bab ii tinjauan pustakadigilib.polban.ac.id/files/disk1/167/jbptppolban-gdl... · 2018. 2. 23. ·...
TRANSCRIPT
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kantor
Segala sesuatu yang berkaitan dengan pencatatan seperti menyusun dan menyimpan
dokumen, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, dan memberikan laporan banyak
dilakukan disebuah kantor. Dewasa ini, kantor telah berkembang menjadi suatu tempat
menerima informasi, mengolah, mendistribusikan, serta menyimpan informasi. Kantor
merupakan bagian penting bagi perusahaan karena menjadi tempat aktivitas organisas i
dilakukan.
Kata kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan kata office
dalam bahasa Inggris (Umam, 2014). Menurut Nurasih dan Rahayu (2014) kantor merupakan
bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian
kegiatan informasi. Menurut Sedarmayanti (2014: 2) “kantor adalah tempat
diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi”. Nuraida (2014) juga mengemukakan
bahwa kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang didalamnya
terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani
data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Berdasarkan pendapat para ahli mengenai definisi kantor, dapat disimpulkan bahwa kantor
berperan sangat penting bagi suatu organisasi. Tidak hanya sebagai suatu tempat untuk
melaksanakan kegiatan kantor melainkan juga sebagai pusat penyediaan informasi yang dapat
menunjang kegiatan organisasi demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
7
2.2 Fungsi Kantor
Setiap pegawai kantor memerlukan tempat untuk bekerja. Salah satu sarana
perkantoran yang perlu dikelola adalah ruangan untuk bekerja. Administras i
perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan
merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk
melaksanakan kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang
bersifat operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. Banyak yang kerap
mempergunakan fungsi manajemen sebagai fungsi administrasi perkantoran. Mills
(dalam Chaniago, 2013) menyatakan terdapat 5 fungsi kantor, antara lain:
1. Menerima keterangan
Menerima informasi atau keterangan dalam bentuk surat, panggilan telepon,
pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2. Mencatat keterangan
Mencatat informasi atau keterangan yang diperoleh sesuai dengan
kebutuhan organisasi tersebut.
3. Mengolah keterangan
Mengolah informasi yang diterima agar dapat ditindaklanjuti oleh pihak -
pihak yang berwenang atas informasi tersebut.
4. Memberikan keterangan
Memberikan informasi atau keterangan kepada pihak yang memerlukan,
baik konsumen ataupun pimpinan pada bagian lain. Bila manajemen
meminta sejumlah informasi yang diperlukan,kantor memberikan informas i
terasebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan
bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi- informasi tersebut
diberikan baik secara lisan maupun tulisan.
5. Melindungi harta kekayaan
Fungsi kantor yang lain yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan
dalam perusahaan seperti diperlihatkan dalam rekaman dan mengantisipas i
segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya,
melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah
utang yang mungkin tidak dibayar saat jatuh tempo, rekaman vital seperti
9
kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan
dalam lemari besi maupun didalam bank. Kantor harus berhati-hati
terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang
memerlukan tindakan manajemen.
Selain itu, kantor juga memiliki peran penting dalam kelancaran aktivitas
organisasi. Secara umum kantor mempunyai beberapa peranan pokok. Peranan itu
diwujudkan dalam bentuk pelayanan kepada semua pihak baik bersifat operatif,
komunikatif, dan hubungan antar sesama. Chaniago (2013) mengungkapkan bahwa
setidaknya ada empat peranan kantor, diantaranya:
a. Melayani pekerjaan-pekerjaan operatif kantor untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Membantu pimpinan membuat keputusan yang tepat dengan menyediakan
keterangan-keterangan (informasi).
c. Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi, karena fungs inya
sebagai pusat ingatan.
d. Memberikan informasi sesuai wewenangnya.
2.3 Pengertian Tata Ruang Kantor
Dalam dunia kerja tatanan ruang kerja menentukan lancar tidaknya kegiatan
kantor dan mempengaruhi kenyamanan pegawai bekerja. Tatanan tempat kerja
yang baik akan mendukung penyelesaian pekerjaan kantor. Ada kalanya kantor
memerlukan tenaga arsitek untuk merancang tata ruang kantor. Akan tetapi,
pegawai sebagai pengguna tata ruang dan lingkungan kantor perlu dilibatkan dalam
perancangannya karena merekalah yang paling mengetahui apa yang terbaik yang
dibutuhkan oleh bagiannya masing-masing.
Apabila aktivitas kantor berkembang, ruangan kerja kantor perlu diperluas dan
lingkungan kerja juga perlu dirancang sebaik mungkin. Hal ini membutuhkan biaya
karena kantor harus membangun lagi atau memperbesar ruangan. Maka dibutuhkan
perencanaan layout untuk perombakan ruangan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Namun, bila keputusan membangun lagi dialihkan pada penyewaan gedung, maka
penataan harus disesuaikan dengan keterbatasan ruangan. Oleh karena itu, tata
ruang tidaklah hanya mengenai penyusunan dan penempatan alat-alat kantor pada
tempat yang tepat. Akan tetapi tata ruang kantor ini juga mencakup kenyamanan
9
pegawai didalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini sesuai dengan pendapat
Sedarmayanti (2011: 101) yang mengatakan bahwa: “Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai pegaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiens i kerja”.
Menurut Laksmi, dkk (2015) tata ruang perkantoran adalah suatu penyusunan
perabotan dan perlengkapan pada luas lantai yang tersedia, atau penentuan
kebutuhan ruang dan penggunaan secara rinci suatu ruang untuk menyiapkan suatu
susunan praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksana kerja
perkantoran dengan biaya yang layak. Menurut Nuraida (2013) tata ruang kantor
adalah bentuk pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana
bagi pekerja. Menurut Quible (dalam Som, 2012), layout atau tata ruang
menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan
kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan
yang mendalam bagi si pegawai.
Berdasarkan definisi menurut para ahli, disimpulkan bahwa tata ruang kantor
merupakan suatu penataan peralatan dan perlengkapan kantor yang disesuaikan
dengan besarnya ruangan dan kebutuhan karyawan dalam menjalankan pekerjaan-
pekerjaan kantor. Dengan demikian, akan terciptanya kenyamanan karyawan
dalam bekerja sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lancar dan
tepat waktu.
2.4 Tujuan Tata Ruang Kantor
Banyak ahli dan hasil penelitian yang mendeskripsikan tentang tujuan tata
ruang kantor. Dewic(2011) (menjelaskan(bahwa(penataan(ruang(kantor dikatakan
baik(jika(pada(proses(penyelesaian(suatu(pekerjaan(dapat(dilakukan sependek-pendeknya(dan(penempatan(karyawan(serta(alat-alat(kantor diruntut
10
rangkaiannya(sehingga(sejalan(dengan(urutan(penyelesaian(pekerjaan. Maryati
(2014) mengemukakan beberapa tujuan diadakannya tata ruang yaitu:
1. Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
2. Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
3. Menciptakan kondisi kerja yang baik
4. Memudahkan pengwasan terhadap pekerjaan kantor
5. Membangun kesan yang baik bagi pelanggan (meningkatkan estetika)
6. Memberikan fleksibilitas yang tinggi
7. Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan.
Nuraida (2013) menambahkan tujuan dari adanya tata ruang kantor, yakni
memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip.
Terutama untuk arsip aktif, lemari dan ruangannya harus ditempatkan berdekatan
dengan pegawai yang membutuhkan.
Sedangkan menurut Laksmi, dkk (2015) tujuan dari penataan ruang-kantor
adalah:
a. Mencegah-penghamburan-tenaga-dan-waktu-para-pegawai;
b. Menjamin-kelancaran-kemudahan-bagi-arus-kerja-komunikasi;
c. Memungkinkan-pemakaian-ruang-kerja-secara-efisien;
d. Mencegah‘para pegawai di bagian lain terganggu oleh konsumen atau
pegawai yang akan menemui suatu‘bagian tertentu;
e. Memudahkan pengawasan;
f. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang;
g. Memberikan privasi keleluasaaan pribadi dan keamanan.
Berdasarkan-hasil-penelitian-Saleem, -dkk (2012) dibeberapa-perguruan
tinggi provinsi-Pakhtoonkhawa, -Pakistan menyimpulkan-bahwa-desain-kantor
sangat penting-dalam meningkatkan-produktivitas karyawan karena desain kantor
yang-nyaman-dan menyenangkan-akan-memotivasi-dan-memberi-energi-pada
karyawan-untuk-meningkatkan-kinerja-mereka-sehinga-produktivitas-kerja-dapat
bertambah.
11
Pendapat dari para ahli sama-sama menjuru pada penyusunan ruangan kerja
kantor bertujuan untuk mengefektifkan sumber daya (waktu, manusia, dan alat-alat
kantor) baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan langsung,
maupun non fungsional seperti keindahan atau citra professional.
2.5 Bentuk Tata Ruang Kantor
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kerap memengaruhi segala
aspek kehidupan, termasuk bentuk tata ruang kantor. Tata ruang kantor terkadang
ditata dengan melibatkan peran konsultan desain interior kantor, bahkan melibatkan
para pegawai. Para ahli membagi bentuk tata ruang kantor yang berkembang saat
ini menjadi 4 bentuk, yaitu tata ruang tetutup (Private Office), tata ruang terbuka
(Open-Plan-Offices), tata ruang berpanorama (Landscape Offices) dan tata ruang
kantor terpisah (Cellular Offices).
2.5.1 Tata Ruang Kantor Tertutup (Private Offices)
Menurut Priansa dan Garnida (2013) tata ruang kantor tertutup ialah
penempatan ruang kantor yang dipisah ke dalam ruang-ruang kerja, dan biasanya
untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential). Menurut
Nuraida (2013: 163) “tata ruang tertutup merupakan tempat bekerja dipisahkan
ke ruangan yang terlindungi oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu”.
Pernyataan ini selaras dengan pendapat Chaniago (2013) yang menyatakan
bahwa tata ruang tertutup adalah penyusunan ruang kerja terbagi-bagi dalam
beberapa kamar-kamar. Bahkan masing-masing orang bekerja dalam satu ruang
yang masing-masingnya tertutup (berkamar). Hal ini dapat terjadi karena
keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar atau tuntutan dari sifat
pekerjaan yang mengakibatkan sengaja diberi pemisah buatan.
Berdasarkan pemaparan para ahli mengenai tata ruang kantor tertutup, bahwa
tata ruang kantor tertutup merupakan penataan ruang kerja yang dipisah/diba tas i
oleh penyekat dari kayu atau tembok, sehingga pekerjaan masing-masing anggota
kantor sulit untuk diketahui oleh pegawai lainnya. Menurut para ahli yang
12
mengemukakan definisi tata ruang kantor tertutup, ada beberapa keuntungan dan
kerugian dalam penerapan tata ruang kantor tertutup (Private Offices).
Keuntungan dari tata ruang kantor tertutup (Private Offices) adalah:
a) Konsentrasi pekerjaan lebih terjamin.
b) Pekerjaan rahasia lebih terjamin.
c) Dokumen atau asset perusahaan yang berharga dan pembicaraan aman.
d) Meningkatkan privasi individual baik tamu maupun pegawai.
Kerugian menerapkan tata ruang kantor tertutup (Private Offices) adalah:
a. Komunikasi dan koordinasi langsung antarpegawai kurang lancar.
b. Membutuhkan biaya lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak
alat komuniasi, penerangan, ventilasi, peraltan kantor dan pemeliharaannya
dan lain-lain.
c. Pengawasan lebih sulit.
d. Pemakaian ruang kurang fleksibel apabila ada perubahan penataan peralatan, perlengkapan dan mesin-mesin kantor.
Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor tertutup (lihat Gambar 2.1).
Gambar 2.1 Tata Ruang Kantor Tertutup
Sumber: www.google.com
14
2.5.2 Tata Ruang Kantor Terbuka (Open-Plan-Offices)
Menurut Sedarmayanti (2011) tata ruang kantor terbuka adalah ruangan
yang besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama diruangan termaksud tanpa dipisah oleh penyekat. Menurut
Chaniago (2013) tata ruang kantor terbuka”merupakan”kantor dengan”tempat
kerja”masing-masing”pegawai”tidak”dibatasi”oleh”sekat-sekat”atau”pembatas
lainnya, seingga diantara pegawai yang bersangkutan dapat saling mengawas i,
bersosialisasi dengan mudah dan menggunakan peralatan/mesin-mesin secara
bersama.
Pendapat dari kedua ahli mengenai tata ruang kantor terbuka
mengantarkan pada konsep pemahaman sebuah kantor dengan penataan meja
kerja pegawai yang bersandingan atau tidak dibatasi oleh sekat dan dapat
berkomunikasi bebas antara pegawai satu dengan lainnya. Nuraida (2013)
mengungkapkan beberapa keuntungan dan kerugian bila menerapkan model
tata‘ruang‘terbuka‘ (Open-Plan-Offices).
Keuntungan penerapan model tata ruang‘kantor‘terbuka (Open-Plan-Offices)
adalah:
a. Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi;
b. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai;
c. Menghemat penggunaan penerangan dan peraltan kerja;
d. Memudahkan penempatan, peggunaan dan perawatan peralatan kerja; e. Memudahkan pengawasan.
Kerugian penerapan model tata ruang kantor terbuka (Open-Plan-Offices)
adalah:
a. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat terbuka;
b. Memerlukan AC untuk mengurangi debu dan mendinginkan udara;
c. Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi
kerja.
Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor terbuka (lihat Gambar 2.2).
15
Gambar 2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka
Sumber: www.google.com
2.5.3 Tata”Ruang”Kantor”Campuran/”Berpanorama” (Landscape Office)
Tata ruang kantor ini dihiasi dekorasi tanaman. Hiasan kator adalah
benda-benda kantor yang berguna untuk menambah suasana yang
menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor (Lawalata, 2012).
Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar
merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan (Priansa dan Garnida,
2013). Landscape office merupakan kantor yang ditata sedemikian rupa,
masing-masing orang bekerja dalam ruangan yang diberi sekat sekitar 1 meter
(Chaniago, 2013). Dengan demikian, tata ruang kantor berpanorama (landscape
office) merupakan penataan ruang kerja yang tidak secara garis lurus, tetapi meja
disusun sesuai dengan kelompok kerja dengan penambahan tanaman hias,
dekorasi dan lainnya guna mencipatakan lingkungan kerja‘yang nyaman,
‘menyenangkan dan‘ekonomis dalam pemanfaatan‘ruangan. Konsep kantor ini
banyak diterapkan pada kantor seperti Bank, BUMN dan kantor perusahaan
swasta. Menurut Chaniago (2013) keuntungan penerapan bentuk tata ruang
kantor berpanorama adalah:
a. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja;
b. Stress dapat dikurangi;
c. Noisy jauh lebih berkurang;
15
d. Meningkatnya kenyamanan bekerja;
e. Biaya lebih kecil untuk partisi,pintu, pemanas, dekorasi, pencahayaan dan
pelayanan lain;
f. Biaya pemeliharaan lebih kecil;
g. Kemudahan pengawasan;
h. Komunikasi dan rangkaian kerja tetap terpelihara;
i. Mesin-mesin dan peralatan dapat digunakan secara bersama-sama;
j. Flexible terhadap perubahan tata ruang;
k. Bangkitnya partisipasi dan kebersamaan kerja, karena komunkasi lebh
mudah dilakukan.; l. Kinerja pegawai akan meningkat.
Sedangkan kerugian dari penerapan betuk tata ruang kantor berpanorama adalah:
a. Membutuhkan biaya yang”cukup”tinggi”untuk”mengadakan”dekorasi;
b. Partisi”dan”perabot-perabot”yang mneyerap”suara; c. Biaya pemeliharaan tinggi.
Berikut salah satu contoh bentuk tata ruang kantor berpanorama (lihat Gambar
2.3).
Gambar 2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama
Sumber: www.google.com
16
2.5.4 Tata Ruang Kantor Terpisah (Cellular Offices)
Menurut Priansa dan Garnida (2013) cellular office berbentuk tata ruang
kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang,
bagian, subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.
Menurut Mills (dalam Chaniago, 2013) tata ruang kantor yang
terpisah”ditujukan”untuk”mendapatkan”ruang”kerja spesifik atau menghendak i
ruang”kerja”dengan”kriteria”tertentu, ”seperti”ruang”kasir”yang membutuhkan
batas”pengamanan”dari”kaca”dilengkapi dengan pengamanan dari perampokan
dan ruang”komputer”yang”membutuhkan”kelembapan”tertentu.
2.6 Prinsip Tata Ruang Kantor
Menurut Priansa dan Garnida (2013) terdapat beberapa prinsip-prinsip tata
ruang dan perencanaan tata ruang yang harus diselenggarakan dengan tepat.
Prinsip-prinsip dalam tata ruang dan perencanaan tata ruang kantor adalah:
1. Aliran pekerjaan harus diusahakan bergerak menuju kedepan, sehingga
mengurangi kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyimpangan-
penyimpangan (crisscrossing), arus yang bolak-balik (black-tracking), dan
tabrakan-tabrakan.
2. Tempatkan setiap pegawai sedekat mungkin dengan:
a. Pimpinan dimana dia menerima pekerjaannya;
b. Mesin, perlengkapan, dan peralatan kerja yang dengannya dia harus paling
banyak menggunakannya;
c. Pimpinan dimana dia harus senantiasa mendapat bimbingan langsung
tentang pekerjaan dan tentang penggunaan mesin, perlengkapan, dan
peralatan seperti tersebut pada butir b;
d. Pimpinan lain kemana dia harus menyerahkan pekerjaan yang telah
diselesaikan.
3. Pimpinan hendaknya dibuatkan kamar-kamar kerja sendiri-sendiri untuk
masing-masing orang, sebab mereka itu dapat dipandang sebagai pusat
konsentrasi pemikiran (think-tank) seluruh organisasi maka sebaiknya
ruangan-ruangannya dilengkapi dengan dictaphone dan megaphone, dan alat
lainnya yang dapat menghubungkan mereka dengan pimpinannya).
17
4. Pekerjaan teknis seperti pusat pengetikan pusat audio visual, reproduksi foto
kopi, stensil dan percetakan serta pusat pekerjaan administratif sebaiknya
disediakan ruangan tersendiri, terpisah dari think-tank, agar suara (noisy) yang
timbul dari berbagai alat kerja dapat diisolasi.
5. Kamar operasi sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan hendaknya jangan
terlalu jauh dari kamar kerja top manajer.
6. Unit-unit yang melayani umum, hendaknya menempati ruangan yang mudah
mereka capai, tetapi tidak mengganggu ketenangan kerja seluruhnya.
7. Ruangan untuk unit-unit yang berhubungan dengan permesinan, pergudangan,
alat-alat besar dan sebagainya sebaiknya ditempatkan di belakang, sehinga
mengurangi kegaduhan bagi unit-unit lain.
8. Hendaknya diusahakan adanya tempat kerja beserta perabotan-perabotannya
yang tetap letaknya, jadi jangan berpindah-pindah, sehingga tidak
membingunkan pegawai lain yang menggunakan.
9. Untuk memelihara keleluasaan gerakan badan pegawai khusus untuk pekerjaan
administrasi, maka usahakan agar space kerja setiap orang tidak kurang dari
1,5 x 2 m2, (masih harus diperhitungkan setiap ruangan kerja itu juga
ditempatkan meja, kursi, lemari- lemari, filing cabinet dan sebagainya).
10. Tempat duduk para pegawai hendaknya diatur jangan sampai mereka saling
berhadapan dengan yang lainnya, yakni untuk menjaga agar mereka tidak
selalu saling bercakap-cakap tentang hal yang kurang penting.
11. Segi-segi ketenangan dan keselamatan kerja pegawai harus dijamin dengan
melaksanakan hal-hal sebgai berikut:
a. Adanya unit-unit atau alat pemadam kebakaran alat P3K, serta alat-alat
keamanan lainnya;
b. Harus ada jalan khusus untuk keluar dalam keadaan darurat;
c. Kebisingan mesin-mesin yang sedang bekerja harus diisolir misalnya
menempatkan mesin-mesin itu dekat jendela (jadi tidak di ruang depan,dan
juga tidak ditengah-tengah ruang kerja), dan lebih pada waktu mesin
tersebut sedang bekerja, maka jendela tadi harus dibuka lebar-lebar.
18
d. Dinding-dinding,jendela-jendela dan pintu-pintu, sebaiknya dibuat dari
bahan yang tidak dapat memperkuat gema suara, serta jangan lupa sealu
meminyaki engsel-engselnya.
12. Untuk keperluan pribadi para pegawai, maka ditempat yang tidak jauh tapi juga
tidak terlalu dekat dengan tempat kerja pegawai hendaknya disediakan:
a. Kamar kecil (toilet) yang bersih, sehat dan cukup jumlahnya;
b. Kamar-kamar rias (dressing room) terutama bagi pegawai wanita;
c. Tempat-tempat air minum, yang bersih dan sehat.
13. Untuk keindahan dan kesegaran udara didalam tempat kerja, hendaklah
dipenuhi dengan persyaratan-persyaratan yang berikut:
a. Adanya lubang peranginan (ventilation) yang cukup memungkinkan
sirkulasi udara secara teratur;
b. Tingkat kelembapan (humidity) berkisar antara 45% - 60%
c. Daya penerangan dengan lampu hemat energi (bukan neon kuning).
Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh ahli, dapat
disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi penataan ruangan yang cukup
memadai dalam koridor untuk berjalan, pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang
mengganggu pekerjaan yang membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat
diawasi oleh pimpinan, adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau
peralatan dan perlengkapan serta berdekatan dengan staff. Hal ini dapat membantu
pencapaian efisiensi dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai
oleh pihak organisasi. Perbaikan suatu tata ruang yang kurang efisien dan efektif
dapat dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu
dengan aliran dan jarak terpendek.
2.7 Tahapan Perencanaan Tata Ruang Kantor
Tahapan ini sangat penting karena akan mempengaruhi tahapan berikutnya dan
yang jauh lebih penting lagi, apakah layout membuat pekerjaan berlangsung secara
efektif dan efisien. Sebagian besar tahapan ini adalah untuk menilai apa yang
dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informasi, kemudian
19
ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya kedalam bentuk layout yang
aktual.
Perencanaan ruang kantor adalah penentuan susunan semua komponen fisik
pekerjaan yang dipandang perlu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor dan
pengkoordinasian komponen-komponen dalam satu kesatuan yang efisien. Dalam
merencanakan tata ruang kantor, ada unsur-unsur yang harus diperhatikan.
Menurut Mudie & Cottam (dalam Tjiptono, 2004) unsur-unsur yang dimaksud
adalah:
a. Pertimbangan atau perencanaan spasial
Dalam hal ini mencakup aspek-aspek seperti simetri, proporsi, tekstur,
warna dan lain-lain, dipertimbangkan, dikombinasikan dan dikembangkan
untuk memancing respon intelektual maupun emosional dari pemakai atau
orang melihatnya. Respon inilah yang dipersepsikan sebagai kualitas
visual. Kulaitas ini dapat dimanipulasi atau dikendalikan dengan
menciptakan lingkungan tertentu yang mampu mendorong terbentuknya
respon yang diinginkan dari pelanggan.
b. Perencanaan ruangan
Unsur ini mencakup perencanaan interior dan arsitektur, penempatan
perabotan dan perlengkapan dalam ruangan, desain aliran sirkulasi dan lain-
lain.
c. Perlengkapan atau perabot
Perlengkapan atau perabot memiliki beberapa fungsi, diantaranya sebagai
sarana pelindung barang-barang berharga ukuran kecil, barang pajangan,
sebagai penyambutan bagi para pelanggan dan sebagai suatu yang
menunjukkan status pemilik.
d. Tata cahaya
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mendesain tata cahaya adalah
cahaya di siang hari (day lighting), warna, jenis dan sifat aktivitas yang
dilakukan dalam ruangan, tingkat ketajaman penglihatan dan suasana yang
diinginkan ( tenang, damai, segar, riang, gembira dan lain-lain).
19
e. Warna
Warna memiliki bahasanya sendiri, dengan warna dapat menggerakkan
perasaan dan emosi, warna dapat dimanfaatkan untuk berbagai macam
keperluan, misalnya untuk meningkatkan efisiensi dalam ruang kerja
menimbulkan kesan rileks dan sebagainya.
f. Pesan-pesan yang disampaikan secara grafis
Aspek yang penting dan saling terkait dalam unsur ini adalah penampilan
visual, penempatan, pemilihan bentuk fisik, pemilihan warna, dan
pencahayaan yang dipergunakan untuk maksud tertentu. Misalnya,
penunjuk arah/tempat, keterangan, dan sebagainya.
Menurut Gie (dalam Sayuti, 2013: 100) ada beberapa aspek teknis ketika merancang penataan ruang kantor, seperti:
a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan
yang sama atau disesuaikan dengan posisi yang mengikuti arus dan aktifitas
kerja yang ada.
b. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas
beberapa baris atau beberapa kelompok kerja, dan pastikan secara ideal luas
ruang kerja untuk satu orang karyawan lebih kurang 3,7 m.
c. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas
para pegawai.
d. Jarak antara meja dengan meja yang dimuka atau yang di belakangnya
sebesar 80 cm.
e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para
pegawainya atau di bagian depan untuk memudahkan pimpinan menerima
tamu dan mengawasi para pegawai yang menjadi tanggung jawabnya.
f. Pada tata ruang terbuka pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan
seorang pejabat mereka ditempatkan didekat masing-masing pejabat yang
bertanggung jawab atas kelompok itu.
21
g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya
mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar
yang halus, diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.
h. Pegawai-pegawai‘yang bertugas mengenai‘urusan-urusan yang
mengandung risiko urusan besar ditempatkan‘di pojok yang tidak‘sering
dilalui lalu lintas‘orang-orang.
i. Pegawai-pegawai_yang_sering_membuat_hubungan kerja’dengan’bagian-
bagian‘lainnya atau dengan publik, ‘ditempatkan didekat‘pintu.
j. Lemari’dan’alat-alat’kantor yang menimbulkan‘suara ribut,
misalnya‘mesin stensil atau printer ditaruh didekat jendela.
k. Meja yang‘memuat alat-alat yang‘banyak’ memberikan getaran,
misalnya_saja_mesin_hitung, _tidak boleh‘menempel_tembok_atau tiang,
hal ini untuk mencegah‘getaran mengganggu seluruh ruangan.
l. Lemari_yang_berat_atau_peti besi dapat‘diletakkan menempel
tembok‘atau tiang.
m. Bagi pejabat pimpinan yang sering harus menerima tamu penting dan
membicarakan_urusan-urusan_yang bersifat rahasia. Dapatlah dibuatkan
kamar tamu sendiri.
n. Apabila!seorang!kepala!atau!tenaga!ahli!karena_sifat_pekerjaanya_benar-
benar membutuhkan_ruang_tersendiri, _dapatlah_dibuatkan_kantor pribadi berukuran 2,5 X 3,6 = 9 m2.
2.8 Azas Tata Ruang Kantor
Secara umum, banyak ahli mengelompokkan azas tata ruang kantor ke dalam
4 macam, yakni azas jarak terpendek, azas rangkaian kerja, azas penggunaan
segenap ruang, dan azas perubahan susunan tempat kerja. Namun, ada juga ahli
yang mengelompokkan azas tata ruang kantor menjadi 6 macam, yakni azas jarak
terpendek, azas rangkaian kerja, azas penggunaan segenap ruang, azas perubahan
susunan tempat kerja, azas integrasi kegiatan, dan azas keamanan dan kepuasan
kerja bagi pegawai.
22
2.8.1 Azas Jarak Terpendek
Menurut Laksmi, dkk (2015) azas jarak terpendek adalah proses
penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek mungkin (garis lurus
antara dua titik adalah jarak yang terpendek). Tata ruang kantor mendesain
tempat kerja pegawai dan penempatan alat-alat diletakkan dalam jarak yang
sedekat dan sependek mungkin, sehingga memungkinkan proses penyelesaian
suatu pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan cepat (Priansa dan Garnida,
2013). Dengan demikian, azas jarak terpendek digambarkan sebagai
penempatan peralatan kantor dan pegawai yang menggunakannya berdekatan,
dan terhubung dekat dengan pegawai lainnya ibaratkan satu garis lurus antara
dua titik.
2.8.2 Azas Rangkaian Kerja
Priansa dan Garnida (2013) azas yang menempatkan para pegawai dan
alat-alat kantor yang digunakan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu,
satu komputer selalu bergandengan dengan satu printer, dengan kertas dan
keperluan lainnya yang berurutan. Azas ini merupakan kelengkapan dari azas
jarak terpendek. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya
bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang
(Nuraida, 2013).
2.8.3 Azas Penggunaan Segenap Ruang
Menurut Nuraida (2013) seluruh ruangan yang ada dipergunakan
sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu
tidak hanya yang berupa luas lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang
vertikal ke atas maupun ke bawah.
2.8.4 Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Menurut Priansa dan Garnida (2013) azas keempat adalah azas tata ruang
yang mudah diubah atau disusun kembali dan perubahannya tidak terlampau
sukar serta tidak memakan biaya yang besar. Dengan tata ruang yang berubah,
24
baik layout, warna maupun letak perabot, akan memberikan suasana yang lebih
segar bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani .
2.8.5 Azas Integrasi Kegiatan
Menurut Nuraida (2013) tata ruang dan peralatan kantor harus
mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam
organisasi.
2.8.6 Azas Keamanan dan Kepuasan Kerja Bagi Pegawai
Menurut Nuraida (2013) tata ruang dan peralatan kantor harus membuat
pegawai dapat bekerja secara nyaman, aman, dan puas.
Berbagai azas-azas kantor akan sangat bermanfaat jika dapat dilaksanakan
dalam penataan ruang kantor. Setiap tindakan hendaknya berpedoman pada
beberapa azas tersebut agar diperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dan ketepatan
dalam pencapaian tujuan dari organisasi yang telah ditetapkan. Adapun manfaat
yang diperoleh dari penerapan beberapa azas tersebut diantaranya dapat
mengoptimalkan luas lantai yang tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang
memudahkan dalam pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat
yang dapat diubah sewaktu-waktu jika diperlukan.
2.9 Lingkungan Fisik Kantor
Lingkungan fisik kantor adalah semua keadaan yang terdapat disekitar tempat
kerja yang mempengaruhi pegawai baik secara langsung maupun tidak langsung.
Menurut Sedarmayanti (dalam Sanjaya, 2011) yang termasuk lingkungan fisik tata
kantor antara lain:
1. Penerangan atau cahaya di tempat kerja;
2. Temperatur atau suhu di tempat kerja;
3. Kelembaban di tempat kerja;
4. Sirkulasi udara ditempat kerja;
5. Kebisingan di tempat kerja;
6. Getaran mekanis di tempat kerja;
7. Bau-bauan di tempat kerja;
8. Tata warna di tempat kerja;
24
9. Dekorasi di tempat kerja;
10. Musik di tempat kerja;
11. Peralatan, perabotan, dan mesin kantor di tempat kerja.
12. Kemanan di tempat kerja.
Berdasarkan pandangan dari beberapa ahli, disimpulkan bahwa yang termasuk
dalam lingkungan fisik kantor meliputi:
1. Cahaya
Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan kantor dan perlu
diperhatikan adalah cahaya. Cahaya merupakan gelombang yang dipancarkan oleh
suatu sumber cahaya (matahali, lilin, lampu dan lain-lain) memancar dan menyebar
keseluruh ruangan (Chaniago, 2013). Menurut Priansa dan Garnida (2013)
pencahayaan sangat mempengaruhi manusia untuk melihat objek secara jelas dan
cepat tanpa menimbulkan kesalahan. Alat untuk mengukur cahaya adalah lux meter
(lihat Gambar 2.4). Untuk mengukur besar cahaya yang terpancar dari lampu pada
objek ditentukan dalam ukuran foot-candle (satuan cahaya lilin). Foot-candle
digunakan untuk mengukur besar cahaya yang terpancar ke sebuah objek dengan
jarak 75 cm (Chaniago, 2013). Cahaya sangat berpengaruh pada mata. Cahaya
yang berlebih maupun redup membuat mata cepat Lelah (Laksmi, dkk: 2013).
Pencahayaan yang kurang mengakibatkan mata cepat lelah, dan lambat la un
menimbulkan kerusakan mata.
Gambar 2.4 Luxmeter, Alat Pengukur Cahaya
25
Tuntutan pekerjaan kantor membuat pegawai harus dalam keadaan mata yang
sehat, karena dalam kesehariannya harus menyediakan catatan-catatan kantor, dan
harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat dan dalam
tempat yang tepat pula. Untuk mengukur satuan jumlah cahaya disebut “food
candle”. Menurut Priansa dan Garnida (2013) penerangan kantor yang optimal
berguna untuk:
a. Meningkatkan produktivitas kerja
b. Meningkatkan mutu kerja
c. Mengurangi terjadinya kesalahan
d. Mengurangi rasa lelah
e. untuk meningkatkan semangat kerja pegawai
f. memberikan citra baik bagi perusahaan
Chaniago (2013) berpendapat bahwa pencahayaan pada suatu kantor
bersumber dari cahaya alami (natural lighting) dan cahaya buatan (artifisial
lighting). Cahaya alami adalah cahaya yang berasal dari matahari, sedangkan
cahaya buatan bersumber dari listrik, lilin, dan lain-lain. suatu kantor sebaiknya
dapat mengatur pencahayaan sedemikian rupa. Prioritas utama penggunaan cahaya
adalah cahaya matahari, selain murah biayanya juga baik bagi kesehatan. Namun,
kesulitan dalam penempatan cahaya alami, karena cahaya matahari sedikit sulit
menembus keseluruh ruangan.
Oleh karena itu, dibutuhkan cahaya buatan. Cahaya buatan dapat ditempatkan
dimana saja dan sesuai dengan kebutuhan. Terutama untuk ruangan yang sulit
dijangkau cahaya alami, pada waktu-waktu tertentu, misalnya hari mendung dan
sebagainya. Untuk itu, cahaya buatan tetap dibutuhkan, karena fungsinya sebagai
cahaya pendukung (secondary lighting) pada suatu kantor. Kemampuan mata
untuk!melihat!sangat dipengaruhi oleh!beberapa!faktor yakni:
a. Lamanya!waktu!untuk!melihat!objek;
b. Ukuran!objek; !dan
c..Derajat!kontras!antara!objek!dengan!sekelilingnya.
25
Chaniago (2013) menjelaskan dalam kaitannya dengan cahaya buatan, cahaya
buatan dapat dibagi menjadi 3 jenis, yakni:
1. Cahaya langsung, yaitu cahaya yang langsung memancar dari sumbernya ke
objek antara lain ke permukaan meja, ke komputer, ke kertas dan lain
sebagainya.
2. Cahaya setengah tak langsung, yaitu cahaya ini setengahnya memancar
secara tak langsung ke objek (meja kerja, dan lainnya), pemancarannya
melalui tudung lampu, langit- langit, dan dinding.
3. Cahaya tak langsung, yaitu cahaya yang dirancang sedemikian rupa dimana
dari sumbernya terlebih dahulu memancar ke langit- langit, ke dinding atau
ke tudung lampu kemudian baru memancar ke meja kerja atau lantai tempat
orang bekerja.
Namun, The (dalam Chaniago, 2013) mengelompokkan sistem pencahayaan
kedalam 4 jenis, diantaranya:
1. Sistem Pencahayaan Langsung
Cahaya memancar langsung dari sumbernya ke permukaan tempat kerja,
kemudian memantul ke mata pegawai (lihat Gambar 2.5). Jenis cahaya ini
cukup tajam dan pemantulannya kurang baik. Cahaya yang dtimbulkan oleh
sistem ini mengakibatkan langit-langit tampak agak gelap, kesilauan pada
mata dan kelelahan pada mata lebih cepat.
Gambar 2.5 Sistem Pencahayaan Langsung
Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)
27
2. Sistem Pencahayaan Setengah Langsung
Sebagian cahaya memancar dari sumbernya ke arah langit- langit, kemudian
dipantulkan ke tempat kerja (lihat Gambar 2.6). Tetapi kebanyakan cahaya
memancar ke bawah secara langsung dan jatuh kepermukaan meja kerja
serta memantul ke mata pegawai, sehingga masih kurang memuaskan.
Gambar 2.6 Sistem Pencahayaan Setengah Langsung
Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)
3. Sistem Pencahayaan Setengah Tidak Langsung
Pada sistem ini beberapa cahaya memancar langsung ke arah langit-langit
atau memancar pada tudung lampu, kemudian memancar ke tempat kerja
(lihat Gambar 2.7). Artinya meja kerja dan mata karyawan sebagian besar
menerima penerangan dari pantulan cahaya dan hanya sebagian kecil
menerima cahaya secara langsung.
Gambar 2.7 Sistem Pencahayaan Setengah Tidak Langsung
Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)
28
4. Sistem Pencahayaan Tidak Langsung
Sumber cahaya dipantulkan keseluruh langit- langit dan dinding secara
merata, kemudian baru dipantulkan ke meja kerja dan ke mata orang yang
bekerja (lihat Gambar 2.8). Hal ini akan memberikan cahaya yang lunak
dan tidak menimbulkan bayangan serta mengurangi kelelahan yang cepat
pada mata. Sistem ini sangat cocok digunakaan untuk ruangan kantor,,
namun membutuhkan biaya yang agak lebih besar bila dibandingkan dengan
sistem yang lain dan pemakaian listrik lebih boros. Untuk mengatas i
pemakaian listrik yang boros maka gunakanlah lampu neon jenis hemat
energi.
Gambar 2.8 Sistem Pencahayaan Tidak Langsung
Sumber: The (dalam Chaniago, 2013)
Ciri-ciri pencahayaan yang baik dapat diketahui dari indikator berikut ini
(Chaniago, 2013):
a. Sinar cukup/terang
b. Cahaya tidak menyilaukan
c. Tidak terdapat kontras yang tajam
d. Memancar secara merata
e. Tidak menimbulkan gelombang
Sedangkan untuk standar pencahayaan yang dapat digunakan oleh kantor
tergantung pada pekerjaan yang dilakukan. Berikut standar pencahayaan dari
KEPMENKES RI No.1405/MENKES/SK/XI/02 (lihat Tabel 3.3).
29
Tabel 2.1
Pencahayaan Lingkungan Kerja
Jenis Kegiatan Tingkat Pencahayaan Minimal (Lux) Keterangan
Pekerjaan kasar dan tidak terus menerus
100
Ruang penyimpanan dan ruang peralatan yang memerlukan pekerjaan yang kontinyu
Pekerjaan kasar dan terus menerus
200 Pekerjaan dengan mesin dan berakitan kasar
Pekerjaan rutin 300 Ruang administrasi, ruang kontrol, pekerjaan mesin dan perakitan
Pekrjaan agak halus 500
Pembuatan gambat atau bekerja dengan mesin kantor, pekerjaan pemeriksaan atau pekerjaan dengan mesin
Pekerjaan halus 1000
Pemilihan warna, pemrosesan tekstil, pekerjaan mesin halus dan perakitan halus
Pekerjaan amat halus
1500 Tidak Menimbulkan
Bayangan
Mengukir dengan tangan, pemeriksaan pekerjaan mesin dan perakitan yang sangat halus
Pekerjaan terinci 3000
Tidak Menimbulkan Bayangan
Pemeriksaan pekerjaan, perakitan sangat halus
Sumber: KEMENKES RI No.1405/MENKES/SK/XI/02
2. Udara
Faktor penting lainnya yaitu udara, dalam hal ini udara ditinjau dari suhu
dan kelembapan, sirkulasi atau ventilasi serta kebersihan. Salah satu alat
pengukur suhu dan kelembapan adalah humidity meter thermometer (lihat
Gambar 2.9).
30
Gambar 2.9 Humidity Meter Thermometer, Alat Pengukur Udara
Tata ruang kantor yang baik mengusahakan sebanyak mungkin peredaran
udara dalam ruangan kerja. Komposisi!udara disekitar!manusia!terdiri!da r i
21%!oksigen, !78%!nitrogen, !0,03%!karbondioksida, !dan!0,97%!gas
lainnya! (Priansa dan Garnida, 2013). Oksigen!merupakan!gas!yang
dibutuhkan!oleh!makhluk!hidup. Udara!sekitar!kita!dinyatakan!kotor!apab ila
kadar!oksigen!dalam!udara!telah!berkurang!atau!bercampur!dengan polusi
gas buang!yang!berbahaya!bagi kesehatan!tubuh, biasanya!ditandai!dengan
sesak nafas.
Udara‘yang terlalu panas, ‘dingin, pengap akan mengganggu‘peredaran
darah, yang akhirnya‘mengganggu konsentrasi‘dan kerja otak‘mausia. Bahkan
diduga kekurangan udara merupakan pemicu orang stress. Suhu udara yang
cukup sehat untuk bekerja berkisar antara 20 0C – 25 0C (Chaniago, 2013).
Pendapat lain dikemukakan oleh Quible (dalam Sukoco, 2007) bahwa tingkat
kelembapan udara antara 40% - 60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi
pegawai di ruang kantor, tingkat optimum kelembapan adalah 50%.
Kemudian menurut Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral (2012),
standar temperatur untuk area kerja adalah 24 ºC - 25 ºC, sedangkan standar
area transit adalah 27 ºC - 30 ºC. Oleh karena itu udara perlu dikendalikan.
Beberapa cara untuk mengendalikan udara antara lain (Chaniago, 2013):
32
a. Buatlah ventilasi udara, sehingga udara bisa masuk dan keluar melalui
ventilasi yang berbeda.
b. Gunakan kipas angin untuk membantu sirkulasi udara ruangan
c. Pasanglah alat pendingin ruangan (AC), atau alat pemanas ruangan.
d. Pakailah pakaian kerja yang tepat, misalnya bila dingin digunakan pakaian
kerja yang agak hangat, dan sebaliknya.
3. Warna
Warna dapat‘merangsang emosi dan otak‘manusia. Warna yang tepat‘untuk
dekorasi dan urang kerja akan‘menimbulkan kenyamanan serta‘peningka tan
produktivitas‘kerja. Sebagai contoh, lihatlah ruang pengadilan lebih
cenderung menggunakan warna biru, orang yang sedang ceria cenderung
menggunakan warna merah muda, lembaga pemasyarakatan cenderung
menggunakan warna hitam, dan sebagainya. Hal ini karena warna-warna
tertentu mempunyai efek tertentu pada emosi dan rangsangan pada otak.
Menurut Chaniago (2013) warna pada dasarnya dibagi atas 3 kelompok
warna dasar, yaitu:
a. Merah, adalah warna yang mempunyai dampak panas, gejolak dan
semangat. Karena itu warna ini mempunyai efek meningkatnya semangat
dalam bekerja. Bila pada suatu kantor ada kecenderungan pegawai malas,
loyo dan sebagainya, tatalah dekorasi dengan warna merah, seperti gambar-
gambar ada unsur merahnya, bunga merah, sebahagian dinding merah atau
perabot yang cenderung memunculkan warna merah.
b. Kuning, adalah warna yang mempunyai dampak kehangatan seperti
matahari, merangsang timbulnya kebahagiaan, riang dan dapat
melenyapkan rasa tertekan. Penggunaan warna ini pada dekorasi untuk
merangsang suasana yang menyenangkan dan kegembiraan pada waktu
kerja.
c. Biru, adalah warna yang mempunyai efek ketentraman, keluasan dan
ketenangan. Warna ini sangat cocok dipakai pada ruang pegawai yang
banyak membutuhkan konsentrasi tinggi (kerja otak), akan tetapi
pemakaian warna biru yang terlalu banyak akan dapat menimbulkan rasa
33
tertekan pada pegawai. Oleh karenanya, pemakaian warna biru sebaik nya
dikombinasi warna lain.
Menurut Sedarmayanti (dalam Priansa dan Garnida, 2013) menata warna di
tempat kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan sebaik-baiknya. Warna
sangat berpengaruh terhadap kemampuan melihat objek. Pada kenyataannya,
tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi musik di tempat
kerja. Bila dikaitkan dengan ergonomik, maka warna merupakan salah satu
faktor yang dapat mempengaruhi jiwa seseorang. Hal ini selaras dengan
ungkapan Duane dan Sydney (dalam lawalata, 2012: 24) yang mengungkapkan:
“color, it has been alleged, can increase production, lower accidents and error,
and raise morale” (warna!bisa!menjadikan!kondisi!kerja!yang!menyenangkan
dan menunjang kesehatan!kerja). Selaras dengan pemikiran Duane dan Sydney,
Nuraida (2014) menyatakan bahwa setiap warna mempunyai pengaruh yang
berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang
berbeda terhadap warna-warna tertentu. Berikut analisis macam warna terhadap
daya tangkap psikis seseorang (lihat Tabel 2.2).
Tabel 2.2
Tabel Pengaruh Warna
Warna Jarak Temperatur Efeks Psikis
Putih Netral Dingin Ketenangan Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketentraman. Hijau Jauh Sangat
dingin/netral Menyenangkan
Merah Dekat Panas Merangsang kegembiraan dan kegiatan kerja, tatapi juga bisa
mengganggu. Orange Sangat
dekat Sangat hangat Merangsang
Kuning Dekat Hangat Merangsang kegembiraan, melenyapkan perasaan tertekan.
cokelat Sangat dekat
Netral Merangsang
33
Ungu Sangat dekat
Dingin Agresif
Hitam
Sangat dekat
Panas Agresif, menakutkan, menolak, mengganggu.
Sumber: Nuraida (2014)
Dari segi pemantulan cahaya, warna-warna gelap pada umumnya paling
sedikit memantulkan cahaya, sebaliknya warna terang lebih besar memantulkan
cahaya yang diterima. Sebagai contoh, warna dinding putih dapat merefleks ikan
ruang kerja yang lebih terang dan cocok untuk ruangan yang kecil, sehingga
ruangan tersebut dapat dirasakan seolah-olah menjadi lebih luas. Pada Tabel 2.3
dibawah ini dapat dilihat persentase pemantulan warna.
Tabel 2.3
Presentase Pemantulan Cahaya
No. Warna Persentase Pemantulan Cahaya
1 Putih 86
2 Hijau Muda 67
3 Kuning Muda 64
4 Biru Muda 58
5 Abu-abu 54
6 Kuning 47
7 Orange 35
8 Merah 23
9 Biru Tua 17
10 Merah Tua 13
11 Hijau Tua 10
Sumber: Quible (dalam Chaniago, 2013)
37
4. Suara
Kemajuan@teknologi@ternyata@juga@membawa@masalah seperti
polusi. Salah satu@bentuk@dari@polusi@adalah@kebisingan@dari bunyi-
bunyian yang@dapat mengganggu ketenangan kerja, merusak pendengaran
dan kesalahan komunikasi. Ruangan yang menimbulkan suara gaduh
sebaiknya dipisahkan dengan unit-unit lain, atau diberi peredam suara seperti
karton tebal dengan lubang-lubang, atau lapisan karet busa dibawah mesin tik.
Di beberapa kantor, pekerja menggunakan musik yang lembut guna menambah
efisiensi kerja. Suara gaduh yang terdengar bisa saja menghambat pekerjaan
pegawai lain. Terlebih, ‘untuk pekerjaan‘yang membutuhkan konstentrasi
(kerja‘otak) tinggi, seperti pembuatan‘konsep-konsep, perencanaan,
‘penghitungan dan‘lain sebagainya.
Oleh karena itu, suasana gaduh tidak menentu dalam ruangan perlu
dikendalikan. Menurut Chaniago (2013) ada beberapa cara untuk
mengendalikan suara gaduh, diantaranya:
a. Mesin-mesin dan peralatan yang meimbulkan suara gaduh ditempatkan jauh
dari tempat kerja yang membutuhkan konsentrasi tinggi, dekat dengan
jendela dan diberi penyekat ruang yang sekaligus sebagai media peredam
suaranya.
b. Gunakan desain dan bahan langit- langit yang dapat menyerap suara, seperti
karet, dinding dari partisi atau kayu, langit- langit dari bahan kayu dan lain
sebagainya.
c. Pakailah perabot yang terbuat dari bahan-bahan penyerap suara, seperti
kayu, bubuk kayu yang dikeraskan, kain dan sebagainya.
d. Putarlah musik tertentu dengan pelan sehingga dapat menimbulkan suasana tenang pada yang mendengarnya.
2.10 Standar Ruang Kantor
Setiap kantor harus memiliki persyaratan lingkungan fisik yang harus
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran modern.
Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 50 Tahun
2011 Tentang Standar Sarana dan Prasarana Kantor, tata ruang kantor memilik i
33
standar tempat dalam melaksanakan pekerjaan, dengan memperhatikan ukuran luas
dan alat-alat perlengkapannya disesuaikan dengan kebutuhannya serta memenuhi
persyaratan estetika. Tahun 1963, Inggris telah menetapkan Undang-Undang
Perkantoran (The Office Act), yang didalamnya memuat beberapa persyaratan atau
standar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar-standar kantor menurut The Office Act itu meliputi:
a. Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor, perlengkapan, dan perabotan
harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor
yang bersih.
b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang
diperuntukkan bagi setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau
setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap pegawai. Apabila dalam satu
ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai, maka luas
ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x 5
pegawai = 18,5 m2, belum termasuk ukuran untuk mobiler, perabot dan
peralatan kantor lainnya.
c. Suhu udara. Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan temperatur yang
layak untuk sebuah ruang kerja minimum 240C sampai 250C. Dalam setiap
ruang kerja perlu diupayakan secara permanen sirkulasi udara segar atau
udara yang telah dibersihkan.
d. Penerangan cahaya. Dalam ruang kantor cahaya alami atau cahaya lampu
yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan ruangan harus diupayakan
sedemikian rupa dan perlengkapan penerangan lampu disetiap ruangan
harus terawat dengan baik. Jangan sampai terjadi, ada bola lampu dibiarkan
mati.
e. Fasilitas kesehatan. Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan
untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.
f. Fasilitas cuci dan ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin
berikut sabun dan handuk harus disediakan secara terus menerus.
g. Air minum. Air bersih untuk keperluan minum pegawai harus disediakan
melalui pipa air minum atau disediakan tempat air minum khusus.
33
h. Tempat pakaian. Dalam kantor harus disediakan tempat (kapstok) untuk
menggantungkan pakaian yang tidak dipakai pegawai sewaktu kerja serta
fasilitas mesin untuk mengeringkan pakaian pegawai yang basah, karena
salju atau karena hujan.
i. Tempat duduk. Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan
bekerja dengan sandaran kaki bila perlukan.
j. Lantai, gang, dan tangga. Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang
tergelincir, tangga di beri pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang
terbuka di beri pagar.
k. Mesin. Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai
yang mengoperasikannya harus cukup terlatih.
l. Beban berat. Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau
memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.
m. Pertolongan pertama pada kecelakaan. Dalam ruang kerja harus disediakan
kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama dan perlu disiapkan seorang
pegawai atau perawat yang terlatih untuk memberikan pertolongan pertama
pada kecelakaan.
n. Penjagaan kebakaran. Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk
mengevakuasi pegawai dari bahaya kebakaran harus disediakan secara
memadai termasuk lonceng (alarm) tanda bahaya kebakaran.
o. Pemberitahuan kecelakaan. Kecelakaan dalam kantor yang menyebakan
kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak
yang berwajib.
2.11 Peralatan Kantor
2.11.1 Pengertian Peralatan Kantor
Semakin modern suatu kantor semakin sibuk pekerjaan maka semakin
modern dan semakin baru perlengkapan dan perlatan kantor yang digunakan.
Semuanya digunakan untuk menunjang kuantitas serta efisiensi dan efektivitas
hasil maupun pelaksanaan pekerjaan kantor. Menurut Lawalata (2012)
perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang
33
dipergunakan untuk membantu‘kelancaran penyelesaian‘pekerjaan kantor.
Peralatan‘kantor (office supplies) adalah‘keseluruhan peralatan‘yang digunakan
dalam‘kegiatan penyelesaian pekerjaan‘tata usaha yang‘terdiri dari‘mesin-
mesin‘kantor. Perabot kantor (office furniture) adalah segala macam barang atau
benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor.
Perabot kantor juga berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor. Perabot kantor yang dimaksud seperti macam-macam lemari, rak dan
filing cabinet, lamp & lighting, dan office décor.
Pengertian perlengkapan atau peralatan kantor (office equipment) menurut
Ensiklopedi Administrasi (dalam Nurasih dan Rahayu, 2014) segenap benda
yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha atau
adminitrasi, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan
kantor.
Fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai
produktivitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya
maupun waktu (Nurasih dan Rahayu, 2014). Laksmi, dkk (2015) menambahkan
bahwa pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan
oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung,
sofa, karpet perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan
oleh sembarang orang.
Berdasarkan pendapat para ahli, ditarik kesimpulan bahwa peralatan kantor
adalah benda yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas tata usaha yang
dapat memberikan kelancaran dan memudahkan dalam pengerjaannya. Benda-
benda tersebut membantu dalam kegiatan operasional kantor yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Oleh karena itu
untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan tidak hanya dibutuhkan fungs i
dan peranan sumber daya manusia, namun juga bergantung pada setiap peralatan
yang digunakan dalam kegiatan operasional. Data peralatan kantor yang
dimiliki oleh Subbagian TU Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah
Pemerintah Kota Cimahi dapat dilihat pada lampiran.
38
2.11.2 Macam-Macam Peralatan Kantor
Nurasih dan Rahayu (2014) mengelompokkan kategori peralatan kantor
menjadi empat bagian, yaitu perabotan kantor (office furniture), bekal kantor
(office supplies), mesin-mesin kantor (office machine) dan interior atau hiasan
kantor (office ornament).
a. Perabotan Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor meliputi rak, meja, kursi, dan laci-laci yang terbuat dari kayu,
besi maupun bahan lainnya, yang digunakan dalam menampung pekerjaan
bersifat administratif. Perabot kantor yang dibutuhkan dalam kegiatan tata
usaha atau administratif, diantaranya:
• Pesawat telepon
• Meja tulis atau kerja
• lemari serta brankas yang dapat dikunci
• Meja komputer, mesin ketik, mesin fax dengan rak tempat persediaan kertas
• Filling cabinet tempat menyimpan arsip dan surat-surat
• Rak atau lemari buku
• Kotak tempat meletakkan disposisi formulir, tindak lanjut atau pengingat
• Buku sumber informasi atau catatan sumber informasi
Dalam pelaksanaan kerja kantor tata usaha membutuhkan dukungan salah
satunya adalah perabot kantor yang tepat dan memadai untuk penyelesaian tugas
administratifnya. Dengan memanfaatkan perabotan yang ada dapat mendukung
kegiatan dan pekerjaan dapat berfungsi secara optimal. Beberapa bentuk
perabotan kantor dapat dilihat pada Gambar 2.10
41
.
Gambar 2.10 Contoh Perabotan Kantor
Sumber: Nurasih dan Rahayu (2014)
b. Bekal Kantor (Office Supplies)
Penggolongan yang termasuk dalam bekal kantor yaitu kertas, pena, tinta,
pita mesin tik, penghapus, dan termasuk peralatan habis pakai lainnya. Adapun
bekal kantor yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
• Pita mesin ketik, tinta mesin fax, tinta printer, peruncing pensil, pensil serta
peralatan tulis lainnya, penghapus, cairan penghapus (lihat Gambar 2.11).
• Alat pelubang kertas, alat penyatu kertas, lem, selotip, penggaris, gunting,
pisau pembuka suart, lak stasil, stempel.
• Pisau lipat, stapler, tancapan surat, pengungkit kawat jepret, keranjang
sampah.
39
Gambar 2.11 Contoh Bekal Kantor
Sumber: kbttr.en.Alibaba.Com
Bekal kantor ini akan lebih baik digunakan secara efisien dan
membutuhkan pengisian atau pembelian bekal kantor secara berkelanjutan dan
memiliki persediaan lainnya. Jangan sampai menunggu bekal kantor sampai
habis. Hal ini akan menghambat pekerjaan kantor karena apabila dibutuhkan
dalam keadaan terdesak akan kesulitan dalam memenuhinya.
c. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
Kategori mesin-mesin kantor ialah semua benda yang digunakan untuk
membantu kelancaran tugas tata usaha, seperti untuk mencatat, menggandakan,
mengolah kata yang bekerja secara ototmatis, mekanis, sistematis, elektris,
elektronik, magnetic, tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan sesuai
kebutuhan kantor (lihat Gambar 2.12).
Beberapa mesin yang dipergunakan dalam kegiatan administratif adalah:
• Mesin yang dipergunakan keperluan surat menyurat (Mailing Equipment)
salah satunya komputer.
• Mesin yang dipergunakan untuk mencetak (printer).
39
• Mesin yang digunakan untuk menggandakan (mesin fotokopi atau
duplicatorMesin yang digunkaan untuk komunikasi (Communication
Machine), diantaranya pesawat telepon serta fax.
• Mesin yang digunakan untuik mendikte (Dictating Machine).
• Mesin yang digunakan untuk mengetik (Type Writer).
• Mesin yang digunakan untuk menghitung (Calculating Machine).
Gambar 2.12 Contoh Mesin Kantor
Sumber: www.Ebuyer.Com
d. Interior atau Hiasan Kantor (Office Ornament)
Merupakan salah satu perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor. Dalam hal ini meliputi ventilasi, plafon, penerangan,
jendela, serta hiasan kantor (lukisan dan tanaman). Pada dasarnya, hiasan kantor
adalah benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana
menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung memengaruhi kinerja
didalam kantor (lihat Gambar 2.13).
34
Gambar 2.13 Contoh Hiasan Kantor
Sumber: Www.Brankasalat.Com
Barnawi dan Arifin (2012: 75) menjelaskan tiga macam kegiatan pemeliharaan
peralatan kantor, yang dapat disajikan sebagai berikut: (1) Pemeliharaan rutin yaitu
perawatan yang dilakukan setiap kurun waktu tertentu, (2) Pemeliharaan darurat
yaitu perawatan yang tak terduga sebelumnya karena ada kerusakan atau tanda
bahaya, (3) Pemeliharaan preventif yaitu perawatan rutin yang dilakukan pada
selang waktu tertentu dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya
39