bab 2 - bina nusantara | library & knowledge...
TRANSCRIPT
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori umum
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod (2001, p9), Sistem adalah sekelompok elemen yang saling
terintegrasi dan memiliki peran masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
yang sama. Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p9), menjelaskan bahwa
sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan
permodelan, fungsi dan interface.
Menurut O’Brien (2003, p8), Sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen
yang saling berhubungan berbentuk kesatuan yang utuh. Jadi dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling
berkaitan, bekerja sama dan membentuk kesatuan untuk mencapai suatu tujuan
bersama.
2.1.2 Pengertian Data
Menurut Connoly (2005, p20), Data adalah jembatan yang menghubungkan
antara komponen manusia dengan komponen mesin.
Menurut Prescott (2005, p5), Data adalah sebuah fakta mengenai objek yang
dapat disimpan dalam media komputer. Data memiliki banyak bentuk, salah
satu contoh data adalah nama, alamat, dan nomor telepon dari pelanggan.
9
10
2.1.3 Pengertian Informasi
Menurut McLeod (2001, p12), Informasi adalah data yang telah diproses atau
data yang memiliki arti.
Menurut O’Brien (2003, p13), Informasi adalah sekumpulan data yang telah
diubah menjadi konteks yang lebih bermakna dan berguna untuk end user
tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang
telah diolah dan memiliki makna tertentu untuk end user.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2003, p7), Sistem informasi adalah kombinasi dari orang,
hardware, software, jaringan komunikasi dan data, dimana kombinasi ini
mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah
organisasi. Jadi Sistem informasi adalah sumber daya manusia, hardware,
software, jaringan komunikasi dan data yang terintegrasi dan berperan dalam
mengumpulkan, mengelolah, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam
organisasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
Menurut Laudon (2004, p8), Sistem informasi adalah sebuah kumpulan dari
komponen-komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau
mengambil kembali), mengolah, menyimpan dan mendistribusikan informasi
untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian
didalam sebuah organisasi.
11
2.1.5 Pengertian Teknologi Informasi
Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi
informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data dan
teknologi berbasis internet (O’Brien, 2006, p9).
Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi menunjuk pada
spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan
telekomunikasi.
Menurut Thompson dan Cats-Baril (2003, p3), Teknologi informasi adalah
perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk
menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan data digital.
2.1.6 Infrastruktur Teknologi Informasi
Menurut Laudon (2004, p14), infrastruktur dari Teknologi informasi adalah
terdiri dari:
1. Perangkat keras(Hardware)
Peralatan fisik yang digunakan untuk menginput, memproses dan
menghasilkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi.
2. Perangkat lunak (Software) Intruksi yang detail dan terprogram yang
mengontrol dan mengkoordinasikan kinerja dari komponen Hardware
dari suatu komputer dalam sebuah sistem informasi.
12
3. Teknologi penyimpanan (Storage technology)
Media fisik dan Software yang memerintahkan penyimpanan dan
pengorganisasian data untuk penggunaan dalam sebuah sistem informasi.
4. Teknologi Komunikasi (Communication Technology)
Peralatan fisik dan Software yang menghubungkan berbagai komponen
Hardware komputer dan komunikasi dapat dikoneksikan dalam suatu
jaringan suatu membagikan suara, data, gambar ataupun video. Jaringan
(Network) menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagai data
atau sumber daya seperti contohnya adalah printer.
R. Kelly Rainer kesatuan fasilitas fisik IT yg terdiri atas:
1. Komponen Teknologi Informasi.
2. Pelayanan IT Manajemen Data, PSI dan Pengamanan Informasi.
3. Personil IT: Para pengguna IT.
4. Arsitektur IT: perencanaan dan pembentakan tingkat tinggi terhadap
aset-aset informasi dalam suatu organisasi.
5. Aset-aset Informasi: Komponen IT dan user.
13
2.1.7 Arsitektur Teknologi Informasi
Menurut Woolf (2003), definisi arsitektur dalam konteks teknologi informasi
adalah oganisasi fundamental dari sebuah sistem dengan software- intensive.
Dikatakan sebuah sistem adalah software-intensive karena bagian yang paling
penting dari sebuah arsitektur TI adalah aplikasinya, bagian yang
memungkinkan pengguna dapat melakukan pekerjaan bisnisnya. Aplikasi
dalam sebuah arsitektur TI memerlukan infrastruktur (fondasi). Fondasi ini
terdiri dari komputer server, desktop workstation, storage dan jaringan,
software server termasuk middleware-application server, database server,
messaging system. Data disimpan di fondasi ini, diolah sebagai suatu aset dan
tersedia dengan akses yang dikendalikan oleh beberapa aplikasi. Fondasi ini
merupakan host untuk solusi integrasi agar aplikasi dapat berkomunikasi satu
sama lain.
2.1.8 Efektivitas dan Efisiensi
Menurut pendapat Mahmudi dalam bukunya mendefinisikan efektivitas,
sebagai berikut: “Efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan,
semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan,
maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan” (Mahmudi, 2005,
p92). Berdasarkan pendapat tersebut, bahwa efektivitas mempunyai hubungan
timbal balik antara output dengan tujuan. Semakin besar kontribusi output,
maka semakin efektif suatu program atau kegiatan.
14
Menurut pendapat Markus Zahnd dalam bukunya mendefinisikan efektivitas
dan efisiensi, sebagai berikut: “Efektivitas yaitu berfokus pada akibatnya,
pengaruhnya atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti tepat atau sesuai untuk
mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya”
(Zahnd, 2006, p200).
Menurut Han Van Der Zee (2002). Efektifitas dan efesien Teknologi Informasi
adalah cara pandang suatu aktifitas yang dilakukan perusahaan untuk dapat
menjadikan tolak ukur. Hal tersebut dapat meliputi pelanggan, supplier, dll. Hal
tersebut lebih dominan ke arah waktu dan uang. Dapat juga meliputi berbagai
perspektif yaitu: IT Supply Management, Account Management, IT
Development Management, IT Infrastruucture Management, Client Support.
2.1.9 Strategi
Strategi dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian tindakan-tindakan terpadu
yang menjadi alat untuk meningkatkan keberhasilan dan kekuatan jangka
panjang sebuah perusahaan dalam mencapai keunggulan bersaing (Ward dan
Peppard, 2002, p69).
Menurut Chandler (Rangkuti, 2004, p4), strategi adalah tujuan jangka panjang
dari suatu perusahaan serta pendayagunaan dan alokasi sumber daya yang
penting untuk mencapai tujuan tersebut.
15
a. Aktivitas Inputs:
1. Internal Business Environment, yaitu strategi bisnis yang lama
atau saat ini, objek-objek bisnis, sumbernya, prosesnya, dan
kebudayaannya serta nilai bisnisnya.
2. Eksternal Business Environment, yaitu meliputi ekonomi, industri
dan persaingannya yang mempengaruhi operasional perusahaan.
3. Internal IS/IT Environment, yaitu SI/TI yang lama atau saat ini
dalam bisnis, yang membantu jalannya bisnis dan merupakan
salah satu skill dan sumber serta infrastruktur teknologi dalam
perusahaan.
4. Eksternal IS/IT Environment, yaitu meliputi trend teknologi baru
dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari
pelanggan dan pesaing.
b. Proses perencanaan strategi SI/TI
Proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang
diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs.
c. Aktivitas Outputs:
1. Business IS strategy, yaitu merupakan suatu strategi baru dari SI
bisnis yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan
beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada.
16
2. IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum
dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan.
3. IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan
sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI.
2.1.10 Perencanaan
Menurut Purwanto (2006, p45), Perencanaan adalah memilih dan
menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi
mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan
merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
diinginkan
Menurut Purwanto (2006, p46), Perencanaan adalah pemilihan yang
fundamental dan masalah perencanaan timbul jika terdapat alternatif-
alternatif.
Jadi berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa
perencanaan adalah menentukan suatu pilihan dari alternatif yang ada untuk
memecahkan permasalahan.
Keuntungan dan Kerugian Perencanaan:
Keuntungan:
1. Dengan perencanaan, tujuan menjadi jelas, obyektif dan rasional.
2. Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur, dan
ekonomis.
17
3. Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas
yang dimiliki.
4. Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
5. Perencanaan dapat memperkecil risiko perusahaan.
6. Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.
7. Perencanaan memberikan gambaran seluruh pekerjaan dengan
jelas dan lengkap.
Kerugian:
1. Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan,
karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang ditetapkan.
2. Perencanaan menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu
diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat
memerlukan keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan
datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat
secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang
akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan
bisa melampaui yang akan dicapai.
18
Fungsi-Fungsi Perencanaan:
1. Peramalan. Perencanaan harus dapat meramalkan, memperkirakan
waktu yang akan datang tentang keadaan pasar, konsumen,
kebijakan pemerintah dll.
2. Penetapan sasaran.
3. Penjadwalan. Menentukan waktu yang tepat.
4. Penganggaran.
Syarat-syarat Perencanaan Yang Baik:
1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncakan.
2. Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.
3. Putuskanlah suatu keputusan menjadi rencana yang rasional,
mudah dipahami, dapat dikerjakan, fleksibel, berkesinambungan
dalam urutan dan waktu pencapaiannya.
Langkah-langkah Perencanaan:
1. Menjelaskan serta merumuskan dahulu masalah / usulan / tujuan
yang akan direncanakan itu.
2. Mengumpulkan data, informasi dan fakta yang diperlukan
secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklarifikasi informasi, serta hubungan –
hubungannya.
19
4. Menetapkan perencanaan dan hambatan-hambatan serta hal-hal
yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pemilihan keputusan yang terbaik dari alternatif-alternatif yang
ada.
7. Tetapkanlah urutan -urutan dan penetapan waktu secara terperinci
bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang
diusulkan.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Enterprise
Enterprise adalah suatu area tempat segala aktivitas dan tujuan-tujuannya
dalam suatu organisasi atau antar beberapa organisasi dimana informasi dan
sumber daya lainnya saling bertukar dan berinteraksi.
2.2.2 Enterprise Architecture
Enterprise Architecture adalah suatu profesi dan praktek manajemen yang
didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara
membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan
strategi praktek-praktek bisnisnya, alur-alur informasinya dan sumber daya
teknologinya.
20
Gambar 2.1 Enterprise Architecture Cube Documentation Framework
Sumber: Scott A. Bernard
Gambar 2.2 Element of EA Documentation
Sumber: Scott A. Bernard
21
Penjelasan dari enterprise architecture cube documentation framework:
1. Line of Business: area yang terpisah dari aktifitas di dalam perusahaan yang
mungkin mempengaruhi pembuatan dari beberapa produk, syarat dari suatu
layanan, atau fungsi administratif internal.
2. Goals and initiatives: Kekuatan pendorong di belakang enterprise
architecture. Mengidentifikasi arah strategis, tujuan dan inisiatif organisasi,
dan memberikan gambaran yang jelas tentang kontribusi yang akan dibuat
dalam mencapai tujuan-tujuan.
3. Products and services: Identifikasi jalur bisnis dan proses organisasi dan
menunjukkan kontribusi TI untuk proses. Perencanaan strategis membantu
untuk mengarahkan dan memprioritaskan proses bisnis dan kegiatan untuk
memastikan bahwa mereka secara kolektif terlibat dalam arah strategis
organisasi yang ditetapkan dalam rencana strategis.
4. Data and information: dokumen bagaimana informasi saat ini sedang
digunakan oleh organisasi dan bagaimana melihat masa depan arus
informasi.
5. Systems and application: dokumen dari kelompok sistem informasi dan
layanan aplikasi saat ini, yang digunakan organsisasi untuk menyampaikan
kemampuan teknologi informasi.
6. Networks and infrastructure: dokumen dimana organisasi mengatur dokumen
di masa sekarang dan masa yang akan datang yang berupa suara, data, dan
video jaringan dimana organisasi menggunakan host system, aplikasi, website
dan database.
22
EA berfokus pada 2 pokok bahasan yaitu:
1. Management Program
1. Resource Alignment
Merencanakan segala sumber daya perusahaan tersebut agar dapat
digunakan secara efektif dan efisien, sumber daya manusia, modal,
data, teknologi, efesien dari segi biaya, efektif dari segi waktu.
2. Standardized Policy
Kebijakan-kebijakan di perusahaan yang telah ditetapkan.
3. Decision Support
Menentukan IT yang tepat guna pengambilan keputusan yang baik.
4. Resource Development
Mengembangkan sumber daya yang ada agar dapat menjadi lebih
baik.
2. Documentation Method
Terdiri dari 6 usur penting, yaitu:
1. The Framework
Mengidentifikasi ruang lingkup arsitektur dan membangun hubungan
antar area arsitektur yang ada.
23
Gambar 2.3 EA Cube Documentation Framework
Sumber: Scott A. Bernard
2. EA Components
Melakukan perubahan terhadap goal, standarisasi sumber daya, dan
garis bisnis perusahaan yang ada di perusahaan agar dapat berjalan
lebih baik. EA komponen adalah tujuan, proses, standar, dan
sumberdaya yang berubah mungkin memperpanjang enterprise-wide
atau terkandung dalam garis spesifik bisnis, contoh komponen
termasuk sasaran strategis dan inisiatif produk bisnis dan servis arus
informasi, gudang pengetahuan dan data objek, informasi sistem,
software aplikasi, program sumber daya perusahaan, dan situs web,
suara data dan video jaringan dan mendukung infrastruktur yang
24
melibatkan bangunan, ruangan server, pengkabelan, dan peralatan
capital.
Gambar 2.4 Examples of EA Components
Sumber: Scott A. Bernard
3. Current Architecture
Menjelaskan mengenai perkembangan arsitektur yang ada saat ini di
perusahaan. Current Archirecture berisi EA komponen dalam
perusahaan disetiap tahap kerangka, tampilan saat pelayanan EA
untuk membuat suatu “ baseline ” penyimpanan dari sumber daya
saat ini dan aktifitas yang didokumentasikan dengan cara yang
konsisten dengan pandangan masa depan EA itu analisis dapat dilihat
kesenjangan. Memiliki tampilan yang akurat dan komprehensif EA
komponen adalah referensi penting untuk perencanaan projek asset
25
manajemen dan investasi, pembuat keputusan, pada tampilan dari
EA tersusun artefak ( dokumen, diagram-diagram, data, spreadsheet,
gambar dan sebagainya) pada setiap kerangka level, dimana
menerima dalam sebuah EA online repository untuk membuat suatu
yang bisa digunakan oleh beberapa stakeholder kepentingan EA.
Gambar 2.5 EA Drivers Change
Sumber: Scott A. Bernard
Pendekatan untuk dokumentasi EA didasarkan pada penerapan kerangka
kerja dokumentasi dan metodologi pelaksanaan terkait.
Mendokumentasikan dilihat Current dan future EA membantu
perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengelola sumber daya saat ini,
memilih dan mengimplementasikan sumber daya masa depan, dan
mengelola transisi EA secara efektif. standar Transisi dari saat ke
arsitektur masa depan merupakan aspek yang berkelanjutan dari program
EA.
Arsitektur masa depan harus mencakup perubahan yang direncanakan
untuk komponen EA dalam waktu dekat (perubahan taktis dalam 1-3
tahun berikutnya), serta perubahan pada komponen EA yang merupakan
hasil dari pelaksanaan jangka panjang skenario operasi yang terlihat 4 -
26
10 tahun ke depan. Skenario ini menggabungkan driver internal dan
eksternal yang berbeda dan dapat membantu untuk mengidentifikasi
perubahan yang diperlukan dalam proses, sumber daya, atau teknologi
yang menerjemahkan untuk asumsi perencanaan masa depan, yang pada
gilirannya mendorong perencanaan untuk komponen baru EA.
4. Future Architecture
Menjelaskan mengenai perkembangan arsitektur IT dan strategi yang
ada pada masa yang akan datang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Future Architecture dokumen kebanyakan baru atau
dimodifikasi EA komponen bahwa mereka dibutuhkan oleh
perusahaan untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada atau
mendukung inisiatif strategi baru, kebutuhan operasional atau solusi
teknologi. Arsitektur masa depan mengarahkan ditingkat strategis
yang baik dan tahap tektikal dalam tiga cara: direksi baru dan tujuan,
mengubah prioritas perusahaan, dan teknologi-teknologi yang
muncul. EA tidak dapat mencerminkan perubahan pada masa
depan arsitektur kecuali jika perusahaan itu memimpin team yang
menyediakan perubahan direksi strategis dan tujuan, kalau tidak garis
bisnis manajer dan program menajer yang menyediakan proses
perubahan bisnis dan prioritas bahwa semua dibutuhkan untuk
menyelesaikan tujuan baru, dan kalau tidak mendukung/mengantar
identifikasi staf teknologi dan solusi para staf untuk bertemu pada
27
kebutuhan bisnis yang baru. Pengendali perubahan masa depan
arsitektur seharusnya mencakup perubahan perencanaan kepada
komponen EA dalam jangka dekat (perubahan taktikal pada tahap
lanjut 1-3 tahun), juga perubahan komponen EA bahwa semua hasil
di implementasikan dalam jangka panjang skenario operasi seperti
dapat dilihat 4-10 tahun kedepan. Perencanaan ini menggabungkan
perbedaan pengarahan internal dan eksternal dan dapat memberi
bantuan untuk mengidentifikasi kebutuhan proses dalam perubahan,
sumber daya atau teknologi yang dapat di artikan sebagai asumsi
perencanaan masa depan, dimana dalam pengarahan perencanaan
untuk EA komponen yang baru.
5. EA Management Plan
Menjelaskan mengenai program perencanaan dan dokumentasi yang
akan dilakukan terhadap perusahaan. Rencana EA manajemen
menyediakan deskripsi saat ini dan masa depan untuk menampilkan
arsitektur dan suatu rencana urutan untuk mengolah transisi masa
depan atau teknologi lingkungan operasi, rencana EA manajemen
meninggalkan dokumen yang penting untuk mewujudkan
keuntungan-keuntungan dari EA sebagai manajemen program,
bagaimana suatu perusahaan untuk melanjutkan pemindahan dari
arsitektur saat ini ke depan yang lebih spesial, jika sumber daya IT
mendukung kunci fungsi bisnis yang dapat ditempatkan ulang atau
di uprgade.
28
6. Planning Threads
Semua aktivitas TI yang ada di network, yang bersangkutan untuk
security, standarisasi, dan tenaga kerja untuk perusahaan.
Menurut Bernard (2005), EA repository adalah pengarsipan
dokumentasi komponen-komponen EA di berbagai divisi secara
online seperti website dan data warehouse.
Menurut Bernard (2005), Organization Culture adalah kepercayaan,
kebiasaan, nilai-nilai, struktur, peraturan-peraturan normatif dari
suatu organisasi yang tercermin dalam semua aspek mengenai
bagaimana organisasi tersebut menjalankan fungsi-fungsinya.
2.2.3 Hubungan Strategi, Bisnis dan Teknologi
Untuk EA yang mendukung perusahaan secara holistik, harus mengaitkan
strategi, bisnis, dan teknologi. EA paling efektif jika secara serentak
mendukung perencanaan eksekutif top down dan pengambilan keputusan
dalam setiap LOB. Dengan cara ini, EA membantu untuk memastikan bahwa
strategi bisnis dan perencanaan teknologi bergerak maju. Dari perspektif
bisnis EA menyediakan konteks dan tujuan kebutuhan bisnis untuk
diidentifikasi. Dari perspektif teknologi, EA menyediakan strategi dan
konteks bisnis untuk perencanaan sumber daya.
2.2.3.1 Hubungan EA dan Strategi
29
Framework EA dan metodologi yang mengatur dokumentasi EA
dengan cara yang memungkinkan strategi untuk mempengaruhi bisnis
dan perencanaan teknologi dan pengambilan keputusan. Hal ini
penting terutama dalam dokumentasi pandangan EA di masa depan.
Pada saat identifikasi pertama perubahan apa yang diantisipasi
dalam target strategi dan inisiatif, dokumentasi berikutnya kegiatan
usaha dan sumber daya teknologi dapat diselesaikan sedemikian rupa
untuk mempromosikan keselarasan, efisiensi, dan efektivitas.
Mendokumentasikan strategi melibatkan identifikasi tujuan, inisiatif ,
dan hasil ukuran.
Strategic Goals
Ini adalah tujuan utama dari perusahaan. Tujuan strategis biasanya
memerlukan beberapa tahun untuk menyelesaikannya. Perubahan
dalam tujuan strategis yang dibuat didalam respon bisnis internal dan
eksternal dan juga teknologi atau perubahan dalam hukum dan
peraturan.
Strategic Initiatives
30
Ini adalah kegiatan bisnis dan teknologi, program, dan proyek-proyek
yang memungkinkan pencapaian tujuan strategis, sehingga mereka
dapat mempengaruhi arah yang diperlukan oleh perusahaan.
Strategic Measures
Ini adalah hasil tindakan yang mengidentifikasi ketika sebuah strategic
initiatives telah berhasil memenuhi strategic goal. Hasil tujuan
menentukan kapan suatu perusahaan mencapai misinya.
2.2.3.2 Hubungan EA dan Rencana Bisnis
Seperti yang tercermin dalam desain Framework EA, strategi
menciptakan kebutuhan bisnis dan teknologi yang mendukung solusi
untuk memenuhi kebutuhan tersebut. EA dokumen dibagi menjadi tiga
isi utama di tingkat bisnis:
Supporting Strategic Goals
Menyentuh titik antara inisiatif strategis dan kegiatan usaha harus jelas
didokumentasikan. Tidak semua kegiatan usaha yang strategis, dan
penting untuk membedakan dalam dokumentasi EA antara mereka
yang langsung link ke inisiatif strategis dan mereka yang menyediakan
fungsi dukungan umum untuk perusahaan.
Documentation of Business Activities
31
Mendokumentasikan penciptaan dan pengiriman produk bisnis dan
jasa penting dalam mendukung Business Process Improvement (BPI)
dan proyek Business Process Reengineering (BPR), dan dalam
mendokumentasikan kegiatan usaha untuk menunjukkan input, output,
hasil, dan elemen lain dari pengaruh tentang bisnis masing-masing
proses. Hal ini juga penting untuk mengidentifikasi bagaimana proses
bisnis yang terkait dengan satu sama lain.
Identifying Supporting Technologies
Menganalisa kebutuhan bisnis dan kegiatan dapat mengungkapkan
pentingnya teknologi pendukung (misalnya kegiatan pemasaran
memerlukan data penjualan trend analisis, dan proses manufaktur
membutuhkan berbagai jenis sumber daya termasuk bahan baku,
fasilitas, tenaga kerja, komputer, data, dan robotika). EA membantu
untuk mengidentifikasi dan mendukung dokumentasi teknologi ini.
2.2.3.3 Hubungan EA dan Rencana Teknologi
Teknologi adalah jenis sumber daya yang memungkinkan aliran
informasi dan sumber daya lain untuk mendukung penciptaan dan
pengiriman produk bisnis dan layanan, yang pada gilirannya
memungkinkan pencapaian strategic goal. Ini penting bahwa teknologi
tidak mendorong bisnis dan perencanaan strategi, terutama di
perusahaan-perusahaan yang sumber dayanya terbatas, di mana biaya
duplikasi non-strategis teknologi tidak dapat diberikan. Perencanaan
32
bottom-up (misalnya di mana teknologi adalah katalis untuk
perubahan) adalah penggunaan yang layak dari EA, namun itu bukan
proses normal untuk implementasi sumber daya. Hal ini lebih penting
bagi perusahaan untuk memahami arah utama dan prioritas,
merencanakan kegiatan bisnis yang diperlukan, dan kemudian
mengidentifikasi sumber daya yang mendukung, termasuk IT.
2.2.4 Persediaan
Menurut Przwirosentono (2001, p67), Persediaan adalah kekayaan lancar yang
terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan
baku/material), barang setengah jadi dan barang dalam proses.
Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan,
persediaan mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat
aktif. (Yuliana, 2001, p90).
2.2.4.1 Jenis Persediaan
Menurut Sumayang, L. (2003), yang termasuk dalam persediaan adalah:
1. Bahan baku atau bahan mentah atau raw material.
2. Barang dalam proses atau barang setengah jadi atau work in process.
3. Barang jadi atau finished good. (h. 200).
2.2.4.2 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
33
Menurut Horngren, Harison, dan Bamber (2002), bahwa ada 2 macam
metode pencatatan persediaan, yaitu:
1. Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory System)
Dalam sistem ini, perusahaan mencatat setiap mutasi yang terjadi
pada persediaan, sehingga akun persediaan selalu mencerminkan nilai
sisa persediaan perusahaan yang paling akhir.
2. Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory System)
Menurut sistem ini, perusahaan tidak mencatat seluruh mutasi yang
terjadi dalam akun persediaan. Akibatnya pada akhir periode,
perusahaan harus mengadakan perhitungan secara fisik untuk
mengetahui jumlah barang yang dimiliki, yang kemudian dikalikan
dengan per unit biaya untuk mendapatkan biaya persediaan di akhir
periode.
Selanjutnya, ada beberapa metode penilaian persediaan untuk
menentukan nilai persediaan yang ada, yaitu :
1. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama/First In First Out(FIFO)
Metode untuk memperkirakan persediaan, dimana harga pokok dari
barang yang pertema kali masuk yang akan dibebankan pertama kali
sebagai harga pokok penjualan. Persediaan akhir dinilai berdasarkan
biaya dari pembelian yang dilakukan paling akhir.
2. Metode masuk terakhir keluar pertama/Last In First Out(LIFO)
34
Metode penilaian persediaan, dimana biaya persediaan paling akhir
adalah yang pertama kali dibebankan sebagai harga pokok
penjualan.Metode ini mengakibatkan biaya persediaan akhir dinilai
berdasarkan harga beli persediaan yang paling awal.
3. Metode rata-rata tertimbang atau Weighted Average Cost
Metode penilaian persediaan yang didasarkan pada harga pokok
rata-rata persediaan dalam suatu periode tertentu.Harga pokok rata-
rata tertimbang diperoleh dengan membagi harga pokok barang
yang dapat dijual dengan jumlah barang yang dapat dijual. Metode
ini sering juga disebut dengan metode rata-rata.
4. Metode harga pokok spesifik atau Specific Unit Cost
Metode ini disebut juga metode identifikasi spesifik. Metode harga
pokok spesifik ini didasarkan atas penilaian persediaan yang
dipergunakan untuk menilai biaya dari suatu persediaan yang secara
spesifik dapat kita identifikasikan.
2.2.5 Penjualan
Menurut Kotler (2006, p457) penjualan merupakan sebuah proses dimana
kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan
kepentingan.
Menurut Mulyadi (2001, p199), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam
transaksi penjualan secara kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
35
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.2.6 Pengiriman
Menurut Hutabarat (Pengiriman, p1) Pengertian Pengiriman Barang adalah
“Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang
disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi
yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Terdapat beberapa dokumen yang diperlukan untuk suatu pengiriman barang,
diantaranya: Shipping Instruction (SI), Invoice, Packing List, Airwaybill.
1. Shipping Instruction adalah perintah pengapalan dari pengirim barang
kepada perusahaan freight forwarder.
Terjadinya transaksi di tandai dengan adanya Shipping Instruction ( SI ). SI
ini memuat antara lain: nama dan alamat pengirim, nama dan alamat
penerima, keterangan barang, dan jumlah barang.
2. Invoice adalah dokumen yang memuat data-data barang kiriman berisi harga
barang.
3. Packing List adalah dokumen yang memuat data-data barang kiriman yang
berisi jenis barang, berat, ukuran, dan jumlah barang.
4. Airwaybill adalah surat jalan yang disediakan oleh penyedia jasa
pengiriman, isinya berupa nama dan alamat pengirim, nama dan alamat
36
penerima, jumlah berat, tanggal transaksi, tanda tangan pengirim, dan
penyedia jasa.
2.2.7 Pengertian ekspor impor
Menurut Hutabarat (transaksi ekpor impor, p1) Ekspor import adalah suatu
transaksi yang sederhana dan tidak lebih dari membeli dan menjual barang antara
pengusaha-pengusaha yang bertempat tinggal di negara-negara berbeda.
Cara pembayaran ekspor impor:
1. Advance Payment (pembayaran dimuka)
Dalam sistem pembayaran ini pembeli membayar dimuka kepada penjual
sebelum barang-barang dikirim oleh penjual tersebut. Ini berarti importer
memberikan kredit kepada eksportir untuk mempersiapkan barang-
barangnya.
2. Open account (pembayaran kemudian)
Sistem pembayaran ini kebalikan dari sistem “advance payment”. Dalam
hal ini yang menanggung resiko adalah eksportir, sedangkan yang
mendapat fasilitas kredit atau penangguhan adalah eksportir.
3. Letter of Credit (L/C)
Sistem pembyaran dengan L/C ini merupakan cara yang paling aman bagi
eksportir untuk memperoleh hasil penjualan barangnya dari importer
asalkan importer tersebut dapat menyerahkan dokumen-dokumen sesuai
dengan yang disyaratkan dalam L/C.
37
Dengan L/C ini sebuah bank bertindak sebagai pengganti importer yakni
yang memberikan kepercayaan dan kepastian kepada penjual bahwa
pembayaran akan dilakukan oleh bank tersebut sesuai dengan
persyaratan- persyaratan yang terdapat dalam L/C.
4. Consignment (konsinyasi)
Consignment adalah pengiriman barang-barang ekspor pada importir di
luar negri dimana barang-barang tersebut dikirim oleh eksportir sebagai
titipan untuk dijualkan oleh importir dengan harga yang telah dititipkan
oleh eksportir
2.2.8 Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi
Menurut Mc.Leod (2001, p90), analisis sistem informasi disimpulkan sebagai
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang
baru atau di perbaharui. Pada tahap ini, kebutuhan sistem informasi
didefinisikan, kemudian kriteria kinerja sistem dispesifikasikan secara tepat
sehingga dapat dibuat rancangan sistem informasi untuk diusulkan kepada
organisasi.
2.2.8.1 Analisis Lima Daya Porter
Aspek lingkungan industri akan lebih mengarah pada aspek persaingan di
mana bisnis perusahaan berada. Akibatnya faktor-faktor yang
mempengaruhi kondisi persaingan, seperti ancaman-ancaman dan
kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan termasuk kondisi
38
persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisa. Michael E. Porter
mengemukakan konsep Competitive Strategy yang menganalisa
persaingan bisnis berdasarkan lima aspek utama yang disebut Lima
Kekuatan Bersaing (Umar, 2001, p78-83). Secara lengkap aspek atau
variabel yang membentuk model untuk strategi bersaing tersebut serta
penjelasanya dipaparkan berikut ini:
1. Ancaman Masuknya Pendatang Baru
Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi
bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi
bertambah, tejadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber
daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Ada beberapa faktor
penghambat (entry barrier) pendatang baru untuk masuk ke dalam
suatu industri yaitu:
1. Skala ekonomi
2. Diferensiasi produk
3. Kecukupan modal
4. Biaya peralihan
5. Akses ke saluran distribusi
6. Peraturan pemerintah
39
7. Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis
8. Jumlah Kompetitor
9. Tingkat pertumbuhan industri
10. Karakteristik produk
11. Biaya tetap yang besar
12. Kapasitas
13. Hambatan keluar
2. Ancaman dari Produk/Jasa Pengganti
Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industri tertentu
akan bersaing pula dengan produk/jasa pengganti. Walaupun
karakteristiknya berbeda, barang subtitusi dapat memberikan fungsi
atau jasa yang sama. Ancaman produk subtitusi menjadi kuat
bilamana konsumen dihadapkan pada switching cost (biaya
peralihan) yang sedikit dan jika produk subtitusi itu mempunyai
harga yang lebih murah atau kualitasnya sama, bahkan lebih tinggi
dari produk-produk suatu industri.
3. Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli
Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu
mempengaruhi perusahaan untuk menurunkan harga produk,
meningkat mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan
40
kompetitornya. Kekuatan tawar pembeli akan kuat apabila
perusahaan dihadapkan pada kondisi sebagai berikut:
1. Pembeli mampu memproduksi produk yang diperlukan.
2. Sifat produk tidak teridentifikasi dan banyak pemasok Switching
cost pemasok adalah kecil.
3. Pembeli mempunyai tingkat profitabilitas yang rendah, sehingga
sensitif terhadap harga dan diferensiasi servis.
4. Produk perusahaan tidak terlalu penting bagi pembeli, sehingga
pembeli dengan mudahnya mencari subtitusinya.
4. Kekuatan Tawar-menawar Pemasok
Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka
menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau Pemasok
menjadi kuat apabila beberapa kondisi berikut terpengaruhi:
1. Jumlah pemasok sedikit
2. Produk/ jasa yang ada adalah unik dan mampu menciptakan
switching cost yang besar
3. Tidak tersedia produksi subtitusi
4. Pemasok mampu melakukan integrasi ke depan dan mengolah
produk yang dihasilkan menjadi produk yang sama dengan yang
dihasilkan perusahaan.
41
5. Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis
Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja
perusahaan, menurut Porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh
beberapa faktor yaitu:
1. Jumlah Kompetitor
2. Tingkat pertumbuhan industri
3. Karakteristik produk
4. Biaya tetap yang besar
5. Kapasitas
6. Hambatan keluar
2.2.8.2 PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi)
Menurut Ward dan Peppard (2003, p70), perusahaan beroperasi dalam
lingkungan eksternal yang luas, dimana banyak aspek yang harus
dianalisis, dipahami dan diinterpretasikan dalam proses bisnis strategi.
Ada enam faktor utama dan relevan bagi sebagian besar industri dan
perusahaan. Faktor-faktor tersebut, biasanya dihadirkan bersamaan
pada level pemikiran strategi, dengan menggunakan metode anlisis
PEST (Politik, Ekonomi, Social, dan Teknologi). Dua faktor lainnya,
42
yaitu faktor legal termasuk di didalam faktor politik sedangkan faktor
ekologi termasuk di dalam faktor sosial.
Faktor-faktor lingkungan eksternal ini sangat penting dalam hal
kecepatan yang dilakukan terhadap perubahan dan pengaruh dalam
meningkatkan bisnis. Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut
dapat membawa kepada kesempatan bisnis yang lebih signifikan atau
dapat juga mengidentifikasi ancaman-ancaman yang mungkin terjadi,
sehingga dapat disediakan waktu untuk mengambil tindakan dan
meminimalisasi efek yang timbul.
Faktor-faktor lingkungan eksternal tersebut adalah:
1. Politik
Aspek politik dalam metode PEST menjelaskan tentang hal-hal
yang berkaitan dengan kebijakan-kebijakan pemerintah terhadap
proses bisnis perusahaan. Faktor legal yang dapat digolongkan ke
dalam aspek politik merupakan hukum atau undang-undang yang
berkaitan dengan proses bisnis.
2. Ekonomi
Lingkungan ekonomi memberikan pengaruh terhadap proses
bisnis perusahaan, seperti kebijakan moneter, standar nilai inflasi
dan deflasi negara dan juga keadaan ekonomi global.
3. Sosial
43
Lingkungan sosial dapat memberikan dampak besar terhadap
strategi perusahaan dan pemilihan strategi dalam menjalankan
proses bisnis. Hal-hal yang berkaitan dengan aspek sosial tersebut
adalah ketenaga kerjaan, lingkungan kerja dan lingkungan hidup.
4. Teknologi
Lingkungan teknologi secara umum berubah sangat cepat dari
sebelumnya. Inovasi terhadap produk dan jasa memfasilitasi cara
baru dalam melakukan bisnis proses sehingga jauh lebih cepat.
Perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi untuk
mengambangkan produk jasa dan guna mendapatkan keuntungan
sebanyak mungkin dalam waktu sesingkat mungkin.
2.2.8.3 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI
Analisis lingkungan eksternal SI/TI bertujuan untuk memahami tentang
teknologi dan mengetahui peluang untuk menggunakan SI/TI dengan cara
yang baru dan inovatif.
Analisis ini juga bertujuan untuk menemukan cara-cara untuk
menggunakan teknologi yang ada dengan biaya yang rendah atau dengan
cara yang sebelumnya belum dikonsederasikan (Ward dan Peppard, 2002,
p203).
44
2.2.8.4 Analisis Lingkungan Internal SI/TI
Analisi lingkungan internal SI/TI dilakukan untuk mengetahui lingkungan
internal perusahaan, pandangan SI/TI dalam masa sekarang, pengalaman
perusahaan, cakupan bisnis dan konstribusi terhadap bisnis, kemampuan
perusahaan sumber daya perusahaan dan infrastruktur terknologi (Ward
dan Peppard 2003, p153).
2.2.9 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity & Threat)
Menurut Rangkuti (2006, p18-19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai
faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini
dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman. Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor
eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan
kelemahan.
Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar yaitu:
1. S: Strength, merupakan kekuatan dari organisasi.
2. W: Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi.
3. O: Opportunity, merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan
peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
45
4. T: Threat, merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat
mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
Gambar 2.6 Analisis SWOT
Sumber: Rangkuti
Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan
diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan
organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan
mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan
dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing.
Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa
kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan
tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi
lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan
merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat
46
mengetahui kelemahan, maka perusahaan juga dapat segera mungkin
mencari solusi untuk dapat menutupi kelemahan tersebut.
Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa
yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk
mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan
terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat
direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang/kesempatan
dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan
mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat
dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman
tersebut.
2.2.9.1 Matrik SWOT
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan
adalah matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan
ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan
dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini
dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis
(Rangkuti, 2006, p31).
47
Cara membuat matrik SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor
eksternal maupun internal sebagaimana telah disajikan dalam table EFAS
dan IFAS, yaitu dangan mentransfer peluang dan ancamana dari table
EFAS serta mentransfer peluang dan ancaman dari table EFAS serta
mentransfer peluang dan ancaman dari table EFAS serta mentransfer
kekuatan dan kelemahan dari table IFAS kedalam sel yang sesuai dalam
matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis
tersebut lalu dibuatkan 4 set kemungkinan alternative startegi
(SO,ST,WO,WT) (Rangkuti, 2006, p35).
1. Strategi SO: strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran
perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh
kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang
sebesar-besarnya.
2. Strategi ST: strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki
perusahaan untuk mengatasi ancaman.
3. Strategi WO: strategi ini diterapkan berdsarkan pemanfaatan
peluang yang ada dengan cara meminimalkan
kelemahan yang ada.
4. Strategi WT: strategi ini didsarkan pada kegiatan yang
bersifatdefensive dan berusaha meminimalkan
kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
48
Tabel 2.1 Matrik SWOT
Sumber: Rangkuti
IFAS EFAS Strength (S)
Tentukan 5-10 faktor-
faktor kekuatan
internal
Weakness (W)
Tentukan 5-10 faktor-
faktor kelemahan
internal.
Opportunity (O)
Tetukan 5-10 faktor
peluang eksternal
Starategi SO
Ciptakan strategi
yang menggunakan
kekuatan untuk
memanfaatkan
peluang
Strategi WO
Ciptakan strategi
yang meminimalkan
kelemahan untuk
memanfaatkan
peluang.
Threatas (T) Strategi ST Strategi WT
49
Tentukan 5-10 faktor
ancaman eksternal
Ciptakan strategi
yang menggunakan
kekuatan untuk
emngatasi ancaman.
Ciptakan strategi
yang meminimalkan
kelemahan dan
menghindari
ancaman.
2.2.9.2 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p24-25), setelah faktor-faktor strategi internal
suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic
Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor faktor
strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness
perusahaan. Tahapnya adalah:
1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan
perusahaan dalam kolom 1.
2. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dart 1,0
(paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh
faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua
bobot tersebut jumlahnya tidak boleh skor total 1,00).
3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing - masing faktor dengan
50
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor),
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan
yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel
yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai
dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata
industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat
negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar
sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1,
sedangkan jika kelemahan perusahaan di bawah rata-rata industri,
nilainya adalah 4.
4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3,
untukmemperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya
berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya
bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
5. gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa
faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya
dihitung.
6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total
skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan
bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor
strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk
51
membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam
kelompok industri yang sama.
2.2.9.3 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p22-23), sebelum membuat matrik faktor
strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi
eksternal (EFAS). Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi
Eksternal (EFAS):
1. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman).
2. Seri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0
(sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor
tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor
strategis.
3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor)
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan
yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang
bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi
jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating
ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika ancamannya sangat
besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit
rating 4.
52
4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk
memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa
skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya
bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa
faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya
dihitung.
6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total
skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan
bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor
strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk
membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam
kelompok industry yang sama.
2.2.9.4 Diagram SWOT
Setelah didapat hasil table bobot skor dari masing-masing IFAS dan
EFAS, langkah selanjutnya adalah memasukkan angka total bobot skor
tersebut kedalam diagram analisis SWOT berikut ini:
53
Gambar 2.7 Diagram SWOT
Sumber: Rangkuti
Keterangan:
Kuadran 1: Merupakan situasi menguntungkan, perusahaan tersebut memiliki
peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang
yang ada, strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah
mendukung kebijakan pertumbuhan agresif (Growth Oriented
Strategy).
Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih
memiliki kekuatan segi internal, strategi yang harus diterapkan
54
adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar).
Kuadran 3: Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan,
perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan
internal.
Kuadran 4: Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di
lain pihak ia menghadapi beberapa kendala/kelemahan internal.
Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-
masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar
yang lebih baik.
2.2.10 Enterprise Architecture Artifacts
EA artifak di sarankan dalam mendokumentasikan EA Cube Framework dari
suatu perusahaan.
2.2.10.1 Strategic Goals and Initiatives
2.2.10.1.1 Strategic Plan (perencanaan strategis)
Menurut Bernard (2005, p292), Perencanaan Strategis adalah
dokumen perencanaan yang berisi tentang arah perusahaan, strategi
kompetitif, tujuan penting perusahaan dan program-program atau
proyek perusahaan di masa mendatang, bisanya dalam 3 sampai 5
tahun mendatang.
55
Strategi adalah pola dari keputusan alokasi sumber daya yang dibuat
di seluruh organisasi. Ini merangkum baik tujuan yang diinginkan
dan keyakinan tentang apa yang diterima dan, yang paling kritis,
berarti tidak dapat diterima untuk mencapainya.
2.2.10.1.2 SWOT Analysis (Analisis SWOT)
Menurut Bernard (2005, p293), Analisis SWOT adalah metode
analisis yang di pakai perusahaan dalam mengidentifikasi faktor
internal dan eksternal yang akan dipakai untuk melakukan
improvisasi dan meningkatkan daya saing pada perusahaan.
Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar, yaitu:
a. S : Strength, merupakan kekuatan dari organisasi.
b. W: Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi.
c. O: Opportunity, merupakan peluang dari luar
organisasi dan memberikan peluang kepada
organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
d. T: Threat, merupakan ancaman dari luar bagi
organisasi dan dapat mengancam eksistensi
organisasi dimasa mendatang.
Tabel 2.2 Analisis SWOT
Sumber: Scott A Bernard
56
2.2.10.1.3 CONOPS Scenario
Menurut Bernard (2005, p294), CONOPS Scenario adalah dokumen
narasi yang menjelaskan tentang bagaimana cara perusahaan
beroperasi pada saat ini atau di masa yang akan datang. CONOPS
dibuat berdasarkan faktor internal dan eksternal yang didapat melalui
SWOT Analisis. CONOPS bukanlah skenario mutlak melainkan
berupa asumsi perencanaan.
2.2.10.1.4 CONOPS Diagram
Menurut Bernard (2005, p295), CONOPS Diagram adalah diagram
yang menggambarkan atau menjelaskan tentang bagaimana fungsi
perusahaan secara keseluruhan atau sebagian saja.
Menurut CIO Council (2001, p74), CONOPS adalah gambaran
umum arsitektur produk dan merupakan format yang paling
57
fleksibel. CONOPS menghasilkan sebuah gambaran kerja grafis dari
bisnis perusahaan.
2.2.10.2 Business Products and Services
2.2.10.2.1 Business Plan
Menurut Bernard (2005, p297), Bussines plan adalah perencanaan
yang menghasilkan fungsi bisnis dan strategi financial yang sejalan
dengan tujuan perusahaan. Bussines plan memiliki beberapa item
pendukung yaitu:
1. Business overview
2. Executive team profile
3. Relationship of business activites to strategic goal
4. Organizational structure
5. Market outlook and competitive strategi
6. Business cycles
7. Capitalization strategy
8. Financial strategy
9. Current financial status summary
10. Business partnerships and alliance
58
2.2.10.2.2 Swim Lane Process Diagram
Menurut Bernard (2005, p299), Swim Lane Process Diagram adalah
diagram yang menggambarkan aktivitas dari setiap stakeholder garis
bisnis perusahaan yang terlibat di dalam kegiatan bisnis perusahaan.
2.2.10.2.3 Business Process/Service Model
Menurut Bernard (2005, p300), Business Process/Service Model
adalah sebuah diagram yang menggambarkan setiap aktivitas secara
keseluruhan dari proses bisnis perusahaan termasuk setiap tingkatan
aktivitas dan hubungan antar aktivitas di dalam proses bisnis
perusahaan.
Menurut CIO Council (2004, p76), Activity Models and Trees
mendeskripsikan hubungan fungsi yang berlaku di perusahaan
termasuk dalam kegiatan aktivitas perusahaan, pertukaran data dan
informasi yang terjadi di internal dan eksternal perusahaan.
Pembuatan diagram ini menggunakan teknik IDEF (Integrated
Computer-Aided Manufacturing (ICAM) Definition).
2.2.10.2.4 Business Process / Product Matrix
Menurut Bernard (2005, p301), Activity / Product Matrix adalah
sebuah table yang menjelaskan aktivitas atau produk dalam setiap
garis bisnis perusahaan, tabel ini memberikan penjelasan secara
vertical dan horizontal (cross cutting) dari setiap aktivitas produk
dan kemana produk tersebut di alokasikan.
59
2.2.10.2.5 Use Case Narrative & Diagram
Menurut Bernard (2005, p302), Use Case Narative and Diagram
adalah diagram yang mengambarkan interaksi antara aktor
(stakeholder), paturan bisnis, sistem dan layanan, dan aplikasi. Use
Case Narative and Diagram digunakam untuk mengidentifikasi
solusi teknologi yang di butuhkan dalam pengembangan.
Menurut CIO Council (2004, p78), Business Use Case Model adalah
penggambaran kegiatan bisnis perusahaan beserta bagian-bagian
yang terlibat sesuai dengan proses bisnis dan struktur organisasi
yang ada. Penjelesan mengenai model ini dijelaskan dalam Diagram
Use Case dan Use Case Specification.
2.2.10.3 Data and Information
2.2.10.3.1 Object State Transition Diagram
Menurut Bernard (2005, p306), Object State Transition Diagram
adalah diagram yang menggambarkan daur hidup dari setiap
aktivitas, mulai dari awal sampai aktivitas tersebut berakhir.
Menurut Federal Enterprise Architecture (2001, p82), State Model
berguna dalam memahami dan mewakili bisnis yang rumit atau
sistem behaviors dari waktu ke waktu. State Model dapat digunakan
untuk menggambarkan perilaku dari proses bisnis yang spesifik,
fungsi sistem, kelas bisnis, atau kelas sistem. State Model UML
60
dimulai dengan start state yang direpresentasikan sebagai lingkaran
padat. Middle State direpresentasikan sebagai oval. State diakhiri
direpresentasikan sebagai lingkaran yang solid dalam dalam
lingkaran. State transition direpresentasikan sebagai panah antara
setiap state.
2.2.10.3.2 Logical Data Model
Menurut Bernard (2005, p308), Logical Data Model adalah model
data semantic yang dapat dikembangkan dengan menggunakan
metode terstruktur tradisional dan menggunakan simbol (Entity
Relationship Diagram), atau dapat juga menggunakan metode
object-oriented dan penggunanaan symbol dari Unified Modeling
Language (UML), yang menghasilkan class diagram.
2.2.10.3.3 Activity / Entity Matrix
Menurut Bernard (2005, p310), Activity / Entity Matrix adalah
pemetaan yang dikembangkan oleh entitas data yang dipengaruhi
oleh aktivitas bisnis.
2.2.10.4 Systems and Applications
2.2.10.4.1 System Communication Description
Menurut Bernard (2005, p313), System Communication Description
adalah sistem diagram antar muka yang mendukung di dalam
mendeskripsikan bagaimana data berkomunikasi dengan sistem yang
61
ada di perusahaan, termasuk spesifikasi mengenai links, paths,
jaringan, dan media.
2.2.10.4.2 System Data Flow Diagram
Menurut Bernard (2005, p315), System Data Flow Diagram lebih
dikenal dengan nama Data Flow Diagram dan berguna untuk
menunjukkan proses yang terjadi dengan sistem yaitu pertukaran
data dan bagaimana pertukaran tersebut dapat terjadi.
2.2.10.5 Networks and Infrastructure
2.2.10.5.1 Network Connectivity Diagram
Menurut Bernard (2005, p321), Network Connectivity Diagram
menunjukkan hubungan fisikal jaringan yang ada di suatu
perusahaan seperti data, video jaringan, WAN, LAN, ekstranet, dan
intranet.
2.2.10.6 Security
2.2.10.6.1 Security and Privacy Plan
Menurut Bernard (2005, p328), Security Plan adalah perencanaan
keamanan yang menyediakan keamanan tingkat tingggi dan
mendeskripsikan mengenai program keamanan yang dijalankan pada
perusahaan. Keamanan tersebut dapat termasuk fisik, data, petugas,
elemen operasional keamanan dan prosedur yang berlaku.
62
2.2.10.7 Standards
2.2.10.7.1 Technology Forecast
Menurut Bernard (2005, p334), Technology Forecast adalah suatu
perkiraan rancangan dukungan teknologi yang akan dikembangkan
ke depannya agar dapat berjalan lebih baik sesuai dengan standar
yang ada di perusahaan.
2.2.10.8 Workforce
2.2.10.8.1 Workforce Plan
Menurut Bernard (2005, p335),Workforce plan merupakan deskripsi
tingkat tinggi bagaimana mengelola sumber daya manusia yang ada
di perusahaan, termasuk strategi di dalam mengkontrak karyawan,
retensi, dan membangun eksekutif management yang profesional,
serta tingkatan staff yang ada di perusahaan.
2.2.10.8.2 Organization Chart
Menurut Bernard (2005, p336), Organization Chart adalah diagram
yang menunjukkan posisi dan personil teroganisasi dalam diagram
hirarki atau format matrik. Organization Chart juga menolong di
dalam menunjukkan garis wewenang, hubungan kerja sama yang
terjadi, kepala dari setiap divisi yang ada, produk, dan proses yang
terjadi di dalam suatu perusahaan.