bab iv hasil kerja praktek dan analisis 4.1 prosedur
TRANSCRIPT
23
BAB IV
HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS
4.1 Prosedur Berjalan di Perusahaan
1. Nasabah mengajukan dan melengkapi persyaratan pinjaman dana melalui
Sales Officer (SO).
2. SO mengecek kelengkapan syarat administrasi berupa fotocopy KTP, KK,
rekening listrik, STNK, dan BPKB Asli dan dimasukkan ke dalam map Non
Dealer Sales (NDS).
3. SO melakukan survei ke tempat nasabah dengan melihat kondisi rumah dan
kendaraan. Selain itu, melihat kapasitas, karakter, dan kemampuan
membayar nasabah. Dokumentasi survei beserta dokumen persyaratan yang
lainnya yaitu Surat Permohonan Pembayaran (SPP), Rincian Produk
Pembiayaan (RPP), Kwitansi Pelunasan, History Collateral jika BPKB dari
dalam atau Form Berita Acara Serah Terima BPKB jika BPKB dari luar
dimasukkan ke dalam map NDS.
4. SO menggesek nomor mesin dan rangka kendaraan nasabah. Setelah itu SO
menginput, menghitung, mencetak Rencana Anggaran Biaya (RAB) pada
aplikasi openoffice.org lalu dimasukkan ke dalam map NDS dan diserahkan
pada Data Admin Staff (DAS).
5. DAS melakukan proses inputing Initial Data Entry (IDE) yang berupa data
nasabah dan struktur kredit dengan melihat data yang ada di map NDS ke
dalam Sistem Adira Online pada menu AD1SYS dan submenu IDE. Setelah
24
6. itu DAS menyimpan BPKB ke dalam brankas dan dokumen lainnya
disimpan di map NDS.
7. Berdasarkan IDE, Komite Kredit (di Kantor Cabang Salatiga) melakukan
proses credit analyst untuk menyetujui atau menolak nasabah tersebut.
8. Jika disetujui, DAS akan mendapatkan notifikasi dari Komite Kredit
melalui sistem AD1SYS pada menu Account Acquisition Management dan
submenu Document Process. Setelah itu DAS melakukan proses cetak
Purchase Order (PO) untuk pemesanan pencairan dan memasukkanya ke
dalam map NDS.
9. Jika tidak disetujui, DAS tidak akan mendapatkan notifikasi, dan artinya
ditolak.
10. DAS melakukan inputing full data entry (FDE) yaitu data nasabah, data
jaminan atau unit motor, struktur kredit, data pekerjaan dan penghasilan,
data referensi saudara yang ada di map NDS ke dalam Sistem Adira Online
pada menu AD1YS dan submenu FDE. Setelah selesai map NDS diberikan
lagi kepada SO.
11. SO melakukan withdrawal pada Sistem AD1SYS di menu account
management dan submenu pencairan dana NDS untuk mencetak Payment
Virtual (PV) lalu PV dimasukkan ke dalam map NDS.
12. SO melakukan scan 9 dokumen persyaratan (KTP, KK, SPP, RPP,
Kwitansi, Gesekan Nomor Rangka dan Mesin, RAB, PO, History Collateral
atau Form Berita Acara Serah Terima BPKB) kemudian file scan dan
dokumen diberikan kepada DAS untuk di upload dan submit pada Sistem
25
Adira Intranet di menu Ad1Flow dan akan diterima oleh Payment Processor
Staff.
13. Seluruh Data Intranet tersebut diterima oleh Payment Processor Staff dan
akan dicek apakah data valid atau tidak.
14. Jika data sudah valid maka otomatis akan muncul status permohonan
pencairan dana (PPD) pada sistem AD1SYS pada menu history payment.
15. SO cek status PPD di sistem AD1SYS pada menu history payment dan
memberikan Fotocopy KTP, SPP, dan PV nasabah untuk meminta uang
kepada Teller dalam proses pencairan. Nasabah dapat mengambil uang di
kantor adira melalui SO masing-masing.
16. Setelah PPD, otomatis nasabah menjadi pelanggan adira dengan
terbentuknya nomor kontrak pada sistem AD1SYS pada menu History
Payment.
17. Bulan selanjutnya nasabah mulai membayar angsuran dengan membawa
surat Penjelasan Penting Bagi Calon Konsumen / Konsumen Baru untuk
menunjukkan nomor kontrak pada Teller dan Teller memberikan bukti
kwitansi yang dibuat Teller secara sistem melalui sistem AD1SYS di menu
Teller Entry pada submenu Account Management lalu dicetak dan diberikan
kepada nasabah. Selanjutnya nasabah mengangsur sampai lunas.
18. Setelah nasabah melakukan pelunasan, nasabah dapat mengambil BPKB
asli dengan menggunakan syarat yaitu membawa KTP asli yang masih
berlaku dan kwitansi akhir pembayaran dan diberikan kepada DAS.
19. DAS membuat Berita Acara Serah Terima melalui sistem Collateral menu
Hand Over submenu Hand Over to Customer dan dicetak lalu di arsip ke
26
brankas Dan BPKB asli diberikan kepada pemiliknya beserta persyaratan
yang telah ditunjukkan.
Dokumen Yang Terkait :
1. Fotocopy KTP
Berisi dokumen fotocopy KTP nasabah yang melakukan pengajuan kredit
yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan
disimpan SO di map NDS.
2. Fotocopy Kartu Keluarga (KK)
Berisi dokumen fotocopy KK nasabah yang melakukan pengajuan kredit
yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan
disimpan SO di map NDS.
3. Surat Permohonan Pembayaran (SPP)
Berisi data nasabah, dan jumlah uang yang dipinjam nasabah, yang diisi
oleh SO dan ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map NDS.
4. Rincian Produk Pembiayaan (RPP)
Berisi data nasabah, hari dan tanggal nasabah pinjam uang, jumlah uang
yang dipinjam, dan kegunaan uang yang dipinjam yang diisi oleh SO dan
ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map NDS.
5. Kwitansi Pelunasan (untuk dokumen di map, dibuat manual)
Berisi jumlah uang yang dipinjam nasabah, dan data kendaraan nasabah
yang diisi oleh SO dan ditanda tangani nasabah lalu disimpan SO di map
NDS.
6. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
27
Berisi anggaran biaya renovasi rumah nasabah yang dibuat oleh SO dan
ditandangani oleh nasabah lalu disimpan SO di map NDS.
7. Purchase Order (PO)
Berisi data nasabah, data peminjaman uang, dan data lainnya yang dibuat
oleh SO dan ditandangani oleh nasabah lalu disimpan SO di map NDS.
8. Gesekan Nomor Rangka dan Mesin
Berisi data nomor rangka dan mesin kendaraan nasabah yang digesek oleh
SO dan disimpan di map NDS.
9. History Collateral atau Bukti Serah Terima BPKB
Berisi history pembayaran pinjaman sebelumnya bagi nasabah lama untuk
history collateral. Sedangkan bukti serah terima BPKB berisi data
kendaraan yang ada di BPKB yang diisi dan dibuat oleh SO dan
ditandangani nasabah lalu disimpan di map NDS.
10. Kwitansi Angsuran
Berisi pembayaran angsuran nasabah per bulan yang dibuat oleh Teller
secara sistem pada saat nasabah membayar.
11. Kwitansi Pelunasan
Berisi pembayaran pelunasan nasabah yang dibuat oleh Teller secara sistem
pada saat nasabah membayar.
12. BPKB Asli
Berisi data kendaraan nasabah yang diberikan nasabah kepada SO dan
disimpan DAS di brankas sebagai jaminan peminjaman uang.
13. Fotocopy STNK
28
Berisi dokumen fotocopy STNK nasabah yang melakukan pengajuan kredit
yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan kredit dan
disimpan SO di map NDS.
14. Fotocopy Rekening Listrik
Berisi dokumen fotocopy Rekening Listrik nasabah yang melakukan
pengajuan kredit yang diberikan nasabah ke SO untuk dokumen pengajuan
kredit dan disimpan SO di map NDS.
15. Berita Acara Serah Terima
Berisi dokumen serah terima BPKB asli nasabah yang diberikan DAS ke
nasabah jika pembayaran pinjaman nasabah sudah lunas.
29
Flowchart dari prosedur di atas adalah :
Gambar 4. 1 Flowchart Bagian Sales Officer
30
Gambar 4. 2 Flowchart Bagian Sales Officer
31
Gambar 4. 3 Flowchart Bagian Data Admin Staff
32
Gambar 4. 4 Flowchart Bagian Data Admin Staff
33
Gambar 4. 5 Flowchart Bagian Payment Processor Staff
34
Gambar 4. 6 Flowchart Bagian Komite Kredit
35
Gambar 4. 7 Flowchart Bagian Teller
36
4.2 Analisis Sistem
1. Kelebihan
- Tidak perlu kerja dua kali karena dokumen hanya disimpan di
dalam map
2. Kekurangan
- Belum ada daftar kelengkapan persyaratan jadi, SO hanya
mengumpulkan syarat yang seadanya dan dokumen lain bisa
menyusul, tetapi itu dapat memperlambat jalannya prosedur
yang lainnya.
- Beberapa dokumen masih diarsip secara manual yang membuat
resiko hilangnya dokumen atau kerusakan dokumen tersebut.
3. Solusi
Dengan dibuatnya Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah dapat
membantu pegawai dalam mengatasi masalah dalam mengarsipkan
dokumen yang masih disimpan manual dalam map NDS, mulai dari
dokumen nasabah baru, dokumen angsuran, sampai dengan dokumen
pelunasan kredit.
4.3 Perancang Sistem
Berikut adalah DFD Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT ADM
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) level 0
Berikut adalah DFD level 0 Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT
ADM:
37
Gambar 4. 8 DFD Level 0
4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) level 1
Berikut adalah DFD level 1 Sistem Pengarsipan Data Kredit Nasabah PT
ADM :
Gambar 4. 9 DFD Level 1.1
38
Gambar 4. 10 DFD Level 1.2
Gambar 4. 11 DFD Level 1.3
39
4.3.2 Entitas Relationship Diagram (ERD)
Gambar 4. 12 ERD
4.3.3 Basis Data
Dalam perancangan sistem pengarsipan data kredit nasabah pada PT ADM,
dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk menyimpan semua data yang ada dalam
sistem ini. Basis data ini diberi nama latihan.
Tabel adalah bagian dari basis data yang berfungsi untuk menyimpan data – data
tertentu. Pada sistem ini terdapat beberapa tabel, yaitu:
40
1. Tabel User : Untuk menyimpan data user.
Label 4. 1 Perancangan Tabel User
Name Type Size Default Key
No_PK Varchar 11
Username Varchar 50
Password Varchar 50
2. Tabel Data Nasabah : Untuk menyimpan data dan dokumen nasabah.
Label 4. 2 Perancangan Tabel Data Nasabah
Name Type Size Default Key
No_PK Varchar 11
Nama Varchar 50
KTP Varchar 50
KK Varchar 50
Rekening Listrik Varchar 50
SPP Varchar 50
RPP Varchar 50
RAB Varchar 50
PO Varchar 50
Gesekan Nokanosin Varchar 50
Kwitansi Pelunasan Varchar 50
History Collateral/BAST Varchar 50
41
3. Tabel Data Kwitansi : Untuk menyimpan data angsuran per bulan.
Label 4. 3 Perancangan Tabel Data Kwitansi
Name Type Size Default Key
No_PK Varchar 11
Nama Varchar 50
Kwitansi bulan 1 Varchar 50
Kwitansi bulan 2 Varchar 50
Kwitansi bulan 3 Varchar 50
Kwitansi bulan 4 Varchar 50
Kwitansi bulan 5 Varchar 50
Kwitansi bulan 6 Varchar 50
Kwitansi bulan 7 Varchar 50
Kwitansi bulan 8 Varchar 50
Kwitansi bulan 9 Varchar 50
Kwitansi bulan 10 Varchar 50
Kwitansi bulan 11 Varchar 50
Kwitansi bulan 12 Varchar 50
4. Tabel Data Pelunasan : Untuk menyimpan dokumen pelunasan nasabah.
Label 4. 4 Perancangan Tabel Data Pelunasan
Name Type Size Default Key
42
No_PK Varchar 11
BAST Varchar 50
Kwitansi Pelunasan Varchar 50
4.3.4 Desain Sistem
4.3.5.1 Halaman Login
Halaman login adalah halaman pertama sebelum masuk ke dalam
sistem pengarsipan data kredit nasabah. Untuk login dibutuhkan
username dan password sesuai dengan username dan password yang ada
pada tabel user.
Gambar 4. 13 Halaman Login
4.3.5.2 Halaman Tambah Data Nasabah
Halaman tambah data nasabah adalah halaman yang digunakan
untuk menambah dan menginput data beserta dokumen awal nasabah.
43
Gambar 4. 14 Halaman Tambah Data Nasabah
4.3.5.3 Halaman Daftar Nasabah
Halaman daftar nasabah digunakan untuk merekap tambah data
nasabah.
Gambar 4. 15 Halaman Daftar Nasabah
44
4.3.5.3 Halaman Tambah Data Angsuran
Halaman tambah data angsuran adalah halaman yang digunakan
untuk menambah dan menginput data beserta dokumen angsuran
nasabah.
Gambar 4. 16 Halaman Tambah Data Angsuran
4.3.5.4 Halaman Daftar Angsuran
Halaman daftar angsuran digunakan untuk merekap tambah data
angsuran.
Gambar 4. 17 Halaman Daftar Angsuran
45
4.3.5.5 Halaman Tambah Data Pelunasan
Halaman tambah data pelunsan adalah halaman yang digunakan
untuk menambah dan menginput data beserta dokumen pelunasan
nasabah.
Gambar 4. 18 Halaman Tambah Data Pelunasan
4.3.5.6 Halaman Daftar Pelunasan
Halaman daftar pelunasan digunakan untuk merekap tambah data
pelunasan.
Gambar 4. 19 Halaman Daftar Pelunasan
46
4.3.5 Implementasi
4.3.6.1 Tabel Data
1. Tabel User
Gambar 4. 20 Tabel User
2. Tabel Data Nasabah
Gambar 4. 21 Tabel Data Nasabah
47
3. Tabel Angsuran
Gambar 4. 22 Tabel Angsuran
4. Tabel Pelunasan
Gambar 4. 23 Tabel Pelunasan
4.3.6.2 User Interface
1. Halaman Login
Gambar 4. 24 Halaman Login
48
2. Halaman Data Nasabah
a. Tambah Data Nasabah
Gambar 4. 25Halaman Tambah Data Nasabah
b. Daftar Data Nasabah
Gambar 4. 26Halaman Daftar Data Nasabah
49
3. Halaman Angsuran
a. Tambah Data Angsuran
Gambar 4. 27 Tambah Data Angsuran
b. Daftar Data Angsuran
Gambar 4. 28 Daftar Data Angsuran
4. Halaman Pelunasan
a. Tambah Data Pelunasan
50
Gambar 4.29 Tambah Data Pelunasan
b. Daftar Data Pelunasan
Gambar 4. 30 Daftar Data Pelunasan
5. Tampilan Download
Gambar 4. 31 Tampilan Download