bab i

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ketika kebutuhan suatu negara tidak mampu dipenuhi oleh negara itu sendiri, maka terciptalah suatu aktifitas lalulintas barang antar negara yang dinamakan perdagangan internasional. Kegiatan perdagangan internasional di dunia tidak dapat terlepas dari peran perusahaan freight forwarding. Selain memang mempermudah kegiatan perdagangan itu sendiri, suatu perusahaan freight forwarding bisa dikatakan sebagai perusahaan yang mampu memberikan jasa one stop shoping. Tidak hanya memberikan kelebihan seperti mengurusi dokumendokumen export-import seperti bill of lading, tapi juga mampu memberikan solusi serta menyediakan armada angkutan yang dapat mengangkut muatan barang yang akan di export atau di import. Bahkan yang lebih istimewa, mampu memberikan pelayanan trucking penghantaran barang dari/ke pelabuhan dan dari/ke gudang exporter/importer. Bisnis dibidang transportasi bisa dikatakan menjadi trend di Indonesia, karena dapat menghasilkan keuntungan yang besar, sehingga banyak perusahaan yang merambah bisnis perdagangannya melalui investasi dibidang transportasi. Hal ini juga dilakukan oleh PT Bintang Fajar Transportindo sejak tahun 2006 lalu. Bekerjasama dengan CV Bumen Jaya Mandiri dalam hal investasi dan pengadaan kendaraan, PT Bintang Fajar Transportindo mampu menawarkan kelebihan-kelebihan dibidang transportasi, termasuk dalam hal pelayanan trucking.

Proses Produk Logistik

1.2

Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah: 1. 2. 3. Untuk mengetahui Flow Process Chart untuk bagian Trucking di PT Bintang Fajar Transportindo. Untuk mengetahui Standard Operating Procedure (SOP) pada bagian Trucking di PT Bintang Fajar Transportindo. Untuk menganalisis kelemahan dan kelebihan pada Flow Process Chart dan Standard Operating Procedure (SOP) di PT Bintang Fajar Transportindo.


BAB II PENGUMPULAN DATA 2.1 Sejarah Perusahaan Sejak tahun 2006 PT Bintang Fajar Transportindo bekerjasama dengan CV Bumen Jaya Mandiri, dalam hal investasi dan pengadaan kendaraan. PT Bintang Fajar Transportindo mulai beroperasional secara mandiri sejak tahun 2011 dengan bisnis utama ekspedisi angkutan darat / trucking dan merupakan perusahaan yang independen, dalam arti kata bahwa perusahaan bukan merupakan perusahaan yang terafiliasi atau bukan merupakan anak perusahaan dari suatu grup, tetapi murni merupakan perusahaan yang beroperasi secara mandiri. Kecepatan, ketepatan dan keamanan barang sampai di tempat tujuan adalah merupakan prioritas yang didirikan oleh para profesional muda yang berpengalaman yang mereka miliki dalam menangani cargo service ke seluruh Indonesia khususnya East Indonesian Area Site Support, Distribution, Warehouse, Freight Forwarding, Logistic and Transport. Bisnis utama PT Bintang Fajar Transportasi adalah sebagai logistic and transport company, khususnya jasa trucking dan container, menjadi pengelola dalam operasional trucking dan container, perusahaan yang tersistematis dari setiap personel yang sangat kompeten dan produktif dalam kinerjanya, berpengalaman dan berkomitmen penuh dalam memenuhi tuntutan klien yang menerapkan supply chain management system and all inventory management system dalam industri modern saat ini.


2.2

Flow chart Loading Procedure Salah satu layanan yang diberikan oleh PT Bintang Fajar Transportindo ialah Layanan Domestik, yakni jasa pengangkutan cargo untuk wilayah domestik. Dalam menjalankan usaha pelayanannya dibidang jasa freight forwarder, PT. Bintang Fajar Transportindo memiliki flow chart trucking sebagai berikut : 2.2.1 Flow chart Trucking Domestic Service

Start

1

Rencana Pengiriman Barang

2

Menyiapkan Kendaraan (Garasi)

3

Mengambil Container (Depo)

4Go Customer

Lift Off

Menuju Pelabuhan

Menunggu Stuffing

7 8Mengembalikan Container (Depo )

6

5

9

Kembali ke PT

10

End

Gambar 2.1 Flow Process Chart Trucking Domestic Service

Adapun penjelasan dari flow chart diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. Bagian penanganan trucking, menerima order pengangkutan/pengiriman barang dari divisi domestic service. Kendaraan dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, truck atau trailer yang akan digunakan telah berada dalam kondisi baik, dan telah diperiksa oleh teknisi, sesuai SOP garasi yang ada. Driver telah dilengkapi dengan ID Card, jelas terdata dalam manajemen dan berpakaian rapih. Tiap truck diwakili oleh 2 orang (driver dan helper). 3. Truck berangkat ke depo container untuk mengambil container kosong yang nantinya akan di isi muatan di pabrik/ gudang customer.


4.

Berangkat menuju ke pabrik/ gudang customer, driver berangkat dengan membawa surat jalan yang telah disiapkan oleh petugas operasional.

5.

Tiba di pabrik/gudang customer, dilakukan proses stuffing atau pemuatan barang ke dalam container kosong yang dilakukan oleh petugas pabrik/ gudang customer, driver menunggu proses hingga selesai.

6.

Setelah selesai stuffing, driver menerima surat jalan yang diberi oleh petugas pabrik/gudang customer. Setelah itu, kendaraan berangkat berangkat menuju pelabuhan untuk lift off.

7. 8.

Setibanya di pelabuhan dilakukan proses lift off. Setelah proses selesai, armada kembali menuju garasi di perusahaan.

2.3

Flow Process dan SOP 2.3.1Standard Truck & Driver Procedure

Gambar 2.2 Standard Truck & Driver Procedure

Truck atau container yang akan digunakan telah berada dalam kondisi baik, dan telah diperiksa oleh teknisi, sesuai SOP garasi yang ada. Driver telah dilengkapi dengan ID Card, jelas terdata dalam manajemen dan berpakaian rapih. Tiap truck diwakili oleh 2 orang (driver dan helper).


2.3.2 Loading Procedure

Gambar 2.3 Loading Procedure

On Time Schedule 1 x 24 Jam. Pelaksanaan muat dapat dilaksanakan setiap hari kerja, kecuali pada peak season dapat dilakukan pada hari libur.

Semua barang yang diangkut di asuransikan oleh klien. Truck yang dikirim ke tempat muat sesuai permintaan klien disertai oleh krani dengan tugas : a. Melaporkan kepada petugas ditempat muat bahwa truk telah siap muat. b. Menghitung dan mencatat jumlah serta kondisi barang yang dimuat, membuat dan menandatangani dokumen dokumen versi klien.

Pencatatan jumlah dan kondisi barang yang dimuat, hanya dilakukan pada saat barang naik truck atau container. Formulir Berita Acara Muat berisi : a. Informasi klien. b. Informasi truck / container. c. Nama, Spesifikasi, Jumlah dan kondisi barang yang dimuat.


d. Tanda tangan krani, Driver, Petugas muat / Penanggung jawab Gudang 2.3.3 Unloading Procedure

Gambar 2.4 Unloading Procedure

24 jam sebelum bongkar, PT. Bintang Fajar Transportindo akan menginformasikannya kepada penerima, sehingga dapat dipersiapkan segala sesuatunya.

Setiap bongkar muatan, PT. Bintang Fajar Transportindo akan mengirimkan krani / pengemudi yang bertugas : a. Melaporkan kepada petugas ditempat bongkar bahwa truk telah siap dibongkar. b. Menghitung serta mencatat jumlah serta kondisi barang yang sedang dibongkar, membuat dan menandatangani dokumen - dokumen sesuai dengan prosedur yang diterapkan oleh klien.

Pencatatan jumlah dan kondisi barang yang dibongkar, hanya dilakukan pada saat barang turun dari truck atau container (tidak setelah barang dibawa ke gudang)


Formulir berita acara bongkar berisi : a. Informasi klien. b. Informasi truck dan container. c. Nama, Spesifikasi, Jumlah dan kondisi barang yang dimuat. d. Tanda tangan krani, Driver, Petugas muat / Penanggung jawab Gudang.

Kerusakan barang yang terjadi selama pemindahaan dari truck dan container ke gudang, bukan menjadi tanggung jawab PT. Bintang Fajar Transportindo

Dokumen dokumen muatan yang harus kembali kepada pengirim, akan diserahkan paling lama 5 - 7 hari kerja, setelah barang dibongkar di tujuan.


BAB III ANALISA 3.1 Analisis Flowchart Trucking Domestic Service pada PT Bintang Fajar Transportindo Pada flow chart yang ditemukan penulis untuk kegiatan trucking domestic service PT Bintang Fajar Transportindo didapat beberapa kelebihan seperti : Panduan pekerjaan yang ada dalam kotak proses flow chart menggunakan kata perintah yang singkat dan jelas. Flow chart sudah tersusun rapi dan jelas, kegiatan dapat dipahami dengan baik oleh karyawan PT Bintang Fajar Transportindo. Sedangkan kelemahan yang ditemukan penulis pada flow chart kegiatan trucking domestic service, yaitu : Flow chart belum menjelaskan secara rinci siapa dan apa kewajiban pelaku yang terkait pada kegiatan tersebut. Pada flow chart hanya digambarkan alur aktifitas saja tanpa memberikan solusi atau tahapan selanjutnya yang harus ditempuh jika terjadi ketidak sesuaian dokumen ataupun aktifitas. 3.2 Analisis Standard Operating Procedure Transportasi pada PT Bintang Fajar Transportindo. Pada analisis SOP yang dilakukan penulis ditemukan kelebihan : SOP sudah dibuat dengan runtun dan berdasarkan urutan kepentingan pada proses transport. SOP menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti dan kalimat yang singkat, sehingga memudahkan pegawai untuk mengingat dan menghafalnya.


Adapun kelemahan yang ditemukan penulis pada SOP transportasi secara keseluruhan, adalah seperti berikut : SOP yang dimiliki sebaiknya dibuat menyesuaikan perkembangan zaman, dan perkembangan perusahaan sehingga selalu up to date dalam mengatasi penyimpangan dan ketidaksesuaian yang terjadi. SOP sebaiknya dilengkapi dengan gambar contoh sebagai panduan pegawai melakukan proses transport. SOP telah menjelaskan secara rinci tujuan dan tata-cara yang terjadi ataupun mungkin terjadi pada aktivitas transport. Di dalam SOP juga terdapat kepada siapa pelaporan harus dilakukan apabila terjadi suatu kecelakaan atau ketidaksesuaian kerja. SOP seharusmya memuat data form isian yang diperlukan untuk dokumentasi.


BAB IV KESIMPULAN Setelah dilakukan analisa flow chart dan Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh PT Bintang Fajar Transportindo dalam bidang transportasi dan pengangkutan, penulis mendapatkan kesimpulan seperti berikut : 1. Flow chart yang bertujuan untuk mengetahui langkah kerja pada proses trucking export dan import di PT Bintang Fajar Transportindo telah menggambarkan dengan jelas urutan kegiatan dan aktivitas yang harus dilakukan oleh karyawan. 2. Standard Operating Procedure Transportasi yang ada telah memenuhi fungsi SOP sebagai panduan dan standar kerja pada proses transportasi di PT Bintang Fajar Transportindo, tetapi untuk mendapat hasil yang lebih efektif dan efisien SOP perlu dilakukan perbaikan seperti penerjemahan SOP kedalam bagan yang terstruktur serta pembaharuan SOP per satuan waktu yang ditentukan agar dapat menyesuaikan perkembangan yang terjadi.


bab i

Documents