bab 2 landasan teori 2.1 evaluasi -...
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Evaluasi
2.1.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Anonim (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008, p. 384), evaluasi
adalah penilaian yang hasilnya hingga saat ini belum diperoleh, upaya penilaian
secara teknis dan ekonomis.
Menurut Vincent (2006, p. 16), evaluasi merupakan fungsi manajemen yang
dilakukan setelah kurun waktu tertentu dan setelah suatu kegiatan telah berlalu.
Selain itu, evaluasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen program.
Evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta
terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan
secara terus-menerus, berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini
dapat dilakukan pada saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan
untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah
program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program
dilaksanakan. Evaluasi program berguna bagi pengambil keputusan untuk
menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas,
atau ditingkatkan. (Vincent, 2006, p. 28)
Jadi, evaluasi merupakan suatu penilaian yang berguna dalam pengambilan
keputusan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu mengenai kesesuaian atas
suatu kegiatan.
9
2.1.2 Ruang Lingkup Evaluasi
Menurut Vincent (2006, p. 23), ruang lingkup evaluasi meliputi:
1. Penilaian atas dampak kolektif baik positif maupun negatif dari semua atau
sebagian besar kegiatan yang telah dilakukan pada lokasi dan atau kelompok
sasaran yang berbeda.
2. Deskriptif keluaran dan hasil atau manfaat sebagaimana dilihat dari sudut
pandang penerima manfaat.
2.2 Enterprise Resource Planning(ERP)
2.2.1 Pengertian ERP
MenurutDewanto & Falahah(2007, p. 2), ERPmerupakan singkatan dari tiga
elemen kata yaitu Enterprise (perusahaan organisasi), resource (sumber daya) dan
planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang
berujung kepada kata kerja, yaitu“planning” yang berarti bahwa ERP menekankan
kepada aspek perencanaan.
MenurutO'Brien (2006, p. 320), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan
mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi
produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia
perusahaan.
Menurut Wijaya & Darudiato(2009, p. 27), ERP merupakan konsep untuk
merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi
program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan
mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih
10
efisien dan dapat memberikan pelayan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat
menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua
pihak yang berkepentingan (stakeholder)atas perusahaan.
Berdasarkan pernyataan di atas, ERP adalah sebuah kumpulan software
yang terintegrasi, yang memiliki modul yang saling berhubungan yang digunakan
untuk mendukung berbagai fungsi di dalam perusahaan.
2.2.2 Konsep Dasar dan Arsitektur ERP
Menurut Wijaya & Darudiato(2009, p. 26),ERP terdiri dari kata Enterprise,
Resource dan Planning yang merupakan sebuah konsep yang berujung pada kata
kerja yaitu planning. Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan
interprestasi sebagai berikut:
a. Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis
b. Metode dan teknik berkomunikasi
c. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis
d. Koordinasi operasi bisnis
Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut:
1. ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang
mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan,
akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan
melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
11
3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di
seluruh enterprise. (Wijaya & Darudiato, 2006, p. 28).
Gambar 2.1 Konsep Sistem ERP
2.2.3 Manfaat dan Kendala ERP
Berikut ini adalah manfaat dan kendala pemakaian ERP dalam perusahaan
menurut Dhewanto & Falahah (2007, p. 11):
Tabel 2.1 Manfaat ERP
Manfaat Cara Mendapatkan Akses informasi yang andal
DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat, sistem pelapor yang lebih baik
Menghindari duplikasi data dan operasi
Modul-modul yang mengakses data dari satu database terpusat, sehingga menghindari prose pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda dan menyebabkan duplikasi
Mempercepat waktu pemrosesan data
Meminimalkan waktu pengambilan data dan pembuatan laporan
Mengurangi biaya Menghemat waktu, meningkatkan kontrol dnegan melakukan analisis menyeluruh terhadap leputusan organisasi
Kemudahan adaptasi Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah
Meningkatkan skalabilitas
Struktur sistemyang bersifat modular dan mudah di kostumisasi
Kemudahan Dukungan purnajual sistem yang berjangka panjang
12
pemeliharaan Pengembangan global Ekstansi modul hingga meliputi SCMdanCRM E-commerce Bisnis internet, kultur kolaboratif
Tabel 2.2 Kendala ERP
Kendala Cara mendapatkan
Memakan waktu Minimalisasikan isu sensitif, politik internal dan ciptakan konsensus umum.
Mahal Memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan.
Kesesuaian modul Arsitektur dan komponen dari sistem yang dipilih sesuai dengan proses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi.
Kebergantungan pada vendor
Pertimbangan pilihan single vs multivendor, petimbangan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang.
Fitur dan kompleksitas Pilih modul dan fitur yang benar-benar diperlukan organisasi.
Skalalitas dan kompatibilitas global
Perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan pertimbangkan sistem yang dapat berjalan di internet.
Pengembangan dan kemampuan
Pertimbangan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM,CRM.
2.3 SAP
2.3.1 Pengertian SAP
Menurut (Dewanto & Falahah, 2007, p. 171), SAP adalah software ERP
yang sangat terintegrasi antara berbagia modul seperti SalesDistribution,
MaterialManagement, FinacialandControlling, HumanResource dan masih
banyak lagi. Karena keintegrasian dan sifatnya yang sangat generik membuat
software ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia dan
menjadikan segala sesuatu yang berhubungan dengan SAP software menjadi
sangat mahal, mulai dari license, training, humanresource dan hardware.
13
SAP dalam hal data processing merupakan singkatan dari Systems
Application and Products. SAP merupakan salah satu vendor pendahulu yang
terkemuka di bidang sistem informasi terintegrasi. SAP menyediakan suatu
informasi yang sifatnya terintegrasi mulai dari bidang akunting hingga
manufaktur, dan dari awal penjualan hingga proses layanan. Apapun data yang
dimasukkan dalam satu area fungsional untuk satu transaksi per bagian, data ini
secara otomatis tercermin dalam semua bidang fungsional terkait. Sistem SAP
mendukung dan mengintegrasikan ribuan proses bisnis. Sebagai sebuah sistem,
SAP memiliki beberapa karakteristik kunci. Pertama dan terutama, SAP adalah
suatu paket lengkap software solution. Kedua, SAP itu memiliki banyak modul,
dan organisasi memiliki kebebasan untuk memilih modul yang mereka butuhkan.
Beberapa modul tergantung pada keberadaan modul lain. Oleh karena itu, ada
batas tertentu mengenai pengaturan prasyarat antar modul. Untuk sebagian besar,
proses yang didukung oleh SAP telah mencakup sebagian besar transaksi yang
terjadi di organisasi. (Portougal & Sundara, 2006, p. 130)
Gambar 2.2 SAP R/3 client-server architectures
14
2.3.2 Produk-Produk SAP
Produk yang ditawarkan oleh SAP menurut Dewanto & Falahah (2007, p.
173)antara lain:
1. mySAP Business Suite: biasanya digunakan untuk perusahaan yang sangat
besar dan modul-modul didalamnya sudah sangat komplit.
2. mySAP All in One: biasanya digunakan untuk perusahaan menengah
keatas, untuk kelengkapan modulnya biasanya menyesuaikan dengan
perusahaan.
3. SAP Business One: biasanya untuk perusahaan kecil dan modul yang ada
di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja, biasanya HR dan FI saja.
2.3.3 Modul-Modul dalam SAP
Menurut Dhewanto& Falahah (2007, p. 172), modul-modul yang tersedia
dalam SAP R/3 antara lain:
Tabel 2.3 Modul-Modul dalam SAP
Financial Logistic Human Resource 1. FinancialAccounting (FI) 2. Controlling (CO) 3. FixedAssetsManagement
(AM) 4. InvestmentManagement (IM) 5. ProjectSystem (PS) 6. Enterprise Controlling (EC) 7. Real Estate Management
1. Sales and Distribution (SD)
2. Materials Management (MM)
3. Quality Management (QM)
4. Plant Maintenance (PM) 5. Customer Service (CS) 6. Production Planning and
Control (PP) 7. SAP Retail
1. Personnel Management (PA)
2. Personnel Time Management (PT)
3. Payroll (PY) 4. Training and Event
Managament (PE)
Berbagai modul dari SAP yang lengkap dan menyeluruh ini dapat
mendukung bisnis proses pada perusahaan umumnya (manufacturing, retail,
15
oilandgas, electricity, healthcare, pharmaceutical, banking, insurance,
telecommunications, transport, automotive, chemical dan masih banyak lagi).
Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan
sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul
dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu
dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses
antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.
2.4 Material Management
2.4.1 Siklus Procurement
Siklus Procurement yang ada pada SAP R/3 adalah sebagai berikut
(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 56):
Gambar 2.3 Procurement Cycle
2.4.1.1 Requirement Determination
Pada tahap requirement determination, user yang ada di departemen
dapat secara manual melewatkan tahap ini dengan membuat PurchaseRequisition.
16
Jika telah menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut dalam
material master, maka sistem SAP R/3 akan membuat purchase requisition secara
otomatis.
Gambar 2.4 Purchase Requisition
2.4.1.2 Determination of Source of Supply
Tahap determination of source of supply merupakan tahap penentuan
calon–calon vendor yang akan diajak kerja sama. Sebagai seorang pembeli,
didukung dengan fasilitas pemilihan source of supply. Pembeli dapat
menggunakan pembeda source of supply untuk membuat Request for Quotation
(RFQs) dan kemudian memasukkan Quotation. Untuk pembuatan RFQs dapat saja
merujuk pada Purchase Requisition dan kondisi yang telah ada pada sistem.
Gambar 2.5 Determination of Source of Supply
17
2.4.1.3 Vendor Selection
Vendor Selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak
kerja sama. Sistem mempermudah pemilihan dari vendor dengan membuat price
comparison antara beberapa quotation. Secara otomatis surat penolakan akan
dikirim kepada vendor yang tidak terpilih berdasarkan price comparison.
2.4.1.4 Purchase Order Processing
Pada tahap purchase order processing, suatu purchase order (PO) dapat
dibuat secara manual ataupun otomatis oleh sistem. Pemrosesan PO dapat
dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition atau
quotations, untuk mengurangi jumlah usaha kerja yang dilakukan. Pembuatannya
dapat juga merujuk pada outline agreement.
Gambar 2.6 Purchase Order
2.4.1.5 Purchase Order Monitoring
Purchase Order Monitoring merupakan kegiatan pemantauan status
purchase order di dalam sistem yang dilakukan oleh pembeli. Contohnya apakah
delivery atau invoice untuk PO tersebut telah dilakukan ataupun belum dilakukan.
18
Dapat dilakukan notifikasi kepada vendoruntukoutstanding deliveries (pengiriman
yang batas waktunya telah dekat).
2.4.1.6 Goods Receipt
Goods Receipt merupakan tahap penerimaan barang. Ketika memasukkan
pengiriman yang telah datang ke dalam sistem, maka dapat dirujuk pada PO yang
relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan dapat dicekapakah
pengiriman barang, beserta jumlah barang sesuai dengan PO. Sistem akan
langsung memperbaharui purchase order history dari PO.
Gambar 2.7 Goods Receipt
2.4.1.7 Invoice Verification
Invoice Verification merupakan tahap pemeriksaaninvoice.Ketika
memasukkan invoice merujuk pada PO yang lalu atau pengiriman lalu sehingga
dapat diperiksa kalkulasi dan ketepatan invoice secara umum. Ketersediaan data
dari purchase order dan good receipt memungkinkan pembeli untuk merujuk pada
perbedaan kuantitas dan harga.
19
Gambar 2.8 Invoice Verification
2.4.1.8 Payment Processing
Program pembayaran mengizinkan pembayaran kepada kewajiban
kreditor. Financial accounting mengeksekusi program ini secara reguler.
2.4.2 Master Data
Master data membuat rekaman data yang disimpan dalam database pada
periode waktu yang cukup lama. Rekaman data ini disimpan secara terpusat, dan
digunakan serta diproses pada cross application basis.
2.4.2.1 Vendor Master
Vendor Master adalah kumpulan data dari vendor yang menjelaskan
secara utuh hubungan vendor dengan perusahaan. Vendor secara normal akan
mempunyai hubungan dengan purchasing department. Pembelian akan menunjuk
vendor untuk melakukan RFQ atau karena adanya penunjukan vendor atas
material tertentu secara langsung. (Martin, 2006, p. 137)
20
Vendor master berisikan informasi tentang vendor perusahaan. Informasi
ini disimpan dalam master record tersendiri. Sebagai tambahan, untuk nama dan
alamat vendor, vendor master memiliki data sebagai berikut:
a. Mata uang yang akan digunakan untuk bertransaksi dengan vendor
b. ToP (Term of Payment)
c. Nama dari orang yang penting sebagai contact person (Contoh:
Salesperson)
Untuk tujuan akuntansi vendor juga merupakan kreditor dari perusahaan,
vendor master record juga memiliki accounting data seperti reconciliation
account dari buku besar. Vendor master record diatur dalam purchasing info
record dan accounting.
Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa kategori:
a. General Data
Data ini berlaku untuk seluruh Client. termasuk alamat vendordan detail
bank.
b. Accounting Data
Accounting data diatur dalam level company code. Memuat data seperti
nomor reconciliation account dan metode pembayaran untuk transaksi
pembayaran secara otomatis.
c. Purchasing Data
Data diatur dalam setiap Purchasing Organization. Termasuk mata uang
dalam purchase order, incoterm dan berbagai control pertaining data
untuk vendor. Dapat juga dilakukan pengaturan data yang berbeda untuk
plant tertentu atau untuk vendor subranges.
21
2.4.2.1.1 Account Group
Ketika membuat vendor master record, harus diputuskan pada account
group mana vendor tersebut akan di-assign. Account group mempunyai fungsi
kontrol.
Account group membedakan hal-hal di bawah ini:
a. Tipe dari number assignment (internal dan eksternal) dan number
area dari setiap account number yang digunakan sistem untuk
mengidentifikasi vendor yang akan di-assign.
b. Pemilihan field- field mana yang siap untuk diinput oleh user, field mana
yang harus di-maintain ataupun field mana yang tidak ditampilkan.
c. Partner schemas yang valid.
d. Status, apakah vendor merupakan one-time vendor atau
tidak.(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.
134)
2.4.2.1.2 Reconciliation Account
Ketika membuat vendor master record, dibutuhkan number untuk
vendor (creditor) yang sifatnya unik. Nomor ini dapat ditentukan langsung oleh
sistem secara otomatis, atau secara manual oleh petugas, tergantung pada account
group. Vendor (creditor) number selalu digunakan sebagai nomor subsidiary
ledger pada financial accounting. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material
Management), 2006, p. 134)
Ketika membuat vendor master record, reconciliation account harus di-
maintain. Reconciliation account merupakan G/L account dalam G/L accounting.
22
Reconciliation menyatakan kewajiban/utang perusahaan pada beberapa
vendordalam G/L accounting. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material
Management), 2006, p. 135)
2.4.2.1.3 Partner Roles
Business partner (vendor)dapat diasumsikan memiliki peran yang
bervariasi jika berhubungan dengan perusahaan. Contohnya selama transaksi
procurement, pada awalnya vendor berperan sebagai order recipient, kemudian
sebagai supplier dari barang dan akhirnya sebagai invoicing party (invoice
presenter). (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.
135)
2.4.2.2 Material Master
Material master record merupakan sumber utama dari data spesifik
material. Digunakan oleh seluruh area dari logistic pada sistem SAP R/3.
Data disimpan dalam material master record dibutuhkan untuk berbagai
tujuan termasuk:
a. Purchasing Data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan.
b. Inventory management data dibutuhkan untuk postinggoods movement dan
membawa physical inventory.
c. Data accounting dibutuhkan untuk material valuation.
d. Materials planning data dibutuhkan untuk Material Requirement Planning.
Layar untuk memproses material master record dapat dibedakan menjadi
tipe berikut ini:
23
a. Main Data
Main data merupakan layar untuk setiap individu user di departemen,
seperti basic data, materials planning dan sebagainya.
b. Additional Data
Merupakan layar dimana dapat ditemukan informasi tambahan, seperti unit
of measure alternative, material short descriptions dan consumption
values.
c. Data at Client level
General master data valid untuk seluruh perusahaan disimpan pada level
Client. ContohnyaMaterial number, material short text, material group,
base dan unit of measure alternatif.
d. Data at Plant level
Semua data yang valid dalam suatu plant dan untuk kepunyaan semua
storage location disimpan dalam level plant. Contoh: Purchasing data,
MRP data, forecasting data, work scheduling data.
e. Data at storage location level
Semua data yang valid dalam bagian dari storage location disimpan pada
level storage location.
2.4.2.3 Material Requirement Planning (MRP)
MRP adalah sistem yang mengontrol levelpersediaan, perencanaan
produksi, membantu supply management dengan informasi yang penting dan
24
membantu dengan sistem kontrol untuk manufaktur pada produksi. Langkah dasar
untuk MRP adalah :
a. Mengidentifikasi syarat untuk item yang harus diikutkan dalam pemrosesan
MRP.
b. Menjalankan MRP dan membuat saran untuk aksi
c. Membentuk saran untuk release pesanan manufaktur dan purchase order.
2.4.3 Enterprise Structure (Tingkatan Organisasi) pada SAP
Tingkatan organisasi dalam SAP R/3 merupakan replikasi dari struktur
organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkatan organisasi dalam SAP R/3
merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam proyek implementasi SAP.
Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu
menerjemahkannya ke dalam struktur SAP.
Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:
‐ Client
‐ Company Code
‐ Plant
‐ Storage Location
‐ Purchasing Organization
‐ Purchasing Group
Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam Customizing
untuk Enterprise Structure. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material
Management), 2006, p. 45)
25
2.4.3.1 Client
Client merupakan suatu unit di dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi
dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master record dan
kumpulan tabel yang independen. Dari sudut pandang bisnis, Client merupakan
representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate group). (Anonim, SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3.
Spesifikasi atau data yang dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua
company code dan unit organisasi lainnya di bawah Client tersebut. Client
didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan tiga digit angka. (Anonim, SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
2.4.3.2 Company Code
Company code merepresentasikan suatu unit independen yang memiliki
laporan keuangan legal sendiri, contohnya: suatu perusahaan dalam Corporate
Group (Client). Company Code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan
4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam Client. (Anonim, SCM 500
Procurement (Material Management), 2006, p. 45)
2.4.3.3 Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan
perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material.
26
Plant didefinisikan dalam sistem dengan empat karakter alfanumerik yang unik
dalam Client. (Anonim, SAP01 Fundamentals, 2006, p. 33)
2.4.3.4 Storage Location
Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk
membedakan material dalam suatu Plant. Manajemen Persediaan (Inventory
Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) perbedaanya ada
pada tingkat Storage Location. Storage Location didefinisikan dengan empat
karakter alfanumerik yang unik dalam Plant. (Anonim, SCM 500 Procurement
(Material Management), 2006, p. 47)
Suatu Client dapat memiliki beberapa Company Code. Suatu Company
Code dapat memiliki beberapa Plant. Sedangkan suatu Plant hanya dimiliki oleh
satu Company Code dalam SAP R/3. Plant dapat memiliki beberapa Storage
Location, tetapi suatu Storage Location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu
Plant saja. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 47)
2.4.3.5 Purchasing Organization
Purchasing Organization merupakan unit organisasi dalam logistik yang
membagi perusahaan berdasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization
bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian
dengan vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. (Anonim, SCM
500 Procurement (Material Management), 2006, p. 48)
Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan dengan
mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu Company Code atau ke
beberapa Plant. Beberapa Purchasing Organization dapat di-assign ke satu
27
Company Code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu
Company Code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign ke Company
Code (pembelian lintas Company Code). Beberapa Plant dapat di-assign ke suatu
Purchasing Organizationdan juga satu Plant ke beberapa Purchasing
Organization. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.
48)
2.4.3.6 Purchasing Group
Purchasing Group merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang
bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, Purchasing
Group bertanggung jawab dalam perolehan material atau class of material. Secara
eksternal, purchasingmerupakan suatu bagian perusahaan yang bertugas
melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing Group tidak di-assign ke unit
lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. (Anonim, SCM 500 Procurement
(Material Management), 2006, p. 48)
2.5 IT Governance
2.5.1 Pengertian IT Governance
MenurutGelinas & Dull(2008, p. 245), ITGovernance merupakan tanggung
jawab dari para eksekutif dan dewan direksi, dan terdiri dari kepemimpinan,
struktur orgnisasi dan proses yang menjamin bahwa teknologi informasi di dalam
perusahaan dapat menopang dan memperluas strategi dan sasaran organisasi.
Menurut Yanti (2008, p. 119), IT Governancemerupakan sebuah struktur
hubungan dan proses yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol
28
perusahaan ke arah tercapainya tujuan perusahaan dengan menambahkan nilai
sambil menyeimbangkan resiko terhadap TI dan prosesnya.
Menurut Mosweu(2009, p. 22), ITGovernance adalah kerangka kerja untuk
kepemimpinan, struktur organisasi dan proses bisnis, standar dan pemenuhan
untuk standar tertentu, yang menjamin sistem informasi organisasi dan
memungkinkan tercapainya strategi dan tujuan.
Berdasarkan kesimpulan di atas ITGovernance adalah kerangka kerja untuk
untuk para pemimpin atau yang menjamin sistem informasi dan teknologi
informasi di dalam perusahaan dapat menopang perusahaan untuk mencapai tujuan
bisnisnya.
2.5.2 Tujuan IT Governance
Tujuan IT Governance menurut Selig (2008, p9), yaitu:
a. Menyelaraskan investasi dalam TI dan memprioritaskan bisnis lebih
dekat lagi.
b. Mengatur, mengevaluasi, memproritaskan, mendanai, mengukur, dan
memonitor permintaan untuk IT services dan hasil dari pekerjaan
dengan lebih konsisten dan lebih mudah untuk diulang sehingga
memberikan hasil yang baik untuk bisnis.
c. Mempertahankan utilisasi sumber daya dan aset yang bertanggung
jawab.
d. Menetapkan dan mengklarifikasikan akuntabilitas dan pembuatan
keputusan (definisi peran dan otoritas harus jelas).
29
e. Memastikan TI dapat menghasilkan hasil sesuai dengan rencana,
budget, dan komitmen.
f. Mengelola resiko-resiko, ancaman-ancaman, perubahan dan
ketidaktentuan yang besar secara proaktif.
g. Meningkatkan performa, pemenuhan, maturity, staffdevelopment dan
inisiatif outsourcing dari IT organizational.
h. Meningkatkan voice of customer, demand management dan kepuasan
customer secara keseluruhan.
i. Mengelola dan berpikir secara global tapi bertindak secara local.
j. Menyukai inovasi dalam fungsi-fungsi TI dan dalam bisnis.
2.5.3 IT Governance Focus Area
Menurut ITGI(2007, p. 6), Fokus Area dari IT Governance adalah sebagai
berikut:
• Strategic Alignment: memastikan hubunganTI dan perencanaan bisnis;
memelihara dan memvalidasi proposisi nilai TI; dan menyelaraskanIT
operation dengan enterprise operation.
• Value Delivery: melaksanakan proposi nilai seluruh siklus pengiriman,
memastikan bahwa TI menghasilkan manfaat yang dijanjikan terhadap
strategi, berkonsentrasi pada mengoptimalkan biaya dan membuktikan nilai
intrinsik TI.
• Resource Management:mengenai investasi yang optimal, manajemen yang
sesuai, sumber daya TIyang penting: aplikasi, informasi, orang dan
30
infrastruktur, Hal-Hal penting yang berhubungan dengan optimisasi
infrastruktur dan pengetahuan.
• Risk Management: memerlukan kesadaranpegawai perusahaan senior
terhadapresiko, suatu pemahaman yang jelas menyangkut resiko
perusahaan,memahami pemenuhan kebutuhan, keterbukaan mengenai
resikoyang signifikan bagi perusahaan, dan menjalankan tangggung jawab
manajemen resiko di dalam organisasi.
• Performance Measurement:mencatat dan mengawasi implementasi
strategi, penyelesaian proyek, pemakaian sumber daya, performa proses
dan peyampaian jasa, penggunaan, sebagai contoh, balance scorecards
yang menerjemahkan strategi ke dalam tindakan untuk mencapai tujuan
yang bisa sudah diperkirakanselangkah lebih maju dibanding akuntansi
konvensional.
Gambar 2.9 Focus Area IT Governance
31
2.6 COBIT
2.6.1 Pengertian COBIT
Menurut Gondodiyoto (2007, p. 276), COBIT adalah sekumpulan
dokumentasi best practice untuk IT governance yang dapat membantu auditor,
pengguna (user) dan manajemen, untuk menjebatani gap antara risiko bisnis,
kebutuhan control dan masalah-masalah teknis TI. COBIT bermanfaat bagi auditor
karena merupakan teknik yang dapat membantu dalam identifikasi IT control
issues. COBIT berguna bagi pengguna karena memperoleh keyakinan atas
kehandalan sistem aplikasi yang dipergunakan. Sedangkan para manajer
memperoleh manfaat dalam keputusan investasi di bidang TI serta
infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan, menentukan information
architecture,dan keputusan atas procurement mesin.
Menurut ITGI(2007, p. 8), dikatakan “COBIT is a framework and
supporting tool set that allow managers to bridge the gap with respect to control
requirements, technical issues, and business risks, and communicate that level of
stakeholders”, yang berarti COBIT merupakan sebuah kerangka kerja (framework)
dan sebagai alat pembantu para manajer untuk menjembatani gap dengan tanggung
jawab dalam mengontrol kebutuhan, permasalahan teknis dan resiko-resiko bisnis,
serta menyampaikan tingkatan-tingkatan dari pengendalian kepada para pemegang
saham.
Orientasi bisnis adalah tema utama COBIT. Hal ini dirancang tidak hanya
untuk dipekerjakan oleh penyedia layanan IT, pengguna dan auditor, tetapi juga,
32
dan lebih penting, untuk memberikan petunjuk yang komprehensif untuk
manajemen dan pemilik proses bisnis. Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip
berikut:
Gambar 2.10 Basic COBIT Principle
Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip berikut:
“Untuk memberikan informasi yang perusahaan butuhkan untuk mencapai
tujuannya, perusahaan perlu berinvestasi dalam dan mengelola dan
mengendalikan sumber daya dengan serangkaian proses terstruktur untuk
memberikan layanan yang memberikan informasi yang diperlukan perusahaan.”
Pengelolaan dan pengendalian informasi berada di inti kerangka COBIT dan
membantu memastikan keselarasan kebutuhan bisnis.
2.6.2 Kerangka Kerja CobiT
Menurut Gondodiyoto (2007,p. 277), kerangka kerja COBIT terdiri dari
beberapa arahan, yakni:
33
a. Control Objectives
Terdiri atas empat tujuan pengendalian tingkat tinggi (High level control
obejctives)yang tercermin dalam empat domain, yaitu Planning and
Organise, Acquire and Implement, Delivery and Support, dan Montior and
Evaluate.
b. Audit Guidelines
Berisi sebanyak 318 tujuan pengendalian rinci (detailed control
objectives)untuk membantu para auditor dalam memberikan management
assurance atau saran perbaikan.
c. Management Guidelines
Berisi arahan, baik secara umum atau spesifik mengenai apa saja yang
harus dilakukan.
Kerangka kerja COBIT memasukkan hal-hal berikut ini :
1. Maturity Models
Untuk memetakan status maturity proses-proses TI (dalam skala 0-5)
dibandingkan dengan “the best in the class in the industry” dan juga
International best practices.
2. Critical Success Factors (CSFs)
Arahan implementasi bagi manajemen agar dapat melakukan control atas
proses TI.
3. Key Goal Indicator (KGIs)
Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan business requirements.
4. Key Performance Indicators (KPIs)
34
Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan process goals.
2.6.3 Kriteria Kerja COBIT
Menurut Gondodiyoto (2007,p. 277), kriteria kerja CobiT meliputi:
1. Effectiveness: Untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan
dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan benar,
konsisten, dapat dipercaya dan tepat waktu.
2. Efficiency: memfokuskan pada ketentuan informasi melalui pengguna
sumber daya yang optimal.
3. Confidentiality: memfokuskan proteksi terhadap informasi yang penting
dari orang yang tidak memiliki hak otorisasi.
4. Integrity: berhubungan dengan keakuratan dan kelengkapan informasi
sebagai kebenaran yang sesuai dengan harapan dan nilai bisnis.
5. Availability: berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika
diperlukan dalam proses bisnis sekarang dan yang akan datang.
6. Compliance: sesuai menurut hukum, peraturan dan rencana perjanjian
untuk proses bisnis.
7. Reliability: berhubungan dengan ketentuan kecocokan informasi untuk
manajemen mengoperasikan entitas dan mengatur pelatihan keuangan dan
kelengkapan laporan pertanggungjawaban.
2.6.4 DomainCOBIT
Menurut Gondodiyoto (2007,p. 281) COBIT merupakan panduan yang
paling lengkap dari praktik-praktik terbaik untuk manajemen TI yang mencakup 4
(empat) domain, yaitu:
35
1. Planning and Organization
Yaitu mencakup pembahasan tentang identifikasi dan strategi investasi TI
yang dapat memberikan yang terbaik untuk mendukung pencapaian tujuan
bisnis. Selanjutnya identifikasi dan visi strategis perlu direncanakan,
dikomunikasikan, dan diatur pelaksanaannya.
2. Acquisition and Implementation
Yaitu untuk merealisasikan strategi TI, perlu diatur kebutuhan TI,
diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara terpadu dalam
proses bisnis perusahaan.
3. Delivery and Support
Domain ini lebih dipusatkan pada ukuran tentang aspek dukungan TI
terhadap kegiatan operasional bisnis dan aspek urutan.
4. Monitoring
Yaitu semua proses TI yang perlu dinilai secara berkala agar kualitas dan
tujuan dukungan TI tercapai, dan kelengkapannya berdasarkan pada syarat
control internal yang baik.
Menurut ITGI (2007, p.26 ), empatdomainpada COBIT kemudian dirinci
menjadi 34 high level control objectives:
Tabel 2.4 Domain & High Level Control COBIT
COBITdomain High Level Objectives
1 Plan and
Organize
PO 1. Define a strategic IT plan
PO 2. Define the information architecture
PO 3. Determine tecnhonolgical direction
36
PO 4. Define the IT processes, organization and
relationship
PO 5. Manage the IT investment
PO 6. Communicate management aims and direction
PO 7. Manage IT human resources
PO 8. Manage quality
PO 9. Assess and manage IT Risks
PO 10. Manage Projects
2 Acquire
and
Implement
AI 1. Identify automated solutions
AI 2. Acquire and maintain applications software
AI 3. Acquire and maintain technology infrastructure
AI 4. Enable operation and use
AI 5. Procure IT resources
AI 6. Manage changes
AI 7. Install and accredit solutions and changes
3 Deliver
and
Support
DS 1. Define and manage service levels
DS 2. Manage third-party services
DS 3. Manage performance and capacity
DS 4. Ensure continuous service
DS 5. Ensure system security
DS 6. Identify and allocate costs
DS 7. Educate and train user
DS 8. Manage service desk and incidents
DS 9. Manage the configuration
DS 10. Manage problem
DS 11. Manage data
DS 12. Manage the physical environment
DS 13. Manage operations
4 Monitor
and
Evaluate
ME 1. Monitor and evaluate IT performance
ME 2. Monitor and evaluate internal control
ME 3. Ensure compliance with external requirements
37
ME 4. Provide IT governance
Dalam bentuk gambar, hubungan antara Business Objective, IT Governance,
Information, IT Resources, 4 Domains and 34 High Level Control Objectives
adalah sebagai berikut:
Gambar 2.11 COBIT Process Defined Within the Four Domains
Sumber: COBIT4.1– ITGI (2007, p. 26)
38
Domain-domain itu juga menyangkut dengan seluruh sumber daya TI, yang
menurut COBIT 4.1 – ITGI (2007, p. 12)didefinisikan sebagai berikut:
1. Aplikasi adalah otomatisasi sistem dan prosedur manual dalam proses
informasi.
2. Informasi adalah data yang telah diolah, dimana terdiri dari formulir-
formulir, proses input dan output dari sistem informasi yang digunakan
dalam proses bisnis.
3. Infrastruktur adalah teknologi dan fasilitas yang digunakan dalam proses
aplikasi.
4. Sumber Daya Manusia adalah personil yang menggunakan sistem informasi.
39
2.6.5 Control COBIT
Gambar 2.12 Mapping IT Processes to IT Governance Areas, COSO,
COBIT IT Resources and COBIT Information Criteria
Sumber: COBIT 4.1 – ITGI(2007, p. 183)
40
2.6.6 Maturity Model
Menurut ITGI (2007, p. 17), Maturity Model adalah manajemen dan kontrol
atas proses TI yang didasarkan pada metode untuk mengevaluasi organisasi,
sehingga dapat dinilai tingkat kematangan dari TI di dalam perusahaan dari level 0
(Non-exsitent)sampai level 5 (Optimised). Manajemen TI terus menerus mencari
untuk perbandingan dan alat penilaian dalam menanggapi kebutuhan yang harus
dilakukan dengan efisien. Dengan menggunakan maturity models yang
dikembangkan untuk setiap 34 subdomainCOBIT proses TI, manajemen dapat
mengidentifikasi:
a. Kinerja yang sebenarnya di dalam organisasi, untuk melihat porses
organisasi saat ini.
b. Status dari industri saat ini, sebagai bahan pertimbangan.
c. Target perusahaan untuk perbaikan, perusahaan ingin mencapai level
berapa.
d. Pertumbuhan yang diperlukan perusaahaan saat ini dan yang akan datang.
Gambaran dari enam level Maturity Models:
Gambar 2.12 Maturity Model dalam COBIT
Sumber: COBIT 4.1 – ITGI(2007,p. 18)
41
Level di dalam Maturity ModelCOBIT di dalam ITGI (2007,p. 19):
a. Level 0 – Non Existent
Tidak ada proses yang diidentifikasi di dalam perusahaan. Perusahaan
bahkan tidak menyadari bahwa ada masalah yang harus ditangani.
b. Level 1 – Initial/Ad Hoc
Terdapat bukti bahwa perusahaan telah mengakui bahwa terdapat masalah
dan perlu ditangani. Tetapi masih belum terdapatnya proses yang standar,
melainkan terdapat pendekatan yang ad hoc yang cenderung diterapkan
pada individu atau penanganan kasus yang muncul. Secara umum,
manajemen belum terorganisir.
c. Level 2 – Repeatable but Intuitive
Proses telah dikembangkan ke tahap dimana prosedur yang sejenis untuk
kegiatan yang sama. Tetapi masih belum terdapat prosedur standar dan
pelatihan formal yang diterapkan dan tanggung jawab merupakan tanggung
jawab individu dan terdapatnya ketergantungan kepada pengetahuan
individu, oleh karena itu, kesalahan dapat sering terjadi.
d. Level 3 – Defined Process
Prosedur telah terstandarisasi dan didokumentasikan, serta
dikomunikasikan melalui pelatihan. Hal ini diamanatkan bahwa proses
harus diikuti, namun sulit untuk mendeteksi penyimpangan. Masih belum
ada prosedur standar yang ditetapkan dan tanggung jawab masih
merupakan tanggung jawab individu.
42
e. Level 4 – Managed and Measurable
Manajemen mengawasi dan mengukur kesesuaian dengan prosedur dan
mengambil tindakan dimana proses tampaknya tidak dapat bekerja secara
efektif. Proses berada di bawah pengembangan yang konstan dan
memberikan praktek yang baik. Alat-alat yang terotomatisasi digunakan
tetapi masih pada tahap terbatas.
f. Level 5 – Optimised
Proses telah disempurnakan ke dalam level praktek yang baik, yang
berdasarkan hasil perbaikan terus-menerus dan adanya perbandingan
dengan perusahaan lain. TI digunakan sebagai alat yang terintegrasi untuk
mengotomatisasi alur kerja dan merupakan alat untuk meningkatkan
kualitas dan efektivitas dan perusahaan mampu beradaptasi dengan cepat.