bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 sejarah perusahaan …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00172-ka...

62

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

3.1.1 Monumen Nasional (Monas)

3.1.1.1 Dasar dan Tujuan Pembangunan Monumen Nasional

Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki

wilayah dari Sabang sampai Merauke, diproklamasikan pada

tanggal 17 Agustus 1945 sebagai hasil perjuangan kemerdekaan

rakyat Indonesia dari penjajahan selama lebih kurang 350 tahun.

Untuk mengenang dan melestarikan kebesaran perjuangan

bangsa Indonesia yang dikenal dengan Revolusi Kemerdekaan

Rakyat RI 17 Agustus 1945 dan untuk membangkitkan inspirasi

dan semangat patriotisme bagi generasi sekarang dan masa

datang, maka dibangunlah suatu tugu peringatan yang kemudian

dikenal sebagai Tugu Monumen Nasional.

Pembangunan tugu ini berdasarkan Keputusan Presiden RI

Nomor 214 Tahun 1959 tanggal 30 Agustus 1959 tentang

Pembentukan Panitia Monumen Nasional yang diketuai oleh

Kolonel Umar Wirahadikusumah, Komandan KMKB Jakarta

Raya.

Gagasan untuk membangun Tugu Monumen Nasional

baru terwujud ketika Republik Indonesia berusia 2 windu, yang

diawali dengan pemasangan tiang pertama oleh Presiden RI

63

sebagai peresmian pembangunan Tugu Monumen Nasional, pada

tanggal 17 Agustus 1961. Rancang bangun Tugu Monumen

Nasional dibuat oleh arsitek terkenal Indonesia yaitu Soedarsono

dan penasehat konstruksi adalah Prof. Dr. Ir. Roosseno.

Pembangunan tugu ini dibiayai sebagian besar dari sumbangan

masyarakat Indonesia secara gotong royong dan mulai dibuka

untuk umum pada tanggal 18 Maret 1972 berdasarkan Keputusan

Gubernur KDKI Jakarta Nomor Cb.114/57/72 Tahun 1972.

3.1.1.2 Ciri Khas Tugu Monumen Nasional

Arsitektur Tugu Monumen Nasional dan dimensinya

penuh mengandung lambang khas budaya bangsa Indonesia.

Bentuk tugu yang menjulang tinggi melambangkan Lingga (alu /

antan), sedangkan pelataran cawan melambangkan Yoni

(lumpang). Alu dan lumpang merupakan alat rumah tangga yang

terdapat hampir di setiap rumah pribumi Indonesia.

Lingga dan Yoni melambangkan positif dan negatif,

seperti lelaki dan perempuan, siang dan malam, air dan api, langit

dan bumi sebagai lambang dari alam yang abadi.

Di pelataran Puncak Tugu, api nan tak kunjung padam,

melambangkan tekad bangsa Indonesia untuk berjuang yang tidak

akan pernah surut sepanjang masa. Tinggi pelataran cawan 17

meter dan tinggi ruang Museum Sejarah 8 meter, luas pelataran

cawan yang berbentuk bujur sangkar berukuran 45meter x

64

45meter, merupakan pelestarian keramat Proklamasi

Kemerdekaan RI 17-8-45.

3.1.2 Kebun Raya Bogor (KRB)

Pada awal 1800-an Gubernur Jenderal Thomas Stanford Raffles,

yang mendiami Istana Bogor dan memiliki minat besar dalam botani,

tertarik mengembangkan halaman Istana Bogor menjadi sebuah kebun

yang cantik. Dengan bantuan para ahli botani, W. Kent, yang ikut

membangun London's Kew Garden, Raffles menyulap halaman istana

menjadi taman bergaya Inggris klasik. Inilah awal mula Kebun Raya

Bogor dalam bentuknya sekarang.

Ide pendirian Kebun Raya bermula dari seorang ahli biologi yaitu

Prof. Caspar Georg Karl Reinwardt yang menulis surat kepada Komisaris

Jenderal G.S.G.P. van der Capellen. Dalam surat itu terungkap

keinginannya untuk meminta sebidang tanah yang akan dijadikan kebun

tumbuhan yang berguna, tempat pendidikan guru, dan koleksi tumbuhan

bagi pengembangan kebun-kebun yang lain. Ia lalu diangkat menjadi

menteri bidang pertanian, seni, dan ilmu pengetahuan di Jawa dan

sekitarnya. Ia tertarik menyelidiki berbagai tanaman yang digunakan

untuk pengobatan. Ia memutuskan untuk mengumpulkan semua tanaman

ini di sebuah kebun botani di Bogor, yang saat itu disebut Buitenzorg

(dari bahasa Belanda yang berarti "tidak perlu khawatir"). Reinwardt juga

menjadi perintis di bidang pembuatan herbarium. Ia kemudian dikenal

sebagai seorang pendiri Herbarium Bogoriense. Pada 18 Mei 1817,

65

Gubernur Jenderal Van Der Capellen secara resmi mendirikan Kebun

Raya Bogor dengan nama s'Lands Plantentuinte Buitenzorg. Sekitar 47

hektar tanah di sekitar Istana Bogor dan bekas samida dijadikan lahan

pertama untuk kebun botani. Reinwardt menjadi pengarah pertamanya

dari 1817 sampai 1822. Kesempatan ini digunakannya untuk

mengumpulkan tanaman dan benih dari bagian lain Nusantara.

Pendirian Kebun Raya Bogor bisa dikatakan mengawali

perkembangan ilmu pengetahuan di Indonesia. Dari sini lahir beberapa

institusi ilmu pengetahuan lain, seperti Bibliotheca Bogoriensis (1842),

Herbarium Bogoriense (1844), Kebun Raya Cibodas (1860),

Laboratorium Treub (1884), dan Museum dan Laboratorium Zoologi

(1894). Pada tanggal 30 Mei 1868 Kebun Raya Bogor secara resmi

terpisah pengurusannya dengan halaman Istana Bogor. Pada mulanya

kebun ini hanya akan digunakan sebagai kebun percobaan bagi tanaman

perkebunan yang akan diperkenalkan ke Hindia-Belanda (kini Indonesia).

Namun pada perkembangannya juga digunakan sebagai wadah penelitian

ilmuwan pada zaman itu (1880 - 1905). Kebun Raya Bogor selalu

mengalami perkembangan yang berarti di bawah kepemimpinan Dr. C. L.

Blume (1822), J.E. Teysmann dan Dr. Hasskarl (jaman Gubernur

Jenderal Van den Bosch), J. E. Teysmann dan Simon Binnendijk, Dr.

R.H.C.C. Scheffer (1867), Prof. Dr. Melchior Treub (1881), Dr.

Koningsberger (1904), Van den Hornett (1904), dan Prof. Ir. Kustono

Setijowirjo (1949), yang merupakan orang Indonesia pertama yang

menjabat suatu pimpinan lembaga penelitian yang bertaraf internasional.

66

Pada saat kepemimpinan tokoh-tokoh itu telah dilakukan kegiatan

pembuatan katalog mengenai Kebun Raya Bogor, pencatatan lengkap

tentang koleksi tumbuh-tumbuhan Cryptogamae, 25 spesies

Gymnospermae, 51 spesies Monocotyledonae dan 2200 spesies

Dicotyledonae, usaha pengenalan tanaman ekonomi penting di Indonesia,

pengumpulan tanaman-tanaman yang berguna bagi dan mengembangkan

kelembagaan internal di Kebun Raya.

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Susunan Organisasi Unit Pengelola Monumen Nasional

Gambar 3.1 Susunan Organisasi Unit Pengelola Monumen Nasional

Sumber : Monumen Nasional, Jakarta, 2007

Seksi Pemeliharaan

Seksi Pelayanan

dan Pameran

Seksi Keamanan &

Ketertiban

Seksi Monumen

Proklamator

Subkelompok Jabatan Fungsional

Subbagian Tata Usaha

Kepala Pengelola Monumen Nasional

67

Berdasarkan peraturan yang berlaku bagi Unit Pengelola Monumen

Nasional, pembagian tugasnya adalah sebagai berikut :

• Kepala Pengelola Monumen Nasional mempunyai tugas :

a. Memimpin pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai ketentuan.

b. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan Subbagian

Seksi dan Subkelompok Jabatan Fungsional.

• Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas :

a. Menghimpun, meneliti, mengelola dan menyusun program dan

rencana kegiatan operasional;

b. Mengelola surat menyurat, pengetikan, penggandaan serta

pendistribusian;

c. Melaksanakan urusan perlengkapan dan kerumahtanggaan;

d. Melakukan urusan kepegawaian;

e. Melaksanakan urusan keuangan;

f. Mengelola perpustakaan;

g. Mengkoordinasikan penyajian data dan informasi;

h. Mengkoordinasikan evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan

operasional.

• Seksi Pemeliharaan mempunyai tugas :

a. Menyusun program dan rencana kegiatan operasional;

b. Melaksanakan kebersihan, perawatan taman dan perbaikan tugu

Monumen Nasional;

68

c. Melaksanakan pemeliharaan, perawatan taman dan perbaikan

jaringan instalasi mesin serta bentuk Tugu Monumen Nasional

dan Monumen Proklamator;

d. Melaksanakan perawatan dan pemeliharaan koleksi;

e. Menginventarisasi dan identifikasi kerusakan koleksi;

f. Melaksanakan evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan

operasional.

• Seksi Pelayanan dan Pameran mempunyai tugas :


b. Memberikan pelayanan pemanfaatan lokasi;

c. Menyelenggarakan pameran;

d. Menyelenggarakan bimbingan teknis edukatif kultural;

e. Melaksanakan pungutan retribusi;

f. Melaksanakan evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan

operasional.

• Seksi Keamanan dan Ketertiban mempunyai tugas :

a. Menyusun program dan rencana kegiatan operasional

b. Mengatur ketertiban dan keamanan pengunjung;

c. Menjaga keamanan gedung dan sarana kelengkapannya;

d. Melaksanakan koordinasi ketertiban keamanan dengan aparat

terkait.

• Seksi Monumen Proklamator mempunyai tugas :


69

b. Memelihara sarana dan prasarana;

c. Menjaga keamanan dan ketertiban;

d. Memelihara kebersihan Monumen Proklamator;

e. Memberikan pelayanan kepada masyarakat.

• Subkelompok Jabatan Fungsional :

a. Mempunyai tugas melakukan kegiatan dalam menunjang tugas

dan fungsi Unit Pengelola Monumen Nasional sesuai dengan

keahlian masing-masing.

b. Dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior sebagai Ketua

Subkelompok yang dalam melaksanakan tugasnya secara

operasional bertanggung jawab kepada Kepala Unit dan secara

teknis administratif kepada Ketua Kelompok Jabatan Fungsional

Dinas Kebudayaan dan Permuseuman.

3.2.2 Susunan Organisasi Kebun Raya Bogor

Pusat konservasi tumbuhan Kebun Raya Bogor, Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia (LIPI) dipimpin oleh seorang kepala pengelola

yang secara struktural membawahi bidang konservasi ex-situ, bagian tata

usaha, masing-masing membawahi empat subbagian/ subbidang, serta

kelompok fungsional peneliti. Bidang konservasi ex-situ dipimpin oleh

seorang kepala bidang sedangkan bagian tata usaha dipimpin oleh

seorang kepala bagian, dan kelompok fungsional peneliti dipimpin oleh

seorang koordinator peneliti.

Berikut adalah gambar susunan organisasi pengurus Kebun Raya Bogor :

70

Gambar 3.2 Susunan Organisasi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

Pusat Konservasi Tumbuhan-Kebun Raya Bogor

( Center for Plant Conservation-Bogor Botanical Gardens)

Sumber : Kebun Raya Bogor, 2007

Berdasarkan ruang lingkup yang dibahas dalam sistem informasi

penjualan tiket dan penerimaan pendapatan ini, berikut adalah jabaran

tugas dan wewenang dari beberapa pihak yang terlibat di dalamnya.

Pihak-pihak di bawah ini berada di bawah Bagian Tata Usaha dengan

Subbagian Umum dan Subbagian Keuangan. (Sumber didapatkan dari

buku panduan Prosedur Mutu Kebun Raya Bogor )

Bidang Konservasi Ex-Situ

Kepala Pengelola Kebun Raya

Bagian Tata Usaha

Subbagian Kepegawaian

Subbagian Umum

Subbagian Keuangan

Subbagian Jasa & Informasi

Subbidang Pemeliharaan Koleksi

Subbidang Registrasi Koleksi

Subbidang Seleksi & Pembibitan

Subbidang Reintroduksi Tumbuhan Langka

Kelompok Fungsional Peneliti

71

1. Bendahara Penerima (Subbagian Keuangan)

Adalah petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan penerimaan

keuangan negara.

a. Bendahara penerima menerima seluruh hasil penerimaan

Negara yang terdiri dari penerimaan penjualan tiket, penjualan

lainnya dan penggunaan fasilitas negara dari unit satuan kerja

sesuai dengan aturan yang berlaku dengan bukti-bukti yang

dapat dipertanggungjawabkan.

b. Melaksanakan pencatatan pembukuan ke dalam buku kas

penerimaan.

c. Menyetorkan hasil penerimaan negara ke rekening kas negara

yang diketahui oleh atasan langsungnya sesuai aturan yang

berlaku.

d. Membuat laporan secara periodik (bulan, triwulan, tahun)

untuk disampaikan kepada Deputi bidang Ilmu Pengetahuan

Hayati (IPH) LIPI, Inspektor LIPI, Sekretaris Utama LIPI Up.

Biro Perencanaan dan Keuangan LIPI dan atau instansi terkait

sesuai aturan yang berlaku.

e. Menyimpan dokumen keuangan sebagai bukti untuk

pengawasan fungsional lembaga.

2. Pengadministrasi Karcis (Subbagian Umum)

Adalah petugas yang ditunjuk untuk mengelola karcis, sering juga

disebut dengan sebutan bendahara karcis.

a. Menyiapkan karcis yang akan dijual.

72

b. Mencatat data karcis yang terjual.

c. Membuat rekap data karcis secara periodik (bulan).

3. Pelaksana Petugas Karcis (Subbagian Umum)

Adalah petugas yang ditunjuk oleh koordinator dan

ditandatangani oleh Kepala Bagian Tata Usaha, yang tugasnya :

a. Menerima karcis yang akan dijual.

b. Mengecek fisik karcis yang akan dijual.

c. Melaksanakan penjualan karcis.

d. Menyetorkan sisa karcis kepada pengadministrasi karcis.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

3.3.1 Sistem Penjualan Tiket

Sebelum loket dibuka, petugas penyedia tiket menyiapkan tiket-

tiket yang akan dijual di loket. Sebelum buku tiket dibagikan kepada

setiap petugas loket, petugas penyedia tiket mengisi Laporan Jumlah

Persediaan Tiket (LJPT) terlebih dahulu. Setelah selesai diisi, buku tiket

beserta LJPT akan dipegang oleh petugas loket. LJPT tersebut berfungsi

untuk mengecek berapa jumlah lembar tiket yang terjual dan yang tersisa

pada hari tersebut dengan menghitung dari nomor seri tiketnya.

Pada saat loket dibuka, petugas loket mulai melayani penjualan

tiket sesuai dengan permintaan pengunjung dan menerima uang dari

pengunjung atas penjualan tiket tersebut. Petugas loket akan merobek

sejumlah lembar tiket yang dibeli oleh pengunjung. Pada beberapa objek

wisata seperti Kebun Raya Bogor (KRB), harga tiket sudah termasuk

73

dengan biaya premi asuransi sehingga saat pengunjung membeli tiket

untuk 1 orang, pengunjung akan menerima 1 lembar tiket yang sudah

termasuk jasa Asuransi. Akan tetapi, pada objek wisata lainnya seperti

Monumen Nasional (Monas), harga tiket belum termasuk biaya premi

asuransi sehingga saat pengunjung membeli tiket untuk 1 orang,

pengunjung akan menerima 2 lembar yaitu 1 lembar tiket masuk dan 1

lembar kertas asuransi. Jika pengunjung yang datang merupakan

rombongan, maka mereka biasanya akan mendapatkan diskon khusus

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di tiap objek wisata. Untuk

rombongan, biasanya terdapat loket khusus yang menangani rombongan

atau mereka dapat mengurusnya di kantor objek wisata tersebut kepada

pihak yang berwenang. Untuk di Monas, petugas loket yang menangani

rombongan akan membuat Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD)

sebanyak 4 rangkap. Syarat diskon adalah rombongan harus berjumlah

minimal 20 orang. Sedangkan di Kebun Raya Bogor, tiket rombongan

berupa 1 lembar tiket yang berlaku untuk 10 orang namun harga yang

tertera adalah sama (tidak diskon). Untuk memperoleh diskon/potongan

harga, terdapat beberapa kebijakan yang ada di Kebun Raya Bogor, yaitu

untuk anak sekolah yang datang secara rombongan jika membawa surat

resmi dari sekolah dan mengurus terlebih dahulu minimal 2 hari

sebelumnya akan mendapat diskon 50%, untuk instansi pemerintah

mendapat diskon sebesar 25%, dan untuk perusahaan biasa mendapat

diskon sebesar 10%. Akan tetapi, jika rombongan seperti anak sekolah,

instansi pemerintah dan perusahaan biasa dan lainnya datang secara

74

mendadak dan ingin meminta diskon langsung maka mereka dapat

bernegosiasi langsung dengan petugas penanggung jawab loket yang

bertugas pada saat itu.

Setelah pengunjung selesai membeli tiket, saat akan masuk ke

dalam objek wisata maka petugas pemeriksa tiket akan memeriksa

kesesuaian jumlah dan jenis tiket yang dibeli dengan jumlah pengunjung

yang akan memasuki tempat tersebut. Jika telah sesuai, petugas

pemeriksa tiket akan merobek tiket sebagai tanda bahwa tiket tersebut

telah digunakan, kemudian mengembalikan lagi tiketnya kepada

pengunjung.

Pada saat loket tutup, petugas loket akan segera menghitung

jumlah tiket yang terjual. Setelah itu, jika di Monas, petugas loket akan

melaporkan jumlah tiket yang terjual pada hari tersebut dengan

melengkapi LJPT yang diberikan oleh petugas penyedia tiket pada saat

pembagian tiket dan menandatanganinya. LJPT ini nantinya akan

diserahkan oleh petugas loket beserta dengan sisa tiket yang belum terjual

kepada petugas penyedia tiket. Petugas loket juga membuat Laporan

Setoran Hasil Penjualan Tiket (LSHPT), dan membuat pelaporan

mengenai asuransi. Laporan ini akan diserahkan beserta uang hasil

penjualan tiket kepada petugas piket. Sedangkan, untuk di Kebun Raya

Bogor petugas loket setelah menghitung jumlah tiket yang terjual lalu

menyerahkan sisa tiket dan LJPT kepada petugas piket.

75

Di Monas, petugas penyedia tiket akan mengecek kembali atau

membandingkan sisa tiket dengan LJPT. Sedangkan untuk di Kebun

Raya Bogor, yang menjalankan tugas ini adalah petugas piket.

Saat menerima uang setoran penjualan tiket, Bendahara di Monas

akan menerima uang hasil penjualan beserta LSHPT, Surat Ketetapan

Retribusi Daerah (SKRD) dan pelaporan mengenai asuransi dari petugas

loket. Sedangkan untuk di Kebun Raya Bogor, petugas piket akan

menerima uang hasil penjualan tiket, sisa tiket beserta LJPT yang belum

dilengkapi dari setiap petugas loket lalu ia mengisi LJPT dengan lengkap

dan membandingkannya dengan uang yang diterima dari petugas loket.

Setelah itu, ia memberikan semua LJPT yang telah diotorisasi kepada

petugas penyedia tiket untuk dibuatkan Rekap Penjualan Tiket Harian

berdasarkan LJPT dari tiap loket lalu petugas penyedia tiket akan

mencatat hasil penjualan tiket harian pada buku penjualan tiket

berdasarkan klasifikasi jenis tiket yang ada.

Setiap akhir bulan, Bendahara akan membuat Laporan Pendapatan

Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan) dan Laporan Asuransi. Pada Monas

disebut Jumlah Pengunjung dan Pendapatan Monumen Nasional. Pada

KRB disebut Laporan Penerimaan dan Penyetoran PNBP Pusat

konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor. Laporan-laporan tersebut

kemudian akan diserahkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala

Pengelola untuk dilakukan otorisasi.

Setiap akhir tahun, Bendahara akan memebuat Laporan

Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan. Pada Monas, bendahara juga akan

76

membuat Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT). Laporan-

laporan tersebut kemudian akan diserahkan kepada Kepala Tata Usaha

dan Kepala Pengelola untuk dilakukan otorisasi.

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Penjualan Tiket

Sumber : Monumen Nasional dan Kebun Raya Bogor, 2007

Petugas Loket

Pengunjung

Rombongan

Petugas Penyedia Tiket

Bendahara

+ LJPT

Rp

Rp

Rp

Payto $

Tiket

Payto $

SKRD(Monas)Rp

+

LSHPTLJPT (KRB)

Payto $Pay

to $

Tiket

Payto $Pay

to $

Tiket (sisa)Monas

+ LJPT (isi)Monas

$

VISIOCORPORATION

RPTH

Payto $Pay

to $

Tiket (sisa)KRB

+

Payto $Pay

to $

Tiket (sisa)KRB

+LJPT (isi)KRB

+Buku Penjualan

Tiket Harian

Payto $

SKRD(Monas)

1.

2.

5.

8.10.

11.(Monas)

12.(KRB)

MobilPengunjung

Payto $

Tiket

Payto $

Tiket (mobil)

Petugas PemeriksaTiket

Payto $

Tiket

Payto $

Tiket

Payto $

Tiket (mobil)

3.

4.

6. 7.

9.

Lap Asuransi(Monas)

Kepala Tata Usaha

Kepala Pengelola

LPPT-bln-ttd

Lap Asuransi -ttd

13.

LPPT-bln-ttd1

Lap Asuransi -ttd1

14.

LPPT-thn-ttd

RJPT-ttd15.

16.

LPPT-thn-ttd1

RJPT-ttd1

77

3.3.2 Sistem Penyewaan Lokasi

Prosedur penyewaan lokasi dimulai ketika pimpinan rombongan

atau penyewa lokasi datang untuk memesan lokasi kepada Sub Bagian

Jasa dan Informasi (KRB) atau Seksi Pelayanan dan Pameran (Monas).

Bagian tersebut yang bertugas mengatur dan menjadwalkan penggunaan

lokasi yang dipesan serta mencatat daftar kebutuhan perlengkapan acara

yang diperlukan, misalnya kebutuhan listrik, penaganan khusus, dekorasi,

sound system, tenda, kursi, dan lain-lain. Bagian tersebut juga

bertanggungjawab membuat surat koordinasi yang ditujukan untuk unit

kerja terkait sehubungan dengan persiapan pelaksanaan kunjungan

sekurang-kurangnya 1 hari sebelum pelaksanaan kunjungan.

Pimpinan rombongan membayar biaya kunjungan kepada

Bendahara pada hari pemesanan lokasi dilakukan, sesuai jumlah biaya

yang telah ditetapkan. Bendahara akan membuatkan Bukti Pembayaran

Penyewaan Lokasi (BPPL) sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diberikan

kepada penyewa sedangkan rangkap 2 diarsip.

Pimpinan rombongan memperlihatkan tanda bukti pembayaran

kepada petugas pemeriksa tiket saat pelaksanaan kunjungan. Petugas

pemeriksa tiket memeriksa jumlah anggota rombongan sesuai surat

koordinasi yang dikeluarkan oleh Staf Sub Bagian Jasa & Informasi.

Setiap akhir bulan, Bendahara akan membuat Laporan

Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan). Pada Monas disebut

Realisasi Penerimaan Retribusi Monumen Nasional, sedangkan pada

KRB disebut Laporan Rencana dan Realisasi Penerimaan Negara Bukan

78

Pajak. Laporan-laporan tersebut kemudian akan diserahkan kepada

Kepala Tata Usaha dan Kepala Pengelola untuk dilakukan otorisasi.

Setiap akhir tahun, Bendahara akan membuat Laporan

Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan). Pada Monas disebut

Realisasi Penerimaan Retribusi Monumen Nasional, sedangkan pada

KRB disebut Laporan Rencana dan Realisasi Penerimaan Negara Bukan

Pajak. Laporan-laporan tersebut kemudian akan diserahkan kepada

Kepala Tata Usaha dan Kepala Pengelola untuk dilakukan otorisasi.

Payto $

Surat Rencana Kunjungan

Payto $

Surat Koordinasi

Bendahara

Bagian Jasa &Informasi

4.

1.

3.

5.

Payto $

SKRD rangkap 1(di Monas)

2.

$$

Penyewa Lokasi

Payto $

Bukti Pembayaranpenyewaan lokasi

rangkap 1(di KRB)

Payto $

Bukti PembayaranPenyewaan Lokasi

rangkap 1(di KRB)

Rpatau

Payto $

SKRD rangkap 1(di Monas)

atau

Petugas PemeriksaTiket

Kepala Tata UsahaKepala Pengelola

6.

LPPL-bln-ttd

LPPL-bln-ttd1

7.

8.LPPL-thn-ttd

LPPL-thn-ttd19.

Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Penyewaan Lokasi


79

3.4 Identifikasi Event Table dan WorkFlow Table

3.4.1 Event Table Penjualan Tiket

Event Internal

Agent

Start when Activities

Menyiapkan stok

tiket

Petugas

penyedia tiket

Setiap hari

sebelum

loket buka

Menyiapkan stok tiket yang akan

dijual pada hari tersebut,

Mengisi Laporan Jumlah

Persediaan Tiket (LJPT),

Menyerahkan buku tiket beserta

LJPT pada petugas loket.

Melakukan

penjualan tiket

Petugas Loket Setiap hari

ketika loket

dibuka

Menerima buku tiket beserta

LJPT dari Petugas Penyedia Tiket,

Menjual tiket sesuai permintaan

pengunjung.

Memeriksa tiket Petugas

Pemeriksa

Tiket

Pengunjung

datang

membawa

tiket

Menerima tiket yang diberikan

pengunjung,

Memeriksa apakah jumlah dan

jenis tiket yang diterima sesuai

dengan jumlah pengunjung yang

masuk,

Merobek semua tiket,

Mengembalikan tiket kepada

pengunjung.

80

Menghitung jumlah tiket yang

terjual pada hari tersebut,

Mencatat jumlah tiket yang terjual

dengan melengkapi dan

menandatangani LJPT, Membuat

pelaporan mengenai asuransi,

Membuat Laporan Setoran Hasil

Penjualan Tiket (LSHPT),

Menyerahkan sisa tiket beserta

LJPT kepada Petugas Penyedia

Tiket,

Memberikan uang hasil penjualan

tiket, pelaporan mengenai

asuransi, LSHPT, dan Surat

Ketetapan Retribusi Daerah

(SKRD) kepada Petugas Piket.

(semua aktivitas ini hanya terjadi

di Monas)

Melaporkan hasil

penjualan tiket

Petugas Loket Loket tutup

Menyetorkan uang hasil penjualan

tiket, sisa tiket, beserta LJPT

kepada Petugas Piket.

(aktivitas ini hanya terjadi di

KRB)

81

Merekonsiliasi sisa

tiket

(Event ini terjadi

di Monas, pada

KRB langsung

dilakukan oleh

petugas piket pada

Event selanjutnya)

Petugas

penyedia tiket

Menerima

tiket yang

belum

terjual

beserta

LJPT

Membandingkan sisa tiket dengan

LJPT

Menerima uang hasil penjualan

tiket, pelaporan mengenai

asuransi, LSHPT dan SKRD dari

Petugas Loket,

Menerima LJPT dari Petugas

Penyedia Tiket.

(aktivitas ini hanya terjadi di

Monas)

Menerima laporan

penjualan tiket

Petugas Piket

(Pada Monas,

Event ini

dilakukan

oleh fungsi

dari

Bendahara)

Menerima

setoran

penjualan

tiket

Menerima uang hasil penjualan

tiket, sisa tiket beserta LJPT yang

belum dilengkapi dari setiap

petugas loket,

Mengisi lengkap LJPT dan

membandingkannya dengan uang

yang diterima,

82

Memberikan semua LJPT otorisasi

kepada petugas penyedia tiket.

Menyerahkan uang hasil penjualan

tiket, LJPT kepada bendahara.

(semua aktivitas ini hanya terjadi

di KRB)

Membuat Rekap

Penjualan Tiket

Harian

(event ini hanya

terjadi di KRB)

Petugas

Penyedia

Tiket

Menerima

semua LJPT

otorisasi

dari petugas

piket

Membuat Rekap Penjualan Tiket

Harian (RPTH) berdasarkan LJPT

tiap loket,

Mencatat Hasil Penjualan Tiket

Harian pada buku penjualan tiket

berdasarkan klasifikasi jenis tiket.

Membuat Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Bulanan

Bendahara Akhir bulan Membuat dan menandatangani

laporan, antara lain : Laporan

Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Bulanan) dan Laporan

Asuransi.

Menerima Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Bulanan

Kepala Tata

Usaha

Menerima

seluruh

laporan

bulanan dari

bendahara

Menerima dan menandatangani

laporan, antara lain :

Laporan Pendapatan Penjualan

Tiket (LPPT-Bulanan-ttd) dan

Laporan Asuransi-ttd.

83

Melakukan

Otorisasi Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Bulanan

Kepala

Pengelola

Menerima

seluruh

laporan

bulanan dari

kepala tata

usaha




Tiket (LPPT-Bulanan-ttd1) dan

Laporan Asuransi-ttd1.

Membuat dan menandatangani

laporan, antara lain : Laporan

Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Tahunan)

Membuat Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Tahunan

Bendahara Akhir

Tahun

Rekapitulasi Jumlah Pengunjung

Tahunan (RJPT)

(Aktivitas ini hanya terjadi di

Monas)




Tiket (LPPT-Tahunan-ttd)

Menerima Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Tahunan

Kepala Tata

Usaha

Menerima

seluruh

laporan

tahunan dari

bendahara


Tahunan (RJPT-ttd)


Monas)

84




Tiket (LPPT-Tahunan-ttd1)

Melakukan

Otorisasi Laporan

Pendapatan

Penjualan Tiket

Tahunan

Kepala Tata

Pengelola

Menerima

seluruh

laporan

tahunan dari

Kepala Tata

Usaha


Tahunan (RJPT-ttd1)


Monas)

Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tiket


Untuk menggambarkan event-event yang ada pada sistem penjualan tiket objek

wisata yang dikelola oleh Pemerintah dengan sample Monumen Nasional (Monas) dan

Kebun Raya Bogor (KRB), peneliti menggunakan event table yang secara umum

merupakan gabungan dari sistem yang ada pada kedua objek wisata tersebut. Berikut

akan dijelaskan lebih rinci mengenai event, penamaan internal agent, dan dokumen yang

digunakan beserta aktivitas pada masing-masing sample dengan urutan event :

Event

1. Pada event ke-5 Merekonsiliasi sisa tiket.

Event tersebut di KRB langsung dilakukan oleh petugas piket pada event

setelahnya yaitu event menerima laporan penjualan tiket.

85

2. Pada event ke-7 Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian.

Event tersebut hanya terjadi di KRB karena di KRB terdapat lebih dari satu loket

penjualan tiket sehingga diperlukan rekap harian. Lain halnya dengan Monas

yang hanya menyediakan satu loket.

Internal Agent

Peneliti memberikan nama baru untuk internal agent akibat perbedaan nama

internal agent pada kedua sample. Penamaan diberikan sesuai dengan fungsi atau

tugasnya.

1. Petugas Penyedia Tiket

Pada Monas disebut Petugas penyedia tiket, sedangkan pada KRB disebut

Bendaharawan karcis atau pengadministrasi karcis. Mereka mempunyai fungsi

dan tugas yang sama termasuk membuat laporan persediaan atau penjualan tiket.

Penulis memilih penamaan Petugas Penyedia Tiket untuk fungsi internal agent

tersebut.

2. Petugas Piket

Internal Agent petugas piket sebenarnya hanya terdapat pada KRB. Tugas dan

fungsi petugas piket pada Monas langsung dilaksanakan oleh Bendahara,

sedangkan dalam KRB terjadi pemisahan tugas antara petugas piket dan

bendahara. Pada Monas tidak diperlukan petugas piket karena di monas hanya

terdapat satu loket penjualan tiket masuk.

3. Bendahara

Pada Monas, Bendahara merupakan Sub Bagian Seksi Pelayanan dan Pameran.

86

Laporan

Di bawah ini akan diuraikan penjelasan mengenai laporan yang hanya terdapat

pada salah satu sample, dan juga laporan dengan fungsi yang sama namun memiliki

penamaan berbeda pada kedua sample. Peneliti memberikan nama baru untuk laporan

yang digunakan akibat perbedaan nama dokumen pada kedua sample. Penamaan

diberikan sesuai dengan fungsinya.

1. Laporan Jumlah Persediaan Tiket (LJPT) yang berfungsi sebagai bukti serah

terima tiket antara petugas penyedia tiket dengan penjaga loket. Pada Monas

disebut Rincian Sarana Retribusi yang berisikan Jenis Retribusi Harga, Seri

warna, Pengambilan (No.Karcis, Jumlah), Terjual (No.Karcis, Jumlah Karcis,

Jumlah Uang), Sisa (No.Karcis, Jumlah). Sedangkan pada KRB disebut Lembar

Persediaan Karcis Pusat Konservasi Kebun Raya Bogor. Lembar Persediaan

Karcis berisi keterangan mengenai jenis karcis, persediaan karcis, karcis yang

terjual, lembar, harga, dan jumlah uang.

2. Laporan Setoran Hasil Penjualan Tiket (LSHPT)

Pada Monas disebut Laporan Setoran Hasil Penjualan Tiket yang terdapat

keterangan mengenai jumlah, harga, dan total penjualan tiket tiap loket per hari.

Pada KRB, fungsi dari dokumen LSHPT ini digabungkan dengan dokumen LJPT

yang disebut Persediaan Karcis Pusat Konservasi Kebun Raya Bogor.

3. Rekap Penjualan Tiket Harian (RPTH)

Laporan tersebut hanya terdapat di KRB karena di KRB terdapat lebih dari satu

loket penjualan tiket sehingga diperlukan rekap harian. Lain halnya dengan

Monas yang hanya menyediakan satu loket.

87

4. Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT)

Pada Monas disebut Jumlah Pengunjung dan Pendapatan Monumen Nasional.

Pada KRB disebut Laporan Penerimaan dan Penyetoran PNBP Pusat konservasi

Tumbuhan Kebun Raya Bogor.

5. Laporan Asuransi

Laporan Asuransi dibuat sebulan sekali untuk pembayaran premi asuransi

diterima dimuka kepada pihak jasa asuransi.

Aktivitas

1. Pada event ke-4 Melaporkan hasil penjualan tiket,

• Aktivitas menyerahkan sisa tiket

Pada Monas sisa tiket diserahkan kepada petugas penyedia tiket.

Pada KRB sisa tiket diserahkan kepada petugas piket.

• Aktivitas menyetorkan uang hasil penjualan beserta LSHPT kepada

Petugas Piket.

Pada Monas, aktivitas menyetorkan uang hasil penjualan beserta

LSHPT dan SKRD kepada Bendahara yang merupakan bagian keuangan.

Sama halnya dengan KRB, uang hasil penjualan disetorkan kepada

Petugas Piket yang juga merupakan bagian keuangan.

Selain hal-hal yang telah diuraikan sebelumnya, terdapat pula perbedaan dalam

sistem penjualan tiket rombongan. Di Monas jika pengunjung datang rombongan

(minimal 20 orang), maka pengunjung tidak diberikan tiket melainkan Surat Ketetapan

Retribusi Daerah (SKRD) sebagai bukti pembelian tiket dan pengunjung akan

memperoleh diskon 25%. SKRD juga berfungsi sebagai bukti transaksi jasa penyewaan

88

lokasi. Sedangkan di Kebun Raya Bogor, jika pengunjung datang rombongan maka akan

diberikan tiket rombongan, satu tiket rombongan berlaku untuk 10 orang.

3.4.2 Event Table Penyewaan Lokasi

Event Internal

Agent

Start when Activities

Melayani

Penyewaan Lokasi

Staf Sub

Bagian Jasa &

Informasi

Penyewa

datang untuk

memesan

lokasi

Mengatur dan menjadwalkan

penggunaan lokasi yang dipesan,

Mencatat daftar kebutuhan

perlengkapan acara yang

diperlukan,

Membuat surat koordinasi yang

ditujukan untuk unit kerja

terkait.

Menerima

pembayaran sewa

Bendahara

Kepala

rombongan

atau penyewa

lokasi datang

untuk

membayar

Menerima pembayaran,

Membuat SKRD (di Monas) atau

Bukti Pembayaran Penyewaan

Lokasi (di KRB).

Memeriksa jumlah

rombongan

Petugas

Pemeriksa

Saat

penyewaan

Menerima Surat Koordinasi dari

Staf Sub Bagian Jasa &

89

Tiket lokasi

terjadwal

Informasi,

Menerima SKRD (di Monas)

atau Bukti Pembayaran (di KRB)

dari penyewa,

Memeriksa jumlah anggota

rombongan.

Membuat Laporan

Penerimaan

Penyewaan Lokasi

Bulanan

Bendahara Akhir bulan Membuat dan menendatangani

Laporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi (LPPL-Bulanan)

Menerima Laporan

Penerimaan

Penyewaan Lokasi

Bulanan

Kepala Tata

Usaha

Menerima

seluruh

laporan

bulanan dari

bendahara

Menerima dan menendatangani


Lokasi Bulanan-ttd.

Melakukan

Otorisasi Laporan

Penerimaan

Penyewaan Lokasi

Bulanan

Kepala

Pengelola

Menerima

seluruh

laporan

bulanan dari

kepala tata

usaha

Menerima dan menendatangani


Lokasi Bulanan-ttd1.

Membuat Laporan

Penerimaan

Bendahara Akhir Tahun

Membuat Laporan Penerimaan

Penyewaan Lokasi (LPPL-

90

Penyewaan Lokasi

Tahunan

Tahunan)

Menerima Laporan

Penerimaan

Penyewaan Lokasi

Tahunan

Kepala Tata

Usaha

Menerima

seluruh

laporan

tahunan dari

bendahara



Lokasi Tahunan

(LPPL-Tahunan-ttd).

Melakukan

otorisasi Laporan

Penerimaan

Penyewaan Lokasi

Tahunan

Kepala

Pengelola

Menerima

seluruh

laporan

tahunan dari

Kepala Tata

Usaha



Lokasi Tahunan (LPPL-

Tahunan-ttd1)

Tabel 3.2 Event Table Penyewaan Lokasi


Jasa penyewaan lokasi pada KRB dilayani oleh Staf Sub Bagian Jasa &

Informasi sedangkan pada Monas oleh Seksi Pelayanan dan Pameran. Pada Event Table,

peneliti memilih nama Staf Sub Bagian Jasa & Informasi untuk internal agent yang

melayani jasa penyewaan lokasi.

Peneliti memberikan nama baru untuk laporan yang digunakan akibat perbedaan

nama dokumen pada kedua sample. Penamaan diberikan sesuai dengan fungsinya.

Laporan-laporan tersebut, antara lain :

Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL)

91

Pada Monas disebut Realisasi Penerimaan Retribusi Monumen Nasional,

sedangkan pada KRB disebut Laporan Rencana dan Realisasi Penerimaan

Negara Bukan Pajak.

3.4.3 Workflow Table Penjualan Tiket

Actor Activities


Event : Menyiapkan stok tiket

1. Menyiapkan stok tiket yang akan dijual pada hari tersebut.

2. Mengisi Laporan Jumlah Persediaan Tiket (LJPT)

3. Menyerahkan tiket beserta LJPT pada petugas loket

Petugas Loket

Pengunjung

Petugas Loket

Event : Melakukan penjualan tiket

4. Menerima tiket beserta LJPT dari Petugas Penyedia Tiket

5. Datang ke loket membeli tiket

6. Menjual tiket sesuai permintaan pengunjung

7. Jika perorangan, memberikan tiket

Pengunjung

8. Jika rombongan, membuat SKRD 4 rangkap

9. Memberikan SKRD rangkap 1 kepada pengunjung

10. Menerima SKRD rangkap 1.

(aktivitas ini hanya terjadi di Monas)

Petugas Loket

Pengunjung

11. Jika rombongan, memberikan tiket.

12. Menerima tiket

(aktivitas ini hanya terjadi di KRB)

Petugas Loket

13. Membayar sesuai dengan jumlah tiket yang dibeli.

14. Menerima uang pembayaran dari pengunjung

92

Pengunjung

Petugas Pemeriksa Tiket

Event : Memeriksa tiket

15. Memberikan tiket kepada Petugas Pemeriksa Tiket

16. Menerima tiket dari pengunjung

17. Menghitung jumlah tiket yang diterima.

18. Memeriksa apakah jumlah dan jenis tiket yang diterima

sesuai dengan jumlah pengunjung.

19. Merobek tiket

20. Mengembalikan tiket yang sudah dirobek kepada

pengunjung.

21. Mempersilakan pengunjung masuk.

Petugas Loket

Event : Melaporkan hasil penjualan tiket

22. Menghitung jumlah tiket yang terjual pada hari tersebut

23. Mencatat jumlah tiket yang terjual dengan melengkapi dan

menandatangani LJPT.

24. Menyerahkan sisa tiket beserta LJPT kepada Petugas

Penyedia Tiket.

25. Membuat Laporan Setoran Hasil Penjualan Tiket

(LSHPT) dan pelaporan mengenai asuransi.

26. Menyetorkan uang hasil penjualan tiket, SKRD rangkap 2,

3, 4 beserta pelaporan mengenai asuransi kepada Petugas

Piket.

(Semua aktivitas ini hanya terjadi di Monas)

93

27. Menyetorkan uang hasil penjualan tiket, sisa tiket dan

LJPT yang belum lengkap kepada Petugas Penyedia Tiket.

(aktivitas ini hanya terjadi di KRB )


Event : Merekonsiliasi sisa tiket

28. Menerima sisa tiket yang belum terjual beserta LJPT dari

Petugas Loket

29. Membandingkan sisa tiket dengan LJPT

30. Mengotorisasi LJPT

(Event ini pada KRB langsung dilakukan oleh petugas piket

pada event selanjutnya)

Petugas Piket

Event: Menerima Laporan Penjualan Tiket

31. Menerima uang hasil penjualan beserta LSHPT dan SKRD

rangkap 2, 3, 4 dari Petugas Loket.

32. Menerima pelaporan mengenai asuransi dari petugas loket.

33. Menerima LJPT otorisasi dari Petugas Penyedia Tiket.

34. Membandingkan LJPT otorisasi dengan LSHPT

35. Mengotorisasi LSHPT

(aktivitas ini hanya terjadi di Monas)

36. Menerima uang hasil penjualan tiket, sisa tiket, beserta

LJPT yang belum dilengkapi dari setiap Petugas Loket.

37. Membandingkan uang yang diterima dari Petugas Loket

dengan jumlah tiket terjual.

38. Mengisi lengkap LJPT

94

39. Memberikan semua LJPT beserta pelaporan mengenai

asuransi kepada Petugas Penyedia Tiket.

( Semua aktivitas ini hanya terjadi di KRB)


Event : Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian

40. Menerima semua LJPT yang sudah dilengkapi dari

Petugas Piket

41. Menghitung jumlah penjualan tiket dari semua loket pada

hari tersebut.

42. Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian (RPTH)

berdasarkan LJPT tiap loket.

43. Memberikan RPTH beserta pelaporan mengenai asuransi

kepada Bendahara

( Semua aktivitas ini hanya terjadi di KRB)

Event : Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

Bulanan

44. Mengumpulkan LSHPT otorisasi dan SKRD rangkap 2,3,

dan 4 selama 1 bulan.

(semua aktivitas ini hanya terjadi di Monas)

45. Mengumpulkan semua RPTH selama 1 bulan

46. Menghitung jumlah tiket yang terjual selama satu bulan

berdasarkan RPTH.

(semua aktivitas ini hanya terjadi di KRB)

Bendahara

95

47. Membuat Laporan Asuransi sebanyak 4 rangkap dan

Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan)

sebanyak 3 rangkap

48. Menandatangani Laporan Asuransi sebanyak 4 rangkap

dan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan)

sebanyak 3 rangkap

49. Menyerahkan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Bulanan-ttd) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd

4 rangkap kepada Kepala Tata Usaha

Kepala Tata Usaha

Event : Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

Bulanan

50. Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-

Bulanan-ttd) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd 4

rangkap dari Bendahara

51. Menandatangani Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Bulanan-ttd) rangkap 2,3 dan Laporan Asuransi-ttd

rangkap 2,3,4

52. Menyerahkan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Bulanan-ttd1) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-

ttd1 sebanyak 4 rangkap kepada Kepala Pengelola

Event : Melakukan Otorisasi Laporan Pendapatan

Penjualan Tiket Bulanan

53. Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-

96

Kepala Pengelola Bulanan-ttd1) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd1

sebanyak 4 rangkap dari Kepala Tata Usaha

54. Menandatangani Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Bulanan-ttd1) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-

ttd1 sebanyak 4 rangkap

Bendahara

Event : Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

Tahunan

55. Menghitung jumlah pengunjung yang diterima selama

satu tahun berdasarkan data bulanan

56. Membuat Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan

(RJPT) sebanyak 3 rangkap

57. Menandatangani Rekapitulasi Jumlah Pengunjung

Tahunan (RJPT) sebanyak 3 rangkap

58. Menyerahkan Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan

(RJPT-ttd) sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Tata Usaha

(Aktivitas ini hanya terjadi di Monas)

59. Membuat Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Tahunan) sebanyak 3 rangkap

60. Menandatangani Laporan Laporan Pendapatan Penjualan

Tiket (LPPT-Tahunan) sebanyak 3 rangkap

61. Menyerahkan Laporan Laporan Pendapatan Penjualan

Tiket (LPPT-Tahunan-ttd) sebanyak 3 rangkap kepada

kepala tata usaha.

97

Event : Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

Tahunan

62. Menerima Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan

(RJPT-ttd) 3 rangkap dari bendahara.


Tahunan (RJPT-ttd) rangkap 2,3

64. Menyerahkan Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan

(RJPT-ttd1) 3 rangkap kepada Kepala Pengelola


Kepala Tata Usaha

65. Menerima Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Tahunan-ttd) sebanyak 3 rangkap dari Bendahara.

66. Menandatangani Laporan Laporan Pendapatan Penjualan

Tiket (LPPT-Tahunan-ttd) rangkap 2,3

67. Menyerahkan Laporan Laporan Pendapatan Penjualan

Tiket (LPPT-Tahunan-ttd1) 3 rangkap kepada kepala

Pengelola

Kepala Pengelola

Event : Melakukan Otorisasi Laporan Pendapatan

Penjualan Tiket Tahunan

68. Menerima Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan

(RJPT-ttd1) 3 rangkap dari Kepala Tata Usaha


Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkap


98

70. Menerima Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket

(LPPT-Tahunan-ttd1) 3 rangkap dari Kepala Tata Usaha


Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkap.

Tabel 3.3 WorkFlow Table Penjualan Tiket


3.4.3 Workflow Table Penyewaan Lokasi

Actor Activities

Kepala rombongan/penyewa

Bagian Jasa & Informasi

Event : Melayani Penyewaan Lokasi

1. Datang untuk menyewa lokasi

2. Melayani penyewaan lokasi

3. Mengatur dan menjadwalkan penggunaan lokasi

yang dipesan.

4. Membuat surat koordinasi

5. Memberikan Surat Koordinasi untuk Petugas

Pemeriksa Tiket.


Bendahara

Event : Menerima Pembayaran Sewa

6. Membayar biaya sewa lokasi

7. Menerima pembayaran

8. Membuat SKRD 4 rangkap.

9. Memberikan SKRD rangkap 1 kepada kepala

rombongan.

99

(semua aktivitas di atas hanya terjadi di Monas)

10. Membuat Bukti Pembayaran Penyewaan Lokasi

(BPPL) 2 rangkap

11. Menyerahkan BPPL rangkap 1 kepada kepala

rombongan/ penyewa.

12. Mengarsip BPPL rangkap 2

13. (semua aktivitas di atas hanya terjadi di KRB)




Event : Memeriksa Jumlah Rombongan

14. Menerima Surat Koordinasi dari Staf Sub Bagian

Jasa & Informasi

15. Menyerahkan SKRD/ BPPL rangkap 1 kepada


16. Menerima SKRD rangkap 1 atau BPPL rangkap 1

dari kepala rombongan

17. Memeriksa jumlah anggota rombongan sesuai

dengan jumlah yang tertulis pada SKRD rangkap 1

atau BPPL rangkap 1.

Bendahara

Event : Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi Bulanan

18. Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi

(LPPL-Bulanan) sebanyak 3 rangkap

19. Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi (LPPL-Bulanan) sebanyak 3 rangkap

100

20. Menyerahkan Laporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd) sebanyak 3 rangkap

kepada Kepala Tata Usaha

Kepala Tata Usaha

Event : Menerima Laporan Penerimaan

Penyewaan Lokasi Bulanan

21. Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi

(LPPL-Bulanan-ttd) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd) rangkap 2,3


Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd1) sebanyak 3 rangkap

kepada Kepala Pengelola

Kepala Pengelola

Event : Melakukan Otorisasi Laporan

Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan


(LPPL-Bulanan-ttd1) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd1) sebanyak 3 rangkap

Bendahara

Event : Membuat Laporan Penerimaan

Penyewaan Lokasi Tahunan

26. Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi

101

(LPPL-Tahunan) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL- Tahunan) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd) sebanyak 3 rangkap

kepada Kepala Tata Usaha

Kepala Tata Usaha

Event : Menerima Laporan Penerimaan

Penyewaan Lokasi Tahunan


(LPPL- Tahunan -ttd) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd) rangkap 2,3


Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd1) sebanyak 3 rangkap

kepada Kepala Pengelola

Kepala Pengelola

Event : Melakukan Otorisasi Laporan

Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan


(LPPL-Tahunan-ttd1) sebanyak 3 rangkap


Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd1) sebanyak 3 rangkap

Tabel 3.4 WorkFlow Table Penyewaan Lokasi


102

3.5 Overview Activity Diagram (OAD)

3.5.1 Penjualan Tiket

Kepala PengelolaKepala Tata UsahaPetugas PemeriksaTiket

BendaharaPetugas PiketPetugas LoketPetugas Penyedia Tiket

Menyiapkan Stok Tiket

Melakukan Penjualan Tiket

Melaporkan Hasil Penjualan Tiket

Menerima Laporan Penjualan Tiket

Membuat Rekap Penjualan Harian(hanya di KRB saja)

LJPT

Tiket

SKRD(Monas)

Tiketsisa

(Monas)

LJPTterisi+ttd(Monas)

Tiketsisa

(KRB)

LSHPT(Monas)

LJPTbelum lengkap

(KRB)

LSHPTotorisasi(Monas)LJPT

lengkap(KRB)

RPTH(KRB)

LPPT-Bln-ttd

LJPTlengkap(KRB)

LJPTotorisasi(Monas)

Memeriksa Tiket

tiket

pelaporan asuransi(Monas)

Merekonsiliasi sisa tiket(Event ini terjadi di Monas,

pada KRBlangsung dilakukan oleh

petugas piket pada Event selanjutnya

Membuat Laporan PendapatanPenjualan Tiket Bulanan

LA-ttd(monas)

Menerima Laporan PendapatanPenjualan Tiket Bulanan

LPPT-Bln-ttd1

LA-ttd1(monas)

Melakukan OtorisasiLaporan Pendapatan

Penjualan Tiket Bulanan

LPPT-Bln-ttd2 LA-ttd2(monas)

Membuat Laporan PendapatanPenjualan Tiket Tahunan

LPPT-thn-ttd

RJPT-ttd(Monas)

Menerima Laporan PendapatanPenjualan Tiket Tahunan

LPPT-thn-ttd1

RJPT-ttd1(Monas)

Melakukan OtorisasiLaporan Pendapatan

Penjualan Tiket Tahunan

LPPT-thn-ttd2RJPT-ttd2(Monas)

JurnalUmum-ttd

JurnalUmum-ttd1

JurnalUmum-ttd2

Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Penjualan Tiket


103

3.5.2 Penyewaan Lokasi

Kepala PengelolaKepala Tata UsahaPetugas Pemeriksa TiketBendaharaStaf Sub Bagian Jasa& Informasi

Melayani Penyewaan Lokasi

surat koordinasi

Menerima pembayaran sewa

SKRD(Monas)BPPL

(KRB)

Memeriksa jumlah rombongan

surat koordinasi

Membuat Laporan PenerimaanPenyewaan Lokasi Bulanan

LPPL-Bln-ttd

Menerima Laporan PenerimaanPenyewaan Lokasi Bulanan

LPPL-Bln-ttd1 Melakukan OtorisasiLaporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi Bulanan

LPPL-Bln-ttd2

Membuat Laporan PenerimaanPenyewaan Lokasi Tahunan

LPPL-thn-ttd

Menerima Laporan PenerimaanPenyewaan Lokasi Tahunan

LPPL-thn-ttd1

Melakukan otorisasiLaporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi Tahunan

LPPL-thn-ttd2

JurnalUmum-ttd1

JurnalUmum-ttd

JurnalUmum-ttd2

Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Penyewaan Lokasi


104

3.6 Detail Activity Diagram Penjualan Tiket

3.6.1 Menyiapkan Stok Tiket


1. Menyiapkan stok tiket yang akandijual pada hari tersebut.

2. Mengisi Laporan Jumlah Persediaan Tiket (LJPT)

3. Menyerahkan tiket beserta LJPT pada petugas loket

LJPT Tiket

Tiket

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Menyiapkan stok tiket


105

3.6.2 Melakukan Penjualan Tiket

Pengunjung Petugas Loket

4. Menerima tiket beserta LJPT dari Petugas Penyedia Tiket

LJPT Tiket

5. Datang ke loket membeli tiket

6. Menjual tiket sesuai permintaan pengunjung

7. Memberikan Tiket

[Perorangan]

[Rombongandi Monas]

11. Memberikan tiket (di KRB)

[Rombongandi KRB]

Tiket

SKRD(Monas)

1234

SKRD(Monas)

1

Tiket12. Menerima tiket (di KRB)

13. Membayar sesuai dengan jumlah tiket yang dibeli.

14. Menerima uang pembayaran dari pengunjung

8. Membuat Surat Ketetapan RetribusiDaerah (SKRD) 4 rangkap (di Monas)

9. Memberikan SKRD rangkap 1kepada pengunjung (di Monas)

10. Menerima SKRD rangkap 1 (di Monas)

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Melakukan penjualan tiket


106

3.6.3 Memeriksa Tiket

Petugas Pemeriksa TiketPengunjung

15.Memberikan tiket kepada Petugas Pemeriksa Tiket

Tiket

16.Menerima tiket dari pengunjung

17.Menghitung jumlah tiket yang diterima

18.Memeriksa apakah jumlah dan jenis tiketyang diterima sesuai dengan jumlah pengunjung

20.Mengembalikan tiket yang sudah dirobekkepada pengunjung

21.Mempersilakan pengunjung masuk

19. Merobek tiket

Tiket

Tiket(torn)

Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Memeriksa Tiket


107

3.6.4 Melaporkan Hasil Penjualan Tiket

Petugas Loket

22. Menghitung jumlah tiketyang terjual pada hari tersebut.

23. Mencatat jumlah tiket yang terjual dengan melengkapi dan menandatangani LJPT

(di Monas)

LJPTterisi+TTD(Monas)

LSHPTlengkap(Monas)

24. Menyerahkan sisa tiket besertaLJPT kepada Petugas Penyedia Tiket.

(di Monas)

26. Menyetorkan uang hasil penjualan tiketpengunjung beserta SKRD rangkap 2, 3, 4

kepada Petugas Piket(di Monas)

{}SKRD(Monas)

23

4

27. Menyetorkan uang hasil penjualan tiket beserta sisa tiket kepada Petugas Piket (di KRB)

Tiketsisa

(Monas)

Tiketsisa

(KRB)

LJPTbelum lengkap

(KRB)

Tiketsisa

(KRB)

25.Membuat LaporanSetoran Hasil Penjualan Tiket (LSHPT) dan

pelaporan mengenai asuransi.

Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Melaporkan Hasil Penjualan Tiket


108

3.6.5 Merekonsiliasi Sisa Tiket


28. Menerima sisa tiket yang belum terjualbeserta LJPT dari Petugas Loket (di Monas)

Tiketsisa

(Monas)

LJPTterisi+TTD(Monas)

29. Membandingkan sisa tiket dengan LJPT (di Monas)

30. Mengotorisasi LJPT (di Monas)

LJPT otorisasi(Monas)

Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Merekonsiliasi Sisa Tiket


109

3.6.6 Menerima Laporan Penjualan Tiket

Petugas Piket

31. Menerima uang hasil penjualan besertaLSHPT dan SKRD rangkap 2,3, 4 dari Petugas Loket.

(di Monas)

LSHPTlengkap(Monas)

{}SKRD(Monas)

23

4

33. Menerima LJPT otorisasi dari Petugas Penyedia Tiket(di Monas)


LSHPTlengkap(Monas)


36. Menerima uang hasil penjualan tiket, sisa tiket,beserta LJPT yang belum dilengkapi dari setiap Petugas Loket

(di KRB)

LJPTbelum lengkap

(KRB)

37. Membandingkan uang yang diterima dari Petugas Loket dengan jumlah tiket terjual.

(di KRB)

Sisatiket

(KRB)

LJPTlengkap(KRB)

39. Memberikan semua LJPTkepada Petugas Penyedia Tiket (di KRB)

34.Membandingkan LJPT otorisasi dengan LSHPT[(di Monas)

35.Mengotorisasi LSHPT (di Monas)

38. Mengisi lengkap LJPT (di KRB)

32.Menerima pelaporanmengenai asuransi dari petugas loket.

Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Menerima Laporan Penjualan Tiket


110

3.6.7 Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian (KRB)


40. Menerima semua LJPT yangsudah dilengkapi dari Petugas Piket

(di KRB)

LJPTlengkap(KRB)

41. Menghitung jumlah penjualan tiketdari semua loket pada hari tersebut

(di KRB)

42. Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian (RPTH) berdasarkan LJPT tiap loket.

(di KRB)

43. Memberikan RPTH kepada Bendahara(di KRB)

RPTH(KRB)

Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Membuat Rekap Penjualan Tiket Harian

Sumber : Kebun Raya Bogor, 2007

111

3.6.8 Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan

Bendahara

44. Mengumpulkan LSHPT otorisasi danSKRD rangkap 2,3, dan 4 selama 1 bulan (di Monas)

LSHPT-otorisasi(Monas)

SKRD(Monas)

45.Mengumpulkan semua RPTH selama 1 bulan (di KRB)

RPTH(KRB)

46.Menghitung jumlah tiket yang terjualselama satu bulan berdasarkan RPTH (di KRB)

47.Membuat Laporan Asuransi sebanyak 4 rangkap danLaporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan)

sebanyak 3 rangkap

LALPPT-Bln1

123

4 23

48.Menandatangani Laporan Asuransi sebanyak 4 rangkap danLaporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan)

sebanyak 3 rangkap

LA-ttd1

23

4

LPPT-Bln-ttd1

23

49.Menyerahkan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket(LPPT-Bulanan-ttd) 3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd

4 rangkap kepada Kepala Tata Usaha

Gambar 3.14 Detail Activity Diagram

Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan


112

3.6.9 Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan

Kepala Tata Usaha

LA-ttd1

23

4

50.Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan-ttd1)3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd1 4 rangkap dari Bendahara

LPPT-Bln-ttd1

23

51.Menandatangani Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan-ttd)rangkap 2,3 dan Laporan Asuransi-ttd rangkap 2,3,4

LA-ttd12

34

LPPT-Bln-ttd12

3

52.Menyerahkan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan-ttd1) 3 rangkapdan Laporan Asuransi-ttd1 sebanyak 4 rangkap kepada Kepala Pengelola


Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan


113

3.6.10 Melakukan otorisasi Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan

Kepala Pengelola

53.Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan-ttd1)3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd1 sebanyak 4 rangkap

dari Kepala Tata Usaha

LA-ttd11

23

4

LPPT-Bln-ttd11

23

54.Menandatangani Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Bulanan-ttd1)3 rangkap dan Laporan Asuransi-ttd1 sebanyak 4 rangkap

LA-ttd21

23

4

LPPT-Bln-ttd21

23


Melakukan Otorisasi Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Bulanan


114

3.6.11 Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan

Bendahara

55.Menghitung jumlah pengunjung yang diterima selama satu tahunberdasarkan data bulanan (Monas)

56.Membuat Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT) sebanyak 3 rangkap (Monas)

RJPT1

23

57.Menandatangani Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT)sebanyak 3 rangkap (Monas)

58.Menyerahkan Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd1)sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Tata Usaha (Monas)

RJPT-ttd1

23

59.Membuat Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan)sebanyak 3 rangkap

LPPT-thn1

23

60.Menandatangani Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan)sebanyak 3 rangkap

LPPT-thn-ttd1

23

61.Menyerahkan Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan-ttd)sebanyak 3 rangkap kepada kepala tata usaha.


Membuat Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan


115

3.6.12 Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan

Kepala Tata Usaha

62.Menerima Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd) 3 rangkapdari bendahara (Monas)

RJPT-ttd1

23

63.Menandatangani Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd) rangkap 2,3 (Monas)

RJPT-ttd12

3

64.Menyerahkan Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkapkepada Kepala Pengelola (Monas)

65.Menerima Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan-ttd)sebanyak 3 rangkap dari Bendahara.

LPPT-thn-ttd1

23

66.Menandatangani Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan-ttd) rangkap 2,3

LPPT-thn-ttd12

3

67.Menyerahkan Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan-ttd1)3 rangkap kepada kepala Pengelola


Menerima Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan


116

3.6.13 Melakukan Otorisasi Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan

Kepala Pengelola

68.Menerima Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkapdari Kepala Tata Usaha

RJPT-ttd11

23

69.Menandatangani Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkap

RJPT-ttd21

23

70.Menerima Laporan Laporan Pendapatan Penjualan Tiket (LPPT-Tahunan-ttd1)3 rangkap dari Kepala Tata Usaha

LPPT-thn-ttd11

23

71.Menandatangani Rekapitulasi Jumlah Pengunjung Tahunan (RJPT-ttd1) 3 rangkap.

LPPT-thn-ttd21

23


Melakukan Otorisasi Laporan Pendapatan Penjualan Tiket Tahunan


117

3.7 Detail Activity Diagram Penyewaan Lokasi

3.7.1 Melayani Penyewaan Lokasi

Staf Sub Bagian Jasa & InformasiKepala Rombongan / Penyewa

1.Datang untuk menyewa lokasi

2.Melayani penyewaan lokasi

3.Mengatur dan menjadwalkanpenggunaan lokasi yang dipesan

4. Membuat Surat Koordinasi

5.Memberikan surat koordinasiuntuk Petugas Pemeriksa Tiket

surat koordinasi

Gambar 3.20 Detail Activity Diagram Melayani Penyewaan Lokasi


118

3.7.2 Menerima Pembayaran Sewa

BendaharaKepala Rombongan / Penyewa

6.Membayar biaya sewa lokasi

7.Menerima pembayaran

8.Membuat SKRD 4 rangkap (Monas)

9.Memberikan SKRD rangkap 1kepada kepala rombongan (Monas)

10.Membuat Bukti Pembayaran Penyewaan Lokasi (BPPL)2 rangkap (KRB)

11.Menyerahkan BPPL rangkap 1kepada kepala rombongan/ penyewa (KRB)

12.Mengarsip BPPL rangkap 2 (KRB)

SKRD(Monas)

12

34

BPPL(KRB)

12

BPPL(KRB)

2

Gambar 3.21 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran Sewa


119

3.7.3 Memeriksa Jumlah Rombongan

Kepala Rombongan / PenyewaPetugas Pemeriksa Tiket

13.Menerima Surat Koordinasidari Staf Sub Bagian Jasa & Informasi

Surat Koordinasi

14.Menyerahkan SKRD/ BPPL rangkap 1kepada Petugas Pemeriksa Tiket

15.Menerima SKRD rangkap 1 (Monas) atau BPPLrangkap 1 (KRB) dari kepala rombongan

SKRD(Monas)

BPPL(KRB)

11

16.Memeriksa jumlah anggota rombongansesuai dengan jumlah yang tertulis

pada SKRD (Monas) atau BPPL (KRB) rangkap 1

Gambar 3.22 Detail Activity Diagram Memeriksa Jumlah Rombongan


120

3.7.4 Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan

Bendahara

17.Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan) sebanyak 3 rangkap

LPPL-bln1

23

18.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan)sebanyak 3 rangkap

LPPL-bln-ttd1

23

19.Menyerahkan Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd)sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Tata Usaha


Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan


121

3.7.5 Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan

Kepala Tata Usaha

20.Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd)sebanyak 3 rangkap

LPPL-bln-ttd1

23

21.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi(LPPL-Bulanan-ttd) rangkap 2,3

LPPL-bln-ttd12

3

22.Menyerahkan Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd1)sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Pengelola


Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan


122

3.7.6 Melakukan Otorisasi Laporan Penerimaan Penyewaan

Lokasi Bulanan

Kepala Pengelola

23.Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd1)sebanyak 3 rangkap

LPPL-bln-ttd11

23

24.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Bulanan-ttd1)sebanyak 3 rangkap

LPPL-bln-ttd21

23


Melakukan Otoriasi Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Bulanan


123

3.7.7 Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan

Bendahara

25.Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan) sebanyak 3 rangkap

LPPL-Thn1

23

26.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan)sebanyak 3 rangkap

LPPL-thn-ttd1

23

27.Menyerahkan Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd)sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Tata Usaha


Membuat Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan


124

3.7.8 Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan

Kepala Tata Usaha

28.Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd)sebanyak 3 rangkap

LPPL-thn-ttd1

23

29.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi(LPPL-Tahunan-ttd) rangkap 2,3

LPPL-thn-ttd12

3

30.Menyerahkan Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd1)sebanyak 3 rangkap kepada Kepala Pengelola


Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan


125

3.7.9 Melakukan Otorisasi Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi

Tahunan

Kepala Pengelola

31.Menerima Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd1)sebanyak 3 rangkap

LPPL-thn-ttd11

23

32.Menandatangani Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi (LPPL-Tahunan-ttd1)sebanyak 3 rangkap

LPPL-thn-ttd21

23


Melakukan Otoriasi Laporan Penerimaan Penyewaan Lokasi Tahunan


126

Seluruh laporan bulanan dan tahunan yang dibuat oleh Bendahara akan

diserahkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Pengelola untuk dilakukan

pemeriksaan dan otorisasi. Seluruh laporan tersebut dicetak sebanyak tiga rangkap

kecuali Laporan Asuransi. Untuk seluruh laporan yang dicetak sebanyak tiga rangkap,

laporan rangkap satu akan diarsip oleh Bendahara, rangkap dua untuk Bagian Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara dan rangkap ketiga untuk Arsip Umum. Sedangkan

untuk Laporan Asuransi yang dicetak sebayak empat rangkap, pengarsipan laporan

asuransi sama dengan laporan lainnya. Namun satu rangkap diserahkan kepada pihak

penyedia asuransi.

3.8 Analisis Temuan Hasil Survey

Berikut akan peneliti uraikan analisis temuan masalah dan hasil survey

yang terdapat di Monumen Nasional dan Kebun Raya Bogor, antara lain:

Kekeliruan perhitungan total harga

Pada sistem berjalan yang diterapkan pada kedua objek wisata

tersebut terkadang dapat terjadi kekeliruan dalam penghitungan total

harga tiket yang harus dibayar oleh pengunjung ataupun jumlah uang

kembalian karena hanya menggunakan kalkulator ataupun dengan

bantuan table perhitungan.

Kesalahan pencetakan atau pengecapan nomor seri tiket.

Terkadang ada lembar tiket yang kosong atau rusak tetapi nomor seri

tetap tercetak pada lembar tiket tersebut. Hal ini menyebabkan tiket

tersebut tidak dapat dijual sehingga terjadi kerugian karena pihak

127

pengelola objek wisata harus tetap bertanggungjawab terhadap

penjualan tiket berdasarkan jumlah nomor urut tiket yang tercetak.

Resiko terjadinya kesalahan dalam pemberian tiket kepada

pengunjung karena banyaknya jenis kategori tiket.

Banyaknya jenis tiket sesuai dengan kategorinya, seringkali

merepotkan petugas loket. Sebagai contoh, terdapat empat jenis tiket

di Monumen Nasional yakni : Dewasa Cawan, Dewasa Puncak, Anak

Cawan, Anak Puncak. Sehingga terdapat kemungkinan terjadi

kesalahan yang dilakukan oleh Petugas Loket dalam memberikan

jenis tiket kepada pengunjung. Hal yang sama terjadi pada Kebun

Raya Bogor, tiket masuk Kebun Raya Bogor sudah termasuk dengan

asuransi sehingga tidak terpisah antara kertas tiket dengan kertas

asuransi. Akan tetapi, jika pengunjung membawa mobil harus

membayar tiket untuk mobil dan begitu juga untuk parkir motor.

Sehingga ketika pembelian tiket, petugas loket mengelola empat jenis

tiket yaitu : tiket perorangan, tiket rombongan (per sepuluh orang),

tiket mobil dan tiket parkir motor. Ditambah lagi, pada bulan-bulan

tertentu terdapat sumbangan PMI sehingga totalnya ada lima jenis

buku tiket yang harus dikelola oleh seorang petugas loket. Hal ini

akan sangat merepotkan mereka jika antrian pengunjung sedang

ramai karena mereka harus dengan cekatan dalam menyobek tiket dan

membedakan kesemua jenis tiket yang ada.

Letak Loket Penjualan Tiket Perorangan dan Rombongan yang cukup

jauh pada Monas.

128

Pada Monumen Nasional, loket terbagi dalam dua kategori yakni:

Loket Penjualan tiket perorangan dan khusus rombongan. Namun,

letak kedua loket tersebut berada di tempat terpisah yang jaraknya

cukup jauh. Loket khusus rombongan terletak di dalam setelah

Petugas Pemeriksa Tiket. Hal ini dirasa kurang baik karena

pengunjung rombongan harus melewati Petugas Pemeriksa Tiket

padahal pengunjung rombongan tersebut belum membeli tiket.

Kurangnya pengendalian dalam pemberian diskon

Pada Kebun Raya Bogor, masalah ketentuan pemberian diskon juga

kurang ada pengendalian yang baik karena jika ada rombongan yang

datang mendadak dapat langsung meminta diskon pada saat di loket.

Pada setiap loket terdapat penanggung jawab loket yang berwenang

penuh atas pemberian diskon untuk rombongan tersebut. Pengunjung

dapat melakukan negosiasi dengan penanggung jawab loket dan

diskon rombongan akan diberikan dengan menentukan jumlah

pengunjung yang tidak perlu membeli tiket.

Penggabungan fungsi Laporan Jumlah Persediaan Tiket (LJPT) dan

Laporan Setoran Hasil Penjualan Tiket (LSHPT) yang diterapkan

pada Kebun Raya Bogor

Pada KRB, fungsi dari kedua dokumen tersebut digabungkan, yang

diberi nama Persediaan Karcis Pusat Konservasi Kebun Raya Bogor.

LJPT berfungsi sebagai perhitungan tiket sebelum loket dibuka dan

pelaporan tiket yang terjual. LSHPT berfungsi untuk bukti setoran

uang hasil penjualan tiket. Pada saat pelaporan setelah loket tutup,

129

seluruh petugas berkumpul untuk pelaporan. Petugas loket akan

menyerahkan kertas tersebut ke petugas piket, lalu petugas piket akan

menghitung dan mengisi kertas tersebut dengan jumlah tiket yang

terjual. Setelah mencocokkan dengan uang yang dihitung, petugas

piket baru memberikan kertas tersebut kepada petugas pengadaan

tiket sehingga petugas pengadaan tiket baru mendapatkan laporan

mengenai penjualan tiket hari tersebut setelah petugas piket selesai

memasukkan data. Sedangkan di Monas, petugas pengadaan piket

dapat langsung mendapatkan laporan penjualan tiket berdasarkan

LJPT dan petugas piket mendapatkan laporan penerimaan uang

berdasarkan LSHPT.

Sistem pencatatan dan pengelolaan laporan pada KRB

Pada KRB, pencatatan laporan penjualan tiket baik harian ataupun

bulanan yang dibuat oleh petugas penyedia tiket masih dicatat secara

manual ke dalam buku catatan penjualan per kategorinya oleh petugas

penyedia tiket. Hal ini berpotensi menimbulkan kesalahan pada saat

pencatatan dari kertas laporan ke buku. Selain itu, membutuhkan

tempat tersendiri yang cukup banyak untuk menyimpan buku-buku

tersebut karena tiap kategori tiket memiliki buku pencatatannya

tersendiri. Penyimpanan persediaan tiket beserta buku catatan hasil

penjualan tiket berada pada satu lemari penyimpanan yang sama. Jika

terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran atau ada

pihak-pihak yang ingin merusak maka data-data penting yang ada

disana dapat ikut terambil dan hilang tanpa adanya backup data.

130

Sistem Penyewaan Lokasi yang diterapkan

Pada sistem penyewaan lokasi yang berjalan, spesifikasi lokasi

beserta harganya, dan transaksi penyewaan lokasi dicatat pada

dokumen-dokumen. Hal tersebut dapat menimbulkan kesulitan dalam

mencari data mengenai spesifikasi lokasi dan waktu penyewaan

lokasi pada dokumen transaksi yang telah dibuat sebelumnya

sehingga tidak dapat disewa lagi pada waktu yang sama, belum lagi

jika ada dokumen yang tercecer. Hal ini dapat menyebabkan potensi

masalah bahwa ada dua penyewa untuk lokasi dan waktu yang sama.

Surat Koordinasi untuk Penyewaan Lokasi dibuat sebelum

pembayaran dilakukan

Staff bagian Jasa dan Informasi membuat surat koordinasi untuk unit-

unit yang terkait dengan penyewaan lokasi sebelum pembayaran

dilakukan oleh penyewa. Hal ini dapat menimbulkan masalah apabila

ternyata penyewa yang telah memesan lokasi tidak membayar atau

membatalkan penyewaan, sedangkan lokasi sudah disiapkan.

3.9 Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan penerapan sistem ticketing yang terkomputerisasi, tiket dicetak

dengan printer untuk setiap transaksi. Satu transaksi meliputi penjualan

berbagai kategori tiket yang disediakan sesuai jumlah pengunjung yang

dipesan. Aplikasi tersebut juga dapat melakukan perhitungan jumlah total

harga tiket yang dibayar oleh pengunjung dan uang kembalian. Penjaga

loket hanya perlu menginput jumlah tiket masing-masing kategori yang

131

dibeli oleh pengunjung dan jumlah uang yang diterima dari pengunjung.

Sistem akan secara otomatis menghitung total pembayaran dan jumlah

uang yang harus dikembalikan kepada pengunjung. Dengan demikian,

hasil perhitungan total harga yang harus dibayar beserta uang yang harus

dikembalikan kepada pengunjung lebih akurat dan menghilangkan

kekeliruan pemberian tiket dan perhitungan total harga.

Dengan sistem ticketing terkomputerisasi, nomor seri tiket tidak

dipergunakan lagi dan digantikan dengan nomor transaksi sehingga

kesalahan pencetakan atau pengecapan nomor seri tiket tidak akan terjadi

lagi. Selain itu juga lebih efisien dalam penggunaan kertas karena dapat

menghemat biaya cetak dengan hanya mencetak satu lembar bukti

transaksi yang dapat mencakup pembelian beberapa jenis tiket.

Penjualan tiket baik untuk perorangan ataupun rombongan sebaiknya

dilakukan di satu loket. Untuk rombongan, aplikasi sistem akan secara

otomatis memberikan diskon. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan

kualitas pemeriksaan tiket baik untuk perorangan maupun rombongan

yang dilakukan oleh Petugas Pemeriksa Tiket. Untuk sistem pengendalian

penjualan tiket yang lebih baik dan akurat, diperlukan adanya counting

tools yang dipasang pada pintu masuk objek wisata yang berfungsi

menghitung jumlah pengunjung yang masuk setiap harinya. Dengan

dipasangnya alat penghitung tersebut pada pintu masuk onjek wisata,

maka dapat dilakukan cross check antara laporan pengunjung dengan

pendapatan yang diterima.

132

Dengan sistem penjualan tiket terkomputerisasi, secara otomatis akan

menyimpan data penjualan dalam database sehingga mengurangi

pemakaian tempat penyimpanan dokumen-dokumen secara fisik.

Penerapan sistem penyewaan lokasi yang terkomputerisasi, diharapkan

dapat menyediakan suatu tabel master yang menyimpan data-data

mengenai lokasi yang disewakan beserta harganya sehingga bisa diakses

pada saat transaksi pemesanan sewa lokasi dan mempermudah pencarian

data-data mengenai lokasi yang disewakan tersebut. Selain itu juga dapat

menampilkan waktu ataupun keterangan terhadap lokasi yang sudah

disewa. Hal tersebut berfungsi untuk menghindari transaksi penyewaan

yang waktu dan lokasinya sama pada transaksi pemesanan sebelumnya.

Sistem penyewaan lokasi terkomputerisasi yang akan dirancang juga

akan mencetak dokumen Bukti Penyewaan Lokasi sebagai bukti

pemesanan dan Bukti Pembayaran Penyewaan Lokasi. Dokumen tersebut

memiliki nomor urut yang secara otomatis disediakan oleh aplikasi.

Transaksi pemesanan disimpan dalam Tr_Penyewaan, sedangkan

pembayaran sewa lokasi akan disimpan pada Tr_Pembayaran yang dapat

diakses untuk mencetak Laporan Penyewaan Lokasi Bulanan dan

Tahunan.

Surat Koordinasi untuk penyewaan lokasi dibuat oleh Staff Jasa &

Informasi setelah penyewa melakukan pembayaran sewa kepada

bendahara. Hal ini untuk mengantisipasi sewa lokasi dibatalkan oleh

penyewa. Sehingga hanya penyewaan lokasi yang sudah pasti yang akan

dilakukan koordinasi.

133

3.10 Analisis Critical Success Factor

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, faktor-faktor yang

mendorong kesuksesan objek wisata dalam menjalankan operasionalnya, yaitu :

1. Manajemen yang baik dalam operasional sehari-hari, perencanaan

pembangunan, pencatatan dan arus keuangan pada objek wisata yang

dikelola oleh Pemerintah.

2. Menjaga nama baik objek wisata dengan menjaga mutu dan

meningkatkan service atau pelayanan objek wisata terhadap pengunjung

yang datang.

3. Bentuk pelayanan yang semakin baik dapat dikategorikan dalam hal

sebagai berikut : meminimalisir antrian di loket saat transaksi pembelian

tiket, lebih diperbanyak hiburan-hiburan lain yang merupakan fasilitas

dari objek wisata, menyediakan jasa pemandu yang bersikap friendly

(bersahabat), selalu menjaga kebersihan, kerapihan dan kenyamanan dari

area lokasi yang disewakan, selalu menyediakan dan sarana untuk

menerima kritikan pengunjung yang dipergunakan untuk perbaikan ke

depannya.

3.11 Analisis Kebutuhan Informasi

Dari hasil evaluasi yang dilakukan pada objek wisata, diperoleh hasil

bahwa informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Informasi mengenai jumlah tiket yang terjual pada hari tersebut

2. Informasi mengenai pendapatan penjualan tiket yang diperoleh pada hari

tersebut

134

3. Informasi mengenai jumlah pemberian diskon per bulan

4. Informasi mengenai data karyawan yang menginput data dan mencetak

laporan

5. Informasi mengenai penyewaan lokasi beserta status pembayarannya

6. Informasi mengenai pendapatan penyewaan lokasi yang diperoleh pada

hari tersebut

7. Informasi mengenai jenis tiket yang memiliki tingkat penjualan terbanyak

dalam skala tahunan

8. Informasi mengenai jenis lokasi penyewaan yang memiliki intensitas

tingkat penyewaan terbanyak dalam skala tahunan

bab 3 analisis sistem berjalan 3.1 sejarah perusahaan …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00172-ka...

Documents