28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Sekolah

SDS Angkasa 10 berdiri pada tahun 1973, SDS Angkasa 10 terletak di

Komplek TNI AU Halim Perdanakusuma, tepatnya di Komplek Rajawali

Kelurahan Halim Kecamatan Makasar Jakarta Timur. Seiring berkembangnya

waktu SDS Angkasa 10 salah satu unggulan diantara sekolah Angkasa yang lain

di sekitar wilayah Halim Perdanakusuma. SDS Angkasa 10 adalah sekolah yang

bagus dengan lokasi aman dan strategis, sarana dan prasarana seperti ruang kelas,

ruang lab, ruang tata usaha, ruang guru, ruang kepala sekolah, aula dan masih

banyak lagi dengan demikian SDS Angkasa 10 termasuk sekolah favorit. Adapun

Visi dan Misi SDS Angkasa 10 sebagai berikut :

Visi SDS Angkasa 10 adalah “Terwujudnya sekolah angkasa yang unggul

dan rujukan dalam menghasilkan abdi yang beragama, berbangsa dan bernegara

serta berilmu demi kejayaan nusantara.

Misi SDS Angkasa 10 adalah sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran agama guna menghasilkan

lulusan yang beriman dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa dan

berakhlak mulia.

2. Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran kebangsaan guna

menghasilkan lulusan yang cinta tanah air, cinta alam sekitar, cinta sesama,

dan cinta diri sendiri.

29

3. Menyelenggarakan pendidikan dan pembelajaran ilmu pengetahuan dan

teknologi guna menghasilkan lulusan yang cerdas intelektual, kinestetik dan

estetis ; cinta ilmu pengetahuan, teknologi dan keunggulan sesuai minat dan

bakat peserta didik.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

Sebagai suatu organisasi dalam rangka kelancaran pelaksanaan

pencapaian tujuan, SDS Angkasa 10 telah memiliki struktur organisasi. Struktur

atau susunan organisasi SDS Angkasa 10 terdiri dari :

1) Kepala Sekolah

2) Wakil Kepala Sekolah

3) Tata Usaha

4) Bendahara

5) Guru

6) Karyawan

Selengkapnya stuktur organisasi SDS Angkasa 10 dapat dilihat pada gambar III.1

30

Gambar Sruktur Organisasi SDS Angkasa 10

Tugas Pokok, Fungsi dan Kewenangan SDS Angkasa 10.

1) Kepala Sekolah selaku manajer mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Menyusun perencanaan

b. Mengorganisasikan kegiatan

c. Mengarahkan / mengendalikan kegiatan

d. Mengkoordinasikan kegiatan

e. Melaksanakan pengawasan

f. Menentukan kebijaksanaan

g. Mengadakan rapat mengambil keputusan

h. Mengatur proses belajar mengajar

i. Mengatur administrasi Ketatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana

Prasarana, dan Keuangan

31

2) Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut :

a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

b. Pengurus administrasi guru dan siswa

c. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah

d. Penyusunan administrasi perlengkapan

e. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

f. Mengerjakan tugas Data Pokok Pendidikan (Dapodik)

h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara

berkala

3) Bendahara mempunyai tugas sebagai berikut :

SDS Angkasa 10 memiliki bendahara yang bertanggung jawab kepada kepala

sekolah. Peran Bendahara SDS Angkasa 10 secara umum sebagai jabatan atau

yang mengerjakan segala bentuk yang berhubungan dengan uang dan bayaran

sekolah . Dalam pekerjaan pokok atau efektivitas secara umum sebagai berikut:

a. Bersama Bendahara Komite Sekolah mengkoordinir dan melaksanakan .

pengumpulan sumbangan dari orang tua/wali siswa.

b. Mempersiapkan rapat dengan pengurus Komite Sekolah dan orang tua / wali

siswa dalam upaya dukungan dana.

c. Mengkoordinir guru dan karyawan dalam peningkatan kesejahteraan

d. Menyerahkah gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan

e. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana iuran komite sekolah

kepada pengurus komite sekolah

f. Membuat pertanggungjawaban keuangan sekolah dengan sebaik-baiknya

g. Menangani uang BOS (Biaya Operasional Sekolah)

32

4) Bagian Guru Kesiswaan mempunyai tugas :

a. Mengatur pelaksanaan Bimbingan Konseling

b. Membantu Kegiatan penerimaan peserta didik baru

c. Membuat data statistik peserta didik.

d. Mendokumentasikan prestasi akademik dan non akademik.

e. Mendokumentasikan program kerja kesiswaan.

f. Mendokumentasikan progam kegiatan pengembangan diri.

g. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan, Kebersihan,

Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan Kerindangan).

h. Mengatur pelaksanaan Kurikuler dan Ekstra Kurikuler.

i. Menyusun dan mengatur pemilihan siswa teladan sekolah

5) Bagian Guru Sarana dan Prasarana mempunyai tugas :

a. Merencanakan kebutuhan sarana prasarana untuk menunjang proses belajar

mengajar

b. Merencanakan program pengadaan sarana yang ada di sekolah

c. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana

d. Mengelola perawatan, perbaikan dan pengisian

e. Menyusun laporan

6) Bagian Guru Kurikulum mempunyai tugas :

a. Mendokumentasikan Standar Isi

b. Mendokumentasikan Kurikulum 2013

c. Mendokumentasikan Silabus

d. Menyiapkan format Silabus, RPP, dan Penilaian Hasil Belajar

e. Menyiapkan perangkat pengawasan proses pembelajaran

33

f. Mendokumentasikan bahan ujian/ulangan

g. Mendokumentasikan SKL Satuan Pendidikan

h. Mendokumentasikan SKL Mata Pelajaran

i. Mendokumentasikan KKM

j. Membantu memfasilitasi pelaksanaan kurikulum dan Silabus

7) Bagian Karyawan mempunyai tugas :

a. Memanfaatkan peta wilayah untuk kepentingan keamanan sekolah

b. Merespon peristiwa dengan cepat dan tepat

c. Menyapu dan mengepel wilayah sekitar sekolah

d. Melakukan tindakan pengamanan

e. Menggunakan peralatan pengamanan

f. Menyampaikan laporan sesuai tugasnya

g. Memelihara kebersihan sekolah

h. Memelihara peralatan kebersihan

i. Membayar tagihan telepon, air dan listrik

3.1.3. Kegiatan Usaha

Kegiatan belajar mengajar pada SDS Angkasa 10 Halim Perdanakusuma

adalah kegiatan seseorang yang tampak dalam wujud duduk di kelas,

mendengarkan guru yang sedang menerangkan, menghafal sesuatu atau

mengerjakan kembali apa yang telah diperoleh di sekolah. Tetapi pendapat para

ahli pendidikan tentang makna belajar lebih luas lagi, misalnya dengan adanya

konsep long-life education, bahwa seluruh gerak dan tempat hidup siswa/siswi

merupakan kegiatan belajar.

34

Karena subjek mengajar adalah peserta didik, maka mau tidak mau

peserta didik harus aktif. Jadi, belajar tidak lain adalah proses yang

memungkinkan berbagai potensi yang ada pada diri peserta didik lain, dengan

konsep dan fakta yang muncul di dalam kelas, dan lingkungan belajar sebagai satu

kesatuan. Sebagai suatu proses pengaturan, kegiatan belajar mengajar tidak

terlepas dari ciri-ciri tertentu yaitu sebagai berikut :

1. Belajar mengajar memiliki tujuan, yakni untuk membentuk anak didik dalam

suatu perkembangan tertentu. Inilah yang dimaksud dengan kegiatan belajar

mengajar itu sadar akan tujuan, dengan menempatkan anak didik sebagai

pusat perhatian.

2. Ada suatu proses (jalannya interaksi) yang direncanakan, didesain untuk

mencapai secara optimal, maka dalam melakukan interaksi perlu ada

prosedur, atau langkah-langkah sistematik dan relevan.

3. Kegiatan belajar mengajar ditandai dengan satu penggarapan materi yang

khusus. Dalam hal ini materi harus didesain sedemikian rupa, sehingga cocok

untuk mencapai tujuan.

4. Ditandai dengan aktivitas anak didik. Sebagai konsekuensi, bahwa anak didik

merupakan syarat untuk bagi berlangsungnya kegiatan belajar mengajar.

5. Dalam kegiatan belajar mengajar, guru berperan sebagai pembimbing. Dalam

perannya sebagai pembimbing, guru harus berusaha menghidupkan dan

memberi motivasi, agar terjadi proses interaksi yang kondusif.

6. Dalam kegiatan belajar mengajar membutuhkan disiplin. Disiplin dalam

kegiatan belajar mengajar ini diartikan sebagai suatu pola tingkah laku yang

35

diatur sedemikian rupa menurut ketentuan yang sudah ditaati oleh pihak guru

maupun anak didik dengan sadar.

7. Ada batas waktu. Untuk mencapai tujuan pembelajaran tertentu dalam sistem

berkelas (kelompok anak didik), batas waktu menjadi salah satu ciri yang

tidak bisa ditingkatkan. Setiap tujuan akan diberi waktu tertentu, kapan tujuan

itu sudah harus tercapai.

8. Evaluasi. Dari seluruh kegiatan diatas, masalah evaluasi bagian penting yang

tidak bisa diabaikan, setelah guru melakukan kegiatan belajar mengajar.

Evaluasi harus guru lakukan untuk mengetahui tercapai tidaknya tujuan

pengajaran yang telah dilakukan.

3.2. Data Laporan Penelitian

3.2.1. Bidang Praktek Yang Dilakukan

Berdasarkan hasil penelitian Bagian Kepegawaian SDS Angkasa 10.

Lembar penerima surat masuk diawali dengan mengisi buku penerima surat

masuk yang digunakan untuk mencatat atau mendaftar surat yang masuk dan surat

yang keluar di Bagian Kepegawaian pada SDS Angkasa 10. Buku ini berisi

kolom-kolom yang harus diisi sesuai dengan keterangan yang ada pada kolom.

A. Keterangan yang harus diisi pada penanganan kolom surat masuk antara lain :

1) Nomor urut

2) Tanggal penerimaan, diisi tanggal pada saat menerima surat

3) Nama instansi yang mengirim atau asal surat, diisi nama instansi atau

orang yang mengirim pesan

4) Nomor surat, diisi nomor surat yang tertera pada surat yang diterima

5) Tanggal surat, diisi tanggal yang tertera pada surat yang diterima

36

6) Perihal, diisi isi ringkas dari surat yang diterima

7) Penanggung jawab pengelola, diisi jabatan atau nama orang yang

bertanggung jawab terhadap pengelolaan surat tersebut

8) Keterangan, diisi keterangan yang merupakan sarana untuk

mengendalikan surat, baik surat masuk ataupun surat keluar secara

efektif dan efisien.

Gambar Tata Alur prosedur Surat Masuk dapat dilihat pada gambar III.2

dibawah ini :

Kepala Sekolah Tata Usaha

Sumber : SDS Angkasa 10 Halim 2019

Gambar III.2 Prosedur surat masuk

Awal Penerimaan

Surat

Pengagendaan

Surat Masuk

Disposisi

Selesai

Pemeriksaan

37

Penjelasan :

a. Surat masuk diterima oleh Kepala Sekolah dan dilakukan pemeriksaan lebih

lanjut sebelum diserahkan kepada Tata Usaha

b. Bagian Tata Usaha melakukan catatan data Agenda Surat Masuk dan

penyimpanan fisik surat dengan melakukan pemindaian dokumen. Pemindaian

dokumen merupakan hal yang bersifat opsional. Apabila surat yang diterima

sudah dalam bentuk salinan naskah (softcopy), atau merupakan surat yang

bersifat rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan.

c. Data agenda surat masuk tersimpan dalam buku agenda surat masuk.

d. Pengguna dan tujuan surat dapat melihat data surat masuk yang ditujukan

kepadanya untuk diperiksa isi detail surat masuk.

e. Pengguna dan tujuan surat dapat menangani surat masuk dengan membuat

disposisi.

Dan riset merupakan kumpulan sejumlah informasi tertulis yang didapatkan

dari hasil penelitian atau riset pada suatu tempat. Dalam hal ini penulis

melakukan riset mengenai Pelaksanaan Administrasi Surat Masuk dan Surat

Keluar pada Bagian Tata Usaha SDS Angkasa 10 Halim data riset yang penulis

kumpulkan yaitu 31 Januari 2019. Data berasal dari Bagian Tata Usaha SDS

Angkasa 10 Halim.

38

Gambar III.3 Tata Alur Prosedur Surat Keluar

B. Keterangan yang harus diisi pada penanganan kolom surat keluar antara lain :

1) Pembuatan Konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan

konsep surat dengan baik, yaitu :

a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-

konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan

pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan,

dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam

surat yang akan dibuat.

Kepala Sekolah Tata Usaha Pengetikan

Surat/Konsep

Pemberian

Nomor Surat

Pengecekan

Surat

Penanda Tanganan Surat

Oleh Kepala Sekolah

Pengiriman

Surat

Pengiriman

Surat

Perintah

Pembuatan Surat

39

b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan

mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan

informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat

dapat dipersiapkan terlebih dahulu. Hal ini sudah tentu akan

mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

c. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu

diketahui juga, hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata

dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan

dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan

agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang

sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkansurat

yang baik sepserti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2) Persetujuan Konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak

yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya

adalah orang yang akan menandatangani surat.

3) Pemberian Nomor Surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi

nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan /

pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah

dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan

gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya

281/SDA.10/VII/2018, yang artinya :

I. 281 = nomor urut surat

40

II. SDA.10 = nama institusi / perusahaan

III. VII = bulan pembuatan surat

IV. 2018 = tahun pembuatan surat

4) Pengetikan Konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses

pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a) Diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

b) Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

c) Memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat

dari segi waktu pengirimannya dan isinya.

Setelah kegiatan tersebut diatas diteliti, berulang mulai proses

pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa

bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada oganisasi

yang bersangkutan. Selain itu barang tentu harus rapi dan tidak bokeh

ada kesalahan pengetikan.

5) Penanda Tangangan Surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan

surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan

disini adalah antara lain : amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggung

jawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang

yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

6) Pengiriman Surat

Proses pengiriman surat di SDS Angkasa 10 ada satu, yaitu :

41

Dikirim oleh petugas pengiriman surat / Tata Usaha.

7) Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan

tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan

dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.

Catatan :

1) Setiap surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat

yang dituju, dan lembar ke-2 untuk arsip.

2) Apabila alamat/orang yang dituju jumlahnya banyak, maka dapat

diperbanyak dengan mesin pengganda, sedangkan yang asli untuk arsip

dan salinannya untuk alamat yang dituju.

3.2.2 Hasil Perumusan Masalah

Berdasarkan hasil penelitian di Bagian Tata Usaha SDS Angkasa 10

surat di Bagian Tata Usaha SDS Angkasa 10 sudah sesuai dengan teori dan

prosedur yang ada, akan tetapi masih ada kendala yang dihadapi dalam

pelaksanaan penanganan surat tersebut. Kendala yang dihadapi dalam

penanganan surat di Tata Usaha SDS Angkasa 10 diantaranya, yaitu :

1. Terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugas pengelola surat untuk

diarsipkan, tetapi masih disimpan dimasing-masing kepala sekolah atau guru.

Sehingga bagian tata usaha lupa diarsipkan.

2. Terkadang Tata Usaha lupa memberi nomor surat keluar, dan ada alamat

tujuan yang salah.

3. Terkadang ada guru meminjam surat dan pada waktu pengembalian surat

tersebut yang meminjam surat itu mengembalikan surat sendiri tanpa

42

memberi tahu tata usaha dan terjadi kesalahan tempat dalam mengembalikan

surat. Sehingga pada waktu surat diperlukan kembali surat tersebut susah

ditemukan.

3.2.3 Kendala Praktek dan Cara Mengatasi

Cara Mengatasi Hambatan dan Cara Penyelesaian dalam menangani Surat

Masuk dan Surat Keluar di SDS Angkasa 10 Jakarta Timur yaitu :

1. Kepala sekolah sebaiknya memberikan pengarahan kepada petugas Tata

Usaha untuk segera menyampaikan surat masuk supaya dapat segera

ditindaklanjuti dan dapat segera diarsipkan.

2. Tata Usaha harus lebih teliti dan kreatif dengan cara melakukan pengecekan

setiap surat seperti mendata semua surat yang masuk dan keluar sesuai pokok

bidang yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim agar

pengelolaan surat menyurat dapat berjalan dengan baik tanpa ada

keterlambatan dalam penyampaian surat.

3. Tata Usaha harus selalu melakukan kontrol terhadap yang lain apakah masih

membawa surat yang seharusnya setelah menerima surat, surat tersebut

segera dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan.