bab iv analisis dan perancangan sistem 4.1...
TRANSCRIPT
1
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Informasi Akademik Yang Berjalan
Analisis sistem sangat bergantung pada sebuah landasan konseptual.
Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang
sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang
berjalan, merancang atau mengganti output yang sedang digunakan untuk
mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain sehingga menjadi
lebih sederhana dan lebih interaktif.
4.1.1 Analisis Dokumen Sistem Informasi Akademik
Analisis dokumen merupakan kegiatan guna menganalisis atau
mempelajari dokumen-dokumen yang ada pada sebuah sistem untuk selanjutnya
digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem. Berikut
ini adalah dokumen-dokumen yang ada pada sistem pengolahan data akademik
siswa yaitu :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran
Sumber : Panitia Pendaftaran
Fungsi : Sebagai formulir pendaftaran calon siswa baru
Periode : Saat siswa melakukan pendaftaran siswa baru
Rangkap : 1
Item
2
Nama lengkap, Nomor induk siswa, jenis kelamin, tempat dan tanggal
lahir, agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, diterima
tingkat, pada tanggal, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor
ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan
ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju.
2. Nama Dokumen : Bukti Kwitansi Pendaftaran
Sumber : Panitia Pendaftaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pendaftaran untuk calon
siswa baru pada saat pendaftaran
Periode : Setiap ada calon siswa baru yang telah melakukan
pendaftaran
Rangkap : 2
Item
No. Kwitansi, telah diterima dari, uang sejumlah, untuk pembayaran,
tanggal kwitansi, besar uang.
3. Nama Dokumen : Buku Biodata Calon Siswa
Sumber : Panitia Pendaftaran
Fungsi : Sebagai daftar biodata calon siswa yang telah
mendaftar
Periode : Setiap satu tahun sekali
Rangkap : 1
Item
3
No urut, Nama lengkap, alamat, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir,
sekolah yang dituju/jurusan.
4. Nama Dokumen : Formulir Registrasi Ulang
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai formulir registrasi ulang untuk siswa yang
sudah membayar biaya uang bangunan
Periode : Setiap satu tahun sekali
Rangkap : 2
Item
Nama lengkap, alamat, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, sekolah
yang dituju/jurusan
5. Nama Dokumen : Buku Induk Siswa
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai catatan biodata siswa baru yang diterima
Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru
Rangkap : 1
Item
Nama lengkap, Nomor induk siswa, jenis kelamin, tempat dan tanggal
lahir, agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, diterima
tingkat, pada tanggl, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor
ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat orag tua, pekerjaan ayah, pekerjaan
ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju.
4
6. Nama Dokumen : Data Guru
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai catatan biodata guru
Periode : Saat guru yang bersangkutan diterima sebagai pegawai
tetap (satu kali)
Rangkap : 1
Item
NIP, nama guru, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan
terakhir, alamat, telepon.
7. Nama Dokumen : Daftar Pelajaran
Sumber : Bagian Kurikulum
Fungsi : Sebagai daftar mata pelajaran
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 1
Item
Nomor, mata pelajaran
8. Nama Dokumen : Pembagian kelas Siswa
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai daftar siswa dikelas yang telah dibagi
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 4
Item
Jurusan, kelas, nomor induk siswa, nama, jenis kelamin.
5
9. Nama Dokumen : Penjadwalan
Sumber : Bagian Kurikulum
Fungsi : Sebagai penjadwalan mengajar guru
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 3
Item
Tahun pelajaran, hari, jam ke, waktu sekolah, tingkat, kelas, jurusan
10. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa Baru
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai Laporan daftar siswa tahun ajaran baru
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 2
Item
Nomor, nama siswa, alamat siswa, jenis kelamin, jumlah siswa
11. Nama Dokumen : Laporan Data Guru
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai Laporan guru tahun ajaran baru
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 2
Item
NIP, nama guru, alamat, jenis kelamin, jumlah guru
6
4.1.2 Analisis Prosedur Sistem Informasi Akademik yang sedang Berjalan
Salah satu hasil dari analisis prosedur adalah penggambaran bagan alir
dokumen (Dokumen Flow Map). Bagan alir dokumen dimaksudkan untuk
mengetahui aliran dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut :
4.1.2.1 Flow Map
Prosedur Pendaftaran Siswa Baru yang Sedang Berjalan
Pada Sistem Informasi Akademik ada beberapa prosedur yang sedang
berjalan, seperti prosedur pendaftaran siswa baru, prosedur proses seleksi dan
registrasi ulang, prosedur pembagian kelas dan penjadwalan. Adapun prosedur
pendaftaran siswa baru yang sedang berjalan dibawah ini :
1. Panitia pendaftaran memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa
baru, setelah siswa mengisi formulir dan melengkapi persyaratannya maka
formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada panitia
pendaftaran, jika persyaratan tidak lengkap maka formulir dan persyaratan
dikembalikan lagi kepada siswa untuk dilengkapi. Persyaratannya yaitu :
a. Mengisi formulir yang telah disediakan
b. Photo copy STTB yang telah dilegalisir oleh sekolah asal 2 lembar
c. Photo copy raport, kartu pribadi, surat tanda kelulusan (STK)
d. Surat keterangan kelakuan baik dari sekolah asal
e. Surat keterangan sehat dari dokter (Tidak cacat jasmani dan rohani)
f. Surat keterangan akte kelahiran dari catatan sipil
7
g. Surat keterangan belum nikah dari desa dan sanggup tidak menikah
selama sekolah
h. Pas photo ukuran 3X4 cm sebanyak 3 lembar
i. Photo copy KTP orang tua/wali (Penanggungjawab)
2. Setelah formulir dan persyaratan lengkap, maka panitia pendaftaran
membuat bukti biaya pendaftaran sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama
diberikan kepada siswa dan rangkap yang kedua disimpan oleh panitia
pendaftaran. Kemudian dari formulir pendaftaran tersebut panitia mengisi
buku biodata calon siswa yang melakukan pendaftaran lalu formulir
beserta persyaratannya disimpan berdasarkan nomor urut pendaftaran.
Untuk lebih jelasnya prosedur mengenai prosedur pendaftaran siswa baru,
dapat dilihat pada Flow Map gambar 4.1.
8
A1
A2
A3
Gambar 4.1 Flow Map Pendaftaran Siswa Baru yang Sedang Berjalan
Keterangan :
A1 : Arsip bukti kwitansi pembayaran
A2 : Arsip buku biodata calon siswa
A3 : Arsip formulir pendaftaran beserta persyaratannya
9
Prosedur Proses Seleksi dan Registrasi Ulang yang Sedang Berjalan
1. Bagian Tata Usaha akan membagikan formulir registrasi sebanyak 2
rangkap kepada siswa yang telah melakukan pendaftaran, setelah formulir
registrasi diisi oleh siswa kemudian dikembalikan lagi kepada bagian tata
usaha serta membawa BPB (bukti pembayaran dari bank), jika tidak
lengkap formulir registrasi tersebut dikembalikan pada siswa. Apabila
formulir registrasi telah lengkap dan telah membayar biaya administrasi
maka bagian tata usaha akan memverifikasi formulir tersebut, rangkap
pertama serta BPB (bukti pembayaran dari bank) disimpan oleh bagian
tata usaha dan rangkap yang kedua diberikan kepada siswa.
2. Bagian tata usaha akan mencatat data siswa baru yang telah melakukan
registrasi ulang ke dalam buku induk siswa kemudian disimpan oleh
bagian tata usaha.
Untuk lebih jelasnya prosedur mengenai prosedur proses seleksi dan
registrasi ulang, dapat dilihat pada Flow Map gambar 4.2.
10
SISWA BAGIAN TATA USAHA
A1 A2
Buku Biodata Calon Siswa
Formulir Registrasi
Pengisian Formulir
Registrasi dan penyerahan
BPB
Formulir Registrasi
Lengkap Persyaratan
Verifikasi
BPB
BPB
Buku Induk siswa
Mencatat siswa baru di buku induk
siswa
Ya
Tidak
1
Bukti Registrasi telah di Verifikasi
Formulir Registrasi telah terisi
12
BPB
Formulir Registrasi telah terisi
12
BPB
Formulir Registrasi telah terisi
12
Bukti Registrasi telah di Verifikasi
BPB
Bukti Registrasi telah di Verifikasi
Buku Biodata Calon Siswa
2
12
1
2
BPB
Bukti Registrasi telah di Verifikasi
2
221 1
Gambar 4.2 Flow Map Registrasi Ulang yang Sedang Berjalan
Keterangan :
A1 : Arsip bukti registrasi dan BPB (Bukti Pembayaran dari Bank)
A2 : Arsip buku induk siswa
Prosedur Pembagian Kelas dan Penjadwalan yang Sedang Berjalan
1. Biodata guru diberikan kepada Bagian tata usaha untuk dicatat kedalam
buku induk guru kemudian akan disimpan oleh Bagian tata usaha
11
2. Dari buku induk siswa bagian tata usaha membuat pembagian kelas
berdasarkan daftar siswa pada buku induk siswa sebanyak 4 rangkap,
sebelum dokumen pembagian kelas disebarkan maka dokumen tersebut
diberikan kepada kepala sekolah untuk di verifikasi setelah dokumen
tersebut diverifikasi kemudian dokumen 4 rangkap tersebut diberikan pada
bagian kurikulum, guru, siswa dan yang terakhir diarsipkan pada bagian
tata usaha.
3. Setelah bagian kurikulum menerima dokumen pembagian kelas siswa
maka bagian kurikulum membuat penjadwalan sebanyak 2 rangkap
berdasarkan referensi dari daftar pelajaran, daftar pembagian kelas dan
buku induk guru dari Bagian tata usaha,. sebelum penjadwalan disebarkan
maka dokumen tersebut diberikan kepada kepala sekolah untuk
diverifikasi, setelah dokumen diverifikasi kemudian dokumen 2 rangkap
tersebut diberikan pada guru dan diarsipkan pada bagian kurikulum.
4. Setelah membuat penjadwalan dan pembagian kelas, maka Bagian tata
usaha membuat laporan jumlah siswa baru yang telah diterima sebanyak 2
rangkap, ragkap pertama diberikan kepada kepala sekolah dan rangkap
yang kedua diarsipkan, serta membuat laporan data guru sebanyak 2
rangkap, rangkap pertama diberikan kepada kepala sekolah dan rangkap
yang kedua diarsipkan oleh Bagian tata usaha.
Untuk lebih jelasnya prosedur mengenai prosedur pembagian kelas dan
jadwal pelajaran, dapat dilihat pada Flow Map gambar 4.3.
12
A4
A1
A2
A5
A3
A6
Gambar 4.3 Flow Map Pembagian Kelas dan Penjadwalan Sedang Berjalan
Keterangan :
A1 : Arsip Buku induk guru
A2 : Arsip Daftar pembagian kelas
A3 : Arsip Daftar pelajaran
13
A4 : Arsip Penjadwalan
A5 : Arsip Laporan data siswa
A6 : Arsip Laporan data guru
4.1.2.2 Diagram Kontek
Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level
tertinggi dari data flow diagram yang menggambarkan seluruh input ke sistem
atau output dari sistem. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan dapat
dilihat pada gambar 4.4.
Gambar 4.4 Diagram Kontek Sistem yang Berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram merupakan menggambarkan sistem sebagai sebuah
jaringan dari proses-proses yang dihubungkan oleh aliran data. Adapun DFD level
1 dari sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.5.
14
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1
Adapun pemecahan proses 1.0 dari data flow diagram level 1 dari sistem
yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.6.
15
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1.0
Pemecahan proses 2.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0
Pemecahan proses 3.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.8.
16
Gambar 4.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3.0
Pemecahan proses 4.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.0
Pemecahan proses 5.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.10.
17
Gambar 4.10 Data Flow Diagram Level 2 Proses 5.0
4.1.3 Evaluasi Sistem Informasi Akademik yang Sedang Berjalan
Mengevaluasi sistem yang sedang berjalan sangat penting karena untuk
mengidentifikasi masalah-masalah yang ada dan berusaha untuk memperbaikinya,
jika terdapat kesalahan-kesalahan. Sistem yang akan dibangun adalah merupakan
hasil dari pengembangan dari sistem yang sedang berjalan dimana sistem yang
sedang berjalan tersebut mempunyai kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki.
Oleh karena itu untuk memperbaiki dan menghilangkan kelemahan-
kelemahan tersebut dibuatkan sebuah program aplikasi sistem informasi akademik
sehingga dapat mempermudah dalam meningkatkan kinerja perusahaan khususnya
dalam menangani pengolahan data siswa.
18
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem Informasi Akademik
No Masalah Rencana Pemecahan
1 Pencatatan data-data siswa dan
guru masih berupa dokumen
sehingga menyebabkan
penumpukan arsip atau dokumen
Dibuat sistem pemecahan informasi
pengolahan data siswa dan guru
secara terkomputerisasi
2 Pengolahan data pada setiap
bagian kerja seperti bagian
pendaftaran, bagian kurikulum
dan bagian tata usaha belum
saling terintegrasi sehingga
memakan waktu yang cukup
lama untuk mengolah data.
Sehingga perlu dibuat suatu aplikasi
sistem dengan pengolahan data yang
terpusat menggunakan konfigurasi
jaringan client server sehingga setiap
bagian kerja dapat megambil data
secata cepat dan mudah.
3 Dalam sistem yang berjalan
belum bisa menyediakan
informasi yang dibutuhkan secara
cepat dan akurat. Pencarian data
dan dalam pembuatan laporan
menjadi hal yang sulit dilakukan
karena file-file tersebut hanya
berdiri sendiri, tidak terintegritas
sebagai suatu kesatuan dalam
ruang lingkup database sistem
Dibuat sistem informasi akademik
yang dapat mendukung proses
pengolahan data akademik seperti
memudahkan pencarian data dan
pembuatan laporan akan lebih cepat
dan akurat yang mana terintegrasi
dalam suatu database sistem
19
4.2 Perancangan Sistem
Pada selanjutnya akan dijelaskan perancangan sistem yang dimaksudkan
untuk menggambarkan perbedaan dari sistem yang berjalan dengan sistem yang
diusulkan, garis besar sistem yang lama merupakan sistem yang digambarkan
secara manual sedangkan sistem yang diusulkan akan lebih ditekankan pada saat
pengolahan data secara terkomputerisasi.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian dari metodologi pengembangan
suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahapan analisis.
Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Pada
tahapan perancangan sistem ini juga akan dibuat suatu flowmap, diagram kontek,
diagram aliran data dan turunannya. Tahap perancangan ini akan memberikan
gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang berjalan dalam sistem.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan
Perancangan Sistem Informasi Akademik ini akan menghasilkan sebuah
produk berupa program aplikasi yang dapat menangani pengolahan data seperti
pendaftaran siswa baru, registrasi ulang, pembagian kelas dan penjadwalan di
SMK Karya Bakti-3 Bekasi. Dalam penerapannya sistem digunakan di lingkungan
dalam sistem maupun lingkungan luar sistem itu sendiri. Adapun pemakai sistem
dalam lingkungan dalam sistem yaitu bagian pendaftaran, bagian tata usaha,
bagian kurikulum dan kepala sekolah sedangkan lingkungan luar sistem yang
mendapatkan hasil dari sistem yaitu guru dan siswa. Selain itu, sistem tersebut
dapat mengolah semua data masukkan yang ada dalam sistem kemudian dapat
20
menghasilkan suatu keluaran yang sesuai dengan kebutuhan seperti data
pembagian kelas, penjadwalan mengajar guru, laporan data guru dan laporan data
siswa.
4.2.3 Perancangan Prosedur Sistem Informasi Akademik yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan hasil dari perubahan dan pengkoreksian
dari sistem yang berjalan, dimana sistem yang diusulkan dapat menutupi
kekurangan-kekurangannya, sehingga dapat memberikan kemudahan bagi
pemakai. Berdasarkan pada hasil evaluasi sistem yang berjalan maka sistem yang
telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem dilakukan dengan cara
mengubah atau memperbaiki sistem yang belum terkomputerisasi kedalam sistem
terkomputerisasi, dengan menambahkan aplikasi untuk pengolahan data.
Gambaran mengenai prosedur atau flowmap usulan sistem informasi akademik
adalah sebagai berikut :
4.2.3.1 Flowmap Sistem Informasi Akademik yang diusulkan
Berdasarkan dari hasil evaluasi diatas maka penulis berusaha merancang
sistem informasi Akademik dengan menghilangkan kelemahan-kelemahan dari
sistem yang sedang berjalan, adapun hasil evaluasi yang penulis kembangkan
untuk menghilangkan kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan
tersebut yaitu
1. Untuk memudahkan pengolahan data calon siswa pada pada bagian
pendaftaran, proses pengolahan datanya dilakukan secara terkomputerisasi
sehingga dapat lebih mudah dalam pencatatan calon data siswa dan
pembuatan bukti pembayaran
21
2. Dalam pengolahan dokumen sistem yang lama masih digunakan media
penyimpanan yaitu arsip sehingga terjadi penumpukan dokumen-dokumen
pada setiap bagian, sehingga akan menyulitkan dalam proses pencarian
data siswa maka dibuatkan suatu sistem informasi yang dapat mendukung
proses pencarian dan penyimpanan yang lebih tepat dan akurat
3. Proses pembagian kelas dan pembuatan penjadwalan mengajar guru yang
mana membutuhkan ketepatan dan ketelitian yang tinggi pada bagian
kurikulum masih dibuat secara manual sehingga dibuat suatu sistem yang
dapat mengolah proses pembagian kelas dan pembuatan penjadwalan
secara otomatis.
4. Pembuatan laporan yang membutuhkan waktu yang lama serta
penumpukan dokumen-dokumen atau arsip dalam penyimpanan laporan
sehingga untuk mengatasinya dibuatkan suatu sistem informasi dengan
didukung oleh suatu database yang dapat mempermudah dalam proses
pembuatan laporan sehingga laporan tersebut bisa lebih akurat dan tepat
waktu.
5. Dalam sistem yang lama pada proses pendaftaran tidak tersedianya laporan
biaya pendaftaran maka di dalam system yang baru diadakan Penambahan
laporan biaya pendaftaran siswa utuk kepala sekolah.
Adapun Flow Map yang diusulkan dari rancangan sistem informasi yang
penulis buat, dapat dilihat pada gambar 4.11.
22
BPB
BPB
BPB
BPB
Bukti kwitansi Pendaftaran
Bukti kwitansi Pendaftaran
SISWA BAGIAN TATA USAHA
Formulir Pendaftaran
Kosong
Mengisi Formulir dan melengkapi
persayaratan
Persyaratan
Lengkap Persyaratan
Formulir Pendaftaran
Kosong
YaTidak
Formulir Pendaftaran Telah Terisi
Persyaratan
Formulir Pendaftaran Telah Terisi
Persyaratan
Formulir Pendaftaran Telah Terisi
Persyaratan
Formulir Pendaftaran Telah Terisi
Cetak Bukti kwitansi
Pendaftaran
Persyaratan
Formulir Pendaftaran Telah Terisi
A1
KEPALA SEKOLAH
Cetak Lap biaya Pendaftaran
Lap Biaya Pendaftaran
Lap Biaya Pendaftaran
Input data Siswa baru
Database
A2
Cetak Kartu pelajar
Kartu PelajarKartu Pelajar
Data Calon siswa
Data Calon siswa
A
A
Input data pendaftaran
BAG. PENDAFTARAN
B
B
A
Gambar 4.11 Flow Map Sistem Pendaftaran Siswa Baru dan Registrasi Ulang yang Diusulkan
Keterangan :
A1 : Arsip formulir pendaftaran dan persyaratan
23
A1 : Arsip bukti registrasi dan BPB (Bukti pembayaran dari bank)
Prosedur mengenai prosedur pembagian kelas dan jadwal pelajaran, dapat
dilihat pada Flow Map gambar 4.12.
Lap penjadwalan
SISWA BAGIAN KURIKULUM BAGIAN TATA USAHA KEPALA SEKOLAHGURU
Biodata Guru Biodata Guru
Laporan Penjadwalan
perkelas
lap Pembagian
Kelas
Lap Pembagian
Kelas
Laporan Jumlah Data Siswa Baru
Verifikasi
Verifikasi
Lap Pembagian
Kelas
21
lap Pembagian
Kelas
21
Lap Pembagian
Kelas
21
Laporan Data Guru
Laporan Data Guru
Laporan Jumlah Data Siswa Baru
2
Database
Cetak Pembagian Kelas Siswa
Cetak laporan Penjadwalan
Cetak Laporan Jumlah siswa
baru
Cetak laporan data guru
1
Input data guru
A1
Input Data Penjadwalan
Data Pelajaran
Input Data Pelajaran
A2 Data
Pelajaran
Lap penjadwalan
Laporan Penjadwalan
perkelas
Lap penjadwalan
Laporan Penjadwalan
perkelas
Lap penjadwalan
Laporan Penjadwalan
perkelas
lap jadwal pelajaran perguru
Cetak lap jadwal pelajaran perguru
lap jadwal pelajaran perguru
Gambar 4.12 Flow Map Pembagian Kelas dan Penjadwalan yang Diusulkan
24
Keterangan
A1 : Arsip Biodata Guru
4.2.3.2 Diagram Kontek
Diagram kontek yang dibuat pada tahap desain sistem ini merupakan hasil
dari perubahan dan perbaikan dari sistem diagram kontek yang sedang berjalan
yang mana di gunakan untuk menggambarkan sistem informasi akademik secara
garis besar atau keseluruhan. Diagram kontek ini dirancang memperhatikan
masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem.
Diagram kontek sistem informasi akademik yang diusulkan dapat dilihat pada
gambar 4.13.
Gambar 4.13 Diagram Kontek Sistem yang Diusulkan
Adapun DFD level 1 dari sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.14.
25
1.0Input Pendaftaran
dan Input Data Siswa Baru
Siswa
A1: Formulir Pendaftaran
Kepala Sekolah
F2: Data Siswa
2.0Membuat
Pembagian Kelas
3.0Pembuatan
Penjadwalan
F3: GuruF4: Mata Pelajaran
F5 : Kelas
4.0MembuatLaporan
GuruData Guru
Formulir Pendaftaran Kosong
Bukti Kwitansi pendaftaran
BPB
Data Guru
Lap Pembagian kelas
Lap Pembagian kelas
Dat
a Pe
mba
gian
kel
as d
i Ver
ifika
si
Data Guru
Lap Penjadwalan
Lap Penjadwalan diverifikasi
Biodata Guru
Lap Pembagian kelas
Dat
a Ja
dwal
Pel
ajar
an d
i Ver
ifika
si
Dat
a Si
swa
Laporan Data GuruLaporan Data Siswa
Data Formulir Pendaftaran Terisi dan persyaratan
Data Kelas
Lap Penjadwalan
F6: Penjadwalan
Data Kelas
Data Penjadwalan
Data Penjadwalan
Data Pendaftaran Siswa
Laporan Biaya Pendaftaran
A2: BPB
BPB
Kartu Pelajar
Data Guru
Data Guru
Data Siswa
Data Siswa
Data Siswa
Formulir Pendaftaran
Data Calon Siswa
F1: PendaftaranData Pendaftaran
Data Pendaftaran
Data Kelas
Data PenjadwalanLaporan Penjadwalan perkelas
Lap jadwal pelajaran perguru
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Sistem yang Diusulkan
Adapun pemecahan proses 1.0 dari data flow diagram level 1 dari sistem
yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.16.
26
Siswa
1.4Input Data
Pendaftaran dan data siswa baru
1.2Cetak Bukti Biaya
Pendaftaran
F : Data siswa
A : Formulir Pendaftaran
Formulir Pendaftaran
KosongData Bukti Kwitansi
pendaftaran
1.3Validasi Formulir dan Persyaratan
Data Formulir Pendaftaran Terisi dan persyaratan
Data siswa
Data Formulir Pendaftaran Terisi dan persyaratan
Formulir Pendaftaran
1.5Cetak Kartu Pelajar
Data siswa
Kartu Pelajar
1.1Input
PendaftaranD
ata
Sis
wa
F : Pendaftaran
BPB
F : BPB
BPB
Data pendaftaran
Data pendaftaran
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1.0
Pemecahan proses 2.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.16.
Siswa
Kepala Sekolah
F: Guru
Lap Pembagian kelas
Data Pembagian kelas di Verifikasi
Lap Pembagian kelas di Verifikasi
Biodata Guru
2.1Input
Data Guru
Guru
2.2Membuat
Pembagian Kelas Siswa
Lap Pembagian kelas di Verifikasi
F : Data Siswa
Data Siswa
Data Guru
2.3Cetak Pembagian
Kelas Siswa
F: Kelas
Dat
a G
uru
Data Siswa
Data Kelas
Data Kelas
2.4Verifikasi
Pembagian kelas
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2.0
Pemecahan proses 3.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.17.
27
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3.0
Pemecahan proses 4.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.18.
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4.0
Pemecahan proses 5.0 dari Data Flow Diagram level 1 dari sistem yang
diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.20.
4.2.3.4 Kamus Data
Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan
data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data di buat berdasarkan
arus data yang ada di data flow diagram. Arus data dan flow diagram sifatnya
global hanya di tujukan nama arus datanya saja. Berikut ini adalah kamus data
dari sistem informasi akademik yaitu :
28
1. Nama Data : Formulir Pendaftaran
Deskripsi Data : Data biodata calon siswa yang akan diinput
Nama Alias : -
Aliran Data : Siswa – Proses 1.0
Proses 1.0 – File Data Pendaftaran Siswa
Proses 1.0 – Arsip Formulir Pendaftaran
Struktur Data :
Nama lengkap, Nomor induk siswa, jenis kelamin, tempat dan tanggal
lahir, agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, diterima
tingkat, pada tanggl, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor
ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat orag tua, pekerjaan ayah, pekerjaan
ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju.
2. Nama Data : Bukti Kwitansi Pendaftaran
Deskripsi Data : Bukti biaya pendaftaran
Nama Alias : -
Aliran Data : Proses 1.0 – File Pembayaran
File Pembayaran - Proses 1.0
Proses 1.0 – Siswa
Struktur Data :
No pendaftaran, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya, untuk.
3. Nama Data : Biodata Guru
Deskripsi Data : Data biodata guru yang akan diinput
Nama Alias : -
29
Aliran Data : Guru – Proses 3.0
File Guru – Proses 3.0
Proses 3.0 – File Guru
Struktur Data
NIP, kode pelajaran, nama guru, tempat lahir guru, tanggal lahir guru,
jenis kelamin guru, agama guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp
guru, Mengajar bidang studi, status jabatan:
4. Nama Data : Pembagian kelas Siswa
Deskripsi Data : Data Kelas siswa
Nama Alias : -
Aliran Data : File data siswa – Proses 3.0
Proses 3.0 – Kepala sekolah
Proses 3.0 - File kelas
Kepala sekolah – Bag. Tata Usaha (Entitas Dalam)
Bag. Tata Usaha – Guru
Bag. Tata Usaha – Siswa
Struktur Data :
Jurusan, kelas, nomor induk siswa, nama, jenis kelamin.
5. Nama Data : Penjadwalan
Deskripsi Data : Data Penjadwalan
Nama Alias : -
Aliran Data : File kelas – Proses 4.0
File mata pelajaran – Proses 4.0
30
File Guru – Proses 4.0
Proses 4.0 – Kepala sekolah
Kepala sekolah - Bag. Kurikulum (Entitas Dalam)
Bag. Kurikulum - Guru
Struktur Data :
NIP, kelas, hari, jam, tahun pelajaran
6. Nama Data : Kartu Pelajar
Deskripsi Data : Bukti data pelajar siswa
Nama Alias : -
Aliran Data : File Data Siswa – Proses 1.0
Proses 1.0 – Siswa
Struktur Data :
NIS, Nama, Alamat, Telepon
7. Nama Data : Laporan Data Siswa Baru
Deskripsi Data : Data Siswa baru tahun ajaran baru
Nama Alias : -
Aliran Data : File Data Siswa – Proses 5.0
Proses 5.0 – Kepala sekolah
Struktur Data :
Nomor, nama siswa, alamat siswa, jenis kelamin, jumlah siswa
8. Nama Data : Laporan Data Guru
Deskripsi Data : Data guru tahun ajaran baru
Nama Alias : -
31
Aliran Data : File Data Guru – Proses 5.0
Proses 5.0 – Kepala sekolah
Struktur Data :
NIP, nama guru, alamat, jenis kelamin, jumlah guru
9. Nama Data : Laporan Biaya Pendaftaran
Deskripsi Data : Data biaya pendaftran
Nama Alias : -
Aliran Data : File Pedaftaran siswa – Proses 5.0
Proses 5.0 – Kepala sekolah
Struktur Data :
No pendaftran, tgl pendaftran, nama, biaya, jumlah.
4.2.4 Perancangan Basis Data
Perancangan Database merupakan langkah untuk menentukan basis data
yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Penyusunan basis
data berlandaskan kamus data yang telah dibahas sebelumnya. Pada skema
database ini akan dibahas Normalisasi, Relasi Tabel, Entity Relationship Diagram
(ERD), Struktur File dan kodifikasi.
4.2.4.1 Normalisasi
Normalisasi adalah untuk menghilangkan penggandaan penyimpanan file-
file yang sama. Adapun bentuk normalisasi sistem informasi akademik adalah
sebagai berikut :
32
1. Bentuk Tidak Normal
Berikut ini merupakan normalisasi sistem informasi akademik bentuk
tidak normal atau Un Normalized Form (UNF) yaitu:
NIS, jenis kelamin, tempat lahir siswa, tanggal lahir siswa, agama, anak ke, status
dalam keluarga, alamat siswa, telp siswa, diterima tingkat, pada tanggal, asal
sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat
orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali,
sekolah yang dituju, no pendaftaran, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya,
untuk, NIP, nama guru, tempat lahir guru, tanggal lahir guru, jenis kelamin guru,
agama guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp guru, Mengajar bidang studi,
status jabatan, Kode pelajaran, mata pelajaran, Kode kelas, nama kelas, NIP, Kode
pelajaran, kode kelas, hari, jam, jam_mengajar, senin, selasa, rabu, kamis, jumat,
sabtu, No pendaftaran, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya, untuk.
2. Bentuk Normal Pertama (1st NF)
Dalam normalisasi sistem informasi akademik bentuk bormal pertama atau
First Norm Form (1NF) yaitu :
NIS, jenis kelamin, tempat lahir siswa, tanggal lahir siswa, agama, anak ke, status
dalam keluarga, alamat siswa, telp siswa, diterima tingkat, pada tanggal, asal
sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat
orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali,
sekolah yang dituju, no pendaftaran, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya,
untuk, NIP, nama guru, tempat lahir guru, tanggal lahir guru, jenis kelamin guru,
agama guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp guru, Mengajar bidang studi,
33
status jabatan, Kode pelajaran, mata pelajaran, Kode kelas, nama kelas, hari, jam,
jam_mengajar, senin, selasa, rabu, kamis, jumat, sabtu, No pendaftaran, tgl
pendaftaran, nama calon siswa, biaya, untuk.
3. Bentuk Normal Kedua (2nd NF)
Dalam normalisasi sistem informasi akademik normal kedua atau Second
Norm Form (2NF) yaitu:
Siswa
NIS, jenis kelamin, tempat lahir siswa, tanggal lahir siswa, agama, anak ke, status
dalam keluarga, alamat siswa, telp siswa, diterima tingkat, pada tanggal, asal
sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat
orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali,
sekolah yang dituju, tgl pendaftaran. No pendaftaran, tgl pendaftaran, nama calon
siswa, biaya, untuk.
Guru
NIP, nama guru, tempat lahir guru, tanggal lahir guru, jenis kelamin guru, agama
guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp guru, Mengajar bidang studi, status
jabatan, kode pelajaran, mata pelajaran, hari, jam, jam_mengajar, senin, selasa,
rabu, kamis, jumat, sabtu
Kelas
Kode kelas, nama kelas
4. Bentuk Normal Ketiga (3nd NF)
Dalam normalisasi sistem informasi akademik bentuk normalisasi ketiga
yaitu :
34
Siswa
NIS*, kode_kelas**, jenis kelamin, tempat lahir siswa, tanggal lahir siswa,
agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, telp siswa, diterima tingkat,
pada tanggal, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah,
nama ibu, alamat orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat
wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju, foto_siswa, ctk_siswa.
Pendaftaran
No pendaftaran*, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya, untuk.
Guru
NIP*, kode pelajaran**, kode_kalas**, nama guru, tempat lahir guru, tanggal
lahir guru, jenis kelamin guru, agama guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp
guru, Mengajar bidang studi, status jabatan, foto_siswa, ctk_siswa.
Mata Pelajaran
Kode pelajaran*, mata pelajaran.
Kelas
Kode kelas*, nama kelas.
Penjadwalan
NIP**, Kode pelajaran**, kode kelas**, hari, jam, jam_mengajar, senin, selasa,
rabu, kamis, jumat, sabtu
4.2.4.2 Relasi Tabel
Model basis data Relational sering disebut sebagai model relational atau
basis data relational, model basis data menunjukkan suatu cara mekanisme yang
digunakan untuk mengelola atau mengorganisasi data secara fisik. Adapun saling
35
keterkaitan antar tabel atau relasi tabel digunakan dalam sistem informasi
akademik adalah sebagai berikut:
Siswa
NIS *Pendaftaran **Kode kelas **Nama lengkapjenis kelamintempat lahir siswatanggal lahir siswaagamaanak kestatus dalam keluargaalamat siswatelp siswaditerima tingkatpada tanggalasal sekolahalamat sekolahtahun ijazahnomor ijazahnama ayahnama ibualamat orang tuapekerjaan ayahpekerjaan ibunama walialamat walipekerjaan walisekolah yang ditujutlpthn_pelajaranfoto_siswactk_siswatanggal_pendaftaran
Guru
NIP *kode pelajaran**nama gurutempat lahir gurutanggal lahir gurujenis kelamin guruagama gurupendidikan terakhiralamat gurutelp guruMengajar bidang studistatus jabatanmulai_mengajarfoto_guructk_guru
Mata Pelajaran
Kode pelajaran *mata pelajaran
Kelas
Kode kelas *nama kelas
Penjadwalan
NIP **Kode pelajaran **kode kelas **jam_mengajarharijamseninselasarabukamisjumat sabtu
Pendaftaran
No pendaftaran *tgl pendaftarannama calon siswabiayauntuk
Gambar 4.19 Tabel Relasi
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Diagram E-R pada sistem informasi akademik pada SMK Karya Bakti-3
Bekasi adalah sebagai berikut:
36
PENDAFTARAN
SISWA
GURU MATA PELAJARAN
KELAS
melakukan
mengajar
menempati
1
N
1
N
1
N
1
N
NIS* no pendaftaran*
Kode_kelas *
NIS*
Kode_pelajaran * Kode_guru *
Kode_pelajaran *
Kode_guru *
Kode_kelas **
Kode_kelas *
no pendaftaran**
Kode_kelas **no pendaftaran**
NIP *
Kode_kelas *
NIP **
Kode_pelajaran **
PENJADWALAN
mempunyai
NNIP *
Kode_pelajaran **
mempunyai
Kode_kelas *
N
Gambar 4.20 Entity Relational Diagram
Pada Entity Relation Diagram diatas terdiri dari beberapa entitas yang
memiliki atribut. Adapun atribut pada entitas ERD yaitu antara lain:
Siswa
NIS*, kode_kelas**, jenis kelamin, tempat lahir siswa, tanggal lahir siswa,
agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, telp siswa, diterima tingkat,
pada tanggal, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah,
nama ibu, alamat orang tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat
wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju, foto_siswa, ctk_siswa.
37
Pendaftaran
No pendaftaran*, tgl pendaftaran, nama calon siswa, biaya, untuk.
Guru
NIP*, kode pelajaran**, kode_kalas**, nama guru, tempat lahir guru, tanggal
lahir guru, jenis kelamin guru, agama guru, pendidikan terakhir, alamat guru, telp
guru, Mengajar bidang studi, status jabatan, foto_siswa, ctk_siswa.
Mata Pelajaran
Kode pelajaran*, mata pelajaran.
Kelas
Kode kelas*, nama kelas.
Penjadwalan
NIP**, Kode pelajaran**, kode kelas**, jam_mengajar, hari, jam, senin, selasa,
rabu, kamis, jumat, sabtu.
4.2.4.4 Struktur File
Pada tahapan perancangan struktur file ini akan dijelaskan mengenai
perancangan basis data yang akan digunakan. Penyusunan tabel ini pada dasarnya
digunakan untuk memudahkan dalam pemasukan dengan penyimpanan data yang
sesuai dengan kelompok dari data atau informasi tersebut. Struktur Field yang
dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. Struktur Field Pendaftaran
Nama Tabel : TPendaftaran.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : No_pendaftaran
38
Tabel 4.2 Struktur File Pendaftaran
No Nama Field Type Size Keterangan
1 No_pendaftaran varchar 9 Primary Key *
2 Tgl_pendaftaran datetime 8 Tanggal Pendaftaran
3 nama_calon_siswa varchar 30 Nama calon siswa
4 Biaya float 8 Biaya Pendaftaran
5 Untuk varchar 25 Keperluan pembayaran
2. Struktur Field Siswa
Nama Tabel : TSiswa.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : NIS
Tabel 4.3 Struktur File Siswa
No Nama Field Type Size Keterangan
1 NIS varchar 12 Primary Key *
2 Kode_kelas varchar 6 Foreign key **
3 No_pendaftaran varchar 9 Foreign key **
4 Jenis_kelamin varchar 15 Jenis Kelamin
5 tempat _lahir_siswa varchar 15 Tempat lahir siswa
6 Tanggal_lahir_siswa datetime 15 Tanggal lahir siswa
7 Agama varchar 20 Agama
8 anak _ke varchar 20 Anak ke
9 Status_dalam_keluarga varchar 20 Status dalam keluarga
10 Alamat_siswa varchar 30 Atatus dalam keluarga
11 telp _siswa varchar 15 Telepon siswa
12 Diterima_tingkat varchar 15 Diterima tingkat
13 Pada_tanggal datetime 8 Tanggal
14 Asal_sekolah varchar 30 Asal sekolah
39
15 alamat _sekolah varchar 30 Alamat sekolah
16 Tahun_ijazah varchar 10 Tahun ijazah
17 nomor _ijazah varchar 15 Nomor ijazah
18 Nama_ayah varchar 20 Nama ayah
19 Nama_ibu varchar 20 Nama ibu
20 Alamat_orangtua varchar 30 Alamat orang tua
21 pekerjaan _ayah varchar 20 Pekerjaan ayah
22 Pekerjaan_ibu varchar 20 Pekerjaan ibu
23 Nama_wali varchar 20 Nama wali
24 Alamat_wali varchar 30 Alamat wali
25 pekerjaan _wali varchar 30 Pekerjaan wali
26 Sekolah_yang _dituju varchar 20 Jurusan yang dipilih
27 Tlp varchar 20 Telepon
28 thn_pelajaran varchar 20 Tahun Pelajaran
29 foto_siswa image 16 Foto Siswa
30 ctk_siswa varchar 20 Cetak Siswa
3. Struktur Field Guru
Nama Tabel : TGuru.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : NIP
Tabel 4.4 Struktur File Guru
No Nama Field Type Size Keterangan
1 NIP varchar 7 Primary key *
2 Kode_pelajaran varchar 5 Foreign key **
3 Nama_guru varchar 20 Nama guru
4 Tempat_lahir_guru varchar 20 Tempat lahir guru
5 Tanggal_lahir_guru datetime 8 Tanggal lahir guru
40
6 Jenis_kelamin_guru varchar 20 Jenis kelamin guru
7 Agama_guru varchar 20 Agama guru
8 Pendidikan_terakhir varchar 15 Pendidikan terakhir
9 Alamat_guru varchar 30 Alamat guru
10 Telp_guru varchar 20 Telp guru
11 Mengajar_bidangstudi varchar 30 Mengajar bidang studi
12 Status_jabatan varchar 20 Status jabatan
13 mulai_mengajar datetime 8 Tanggal mengajar
14 foto_guru image 16 Foto guru
15 ctk_guru varchar 20 Cetak Guru
16 kode_kalas varchar 20 Kode kelas
4. Struktur Field Mata Pelajaran
Nama Tabel : TPelajaran.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : Kode pelajaran
Tabel 4.5 Struktur File Mata Pelajaran
No Nama Field Type Size Keterangan
1 Kode_pelajaran varchar 5 Primary key *
2 Mata_pelajaran varchar 20 Mata pelajaran
5. Struktur Field Kelas
Nama Tabel : TKelas.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : Kode kelas
41
Tabel 4.6 Struktur File Kelas
No Nama Field Type Size Keterangan
1 Kode_kelas varchar 3 Primary key *
2 Nama_kelas varchar 20 Nama Kelas
6. Struktur Field Penjadwalan
Nama Tabel : TPenjadwalan.dbo
Media : Hardisk
Field Kunci : -
Tabel 4.7 Struktur File Penjadwalan
No Nama Field Type Size Keterangan
1 NIP varchar 7 Foreign key **
2 Kode_pelajaran Int 5 Foreign key **
3 Kode_kelas Int 3 Foreign key **
4 Jam_mengajar Int 4 Jam mengajar
5 Hari Int 4 Hari
6 Jam Int 4 Jam
7 Senin Varchar 15 Hari mengajar
8 Selasa Varchar 15 Hari mengajar
9 Rabu Varchar 15 Hari mengajar
10 Kamis Varchar 15 Hari mengajar
11 Jumat Varchar 15 Hari mengajar
12 Sabtu Varchar 15 Hari mengajar
42
4.2.4.5 Kodefikasi
Pada Sistem Informasi Akademik ini terdapat kodefikasi (pengkodean)
pada NIS, NIP, kode pelajaran dan kode kelas. Untuk lebih jelasnya mengenai
pengkodean ini adalah sebagai berikut :
1. NIS
NIS terdapat 9 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah
sebagai berikut :
XXXX XX XXX
A(0809) B(10) C(001)
Contoh : 080910001 artinya Siswa yang memiliki NIS tersebut
diterima disekolah pada tahun ajaran 2008/2009 di kelas 10 dan terdaftar
pada nomor urut 001.
Keterangan : A(0809) = Tahun Pendaftaran
B(10) = Menunjukan tingkat kelas masuknya siswa
- 10 untuk kelas 10
- 11 Untuk kelas 11
- 12 Untuk kelas 12
C(001) = No Urut Pendaftaran
2. NIP
NIP terdapat 7 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini adalah
sebagai berikut :
Format : XXXX XXX
XX XX : Menunjukan dua angka terakhir dari Tahun Ajaran Pada
43
saat Guru tersebut mulai mengajar di SMK KARYA
BHAKTI-3 Bekasi
XXX : Nomor Urut Guru
Contoh : 0607001 Artinya Guru yang memiliki Kode tersebut mulai
mengajar di SMK KARYA BHAKTI-3 Bekasi pada
tahun ajaran 2006/2007 dengan no urut 01
3. Kode Pelajaran
Kode Pelajaran terdapat 5 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai
pengkodean ini adalah sebagai berikut :
Format : XX XXX
XX : Merupakan Tingkat Kelas
- 10 Untuk kelas 10
- 11 Untuk kelas 11
- 12 Untuk kelas 12
XXX : Menunjukan 3 angka pertama dari Mata Pelajaran.
- AGA Agama
- IND Indonesia
- ING Inggris
- MAT Matematika
- KES Kesenian
- OLA Olah Raga
- KOM Komputer
- SEJ Sejarah
44
- EKO Ekonomi
- KEW Kewaganegaraan
Contoh : 10AGA Artinya Mata Pelajaran AGAMA untuk kelas 10
4. Kode Kelas
Kode kelas terdapat 3 digit. Untuk lebih jelasnya mengenai pengkodean ini
adalah sebagai berikut :
XX X
A B
Contoh : 101 menunjukan kelas 10 dengan urutan kelas 1
Keterangan : A = Menunjukkan Tingkat Kelas
- 10 Untuk kelas 10
- 11 Untuk kelas 11
- 12 Untuk kelas 12
B = Menunjukan Urutan Kelas
Misal : untuk kelas 1 (10.1)
4.2.5 Perancangan Antar Muka
Perancangan Antar Muka menjelaskan tentang perangkat lunak yang akan
dibuat berupa penggambaran DFD, struktur menu program dan perancangan input
dan output.
45
4.2.5.1 Struktur Menu
MENU
Master View Setting ReportFile About
Login
Logout
Exit
Input Pendaftaran
Input data Siswa
Setting User About Me
Laporan Data Pribadi Perguru
Laporan Biaya Pendaftaran
Laporan
Input data guru
Input Pelajaran
Data Siswa
Data Guru
Data Penjadwalan
Laporan Data Pribadi Persiswa
Input Data Kelas
Update Biaya Pendaftaran
Input Penjadwalan
Gambar 4.21 Struktur Menu Program
4.2.5.2 Perancangan Input dan Output
Perancangan Input dan Output ini bertujuan untuk mempermudah pemakai
dalam menggunakan aplikasi dan agar interface yang terbentuk bersifat
komunikatif sehingga tujuan dari pembuatan aplikasi dapat tercapai.
4.2.5.2.1 Perancangan Input
Perancangan input merupakan desain yang dirancang untuk menerima
masukan dari pengguna sistem. Rancangan Masukan ini harus dapat memberikan
penjelasan bagi pemakainya, baik dari bentuk maupun dari masukan-masukan
yang akan diisi.
1. Design Form Login
Sebelum masuk ke dalam menu, pengguna harus mengisi Login terlebih
dahulu, yang rancangannya adalah sebagai berikut:
46
Gambar 4.22 Rancangan Menu Login
Menu login ini diguanakan untuk otorisasi terhadap pemakai (user).
Selanjutnya apabila UserName dan Password benar maka user akan dapat masuk
ke dalam sistem seperti berikut:
2. Design Form Menu
Dalam perancangan tampilan menu terdapat enam bagian yaitu file,
master, view, report dan about.
Gambar 4.23 Rancangan Menu
3. Design Form Input Data Siswa
Untuk menginput data calon siswa baru serta mencetak kwitansi
pendaftaran yang dapat dilihat pada gambar 4.24
47
Masukan Photo siswa
Tgl Lahir
Tambah SimpanBatalHapus keluarEdit
Load Picture
INPUT DATA SISWA
< >>><<
X--
Nomor Induk Siswa
Nama lengkap
Jenis kelamin
Tempat Lahir
Agama
Anak Ke
Status dalam Keluarga
Alamat Siswa
Diterima Tingkat
Asal Sekolah
Alamat Sekolah
Tahun Ijazah
Pada Tanggal
Nama Ayah
Nama IbuAlamat Orang Tua
Pekerjaan Ayah
Pekerjaan Ibu
Nama Wali
Alamat Wali
Pekerjaan Wali
Sekolah yang dituju Nomor induk siswa
Nama
Pencarian
Cetak Kartu Pelajar Cetak Kwitansi
Gambar 4.24 Rancangan Input Data Siswa
Gambar 4.25 Rancangan Kwitansi Pendaftaran
Gambar 4.26 Rancangan Kartu Pelajar
4. Design Form Data Siswa
Untuk melihat serta mencari data siswa dapat dilihat pada gambar 4.27
48
Gambar 4.27 Rancangan Cari Data Siswa
5. Design Form Input Data Guru
Untuk menginput data guru dapat dilihat pada gambar 4.28
Gambar 4.28 Rancangan Input Data Guru
6. Design Form Data Guru
Untuk melihat serta mencari data guru dapat dilihat pada gambar 4.29
49
Gambar 4.29 Rancangan Cari Data Guru
7. Design Form Input Mata Pelajaran
Untuk menginput data mata pelajaran dapat dilihat pada gambar 4.30
Gambar 4.30 Rancangan Input Data Mata Pelajaran
8. Design Form Input Data Kelas
Untuk menginput data kelas dapat dilihat pada gambar 4.31
Tambah SimpanBatalHapus
keluarEdit
TAMBAH KELAS
X--
Kode kelas
Nama kelas
Gambar 4.31 Rancangan Input Data Kelas
50
9. Design Form Setting User
Untuk mengupdate hak akses password penggunaan aplikasi program
dapat dilihat pada gambar 4.32
SETTING USER
Username
Password
Edit
Keluar
Simpan Batal
X--
Enter TextEnter TextEnter Text
Gambar 4.32 Rancangan Setting User
10. Design Form Update Biaya Pendaftaran
Untuk mengupdate biaya pendaftaran dapat dilihat pada gambar 4.33
Update Biaya Pendaftaran
Besar Biaya
EditBatalSimpan
X--
Gambar 4.33 Rancangan Update Biaya Pendaftaran
4.2.5.2.2 Perancangan Output
Perancangan output merupakan bentuk tampilan keluaran berupa laporan-
laporan hasil dari pengolahan data yaitu :
1. Design Form Cetak Laporan
Cetak Laporan terdapat tombol untuk mencetak laporan pembagian kelas,
laporan data siswa, laporan data guru dan laporan biaya pendaftaran.
51
Gambar 4.34 Rancangan Cetak laporan
Jika Ditekan tombol lapoaran biaya pendaftaran pertahun pelajaran maka
akan mencetak laporan seperti gambar 4.35
Gambar 4.35 Rancangan Laporan Biaya Pendaftaran
Jika Ditekan tombol pembagian kelas maka akan mencetak laporan seperti
gambar 4.36
52
Gambar 4.36 Rancangan Laporan Data Pembagian Kelas
Jika ditekan tombol cetak laporan data siswa pertahun pelajaran pada form
cetak laporan maka akan menghasilkan laporan seperti gambar 4.37
SMK KARYA BHAKTI-3 BEKASIJl. H. M. Djoyomartono Bulak Kapal Bekasi -Timur
Tlp. (021) 88354547LOGO
No NIS Jenis KelaminNama Alamat
Kepala Sekolah
LAPORAN DATA SISWATAHUN PELAJARAN
Gambar 4.37 Rancangan Laporan Data Siswa
Jika ditekan tombol cetak laporan data guru pertahun pelajaran pada form
cetak laporan maka akan menghasilkan laporan seperti gambar 4.38
53
SMK KARYA BHAKTI-3 BEKASIJl. H. M. Djoyomartono Bulak Kapal Bekasi -Timur
Tlp. (021) 88354547LOGO
No NIP Jenis KelaminNama Status Jabatan
Kepala Sekolah
Mulai Mengajar
LAPORAN DATA GURUTAHUN PELAJARAN
Gambar 4.38 Rancangan Laporan Data Guru
2. Design Form Cetak Laporan Data Perguru
Didalam cetak laporan data perguru terdapat inputan untuk menginput NIP
sehingga laporan data guru tersebut akan tercetak berdasarkan NIP yang
dimasukan.
Gambar 4.39 Rancangan Form Cetak laporan Data Perguru
54
NIP
Nama Guru
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Pendidikan Terakhir
Alamat
Telepon
Mengajar Bidang Studi
Status Jabatan
Mulai Mengajar
SMK KARYA BHAKTI-3 BEKASIJl. H. M. Djoyomartono Bulak Kapal Bekasi -Timur
Tlp. (021) 88354547LOGO
Kepala Sekolah
Photo siswa
PHOTO
Gambar 4.40 Rancangan Laporan Data Persiswa
3. Design Laporan Data Persiswa
Didalam cetak laporan data persiswa terdapat inputan untuk menginput
NIS sehingga laporan data siswa tersebut akan tercetak berdasarkan NIS yang
dimasukan.
Gambar 4.41 Rancangan Form Cetak Laporan Data Persiswa
55
Photo siswaTgl Lahir
Nomor Induk Siswa
Nama lengkap
Jenis kelamin
Tempat Lahir
Agama
Anak Ke
Status dalam Keluarga
Alamat Siswa
Diterima Tingkat
Asal Sekolah
Alamat Sekolah
Tahun Ijazah
Pada Tanggal
Nama Ayah
Nama IbuAlamat Orang Tua
Pekerjaan Ayah
Pekerjaan Ibu
Nama Wali
Alamat Wali
Pekerjaan Wali
Sekolah yang dituju
PHOTO
SMK KARYA BHAKTI-3 BEKASIJl. H. M. Djoyomartono Bulak Kapal Bekasi -Timur
Tlp. (021) 88354547LOGO
Kepala Sekolah
Gambar 4.42 Rancangan Laporan Data Perguru
4. Design Laporan Penjadwalan
Tambah SimpanBatal Hapus
keluar
INPUT PENJADWALAN
X--
NIP
Nama Guru
Mata pelajaran
Waktu
Hari
Sistem Informasi Akademik
Kelas
Gambar 4.43 Rancangan Input Data Penjadwalan
56
Gambar 4.44 Rancangan Laporan Data Penjadwalan
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan
Arsitektur jaringan terdiri dari konfigurasi jaringan komputer seperti
penerapan topologi jaringan dan penggunaan TCP/ IP (Trasmission Control
Protocol/ Internet Protocol). TCP/ IP (Trasmission Control Protocol/ Internet
Protocol) merupakan protokol standard internet yang digunakan untuk melakukan
koneksi ke internet protokol. Tujuan dibangunnya suatu jaringan komputer adalah
membawa informasi secara tepat dan tanpa adanya kesalahan dari sisi pengirim
(transmisi) menuju ke sisi penerima (receiver) melalui media komunikasi.
Arsitektur jaringan pada penerapan Sistem Informasi Akademik SMK
Karya Bhakti-3 Bekasi yaitu :
1. Menggunakan jaringan komputer yaitu LAN (Local Area Network).
2. Topologi jaringannya menggunakan Topologi Bus yang mana digunakan
sebuah kabel tunggal atau kabel pusat di mana seluruh workstation dan
server dihubungkan
57
Gambar 4.45 Topologi Bus
(Sumber : [Yuh03])
3. Penggunaan koneksi jaringannya menggunakan alamat IP Address statis