BAB 3

METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH

3.1. Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Diagram alir berikut merupakan langkah-langkah yang diambil dalam menunjang

kegiatan pengumpulan data dan penelitian kondisi manpower profile ( profil tenaga kerja

langsung- direct labor ) pada divisi Human Resource Planning Division (HRPD),

departemen Human Resource, PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN).

Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah

63

Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah (Lanjutan)

64

Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Pemecahan Masalah (Lanjutan)

65

Diagram alir metodologi pemecahan masalah tersebut merupakan garis besar dan

langkah – langkah yang diambil dalam melakukan penelitian. Untuk memahami lebih

rinci atas alur diagram metodolgi pemecahan masalah tersebut, maka berikut ini

disertakan penjelasan secara terperinci dan menyeluruh mengenai sistematika

metodologi pemecahan masalah.

1. Penelitian Pendahuluan

Penelitian pendahuluan yang dimaksud disini merupakan pengenalan secara

langsung dan orientasi atas keadaan dari perusahaan, dalam hal ini PT. Toyota Motor

Manufacturing Indonesia (TMMIN), terutam terkait dengan pengenalan dan orientasi

atas divisi Human Resource Planning Division (HRPD).

Dimana observasi awal dapat dilakukan secara langsung, berkenaan dengan

masa magang atau praktek kerja yang dimulai pada bulan September 2007, dan

berlangsung selama jangka waktu 3 bulan (September-November 2007). Penelitian

awal ini banyak diisi dengan orientasi dan pembelajaran mengenai tenaga kerja

langsung (Dierct Labour), guidelines dan policy atas kondisi manpower (tenaga

kerja langsung) di TMMIN. Terutama perihal Project yang akan menjadi tanggung

jawab selama periode magang dan penelitian dilakukan di divisi HRPD, TMMIN.

2. Studi Kepustakaan

Pada tahap-tahap awal dari penelitian, terutama berkaitan dengan kegiatan

penelitian pendahuluan yang dilakukan. Maka studi kepustakaan menjadi salah satu

pelengkap dan pendukung, terutama terkait dengan topik ataupun dari project yang

menjadi tanggung jawab selama penelitian maupun praktek kerja dilakukan.

66

Studi kepustakaan dilakukan terutama untuk memberikan masukan ataupun ide

dalam hal metodologi ataupun topik yang akan menjadi titik berat penelitian.

Sumber – sumber yang menjadi acuan studi kepustakaan untuk penelitian ini, berasal

dari buku – buku literatur, jurnal – jurnal ilmiah asing, artikel – artikel dari internet,

termasuk juga literatur internal yang berkaitan dengan project dan penelitian yang

dilakukan di TMMIN.

3. Pendefinisian Masalah

Melakukan diskusi dan “brainstrorming” terutama terkait dengan project

selama periode magang atau praktek kerja di TMMIN. Pada tahapan ini, terutama

dalam melakukan elaborasi dan membaca masalah, terutama untuk mengkaitkan

dengan kebutuhan dari pihak user, dalam hal ini divisi HRPD, TMMIN. Dimana

dalam melakukan elaborasi, dan menentukan latar belakang masalah, menentukan

masalah yang menjadi titik berat dan merumuskan masalah pokok, tidak terlepas dari

diskusi dan bimbingan dari pihak mentor HRPD.

Tahapan pendifinisian masalah ini merupakan salah satu faktor krusial dalam

melakukan penelitian ini. Hal ini terkait dengan kemampuan membaca masalah yang

ada, menyadur masalah – masalah pokok dan yang paling utama adalah

menyesuaikan tujuan dan fungsionalitas dari penelitian terhadap kegunaannya bagi

user.

4. Pengumpulan Data

Setelah tujuan dari penelitian dan masalah yang akan dipecahkan telah

teridentifikasi, maka tahapan yang selanjutnya adalah proses pengumpulan data –

67

data, baik yang berupa data mentah ataupun yang berupa informasi yang telah

diolah. Proses pengumpulan data tersebut dilakukan terutama selama rentang waktu

magang atau praktek kerja di divisi HRPD, TMMIN dilakukan. Yaitu dalam kurun

waktu 3 bulan, antara bulan Septembet – November 2007.

Pengumpulan data yang dilakukan, memiliki dua tahapan, yaitu berupa

pengumpulan data secara langsung dan juga pengumpulan data secara tidak

langsung. Proses pengumpulan data secara langsung meliputi kegiatan wawancara

dan juga diskusi, terutma dengan pihak mentor dan staff – staff divisi Human

Resource Planning Department (HRPD), termasuk seksi manpower planning.

1. Secara Langsung :

Diskusi dan wawancara dengan staff dan Section head divisi HRPD

Diskusi dan wawancara dengan mentor – internal

Plant tour, Karawang dan Sunter Plant, guna observasi langsung

2. Secara Tidak Langsung :

Data kondisi tenaga kerja langsung yang berjalan (Current Manpower profile)

Data pensiun karyawan (Class 1-6), sumber: Pension list 2007-2009

Data kondisi tenaga kerja di tiap-tiap departemen di TMMIN (Manpower

Condition)

Data jumlah basis produksi bulanan Toyota Indonesia, sumber: AOP (Annual

Original Plant)

Kebijakan dan panduan tenaga kerja Toyota Motor Corporation, sumber:

Guidelines and Policy TMC.

Proses pengumpulan data secara tidak langsung, terkait dengan akses data serta

informasi yang didapat selama proses magang dan praktek kerja. Terutama akses

68

data yang terkait dengan tahapan penyelesaian project membuat proyeksi kebutuhan

dan pertumbuhan angka tenaga kerja langsung di pabrikan PT. Toyota Motor

Manufacturing Indonesia. Akses data, terkait dengan data – data internal perusahaan

yang notabene merupakan data – data konfidensial dan tidak untuk konsumsi publik.

Antara lain komposisi dan kebijakan tenaga kerja langsung TMMIN, angka tenaga

kerja aktual di keseluruhan pabrikan Toyota di Indonesia, data angka pensiun tenaga

kerja langsung, besaran jumlah produksi dan target produksi yang ingin dicapai oleh

Toyota Indonesia, Manpower profile dan terutama data transaksi tenaga kerja

langsung TMMIN.

5. Pengajuan Draft

Pengajuan draft terkait dengan proses pengajuan gambaran besar atau cetak biru

dari project yang dikerjakan selama periode penelitian dan praktek kerja di TMMIN.

Draft itu sendiri merupakan tampilan kasar atau templates atas project yang akan

dikerjakan lebih lanjut. Penyusunan draft sendiri merupakan hasil elaborasi dan

brainstorming dengan pihak user dan mentor, dalam hal ini divisi HRPD.

6. Pengolahan Data

Setelah draft disepakati oleh pihak mentor dan user, tahapan selanjutnya adalah

mulai melakukan kegiatan perancangan bentuk tampilan output yang diinginkan oleh

pihak user. Merancang tampilan dan templates dari project manpower profile,

dimana secara garis besar tampilan tersebut akan berisi tiga bagian besar, yaitu

bagian pertama Major Business Assumption, yang menampilkan data aktual dan

jumlah produksi utama Toyota Indonesia yang telah dicapai maupun yang

69

ditargetkan.. Bagian kedua adalah Manpower Arrangement, yang merupakan inti

dari tampilan Manpower profile, yang isinya berupa data angka kuantitas jumlah

tenaga kerja langsung dan komposisinya pada divisi – divisi produksi pabrikan

TMMIN. Bagian ketiga, berupa Grpah of Manpower Profile, yang merupakan

tampilan grafik untuk lebih mendeskripsikan kondisi dan komposisi dari tnaga kerja

langsung pada pabrikan utama Toyota Indonesia.

Titik berat dari pengolahan data ini adalah terutama pada proyeksi dan

pengaturan atas transaksi dari jumlah tenaga kerja langsung di pabrikan – pabrikan

TMMIN. Transakasi yang terjadi, yang diproyeksikan mempunyai kecenderungan

untuk mempengaruhi, baik meningkatan ataupun mengurangi jumlah tenaga kerja

langsung, dengan berbasis pada kondisi aktual yang dapat diproyeksikan. Pada

pengolahan data , kebijakan perusahaan untuk transaksi yang digunakan adalah

kebijakan transaksi komposisi tenaga kerja langsung, yaitu pada komposisi promosi

untuk tenaga kerja dengan status kontrak I, kontrak 2 dan pekerja dengan status

permanen.

7. Pengajuan Output

Kemudian, setelah seluruh transaksi dan proyeksi telah dikalkulasikan dan telah

diatur dalam bentuk tampilan satu lembar kertas ukuran A3, maka selanjutnya adalah

output tersebut diajukan dan diperiksa oleh pihak mentor dan user. Kemudian hasil

transaksi tersebut akan didiskusikan dan ditelaah lebih lanjut, untuk kemudian

mengalami revisi dan perbaikan atas poin – poin yang salah. Sampai kemudian

output A3 tersebut disetujui dan diajukan ke pihak divisi HRPD selaku user untuk

hasil pengolahan informasi tersebut.

70

8. Analisa Hasil Proyeksi Dengan Data Aktual

Tahapan krusial dalam penelitian ini, dimana hasil proyeksi yang dilakukan

dengan metode komposisi, yang dirancang sesuai dengan kebutuhan user. Hasil

proyeksi kondisi tenaga kerja langsung untuk peirode 2007 tersebut nantinya akan

dibandingkan dengan data aktual kondisi tenaga kerja langsung 2007, untuk diolah

secara statistik dengan tujuan mengukur tingkat akurasi ataupun error dari hasil

proyeksi yang dilakukan tersebut.

Tahapan analisa juga melibatkan proses evaluasi terhadap hasil proyeksi pada

variabel – variabel pengontrol dalam transaksi manpower profile tersebut, juga

termasuk didalamnya perubahan komposisi tenaga kerja yang terjadi, untuk status

tenaga kerja kontrak dan permanen, dibandingkan dengan hasil ouput jumlah

produksi.

9. Studi kepustakaan Neural Network

Studi kepustakaan yang dilakukan guna mengetahui lebih dalam mengenai

fungsionalitas dan kemampuan neural network (jaringan saraf tiruan), yang

merupakan salah satu metode kecerdasan buatan (artificial intelligence). Studi

kepustakaan ini dilakukan terkait dengan penggunaan tool neural network yang akan

digunakan dalam penelitian ini. Penggunaan neural network, terutama akan

digunakan sebagai prasarana untuk melakukan simulasi proyeksi yang akan

digunakan sebagai usulan alternatif dalam melakukan perancangan manpower

profile yang dilakukan.

Studi kepustakaan ini dilakukan sebagian besar melalui jurnal – jurnal ilmiah

yang tersebar di internet, melalui buku – buku literatur artificial intelligence,

71

konsultasi dengan dosen pembimbing dan berdikusi dengan rekan dari jurusan

FMIPA ( Falkultas Matematika dan IPA ) yang telah terlebih dahulu mempelajari

metode artificial inteligence, khususnya metode jaringan saraf (Neural Network) ini.

10. Penyusunan Logika Berpikir

Tahapan yang terkait dengan proses penggunaan metode kecerdasan buatan,

jaringan saraf. Dimana secara konsep, jaringan saraf (neural network) merupakan

metode yang akan melakukan pelatihan secara terus menerus dan

berkesinambaungan atas neuron – neuron, dalam hal ini berupa kisaran data historis

yang digunakan sebagai landasan dalam pencarian pola data. Dalam konsep jaringan

saraf sendiri, juga dipergunakan sistem aktivasi, yang menjadi dasar dalam

pengaktivasian neural – neural yang menjadi data historis, sehingga dapat di

optimumkan guna mencari data hasil proyeksinya.

Pada tahapan ini, penelitian akan difokuskan, terutama dalam menyusun

gambaran atau rancangan dari sistem neural yang akan menjadi dasar dalam metode

proyeksi dengan menggunakan jaringan saraf tersebut. Termasuk pada tahap

penentuan sistem aktivasi yang ditelaah dan disesuaikan dengan kisaran

permasalahan yang akan diteliti.

11. Pengolahan Data Neural Network dengan software “Matlab”

Tahapan pengolahan data lanjutan, dimana pada proses pengolahan data dengan

metodologi jaringan saraf tiruan ini, fokus utamanya terutama untuk membuat

jaringan saraf tiruan yang dapat mengenali pola data yang dalam hal ini terkait

72

dengan pola jumlah produksi dan komposisi tenaga kerja langsung yang ada di

pabrikan TMMIN.

Proses pengolahan data dengan perangkat lunak matlab ini mengambil data –

data historis yang untuk kemudian akan diolah secara kecerdasan buatan oleh

matlab. Tahapan awalnya adalah dengan membuat syntax atau coding untuk neural

network dalam workspace matlab. Hal ini dikarenakan matlab tidak berbasis GUI

(Graphical User Interface), namun berbasis pada coding yang umum digunakan

dengan bahasa pemrograman C++.

Dalam neural network sendiri, terdapat pembagian fungsionalitas atas metode

jaringan saraf buatan tersebut. Berdasarkan hasil analisa dan telaah atas jenis data

dan tujuan dari penggunaan yang ingin dicapai dengan neural network tersebut,

maka dalam penelitian ini akan digunakan metode neural Backpropagation. Metode

yang secara garis besar digambarkan sebagai metode yang akan mengingat dan

mencari pola – pola historis di keadaan atau kondisi di masa lalu (Backpropagation /

melihat kebelakang), untuk kemudian melakukan proyeksi ke masa depan

berdasarkan basis pola ataupun ingatan yang terjadi di masa lampau tersebut.

Proses pengolahan data dilakukan dengan memasukan data – data historis

kedalam coding matlab. Kemudian akan dilakukan pelatihan atau training atas

jaringan saraf tiruan yang kita ciptakan sampai kecerdasan buatan tersebut mencapai

optimum dan akan mengenali pola data yang kita buat tersebut. Iterasi /epoch

tersebut akan dilakukan sampai kondisi pola data telah benar – benar dikenali dan

optimum, sehingga hasil pengenalan dan proyeksi untuk pola data yang akan datang

akan semakin akurat.

73

Metode pengolahan data neural network dengan menggunakan matlab dapat

diperjelas dalam gambar 3.2.

Gambar 3.2 Metodologi Pengolahan Data Dengan Matlab

74

12. Analisa Hasil Proyeksi Neural Network

Analisa dilakukan atas hasil proyeksi untuk semua divisi operasional yang

berada di bawah tanggung jawab dari TMMIN. Dimana hasil akhir dari proses

neural network ini adalah berupa angka proyeksi kondisi tenaga kerja langsung tiap-

tiap divisi operasional TMMIN untuk periode produksi 2008.

13. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan proses – proses pengolahan data dan penelitian yang telah

dilakukan, kemudian diperoleh output berupa kesimpulan yang merupakan jawaban

dari semua tujuan penelitian yang ditetapkan pada awal kegiatan penelitian ini

dilakukan. Pada tahap ini, selain kesimpulan hasil penelitian, juga disertakan

sejumlah saran yang diberikan sebagai suatu solusi ataupun alternatif pertimbangan

terhadap masalah-masalah yang diketemukan selama penelitian ini dilakukan. Saran

juga dapat dikatakan sebagai suatu kontribusi, sehingga hasil dari penelitian ini dapat

memberikan manfaat yang nyata bagi PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia,

khususnya divisi Human Resource Planning Division, sesuai dengan prinsip kaizen

(continuous improvement) yang menjadi salah satu falsafah yang dipegang teguh.

Selain itu, juga diharapkan hasil penelitian ini juga akan memberikan manfaat atau

faedah bagi mahasiswa pada umumnya.

3.2. Teknik Pengumpulan Data dan Penentuan Parameter

Dalam melakukan kegiatan penelitian dan terutama kegiatan pengumpulan data-

data mentah ataupun infomasi yang akan diolah menjadi suatu hasil keluaran yang dapat

75

dimanfaatkan tersebut, digunakan beberapa teknik pengumpulan data. Teknik – teknik

pengumpulan data yang dilakukan antara lain adalah:

1. Pemagangan / Internship

Kegiatan pemagangan yang dilakukan dalam melaukan kegiatan penelitian

ini, dimaksudkan dimana peneliti ikut terlibat dalam proses kegiatan

operasional atas obyek yang menjadi penelitian. Dalam konteks penelitian

yang dilakukan, penelitian dilakukan sejalan dengan kesempatan untuk

melakukan magang ataupun praktek kerja langsung di divisi Human Resource

Planning Division yang bertanggung jawab pada kegiatan planning atas

manpower di TMMIN, yang notabene merupakan obyek dari penelitian yang

dilakukan. Selain itu terkait dengan proses penelitian tersebut, hasil dari

penelitian juga merupakan project yang dikerjakan selama melakukan

kegiatan magang di divisi HRPD.

Data-data yang dapat dikumpulkan melalui proses pemagangan ini

antara lain:

- Project Manpower Profile Planning v/s Actual versi komposisi

- Project Manpower Profile :Planning v/s Actual versi Zero Sum policy

- Data pensiun karyawan TMMIN 2007-2009

- Kebijakan Manpower di TMMIN

- Data komposisi transaksi tenaga kerja langsung

- Data perekrutan tenaga kerja langsung reguler

- Data kisaran target produksi pabrikan Karawang, Sunter TMMIN

76

2. Observasi langsung

Observasi langsung yang dimaksud disini adalah kegiatan pengamatan

secara langsung ke kondisi aktual manpower di lapangan, dalam hal ini

pabrikan TMMIN. Karena selama periode pemagangan yang dilakukan di

HRPD, khususnya untuk kepentingan konsultasi manpower planning dengan

departemen-departemen yang ada di TMMIN, peneliti berkesempatan

melakukan pengamatan langsung kondisi tenaga kerja langsung yang terjadi di

lapangan atau ruang lingkup kerjanya, dalam konteks divisi-divisi produksi

dan operasional TMMIN.

Dengan kesempatan observasi langsung yang dilakukan, dapat

memberikan masukan bagi penelitian. Terutama mengenai tujuan yang ingin

dicapai dan manfaat secara langsung atas penelitian tersebut. Dalam hal ini

terkait dengan perancangan tool sebagai pengendali kondisi dari manpower di

TMMIN.

3. Wawancara

Wawancara dilakukan dengan pihak-pihak yang terkait dengan

permasalahan yang sedang diteliti. Dalam konteks penelitian yang dilakukan,

kegiatan wawancara terutama dilakukan secara cross divisi, diluar dari divisi

HRPD, tempat penelitian dilakukan. Wawancara yang dilakukan dengan

beberapa pihak, antara lain dengan divisi rekrutmen karyawan, divisi TTC

(Toyota Training Centre), bagian career planning dan dengan beberapa

section head yang berkepentingan terhadap obyek dari penelitian tersebut.

77

4. Diskusi dan Brainstorming

Brainstrorming adalah kegiatan pengumpulan ide-ide terhadap suatu

obyek permasalahan yang dihadapi, mendiskusikan ide-ide tersebut dengan

tujuan mencari titik temu atas obyek permasalahan tersebut. Dalam hal

penelitian yang dilakukan di HRPD, diskusi dan kegiatan brainstrorming acap

kali dilakukan dengan staff divisi dari HRPD, terutama sekali dengan mentor

yang menjadi penaggung jawab dari peneliti selama melakukan praktek kerja

di divisi HRPD, TMMIN.

Saat melakukan kegiatan diskusi dan barinstorming, peneliti dapat

mengetahui:

- Berbagai masalah yang terjadi perihal kondisi manpower, baik

planning maupun recruiting;

- Kebijakan perusahaan dalam proses manpower yang selama ini

digunakan dalam perencanaan kebutuhan tenaga kerjanya, dan

- Kebutuhan dari pihak user (user requirements), dalam hal ini HRPD

akan tool yang dibutuhkan dalam perencanaan kebutuhan tenaga

kerjanya.

Parameter-parameter yang digunakan untuk menunjang penelitian ini antara

lain adalah:

1. Penambahan tenaga kerja (Additional)

Kondisi penambahan tenaga kerja langsung (additional) terjadi

bilamana terjadi perubahan tingkat produksi yang ditargetkan atau

diharapkan, sehingga perlu adanya perekrutan dari tenaga kerja langsung

yang baru. Kondisi additional tersebut dapat diartikan penambahan

78

tenaga kerja baru, dan prinsip yang dipakai adalah penambahan tenaga

kerja baru selalu masuk dengan status kontrak tahap 1, dengan durasi 1

tahun.

2. Kontrak tidak diperpanjang (Contract terminated – Ctt)

Contract terminated merupakan status yang hanya dapat dialami oleh

para tenaga kerja langsung dengan status kontrak tahap 1 (contract 1) dan

status kontrak tahap 2 (contract 2). Contract terminated ini merupakan

keadaan dan kondisi bilamana tenaga kerja langsung yang telah

mengalami durasi kerja kontak tahap 1 ataupun 2, selama 1 tahun.

Kemudian evaluasi akan diadakan atas kinerja dari para tenaga kerja

langsung tersebut, namun diperoleh hasil bahwa perkerja tidak dapat

diperpanjang lagi, ataupun habis masa kerjanya dengan TMMIN,

terutama diakibatkan kinerja dari tenaga kerja yang bersangkutan kurang

memenuhi ekspektasi yang ditetapkan oleh pihak TMMIN.

3. To C2, From C1, From C2, To P

Parameter yang digunakan untuk kondisi-kondisi yang mewakili

transaksi arus tenaga kerja langsung (direct labor) yang terjadi di tiap-

tiap departemen produksi yang ada di pabrikan PT. TMMIN. Dimana

kondisi dan status yang diwakili oleh parameter ini meliputi transaksi

tenaga kerja antara lain C1 (contract 1), C2 (contract 2) dan P

(permanent).

4. Pensiun (Pension)

Kondisi pensiun merupakan situasi dimana tnaga kerja langsung tdak

memiliki hubungan kerja lagi dengan TMMIN, dengan didasarkan pada

79

faktor usia. Dimana berdasarkan kebijakan TMMIN, bahwa batasan usia

seorang tenaga kerja langsung level 1-6 di TMMIN untuk memasuki

masa pensiunnya adalah 55 tahun. Kondisi pensiun hanya dapat dialami

oleh tenaga kerja langsung yang telah berada dalam status P (Permanent),

dengan kata lain telah menjadi karyawan tetap di PT. Toyota Motor

Manufacturing Indonesia.

5. Komposisi tingkat tenaga kerja langsung (Manpower composition)

Parameter yang menunjukan besaran nilai persentase antara

komposisi dari status tenaga kerja langsung yang diperkerjakan di

TMMIN pada periode kerja yang bersangkutan. Kondisi komposisi

tenaga kerja langsung ini, terutama terkait erat dengan perbandingan

antara tenaga kerja langsung dengan status kontrak, baik kontrak 1 dan

kontrak 2, dengan tenaga kerja langsung yang memiliki status permanen.

Karena pada dasarnya komposisi tingkat tenaga kerja inilah yang menjadi

acuan dan titik berat (Concern) dari perusahaan, dalam hal ini divisi

HRPD (Human Resource Planning Division). Karena pada dasarnya

komposisi dari tenaga kerja ini secara langsung akan sangat

mempengaruhi besaran biaya operasional, terutama dari segi labor cost

yang dikeluarkan oleh TMMIN.