Atribuições das Unidades Organizacionais Manual de Organização Ficha de Funções Comitês e comissões

Introdução   As atribuições das unidades organizacionais têm como base a

especialização do trabalho;

  A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho exige para ser executado;

  Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da empresa.

Especialização   Vantagens

  maior qualidade de trabalho;   maior eficiência, pois se um

indivíduo faz mais vezes o mesmo trabalho, ele acaba fazendo melhor;

  mais fácil de treinar os funcionários; e

  mais barato para operacionalizar as atividades.

  Desvantagens   o funcionário perde a visão

de conjunto;   pode provocar

desmotivação;   maior dependência entre as

várias unidades; e   menor flexibilidade pela

maior rigidez de alocação das atividades entre unidades

Manual de Organização   O desenvolvimento da empresa, o aumento de sua complexidade e

especialização tornam indispensável o planejamento da empresa.

  Essa sitematização deve ser simples e prática.

  Quando apresentada sob forma de relatório, é denominada “Manual de Funções” ou “Manual de Organização”.

  É o relatório formal do plano de atividades e do respectivo organograma da empresa.

  Consiste basicamente, em organogramas e fichas de funções de executivos.

Manuais de Organização   Vantagens

  durante a sua elaboração, fornecem oportunidade de considerar de um ponto de vista objetivo e crítico, os esquemas organizacionais;

  são úteis como recursos para treinamento; e

  servem de ponto de vista oficial e decisivo sobre quaisquer problemas de organização da empresa

  Desvantagens   são, geralmente, difíceis de

alterar;   podem provocar atritos e

disputas; e   são limitados quanto a

determinadas informações.

Manuais consistem de:   Considerações gerais: aspectos técnicos e teóricos.

  Fichas de funções: posição hierárquica de cada unidade, sua finalidade e as suas atribuições.

  Quadro de competência: níveis de autoridade e responsabilidade dos titulares dos cargos.

  Comitês: sua finalidade, seus membros e a periodicidade das reuniões.

  Relação dos titulares, centro de custos e siglas: para facilitar a comunicação.

  Organograma: é a representação gráfica da estrutura organizacional.

Ficha de funções: modelo

Comitês/Comissões   Grupo de pessoas especificamente designadas para

desempenhares determinado ato administrativo.

  Reunião de várias pessoas para emitir, através de discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado.

  A criação de um comitê, bem como suas atribuições, deve levar em consideração as vantagens e desvantagens decorrentes de seu uso.

Classificação   Coordenadores. no sentido de reunir representantes de

determinadas funções.

  Conselheiros. no sentido de reunir indivíduos que possam oferecer orientação especializada a um chefe que dela necessite.

  Educativos. no sentido de constituir um meio para manter uma equipe regularmente informada sobre fatos e diretrizes.

Aspectps gerais das comissões ou comitês