bab 2 landasan teori 2.1 teori-teori dasar/umum 2.1.1 erp...

8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori Dasar/Umum

2.1.1 ERP (Enterprise Resource Planning)

Definisi Enterprise Resource Planning (ERP) menurut Hossain,

Patrick dan Rashid (2002, p2) adalah sistem software untuk manajemen

bisnis, mencakup modul-modul untuk mendukung area fungsional seperti

perencanaan, produksi, penjualan, pemasaran, distribusi, keuangan, finansial,

manajemen sumber daya manusia, manajemen proyek, manajemen

persediaan, layanan dan pemeliharaan, transportasi dan e-business.

Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p153), Enterprise

Resource Planning adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur

proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian, dan accounting dalam

suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam

suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan

menyediakan manajemen reporting tools.

Sedangkan menurut O’Brien (2005, p699), Enterprise Resource

Planning (ERP) adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang

proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses

bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,

kelincahan, dan profitabilitasnya.

9

Menurut Wallace dan Kremzar (2001, p5), Enterprise Resource

Planning adalah sebagai berikut :

a. Suatu perangkat peralatan manajemen perusahaan global yang

menyeimbangkan permintaan dan persediaan.

b. Menyediakan kemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan

pemasok ke dalam suatu rantai pasokan yang lengkap

c. Menggunakan proses bisnis yang terpercaya untuk pembuatan

keputusan.

d. Menyediakan integrasi antar berbagai fungsi seperti penjualan,

pemasaran, produksi, operasi, logistik, pembelian, keuangan,

pengembangan produk baru, dan sumber daya manusia, yang

memungkinkan orang menjalankan bisnisnya dengan layanan

pelanggan dan produktivitas yang memuaskan, biaya yang rendah dan

inventori yang minimal, serta menyediakan pondasi untuk e-

commerce yang efektif.

Beberapa modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning

(ERP) Systems antara lain :

• Accounting management

• Financial management

• Manufacturing management

• Production management

• Transportation management

• Sales & distribution management

• Human resources management

10

• Supply chain management

• Customer relationship management

• E-Business

2.1.2 Pengertian Area Fungsional dari Operasional

Setiap perusahaan memiliki beberapa macam area fungsional utama

dalam mengoperasikan bisnisnya. Masing-masing area fungsional meliputi

berbagai fungsi bisnis dan aktivitas bisnis. Beberapa contoh area fungsional

meliputi (Brady, Monk dan Wagner, 2001, p2) :

1. Marketing and Sales

Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pemasaran, pemrosesan

pesanan pelanggan, manajemen hubungan pelanggan, dukungan

pelanggan, ramalan penjualan, dan iklan.

2. Production and Material Management

Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis pembelian, penerimaan,

transportasi/logistik, penjadwalan produksi, manufaktur, dan

pemeliharaan gudang.

3. Accounting and Finance

Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis akuntansi keuangan, alokasi

biaya dan pengontrolan, perencanaan dan pendanaan, serta manajemen

arus kas.

11

Process

4. Human Resource

Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis perekrutan dan penerimaan

karyawan, pelatihan karyawan, penggajian dan keuntungan.

2.1.3 Pengertian Proses Bisnis

Menurut Brady, Monk dan Wagner (2001, p3), proses bisnis adalah

kumpulan aktivitas yang menggunakan satu atau berbagai jenis input dan

menciptakan suatu output yang mempunyai nilai bagi pelanggan.

Inputs Outputs

Gambar 2.1 Proses Bisnis Secara Umum

Perbedaan fungsi bisnis dengan proses bisnis :

- Fungsi bisnis merupakan kegiatan masing-masing divisi dalam perusahaan

yang bertugas sesuai dengan fungsinya. Contoh: customer service bertugas

untuk melayani pendaftaran pelanggan atau menerima barang yang rusak.

- Proses bisnis melibatkan beberapa area fungsional dan berbagai fungsi

dengan berbagai area. Manajer bisnis selalu berusaha untuk memandang

operasi bisnis dari perspektif kepuasan pelanggan.

Berbagi data secara efektif dan efisien antar area fungsional akan

membuat proses bisnis lebih efisien. Sistem informasi dapat didesain,

sehingga data yang disalurkan akurat dan tepat waktu di antara area

fungsional.

Bisnis menggunakan berbagai input dalam bentuk material, orang dan

peralatan, kemudian mengubah input ini menjadi barang dan jasa untuk

12

pelanggan. Informasi sangat dibutuhkan untuk mengatur input dan proses

bisnis, sehingga pelanggan menerima barang dan jasa sesuai dengan

permintaan.

2.1.4 Teknik Pengumpulan Data

Bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik

pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner

(angket), observasi (pengamatan), dan gabungan ketiganya (Sugiyono, 2008,

p193).

2.1.4.1 Interview (wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila

peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan

data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-

report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan

pribadi. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak

terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan

menggunakan telepon.

Wawancara terbagi 2 jenis, yaitu:

a. Wawancara terstruktur

13

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik

pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan

diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden

diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya

(Sugiyono, 2008, p194).

b. Wawancara tidak terstruktur

Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang

bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara

yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk

pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya

berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan

(Sugiyono, 2008, p197).

2.1.4.2 Kuesioner (Angket)

Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau

pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner

cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar

dalam wilayah luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan atau

pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden

secara langsung, atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono,

2008, p199)

14 2.1.4.3 Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri

yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu

wawancara dan kuesioner. Kalau dalam wawancara dan kuesioner

selalu berkomunikasi dengan narasumber secara langsung, maka

observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam

yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan

bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja,

gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu

besar (Sugiyono, 2008, p203).

Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi

dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan

serta) dan non participant observation (Sugiyono, 2008, p203).

a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)

Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan

sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan

sebagai sumber data penelitian (Sugiyono, 2008, p203).

b. Observasi Non-Partisipan

Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat

langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati,

maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan

hanya sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2008, p204).

15

Dari segi instrumentasi yang digunakan, maka observasi

dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur

(Sugiyono, 2008, p203).

a. Observasi Terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang telah

dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di

mana tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila

peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan

diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup

dapat juga digunakan sebagi pedoman untuk melakukan

observasi (Sugiyono, 2008, p204).

b. Observasi Tidak Terstruktur

Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak

dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan

diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara

pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan

pengamatan, peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah

baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan

(Sugiyono, 2008, p205).

2.1.5 Skala Pengukuran

Skala pengukuran merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai

acuan untuk menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur,

16

sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan

menghasilkan data kuantitatif (Sugiyono, 2008, pp131-132).

Skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi

seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial. Dalam penelitian,

fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang

selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert, maka

variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel. Kemudian

indikator tersebut dijadikan sebagai titik tolak untuk menyususn item-item

instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan. Jawaban setiap item

instrumen yang menggunakan skala Likert mempunyai gradasi dari sangat

positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa berupa kata-kata antara lain:

(Sugiyono, 2008, p133)

a. Sangat Setuju a. Selalu

b. Setuju b. Sering

c. Ragu-ragu c. Kadang-kadang

d. Tidak setuju d.Tidak pernah

e. Sangat tidak setuju

a. Sangat positif a. Sangat baik

b. Positif b. Baik

c. Negatif c. Tidak baik

d. Sangat negatif d. Sangat tidak baik

17

Untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu dapat diberi skor,

misalnya:

1. Setuju/ selalu/ sangat positif diberi skor 5

2. Setuju/ sering/ positif diberi skor 4

3. Ragu-ragu/ kadang-kadang/ netral diberi skor 3

4. Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif diberi skor 2

5. Sangat tidak setuju/ sangat negatif diberi skor 1

Instrumen penelitian yang menggunakan skala Likert dapat dibuat dalam

bentuk checklist atau pilihan ganda. (Sugiyono, 2008, p133).

2.1.6 Sampel

Menurut Sugiyono (2008, p116), sampel adalah bagian dari jumlah dan

karakteristik yang dimiliki oleh populasi. Bila populasi besar dan peneliti tidak

mungkin mempelajari semua yang ada pada populasi, misalnya karena

keterbatasan dana, tenaga, dan waktu, maka peneliti dapat menggunakan

sampel yang diambil dari populasi itu. Apa yang dipelajari dari sampel itu,

kesimpulannya akan diberlakukan untuk populasi.

2.1.6.1 Teknik Sampling

Menurut Sugiyono (2008, pp116-117), teknik sampling adalah

merupakan teknik pengambilan sampel. Untuk menentukan sampel

yang akan digunakan dalam penelitian, terdapat berbagai teknik

18

sampling yang akan digunakan. Teknik sampling pada dasarnya dapat

dikelompokkan menjadi dua, yaitu (Sugiyono, 2008, pp118-123) :

1. Probability Sampling

Probability sampling adalah teknik pengambilan sampel

yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota)

populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel.

Probability sampling meliputi simple random sampling,

proportionate stratified random sampling, disproportionate

stratified random, dan area random sampling/cluster sampling.

• Simple random sampling

Dikatakan simple (sederhana) karena pengambilan anggota

sampel dari populasi dilakukan secara acak tanpa

memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Cara

demikian dilakukan bila anggota populasi dianggap homogen.

• Proportionate stratified random sampling

Teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota/unsur

yang tidak homogen dan berstrata secara proporsional.

• Disproportionate stratified random

Teknik ini digunakan untuk menentukan jumlah sampel, bila

populasi berstrata, tetapi kurang proporsional.

• Area random sampling/ cluster sampling

Teknik sampling daerah digunakan untuk menentukan sampel

bila obyek yang akan diteliti atau sumber data sangat luas.

19

2. Non-probability Sampling

Non-probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang

tidak memberi peluang/kesempatan yang sama bagi setiap

unsur/anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel.

Non-probability sampling meliputi sampling sistematis, sampling

kuota, sampling insidental, purposive sampling, sampling jenuh,

dan snowball sampling.

• Sampling sistematis

Sampling sistematis adalah teknik pengambilan sampel

berdasarkan urutan dari anggota populasi yang telah diberi

nomor urut.

• Sampling kuota

Sampling kuota adalah teknik untuk menentukan sampel dari

populasi yang mempunyai ciri-ciri tertentu sampai jumlah

(kuota) yang diinginkan.

• Sampling insidental

Sampling insidental adalah teknik penentuan sampel

berdasarkan kebetulan, yaitu siapa saja yang secara

kebetulan/insidental bertemu dengan peneliti dapat digunakan

sebagai sampel, bila dipandang orang yang kebetulan ditemui

itu cocok sebagai sumber data.

20

• Purposive sampling

Purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan

pertimbangan tertentu. Misalnya, akan melakukan penelitian

tentang kualitas makanan, maka sampelnya adalah orang yang

ahli makanan. Sampel ini lebih cocok digunakan untuk

penelitian kualitatif, atau penelitian-penelitian yang tidak

melakukan generalisasi.

• Sampling jenuh

Sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua

anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering

dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30

orang.

• Snowball sampling

Snowball sampling adalah teknik penentuan sampel yang

mula-mula jumlahnya kecil, kemudian membesar. Dalam

penentuan sampel, nula-mula dipilih satu atau dua orang,

tetapi karena dengan dua orang ini belum merasa lengkap

terhadap data yang diberikan, maka peneliti mencari orang

lain yang dipandang lebih tahu dan dapat melengkapi data

yang diberikan oleh dua orang sebelumnya. Begitu seterusnya,

sehingga jumlah sampel semakin banyak.

21

2.1.7 Microsoft Dynamics Navision

Menurut (http://www.microsoft.com/dynamics/en/us/products/gp-

overview.aspx), Microsoft Dynamics Navision merupakan sebuah produk ERP

(Enterprise Resources Planning) yang dikembangkan oleh Microsoft. Produk

ini merupakan bagian dari paket Microsoft Dynamics dan bertujuan untuk

membantu bagian keuangan, produksi, manajemen hubungan pelanggan,

analisis dan perdagangan elektronik bagi perusahaan level kecil dan menengah.

Produk itu sendiri telah melewati beberapa perubahan nama yang

aslinya perusahaan Navision atau Microsoft telah mencoba untuk memutuskan

bagaimana seharusnya dipasarkan. Mulai dari nama "Navision Financials",

"Navision Attain", "Microsoft Business Solutions Navision Edition", dan pada

tahun 2007 telah ditetapkan penggunaan nama "Microsoft Dynamics Navision".

Pada bulan Desember 2008, Microsoft merilis Dynamics Navision

2009, dengan peranan baru berbasis GUI. Microsoft awalnya merencanakan

untuk mengembangkan sistem ERP yang sama sekali baru (Proyek hijau),

tetapi telah memutuskan untuk melanjutkan pengembangan semua sistem ERP

(Dynamics AX, Dynamics NAV, Dynamics GP dan Dynamics SL). Keseluruhan

empat sistem ERP akan diluncurkan dengan user interface berbasis aturan baru

yang sama, pelaporan dan analisis berbasis SQL, portal berbasis SharePoint,

mobile client berbasis Pocket PC dan integrasi dengan Microsoft Office.

Berikut adalah beberapa keunggulan yang dimiliki Microsoft Dynamics

Navision :

• Simple, smart, and innovative

22

Sejak 1984, Microsoft Dynamics Navision telah dibentuk khusus bagi

perusahaan kecil menengah yang membutuhkan solusi ERP yang cepat

diimplementasikan, mudah di konfigurasi, dan sederhana untuk digunakan.

• One complete ERP solution

Mengumpulkan seluruh fungsi bisnis menjadi satu system yang terintegrasi.

Dengan tampilan yang menyerupai Microsoft Windows Vista dan Microsoft

Office, mudah untuk dipelajari. Dengan semua bagian yang terintegrasi,

memudahkan akses ke database, sehingga seluruh karyawan dapat bekerja

lebih cepat dan efektif.

• Greater simplicity for greater productivity

Adanya Role Center memudahkan para pengguna untuk melihat prioritas

kerja dan akses informasi dan tugas yang mereka butuhkan sesuai bidang

mereka secara lebih spesifik.

• Making smart decisions

Memungkinkan setiap individu di dalam perusahaan untuk mengubah

informasi yang ada menjadi keputusan yang tepat. Dengan akses secara

real time, dan analisis secara luas, dan alat pembuatan laporan seperti

grafis, OLAP, dan web based delivery options, memungkinkan keputusan

yang lebih pasti untuk menunjang bisnis perusahaan.

• Fast to implement, easy to configure, and simple to use

Perubahan keperluan bisnis tanpa perlu mengganggu kegiatan operasi atau

budget TI yang ada, hal inilah yang disediakan Microsoft Dynamics

23

Navision dalam mengatur fleksibilitas terhadap kebutuhan system dengan

kebutuhan bisnis yang terus berubah dan tumbuh. Fitur keamanan

memungkinkan sistem mengendalikan siapa yang boleh mengakses sistem,

dan arsitektur yang terbuka memungkinkan sistem dapat diubah ke

depannya apabila ada kebutuhan khusus.

Detail mengenai ringkasan data yang dapat dilakukan di Microsoft Dynamics

Navision mencakup :

Tabel 2.1 Ringkasan Data Microsoft Dynamics Navision

FITUR KUNCI DESKRIPSI

CAKUPAN APLIKASI - Upgrade bagian akuntansi yang fleksibel

- Fungsi navigasi untuk menentukan semua entri yang berkaitan di- posting yang sama.

- Pelacakan transaksi - Keamanan dan peran bisnis

BUKU BESAR

- Buku besar, piutang , dan hutang terintegrasi secara penuh dengan aplikasi area dari Microsoft Navision.

- Mudah untuk mengatur kode akunransi. - Template jurnal umum - Biaya - Peran bisnis - Penjadwalan akun- pelaporan internal. - Konsolidasi - Pajak penjualan - Pandangan analisis - Penggantian log

FITUR KUNCI DESKRIPSI

PENJUALAN DAN PENERIMAAN

- Pemasukan dasar - Faktur Penjualan - Diskon faktur penjualan - Manajemen pemesanan penjualan - Alternatif pengapalan

24

- Agen pengiriman - Manajemen pemesanan, pengembalian,

penjualan - Kalendar - Penetapan diskon lini penjualan - Penetapan harga lini penjualan

PENGATURAN KAS - Manajemen akun bank - Penulisan cek - Rekonsiliasi bank - Pembayaran elektronik

MANAJEMEN HUBUNGAN

- Manajemen kontak - Klasifikasi kontak

PEMBELIAN DAN HUTANG

- Integrasi Outlook - Hutang dasar - Faktur pembelian - Manajemen pemesanan pembelian - Diskon faktur pembelian - Alternatif alamat pemesanan - Manajemen pengembalian pembelian

barang - Penetapan diskon lini pembelian - Penetapan harga lini pembelian

INVENTORI - Multi lokasi - Stock Keeping Units - Alternatif produsen - Tagihan Material - Lokasi pertukaran - Pelacakan barang - Pengenaan barang - Penggantian barang - Referensi cross item - Barang tanpa stok - Siklus penghitungan - Bin - Warehouse receipt - Warehouse shipping

DIMENSI FITUR KUNCI

- Dimensi yang fleksibel - Hirarki dimensi - Aturan dimensi

DESKRIPSI - Biaya oleh dimensi

- Dimensi input - Dimensi semua akun buku besar - Pandangan analisis - Pelaporan dimensi

VARIASI MATA UANG - Perdagangan dengan menggunakan

25

berbagai mata uang - Manajemen mata uang yang fleksibel - Kurs pertukaran - Laporan tambahan mata uang - Alat konversi euro

ASET TETAP - Definisi fleksibel dan pengelompokan aset

- Jumlah yang tidak terbatas untuk depreciation books

- Pelatihan untuk standar atau penyesuaian metode depresiasi

- Statistik untuk setiap buku - Informasi maintenance - Informasi asuransi - Alokasi untuk periode depresiasi - Klasifikasi ulang untuk aset tetap - Pemisahan dan pembagian penyustan

dari aset tetap - Laporan dan fasilitas laporan dari aset

tetap. - Maintenance

VARIASI LOKASI DAN PUSAT TANGGUNG JAWAB

- Menangani inventori lebih dari satu lokasi dari satu database

- Memperoleh gambaran lengkap bisnis secara real-time

- Membuat pusat laba rugi DISKON LINI PENJUALAN FITUR KUNCI

- Menentukan harga penjualan yang spesifik dan lini diskon untuk pelanggan individu

- Mengatur harga jual umum dna lini diskon untuk kelompok pelanggan atau semua pelanggan yang ada.

- Menetapkan harga untuk item yang spesifik dan/atau sebuah grup item

- Harga jual dasar dan diskon lini jual berdasarkan nilai moneter atau persentase diskon

- Mengatur harga jual dan diskon DESKRIPSI

- penjualan berdasarkan validitas periode tertentu

- Menetapkan harga jual dan diskon lini jual untuk satu kejadian atau persetujuan tertentu.

- Melacak bagaimana penghitungan harga jual dan diskon penjualan

26

SUMBER DAYA - Sumber daya dasar - Manajemen kapasitas - Macam-macam biaya

PEKERJAAN - Pekerjaan dasar - Manajemen kapasitas - Macam-macam biaya

MANUFAKTUR - Pemesanan produksi - Produksi tagihan material

SUMBER DAYA MANUSIA / PENGGAJIAN

- Sumber daya manusia dan penggajian untuk lebih dari 5000 karyawan

- Deposit langsung - Laporan penggajian

2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik yang Dibahas

2.2.1 IT Balanced Scorecard

Menurut Smith (2007, p166), Balanced Scorecard adalah suatu

peralatan manajemen yang menyediakan unit pengukuran yang komprehensif

bagi eksekutif senior untuk menilai bagaimana organisasi berkembang dan

maju serta mencapai tujuan strategis.

Balanced Scorecard (BSC) menyediakan instrumen yang diperlukan

bagi manajer untuk mengarahkan keberhasilan kompetitif di masa depan

(Kaplan dan Norton, 1996, p2). Sekarang ini, organisasi sedang bersaing

dalam lingkungan yang begitu kompleks sehingga pengertian yang akurat

mengenai tujuan mereka dan metode untuk mencapai tujuan menjadi suatu

hal yang sangat penting. BSC memperjelas misi dan strategi suatu organisasi

ke dalam suatu kumpulan ukuran kinerja yang komprehensif yang

menyediakan framework untuk pengukuran strategi dan sistem manajemen.

BSC mengukur kinerja organisasi melalui 4 perspektif yang seimbang, yaitu:

finansial, pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran dan

27

pertumbuhan. BSC memungkinkan perusahaan untuk melihat hasil keuangan

dengan pemantauan kemajuan secara simultan dalam kemampuan dan

mendapatkan keuntungan yang tak dapat diukur di masa mendatang.

Balanced Scorecard bisa diaplikasikan ke dalam fungsi TI dan

prosesnya. Van Grembergen dan Van Bruggen telah mengembangkan IT

Balanced Scorecard lebih lanjut pada tahun 1997, dan Van Grembergen dan

Timmerman pada tahun 1998. (Grembergen, 2000).

Gambar 2.2 Perubahan Traditional BSC ke IT BSC

Pendekatan IT Balanced Scorecard dapat digunakan untuk :

• Mengevaluasi implementasi software ERP.

• Mengevaluasi kelangsungan operasi dari instalasi ERP. (Keyes, 2005,

p104)

Empat perspektif IT Balanced Scorecard :

• User Orientation Perspective, menjelaskan tentang evaluasi pengguna

teknologi informasi dan bagaimana pengguna memandang departemen

TI.

TRADITIONAL BSC • Financial • Customer • Internal Business

Process • Learning and Growth

IT BSC • Corporate Contribution • Customer (User)

Orientation • Operational Excellence • Future Orientation

28

Misi : Menjadi pilihan sebagai penyedia sistem informasi atau

menyediakan produk dan layanan yang bernilai tambah

kepada pengguna akhir.

Strategi : - Menjadi pilihan sebagai penyedia aplikasi.

- Menjadi pilihan sebagai penyedia operasional.

- Membangun hubungan baik dengan komunitas

pengguna.

- Memuaskan kebutuhan pengguna.

- Menggali peluang-peluang TI.

Tabel 2.2 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Pengguna

Ukuran/Parameter 1. Preferred IT supplier • % aplikasi yang diatur TI • % aplikasi yang disediakan TI • % aplikasi in-house 2. Partnership with user • Indeks keterlibatan pengguna dalam pembuatan aplikasi strategis baru. • Indeks keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. • Frekuensi rapat Komite Pengendali TI 3. User satisfaction • Indeks user friendliness of applications • Indeks kepuasan pengguna. • Indeks ketersediaan aplikasi dan sistem • Indeks fungsionalitas aplikasi. • % pengembangan aplikasi dan operasi di dalam Service Level Agreement

(SLA).

• Operational Excellence Perspective, menjelaskan proses pemakaian

teknologi informasi untuk mengembangkan dan menyampaikan aplikasi,

seberapa efektif dan efisien proses teknologi informasi.

29

Misi : Menyediakan aplikasi dan layanan TI yang efektif dan

efisien.

Strategi : - Pengembangan yang efektif dan efisien

- Operasi yang efektif dan efisien

Tabel 2.3 Ukuran/ Parameter Perspektif Keunggulan Operasional

Ukuran/Parameter 1. Efisiensi pengembangan piranti lunak • % perubahan dan penyesuaian yang dilakukan sepanjang tahap

pengembangan. • Jumlah kerusakan per poin fungsi pada tahun pertama produksi • Jumlah poin fungsi per orang per bulan • Rata-rata jumlah hari keterlambatan dalam menyediakan software. • Rata-rata peningkatan budget yang tidak diharapkan. • % proyek dijalankan di dalam SLA. • % kode yang digunakan ulang. • % aktivitas pemeliharaan. • Penumpukan kerja yang terlihat dan yang tidak terlihat. 2. Efisiensi operasi • % tidak tersedianya mainframe. • % tidak tersedianya jaringan. • Waktu respon per kategori pengguna. • % pekerjaan yang terselesaikan pada waktu yang ditetapkan. • % of reruns. • Waktu rata-rata antara kegagalan sistem. • Rasio biaya operasional. 3. Kemahiran PC dan PC software • Rata-rata waktu untuk penyediaan. 4. Manajemen masalah • Rata-rata waktu jawaban help desk. • % pertanyaan terjawab dalam waktu yang ditetapkan. • % solusi dalam SLA. 5. Pendidikan pengguna • % pengguna yang telah mendapakan pendidikan (per teknologi/aplikasi)

Ukuran/Parameter• Kualitas indeks pendidikan. 6. Pengaturan staf TI • Jumlah waktu orang yang dapat ditugaskan secara internal atau eksternal. • % waktu orang yang ditugaskan pada proyek.

30

• Indeks kepuasan staf TI 7. Penggunaan software komunikasi • % staf TI yang dapat mengakses fasilitas groupware (internet atau intranet). • % staf TI yang menggunakan fasilitas groupware secara efektif.

• Future Orientation Perspective, menjelaskan sumber daya manusia dan

teknologi yang dibutuhkan oleh TI untuk menyampaikan layanannya,

serta seberapa baik posisi TI di kebutuhan mendatang.

Misi : Mengadakan peningkatan atau perbaikan secara

berkala dan menyiapkan diri untuk tantangan masa

depan.

Strategi : - Pelatihan dan pendidikan bagi staf TI

- Keahlian staf TI

- Penelitian dalam munculnya teknologi

- Usia portofolio aplikasi

Tabel 2.4 Ukuran/ Parameter Perspektif Orientasi Masa Depan

Ukuran/Parameter1. Pendidikan tetap karyawan. • Jumlah hari pendidikan/pelatihan per orang • Budget pendidikan sebagai suatu persentase total IT budget. 2. Keahlian staf TI • Jumlah tahun keahlian TI per anggota staf • Piramida usia staf TI. 3. Usia portofolio aplikasi. • Jumlah aplikasi per kategori usia. • Jumlah aplikasi kurang dari 5 tahun. 4. Penelitian dalam teknologi baru. • % budget yang dikeluarkan untuk penelitian TI

• Business Contribution Perspective, menjelaskan tentang perolehan nilai

bisnis dari investasi teknologi informasi.

31

Misi : Memperoleh kontribusi bisnis yang real dan masuk

akal dari investasi TI.

Strategi : - Kontrol beban-beban dan biaya-biaya TI

- Nilai bisnis proyek TI

- Menyediakan kemampuan bisnis baru

Tabel 2.5 Ukuran/ Parameter Perspektif Kontribusi Perusahaan

Ukuran/Parameter1. Kontrol biaya-biaya TI • Persentase di atas atau di dalam budget. • Alokasi budget items yang berbeda. • IT budget sebagai suatu persentase turnover. • Biaya TI per anggota staf. 2. Menjual pada pihak ketiga • Keuntungan finansial yang berasal dari penjualan produk dan layanan. 3. Nilai bisnis proyek TI yang baru • Evaluasi financial berdasarkan ROI, NPV, IRR, PB. • Evaluasi bisnis berdasarkan information economics. 4. Nilai bisnis fungsi TI • Persentase kapasitas pengembangan yang digunakan pada proyek strategis. • Hubungan antara pengembangan baru/investasi infrastruktur/investasi

penggantian atau penempatan ulang.

Sangat penting untuk mengembangkan sebuah hubungan sebab akibat

di dalam IT Balanced Scorecard yang menjelaskan pengukuran hasil dan

performance drivers. IT Balanced Scorecard yang baik membutuhkan

perpaduan yang baik dari dua tipe pengukuran. Pengukuran hasil seperti

produktivitas programmer tidak memperhatikan bagaimana cara hasil

tersebut dicapai. Dan performance drivers tanpa pengukuran hasil dapat

menyebabkan investasi yang besar, namun tanpa sebuah pengukuran apakah

32

strategi ini efektif. Hubungan sebab akibat ini perlu didefinisikan ke dalam

seluruh scorecard (Gambar 2.3): pelatihan staff IT yang semakin baik

(perspektif orientasi masa depan) akan mendukung (performance driver)

terhadap pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (perspektif

penyempurnaan operasional) yang akan menyebabkan kepuasan user

meningkat (perspektif orientasi pengguna) yang pada akhirnya akan

berdampak pada nilai bisnis dari IT yang meningkat (perspektif kontribusi

perusahaan).

Gambar 2.3 Diagram Sebab Akibat

PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN

PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL

PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN

33

Gambar 2.4 Hubungan Sebab Akibat

JIKA

Keahlian staf TI meningkat (perspektif orientasi masa depan)

MAKA

Hal ini akan menghasilkan pengembangan sistem dengan kualitas

yang lebih baik (penyempurnaan operasional)

MAKA

Hal ini akan menyebabkan kepuasan user yang meningkat (perspektif

orientasi pengguna)

MAKA

Hal ini akan menambah dukungan terhadap proses bisnis (perspektif

kontribusi perusahaan)

34

2.2.1.1 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard

V i s i P e r u s a h a a n V i s i D i v i s i T I

M i s i P e r u s a h a a n M i s i D i v i s i T I

S t r a t e g i P e r u s a h a a n S t r a t e g i D i v i s i T I

D i a g r a m H u b u n g a n S e b a b A k i b a t

P e r s p e k t i f O r i e n t a s i P e n g g u n a

P e r s p e k t i f K o n t r i b u s i P e r u s a h a a n

P e r s p e k t i f O r i e n t a s i M a s a

D e p a n

P e r s p e k t i f K e u n g g u l a n O p e r a s i o n a l

T u j u a n P e r f o r m a n s i S e k a r a n g

P e n c a p a i a n

P e n y e la r a s a n

U k u r a n d a n T u ju a n S t r a t e g i s

P e m r o s e s a n D a t a

S t r a t e g i D i v i s i T I P e r s p e k t i f I T B S C

Gambar 2.5 Kerangka Pembuatan IT Balanced Scorecard

35

2.2.2 Microsoft Dynamics Navision 4.0

Menurut(http://www.acrotechnologies.com/atipl/Microsoft_Navision_4.0_Dou

ble_sided_Fact_Sheet.pdf),

2.2.2.1 Microsoft Dynamics Navision 4.0 membawa fungsionalitas yang

dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.

• Solusi untuk membangun kekuatan bisnis

Microsoft Dynamic Navision 4.0 memiliki arsitektur

terbuka yang memperbolehkan partner Microsoft yang telah

memiliki sertifikat untuk menggunakan standar teknologi

platform menjadi sebuah solusi bagi klien dalam menjalankan

bisnisnya. Selain itu, para partner mampu menyesuaikan sistem

Navision 4.0 yang dapat mengikuti proses bisnis perusahaan

lebih spesifik.

• Membawa kecepatan dan biaya secara efektif

Partner yang berpengalaman akan bekerja sesuai dengan

jenis bisnisnya dan akan menggunakan metodologi serta alat

yang telah terbukti dapat membantu pemetaan proses bisnisnya

sesuai modul yang diperlukan demi keuntungan kompetitif

perusahaannya.

Dari informasi yang diperoleh akan didesain solusi yang

mampu mempertemukan keperluan yang diinginkan. Sebelum

implementasi dimulai, akan dibahas ruang lingkup proyek,

biaya, jangka waktu, dan semuanya terdokumentasi.

36

Implementasi berjalan cepat dan efisien, semuanya merupakan

solusi yang terintegrasi, informasi akan selalu akurat dan tidak

perlu untuk membuang waktu lebih lama dalam menggunakan

sistem tersebut.

2.2.2.2 A Reliable Platform for Growth

2.2.2.2.1 Sistem yang terbuka, namun aman.

Microsoft Dynamics Navision 4.0 merupakan bagian

dari pengembangan yang berbasis objek dan sumber kode

yang mudah sehingga dapat langsung dikustomisasi,

dipelihara, dan langsung dihubungkan ke sistem lainnya.

Gambar 2.6 Navigation of Microsoft Dynamics Navision 4.0

37

2.2.2.2.2 Database yang dapat diandalkan

Baik menggunakan Microsoft SQL Server atau

Database Server untuk Microsoft Dynamics Navision 4.0,

semuanya dapat diandalkan untuk penyimpanan data. Sistem

keamanan yang ada tidak hanya mengendalikan siapa yang

mengakses apa, tetapi juga memastikan tidak terjadinya

inkonsistensi. Bahkan jika mesinnya kehilangan tenaga di

tengah proses posting, transaksi tetap dicatat tanpa masalah.

2.2.2.2.3 Mudah untuk dipelajari

Penampilan yang familiar seperti Microsoft Outlook

membuat para karyawan baru dan pengguna baru lebih

mudah mempelajari. Contohnya, di dalam jurnal umum, layar

akan selalu menampilkan sama pada saat menampilkan

neraca, membuat akun baru, atau saat memposting ke jurnal

dari akun yang telah ada. Dan untuk navigasi pun sangat

familiar seperi standar Microsoft Windows.

2.2.2.2.4 Akses informasi dalam banyak pilihan bahasa.

Menawarkan kepada pelanggan dan vendor dengan

pelayanan yang lebih baik dengan memberikan mereka

deskripsi inventori, laporan yang dicetak, dan faktur dalam

bahasa mereka sendiri yang sesuai dengan budayanya.

38

2.2.2.2.5 Kriteria pelaporan yang tidak terbatas.

Laporan dan analisa berdasarkan jumlah kriteria yang

tidak terbatas. Contohnya, saat kita membuat dimensi

salesperson dan semua atribut yang terkait dengan dimensi

tersebut. Laporan dapat dibuat dan analisa penjualan dapat

ditampilkan dari wilayah, divisi, tanggal, dan kriteria lainnya

menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 atau

menggunakan ekspor ke fitur Microsoft Excel.

2.2.2.2.6 Membuat budget yang lengkap dan akurat dengan

minimal perselisihan

Membuat dan menjaga budget dan sub-budget dengan

bentuk form matriks yang dapat dipahami dengan mudah.

Menghemat waktu dan menjaga keakuratan dengan menyalin

budget dari satu periode atau unit menggunakan faktor yang

disesuaikan, baik aktual atau dengan isi budget. Dapat juga

mendistribusikan budget secara silang di dalam organisasi

menggunakan format Microsoft Excel dan impor dari versi

yang disesuaikan langsung ke dalam Microsoft Dynamic

Navision 4.0.

2.2.2.2.7 Analisa Bisnis

Mengubah data menjadi informasi bisnis yang penting

secara cepat dan sederhana. Analisa bisnis menyediakan alat

39

analisa yang mudah digunakan untuk pengendalian yang

lebih baik atas keseluruhan bisnis. Menggunakan OLAP

(Online Analytical Processing) dari Microsoft SQL Server

2000, semua data diubah menjadi satuan informasi yang

disebut cube. Menggunakan tampilan Microsoft Outlooks,

analisa bisnis ini menampilkan informasi ke dalam desktop

dimana mudah digunakan sebagai alat analisis.

Gambar 2.7 Business Analytics for Microsoft Dynamics Navision 4.0

2.2.2.3 Modul Purchase and Payables

Pada modul ini terdapat lima hal penting yang terkandung di

dalamnya, yaitu perihal:

- Vendor

- Purchases Transaction

40

- Integration for Balance Sheet Account

- Integration for Profit and Loss Account

- Revaluation of item by item charges (optional)

2.2.2.4 Modul Inventory Management



- Item

- Location Transfer Management

- Integration for Balance Sheet Account (Inventory Account)

- Integration for Profit and Loss Account (Inventory Adjustment

Account)

- Using Item Journals and Revaluation Journal (Optional)

2.2.2.5 Modul Sales and Receivables



- Customer

- Sales Transaction and Documents

- Pricing Policy

- Integration for Balance Sheet Account (AR account)

- Integration for Profit and Loss Account (Sales & COGS

Account)

- Using item charges to increase AR (optional)

41

2.2.3 Biaya

2.2.3.1 Pengertian Biaya

Menurut Remenyi (2001, p5), biaya adalah semua pengorbanan

yang perlu dilakukan untuk suatu proses produksi, yang dinyatakan

dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang sudah

terjadi maupun yang akan terjadi. Dalam akuntansi, yang dimaksud

dengan biaya adalah aliran sumber daya yang dihitung dalam satuan

moneter yang dikeluarkan untuk membeli atau membayar persediaan,

jasa, tenaga kerja, produk, peralatan, dan barang lainnya yang

digunakan untuk keperluan bisnis atau kepentingan lainnya.

2.2.3.2 Jenis Biaya

Biaya terbagi menjadi dua, yaitu:

a) Biaya eksplisit

Biaya eksplisit adalah biaya yang terlihat secara fisik, misalnya

berupa uang.

b) Biaya implisit

Biaya implisit adalah biaya yang tidak terlihat secara langsung,

misalnya biaya kesempatan dan penyusutan barang modal.

2.2.3.3 Kategori Biaya

Menurut Hughes dan Cotterell (2006, p41), ada 3 kategori

biaya, yaitu:

a) Biaya pengembangan

42

Meliputi gaji dan biaya pekerjaan lainnya dari pegawai yang terlibat

dalam pengembangan proyek dan semua biaya berhubungan

dengannya.

b) Biaya penyusunan

Meliputi biaya peletakan sistem dalam tempat. Ini secara garis besar

terdiri dari biaya perangkat keras baru dan peralatan tambahan,

tetapi juga akan meliputi biaya konversi file, perekrutan, dan

pelatihan pegawai.

c) Biaya operasional

Terdiri dari biaya pengoperasian sistem sekali diinstal.

2.2.4 Manfaat

2.2.4.1 Pengertian Manfaat

Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat teknologi informasi

adalah keuntungan atau kebaikan, sesuatu yang dihasilkan dengan

bantuan komputer dan komunikasi yang mana perusahaan akan siap

untuk membayar atas penggunaannya.

2.2.4.2 Kategori Manfaat

Menurut Remenyi (2000, p41), ada 3 kategori manfaat, yaitu:

a) Tangible IT benefit

Tangible IT benefit adalah manfaat yang secara langsung

mempengaruhi keuntungan perusahaan.

43

b) Intangible IT benefit

Intangible IT benefit adalah manfaat yang dilihat memiliki efek

positif pada bisnis perusahaan, tetapi tidak secara langsung

mempengaruhi keuntungan perusahaan.

c) Quantifiable or unquantifiable tangible IT benefit

Quantifiable tangible IT benefit adalah manfaat yang secara

langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan dan efeknya

secara obyektif mungkin diukur. Sebagai contoh, pengurangan

biaya atau aset atau peningkatan dalam penghasilan.

Unquantifiable tangible IT benefit dapat juga dilihat secara

langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan, tetapi tepat

memperluas yang tidak dapat secara langsung diukur. Contoh:

kemampuan untuk memperoleh informasi lebih baik melalui

penggunaan teknologi informasi, meningkatkan profil resiko

perusahaan dan meningkatkan keamanan perusahaan.

2.2.5 Analisa Cost-Benefit

Menurut Remenyi (2000, p80), analisa Cost-Benefit adalah proses

membandingkan berbagai biaya perolehan dan pengimplementasian sistem

informasi dengan keuntungan yang mana organisasi peroleh dari penggunaan

sistem. Secara umum, analisa cost-benefit, seharusnya ditunjukkan pada dasar

pembiayaan marginal. Ini berarti bahwa hanya biaya tambahan yang terjadi

44

oleh system baru seharusnya dilibatkan. Demikian juga, hanya biaya marginal,

seperti keuntungan baru atau tambahan, seharusnya dibandingkan dengan

biaya.

Standar pengevaluasian keuntungan ekonomi beberapa proyek adalah

dengan melaksanakan cost-benefit analysis, yang terdiri dari 2 tahap, (Hughes

dan Cotterell, 2006, p40), yaitu:

a) Mengidentifikasikan dan memperkirakan semua biaya dan keuntungan

pelaksanaan proyek.

Melibatkan biaya pengembangan sistem, biaya pengoperasian, dan

keuntungan yang diharapkan untuk bertambah dari pengoperasian sistem,

dimana sistem yang diusulkan adalah penggantian satu yang tersedia.

Perkiraan ini seharusnya menggambarkan biaya dan keuntungan karena

sistem baru. Sistem pemrosesan pesanan penjualan, sebagai contoh, tidak

menyatakan keuntungan organisasi oleh total nilai penjualan, hanya oleh

peningkatan karena penggunaan sistem baru.

b) Mengekspresikan biaya ini dan keuntungan dalam satuan umum.

Harus mengevaluasi keuntungan bersih, yang merupakan perbedaan di

antara keuntungan total dan biaya total. Untuk melakukan ini, setiap

biaya dan setiap keuntungan harus diekspresikan dalam istilah keuangan.

45

Teknik evaluasi cost-benefit yang digunakan, yaitu: (Hughes dan Cotterell,

2006, p44)

2.2.5.1 Payback Period

Menurut Djakman (2001, p308), payback period adalah waktu

yang diambil untuk membagi rata atau membayar kembali investasi

awal. Periode pembayaran kembali adalah jumlah tahun yang

dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran awal. Secara normal, proyek

dengan payback period terpendek akan dipilih pada organisasi yang

ingin meminimalkan waktu proyek dalam hutang. Oleh karena kriteria

ini, mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan biaya investasi

awal, maka perlu menghitung arus kas yang dihasilkan dan bukan

besarnya keuntungan akuntansi. Kriteria dalam menerima atau

menolak, melibatkan apakah periode pembayaran kembali dari proyek

kurang dari atau sama dengan periode pembayaran maksimum yang

diinginkan perusahaan.

Menurut(http://usupress.usu.ac.id/files/Studi%20Kelayakan%20

Bisnis_2_Final_normal_bab%208.pdf), metode payback period

merupakan metode penilaian investasi yang sangat sederhana

perhitungannya, sehingga banyak digunakan oleh perusahaan, tetapi di

lain pihak metode ini mempunyai kelemahan-kelemahan, yaitu:

• Tidak memperhatikan nilai waktu uang.

46

• Mengabaikan arus kas masuk yang diperoleh sesudah payback

method suatu rencana investasi tercapai.

• Mengabaikan nilai sisa investasi.

Meskipun metode payback period memiliki beberapa

kelemahan, namun metode ini masih terus digunakan secara intensif

dalam membuat keputusan investasi. Akan tetapi metode ini tidak

digunakan sebagai alat utama, melainkan hanya sebagai indikator dari

likuiditas dan resiko investasi.

Keunggulan metode Payback Period, yaitu:

• Perhitungannya mudah dimengerti dan sederhana.

• Mempertimbangkan arus kas dan bukan laba menurut akuntansi.

• Sebagai alat pertimbangan resiko karena makin pendek payback

makin rendah resiko kerugian.

Menurut (http://jurnal.bl.ac.id/wp-content/uploads/2007/01/BEJ-

v3-n1-artikel7-agustus2006.pdf), payback period adalah suatu metode

yang menunjukkan berapa lama (dalam beberapa tahun) suatu investasi

akan bisa kembali. Payback Period menunjukkan perbandingan antara

initial investment dengan aliran kas tahunan. Apabila periode payback

kurang dari suatu periode yang telah ditentukan, maka akan diterima.

Apabila tidak, proyek tersebut ditolak. Kelemahan utama dari metode

payback ini adalah tidak memperhatikan aliran kas masuk setelah

periode payback, sedangkan dengan NPV masih diperhatikannya aliran

47

kas masuk sampai selesainya waktu periode proyek. Metode payback

ini banyak digunakan untuk melengkapi periode lain.

Menurut Hendro (2006, p389), rumus mencari Payback Period, yaitu:

Payback Period =

di mana:

Initial investment cost = investasi awal

Annual proceed = aliran kas masuk bersih setiap tahun

2.2.6 Fit/Gap Analysis

Menurut(http://www.businessanalysistherealworld.com/pdfs/Chapter21

-Fit-GapAnalysis.pdf), fit/gap adalah sebuah pembelajaran untuk

mengidentifikasi apakah fungsionalitas sistem menyesuaikan kebutuhan

pengguna, dan jika beberapa gap diidentifikasi, mereka dicatat dalam format

yang ditentukan. Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus

menggambarkan perbedaan. Proses fit/ gap mengevaluasi kebutuhan pengguna

untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas

sekarang lawan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modul-

modul perangkat lunak. Alternatives akan disediakan ketika gap dalam

fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada

proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak.

Fit/ gap analysis secara khusus akan meninjau:

• Setiap proses bisnis area fungsional.

• Semua elemen data kunci yang butuh untuk diubah atau diciptakan.

48

• Metode untuk menggunakan elemen data pasti.

Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk:

• Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses

bisnis sekarang.

• Melayakkan perubahan dalam prosedur pasti.

• Mengidentifikasi tampilan penting untuk menangkap.

• Mengidentifikasi permasalahan keperluan perubahan kebijakan.

1. Ranking Requirement

Requirement harus diidentifikasi ke dalam tingkat prioritas mereka.

Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk memastikan semua protes

bisnis kritis yang diakomodasi selama implementasi sistem baru.

Mengijinkan tim proyek untuk berfokus pada area itu yang sangat penting

untuk organisasi dan juga penting ketika fungsionalitas baru dapat

menambah nilai ke bisnis sekarang untuk meningkatkan proses bisnis,

merealisasikan efisiensi, atau meningkatkan pelaporan. Ranking setiap

kebutuhan biasanya disediakan menggunakan dokumen kebutuhan proyek.

Berikut mengidentifikasi kode-kode yang digunakan dalam kolom rank

laporan analisis fit/gap:

H – High / Kebutuhan Penting, yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk

operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi; mereka juga

meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal.

49

M – Medium / Kebutuhan Penambah Nilai, yaitu kebutuhan yang jika

dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara siginifikan,

kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika

dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada

organisasi.

L – Low / Kebutuhan yang diinginkan, adalah kebutuhan yang baik untuk

dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan

mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses

bisnis.

2. Tingkat Kesesuaian

Tahap selanjutnya tahap analisis adalah menentukan tingkat

kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini

akan diuraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat

kesesuaian untuk analisis fit/gap:

F – Fit - artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak.

G – Gap - artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini.

Comment disediakan dan alternatif disarankan diidentifikasi dan

rekomendasi dibuat; mungkin menghasilkan rekomendasi untuk

kustomisasi pada perangkat lunak.

P - Partial fit - artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang

memuaskan kebutuhan. Workaround, custom report atau customization

akan, bagaimanapun juga, diidentifikasi ketika diperlukan untuk

memenuhi kebutuhan.

50

3. Gap Resolution

Ketika gap diidentifikasi dalam analisis ini, maka akan menyediakan

alternatif dan solusi yang direkomendasikan untuk memecahkan gap. Ada

beberapa cara untuk memecahkan gap, seperti mengubah proses bisnis,

merancang work-around, mengkustomisasi perangkat lunak, atau interfacing

dengan sistem yang lama. Titik kunci untuk mengerti adalah kustomisasi ke

fungsionalitas perangkat lunak yang dihasilkan akan meningkatkan biaya

implementasi proyek seimbang dampak negatif pada kemampuan untuk

upgrade ke new release. Hasilnya, tim proyek seharusnya mengambil

pendekatan berikut ketika mencari resolusi gap potensial. Berikut adalah

penjelasan berbagai pilihan untuk resolusi gap:

• Package Work-Around - Pertama tim akan mengidentifikasi cara

alternatif pencapaian kebutuhan dalam proses yang dihasilkan.

• Membuat bisnis menyesuaikan package – Jika package work-around

tidak mungkin, tim seharusnya merekomendasikan perubahan potensial

proses bisnis untuk menyesuaikan proses dan mengeliminasi gap.

• Customization sebagai usaha terakhir - Seharusnya kustomisasi

diperlukan, strategi yang dipilih untuk membangun fungsionalitas

eksternal baru perangkat lunak dan menampilkan package daripada

kustomisasi package-nya sendiri.

Definisi kustomisasi perangkat lunak adalah sebagi berikut:

Kustomisasi paket perangkat lunak dipertimbangkan menjadi beberapa

perubahan aplikasi yang memerlukan intervensi oleh staf

51

pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berlawanan

mempengaruhi kemampuan untuk upgrade ke release perangkat lunak

masa depan. Sebagai contoh:

• Kreasi atau modifikasi menus, records, fields, atau peta proses

bisnis.

• Kreasi atau modifikasi proses perangkat lunak, application engines

atau proses bahasa komputer.

• Kreasi laporan baru atau modifikasi ke laporan yang dihasilkan atau

perubahan untuk mengimplementasikan field tingkat keamanan.