bab 11 perilaku organisasi komunikasi
DESCRIPTION
freeTRANSCRIPT
KOMUNIKASI (PERILAKU ORGANISASI)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Mungkinkah kesalahpahaman dalam memahami kata-kata secara harfiah berarti perbedaan
antara hudup dan mati? Hal ini bisa terjadi di bisnis penerbangan . sejumlah kecelakaan
penerbangan diketahui berkaitan dengan masalah komunikasi. Oleh sebab itu maka disini kami
akan menguraikan betapa pentingnya sebuah komunikasi yang baik. Dalam dunia bisnis dan
organisasi pun komunikasi adalah kunci utama keberhasilan akan sebuah maksud dan tujuan
yang dituju.
Komunikasi juga berhubungan dengan kepuasan karyawan. Yaitu semakin sedikit ketidak
pastian, semakin besar kepuasan. Penyimpangan, ambiguitas, dan ketidaksesuaian dalam
komunikasi meningkatkan ketidak pastian, dan dengan demikian berdampak negative terhadap
kepuasan.
1.2 Rumusan Masalah
Disini, kami dari kelompok 1 akan membahas mengenai komunikasi dimana kita akan
membahas beberapa kajian yang ada, diantaranya :
1. Mendeskripsikan proses komunikasi
2. Membandingkan kekuatan dan kelemahan komunikasi oral dengan tertulis.
3. Membandingkan efektivitas jaringan rantai, roda, dan semua saluran.
4. Mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pemakaian rumor.
5. Mendiskusikan bagaimana teknologi berbantuan computer mengubah komunikasi organisasi.
6. Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalm meningkatkan efektifitas komunikasi.
7. Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif.
8. Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas cultural.
Untuk itu kami mencoba membahas kajian diatas serta mencoba memecahkan beberapa kasus
yang akan kami munculkan dalam makalah ini.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Mendeskripsikan Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang
menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang
pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk
simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan
ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan pengirim.
Keterangan:
Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikiran.
Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan:
o Saluran formal adalah saluran-saluran komunikasi yang diciptakan oleh sebuah organisasi
untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional para
anggotanya.
o Saluran informal adalah saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul
sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.
Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu, tetapi sebelum pesan tersebut
dapat diterima symbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat
dipahamni oleh penerima.langkah ini, disebut penerjemahan sandi dalam pesan.
Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata
rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik.
Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasilkah kita telah
menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya.
Arah komunikasi
Komunikasi tersebut dapat mengalir secara vertical atau horizontal.
1. Dimensi vertical dapat dibagi menjadi aliran komunikasi ke bawah dan keatas:
Ke bawah, komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke
tingkatan yang lebih rendah.
Ke atas, komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi, dalam suatu
kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada
orang-orang yang memegang kekuasaan, memeberi mereka informasi mengenai proses
pencapaian tujuan dan menyamapaikan masalah-masalah terkini.
2. Horizontal, ketika komunikasi terjadi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, di antara
anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama , antarmenejer pada tataran yang sama,
atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal.
Mengapa komunikasi horizontal tetap dibutuhkan ketika komunikasi vertical yang efektif dalm
sebuah kelompok atau organisasi sudah tercipta? Jawabanya adalah bahwa komunikasi
horizontal sering kali dibutuhkan unutk menghemat waktu dan membantu koordinasi.
2.2 Membandingkan Kekuatan dan Kelemahan Komunikasi Oral dengan Komunikasi Tertulis
Komunikasi Antarpersonal terdiri dari :
Komunikasi Lisan
o Kekuatan komunikasi lisan terdapat pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal
dapat disampaikan dan jawabanya bisa diterima dalam waktu yang singkat.
o Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan
tersebut harus disampaikan melalaui sejumlah orang. Semakin banyak orang yang harus dilalui
oleh sebuah pesan, semakin besar kemungkinan penyimpanganya.
Komunikasi Tertulis,
o Kekuatan komunikasi tertulis adalah cara ini mudah dan bisa diversifikasi. Pesan dalam bentuk
cetakan membuat pengirim maupun penerima memiliki dokumentai tersebut; dan pesan itu dapat
di simpan selama waktu yang tak terhingga.
o Kelemahannya, komunikasi ini memakan waktu. Meskipun komunikasi tertulis bisa jauh lebih
cermat, tetapi komunikasi tulisan juga dapat menghabiskan lebih banyak waktu.
Komunikasi Nonverbal, komunikasi nonverbal meliputi : gerakan tubuh, intonasi, mimik
wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan.
o Komunikasi non verbal bisa menyampaikan hal-hal penting.misalnya: Bahasa tubuh memiliki
arti sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertatik pada pandanganya dan status relatif
yang dirasakan antara pengirim dan penerima.
o Tetapi kelemahnannya, bahasa tubuh sering kali memperumit komunikasi verbal.
2.3 Membandingkan Efektivitas Jaringan Rantai, Roda, dan Semua Saluran
Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-
saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suaru organisasi tiga tingkat yang kaku.
Efektivitas jaringan rantai adalah yang paling pas jika akurasi menjadi titik fokus anda.
Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak sebagai perantara komunikasi
antara semua kelompok.Jaringan roda merupakan contoh dari jaringan komunikasi yang akan
anda temukan pada sebuah tim dengan posisi seorang pemimpin yang kuat. Efektivitas struktur
roda memfasilitasi munculnya seorang pemimpin.
Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling
berkomunikasi secara aktif. Dalam praktiknya, jaringan ini sangat sering dikaitkan dengan tim-
tim yang otonom, di mana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada
orang yang memegang peran pemimpin. Efektivitas jaringan seluruh saluran adalah pilihan yang
terbaik bila Anda mementingkan kepuasan anggota.
2.4 Mengidentifikasi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pemakaian Rumor
Jaringan komunikasi informal
Sistem formal buknlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam sebuah kelompok atau
organisasi. Ada pula jaringan informal yang disebut desas-desus. Desas- desus adalah jaringan
komunikasi informal organisasi. Desas-desus memiliki tiga karakteristik utama yang menjadi
faktor-faktor yang dapat memengaruhi adanya pemakaian rumor:
– Hal ini terjadi karena tidak adanya kontrol dari manajemen.
– Oleh sebagian besar karyawan, desas-desus dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan
daripada komunike-komunike formal yang dikeluarkan oleh menejemen puncak.
– Desas-desus digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya.
Desas-desus merupakan salah satu bagian penting dari jaringan komunikasi kelompok atau
organisasi mana pun dan hal itu mesti dipahami. Desas-desus membuat para menejer dapat
merasakan moril organisasi mereka, mengidentifikasi memahami kekhawatiran para karyawan.
2.5 Mendiskusikan Bagaimana Teknologi Berbantuan Komputer Mengubah Komunikasi
Organisasi
Komunikasi berbasis komputer terdiri dari :
E-mail.
Mengubah komunikasi organisasi secara dramatis contohnya email dapat mengurangi jumlah
memo, surat, dan panggilan telepon yang pada masa lalu digunakan untuk berkomunikasi
diantara mereka senridi dengan para pemasok, pelanggan atau pihak-pihak yang berkepentingan
lain.
Pesan instan
/ Instant Messaging. Merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para menejer untuk
tetap berhubungan dengan para karyawan dan bagi karyawan untuk tetap berhubungan satu sama
lain tanpa dibatasi oleh jarak.
Koneksi internet dan ekstranet.
Dengan menggunakan intrnet perusahaan, dapat melakukan tukar menukar ide mengenai semua
hal dari bagaimana untuk mempertahankan karyawan hingga cara untuk bekerja lebih cepat
tanpa menurunkan kualitas.
Dengan ekstranet perusahaan mampu menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan
pemasok, pelanggan, dan rekan strategis tertentu.
Konferensi Video. Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah oeganisasi untuk
mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan.
2.6 Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalam meningkatkan efetivitas komunikasi
Kekayaan saluran adalah jumlah informasi yang dapat disampaikan selama satu episode
komunikasi. Artinya hal ini menawarkan lebih dari satu petunjuk informasi (kata-kata, postur,
mimik wajah, sikap, intonasi) Beberapa saluran kaya memiliki kemampuan untuk:
1) Menangani lebih dari satu petunjuk pada waktu bersamaan,
2) Memfasilitasi umpan balik yang cepat
3) Bersifat sangat pribadi
Dengan kekayaan saluran Para menejer dapat secara efisein mengomunikasikan pesan-pesan
rutin melalui berbagai saluran yang lebih miskin (melalui email) tetapi, mereka hanya bisa
mengomunikasikan pesan-pesan tidak rutin secara efektif melalui saluran-saluran komunikasi
yang kaya.
Para eksekutif ini mengandalkan saluran komunikasi yang lebih kaya untuk menyampaikan
berbagai pesan yang ambigu yang perlu merfeka sampaikan. Contohnya pasa saat perusahaan
mengadakan pemberhentian besar-besaran, melakukan konsolidasi, dan memperkenalkan
produk.
2.7 Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif
Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang
efektif. Yang terdiri dari :
Penyaringan. Manipulasi informasi oleh pengirim sehingga akan lebih nyaman bagi pihak
penerima. Faktor utama dari penyaringan adalah jumlah tingkatan vertikal dalam hierarki
organisasi, semikin banyak kesempatan terjadinya penyaringan.
Persepsi Selektif. Persepsi selektif kembali muncul di sini karena penerima, dalam proses
komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi,
pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.
Kelebihan Informasi. Adalah suaru kondisi dimana aliran informasi yang masuk melebihi
kapasitas pemrosesan seorang individu. Apabila seseorang memiliki lebih banyak informasi,
mereka cenderung untuk mengabaikan, mengalihkan, atau melupakan informasi tersebut.
Emosi. Apa yang tengah dirasakan penerima ketika menerima suatu komunikasi akan
memengaruhi cara ia menerjemahknya. Pesan yang sama yang diterima pada saat anda marah
atau bingung tak jarang diterjemahkan secara berbeda dari ketika anda sedang bahagia. Dalam
keadaan seperti itu kita cenderung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta
menggantikanya dengan penilaian emusional.
Bahasa. Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur,
pendidikan, dan latar belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang memengaruhi bahasa
yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata.
Kesulitan Komunikasi. Adalah ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya terkait
komunikasi lisan, komunikasi tertulis, atau keduanya.
Isu-isu terkini dalam komunikasi dapat menjadi hambatan bagi komunikasi yang efektif antara
lain terdiri dari :
Hambatan – hambatan komunikasi antara perempuan dan laki-laki
Kajian klasik yang dijalankan oleh Deborah Tannen memberi kita beberapa wawasan penting
mengenai perbedaan antara kaum perempuan dengan laki-laki dalam hal gaya percakapan
mereka. Secara khusus, Tannen mampu menjelaskan mengapa gender sering kali menciptakan
hambatan komunikasi lisan.
Intisari dari riset Tannen adalah bahwa kaum laki-laki menggunakan pembicaraan untuk
menekankan status. Sementara kaum perempuan menggunkanya untuk menciptakan koneksi.
Kesimpulan ini tentu saja tidak dapat diterapkan pada setiap laki-laki atau setiap perempuan.
Seperti dinyataknnya, generalisasinya adalah bahwa ” suatu persentase yang tinggi dari kaum
perempuan atau laki-laki sebagai sebuah kelompok berbicara dengan cara tertentu, atau
perempuan dan laki-laki secara individual lebih berkemungkinan untuk berbicara dengan satu
cara tertentu atau dengan cara lainya. ”
Sikap diam sebagai komunikasi
Sikap diam bisa berarti seseorang merasa khawatir dan takut unutk berbicara. Sikap diam dapat
menunjukan sinyal persetujuan, perbedaan pendapat, frustasi, atau kemarahan. Ketidakmampuan
untuk secara cermat memerhatikan dan memahami sikap diam dalam sebuah percakapan dapat
mengakibatkan hilangnya satu bagian vital dari pesan. Para komunikator yang cerdas tak akan
melewatkan kesenjangan, jeda. Dan keragua-keraguan yang muncul.
Komunikasi yang “benar secara politik”
Kita harus sensitif terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu dapat menstereotipkan,
mengintimidasi, dan menghina orang lain. Dalam suatu angkatan kerja yang semakin beragam,
kita mesti peka terhadap bagaimana kata-kata bisa menyinggung perasaan orang lian. Namun,
ada satu sisi buruk dari kebenaran politis. Kebenaran politis memperumit perbendaharaan kata
kita, makin mempersulit orang untuk berkomunikasi. Untuk mengilustrasikanya, anda mungkin
mengetahui arti dari ketiga istilah berikut ini : sampah, kuota, dan perempuan.
Tetapi, setiap kata ini juga dapat didapati bisa menyinggung perasaan satu kelompok tertentu
atau lebih. Kata-kata ini telah diganti dengan istilah seperti material sisa pascakonsumsi, ekuitas
edukasional, dan kaum gender. Malahnya adalah bahwa kelompok istilah yang disebut terakhir
ini memiliki kemungkinan kurang bisa menyampaikan pesan bila dibandingkan kata-kata yang
mereka gantikan.
2.8 Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas kultural
Komunikasi yang efektif sulit dicapai bahkan dalam kondisi yang ideal. Berbagai faktor lintas
kultural jelas-jelas meningkatkan potensi masalah komunikasi. Yang terdiri dari :
Hambatan –hambatan kultural
Seorang pengarang menemukan empat masalah khusus yang terkait dengan kesulitan-kesulitan
bahasa dalam komunikasi lintas kultural.
1) Hambatan yang disebabkan semantik, kata –kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang
berbeda.
2) Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata, kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam
bahasa yang berbeda.
3) Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara, dalam beberapa kultur, bahasa
bersifat formal, sementara dalam kultur lain informal.
4) Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi, orang yang berbicara dengan bahasa
yang berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang juga berbeda.
Konteks kultural
Pemahaman yang lebih baik atas hambatan-hambatan kultural ini dan berbagai impilikasinya
terhadap komunikasi lintas kultural dapat dicapai dengan cara memerhatikan konsep kultur
konteks tinggi dan rendah.
Kultur konteks tinggi adalah kultur yang sangat mengandalkan petunjuk-petunjuk nonverbal dan
situasional yang halus ketika berkomunikasi dengan orang lain. Kultur konteks rendah adalah
kultur yang sangat mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan makna dalam komunikasi.
Sebuah panduan kultural
Anda mungkin akan menjumpai lebih sedikit kesulitan jika orang tersebut datang dari konteks
kultural yang mirip dengan anda. Selain itu, keempat panduan berikut kiranya membantu:
1. Asumsikan perbedaan hingga kesamaam ditemukan.
2. Tekankan deskripsi alih-alih interprestasi atau evaluasi.
3. Praktikan empati.
4. Perlakukan interprestasi anda sebagi hipotesis kerja.
BAB III
KASUS
PERTANYAAN UNTUK BERFIKIR KRITIS
1. “komunikasi yang tidak efektif merupakan kesalahan si pengirim.” Setuju atau tidak setujukah
anda dengan peryataan tersebut?. Jelaskan
Tidak setuju. Ketidakefektifan komunikasi dapat diakibatkan oleh berbagai macam hambatan,
meliputi: masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan, atau perbedaan cultural
2. Apakah yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa komunikasi anda
akan diterima dan dipahami seperti yang anda inginkan?
Memahami lawan bicara anda(umur, pendidikan, latar belakang kultural)
Menggunakan bahasa/kata yang lazim atau mudah dimengerti
3. Bagaimanakah para manajer dapat memanfaatkan cara desas-desus demi keuntungan mereka?
manajer dapat memanfaatkan desas-desus dengan membuat desas-sesus dikalangan karyawan
untuk tujuan-tujuan tertentu , seperti melakukan suatu pernyataan kepada seorang karyawan yang
dianggap vokal dikalangan karyawan, dengan begitu desas-sesus dikalangan karyawan dapat
mungkin terjadi.
4. Menggunakan konsep kekayaan saluran, berikan contoh-contoh pesan yang paling baik
disampaikan melalui e-mail, komunikasi tatap muka, dan pada papan buletin perusahaan.
Pesan e-mail: melalui tulisan atau symbol
komunikasi tatap muka: melalui komunikasi lisan/kata-kata dan biasanya dengan komunikasi
nonverbal seperti bahasa tubuh atau gerakan tubuh.
5. “sebagian besar orang adalah pendengar yang buruk.” Setuju atau tidak setujukah anda dengan
peryataan tersebut. Beri penjelasan pada pendapat anda?
Tidak setuju, bukan karena sebagian orang adalah pendengar yang buruk, melainkan
bagaimana cara penyampaian komunikasi kita yang kurang baik.
Dimana komunikasi yang baik terletak pada kecepatan dan umpan baliknya, jika komunikasi
tersebut baik maka akan timbul respon yang cepat dari lawan bicara.
Dilema Etika
MENDEFINISIKAN BATASAN-BATASAN TEKNOLOGI
Anda bekerja untuk sebuah perusahaan yang tidak memiliki kebijakan khusus mengenai
pemakaian computer dan internet yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Perusahaan juga
tidak memiliki alat-alat pemantau elektronik untuk mengatur dan menentukan apa yang
dilakukan para karyawan dengan computer mereka. Apakah ada diantara tindakan-tindakan
berikut yang tidak etis? Jelaskan pendapat anda untuk setiap poin:
a. Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.
b. Bermain permainan computer selama hari kerja.
c. Menggunakan computer kantor Anda untuk melakuka belanja melalui Internet selama hari
kerja.
d. Mencari pasangan di sebuah situs web layanan kencan di internet selama hari kerja.
e. Mengunjungi situs web “dewasa” dengan computer kantor selama hari kerja.
f. Semua aktifitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal.
g. Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer dan akses Internet
yang disediakan dan dibayar oleh pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau
layanan kencan di internet selama jam kerja normal.
JAWABAN UNTUK DILEMA ETIKA :
a. Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.
Hal ini tidak etis dilakukan karena e-mail pun bila kita tidak dapat menggunakannya secara
bijak, justru akan menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja. Dan tentunya system e-mail
perusahaan ini harusnya dipakai oleh karyawan untuk keperluan perusahaan, bukan untuk
keperluan individu.
b. Bermain permainan computer selama hari kerja
Bermain permainan dalam computer memang berguna untuk menghilangkan stress ketika
bekerja, namun yang menjadi masalah apabila karyawan bermain computer selama hari kerja, hal
ini yang menjadi tidak etis. Baiknya karyawan bermain permainan computer ketika waktu luang
atau istirahat saja.
c. Menggunakan computer kantor untuk melakukan belanja melalui internat selama hari kerja
Hal ini pun tidak etis. Seharusnya penggunaan computer kantor untuk kepentingan kantor
pula. Belanja melalui internet apalagi selama hari kerja akan sangat mengganggu aktivitas kerja
dan mengurangi konsentrasi kita pada pekerjaan.
d. Mencari pasangan di sebuah situs Web layanan kerja selama hari kerja
Tidak etis, karena hal-hal pribadi sebaiknya dilakukan tidak pada hari kerja.
e. Mengunjungi situs Web “dewasa” dengan computer kantor anda selama hari kerja
Hal ini tidak etis dan sangat mengganggu aktivitas kerja dan mengurangi konsentrasi kita pada
pekerjaan.
f. Semua aktivitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal
Apabila hal-hal diatas dilakukan diluar jam kerja, mungkin boleh saja dilakukan. Yang
penting tidak menggangu aktivitas kerja dan tidak menggunakan fasilitas kantor untuk
kepentingan pribadi yang berlebihan.
g. Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer atau internet yang
disediakan dan dibayar oleh para pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau
layanan kencan di internet selama jam kerja normal.
Tidak etis, perusahaan memberi fasilitas kepada karyawannya untuk digunakan sesuai dengan
keperluan, yaitu keperluan urusan kantor. Bila fasilitas yang diberi oleh kantor kita
salahgunakan, maka tentunya akan merugikan perusahaan dan secara tidak langsung berdampak
rugi pula pada kita.
STUDI KASUS
JAMES W. CARUSO MEMILKI MASALAH KOMUNIKASI
James W. Caruso hanya memiliki empat orang karyawan di perusahaan hubungan
masyarakatnya, MediaFirst PR, Atlanta. Tetapi, ia tampaknya telah berhasil dalam
mengasingkan mereka.
Menurut para karyawannya, Caruso, 47, adalah seorang pria brilian yang memiliki banyak hal
untuk dipelajari agar bisa menjadi seorang komunikator yang lebih baik. Gaya komunikasinya
terus-menerus menjadi sumber konflik di perusahaannya. Caruso mengakui bahwa ia memiliki
masalah. “saya mungkin kurang bisa memberikan pujian secara verbal (sebagaimana yang
seharusnya) ketika seseorang melakukan suatu pekerjaan dengan baik. Saya adalah orang yang
sangat prcaya diri. Saya tidak butuh untuk diberitahu jika saya melakukan pekerjaan dengan
baik, tetapi ada orang yang membutuhkannya.
Para karyawan Caruso bisa dengan mudah mendaftar hal-hal yang telah dilakukannya yang
mengganggu mereka. Ia tidak memenuhi tenggat waktu, ia melakukan pekerjaan yang buruk
dalam berkomunikasi dengan klien (yang seringkali menempatkan posisi karyawan di tempat
yang tidak nyaman), ia tidak sepenuhnya mendengarkan ide-ide karyawan sebelum menyuruh
karyawan itu pergi, nada bicaranya seringkali terdengar merendahkan, dan ia seringkali cepat
mengkritik karyawan dan kikir dalam memberikan pujian.
Pertanyaan
1. Banyak atasan dituduh menjadi “komunikator yang buruk”. Menurut anda mengapa hal ini
terjadi?
2. Pesan apa yang terkandung dalam kasus tersebut terkait hubungan antara teori pujian dan
komunikasi?
3. Apakah hal khusus yang menurut anda perlu dilakukan Caruso untuk memperbaiki
keterampilan komunikasinya?
4. Dengan mengasumsikan bahwa Caruso ingin memperbaiki diri, bagaimanakah anda akan
membantunya agar ia belajar menjadi seorang komunikator yang baik?
Jawaban Studi kasus :
1. Menurut kami, karena mungkin banyak atasan pintar dalam konsep keilmuannya, tetapi
kurang cerdas dalam berkomunikasi. Berdasarkan kasus Caruso kita dapat melihat atasan dituduh
menjadi komunikator yang buruk karena adanya beberapa masalah di diri atasan tersebut. seperti,
atasan kurang dapat memberikan pujian secara verbal kepada bawahannya dan juga karena dia
berfikir secara proyeksi terhadap bawahannya. Yaitu dimana dia merasa sangat percaya diri dan
tidak butuh diberi tahu jika dia melakukan pekerjaan dengan baik, maka dia beranggapan kepada
bawahanya pun sama, padahal perilaku seperti itu sangat salah. Dapat juga dipastikan bahwa
atasan tersebut tidak memahami secara baik prinsip-prinsip dan konsep komunikasi yang baik
dalam organisasi maupun hubungan individual sehingga dianggap sebagai komunikator yang
buruk.
2. Jadi hubungannya adalah pujian merupakan factor penting dalam kesuksesan berkomunikasi.
Pujian (penghargaan) sebenarnya adalah hal yang paling utama untuk dapat memotivasi
karyawannya. Sehingga apabila seorang atasan kikir dalam memberikan pujian, hal itu dapat
membuat komunikasi antara atasan dan karyawan menjadi buruk. Oleh sebab itu atasan haruslah
dapat memberikan pujian (penghargaan) kepada karyawannya agar komunikasi antara karyawan
dengan atasan dapat berjalan baik dan karyawan dapat termotivasi sehingga dapat memberikan
umpan balik yang lebh baik kepada atasannya.
3. Berdasarkan masalah yang dimiliki oleh Caruso, hal khusus yang harus dilakukan unuk
memperbaiki keterampilan berkomunikasinya adalah mulailah untuk dapat memberikan pujian
verbal kepada para karyawannya, berusahalah untuk respect terhadap karyawannya, dan muailah
untuk dapat mendengarkan masukan dari orang lain baik itu merupakkan bawahannya, dan
berbicaralah tanpa cela kepada para karyawannya sehingga dengan begitu Caruso dapat
melakukan komunikasi yang lebih baik dari sebelumnya.
4. Jika Caruso ingin memperbaiki diri dalam berkomunikasi, yang akan saya lakukan untuk
memberi tahu kelemahan-kelemahan komunikasi yang dia miliki, lalu memberi pengertian dan
pemahaman komunikasi seperti apa yang harus dia lakukan dan yang terpenting adalah
membantu dia melatih keterampilan komunikasi yang baik dan memberikan umpan balik atas
upaya yang telah dia lakukan agar dia dapat selalu mengontrol dan instropeksi diri dalam hal
komunikasinya.
Tugas Kelompok
KETIADAAN KOMUNIKASI NONVERBAL
Latihan ini akan membantu Anda untuk melihat nilai komunikasi nonverbal pada hubungan antar
personal.
1. Kelas dibagi menjadi kelompok-kelompok berpasangan (Kelompok A dan Kelompok B).
2. Kelompok A memilih satu topic dari daftar berikut:
a. Menjadi manajer di Timur Tengah sangat berbeda dari menjadi manajer di Amerika Utara.
b. Tingkat perputaran karyawan dalam sebuah organisasi bisa bersifat fungsional.
c. Sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik.
d. Pembocor rahasia lebih banyak merugikan daripada menguntungkan organisasi.
e. Pengusaha bertanggung jawab memberikan pekerjaan yang menarik dan menantang kepada
setiap karyawan.
f. Setiap orang harus mendaftar untuk memberikan suara.
g. Organisasi-organisasi harus mendorong semua karyawannya untuk menjalani tes narkoba
secara teratur.
h. Mereka yang kuliah di jurusan bisnis atau ekonomi akan menjad karyawan yang lebih baik
daripada mereka yang kuliah di jurusan sejarah atau bahasa inggris.
i. Tempat anda mendapatkan gelar sarjana Anda lebih penting dalam menentukan keberhasilan
karir anda daripada apa yang Anda pelajari ketika Anda berada disana.
j. Tidak etis bagi seorang manajer untuk secara sengaja mendistorsi komunikasi guna
mendapatkan hasil yang menguntungkan.
3. Kelompok B memilih satu posisi tertentu terhadap topic ini (sebagai contoh, menentang
pandangan bahwa “sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik”). Kelompok A secara
otomatis mengambil posisi yang berlawanan.
4. Kedua kelompok memiliki waktu 10 menit untuk mempertahankan posisi mereka mengenai
topic yang ditentukan. Intinya adalah mereka hanya boleh berkomunikasi secara verbal. Mereka
tidak diperbolehkan menggunakan gerak isyarat, mimic wajah, gerakan tubuh, atau komunikasi
nonverbal lainnya. Akan lebih baik bagi setiap kelompok untuk mengikat tangan mereka selama
debat untuk mengingatkan mereka akan hal yang tak boleh mereka lakukan dan untuk
menunjukan wajah yang tanpa ekspresi.
5. Setelah perdebatan selesai, bentuklah kelompok-kelompok yang terdiri atas enam hingga
delapan orang dan diskusikan hal-hal berikut selam 15 menit:
a. Seberapa efektifkah komunikasi selama perdebatan tersebut?
b. Hambatan terhadap komunikasi apa saja yag ada?
c. Apakah tujuan dari komunikasi nonverbal?
d. Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah-masalah yang mungkin
timbul ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail.
JAWABAN TUGAS KELOMPOK :
Seberapa efektif komunikasi selama perdebatan tersebut?
Jawab: kurang efektif, karena komunikasi yang terjadi dalam perdebatan tersebut terkesan datar.
Sehingga peluang terjadinya kesalahpahaman komunikasi cenderung lebih besar terjadi. Karena
intonasi mengubah makna suatu pesan. Mimic juga menyampaikan arti. Wajah yang meggeram
mengatakan sesuatu yang lain dari wajah yang menyungging senyum. Mimic wajah dengan
intonasi menunjukkan arogansi, keagresifan, rasa takut, malu, dan karakteristik lainnya. Bahasa
tubuh pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila
terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan
si pengirim.
Hambatan terhadap komunikasi apa saja yang ada?
Jawab: terjadinya persepsi selektif yang negative. Persepsi selektif muncul ketika penerima
informasi dari komunikasi memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam
komunikasi. Ketika suatu komunikasi tidak diimbangi dengan mimic ataupun intonasi yang
tepat, maka si penerima informasi akan menanggapi informasi tersebut dengan salah.
Apakah tujuan dari komunikasi non verbal?
Jawab: sebagai pelengkap dalam komunikasi yang meliputi gerakan tubuh, mimic wajah,
intonasi, jarak fisik, dan lainnya. Karena bahasa tubuh memiliki dua hal terpenting dalam
penyampaiannya yaitu (1) sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertarik pada
pandangannya, (2) status relative yang dirasakan antara pengirim dan penerima. Bahasa tubuh
pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila
terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan
si pengirim.
Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah yang mungkin timbul
ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail!
Jawab: komunikasi non verbal pun sangat penting diterapkan bukan hanya saat berkomunkasi
secara langsung (face to face), tetapi juga ketika pembicaraan yang terjadi secara tidak langsung.
Contohnya saat orang melakukan komunikasi dengan menggunakan media telepon. Selain
kelancaran berbicara verbal, kelancaran dalam non verbal pun sangat diperlukan. Kita bisa
menunjukkan ekspresi kita saat senang, marah, atau sedih ketika orang lain menyampaikan pesan
kepada kita dengan melibatkan intonasi dalam komunikasi kita dalam telepon. Sedangkan
komunikasi melalui e-mail pun ternyata penting pula untuk selalu menggunakan komunikasi non
verbal. Dalam e-mail kita mengenal apa yang disebut smiley, yaitu icon-icon yang mewakili
perasaan kita ketika berkomunikasi dengan orang lain. Contoh smiley yang menunjukkan senang
, atau smiley yang menunjukkan sedih , dan lainnya.
BAB IV
KESIMPULAN
Jadi kita sebagai mahasiswa harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, Karena
dengan komunikasi yang baik kita dapat meminimalkan distorsi yang terjadi dalam komunikasi.
Dengan begitu, semakin besar kemungkinan bahwa tujuan, umpan balik, dan pesan-pesan
manajemen lainnya akan diterima sebagaimana yang kita maksud. Dalam berkomunikasi
penggunaan saluran-saluran komunikasi vertical, lateral, dan informal yang ekstensif akan
meningkatkan aliran komunikasi, mengurangi ketidak pastian, serta memperbaiki kinerja dan
kepuasan kelompok. Kita juga dapat mengasumsikan bahwa ketidaksesuaian antara komunikasi
verbal dan nonverbal akan meningkatkan ketidakpastian dan menurunkan kepuasan.
Kami juga melihat bahwa proses komunikasi mewakili suatu pertukaran pesan, apapun yang
diharapkan si pengirim dalam pesannya tersebut, pesan yang dibaca sandinya dalam pikiran
penerima mewakili realitasnnya sendiri. “Realitas” inilah yang menentukan kinerja, bersama
dengan tingkat motivasi dan tingkat kepuasan individu yang bersangkutan. Isu motivasi
sangatlah penting, sehingga kita mesti secara singkat meninjau bagaimana komunikasi memiliki
peran sentral dalam menentukan tingkat motivasi seseorang.
DAFTAR PUSTAKA
Stephen P. Robbins, Thimothy A. Judge, Perilaku Organisasi (organizational Behavior) buku 2,
Pearson Education, Salemba Empat , 2004
Jack Canfield, The Succes Principles, PT. GRAMEDIA, 2008
MAKALAH KOMUNIKASI
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi ? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh
mereka yang perhatian terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik pada
gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam
proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang
berdampak kepada membangun budaya organisasi, yaitu nilai dan kepercayaan yang menjadi
titik pusat organisasi. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka
membentuk saling pengertian (mutual understanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan
dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Rumusan Masalah
1. Mendefinisikan komunikasi dan menyebutkan keempat fungsi komunikasi
2. Mendeskripsikan proses komunikasi
3. Membandingkan ketiga jenis umum jaringan kerja kelompok kecil
4. Menyebutkan rintangan-rintangan yang biasanya menghambat komunikasi yang efektif
5. Mengidentifikasi isu-isu terbaru komunikasi
Tujuan
Tujuan dari makalah yang berjudul ”Komunikasi” adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah
Perilaku Organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan
pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak hanya
vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting
melalui kegiatan organisasi.
Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide,
persamaan pengertian dan persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi
dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi
merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
B. Fungsi-fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu:
1. Pengendalian
Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap
organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang
berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai
dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun
komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.
2. Motivasi
Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus
dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang
dibawah standar.
3. Pengungkapan emosi
Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental
dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi
memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
4. Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan
melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
C. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang
menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang
pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk
simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan
ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan pengirim.
1) Pengirim pesan (sender) dan isi pesan / materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan
harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya.
Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan
dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
2) Simbol / isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami
oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata,
gerakan anggota badan (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian
pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah
tertentu.
3) Media / penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti : TV, radio, surat kabar, papan pengumuman,
telepon, dan lainnya. Pemilihan ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan,
jumlah penerima pesan dan situasi.
4) Mengartikan kode / isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan
harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti atau
dipahaminya.
5) Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam
bentuk code atau isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
6) Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk
verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak
pesannya terhadap si penerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk
mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan
dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan
yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang
mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan
dilaksanakan atau tidak balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi
balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan
perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk
memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk
menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat
memperjelas persepsi.
7) Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh
dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu
kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima
salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
D. Arah Komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins (2006), komunikasi dapat mengalir secara vertikal dan horizontal.
Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.
A. Ke Bawah
Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok atau
organisasi ke tingkat yang lebih bawah. Misalnya para manajer yang berkomunikasi dengan para
bawahannya. Pola ini biasanya digunakan oleh para manajer atau pemimpin kelompok untuk
menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur
ke bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian, dan mengemukakan umpan
balik tentang kinerja.
B. Ke Atas
Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam
kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan,
menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan masalah-masalah
yang dihadapi. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para
karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Dengan
komunikasi ke atas juga manajer dapat mendapatkan gagasan untuk memperbaiki kondisi yang
dihadapi.
C. Lateral (Horizontal)
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang sama,
baik antar sesama pekerja ataupun antar sesama manajer. Komunikasi horizontal berfungsi untuk
menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Dalam beberapa kasus, hubungan horizontal ini
memberlakukan sanksi formal. Seringkali hubungan ini diciptakan secara informal utuk
mempersingkat hierarki vertical dan mempercepat tindakan.
E. Jenis-Jenis Komunikasi
1. Komunikasi Antar Pribadi
Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi antar pribadi dapat digolongkan menjadi tiga jenis,
yaitu:
a) Komunikasi lisan
b) Komunikasi tertulis
c) Komunikasi non verbal disebut juga komunikasi dengan bahasa tubuh
Dari ketiga jenis komunikasi yang disebutkan Robbins, komunikasi lisan dan komunikasi tulisan
dapat disebut sebagai komunikasi verbal. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :
· Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan
disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam
berkomunikasi.
· Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat
diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
· Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan
menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang
tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
· Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan
bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai
hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya
selingan dalam berkomunikasi.
· Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas,
langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
· Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi
akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu
untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
a) Komunikasi Lisan
Sarana utama satu individu melakukan komunikasi dengan individu lainnya adalah melalui lisan
dengan cara berbicara, berpidato, mengobrol, diskusi kelompok dan lain sebagainya. Salah satu
keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dalam umpan balik yang dihasilkannya.
Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan diterima dalam waktu yang relatif singkat. Jika
penerima merasa tidak yakin dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan deteksi
dini oleh pengirim dan karenanya memungkinkan koreksi dini.
Disamping memilik keuntungan diatas, komunikasi dengan lisan pun memiliki kerugian.
Kerugian terbesar dari komunikasi lisan yang muncul dalam organisasi adalah ketika pesan yang
disampaikan harus melewati sejumlah orang. Semakin banyak orang yang dilewati oleh pesan itu
maka semakin besar pula kemungkinan pesan tersebut mengalami distorsi. Dalam organisasi,
dimana setiap keputusan dan komunikasi lainnya disampaikan dari atasan kepada bawahan
secara verbal melalui lisan maka hal ini memungkinkan untuk terjadinya distorsi pada pesan
tersebut.
b) Komunikasi Tulisan
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sudah terbiasa melakukan komunikasi secara tertulis. Diantara
media yang sering digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ini diantaranya memo, surat,
email, fax, sms, laporan berkala organisasi, pengumuman di papan, bulletin dan alat-alat lain
yang dikirimkan via kata-kata secara tertulis.
Salah satu keuntungan penggunaan komunikasi tulisan ini adalah karena komunikasi tulisan ini
berwujud dan dapat dibuktikan atau dapat dijadikan sebagai bukti. Umumnya, baik pengirim
maupun penerima memiliki catatan komunikasi. Pesan dapat disimpan dalam waktuyang lama.
Jika ada pertanyaan mengenai isi pesan tersebut, maka secara referensi dicatat dan dapat
dijadikan rujukan untuk referensi selanjutnya.
Kelebihan seperti ini tentu saja merupakan keuntungan tersendiri bagi sebuah organisasi.
Misalnya saja pesan ini berisi tugas yang harus dikerjakan oleh anggota dari oragisasi tersebut
selama beberapa bulan. Dengan menyampaikannya secara tertulis, maka ini dapat dijadikan
pedoman selama tenggat waktu tertentu atau selama tugas dan tujuan tersebut belum tercapai.
Manfaat lain dari komunikasi tertulis/tulisan ini muncul dari prosesnya sendiri. Biasanya kita
akan lebih cermat dan lebih teliti terhadap kata/pesan yang ditulis daripada kata/pesan yang
disampaikan melalui lisan. Dengan demikian komunikasi tertulis ini lebih memungkinkan untuk
dapat difikirkan dengan baik, logis, dan jelas.
Selain mempunyai kelebihan seperti telah diutarakan diatas, pesan tertulis juga mempunyai
kekurangan. Pesan tertulis dapat memakan waktu yang relatif lebih lama daripada pesan yang
disampaikan melalui lisan. Dengan demikian meskipun menulis jauh lebih akurat tetapi menulis
juga dapat memakan waktu yang relatif lama. Kemudian dalam komunikasi tulisan/tertulis juga,
umpan baluk yang diterima relatif lebih lama daripada komunikasi lisan.
c) Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal
memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan
suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak
mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan
bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak
mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya.
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari
pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan
emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep
diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan
dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua
bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat
jelas.
Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai
bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama
berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk
menghilangkan stres.
F. Komunikasi Organisasi
Menurut Stephen P. Robbins, komunikasi organisasi ini dapat digolongkan menjadi komunikasi
jaringan formal, selentingan, dan mekanisme dengan bantuan komputer yang digunakan oleh
organisasi untuk memudahkan komunikasi.
a. Jaringan kelompok kecil formal
Jaringan organisasi formal ini bisa jadi sangat rumit, karena bisa jadi mencakup ratusan orang
atau puluhan tingkat hierarki. Stephen P. Robbins menyederhanakan jaringan formal ini kedalam
tiga kelompok kecil yang umum yang masing-masing terdiri dari lima orang. Tiga jaringan ini
adalah rantai, roda, dan semua saluran.
Rantai secara tegas mengikuti rantai komando yang formal. Jaringan ini hampir sama dengan
saluran komunikasi yang mungkin kita temukan dalam organisasi dengan tiga tingkatan yang
kaku. Roda mengandalkan tokoh sentral yang bertindak sebagai saluran pusat untuk semua
komunikasi kelompok. Jaringan ini merangsang jarinan komunksi yang akan kita temukan dalam
tim dengan pemimpin yang kuat. Jaringan semua saluran memungkinkan semua anggota
kelompok untuk secara aktif untuk saling berkomunikasi. Jaringan semua saluran ini mungkin
paling sering dicirikan dalam praktik yang sering dilakukan oleh tim swa kelola, dimana semua
anggota kelompok bebas memberikan kontribusi dan tidak ada satu orang pun yang mengambil
peran sebagai seorang pemimpin.
b. Selentingan
Selain system formal tersebut, dalam komunikasi dikenal juga system informal yang disebut
dengan selentingan. Meskipun selentingan ini bersifat informal, tidakberarti selentingan ini
bukan merupakan sumber informasi yang penting. Misalnya survei terbaru menemukan bahwa
75% dari karyawan mendengar pertama kali ada masalah dari desas desus dalam selentingan.
Selentingan mempunyai tiga karakteristik utama, yaitu:
1) Selentingan tidak dikendalikan oleh manajemen.
2) Selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai sumber informasi yang
paling dapat dipercaya dan andal daripada informasi formal yang diumumkan oleh manajemen
puncak.
3) Sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari orang-
orang di dalamnya.
Selentingan merupakan bagian penting dari komunikasi kelompok atau organisasi. Selentingan
menunjukkan kepada para manajer isu-isu yang membingungkan yang dianggap oleh para
karyawan dianggap penting dan memicu kecemasan. Oleh karena itu, selentingan bertindak
sebagai filter dan sebagai mekanisme umpan balik, yang mengumpulkan isu-isu yang dianggap
relevan oleh para karyawan. Dan yang lebih penting lagi yaitu dari perspektif manajerial, adanya
kemungkinan menganalisis informasi selentingan dan meramalkan arahnya.
c. Komunikasi dengan bantuan komputer.
Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dewasa ini,
memungkinkan pula komunikasi dalam organisasi diterapkan melalui teknologi komputer.
Keuntungan yang didapat tentu saja dalam hal kecepatan, keakuratan, dan kemudahan. Bsekali
fasilitas untuk melalkukan komunikasi dengan bantuan teknologi komputer ini, diantaranya :
1. Elektronik Mail (E-Mail)
E-Mail merupakan surat elektronik menggunakan internet dan diperkaya dengan teknologi yang
dibantu komputer. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-mail ini, yaitu
pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan cepat. Pesan-pesan yang dikirim melalui
e-mail dapat didistribusikan dan dikirim kepada satu atau ribuan orang hanya dalam satu kali
pengiriman. Dan keuntungan lainnya yaitu biaya yang dikeluarkanpun relatif murah.
Adapun kelemahan dari e-mail adalah berlebihnya informasi yang didapatkan. Misalnya saja
seseorang bisa mendapatkan ratusan bahkan ribuan e-mail hanya dalam satu hari. Tentu saja ini
menjadi kendala tersendiri bagi penggunyanya untuk membaca, menyaring, dan menanggapi e-
mail yang masuk tersebut. Kelemahan lainnya yaitu kurangnya muatan emosional, yang hanya
bisa disampaikan melalui pesan suara atau melalui tatap muka.
2. Hubungan Internet dan Ekstranet
Internet adalah jaringan informasi privat di seluruh organisasi yang berfungsi seperti situs web
tetapi hanya bisa diakses oleh orang dalam. Dengan menggunakan jaringan internet ini suatu
organisasi dapat berhubungan dengan mudah, cepat, dan murah baik dengan sesama anggotanya
ataupun dengan anggota atau perusahaan-perusahaan lain dalam menjalankan aktivitas
organisasi/kelompoknya.
3. Konferensi Video
Konferensi video adalah perluasan system internet dan ekstranet. Konfeensi video
memungkinkan anggota suatu kelompok/organisasi bertemu dengan anggota organisasi lain
dalam tempat yang berbeda. Gambar yang diperlihatkan dalam video memungkinkan mereka
untuk saling berkomunikasi.
G. Hambatan Komunikasi yang Efektif
Stephen P. Robbins (2006), mengatakan bahwa ada enam hal yang dapat menyebabkan
komunikasi menjadi tidak efektif, yaitu:
1. Penyaringan
Hambatan yang pertama dalam komunikasi adalah penyarngan. Penyaringan merupakan suatu
proses komunikasi dimana tidak semua informasi disampaikan. Hanya informasi yang dirasa
perlua dan menguntungkan saja yang disampaikan. Tetapi sekiranya informasi itu akan
mendatangkan kerugian maka onformasi tersebut tidak seutuhnya atau bahkan tidak sama sekali
disampaikan.
Sebab utama dari penyaringan adalah karena adanya jumlah lelvel dalam struktur organisasi.
Semakin vertical level dalam hierarki organisasi, semakin banyak terjadinya peluang
penyaringan. Factor-faktor seperti ketakutan menyampaikan kabar burukdan keinginan untuk
menyenangkan atasan sering menyebabkan seseorang untuk memberi informasimengenai apa
yang mereka pikiringin didengarkan oleh atasan mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi
komunikaso ke atas.
2. Persepsi selektif
Biasanya penerima dalam proses komunikasi secara selektif menerima dan mendengar
berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya.
Para penerima juga menjelaskan minat dan harapan mereka ke dalam proses komunikasi.
Dengan adanya persepsi selektif ini memungkinkan bagi kita untuk tidak melihat realitas tetapi
menafsirkan apa yang kita lihat dan menyebutnya sebagai realitas.
3. Informasi berlebih
Dalam proses komunikasi adakalanya seseorang menambah atau mengurangi informasi yang
diddapat dan disampaikannya. Hal ini dikarenakan kapasitas seseorang untuk mengolah data
terbatas. Sehingga ketika informasi yang diterima oleh seseorang melebihi kapasitasnya yang
dapat mereka pilah dan gunakan maka orang akan cenderung menyeleksi, mengabaikan,
melewati, atau melupakan informasi tersebut atau menghentikan pengolahan sampai situasi
berlebih itu lewat. Tidak peduli apakah akibatnya kehilangan informasi ataupun komunikasi
yang efektif.
4. Emosi
Emosi dapat mempengaruhi komunikasi. Misalnya pesan yang diterima seseorang ketika ia
sedang marah atau kesal dibandingkan dengan ketika ia sedang senang atau ceria akan berbeda
tingkat keefektifan komunikasinya.
5. Bahasa
Dalam bahasa yang kita gunakan sehari-hari, kerap kali ada kata yang bisa mengandung banyak
makna ketika diucapkan. Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga dari
variable-variabel yang begitu mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang
diberikan ke kata-kata itu.
Dalam sebuah organisasi biasanya terdiri dari anggota yang berbeda-beda, baik latar belakang
pendidikan, budaya, dan usianya. Kemudian mereka juga dibagi-bagi kedalam beberapa hierarki
organisasi sesuai dengan spesialisasinya masing-masing. Masalah dalam memahami penggunaan
bahasa ini adalah anggota organisasi biasanya tidak tahu bagaimana orang yang dia ajak
berinteraksi telah memodofikasi bahasa itu. Para pengirim cenderung berasumsi bahwa kata-kata
dan istilah-istilah yang mereka gunakan adalah sama, baik bagi dirinya maupun bagi penerima
informasi tersebut. Tentu saja hal semacam ini dapat menjadikan komunikasi menjadi tidak
efektif.
6. Kegelisahan komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins (2006), diperkirakan 5-20% dalam populasi menderita kegelisahan
atau kecemasan dalam melakukan komunikasi. Seringkali orang merasa takut ketika berbicara di
depan umum. Mereka mengalami ketegangan dan kecemasan yang tidak pada tempatnya baik
dalam komunikasi lisan maupun tulisan. Berbagai studi menunjukkan bahwa orang seperti itu
selalu menghindari situasi yang menuntut mereka terlibat dalam komunikasi.
H. Isu-Isu Terbaru dalam Komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins (2006), ada empat isu terkini yang berhubungan dengan
komunikasi dlam sebuah organisasi, yaitu :
1. Penghalang komunikasi antara pria dan wanita
Adakalanya seorang pria merasa kesulitan untuk berkomunikasi dengan seorang wanita atau
dengan kata lain perbedaan gender seringkali menjadi penghalang dalam melakukan komunikasi
yang efektif. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Deborah Tannen (Stephen P. Robbins :
2006), yang menjadi penyebab dari hal itu adalah adanya perbedaan antara pria dan wanita dlam
gaya pembicaraan mereka. Biasanya, pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan status
sedangkan wanita menggunakannya untuk mendapatkan koneksi.
Menurut Tannen (Stephen P. Robbins : 2006), komunikasi merupakan tindakan penyeimbangan
yang berkesinambungan, yang mengubah kebutuhan kebutuhan yang berbenturan menjadi
keakraban dan independensi. Keakraban menekankan kedekatan dan kebersamaan. Independensi
menekankan keterpisahan dan perbedaan. Masalahnya adalah, wanita berbcara dan mendengar
bahasa untuk menciptakan hubungan dan keakraban sedangkan pria berbicara dan mendengar
bahasa untuk menekankan status kekuasaan dan independensi.
Jadi untuk banyak pria, pembicaraan merupakan cara untuk mempertahankan independensi dan
status dalam tertib social hierarkis. Sedangkan bagi banyak wanita, pembicaraan merupakan
negosiasi untuk menciptakan kedekatan dimana mereka mencoba mencari dan memberikan
informasi serta dukungan.
2. Diam sebagai komunikasi
Pengertian diam dalam konteks komunikasi adalah tidak adanya pembicaraan atau suara, yang
umumnya diabaikan sebagai bentuk komunikasi dalam perilaku organisasi karena
menggambarkan tiadanya tindakan atau perilaku. Tetapi diam kadang bukan berarti tidak ada
tindakan. Diam oleh banyak orang tidak dianggap sebagai gagal komunikasi, sebaliknya diam
dapat menjadi bentuk komunikasi yang sangat kuat. Diam dapat berarti seseorang sedang
memikirkan sesuatu, cemas, takut berbicara, serta dapat mengisyaratkan kesepakatan, menolak,
kecewa, atau marah.
Kegagalan dalam memberikan perhatianpada bagian diam dari percakapan dapat berakibat
kehilagan bagian penting dari pesan. Komunikasi yang cerdik memperhatikan kesenjangan, jeda,
dan keragu-raguan. Mereka mendengar dan menginterpretasikan. Kadangkala pesan yang nyata
dalam komunikasi terkubur dalam diam (Stephen P. Robbins : 2006).
3. Komunikasi yang benar secara politis
Secara sederhana, komunikasi politik (political communication) adalah komunikasi yang
melibatkan pesan-pesan politik dan aktor-aktor politik, atau berkaitan dengan kekuasaan,
pemerintahan, dan kebijakan pemerintah. Dengan pengertian ini, sebagai sebuah ilmu terapan,
komunikasi politik bukanlah hal yang baru. Komunikasi politik juga bisa dipahami sebagai
komunikasi antara ”yang memerintah” dan ”yang diperintah”.
Mengkomunikasikan politik tanpa aksi politik yang kongkretsebenarnya telah dilakukan oleh
siapa saja : mahasiswa, dosen, tukang ojek, penjagawarung, dan seterusnya. Tak heran jika ada
yang menjuluki Komunikasi Politik sebagai neologisme, yakni ilmu yang sebenarnya tak lebih
dari istilah belaka.
Dalam pergaulan sehari-hari seringkali kita memodifikasikata-kata yang kita gunakan sehingga
terkesan lebih halus dan lebih menjaga perasaan orang lain. Dan ini akan menjadi suatu bekal
bagi kita agar dapat melakukan komunikasi yang efektif. Kita harus peka terhadap perasaan
orang lain. Kata-kata tertentu dapat membuat stereotype, mengancam, dan menghina individu.
Begitupula dalam sebuah organisasi yang memilik angkatan kerja yang beragam dan hierakri
kepemimpinan yang berbeda pula. Tetapi kadang kitapun mengalami kesulitan untuk
memodifikasi suatu kata yang memiliki ketepatan tertentu sehingga kita sulit untuk
memodofikasinya menjadi sebuah kata yang lebih halus.
Kata-kata merupakan alat promer untuk melakukan komunikasi. Semakin banyak
perbendaharaan kata yang digunakan oleh pengirim dan penerima, makin besar kesempatan
untuk menyampaikan pesan secara akurat. Dengan menghilangkan kata-kata tertentu dari
perbendaharaan, kita akan lebih sulit untuk melakukan komunikasi secara akurat. Sedangkan bila
kita menggantikan kata-kata dengan istilah yang baru yang maknaya tidak begitu dipahami, kita
telah memperkecil kemungkinan pesan kita akan diterima sesuai dengan maksud kita.
Kita harus peka dengan pemilihan kata karena terkadang itu bisa melukai perasaan orang lain.
Tetapi kitapun harus hati-hati dalam menghilangkan atau memodifikasi kata-kata yang kita
gunakan karena hal tersebut bisamenjadi penghalang komunikasi yang efektif. Intinya adalah
kita harus menyadari bahaya dan perlunya menemukan keseimbangan yang tepat.
4. Komunikasi lintas budaya
Perbedaan kebiasaan dan kebudayaan kerap kali enjadipenghalang komunikasi yang efektif.
Menurut Stephen P. Robbins (2006), sedikitnya ada empat masalah yang menjadikan factor
budaya ini menjadi penghambat dalam komunikasi, yaitu:
a. Hambatan yang disebabkan oleh semantik
Makna kata bisa berlainan untuk orang yang berbeda. Hal ini dikarenakan beberapa kata ada
yang tidak bisa diterjemahkan kedalam bahasa atau budaya lain.
b. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata
Seringkali dalam bebrapa bahasa terdapat kata yang sama, baik dalam penulisan meupun dalam
pengucapannya, tetapi memiliki makna yang bebeda. Tentu saja hal ini dapat menyebabkan
kesalahpahaman dan menjadikan komunikasi menjadi tidak efektif.
c. Habatan yang disebabkan oleh perbedaan nada
Setiap daerah atau suku biasanya mempunyai kebudayaan yang berbeda tidak terkecuali dengan
nada berbicara. Bagi orang batak misalnya, mereka sudah terbiasa berbicara dengan nada yang
tingi. Tetapi bagi orang sunda, biasanya nada yang tingi ini sering diidentikan dengan keadaan
marah atau tidak sopen dalam pembicaraan sehari-hari.
d. Hambatan yang disebabkan oleh beda persepsi
Biasanya orang yang berasal dari latar belakang budaya yang berbeda mempunyai pandangan
yang berbeda dalam mempersepsikan sesuatu.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer melibatkan proses
komunikasi. Proses komunikasi dimulai dengan adanya pengirim pesan yang mempunyai ide
untuk disampaikan kepada seseorang agar dapat dipahami sesuai apa yang ia sampaikan.
Kemudian pesan (informasi) tersebut disampaikan melalui isyarat (simbol), baik verbal (kata-
kata) maupun non verbal (bahasa tubuh) melalui media komunikasi langsung (tatap muka), TV,
Radio, internet, dll. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima mengartikan, atau
menterjemahkan agar dapat dipahami olehnya. Setelah pesan tersebut dimengerti, maka ada
tanggapan atau isyarat yang berisi pesan dari penerima agar pengirim pesan tahu dampak
pesannya terhadap penerima pesan (balikan). Disamping proses komunikasi diatas, juga ada
gangguan yang menghalangi suatu proses komunikasi yang akibatnya penerima salah
mentafsirkan pesan/isyarat tersebut.
Arah komunikasi yaitu bisa secara vertikal (ke atas maupun ke bawah) dan secara horizontal.
Hambatan dalam komunikasi yang efektif yaitu:
1. Penyaringan
2. persepsi selektif
3. informasi berlebih
4. Emosi
5. bahasa, dan
6. kegelisahan komunikasi