bab iii pembahasan · pada awalnya ypac jakarta menangani kasus-kasus polio, namun dengan...
TRANSCRIPT
21
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Sekolah Luar Biasa Tunadaksa merupakan lembaga pendidikan yang ada
dalam Yayasan Pembinaan Anak Cacat (YPAC) yang terletak di Jl. Hang Lekiu III
No.19 – Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Seolah ini menyediakan fasilitas untuk
menunjang kegiatan belajar bagi mereka yang memiliki kelainan fisik atau yang
sering disebut dengan tunadaksa. Sehingga mereka dapat tetap merasakan hidup yang
berkualitas dan nantinya berguna bagi diri mereka sendiri maupun orang lain
meskipun tidak sempurna.
3.1.1. Sejarah Institusi
Yayasan Pembinaan Anak Cacat (YPAC) pertama kali didirikan di Solo pada
tahun 1953 dan di prakarsai oleh Prof Dr. Soeharso beliau adalah dokter spesialis
bedah tulang. Setahun setelahnya pada tanggal 5 November 1954 Ibu Hj. Armistiani
Soemarno Sosroatmodjo mendirikan perwakilan di Jakarta yang kemudian menjadi
YPAC Cabang Jakarta. Sesuai keputusan Musyawarah Nasional YPAC di Bali tahun
2003 YPAC Cabang Jakarta berdiri sendiri dengan nama Yayasan Pembinaan Anak
Cacat Jakarta atau yang sering disingkat dengan nama YPAC Jakarta.
Pada awalnya YPAC Jakarta menangani kasus-kasus polio, namun dengan
berjaannya waktu dan modernisasi ilmu kedokteran terjadi peralihan ke arah
Cerebral Palsy atau yang biasa disebut dengan CP. YPAC Jakarta merupakan suatu
organisasi non-pemerintah yang bersifat sosial dengan azas bahwa setiap manusia
22
punya hak untuk mengembangkan pribadinya dan setiap manusia memiliki kesadaran
dan tanggung jawab sosial terhadap manusia lainnya.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun struktur organisasi dan fungsi dalam Sekolah Luar Biasa Tunadaksa
Yayasan Pembinaan Anak Cacat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur Organisasi
Gambar III. 1
Struktur Organisasi
Administrasi
Pendamping
Pengajar
Bidang Karya
Pengajar
Akademis
Ketua Yayasan
Kumala Inisiwi Suryo
Kepala SLB
Heru Haerudi
Direktur Pelaksana
Agoes Abdoel Rakhman
23
2. Fungsi
Fungsi dari masing-masing staf dari struktur organisasi diatas adalah sebagai
berikut:
a. Ketua Yayasan
Memantau seluruh kegiatan pada yayasan.
b. Direktur Pelaksana
Penanggung jawab kegiatan yang dilaksanakan yayasan.
c. Kepala Sekolah Luar Biasa
Merupakan pimpinan dari Sekolah Luar Biasa Tunadaksa, peran dari kepala
sekolah ini sama seperti peran kepala sekolah pada umumnya.
d. Pengajar Akademis
Pengajar akademis merupakan guru yang mengajarkan pelajaran umum seperti
pelajaran matematika, ilmu pengetahuan alam, ilmu pengetahuan sosial,
bahasa, dan mata pelajaran lain layaknya mata pelajaran pada sekolah umum
sesuai dengan jenjangnya.
e. Pengajar Bidang Karya
Pengajar bidang karrya merupakan staf pengajar non akademis, staf pengajar
ini mengajarkan ketrampilan tambahan bagi anak-anak untuk menggali lebih
dalam ketrampilan yang dimiliki setiap siswa dengan kebutuhan khusus.
Ketrampilan yang diajarkan seperti: menjahit, membuat kerajinan tangan atau
aksesoris, dan banyak hal lain.
f. Administrasi
Staf Administrasi mengelola administrasi yang ada pada sekolah termasuk
pendaftaran siswa baru, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pendaftaran
24
serta dokumen-dokumen siswa yang ada pada Sekolah Luar Biasa Tunadaksa
Yayasan Pembinaan Anak Cacat.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Sekolah Luar Biasa Yayasan Pembinaan Anak
Cacat yang dijalankan saat ini adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Pendaftaran
Calon siswa beserta orang tua atau wali datang ke Yayasan Pembinaan Anak
Cacat Jakarta untuk mengisi formulir pendaftaran. Lalu admin menghubungi ahli
medis (dokter dan terapis) untuk menentukan kapan jadwal pemeriksaan untuk
assessment dilakukan.
2. Prosedur Seleksi dan Penilaian (Assessment)
Calon siswa bertemu dengan ahli medis sesuai jadwal yang diberikan admin
pada saat pendaftaran untuk menjalani pemeriksaan dan serangkaian tes guna
mengetahui tingkat cacat yang diderita (proses assessment). Lalu hasil pemeriksaan
diberikan kepada admin untuk kemudian direkap dan menentukan hasil pendaftaran.
3. Prosedur Penerimaan
Hasil dari proses assessment yang diterima dari dokter/terapis lalu oleh admin
di informasikan kepada pendaftar apakah diterima atau tidak diterima. Jika calon
siswa diterima orang tua akan diberi surat pernyataan, yang isinya persetujuan
bahwa anaknya siap diserahkan pihak yayasan sesuai tata tertib yang berlaku. Jika
tidak diterima karena kondisi cacat yang diderita termasuk ke dalam golongan berat
akan disarankan untuk masuk dalam kelas karya.
25
4. Prosedur Laporan
Dari hasil pendaftaran data yang masuk akan direkap oleh admin untuk
dijadikan laporan. Data yang dijadikan laporan meliputi data pendaftar, data hasil
assessment, dan hasil penerimaan. Data laporan ini diteruskan kepada kepala sekolah
dan kepala yayasan.
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Pendaftaran
Gambar III. 2
Activity diagram pendaftaran siswa
26
2. Activity Diagram Proses Assessment
Activity Diagram Proses Assessment
Calon Siswa Dokter Admin
Phas
e
Datang melakukan assessment
Melakukan cek fisik (proses assessment)
Mencatat pemeriksaan
Terima hasil assessment
Menyimpan berkas hasil assessment
Memberikan hasil assessment
Gambar III. 3
Activity Diagram Proses Assessment
27
3. Activity Diagram Penerimaan
Activity Diagram Penerimaan
Admin Calon Siswa
Ph
ase
Memilah hasil assessment
Memeriksa hasil tes peserta
Menginformasi bahwa peserta lulus
Menerima hasil tidak lulus
Menerima Infromasi Lulus menjadi siswa
Menyarankan mengikuti kelas
karya
Menginformasikan peserta tidak lulus
(tidak mampu)
Diterima
Tidak Diterima
Pilih Melanjutkan
Isi form danMengikuti Kelas
Karya
Tidak Ingin Mengkuti
Kelas Karya
Ya
Tidak
Gambar III. 4
Activity Diagram Penerimaan
28
4. Activity Diagram Laporan
Activity Diagram Laporan
Admin Kepala Sekolah Kepala Yayasan
Phas
e
Merekap Data Peserta
Membuat Laporan Rekap Peserta
Mencetak Laporan
Menerima Hasil Laporan
Memberikan Laporan Kepada Kepala
Sekolah
Melihat Hasil Laporan
Menerima Laporan
Meneruskan Laporan
Kepada Kepala Yayasan
Melihat Hasil Laporan
Gambar III. 5
Activity Diagram Laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Dokumen sistem berjalan pada Sekolah Luar Biasa Tunadaksa Yayasan
Pembinaan Anak Cacat ini dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
29
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen: Surat Pernyataan
Fungsi : Pernyataan orang tua menyetujui peraturan yang berlaku
Sumber : Bagian Pendaftaran
Tujuan : Orang Tua atau wali pendaftar
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi proses pendaftaran
Bentuk : Lihat lampiran A.1
2. Nama Dokumen: Form Pendaftaran
Sumber : Bagian Pendaftaran
Tujuan : Pendaftar
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi proses pendaftaran
Bentuk : Lihat Lampiran A.2 dan A.3
30
3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Laporan Data Pendaftaran
Fungsi : Rekap daftar calon siswa
Sumber : Admin pendaftaran
Tujuan : Kepala Sekolah & Kepala Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Tahun Ajaran Baru
Bentuk : Lihat lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Hasil Tes
Fungsi : Pencatatan hasil pemeriksaan
Sumber : Dokter atau Terapis
Tujuan : Admin pendaftaran
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Terjadi pemeriksaan
Bentuk : Lihat lampiran B.2
31
3.5. Permasalah Pokok
Permasalahan pokok yang dihadapi Sekolah Luar Biasa Tunadaksa Yayasan
Pembinaan Anak Cacat diuraikan sebagai berikut:
1. Sistem pendaftaran dilakukan mengisi form pendaftaran menggunakan media
kertas dan mengumpulkan berkas pendaftaran selama jam kerja, sehingga waktu
pengumpulan terbatas.
2. Pengelolaan berkas pendaftar tidak efisien karena admin harus menginput data
pendaftar secara manual, admin harus memastikan bahwa data yang diinput harus
benar-benar sesuai dengan data yang tercantum dalam formulir pendaftaran dan
bisa saja terjadi human error atau kesalahan pada saat penginputan.
3. Penerimaan siswa diberitahu melalui telpon atau orang tua calon siswa datang
setelah hasil proses assessment keluar dan dapat dilihat hasil dari assessment
tersebut. Hal ini tentunya sangat tidak efektif, karena pihak admin harus
menghubungi langsung calon siswa melalui telpon yang dalam keadaan tertentu
panggilan telepon tidak dijawab. Sehingga admin harus berulang kali
menghubungi calon siswa tersebut.
4. Data kurang terorganisir dengan baik, sehingga mempersulit admin ketika
menyusun laporan.
3.6. Pemecahan Masalah
Dari masalah yang telah diuraikan, maka penulis memiliki beberapa gagasan
untuk mengatasi masalah antara lain:
1. Dibuatkan sistem pendaftaran yang berbasis web sehingga pendaftar dapat
mendaftar dimana saja dan menginput data pendaftaran kapan saja selama waktu
tenggang pendaftaran. Sehingga orang tua atau wali tidak perlu datang langsung
32
ke tempat dan tidak terbatas jam kerja ketika menngumpullkan formulir
pendaftaran.
2. Karena sistem sudah berbasis web, otomatis data pendaftar akan masuk pada
sistem sehingga admin tidak perlu lagi menginput data pendaftar dan kesalahan
data dapat diminimalisir.
3. Pemberitahuan penerimaan siswa akan diumumkan dalam web, sehingga admin
tidak perlu lagi melakukan pemberitahuan melalui telpon. Orang tua atau wali
calon siswa hanya perlu membuka web dan status penerimaan telah tercantum
dalam halaman web.
4. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi data tersimpan pada database,
sehingga data terorganisir dengan baik dan memudahkan pihak admin dalam
membuat laporan.