basic parliamentary procedures bilingual presentation sept 2012
TRANSCRIPT
INTRODUCTION TO BASICS OF
PARLIAMENTARY PROCEDURE
INTRODUCTION AUX BASES DE
PROCÉDURE PARLEMENTAIRE
Ontario East Municipal Conference
September 12, 2012
Denise Labelle-Gelinas, RP, CMO – Based on Robert’s Rules of Order 11h Edition
What is the fundamental principle of
Parliamentary Law?
Quel est le principe fondamental du droit
parlementaire?
One subject (question) can be considered at a time; once a motion is
before the assembly. *
◦ Must be adopted or rejected by vote ** (or)
◦ Assembly must take action disposing of the question in some other way
before any other business (except certain “privileged questions”) can be
brought up ***
◦ Un sujet (question) peut être considéré à la fois; une fois qu'une motion est
devant l'assemblée. *
Doit être adoptée ou rejetée par un vote ** (ou)
Assemblée doit prendre des mesures disposer de la question d'une autre
manière avant toute autre entreprise (à l'exception de certaines «questions
privilégiées") peut être soulevé ***
What can a deliberative assembly (such as
Council) formally adopt?
Que peut une assemblée délibérative (tels que le
Conseil) d'adopter officiellement?
In basic terms – written rules of procedure. En
termes de base - règles de fonctionnement écrites.
◦ They can confirm / Ils peuvent confirmer
◦ Add to (or) / Ajouter (special rules of order
(règles d'ordre spéciales)
◦ Deviate / dévier
What is the importance of parliamentary Law? And why do
most legally established deliberative assemblies adopt such
authorities?
Quelle est l'importance de la loi parlementaire? Et pourquoi
que la plupart des assemblées délibérantes établisse et adopte
autorités de ces lois?
Democratic Process / Processus démocratique
Members speak freely / Les membres s'exprimer librement
Minority may present their case /Minoritaires peuvent présenter leur
cas
Majority decides / La majorité décide
Minority helps to carry out final decision / Minoritaires aide pour
mener à bien la décision finale
MAIN MOTION
PROPOSITION PRINCIPALE
What does the word motion refer to?
À quoi réfère le mot mouvement?
◦ It is a formal proposal by a Member, in a meeting, that
the assembly take certain action.
◦ Il s'agit d'une proposition formelle par un membre, dans
une réunion, que l'assemblée prenne certaines mesures.
Handling a motion properly
Traitement d'une motion dûment
Six Steps in handling a motion
Six étapes dans le traitement d'une motion
◦ Three (3) steps bring the matter before the assembly
(steps 1, 2 and 3) / Trois (3) étapes porter la question
devant l'assemblée (les étapes 1, 2 et 3)
◦ Three (3) steps allow the matter to be dealt with
(steps 4, 5, 6) / Trois (3) étapes qui permet de la question
d’être régler - (les étapes 4, 5, 6)
Proper Handling of a Motion
Manipulation correcte d'une motion
Steps 1, 2 and 3 / Les étapes 1, 2 et 3 Steps 4, 5 and 6 / Les étapes 4,5 et 6
1. Member makes the
motion / Membre fait la
motion
2. Another Member seconds
the motion / Un autre
membre appuie la motion
3. The Chair States the
Question / Le président
énonce la question
4. Members debate the
question / Membres
débattent la question
5. Chairs puts the
question to a vote /
Présidents met la
question à un vote
6. Chair announces the
result of the vote /
Président annonce le
résultat du vote
Steps 3, 5 and 6 are the most crucial steps from the
perspective of the presiding officer. / Les étapes 3, 5 et 6
sont les étapes les plus importantes du point de vue du
président.
A good chair will have total control of its assembly if
they master these three critical steps and maintain the
ability to have closure on controversial issues. / Un bon
président, aura le contrôle total de son assemblée s'ils
maîtrise ces trois étapes critiques et de maintenir la
possibilité d'avoir la fermeture sur des questions
controversées.
Step 3 – STATING the question
3ième étape - posant la question
The Chair States the question on the motion
Le président énonce la question
Important because it is the
beginning of the presiding officer’s efforts to focus the assembly on the specific motion that is to be discussed
The statement of the motion by the presiding officer is a clear indication to all that, that specific motion, in its exact wording, is the only issue now open for discussion.
Important car c'est le début des efforts de l'officier présidant, à faire concentrer l'Assemblée sur la motion précise qui doit être discuté.
La déclaration de la motion par le président est une indication claire de tout cela, que la motion spécifique, dans son texte exact, est la seule question maintenant ouverte à la discussion.
Continued continuer
Clear statement on the motion
in Step 3, makes it easier for the
chair in Step 4 to keep discussion
focused on exact motion stated.
Conclusion of this step is the
point in time when the
ownership of the motion is
transferred from the Member
who made the motion to the
assembly.
This distinction is very
important…because it has the
ability to change or withdraw the
motion.
Énonciation claire sur la motion à la
3ième étape, car il sera plus facile
pour le président à la 4ième étape
de garder les discussion a porté sur
la motion exacte qui a été déclaré.
Conclusion de cette étape est le
moment où la propriété de la
motion qui est transférée à partir
du membre qui a présenté la
motion à l'assemblée
Cette distinction est très importante
... parce qu'il a la capacité de
modifier ou de retirer la motion.
Step 4 – Debate
4ième étape - Débat
Debate on the motion / débat sur la motion
When a main motion has
been stated by the chair, it
is said to be pending (or
more commonly “on the
floor”.
It is now before the group
for debate and action
Quand une motion principale
a été déclaré par le président,
il est dit d’être en attente (ou
plus souvent "sur le
plancher« ).
La motion est maintenant
devant l’assembler pour le
débat et l'action
Step 4 – Debate
4ième étape - Débat
Debate on the motion Débat sur la motion
Debate mean discussion
on the merits of the
question..that is, whether
the proposed action should
or should not be taken
Generally, after stating the
question on a motion, the
chair normally turns
towards the maker of the
motion to see if he/she
wishes to be assigned the
floor
Débat signifie la discussion
sur les mérites de la question
.. C’est à dire, si l'action
proposée doit ou ne doit pas
être pris
En règle générale, après avoir
énoncé la question sur une
motion, le président se tourne
normalement vers l'auteur de
la motion pour voir si il / elle
souhaite être assigné la
parole
Step 5 – Putting the question
5ième étape - Poser la question
Step 5 – The Chair puts the Question to a Vote
/ Étape 5 - Le président met la question relative au vote
Step 5 ensures that all Members of the assembly understand exactly what they are voting on.
If step 5 is not properly executed by the Chair and once the question is put, all at once the assembly will duck down turn their head to the Member sitting next to them and ask “what are we voting on?”, or stand up and ask the Chair the same question
La 5ième étape veille à ce que tous les membres de l'assemblée comprennent exactement ce qu'ils votent.
Si l'étape 5 n'est pas correctement exécuté par le président et une fois que la question est posée, tout à la fois l'assemblage sera en duvet de canard en tournant la tête au membre assis à côté d'eux et de demander "qu'est-ce qu'on vote?", Ou se mettre debout et de demander au président la même question
Step 5 – Putting the question
5ième étape - Poser la question
When the motion is clearly
and objectively stated, just
before the vote, it has a
settling effect on the
assembly and everyone will
feel that the issue is about
to be resolved using a fair,
democratic process and the
assembly is better able to
accept the decision and
then move on to the next
item on the agenda.
Lorsque la motion est claire
et objective, juste avant le
vote, il a un effet de s'installer
sur l'Assemblée et tous auront
le sentiment que la question
est sur le point d'être résolu
en utilisant un processus
équitable, démocratique et
l'assemblage est mieux en
mesure d'accepter la décision
puis passer à la prochaine
question à l'ordre du jour.
Step 6 – Announcing the result
6ième étape - annonce le résultat
Step 6 – The Chair announces the result of the Vote
6ième étape - Le président annonce le résultat du vote
Controversial or not, Step 6 is
extremely important as part of the process and the Chair’s announcement as part of the vote.
Proper execution of Step 6 is always important and even more critical in controversial situations. It is as if this step gives the assembly permission to move on to the next issue, instead of rehashing the current issue.
Controverse ou pas, la 6ième étape est extrêmement importante dans le cadre du processus et l'annonce du président dans le cadre du vote.
La bonne exécution de l'étape 6 est toujours importante et encore plus critique dans des situations controversées. C'est comme si cette étape donne l'autorisation de l'Assemblée de passer à la question suivante, au lieu de ressasser la question actuelle.
Step 6 – Announcing the result
6ième étape - annonce le résultat
The Chair’s complete
announcement should
include:
◦ If the vote was counted, the
chair should first give the
count before announcing
the prevailing side.
◦ Declaration of whether
the motion is adopted or
lost
L’annonce complète du
président devrait
comprendre:
Si le vote a été compté, le
président doit d'abord
donner le compte avant
d'annoncer le côté
dominant.
◦ Déclaration du fait que la
motion est adoptée ou
perdue
Step 6 – Announcing the result
6ième étape - annonce le résultat
◦ Statement of the effect of
the vote or, if appropriate,
ordering its execution
(ie) the ayes have it; the
motion is adopted; “the
treasurer will issue a…
◦ Announcement of the
next item of business
Déclaration de l'effet du
vote ou, si nécessaire,
ordonner son exécution
(par exemple) les oui
l’emporte et la motion est
adoptée; «le trésorier
émettra un ...
Annonce au point suivant
des affaires
A Council Member’s part in a Productive Meeting
/ La participation à une réunion fructueuse
Obtaining the Floor / Obtenir la parole
◦ (Q) How can a Member obtain the floor?
◦ (Q) Comment un membre peut obtenir la parole ?
First the Member must be recognized by the presiding officer
(while entitled to it.) / D'abord le membre doit être reconnue par
le président (tout droit.)
To claim the floor: / Pour réclamer l’étage:
Member rises and addresses the Chair. / Le membre se lève et
s'adresse au président.
Member is recognized / Membre est reconnue
Member speaks in debate or makes a motion / Le membre
parle au débat ou présente une motion.
When finished, Member yields the floor by sitting \ Lorsque
vous avez terminé, membre cède la parole en s'asseyant \
If two Members rise at the same time, what is the general
rule followed in identifying who gets recognized first?
Si deux membres se lèvent en même temps, qu’elle est la règle
générale suivie dans l'identification de qui sera reconnu en
premier?
◦ The Member who rose and addressed the Chair first, after
the floor was yielded is entitled to be recognized first.
◦ Le membre qui se lève et adresse la parole au président le
premier est donné le droit d'être reconnu en premier.
If the Chair makes a mistake and assigns
the floor to the wrong person what can a
Member do?
Si le président fait une erreur et attribue la
parole à la mauvaise personne que peut faire
un membre?
A Member can raise a “point of order”
◦ When preference in recognition was timely claimed or in
any other case, the Chair’s attention can be called to it by
a member raising a “point of order”, after which the chair
should immediately correct it.
Un membre peut soulever une "rappel au Règlement«
◦ Lorsque la préférence dans la reconnaissance était
opportun réclamé ou dans tout autre cas, l'attention
du Président peut être appelé par un membre en
soulevant un "rappel au Règlement", après où le
président doit immédiatement corriger.
A Time and Place to Interrupt
Une heure et le lieu d'interrompre
Normally it is improper to interrupt a business session
or speaker. However, there are times when interrupting
is the right thing to do.
Normalement, il est inapproprié d'interrompre une session
d'affaires ou haut-parleur. Cependant, il ya des moments où
l'interruption est la bonne chose à faire.
(Q) Can anyone indicate what is a question of
privilege?
(Q) Peut-on indiquer ce qui est une question de privilège?
Use of Subsidiary Motions
L’utilisation des motions subsidiaires
Lay on the Table \ Parier sur la table
◦ To interrupt the pending business as to permit doing something else
immediately.
◦ Pour interrompre les affaires en cours afin de permettre de faire autre
chose immédiatement
.The motion to Lay on the Table enables the assembly to lay the
pending question aside temporarily when something else of
immediate urgency has arisen
◦ La motion visant à poser la question sur la table temporairement
permet à l'assemblée de faire face lorsque quelque chose, d'une
urgence immédiate a surgie
Previous Question / Question
précédente
◦ Immediately to close debate and the making of
subsidiary motions except the motion to Lay on
the Table.
◦ Apporte immédiatement à la clôture du débat et
toute décisions de motions subsidiaires, sauf la
motion visant à déposer sur la table.
This motion is used to bring the assembly to an immediate vote
on one or more pending questions
Ce mouvement est utilisé pour amener l’assembler à un vote
immédiat sur une ou plusieurs questions en attente
Immediately closes debate on, and stops amendment of, the
immediately pending question and such other pending questions;
and prevents the making of any other subsidiary motions except
the higher-ranking Lay on the Table.
Ferme immédiatement le débat sur la motion et arrête la modification
de la question immédiatement en attendant et les autres questions en
suspens, et empêche la réalisation de toutes les motions subsidiaires à
l'exception de ceux qui sont classés supérieur .
Limit or extend debate / Limiter ou
d'étendre le débat
◦ One of two motions by means of which an
assembly can exercise special control over debate
on a pending question or on a series of pending
questions.
◦ L'un des deux motions au moyen de laquelle une
assemblée peut exercer un contrôle spécial sur le
débat sur une question en suspens ou sur une
série de questions en suspens.
Reduces the number or length of speeches permitted / Réduit
le nombre ou la longueur des discours autorisés
Requires that, at a certain later hour or after debate for a
specified length of time, debate shall be closed and the
question shall be put to vote./ Exige que, à une certaine heure
plus tard, ou après le débat doit être fermés et la question doit
être soumise au vote
a specified length of time, debate shall be closed and the
question shall be put to vote. / une longueur de temps spécifiée,
le débat doit être clos et la question doit être soumise au vote.
When adopted, it is said that the assembly has adopted an
“order” / Une fois adopté, il est dit que l'assemblée a adopté une
«ordonnance»
Postpone to a certain time (definitely or
postpone) / Remettre à un certain temps
(définitivement ou retarder)
◦ Is a motion to put off, within limits, to a definite day, meeting or hour,
or until after a certain event. / Est une motion de remettre à un certain
temps, dans certaines limites, à un jour déterminé, réunion ou à l'heure, ou
jusqu'à ce que, après un certain événement.
◦ Note: The expression to defer should be avoided, since it is often
subject to vague usage.
◦ À noté: L'expression de différer doit être évitée, car il est souvent soumis à
une utilisation vague.
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Commit or refer / Commettre ou de
référer
◦ Generally used to send a pending question to a
relatively small group of selected persons – a
committee – so that the question may be carefully
investigated and put into better condition for the
assembly to consider).
◦ Généralement utilisé pour envoyer une question en attente
à un groupe relativement restreint de personnes choisies -
un comité - de sorte que la question peut être étudiée
avec soin et mis en meilleur état pour le montage à
envisager).
Amend / Modifier
◦ What is an amendment?
Amend is a motion to modify the wording – within
certain limits of the meaning – of a pending motion,
before the pending motion is acted on.
oQu'est-ce qu'un amendement?
Modifier une motion visant à modifier le texte - dans
certaines limites de la signification - d'une motion en
cours, avant que le mouvement en attente soit donné
suite.
◦ How many amendments can be introduced?
Two – the Primary Amendment and the Secondary Amendment.
◦ Combien d'amendements peut être introduit?
Deux - La principale modification et l'amendement secondaire
◦ Amend is the most widely used of the subsidiary motions. Its adoption does not adopt the motion thereby amended but rather that motion remains pending in its modified form.
◦ La motion de Modifier est le plus largement utilisé des motions subsidiaires. Son adoption n’est pas d’adopter la motion ainsi modifiée, mais plutôt que la motion reste en attente dans sa forme modifiée.
Rejection of the motion to amend leaves the pending
motion worded as it was before the amendment was
offered.
Rejet de la motion visant à modifier la motion laisse en
attente rédigée comme il était avant la modification a été
offert.
An amendment must always be germane…closely
related to or having bearing on the subject of the
motion to amend.
Un amendement doit toujours être germane ... sont
étroitement liés ou ayant rapport avec le sujet de la motion
visant à modifier.
What does it mean to be germane?
Qu'est-ce que cela signifie d'être germane?
◦ An amendment must in some way involve the same question that is raised by the motion to which it is applied.
◦ Un amendement doit en quelque sorte impliquer la même question qui est soulevée par la motion à laquelle il est appliqué.
◦ A secondary amendment must relate to the primary amendment in the same way.
◦ Une modification du secondaire doivent se rapporter à la principale modification de la même manière.
◦ An amendment cannot introduce an independent question but an amendment can be hostile to, or even defeat, the spirit of the original motion and still be germane.
◦ Un amendement ne peut pas introduire une question indépendante, mais un amendement peut être hostile à, ou même la défaite, l'esprit de la motion originale et toujours pertinent.
Friendly Amendment !
Amendement amicale!
How do you deal with a friendly
amendment?
Comment gérez-vous avec un amendement
amical?
◦ Often while a motion is being debated, someone will get
up and offer what he or she terms a “friendly
amendment” to the motion. The maker of the original
motion will “accept” the amendment, and the chair will
treat the motion as amended. – WRONG
Souvent, tandis que la motion est débattue, quelqu'un va se lever
et offrir ce qu'il ou elle qualifie comme"amendement amical" à
la motion. Le fabricant de la motion originale sera «accepter»
l'amendement, et le président traitera la motion telle
qu'amendée. FAUX
Once a motion has been stated by the chair, it is NO
LONGER the property of the mover, but of the
assembly. Any amendment, “friendly” or otherwise,
must be adopted by the full body, either by a vote or by
unanimous consent.
Une fois qu'une motion a été déclaré par le président, il
n'est plus la propriété de l'auteur, mais de l'assemblée.
Toute modification, «amical» ou autrement, doit être adoptée
par le corps entier, soit par un vote ou par consentement
unanime.
Postpone indefinitely / Reporter indéfiniment ◦ To drop the main motion with a direct vote on it
◦ Pour déposer la motion principale par un vote direct
◦ (Q) does anyone make use of this type of motion?
◦ (Q) what is your understanding of it?
◦ Q) at-il quelqu'un qui utilisent ce type de motion?
◦ (Q) Quelle est votre compréhension de celui-ci?
a. This motion is one that the assembly
decline to take a position on the main
question.
Cette motion est une que l'Assemblée déclin de
prendre une position sur la question principale.
b. Its adoption kills the main motion (for the
duration of the session) and avoids a direct
vote on the question.
Son adoption tue la motion principale (pour la
durée de la session) et évite un vote direct sur
la question.
c. Useful for disposing of a badly chosen main motion
that cannot be either adopted or expressly rejected
without possibly undesirable consequences.
Utile pour se débarrasser de la motion principale, mal
choisi qui ne peut pas être adopté ou rejeté
expressément sans conséquences éventuellement et
indésirables.
d. Can be applied ONLY to a main motion and only
while a main motion is pending.
Peut être appliqué seulement à une motion principale
et seulement pendant que la motion principale est
pendante.
Addressing all remarks through the chair
Adressant tous les remarques à la présidence
◦ Members of an assembly cannot address one another directly,
but must address all remarks through the chair. (if a member
wishes to address a question, while a member is speaking…the
member should rise and address the chair, proceeding as
explained under a Point of Information).
◦ Les membres d'une assemblée ne peuvent pas aborder un autre
directement, mais doit répondre à toutes les remarques à la
présidence. (si un membre souhaite répondre à une question, tandis
qu'un membre a la parole ... le membre doit se lever et s'adresser au
président, en procédant comme expliqué dans un Point d'information).
Refraining from speaking against one’s own
motion / S'abstenir de parler contre sa propre
motion
◦ In debate, the maker of a motion, while he can
vote against it, is not allowed to speak against his
own motion. He need not speak at all, however if
he does he is obliged to take a favorable position.
◦ Au cours du débat, le fabricant d'une motion, alors
qu'il peut voter contre, n'est pas autorisé à parler
contre sa propre motion. Il doivent pas parler du tout,
mais s'il le fait il est obligé de prendre une position
favorable.
Refraining from speaking against one’s own
motion / S'abstenir de parler contre sa propre
motion
If he changes his mind while the motion he
made is pending, he can, in effect advise the
assembly of this by asking permission to
withdraw the motion.
Si il change d'avis pendant que la motion qu'il a
présentée est en cours, il peut, en effet aviser
l’assemblée en demandant la permission de retirer
la motion.
Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat
1. As a Member and as an individual, has the
same rights in debate as any other member.
En tant que membre et en tant qu'individu, a les
mêmes droits dans le débat que tout autre
membre.
2. MUST maintain impartiality while presiding
DOIT maintenir l'impartialité tandis qu’il préside
Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat 3. Should have nothing to say on the merits of pending
question / Il devrait y avoir rien à dire sur les mérites de
la question en cours
4. On RARE occasions, the chair may believe that crucial
factor relating to such a question has been
overlooked and that his obligation as a member to call
attention to the point outweighs his duty to preside at
the time.
En de rares occasions, le président peut croire qu’un
facteur crucial relatif à une telle question a été négligé et
c’est son obligation en tant que membre d'appeler
l'attention sur le point et est son devoir de présider à
l'époque.
Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat
5. To participate in debate, must relinquish the chair and not return
until all pending questions have been disposed. / Pour participer au
débat, doit renoncer à la présidence et ne pas revenir jusqu'à ce que
toutes les questions en suspens ont été disposées.
6. Exception: in debate on an appeal or point of order, that the
chair has submitted to the judgment of the assembly, above rules
do not apply and the presiding officer does not leave the chair,
since his participation in debate relates to the function of
presiding. / Exception: aux débats sur le recours ou le point de
l'ordre, que le président a soumis au jugement de l'assemblée, les
règles ci-dessus ne s'appliquent pas et le président ne quitte pas
la chaise, puisque sa participation au débat porte sur la fonction
de présidence .
Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat AS PRESCRIBED UNDER THE MUNICIPAL ACT OF ONTARIO
THROUGH THE FOLLOWING SECTIONS:
243. Except as otherwise provided, every member of a council shall have one vote.
Tie votes
245. Any question on which there is a tie vote shall be deemed to be lost, except
where otherwise provided by any Act.
Recorded vote
246. (1) If a member present at a meeting at the time of a vote requests
immediately before or after the taking of the vote that the vote be recorded, each
member present, except a member who is disqualified from voting by any Act, shall
announce his or her vote openly and the clerk shall record each vote.
Failure to vote
(2) A failure to vote under subsection (1) by a member who is present at the
meeting
Chair’s Participation in Debate
Président participation au débat COMME PRÉVU PAR LA LOI SUR LES MUNICIPALITÉS DE L'ONTARIO PAR LES
SECTIONS SUIVANTES:
243. Sauf disposition contraire, chaque membre d’un conseil dispose d’une voix.
Égalité des voix
245. Sauf disposition contraire de toute loi, en cas d’égalité des voix sur une
question, celle-ci est réputée rejetée.
Consignation des votes
246. (1) Si un membre présent à une réunion au moment d’un vote demande,
immédiatement avant ou après la tenue du vote, que celui-ci soit consigné, chaque
membre présent, sauf s’il est inhabile à voter en application d’une loi, annonce son
vote publiquement, et le secrétaire consigne chaque vote.
Défaut de voter
(2) Les membres qui sont présents à la réunion au moment du vote et qui sont
habiles à voter mais ne votent pas contrairement au paragraphe (1) sont réputés
avoir exprimé un vote de rejet.
QUESTIONS?