8352-5661

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Aspel de México S. A. de C. V. agradece su participación en este curso.



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