BTI 3283 / DTI 3343SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN BAB 8:MENGORGANISASI SUMBER SISTEM MAKLUMAT

Sistem MaklumatSistem Maklumat adalah terdiri dari elemen-elemen manusia, data, prosedur, perkakasan dan perisian

yang saling bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai matlamat umum sesuatu pengurusan maklumat.

Pengurusan MaklumatPengurusan Maklumat termasuklahpengumpulan datamemproses data menjadi maklumat untuk digunakan oleh sesebuah organisasi bagimembantu dalam membuat keputusan, menyelesaikan masalah danjuga digunakan untuk kawalan.

Peringkat-peringkat PengurusanPengurus Pengurus adalah personel yang bertanggungjawab menggunakan setiap kemudahan yang terdapat dalam organisasi seperti manusia, peralatan, maklumat, kewangan dan aset-aset lain untuk mencapai matlamat organisasi.

Semua pengurus pada mana-mana peringkat adalah individu yang akan membuat keputusan kepada organisasi. Untuk mencapai matlamat ini seorang pengurus mempunyai lima fungsi :

Merancang : Proses menentukan misi dan visi bagi mencapai matlamat jangka pendek atau jangka panjang.

Mengurus Perjawatan : Menguruskan keperluan latihan kepada staf dan menentukan struktur perjawatan staf bagi mencapai matlamat organisasi.

Mengorganisasi Sumber :Memastikan kemudahan, kelengkapan dan peralatan yang terdapat dalam organisasi diuruskan dengan baik dan optimum dan memberikan tanggungjawab kepada staf yang sesuai untuk digunakan bagi mencapai matlamat organisasi.

Memberi arahan :

Mekanisma pentadbiran yang akan mengerakkan staf untuk melakukan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan lebih efisyen.

Mengawal :

Mewujudkan prosedur kerja yang bersistematik untuk dijadikan piawaian bagi mengukur prestasi sebenar pencapaian sesuatu objektif yang ditentukan mengikut jadual yang ditentukan.

Kawalan berkala dapat menentukan kemajuan dan prestasi organisasi bagi mementukan keperluan bagi pengubahsuaian jika perlu ke arah mencapai matlamat organisasi.

Peringkat-Peringkat Pengurusan

Fungsi Piramid Sistem MaklumatTerdapat 4 lapisan utama

Pengurusan peringkat tertinggiPengurusan peringkat pertengahanPengurusan berbentuk operasiPengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan yang bukan tergolong di dalam kategori pengurusan dan petadbiran

Hierarki Organisasi

Kesemua peringkat pengurusan tersebut akan melaksanakan kelima-lima tugas yang dinyatakan di atas.

Untuk membolehkan fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan dengan sempurna, maklumat yang bersesuaian perlu diberikan kepada setiap peringkat pengurusan.

Peringkat-Peringkat PengurusanPengurusan boleh dibahagikan kepada tiga peringkat:

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)Terdiri daripada pengarah-pengarah, pengurus-pengurus atau CEO

Mereka membuat keputusan akhir samada mengekalkan atau menukar haluan perniagaan sesebuah syarikat

Selalunya kata putus dibuat berpandukan semua input dari 3 lapisan hirarki organisasi

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)Pengurus diperingkat ini banyak menggunakan masanya untuk merancang dan mengorganisasi hala tuju organisasi

Beliau memerlukanmaklumat dalamanmaklumat luaran

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)Maklumat dalaman

maklumat yang ringkas tetapi lengkap dan tepat mengenai semua operasi yang telah dan sedang dilaksanakan disamping operasi yang akan dilakukan oleh organisasinya

Maklumat perjalanan operasi membolehkan beliau menjangkakan tahap pencapaian matlamat organisasi

Maklumat dalaman membolehkannya mendapatkan gambaran perjalanan operasi dalaman organisasinya.

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)Maklumat luaran

Bagi membolehkannya menilai keperluan semasa, hala tuju semasa bagi organiasi-organisasi lain, perubahan dalam peraturan dan polisi kerajaan dan aktiviti luaran yang akan memberi kesan kepada peranan semasa dan fungsi organisasi supaya lebih dinamik dan berdaya maju

Maklumat ini juga memberi manfaat kepada pengurus untuk menentukan keperluan untuk rancangan masa depan dan keperluan mengubahsuaian atau merombak operasi, misi dan visi organiasasi.

Pengurusan Pertengahan(Pengurus Tektikal)

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan tektikal dan untuk jangka masa pendek.

Beliau membantu membuat keputusan bagi mencapai matlamat organisasi yang ditentukan oleh pengurusan atasan.

Maklumat dalaman adalah maklumat yang paling penting bagi pengurusan peringkat ini.

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)Maklumat yang diperlukan adalah lebih terperinci mengenai belanjawan, penjadualan dan penilaian prestasi operasi dan staf.

Ia memerlukan maklumat yang lebih lengkap dan berkala untuk membolehkannya membuat perbandingan hasilan semasa dengan hasilan terdahulu bagi membolehkannya merancang pengubahsuaian perjalanan operasi

Dalam pengurusan moden, kebanyakkkan organisasi mengantikan pengurusan peringkat ini dengan menggunakan kaedah komputer untuk mengurangkan bilangan pengurus tektikal dan mengurangkan kos.

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)Terdiri daripada pegawai kanan kewangan, pegawai kanan pengurusan dan pentadbiran, jurutera kanan dan pegawai-pegawai senior di dalam semua bidang

Selalunya melibatkan polisi organisasi, enggunaan carta Ghantt, laluan genting, kos projek, keuntungan dll

Kumpulan ini menguhubungkan pihak pengurusan atasan dengan pihak perlaksanaan

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)Pengurus operasi terlibat dengan operasi harian dalam organisasi

Beliau akan memastikan perjalanan perancangan dari pengurus tektikal dilaksanakan oleh personel dari peringkat operasi

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)Maklumat yang diperlukan oleh pengurus peringkat ini adalah maklumat semasa mengenai kemajuan perjalanan operasi.

Maklumat lebih berfokus kepada satu operasi. Maklumat ini datangnya dari sumber di bawah kawalannya seperti inventori, rekod-rekod terdahulu dan manual prosedur.

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)Pegawai yang menjalankan tugasan perlaksanaan selepas sesuatu perancangan dibuat oleh pegawai-pegawai kanan organisasi

Cth: seorang pengaturcara komputer akan membangunkan aturcara dan mengujinya selepas seorang penganalisis sistem selesai menjalankan kajian dan perakuan mengenai sesuatu masalah sistem

Kumpulan bukan pengurusanPengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan yang bukan tergolong di dalam kategori pengurusan dan petadbiran

Terdiri daripada pegawai pentadbiran rendah yang menjalankan arahan ketua mereka dari semasa ke semasa

Cth: kerani memproses tuntutan untuk pegawainya