168

BAB 4

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI DATA WAREHOUSE

4.1 Arsitektur Data Warehouse

Pelaksanaan rancangan data warehouse dimulai dengan menjalankan

pencarian data yang berhubungan dengan pembuatan laporan bagi pimpinan

perusahaan, kemudian data-data tersebut disaring dan hasilnya dimasukkan ke suatu

tempat media penyimpanan yang memiliki daya tampung yang besar. Namun

sebelum dikumpulkan pada tempat tersebut, data-data itu harus ditransformasikan

terlebih dahulu sehingga menjadi bentuk basis data yang benar-benar konsisten dan

terintegrasi.

Pengumpulan data tersebut menjadi terpusat pada suatu tempat dan pada

tempat ini pula tersedia cadangan data yang dapat kita gunakan dalam pemakaian

data warehouse untuk mengakses data yang berhubungan dengan pembuatan laporan

bidang pembelian dan penjualan yang akan dianalisis oleh pimpinan perusahaan.

Arsitektur data warehouse yang akan diimplementasikan pada PT.

CENTRAL SOLE AGENCY adalah menggunakan bentuk data warehouse terpusat.

Alasan-alasan untuk menggunakan bentuk arsitektur ini adalah sebagai berikut :

1. Arsitektur ini merupakan bentuk yang umumnya digunakan oleh perusahaan-

perusahaan menengah yang sedang berkembang.

Mempermudah dalam melakukan pengawasan dan pemeliharaan data yang

digunakan untuk aplikasi data warehouse.

169

2. Pengembangan rancangan yang relatif mudah dan murah dibandingkan

dengan bentuk arsitektur data warehouse terdistribusi.

3. Kekonsistensian data dapat terjamin.

Pemakaian komponen-komponen yang dipergunakan untuk mendukung pembuatan

data warehouse pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY adalah :

1. Sumber Data

Sumber data yang didapatkan dapat berasal dari berbagai jenis media (berupa

dokumentasi manual maupun dokumentasi digital), format, dan platform yang

berbeda. Dalam merancang data warehouse ini, sumber data yang dipergunakan

berasal dari dua sumber, yakni :

a. Sumber data internal

Sumber data ini diambil dari kegiatan sehari-hari perusahaan atau kegiatan

operasional yang dilakukan oleh perusahaan menyangkut dengan bidang

pembelian dan penjualan pada perusahaan terkait.

b. Sumber data eksternal

Sumber data ini berasal dari data yang berada di luar perusahaan, di mana

data yang diperoleh masih sangat terbatas seperti data mengenai perubahan

data-data pelanggan atau pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan.

2. Transformasi Data

Komponen ini akan menjadi sangat penting bila data yang dipergunakan berasal

dari beraneka ragam media, format, serta platform yang berbeda. Dengan

transformasi ini membuat sumber-sumber data tersebut diubah ke suatu bentuk

170

yang konsisten dan terjamin integritasnya, sehingga dapat menghasilkan data

yang benar-benar akurat, tepat, dan terpercaya.

3. Data Warehouse

Komponen ini merupakan tempat di mana data-data yang telah tersaring

dikumpulkan pada tempat tertentu untuk dipergunakan sebagai sumber

penganalisaan laporan bidang pembelian dan penjualan oleh pimpinan

perusahaan. Data-data yang berada pada komponen ini merupakan data-data

yang bersifat historikal dengan jangka waktu tertentu.

4. Front End Tool

Merupakan komponen yang menghubungkan data warehouse dengan pengguna.

Komponen ini juga mempermudah pengguna dalam mengakses data yang

diperlukan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pengguna, sehingga

pengguna akan menggunakan komponen ini sebagai pembuka gerbang ke

aplikasi data warehouse yang sebenarnya.

Gambar 4.1 Arsitektur Data Warehouse

Transformasi Data dan

Integrasi Data

Pengguna

Pengguna

Pengguna

Pengguna

Data Warehouse

Sumber Data Internal

Sumber Data Eksternal

Sumber Data Internal

171

4.2 Transformasi Data

Dalam merancang data warehouse, proses yang paling penting dan mutlak

untuk dilaksanakan adalah proses transformasi data. Proses transformasi data

merupakan suatu proses pemindahan data operasional ke dalam suatu media pusat

penyimpanan data yang kemudian digunakan sebagai sumber data dalam data

warehouse yang dibangun.

Adapun tahapan proses dalam melakukan transformasi data di PT.

CENTRAL SOLE AGENCY adalah sebagai berikut :

1. Membaca data sumber yang tersimpan dalam file berekstensi .mdf (file

Microsoft SQL Server 2000).

2. Melakukan penyeleksian data yang akan digunakan dalam data warehouse dan

meletakkannya pada tempat sementara.

3. Melakukan penyeragaman data dan jika diperlukan dapat mengubah data di

tempat penampungan sementara sebelum data dimasukkan ke dalam data

warehouse.

4. Setelah data ditransformasikan, data tersebut disimpan dalam data warehouse.

172

Gambar 4.2 Skema Transformasi Data

Proses transformasi ini dilakukan dengan menggunakan Microsoft SQL

Server 2000 sebagai basis data tujuan dan Microsoft Excel sebagai basis data

sumber. Kemudian transformasi dilakukan dengan menggunakan fasilitas yang telah

tersedia pada Microsoft SQL Server 2000 yaitu Data Transformation Services (DTS)

Wizard. Pemakaian fasilitas DTS menyediakan keunggulan-keunggulan seperti

Basis Data

Format .mdf

Proses Validasi Data SQL Server 2000

Data Transformation Services

Data Warehouse (Data Hasil

Transformasi)

Format SQL Server

173

menyediakan impor dan ekspor data dari berbagai sumber untuk membentuk data

warehouse. Komponen DTS juga menyediakan paket data di mana paket tersebut

dapat dijalankan untuk melakukan tugas tertentu dan dapat dijadwalkan kapan paket

tersebut akan dijalankan.

4.3 Rancangan Data Warehouse

Hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis menyangkut dengan

perancangan data warehouse pada fungsi pembelian dan penjualan merupakan suatu

bagian dari kegiatan perusahaan yang memiliki peranan yang besar khususnya bagi

perusahaan ini. Dari analisis yang dilakukan dari pihak penulis, menghasilkan suatu

hasil yang menjadi pedoman penulis dalam merancang data warehouse yang

dibutuhkan bagi pihak perusahaan. Dalam merancang data warehouse pada PT.

CENTRAL SOLE AGENCY, penulis melakukan tahap-tahap berikut ini :

1. Mengetahui apa saja yang menjadi permasalahan perusahaan dan mempelajari

permasalahan tersebut

Dalam merancang suatu data warehouse, yang harus dilakukan pertama kali

adalah mengetahui permasalahan yang ada pada perusahaan serta mempelajari

permasalahan tersebut dan mempertimbangkan manfaat apa yang diperoleh

perusahaan tersebut dengan adanya data warehouse.

2. Mengumpulkan dan menganalisis informasi

Tahapan kedua yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi-informasi yang

berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan, kemudian

dilakukan suatu analisis informasi terhadap permasalahan tersebut.

3. Menentukan kebutuhan informasi

174

Setelah menganalisis informasi-informasi yang dikumpulkan maka perlu untuk

memilah-milah informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan perusahaan

sehingga informasi yang dimasukkan ke dalam suatu data warehouse benar-

benar diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan

selama ini. Adapun informasi yang dibutuhkan misalnya :

a. Mengenai volume penjualan produk, total penjualan, volume pembelian

dan total pembelian perusahaan pada tahun yang berjalan.

b. Mengetahui kinerja penjual dan produk yang paling banyak terjual pada

tahun yang berjalan.

c. Mengetahui jumlah pelanggan pada tahun yang berjalan dan siapa saja

pelanggan tersebut.

d. Mengetahui barang dari pemasok mana yang bekerja sama dengan

perusahaan.

4. Merancang skema bintang

Berdasarkan informasi-informasi yang dibutuhkan, maka dapat diketahui data-

data yang diperlukan untuk membuat tabel-tabel dimensi dan fakta dengan

menggunakan bantuan skema bintang.

5. Menentukan perangkat keras dan piranti lunak

Pada tahap ini akan dilakukan pertimbangan perangkat keras yang dibutuhkan

dan piranti lunak yang akan digunakan untuk dapat mendukung data warehouse

yang akan dirancang.

6. Melakukan transformasi data ke dalam data warehouse

175

Pada tahap ini, data internal operasional perusahaan diseragamkan terlebih

dahulu kemudian dilakukan proses transformasi data sehingga data yang ada

menjadi terintegrasi dan konsisten pada suatu media pusat penyimpanan.

7. Membuat prototipe aplikasi

Untuk mengakses data yang telah ditransformasikan ke dalam data warehouse

maka harus dibuat suatu prototipe aplikasi yang memudahkan eksekutif dalam

menggunakan data-data untuk keperluan pengambilan keputusan.

8. Mendistribusikan prototipe aplikasi data warehouse

Dari prototipe aplikasi yang telah dibuat dengan dukungan data yang terintegrasi

dalam data warehouse, kemudian prototipenya didistribusikan ke berbagai pihak

yang membutuhkan dimana dengan dukungan data yang tersedia pada data

warehouse yang merupakan data yang siap digunakan untuk melakukan analisis

kegiatan pembelian dan penjualan pada sistem yang berjalan.

4.4 Rancangan Implementasi

Di dalam merancang data warehouse bagi PT. CENTRAL SOLE AGENCY

haruslah terdapat komponen-komponen yang dapat mendukung pengimplementasian

aplikasi ini, komponen-komponen yang penulis maksud di sini adalah komponen

perangkat keras dan piranti lunak yang akan digunakan bagi pengembangan data

warehouse ini.

4.4.1 Dukungan Perangkat Keras

Perangkat keras disini memiliki arti bahwa komponen yang digunakan

adalah komponen yang secara fisik digunakan dalam mendukung aplikasi data

176

warehouse yang penulis bangun. Perangkat keras yang dipakai dalam

mengimplementasikan data warehouse pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY

menggunakan sebuah server khusus bagi data warehouse itu sendiri, karena

mempertimbangkan faktor kinerja dari query pemakai aplikasi data warehouse

yang memiliki daya tampung yang besar dan khusus digunakan untuk melayani

pengguna yang ingin mengakses ke dalam data warehouse. Jadi, sumber data

tersedia memang dialokasikan secara khusus untuk keperluan data warehouse

sehingga diharapkan dapat memberikan waktu respon yang lebih cepat dalam

pemrosesan data.

Agar diperoleh hasil yang optimal, konfigurasi perangkat keras yang

disarankan untuk digunakan dalam mendukung implementasi data warehouse

yang telah dibangun adalah sebagai berikut :

a. Server

Server yang akan digunakan untuk implementasi data warehouse

sebaiknya memiliki spesifikasi sebagai berikut :

1. Prosesor Intel Pentium IV 2.4 GHz

2. Memori DDRAM 512 MB

3. Harddisk 80 GB

4. Ethernet card 100 Mbps

5. Modem

b. Client

Client yang akan digunakan untuk implementasi data warehouse

sebaiknya memiliki spesifikasi sebagai berikut :

177

1. Prosesor Intel Pentium IV 2.2 GHz

2. Memori DDRAM 256 MB

3. Harddisk 40 GB

4. Ethernet Card 100 Mbps

4.4.2 Dukungan Piranti Lunak

Piranti lunak dalam perancangan data warehouse ini digunakan untuk

melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber, dan transformasi data serta

membuat aplikasi front end tool yang dapat memudahkan user dalam mengakses

data atau informasi dalam data warehouse.

Dari beberapa piranti lunak yang ada, dipilih yang memiliki kemampuan

untuk menampilkan grafik atau gambar serta mudah untuk dipelajari dalam

pembuatannya, sehingga memberikan keuntungan dalam penggunaan piranti

lunak tersebut oleh user serta akan mempermudah dalam pembuatan aplikasi

tersebut yang tentunya akan menghemat waktu pembuatan aplikasi tersebut.

Piranti lunak yang akan digunakan untuk mendukung data warehouse

pembelian dan penjualan yang telah dibangun pada PT. CENTRAL SOLE

AGENCY adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.

Adapun piranti lunak yang dibutuhkan untuk mendukung implementasi data

warehouse yang telah dibangun adalah sebagai berikut :

a. Server

1. Sistem Operasi Windows Server 2003

2. Microsoft Visual Basic 6.0

3. DynamiCube ver 3.0

178

b. Client

1. Sistem Operasi Wndows XP Profesional

2. DynamiCube ver 3.0

4.4.3 Jadwal Rencana dan Implementasi

Rencana implementasi data warehouse pada perusahaan dibuat setelah

perancangan sistem dan aplikasi data warehouse selesai dilakukan, baik secara

fisik yang berupa database maupun berupa rancangan layar. Rencana

implementasi ini dibuat agar sistem data warehouse yang telah dirancang dapat

diimplementasikan dengan baik sehingga berguna bagi pihak eksekutif dalam

keputusan yang mendukung strategi perusahaan.

Adapun jadwal dan rencana implementasi terhadap perusahaan, meliputi :

1. Penentuan jadwal implementasi dan perhitungan biaya implementasi.

Pada tahap yang pertama ini dilakukan pembicaraan dan pembuatan

jadwal implementasi serta kegiatan pengecekan dan perbandingan harga di

lapangan untuk menghitung biaya implementasi yang dibutuhkan. Waktu

pelaksanaan implementasi yang dipilih dalam perencanaan ini adalah

pertengahan bulan, karena pada saat tersebut perusahaan belum membuat

laporan bulanan perusahaan dan memberikan cukup waktu untuk

mengadakan implementasi sistem pada akhir bulan sekaligus melakukan uji

coba. Tahap ini memerlukan waktu selambat-lambatnya 7 hari atau

seminggu.

179

2. Pengadaan piranti lunak

Pengadaan peranti lunak yang dibutuhkan dalam

mengimplementasikan sistem sesuai anggaran yang dikeluarkan oleh

perusahaan dan besarnya telah ditentukan sebelumnya. Tahap ini

memerlukan waktu sekitar 75 hari dan tergantung waktu yang diperlukan

oleh produsen untuk menyelesaikan permintaan perusahaan akan

spesifikasi piranti lunak.

3. Instalasi perangkat lunak.

Pada tahap ini dilakukan penginstalan piranti lunak pada server dan

workstation pada kantor, tempat sistem data warehouse

diimplementasikan. Tahap ini berlangsung selambat-lambatnya 1 hari,

tergantung dari kelancaran proses instalasi.

4. Uji coba sistem

Setelah berhasil melakukan penginstalan perangkat piranti lunak

pada server dan workstation, maka dilakukan proses uji coba selama 3

hari. Dari hasil uji coba ini dapat diketahui apakah semua fungsi dan fitur

yang ada dalam sistem data warehouse dapat berjalan seluruhnya dengan

baik atau tidak. Uji coba sistem ini meliputi metode whitebox testing dan

blackbox testing. Metode whitebox testing dilakukan oleh user yang

merancang dan membuat aplikasi. Sedangkan metode blackbox testing

dilakukan oleh pihak PT CENTRAL SOLE AGENCY langsung dengan

pimpinan perusahaan.

180

5. Pelatihan user

Tahap ini dilakukan di sela-sela kegiatan uji coba sistem. Tujuan

dilakukan pelatihan ini agar pada waktunya authorized user sudah dapat

menggunakan semua fitur dan fungsi yang ada dalam sistem data

warehouse. Kegiatan pelatihan dilakukan selama 7 hari.

6. Evaluasi sistem

Tahap ini merupakan tahap terakhir dari rencana implementasi data

warehouse. Tujuan dari tahap ini adalah mencari kelemahan-kelemahan

dari sistem untuk kemudian diperbaiki. Tahap ini dilakukan sejalan dengan

tahap uji coba sistem sehingga kelemahan sistem dapat segera diperbaiki

setelah ditemukan.

Gambar 4.3 Implementasi Sistem

4.5 Rencana backup, recovery, dan security

4.5.1 Security

Terdapat 2 tahap dalam security, yaitu :

181

Authentikasi, yang berarti mengidentifikasi user yang boleh login. Jika

proses authentikasi berhasil, maka user terhubung ke SQL Server

Autorisasi, merupakan izin pengaksesan datawarehouse

4.5.2 Backup

Backup pada data warehouse dilakukan setiap 3 minggu sekali. Backup yang

pertama kali dilakukan dengan menggunakan tipe complete dimana backup

dilakukan secara keseluruhan, dan untuk berikutnya menggunakan tipe differential

dimana backup dilakukan akan disimpan melalui media hardisk portable.

4.5.3 Recovery

Sama seperti tipe backup, dimana pada saat pertama kali recovery

menggunakan tipe complete dan untuk recovery berikutnya menggunakan tipe

differential.

4.6 Implementasi Aplikasi

1. Login User

Gambar 4.4 Penampang Login User

182

Pada layar login user ini, pengguna harus memasukkan ID Pemakai dan

Password yang dimiliki untuk mengakses aplikasi ini. Pada layar terdapat link

Ubah Password dan Buat ID Baru. Jika pengguna salah memasukkan ID

Pemakai atau Password akan muncul pesan kesalahan sebagai berikut :

Gambar 4.5 Pesan Kesalahan Sewaktu Login

Gambar 4.6 Pesan Kesalahan Saat Meng-klik Link

Ubah Password atau Buat ID Baru

183

Jika ingin membuat ID baru atau mengganti password, harus menghubungi

Admin. Sebelum meng-klik link Ubah Password atau link Buat ID Baru, Admin

harus memasukkan ID Pengguna dan Password-nya terlebih dahulu.

2. Atur Pemakai

Gambar 4.7 Form Atur Pemakai Frame Ubah Password

Gambar 4.8 Form Atur Pemakai Isi Data Pengguna dan Password

184

Jika pengguna ingin mengubah password, setelah memasukan ID Pengguna dan

Password, klik link Ubah Password. Lalu, pengguna (Admin) akan masuk ke

dalam menu seperti gambar di atas. Setelah proses selesai, klik tombol Simpan.

Frame Buat Pengguna Baru tidak dapat digunakan.

Gambar 4.9 Form Buat Pengguna Baru

Jika pengguna ingin membuat pengguna baru, dapat meng-klik link Buat ID Baru

dan akan masuk pada menu seperti gambar di atas. Setelah selesai dilakukan

pengisian, klik tombol Simpan. Frame Ubah Password tidak dapat digunakan.

Pembuatan ID baru dan ubah password hanya bisa dilakukan oleh Admin.

3. Menu Utama

185

Gambar 4.10 Form Menu Utama

Menu utama aplikasi ini, di mana pada bagian menu bar terdapat menu File

(Open, Save As, Print), Info (Pemasok, Pelanggan, Produk, Staff), Fakta (Fakta

Penjualan, Fakta Pembelian, Fakta Retur Penjualan, Fakta Retur Pembelian,

Fakta Hutang, Fakta Piutang), Skema Bintang (Skema Bintang Penjualan, Skema

Bintang Pembelian, Skema Bintang Retur Penjualan, Skema Bintang Retur

Pembelian, Skema Bintang Hutang, Skema Bintang Piutang), About, dan

Logout. Di bagian bawah menu bar terdapat label jam dan tanggal.

4. Data Pemasok

186

Gambar 4.11 Form Data Pemasok

Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data pemasok. Untuk

kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu.

Klik tab Cari Data Pemasok untuk menampilkan data tersebut seperti pada

gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data pemasok secara manual

ataupun mencari data pemasok berdasarkan kode pemasok, nama pemasok, nama

kontak pemasok, dan telepon pemasok. Untuk kembali ke menu utama,

pengguna dapat meng-klik link Kembali ke Menu. Terdapat juga kode kota di

bagian bawah tab.

187

Gambar 4.12 DataGrid Pemasok

Gambar 4.13 Data Pemasok yang Dicari Berdasarkan Kode Pemasok

Setelah data pemasok yang diinginkan telah ditemukan seperti di gambar

sebelumnya, lakukan dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data

pemasok tersebut akan muncul seperti pada gambar berikut ini.

188

Gambar 4.14 Informasi Data Pemasok

5. Data Pelanggan

Gambar 4.15 Form Data Pelanggan

Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data pelanggan. Untuk

kembali ke menu utama, klik link Kembali ke Menu.

189

Klik tab Cari Data Pelanggan untuk menampilkan data tersebut seperti pada

gambar selanjutnya. Pengguna dapat mencari data pelanggan secara manual

ataupun mencari data pelanggan berdasarkan kode pelanggan, nama pelanggan,

nama kontak pelanggan, dan telepon pelanggan. Untuk kembali ke menu utama,

pengguna dapat meng-klik link Kembali ke Menu. Terdapat juga kode kota di

bagian bawah tab.

Gambar 4.16 DataGrid Pelanggan

Gambar 4.17 Cari Data Pelanggan Berdasarkan

190

Setelah data pelanggan yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan

dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data pelanggan tersebut

akan muncul seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 4.18 DataGrid Pelanggan yang Dicari

Gambar 4.19 Informasi Data Pelanggan

191

6. Data Produk

Gambar 4.20 Form Data Produk

Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data produk. Untuk kembali

ke menu utama, klik link Kembali ke Menu.

Klik tab Cari Data Produk untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar

selanjutnya. Pengguna dapat mencari data produk secara manual ataupun

mencari data produk berdasarkan kode produk, kode jenis produk, kode tipe

produk, kode merk, dan nama produk. Untuk kembali ke menu utama, pengguna

dapat meng-klik link Kembali ke Menu.

192

Gambar 4.21 DataGrid Produk

Gambar 4.22 Cari Data Produk Berdasarkan

193

Gambar 4.23 DataGrid Produk yang Dicari

Setelah data produk yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan

dobel klik pada baris data di datagrid, maka informasi data produk tersebut akan

muncul seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 4.24 Informasi Data Produk

194

7. Data Staff

Gambar 4.25 Form Data Staff

Pada bagian ini, pengguna dapat mencari informasi data produk. Untuk kembali

ke menu utama, klik link Kembali ke Menu.

Klik tab Cari Data Produk untuk menampilkan data tersebut seperti pada gambar

selanjutnya. Pengguna dapat mencari data produk secara manual ataupun

mencari data produk berdasarkan kode staff, kode divisi, kode cabang, nama

staff, dan telepon staff. Untuk kembali ke menu utama, pengguna dapat meng-

klik link Kembali ke Menu.

195

Gambar 4.26 DataGrid Staff

Gambar 4.27 Cari Data Satff Berdasarkan

196

Gambar 4.28 DataGrid Staff yang Dicari

Setelah data staff yang diinginkan telah ditemukan seperti di atas, lakukan dobel

klik pada baris data di datagrid, maka informasi data produk tersebut akan

muncul seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 4.29 Informasi Data Staff

197

8. Fakta Penjualan

Gambar 4.30 Form Fakta Penjualan

Pada bagian ini pengguna dapat melihat fakta laporan penjualan yang terdiri dari

kolom tahun, kuartal, bulan, hari, nama pelanggan, nama wilayah, nama propinsi,

nama kota, tipe produk, jenis produk, nama merk, dan nama produk. Pengguna

juga dapat memilih sendiri data yang ingin ditampilkan (dengan meng-klik

tombol dengan simbol ceklist) seperti gambar berikut :

Gambar 4.31a Seleksi Data Fakta Penjualan

198

Gambar 4.31b Seleksi Data Fakta Penjualan

Selain itu pengguna juga dapat melihat grafik laporan penjualan yang memiliki

warna untuk membedakan data yang ditampilkan. Grafik juga merupakan

representasi data dalam bentuk chart (untuk kembali ke menu sebelumnya, klik

tombol OK) seperti gambar berikut :

Gambar 4.32 Grafik Fakta Penjualan