bab 2 landasan teori 2.1 teori umum 2.1.1 pengertian...
TRANSCRIPT
8
Bab 2
Landasan Teori
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Evaluasi
(Kamus Besar Bahasa Indonesia), “Evaluasi adalah proses penilaian
yang sistematis mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan
permasalahan serta pemberian solusi-solusi atas permasalahan yang
ditemukan.”
(Umar Husein 2005,p36), “Evaluasi adalah suatu proses untuk
menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu standar tertentu untuk
mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat
yang telah dikejakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang
diperoleh”.
Jadi kesimpulannya evaluasi adalah menganalisis dan memberi penilaian
serta solusi terhadap masalah yang ditemukan.
2.1.2 Pengertian Sistem
(James A. Hall 2001, h5), “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang
saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.”
(James A. O’Brien 2005, h29), “Sistem adalah sekelompok komponen
yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan
9
bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses
transformasi yang teratur.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-
komponen yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
2.1.3 Pengertian Informasi
(Raymond McLeod 2001, h15), “Informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti”.
(James A. Hall 2007, p617), “Informasi adalah fakta yang
menyebabkan penggunanya melakukan tindakan yang tidak akan dapat
dilakukannya atau tidak dilakukannya, jika tidak ada fakta tersebut”.
(Mcleod 2004, p10), information is processed data that is meaningful;
it usually tells the user something that she or he did not already know.
(Informasi adalah data yang diproses yang mempunyai arti; informasi
biasanya memberitahukan pengguna akan sesuatu yang belum pernah ia
ketahui).
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diatur dan
telah diproses dan mempunyai arti untuk penerimanya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
(James A. O’Brien 2003, p7), “Sistem informasi dapat diorganisasikan
dengan mengkombinasikan manusia, hardware, software, jaringan
10
komunikasi dan sumber daya data dimana informasi dikumpulkan,
ditransformasikan dan disebarkan dalam organisasi.”
(James A. Hall 2007, p9), ”Sistem informasi adalah serangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan ke para penggunanya”.
Jadi kesimpulannya sistem informasi adalah serangkaian prosedur
formal dimana data dikumpulkan dan dapat diorganisasikan dengan
mengkombinasikan manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan
sumber daya data dimana informasi dikumpulkan, ditransformasikan dan
disebarkan dalam organisasi diproses menjadi informasi dan didistribusikan
ke para penggunanya.
2.1.5 Pengendalian Internal
2.1.5.1 Pengertian Pengendalian Internal
(Arens, Elder dan Beasley 2005, p270), ” Pengendalian internal
berisi dari kebijakan dan prosedur yang didesain untuk mendukung
manajemen dengan perlindungan yang diterima oleh perusahaan untuk
mencapai tujuannya.”
(Romney dan Steinbart 2002, p195), ”Pengendalian internal
adalah perencanaan dari organisasi dan metode-metode yang akurat
dan terpercaya, mengembangkan dan memperbaiki keefisienan
operasional dan mendorong ketaatan untuk menentukan kebijakan
manajerial.”
11
(Ron Weber 1999, p35), ”Pengendalian internal adalah suatu
sistem untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi kejadian yang
timbul saat transaksi dari serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi
secara sah, tidak akurat, tidak lengkap, mengandung redudansi, tidak
efektif dan tidak efisien.”
Pengendalian internal dikelompokkan menjadi tiga bagian :
1. Preventive control
Pengendalian ini digunakan untuk mencegah masalah sebelum
masalah tersebut muncul.
2. Detective control
Pengendalian ini digunakan untuk menemukan masalah yang
berhubungan dengan pengendalian setelah masalah tersebut
timbul.
3. Corrective control
Pengendalian ini digunakan untuk memperbaiki masalah yang
ditemukan pada detective control. Pengendalian ini mencakup
prosedur untuk menentukan penyebab masalah yang timbul,
memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang timbul, memodifikasi
sistem proses. Dengan demikian bisa mencegah kejadian yang
sama pada masa yang akan datang.
Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah
kebijakan yang didesain untuk mencegah, mendeteksi dan
mengkoreksi kejadian untuk mendukung manajemen.
12
2.1.5.2 Komponen Pengendalian Internal
(http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern),
Committee of Sponsoring Organization of the Treatway
Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen
pengendalian intern yang meliputi Lingkungan Pengendalian
(Control Environment), Penilaian Resiko(Risk Assesment),
Prosedur Pengendalian (Control Procedure), Pemantauan
(Monitoring), serta Informasi dan Komunikasi (Information and
Communication).
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap
para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya
pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor
yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah
filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan
atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi
manajemen (manajemen yang progresif atau yang
konservatif), struktur organisasi (terpusat atau
terdesentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan
pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar
keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
13
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun
yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik
aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit)
maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah diidentifikasi
dapat dianalisa dan evaluasi sehingga dapat diperkirakan
intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi
proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan
perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya dan
kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai
berikut :
1. Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
2. Pelimpahan tanggung jawab.
3. Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
4. Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan
operasional.
4. Informasi dan Komunikasi (Information and
Communication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen
yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi
tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur
14
pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen
sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan
pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada
perusahaan.
Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan.
Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk
menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi
yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan
pelaporan eksternal.
5. Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan
menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas
pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan
baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha
manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat
dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau
tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala
saat terjadi perubahan pokok dalam strstegi manajemen
senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada
perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang
bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian
intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian
15
atas pengendalian intern sebagai bagian dari auditor atas
laporan keuangan.
2.1.5.3 Tujuan Pengendalian Internal
COSO yang dikutip dari buku (Romney 2003,p.196) tujuan
pengendalian intern adalah :
1. Efektifitas dan efisiensi operasi.
2. Laporan keuangan yang dapat dipercaya.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ada.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
(Jones Rama 2003, p4), Sistem Informasi Akuntansi merupakan
subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi
akuntansi dan keuangan sama seperti perolehan informasi yang berasal dari
pengolahan transaksi akuntansi rutin.
(McLeod 2001, p304), Sistem Informasi Akuntansi bertugas untuk
mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di
dalam maupun di luar perusahaan.
Kesimpulannya Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan data
yang berisi informasi akuntansi dan keuangan yang diatur untuk memproses
transaksi menjadi informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
16
2.1.6.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
(Menurut Hall 2001,p18):
1. Untuk mendukung fungsi pertanggungjawaban kepengurusan
suatu organisasi atau perusahaan. Manajemen bertanggung jawab
untuk menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber
daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi
tersebut.
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
Sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh
pihak manajemen unuk melakukan tanggung jawab pengambilan
keputusan.
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.
Sistem informasi membantu personil operasional untuk bekerja
lebih efektif dan efisien.
2.1.6.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Beberapa karakteristik Sistem Informasi Akuntansi menurut
(Raymond Mcleod, Jr 2001, p306), yaitu :
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan.
Perusahaan tidak memutuskan untuk melakukan pengolahan data
atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk
memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam
lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik,
17
serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan
pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak
memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan Sistem
Informasi Akuntansi sebagai cara mencapai dan menjaga
pengendalian.
2. Berpegangan pada prosedur yang relatif standar.
Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara
pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah
datanya dengan cara atau prosedur yang umum digunakan.
3. Menangani data yang rinci.
Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan
perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit
(audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat
ditelusuri dari awal hingga akhir dan sebaliknya.
4. Terutama berfokus historis.
Data yang dikumpulkan oleh Sistem Informasi Akuntansi
umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau.
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan sebagian output
informasi bagi manajer perusahaan.
(Raymond Mcleod, Junior 2001, p304-305) Sistem Informasi
Akuntansi melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data, yaitu:
18
1. Pengumpulan Data.
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan
setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan
perusahaan.
2. Manipulasi data.
Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi.
Operasi manipulasi data meliputi : pengklasifikasian,
pengurutan, penghitungan, dan pengikhtisaran.
3. Penyimpanan data.
Data dari setiap transaksi disimpan di suatu tempat hingga
diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan
pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan
secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar
data dalam database adalah data akuntansi.
4. Penyiapan dokumen
Output yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi untuk
perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan
dipicu dalam 2 cara:
a. Oleh suatu tindakan.
Output dihasilkan bila terjadi sesuatu. Misalnya, tagihan
yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
b. Oleh jadwal waktu.
19
Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Misalnya, cek gaji
yang disiapkan setiap hari Jumat.
2.1.7 COBIT
COBIT (Control Objectives for Information and Related
Technology) adalah sebuah framework dan supporting toolset yang
membantu manajer menjembatani gap antara tujuan untuk keperluan
pengendalian, permasalahan teknik (technical issue) dan resiko bisnis
serta mengkomunikasikan level pengendalian kepada stakeholders ( IT
Governance Institute, 2005).
Pengelolaan assurance, pengendalian dan security professionals.
COBIT menyediakan langkah-langkah praktis terbaik yang dapat
diambil dan lebih difokuskan pada pengendalian (control), yang
selanjutnya dijelaskan dalam domain dan framework proses.
Manfaat dari langkah-langkah praktis terbaik yang dapat diambil
tersebut antara lain :
1. Membantu mengoptimalkan investasi teknologi informasi yang
mungkin dapat dilakukan.
2. Menjamin pengiriman service.
3. Menyediakan pengukuran yang akan digunakan untuk memutuskan
ketika terjadi suatu kesalahan.
Orientasi bisnis dari COBIT adalah menghubungkan tujuan
bisnis ke dalam tujuan teknologi informasi, menyediakan metric dan
20
maturity models untuk mengukur pencapaian tujuan perusahaan serta
mengidentifikasikan tanggung jawab yang terkumpul dari bisnis dan IT
process owners. Prinsip dasar dari framework COBIT adalah
untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan
perusahaan.
COBIT dikembangkan oleh Information Technology Governance
Institute, yang merupakan bagian dari Information System Audit and
Control Association (ISACA). COBIT memberikan arahan (guidelines)
yang berorientasi pada bisnis, dan karena itu bussiness process owners
dan manager, termasuk juga auditor dan user, diharapkan dapat
memanfaatkan arahan ini dengan sebaik-baiknya.
Domain COBIT:
1. PLAN AND ORGANISE (PO)
Domain ini mencakup strategi dan taktik, serta difokuskan pada
penentuan arah TI yang dapat memberikan kontribusi terbaik dalam
pencapaian tujuan-tujuan bisnis (business objectives). Selanjutnya,
realisasi dari strategi yang merupakan penjabaran dari visi dan misi
perusahaan perlu untuk direncanakan, dikomunikasikan dan diatur
dengan perspektif yang berbeda.
Domain PO terdiri dari 10 macam proses, yaitu:
1. PO1 Define a Strategic IT Plan
2. PO2 Define the Information Architecture
21
3. PO3 Determine Technological Direction
4. PO4 Define the IT Processes, Organization and Relationships
5. PO5 Manage the IT Investment
6. PO6 Communicate Management Aims and Direction
7. PO7 Manage IT Human Resources
8. PO8 Manage Quality
9. PO9 Assess and Manage IT Risks
10. PO10 Manage Projects
2. ACQUIRE AND IMPLEMENT (AI)
IT solution pada realisasi IT strategy perlu diidentifikasikan,
dikembangkan atau dipelajari sebagaimana diimplementasikan dan
diintegrasikan ke dalam proses bisnis. Sementara itu, perubahan dan
perawatan sistem yang ada tercakup dalam domain AI untuk memastikan
penyelesaian yang berkelanjutan memenuhi tujuan-tujuan bisnisnya.
Domain AI terdiri dari 7 macam proses, yaitu:
1. AI1 Identify Automated Solutions
2. AI2 Acquire and Maintain Application Software
3. AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure
4. AI4 Enable Operation and Use
5. AI5 Procure IT Resources
6. AI6 Manage Changes
7. AI7 Install and Accredit Solutions and Changes
22
3. DELIVER AND SUPPORT (DS)
Domain ini difokuskan pada actual delivery dari layanan yang
dibutuhkan, yang mana melibatkan layanan pengiriman, manajemen
keamanan dan kelancaran, pendukung layanan bagi users dan
manajemen data serta fasilitas operasional.
Domain DS terdiri dari 13 proses, yaitu:
1. DS1 Define and Manage Service Levels
2. DS2 Manage Third-party Services
3. DS3 Manage Performance and Capacity
4. DS4 Ensure Continuous Service
5. DS5 Ensure Systems Security
6. DS6 Identify and Allocate Costs
7. DS7 Educate and Train Users
8. DS8 Manage Service Desk and Incidents
9. DS9 Manage the Configuration
10. DS10 Manage Problems
11. DS11 Manage Data
12. DS12 Manage the Physical Environment
13. DS13 Manage Operations
4. MONITOR AND EVALUATE (ME)
Semua proses teknologi informasi perlu dinilai secara berkala untuk
mengetahui kualitas dan pelaksanaannya terhadap pemenuhan
23
kebutuhan pengendalian. Domain ini difokuskan untuk mengetahui
performance manajemen, memonitor pengendalian internal, pelaksanaan
peraturan dan penyediaan pengelolaan
Domain ME terdiri dari 4 macam proses, yaitu:
1. ME1 Monitor and Evaluate IT Performance
2. ME2 Monitor and Evaluate Internal Control
3. ME3 Ensure Regulatory Compliance
4. ME4 Provide IT Governance
Menurut COBIT 4.1 (p. 17-18). Proses COBIT teknologi
informasi melindungi pengendalian umum teknologi informasi
tetapi tidak ada pengendalian aplikasi karena merupakan
tanggung jawab dari pemilik proses bisnis dan digambarkan
sebelumnya dimana diintegrasikan didalam proses bisnisnya.
Berdasarkan COBIT 4.1, kriteria informasi untuk mencapai tujuan
bisnis meliputi :
1. Efektifitas
Untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan
dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan
benar, konsisten. dapat dipercaya dan tepat waktu.
24
2. Efisiensi
Memfokuskan pada ketentuan informasi melalui penggunaan
sumber daya yang optimal.
3. Kerahasiaan
Memfokuskan proteksi terhadap informasi yang penting orang
yang tidak memiliki hak otorisasi.
4. Integritas
Berhubungan dengan keakuratan dan kelengkapan informasi
dengan kebenaran yang sesuai dengan harapan dan nilai bisnis.
5. Ketersediaan
Berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika diperlukan
dalam proses bisnis sekarang dan yang akan datang.
6. Kelengkapan
Sesuai menurut hukum, peraturan dan rencana perjanjian untuk
proses bisnis.
7, Keakuratan informasi
Informasi untuk manajemen mengoperasikan entitas dan
mengatur pelatihan keuangan dan kelengkapan laporan
pertanggungjawaban.
Kaitan Tujuan Bisnis dan Tujuan teknologi informasi dalam
COBIT dapat dibagi menjadi 4 perspektif, yaitu :
25
1. Perspektif Keuangan
Dilihat dari perspektif keuangan ada 3 hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
1. Memberikan hasil yang baik dalam investasi pada teknologi
informasi – memungkinkan investasi bisnis
2. Mengelola teknologi informasi – berhubungan dengan resiko
bisnis
3. Meningkatkan penguasaan perusahaan dan ketransparanan
2. Perspektif Pelanggan
Dilihat dari perspektif pelanggan ada 6 hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pelayanan.
2. Memajukan produk untuk dapat bersaing dan pelayanan
3. Memperkenalkan kelancaran pelayanan dan ketersediaan
4. Cepat tanggap dalam merespon perubahan bisnis
5. Mencapai biaya optimal dalam layanan pengiriman
6. Memperoleh kepercayaan dan informasi yang berguna untuk
strategi pembuatan keputusan
3. Perspektif Internal
Dilihat dari perspektif internal ada 6 hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
1. Meningkatkan dan memelihara fungsi- fungsi bisnis proses
2. Mengurangi biaya proses
26
3. Menyediakan pemenuhan dengan hukum eksternal, peraturan
dan perjanjian
4. Menyediakan pemenuhan dengan kebijakan internal
5. Mengelola perubahan bisnis
6. Menyediakan dan memelihara operasional dan produktifitas
staf
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Dilihat dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan ada 2
hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Mengelola produk dan bisnis inovasi
2. Memperoleh dan memelihara kemampuan dan motivasi orang
Maturity Models
Penilaian kemampuan proses berdasarkan maturity models
COBIT adalah bagian kunci dari implementasi pengelolaan teknologi
informasi.
Maturity dimodelkan untuk pihak manajemen dan digunakan
untuk mengontrol IT processes berdasarkan metode evaluasi dari
perusahaan, sehingga dapat digunakan untuk menilai dirinya dimulai
dari level non – existent (0) ke level optimised (5). Pendekatan ini
berasal dari maturity model yang dibuat oleh Software Engineering
Institute dan digunakan untuk menilai tingkat kematangan (maturity)
dari kemampuan pengembangan software.
27
Maturity levels dirancang sebagai profil dari IT processes yang
akan diakui oleh pihak perusahaan sebagai penjelasan yang
memungkinkan dari kondisi sekarang dan kondisi di masa yang akan
datang.
IT processes COBIT, yaitu:
1. Dapat menilai performance perusahaan yang sebenarnya, yaitu posisi
perusahaan saat ini.
2. Dapat mengetahui status industri saat ini, dengan melakukan
perbandingan.
3. Dapat meningkatkan target perusahaan, dengan memetakan posisi
yang ingin dicapai oleh perusahaan.
4. Hasil yang diperoleh dengan mudah dapat digunakan dalam uraian
manajemen, yaitu dengan cara menampilkannya sebagai pendukung
untuk rencana ke depan dari business case yang akan dihadapi.
Teknik evaluasi yang digunakan pada Djatmiko (2007), dimana
maturity model digunakan sebagai metric untuk mengukur tingkat
perkembangan system informasi. Dengan Maturity model dapat
digunakan juga untuk mengendalikan proses TI dengan suatu metoda
scoring sedemikian sehingga suatu organisasi dapat menilai dirinya
sendiri dan “ tidak ada” sampai “ optimized” (dari 0 sampai 5).
Pendekatan ini diperoleh berdasarkan Maturity Model.
Untuk masing-masing proses IT, ada suatu skala pengukuran,
berdasar pada suatu penilaian antara “0” sampai “5”. Skala ini
28
dihubungkan dengan matuity model yang diuraikan berkisar antara “
Tidak ada” sampai “ optimized” sebagai berikut :
Model Umum Maturity
Level 0 Tidak ada (Non-Existent ), kurang lengkapnya setiap proses yang dikenal.
Organisasi sama sekali tidak mengetahui adanya masalah.
Level 1 Inisialisasi ( Initial ), Terdapat bukti bahwa organisasi telah mengetahui
adanya masalah yang membutuhkan penanganan. Penanganan masalah
dilakukan dengan pendekatan adhoc, berdasarkan kasus dari perorangan.
Tidak dilakukannya pengelolaan proses yang terorganisir. Setiap proses
ditangani tanpa menggunakan standar.
Level 2 Pengulangan ( Repeatable ), Prosedur yang sama telah dikembangkan dalam
proses-proses untuk menangani suatu tugas, dan diikuti oleh setiap orang
yang terlibat di dalamnya. Tidak ada pelatihan dan komunikasi dari prosedur
standard tersebut. Tanggung jawab pelaksanaan standar diserahkan pada
setiap individu. Kepercayaan terhadap pengetahuan individu sangat tinggi,
sehingga kesalahaan sangat memungkinkan terjadi.
Level 3 Terdefinisi ( Defined ), Prosedur telah distandardisasikan, didokumentasi,
serta dikomunikasikan melalui pelatihan. Namun, implementasinya
diserahkan pada setiap individu, sehingga kemungkinan besar penyimpangan
tidak dapat dideteksi. Prosedur tersebut dikembangkan sebagai bentuk
formulasi dari pratik yang ada.
Level 4 Dikelola ( Managed ), Pengukuran dan pemantauan terhadap kepatuhan
29
dengan prosedur, serta pengambilan tindakan jika proses tidak berjalan secara
efektif, dapat dilakukan. Perbaikan proses dilakukan secara konstan.
Implementasi proses dilakukan secara baik. Otomasi dan perangkat yang
digunakan terbatas.
Level 5 Dioptimalkan ( Optimized ), Implementasi proses dilakukan secara
memuaskan. Hal tersebut merupakan hasil dari perbaikan proses yang terus
menerus dan pengukuran tingkat kedewasaan organisasi. Teknologi informasi
diintergrasikan dengan aliran kerja, dan berfungsi sebagai perangkat yang
memperbaiki kualitas dan efektivitas. Organisasi lebih responsif dalam
menghadapi kompetisi bisnis.
Tabel 2.1.9 Level Model Maturity
Terdapat lima macam kemungkinan respon, dikaitkan dengan maturity
model yang direkomendasikan oleh COBIT ( skala 0 – 5 ). Responen akan
memilih tingkat aktivitas yang sangat sesuai dengan kondisi saat ini. Maturity
Model akan membantu para profesional menjelaskan ke para manajer tentang
kekurangan manajemen teknologi informasi dan menetapkan target yang
mereka perlukan dengan membandingkan kontrol organisasi pratik yang
terbaik. Tingkatan maturity akan dipengaruhi oleh sasaran rinci tingkat dari
control maturity akan tergantung pada organisasi yang bergantung pada
teknologi informasi, teknologi dan terutama informasinya.
30 2.2 Teori Pendukung
2.2.1 Overview Activity Diagram
Activity diagram mempresentasikan bisnis dan juga workflow
operasional dalam suatu sistem. Sebuah Activity Diagram adalah variasi dari
state diagram yang mana “state” merepresentasikan operasi dan transisinya
merepresentasikan aktivitas yang terjadi pada saat operasi telah selesai.
Initial state
Fill Out Form Check Form
[Incorrect form]
[Correct form]Final state
Activity diagram tersebut memperlihatkan aksi yang terjadi pada saat
anda menyelesaikan suatu isian pada web form. User mulai dengan mengisi
form yang tersedia kemudian akan dicek, hasil dari pengecekan tersebut akan
diketahui apakah form tersebut harus diisi lagi atau dinyatakan sudah selesai.
2.2.2 Pengertian Persediaan
(Baridwan 2000, p149), ”Persediaan merupakan istilah yang
digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu
perusahaan, namun akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Secara
umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang
yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan untuk
memproduksi barang-barang yang akan dijual
31
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi Persediaan
(Bowersox dan Closs 1996, p31), kebutuhan persediaan suatu
perusahaan tergantung pada tingkat servis pelanggan yang diinginkan
dengan inventori minimum dan dengan biaya keseluruhan yang paling
rendah.
(Kieso 2001, p394), persediaan adalah aset yang disimpan untuk dijual
dalam siklus bisnis biasa atau suatu barang yang akan digunakan atau
dikonsumsi sebagai barang produksi untuk suatu barang yang akan dijual.
Jadi Kesimpulan kami sistem informasi persediaan adalah sistem yang
menyediakan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen yang berhubungan dengan operasi pemesanan, penyimpanan
dan persediaan bahan baku.
2.2.4 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Persediaan
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi persediaan antara lain
(Wilkinson etal, 2000) :
1. Bagian Gudang
Bertugas untuk mengatur persediaan yang dimiliki perusahaan untuk
dijual kembali,memastikan bahwa persediaan telah dipesan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan,menerima barang yang dipesan dan
memeriksa barang yang diterima dalam keadaan baik,menjaga
persediaan barang hingga dibutuhkan.
32
2. Bagian Pembelian
Bertugas untuk memilih supplier yang kompetitif untuk
mendapatkanbarang atau jasa,memesan dan membeli barang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
3. Bagian Penjualan
Bertugas untuk membuat sales order dan invoice atas barang yang dijual
sehingga mengubah jumlah database persediaan.