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Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados®

Índice

Módulo Procesos Especiales

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Contenido del manual

Objetivo del manual

Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento de la operación básica de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA que te permita comenzar a trabajar inmediatamente.

Estructura de este manual

El Módulo Procesos Especiales está compuesto por capítulos que contienen la explicación del sistema; en cada uno se incluyen ejercicios prácticos que te permitirán afianzar el conocimiento adquirido.

Señalética Con las siguientes imágenes se identifica:

Las referencias de consulta al Módulo de capacitación de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Los ejercicios prácticos.

Aquí se identifican las bondades CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

GRACIAS POR TU ASISTENCIA ¡BIENVENIDO!


Índice

Índice

1 CONFIGURACIÓN AVANZADA Y EXTRAS DE DOCUMENTOS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 1-1 CONFIGURACIÓN AVANZADA 1-2

QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR CON LOS CATÁLOGOS 1-3 CÓMO LLEVAR EL MANEJO DE CONCEPTOS 1-7 QUÉ ES LA INTERFAZ CONFIGURABLE 1-18 QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO CONFIGURAR EN CONTPAQ I® FACTURA ELECTRÓNICA 1-21

INFORMACIÓN ADICIONAL DE LOS DOCUMENTOS 1-23 CÓMO REALIZO VENTAS AL EXTRANJERO 1-24 QUÉ INFORMACIÓN DEBO SABER SOBRE LOS ABONOS 1-29 CÓMO CONFIGURO OTRAS CONEXIONES DE CFDI/CFD 1-33

2 CONTABILIZACIÓN

Tema Página

VISIÓN GENERAL 2-1 CÓMO CONTABILIZO MOVIMIENTOS 2-2 CÓMO ASOCIO UNA EMPRESA 2-3 CÓMO CONFIGURO SEGMENTOS CONTABLES 2-4 CÓMO CONFIGURO ASIENTOS CONTABLES 2-6 CÓMO ASIGNO ASIENTOS CONTABLES 2-10 CÓMO ELABORO PÓLIZAS 2-12 CÓMO CARGO PÓLIZAS A CONTPAQ I® CONTABILIDAD 2-14 CÓMO CONCILIO PÓLIZAS 2-16 QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-18

3 PROCESOS DE CONTPAQ I® FACTURA ELECTRÓNICA

Tema Página

VISIÓN GENERAL 3-1 COMO ENVÍO EL INFORME MENSUAL AL SAT 3-2 CÓMO CANCELO LOS CFDI 3-3 CÓMO TIMBRO MASIVAMENTE LOS CFDI 3-5

Continúa en la siguiente página

Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Índice

Índice, Continuación

4 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 4-1 Información general sobre configuración de usuarios 4-2 Cómo creo perfiles de usuario 4-3 Cómo registro un usuario 4-5 Qué otras funciones puedo realizar 4-8

5 REPORTES Y FORMATOS A LA MEDIDA

Tema Página

VISIÓN GENERAL 5-1 CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA 5-2 CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO 5-4 CÓMO MODIFICO UNA PLANTILLA PARA FORMATO AMIGABLE 5-9 CÓMO UTILIZO EL EDITOR DE FORMAS 5-19 CÓMO CREO UNA FORMA PREIMPRESA 5-21

6 TRANSFERENCIA DE DATOS Y UTILERÍAS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 6-1 Cómo importo catálogos 6-2 Cómo genero masivamente documentos 6-6 Cuándo ejecutar las utilerías o los procesos 6-9

Fecha de elaboración: 10 de febrero de 2012 CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.1.0

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Capítulo 1 Configuración avanzada y extras de documentos

Capítulo 1

Configuración avanzada y extras de documentos

Visión general

Introducción

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:

• • Crear conceptos de acuerdo a las necesidades de la empresa. • Capturar documentos con moneda extranjera. • Conocer los tipos de abonos que se pueden crear o utilizar en base a la estructura

administrativa que tiene la empresa. • Agregar campos extra en caso de que los necesite.

En este capítulo Este capítulo contiene las siguientes secciones:

Sección Página Configuración avanzada 1-2 Información adicional de los documentos 1-23

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Configuración avanzada

Visión general

Introducción Todas las empresas tienen necesidades de información y características específicas que

pueden ser configuradas en el sistema para facilitar aún más el uso del mismo. El manejo de información adicional sobre los catálogos y configuración de la empresa te permitirán aprovechar mejor los datos que se generan en ella y sacarle mayor provecho a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.


• Conocer qué otras funciones puede realizar con los catálogos. • Identificar y conocer qué es la interfaz configurable. • Conocer qué son los conceptos y cómo se realiza su configuración. • Identificar otras funciones disponibles en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

En esta sección Esta sección contiene los siguientes temas:

Tema Página Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos 1-3 Cómo llevar el manejo de conceptos 1-7 Qué es la interfaz configurable 1-18 Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

1-21

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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos

Qué es Dentro de cada catálogo de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existen otras

funciones o acciones que puedes realizar, además de la captura de los datos obligatorios para generar el registro. Estas funciones generalmente te ayudarán a organizar mejor la información de tu empresa o bien, al configurarla se agilizará el trabajo al momento de realizar cualquiera de los documentos. Importante: Las funciones que se presentan en este tema son comunes a todos o algunos de los catálogos. Más adelante encontrarás otras funcionalidades propias de cada catálogo.

Vista de Saldos Es una forma rápida de conocer todos los documentos del cliente o proveedor, así puedes

conocer aquellos documentos que tienen saldo pendiente. Esta opción se localiza en la ventana principal del catálogo Clientes.


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Qué otras funciones puedo realizar con los catálogos, Continuación

Estado del registro

Este campo se considera como un dato obligatorio e indica si el registro está Inactivo (en baja temporal), en caso contrario se considerará como Activo (en alta). Recuerda: Podrás modificar el estado Activo/Inactivo de un cliente cuando lo desees. Importante: Esta funcionalidad está disponible en la ventana principal de los catálogos Clientes y Servicios.

Consulta la siguiente tabla para conocer las implicaciones de cada estado de los registros en cada uno de los catálogos disponibles de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNIC.

Catálogo Estado Inactivo Estado Activo

Clientes No aparecerá en los reportes del sistema y CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA no permitirá facturarle mercancía; es decir, no se podrá efectuar una venta; pero dicho cliente sí podrá generar pagos hasta que liquide el saldo.

En el caso de un Cliente activo, los movimientos de venta y cobranza se realizarán sin restricciones y la información referente al cliente se desplegará en los reportes solicitados.

Servicio No puede facturarse y no aparecerá en reportes. --


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Descripciones CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA te permite utilizar 3 descripciones diferentes en el

servicio. Estas descripciones son:

Descripción corta Aquí podrás capturar una breve descripción del servicio, como por ejemplo, qué abarca dicho servicio. Solo acepta 30 caracteres.

Descripción alterna En esta opción puedes capturar la descripción que utiliza tu cliente; de esta forma, al facturar el servicio que le proporciones a tus clientes podrás incluir los datos que él maneja.

Descripción detallada Esta descripción te permite contar con mayor información sobre algunas cualidades o datos que requieras saber sobre dicho registro, la cual puede ser tan larga como lo requieras.

Otras funciones para clientes

Entre las funciones adicionales que puedes realizar en el Catálogo Clientes está:

• Asignar porcentaje de descuento • Condiciones de crédito.


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Asignar un porcentaje de Descuento

Esta opción forma parte de las condiciones comerciales asignadas a los clientes y con esta función puedes otorgarle un descuento especial por cliente que está disponible para las empresas que lo incluyen en sus políticas. Recuerda: Las condiciones comerciales se establecen según tus criterios con relación a cada cliente.

Condiciones de crédito

En estos campos podrás indicar si a tu cliente le venderás a crédito, cuántos días de crédito serán y cuál será el límite de crédito.. También podrás especificar si manejarás un límite de documentos vencidos y si se podrá facturar al cliente aunque rebase el límite de crédito. Esto te permitirá tener un mejor control en tus estrategias de cobranza.

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Cómo llevar el manejo de conceptos

Qué es Los conceptos son los tipos de documentos que maneja CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA para la creación de documentos. Este documento proviene de un documento modelo.

Qué es un documento modelo

El documento modelo es una plantilla que indica la naturaleza de los conceptos y donde se encuentran todos los campos disponibles para ese tipo de documento. Es el documento modelo el que define si el documento es de cargo, abono, si afecta existencias, saldo, etcétera. Nota: Un documento modelo no puede abrirse, por tanto, no es modificable; en contraparte el concepto es el que puede adecuarse a las necesidades de la empresa.

Tipos de conceptos

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con 7 documentos modelo y 10 conceptos predefinidos, sin embargo, podrán crearse tantos conceptos sean necesarios, o bien, modificarse los conceptos existentes.

Relación entre Conceptos y Documentos Modelo

Consulta el siguiente diagrama para conocer información más detallada sobre los conceptos, documentos y movimientos disponibles en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Documentos Modelo de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA

DocumentosConceptosMovimientosBásicos

Movimientos Básicos

Los movimientos básicos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA están relacionados

directamente con los Documentos Modelo.

Así, determinado número de esosDocumentos Modelo pertenece a Facturas,

otra cantidad pertenece a Honorarios,otra a Notas de Crédito, etcétera.

Conceptos

Estos son algunos de los Conceptos que incluye CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA en su base de datos, de forma que puedas trabajar con

documentos desde que adquieres el sistema; pero podrás crear tantos Conceptos como tus necesidades te lo exijan,

o bien, modificar la configuración de los Conceptos ya existentes.

Importante: Un Documento Modelo No se puede alterar ni modificar.Los Conceptos que ya han sido grabados, pueden ser editados, pero

no se puede cambiar el Documento Modelo al que pertenecen.

Documentos Modelo

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA incluye 7 Documentos Modelo, que aplican a los movimientos incluidos en el menú

Movimientos.

Cada Documento Modelo sirve como base para la creación de todos los Conceptos que necesita tu empresa.

Importante: Los Documentos Modelo No se pueden modificarni editar, únicamente puedes crear Conceptos a partir de ellos.

Documentos

Con los Conceptos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA puedes crear el número de documentos que necesites. En el menú Movimientos, selecciona el

documento que deseas, y si es necesario, asígnale un Concepto.

Podrás capturar la información del documento, mientras que el Concepto aplicará las definiciones configuradas en él.

Importante: Una vez que accedas a la barra de menú que corresponda (Factura, Honorarios, etcétera), podrás seleccionar el Concepto

por medio del botón o de la tecla <F3>.


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Cómo llevar el manejo de conceptos, Continuación

Cómo ingreso Para configurar los conceptos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA ve al menú

Configuración, submenú Conceptos y selecciona el documento modelo deseado.

Qué necesito para configurar

Para configurar un concepto, los datos obligatorios son Código y Nombre. Sin embargo existen otros datos importantes que ayudarán a la configuración del concepto. Si la casilla “Documentos a Crédito” está marcada significa que todos los documentos que se realicen con este Concepto generarán datos para las estadísticas de ventas a crédito. Cuando requieras que el documento de cargo genere automáticamente un documento de abono, marca la casilla “Concepto por omisión para pagos” y especifica el tipo de abono que se creará.


Marcar la diferencia entre los Conceptos a crédito y los que son a contado, hace que se lleve un mejor control de las estadísticas de ventas. Con información correcta en las estadísticas de ventas obtendrá reportes confiables. En caso de que no exista límite para el número de movimientos en cada documento, deberás capturar cero.

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Datos adicionales

Dentro de la ventana Conceptos, existen datos adicionales que se pueden configurar después de guardar el concepto. Estas pestañas son:

1. Datos generales 2. Movimiento 3. Impuestos y descuentos 4. Comprobante Fiscal Digital / CFDi

Nota: La pestaña Comprobante Fiscal Digital / CFDi ya se explicó en el módulo Elemental del manual de curso de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Cómo ingreso. Realiza cualquiera de las siguientes acciones para desplegar la pestaña correspondiente a cada dato adicional.

• Haz clic en la pestaña deseada. • Presiona las teclas <Alt+Número de opción>.

Propiedades de los campos

Los campos que se incluyen en los datos adicionales tienen los siguientes estados:

• Oculto – El valor del campo no aparecerá en la ventana de captura del documento pero sí se considerará en el total del movimiento y documento.

• Lectura – El valor del campo aparecerá en la ventana de captura pero no podrá modificarse.

• Escritura – El valor del campo aparecerá en la ventana de captura y podrá ser modificado.

• Sin Uso – Este campo no se utilizará en la ventana de captura ni se considerará en el total del movimiento y documento.

Nota: Podrás indicar sólo un estado para cada campo.

Cómo guardar Una vez que especifiques la información de cada Dato adicional haz clic en el botón Guardar

para conservar los cambios.

Configuración Datos generales

Esta pestaña te permite configurar datos adicionales para el cliente y la moneda.


Los datos que tienen estado Escritura, deberán capturarse al momento de generar el documento correspondiente.

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Si manejas CFD o facturas tradicionales

En caso de que manejes CFD o factura tradicional tendrás opción de indicar el valor asumido para el campo “Folio”, el cual se puede utilizar de 4 maneras:

1. Consecutivo del documento modelo – Se utiliza cuando la foliación desea llevarse para todos los conceptos de un documento modelo.

2. Consecutivo del concepto – Se utiliza cuando la foliación desea llevarse por concepto.

3. Al imprimir tomar el consecutivo del documento modelo – Será cuando se imprima el documento, que se considere la foliación del documento modelo.

4. Al imprimir tomar el consecutivo del concepto – Será cuando se imprima el documento, que se considere la foliación del concepto.

Nota:

• Si deseas manejar una foliación por concepto, deberás indicar el folio inicial. • Cuando la foliación es por documento modelo, el folio inicial se indicará en Folios y

Conceptos asumidos. El campo “Serie” es de Escritura para todos los conceptos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Configuración del Movimiento

Aquí se especifica qué campos aparecerán en el detalle del documento; es decir, los campos que se utilizarán en los movimientos del documento. De esta forma la captura de los movimientos será más ágil. En el apartado Orden de captura podrás indicar qué valor deseas que se muestre primero al capturar el documento. Importante: Considera que los impuestos y descuentos se calculan en base al precio, por lo tanto, es necesario que el precio se capture antes que los impuestos y descuentos. Consulta el gráfico de la siguiente página.


El estado Escritura de los campos “Serie” y “Folio” no se puede modificar porque es una configuración propia de sistema.

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Configuración del Movimiento (continúa)


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Configuración de Impuestos y descuentos

En esta ventana se configurarán los porcentajes e importes de los descuentos, la base del cálculo y de qué opción se tomará el valor de los descuentos. Sólo el primer descuento se calculará con base en el neto del movimiento, el resto de los descuentos se calcularán en cascada, es decir, se calculará con base en el resultado anterior. También podrás configurar los porcentajes e importes de los impuestos y retenciones, así como la base del cálculo de los mismos. Los impuestos pueden tomar el valor de las siguientes ventanas:

• General (Redefinir empresa, pestaña 5. Impuestos). • Cliente (Catálogo de Clientes apartado Impuestos). • Servicio (Catálogo de Servicios, apartado Impuestos).


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Configuración de Impuestos y descuentos (continúa)

Además, CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA permite buscar el valor mediante el siguiente orden:

• Servicio / Cliente / General • Cliente / Servicio / General

La forma en que funciona este orden para Servicio / Cliente / General es el siguiente:

Busca primero el valor que está en el catálogo Servicios, si existe, tomará el valor indicado; si no, entonces busca el valor en el catálogo Clientes, si existe ahí tomará el valor indicado; en caso contrario tomará el valor que está en Redefinir empresa.

La opción Cliente / Producto / General funciona igual, solo que primero revisa el valor que está en el catálogo Clientes, posteriormente en el catálogo Servicios y al final verifica la opción Redefinir empresa.


Sólo podrás usar una de las 5 opciones existentes. Te recomendamos seleccionar la más conveniente a las necesidades de la empresa.

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Ejercicio 1

Creación de concepto Factura CFDI En el siguiente ejercicio se explica el procedimiento necesario para crear un concepto de tipo factura electrónica (CFDI):

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración, submenú Conceptos y selecciona la opción Factura. Resultado: Aparecerá la ventana Modelo: Factura.

2 Captura 201 en el campo “Código” y Factura CFDI en el campo “Nombre”.

3 Marca la casilla “Comprobante Fiscal Digital / CFDi”. Resultado: Automáticamente se mostrará la pestaña Comprobante Fiscal Digital / CFDi.

4 Haz clic en la pestaña 4. Comprobante Fiscal Digital /CFDi.

5 Marca la casilla “CFDi” y selecciona la opción 3.2 en el campo “Versión Anexo 20”.

6 Haz clic en el botón F3 del campo “Archivo del Certificado” y selecciona la ruta <C:\Certificados de Prueba SAT>.

7 Haz clic en el archivo aaa010101aaa_csd_01.cer y haz clic en el botón Abrir.

8 Haz clic en el botón F3 del campo “Archivo de la Llave Privada” y da doble clic en el archivo aaa010101aaa_csd_01.key.

9 Captura a0123456789 en los campos “Contraseña” y “Confirmación”.

10 Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que la utilizarás en el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2

Creación de otra factura Repite el procedimiento anterior para registrar el siguiente concepto: Código: 1000 Nombre: Factura sin IVA Esta factura, como su nombre lo indica, no deberá manejar IVA, por tanto, deberá modificarse la pestaña 3. Impuestos y Descuentos.


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Ejercicio 3

Creación del concepto Honorarios Enseguida se creará un concepto de tipo Honorarios, utilizando los impuestos del valor General.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración, submenú Conceptos y selecciona la opción Honorarios del cliente. Resultado: Aparecerá la ventana Modelo: Honorarios del cliente.

2 Captura 300 en el campo “Código” y Honorarios en el campo “Nombre”.

3 Haz clic en la pestaña 2. Impuestos y Retenciones.

4 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la siguiente tabla:

Campo Buscar Valor en… I.V.A General Retención I.S.R. General Retención I.V.A. General

5 Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que en los siguientes ejercicios se seguirá utilizando.

Ejercicio 4

Concepto para Arrendamiento Persona Física Enseguida se creará un concepto para Arrendamientos de Personas Físicas.

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón Nuevo.

2 Captura 301 en el campo “Código” y Arrendamiento Persona Física en el campo “Nombre”.



Campo Buscar Valor en… I.V.A <Ninguno> Retención I.S.R. <Ninguno> Retención I.V.A. <Ninguno>

5 Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se creará este concepto. No cierres esta ventana ya que en los siguientes ejercicios se seguirá utilizando.


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Ejercicio 5

Concepto para Arrendamiento Persona Moral Enseguida se creará un concepto para Arrendamientos de Personas Morales.

Paso Ejercicio


2 Captura 302 en el campo “Código”.

3 Captura Arrendamiento Persona Moral en el campo “Nombre”.



Campo Buscar Valor en… I.V.A Cliente Retención I.S.R. Cliente Retención I.V.A. Cliente

6 Haz clic en el botón Guardar.

7 Haz clic en el botón Cerrar.

Ejercicio 6

Crear documento para Arrendamiento Persona Moral En el siguiente ejercicio verás el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a una Persona Moral, simulando el cobro de una renta a una empresa.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente o Cargos del cliente y selecciona el concepto que se muestra por omisión. Resultado: Se mostrará la ventana para crear el documento.


3 Captura el código del cliente CL02. Nota: Recuerda que a este cliente le capturaste porcentajes de I.V.A., Retención de ISR y Retención de I.V.A.

4 Captura 15,000 en el campo “NETO”, enseguida presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se actualizarán los importes del I.V.A., Retención I.S.R., Retención I.V.A., TOTAL y Saldo Documento. Estos cálculos se realizan conforme a los porcentajes capturados al cliente.


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Ejercicio 6 (continúa)

Paso Ejercicio

5 Captura Renta del mes en el campo “Observaciones” y presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente.

6 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar.

7 Cierra la ventana del listado de documentos.

Ejercicio 7

Crear documento para Arrendamiento Persona Física En el siguiente ejercicio verás el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a una Persona Física, este concepto no incluirá I.V.A.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente o Cargos del cliente y selecciona la opción Arrendamiento Persona Física. Resultado: Se mostrará la ventana para crear el documento.


3 Captura el código del cliente CL02. Nota: Recuerda que este concepto se configuró para que no incluya ni I.V.A ni retenciones.

4 Captura 5,000 en el campo “NETO”, enseguida presiona la tecla <Tab>.

5 Captura Renta del mes en el campo “Observaciones” y presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente.

6 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar.

7 Cierra la ventana del listado de documentos.

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Qué es la interfaz configurable

Qué es Los catálogos y documentos cuentan con una serie de campos para almacenar datos; sin

embargo, en ocasiones se requiere utilizar y guardar datos extra. Para esto existe la interfaz en la cual se pueden almacenar los siguientes tipos de campos:

• Importe extra • Texto extra • Fecha extra Nota: La interfaz configurable se puede utilizar para Catálogos y Documentos.

Cómo ingreso Para habilitar la interfaz configurable ingresa a cualquiera de los catálogos de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA, haz clic en la pestaña 6. Usuario y presiona las teclas <Ctrl+F5> para ingresar al modo Interfaz configurable. Acepta el mensaje

“Usted esta entrando en modo Interfaz Configurable. Esto le permitirá agregar, modificar o eliminar campos extras y etiquetas”

y la pestaña estará lista para insertar los campos extra que consideres necesarios.

Qué necesito para configurar

Haz clic derecho con el ratón para desplegar el menú de opciones y selecciona la deseada. Importante: Podrán insertarse hasta un máximo de 5 campos de textos, 5 campos de importes y 1 fecha extra.


Selecciona del menú flotante la opción deseada y observa cómo se inserta el campo en el área. Realiza los ajustes necesarios arrastrando el elemento a la ubicación deseada.

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Qué es la interfaz configurable, Continuación

Propiedades de los campos

Al insertar un campo extra, éste se insertará con el nombre Etiqueta #, al hacer doble clic en la etiqueta, podrás modificar el nombre de la misma para que sea más descriptivo. Además, podrás asignarles atajos y moverlos según te convenga. Nota: Tanto los campos extra como las etiquetas tienen propiedades y son modificables.

Cómo salir del modo de edición

Cuando finalices la configuración, presiona nuevamente las teclas <Ctrl+F5> y guarda el registro para conservar los cambios.

Consideraciones Toma en cuenta que el orden en que se agregaron los campos en la pestaña <Usuarios>

será el orden de captura que seguirá la tecla <Tab>.

Ejercicio 1

Inserción de un campo extra Para insertar un campo extra en la interfaz configurable realiza el siguiente procedimiento.


Al ingresar a la interfaz configurable, aparecerán los campos en gris.

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Qué es la interfaz configurable, Continuación


Paso Ejercicio

1 Ve al menú Catálogos y selecciona la opción Servicios. Resultado: Mostrará la vista Servicios – Todos los Servicios.

2 Haz doble clic sobre el Servicio genérico. Resultado: Aparecerá la ventana Servicios con los datos del servicio en cuestión.

3 Haz clic en la pestaña 6. Usuario y presiona las teclas <Ctrl+F5>. Nota: Acepta el mensaje de advertencia para continuar. Resultado: Se habilitará al modo de Edición.

4 Haz clic derecho sobre el lugar donde deseas insertar el campo y selecciona la opción Agregar Campo de Texto. Resultado: Se insertará en la ventana una casilla y una etiqueta.

5 Haz doble clic en la etiqueta para desplegar la ventana Propiedades de Etiqueta.

6 Captura Nombre en inglés en el campo “Texto” y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Se regresará a la ventana de Edición y observa que en la etiqueta aparece el texto Nombre en inglés.

7 Presiona las teclas <Ctrl+F5> y haz clic en el botón Sí ante la pregunta si deseas guardar los cambios. Resultado: Finalizará el modo de Edición pero permanecerá activa la ventana Productos.

8 Captura Generic Service en el campo “Nombre en inglés” y guarda los cambios.

Ejercicio 2

Insertar campos extras Repite el procedimiento anterior para insertar otros campos extras que se utilizarán en la empresa. Considera la información de la tabla para conocer a qué registro asignarle qué dato extra.

Catálogo Dato Tipo de Campo Nombre de la etiqueta Captura en etiqueta

Servicio Instalación Texto extra Tipo de servicio Implementación Importe extra Nivel 1

Clientes Hugo Valle Fecha extra Cumpleaños 01 de junio 1973 Importe extra Cliente desde 2009

Texto extra Cliente cumplido Si

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Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Otras funciones Dentro de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA podrás configurar otras funcionalidades

que te ayudarán a agilizar el trabajo dentro del sistema. Entre ellas podrás:

• Configurar la barra de accesos directos. • Utilizar la calculadora. • Visualizar calendario. • Ejecutar bitácora de la empresa. • Personalizar el sistema con el logotipo de tu empresa.

Barra de accesos directos

Es una barra vertical que contiene el acceso directo a las funciones más utilizadas por el usuario activo. Las opciones que aparecen en esta barra son definidas por el Grupo al que pertenece el usuario, de esta forma, existe una Barra de Accesos Directos para cada Grupo de Usuarios que haya sido configurado previamente. La Barra de Accesos Directos se despliega del lado izquierdo de la ventana principal de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, siempre y cuando está abierta una empresa. Cómo ingreso Selecciona del menú Ver la opción Barra de accesos directos


Las opciones que aparecen en la barra dependen de los derechos del usuario activo y de la configuración del Grupo al que pertenece dicho usuario.

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Qué otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, Continuación

Calculadora Cuando requieras utilizar una calculadora, podrás hacer uso de la que está disponible dentro

de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Esta funcionalidad te permitirá realizar los cálculos necesarios sin necesidad de utilizar o buscar otras aplicaciones. Cómo ingreso Realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona del menú Ver la opción Calculadora. • Presiona las teclas <Ctrl+F11>.

Calendario CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA permite desplegar el calendario de la máquina

desde el sistema comercial. Así cuando requieras capturar varios documentos con una fecha específica, el sistema considerará la fecha del equipo de cómputo y agilizará la captura que realices. Nota: No olvides regresar la fecha correcta para evitar confusiones con tu información. Cómo ingreso Realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Selecciona del menú Ver la opción Calendario. • Presiona las teclas <Ctrl+F12>.

Bitácora de la empresa

Utiliza esta vista para consultar y visualizar las operaciones del día. De esta forma obtendrás información de manera rápida y oportuna. Cómo ingreso Para ejecutar la bitácora selecciona del menú Ver la opción deseada.

Logotipo Podrás personalizar CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA insertando el logotipo de tu

empresa. Cómo ingreso Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Haz clic en el botón Asociar logo… y localiza el archivo gráfico. Recuerda: Podrás asignar un archivo con extensión .bmp, .jpg, .gif o .png.

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Información adicional de documentos

Visión general

Introducción Existe información adicional en el manejo de Documentos que te ayudarán a mantener el

orden en la información que registres en tu empresa. El aprendizaje que aquí adquieras te permitirá conocer aquellas características adicionales que te ayudarán a que el trabajo que realices en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA sea más eficiente y ordenado. De esta forma, tendrás un panorama más amplio de las situaciones que se pueden presentar y así tomar la mejor decisión administrativa para que tu empresa siempre esté sana y con información al día.

Objetivo Al finalizar esta sección el participante será capaz de:

• Conocer el manejo de ventas en moneda extranjera. • Conocer información importante sobre los abonos.

En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas:

Tema Página Cómo realizo ventas al extranjero 1-24 Qué información debo saber sobre los abonos 1-29 Cómo configuro otras conexiones de CFDI/CFD 1-33

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Cómo realizo ventas al extranjero

Qué es En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, puedes crear documentos en moneda

extranjera, para esto requieres hacer lo siguiente:

• Definir la moneda extranjera. • Capturar el tipo de cambio del día de la moneda extranjera. • Establecer la moneda extranjera en el catálogo Clientes. • Crear el documento en moneda extranjera. • Obtener el reporte en moneda extranjera.

A continuación se detallan estos pasos:

Cómo defino la moneda extranjera

En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existe un catálogo de monedas y al crear una empresa nueva se incluyen dos monedas: Peso Mexicano y Dólar Americano. Si deseas crear una moneda nueva ve al menú Configuración y selecciona la opción Monedas, enseguida captura los campos necesarios. Recuerda: La tabla Monedas se explicó en el módulo Elemental de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.


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Cómo realizo ventas al extranjero, Continuación

Cómo capturo el tipo de cambio

En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA puedes capturar el tipo de cambio del día, de esta forma todos los documentos que captures ese día tendrán ese importe, o puedes capturar el tipo de cambio al momento de crear el documento. Si deseas establecer el tipo de cambio del día ve al menú Configuración y selecciona la opción Tipos de cambio, enseguida captura los campos necesarios. Recuerda: La tabla Monedas se explicó en el módulo Elemental de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo defino una moneda al cliente

Para definir por omisión la moneda de los documentos de un cliente en específico, ve al menú Catálogos, selecciona la opción Clientes, haz doble clic sobre el cliente deseado y selecciona la moneda por omisión en el campo “Moneda del cliente”.


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Cómo creo un documento en moneda extranjera

El procedimiento para crear un documento en moneda extranjera es el mismo que se realiza para crear uno en moneda local, la diferencia es sólo seleccionar la moneda en que se creará el documento en el campo “Moneda”. La moneda por omisión del documento será la que el cliente tenga definida en su catálogo.

Pagos de documentos

Los pagos de los documentos podrán ser en otra moneda, es decir, si la factura fue hecha en euros, el pago puede ser en pesos o viceversa.

Ejercicio 1

Creación de una moneda extranjera En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para crear la moneda Euro.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Monedas. Resultado: Se mostrará la ventana Monedas.

2 Captura Euro en el campo “Nombre”.

3 Selecciona la bandera Unión Europea en el campo “Bandera”.

4 Presiona las teclas <Alt+0128> en el campo “Símbolo”. Resultado: Se mostrará el símbolo €.

5 Deja 2 decimales por omisión.

6 Presiona el botón Después en el campo “Posición del Símbolo”.

7 Captura Euro en el campo “Nombre en singular”.


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Paso Ejercicio

8 Captura Euros en el campo “Nombre en Plural”.

9 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Ejercicio 2

Definición del tipo de cambio del día En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para definir el tipo de cambio del día para la moneda Euro.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Tipos de cambio. Resultado: Se mostrará la ventana Tipos de Cambio.

2 Selecciona Euro en el campo “Moneda”.

3 Deja la fecha por omisión en el campo “Fecha”.

4 Captura 16.50 en el campo Tipo de Cambio.



Ejercicio 3

Definición de la moneda del cliente En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para definir la moneda Euro en un cliente.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Catálogos y selecciona la opción Clientes. Resultado: Se mostrará el lista do de clientes.


3 Captura CL03 en el campo “Código”.

4 Captura Pierre Roux en el campo “Nombre”.

5 Selecciona Euro en el campo “Moneda del cliente”.



8 Cierra la ventana con el listado de clientes.


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Ejercicio 4

Creación de un documento en euros En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para crear una factura en Euros y su pago en Pesos.

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón Factura tradicional ubicado en la barra vertical y enseguida haz clic en el botón Nuevo. Resultado: Se mostrará la ventana Factura / Factura tradicional.

2 Selecciona CL03 en el campo “Cliente” y presiona la tecla <Tab>. Resultado: Observa que en el campo “Moneda” se mostrará Euro, ya que esta es la moneda por omisión para el cliente CL03. De igual forma, observa que en el campo “Tipo de cambio” se mostrará 16.50 ya que este fue el tipo de cambio que capturaste para el día de hoy.

3 Haz doble clic en el área de movimientos para capturarlos.

4 Selecciona S01 en el campo “Servicio”, presiona la tecla <Tab>. Resultado: Observa que en el campo precio se mostrará 36.36 que es el equivalente en euros al precio de este servicio.

5 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar. Resultado: Se cerrará la ventana Movimiento y regresarás a la ventana Factura / Factura tradicional.

6 Haz clic en el botón Pagar.

7 Haz clic en el botón Guardar y salir. Resultado: Se cerrará la ventana del pago.

8 Haz clic en el botón Cerrar para salir de la factura y nuevamente haz clic en el botón Cerrar para cerrar el listado de documentos.

Ejercicio 5

Reporte en moneda extranjera Una vez que hayas creado la factura en euros y la hayas pagado, ejecuta el reporte de estado de cuenta del cliente. Sigue los pasos que se muestran a continuación para hacerlo:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Reportes, submenú Clientes y selecciona la opción Estado de cuenta.

2 Selecciona Euro en el campo “Clientes con moneda”.

3 Haz clic en los botones Continuar y Aceptar. Resultado: Verifica que aparezca la factura y el pago del cliente. Observa que en el reporte se muestra el tipo de cambio y que el saldo del cliente es 0.00

4 Cierra la ventana del reporte y de filtros.

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Qué información debo saber sobre los abonos

Qué es Son los pagos o abonos que se realizan para disminuir los adeudos. Estos abonos pueden

ser los que realiza el cliente con la empresa o los que la empresa realiza a sus proveedores.

Conceptos de abono

Dependiendo del tipo de Abono son los conceptos que estarán disponibles.

Concepto Se utiliza cuando…

Abono del Cliente – El cliente abona a una factura, o bien, da un anticipo.

Abono por Letras

Se documenta la deuda en una factura. AdminPAQ toma el concepto de forma automática.

Cheque recibido El cliente paga o abona a su cuenta con un cheque.

Honorarios del cliente

Se utiliza cuando al cliente se le genera un recibo de honorarios por los servicios solicitados por él.

Nota de Crédito

Se utiliza cuando el cliente devuelve un producto y no desea que se le regrese el dinero, sino que éste se le abone a otra factura, o bien, el dinero se le regresará después de cierto tiempo y para ello se crea el documento.

Pago del cliente Se utiliza cuando el cliente paga o liquida una factura.

Nota: Estos documentos pueden utilizarse indistintamente ya que su función es la misma, sin embargo, se recomienda manejarlos adecuadamente para que el control de las cuentas por cobrar y pagar se realice eficazmente.

Partes de un documento de abono

Los documentos de abono sólo contienen el encabezado del documento, es decir, no existe detalle ya que en estos no se puede capturar mercancía. Una vez que el documento se termina de capturar, podrá imprimirse. Al ser impreso no podrás modificarlo, sólo podrá cancelarse. Una vez que el documento se cancela, éste no podrá ser eliminado. Nota: La marca Impreso podrá quitarse, sin embargo, no se recomienda debido al control que se tiene en la foliación de los documentos.

Información adicional del documento

Los documentos de abono solo tienen un dato adicional que sirve para capturar la referencia, observaciones y campos extras del documento. Esta información será útil para el manejo del mismo documento.

Para ingresar a él haz clic en el botón .


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Qué información debo saber sobre los abonos, Continuación

Qué necesito para registrar

Para registrar un documento de abono asegúrate de indicar los siguientes datos:

• Concepto de Abono • Tipo de cambio • Fecha • Referencia (sólo para el caso de

cheques) • Código del Cliente • Moneda • Importe

Recuerda: Estos documentos sólo afectan el saldo del cliente.

Saldar Documentos En esta ventana se mostrará la lista de todos los documentos de cargo del cliente (facturas, notas de cargo, etcétera) que no han sido saldados.


En la columna Abono (Peso) deberás indicar el importe a abonar para cada documento de cargo. Esto puede hacerse capturando el importe, o bien, haciendo doble clic en la celda.

Un abono podrá asociarse a uno o varios documentos de cargo. Para quitar la asociación se deberá capturar, en la columna Abono (Peso), el importe cero.

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Qué necesito para registrar (continúa)

Una vez que realizas la asociación de los documentos, en la parte inferior se desplegarán los documentos que se han aplicado al concepto de abono en cuestión.

Ejercicio

Creación de Nota de Crédito Genera la siguiente nota de crédito para el cliente Francisco Ramos.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Movimientos, submenú Abonos del Cliente y selecciona la opción Nota de Crédito. Resultado: Mostrará la vista Abonos del Cliente – Todos los Documentos.

2 Haz clic en el botón Nuevo. Resultado: Aparecerá la ventana Documento Modelo: Nota de Crédito – Concepto: Nota de Crédito.


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Ejercicio (continúa)

Paso Ejercicio

3 Verifica que en el campo “Concepto de Abono” aparezca Nota de Crédito y asigna el resto de los datos según se indica en la tabla:

Campo Captura Fecha 5 de junio Cliente Francisco Ramos Referencia A1009 Total $772.40

Nota: Al finalizar la captura del total presiona la tecla <Enter> para desplegar la ventana Saldar cargos del Cliente. Importante: Si la ventana no se muestra de forma automática haz clic en el botón Saldar documentos. Resultado: Se desplegará la ventana Saldar cargos del Cliente con los documentos con saldo a favor de este cliente.

4 Selecciona el documento con fecha del 24 de abril y haz doble clic en la columna Abono (Peso) para saldar el documento. Al finalizar cierra la ventana.

5 Observa que aparece la información del documento en el apartado Documentos aplicados de la ventana Documento Modelo: Nota de Crédito – Concepto: Nota de Crédito.

6 Haz clic en el botón Terminar para finalizar la captura.

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Cómo configuro otras conexiones para CFDI/CFD

Tipos de conexiones

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA te permite configurar las siguientes conexiones:

• Cuando el acceso a Internet requiere de un Proxy. • Cuando se desea enviar el correo electrónico de manera silenciosa.

En los siguientes bloques se explica la forma de configurar cada opción.

Cómo configuro el acceso a Internet

Si tu acceso a Internet es a través de un proxy necesitas configurar el puerto que utilizas para ello. Esta configuración deberás especificarla en la pestaña 9. Almacén Digital/Conexiones CFD/CFDI de la ventana Redefinir empresa. Una vez dentro deberás especificar los siguientes datos:

• Host del Proxy (URL o IP) • Puerto • Usuario • Contraseña

Importante: Los datos Usuario y Contraseña sólo se capturan cuando el Proxy los requiere, de lo contrario, deberán dejarse en blanco. Recuerda: El ingreso a la ventana Redefinir empresa es a través del menú Configuración.


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Cómo configuro otras conexiones para CFDI/CFD, Continuación

Cómo configuro el correo silencioso

La entrega de CFDI/CFD en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA se puede realizar a través de correo electrónico, esta entrega puede ser visible o silenciosa, es decir, se puede abrir el correo electrónico para que seas tú quien envíe el CFDI o bien, puede ser transparente para ti. A esta segunda forma se le conoce como envío silencioso. Si quieres utilizar esta opción deberás configurar el correo entrante y saliente que estás utilizando. Para indicar esta configuración ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa y haz clic en la pestaña 9. Almacén Digital/Conexiones CFD/CFDI. Nota: Los datos que pongas en esta opción deberán ser los mismos que se encuentran en la configuración de la aplicación que utilizas para enviar y recibir el correo electrónico.

Correos públicos Para que las cuentas de los dominios públicos acepten el envío de CFDI o CFD se

recomienda que la configuración sea la siguiente: Cuenta de… Configuración

en cuenta de correo

Servidor de correo POP3

Servidor de correo SMTP

Puerto entrada POP3

Puerto salida SMTP

Conexión segura

Gmail® Sí pop.gmail.com smtp.gmail.com 995 110

25 587 465

Habilitado

Yahoo® Sí pop.mail.yahoo.es smtp.mail.yahoo.es 995 110

25 587 465

Habilitado

Cybercable® No cybercable.net.mx cybercable.net.mx 995 110

25 587 465

Habilitado

Prodigy® No pop.prodigy.net.mx smtp.prodigy.net.mx 995 110

25 587 465

Deshabilitado

Megared® No pop3.megared.net.mx smtp.megared.net.mx 995 110

25 587 465

Deshabilitado

Esta opción solo servirá si el medio de entrega del CFDI es Correo POP3.

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Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Capítulo 2

Contabilización

Capítulo 2

Contabilización

Visión general

Introducción En este capítulo se explicará el procedimiento para generar pólizas basándose en los

movimientos registrados en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, que serán enviadas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante conocerá:

• Todos los pasos necesarios para la configuración de la contabilización. • Cómo realizar la contabilización de movimientos.


Tema Página Cómo contabilizo movimientos 2-2 Cómo asocio una empresa 2-3 Cómo configuro segmentos contables 2-4 Cómo configuro asientos contables 2-6 Cómo asigno asientos contables 2-10 Cómo elaboro pólizas 2-12 Cómo cargo pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD 2-14 Cómo concilio pólizas 2-16 Qué otras funciones puedo realizar 2-18

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Contabilización

Cómo contabilizo movimientos

Qué es La contabilización de movimientos es el procedimiento mediante el cual se crean pólizas en

CONTPAQ i® CONTABILIDAD a partir de movimientos hechos en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo ingreso Para contabilizar movimientos, en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existe el menú

Contabilización el cual cuenta con todas las opciones necesarias para llevar a cabo este proceso.

Qué necesito para contabilizar

Para contabilizar movimientos se requiere lo siguiente:

• Asociar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. • Configurar Segmentos Contables. • Crear Asientos Contables. • Asignar Asientos Contables. • Elaborar Pólizas. • Revisar Pólizas y Reportes.

A continuación se explican a detalle cada uno de ellos:

Asociar empresa de

CONTABILIDAD

Configurar Segmentos

Crear Asientos Contables

Asignar Asientos

Contables

Revisar pólizas y reportes

Eliminar Contabilización

Elaborar pólizas

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Capítulo 2 Contabilización

Cómo asocio una empresa

Qué es Al asociar una empresa, se establece un vínculo entre la empresa de CONTPAQ i®

FACTURA ELECTRÓNICA y la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. De tal forma que, al realizar la contabilización, se generen pólizas en la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD basadas en movimientos de la empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Cómo ingreso Para asociar una empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA a una empresa de

CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ingresa a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, ve al menú Contabilización y selecciona la opción Redefinir empresa.

Qué necesito para asociar

Una vez que entraste a la Redefinición de la empresa captura el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD en el campo “Empresa contabilidad”. Otra forma de asignar la empresa de contabilidad es posicionar el cursor en este campo y presionar la tecla <F3>, después de esto se mostrará un listado con las empresas disponibles en CONTPAQ i® CONTABILDIAD, selecciona la empresa y presiona la tecla <Enter>. Este es el primer paso para la contabilización y solamente es necesario realizarlo una vez.

Cómo guardar Después de capturar el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i®

CONTABILIDAD, haz clic en el botón Guardar.

Ejercicio

Asociar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. En el siguiente ejercicio asociarás la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Realiza los siguientes pasos para asociar la empresa:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Resultado: Aparecerá la ventana Redefinir empresa.

2 Captura ctLila en el campo Empresa contabilidad.



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Contabilización

Cómo configuro segmentos contables

Qué es Ahora es necesario identificar las cuentas contables generales dentro de los Segmentos

Contables para iniciar con el proceso de contabilización de las operaciones. Los segmentos contables se utilizan para hacer referencia únicamente a una parte de la cuenta contable, y la suma de varios segmentos compone la cuenta que será afectada por un movimiento.

Cómo ingreso Para definir los segmentos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Definición de segmentos contables.

Conociendo los segmentos

En la siguiente tabla se describen los diferentes segmentos contables:

Clasificación de

Segmentos Contables Relacionado con: Número de

segmentos Generales La sección fija de las cuentas, regularmente utilizada en

catálogos con más de dos niveles.

Ejemplo: Cuando en la empresa se tiene una cuenta por cada cliente.

11 (GE01 al GE11)

Tasas de IVA Cuentas de IVA 5 1 Clientes El catálogo de Clientes. 7 (CL01 al CL07) 2 Servicios El catálogo de Servicios. 7 (PR01 al PR07) 3 Conceptos El catálogo de Conceptos. 4 (CO01 al CO03 y

MO01)


Para registrar una cuenta contable simplemente captúrala completamente o parte de ella en la sección deseada. Recuerda capturar la cuenta contable sin guiones.

Cómo guardar Al terminar de capturar todas las cuentas contables, haz clic en el botón Guardar.

Reportes Después de capturar los segmentos contables podrás consultarlos a través de un reporte,

para ejecutarlo: Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Listado de segmentos contables.


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Cómo configuro segmentos contables, Continuación

Ejercicio

Configurar Segmentos Contables. En el siguiente ejercicio asignarás los segmentos contables a la empresa. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de segmentos contables. Resultado: Aparecerá la ventana Segmentos contables generales.

2 Configura los segmentos generales con los siguientes datos:

Segmento Cuenta Nombre GE01 103 Clientes

IVA Tasa 16% 1060000 IVA Acreditable GE05 4000000 Ventas GE06 1020000 Bancos

3 Haz clic en el botón 1. Clientes y configura los segmentos de clientes con los siguientes datos:

Segmento de clientes

Cuenta Nombre

CL01 0004 Antonio Muñoz 0002 Francisco Campos 0001 Hugo Valle 0003 Marco Mora

4 Haz clic en el botón Guardar y en el botón Cerrar.

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Contabilización

Cómo configuro asientos contables

Qué es Un Asiento Contable equivale a la definición detallada de la póliza, tanto del encabezado

como de los movimientos de cargo y abono que contendrá.

Cómo ingreso Para definir los asientos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Definición de asientos contables.


Para registrar un asiento contable, captura el Encabezado y la configuración de los Movimientos Contables.

Conociendo el encabezado

El encabezado del Asiento Contable consta de los siguientes campos:

Campo Descripción

Número Identificador del Asiento Contable. Al presionar el botón <F3>, el sistema muestra el listado de Asientos contables disponibles y permite seleccionar uno para visualizar su configuración.

Nombre Descripción del Asiento contable.

Frecuencia En este campo se podrá indicar el intervalo de tiempo que será considerado para la creación de las pólizas. Observa la siguiente tabla:

Opción Descripción Una póliza por Documento Una póliza por cada documento. Una póliza Diaria Permite incluir todos los documentos del día en una póliza. Una póliza por Periodo Permite incluir los documentos de un periodo de tiempo en

una póliza.

Fecha Permite elegir la fecha para la póliza, ya sea la fecha del documento o la fecha de contabilización.

Tipo Contiene los valores que determinan el tipo de póliza, que puede ser de ingresos, egresos, diario u orden.

Póliza número Permite elegir el consecutivo a utilizar, puede ser:

• Consecutivo de AdminPAQ • Consecutivo de CONTPAQ • Folio del documento

Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto de póliza en CONTPAQ i® CONTABILIDAD; las opciones son:

• Ninguno • Texto capturado • Referencia del documento • Texto capturado + Serie + Folio

• Texto extra 1…3 • Nombre del concepto • Nombre del cte/prov

Diario de Póliza En este campo se deberá indicar el diario de póliza que se utilizará según el Asiento Contable que se está definiendo siempre que en CONTPAQ i® CONTABILIDAD utilice la opción Diarios a pólizas.


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Cómo configuro asientos contables, Continuación

Conociendo el detalle

La ventana para crear el detalle de los asientos contables consta de los campos que se describen en la siguiente tabla:

Ejercicio 1

Configurar asiento contable para ventas. En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para contabilizar las ventas. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de asientos contables. Resultado: Aparecerá la ventana Definición de asientos contables.


Campo Descripción Cuenta En este campo se debe especificar la cuenta contable a la que se afectará el

movimiento (cargo o abono). Podrás optar por alguna de las siguientes opciones:

• Cuenta fija: Capturar directamente el número de cuenta contable a la que se afectará el movimiento, sin incluir separadores (guiones) y entre comillas. Ejemplo: “1020001”.

• Cuenta definida en base a segmentos: Capturar los Segmentos Contables, que en conjunto, forman la cuenta contable a la que se afectará el movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+CL01.

• Cuenta Mixta: Capturar la combinación de Segmentos Contables y la sección restante de la cuenta contable a la que se afectará el movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+”0001”.

Tipo Los tipos de movimiento pueden ser cargos o abonos; con opción a poner cargos en rojo o abonos en rojo; dependiendo del criterio a emplear.

Concentrar en un movimiento cuentas similares

Si marca esta casilla, se sumará en un solo movimiento los importes afectados a la misma cuenta.

Suprimir movimientos cuando su valor sea igual a cero

Si marca esta casilla, se omitirá los movimientos que tengan valor cero.

Base En este campo podrás indicar cuál importe será considerado en el movimiento. Porcentaje Al indicar un porcentaje en este campo, el sistema tomará dicho porcentaje del

importe base seleccionado. Moneda • Documento • Extranjera

Referencia Aquí podrás seleccionar qué dato se mostrará en la referencia de la póliza. Diario En este campo deberás indicar el diario del movimiento que utilizarás según el

Asiento Contable que se está definiendo, siempre que en CONTPAQ i® CONTABILIDAD se utilice la opción Diarios a movimientos.

Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto del movimiento en CONTPAQ i® CONTABILIDAD

Segmento En caso de utilizar Segmentos de Negocio en CONTPAQ i® CONTABILIDAD , podrás indicar a qué número de segmento deseas afectar

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Contabilización


Ejercicio 1

Configurar asiento contable para ventas. En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para contabilizar las ventas. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Definición de asientos contables. Resultado: Aparecerá la ventana Definición de asientos contables.


3 Captura los datos del encabezado como se muestra en la siguiente tabla:

Campo Valor Número 10 Nombre Ventas a crédito Frecuencia Una Póliza por documento Fecha Documento Tipo Diario Póliza Número Consecutivo CONTPAQ Concepto Referencia Documento

4 Haz clic en el botón Guardar para grabar los datos del encabezado. 5 Haz clic en el área de movimientos y presiona las teclas <Ctrl + Insert>.

Resultado: Se mostrará la ventana Movimiento Contable.

6 Captura los siguientes movimientos:

Campo Cliente Ventas IVA Cuenta GE01+CL01 GE05 IVA Tipo de movimiento Cargo Abono Abono Importe base Total Neto I.V.A. Porcentaje 100 100 100

Deja el resto de los campos con sus valores por omisión.

7 Haz clic en el botón Cerrar para salir de los movimientos y de la definición de asientos contables.


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Ejercicio 2

Configurar asiento contable para pagos. En el siguiente ejercicio crearás el asiento contable para los pagos. Basándote en el ejercicio anterior, utiliza la siguiente tabla para crear un asiento contable para contabilizar los pagos.

Para el encabezado:

Campo Dato Número 11 Nombre Pago de Servicios Frecuencia Una Póliza por Documento Fecha Documento Tipo Ingresos Póliza Num. Consecutivo CONTPAQ

Para los movimientos:

Campo Bancos Clientes Cuenta GE06 GE01+CL01 Tipo de movimiento Cargo Abono Importe base Total Total Porcentaje 100 100

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Contabilización

Cómo asigno asientos contables

Qué es La asignación de asientos contables es asociar a cada concepto el asiento contable

correspondiente.

Cómo ingreso Para asignar los asientos contables ve el menú Contabilización y selecciona la opción

Asignación (Concepto >> Asiento Contable).

Qué necesito para asignar

Para asignar un asiento contable haz clic en el botón de los tres puntos del campo “Asiento Contable Asignado” correspondiente al concepto deseado, enseguida selecciona el asiento contable.


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Cómo asigno asientos contables, Continuación

Ejercicio

Asignar Asientos contables. En el siguiente ejercicio asignarás los asientos contables a los conceptos. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Asignación (Concepto >> Asiento Contable). Resultado: Aparecerá la ventana Asignación de Asientos Contables.

2 Haz clic en el botón de los tres puntos del campo “Asiento Contable Asignado” correspondiente al Concepto Factura Tradicional. Resultado: Se abrirá la ventana Asiento Contable Asignado.

3 Haz doble clic sobre el asiento contable Ventas a crédito.

4 Haz clic en el botón de los tres puntos del campo “Asiento Contable Asignado” correspondiente al Concepto Pago del cliente. Resultado: Se abrirá la ventana Asiento Contable Asignado.

5 Haz doble clic sobre el asiento contable Pago de servicios.

6 Haz clic en el botón Cerrar. Resultado: Se cerrará la ventana Asignación de Asientos Contables.

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Contabilización

Cómo elaboro pólizas

Qué es La elaboración de pólizas es el procedimiento mediante el cual se crean las pólizas de las

operaciones registradas en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA con base a los asientos contables. Nota: Este procedimiento sólo genera las pólizas pero no las registra en CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Para registrarlas en CONTPAQ i® CONTABILIDAD es necesario realizar un segundo procedimiento llamado Cargado de Pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Cómo ingreso Para elaborar pólizas, ve al menú Contabilización y selecciona la opción Elaboración de

pólizas.

Qué necesito para elaborar pólizas

Para elaborar pólizas, captura el rango de fechas, los tipos de conceptos de los cuales se generarán pólizas, qué pólizas se generarán y la fecha de contabilización. Por último haz clic en el botón Procesar.


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Cómo elaboro pólizas, Continuación

Ejercicio

Elaborar pólizas. En el siguiente ejercicio elaborarás las pólizas de los movimientos. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Elaboración de pólizas, enseguida haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Aparecerá la ventana Elaboración de Pólizas.

2 Captura los datos conforme a la siguiente tabla:

Campo Valor Fecha Inicial 01/10/(Año actual) Fecha Final 31/10/(Año actual) Origen Todos Generar Pólizas de Todos los documentos Fecha de contabilización 31/10/(Año actual)


3 Haz clic en el botón Procesar. Resultado. Se mostrará una ventana preguntando si deseas continuar con la ejecución.

4 Haz clic en el botón Si. Resultado: Se mostrará un mensaje de confirmación.

5 Haz clic en el botón Block de Notas. Resultado: Se abrirá la bitácora mostrando el resultado del proceso. Verifica que no existan errores, de ser así corrígelos y repite el procedimiento.

6 Cierra la bitácora.

7 Haz clic en el botón Cerrar. Resultado. Se cerrará la ventana Elaboración de Pólizas.

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Contabilización

Cómo cargo pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD

Qué es El cargado de pólizas es el procedimiento mediante el cual se envían las pólizas de

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Cómo ingreso Para cargar pólizas, ve al menú Contabilización y selecciona la opción Cargado de pólizas

a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Qué necesito para cargar pólizas

Para cargar pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD, captura el rango de fechas, el tipo de pólizas que se generarán, el rango de folios y haz clic en el botón Procesar.


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Cómo cargo pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD, Continuación

Ejercicio

Cargar pólizas. En el siguiente ejercicio cargarás las pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Cargado de pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Aparecerá la ventana Ingreso a CONTPAQ i®.

2 Haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Aparecerá la ventana Cargado de pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Esta ventana sólo aparecerá la primera vez que estableces conexión a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

3 Captura los datos conforme a la siguiente tabla:

Campo Valor Fecha Inicial 01/10/(Año actual) Fecha Final 31/10/(Año actual) Tipo Póliza Todos


4 Haz clic en el botón Procesar. Resultado: Se mostrará una ventana de confirmación.

5 Haz clic en el botón Si. Resultado: Se mostrará una ventana con los Resultados del Proceso. En la columna Procesados deberán mostrarse 3 Pólizas de Ingresos y 3 Pólizas de Diario. Si se muestra algún error haz clic en el botón Block de Notas y revisa el error, corrígelo y repite el procedimiento.

6 Haz clic en el botón Finalizar. Resultado: Se cerrará la ventana Resultados del Proceso.

7 Haz clic en el botón Cerrar. Resultado: Se cerrará la ventana Cargado de Pólizas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

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Contabilización

Cómo concilio pólizas

Qué es En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA existe un modelo de la Hoja Electrónica que

concilia que la información contable sea la misma tanto en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA como en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Cómo ingreso Para ejecutar el reporte de conciliación ve al menú Reportes, selecciona la opción Hoja

Electrónica, selecciona el modelo Conciliación Contable y haz clic en el botón Ejecutar. También puedes hacerlo desde el menú Contabilización opción Conciliación CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Qué necesito para conciliar pólizas

Para conciliar pólizas ve a la pestaña Principal, haz clic en el botón Seleccionar empresa, selecciona la empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y haz clic en el botón Aceptar. Enseguida, ve al menú Conciliación y haz clic en el botón Ejecutar Reporte. El reporte te mostrará las diferencias de información que puede haber entre CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Ejercicio

Conciliar pólizas. En el siguiente ejercicio conciliarás la información que se encuentra en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Contabilización y selecciona la opción Conciliación CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Resultado: Se abrirá el modelo de la Hoja Electrónica Conciliación. Importante: Deberás habilitar las Macros de la Hoja Electrónica para que ésta tenga funcionalidad.


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Cómo concilio pólizas, Continuación


Paso Ejercicio

2 Haz clic en el botón Seleccionar empresa ubicado en la hoja Principal. Resultado: Se abrirá la ventana Cambiar empresa.

3 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: En la hoja Principal se mostrará la información de la empresa CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA así como el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

4 Haz clic en la hoja Conciliación.

5 Captura los siguientes datos:

Campo Valor Rango de Fechas Del 01/10/(Año actual) Rango de Fechas Hasta 31/10/(Año actual) Imprimir pólizas Todas

Deja el resto de los campos con los datos que aparecen por omisión.

6 Haz clic en el botón Ejecutar Reporte. Resultado. En la hoja Reporte, se mostrará el resultado de la conciliación. Analiza el reporte y verifica que no haya diferencias en ambos sistemas, para hacer esto, observa que en la columna Diferencias, los Cargos y los Abonos sean 0. Además, en la columna Observaciones todos los casos deberán ser 1. Lo que indica que las pólizas son idénticas en ambos sistemas.

7 Cierra el reporte.

Otros reportes de conciliación

Además del modelo en Excel para la conciliación entre CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y CONTPAQ i® CONTABILIDAD, en el menú Contabilización podrás ejecutar los siguientes reportes:

• Estado Contable: Este reporte muestra los documentos con estado “Pre-contabilizado”, “Contabilizado”, “No contabilizado”, “Póliza modificada”, según sea el caso. Además, muestra las pólizas que tienen el estado “Pre-contabilizado” y “Contabilizado”.

• Pólizas y Documentos Asociados: Este reporte muestra las pólizas que han sido enviadas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD y los documentos que están incluidos en cada una. Este reporte es útil para revisar el contenido de las pólizas concentradas y rastrear los documentos que contienen.

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Contabilización

Qué otras funciones puedo realizar

Otras funciones En el menú contabilización podrás realizar otras funciones como:

• Eliminar la contabilización • Cargar la base gravable del I.V.A. • Elaborar pólizas en TXT • Ejecutar reportes de análisis de I.V.A.

Cómo elimino la contabilización

Si por alguna razón deseas eliminar la contabilización realizada, lo puedes hacer desde el menú Contabilización opción Eliminación de la contabilización, selecciona el rango de fechas y el tipo de concepto y haz clic en el botón Procesar. Después de esto, podrás volver a contabilizar estos documentos.

Cómo cargo la base gravable

Para enviar la información del momento de causación de los movimientos ve al menú Contabilización y selecciona la opción Cargado de la base gravable de I.V.A a CONTPAQ i® CONTABILIDAD, selecciona el rango de fechas, el rango de folios y el tipo de póliza a crear.

Cómo elaboro pólizas en TXT

Si tienes CONTPAQ i® CONTABILIDAD en una computadora diferente a donde tienes instalado CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, puedes crear la contabilización en un archivo de texto para posteriormente cargarla en CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Para esto, ve al menú Contabilización y selecciona la opción Elaboración de pólizas a TXT, selecciona el rango de fechas, de folios y tipo de póliza a generar y haz clic en el botón Procesar. En CONTPAQ i® CONTABILIDAD podrás cargar este archivo de texto con la opción Cargar pólizas.

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Procesos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Capítulo 3

Procesos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Visión general

Introducción En este capítulo se explican los procedimientos que te permitirán trabajar de forma masiva

con la información. CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con herramientas que te facilitarán la creación de documentos similares, así como la emisión de varios documentos.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante conocerá cómo:

• Enviar el informe mensual al SAT para los CFD. • Cancelar los CFDI y enviar la notificación correspondiente al SAT. • Timbrar y entregar documentos de forma masiva.


Tema Página Como envío el informe mensual al SAT 3-2 Cómo cancelo los CFDI 3-3 Cómo timbro masivamente los CFDI 3-5

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Capítulo 3 Procesos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA

Cómo envío el informe mensual al SAT

Qué es Es un archivo texto que contiene información requerida por el Servicio de Administración

Tributaria (SAT). Esta información contiene datos específicos de los documentos que has emitido durante todo el mes. Este proceso se utiliza únicamente si tu esquema de facturación es CFD o tradicionales.

Cómo ingreso Para ingresar a este proceso, ve al menú Empresas, submenú Procesos y selecciona la

opción Informe mensual al SAT.

Qué necesito para ejecutar

Para que generes el archivo texto, solo necesitas especificar el ”Ejercicio”, “Periodo” y tipo de comprobante.

Dónde se genera el archivo

Una vez que se ejecute el proceso, el archivo texto se generará en el directorio de la empresa <\CompacW\Empresas(\Nombre de la empresa)>. El nombre del archivo tendrá la siguiente estructura: 1+ RFC de la empresa + número de periodo + ejercicio. Ejemplo: 1LILA010304A12012012.

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Cómo cancelo los CFDI

Qué es Debido a que la información del CFDI se envía automáticamente al SAT al momento de

timbrar, cuando cancelas un CFDI deberás notificarlo al SAT generando un archivo texto con la información requerida por dicha institución.

Cómo ingreso Para ingresar a cancelar un documento, ve al menú Movimiento y selecciona el tipo de

documento deseado.

Qué necesito para cancelar

Para cancelar un documento deberás abrirlo y para hacerlo deberás seleccionarlo de la lista de documentos. Nota: Para cancelar un documento, éste debe tener el estado Timbrado.

Cómo aviso al SAT

Si tienes CFDI cancelados deberás notificarlo al SAT. Esta notificación se realiza mediante la generación de un archivo texto que contiene la información y formato requerido por el SAT. Para realizar este archivo ve al menú Empresas, submenú Procesos y selecciona la opción Aviso al SAT de cancelación de CFDI e indica lo siguiente:

• Rango de fechas • Concepto • Contraseña del certificado

Nota: Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una misma empresa, deberás realizar la cancelación por cada uno de dichos conceptos. Este proceso considerará un máximo de 500 timbres.


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Cómo cancelo los CFDI, Continuación

Bitácora y acuse Cuando termine el proceso, se generará se una bitácora con los resultados de la cancelación

en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generará el Acuse con extensión XML.

Acuses en el SAT Los acuses que realices en el portal del SAT (antes de este proceso) no se podrán extraer en

el archivo XML en la ruta Timbres Cancelados.

Reporte UUID En el reporte del listado de UUID (menú Reportes, Hoja electrónica) podrás consultar la liga

para ver el XML de acuse de cancelación

Qué pasa si no puedo cancelar

Es posible que al ejecutar este proceso te muestre el siguiente mensaje:

“Error PAC/SAT revisar SECUDOC.LOG Al abrir el SECUDOC.LOG ubicado en la ruta C:\Archivos de programa\Compacw\Facturacion 1100- Error no controlado: There is an error in XML document (1, 1).”

Esto puede ser ocasionado porque la contraseña es incorrecta y deberás revisarla. Nota: La ruta puede variar, dependiendo de dónde se encuentren los ejecutables del sistema. También es posible que el servidor del SAT tenga problemas y envíe el siguiente mensaje:

“Error al Intentar Cancelar El servicio de cancelación del SAT no está disponible, por favor intente más tarde.”

En este caso deberás esperar unos minutos y volver a intentarlo. Importante: La conexión al servidor para las cancelaciones de CFDI depende del SAT y no del PAC.

De qué otra forma cancelo

Si por algún motivo recibes un error al cancelar desde CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA seguirás teniendo la alternativa de cancelar CFDI directamente en el servidor del SAT.

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Cómo timbro masivamente los CFDI

Qué es El timbrado masivo de CFDI es un proceso que permite Timbrar y/o Entregar varios CFDI al

mismo tiempo sin necesidad de entrar a cada uno.

Cómo ingreso Para ingresar ve al menú Empresas, submenú Procesos y selecciona la opción

Emisión/Timbrado masivo de CFD’s/CFDI’s.

Qué necesito para timbrar

Para timbrar y/o entregar documentos necesitas especificar los siguientes datos:

• Emitir/Timbrar y/o Entregar • Concepto • Documentos • Rango de fechas o Rango de folios

Adicionalmente podrás indicar si el timbrado masivo será para un cliente en específico utilizando la casilla “Seleccionar un solo cliente”. En la pestaña 1. Emisión/Timbrado deberás indicar la contraseña del certificado. En la pestaña 2. Entrega también deberás especificar lo siguiente:

• Tomar definición del cliente • En formato: • Encriptar entrega • Usuario POP3 • Documentos cancelados • Correo electrónico adicional • Copia • Formato amigable • Por medio de: • Nombre de la bitácora


Si manejas CFD, esta opción te permitirá emitir los documentos de forma masiva, ya que este módulo funciona tanto para CFDI como para CFD.

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Cómo timbro masivamente los CFDI, Continuación

Cómo ejecuto el proceso

Una vez que has especificado toda la información requerida, haz clic en el botón para iniciar el proceso.

Para qué sirve El proceso timbrado masivo te será útil en caso de que tengas un volumen considerable de

documentos sin timbrar en diferentes días, de esta manera, no será necesario que abras cada documento para que puedas timbrarlos. Esto mismo aplica cuando tienes varios documentos sin entregar.

Ejercicio 1

Emisión masiva de CFDI Realiza los siguientes pasos para emitir de forma masiva los CFDI:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresas, submenú Procesos y selecciona la opción Emisión/Timbrado masivo de CFD’s/CFDI’s. Resultado: Aparecerá la ventana Emitir/Timbrar y Entregar de forma Masiva Comprobantes Fiscales Digitales (CFD/CFDI).

2 Captura los siguiente en base a la siguiente tabla:

Campo Valor Emitir/Timbrar Marcado Entregar Desmarcado Documentos Factura Concepto Factura Sucursal Fecha Inicial 25/10/2010 Fecha Final 25/10/2010 Contraseña del Rep. Legal a0123456789

Deja el resto de los campos por omisión.

3 Haz clic en el botón Timbrar. Resultado: Se mostrará un mensaje indicando que el proceso fue terminado y si desean ver la bitácora.

4 Haz clic en el botón Bloc Notas.

5 Verifica en la bitácora que se hayan procesado exitosamente los 3 documentos.

6 Cierra la bitácora.



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Cómo timbro masivamente los CFDI, Continuación

Procedimiento adicional

Verificación de emisión (CFD) Realiza los siguientes pasos para verificar que los documentos se hayan emitido:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Informe Mensual al SAT / CFD. Resultado: Se mostrará el listado de filtros.

2 Captura los siguientes filtros:

Campo Valor Ejercicio Año actual Periodo Octubre Formato Informativo CFD No Emitidos Sí

3 Haz clic en el botón Continuar.

4 Haz clic en el botón Aceptar.

5 Verifica que en la columna E los documentos tengan el estado 1 (Vigente).

6 Cierra la ventana del reporte y la ventana de los filtros.

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Configuración de usuarios

Capítulo 4

Configuración de usuarios

Visión general

Introducción La seguridad de la información generada en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA es de

gran importancia y relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de información confidencial. Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la aplicación.


• Crear nuevos usuarios para las empresas de CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA. • Modificar sus privilegios de seguridad. • Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y verificar los usuarios conectados a la empresa.


Tema Página Información general sobre configuración de usuarios 4-2 Cómo creo perfiles de usuario 4-3 Cómo registro un usuario 4-5 Qué otras funciones puedo realizar 4-8

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Capítulo 4 Configuración de usuarios

Información general sobre configuración de usuarios

Usuario Supervisor

El usuario Supervisor se crea automáticamente al instalar CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. El usuario Supervisor y los usuarios con perfil Supervisor son quienes tienen acceso total al sistema y son los únicos que pueden registrar nuevos usuarios y asignar prioridades. Recomendación: Antes de empezar a trabajar con CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA asigna una contraseña al usuario Supervisor para proteger la integridad de la información de la empresa.

Al crear contraseñas

Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras:

• Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de forma que la combinación te resulte familiar.

• Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, ni utilices el mismo usuario y contraseña para varios empleados.

• Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él.

Ventajas de crear usuarios

Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra:

• Generar plantillas con accesos específicos que después podrás asignar a los usuarios.

• Controlar el registro de información por medio de perfiles y contraseñas asignados al usuario.

• Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.

Permisos Entre las acciones que se podrán permitir o restringir a los usuarios está: Ejecutar, Crear,

Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema. Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del sistema.

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Cómo creo perfiles de usuario

Qué es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendrá un grupo de

usuarios para trabajar con CONTPAQ i ® FACTURA ELECTRÓNICA.

Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisión en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y no

puede modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los perfiles.

Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al menú Empresas, submenú Usuarios y selecciona

la opción Perfiles.


Para crear estas plantillas asigna un nombre al perfil y desmarca las casillas en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas. El Nombre admite caracteres alfanuméricos y especiales, con 30 caracteres máximo. No podrás capturar comillas en el nombre.

Cómo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las

siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas.

Para qué sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que

utilizarán CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios. En estos casos, primero creas el perfil y después lo asignas a cada uno de los usuarios.


Automáticamente al crear un perfil estarán activas todas las opciones por lo que deberás desmarcar aquellas a las que el perfil no tendrá acceso.

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Cómo creo perfiles de usuario, Continuación

Ejercicio

Registro de perfiles Crear perfiles facilita la labor de configuración de permisos a usuarios. Recuerda que los perfiles son útiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de personas que utilizará CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Realiza los siguientes pasos para registrar perfiles de usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresas, submenú Usuarios y selecciona la opción Perfiles. Resultado: Aparecerá la ventana Perfiles.


3 Captura AUXILIAR en el campo “Perfil” y presiona la tecla <Enter>.

4 Ve a la pestaña 5. Contabilización y haz clic en el botón Desmarcar. Resultado: Se desmarcarán todas las opciones de esta pestaña, por lo que los usuarios que utilicen este perfil no podrán acceder a éstas.

5 Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botón Guardar.

6 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

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Cómo registro un usuario

Qué es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA y

dependiendo de las funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el sistema.

Cómo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al menú Empresas, submenú Usuarios y selecciona la

opción Usuarios.


Para registrar un usuario asegúrate de indicar el nombre del usuario. Aunque la clave de acceso no se considera un dato obligatorio es importante que la especifiques para mantener la integridad y confidencialidad de la información de tu empresa. Por omisión, CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA especifica el perfil SUPERVISOR, pero puedes configurarlo según te convenga.

Formas de asignar permisos

La forma de asignarle permisos a un usuario es creando un perfil, posteriormente, crear el usuario y asignarle ese perfil.

Cómo guardar Una vez que especificaste la clave de acceso y el perfil:

• Presiona la tecla <F8> • Haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas.


Los perfiles que ya están asociados a un usuario no pueden ser eliminados hasta que se remueva esa asociación en el catálogo del usuario.

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Cómo registro un usuario, Continuación

Para qué sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA tendrás mayor control

sobre la información y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese a una opción que no le corresponde.

Ejercicio 1

Registro de usuarios Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarán con el sistema tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar sólo las opciones que les corresponden. Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresas, submenú Usuarios y selecciona la opción Usuarios. Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios.


3 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo “Nombre” y presiona la tecla <Enter>. Ejemplo: ASANCHEZ.

4 Captura tu nombre en el campo “Nombre Completo”. Ejemplo: ADRIAN SANCHEZ.

5 Captura la contraseña de seguridad en el campo “Clave de Acceso”. Ejemplo: ezfe09.

6 Selecciona AUXILIAR del campo “Perfil”.

7 Guarda los cambios para que la nueva configuración tenga efecto. Posteriormente, presiona la tecla <F8>.



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Cómo registro un usuario, Continuación

Ejercicio 2

Cambio de sesión del usuario Para verificar que los permisos otorgados al usuario son correctos utiliza la función Cerrar sesión del Usuario para ingresar al sistema y visualizar únicamente los módulo que debe tener acceso dicho usuario. Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesión del usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresas, submenú Usuarios y selecciona la opción Cerrar sesión del Usuario. Resultado: Aparecerá la ventana Ingreso a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

2 Captura el código del usuario que acabas de crear y su clave de acceso. Ejemplo: “Código”: ASANCHEZ “Clave”: ezfe09 Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título de la ventana principal.

3 Selecciona del menú Contabilización la opción Elaboración de pólizas. Resultado

4

: Se mostrará un mensaje indicando que no se tienen privilegios para acceder a esta opción. Haz clic en el botón Aceptar, para cerrar el mensaje.

5 Repite los pasos y reingresa con el usuario SUPERVISOR.

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Qué otras funciones puedo realizar

Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:

• Verificar los usuarios conectados. • Cambiar de usuario.

Usuarios conectados

Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios conectados; y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que se abrió la sesión. Para hacerlo del menú Empresas, submenú Usuarios selecciona la opción Usuarios conectados.

Cambiar de usuario

Al trabajar con CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA puedes cambiar el usuario que utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron asignadas. Para ello, del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Cerrar sesión del Usuario.

Acceso rápido para el Supervisor

Si presionas las teclas <Shift+F12> automáticamente se mostrará el nombre SUPERVISOR en el campo “Código del usuario” al ingresar al sistema.

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Reportes y formatos a la medida

Capítulo 5


Visión general

Introducción En este capítulo se explican los pasos necesarios para crear formatos de impresión tanto de

CFD como de facturas tradicionales.


• Crear sus propios modelos electrónicos. • Modificar las plantillas para impresión en formato amigable. • Modificar y crear plantillas en el Editor de Formas para imprimir facturas tradicionales

o etiquetas.


Tema Página Cómo utilizo la Hoja Electrónica 5-2 Cómo creo un modelo electrónico 5-4 cómo modifico una plantilla para formato amigable 5-9 Cómo utilizo el Editor de formas 5-19 Cómo creo una forma preimpresa 5-21

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Cómo utilizo la Hoja Electrónica

Qué es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que

extraen información de la base de datos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente. Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida.

Cómo funciona La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo HojaCFD.xls el cual se instala en la ruta

<\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>. También cuenta con el complemento Hoja_AdminPAQ_AddIn.xls cuyo objetivo es guardar todas las funciones de la hoja financiera, además de guardar todas las macros. Este archivo también se encuentra en <\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.

Cómo ingreso a la Hoja Electrónica

Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Haz clic en el botón • Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica.

Qué necesito para ejecutarlo

Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, selecciona el modelo deseado y en la barra de herramientas de la Hoja Electrónica, haz clic en el botón .


En esta ventana se mostrarán todos los modelos electrónicos que se pueden ejecutar desde CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

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Capítulo 5 Reportes y formatos a la medida

Cómo utilizo la Hoja Electrónica, Continuación

Habilitar contenido

Después de que ejecutas el modelo, Microsoft Excel® mostrará una Advertencia de seguridad. Haz clic en el botón Opciones y selecciona la opción Habilitar este contenido.

Nota: En versiones anteriores a Excel® 2007 se te pedirá Habilitar las macros antes de especificar la clave de acceso.

Cómo establecer una empresa como activa

Para establecer una empresa como activa ve a la hoja Parametros y haz clic en el botón Insertar empresa. Selecciona de la lista la empresa deseada y nuevamente haz clic en el botón Insertar. La empresa aparecerá en la lista de empresas activas pero la ventana Insertar empresa permanecerá activa. Haz clic en el botón Cancelar para cerrarla.

Características Algunas de las principales características de la Hoja Electrónica son:

• Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar modelos de información consolidada.

• Extrae información del catálogo de clientes, servicios y empresas instaladas en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

• Todos los modelos electrónicos estarán disponibles para todas las empresas de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

Para qué sirve La Hoja Electrónica sirve para el diseño fácil de reportes personalizados.

Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminará de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, simplemente no estará disponible para extraer información desde la Hoja Electrónica.

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Cómo creo un modelo electrónico

Qué necesito para registrar Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón y captura:

• La “Descripción” del modelo • El nombre del “Archivo” del modelo

Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta <\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>. Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrónica deberás ir al menú Reportes opción Hoja Electrónica.


Puedes crear tantos modelos necesites, no hay un límite en el número de modelos electrónicos.

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Cómo creo un modelo electrónico, Continuación

Modelos predeterminados

La Hoja Electrónica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:

Modelo Descripción

Conciliación Contable Muestra las pólizas elaboradas en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA (cargos y abonos) contra las pólizas cargadas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD (cargos y abonos).

Generación Masiva

de Documentos

Importación de Catálogos Envía a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA la información de los catálogos de la empresa. Inserta registros de catálogo y actualiza los registros existentes.

Listado UUID Muestra los UUID (Universally Unique Identifier) de los CFDI que se han timbrado en la empresa. Si existiera algún CFDI pendiente de timbrar muestra el mensaje: “No se encontró el certificado público en el almacén digital). Nota: Este modelo se utiliza sólo si se manejan CFDI en la empresa.

Hojas predefinidas

Todos los modelos electrónicos están conformados por las siguientes hojas:

Hoja Descripción Hoja 1 Está en blanco y podrás agregar las funciones que necesites para crear

el modelo deseado. Nota

: Podrán insertarse tantas hojas sean necesarias.

Parámetros Contiene los datos generales de las empresas, en donde podrás insertarlas o eliminarlas de la lista en la Hoja Electrónica.

Funciones Contiene la ayuda de todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA para generar modelos electrónicos.

Estructura de la función

Para que conozcas y puedas utilizar correctamente las funciones, necesitas saber cómo debe estar estructurada la función. Todas las funciones tienen una nomenclatura; dependiendo de la función que quieres será la nomenclatura que debe tener la misma. Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para que utilices la función más conveniente. La Descripción indica para qué sirve la función. La Nomenclatura indica los datos que necesita la función.


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Estructura de la función (continúa)

Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces, los valores que captures no los reconocerá como válidos. Ejemplo: La función Dato_Cliente tiene la nomenclatura Cliente, Num. Dato, Empresa, es decir, te pide el código del cliente, el dato a extraer del cliente y el número de empresa de la que quieres obtener información. El número de empresa lo tomarás de la hoja Parámetros y el número de dato de la Tabla de Datos para las Funciones DATO de catálogos que se encuentra en la hoja Funciones.

Entonces, si en una celda capturas =Dato_Cliente(B3,1,1) estás indicando lo siguiente:

1. El código del cliente lo tomará de la celda B3. 2. El dato que considerará es la Razón Social (dato 1 de la tabla). 3. La empresa es la número 1 de la lista que aparece en la hoja Parámetros.

Nota: Al omitir el parámetro del número de la empresa se tomará la empresa 1 de la lista.

Para qué sirve Además de que el modelo te permite extraer información de facturación de tus empresas en

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel, haciendo inclusive un reporte con gráficas. La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.


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Ejercicio 1

Creación de un modelo electrónico En el siguiente ejercicio crearás un nuevo modelo electrónico que mostrará los saldos de los clientes. Realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. esté abierta.

2 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica. Resultado: Se desplegará la ventana Hoja Electrónica.


4 Captura Saldos del Cliente en el campo “Descripción”.

5 Captura Saldos en el campo “Nombre de archivo”.

6 Presiona el botón Guardar. Resultado: Aparecerá el modelo Saldos del Cliente en la lista de Hojas electrónicas.

7 Selecciona la hoja electrónica Saldos del Cliente y haz clic en el botón Ejecutar. Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versión de Excel® que estés utilizando, se podrá mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las macros. Habilítalas para tener funcionalidad. Importante: No cierres la hoja electrónica ya que la necesitarás para el siguiente ejercicio.

Ejercicio 2

Insertar empresa a utilizar Para establecer una empresa activa en la hoja electrónica realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Ve a la hoja Parametros del modelo electrónico Saldos del Cliente.

2 Haz clic en el botón Insertar empresa. Resultado: Se muestra el listado de empresas.

3 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el botón Insertar. Resultado: Se mostrará el nombre y el directorio de ésta, como empresa activa.

4 Haz clic en el botón Cancelar. Resultado. Se cerrará el listado de empresas.


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Ejercicio 3

Extracción de datos de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA En el siguiente ejercicio, agregarás las funciones necesarias para extraer los datos de los clientes y sus saldos. Realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Ve a la hoja Hoja1.

2 Selecciona la celda A4 y presiona las teclas <Alt + F3>. Resultado: Se mostrará la ventana Selección de Códigos.

3 Selecciona Clientes en la opción Catálogo y haz clic en el botón F10 Continuar. Resultado: Se mostrarán los códigos de clientes a partir de la celda A4.

4 Captura la siguiente información:

A B C D 1 Fecha 28/10/2010 2 3 Código Nombre RFC Saldos 4 =Dato_Cliente(A4,1) =Dato_Cliente(A4,1) =Saldo_Cliente(A4,

$B$1)

5 Selecciona el rango B4:D4 y copia las fórmulas hacia abajo por cada cliente. 6 Da formato al reporte a tu gusto, puedes poner los títulos en negritas y centrado,

bordes, sombreado, etcétera. 7 Guarda los cambios del modelo y cierra Excel®.

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Cómo modifico una plantilla para formato amigable

Qué es En CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA es posible crear plantillas de impresión en

formato amigable utilizando Microsoft® Word. Para crear estos formatos se utiliza un archivo HTML, en este podrás:

• Utilizar distintos formatos: tipos y tamaños de fuente, bordes, colores en sombreados etcétera.

• Insertar tablas. • Insertar el logo de la empresa y la cédula. • Insertar etiquetas para extraer la información que se imprimirá.

Plantillas Podrás crear el formato de impresión desde cero, aunque se recomienda utilizar una de las

plantillas que se incluyen en el sistema, modificarla insertando o quitando etiquetas y guardarla con formato HTML. Estas plantillas las encontrarás en la ruta: <C:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion> y son las siguientes:

Para CFD/CBB Para CFDI Plantilla_Factura_X (1 a 5) Plantilla_Factura_CFDI_X (1 a 5) Plantilla_General Plantilla_General_CFDI Plantilla_Honorarios_X (1 a 2) Plantilla_Honorarios_CFDI_X (1 a 2) Plantilla_Aduanas Plantilla_DonatariasCFDI Plantilla_Constructoras Plantilla_Escuelas Plantilla_Gasolineras Plantilla_Hospitales Plantilla_Transportistas PlantillaDonatarias

Etiquetas Las etiquetas son las que le especifican al formato qué información se imprimirá. El

documento “Etiquetas para impresión de CFD CFDI CBB” incluye el listado de etiquetas que podrás utilizar. Para acceder a este documento ve al menú Inicio (o el equivalente, según la versión de Windows® que tenga tu máquina), submenú Todos los programas, grupo de programas CONTPAQ i® – CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, grupo de programas Ayuda. Las etiquetas están divididas en 2 grupos:

• Datos fiscales: XML: datos sellados • Datos no fiscales: XML y DDA: datos no sellados


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Cómo modifico una plantilla para formato amigable, Continuación

Cómo modifico un formato

Para modificar un formato realiza lo siguiente:

1. Abre en Word® una de las plantillas con formato HTML ubicada en la ruta <C:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.

2. Inserta o quita las etiquetas deseadas (auxíliate del documento “Etiquetas para impresión de CFD CFDI CBB”).

3. Inserta o quita tablas. 4. Aplica el formato: tipos y tamaños de fuente, bordes, colores en sombreados etc. 5. Revisa la ortografía y agrega al diccionario las etiquetas, ya que si se marcan como

errores ortográficos es posible que estas etiquetas no funciones de forma correcta. 6. Guarda el documento en formato Word (DOC o DOCX) y Página WEB (HTML).

Formato de archivo

Al crear un formato de impresión, haz dos copias: una en formato Microsoft Word (archivo con extensión .DOC o .DOCX) y otra en formato Página WEB (archivo con extensión .HTML) Importante: Asegúrate que al guardar el archivo el tipo sea Página WEB, ya que existen otros tipos como Página WEB, filtrada si lo guardas con otros tipos se perderá el formato de las tablas.

Formato de tablas

Al insertar tablas al formato de impresión realiza lo siguiente: haz clic derecho sobre la tabla, selecciona la opción Propiedades de la tabla, marca la opción Ancho preferido y captura el ancho de esta.


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Tablas anidadas Utiliza tablas anidadas cuando deseas desplegar una tabla al lado de otra que contiene

renglones que se despliegan opcionalmente. Ejemplo: Total de descuentos, IEPS, tabla de impuestos y tabla de retenciones.

Ancho de columnas

Configura el ancho de las columnas, especialmente aquellas que son más pequeñas que el tamaño de la etiqueta. Haz clic derecho sobre la columna, selecciona la opción Propiedades de la tabla, haz clic en el botón Opciones y desmarca la opción Ajustar automáticamente el tamaño al contenido.


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Inicio y final de secciones

Utiliza indicadores de inicio y finalización de secciones:

%C% Conceptos %/C% %I% Impuestos %/I% %IR% Importe de impuestos %/IR% %R% Retenciones %/R% %RR% Renglón de Importe de Retenciones %/RR%

Cantidad Descripción P. Unitario Total

%C% %CONCEPTO_CANTI

DAD%

%CONCEPTO_DESC% %CONCEPTO_VALORUNITARIO%

%CONCEPTO_TOTAL% %/C%

SUB TOTAL %SUBTOTAL% DESCUENTOS %DESCUENTOS% IVA %IVA% TOTAL %TOTAL%

Insertar imágenes en formato de impresión

Podrás insertar las imágenes del Logo y la Cédula de la empresa en el formato de impresión. Para hacer esto deberás:

• Asociar las imágenes del Logo y la Cédula desde el menú Configuración opción Redefinir empresa.

• Establecer el área de las imágenes y sustituirlas por las etiquetas %IMAGEN_LOGO% e %IMAGEN_CEDULA% respectivamente.


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Insertar imágenes en formato de impresión (continúa)

Tamaño de cédula y sello digital

Ten en cuenta lo siguiente: • La cadena original utiliza por lo menos 5 renglones, mientras que el sello digital

utiliza 2. • Configura un tamaño de fuente de máximo 10 puntos.


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Asignar formato de impresión (continúa)


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Recomendaciones Al crear un formato amigable ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Copia el nombre de la etiqueta exactamente como se muestra en el documento Etiquetas para impresión de CFD CFDI CBB. De ser posible, utiliza las funciones Copiar y Pegar para evitar errores en los nombres de las etiquetas, éstos no deben llevar espacios en blanco intermedios.

• Utiliza el mismo formato de letra para toda la etiqueta, ya que si cambias el formato entre palabras de la etiqueta, al guardar el archivo como HTML se inserta información que impedirá leer de forma correcta la etiqueta.

• Recuerda que es obligatorio agregar al formato de impresión la leyenda “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”.

• Agrega las etiquetas al diccionario en Word®, de tal forma que no se subraye de color rojo como error ortográfico, ya que si se guarda el documento de esta forma, podrían no mostrarse datos en el formato amigable.

• Realiza la edición del archivo en formato .DOC o DOCX y posteriormente guárdalo como .HTML.

Asignar formato de impresión

Una vez que has terminado el formato de impresión, deberás asignarlo al concepto. Para esto, haz lo siguiente:

1. Ve al menú Configuración, submenú Conceptos y selecciona el tipo de concepto. 2. Haz clic en el botón F3 y selecciona el código del concepto deseado. 3. Haz clic en la pestaña 4. Comprobante Fiscal Digital. 4. Presiona la tecla <F3> en el campo “Plantilla de Formato Amigable” y asigna la

plantilla que creaste.


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Ejercicio 1

Asignar imágenes de la cédula y el logo a la empresa En el siguiente ejercicio asignarás las imágenes de la cédula y el logo de la empresa. Mismos que posteriormente utilizarás en el formato de impresión de CFDI.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Resultado: Aparecerá la ventana Redefinir empresa.

2 Haz clic en el botón Asociar logo.

3 Selecciona el archivo “Logo_Lila” ubicado en la ruta <C:\CompacW\Empresas\feLila>.

4 Haz clic en el botón Abrir para asignar el archivo.

5 Haz clic en el botón Asociar cédula.

6 Selecciona el archivo “Cedula_Lila” ubicado en la ruta <C:\CompacW\Empresas\feLila>.

7 Haz clic en el botón Abrir para asignar el archivo.

8 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Ejercicio 2

Modificación de un formato de impresión de CFDI En el siguiente ejercicio verás los pasos necesarios para modificar un formato de impresión de CFD. Harás una copia de la plantilla y agregarás la etiqueta Observaciones del movimiento.

Paso Ejercicio

1 Abre el archivo Plantilla_Factura_cfdi_1.doc ubicado en la ruta: <C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion> Nota: Hay dos archivos con el mismo nombre, sólo que uno es de Word y otro es HTML. En este paso deberás abrir el archivo de Word.

2 Guarda el archivo con el nombre Factura_LilaCFD.doc (como documento de Word). Resultado: Ahora tienes un archivo de Word basado en la plantilla, el cual utilizarás para formato de impresión de CFDI para la empresa La Casa Lila.


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Paso Ejercicio

3 Abre el documento Etiquetas Formato Amigable CFD ubicado en el grupo de programas Ayuda de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA.

4 Copia la etiqueta correspondiente al campo Observaciones del movimiento y pégala debajo de la etiqueta %CONCEPTO_DESC%, ubicada en la columna Descripción. Resultado: La etiqueta deberá quedar como se muestra en la imagen:

5 Presiona la tecla <F7> para ejecutar la revisión ortográfica en Microsoft® Word.

6 Presiona el botón <Agregar al Diccionario> para todas las palabras que Microsoft® Word marque como error. Repite este procedimiento hasta que no se muestren palabras con error.

7 Guarda el archivo con el nombre Factura_LilaCFD.doc (como documento de Word).

8 Utiliza la opción Guardar Como de Word para guardar el archivo como tipo Página Web.

9 Cierra Microsoft® Word.

Ejercicio 3

Asignación del formato de impresión de CFD al concepto En el siguiente ejercicio asignarás el formato de impresión al concepto Factura Sucursal.

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Configuración, selecciona el submenú Conceptos y haz clic en la opción Factura. Resultado: Se abrirá la ventana Modelo: Factura.

2 Haz clic en el botón <F3> del campo “Código”. Resultado: Se abrirá la ventana Seleccione Concepto.

3 Selecciona el concepto 202 Factura Sucursal y haz clic en el botón Aceptar.


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Paso Ejercicio

4 Haz clic en la pestaña 4. Comprobante Fiscal Digital.

5 Haz clic en el botón F3 del campo “Plantilla de Formato Amigable”.

6 Selecciona el archivo Factura_LilaCFD.htm ubicado en la ruta <C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion>. Después haz clic en el botón Abrir.



Ejercicio 4

Prueba del formato En el siguiente ejercicio imprimirás en pantalla un documento digital utilizando la plantilla Factura_LilaCFD.htm

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón Factura Sucursal ubicado en la barra vertical. Resultado: Se abrirá una ventana con el listado de facturas.

2 Haz doble clic sobre una factura del listado.

3 Captura la contraseña de la clave privada a0123456789 y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Se abrirá la factura.

4 Haz clic en el botón Entregar. Resultado: Se abrirá la ventana Entregar Comprobante Fiscal Digital.

5 Selecciona la opción Formato amigable en el campo “Por medio de”.

6 Verifica que en el campo “FORMATO DE IMPRESIÓN” aparezca la plantilla Factura_LilaCFD.htm

7 Haz clic en el botón Emitir y/o entregar. Resultado: Se mostrará en pantalla utilizando la plantilla de formato amigable que creaste en ejercicios anteriores.

8 Verifica que toda la información se muestre de forma correcta.

9 Cierra todas las ventanas.

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Cómo utilizo el Editor de formas

Qué es El Editor de Formas es una herramienta con la cual se crearán y diseñarán las formas

preimpresas que utiliza CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA para la impresión de los comprobantes fiscales tradicionales y etiquetas. Este editor es gráfico, basado en la impresión en modo texto y permite insertar campos, etiquetas, funciones o fórmulas, además, estos datos podrán modificarse tantas veces se necesite; o bien, eliminarse, si es necesario.

Forma preimpresa

Las formas preimpresas son formatos de impresión donde los campos tienen una posición fija, la cual puede modificarse, si así se desea. Las formas preimpresas tienen la extensión .FPC y se guardan en la siguiente ruta:

<X:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>

Cómo ingreso Para ingresar al Editor de formas preimpresas ve al menú Archivos y selecciona la opción

Editor de Formas.

Qué acciones puedo realizar

Dentro del Editor de Formas puedes crear un formato nuevo o bien, editar uno existente. Realiza cualquiera de la siguientes acciones que se indican en la tabla:

Abrir un formato Crear nuevo formato

• En el Editor de Formas ve al menú Archivo opción Abrir.

• Presiona las teclas <Ctrl+A>.

• En la barra de herramientas, haz clic

en el botón

• En el Editor de Formas ve al menú Archivo opción Nuevo.

• Presiona las teclas <Ctrl+N>.

• En la barra de herramientas, haz clic en

el botón

Ventana principal En esta ventana será posible crear nuevas formas preimpresas, o bien, abrir las predefinidas

por el sistema y modificarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Nota: Para ingresar a esta ventana no es necesario tener abierta una empresa. Consulta el gráfico de la siguiente página:


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Cómo utilizo el Editor de formas, Continuación

Ventana principal (continúa)

Cómo guardar Para guardar una forma preimpresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Ve al menú Archivo y selecciona la opción Guardar. • Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón de la barra de herramientas.

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Cómo creo una forma impresa

Qué necesito para crear una forma

Para crear una forma preimpresa debes realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la plantilla y subplantilla 2. Configurar forma 3. Diseñar la forma preimpresa 4. Ejecutar la forma preimpresa

Plantillas Al crear una forma preimpresa, automáticamente aparecerá la ventana Plantillas, donde

podrás seleccionar la plantilla y subplantilla a utilizar. La plantilla contiene toda la información que puede utilizarse en una forma preimpresa y la subplantilla contiene campos específicos de un documento modelo o catálogo. Dependiendo de la plantilla seleccionada serán las subplantillas que estén disponibles Importante: No podrás insertar campos que pertenezcan a un documento modelo diferente. Nota: El Editor de formas también se utiliza en AdminPAQ® y en CONTPAQ i® PUNTO DE VENTA, razón por la cual hay plantillas para punto de venta, cajas e inventarios y por eso las plantillas para documentos contienen subplantillas para proveedores.

Observarás que las Subplantillas para Documentos tienen el mismo nombre que el documento modelo, excepto la Remisión, cuya subplantilla es Producto en Consignación del Cliente.


Cada plantilla tiene una o varias subplantillas disponibles, excepto Marbetes de Inventario y Recibos de Aperturas de Cajas.

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Cómo creo una forma impresa, Continuación

Configurar Forma

Una vez que seleccionaste la plantilla y subplantilla deseada debes seleccionar del menú Archivo la opción Configurar Forma para configurar los datos generales del formato de impresión. Esta acción la debes realizar independiente si se trata de una nueva forma preimpresa o si editarás una existente. Esta ventana está divida en 5 pestañas. Consulta la siguiente tabla para conocer más información sobre el contenido de esta ventana.

Pestaña Descripción Detalle

Hoja Se especificarán los datos generales de la forma preimpresa, como el número renglones y columnas que tendrá la forma.

Podrás configurar la hoja en: • Impresión en Modo Caracter: Imprime en

modo de texto, por lo tanto, su impresión es rápida, sin embargo, el tipo y tamaño de letra la toma de las propiedades de la impresora.

• Impresión en Modo Caracter Texto Enriquecido: Permite seleccionar el tipo y tamaño de la letra para cada campo, sin embargo, la impresión es más lenta. Además, solo debes especificar el ancho en centímetros de la forma preimpresa.

Nota

Impresión

: Al seleccionar una opción, los campos de la otra se desactivarán.

Debes configurar algunos datos de la impresora, tales como el nombre y el tipo de impresora a utilizar.

Si la impresora es Matriz de puntos, se indicará la configuración de caracteres para una impresión normal, condensada, etcétera.

Si la matriz es Láser o Inyección de Tinta esta configuración no deberá indicarse ya que la toma automáticamente de las propiedades de la impresora.

Notas• Al seleccionar la Impresión en Modo Caracter

Texto Enriquecido, el apartado Criterio de Impresión para la impresora Matriz de puntos estará desactivado.

:

• Puedes indicar el número de copias que se imprimirán cada que se utilice la forma preimpresa.

Áreas Debes indicar el número de renglones que contendrá cada área de la forma preimpresa.

En el Encabezado estarán los datos generales de la forma preimpresa, como Razón social del cliente, Domicilio, RFC, etcétera.

En el Detalle estarán los datos de los movimientos como Código del producto, cantidad, precio, costo unitario, etcétera.

Nota: Al manejar Detalle fijo, todos los campos se imprimirán en la misma posición, con el Detalle variable, la posición de los campos cambiará, dependiendo de los productos que tenga el documento.


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Configurar Forma (continúa)

Pestaña Descripción Detalle Áreas, continúa

En el Pie de página estarán los datos generales de la forma preimpresa como son Neto del documento, IVA, Total, etcétera.

Formato Podrás indicar el orden en que se imprimirá la fecha, así como configurar el formato de impresión para la cantidad, importe y número de decimales para cada campo.

Al insertar un campo tipo Fecha, automáticamente tomará la configuración especificada en esta pestaña, aunque podrá modificarse el formato de fecha directamente en el campo. Nota: Si por equivocación fue seleccionada una subplantilla errónea, mediante esta opción podrá indicarse la subplantilla correcta.

Impresión CFDs

Podrás indicar si en la forma preimpresa se imprimirán los datos pertenecientes al CFD.

Esta ventana se utiliza cuando la empresa emite Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs). Nota: En las formas preimpresas con Impresión Modo Texto Enriquecido podrá configurarse el tipo de letra deseado para todos los campos.

Diseñar la forma preimpresa

Después de configurar la forma preimpresa, podrá iniciarse el diseño de la misma. El diseño se basa en la inserción de campos, etiquetas, fórmulas y/o funciones en las áreas de la forma preimpresa.

Botón Descripción

Inserta una etiqueta, es decir, un texto fijo.

Inserta un campo ya sea en el área del Encabezado o en el Pie de página.

Inserta un campo en el área de Detalle.

Inserta un campo en el área del Subdetalle.

Inserta un Subtotal en base a los campos disponibles. Este dato puede insertarse en el área del Encabezado o Pie de página.

Inserta un Total en base a los campos disponibles. Este dato se inserta sólo en el Pie de página.

Inserta una función en base a los valores disponibles.

Cabe aclarar que las funciones ya existen, sólo deberán indicarse los valores correspondientes.

Inserta una fórmula en base a los valores disponibles.

Mediante las fórmulas se pueden realizarse operaciones matemáticas para sacar el resultado deseado.

Ejecución de la forma preimpresa

Mediante esta opción podrán hacerse pruebas de impresión de la forma preimpresa diseñada para verificar que los campos insertados se encuentren en la posición correcta, de acuerdo al documento fiscal impreso.


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Selección de Empresa

Al ejecutar la forma preimpresa, automáticamente mostrará esta ventana donde deberá seleccionarse la empresa que utilizará dicha forma preimpresa.

Filtros a aplicar Una vez seleccionada la empresa, mostrará esta ventana donde se indicará el rango de

fechas, así como la serie y el rango de folios deseado. Uno de los filtros permite ver los documentos que están impresos o bien, los que aún no se han impreso.


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Procedimiento adicional 1

Creación de la forma preimpresa En caso de que quieras generar una forma preimpresa, realiza el siguiente procedimiento: Nota: No se realiza como ejercicio debido a que la forma preimpresa aplica solo para el esquema de facturación impresa (tradicional) y este manual está enfocado al esquema CFDI.

Paso Ejercicio

1 Desde la ventana principal de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA ve al menú Empresas y selecciona la opción Editor de Formas. Resultado: Se abrirá la ventana Diseño de Formas Preimpresas.

2 Haz clic en el botón Nuevo. Resultado: Mostrará la ventana Plantillas.

3 Selecciona la Plantilla para Documentos y la Subplantilla Honorarios del Cliente. Posteriormente haz clic en el botón Aceptar.

4 Presiona las teclas <Ctrl+F> para configurar la forma. Resultado: Mostrará la ventana Configurar Forma.

5 Captura el valor 80 en el campo “Total de columnas que se imprimirán en la forma preimpresa” dentro de la pestaña Hoja.

6 Haz clic en la pestaña Áreas y captura el valor 20 en el campo “Número de renglones que contendrá el área:”, ubicado en el apartado Encabezado.

7 Verifica que la casilla Detalle esté desactivada y que en el campo “Renglón a partir del cual se inicia la impresión en esta área:” se encuentre el valor 21.

8 Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios. Resultado: Se cerrará la ventana Configurar Forma.

9 Presiona la tecla <F8> y guarda la forma con el nombre HonorarioCliente. Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se modificará el área de trabajo de la forma preimpresa mostrando únicamente el Área del Encabezado y Área del Pie de Página.


Diseño de la forma preimpresa Una vez que está configurada la forma preimpresa, inserta los campos requeridos para la impresión del recibo de honorarios.

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón y posteriormente haz clic en cualquier parte del Área del Encabezado. Resultado: Mostrará un renglón gris con el nombre Etiqueta1.


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Procedimiento adicional 2 (continúa)

Paso Ejercicio

2 Haz clic derecho en el renglón recién insertado y seleccione la opción Propiedades del campo… Resultado: Mostrará la ventana Propiedades de Etiquetas.

3 Captura la siguiente información:

Campo Valor Renglón 8 Columna 35 Texto RECIBO DE HONORARIOS Justificación Centrado

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar.

4 Haz clic en el botón ubicado en la barra de herramientas y posteriormente haz clic en cualquier parte del Área del Encabezado. Resultado: Mostrará la ventana Insertar campo.

5 Selecciona los valores según lo indicado en la siguiente tabla:

Campo Opción / Valor Tabla Datos Generales de Documento Campo Razón Social de Cliente del Documento Renglón 10 Columna 5 Longitud 65 Justificación Izquierda

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar. 6 Inserta el resto de los campos en el Área del Encabezado, de acuerdo a los

siguientes datos:

Tabla Campo Renglón Columna Longitud Datos Generales de Documento

Serie del Documento 5 70 2 Folio del Documento 5 72 8 RFC del Cliente del Documento 11 5 15 Referencia del Documento 15 12 10

Datos del Domicilio Fiscal del Docto.

Calle y Número del Domicilio Fiscal del Documento

12 5 70

Colonia del Domicilio Fiscal del documento

13 5 40

Código Postal del Dom. Fiscal del Documento

13 50 10

Ciudad del Domicilio Fiscal del Docto.

14 5 25

Entidad Federativa del Dom. Fiscal del Documento

14 31 25

Notas: • Los campos Serie y Folio del Documento tendrán la “Justificación” Centrada. • Los campos Folio del Documento y Código Postal manejarán 0 “Decimales”.


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Procedimiento adicional 2 (continúa)

Paso Ejercicio

7 Inserte los campos necesarios en el Área del Pie de Página, de acuerdo a la siguiente tabla:

Tabla Campo Renglón Columna Longitud Datos Generales de Documento

Importe Neto del Documento 22 60 20 Impuesto 1 del Documento 23 60 20 Total del Documento 24 60 20

Nota: Todos los campos tendrán la “Justificación” hacia la Derecha y manejarán 2 “Decimales”.

8 Haz clic en el botón y después haz clic en cualquier parte del Área del Pie de Página. Resultado: Mostrará la ventana Insertar Función.

9 Indica los siguientes datos:

Campo Opción / Valor Función CANTIDAD PROTEGIDA(Valor1,Valor2) Valor 1 Total del Documento Valor 2 Español (mayúsculas)

Al finalizar haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y presiona la tecla <F8> para conservar los cambios de la forma preimpresa.


Ejecutar forma preimpresa Después de diseñar la forma preimpresa, se revisará que los campos estén en la posición correcta. Realiza el siguiente procedimiento:

Paso Ejercicio

1 Verifica que la forma preimpresa HonorarioCliente se encuentre abierta en el Editor de Formas. Posteriormente, presiona las teclas <Ctrl+E>. Resultado: Mostrará la ventana Selección de Empresas.

2 Selecciona tu empresa y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Mostrará la ventana Filtros a aplicar al reporte Impresión de Documentos.

3 Captura la fecha indicada por el instructor en el campo “Rango de Fechas”. 4 Deja el resto de los campos que aparecen por omisión y haz clic en el botón

Continuar. Resultado: Mostrará la ventana Salida del reporte.

5 Haz clic en el botón Aceptar. Resultado: Mostrará, en pantalla, la Forma Preimpresa con los datos de la Nota de Cargo correspondiente.

6 Cierra la forma preimpresa y el Editor de Formas.

1


Transferencia de datos y Utilerías

Capítulo 6

Transferencia de datos y Utilerías

Visión general

Introducción A través de este capítulo podrás traer datos de otra empresa de CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA para concentrar o actualizar la información sin necesidad de re-capturar. Por otra parte, en ocasiones pueden presentarse daños a la información capturada en la empresa por factores externos al sistema, por lo que CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA maneja una variedad de utilerías que te ayudarán a resolver algunas situaciones.

Objetivo Al finalizar este capítulo serás capaz de:

• Realizar la importación y exportación de datos en CONTPAQ i® FACTURA

ELECTRÓNICA.

• Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías disponibles en CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, así como su utilidad práctica.


Tema Página Cómo importo catálogos 6-2 Cómo genero masivamente documentos 6-6 Cuándo ejecutar las utilerías o los procesos 6-9

2


Capítulo 6 Transferencia de datos

y Utilerías

Cómo importo catálogos

Qué es CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con un modelo en la Hoja Electrónica que

te permite importar catálogos (Clientes, Domicilios y Servicios).

Cómo ingreso Para ingresar ve al menú Reportes, selecciona la opción Hoja Electrónica, selecciona la

hoja Importación de Catálogos y haz clic en el botón Ejecutar.

Qué necesito para importar catálogos

Para importar catálogos:

• Ve a la hoja Exportación, haz clic en el botón Seleccionar empresa y haz doble clic sobre la empresa deseada.

• Ve a la hoja del tipo de catálogo a importar (Clientes, DireccionesClientes, Servicios).

• Captura los registros en las columnas correspondientes, los campos con (*) son obligatorios. También puedes copiarlos de un archivo de texto o de Excel.

• Haz clic en el botón Exportar Clientes/DireccionesClientes/Servicios (dependiendo el catálogo a exportar).


Si marcas Si en la opción “Actualizar Existentes”, al existir en el sistema registros con el mismo código, se actualizarán los datos.

3



y Utilerías

Cómo importo catálogos, Continuación

Ejercicio 1

Abrir módulo Importación de catálogos Realiza los siguientes pasos para abrir el módulo en la Hoja Electrónica para importar catálogos:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica. Resultado: Se mostrará una ventana con el listado de hojas electrónicas.

2 Selecciona la hoja electrónica “Importación de Catálogos” y haz clic en el botón Ejecutar. Resultado: Se abrirá el modelo “Importación de Catálogos”. Asegúrate de habilitar las macros en Excel.

3 Ve a la hoja Exportación y haz clic en el botón Seleccionar empresa. Resultado: Se abrirá una ventana con el listado de empresas.

4 Selecciona de la lista la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el botón Aceptar. Resultado: En los campos “Empresa” y “Ruta” se mostrarán el nombre y ruta de la empresa activa. Nota: No cierres este módulo ya que en el siguiente ejercicio lo necesitarás.

Ejercicio 2

Importación de Clientes Realiza los siguientes pasos para importar clientes:

Paso Ejercicio

1 Abre el archivo Catalogos.xls ubicado en la carpeta <C:\CompacW\Empresas\feLila>. Nota: Este archivo contiene los catálogos a exportar.

2 Ve a la pestaña Clientes del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de celdas en amarillo A2:I4 el cual incluye todos los datos de los clientes a exportar (sin encabezados).

3 Presiona las teclas <Ctrl+C>. Resultado: Se copiarán los datos a exportar en el portapapeles.

4 Ve a la hoja Clientes del modelo electrónico ExportacionCFD.xls.


4



y Utilerías



Paso Ejercicio 5 Selecciona la celda B24.

Resultado: A partir de esta celda pegarás los datos de los clientes a exportar.

6 Presiona las teclas <Ctrl+V>. Resultado: Se pegarán los datos de los clientes a exportar.

7 Haz clic en el botón Exportar Clientes. Resultado: En la columna Estado de la Exportación se mostrará el mensaje Exportado por cada uno de los registros.

Ejercicio 3

Importación de Direcciones de Clientes Realiza los siguientes pasos para importar las direcciones de los clientes:

Paso Ejercicio

1 Ve a la pestaña DireccionesClientes del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de celdas en amarillo A2:R4 el cual incluye todos los datos de las direcciones de los clientes a exportar (sin encabezados).


3 Ve a la hoja DireccionesClientes del modelo ExportacionCFD.xls.

4 Selecciona la celda B24. Resultado: A partir de esta celda pegarás los datos a exportar.

5 Presiona las teclas <Ctrl+V>. Resultado: Se pegarán los datos a exportar.

6 Haz clic en el botón Exportar Dirección. Resultado: En la columna Estado de la Exportación se mostrará el mensaje Exportado por cada uno de los registros.


5



y Utilerías


Ejercicio 4

Importación de Servicios Realiza los siguientes pasos para importar servicios:

Paso Ejercicio

1 Ve a la pestaña Servicios del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de celdas en amarillo A2:F4 el cual incluye todos los datos de los servicios a exportar (sin encabezados).


3 Ve a la hoja Servicios del modelo ExportacionCFD.xls

4 Selecciona la celda B24. Resultado: A partir de esta celda pegarás los datos a exportar.

5 Presiona las teclas <Ctrl+V>. Resultado: Se pegarán los datos a exportar.

6 Haz clic en el botón Exportar Servicios. Resultado: En la columna Estado de la Exportación se mostrará el mensaje Exportado por cada uno de los registros.

Ejercicio 5

Verificar información Realiza los siguientes pasos para verificar que se hayan importado los datos:

Paso Ejercicio

1 Ve a CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA, ve al menú Catálogos y selecciona la opción Clientes. Resultado: Se mostrará el listado de clientes.

2 Ve a la pestaña 3. Directorio Telefónico. Resultado: Deberán mostrarse los datos de los clientes que exportaste desde el modelo de la Hoja Electrónica, así como los datos de sus domicilios.

3 Cierra el listado de clientes.

4 Ve al menú Catálogos y selecciona la opción Servicios. Resultado: Deberán mostrarse los datos de los servicios que exportaste desde Excel.

5 Cierra el listado de Servicios.

6 Cierra los archivos de Excel (el módulo de exportación y el listado de catálogos).

6



y Utilerías

Cómo genero masivamente documentos

Qué es La generación masiva es un proceso que permite crear varios documentos (facturas o recibos

de honorarios) a la vez.

Cómo ingreso Para ingresar ve al menú Reportes, selecciona la opción Hoja Electrónica, selecciona la

hoja Generación Masiva de Documentos y haz clic en el botón Ejecutar.

Qué necesito para generar documentos

Para generar documentos requieres hacer lo siguiente:

1. Ve a la hoja Parámetros, haz clic en el botón Abrir Empresa y haz doble clic sobre la empresa deseada.

2. Haz clic en la hoja del tipo de documentos que quieres generar (Factura o Recibo de Honorarios).

3. Selecciona concepto de los documentos a generar. 4. Captura la fecha. 5. En caso de que documentos vayan a ser en moneda extranjera, selecciona la

Moneda y captura el Tipo de Cambio. 6. Captura la Referencia de los documentos. 7. Selecciona los servicios y sus precios. 8. Selecciona el rango de clientes. 9. Haz clic en el botón PASO 3. Desplegar los documentos. 10. Realiza las modificaciones deseadas sobre el listado de documentos. 11. Haz clic en el botón PASO 4. Generar Documentos.


7



y Utilerías

Cómo genero masivamente documentos, Continuación

Ejercicio 1

Abrir módulo Generación Masiva de Documentos Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo de la Hoja Electrónica para generar documentos de forma masiva:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica. Resultado: Se mostrará una ventana con el listado de hojas electrónicas.

2 Selecciona la hoja electrónica Generación Masiva de Documentos y haz clic en el botón Ejecutar. Resultado: Se abrirá el modelo para la generación masiva. Asegúrate de habilitar las macros.

3 Ve a la hoja Parámetros y haz clic en el botón Abrir Empresa. Resultado: Se mostrará una ventana con el listado de empresas.

4 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y presiona la tecla <Enter>. Resultado: Se mostrará el nombre y la ubicación de la empresa. Nota: No cierres el módulo ya que lo necesitarás para los siguientes ejercicios.

Ejercicio 2

Abrir módulo Generación Masiva de Documentos Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo para generar documentos de forma masiva:

Paso Ejercicio

1 Ve a la hoja Factura.

2 Captura los siguientes datos:

Campo Valor Concepto Factura Sucursal Fecha 25/10/2010 Servicio 1 S01 Servicio 2 S02 Del Cliente CL01 Al Cliente CL03

Deja el resto de los campos por omisión.

3 Haz clic en el botón PASO 3. Desplegar los documentos. Resultado: Se mostrarán todos los documentos a crear en las columnas A:E (en amarillo).


8



y Utilerías

Cómo genero masivamente documentos, Continuación


Paso Ejercicio 4 Haz clic en el botón PASO 4. Generar documentos.

Resultado: Se mostrarán todos los documentos creados en las columnas F:K (en azul).

5 Cierra Excel. 6 Haz clic en el concepto Factura Sucursal ubicado en la barra vertical de

CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA. Resultado: Se mostrará el listado de facturas.

7 Verifica que aparezcan en la lista las facturas creadas, éstas son las que tienen fecha 25/10/2010.

8 Abre las facturas con fecha del 25/10/2010 para verificarlas. Captura la contraseña a0123456789 para abrirlas.

9 Cierra el listado de facturas.

9



y Utilerías

Cuándo ejecutar las utilerías o los procesos

Qué son Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones

especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas, ya que una vez que afectan la información de la empresa, el proceso es irreversible. Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento.

Cómo ingreso Para ingresar a las utilerías que tiene CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA ve al menú

Empresas, submenú Utilerías y selecciona la que necesites..

Requisitos previos

Antes de ejecutar cualquiera de las utilerías de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA toma en cuenta las siguientes consideraciones:

No. Recomendación 1 Asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa.

Algunas utilerías de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA deben ejecutarse de manera exclusiva, es decir, que los usuarios de una versión en Red deben cerrar su sesión y esperar a que termine la ejecución para continuar con su trabajo. Siempre verifica si la utilería que deseas ejecutar es de este tipo antes de iniciar el proceso.

2 Realiza un respaldo de la información de la empresa sobre la que se ejecutará la utilería.

3 Verifica qué cambios realizará la utilería sobre la información antes de ejecutarla, ya que se trata de un proceso irreversible.

Tiempo de ejecución

El tiempo de ejecución de las utilerías de CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA dependerá de la información que se procesará o se calculará.

Qué utilería ejecuto

Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el sistema y en qué momento utilizarlas.

La utilería Sirve para… Úsala cuando…

Verificación de documentos

Calcular nuevamente los totales del documento (Neto, descuentos, impuestos y total) Calcular nuevamente el saldo del documento.

En diferentes reportes los importes de los documentos no coincidan.

Después de haber ejecutado otra utilería.

Saldo cero Borrar todos los documentos de la empresa, conservando los catálogos.

La base de datos ha crecido mucho y deseas reducirla.

Quieres hacer una empresa nueva con los mismos catálogos.


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y Utilerías

Cuándo ejecutar las utilerías o los procesos, Continuación

Qué utilería ejecuto (continúa)

La utilería Sirve para… Úsala cuando… Reconstrucción de índices

Volver a generar los índices de las tablas de la base de datos.

Después de haber ejecutado alguna utilería.

Después de un apagón de luz. Después de una desconexión de la

base de datos.

Para qué sirven Las utilerías sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por

situaciones como:

• Corte en el suministro de energía eléctrica. • Daño físico del disco en donde se guarda la información. • Eliminación involuntaria de datos de la empresa. • Sabotaje a la información por parte de algún usuario.

Procesos Existen algunos procesos que tienen una función similar a las utilerías, ya que realizan

correcciones a nivel tablas.

Cómo ingreso Para ingresar a las utilerías que tiene CONTPAQ i® FACTURA ELECTRÓNICA ve al menú

Empresas, submenú Procesos y selecciona el que necesites..

El proceso Sirve para… Úsala cuando… Afectación de saldos Afectar los saldos en base a un rango de

fechas de documentos. Tengas documentos que solo se

guardaron mas no se emitieron.

Recalculo de acumulados

Regenerar el archivo de acumulado cuando se ha modificado algún periodo anterior o futuro o bien, cuando se han creado nuevos tipos de acumulados en la empresa.

Desees reconstruir el importe de los tipos de acumulados existentes.

Hayas creado nuevos tipos de acumulados y quieres agregarles importes desde el inicio de ejercicio.

Cuando modifiques periodos anteriores o futuros.

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