bab 4 hasil analisis dan perancanganthesis.binus.ac.id/asli/bab4/bab 4_01-91.pdf · kalau perlu...
TRANSCRIPT
BAB 4
HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1 Model Proses Pengadaan Bahan Baku
Pada gambar 4.1 diperlihatkan alur Proses Pengadaan Bahan Baku yang
sedang berlangsung. Pada gambar diperlihatkan proses yang akan di Reka Ulang.
Untuk proses Pengadaan Bahan Baku ini terdapat dua proses yang menjadi bagian
terpenting yaitu Proses Pembelian (Purchasing) dan Proses Persediaan (Inventory
Control). Dikarenakan PT. XYZ memproduksi berbagai macam item barang, maka
Proses Pengadaan Bahan Baku dilakukan dengan perencanaan oleh Bagian Produksi
agar kontinuitas dari Proses produksi tidak terganggu
Stock MaterialPersiapanProduksi
AdaMaterial
PembelianBarang
ProsesProduksi Packing
Yes
No
Reka Ulang
InventoryControl WarehouseCustomer
Gambar 4.1. Proses Pengadaan Bahan Baku Yang Sedang Berjalan
22
23
Purchase OrderCustomer
Stock Finish Good
Ada
Stock RawMaterial
Ada Material
PerencanaanProduksi
Yes
Shipment ToCustomer
Yes
No
ProsesPembelian
No
Produksi
Proses Produksi
Gambar 4.2 Detail Proses Persediaan
24
PengecekanMaterial
Ada
PersetujuanManager Logistik
Produksi
PembuatanPPB
Yes
No
PembuatanPurchase Order
SupplierDelivery
Warehouse
ProsesPembelian
Gambar 4.3 Proses Pembelian
25
4.1.1 Prosedur Pembelian Barang
1. Proses pembelian barang dimulai dari pembuatan PPB ( Permintaan
Pembelian Barang) dalam rangkap 4 oleh pihak yang
membutuhbarang (User), sedangkan untuk pembelian bahan baku PPB
dibuat oleh Bagian
2. Warehouse setelah persediaan di Warehouse sudah mencapai titik
batas minimum persediaan (Reorder Point). Batas Reorder point ini
akan ditentukan oleh Manager Logistik.
3. PPB ini ditanda tangani oleh user yang disetujui oleh Kepala
Departemen masing-masing. Didalam PPB harus jelas dicantumkan
spesifikasi barang yang dipesan. Kalau perlu diberikan contoh.
4. Setelah ditandatangani , formulir PPB diberikan kepada Bagian
Pembelian (asli/putih) Warehouse , User, dan Accounting apabila
pembayaran diluar PO.
5. Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerbitkan Purchase Order (PO)
dalam rangkap 5 (lima) yang ditandatanagni oleh General Manager.
Sedangkan untuk pembelian sampai dengan jumlah Rp.500.000,- tidak
perlu dibuatkan PO, cukup sampai dengan PPB saja. Sedapat mungkin
menghindari partial delivery, sehingga PO ini akan dibuat sesuai
dengan kemampuan. Pengiriman oleh Supplier, PO ini akan
didistribuikan ke Supplier (asli ) Pembelian, Accounting .
6. Untuk pembelian diatas Rp. 2.000.000,- harus dilampirkan dengan
minimal 3 penawaran harga.
26
7. Apabila terjadi perubahan baik harga maupun kuantitas atas
pemesanan barang, maka akan dibuatkan PO baru. PO lama dibatalkan
dan dilampirkan dal;am PO baru untuk mereverse PO lama.
8. Pada saat barang dating, maka user akan memeriksa untuk memastikan
bagwa barang tersebut telah sesuai dengan pesifikasi pemesanan,
sedangkan Bagian Warehouse akan memeriksa dari segi kuantitasnya
dengan tingkat toleransi 10%.
9. Setelah barang yang dating tersebut telah sesuai dengan pesanan, baik
spesifikasi (ukuran,model,mer, dll) maupun kuantitasnya,maka Bagian
Warehouse akan membuat Tanda terima Barang (TTB) dalam rangkap
5 yang ditandatangani oleh User (Quiilty Control) dan Bagian
Warehouse. TTB ini kan didistribusikan untuk (Supplier (asli),
Warehouse(Copy1), User (Copy2),Accounting (Copy3) dan Pembelian
(Copy4).
10. Bagian pembelian akan membuat pencatatan dalam buku Pembelian
yang memuat informasi sebagai berikut :
1. Tanggal PO
2. Nomor PO
3. Nomor PPB
4. Nama Supplier
5. Kuantias Barang
6. Harga Barang
7. Tanggal Akan di Kirim
27
8. Tanggal Order
9. Contact Person
4.1.2 Prosedur Persediaan bahan baku, bahan pembantu, pembungkus,
teknik bangunan dan sanitasi dan perlengkapan Produksi.
1. Bagian Warehouse bertanggung jawab sejak penerimaan sampai dengan
pengeluaran barang dari Warehouse. Untuk itu bagian Warehouse akan
melakukan pencatatan persediaan barang, baik penerimaan maupun pengeluaran
barang dalam daftar Persediaan Barang.
2. Daftar persediaan Barang ini dibuat permasing-masing nama barang yang akan
diberi nomor dan kode tertentu. Informasi yang akan ditampilkan dalam Daftar
Persediaan Barang antara lain :
1. Tanggal
2. Pembelian
3. Referensi
4. Pemakaian Akhir
5. Nama Barang
6. Saldo Akhir
7. Persediaan Barang
3. Setiap pengeluaran barang ( raw material ) dari Warehouse didasarkan atas Bon
Permintaan Barang ( BPB ) Bahan baku diketahui oleh Supervisor Produksi dan
disetujui oleh Manager Pabrik. Slip ini dibuat dalam rangkap 3 yang akan
didistribusikan ke warehouse (asli), Accounting ( copy-1 ) dan Administasi
28
Produksi ( copy-2 ). Nomor untuk slip ini akan dibuat kode untuk tiap jenis
barang.
4. Kode permintaan barang terdiri dari
a Raw material
b Bahan Pembantu
c Packaging
d Teknik Bangunan
e Sanitasi
f Perlengkapan Produksi
4.1.3 Prosedur Persediaan Barang Jadi
1. Bagian warehouse akan menerima Barang jadi dari Bagian Produksi dalam satuan
karton disertai slip Penyerahan Barang Jadi ( SPBJ ) untuk kemudian dicatat
dalam Daftar Persediaan Barang Jadi ( DPBJ ).
2. Pengeluaran Barang Jadi hanya kan dilakukan apabila ada surat perintah
Pengeluaran Barang dari Bagian penjualan. Oleh Bagian Warehouse akan
dibuatkan Surat Jalan ( SJ ) dalam rangkap 5 yang ditandartangani oleh kepala
warehouse dan Manager Logistik, serta didistribusikan ke Supplier ( asli -setelah
cap akan dilapmpirkan pada saat ,menagih dan copy-1), Accounting ( copy-2),
Penjualan (copy-3) dan Warehouse ( copy -4 ).
3. Berdasarkan SPPB tersaebut , bagian Warehouse akan mencatat dalam Daftar
Persediaan Barang Jadi.
4. Untuk barang yang dikembalikan oleh customer (retur penjualan) akan dibuatkan
nota Retur Penjualan (NRP) dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke Penjualan
29
(asli ), Accounting (copy-2),Warehouse ( copy-3). Barang yang dikembalikan ini
akan diterima oleh Kepala Warehouse. Sementara kriteria Kepala Warehouse
boleh menerima retur atau tidak, akan ditentukan kemudian.
5. Pengambilan untuk sample dari warehouse untuk bagian Quality Assurance
menggunakan form permintaan Barang (BPB ) - Sampling dalam rangkap 3 dan
didistribusikan ke Warehouse (asli ), Quality Assurance ( copy-1), Accounting
(Copy-2) BPB ini disetujui oleh QA Supervisor. Pengambilan barang untuk
sample ini, apabila digunakan untuk keperluan pengetesan, BPB akan disetujui
oleh QA Manager, sedangkan pengambilan sample untuk dijual BPB akan
disetujui oleh General Manager.
4.1.4 Prosedur Laporan Barang Warehouse.
1. Kepala Warehouse dengan diketahui oleh Kepala Logistik akan membuat
Laporan Mingguan dengan cut-offnya pada setiap hari Kamis malam dan laporan
akan diserahkan ke Accounting Pada Senin Pagi. Kecuali apabila Hari Kamis
tersebut mendekati akhir Bulan, maka Laporan Mingguan akan dibuat sekaligus
Jadi satu dengan Laporan Bulanan. Laporan ini didistribusikan ke
Penjualan,Accounting,
2. Laporan Bulanan dibuat oleh Kepala Warehouse dan ditanda tangani oleh Kepala
Logistik dan ditanda tangani oleh Kepala Logistik setiap akhir bulan denga
tembusan ke Penjualan, Accounting dan Technical Consultant
30
4.2 Masalah-Masalah DalamProses Yang Sedang Berjalan
4.2.1 Proses Persediaan
Warehouse
SPB (Surat Permintaan Barang ) yang dibuat oleh Warehouse tidak mengikuti
prosedur, dikarenakan ketika melakukan Proses Produksi Manager yang harus
menandatangani dokumen tersebut tidak berada ditempat. Hal ini dikarenakan
sedang keluar ruangan atau berada dilokasi Produksi. Permasalahan yang timbul
disini adalah Barang dari Warehouse telah diambil tanpa memakai SPB (Surat
Permintaan Barang ) sehingga laporan Barang yang terpakai berbeda dengan
aktual di Warehouse. Ini dikarenakan informasi yang digunakan masih berbentuk
form-form kertas.
Produksi
BPB (Bukti Penerimaan Barang) yang diterima oleh Bagian Produksi terlambat
untuk ditanda tangani oleh Ka. Gudang , dikarenakan Manager Produksi belum
memberikan tanda tangan, sehingga laporan pemakaian barang di Warehouse
tidak sesuai dengan Persediaan Aktual di Lapangan.
Perencanaan
a Bagian PPIC tidak mendapatkan data yang terbaru (up-to date) dari
Warehouse sehingga menyebabkan kesalahan untuk reorder minimum item
yang diperlukan untuk produksi, sehingga menganggu kelancaran kontinuitas
produksi.
b Adanya Informasi DPB (Daftar Permintaan Barang) oleh Bagian Produksi
yang terlambat untuk mengorder barang/material yang dibutuhkan,
31
menyebabkan PPIC tidak dapat bekerja secara efisien untuk
ProsesPenjadwalan Produksi, sehingga adanya leadtime untuk memenuhi
Bagian Produksi.
c Purchase Order dari Perusahaan yang satu grup, terkadang harus didahulukan.
Order yang telah disetujui, sering berubah-berubah. Akibat Order yang
berubah tersebut menyebabkan bahan baku yang telah dipesan dari supplier
tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi dan dapat pula kekurangan
bahan baku.
4.2.1 Proses Pembelian
Perencanaan dan Penjadwalan
Adanya permintaan barang dari Bagian Produksi diluar rencana, menyebabkan
PPIC mempercepat lead time untuk barang yang dibutuhkan. Untuk proses
Perencanan diBagian produksi menyebabkan PPIC tidak dapat memenuhi.
Gudang
a Adanya raw material/bahan baku yang dicek berlainan lokasi, sehingga prosedur
pengecekan memakan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan Informasi barang
yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan / kehilangan koordinasi untuk
penegecekan dengan bagian Gudang, terutama untuk kuantitas dan kualitas raw
material .
b Raw material yang datang ketika jam istirahat karyawan Bagian Gudang,
Akibatnya TTB yang harus ditanda tangani oleh Manager Logistik tertunda,
dan barang dari Supplier belum bisa dimasukkan kedalam Gudang.
32
Proses Pembelian
Adanya kebijakan bahwa untuk material diatas harga 2 juta harus dilampirkan
dengan penawaran harga minimal dari 3 supplier. Dengan adanya keadaan seperti
ini maka ada lead time untuk item-item yang dibutuhkan dengan segera oleh
Bagian Produksi sehingga menganggu kontinuitas produksi.
4.3 Rincian Proses Yang Sedang Berjalan
Pada bagian ini akan diperlihatkan model Proses Pengadaan Bahan Baku di
PT.XYZ , dimana didalamnya menyangkut data waktu untuk masing-masing
aktivitas dan jumlah sumber daya manusia, waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam
pelaksaan untuk masing-masing Departemen
33
Tabel 4.1 Rincian Proses Pembelian Barang Yang sedang Berjalan
Kegiatan SDM Lama / Waktu
Bagian User /QC
Membuat Permintaan Pembelian Barang Tunda 2 30 menit Mendapat Persetujuan Ka. Departemen Tunda 1 1 hari Menerima Barang / Material dari Gudang 3 1 jam Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 2 1 Jam Tunda Bagian Gudang Pengecekan Persediaan Barang / Material Tunda 1 1 Jam Mendapat persetujuan dari Manager Logistik Tunda 1 1 Hari Membuat Tanda Terima Barang Tunda 2 30 Menit Pemeriksaan Identitas dan Kuantitas barang Tunda 2 1 Hari Bagian Pembelian Penerimaan Permintaan Pembelian Barang 1 15 menit Persetujuan Manager Tunda 1 1 Hari Membuat PPB untuk dijadikan Purchase Order 1 30 menit Membuat Pertimbangan Harga dari 3 Supplier Tunda 1 2 Hari Membuat Purchase Order ke Supplier Tunda 2 1 Jam Mendapat Tanda Tangan General Manager Tunda 1 1 Hari Perubahan Harga Tunda 1 2 Hari Memberitahu Supplier bila ada Kekurangan Bahan 1 1 Jam ACCOUNTING Penerimaan Permintaan Pembelian Barang Tunda 1 2 Jam Persetujuan Manager Accounting 1 1 hari
34
Tabel 4.2 Rincian Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan
Kegiatan SDM Lama /
Waktu GUDANG ( Pengeluaran ) Melakukan Pengecekan Persedian Bahan Baku Tunda 2 30 menit Menerima Permintaan Bahan Baku Tunda 1 30 Menit Melakukan Pengecekan Barang Jadi Tunda 1 30 Menit Bagian Gudang (Penerimaan) Memastikan Barang telah sesuai Spesifikasi 1 30 Menit Tunda Mendapat Persetujuan Manager Logistik 1 90 Menit Tunda Menerima Barang jadi dari Produksi 2 60 menit PRODUKSI Menerima PO Customer 1 10 Menit Pengecekan Barang Jadi Tunda 2 30 Menit Membuat PPB Persetujuan Manager Tunda 1 90 Menit Perencanaan Produksi Tunda 1 30 Menit Pengiriman Barang Jadi ke Gudang Persetujuan Manager untuk Pengiriman Barang Jadi 1 60 Menit ACCOUNTING Menerima Form Penerimaan Bahan Baku 1 10 Menit Menginput Data Bahan Baku 1 15 Menit
35
Dari Rincian Tabel diatas maka dapat kita gambarkan model dari dari
subproses Pembelian Bahan Baku dan Proses Persediaan Bahan Baku yang sedang
berjalan pada saat ini . Model tersebut dapat dilihat pada gambar 4.4 dan gambar 4.5.
Pada gambar ini dapat dilihat aktivitas-aktivitas dari setiap subproses yang ada pada
Proses Pembelian dan Proses Persediaan. Disini terlihat bahwa ada 3 Departemen
yang terkait yaitu User, Pembelian, Gudang.dan Produksi . Dimana setiap
Departemen mempunyai tugas dan tanggung jawab yang saling berkaitan.
Untuk mengetahui subproses dari masing – masing prosess tersebut dapat dilihat
secara lebih detail dan jelas untuk proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada
gambar 4.4. dan Proses Persediaan dapat dilihat pada gambar 4.5
36
USE
RG
UDA
NG
PEM
BELI
AN
ACCOUNTING
Start
Kebutuhan Barang Membuat PPB PPB Persetjuan Ka. Dept
Pengecekan Persediaan Ada Material Mendapat Persetujuan
User
Storage TTB Pemeriksaan Identitas
Penerimaan PPBPersertujuan
Manager Pembelian
PPB dijadikan PO
Pertimbangan Harga dari 3
Supplier
PO
Supplier
Membuat PO Tanda Tangan GM Perubahan
Yes
No
No
Yes
< 500.000
Penerimaan PPB Persetujuan Manager Accounting
> 2.000.000
No
Yes
Gambar 4.4 Proses Pembelian Yang Sedang Berjalan
37
GUDANG
PRODUKSI
ACCOUNTING
PO CustomerAda
Barang JadiStart
Pencatatan Bon
Permintaan Bahan Baku
Buat Tanda terima Bahan Baku
Cek IdentitasBahan Baku
Terima Bon Permintaan Bahan
BakuSupplier
Persetujuan Manager Produksi
Proses Produksi
Kode Bahan
Perencanaan Produksi
Menerima Bahan Baku
Buat BPB BPB
Kirm ke Customer
Buat PPB
BPB
TTB Bahan Baku
Barang Jadi kirim ke
Gudang Jadi
Buat Form Pengiriman Barang Jadi
PersetujuanPengiriman Barang Jadi ke Gudang
Terima Barang Jadi
Persetujuan Manager
Buku Pembelian
Bahan Baku
No
Yes
Gambar 4.5 Proses Persediaan Yang Sedang Berjalan
38
4.4 Rancangan Solusi Yang Diusulkan.
4.4.1 Proses Pembelian Barang
Setelah melakukan tahap identifikasi di PT. XYZ, maka diketahui bahwa untuk
Proses Pembelian Bahan Baku terdapat beberapa masalah, khusunya untuk Sistem
Informasi Database. Untuk itu diperlukan suatu jalan atau alternatif dari pemecahan
masalah ini Hal ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini
Tabel 4.3 Usulan Solusi Pada Proses pembelian Barang No. Subproses Permasalahan Solusi
1 Permintaaan bahan Baku a). Sistem database untuk bahan baku tidak up todate.
b). Permintaan Bahan Baku terkadang tidak memakai SPB ( Surat Permintaan Barang)
c). Manager Logistik tidak ada ditempat untuk meminta tanda tangan persetujuan permintaan bahan baku
Perlu ada sistem integrasi database , sehingga jika ada permintaan untuk produksi dari user tetap berjalan dengan baik. Persetujuan untuk Permintaan pembelian barang dapat dilakukan oleh Supervisor, tapi tetap harus diketahui oleh Manager yang bersangkutan
2 Jadwal Produksi Bagian Produksi terkadang harus mengejar produksi dari perusahaan yang satu grup, sehingga untuk order dari customer yang job order tidak selesai tepat pada jadwal.
Penyesuaian Jadwal Produksi untuk permintan produksi dari perusahaan satu grup, harus menunggu produksi “ job order” dari customer yang memesan terlebih dahulu.
3 Penerimaan Bahan Baku Pengiriman Bahan baku oleh Supplier tidak pada lokasi yang telah ditentukan. Adanya pengecekan bahan baku yang berlainan lokasi, sehingga pengecekan memakan waktu lama.
Harus ada koordinasi yang lebih baik dengan supplier dalam hal pengiriman bahan baku. Ada konfirmasi penjadwalan pengiriman dari Bagian Pembelian
Material datang ketika para pekerja bagian gudang sedang istirahat, sehingga untuk memasukkan bahan baku ke Gudang harus menunggu sampai jam istirahat selesai
Ada penjadwalan karyawan untuk pengaturan masuknya Bahan Baku ke Gudang
39
4.4.2 Proses Persediaan
Proses Persediaan di PT. XYZ yang berjalan selama ini belum dibantu oleh suatu
Sistem Informasi Persediaan. Dimana Sistem ini amat penting untuk mendukung
kinerja dari Deaprtemen Produksi dan Gudang. Informasi yang baik akan
berpengaruh terhadap koordinasi dari kedua departemen tersebut
Tabel 4.4 Usulan Solusi Proses Persediaan
No. Subproses Permasalahan Solusi
1 Poduksi Bukti Penerimaan Barang yang diterima Bagian Produksi, terlambat untuk ditandatangani oleh Manager Logsitik(Ka. Gudang) sehingga laporan pemakaian barang tidak sesuai denagn persediaan dilapangan.
Untuk Database Bahan baku perlu adanya jaringan integrasi antara DepartemenProduksi dan Gudang.
2 Gudang Surat Permintaan Barang dibuat setelah ada pengambilan Bahan Baku digudang, sehingga data aktual Bahan Baku dan data Perencanaan produksi tidak sama
Untuk persetujuan pengambilan BahanBaku di Gudang dapat ditangani oleh Sipervisor Produksi..
3 Perencanaan Bagian Perencanaan Produksi tidak mendapatkan data yang terbaru, sehinnga untuk mereorder bahan baku ke Bagian Pembelian terlambat.
Dengan Sistem Database yang terintegrasi antara Departemen yang mendukung Proses Persediaan, diharapkan dapat meminimasi resiko kelebihan bahan baku dan kekurangan bahan baku
40
4.5 Rancangan Proses Baru.
4.5.1 Rancangan Usulan Proses Pembelian dan Persediaan
Setelah dilakukan Reka Ulang Proses maka dari kedua proses tersebut dapat
dilihat seperti gambar dibawah ini.
KebtuhanBarang
Database
Inventory
PPB PersetujuanSupervisor
User/QC
DisetujuiPemilihan
Harga dari 3Supplier
Disetujui Purchase Order
Gambar 4.6 Rancangan Proses Pembelian Bahan Baku
Seperti diketahui bahwa setelah dilakukan Reka Ulang maka ada perbedaan
antara proses baru dan proses lama, dimana untuk Proses Pembelian Bahan Baku dan
Persediaan Bahan Baku diusulkan untuk memanfaatkan Teknologi Informasi , hal ini
dilakukan adalah untuk membantu melakukan pengecekan Pembelian Bahan Baku
dan Persediaan Bahan untuk keperluan Departemen Produksi. Selanjutnya untuk
keputusan-keputusan proses yang rutin, di Proses Pembelian Bahan Baku dari
supplier yang sifatnya untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi Kontinu
(Mass Production ) maka ditangani oleh Supervisor.
Dan untuk Proses Pembelian Bahan Baku untuk Produksi yang sifatnya Job Order
ditangani Manager dan diketahui oleh General Manager. Hal ini dilakukan karena
41
untuk mengefisienkan waktu dan administrasi di Departemen yang berkaitan dengan
Proses Pembelian.
Proses Persediaan terdapat dua gudang yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang
Barang Jadi. Dengan menggunakan Sistem Database Inventory maka dapat diketahui
Stok Bahan Baku yang ada dan Kebutuhan Bahan Baku yang diperlukan. Hal ini
adalah untuk mempermudah pengambilan keputusan Supervisor untuk meminimal
resiko atas kekurangan atau kelebihan terhadap persediaan Bahan baku dan Barang
Jadi.
CekDatabaseInventory
Kirim keCustomerAdaTerima Order
Yes
ProsesPembelian
ProsesPerencanaan
Produksi
No
Gambar 4.7 Rancangan Proses Persediaan
Dari Alur proses Persediaan dapat dilihat bahwa ada penambahan proses
yaitu penggunaan Sitem Database Invenory, maksudnya adalah untuk mengatur
Persediaan Bahan Baku di Gudang (Warehouse ) dan membantu kelancaran Di
Departemen Produksi.
Data-data yang didapat dari Penggunaan Bahan Baku dan Pengeluaran barang Jadi
angsung diinput kedalam Sistem Database Inventory.
42
Proses yang berkaitan dengan Proses Produksi di kontrol oleh PPIC ( Production
Planning & Inventory Control). Ini dapat dilihat pada tabel , dimana ada penambahan
Bagian PPIC.
43
Rancangan Proses Baru Secara Terperinci.
Untuk dapat menegetahui Proses Pembelian secara terperinci dapat dilihat pada tabel
dibawah ini :
Tabel 4.5Rincian Usulan Proses Pembelian
Kegiatan SDM Lama /
Waktu PPIC Penerimaan Order dari Buyer Pembuatan Order Produksi Tunda Pengecekan Database Bahan Baku Tunda Input Penerimaan Bahan Baku Input Pengeluaran Bahan Baku PEMBELIAN Terima PPB dari PPIC Tunda Persetujuan Pembelian Barang oleh Manager Tunda Pembuatan PO ke Supplier Tunda Input jumlah pembelian barang ke Supplier ACCOUNTING Terima Copy PPB dari Pembelian Persetujuan Supervisor Accounting Tunda GUDANG Terima barang dari Supplier Tunda Pengecekan Bahan Baku dan Kuantitas Tunda Pembuatan Tanda Terima Barang Tunda Persetujuan Supervisor Input jumlah barang yang diterima dari Supplier
44
Tabel 4.6 Rincian Usulan Proses Persediaan
Kegiatan SDM Lama / Waktu
PPIC Menerima order produksi dari customer Membuat order produksi Tunda Pengecekan persediaan di Database Bahan baku dan Barang Jadi
Tunda Persetujuan Supervisor PPIC Tunda Buat Work Order ke Bagian Produksi PRODUKSI Terima Work Order dari PPIC Permintaan Bahan Baku ke Gudang Persetujuan permintaan bahan baku oleh supervisor Tunda Persetujuan supervisor Kirim Barang Jadi ke Gudang GUDANG Terima Bon Permintaan Bahan Baku dari Produksi Cek Identitas dan Kualitas Bahan Baku Tunda Buat Tanda Terima Barang Jadi Tunada Input Permintaan Bahan Baku ke Database
45
PPIC
PEMBELIAN
ACCOUNTING
GUDANG
Start Penerimaan Order Buyer
Buat Production
Order
Cek Database Persediaan
MaterialAda User
Yes
Pembuatan PPB
PPB ( Pembelian )
Persetujuan Supervisor Pembelian Harga
< 500.000
PPB ( Accounting )
Supplier
Terima Material
Cek Identitas dan Kualitas
Pembuatan TTB
TTBInput ke
Database Bahan Baku
Persetujuan Supervisor
Persetujuan ManagerPembelian
Harga > 500.000
Input Database Bahan Baku
No
Gambar 4.8 Rancangan Model Proses Pembelian Secara Rinci
46
PPIC
PRODUKSI
GUDANG
ACCOUNTING
Start Keluarkan Order Produksi
Buat Order Produksi
PersetujuanSupervisorProduksi
Cek Persediaan Data Base
Bahan Baku dan Barang
Jadi
Pengiriman ke Customer
Buat Perintah Kerja
Buat Form Perintah Kerja
Terima Perintah Kerja
Buat Bon Permintaan Bahan baku
Persetujuan Supervisor Produksi
Terima Bon Permintaan Bahan baku
bahan baku Tersedia
Buat Tanda Terima Permintaan Bahan
baku
Pembelian Bahan baku
Cek Identitas dan Kualitas bahan baku
PersetujuanSupervisor
Proses Produksi
Input Permintaan
Bahan baku Ke data base
Finish Goods kirim ke
gudang jadi
Persetujuan Pengriman Barang Jadi
Buat Form pengiriman barang jadi
Terima Barang jadi
Pembelian Bahan Baku
Persetujuan Supervisor
Barang Jadi tersedia
No
Yes
No.
Yes
Gambar 4.9 Rancangan Model Proses Persediaan Secara Rinci
47
4.5.2 Perbandingan Antara Proses Yang Sedang Berjalan Dengan
Rancangan Proses Baru
Untuk membandingkan kinerja dari proses yang sedang berjalan dengan
usulan proses yang baru pada reka ulang ini digunakan alat bantu yaitu PROCESS
2000 yang dibuat oleh Micrografx. Cara kerja dari alat bantu ini adalah dengan
simulasi, dimana kita menginput alokasi sumber daya dan waktu untuk masing-
masing proses . Hasil dari Simulasi yang dilakukan dapat dilihat pada Tabel dibawah
ini
Tabel 4.7 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses
Pembelian
Departemen
Proses Lama
Usulan Proses Baru
Persentase Perubahan
USER / PPIC 8 5 37.5 %
PEMBELIAN 6 3 50 %
GUDANG 6 4 33,33 %
ACCOUNTING 2 2 0
Total 22 14
36.36 %
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa perbandingan total sumber daya manusia untuk
aktivitas-aktivitas yang dipergunakan pada Proses Pembelian terjadi perbaikan
sebesar 36.36% .
48
Tabel 4.8 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses
Pembelian
No. Deskripsi Proses
Sekarang Rancangan
Proses Baru
Perbaikan
1 Total Sumber Daya Manusia
22
11 50%
2 Utilisasi 5.44% 14.41% 62.10 %
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa utilisasi di Proses Pembelian Bahan baku terjadi
perbaikan untuk masing-masing aktivitas sebesar 62.10% . Dimana dari total sumber daya
Manusia terjadi pengurangan hingga 50%. Ini berarti dengan adanya Database untuk Sistem
Informasi pada Proses Pembelian Bahan Baku sangat membantu efisiensi tenaga kerja dan
waktu untuk Proses Pembelian Bahan Baku.
Tabel 4.9 Perbandingan Alokasi Sumber daya Manusia Pada Proses
Persediaan
Departemen
Proses Lama
Usulan Proses
Baru
Persentase
Perubahan
PRODUKSI /PPIC 10 7 30 %
GUDANG 7 4 42.85 %
ACCOUNTING 3 2 33.33 %
Total 20 13 35 %
Dari hasil perbandingan dengan menggunakan simulasi terlihat bahwa terjadi
perbaikan untuk alokasi sumber daya manusia hingga 35 %.
49
Tabel 4.10 Perbandingan Jumlah Total dan Utilisasi pada Proses
Persediaan
No. Deskripsi Proses
Sekarang Rancangan
Proses Baru
Perbaikan
1 Total Sumber Daya Manusia
20 13 35 %
2 Utilisasi 7.11 % 11.83 % 39.89 %
Setelah melakukan Reka Ulang maka diadaptkan hasil seperti terlihat pada
tabel diatas bahwa utilisasi untuk Proses Persediaan Bahan Baku dan Barang Jadi
terjadi perbaikan hingga 39,89 %. Ini menunjukkan bahwa Sistem Database
Persediaan yang digunakan telah membantu Bagian Gudang, PPIC dan Produksi.
4.6 Perbandingan Waktu Yang Digunakan
Tabel 4.11 Perbandingan Waktu Proses Pembelian Hasil Simulasi
No. Deskripsi Proses Berjalan ( hari )
Rancangan Proses Baru
(hari)
Persentase Perubahan
1. Average cycle time 25.11 11.35 54.79 %
Untuk parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah waktu
siklus rata-rata (average cycle time ) , pada tabel 4.9 diatas didapatkan bahwa pada
Proses Pembelian Bahan Baku waktu proses yang diperlukan adalah sebesar
54.79 %. Simulasi ini memperlihatkan bahwa dengan dukungan Sistem Database di
Proses Pembelian Bahan Baku maka koordinasi dan komunikasi antar Departemen
dapat meningkatkan kinerja Departemen-Departemen yang berhubungan dengan
proses pembelian Bahan Baku
50
Tabel 4.12 Perbandingan Waktu Proses Persediaan Barang Hasil Simulasi
No. Deskripsi Proses Berjalan ( jam )
Rancangan Proses Baru
(jam)
Persentase Perubahan
(%) 1. Average cycle time 10.92 6.42 41.20 %
Pada simulasi ini digunakan perbandingan waktu proses yaitu waktu siklus rata-rata
(average cycle time) dapat dilihat bahwa pada Proses Persediaan Bahan baku terjadi
perbaikan waktu sebesar 41.20%.