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GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 1 de 4
AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretaria General LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Financiero
OBJETIVO Administrar los recursos e información financiera de acuerdo con las necesidades de la ANDJE, a través de mecanismos de ejecución,
seguimiento y registro de los recursos e información administrada.
ALCANCE El proceso inicia con la desagregación de rubros de presupuesto y finaliza con la generación de los estados financieros e informes.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Presupuesto
aprobado
Plan Anual de
Adquisiciones
1. Desagregar
Rubros
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
presupuesto
Desagregan el presupuesto
conforme al plan de cuentas
que reglamenta el Ministerio
de hacienda y de acuerdo a la
naturaleza de cada bien o
servicio.
La aprobación es realizada por
el Ordenador del Gasto
(Secretario(a) General).
Procedimiento
Administración y ejecución
presupuestal GF-P-01.
X
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
Secretario(a)
General
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Grupos de
Interés
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
2. Definir el
Programa Anual
de Caja - P.A.C
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
pagaduría
Revisan los históricos de
ejecución del PAC y
determinan con base en estos
el PAC para la vigencia fiscal
Procedimiento
Administración y ejecución
PAC-GF-P-02.
X
Programa
Anual de caja
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proceso
Gestión
Financiera
Ordenador del
Gasto
Programa
Anual de caja
Resolución de
desagregación
de
presupuesto
Aprobada
3. Administrar
la Ejecución
Presupuestal
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
presupuesto
Realiza las gestiones
correspondientes para la
expedición de los certificados
de disponibilidad presupuestal
y los registros presupuestales,
de acuerdo con lo establecido
en el Procedimiento
X
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal –
CDP
Registro
Presupuestal
Proceso Gestión
Financiera
Proceso Gestión
Contractual
Ordenador del
Gasto
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 2 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
(Secretario(a)
General)
Direccionamiento
Estratégico
Actos
Administrativo
s que ordenan
ejecución y/o
afectación del
presupuesto
Plan Anual de
Adquisiciones
Administración y ejecución
presupuestal-GF-P-01.
En los casos de pagos de
sentencias y conciliaciones, la
OAJ entregara previamente los
documentos de los terceros
beneficiarios para incluir en el
SIIF.
Ajustes
Presupuestale
s
Reporte
Ejecución
Presupuestal
SIIF
(Secretario(a)
General)
Direccionamiento
Estratégico
Grupos de
Interés
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Ordenador del
Gasto
(Secretario(a)
General)
Proveedores de
bienes y/o
servicios
Gestión de
Talento
Humano
Documentos
para tramite
de pago según
modalidad
Solicitudes de
certificados
Nómina
Viáticos
4. Tramitar
pagos
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesionales
Proceso Gestión
Financiera
Adelanta las gestiones
pertinentes para tramitar los
pagos a proveedores de bienes
y/o servicios y nomina, de
acuerdo con lo establecido en
el Procedimiento Pagos GF-
P-03.
Las solicitudes de expedición
de ingresos y retenciones para
funcionarios y Certificados por
otros conceptos para
Proveedores, se expiden de
acuerdo con lo definido en el
Procedimiento Certificados
de proveedores y
funcionarios GF-P-04.
X
Orden de
pago
presupuestal
Órdenes de
pago no
presupuestale
s
Certificados
de ingresos y
retenciones y
por otros
conceptos
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proveedores de
bienes y/o
servicios
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Dirección
General de
Crédito Público
y del Tesoro
Nacional
P.A.C.
Aprobado
5. Administrar
el Programa
Anual de Caja -
P.A.C.
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Realiza las solicitudes de
modificación al PAC, de
acuerdo con las necesidades y
lo definido en el
Procedimiento
Administración y ejecución
PAC GF-P-02.
X
Modificaciones
al PAC
aprobadas
SIIF
Proceso Gestión
Financiera
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 3 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Solicitud
P.A.C.
Profesional
responsable de
pagaduría
Apoyo y
Evaluación
Proceso Gestión
Financiera
Proceso Gestión
de Bienes y
Servicios
Proceso Gestión
de Talento
Humano
Proceso de
Gestión Legal
Entidades
Financieras
Reintegros
Cuentas por
pagar
Libros de
bancos y
reportes de
pago
operaciones
reciprocas
Ingresos
Inventario
actualizado
Pasivos
laborales
Sentencias y
conciliaciones
Extractos
bancarios
6. Elaborar
y Presentar los
Estados
Financieros
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Profesional
responsable de
contabilidad
Elabora los Estados
Financieros conforme a las
fechas establecidas por la
Contaduría general de la
Nación, de acuerdo con lo
establecido en el
Procedimiento Elaboración
de estados Financieros-GF-
P-05.
Si de la gestión adelantada
respecto al proceso identifica
mejoras que se puedan
incorporar al procedimiento,
estas se documentan de
acuerdo con lo establecido en
el procedimiento Acciones
preventivas, correctivas y
de mejora MC-P-01.
X
Estados
Financieros
firmados
Entes de control
Grupos de
interés
Proceso
Estratégicos,
Misionales, de
Apoyo y
Evaluación
Proveedores de
bienes y /o
servicios
GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01
Versión: 4
Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 4 de 4
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por
el Ministerio de Hacienda.
Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para
su trámite.
Debe existir perfecta consistencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y la
solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.
Los registros contables deben cumplir con el régimen de contabilidad
pública.
Las certificaciones contables, ingresos y retenciones y por otros conceptos
serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas
vigentes.
Ver Normograma.
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Giselle Andrea Silva Pineda
Gestor T1-11
William Fernando Cadena Muñoz
Gestor T1-11
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10
Carlos Francisco Sánchez Restrepo
Técnico asistencial G1-10
Luzjheyn Aguilar González
Gestor T1-11
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ver BSC Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Puestos de trabajo
Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado
de Gestión Institucional.
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal-GF-P-01 Procedimiento Administración y ejecución PAC-GF-P-02. Procedimiento Pagos-GF-P-03. Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios-GF-P-04 Procedimiento Elaboración de estados financieros-GF-P-05. Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
GESTIÓN FINANCIERA
1. Desagregar Rubros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto
2. Definir el Programa Anual de Caja – P.A.C.Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Profesional responsable de pagaduría
3. Administrar la Ejecución Presupuestal.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto
4. Tramitar pagos.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesionales Proceso Gestión Financiera
5. Administrar el Programa Anual de Caja - P.A.C.
Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de pagaduría
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.
FIN
Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.
Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.
Procedimiento PagosGF-P-03.
Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios GF-P-04.
Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.
6. Elaborar y Presentar los Estados Financieros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de contabilidad
Procedimiento Elaboración de estados financieros GF-P-05.
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-P-01.
INICIO
Código: GF-C-01
Versión: 4
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 6
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Administrar y registrar la información de índole presupuestal de todos los movimientos financieros requeridos por la ANDJE para el apoyo financiero a los proyectos y actividades de la Entidad.
ALCANCE El alcance de este procedimiento va desde la proyección y aprobación de la Resolución de Desagregación de Presupuesto, continua con la expedición de los documentos de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y termina con la Expedición y entrega de los Registros Presupuestales que comprometen el gasto de la Entidad.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Secretario(a) General
Plan Anual de Adquisiciones
Aprobado
1. Elaborar el proyecto de
Resolución de desagregación de
presupuesto.
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera.
Desagrega el presupuesto conforme al plan de cuentas que reglamenta el Ministerio de hacienda y de acuerdo a la naturaleza de cada bien o servicio.
Proyecto de Resolución de
desagregación de presupuesto
Secretario(a) General
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera.
Proyecto de Resolución de
desagregación de presupuesto
2. Revisar y aprobar el
proyecto de Resolución de
desagregación de presupuesto.
Secretario(a) General
Revisa el proyecto de resolución con la desagregación del presupuesto. Si no tiene observaciones, la firma, continua con la actividad 3. En caso contrario, efectúa las observaciones pertinentes para ajuste. Nota: Una vez firmada la resolución, el Técnico Asistencial G-10 la publica en la página web.
Resolución de desagregación de
presupuesto Aprobada
(R)
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de
Gestión Financiera.
Secretario(a) General
Resolución de desagregación de
presupuesto
3. Registrar desagregación
de las apropiaciones presupuestales
asignadas
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Registrar en el aplicativo S.I.I.F., la desagregación de las apropiaciones presupuestales de acuerdo con lo establecido en la resolución de desagregación.
Desagregación de las
apropiaciones presupuestales
asignadas mediante Ley
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 6
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES registradas en
SIIF
Secretario(a) General
Plan Anual de Adquisiciones
vigente
Resolución de desagregación de
presupuesto
4. Elaborar solicitud de
Certificado de Disponibilidad Presupuestal-
CDP
Jefe de dependencia
Solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal a través del Formato Solicitud de CDP-GF-F-01, de conformidad a la desagregación de presupuesto, el Plan de Anual de Adquisiciones y el Plan Estratégico cuatrienal
Formato Solicitud de CDP-
GF-F-01 (R)
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Ordenador del Gasto
Jefe de dependencia
Formato Solicitud de CDP-
GF-F-01
5. Revisar solicitud de CDP
Ordenador del
Gasto
Revisa la solicitud de CDP, si es
procedente da Vo.Bo.
De lo contrario devuelve la
solicitud para que se realicen
los ajustes correspondientes.
-Si la solicitud está relacionada
con recursos de inversión,
continua con la actividad 6.
-Si la solicitud está relacionada
con recursos de
funcionamiento, continua con
la actividad 7.
Formato
Solicitud de CDP-GF-F-01revisada
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Coordinador(a) Grupo
Financiero
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de
Gestión Financiera.
Ordenador del Gasto
Formato Solicitud de CDP-GF-F-01revisada
6. Revisar solicitud de CDP.
Jefe Oficina
Asesora de
Planeación
Revisa la solicitud de CDP,
frente a lo establecido en el
proyecto de inversión del cual
se van a usar los recursos.
Formato Solicitud de CDP-GF-F-01revisada
Coordinador(a) Grupo Financiero
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 3 de 6
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES -Si la solicitud es consistente
con el proyecto, da Vo.Bo,
continua con la actividad7.
-Si la solicitud no es consistente con el proyecto, solicita que se tramiten los ajustes correspondientes a la solicitud o al proyecto según sea necesario.
Comunicación escrita
solicitando ajustes
Jefe dependencia (Procedimiento
Gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03)
Jefe dependencia
(proceso Direccionamiento
Estrategico-DE-C-01)
Ordenador del Gasto
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Solicitud de CDP con Vo.Bo
7. Verificar saldo disponible en el rubro solicitado
y generar el CDP.
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Verifica que la solicitud tenga el saldo disponible y genera el CDP.
X CDP generado Coordinador Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
CDP generado
8. Revisar y Firmar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera.
Revisa y firma el CDP generado y procede a entregarlo para continuar con el trámite.
CDP expedido
Coordinador Grupo de Gestión Contractual
(Proceso Gestión Contractual-GC-C-01)
Coordinación Grupo de Gestión
Contractual (Proceso Gestión
Contractual-GC-C-01)
Ordenador del Gasto
Coordinador(a)
Grupo de Gestión Administrativa y
Contrato
perfeccionado
Nómina y
soportes
Resolución de
viáticos o
9. Registrar beneficiario en
el SIIF
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Registra la información
correspondiente al beneficiario
en el Aplicativo SIIF.
Beneficiario
cuenta creado
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de
Gestión Financiera.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 4 de 6
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES de Talento
Humano Formato
Legalización de desplazamiento y gastos de viaje contratistas-GH-
F-10
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Beneficiario cuenta creado
10. Expedir el Registro
Presupuestal.
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Ingresa los datos del compromiso en el aplicativo SIIF, refiriendo el CDP y demás datos requeridos, genera el Registro Presupuestal correspondiente.
Registro
Presupuestal generado
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Registro Presupuestal
generado
11. Firmar el Registro
Presupuestal
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera.
Verifica los datos del Registro Presupuestal, en caso de requerir ajustes, realiza las observaciones correspondientes, en caso contrario lo firma. El Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera., hace la entrega del Registro Presupuestal.
Registro Presupuestal
firmado (R)
Coordinado Grupo de Gestión Contractual
(Proceso Gestión Contractual-GC-C-01)
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Reporte de ejecución
presupuestal del SIIF
12. Efectuar seguimiento a la
ejecución presupuestal
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera.
Hace seguimiento a la ejecución presupuestal y elabora un informe con los datos recopilados. Finaliza el procedimiento. Si se identifica que es necesario efectuar modificaciones al presupuesto, continua con la actividad 13. En caso contrario , finaliza el procedimiento
Informe de ejecución
presupuestal (R)
Secretario(a) General
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 5 de 6
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Si de la gestión adelantada respecto al procedimiento identifica mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01”. Nota: Una vez elaborado el informe, el Técnico Asistencial G-10 la publica en lo página web.
Gestor T1-11 –Presupuesto-
Grupo de Gestión Financiera.
Necesidad de modificación identificada
13. Solicitar modificación al
presupuesto
Ordenador del Gasto
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Elabora resolución modificando el presupuesto de acuerdo con las necesidades identificadas, la cual es firmada por el Ordenador del Gasto. El Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera registra la modificación en el SIIF.
Resolución de modificación al
presupuesto (R)
Ordenador del Gasto
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Debe existir perfecta consistencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01 Proceso Gestión Contractual-GC-C-01 Procedimiento Gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03 Direccionamiento Estrategico-DE-C-01 Formato Legalización de desplazamiento y gastos de viaje contratistas-GH-F-10
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
INICIO
1.Elaborar el proyecto de Resolución de desagregación de presupuesto.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
2.Revisar y aprobar el proyecto de Resolución de desagregación de
presupuesto.Secretario(a) General
3.Registrar desagregación de las apropiaciones presupuestales asignadas.
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera.
4. Elaborar solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP.
Jefe de dependencia
5.Revisar solicitud de CDP.Ordenador del Gasto
6.Revisar solicitud de CDP.Jefe Oficina Asesora de Planeación
¿tiene observaciones?
NO
SI
¿Está relacionada con recursos de inversión ?
si
No
7.Verificar saldo disponible en el rubro solicitado y generar el CDP.
Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera.
¿La solicitud es consistente con el
proyecto?
SI
Solicita que se tramiten los ajustes correspondientes a la solicitud o al proyecto según
sea necesario.NO FIN
Pag.2
Código: GF-P-01
Versión: 0
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
8.Revisar y Firmar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
9.Registrar beneficiario en el SIIF.Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión
Financiera.
10.Expedir el Registro Presupuestal.Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión
Financiera.
11.Firmar el Registro Presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
12.Efectuar seguimiento a la ejecución presupuestal.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
13.Solicitar modificación al presupuesto.Ordenador del Gasto.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
¿es necesario efectuar modificaciones al presupuesto?
FIN
SI
NO
procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01”.
FIN
Pag.1
Código: GF-P-01
Versión: 0
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Definir las actividades relacionadas con la elaboración y modificación al Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC, que garanticen la atención oportuna de las necesidades de recursos financieros de la Entidad.
ALCANCE Inicia con la distribución del PAC al comienzo de cada vigencia hasta el archivo del reporte de modificaciones al PAC.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Secretario(a) General
Plan Anual de Adquisiciones-
PAA
1. Establecer la programación del PAC de la Vigencia
fiscal
Secretario(a) General
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Revisan los históricos de ejecución del PAC y determinan con base en estos el PAC para la vigencia fiscal
Propuesta
Programa Anual de caja
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Secretario(a) General
Coordinador
Grupo de Gestión Financiera
Propuesta Programa Anual
de caja
2. Solicitar aprobación del
PAC
Coordinador -Grupo de Gestión
Financiera
Solicita a través de oficio firmado por la Secretaria General y el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera la aprobación del Plan Anual de Caja para la vigencia al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Oficio remisorio solicitando
aprobación del PAC (R)
Propuesta Programa Anual
de caja
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público- MHCP
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Programa Anual de caja
registrado en SIIF
3. Distribuir el PAC
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Realiza la distribución del PAC de la vigencia actual y rezago en el aplicativo SIIF, de acuerdo con las asignaciones presupuestales.
Distribución del PAC registrada
(R)
Coordinador Grupo de
Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-
Grupo de Gestión
Financiera
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Jefes de Dependencias
Programa Anual de caja
Programación de pagos de las
dependencias
4. Modificar PAC
Coordinador
Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Realizan el registro de la solicitud de modificación de PAC en el aplicativo SIIF.
Solicitudes de modificación al PAC registradas
en SIIF
Gestor T1-11-Pagador-
Grupo de Gestión
Financiera
Ministerio de
Hacienda y Crédito
Público- MHCP
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de Hacienda y Crédito
Público- MHCP
Aprobación de modificaciones al
PAC
5. Verificar la aprobación de las modificaciones al
PAC en el SIIF
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Verifica en el SIIF la aprobación del MHCP de los recursos solicitados de acuerdo con lo solicitado.
X Modificaciones al
PAC aprobadas
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Programa Anual de Caja vigente
6. Realizar seguimiento de la ejecución del PAC
aprobado.
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Verifica en el SIIF la ejecución del PAC mensualizado lo asignado y pagado. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Reporte de
ejecución del PAC
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda en el calendario PAC.
Ver Normograma
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC
INICIO
1.Establecer la programación del PAC de la Vigencia fiscal.
Secretario(a) GeneralCoordinador Grupo de Gestión Financiera
2.Solicitar aprobación del PAC.Coordinador -Grupo de Gestión Financiera
3.Distribuir el PAC.Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera.
4.Modificar PAC.Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
5.Verificar la aprobación de las modificaciones al PAC en el SIIF.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
6.Realizar seguimiento de la ejecución del PAC aprobado.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
FIN
Código: GF-P-02
Versión: 0
Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado © PAGOS
Codigo: GF-P-03
Version: 2
AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretaria General
LIDERPROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestion Financiera
PROCESO Gestion Financiera
OBJETIVO Efectuar la cadena presupuestal en cuanto al tramite de pago, el registro de las obligaciones y la declaracion y pago de retenciones efectuadas, consignando asi la informacion de la ejecucion presupuestal de la ANDJE ante el SIIF.
ALCANCE Inicia con la revision y registro de la documentation y los requisitos para el pago y finaliza con el archivo de los documentos del pago.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Supervisor de Contrato
Ordenador del Gasto
Documentos para tramite de
pago segun modalidad
1. Recibir, registrar y revisar la documentacion y los requisitos
para pago
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Recibe, registra y revisa la documentacion y los requisitos para pago establecidos en los contratos y en los demas documentos que hagan exigible un pago (facturas, resoluciones).
Para el pago de sentencias y conciliaciones, se revisa conforme al listado de documento requerido para pago de sentencias y conciliaciones GF-F-07
X
Documentos para tramite de
pago registrados
(R)
Tecnico Asistencial G-1-10-Central de cuentas-Grupo de Gestion Financiera
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Documentos para tramite de
pago registrados
2. Elaborar cuentas de pago
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Registra la cuenta de pago en el aplicativo SIIF y diligencia el Formato Cuenta de pago-GF-F-05, efectuando las retenciones que correspondan segun las disposiciones legales vigentes
Cuenta de pago registrada en
SIIF (R)
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Tecnico Asistencial G-1-10-Central de cuentas-Grupo de Gestion Financiera
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
3. Registrar, verificar y firmar las obligaciones
y las deducciones
Gestor Tl-11 - Contabilidad-
Grupo de Gestion Financiera
Registra, verifica y firma digitalmente las obligaciones y las deducciones en el aplicativo SIIF de acuerdo con el "Plan General de Contabilidad Publica" y la naturaleza del gasto.
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Obligaciones y deducciones
Ordenador del gasto
Coordinador Grupo de Gestion Financiera
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 1 de 4
Agcncia N ac iona l de Defenoa Juridica d e l Estado £4 PAGOS
Codigo: GF-P-03
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESregistradas en
SIIF(R)
GestorTl-11 - Contabilidad-
Grupo de Gestion Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
4. Revisar y ordenar el pago
Ordenador del gasto
Coordinador Grupo de Gestion
Financiera
Verifican que los documentos para el tramite del pago cumplan con los requisitos para el pago y firman los documentos correspondientes.
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05 firmado
Documentos soporte de pago
GestorTl-11 - Pagador-Grupo de Gestion Financiera
Ordenador del gasto
Coordinador Grupo de Gestion
Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05 firmado
Documentos soporte de pago
5. Generar orden de pago
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Genera la orden de pago presupuestal y/o no presupuestal, a traves del SIIF, verifica la informacion de la cuenta de pago contra el SIIF.
Orden de pago generada en
SIIF (R)
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo de Gestion Financiera
GestorTl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Orden de pago generada en
SIIF (R)
6. Verificar el estado de las
Ordenes de Pago
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Verifica en el SIIF que las Ordenes de Pago se encuentren en "estado Paqadas"
Reporte Orden de pago (R)
Tecnico Asistencial G-1-10-Central de cuentas-Grupo de Gestion Financiera
GestorTl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Reporte Orden de paqo (R)
7. Comunicar pago
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Informa a traves de comunicacion escrita que se efectuo el pago correspondiente.
Comunicacionescrita
informandopago(R)
Proveedores de bienes y/o servicios
Ministerio de Hacienda y
Credito publico
Reporte SIIF de deducciones
8. Solicitar los recursos de las
Ordenes de Pago No
presupuestales
GestorTl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Verifica los saldos de ordenes de pago no presupuestales y solicita a traves del SIIF los recursos para el pago de deducciones de acuerdo con las fechas de vencimiento establecidas.
Ordenes de pago no
presupuestales (R)
Proveedores de Bienes y/o servicios
Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 2 de 4
f j y l Aqcncia Nacional de Oefensa i % l U l l Juridica del Estado i C Q PAGOS
Codigo: GF-P-03
Version: 2
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Ordenes de pago no
presupuestales
9. Informar ordenes de Pago presupuestales
en estado Paqadas
Gestor T l- 11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Informa a traves de comunicacion escrita sobre las ordenes de Pago no presupuestales en estado Paqadas
Comunicacionescrita
informandopago(R)
Proveedores de Bienes y/o servicios
Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de
cuentas-Grupo de Gestion
Financiera
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Reporte Orden de pago
Ordenes de pago no
presupuestales
10. Consolida r la informacion
de pagos
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Consolida la documentacion de pagos presupuestales y no presupuestales y lo entrega para su respectivo tramite de archivo.
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Reporte Orden de pago
Ordenes de pago no
presupuestales
Tecnico Asistencial G-l-10-Gestion
documental-Grupo de Gestion Financiera
Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo
de Gestion Financiera
Formato Cuenta de pago-GF-F-
05
Documentos soporte de pago
Reporte Orden de pago
Ordenes de pago no
presupuestales
11. Archivar documentacion
de pagos
Tecnico Asistencial G-l-
10-Gestion documental-
Grupo de Gestion Financiera
Revisa que la documentacion este completa, sella las cuentas de pago, las digitaliza y las archiva teniendo en cuenta la TRD.
Si como producto de la gestion del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Documentacion de pagos archivada
Tecnico Asistencial G-l-10-Gestion
documental-Grupo de Gestion Financiera
POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para su tramite. Ver Normograma.
Codigo: DE-F-11 V-2 Pagina 3 de 4
Agencia N a o o n a l de Defensa I Vi/ i Juridica d e l Estado PAGOS
Codigo: GF-P-03
Version: 2
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores publicos Sistema de gestion documental Presupuesto asiqnado en la viqencia
Formato Cuenta de pago-GF-F-05Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01 Listado de documento requerido para pago de sentencias y conciliaciones GF-F-07
ELABORO: REVISO: 2 0 1 5 2 3 APROBO: 2 0 is 0*7 2-3
William Fernando Cadena MunozGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera
Lina Paola Castro MolanoTecnico asistencial Gl-10 Coordinador Grupo de Gestion Financiera
Carlos Francisco Sanchez RestrepoTecnico asistencial Gl-10 Coordinador Grupo de Gestion Financiera
Luz Jheyn Aguilar GonzalezGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera
Giselle Andrea Silva PinedaGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera;jjJJjWQ jLt >̂
Guillermo Martinez DazaCoordinador Grupo de Gestion Financiera
// '
C6digo: DE-F-11 V-2Pdgina 4 de 4
Codigo: GF-P-03
Version: 2
IN I CIO
PAGOS
PAGOSCodigo: GF-P-03
Versi6n: 2
Pag.l
Proced im ien to A cc iones
preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
▼11 .Archivar documentation de pagos.
Tecnico Asistencial G-1-10-Gesti6n documental-Grupo de Gesti6n
Financiera.
FIN
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 3
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Expedir los certificados de ingresos y retenciones para funcionarios y Certificados por otros conceptos para Proveedores acorde con los pagos efectuados por la ANDJE.
ALCANCE Inicia con la verificación de los pagos y los movimientos contables a los proveedores y funcionarios y termina con la revisión, firma y entrega de los mismos.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Ministerio de Hacienda y Crédito
Publicó
Coordinador Grupo de gestión Administrativa y
de Talento Humano
Reporte de certificados de
retenciones SIIF
Reporte de Auxiliares contables
Base de datos
nomina
1. Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Gestor T1-11-Contador-Grupo
de Gestión Financiera.
Los Gestores verifican y cruzan los pagos en aplicativo SIIF contra las bases de datos y los reportes de certificados para el caso de los certificados de ingresos y retenciones y otros conceptos. El Contador verifica los reportes del SIIF para expedir las certificaciones de saldos contables.
X Bases de datos
verificadas
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión
Financiera.
Gestor T1-11 Grupo de
Gestión Administrativa
y de Talento Humano
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión
Financiera
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Bases de datos verificadas
2. Generar certificados de
ingresos y retenciones,
saldos contables y otros conceptos
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
El Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera genera los certificados por otros conceptos El Gestor T1-11 Grupo de
Gestión Administrativa y de
Talento Humano generan los
certificados de ingresos y
retenciones.
Certificados por otros
Conceptos generados
certificados de
ingresos y retenciones generados
Certificado de
saldos contables generados
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04
Versión: 1
Código: DE-F-11 V-2 Página 2 de 3
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Gestor T1-11-
Contador-Grupo de Gestión Financiera
Gestor T1-11-
Contador-Grupo
de Gestión
Financiera
El Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera genera los Certificado de saldos contables
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de
Gestión Financiera.
Gestor T1-11
Grupo de Gestión
Administrativa y
de Talento
Humano
Gestor T1-11-
Contador-Grupo
de Gestión
Financiera
Certificados por otros
Conceptos generados
certificados de
ingresos y retenciones generados
Certificado de
saldos contables generados
3. Verificar y firmar certificados
Coordinador Grupo de Gestión
Financiera
Revisa los certificados generados y los firma para su correspondiente entrega. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
Certificados por otros
Conceptos firmados
certificados de
ingresos y retenciones
firmados
Certificado de saldos contables
firmados
Grupos de interés
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las certificaciones serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas vigentes.
Ver normograma
CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS
1.Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera.
2.Generar certificados de ingresos y retenciones, saldos contables y otros conceptos.
Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.
Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera
3.Verificar y firmar certificados.
Coordinador Grupo de Gestión Financiera.
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.
FIN
INICIO
Código: GF-P-04
Versión: 0
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 4
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO:
Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO:
Coordinador Grupo Gestión Financiera
PROCESO Gestión Financiera
OBJETIVO Elaborar y presentar de manera oportuna, confiable y veraz los estados financieros de la ANDJE.
ALCANCE Inicia con la preparación y elaboración de los informes contables y finaliza con los estados financieros firmados.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiera
Coordinador
Grupo de
Gestión de
bienes y
servicios
Coordinador
Talento Humano
Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Proveedores de
bienes y /o
servicios
Reintegros
Cuentas de
pago
Libros de
bancos y
reportes de
pago
Inventario
actualizado
Pasivos
laborales
Sentencias y
conciliaciones
Operaciones
reciprocas
Ingresos
Extractos
bancarios
1. Revisar y
verificar
documentación
contable
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera.
Revisa y verifica los
documentos contables para
iniciar el trámite
elaboración de los
comprobantes de
contabilidad y conciliación
bancaria.
¿La información es idónea
para el registro?
SI. Continúa actividad 2.
NO. Se devuelve al
proveedor responsable. FIN X
Documentos
Contables
revisados
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera.
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 2 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Documentos
Contables
revisados
2. Elaborar,
registrar y
verificar los
comprobantes
de contabilidad
y de conciliación
bancaria
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera.
Diligencia el formato
comprobante de
contabilidad-GF-F-06 y
el Formato conciliación
bancaria-GF-F-03 de
acuerdo con las normas
establecidas por la
Contaduría General de la
Nación.
Registra y verifica los
comprobantes de
contabilidad en el aplicativo
SIIF
X
Formato
comprobante
de
contabilidad-
GF-F-06
diligenciado
Formato
conciliación
bancaria-GF-F-
03 diligenciado
Comprobantes
de
contabilidad
registrados en
el SIIF
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera.
Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público.
Reporte de
movimiento
contables del
SIIF
3. Revisar,
analizar y
preparar
informe CHIP de
los reportes de
movimiento
contable
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Revisa y analiza los
reportes del movimiento
contable y prepara la
información de
conformidad con los
requerimientos del
Consolidador de Hacienda e
información Financiera
pública – CHIP.
X
Informe
consolidado de
estados
financieros
SIIF
Profesional
Contabilidad -
Grupo de Gestión
Financiera
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Informe
consolidado de
estados
financieros
SIIF.
4. Revisar y
firmar estados
financieros
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional -
Contabilidad -
Revisan los estados
contables y los firman.
X
Estados
Financieros
firmados
Entes de control
Grupos de interés
Profesional
Contabilidad -
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 3 de 4
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES
Grupo de
Gestión
Financiera
Grupo de Gestión
Financiera
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Estados
Financieros
firmados
5. Realizar la
validación,
transmisión y
confirmación de
datos
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Realiza la validación,
transmisión, y confirmación
de datos en el Consolidador
del Ministerio de Hacienda
y Crédito Público e
información Financiera
Pública CHIP de la
Contaduría General de la
Nación de conformidad con
las fechas establecidas.
X
Estados
Financieros
validados,
transmitidos y
confirmados
en CHIP
Contaduría
Entes de Control
Grupos de interés
Ministerio de
Hacienda
Estados
Financieros
firmados
Información
Financiera
SIIF Nación
6. Elaborar
informe
Profesional
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Elaborar los informes
correspondientes a los
requerimientos de los Entes
de Control.
Informes
Entes de
Control
Entes de Control
Grupos de
Interés
Director General
Coordinador
Grupo de
Gestión
Financiero
Profesional -
Contabilidad -
Grupo de
Gestión
Financiera
Estados
Financieros
firmados
7. Publicar
estados
contables
Profesional
Grupo de
Gestión
Financiera
Prepara los estados
contables para su
publicación en la página
web de la Entidad y en los
medios internos
disponibles.
Estados
contables
publicados en
página web
Grupos de
Interés
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05
Versión: 2
Código: MC-F-09 V-0 Página 4 de 4
POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Los registros generados contables deben cumplir con el régimen de
contabilidad pública.
Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar
mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-
01.
Ver Normograma
ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD
Giselle Andrea Silva Pineda
Gestor T1-11
Claudia Rocio Vanegas
Técnico asistencial G1-10
Carlos Francisco Sánchez Restrepo
Técnico asistencial G1-10
Luzjheyn Aguilar González
Gestor T1-11
William Fernando Cadena Muñoz
Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera
Guillermo Martínez Daza
Coordinador Grupo de Gestión Financiera
RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Puestos de trabajo Servidores públicos
Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Formato comprobante de contabilidad-GF-F-06.
Formato conciliación bancaria-GF-F-03
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-
P-01
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
FIN
INICIO
1. Revisar y verificar documentación contable.
Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
2. Elaborar, registrar y verificar los comprobantes de contabilidad y de
conciliación bancaria.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
3. Revisar, analizar y preparar informe CHIP de los reportes de movimiento
contable.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
5. Realizar la validación, transmisión y confirmación de datos.
Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
6. Elaborar informe.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
7. Publicar estados contables.Profesional Contabilidad - Grupo de
Gestión Financiera.
Código: GF-P-05
Versión: 2
4. Revisar y firmar estados financieros.Director General – Coordinador Grupo de
Gestión Financiera - Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.
SI
¿La información es idónea para el registro?
Devolver al proveedor responsable.NO