CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH KHANH TÂN.

1.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Khanh Tân.

1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Khanh Tân.

1.1.2.1 Giai đoạn 2004-2007.

- Ngày 08/07/2004, Công ty TNHH Khanh Tân được thành lập với số vốn điều lệ là:

500.000.000 đồng. Với lĩnh vực kinh doanh chính là các dịch vụ giao nhận, làm thủ tục

hải quan, vận tải hàng hóa cho khách hàng ở địa bàn Thành Phố Hồ Chí Minh và các tỉnh

lân cận: Vũng Tàu, Bình Dương, Đồng Nai,…

- Bước đầu hoạt động, quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ, khách hàng chủ yếu là những

khách quen, hầu hết là những doanh nghiệp nhỏ với lượng hàng hóa nhập khẩu là hàng lẻ

hoặc chỉ một vài container với các mặt hàng như: máy móc, thiết bị, chai thủy tinh, vật

dụng trong nhà hàng, khách sạn, sách…

1.1.2.2 Giai đoạn từ 2007 – 2010.

Sau 3 năm hoạt động, Công ty TNHH Khanh Tân nhận thấy dịch vụ giao nhận có

rất nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tham gia, cạnh tranh nhau quyết liệt trong khi đó lĩnh

vực vận tải lại đang có tiềm năng, nhất là vận tải container.

Năm 2011, lãnh đạo công ty quyết định mở rộng sang lĩnh vực hợp tác với các đại

lý giao nhận khác ở nước ngoài để mở đại lý của công ty ở nhiều quốc gia khác như:

Pháp, Mỹ, Hà Lan, Trung Quốc…

1.1.3 Chức năng của Công ty TNHH Khanh Tân.

Công ty TNHH Khanh Tân được thành lập để phục vụ hoạt động giao nhận, vận

tải hàng hóa nội địa. Công ty thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất - thương

mại - tiêu dùng.

Thay mặt cho nhà XK, nhà NK thực hiện các dịch vụ có liên quan đến giao nhận

hàng hoá như: khai báo Hải quan, vận chuyển hàng hoá nội địa…

Tư vấn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vần đề liên quan

đến giao nhận; vận tải quốc tế; vận tải nội địa; nhận xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác.

1.1.4. Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận.

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý và điều

hành hoạt động kinh doanh để giúp doanh nghiệp hoạt động đồng bộ, hiệu quả. Do đó,

việc xây dựng cơ cấu tổ chức là một vấn để quan trọng liên quan lớn đến sự thành công

của doanh nghiệp. Cũng trên cơ sở đó, Công ty TNHH Khanh Tân đã bố trí cơ cấu tổ

chức như sau:

Hình 1.14: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Khanh Tân.

Nguồn: Công ty TNHH Khanh Tân

Cơ cấu tổ chức của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người

đại diện cao nhất, là người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý cũng như với kết quả hoạt

động kinh doanh của công ty. Các bộ phận có quyền hạn ngang nhau, có mối quan hệ mật

thiết với nhau.

GIÁM ĐỐC

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kế toán

Bộ phận giao nhận

Đội xe

Qua đó ta thấy việc phân bố lao động như vậy có thể tận dụng tối đa năng lực của

từng người và tạo điều kiện cho tập thể nhân viên có thể hổ trợ công việc cho nhau kịp

thời, tạo môi trường làm việc thân thiện. Do vậy, cơ cấu tổ chức trên đang đi vào hoạt

động có hiệu quả và phù hợp với xu hướng phát triển mới của công ty. Tuy nhiên, trình

độ chung của nhân viên chưa cao, nhân viên chủ yếu làm việc dựa trên kinh nghiệm.

1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của lĩnh vực này.

Việt Nam được đánh giá là quốc gia có điều kiện tự nhiên và vị trí địa lý vô cùng

thuận lợi để phát triển ngành logistics với trên 17.000 ki-lô-met đường bộ, hơn 3.200 ki-

lô-met đường sắt, 42.000 ki-lô-mét đường thuỷ, 266 cảng biển, 20 sân bay và nhiều cửa

khẩu lớn nhỏ nằm dọc theo chiều dài đất nước.

Theo xếp hạng logistics (LPI), Việt Nam xếp thứ 53 trong tổng số 155 nền kinh tế.

Cho thấy, Việt Nam đang dần cải thiện hệ thống logistics, bao gồm kho vận, giao nhận,

vận chuyển và phân phối. Dịch vụ logistics ở Việt Nam chiếm 15-20% GDP (khoảng 12

tỉ đô la Mỹ). Theo các công ty logistics, tuy thị trường Việt Nam mới chỉ đang ở giai

đoạn đầu của việc phát triển nhưng so với các quốc gia và vùng lãnh thổ ở châu Á, đây là

thị trường có sự tăng trưởng nhanh về kinh tế, đặc biệt là sản xuất và bán lẻ - những yếu

tố quan trọng quyết định sự thành công của ngành logistics. Tuy nhiên việc khai khác

tiềm năng logistics trong nước của các doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều hạn chế. Tại

một cuộc hội thảo bàn hướng phát triển cho ngành logistics Việt Nam được tổ chức tại

TP.HCM trong tháng 12/2010, đại diện Bộ Công Thương cho biết: trong số khoảng 900

công ty khai thác các dịch vụ logistics, chỉ có gần 20% doanh nghiệp nước ngoài liên

doanh với các công ty trong nước để khai thác các dịch vụ này. Nhưng các liên doanh này

lại chiếm thị phần khoảng 80%. Cùng với sự biến động phức tạp của thị trường thế giới

và trong nước trong những tháng đầu năm 2011 như giá USD tăng, dư âm của khủng

hoảng kinh tế thế giới chưa chấm dứt thì giá nhiên liệu: xăng, dầu… lại gia tăng. Đặc

biệt, kể từ năm 11/1/2014, Việt Nam chính thức cho phép doanh nghiệp 100% vốn nước

ngoài hoạt động trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam theo cam kết gia nhập WTO. Lúc

đó thị trường sẽ đông đúc và phát triển đầy cạnh tranh. Điều đó đã tạo không ít khó khăn

cho ngành logistics đặc biệt là hoạt động giao nhận, vận tải.

Qua phân tích trên ta có thể thấy rằng ngành logistics của Việt Nam hiện nay tuy có nhiều

tiềm năng và cơ hội phát triển song cũng có không ít khó khăn, thách thức cho các doanh

nghiệp Việt Nam.

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN GIAO NHẬN VÀ QUY

TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH KHANH

TÂN.

2.1. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu tại công ty.

Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu ở từng cửa khẩu phải luôn tuân thủ theo quy

định, khuôn khổ chung của Hải quan tuy khác nhau ở vài bước nhỏ, tùy theo đặc điểm tổ

chức ở cửa khẩu đó nhưng nhìn chung quy trình đó có những bước cơ bản gần tương tự

nhau. Và quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu do nhân viên của Công ty TNHH

Khanh Tân thực hiện cũng luôn tuân thủ nguyên tắc đó. Quy trình đó gồm các bước như

sau:

2.2.1. Sơ đồ

Bước 1: Nhận yêu cầu và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng.

Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ của khách hàng.

Bước 3: Mở tờ khai hải quan.

Bước 4: Lấy D/O và cược cont.

Bước 5: Mang hồ sơ cho khách hàng ký nhận và chuẩn bị đầy đủ chứng từ.

Bước 6: Mang hồ sơ đi làm thủ tục hải quan.

Bước 7: Lấy và giao hàng.

Bước 8: Thanh lý hồ sơ, thu tiền dịch vụ từ khách hàng.

2.2.2. Công việc cụ thể và những điểm cần lưu ý trong thực tế ngành giao nhận hàng

FCL nhập khẩu.

2.2.2.1. Bước 1: Nhận yêu cầu và ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng

Sau khi nhân viên kinh doanh tìm được khách hàng mới, thuyết phục họ sử dụng

dịch vụ của công ty bao gồm: khai báo hải quan, giao nhận, vận chuyển nội địa theo yêu

cầu của khách hàng, thoả thuận giá cả hoặc khách hàng cũ tự liên hệ với công ty. Khi

khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì nhân viên tiến hành ký “Hợp đồng

sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu”. Nếu khách hàng không đồng ý với

mức giá đã đưa, nhân viên kinh doanh của Công ty có thể thương lượng lại với khách

hàng.

Sau khi ký được hợp đồng, bộ phận kinh doanh sẽ chuyển chứng từ khách hàng

sang cho bộ phận giao nhận, lúc đó NVGN sẽ tiếp nhận và chịu trách nhiệm cho đến lúc

giao hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu.

2.2.2.2. Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng.

Bước 2.1 Nhận chứng từ:

Sau khi nhận được bản fax giấy thông báo hàng đến (Arrival notice) từ hãng tàu,

khách hàng liên hệ NVGN của công ty đến lấy bộ chứng từ hoặc khách hàng sẽ fax bộ

chứng từ cho KHANH TÂN sau đó NVGN lên khách hàng ký tờ khai sẽ được nhận bộ

chứng từ bản gốc để làm thủ tục Hải quan.

Bộ chứng từ nhận từ khách hàng lúc này thông thường bao gồm:

- Hợp đồng thương mại (Contract) : 1 bản sao y

- Phiếu đóng gói (Packing list) : 1 bản gốc

- Hóa đơn thương mại (Commecial Invoice) : 1 bản gốc

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) : 1 bản gốc và 2 bản sao

- Thông báo hàng đến (Arrival notice) : bản fax từ hãng tàu

- Chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hoá : 1 bản gốc

(Certificate Orginal – C/O), (nếu có)

Ngoài ra, khách hàng còn cung cấp 2 giấy giới thiệu cho NVGN.

+ 1 giấy giới thiệu cho NVGN đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng.

+ 1 giấy giới thiệu cho NVGN đến Chi cục Hải quan cửa khẩu (nơi hàng về) để

làm thủ tục hải quan và nhận hàng.

Bước 2.2. Kiểm tra bộ chứng từ:

Đây là việc làm có ý nghĩa quan trọng trong dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu vì

nó ảnh hưởng lớn đến thời gian và chi phí làm thủ tục hải quan đến khi lấy được hàng

hoá. Vì vậy, việc kiểm tra chứng từ được NVGN của Công ty TNHH Khanh Tân thực

hiện như sau:

Kiểm tra hợp đồng:

+ Kiểm tra các điều khoản: chú ý nhất là số hợp đồng, ngày hợp đồng đã rõ ràng

chưa, hợp đồng còn hiệu lực không; tên, địa chỉ của người nhập khẩu, người xuất

khẩu xem trên các chứng từ khác B/L, Invoice, Packing list đã khớp nhau không.

+ Kiểm tra nguồn gốc của hàng hoá cẩn thận vì có trường hợp hàng có nguồn gốc

khác với quốc gia mà người xuất khẩu đang hoạt động kinh doanh và chỉ có trên hợp

đồng thì nguồn gốc hàng hoá mới được đề cập rõ ràng nhất.

Kiểm tra hoá đơn thương mại:

+ Kiểm tra số và ngày hoá đơn có rõ ràng, hợp lý chưa. Đặc biệt là ngày phát hành

hoá đơn phải trùng hoặc sau ngày ký hợp đồng, và phải trước hoặc trùng với ngày

gửi hàng.

+ Phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, số tiền thanh toán trên hoá đơn rất

quan trọng trong trường hợp nếu có sự chưa rõ ràng trên vận đơn về đồng tiền thanh

toán, phương thức thanh toán thì nên áp dụng theo Hoá đơn là chính xác nhất.

Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hoá:

+ Kiểm tra tên hàng; số lượng: gross weight, net weight; thể tích; đơn vị tính của hàng

hóa; số kiện, số container đóng hàng đã phù hợp so với B/L chưa. Nếu thông tin nào

chưa phù hợp thì khai theo B/L là đúng nhất.

Kiểm tra vận đơn đường biển và giấy thông báo hàng đến:

+ Kiểm tra số hiệu và ngày B/L rõ ràng, hợp lý chưa: là ngày hàng hoá được xếp lên

tàu, sau ngày hợp đồng.

+ Kiểm tra tên người nhận hàng có phải là tên khách hàng không vì nó liên quan trực

tiếp đến việc có nhận được hàng hay không.

+ Kiểm tra số lượng, trọng lượng hàng, ký hiệu tàu, số chuyến, số container, số seal

đã rõ ràng chưa để kịp thời thông báo, xác nhận lại với hãng tàu.

+ Kiểm tra nơi tàu đi, nơi tàu đến, ngày đến để kịp thời làm thủ tục Hải quan đúng

Chi cục ở cảng hoặc ICD nơi hàng về, tránh trường hợp khai quan chậm trễ vì khi

đó phải tốn phí gia hạn lệnh (phí lưu container), phí lưu kho, bãi và chịu mọi rủi ro,

tổn thất phát sinh về hàng hoá đối với khách hàng hoặc truyền thủ tục hải quan điện

tử không đúng cảng sẽ tốn thời gian, chi phí trình thủ tục huỷ tờ khai điện tử, gây

chậm trễ trong quá trình nhận và giao hàng cho khách hàng.

2.2.2.3. Bước 3: Mở tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng để tiến hành thông quan hàng hoá, là cơ

sở pháp lý để xác định trách nhiệm của người khai hải quan trước pháp luật.

Hiện nay, hầu hết các Cảng (Cát Lái, Tân Cảng, VICT…) đều áp dụng hình thức

khai hải quan điện tử. Ngoại trừ, Chi cục Hải quan Đầu tư vẫn áp dụng hình thức khai

giấy (hay khai hải quan từ xa). Vì vậy, KHANH TÂN cũng đang áp dụng mở tờ khai điện

tử qua phần mềm điện tử ECUS-K3 đối với bất kỳ các chi cục hải quan nào ở Thành phố

Hồ Chí Minh, còn đối với Chi cục Hải Quan Đầu tư thì khai qua phần mềm khai hải quan

từ xa ECUSKD.

Xem “quy định về thủ tục khai quan điện tử với hàng nhập khẩu” ở phụ lục 1

Bước 3.1. Tờ khai Hải quan điện tử:

Dựa trên hồ sơ đã nhận được NVGN tiến hành nhập tờ khai điện tử, trong quá trình nhập

dữ liệu cần chú ý các mục sau:

- Mục chọn Chi Cục Hải Quan

Xem khách hàng NK hàng hóa dưới hình thức nào, về cửa khẩu nào để mở tờ khai

đúng địa điểm, đặc biệt nếu doanh nghiệp NK là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài hay

doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài thì bắt buộc phải mở tờ khai tại Chi Cục Hải

Quan Đầu Tư dù hàng hóa nhập về cửa khẩu nào đi nữa chọn ĐÚNG nơi làm thủ tục

hải quan trong dữ liệu đã có sẵn trong phần mềm ECUS-K3, nên chú ý chọn đúng tên, ký

hiệu cảng, tránh thông tin bị truyền sai cửa khẩu.

- Mục người nhập khẩu

Cần nhập chính xác tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp NK.

- Mục loại hình:

Trong phần mềm khai điện tử đã có sẵn các loại hình nhập khẩu, nên chỉ cần chọn vào

ô thích hợp với loại hình nhập khẩu mà hàng hoá đang làm thủ tục hải quan. Cần chú ý

thông tin về hàng hoá trong hợp đồng và tính chất ngành nghề hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp (nhà nhập khẩu) để chọn đúng lĩnh vực.

- Tỷ giá tính thuế:

Căn cứ vào tỷ giá của Hải quan áp dụng trong ngày đó có thể xem trên trang website:

http:// www.customs.gov.vn hoặc trên báo tuổi trẻ trong ngày làm thủ tục hải quan.

Bước 3.2. Danh sách hàng hóa.

- Nhập đúng tên hàng hóa có kèm chất liệu (có thể kèm theo các đặc điểm nổi bật,

công dụng, tính chất, cấu tạo của hàng hoá…) để thuận lợi cho việc áp mã số HS

đúng.

- Nếu là những mặt hàng lạ, khó dịch nghĩa, hàng hóa chuyên dụng thì cần phải yêu

cầu khách hàng dịch ra để đảm bảo tính chính xác khi áp mã HS, tra thuế.

- Nếu các mặt hàng khi tra trong biểu thuế có thuế suất thuế NK, thuế suất thuế VAT

lại mang giá trị khác với các thông tư, nghị định liên quan đến hàng hoá được đề

cập, thì nên áp dụng theo giá trị có lợi cho khách hàng nhất, tuy nhiên phải có chứng

từ dẫn chiếu tới thông tư, nghị định đó để chứng minh khi Hải Quan kiểm tra thuế.

Bước 3.3. Tờ GATT: tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu.

- Từ ngày 1/7/2002 Bộ Tài Chính áp dụng quy định trị giá tính thuế đối với hàng nhập

khẩu theo nguyên tắc ghi trong Điều 7 của GATT (Hiệp định về thuế quan và mậu

dịch), gọi tắt là phương pháp tính thuế GATT.

- Khi làm tờ khai điện tử chỉ cần nhập số liệu cần thiết thì phần mềm sẽ tự tính thuế cho

ta. Tuy nhiên để đảm bảo tính chính xác cho tờ khai cần phải tính thuế theo cách

truyền thống (xem công thức tính thuế ở phụ lục 2) và cả phần mềm khai báo để so

sánh, kiểm tra lại các giá trị cho phù hợp nhất.

- Thông thường chỉ sử dụng mẫu GATT dạng PP1, được áp dụng cho cách tính thuế

theo phương pháp trị giá giao dịch của hàng hoá nhập khẩu.

Bước 3.4. Các chứng từ khác : tiếp tục nhập thông tin cho các chứng từ khác đối

với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS-K3, còn đối với phần mềm khai hải

quan từ xa ECUSKD thì không cần nhập nữa.

Bước 3.5. Truyền thông tin đã khai đến Chi cục Hải quan

- Kiểm tra thông tin lại lần nữa, và truyền qua hệ thống khai hải quan điện tử ngoại trừ

Chi Cục Hải Quan Đầu Tư sử dụng phần mềm khai hải quan từ xa.

- Chờ phản hồi Hải Quan.

Khi Hải quan nhận được thông tin tờ khai điện tử được truyền đến, công chức Hải

quan nhập mã số thuế doanh nghiệp nhập khẩu để kiểm tra điều kiện mở tờ khai của

doanh nghiệp đó. Hệ thống máy tính sẽ kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp nhập khẩu:

(1) xem doanh nghiệp có thuộc danh sách tham gia khai điện tử, (2) có thuộc diện bỏ

trốn, giải thể không, (3) các thông tin được khai có logic không (về mã HS, đơn vị tính,

…), (4) có bị cưỡng chế hay vi phạm luật Hải quan không, doanh nghiệp thuộc đối tượng

nộp thuế ngay, hay được ân hạn thuế,… Nếu doanh nghiệp thuộc diện (1), (2), (3) thì Hải

quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu bị sai sót thông tin thì hệ thống sẽ trả thông tin

về cho người khai, nói rõ sai ở vị trí nào để người khai sửa và truyền lại. Nếu không có

lỗi sai gì thì Hải quan tiến hành tiếp nhận hồ sơ và trả số tiếp nhận (số tham chiếu), ngày

tiếp nhận (ngày tham chiếu) qua hệ thống khai Hải quan điện tử.

Tiếp theo, khi Hải quan kiểm tra xong thông tin hàng hoá, thông tin trị giá tính thuế,

và các thông tin cần thiết khác thì sẽ trả lại số tờ khai, ngày, giờ đăng ký tờ khai qua hệ

thống phần mềm. Sau đó dựa vào thông tin doanh nghiệp nhập khẩu, loại hàng NK và các

thông tin liên quan khác hệ thống sẽ trả kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải

quan qua phần mềm khai điện tử. Riêng đối với Chi Cục Hải Quan cửa khẩu Cảng Sài

Gòn KV1/Cát Lái còn có thêm vị trí cửa tiếp nhận (ví dụ: cửa số 7). Cuối cùng, Hải quan

sẽ in ra Lệnh hình thức (Phiếu tiếp nhận hồ sơ) để lưu lại hồ sơ và giao cho NVGN khi

tới trực tiếp Hải quan làm hàng.

2.2.2.4. Bước 4: Lấy D/O: giấy thông báo hàng đến

Sau khi nhận được bản fax về thông báo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý giao nhận, nhân

viên công ty thực hiện theo đúng yêu cầu về thời gian và thủ tục trong giấy thông báo này

để đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy bảng D/O gốc. Hồ sơ mang theo thường gồm:

+ B/L gốc.

+ Giấy thông báo hàng đến in ra từ bản fax.

+ Giấy giới thiệu từ doanh nghiệp nhập khẩu.

+ Số tiền tương ứng để nộp các khoản phí:

+ NVGN của công ty sau khi xuất trình giấy tờ như trên và nộp tiền thì được nhận lại

1 hóa đơn thanh toán và bộ D/O gồm 3-4 bản, có nội dung như nhau (có dấu của

hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu) nhưng màu sắc khác nhau và được phân bổ như sau

(đối với hàng FCL):

2.2.2.5. Bước 5: Mang hồ sơ khách hàng ký nhận và chuẩn bị đầy đủ chứng từ.

Sau khi nhận được phản hồi từ hải quan qua hệ thống khai điện tử thì tiến hành chuẩn bị:

- In thành 2 bản khai hải quan : 2 bản gốc

- Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu : 2 bản gốc

- Phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu có) : 2 bản gốc

- Phụ lục tờ khai trị giá hàng hoá nhập khẩu (nếu có) : 2 bản gốc

- Hợp đồng thương mại (Contract) : 1 bản sao y hoặc bản gốc

- Phiếu đóng gói (Packing list) : 1 bản gốc

- Hóa đơn thương mại (Commecial Invoice) : 1 bản gốc

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) : 1 bản sao y

- Thông báo hàng đến (Arrival notice) : 1 bản gốc

- Phiếu cược container : 1 bản gốc

- Giấy giới thiệu làm thủ tục Hải quan từ khách hàng : 1 bản gốc

- Chứng nhận nguồn gốc (C/O) (nếu có) : 1 bản sao y

- Giấy cam kết sử dụng đúng mục đích (nếu có) : 1 bản gốc

- Giấy kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu (nếu có) : 1 bản gốc

Mang tất cả chứng từ trên đến doanh nghiệp NK ký xác nhận vào những chứng từ cần

thiết. Bởi vì Công ty TNHH Khanh Tân chỉ làm dịch vụ giao nhận, chưa phải đại diện ủy

thác của khách hàng đi lấy hàng hóa nên buộc phải có bước này để khách hàng ký xác

nhận thể hiện sự hợp pháp cho NVGN đi nhận hàng.

2.2.2.6. Bước 6: Mang hồ sơ đi làm thủ tục hải quan ở cửa khẩu (thường là nơi hàng đến)

và lấy hàng.

Khi đến cửa khẩu cần tìm vị trí người tiếp nhận bộ chứng từ của mình để lấy lệnh hình

thức từ nhân viên Hải quan đính kèm vào bộ chứng từ mang theo và giao lại cho nhân

viên đó kiểm tra.

Đối với hàng phân luồng xanh thì sau khi nhân viên Hải quan kiểm tra xong, nếu

chứng từ là chính xác, hợp lệ thì tờ khai sẽ luân chuyển đến vị trí trả tờ khai sau khi

được Hải quan viên xác nhận xong (thường mất 1-2 tiếng).

Đối với hàng phân luồng màu vàng thì sau khi nhân viên Hải quan này kiểm tra thật

kỹ hồ sơ khai báo, nếu là hợp lệ thì sẽ chuyển hết chứng từ qua cho nhân viên Hải

quan tính thuế kiểm tra. Nếu chứng từ tính thuế là hợp lệ, nhân viên Hải quan sẽ làm

“phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy” , lúc đó tờ khai được lưu chuyển qua vị trí

trả tờ khai.

Đối với hàng phân luồng đỏ thì bước kiểm tra chứng từ, kiểm thuế sẽ tương tự như

hàng phân luồng màu vàng. Sau đó, hệ thống tự động phân công cán bộ kiểm hóa tại

container chứa hàng. Tiếp theo, NVGN liên hệ với Hải quan kiểm hóa, ghi lại vị trí

cont và mời họ xuống vị trí bãi cont. Để nhân viên Hải quan kiểm tra được hàng thì

NVGN phải làm các thủ tục:

- Đăng ký chuyển bãi nếu cont không thuộc bãi kiểm hóa: phô tô D/O đưa cho

phòng điều độ Cảng để đăng ký, thường khoảng 4-8 tiếng hoặc 24 tiếng cont mới

được chuyển bãi, tùy theo quan hệ giữa NVGN với Hải quan.

- Đăng ký cắt seal: phô tô D/O đưa cho phòng điều độ và liên lạc với người cắt seal.

- NVGN đến vị trí cont và chờ Hải quan kiểm hàng, sau khi kiểm hàng xong,

NVGN dùng seal lá (mua tại Hải Quan, 5.000 VND/1cái) để khóa cửa container

tránh bị mất hàng, còn Hải quan sẽ làm “phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa”, tờ

khai tiếp tục được lưu chuyển sang vị trí trí trả tờ khai (thường mất 3-4 tiếng).

Tại vị trí trả tờ khai, NVGN phải đóng lệ phí (mua tem Hải quan: 20.000VND/1 tem/1 lô

hàng), thuế (nếu có) và nhân viên Hải quan sẽ trả cho NVGN 1 tờ khai, 1 tờ trị giá tính

thuế hàng hóa nhập khẩu, 1 phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (nếu có), 1 phụ lục tờ

khai trị giá hàng hoá nhập khẩu (nếu có), 1 “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”

(nếu có), 1 “phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa” (nếu có), và giữ lại toàn bộ chứng từ

còn lại với 1 tờ khai Hải quan đã dán tem Hải quan.

2.2.2.7. Bước 7: Lấy và giao hàng.

Bước 7.1: Khâu chuẩn bị:

Xác nhận giao container của đại lý hãng tàu tại cảng.

- Nếu hãng tàu có văn phòng tại cảng dỡ hàng: sau khi lấy được tờ khai, NVGN mang 2

lệnh giao hàng (D/O), giấy mượn container đến văn phòng đại lý đặt tại Cảng để xin

xác nhận “giao thẳng” đối với hàng hóa FCL mà khách hàng mượn container về kho

riêng, hoặc đóng dấu “rút ruột” đối với hàng rút ruột tại bãi. Sau đó nhân viên hãng

tàu sẽ đóng dấu vào 2 D/O, giữ lại 1 D/O và giao lại cho NVGN 1 D/O cùng 1 “biên

bản mô tả container” tại thời điểm trước khi cho khách hàng mượn container về kho

riêng/1container. Trong bộ chứng từ minh họa kèm bài viết thì hàng hóa chứa trong 5

conainer nên có 5 “biên bản mô tả container” (chi tiết xem phụ lục…..trang….) và

1 D/O có dấu “giao thẳng có giá trị đến ngày: 03/04/2011” (chi tiết xem phụ

lục…..trang….).

- Nếu hãng tàu không có văn phòng tại cảng dỡ hàng: thì thay vì NVGN phải làm “biên

bản mô tả container” tại Cảng thì ngay lúc lấy lệnh và làm giấy cược container thì đại

lý hãng tàu tại Việt Nam sẽ đóng dấu “giao thẳng” (đối với hàng giao thẳng), “rút

ruột” (đối với hàng rút ruột) và trả biên bản bàn giao container ngay thời điểm này

luôn cho NVGN.

Tại phòng thương vụ của Cảng.

Tiếp đó, NVGN mang D/O có xác nhận “giao thẳng” (nếu là hàng giao thẳng)

hoặc “rút ruột” (nếu là hàng rút ruột) có kèm tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp

NK sang Phòng Thương vụ để làm 1“phiếu xuất/nhập bãi”/1 container (“phiếu EIR”)

(chi tiết xem phụ lục…..trang….) và đóng tiền xin lấy hàng. Sau đó cầm D/O, phiếu

xuất/nhập bãi xuống Hải quan giám sát đối chiếu, thủ tục này ở Cảng Cát Lái thì

không có.

Thanh lý Hải quan cổng.

- Sau khi lấy được phiếu EIR, NVGN qua Bộ phận thanh lý cổng để làm thủ tục thanh

lý bãi cho xe ra cổng Hải quan. Tại cổng Hải quan cần xuất trình chứng từ hợp lệ: 1

“phiếu EIR”, 1 “tờ khai Hải quan đã hoàn thành photo”, 1 “lệnh giao hàng” để nhân

viên Hải quan ký xác nhận lên EIR và giữ lại tờ khai photo.

- Tiếp theo, NVGN sẽ giao cho tài xế phiếu EIR kèm “biên bản mô tả container” để tài

xế đến Cảng kéo container trình cho Hải quan cổng khi xe ra khỏi Cảng.

- Đội xe được điều tới cảng lấy hàng sẽ chở hàng hóa về kho và giao tận nơi cho khách

hàng. Sau đó đội xe sẽ chở container rỗng về trả tại bãi kho theo như yêu cầu trên

phiếu cược container đã ghi rõ vị trí hạ bãi và lấy phiếu kiểm, trả container.

- Để xe vào bãi lấy hàng, NVGN cần liên lạc trước với người điều độ để người này sắp

xếp xe vào Cảng lấy hàng đúng thời gian. Thực tế tại Công ty TNHH Khanh Tân, việc

tổ chức đội xe lấy hàng chưa thực sự hiệu quả, nhiều lần NVGN đã báo trước. Tuy

nhiên vì các lý do khách quan như thời tiết, giao thông trên đường (kẹt xe), xe hư

hỏng trong khi lưu thông,… và yếu tố chủ quan như tài xế chay lười đến không đúng

thời gian, tài xế mới chưa biết cách xử lý tình huống tại Cảng, trên đường đi mà

không báo trước cho NVGN trước để sắp xếp thuê xe ngoài để hàng hóa đến tay

khách hàng chậm hơn dự kiến, mất hàng trong quá trình chuyên chở.

2.2.2.8. Bước 8: Thanh lý hồ sơ, thu tiền dịch vụ từ khách hàng.

- Khi có được “phiếu kiểm, trả container rỗng” cho hãng tàu, NVGN lên đại lý hãng

tàu để lấy lại tiền cược container. Số tiền cược được trả lại khi container được trả

đúng bãi quy định, đúng thời hạn, vệ sinh container sạch sẽ, container không bị hư

hỏng gì. Nếu container bị hư hỏng, hay chưa dọn vệ sinh thì hãng tàu sẽ trừ tiền này

vào tiền cược.

- Sau đó kế toán Công ty sẽ tổng hợp và gửi bản fax giấy báo nợ (Debit Note) cho

khách hàng và tùy theo thời gian thỏa thuận chi trả giữa công ty với khách hàng đã ký

trong hợp đồng, khách hàng thanh toán cho công ty và nhận lại bộ hồ sơ nhập khẩu.

Trên đây là toàn bộ quá trình tổ chức dịch vụ giao nhận, vận tải hàng hóa FCL nhập khẩu

của Công ty TNHH Khanh Tân đối với khách hàng.

CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC VẤN ĐỀ CÒN TỒN TẠI TRONG

NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY

3.1. Nhận xét và phân tích SWOT.

Qua những nội dung đã phân tích ở trên có thể nói rằng, dịch vụ giao nhận, vận tải

nói riêng và hoạt động logistics nói chung ở nước ta đang có rất nhiều tiềm năng và cơ

hội phát triển song đây cũng là lĩnh vực mới đầy cạnh tranh, thách thức khi tình hình kinh

tế luôn có nhiều biến động khó lường trước được. Và trong quá trình hình thành, phát

triển, Công ty TNHH Khanh Tân đã luôn tìm ra những hướng đi mới, tổ chức cách thức

hoạt động sao cho vừa phù hợp với xu thế thị trường vừa mang lại lợi nhuận, bên cạnh

những ưu điểm về cơ cấu và cơ sở vật chất hiện có, công ty cũng tồn tại nhiều nhược

điểm mà chưa thể khắc phục được về chi phí, khai thác hiệu quả đội xe… Để hiểu rõ hơn

về những vấn đề trên và tìm ra giải pháp phù hợp với hoạt động công ty cùng với kiến

thức đã học kết hợp với mô hình SWOT và thực tế công việc tiếp xúc trong quá trình

thực tập, em rút ra được những phân tích như sau:

Phân tích SWOT:

3.1.1 Điểm mạnh.

- Công ty Giải pháp tiếp vận nằm ở trung tâm Thành Phố Hồ Chí Minh vừa là đều

mối giao thông, nơi tập trung nhiều Cảng biển, sân bay quốc tế, vừa là trung tâm

kinh tế với số lượng hàng xuất khẩu, nhập khẩu lớn là điều kiện thuận lợi để phát

triển dịch vụ giao nhận, vận tải. Đồng thời giúp Công ty dễ liên lạc, tiếp xúc với các

doanh nghiệp, hãng tàu, đại lý nước ngoài để hoàn thành quy trình giao nhận thuận

tiện, nhanh chóng.

- Công ty Giải pháp tiếp vận đã tồn tại gần 7 năm nên:

+ Công ty đã có uy tín trên thị trường, có được nhiều khách hàng lớn, nhỏ, quen

thuộc, lâu năm, tạo được niềm tin với khách hàng với phương châm “uy tín, chất

lượng dịch vụ luôn đặt lên hàng đầu” và dễ thu hút được khách hàng mới trong

tương lai.

+ Nhân viên đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu và nhiều

mối quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan Nhà nước.

- Cơ cấu tổ chức hợp lý, thân thiện khai thác tốt tiềm năng nhân viên.

- Công ty có đội xe để vận tải hàng hóa là yếu tố giúp Công ty có thể cạnh tranh với

công ty khác chỉ chuyên giao nhận.

- Bãi xe công ty nằm trên trục đường vận chuyển chính, thuận lợi cho việc chuyên

chở hàng.

- Công ty đang mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực hợp tác với đại lý giao nhận nước

ngoài để trở thành đại diện của những đại lý đó ở Việt Nam, là hướng đi phù hợp

với xu thế phát triển của ngành Logistics hiện nay.

- Dịch vụ giao nhận là hoạt động chính và rất được cả công ty và nhân viên chú trọng

tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động.

3.1.3. Cơ hội

- Thị trường logistics không chỉ trên thế giới mà ở Việt Nam ngày càng phát triển và

có nhiều tiềm năng mở ra cơ hội lớn cho ngành giao nhận, vận tải nói riêng và hoạt

động logistics nói chung.

- Việt Nam có nhiều yếu tố: là thị trường bán lẻ đa dạng, phong phú, khối lượng hàng

XNK hàng năm lớn, hệ thống giao thông ngày càng cải thiện, môi trường kinh

doanh hấp dẫn… phù hợp với việc phát triển dịch vụ giao nhận, vận tải trong thời

gian tới

- Chính sách mở cửa nền kinh tế, khuyến khích các hoạt động XK, NK và hệ thống

pháp luật dần cải thiện rõ ràng hơn cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động

logistics phát triển.

3.1.4. Thách thức.

- Giá cả nguyên nhiên liệu luôn thay đổi ảnh hưởng đến hoạt động vận tải, chi phí

dịch vụ giao nhận gia tăng.

- Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, các đại lý giao nhận, hãng tàu trong

và ngoài nước buộc công ty phải luôn điều chỉnh mức giá dịch vụ sao cho vừa phù

hợp với khách hàng, vừa cạnh tranh được mà vẫn đảm bảo doanh thu cho công ty.

- Cơ chế Nhà nước cùng với hệ thống luật, nghị định, quyết định của Việt Nam nói

chung và đối với lĩnh vực liên quan hàng hóa, thủ tục XNK luôn có nhiều thay đổi,

bổ sung gây khó khăn trong vấn đề khai quan cho hàng hóa, đặc biệt là việc kê khai

thuế.

- Hệ thống hành chính, bộ máy các cơ quan chức năng hoạt động chưa thật sự trong

sạch, tình trạng quan liêu, tham nhũng vẫn còn tồn tại, thời gian chờ giải quyết thủ

tục kéo dài. Đặc biệt trong các khâu liên quan đến Hải quan đều cần “thủ tục bôi

trơn” để công việc được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.

3.2. Giải pháp khắc phục vấn đề còn tồn tại trong nghiệp vụ giao nhận hàng FCL

nhập khẩu tại công ty.

321. Đối với cảng, Hải quan.

- Kiên quyết chống các hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong đội ngũ Hải quan. Lãnh đạo

chi cục thường xuyên kiểm tra công việc và sử dụng hiệu quả hệ thống camera theo

dõi công việc khai quan tại cửa khẩu và đường dây nóng phản ánh hoạt động khai

quan công bằng, rõ ràng, không bao che cho nhau, có biện pháp xử lý nghiêm khắc

các hiện tượng vi phạm, lạm dụng chức quyền, giúp minh bạch đội ngũ Hải quan.

- Cán bộ Hải quan phải nhiệt tình hướng dẫn người khai hải quan thực hiện thủ tục

đúng theo quy định;

3.2.2. Đối với Nhà nước.

- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, chính sách về thuế, thủ tục hành chính, các

chính sách về thủ tục Hải quan, đặc biệt là thủ tục khai hải quan điện tử còn nhiều mới

mẻ,… góp phần tạo điều kiện cho lĩnh vực logistics ở Việt Nam phát triển.

- Tạo điều kiện cho các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ củaViệt Nam tổ chức hoạt động

kinh doanh thuận lợi bằng cách ban hành các chính sách khuyến khích XK, NK như

giảm thuế NK, đơn giản thủ tục hành chính…