29

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT XYZ didirikan pada tahun 1999 di Jakarta oleh Bapak Tjie Putra Willy

Karamoy. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa pembiayaan keuangan (leasing) untuk

kendaraan bermotor. Kantor pusat PT XYZ saat ini berada di Jakarta Pusat dan seiring

dengan perkembangan perusahaan yang semakin pesat, maka PT. XYZ mulai membuka

kantor-kantor cabang di seluruh wilayah Jakarta. Selain itu, dibuka juga kantor-kantor

cabang di luar wilayah Jakarta, seperti di kota Depok, Bogor, Sukabumi, Karawang,

Bekasi, Bandung, Garut, Cianjur, Cirebon, Surabaya, Manado, Semarang, Medan dan

Denpasar. Total kantor cabang PT XYZ hingga saat ini adalah sebanyak 86 cabang,

dengan masing-masing cabang dikepalai oleh seorang Branch Manager yang berada

dibawah pengawasan kantor pusat di Jakarta.

Dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan selalu berupaya untuk mewujudkan

visi perusahaan, yaitu “menjadi salah satu perusahaan pembiayaan yang terbaik

walaupun bukan menjadi yang terbesar dan kepuasaan customer menjadi hal yang

paling utama”. Untuk itu, dalam rangka mewujudkan visi tersebut, perusahaan

mencanangkan 3 (tiga) hal pokok dalam menjalankan bisnisnya. yaitu: (1)

memaksimalkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan, (2) pelayanan total

terhadap customer, dan (3) pengembangan sistem informasi yang selalu up to date

mengikuti perkembangan jaman.

30

Sesuai dengan tiga hal pokok tersebut, maka perusahaan selalu berusaha untuk

meningkatkan kualitas kerja karyawan dan bukan hanya sekedar kuantitasnya saja.

Selain itu, perusahaan juga menyadari bahwa keberadaannya tidak terlepas dari

kesetiaan dan kepercayaan customer. Oleh karena itu, perusahaan telah berkomitmen

untuk selalu siap melayani secara maksimal didalam memberikan pelayanan dan

kenyamanan demi kepuasan customer. Yang mana hal ini menjadi suatu tolok ukur bagi

perusahaan untuk mengukur keberhasilan perusahaan dalam mencapai visinya.

Teknologi informasi yang canggih juga merupakan satu hal yang penting bagi

perusahaan pembiayaan yang mempunyai jumlah transaksi yang banyak dan jumlah

customer yang besar. Menyadari hal itu, perusahaan akan terus menyempurnakan dan

mengembangkan sistem komputerisasi agar selalu bisa mengikuti perkembangan jaman.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini:

31

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ

32

Berikut ini akan diuraikan mengenai pembagian tugas, wewenang dan tangung

jawab dari masing-masing bagian yang terdapat pada PT XYZ.

1. Direktur Utama.

Direktur utama merupakan pimpinan tertinggi dalam melaksanakan tugasnya sehari-

hari, baik tugas di dalam maupun di luar perusahaan. Direktur utama harus dapat

mengambil keputusan dengan tepat dan benar untuk mencapai tujuan perusahaan.

Direktur utama membawahi langsung bagian finance dan marketing, yang masing-

masing bagian ini dikepalai oleh General Manager. Tugas dan wewenang Direktur

utama :

• Memimpin perusahaan, mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan

kegiatan-kegiatan di bidang operasional marketing dan finance dalam rangka

mencapai tujuan perusahaan.

• Merumuskan tugas-tugas dan kebijakan perusahaan jangka pendek dan jangka

panjang secara keseluruhan.

• Memastikan bahwa pelaksanaan semua kegiatan dilakukan sesuai dengan

kebijaksanaan yang ditetapkan serta mengambil langkah-langkah perbaikan untuk

memajukan perusahaan.

• Mengadakan evaluasi terhadap hasil kegiatan perusahaan.

• Menganalisa, menilai, dan memutuskan usulan yang diajukan oleh para General

Manager atau Manager mengenai sistem, prosedur, anggaran, dan kebijakan

sehingga sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan.

• Mengusahakan peningkatan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas di segala

bidang.

33

• Menjaga disiplin kerja dan secara berkala menilai prestasi kerja para bawahannya.

2. General Manager Marketing.

Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan

dengan Marketing. General Manager Marketing membawahi langsung Regional

Manager. Tugas dan tanggung jawab General Manager Marketing, yaitu:

• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan program kerja untuk

meningkatkan pelayanan pada bagian marketing.

• Mengadakan rapat rutin dengan regional manager dan branch manager untuk

mengambil keputusan langkah-langkah pengembangan dan perbaikan.

• Mengawasi bagian marketing, membuat kebijaksanaan marketing dan

menyampaikan keputusan dari direktur utama.

• Bertanggungjawab untuk membuat laporan pertanggungjawaban atas setiap tugas

dan tindakan dari bagian marketing.

3. General Manager Finance.

Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan

dengan finance. General Manager Finance membawahi langsung Finance Manager.

Tugas dan tanggung jawab General Manager Finance, yaitu:

• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan program kerja untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja pada bagian finance.

• Mengadakan rapat rutin dengan finance manager untuk mengambil keputusan

langkah-langkah pengembangan dan perbaikan.

34

• Mengawasi bagian finance, membuat kebijaksanaan financing dan menyampaikan

keputusan dari direktur utama.

• Bertanggungjawab untuk membuat laporan pertanggungjawaban atas setiap tugas

dan tindakan dari bagian finance.

4. Audit Departement

Bertugas untuk melakukan audit atau pemeriksaan terhadap semua bukti dan laporan

keuangan dalam perusahaan untuk membuktikan kebenaran atau kewajaran akan

informasi yang terkandung di dalamnya.

5. Regional Manager

Tugas dan tanggungjawab Regional Manager :

• Membuat rencana penjualan untuk wilayah regional.

• Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan yang dilakukan oleh seluruh kantor cabang

yang berada di wilayah regionalnya.

6. Branch Manager

Tugas dan tanggungjawab Branch Manager :

• Mengawasi semua kegiatan di kantor cabang.

• Melaporkan semua kegiatan ataupun transaksi kantor cabang kepada Regional

Manager.

• Membuat target penjualan di kantor cabang.

• Bertanggungjawab atas pengumpulan seluruh hasil tagihan.

• Mengevaluasi dan menangani kinerja karyawan.

• Memelihara dan meningkatkan hubungan perusahaan dengan pihak eksternal

(Showroom, Dealer, dll).

35

• Mengevaluasi dan menangani kinerja karyawan.

• Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja seluruh karyawan.

• Menjabarkan kebijakan-kebijakan kantor pusat dan mensosialisasikan kepada

seluruh karyawan cabang.

• Mengadakan meeting untuk seluruh karyawan guna tercipta kinerja yang baik.

7. Finance Manager

Finance Manager membawahi seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh

kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan serta berhubungan dengan

bagian akuntansi, hukum (legal), asuransi, HRD, dll. Tugas dan tanggung jawab

Finance Manager :

• Menyusun kebijaksanaan, prosedur, dan program kerja di bidang akuntansi,

administrasi keuangan, asuransi, dan bidang lainnya yang berada dibawah

pengawasan Manager Keuangan.

• Mengawasi pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.

• Menganalisa dan menelaah kembali laporan keuangan yang disajikan dan laporan

lainnya serta melaporkan hasil analisa tersebut kepada General Manager Finance

untuk dilaporkan pada Direktur Utama.

• Mengkoordinasi penyelenggaraan dan pengawasan terhadap semua catatan

akuntansi perusahaan.

• Merumuskan dan menetapkan rencana penggunaan anggaran, baik rencana jangka

panjang maupun jangka pendek dalam bidang keuangan dan mengalokasikan dana

pada sumber-sumber yang paling menguntungkan.

36

• Menjaga kerahasiaan perusahaan mengenai seluruh kegiatan yang dilakukan

perusahaan khususnya mengenai laporan keuangan.

8. Administration Department

Tugas dan tanggungjawab Administration Departement adalah :

• Mengelola administrasi keuangan baik piutang customer, penagihan baik berupa

giro, cek, maupun uang tunai dari collector, salesman, maupun langsung dari

customer.

• Menyetor uang ke Bank dan mengirim bukti setoran ke kantor pusat melalui fax.

9. Marketing Department

Tugas dan tanggungjawab Marketing Department :

• Menyusun rencana penjualan dan mengusulkannya kepada Branch Manager.

• Mengkoordinasi kegiatan penjualan dalam hal promosi.

• Menjalin hubungan yang baik dengan customer.

• Bertanggungjawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan pemasaran.

• Mencari customer.

10. Collector Department

Tugas dan tanggungjawab Collector department :

• Melaksanakan penagihan / collection berdasarkan kwitansi – kwitansi yang telah

diterima.

• Memelihara hubungan yang erat dengan customer agar tanggung-jawab customer

tetap baik

37

• Menganalisa kondisi customer sehingga dapat diambil tindakan-tindakan yang lebih

dini.

• Mencocokkan dana tunai yang diterima dari customer sesuai dengan tanda terima

kwitansi.

11. Treasury Department

Tugas dan tanggungjawab Treasury Department :

• Mencatat dan memeriksa keuangan perusahaan.

• Melakukan pembayaran ke dealer.

• Membayar biaya-biaya operasional perusahaan, baik di kantor pusat maupun di

kantor cabang.

• Mengatur seluruh pembiayaan, seperti biaya asuransi, pembayaran pada dealer, dan

lain-lain.

12. Accounting Department

Tugas dan tanggungjawab Accounting Department :

• Mengkoordinir dan mengawasi pencatatan transaksi keuangan.

• Memeriksa kebenaran bukti-bukti transaksi keuangan.

• Menyusun laporan-laporan bagi manager dan pihak ekstern.

• Mengarsipkan dokumen dan bukti pembukuan.

13. HRD Department

Tugas dan tanggungjawab HRD Department :

• Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di bidang personalia dan umum yang

meliputi planning, pengaturan dan pengembangan personalia.

38

• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan program kerja, serta

kebijaksanaan untuk meningkatkan pelayanan di bidang personalia.

• Mengawasi pelaksanaan seleksi penerimaan dan penempatan pegawai pada bagian-

bagian yang membutuhkan.

• Mengadakan penelitian dan pelatihan untuk menambah pengetahuan dan

ketrampilan pegawai serta mengadakan penilaian atas hasil yang dicapai oleh para

pegawai.

• Memeriksa laporan-laporan mengenai keadaan pegawai serta mengambil tindakan

yang diperlukan.

• Mengurus data-data gaji karyawan.

14. Legal Department

Tugas dan tanggungjawab Legal Department :

• Mengurus BPKB kendaraan yang masuk ataupun yang keluar.

• Mendata / menginput BPKB yang masuk dan keluar di program.

• Melakukan perhitungan stok BPKB setiap 3 bulan sekali.

15. Pay Off Department

Tugas dan tanggungjawab Pay Off Department :

• Menangani pelunasan piutang customer.

• Memastikan data pelunasan telah di input dengan benar oleh cabang.

16. Contract Department

Tugas dan tanggungjawab Contract Department :

• Menangani kontrak yang terjadi antara perusahaan dan customer.

• Memastikan kelengkapan dokumen data nasabah yang dikirim oleh cabang.

39

• Mengecek inputan sales cabang dengan dokumen yang dikirimkan.

17. Collection Department

Tugas dan tanggungjawab Collection (penagihan) Department:

• Mengecek bukti setoran cabang dengan mutasi rekening dan inputan pembayaran

angsuran.

• Menghitung besarnya tunggakan angsuran setiap cabang di akhir tahun.

• Mengecek permintaan komisi / insentif dari cabang.

• Membuat laporan collection (penagihan) bulanan untuk regional manager.

• Membuat laporan kwitansi turun untuk di pantau oleh regional manager setiap

harinya.

18. IT Department

Tugas dan tanggungjawab IT Department :

• Menangani pemeliharaan dari internet, LAN dan semua peralatan komputer

perusahaan.

• Menangani instalasi dan pembaruan dari software yang dimiliki perusahaan.

• Menangani administrasi jaringan dan sistem operasi perusahaan secara keseluruhan.

• Menangani masalah-masalah umum bidang IT dalam perusahaan.

• Menangani pemeliharaan, administrasi dan pemrograman dalam basis data yang

digunakan perusahaan untuk menyimpan data perusahaan.

• Membantu staff perusahaan dalam kaitannya dengan bidang IT sehari-hari.

19. Analyst Department

Tugas dan tanggungjawab analyst department :

40

• Mengecek keadaan customer yang sebenarnya, agar dapat ditentukan customer

layak atau tidaknya menerima kredit.

• Mengecek dokumen-dokumen transaksi penjualan yang ada di cabang dengan yang

ada di dealer.

• Mengecek dan menyetujui perhitungan kredit yang ada di Transaction Sheet yang di

fax oleh cabang.

• Memberikan ke bagian treasury Transaction Sheet yang telah di analisis dan di

setujui untuk di bayarkan.

20. Insurance Department

Tugas dan tanggungjawab Insurance Department :

• Mengurus klaim asuransi dari nasabah

• Mengurus pencairan asuransi dari perusahaan asuransi

• Mengurus pembatalan dan refund asuransi

3.3 Tata Laksana Prosedur yang Berjalan

Urutan tata laksana prosedur sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nasabah mengisi form permohonan kredit yang ingin diajukan kepada pihak

perusahaan. Kemudian bagian marketing membuat transaction sheet dan melakukan

survei tentang nasabah. Nasabah menandatangani surat perjanjian nasabah sebagai

persetujuan dalam pengajuan permohonan kredit.

2. Bagian marketing meminta denah lokasi, BPKB, dan foto rumah nasabah dan

kemudian mendata nasabah dan meminta dokumen-dokumen berupa: rekening PLN,

fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, slip gaji, fotocopy KTP, rekening tabungan, fotocopy

surat nikah, fotocopy kartu keluarga, dan rekening PBB.

41

3. Bagian marketing kemudian membuat hasil survei, dan menyerahkan hasil

survei tersebut ke kantor cabang (Branch Manager).

4. Hasil survei yang telah diverifikasi oleh Branch Manager kemudian akan difaks

ke kantor pusat.

5. Bagian marketing kemudian mengirimkan transaction sheet yang telah dibuat

melalui faks ke kantor pusat.

6. Bagian analis di kantor pusat akan menganalisa transaction sheet yang telah

dikirimkan. Jika sudah benar dan disetujui, maka transaction sheet tersebut akan ditanda

tangani. Kemudian akan dikirimkan ke kantor cabang untuk diverifikasi. Lalu data-

datanya akan diinput ke database penjualan oleh bagian administrasi di cabang.

7. Dokumen-dokumen nasabah kemudian akan dikirimkan oleh kantor cabang ke

kantor pusat melalui pos. Dokumen-dokumen tersebut antara lain: laporan survei asli,

transaction sheet, denah lokasi, BPKB, foto rumah nasabah sebagai jaminan, kwitansi,

rekening PLN, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, slip gaji, fotocopy KTP, rekening

tabungan, fotocopy surat nikah, fotocopy kartu keluarga, rekening PBB, dokumen

No.Rangka dan No. Mesin, surat kuasa, dan daftar perhitungan kredit. Di kantor pusat,

dokumen-dokumen tersebut diterima oleh bagian Contract dan diperiksa

kelengkapannya. Kemudian, dokumen-dokumen tersebut akan disimpan di brankas.

8. Bagian treasury kemudian akan melakukan pembayaran ke dealer dan kantor

cabang memberikan bukti pembayaran. Dealer kemudian memberikan kwitansi

pembayaran dan surat pernyataan dealer yang telah ditandatangani.

9. Selanjutnya, laporan penjualan akan diproses dan diberikan kepada branch

manager dan regional manager.

42

10. Kemudian akan diberikan surat pemberitahuan kepada nasabah bahwa

permohonan kreditnya telah disetujui.

11. Setiap bulannya, nasabah diharuskan untuk membayar tagihan kredit dengan

datang ke kantor cabang. Nasabah akan memberikan Nomor Perjanjian Konsumen (PK)

dan melakukan pembayaran, kemudian nasabah akan menerima kwitansi sebagai bukti

pembayaran. Data pembayaran tersebut kemudian akan diinput ke Database

Pembayaran. Lalu, uang pembayaran akan disetor oleh kantor cabang ke bank dan slip

penyetoran akan difax ke kantor pusat sedangkan aslinya akan disimpan sebagai arsip di

kantor cabang.

3.4 Sistem yang sedang Berjalan

Sistem yang digunakan oleh PT. XYZ dalam mengorganisasikan seluruh data

transaksi penjualan kreditnya terbagi ke dalam 2 buah aplikasi yang telah

terkomputerisasi namun keduanya merupakan dua buah aplikasi yang terpisah dimana

setiap aplikasi mengolah dan mengorganisasikan data secara independen tanpa danya

integrasi dari kedua aplikasi tersebut. Kedua aplikasi tersebut digunakan untuk

membuat laporan transaksi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen PT. XYZ. Aplikasi

yang pertama adalah aplikasi penjualan kredit yang dipakai untuk mengorganisasikan

dan mengatur data-data penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. XYZ. Melalui

aplikasi ini, dapat dihasilkan laporan penjualan kredit PT. XYZ. Aplikasi yang kedua

adalah aplikasi pembayaran yang mengatur data transaksi pembayaran oleh nasabah

setiap bulannya. Melalui aplikasi ini, data-data mengenai pembayaran cicilan, besaran

tagihan maupun denda yang harus dibayarkan oleh nasabah dapat dilihat. Dan aplikasi

ini dapat menghasilkan laporan pembayaran yang dilakukan oleh nasabah. Sedangkan

43

untuk pengisian form permohonan kredit, surat perjanjian nasabah, transaction sheet,

dan laporan survei masih dilakukan secara manual.

3.5 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan

Berikut adalah konteks diagram pada gambar 3.2 dan diagram aliran data pada

gambar 3.3 sistem penjualan kredit pada PT. XYZ :

44

BagianMarketing

Nasabah

Dealer

Manager

Sistem Penjualan Kredit

BPKB

Kwitansi

Denah LokasiFoto Jaminan

Dokumen No. Rangka & No. Mesin

Polis Asuransi

Daftar Angsuran

Surat Perjanjian Kredit

Copy KTP

Surat Perjanjian Nasabah

Copy KK

Copy SIUP

Copy NPWP

Copy Surat Nikah

Rekening PBB

Rekening PLN

Rekening Tabungan

Slip Gaji

Surat Kuasa

Surat Permohonan Kredit

Bukti Pembayaran

Surat Pernyataan Dealer

Kwitansi Pembayaran

Laporan Penjualan

Laporan Pembayaran

Laporan Pembayaran Dealer

Laporan DendaLaporan Konsumen Lunas

Laporan Good Customer

Surat Pemberitahuan

No. Perjanjian Konsumen

Kwitansi_Pembayaran

Surat Pemberitahuan Pembayaran

Pembayaran

Gambar 3.2 Konteks Diagram Sistem Berjalan

45

1.0Survei Nasabah

2.0PendataanNasabah

3.0Analisa Data Nasabah

4.0Pembayaran Dealer

5.0Laporan Manajemen

BPKBBagian

MarketingNasabahCopy KTP

Bukti PembayaranDealer ManagerLaporan Penjualan

Kwitansi

Denah Lokasi

Surat Perjanjian Nasabah

Foto Jaminan

Form PermohonanKredit

TransactionSheet

Copy KK

Copy SIUP

Copy NPW P

Copy Surat Nikah

Rekening PBB

Rekening PLN

Rekening Tabungan

Slip Gaji

DataNasabah

Dokumen No. Rangka & No. Mesin

6.0Konfirmasi Kredit

Sur

at P

embe

ritah

uan

Hasil AnalisaPusat

Persetujuan

TransaksiPenjualan

Data Survei &Analisa

Surat Pernyataan DealerKwitansi Pembayaran

Surat Kuasa

Daf

tar P

erhi

tung

an K

redi

t

7 .0Pembayaran

Nasabah

No.

Per

janj

ian

Kon

sum

en

T ransaksiPembayaran

Kw

itans

i_P

emba

yara

n

Has

il S

urve

i

Laporan Pembayaran

Surat Permohonan Kredit

SignedTransaction Sheet

Sur

at P

embe

ritah

uan

Pem

baya

ran

Pem

baya

ran

Polis Asuransi

Daftar Angsuran

Surat Perjanjian Kredit

Laporan Pembayaran DealerLaporan Denda

Laporan Konsumen Lunas

Laporan Good Customer

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

46

29

Pada diagram aliran data diatas terdapat tujuh (7) buah proses data yang terdiri

dari :

• Melakukan Survei, proses ini untuk melakukan survey mengenai kelayakan seorang

nasabah untuk diberikan kredit oleh pihak perusahaan.

• Pendataan Nasabah, proses ini adalah melakukan pendataan mengenai data nasabah

yang telah dilakukan survey.

• Analisa Data Nasabah, proses ini merupakan kegiatan lanjutan setelah melakukan

survey terhadap nasabah dan pendataan mengenai data nasabah. Dalam proses data

ini, dilakukan analisa laporan dan transaction sheet oleh pihak pusat.

• Memproses Pembayaran kepada Dealer, proses ini mengambarkan pembayaran

uang kepada pihak dealer dari pihak perusahaan.

• Manajemen Laporan, proses ini adalah proses data pembuatan laporan penjualan

kredit.

• Memproses Konfirmasi, proses ini merupakan konfirmasi permohonan kredit

nasabah kepada pihak nasabah.

• Proses Pembayaran oleh Nasabah, proses ini adalah proses pembayaran kredit yang

dilakukan oleh nasabah setiap bulannya.

Selain proses data, DFD diatas juga memiliki lima (5) buah eksternal yang

berinteraksi dengan sistem tersebut. Eksternal yang dimaksud adalah sebagai berikut :

• Bagian Marketing adalah staff perusahaan yang ditempatkan di dealer penjualan

mobil. Staf ini yang akan bertugas untuk melakukan survey calon nasabah kredit,

dan mendata data-data nasabah.

47

• Nasabah adalah customer yang mengajukan kredit kendaraan mobil kepada pihak

peerusahaan.

• Dealer adalah distributor kendaraan mobil yang bekerja sama dengan pihak

perusahaan dalam penjualan jasa kreditnya.

• Pusat adalah bagian yang menerima hasil analisa laporan dan memberikan

persetujuan untuk setiap aplikasi kredit yang diajukan oleh nasabah.

• Manager adalah bagian yang menerima output proses data laporan penjualan kredit.

Berikut adalah alur proses terjadinya aliran data dalam sistem penjualan kredit

PT. XYZ : Untuk dapat mengajukan kredit kepada pihak perusahaan, pertama-tama

nasabah harus mengajukan surat permohonan kredit kepada staff marketing yang telah

ditempatkan oleh perusahaan di Dealer. Kemudian staff tersebut akan memberikan form

permohonan kredit untuk diisi oleh calon nasabah. Setelah form permohonan kredit

tersebut diisi, maka staff akan melakukan survey mengenai calon nasabah. Bagian

marketing kemudian akan meminta beberapa dokumen sebagai jaminan. Dokumen

tersebut juga dipakai sebagai input dalam proses melakukan survey ini. Dokumen yang

dipakai sebagai input untuk melakukan survey terhadap nasabah antara lain : Form

permohonan Kredit, Denah lokasi rumah, Foto Jaminan, BPKB kendaraan yang akan

dikredit, Polis asuransi, Dokumen nomor rangka dan nomor mesin, Surat perjanjian

kredit, Daftar angsuran.

Output dari proses melakukan survey ini adalah berupa laporan survey,

transaction sheet, daftar perhitungan kredit, data survey & analisa. Output tersebut

nantinya akan dikirimkan kepada kantor cabang PT. XYZ (Branch Manager). Laporan

survei dan transaction sheet yang telah diverifikasi oleh Branch Manager kemudian

48

akan difaks ke kantor pusat. Dimana output tersebut akan dijadikan input pada proses

data Analisa Laporan & Transaction Sheet.

Setelah proses survey dilakukan, maka nasabah harus menyertakan beberapa

dokumen sebagai kelengkapan aplikasi permohonan kreditnya. Dokumen tersebut

adalah : Surat perjanjian nasabah sebagai persetujuan pengajuan permohonan kredit, ,

Surat kuasa, copy KTP, copy KK, copy NPWP, copy Surat Nikah, copy SIUP,

Rekening tabungan (rekening koran), Rekening PBB, Rekening PLN, Slip gaji. Ada 2

output dari proses ini. Yang pertama berupa penyimpan data form permohonan kredit

yang akan dijadikan input pada proses Melakukan Survey. Output yang kedua adalah

penyimpan data berupa Data Nasabah. Dan output ini akan digunakan sebagai input

pada proses data Analisa Laporan & Transaction Sheet.

Proses selanjutnya adalah proses Analisa Data Nasabah. Proses ini dilakukan

oleh Bagian analis di kantor pusat. Dan yang dijadikan input data untuk proses tersebut

adalah Data Survey & Analisa, Daftar Perhitungan Kredit, Laporan Survey, Transaction

Sheet dan Data Nasabah. Output dari proses ini berupa Hasil analisa yang kemudian

akan diberikan kepada Regional Manager selaku pihak pusat untuk mendapatkan

persetujuan. Jika sudah benar dan disetujui, maka transaction sheet tersebut akan

ditanda tangani oleh Regional Manager (Signed Transaction Sheet). Kemudian

transaction sheet yang telah ditanda tangani tersebut akan dikirimkan ke kantor cabang

lagi untuk diverifikasi. Lalu data-datanya akan diinput ke database transaksi penjualan

oleh bagian administrasi di cabang.

Kemudian dokumen-dokumen nasabah akan dikirimkan oleh kantor cabang ke

kantor pusat melalui pos untuk disimpan di brankas perusahaan yang berada di pusat.

49

Dokumen-dokumen tersebut antara lain: laporan survei asli, transaction sheet, denah

lokasi, BPKB, foto rumah nasabah sebagai jaminan, kwitansi, rekening PLN, fotocopy

SIUP, fotocopy NPWP, slip gaji, fotocopy KTP, rekening tabungan, fotocopy surat

nikah, fotocopy kartu keluarga, rekening PBB, dokumen No.Rangka dan No. Mesin,

surat kuasa, dan daftar perhitungan kredit. Di kantor pusat, dokumen-dokumen tersebut

diterima oleh bagian Contract dan diperiksa kelengkapannya. Kemudian barulah

dokumen-dokumen tersebut akan disimpan di brankas.

Bagian Treasury kemudian akan memproses pembayaran ke dealer yang

merupakan proses data selanjutnya dalam sistem ini. Bagian Treasury akan memberikan

bukti pembayaran kepada Dealer. Kemudian pihak Dealer akan memberikan kwitansi

pembayaran dan surat pernyataan dealer yang telah ditandatangani.

Proses data selanjutnya adalah memproses laporan penjualan. Dimana laporan

tersebut akan diberikan kepada branch manager dan regional manager. Dan laporan

tersebut dibuat berdasarkan input data transaksi penjualan dan transaksi pembayaran.

Berdasarkan transaksi penjualan, maka proses selanjutnya dapat direalisasikan.

Yaitu memproses konfirmasi kepada nasabah kredit. Konfirmasi tersebut berupa surat

pemberitahuan kepada nasabah bahwa permohonan kreditnya telah disetujui.

Setiap bulannya, nasabah diharuskan untuk membayar tagihan kredit dengan

datang ke kantor cabang. Dan proses data tersebut diberi nama Melakukan pembayaran

oleh nasabah. Dalam proses pembayaran tersebut, nasabah akan memberikan Nomor

Perjanjian Konsumen (PK) dan melakukan pembayaran, kemudian nasabah akan

menerima kwitansi sebagai bukti pembayaran. Apabila nasabah tidak melakukan

50

pembayaran, maka pihak perusahaan akan mengeluarkan surat pemberitahuan

pembayaran berdasarkan data transaksi penjualan PT. XYZ.

Data pembayaran tersebut kemudian akan diinput ke Database Transaksi

Pembayaran. Lalu, uang pembayaran akan disetor oleh kantor cabang ke bank dan slip

penyetoran akan difax ke kantor pusat sedangkan aslinya akan disimpan sebagai arsip di

kantor cabang.

3.6 Permasalahan pada Sistem yang sedang Berjalan

Setelah mengadakan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT.

XYZ, maka menurut penulis permasalah yang dihadapi, antara lain:

1. Rancangan program yang ada saat ini masih menggunakan pendekatan file

based system sehingga menyebabkan terjadinya duplikasi dan hilangnya

konsistensi antar data.

2. Perangkat Lunak DBMSs (Database Management System) yang digunakan

memiliki kapasitas yang terbatas dalam hal media penyimpanan, backup &

recovery, dan security.

3. Transaction sheet dan laporan survei masih diproses secara manual dalam hal

pengisian data sehingga dapat memperlambat proses analisis.

3.7 Usulan Pemecahan Masalah

Perancangan sebuah sistem basisdata diharapkan dapat membantu PT. XYZ

menghadapi masalah yang ada. Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah:

1. Rancangan program yang digunakan sebaiknya menggunakan konsep database

relasional.

51

2. Perangkat lunak DBMSs (Database Management System) yang ada sebaiknya

DBMSs yang berbasiskan database client-server.

3. Perlu adanya komputerisasi dalam pengisian transaction sheet dan laporan

survei untuk meningkatkan efisiensi waktu dan data.