automatización del ingreso de facturas swets en aleph

AUTOMATIZACION DEL INGRESO DE FACTURAS SWETS

EN ALEPH

Verónica Rodríguez

Jefe Suscripciones

Dpto. de Adquisiciones

Sistema de Bibliotecas

[email protected]

Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile

Viña del Mar, 26 y 27 de julio

ANTECEDENTES

El Sistema de Bibliotecas de la UC a través del

Departamento de Adquisiciones realiza la adquisición

centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad,

en razón a:

• Compras por una vez

• Suscripciones

• Canje y donaciones

ANTECEDENTES

Suscripciones

• Al año 2011 se subscribió 2353 títulos que incluyen revistas en sus diversos formatos, bases de datos y paquetes de revistas electrónicas. No se considera en esta cifra los paquetes suscritos a través de los Consorcios Cincel y Alerta.

• De este total de 2353 títulos, 1447 se suscribió a través del proveedor Swets, que envía facturación única, y corresponden al 62% respecto del total de los títulos suscritos.

CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS

PROVEEDOR SWETS

Antes del 2002

• Manejo manual de la documentación: facturas

• Módulo de adquisiciones no implementado en Aleph

2002-2005

• Implementación de módulo de adquisiciones en Aleph

• Carga semiautomática realizada por la Dirección de Informática de la UC, de facturas del proveedor Swets

2006-2008

• Ingreso manual de las facturas Swets al módulo de adquisiciones en Aleph

2009

• En el año 2009 se solicitó carga de la información de las facturas Swets a la Dirección de informática, solicitud no cursada

2010- • Implementación aplicación Facturas Swets: solución automatizada

Facturas ingresadas

Si

No

PROCESO MANUAL

Recepción de Facturas

Búsqueda en Aleph y/o listado impreso de número de Orden de Compra

Ingreso de Factura en BD

Aleph

Asignación de número de OC a cada título facturado

Revisión aleatoria de Facturas ingresadas

Corrección de datos

Envío de Facturas

Swets

Solicitud de Facturas

Datos correctos

ESCENARIO

Necesidad

Problema

Solución

Ingreso de las facturas del Agente Swets

a la base de datos Aleph en forma

automatizada.

Principal: Tiempo que se destina a esta labor:

dedicación exclusiva

Secundarios: errores en el ingreso manual de

datos no detectados en forma inmediata.

Aplicación para el ingreso automatizado

de las facturas Swets desarrollada por

Dirección de Informática UC

BUSCANDO LA SOLUCION

El año 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Dirección de Informática de la UC, en ellas se revisaron:

También se especificó cómo se asociaba manualmente el

presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura

Swets

Documento: “Requerimiento traspaso de datos factura definitivas

Swets a módulo de adquisiciones Aleph”

Documento: “Pauta de verificación de datos”, el cual incluía: Datos a verificar en la cabecera de la factura

Datos a verificar en las líneas de ítem de la factura

Datos a verificar de la orden de compra

Datos a verificar del presupuesto

REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH

El proveedor envía los

datos de la factura

Swets en una planilla

Excel, la cual contiene

entre otra información

Código de Proveedor

Numero factura

Estado

Tipo

Fecha de Recepción

Débito / Crédito

Fecha de Factura

Titulo

Referencia Swets

Susc. desde

Volumen cargado desde

Numero desde

Suplemento desde

hasta

Volumen cargado hasta

Numero hasta

Suplemento hasta

Moneda

Cantidad neta

Tipo de cambio

Costo Local


Para efectuar el traspaso de

estos datos se debe:

1. Crear la factura general

para cada número de factura

diferente en planilla Swets.

Esta información se repite en

cada línea de ítems de una

factura.

Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de

Factura

Campo equivalente Aleph

Código de Proveedor Código de Proveedor Z77-VENDOR-CODE

Numero Factura Numero de Factura Z77-ORIG-INVOICE-

NUMBER

Tipo Tipo Z77-I-TYPE

Estado Estado Z77-I-STATUS

Moneda Moneda Z77-I-CURRENCY

Cantidad Neta Cantidad Neta (suma del total

de las líneas que tienen el

mismo número de factura)

Z77-I-NET-AMOUNT

Cantidad Neta Total (suma del total de las

líneas que tienen el mismo

número de factura)

Z77-I-TOTAL-AMOUNT

Fecha de Factura Fecha de Factura Z77-I-DATE

Fecha de recepción Fecha de Recepción Z77-I-REC-DATE

Crédito / Débito D Z77-CREDIT-DEBIT

Costo Local Costo Local (tipo de cambio x

cantidad total)

Z77-P-AMOUNT

Tipo de cambio Tipo de cambio Z77-I-CURRENCY-RATIO

2. Agregar a la factura

general los ítemes cobrados

en cada una de ellas, para

esto hay que ubicar las

órdenes Tipo S y O (Z68-

ORDER-TYPE) equivalentes

con fecha de apertura de la

OC y comparando los

siguientes datos:

Z68-VENDOR-REFEREN-NO (Referencia, Swets Referencia)

Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets)

Z68-NO-UNITS (Número de Unidades=1)

3. Una vez ubicadas las órdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los siguientes datos:


Dato en planilla Excel Equivalencia en forma de Factura Campo equivalente Aleph

No. de orden 03 Z75-DOC-NUMBER

Cod. Proveedor=SWETS 03 Z75-VENDOR-CODE

Precio Total Cantidad Neta 02 Z75-I-NET-AMOUNT

Precio Total Total 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT

*Separados con guion si tienen ambos datos,

Ej. Susc. desde – hasta=01/01/2009 31/12/2009

Volumen cargado desde – Volumen cargado hasta =v.82-84

(Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío)

Numero desde – número hasta=n.198-203


Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7


*Separados por espacio si tienen más de un dato,

Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7

Nota

02 Z75-I-NOTE

Tick en Estado de Factura

“Completa”=C

02 Z68-INVOICE-STATUS

Marcar “Débito”=D 02 Z75-I-CREDIT-DEBIT

No. de Factura 03 Z75-INVOICE-NUMBER

Moneda Moneda=US$

Inicio del cargo Susc. desde 02 Z75-I-DATE-FROM

Final del cargo hasta 02 Z75-I-DATE-TO

PAUTA DE VERIFICACION

1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA

Debe quedar en CERO (0)

Embarque Gastos generales Seguro Descuento Porcentaje IVA IVA

Tipo = REG

Estado = REG

Moneda = US$

Tipo de cambio = información contenida en la planilla

Débito = debe estar marcado con un punto

Número de factura

= tomar número

de factura planilla

Excel

Código de

proveedor =

Swets

Debe quedar en BLANCO

Refer. a factura Receptor IVA IVA por línea de ítem Porcentaje IVA IVA Nota

Cantidad Neta = Verificar suma líneas con Planillas Cantidad Neta total = Verificar suma líneas con Planillas Total = Cantidad Neta Total IVA incluido = Total

Fecha de factura = tomar

fecha factura planilla Excel

Fecha de recepción =

tomar fecha planilla Excel


2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM

Código de

proveedor =

Swets

Cantidad neta =

valor de la línea

de cada factura

Total = cantidad

neta

Total IVA incluido

= Total

Cantidad local =

cantidad neta x

tipo de cambio

Debe quedar en

CERO (0)

Cantidad adicional

Porcentaje IVA

IVA

Debe quedar en

BLANCO

Código de objeto

Número de factura = número de factura de cabecera

Número de unidades = 1 Débito = Debe estar marcado con un punto Verificar fecha traslapada = debe estar con un ticket √ Nota = Debe indicar periodo cobrado, verificar la planilla Excel


3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA

Estado de factura “Completa” = debe estar tickeada √


4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA

Balance En la mayoría de los títulos el presupuesto involucrado será REV EXT, antes de hacer la carga de la factura se debe imprimir el balance.

Posterior a la carga variará: Compromisos = Disminuirá Facturas sin pagar = Aumentarán Balance actual = variará (total asignado: facturas sin pagar, facturas pagadas) Balance libre = variará (total asignado – compromisos – facturas sin pagar – facturas pagadas)


5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS Cada Orden de Compra tiene un presupuesto comprometido, a este mismo presupuesto hay que cargar los montos asignados a cada Orden de Compra en la factura. La Tabla involucrada es la Z601, en la cual podemos indicar que en algunos campos debe ir: Z601-BUDGET-NUMBER = Presupuesto comprometido a la orden de compra Z601-VENDOR-CODE = Swets Z601-INVOICE-NUMBER = Número de factura Swets que corresponda Z601-TYPE = Inv Z601-CREDIT-DEBIT = D Z601-CURRENCY = US$ Z601-CURRENCY RATIO = mismo tipo de cambio especificado para la factura


6.- TRANSACCIONES

Orden = Número de la orden de compra pagada Factura = Código del proveedor/número de factura Moneda = US$

Cant. Local = Total de la línea de ítem de la factura C/D = D Pagado = N

Transacciones Deben aparecer las órdenes incluidas en las facturas cargadas, indicando en: Tipo = INV

Fecha = Día en que se efectuó la carga al presupuesto

BUSCANDO LA SOLUCION

Para el desarrollo de una aplicación era necesario encontrar el punto de unión

entre la información contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra

base de datos, lo que resultó en:

A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos:

• Proveedor

• Tipo de OC

• Fecha de proceso

número de suscripción referencia proveedor

SOLUCION Especificación técnica de la solución: Implementación

TABLAS DE PASO

FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda

la información de la planilla Excel que es

tomada como entrada

LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene

los errores del proceso

Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas

Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la información contenida en la planilla

Excel actualizada por el usuario.

INTERFAZ

Implementada en la aplicación

Cliente/Servidor “Power builder” cuyo

objetivo es leer la planilla Excel y

transportar los datos a la tabla de paso

FACTURA_ALEPH

Diagrama Flujo

Aplicación Facturas Swets

Archivo excel

Entrada

Facturas Swets

Proceso Facturas

Swets

Tabla

Facturas_swets

Proceso Carga

Tabla Z77

(Cabecera)

Existe

Error existe

registro en tabla

Z77

Proceso Actualizar

Tabla Z75

(Detalle)

Proceso Actualizar

Tabla Z68 (Orden

de compra)

Proceso Actualizar

Tabla Z601

(Compromiso)

Informe Errores Informe Errores Informe Errores

Existen Errores Existen Errores Existen Errores

Actualiza Tabla

Z68

Actualiza Tabla

Z75

Actualiza Tabla

Z601

Ingreso

Parámetros

© Carlos Saldaña, Analista Sistemas

Dirección Informática - PUC

REQUISITOS DE LA CARGA O

EJECUCIÓN DEL PROCESO

• Preparación del archivo Excel con la información de la

Facturas Swets enviada por el proveedor Swets

• Solicitud a la Dirección de Informática de Respaldo de las

Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601

• Solicitud de desconexión a todos los usuarios del Módulo de

Adquisiciones

Facturas ingresadas

Envío de Facturas

No

Si

No

Si

Recepción de Facturas

Revisión y Preparación archivo Excel

Carga masiva

facturas Swets

Archivo factura periodo

formato csv

Swets

Solicitud de Facturas

Cobro Periodo Actual

Ingreso Manual (cobros periodos

anteriores y créditos)

¿Carga completa?

Revisión aleatoria de

Facturas ingresadas

Archivos: Salida de líneas con errores

(Revisión y carga manual)

Corrección

Manual

PROCESO AUTOMATIZADO

RESULTADOS

Tipo de Errores:

No existe el numero de suscripción o referencia Swets en BD Aleph

Numero de suscripción o referencia Swets no actualizado

Existe 1 o más OC con igual numero de referencia

CONCLUSIONES

• Autonomía en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph

(control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones

del Sibuc)

• Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona)

Proceso manual: 6 semanas

Proceso automatizado: 1 día

• Minimiza errores en el ingreso de los datos

Gracias!

automatización del ingreso de facturas swets en aleph

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