bab ii landasan teori thesis...suatu sistem buatan ... berdasarkan pengertian di atas maka dapat ......
TRANSCRIPT
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan satu sama
lain, yang bersama-sama berfungsi untuk mencapai suatu hasil (Satzinger et al.,
2010:pp6).
Ada beberapa definisi tentang sistem informasi antara lain :
a. Kombinasi yang terorganisasi dari orang, hardware, software, jaringan
komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O‟Brien, 2005:pp6).
b. Kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan atau
mengambil, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk
membantu dalam pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian dalam
suatu organisasi (Laudon,2002:7). Komponen-komponen yang saling
berhubungan disebut sebagai sub-sistem, yaitu sistem yang menjadi bagian
dari sistem yang lebih besar(Satzinger et al., 2010:pp7).
c. Kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi
yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
(Alter,1992)
d. Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna
(Bodnar dan Hopwood ,1993).
8
e. Suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan
komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun,
menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran
kepada para pemakai (Gelinas, Oram, dan Wiggins ,1990)
Peran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi bagi
manager yang memungkinkan mereka untuk mengambil keputusan. Organisasi
tersebut akan terkontrol jika memenuhi kebutuhan lingkungan organisasi
(Hardcastle, 2008:pp7). Sistem informasi dari sebuah organisasi terdiri dari
infrastruktur teknologi informasi, data, sistem aplikasi, dan personil yang
memperkerjakan teknologi informasi untuk memberikan informasi dan layanan
komunikasi dalam sebuah organisasi (Chen, Mocker, Preston, dan Teubner,
2010:pp234). Berdasarkan pengertian di atas maka dapat dikatakan bahwa sistem
informasi adalah komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan,
memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu dalam
pengambilan keputusan, dan pengendalian dalam suatu organisasi, terdiri dari
infrastruktur teknologi informasi, data, sistem aplikasi, dan personil yang
memperkerjakan teknologi informasi untuk memberikan informasi dan layanan
komunikasi dalam sebuah organisasi.
Menurut O‟Brien (2005), peranan strategis sistem informasi dalam
organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi
dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini
dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam
bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud
9
adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan
kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.
Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang
strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa
depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi
perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah,
maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem
informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor
karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.
Kemampuan Sistem Informasi (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999) adalah
sebagai berikut :
1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi
2. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antarorganisasiyang
murah, akurat, dan cepat
3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang
yang kecil tetapi mudah diakses
4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh
dunia dengan cepat dan murah
5. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam
kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi
6. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia
7. Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas
yang dikerjakan secara manual
8. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
10
2.2. Teknologi Informasi
Menurut O‟Brien (2005:pp6), teknologi informasi merupakan konsep-
konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi
yaitu hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis
internet. Teknologi informasi terdapat pada lingkup sistem informasi dan
berfungsi sebagai penunjang dari sebuah perusahaan. Selain itu pengertian
Teknologi informasi adalah istilah yang umum untuk mendeskripsikan teknologi
yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan,
dan menyebarkan informasi (Williams dan Sawyer, 2010:pp4). Dengan demikian
disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah suatu konsep utama
pengembangan yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan,
mengkomunikasikan, menyebarkan informasi yang meliputi hardware, software,
jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet.
2.3. Strategi
Untuk dapat mewujudkan visi dan misi, organisasi membutuhkan strategi.
Menurut Mintzberg (2001:27), organisasi memerlukan strategi untuk menentukan
arah untuk diri mereka sendiri dan untuk mengakali pesaing, atau setidaknya
memungkinkan diri untuk manuver melalui lingkungan yang mengancam. Strategi
adalah alat untuk mencapai tujuan dalam jangka panjang berupa tindakan
potensial yang membutuhkan keputusan manajemen tingkat atas dan sumber daya
perusahaan dalam jumlah besar yang pada akhirnya juga memengaruhi
kemakmuran perusahaan dalam jangka panjang. Strategi dapat didefinisikan
11
sebagai suatu tindakan-tindakan yang tergabung ditunjukkan untuk meningkatkan
keberhasilan dan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan
para pesaingnya (Ward dan Peppard, 2002:pp69). Secara singkat strategi dapat
diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan (Rangkuti, 2006:pp3). Dalam arti
yang luas, strategi adalah sarana untuk mencapai tujuan individu atau organisasi
(Grant & Jordan, 2012:pp17).
Menurut Richardus (2000,pp35), output yang diinginkan adalah sebuah
strategi mencakup tiga hal pokok yaitu :
a. Sistem Informasi merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan
dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan
hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi
informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan
transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya).
b. Teknologi Informasi meliputi komponen-komponen perangkat keras
(komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll.) dan perangkat lunak (aplikasi,
sistem operasi database, dll.) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem
informasi yang telah didefinisikan.
c. Manajemen Informasi menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan
mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan
teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa
mendatang.
Dalam pembuatan strategi ada 2 aspek yang harus diperhatikan, yaitu aspek
internal dan aspek eksternal (Richardus, 2000:pp37).
12
a. Aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisis:
Struktur Organisasi, yaitu mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada
dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-
fungsi tersebut.
Proses dan Prosedur, yaitu mempelajari bagaimana proses dan prosedur
penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail.
SDM dan Budaya Perusahaan, yaitu mempelajari karakteristik manusia
sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal
yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan.
Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan – mempelajari sumber daya-
sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti aset, keuangan, manusia,
informasi, waktu, dan lain sebagainya.
Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada
kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang
membedakannya dengan perusahaan lain. Dan berdasarkan faktor diatas maka
strategi dapat dikatakan bagaimana mengutilisasikan sumber daya-sumber
daya yang dimiliki perusahaan sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan
produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan.
b. Aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari:
Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah
perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah
pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.
13
Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli
produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Keberhasilan suatu organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya guna
mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh strategi organisasi yang ditetapkan
oleh para pimpinan tertinggi atau pendirinya. Strategi organisasi harus
direncanakan dengan cermat oleh para pemangku kepentingan demi
keberhasilan organisasi tersebut dalam mencapai tujuan dan cita-citanya.
2.3.1. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi IS, dan
Strategi IT
Menurut Earl (Earl, 1996), yang membedakan strategi SI dan strategi TI
adalah strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang
dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa”.
Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur,
dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana.”
Jika pemfokusan hanya dilakukan pada segi teknologi saja atau aspek
bisnis saja, maka strategi yang terbentuk tidak akan membawa kepada kesuksesan.
Esensi dari sebuah strategi adalah memilih untuk melakukan aktivitas yang
berbeda atau melakukan aktivitas yang sama dengan cara yang berbeda dan
memberikan posisi strategis yang lebih baik dari pada para pesaing (Porter,1998).
Perusahaan dapat memberikan performa yang lebih baik dari para pesaing hanya
jika perusahaan dapat menentukan perbedaan yang dimilikinya dan
mempertahankannya. Maka dapat dikatakan bahwa strategi yang dilakukan oleh
14
sebuah perusahaan akan membedakannya dengan perusahaan – perusahaan lain.
Perbedaan tersebut harus dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi para
konsumen atau menciptakan nilai yang hampir sama tetapi dengan biaya yang
lebih murah atau bahkan keduanya.
Oleh karena itu, jalan yang paling efektif untuk mencapai keuntungan
strategis dari SI/TI adalah dengan memfokuskan pada pemikiran pada bisnis yang
nantinya akan dihubungkan dengan SI/TI (Ward dan Peppard, 2002, p40).
Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dapat dilihat
pada bagan 1.
Bagan 1. Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI dan TI
(Ward& Peppard, 2002)
Dari bagan di atas diketahui bahwa dalam menentukan strategi SI/TI yang
dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, diperlukan pemahaman
tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan
15
terhadap hal-hal berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan, dan
arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan,
dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Dari informasi tentang
lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, baru dapat
ditentukan sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat mendukung
strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Dan
untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan,
perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang
paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam membangun
suatu strategi SI/TI, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment)
strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
2.3.2. Pemanfaatan Strategi dari Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi
Menurut Ward dan Peppard ( 2002,p26), terdapat 4 jenis klasifikasi dalam
pemanfaatan strategi dari sistem informasi dan teknologi informasi, yaitu :
a. Strategi tersebut digunakan untuk berbagi informasi antara organisasi dengan
pelanggan atau dengan pemasok.
b. Hal tersebut dapat meningkatkan keefektifan dalam integrasi untuk
menciptakan penambahan nilai organisasi.
c. Memudahkan organisasi untuk mengembangkan, memproduksi, memasarkan,
dan melayani pelanggan.
16
d. Mendukung Executive Management untuk mengembangkan dan
mengimplementasikan strategi.
2.3.3. Perencanaan Strategis
Dalam penerapannya, strategi dirancang oleh pimpinan tertinggi organisasi
sebagai penunjang organisasi di masa depan. Perencanaan merupakan sebuah
analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana
kegiatan (Ward dan Peppard, 2002:pp69). Sedangkan menurut Litman (2013:pp2)
perencanaan mengacu pada proses penelaahan memutuskan apa yang harus
dilakukan dan bagaimana melakukannya. Secara praktis, perencanaan dapat
diartikan sebagai pengembangan pandangan masa depan yang mengarahkan
pengambilan keputusan saat ini (McNurlin, Sprague, dan Bui, 2009:pp133).
Ada tiga jenis perencanaan berdasarkan horizon waktunya, seperti yang
dikemukakan oleh McNurlin, Sprague, dan Bui (2009:pp133), yaitu:
a. Perencanaan strategis yang memiliki horizon waktu mulai 3 sampai dengan 5
tahun untuk membahas mengenai perencanaan strategis perusahaan atau
Business Process Reengineering (BPR). Tanggung jawabnya berada di bawah
manajemen senior dan CIO (Chief Information Officer).
b. Perencanaan taktis perencanaan yang memiliki periode waktu antara 1 sampai
dengan 2 tahun yang membahas mengenai alokasi sumber daya atau pemilihan
proyek. Penanggung jawab perencanaan taktis adalah manajer menengah.
c. Perencanaan operasional mencakup jangka waktu 6 bulan sampai dengan 1
tahun. Perencanaan yang termasuk dapat tipe ini adalah manajemen proyek,
waktu pertemuan/rapat, dan target anggaran.
17
Menurut Carron (2010:pp10), perencanaan strategis adalah sebuah alat
manajemen untuk membantu organisasi untuk meningkatkan kinerjanya dengan
memastikan bahwa anggotanya bekerja untuk tujuan yang sama dan dengan terus
menyesuaikan arah organisasi dengan perubahan lingkungan atas dasar hasil yang
didapatkan.Sedangkan menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009:pp17),
perencanaan strategis adalah suatu proses dimana para eksekutif mencoba untuk
menjawab pertanyaan tentang perusahaan, seperti dimana bisnis sekarang, dimana
mereka ingin bisnis, dan apa yang harus mereka lakukan untuk sampai ke sana.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategis
adalah merupakan sebuah alat manajemen yang membantu organisasi untuk
meningkatkan kinerja sistematis yang melibatkan sejumlah langkah
mengidentifikasi visi, misi yang berguna bagi masa depan sebagai bagian dari
suatu perencanaan dan strategi dalam mencapai tujuan yang sama dan
menyesuaikan arah organisasi terhadap perubahan lingkungan berdasarkan hasil
yang telah dicapai.
Perencanaan strategis menolong untuk mengarahkan dan memprioritaskan
berbagai macam layanan bisnis dan aktivitas pembuatan produk dalam sebuah
perusahaan untuk memastikan kegiatan-kegiatan dalam perusahaan bergerak
sesuai dengan arah strategi yang telah ditetapkan dalam perencanaan strategi. Dan
jika semua aktivitas dan kegiatan sudah mengarah kepada strategi perusahaan,
maka tujuan perusahaan dapat tercapai.
18
2.3.3.1. Bryson’s Ten Step Strategic Planning
Secara sederhana , perencanaan strategis adalah upaya untuk menjawab
empat pertanyaan dasar : " di mana kita sekarang ; di mana kita ingin menjadi ;
seberapa besar kesenjangan ; dan apa yang dibutuhkan untuk sampai ke sana
dalam hal waktu dan sumber daya ? " Jawaban yang didapat harus mengambarkan
2 arah yaitu secara horisontal berupa pemahaman lingkungan internal dan
eksternal organisasidan secara vertikal yaitu analisis introspektif dari organisasi.
Model yang paling dikenal luas dari perencanaan strategis adalah Perencanaan
Strategis John Bryson untuk Umum dan Organisasi non-profit. Bryson (2011)
mengusulkan proses perencanaan strategis ke dalam sepuluh langkah (Ten Step
Strategic Planning) meliputi:
1. Memprakarsai dan menyetujui proses perencanaan strategis, bertujuan untuk
mencapai persetujuan di antara pihak pengambil keputusan utama baik
internal dan eksternal tentang keseluruhan proses perencanaan strategis.
Langkah ini menghasilkan kesepakatan atas:
a. Tujuan dan manfaat usaha manajemen strategis
b. Keterlibatan organisasi, unit grup dan individu
c. Langkah spesifik yang akan dilaksanakan
d. Format dan waktu dari laporan
2. Mengidentifikasi mandat organisasi untuk memperjelas arti mandat yang
diberikan otoritas eksternal baik formal maupun informal. Dari langkah ini
diperoleh:
a. Identifikasi atas mandat organisasi baik formal dan informal
19
b. Penafsiran mengenai kewajiban dari organisasi berdasarkan mandat
tersebut
c. Klarifikasi tentang bidang aktifitas apa yang tidak dibatasi
3. Memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi yang akan menghasilkan analisis
stakeholder dan pernyataan misi organisasi. Analisis stakeholder bertujuan:
a. Mengenal dengan tepat siapa stakeholder organisasi
b. Kekhususan masing-masing stakeholder untuk menentukan apa yang
dibutuhkan dari kinerja organisasi
c. Membuat suatu keputusan tentang bagaimana kinerja organisasi dapat
mengikuti kriteria kebutuhan stakeholder
4. Menilai lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk mengidentifikasi
SWOT merupakan environment scanning dalam usaha pencapaian misi.
5. Mengidentifikasi isu-isu strategis yang didapat organisasi. Isu strategis
merupakan pertanyaan mendasar kebijakan atau tantangan yang
mempengaruhi kebijakan. Pernyataan isu strategis mengandung tiga elemen
yaitu:
a. Isu strategis harus dinyatakan dengan jelas
b. Berbagai faktor yang membuat isu menjadi tantangan fundamental harus
didaftar
c. Membuat pernyataan mengenai isu strategis
6. Merumuskan strategi untuk mengelola isu tersebut. Rumusan strategi yang
efektif serta implementasinya merupakan proses untuk menghubungkan
keinginan, pilihan tindakan dan konsekuensi tindakan itu.
20
7. Mereview dan menyetujui strategi dan rencana untuk mempermudah para
pengambil keputusan sehingga saat dilaksanakan dapat berjalan efektif.
8. Menyusun suatu visi sukses organisasi. Gambaran tentang keberhasilan
organisasi jika menerapkan strategi yang telah ditetapkan. Visi sukses
disebarkan di seluruh jajaran organisasi sehingga setiap anggota mengetahui
dan diberikan inisiatifnya untuk mencapai tujuan.
9. Mengembangkan proses implementasi yang efektif dalam rangka
merealisasikan strategi-strategi yang telah dikembangkan. Pengembangan
proses perencanaan tindakan sebagai berikut:
a. Peranan implementasi dan tanggungjawab anggota organisasi
b. Sasaran khusus,hasil dan kejadian penting yang diharapkan
c. Langkah penanganan yang relevan
d. Penyusunan jadwal
e. Sumberdaya yang diperlukan dan darimana memperolehnya
f. Proses komunikasi
g. Proses review, monitoring dan prosedur koreksi pada pekerjan yang
berjalan
h. Prosedur pertanggung jawaban
10. Menilai kembali strategi dan proses perencanaan strategis, merupakan review
yang diperlukan dalam perencanaan berikutnya.
Adapun framework Ten Step Strategic Planning dapat dilihat dalam bagan 2.
21
Bagan 2. Ten Step Strategic Planning
2.3.4. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Dalam pengunaannya, baik sistem informasi dan teknologi informasi
membutuhkan sebuah perencanaan strategi yang tepat agar penerapannya dapat
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Ada beberapa pengertian tentang Perencanaan Strategi Sistem Informasi antara
lain:
a. Merupakan rencana untuk menentukan teknologi dan aplikasi yang diperlukan
oleh kebutuhan fungsi sistem informasi untuk mendukung perencanaan
strategis organisasi (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2009:).
22
b. Merupakan proses pemikiran strategis yang mengidentifikasi paling
diinginkan SI sehingga perusahaan dapat menerapkan dan menegakkan
kegiatan dan kebijakan teknologi informasi dalam jangka panjang (Bechor,
Neumann, Zviran, dan Gleze ,2010).
Pengertian lainnya dari Perencanaan Strategi Sistem Informasi (PSSI)
adalah untuk mengembangkan strategi inovatif dalam mencapai tujuan organisasi.
Ada dua elemen yang harus dibedakan yaitu Sistem Informasi (SI) dan Teknologi
Informasi (TI) yang digunakan. Dua elemen harus selaras dengan tujuan
organisasi, itu artinya adalah untuk memastikan Sistem Informasi (SI) dan
Teknologi Informasi (TI) harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dalam apa yang
dilakukannya (konteks), bagaimana melakukannya (proses), dan kapan terjadi
(timing). PSSI ini membantu untuk mengubah potensi peningkatan perkembangan
saat ini dan yang akan datang menjadi keunggulan kompetitif bagi suatu
organisasi. Tujuan utama dari PSSI adalah untuk mengidentifikasi bahwa
teknologi informasi dan komunikasi yang paling berkontribusi pada keberhasilan
jangka panjang. (Mohd Sidi, 2010:).
Oleh karena itu, selain Perencanaan Strategi Sistem Informasi maka
dibutuhkan juga perencanaan strategis dari teknologi informasi. Menurut Ward
dan Peppard (2002:pp44), Perencanaan Strategi Teknologi Informasi adalah
sebuah analisis menyeluruh dan sistematis yang mengembangkan sebuah rencana
strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat
mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah
informasi termasuk kondisi eksternal yang memengaruhi perusahaan tersebut.
23
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio
aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam
pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan
strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi
bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan
strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi
manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan
mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan
Peppard, 2002). Tujuan dari penggunaan metodologi dalam perencanaan strategis
SI/TI adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan
semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu,
dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan (Wedhasmara,
2007:). Berdasarkan kesimpulan di atas perencanaan strategis SI/TI adalah proses
identifikasi portofolio aplikasi SI yang mendukung dalam pelaksanaan rencana
serta tujuan bisnis, serta menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja
bagi manajemen dengan penerapan teknologi yang inovatif, yang mengacu
langkah strategi perusahaan ke depan.
24
2.3.4.1. Strategis SI/TI Model Ward danPeppard
Menurut Ward and Peppard (2002,pp153-155), IS/IS strategic model
digambarkan dalam bentuk sekumpulan formula dan framework strategic
planning yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1. Internal business environment
Strategi perusahaan pada saat ini, tujuan, sumber daya, budaya dan nilai
bisnis. Pada tahap ini dilakukan berbagai analisis untuk memperoleh informasi
tentang keadaan lingkungan internal bisnis. Analisis yang digunakan antara
lain adalah analisis SWOT, ITBSC, CSF, atau analisis lainnya.
2. External business environment
Keadaan ekonomi, industrial dan iklim persaingan bisnis. Pada tahap ini
dilakukan analisis untuk memperoleh informasi tentang keadaan lingkungan
eksternal bisnis seperti dengan melakukan analisis Porter.
3. Internal IT environment
Sudut pandang IT bisnis pada saat ini, bisnis portfolio. Pada tahap ini
dilakukan analisis ITBSC dan portfolio McFarlan untuk mengkategorikan
kinerja dan kategori aplikasi yang digunakan pada organisasi.
4. External IT environment
Trend teknologi dimasa depan, kesempatan dan peluang serta manfaat IT
untuk pemasok, customer dan pesaing.
5. IT management strategy
Prosedur dan kebijakan umum yang konsisten bagi perusahaan, Organisasi IT,
investasi dan kebijakan prioritas, kebijakan dalam pemilihan vendor,
25
kebijakan yang berdampak kepada sumberdaya manusia, kebijakan IS
accounting.
6. Business IS strategy
Portofolio aplikasi dan service yang dibutuhkan oleh perusahaan dan bisnis
unit untuk mencapai tujuan bisnisnya.
7. IT strategy
Kebijakan dan prosedur untuk teknologi informasi dan sumber daya spesial.
Model Perencanaan Strategis SI/TI Ward dan Papperd dapat dilihat dalam bagan 3
Bagan 3. Strategic IT Model Ward (2002)
26
2.4. Alat Analisis
Sebagai alat analisis (analysis tool) didalam menganalisis strategic
planning dapat digunakan beberapa metode di bawah ini:
2.4.1. SWOT
Analisis Strength, Weakness, Opporrtunity, Threat (SWOT) adalah
identifikasi berbagai faktor strategi internal ( kekuatan dan kelemahan) dan
strategi eksternal ( ancaman dan peluang), dimana organisasi berusaha untuk
merumuskan strategi perusahaan dengan memaksimalkan kekuatan (strength) dan
peluang (opportunity), namun secara bersamaan berusaha untuk meminimalkan
kelemahan (weakness) dan ancaman (threat). Bagan 4 menyajikan framework dari
analisis SWOT.
Bagan 4. SWOT Framework (Rangkuti, 2006)
SWOT menurut Thompson & Strickland (2005,pp 89 - 98) :
27
a. Strength adalah suatu hal yang dapat dilakukan dengan baik oleh perusahaan
atau suatu karakteristik yang dapat meningkatkan kompetisi perusahaan.
Dapat berupa:
Keahlian/spesialiasi organisasi
Aset-aset fisik (alat-alat canggih dan modern)
SDM yang handal
Produk yang berkualitas dan bervariasi
Kerjasama dengan perusahaan lain
Posisi/brand organisasi dalam pasar
b. Weakness adalah kekurangan yang ada pada organisasi atau kondisi yang
menempatkan perusahaan pada kerugian. Kelemahan internal perusahaan
dapat berupa:
Kurangnya kemampuan atau keahlian
Kurangnya asset-aset/alat-alat yang mendukung
Proses bisnis yang berbelit-belit dan tidak jelas
Koordinasi yang tidak baik
Minimnya strategi promosi dan pemasaran
c. Opportunity merupakan faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam
penyusunan strategi perusahaan. Peluang ini dapat berupa:
Banyaknya pihak yang memerlukan produk perusahaan
Belum banyak produk sejenis diperusahaan
Trend yang mengarah pada penggunaan produk perusahaan
Kerjasama dengan perusahaan besar
28
d. Threat merupakan ancaman yang perlu diwaspadai dan diantisipasi, sebab
ancaman ini dapat menyebabkan perusahaan mengalami kekalahan dalam
persaingan. Ancaman ini dapat berupa:
Pesaing yang memperkenalkan produk baru
Masuknya competitor baru
Kenaikan harga bahan baku
Munculnya barang substitusi (barang pengganti)
2.4.2. Critical Success Factor (CSF)
Rockart (Ward and Peppard,2002,p209) mendefinisikan CSF sebagai area
tertentu dalam perusahaan, jika dimana hasil dari area tersebut memuaskan, maka
akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam persaingan. Area tersebut adalah
area kunci dimana segala sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar sehingga
keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. CSF dapat ditentukan
setelah objectif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah
menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang
harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung
antara strategi bisnis dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan
strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan
mengevaluasi strategi SI.
29
2.4.3. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah sistem penilaian kinerja yang menunjang
kelangsungan hidup dan sustainability of growth organisasi. Balanced Scorecard
merupakan sistem penilaian kinerja yang dikembangkan berdasarkan strategi
organisasi. Balanced Scorecard yaitu sistem penilaian kinerja yang
mengintegrasikan aspek finansial dengan aspek lain yang penting bagi organisasi
(Nurjaya, 2010).
Balanced Scorecard memungkinkan manager untuk melihat bisnis dari 4
perspektif penting, yaitu (Kaplan & Norton, 1998):
1. Bagaimana customer melihat kita? (perspektif customer)
2. Apa yang harus kita lampaui/ungguli? (perspektif internal)
3. Dapatkan kita melanjutkan untuk meningkatkan dan menciptakan nilai bisnis?
(perspektif inovasi dan pemahaman)
4. Bagaimana kita melihat shareholders? (perspektif financial)
30
Framework Balance Scorecard dapat dilihat dalam bagan 5:
Bagan 5. Balanced Scorecard Framework ( Kaplan, R.S., &Norton ,D.P. 1998)
Manfaat balanced scorecard menurut Tunggal, A.W (2002,pp6) adalah
sebagai berikut :
a. Mengklarifikasikan dan menghasilkan konsensus tentang strategi
b. Mengkomunikasikan strategi ke seluruh perusahaan
c. Menyelaraskan berbagai tujuan departemen dan pribadi dengan strategi
perusahaan
d. Mengaitkan berbagai tujuan strategik dengan sasaran jangka panjang dan
anggaran tahunan
e. Mengidentifikasikan dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategik
f. Melaksanakan peninjuan ulang strategik secara periodik dan sistematis
31
g. Mendapat umpan balik yang dibutuhkan untuk mempelajari dan memperbaiki
strategi
2.4.4. Aplication Portfolio McFarlan
Metode McFarlan digunakan untuk memetakan aplikasis sistem informasi
berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan. Pemetaan ini dilakukan dengan
membagi kontribusi ini ke dalam 4 kategori aplikasi SI/TI sebagai berikut:
1. Strategic
Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang kritis untuk mendukung
strategi bisnis yang akan datang. Aplikasi ini menciptakan atau mendukung
perubahan bagaimana dalam hal bagaimana perusahaan menjalankan
bisnisnya, dengan tujuan menjalankan competitive advantage.
2. Key Operational
Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang menopang operasional
bisnis yang ada dan membantu untuk menghindari kerugian, dimana
perusahaan sangat tergantung pada aplikasi ini.
3. Support
Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang meningkatkan efisiensi
bisnis dan efektivitas managemen, tetapi tidak kritis dalam mencapai
kesuksesan.
32
4. High Potential
Aplikasi pada kategori ini merupakan aplikasi yang inovatif yang mungkin
menciptakan peluang untuk memperoleh keuntungan di masa depan, tetapi
belum terbukti.
Portfolio McFarlan ini secara lebih jelas dapat dilihat dalam bagan 6.
Bagan 6. Portfolio Aplikasi McFarlan (Ward,2002)
2.5. IT Blueprint
Secara prinsip, IT Blueprint merupakan dokumen formal organisasi yang
berisikan panduan kerangka kerja dalam mengembangkan perencanaan strategis
teknologi informasi. Fungsi dari blueprint adalah sebagai strategi perencanaan dan
pengembangan dalam sistem informasi di suatu perusahaan yang merupakan
bagian yang terintegrasi dengan perencanaan corporate (corporate business plan).
Jadi IT blueprint dibutuhkan ketika mengembangkan IT, sekaligus menunjukkan
33
bagaimana infrastruktur IT kedepannya dalam mendukung kinerja dalam
perusahaan maupun dalam menjawab tantangan global dari kebutuhan customer.
Tujuan dari pengembangan IT Blueprint ini adalah menghindarkan situasi
dimana:
Implementasi solusi teknologi informasi tidak sejalan dengan rencana
strategis, visi dan misi organisasi
Implementasi solusi teknologi informasi tidak sesuai dengan kebutuhan para
stakeholder
Sistem yang dikembangkan tidak terintegrasi, koheren dan holistik
Rendahnya kualitas sistem yang dikembangkan.
Meskipun belum ada teori yang pasti mengenai pengembangan IT
blueprint tapi berdasarkan pengalaman ada 5 faktor yang mempengaruhi
pengembangan IT blueprint yaitu (Cassidy,2006) :
a. Apa visi dari perusahaan
b. Diposisi apa sekarang perusahaan
c. Kemanakah perusahaan akan mengarah
d. Bagaimana menuju arah tersebut
e. Bagaimana mengetahui telah mencapai apa yang diinginkan oleh perusahaan
34
Bagan 7. IT Blueprint Framework (Astriani,M.S,2011)
Dari bagan 7 dapat dilihat bahwa input dari IT Blueprint disebut sebagai
information flow (bisnis) dan outputnya adalah progress report (teknologi).
Berdasarkan situasi TI yang dimiliki sebuah perusahaan sekarang ini, maka IT
blueprint akan menghasilkan:
a. Application
Seluruh kebutuhan bisnis diarahkan pada diperlunya sejumlah aplikasi
(program). Software aplikasi ini harus diadakan, dikonfigurasi, diinstalasi,
diterapkan, dimutakhirkan, dikembangkan dan dipantau.
b. Infrastucture
Merupakan hardware, software, jaringan apa saja yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan aplikasi yang sudah ditentukan.
c. Operation
35
Didalam implementasinya, para penggunalah yang akan memakai atau
mengoperasikan teknologi yang tersedia di dalam organisasi. Oleh karena itu
harus tersedia dokumen penerapan aplikasi yang dapat membantu pengguna
dalam memahami dan pengoperasikan berbagai sistem yang ada diorganisasi.
Disamping itu diperlukan pula serangkaian pelatihan atau training bagi para
pengguna agar lancar serta mahir mengoperasikan teknologi yang ada.
d. Governance
Supaya keberadaan teknologi informasi ini benar-benar dapat membantu
organisasi dalam mewujudkan visi dan misinya maka diperlukan governance
berupa struktur dari hubungandan proses yang menghubungkan proses TI,
sumber daya IT dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan. Dengan
adanya governance maka dalam pengambilan keputusan dan
pertanggungjawaban terhadap berbagai kegiatan menjadi lebih jelas bagi
setiap pemangku kepentingan (stakeholder) yang bersangkutan.
e. Security
Kebutuhan untuk menjaga validitas dan integritas data maupun informasi serta
memproteksi berbagai set teknologi informasi memaksa organisasi untuk
menerapkan sekumlah proses terkait dengan keamanan sistem. Organisasi
perlu mengembangkan sejumlah kebijakan, standar maupun prosedur untuk
mengelola aspek keamanan yang dimaksud. Keseluruhan peraturan tersebut
haruslah dipantau implementasinya dan dipastikan efektivitasnya untuk
menanggapi berbagai ancaman keamanan maupun menghadapi
kelemahan/kerawanan sistem yang dimiliki oleh organisasi.