6  

BAB 2

LANDASAN TEORI

Teori Umum

2.1.1 Sistem Informasi

2.1.2 Pengertian Sistem

Menurut Hall (2001,p5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen

komponen yang saling berkaitan (Intern related) atau subsistem-subsistem yang bersatu

untuk mencapai tujuan yang sama (Common porpose).

Menurut McLeod (2001,p11) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi

dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang

terdiri dari sejumlah sumber data ( manusia, material, mesin, uang, informasi ) yang

ditentukan oleh pemilik atau manajemen.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok

elemen yang saling terhubung, terintegrasi, dan berinteraksi untuk mencapai tujuan

tertentu.

2.1.3 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut McLeod ( 2001, h.192), perancangan sistem adalah penentuan proses

dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.

7  

Menurut Mulyadi ( 2001, h.51 ) perancangan sistem adalah proses penterjemahan

kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang

diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.

Dengan demikian, perancangan sistem dapat disimpulkan sebagai suatu tahap

dimana kita harus menentukan bagaimana membangun atau menyusun sistem informasi

yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi

2.1.4 Pengertian informasi

Menurut Pendapat Hall ( 2004, p14), informasi didefinisikan sebagai data yang

diproses, namun definisi ini tidak memadai. Informasi ditentukan oleh efeknya pada para

pemakai, bukan pada bentuk fisiknya.

Menurut Romney ( 2003, p9 ), “ Information is data that have been organized

and processed to provide meaning”, yang artinya informasi adalah data yang telah

diorganisasi dan diproses serta memiliki arti.

Menurut McLeod ( 2004, p12 ), informasi adalah suatu data yang diproses atau

data yang memiliki arti.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah

suatu data yang telah diproses sehingga data tersebut memiliki arti.

Menurut Bodnar yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi Tambunan

( 2001, p1 ) informasi adalah data yang berguna sudah diolah sehingga dapat dijadikan

dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.

Menurut Hall (2001, p14) Iinformasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam

suatu laporan formal, informasi memungkinkan para pemakainya melakukan tindakan

yang menyelesaikan konflik, mengurangi ketidakpastian, dan melakukan keputusan.

8  

Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan

semua fakta berupa data yang diproses sehingga memiliki arti dan nilai guna sehingga

dapat dipakai oleh pengguna atau user sebagai dasar untuk mengambil keputusan.

Menurut Hall (2001, p17), informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai

berikut

1. Relavan

Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan sehingga dapat

mendukung keputusan manajer atau tugas petugas administrator.

2. Tepat Waktu

Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan

kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode tindakan yang

didukungnya.

2. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahaan-

kesalahaan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat

menyebabkan pemakai melakukan keputusan yang buruk atau gagal

melakukan keputusan yang diperlukan.

3. Lengkap

Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambil keputusan

atau pelaksanaan yang diperlukan.

4. Rangkuman Informasi harus diagregrasi agar sesuai dengan kebutuhan

pemakai

9  

2.1.5 Pengertian Akuntansi

Menurut Warrent, Reeve, Fess ( 2002, p8 ) “ Accounting can be defined as an

information system that provides report to stakeholders about the economic activities and

condition of a business”. Artinya akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi

yang menghasilkan laporan kepada pemegang saham mengenai aktivitas ekonomi dan

kondisi perusahaan.

Menurut Stice,Skousen ( 2005, p5 ) “ accounting is a service activity. Its function

is to provide quantitative, primarily financial in nature, about economic entities that is

intended to be useful in making economic decision-in making reasoned choice among

alternative courses of action”. Yang berarti akuntansi adalah suatu aktivitas jasa.

Fungsinya untuk menyediakan informasi yang kuantitif, terutama informasi keuangan,

tentang entitas-entitas ekonomi yang dimaksudkan untuk digunakan dalam proses

pengambilan keputusan, dalam pembuatan pilihan-pilihan yang beralasan di antara

sebagai alternatif tindakan yang tersedia.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu proses

pencatatan aktivitas-aktivitas ekonomi yang berguna untuk proses pengambilan

keputusan.

2.1.6 Fungsi Akuntansi

Menurut Hall yang diterjemahkan oleh Salemba Empat ( 2001, p23 ), fungsi

akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini, fungsi

ini memainkan dua peran penting dalam pemrosesan transaksi. Pertama akuntasi

menangkap dan mencatat efek-efek dari transaksi perusahaan.

10  

Dalam hal ini termasuk peristiwa-peristiwa seperti pergerakan bahan baku mentah

dari gudang ke produksi, pengiriman produk jadi ke pelanggan, dan pembebanan

kewajiban keuangan.

Kedua fungsi akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personal-

personal operasi untuk mengkoordinasi tugas-tugas utama mereka. Kegiatan akuntansi

yang secara langsung memberikan kontribusi ke operasi bisnis antara lain kontrol

persediaan, akuntasi biaya, penggajian, hutang datang, piutang dagang, penagihan,

akuntansi aktiva tetap, dan buku besar.

2.1.7 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusup, A, A. dan

Tambunan R, M, (2000) menyatakan, “ Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan

sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi

informasi. (h.1). sedangkan menurut Gelinas, Sutton dan Hunton (2005), “ Accounting

information system (AIS), is specialized subsystem of the information system. The

purpose of this seperate AIS was to collect, process, and report information related to the

finacial aspects of business events. “ of business events. “(p.15).

Mengacu pada pendapatan Romney dan Steinbart ( 2003), komponen Sistem

Informasi Akuntansi terdiri dari :

a. People : siapa yang mengoperasikan sistem dan melakukan fungsi-fungsi yang

bervariasi.

b. Procedures : kegiatan organisasi baik secara manual maupun secara otomatis

mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.

c. Software : yang digunakan oleh perusahaan untuk memproses data.

11  

d. Information technology infrastructure : meliputi komputer dan jaringan komunikasi.

Model umum untuk Sistem Informasi Akuntansi menurut Hall yang diterjemahkan

oleh Salemba Empat (2001) terdiri atas komponen :

a. Sumber Data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi dari sumber

internal dan eksternal.

b. Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi

akuntansi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data yang memasuki sistem

itu sah ( valid ), lengkap dan bebas dari kesalahan material.

c. Pemrosesan Data

Tugas dalam tahap pemrosesan data bermacam-macam. Misalnya, algoritma

matematika yang digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi.

d. Manajemen Database

Database merupakan tempat penyimpanan data keuangan dan non keuangan.

Manajement Database memiliki 3 tugas mendasar, yaitu penyimpanan, perbaikan, dan

penghapusan. Tugas penyimpanan adalah menetapkan kunci-kunci untuk record-record

yang baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database untuk diproses,

penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanen record yang sudah

usang atau berlebihan dari database.

e. Penghasil Informasi

Penghasilan informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan

menyajikan informasi untuk para pemakai.

12  

f. Pemakai akhir ( End User )

Pemakai akhir dibagi dalam dua kelompok umum, yaitu eksternal dan internal.

Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor, pemasok,

dan pelanggan. Pemakai internal adalah pihak manajemen disetiap tingkat organisasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah interaksi komponen-

komponen yang terdiri dari manusia, prosedur, software, dan teknologi informasi yang

bertugas mengubah data menjadi informasi akuntansi melalui tahap pengumpulan data

dari sumber data internal dan eksternal, pemrosesan data, dan pelaporan informasi,

dimana informasi akuntasi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi pihak

internal maupun eksternal perusahaan.

2.1.8 Pengertian sistem akuntansi

Menurut Hall (2001, p.7), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, sistem

informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses

menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.

Menurut O,Brien ( 2003, p.7 ) sistem informasi merupakan kombinasi yang

terorganisasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan

menyebarkan informasi didalam suatu organisasi. Jadi sistem informasi merupakan

penyebaran data yang telah diproses menjadi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan

menjadi bentuk yang berarti yang merupakan kombinasi dari orang, perangkat dan

jaringan.

13  

2.1.9 Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi ( 2001, h.3 ) sistem akuntasi adalah organisasi formulir, catatan

dan laporan yang dikoordinasi semedikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan

yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaaan perusahaan. Jadi

sistem akuntansi merupakan suatu cara mengolah data yang telah dikumpulkan untuk

menghasilkan informasi yang dapat dibutuhkan oleh pihak manajemen.

2.1.10 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Kegunaan sistem informasi akuntasi ( SIA ) menurut Jones dan Rama ( 2003, h.6-

8) adalah :

a. Menghasilkan External Report

Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti

investor, kreditor, dan petugas pajak.

b. Mendukung aktivitas rutin

SIA digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi

perusahaan. Contohnya pemesanan barang, pengiriman barang, penagihan dan

penerimaan kas.

c. Pengambilan keputusan

Sebagai alat untuk mengambil keputusan di semua level organisasi.

d. Perencanaan dan pengendalian

SIA digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam

organisasi secara baik. Contohnya rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu

organisasi.

14  

e. Implementasi Internal Control

SIA, kebijakan dan prosedur digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan

dari kerugian yang mungkin terjadi.

2.1.11 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut pendapat Romney, Steinbart (2003, p2), ada beberapa komponen sistem

informasi akuntansi, yaitu :

1. Orang yang mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai macam fungsi.

2. Prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi baik manual maupun otomatis yang

terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas

organisasi.

3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.

4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.

5. Infrastruktur TI, termasuk di dalamnya alat-alat penunjang komputer,

komputernya dan alat komunikasi jaringan yang digunakan untuk

mengumpulkan, menyimpan, memproses data dan informasi.

2.1.12 Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi ( 2001, p3 ) dari pengertian sistem akuntansi, unsur suatu

sistem akuntasi pokok adalah :

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir sering disebut istilah dokumen, karena dengan formulir ini

15  

peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas

secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena

media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang

terjadi dalam organisasi ke dalam catatan, dengan formulir ini data yang

bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar

pencatatan dalam pencatatan. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti

kas keluar, dan cek.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,

mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya, seperti

telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah

formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya

diklasifikasikan menurut pengolongan yang sesuai dengan informasi yang

akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini pula terdapat

kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasan ( berupa jumlah rupiah

transaksi tertentu ) kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam

buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,

jurnal penjualan, jurnal umum.

Menurut Mulyadi (2001, p107), jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam

perusahaan yang relatif besar yaitu :

a. Jurnal Penjualan

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan

kredit maupun tunai.

16  

b. Jurnal Pembelian

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.

c. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber

pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan

penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah jurnal,

jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas

dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas.

d. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.

e. Jurnal Umum

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam

jurnal khusus.

3. Buku Besar

Buku besar (General ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan

untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

Rekening-rekening yang disediakan dalam buku besar sesuai dengan unsur-

unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku

besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengolongkan

data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi

keuangan untuk penyajian data keuangan.

4. Buku pembantu

17  

Buku pembantu ( subsidiary ledger ) terdiri dari rekening-rekening pembantu

yang merinci data keuangan yang mencantum dalam rekening tertentu dalam

buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi

akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan lain lagi sesudah

data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan

buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan

akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam

buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan

keuangan, bukan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.

5. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba,

laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan

biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, dan

lain-lain. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar

monitor komputer.

2.1.13 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Orientasi

Pada Object

Menurut dokumentasi arsip repository Universitas Indonesia

(http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11/f2d116c6b97234c3d6f2081c

60ceb72574b2d827.pdf), Perancangan sistem informasi berbasis objek

adalah salah satu pendekatan rekayasa yang memodelkan sebuah sistem

18  

sebagai kumpulan dari banyak objek yang saling berinteraksi. Setiap objek

merupakan representasi dari entitas yang ada pada sistem tersebut dan

dapat dibedakan berdasarkan attribut (elemen data) dan perilaku

entitasnya.

Langkah – langkah pembuatan OOAD

1. Rich Picture

2. Event Table

3. Overview Activity Diagram

4. Workflow Table

5. Detail Aktivity Diagram

6. Class Diagram

7. Struktur Data

8. Use Case

9. Navigation Diagram

10. Diagram Matrik

2.1.13.1 Pengertian UML (Unified Modelling Language)

Menurut Larman (1998, p4), UML adalah notasi untuk membuat model

sistem dengan menggunakan konsep object oriented.

Sedangkan menurut Jones dan Rama (2003, p68), UML adalah sebuah

bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan

mendokumentasikan sistem informasi.

19  

Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML class diagram

adalah sebuah tool yang digunakan untuk mendesain dokumentasi data.

Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu:

a. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class diagram.

b. Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram.

c. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masing table

(transaction dan master).

d. Menentukan attribut yang dibutuhkan.

2.1.13.2 Pengertian Class Diagram

Menurut Mathiassen (2006, p4), Class adalah “A description of a

collection of objects sharing structure, behavioral pattern, and

attributes”, yang dapat diartikan class adalah kumpulan dari object yang

saling berbagi structure, behavioural pattern dan attributes.

Diagram adalah table untuk mengambarkan seluruh aktivitas, event-

event, dokumen-dokumen secara detail.

Class Diagram menggambarkan kumpulan dari beberapa class dan

hubungan struktural diantara class-class tersebut.

Atribut adalah Detail detail data yang menunjukan isi class.

20  

2.1.13.3 Event Table

Menurut Mathiassen (2006, p51), event adalah “An instantaneous

incident involving one or more objects”, yang dapat diartikan sebagai suatu

kejadian instan yang melibatkan satu obyek atau lebih.

Menurut Jones dan Rama (2003, p4), ”Event are activities that happen

at a particular point in time”, yang berarti event adalah aktivitas yang terjadi

pada suatu waktu tertentu.

Event table dihasilkan dari aktivitas-aktivitas dari class. Bagian

horizontal berisi class yang terpilih, bagian vertikal berisi event-event. Tanda

centang menandakan obyek-obyek dari kelas yang terlibat dalam event tertentu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa event table adalah suatu proses

mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem

yang berjalan dalam perusahaan.

2.1.13.4 Workflow Table

Menurut Jones dan Rama (2003, p99), Workflow table adalah “A two

column table that identifies the actors and actions in a process”, Yang dapat

diartikan workflow table adalah tabel 2 kolom yang mengidentifikasi actor dan

kegiatan-kegiatan dalam proses.

21  

2.1.13.5 Pengertian Aktivity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2003, p68), activity diagram terdiri dari

overview activity diagram dan detailed activity diagram.

2.1.13.6 Overview Aktivity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2003, p69), overview activity

diagram adalah diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi

dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang

penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut.

Menurut Jones dan Rama (2003, p73) dalam menyiapkan

overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:

a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting.

b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event

yang terlibat di dalamnya.

c. Menggambarkan agent (aktor) yang terlibat dalam proses bisnis

yang terjadi.

d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan

event yang terjadi.

e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam

proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen

tersebut.

22  

2.1.13.7 Detailed Aktivity Diagram

Menurut Jones dan Rama (2003, p69), detailed activity

diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling

berhubungan secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat

pada overview diagram.

Menurut Jones dan Rama (2003, p90), dalam menyiapkan

detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.

b. Menyiapkan workflow table.

c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan.

2.1.13.8 Navigation Diagram

Menurut Mathiassen (2000, p344), Navigation Diagram adalah

suatu statechart diagram yang khusus dan menekankan terhadap keseluruhan

perubahan dari user interface. Dengan kata lain navigation diagram adalah

diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau

interface.

2.1.13.9 Use Case

Menurut Mathiassen (2006, p120), “Use Case is a pattern for

interaction between the system and actors in the application domain”, yang

berarti: Use Case adalah suatu pola interaksi antara sistem, actor dan

application domain.

23  

Menurut Jones dan Rama (2003, p348), “Use Case is sequence of steps

involving interaction between an actor and a system for particular purpose”,

yang berarti: use case adalah rangkaian langkah-langkah yang melibatkan

interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan tertentu.

Use Case Diagram menunjukan hubungan antara aktor dan Use Case.

2.1.13.10 Pengertian Rancangan Database

Menurut Britton dan Doake (2000, p266), Database adalah semua

data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Didalamnya

meliputi aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara

tersentralisasi.

2.1.13.11 Pengertian Rancangan Formulir

Formulir menurut Mulyadi (2003, p3) adalah dokumen yang

digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.

Menurut Jones dan Rama (2003, p347), “Form is a formatted document

containing blank fields that users can fill in with data.”

Dari definisi di atas dapat diartikan, formulir adalah dokumen yang telah

diatur sedemikian rupa yang didalamnya terdapat ruang-ruang kosong

yang dapat diisi data oleh si pemakai.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

24  

b Untuk merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan

semua kejadian dalam bentuk tulisan.

d Untuk menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di

dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

2.1.13.12 Pengertian Rancangan Layar

Layar atau interface menurut Britton dan Doake (2003, p268)

adalah suatu tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.

2.1.13.13 Pengertian Rancangan Laporan

Menurut Mulyadi (2001, p5), laporan adalah informasi yang

merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer

dan tayangan pada layar monitor komputer.

Sedangkan menurut Jones dan Rama (2003, p241) laporan adalah

presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.

2.1.13.13.1 Tinjauan Umum Pengetahuan Sistem

2.1.13.13.2 Perlunya Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005, p35-37) Pengembangan sistem dapat

berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan proses kerja yang

25  

dilakukan secara manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Hal ini

disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul pada proses

kerja yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

a. Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya

harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang

terjamin.

b. Kesalahan–kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat

menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

c. Tidak efisiennya operasi.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Organisasi mulai

merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk

meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam

proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Dalam

keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat

menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah

disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Kesempatan-

kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang

meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

3. Adanya indikator-indikator, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab yang tidak jelas.

b. Ketidakberesan kas.

26  

c. Kegiatan yang tumpang tindih.

d. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar.

e. Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi.

f. Biaya operasi yang tinggi.

g. File-file yang kurang teratur.

h. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis.

2.1.13.13.3 Prinsip Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto(2005, p38-41) Prinsip-prinsip pengembangan

sistem yang ada adalah sebagai berikut :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan

informasi dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat

mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar,

karena membutuhkan dana modal yang tidak sedikit.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu

sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam

proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan

maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik

27  

tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi

yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal

duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses

pengembangan sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja

dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk

mengerjakannya.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Tahapan kerja yang dilakukan tidak harus urut, tapi dapat dilakukan secara

bersama-sama. Contohnya yaitu sewaktu proses pengadaan hardware

dilakukan, tidak berarti proses pengembangan sistem yang lainnya

dihentikan hanya untuk menanti datangnya hardware yang dibutuhkan,

tetapi dapat dilakukan perancangan lainnya yang tidak tergantung dengan

keberadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek

yang sedang berjalan. Untuk kasus-kasus tertentu dimana suatu proyek

terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi,

maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan-keraguan untuk terus

melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana

kedalam proyek ini hanya akan membuang dana yang sia-sia.

28  

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

Dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari

pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara

analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong

keterlibatan pemakai sistem.

2.1.13.13.4 Analis Sistem dan Pemograman

Menurut Jogiyanto (2005, p64-65) Analis sistem (systems

analyst) adalah orang yang menganalisa sistem (mempelajari masalah yang

timbul dan menetukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasi

pemecahan yang beralasan.

Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program

untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan bangunan yang telah dibuat

oleh analis sistem.

Tugas dan tanggung jawab analis sistem dan pemrogram sebenarnya

berbeda, dan perbedaan ini dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Pemrogram Analis Sistem

1. Tanggung jawab terbatas pada

pembuatan program komputer.

2. Pengetahuan cukup terbatas

pada teknologi komputer, sistem

komputer, utilities dan bahasa-

1. Tanggung jawab pada sistem

secara keseluruhan.

2. Pengetahuan harus luas, tidak

hanya pada teknologi komputer,

tetapi juga pada bidang aplikasi

29  

bahasa program yang diperlukan.

3. Pekerjaan sifatnya teknis dan

harus tepat dalam pembuatan

instruksi-instruksi program.

4. Pekerjaan tidak menyangkut

hubungan dengan banyak orang,

terbatas pada sesama pemrogram

dan analis sistem yang

mempersiapkan spesifikasi

program.

yang ditanganinya.

3. Pekerjaan analis sistem dalam

pembuatan program terbatas pada

pemecahan masalah secara garis

besar.

4. Pekerjaan melibatkan hubungan

dengan banyak orang, tidak terbatas

pada sesama analis dan pemrogram

tetapi juga dengan pemakai sistem

dan manajer.

Tabel 2.1 Tugas dan Tanggung Jawab Analis Sistem dan Pemrogram

2.1.13.13.5 Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analisa

Sistem

Menurut Jogiyanto (2005, p65-66), Analis sistem (system analyst)

harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa

analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut ini sangat

diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik.

1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi

komputer, dan pemrograman komputer.

a. Keahlian teknis yang termasuk dalam penggunaan alat dan teknik

untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam

menggunakan komputer.

30  

b. Pengetahuan teknis yang meliputi pengetahuan tentang perangkat

keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa

komputer, sistem operasi, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

2. Pengetahuan bisnis secara umum.

Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi

dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi

keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, akuntansi pengendalian

manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah

laku organisasi, kebijakan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif.

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak

menggunakan metode-metode kuantiataif, seperti misalnya pemrograman

linier, pemrograman dinamik, regresi, network, pohon keputusan, trend,

simulasi, dan sebagainya.

4. Keahlian pemecahan masalah.

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan

permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-

mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisanya dan

kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang

dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

5. Keahlian komunikasi antar personil.

31  

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi

baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam

wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

6. Keahlian membina hubungan antar personil

Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-

personil lain yang terlibat, akan membuat pekerjaan menjadi tidak efektif.

Apabila analis sistem tidak dapat membina hubungan baik dengan pemakai

sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem dan

kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

2.1.13.13.6 Tim Pengembangan Sistem

Menurut Jogiyanto (2005, p66-67), Dalam proyek pengembangan

sistem yang besar atau kompleks biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam

bentuk team. Team ini secara umum terdiri dari :

1. Manajer analis sistem ( manager of systems analysis ).

Sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut :

a. Sebagai ketua/koordinator pengembangan sistem.

b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota team pengembangan

sistem lainnya.

c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem.

32  

d. Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan,

design sistem dan penerapannya.

e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

f. Mewakili team untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan dan pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai

sistem.

g. Membuat laporan kemajuan proyek (progress report).

h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja team.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst).

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis

sistem. Tugasnya adalah membantu manajer analis sistem dan mewakilinya

bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior (senior systems analyst).

Analis sistem senior merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem (systems analyst).

Analis sistem merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan

dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.

5. Analis sistem junior (junior systems analyst).

Analis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman

dan masih membutuhkan bimbingan dari analis sistem yang lebih senior.

33  

Analis sistem junior ini sering juga disebut sebagai analis sistem yang masih

dilatih (systems analyst trainee).

6. Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer).

Pemrograman aplikasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah

berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi

dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang lainnya.

7. Pemrogram aplikasi (applications programmer).

Pemrogram aplikasi merupakan pemrogram komputer yang cukup

berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing

secara langsung lagi.

8. Pemrogram aplikasi junior (junior applications programmer).

Pemrogram aplikasi junior merupakan pemrogram komputer yang belum

berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram

yang lebih senior. Pemrogram aplikasi junior biasanya hanya dilibatkan

pada pembuatan modul-modul program yang sederhana

2.1.13.13.7 Analisa Sistem

Menurut Jogiyanto (2005, p129), Definisi analisa sistem adalah

penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi

34  

dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikannya.

2.1.13.13.8 Langkah-Langkah Pada Analisa Sistem

Menurut Jogiyanto (2005, p130) Di dalam tahap analisa sistem terdapat

langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut :

a. Identify, yaitu mengidentifkasi masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analyze, yaitu menganalisa sistem.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisa.

2.1.13.13.9 Mengindentifikasi Masalah

Menurut Jogiyanto (2005, p133) mengidentifikasi (mengenal) masalah

merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem.

Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk

dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat

dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang

harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu

masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah

sebagai berikut :

a. Mengidentifikasi penyebab masalah.

b. Mengidentifikasi titik keputusan.

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci.

35  

2.1.13.13.10 Memahami Kerja Dari Sistem Yang Ada

Menurut Jogiyanto (2005, p138) Langkah ini dapat dilakukan

dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.

Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh

dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah

dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah

penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisa sistem,

penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem

yang ada sebelum mencoba untuk menganalisa permasalahan-permasalahan,

kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat

memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan

dalam penelitian terinci ini. Analis sistem dapat mengumpulkan data ini dengan

menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi,

daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian Penjualan

Penjualan merupakan aktivitas yang penting dalam suatu perusahaan, karena

dengan adanya penjualan dapat menghasilkan pendapatan bagi perusahaan.

36  

Menurut Mulyadi (2001, p204), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi

penjualan barang atau jasa, baik kredit maupun tunai.

2.2.2 Pengertian Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2001, p474), penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan

dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu

sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima

oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan

tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Menurut Warren, Reeve, Fess (2005, p191), Spesial jurnal adalah metode untuk

mengelompokkan transaksi (special journals are a method of summarizing

transactions). Spesial Jurnal terdiri dari:

a. Revenue journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat pendapatan yang belum diterima.

b. Cash receipts journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan

penerimaan kas.

c. Purchase journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.

d. Cash payments journal

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan

dengan pengeluaran kas.

37  

2.2.3 Pengertian Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan

dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan

untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.

Menurut Mulyadi (2001, p219-220), Jaringan prosedur yang membentuk sistem

penjualan kredit adalah :

1. Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan

menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan

kemudian membuat faktur penjualan kredit dan mengirimkannya kepada fungsi

lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani

order dari pembeli.

2. Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada

pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3. Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai

dengan informasi yang tercantum pada surat order pengiriman yang diterima dari

fungsi pengiriman.

4. Prosedur penagihan

38  

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu, faktur penjualan dibuat

oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian – bagian ini membuat

surat order pengiriman.

5. Prosedur pencatatan piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam

kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen

menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

6. Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut

informasi yang dibutuhkan manajemen.

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga produk

yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.2.4 Pengertian Retur Penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian

barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh

fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Menurut Mulyadi (2001, P226), fungsi yang terkait dalam melaksanakan

transaksi retur penjualan adalah :

1. Fungsi Penjualan

39  

Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan

mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.

2. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan

otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima

dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan.

Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang

dalam kartu gudang.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan

kedalam jurnal umum dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya

persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

Menurut Mulyadi (2001, p234-235), jaringan prosedur dalam sistem retur

penjualan adalah sebagai berikut :

1. Prosedur pembuatan memo kredit

Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi

penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi

penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut kepada fungsi akuntansi

untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

40  

2. Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan

perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Prosedur pencatatan retur penjualan

Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan

penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi

kedalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan kedalam buku pembantu piutang.

2.2.5 Persyaratan Kredit

Menurut Warren et al. (2005, p298), syarat kredit merupakan syarat-syarat

kapan waktu pembayaran atas penjualan barang dagang yang dibuat dan disetujui oleh

pembeli dan penjual.

Menurut Niswonger (1999, p326), secara tradisional, penilaian kredibilitas

pelanggan melibatkan pertimbangan atas 5K. 5K itu adalah:

1. Karakter

Mengacu kepada probabilitas bahwa pelanggan akan menghormati kewajibannya.

2. Kapasitas

Mengacu pada kemampuan pelanggan untuk membayar.

3. Kapital

Mengacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang diperlihatkan oleh

laporan keuangan.

41  

4. Kolateral

Mengacu kepada aktiva-aktiva yang ingin diberikan pelanggan sebagai jaminan

untuk kredit.

5. Kondisi

Mengacu kepada tren ekonomi nasional dan regional yang bisa mempengaruhi

kemampuan pelanggan untuk membayar.

2.2.6 Pengendalian Internal pada Penjualan

Mulyadi (2001, p163) berpendapat bahwa sistem pengendalian internal meliputi

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga

kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.2.6.1 Pengendalian Internal Dalam Sistem Penjualan Tunai

Unsur-unsur pengendalian internal terhadap penjualan tunai menurut

Mulyadi ( 2001, p471- 474 ) adalah sebagai berikut:

1. Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,

fungsi akuntansi, fungsi kas.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan

42  

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir penjualan tunai.

b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan

cap “lunas” pada Faktur Penjualan Tunai dan penempelan pita register

kas pada faktur tersebut.

c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan

otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.

d. Penyerahan barang terotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cap

“sudah disahkan” pada Faktur Penjualan Tunai.

3. Praktik yang sehat

a. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan tunai.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke

bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari

kerja berikutnya.

c. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan

secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

2.2.6.2 Pengendalian Internal Dalam Sistem Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001, p220-221), unsur pengendalian internal yang

diterapkan dalam sistem penjualan kredit terdiri dari :

1. Organisasi

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.

43  

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit.

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.

d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan

kredit, pengiriman, penagihan, akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan

kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi tersebut.

2. Sistem otorisasi dari proses pencatatan

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (merupakan tembusan surat

Delivery Order).

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada

copy surat Delivery Order.

d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan

potongan penjualan berada ditangan direktur pemasaran dengan penerbitan

surat keputusan mengenai hal itu.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan

cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,

bukti kas masuk, dan memo kredit).

44  

3. Praktik yang sehat

a. Surat Delivery Order bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.

b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan.

c. Secara periodik fungsi akan mengirim pernyataan piutang (A/R

statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan

piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan

rekening kontrol piutang dalam buku besar.

2.2.6.3 Pengertian Jasa Pengiriman Barang

Menurut Arthieraj

(http://www.ortax.org/ortax/?mod=klinik&page=show&id=26&q=&hlm=2, 2007),

berdasarkan SK Menhub tersebut, yang dimaksud dengan Jasa Freight Forwarding

adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan pemilik barang, untuk

mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan

penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat mencakup

kegiatan penerimaan, penyimpanan, pengepakan, penandaan pengukuran, penimbangan,

pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, klaim asuransi, atas

pengiriman barang serta penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan

pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak

menerimanya.

45  

Di bawah ini akan dijelaskan secara singkat mengenai beberapa pengertian penting yang

berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu :

1. Shipping / Shipment adalah kegiatan pengiriman barang yang melibatkan shipper, penyedia

jasa, consignee, dan armada pengangkutan mitra bisnis penyedia jasa pengiriman barang.

2. Shipping Instruction (SI) adalah surat perintah pengiriman barang yang diberikan oleh

shipper kepada pihak pengelola penyedia jasa pengiriman barang.

3. Shipper adalah pelanggan ritel ataau koorporat yang memanfaatkan jasa layanan pengiriman

barang.

4. Consignee adalah penerima barang dari shipper melalui penyedia jasa layanan pengiriman

barang.

5. Agent adalah pihak penyedia jasa layanan pengiriman barang yang bertanggung jawab atas

pengiriman barang setelah barang berangkat dari bandara atau pelabuhan untuk selanjutnya

dikirimkan kepada consignee.

6. Notify Party adalah pihak yang bertanggung jawab atas penerimaan barang.

7. Airway Bill adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang

telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang dan armada pengangkutan udara

mitra bisnisnya. Airway Bill dikenal juga sebagai Surat Muatan Udara (SMU).

8. Bill of Lading (B/L) adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu

yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang dan armada pengangkutan

laut mitra bisnisnya.

9. House Bill of Lading adalah surat tanda bukti pengiriman barang yang dibuat oleh pihak

Ritra Cargo dan dikirimkan ke pihak agent dan shipper.

46  

10. Tracking adalah kegiatan menampilkan informasi barang shipper melalui suatu media

tertentu. Tujuannya adalah memberikan status informasi pengiriman yang dibutuhkan oleh

shipper mengenai barang kirimannya. Kegiatan tracking ini dilakukan oleh shipper, bukan

oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang, pihak penyedia jasa hanya menyediakan status

informasi pengiriman yang dibutuhkan oleh shipper.

11. Invoice adalah surat tagihan jasa pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pihak penyedia

jasa pengiriman barang kepada shipper.

2.2.6.4 Prosedur

Menurut Mulyadi (2001, p220), jaringan yang membentuk sistem penjualan adalah

sebagai berikut :

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan

informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat

order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk

memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2. Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada customer sesuai dengan

informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi

pengiriman.

3. Prosedur Penagihan

47  

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya

kepada customer. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan

sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

4. Prosedur Distribusi Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi

yang diperlukan oleh manajemen.

2.2.6.5 Fungsi-Fungi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2001, p211), fungsi terkait dalam sistem penjualan adalah :

• Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, meng-edit order dari

pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti

spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta operasi kredit, menentukan tanggal

pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.

Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak

tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

• Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang

dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

• Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman

yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin

48  

bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang

berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh

fungsi penjualan, memo debit yang ditanda-tangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang

dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi

produksi mengenai penjualan / pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.

• Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada

pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan

oleh fungsi akuntansi.

• Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan

dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat

laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Dalam struktur organisasi, fungsi

ini berada di tangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan

laporan penjualan), dan Bagian Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

2.2.6.6 Informasi yang dibutuhkan Manajemen

Menurut Mulyadi (2001, p213), informasi yang dibutuhkan manajemen dari kegiatan

penjualan adalah :

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka

waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.

49  

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli.

5. Kuantitas produk yang dijual.

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

2.2.6.6.1 Pengendalian Internal

2.2.6.6.2 Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Jones-Rama (2003, p104), pengendalian internal adalah sebuah proses yang

didesain untuk menyediakan jaminan yang masuk akal, berkaitan dengan kategori-kategori

berikut :

1. Laporan keuangan yang dapat diandalkan.

2. Efektivitas dan efisiensi dari operasi.

3. Memenuhi hukum dan peraturan yang berlaku.

2.2.6.6.3 Komponen Pengendalian Internal

Menurut Jones-Rama (2003, p105), terdapat lima komponen yang berhubungan dengan

pengendalian internal : lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian,

informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Lima komponen dari pengendalian internal yang

memiliki dampak pada kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan pengendalian internal,

yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian

50  

Yang berarti faktor-faktor luar yang menentukan arah sebuah organisasi dan mempengaruhi

kesadaran karyawannya terhadap pengendalian internal yang ada.

2. Penilaian Resiko

Identifikasi dan analisis resiko yang berkaitan dengan tidak tersedianya atau kurang

memadainya tujuan pengendalian internal.

3. Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan organisasi untuk mengatasi resiko-resiko atas

pencapaian sasaran-sasaran organisasi. Aktivitas pengendalian terdiri dari empat, yaitu :

a. Performance review

Aktivitas-aktivitas yang melibatkan analisis atas kinerja yang meliputi perbandingan hasil

aktual dengan anggaran, perkiraan, standar, dan data pada periode sebelumnya.

b. Pemisahan tugas

Melibatkan pendelegasian tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, merekam

transaksi, dan penjagaan aset untuk karyawan yang berbeda.

c. Application controls

Diterapkan untuk aplikasi Sistem Informasi Akuntansi individual.

d. General controls

Pengendalian-pengendalian yang lebih luas yang diterapkan untuk banyak proses.

4. Informasi dan KomunikasiSistem informasi perusahaan adalah sebuah kumpulan prosedur

dan record yang diterapkan untuk memulai, merekam, memproses dan melaporkan event

51  

dalam sebuah proses entitas. Komunikasi melibatkan penyediaan pemahaman atas peran dan

tanggung jawab individu.

5. Pemantauan

Manajemen sebaiknya memantau pengendalian internal untuk memastikan bahwa

pengendalian organisasi berfungsi seperti yang diharapkan.

2.2.6.6.4 Tujuan Pengendalian Internal

Menurut Jones-Rama (2003, p105), pengendalian internal memiliki empat sasaran, yaitu:

1. Execution objectives

Dua sasaran eksekusi dalam siklus pendapatan adalah :

o Untuk memastikan kesesuaian pengiriman barang dan jasa.

o Untuk memastikan pengumpulan dan penanganan kas yang tepat.

2. Information system objectives

Sasaran sistem informasi berfokus pada recording, updating, dan reporting informasi

akuntansi.

3. Asset protection objectives

Tujuan dari perlindungan aset adalah untuk menghindari terjadinya pencurian atau

kehilangan aset.

4. Performance objectives

Sasaran kinerja berfokus pada pencapaian kinerja dari sebuah organisasi, personel,

departemen, produk dan jasa yang diharapkan.

52  

2.2.6.6.5 Tipe-Tipe Aktivitas Pengendalian Internal

Menurut Jones-Rama (2003, p123), aktivitas pengendalian internal diorganisasikan dalam

beberapa kategori :

1. Workflow controls

Digunakan untuk mengendalikan suatu proses antar event. Workflow controls

mengeksploitasi keterkaitan antar event dan di fokuskan pada tanggung jawab antar event,

urutan event-event, serta arus informasi antar event dalam proses bisnis. Workflow controls

meliputi :

a. Pemisahan tugas-tugas.

b. Penggunaan informasi dari event- event utama untuk aktivitas pengendalian.

c. Perlunya urutan event.

d. Tindak lanjut atas event.

e. Dokumen bernomor.

f. Pencatatan internal agent yang bertanggung jawab atas event dalam suatu proses.

g. Pembatasan akses terhadap aset dan informasi.

h. Rekonsiliasi atas catatan dengan bukti fisik suatu aset.

2. Input controls

Digunakan untuk mengendalikan pemasukan data ke dalam sistem computer. Input control

meliputi :

a. Drop-down atau look-up menu yang menyediakan suatu nilai yang akan di-entry.

b. Record-checking untuk menentukan apakah data yang dimasukkan konsisten dengan data

yang dimasukkan pada file yang berhubungan.

53  

c. Konfirmasi data yang dimasukkan oleh user dengan menampilkan data yang

berhubungan dari tabel lain.

d. Referential integrity controls untuk memastikan bahwa pencatatan event berhubungan

dengan file master yang benar.

e. Format check untuk membatasi pemasukan data terhadap teks, nomor, dan tanggal.

f. Validation rule untuk membatasi data yang di-entry sesuai dengan nilai tertentu.

g. Use of default dari data yang dimasukkan.

h. Pembatasan terhadap field yang dibiarkan kosong.

i. Menerapkan sebuah field sebagai primary key.

j. Computer-generated values yang dimasukkan ke dalam record.

k. Total batch controls yang diambil sebelum penginputan data dibandingkan dengan print

outs setelah penginputan data.

l. Review dari perubahan laporan untuk pemeriksaan error sebelum posting.

m. Exception report yang menampilkan kasus dimana terjadi penyimpangan terhadap nilai.

3. General controls

Pengendalian-pengendalian yang lebih luas yang diterapkan untuk banyak proses. General

controls meliputi :

a. Perencanaan sistem informasi.

b. Pengorganisasian fungsi teknologi informasi.

c. Identifikasi dan pengembangan solusi sistem informasi.

d. Implementasi dan operasi sistem akuntansi.

4. Performance reviews

54  

Merupakan aktivitas yang melibatkan analisis atas kinerja yang meliputi perbandingan hasil

aktual dengan anggaran, perkiraan, standar, dan data pada periode sebelumnya. Performance

controls meliputi :

a. Tersedianya anggaran, perkiraan, standar, atau hasil pada periode sebelumnya melalui file

maintenance.

b. Penggunaan laporan untuk membandingkan hasil aktual dengan anggaran, perkiraan,

standar, atau hasil pada periode sebelumnya.

c. Tindakan perbaikan, jika diperlukan untuk memperbaiki kinerja dan atau merevisi data

referensi pada data file master.

2.2.6.6.6 Catatan Akuntansi yang digunakan

Dalam fungsi sistem akuntansi pengiriman jurnal-jurnal yang digunakan adalah :

• Jurnal Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p107), jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,

baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal ini manajemen akan dapat

memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu,

urut secara kronologis.

55  

Halaman :…….

Jurnal Penjualan

Tanggal Keterangan Nomor

Bukti

Piutang

Dagang

Penjualan

Tunai

Lain-lain Debit Hasil

Penjualan No.Rek Jumlah

Tabel 2.2 Tabel Jurnal Khusus Penjualan

• Jurnal Penerimaan Kas

Menurut Mulyadi (2001, p107), jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi

penerimaan kas, sumber pokok penerimaan kas perusahaan dari penjualan tunai dan

penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini

digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas

56  

Halaman :…….

Jurnal Penerimaan Kas

Tanggal Keterangan Nomor

Bukti

Kas Debit Piutang

Tunai

Kredit

Lain-lain Debit

No.Rek Jumlah

Tabel 2.3 Tabel Jurnal Khusus Penerimaan Kas

57  

• Jurnal Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2001, 108), jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi

pengeluaran kas.

Halaman :…….

Jurnal Pengeluaran Kas

Tanggal Keterangan Nomor

Bukti

Utang

Dagang

Debit

Lain-lain Debit Hasil

Penjualan No.Rek Jumlah

Tabel 2.4 Tabel Jurnal Khusus Pengeluaran Kas