auditoria final

INSTITUTO TECNOLOGICO DE PACHUCA

ContenidoINTRODUCCION ................................................................................................................................... 3 PROPOSITO .......................................................................................................................................... 4 ALCANCE.............................................................................................................................................. 4 DIAGNOSTICO...................................................................................................................................... 5 PRELIMINAR ........................................................................................................................................ 5 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA .................................................................................................... 7 FILOSOFIA EMPRESARIAL ................................................................................................................ 8 MISION: ....................................................................................................................................... 8 VISION: ........................................................................................................................................ 8 VALORES: ..................................................................................................................................... 8 POLITICAS DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 8 ORGANIGRAMA ............................................................................................................................. 10 CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA ............................................................................................... 11 DATOS GENERALES ........................................................................................................................ 12 DESARROLLO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................................... 14 PLANEACION ..................................................................................................................................... 16 Cronograma de actividades........................................................................................................... 19 EXAMEN ............................................................................................................................................ 23 TECNICAS DE INVESTIGACIN ....................................................................................................... 24 EXAMEN MADISA CAT ................................................................................................................... 27 INTERPRETACION DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 28 VERIFICACION ................................................................................................................................ 28 EVALUACION ..................................................................................................................................... 29 EVALUACION DE RESULTADOS ...................................................................................................... 29 GUIA DE EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ........................................................ 32 TABLAS .......................................................................................................................................... 51 DE .................................................................................................................................................. 51 PUNTUACION ................................................................................................................................ 51 HOJA .............................................................................................................................................. 55

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DE EVALUACION ............................................................................................................................ 55 INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACION ............................................................................. 56 COORDINACION ........................................................................................................................ 57 DE LA SUCURSAL PACHUCA....................................................................................................... 57 ADMINISTRACION ......................................................................................................................... 68 REFACCIONES ................................................................................................................................ 79 SERVICIO ........................................................................................................................................ 90 VENTAS ........................................................................................................................................ 101 PRESENTACION................................................................................................................................ 112 INFORME ..................................................................................................................................... 115 FINAL ........................................................................................................................................... 115 INTRODUCCION ....................................................................................................................... 116 CONSIDERACIONES GENERALES .............................................................................................. 117 CONSIDERACIONES RELEVANTES ............................................................................................ 117 CONSIDERACIONES DETALLADAS Y LAS RECOMENDACIONES ................................................ 118 COMENTARIOS ............................................................................................................................ 176 CONCLUSION ............................................................................................................................... 177 Bibliografa ...................................................................................................................................... 178

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INTRODUCCION

A la Auditora Administrativa la localizamos dentro del ramo de la Administracin y es una parte primordial, es decir, como medio de control y cambio. La auditoria administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos est de lo que quiere ser y qu medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo. La auditora administrativa surgi de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado; surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad. Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La auditora Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz. Al mismo tiempo forma parte esencial de el proceso administrativo, porque sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin.

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PROPOSITOExaminar detalladamente la estructura organizacional de la sucursal MADISA, S.A. DE C.V. Para proponer alternativas de solucin para los problemas encontrados, mediante el anlisis y evaluacin detallada de la documentacin proporcionada por la empresa, as como la utilizacin de instrumentos de investigacin.

ALCANCEDebido a que la empresa est conformada por un pequeo nmero de departamentos se a decido que el alcance de la auditoria administrativa sea general en los cuatro departamentos ya que son los responsables de deficiencias que se observaron en el desarrollo de los procedimientos correspondientes a dicha empresa, entre las principales observaciones que se hicieron nos pudimos percatar que el desarrollo de algunos procedimientos estn basados en prcticas obsoletas que no son tan aplicables a las situaciones presentes; a pesar de que cuentan con la tecnologa y los medios necesarios para realizar su trabajo. Todo esto se decidi tomando como base los documentos proporcionados por la empresa como son el sistema de intranet de DVS. Utilizando las tcnicas de investigacin (como observacin y entrevista.) se hizo un anlisis que consiste en la comparacin de lo establecido en los documentos proporcionados y la forma en cmo el personal de la organizacin lo realiza para poder de esta manera proponer soluciones a los problemas encontrados.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR

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La presente evaluacin y diagnostico empresarial que se lleva a cabo en la empresa MADISA S.A. DE .C.V. Distribuidora y comercializadora de equipo agrcola y brinda el servicio a dichos equipos la cual se en encuentra ubicada en la privad de los ficus 200 fraccionamiento arboledas de san Javier. Matriz Pachuca, Hidalgo. C.P. 42096.

Como llegar a MADISA CAT S.A. DE C.V.

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ANTECEDENTES DE LA EMPRESAEn mayo de 1946 Maquinaria Diesel S.A. de C.V. inicia sus operaciones caracterizndose por ser una empresa comprometida con integridad y lealtad a sus clientes y a su vez con el firme propsito de ofrecer el equipo de ms alta calidad en el mercado y contribuir a los distintos sectores industriales que mueven al Pas. En 1981 MADISA pasa a formar parte del grupo DELTA S.A. el cual integra a empresas dedicadas a diferentes ramas de la economa. Con el respaldo de este grupo y teniendo como presidente del Consejo Honorario al Sr. David Garza Lagera, MADISA adquiri una mayor solidez en sus operaciones. En 1996 una empresa ms pasa a formar parte del grupo DELTA, S.A., Tracto Partes y Equipos, S.A. de C.V. (TP Equipos) empresa que comienza sus operaciones en el mercado mexicano desde 1958 con el propsito de cubrir la creciente demanda del equipo especializado para la industria y la construccin en toda la repblica mexicana. De igual forma en agosto de 2000 se adquiere Mextrac, S.A. de C.V. empresa que comienza sus operaciones en 1926 como distribuidora de equipo Caterpillar y prestigiosas marcas en la zona centro y sureste de Mxico desde hace ms de setenta aos. En enero de 2001, Mextrac y TP Equipos se fusionan con MADISA cambiando su razn social a Maquinaria Diesel S.A. de C.V., de sta manera MADISA incrementa su capacidad de ofrecer un mayor servicio, mayor cobertura y una muy amplia gama de productos y servicios. En abril del 2003 MADISA asumi la responsabilidad de Sistemas Automotrices y de Potencia, S.A. de C.V., hasta ese momento distribuidor maestro de motores y generadores Caterpillar para todo Mxico, cubriendo las necesidades de estos mercados dentro de su territorio. Actualmente contamos con 34 sucursales y ms de 8 Agencias de Refacciones en la zona Noreste, Centro, Sur y Sureste, esto se traduce a estar presentes en el 60% del territorio Nacional, as como tambin contamos con ms de 2,000 empleados los cuales son nuestro principal activo, convirtindonos en el Crecemos para estar ms cerca de nuestros Clientes y abastecerles con el equipo de la ms alta tecnologa y calidad. Basados en este ideal, en Octubre del 2008 Maquinaria Diesel, SA de CV se reorganiza y transforma en una nueva compaa, "Maquinas Diesel, SA de CV", para acelerar el cumplimiento de este importante objetivo. Para comenzar un Gran proyecto hace falta Valenta, para mantenerlo se requiere Perseverancia. En MADISA le ofrecemos ms de Sesenta Aos de calidad y compromiso en nuestro Servicio.

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FILOSOFIA EMPRESARIAL

MISION:

Apoyar a nuestros clientes en sus negocios mediante soluciones integrales de maquinaria, equipos y servicios que mejoren sus procesos productivos creando valor para nuestros accionistas, proveedores y empleados.

VISION:

En MADISA siempre estaremos orientados hacia los clientes y mercado, basando nuestro futuro en el soporte al producto para lograr ser rentables independientemente del ciclo econmico

VALORES:

En MADISA creemos firmemente que al realizar nuestro trabajo debemos de: Poner al cliente en primer lugar y tener siempre una actitud de SERVICIO. Representar a la compaa y actuar siempre con absoluta INTEGRIDAD. Valorar, RECONOCER y recompensar a nuestros empleados por el logro de resultados. Mostrar energa, creatividad, capacidad de liderazgo, TRABAJAR EN EQUIPO para agregar valor en todo lo que hagamos.

POLITICAS DE LA EMPRESAEn MADISA uno de los factores crticos de nuestro xito es nuestra gente. La prevencin de lesiones y enfermedades ocupacionales y la proteccin del medio

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ambiente son de importancia tal que la Direccin General brinda todas las facilidades y apoyos razonablemente requeridos para asegurar su xito. MADISA est comprometida con un sistema de administracin de la salud, seguridad y medio ambiente que cumple con las mejores prcticas de la industria. Las consideraciones en materia de salud, seguridad y medio ambiente tienen gran prioridad en la planeacin y desarrollo de nuestros, servicios y procesos. Reconocemos el principio que dicta que todos los accidentes pueden evitarse y promovemos activamente los estndares ms elevados en la concientizacin y el desempeo en materia de seguridad. Reconocemos que el medio ambiente se puede proteger gracias al diseo de productos ambientalmente aceptables, as como el uso responsable de dichos productos. MADISA est comprometida con la mejora continua de sus procesos de salud, seguridad y medio ambiente, suministrando servicios de alta calidad y ambientalmente responsables a nuestros clientes. Nuestro objetivo es el menor nmero posible de accidentes, lesiones, enfermedades y problemas ambientales.

Nuestras Acciones estn encaminadas a proporcionar orientacin, educacin, capacitacin y supervisin a fin de garantizar que todos nuestros empleados puedan comprender el compromiso adquirido en materia de salud, seguridad y proteccin del medioambiente y las consecuencias del incumplimiento del mismo.

MADISA reconoce la importancia de trabajar estrechamente con sus clientes y contratistas. El mejor rcord posible en cuanto a salud, seguridad y medio ambiente puede lograrse solamente con el esfuerzo cooperativo de todos. Esta poltica requiere de cooperacin interna en todos los aspectos de salud, seguridad y medio ambiente, no solamente entre superior y empleado, sino entre cada empleado y sus compaeros de trabajo.

MADISA reconoce que las responsabilidades en materia de salud, seguridad y medio ambiente son compartidas: La Direccin General acepta la responsabilidad del liderazgo del programa de

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salud, seguridad y proteccin ambiental, su efectividad y mejora, as como la responsabilidad de brindar los mecanismos de control requeridos para garantizar condiciones seguras y ambientalmente responsables. Las gerencias, coordinaciones y jefaturas tienen la responsabilidad de fomentar en s mismos las actitudes adecuadas con respecto a la salud, seguridad y medio ambiente, y dirigir a aquellos a quienes supervisan hacia la consecucin de esta meta. Los supervisores son localmente responsables de asegurarse que todas las operaciones se realicen con el mayor respeto a la salud y seguridad del personal y a la proteccin del medio ambiente. Todos los empleados tienen la responsabilidad de cooperar de forma sincera y genuina con cada aspecto del programa de salud, seguridad y proteccin ambiental. Lo anterior abarca el cumplimiento de todas las reglas y reglamentos, y el continuo desempeo de su trabajo en forma segura y ambientalmente responsable.

ORGANIGRAMADIRECCIN DE DIVISIN Construccin, industrias especiales, equipo usado y renta

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Sucursal Pachuca (agrcola)

COORDINADOR SUCURSAL PACHUCA (AGRCOLA) NORBERTO GARCA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO AMELIA UTRILLA

JEFE DE REFACCIONES OFELIA RAMOS

SUPERVISOR DE SERVICIO DANIEL LARA

VENDEDOR DE MAQUINARIA IGNACIO CERON RUBI GARCIA (QRO)

AUXILIAR ADMINISTRATIVO ANAYELI PINEDA

COBRADOR PAUL MONZALVO

VENDEDOR DE MOSTRADOR ISIDRO ZUIGA VACANTE

TECNICO DE SUPERVISOR 5 PLAZAS

ENCARGADO DE CAJA ELIZABETH GUERRERO

ALMACENIST A GERARDO MUOZ

REPRESENTANTE DE CAMPO ANTONIO CRUZ

CHOFER LOCAL VACANTE

CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA

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NOMBRE MADISA S.A. DE .C.V.

GIRO Distribuidora y comercializadora. de equipo agrcola

NUMERO DE EMPLEADOS 18 empleados

UBICACIN Priv. de los ficus 200 fraccionamiento. Arboledas de san Javier. c.p. 42096

TAMAO Pequea

DATOS GENERALES

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Se auditara de manera general a la empresa MADISA S.A. DE .C.V., ya que necesitamos conocer a detalle las anomalas de la empresa para poder dar soluciones adecuadas a estos debido a que es una entidad pequea y tambin a que se rige por un sistema para sus operaciones.

Durante el proceso de esta auditora la persona que se nos asigno para atendernos es el L.A. Amelia Utrilla que es el responsable en el rea administrativa. El equipo que llevara a cabo la auditoria administrativa est integrado por:

Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

Para dicho anlisis general realizada en MADISA S.A. DE .C.V., la informacin que se maneja es confidencial, por lo cual solo nos permiti ver la informacin y no copiarla, de la cual si se nos proporciono toda la informacin disponible, es decir:

Manual de procedimientos administrativos (sistema) Manual de servicio Formatos que utilizan Organograma

Los documentos que solicitamos para analizar la situacin en la empresa nos fueron proporcionados solo algunos, ya que todo esta en el sistema digital donde solo tienen acceso los empleados, esto por polticas de la organizacin, para lo cual no se llevo acabo un anlisis minucioso en compaa del responsable del administrativa, para poder darnos ms informacin sobre estos documentos y poder aclarar nuestras dudas.

Los instrumentos necesarios para llevar a cabo el desarrollo de la auditoria sern los siguientes:

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Listas che cables Cuestionarios Entrevistas Anlisis de documentos Interpretacin de documentos Observacin Natural Dicha auditoria ser realizada durante el transcurso del semestre, realizando visitas peridicas, las cuales pudimos programar durante el diagnostico preliminar en conjunto con el responsable administrativo.

DESARROLLO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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Para el proceso de la auditoria administrativa se requiere de cuatro etapas, con las cuales se evaluara y diagnosticara la empresa MADISA S.A. DE C.V. una vez realizada la investigacin preliminar; se desarrolla las cuatro etapas estas son:

1. 2. 3. 4.

Planeacin Examen Evaluacin Presentacin

Se debe llevar este orden siempre empatando con el proceso administrativo, a fin

de que la empresa cuente lo ms pronto posible con una estrategia que le permita mejorar sus procesos a travs de la efectividad de los mismos.

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PLANEACION

Es la primera etapa de la auditoria administrativa, la cual es la funcin donde definiremos el objetivo a lograr, desarrollo secuencial de cada una de las

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actividades encaminadas dentro de los programas, as como tambin se determinara el tiempo requerido para el desarrollo de cada una de las etapas de la Auditora Administrativa.

Para llevar a cabo esta primera etapa de planeacin se debern tomar en cuenta algunos consideraciones, que nos permitirn elaborarla de manera tal que este encaminada al cumplimiento del objetivo deseado.

Determinamos el propsito u objetivo de la auditoria administrativa en MADISA, S.A. DE C.V.

Examinar detalladamente la estructura organizacional de la S.A. DE C.V. para proponer alternativas de solucin encontrados, mediante el anlisis y evaluacin detallada proporcionada por la empresa, as como la utilizacin investigacin.

sucursal 48 MADISA, para los problemas de la documentacin de instrumentos de

Caractersticas particulares de la empresa

NOMBRE DE LA EMPRESA

SECTOR AL QUE PERTENECE

TAMAO DE LA EMPRESA

MADISA S.A. DE C.V.

COMERCIO

PEQUEA

Finalidad de los trabajos

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La empresa a auditar es MADISA S.A. DE .C.V. esta se va a diagnosticar y evaluar con la finalidad de corroborar si lo planeado, y los objetivos planteados se estn llevando a cabo.

Se har una revisin analtica del rea de Administracin con la finalidad de poder detectar irregularidades o anomalas existentes en dicha rea y poder plantear posibles alternativas de solucin a las mismas.

Secuencia de su desarrollo

Para dar a conocer a MADISA S.A. DE .C.V. la secuencia de las actividades a realizar durante la auditoria administrativa se presenta un informe grafico de las mismas.

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Cronograma de actividades

FEBRERO ACTIVIDADES 1 2 Solicitar el permiso de la empresa Realizacin de la investigacin preliminar 3 4 1

MARZO

ABRIL SEMANAS 4 1 2

MAYO

2

3

3

4

1

2

3

4

5

Entrega de la investigacin preliminar

Segunda Visita Planeacin

Recopilacin de documentos. Anlisis de documentos. Evaluacin de la informacin Elaboracin del Informe Final Entrega del informe final

Presentacin del informe final

Estimacin de tiempos

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21 de marzo de 2012 solicitamos el permiso de la empresa MADISA S.A. DE C.V. Y ese mismo da recibimos la autorizacin para realizar la auditoria administrativa de parte de la L.A.E. Amelia Ultrilla.

Y del 21 al 26 de marzo realizamos la investigacin preliminar y nuestra primera evidencia en la empresa MADISA S.A. DE C.V.

27 de marzo entregamos la investigacin preliminar a la L.A.E. Mara De Jess Aguilera Hernndez

29 de marzo de 2012 llevamos a cabo la Segunda visita y con ella la segunda evidencia que consisti en la presentacin de la empresa en un video.

21 de marzo al 30 de marzo se realizo la planeacin de la auditoria

29 de marzo al 06 de abril Recopilamos documentos.

05 al 11 de abril se Analizaron dichos documentos.

12 abril al 26 de abril ser realizo la Evaluacin de la informacin

27 de abril al 01 de mayo se Elaborara el Informe Final

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03 de mayo se Entrega del informe final

08 de mayo Presentacin del informe final equipo de la empresa MADISA S.A. DE C.V.

Personal que investiga

Las personas que llevaremos a cabo la auditoria son: Acosta tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

Tcnicas que se utilizara Estas tcnicas se ajustarn a las caractersticas particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que se auxiliar y al tiempo disponible para conocer los resultados.

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Determinacin de las tcnicas que se utilizarn: Debido a las caractersticas particulares del objetivo, etc. las tcnicas que se utilizaron fueron las siguientes.

Observacin natural, Lista Che cable, Entrevista Cuestionarios

Medios materiales a utilizar Los materiales que el equipo auditor contara sern: Una oficina; la empresa proporciono la cual inclua (escritorio, sillas, papel, lpices) 3 computadoras

Apoyo de la empresa Manual de procedimiento Manual de operacin Catalogo de formatos

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EXAMEN

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Etapa numero dos de la auditoria la cual consiste en dividir o separar los elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, tomando en cuenta la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s. El procedimiento de esta etapa consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza Describir ese hecho Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles Revisarlo crticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento.

TECNICAS DE INVESTIGACIN

Constituyen los instrumentos con los que los auditores se apoyan para completar sus observaciones y con esto comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo, evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos, examinar los resultados que est obteniendo la organizacin, revisar las circunstancias que inciden en los resultados, conocer el uso de los recursos y determinar la medida de consistencia en procesos especficos. Todo esto con el fin de conocer la problemtica que se presenta a fondo.

Aplicar las tcnicas adecuadas, ser el punto de partida para obtener una descripcin detallada y precisa del rea a auditar.

. Las tcnicas ms utilizadas y aceptadas y recomendadas son:

a) Entrevistas: encuentro concertado entre dos o ms personas para tratar un asunto. Dialogo personal de los encargados de obtener informacin con los responsables de las distintas unidades administrativas de una organizacin, que permite captar respuestas y percibir actitudes.

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b) Encuestas: Instrumento que se utiliza para recabar informacin de una poblacin, estrato o grupo predeterminado con el objeto de disponer de elementos de juicio para una eficaz toma de decisiones, respondiendo a los problemas determinados. La encuesta comprende la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaboradas con anticipacin. En algunos casos se utiliza un cuestionario a fin de que las diversas entrevistas ofrezcan homogeneidad en el contenido de sus respuestas. c) Cuestionarios: Relacin de preguntas sobre un tema del cual se desea conocer uno o ms aspectos, con el fin de obtener datos para un estudio. d) Investigacin documental: Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que - Normativa

- Administrativa

- Ubicacin geogrfica

Caractersticas del terreno

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- Situacin econmica

- Estudios financieros

- Lista che cable: Est tcnica consiste en la elaboracin de un listado de cualquier organizacin para poder revisar si se encuentran estos documentos. Interpretacin de documentos

Sin embargo las tcnicas que utilizaremos estn definidas por nuestras necesidades y por las facilidades que nos brinda la organizacin. Estn estarn enfocadas a determinar si existe una problemtica en la organizacin y la congruencia entre lo que se dice que se hace y lo que verdaderamente se realiza.

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EXAMEN MADISA CATEn la empresa MADISA CAT , la etapa de examen iniciar con la presentacin del personal quien fungir como intermediario en este caso la Lic. Amelia Utrilla, quien es Jefa de departamento de administracin de la empresa, as mismo se encarga de la mayora de los asuntos administrativos y financieros de la organizacin El resultado que proyecte la revisin minuciosa de la auditoria, no importando el resultado, ser en beneficio de la organizacin en general. Las tcnicas que se utilizarn de acuerdo al material proporcionado por la empresa y a sus propias necesidades para la obtencin de los datos sern las entrevistas y cuestionarios que se realizar solo al personal directivo, por polticas de la empresa de salvaguardar su informacin. La observacin va a ser importante porque en este caso se prestara atencin a algunos aspectos como los gestos, mmicas y/o actitudes que tenga el personal en cuanto se les cuestione de algunos temas relacionados con su trabajo, ya que esto nos permitir hacer un juicio ms minucioso, de la informacin Las listas che cables que MADISA CAT S.A. DE C.V. permiti conocer rpida y visualmente nos servirn para comprobar fsicamente si existen algunos documentos que nos puedan servir para realizar un anlisis ms detallado y emitir nuestras observaciones y dar soluciones en los casos que as se requiera. Las bases de datos fueron rpidamente mostradas a nosotros por la organizacin ya que en algunos casos la informacin no est impresa y es necesario revisar de manera electrnica los datos y emitir juicios, as tambin existe tambin informacin salvaguardada de manera electrnica que si se nos permiti revisar. As mismo se revisarn los siguientes documentos internos de la empresa, los cuales son los nicos con los que cuenta la organizacin en general: 1) Antecedentes de la empresa (proporcionados de manera verbal) 2) Organigrama

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INTERPRETACION DE DOCUMENTOSEsto lo realizaremos a partir del estudio de los datos y cifras contenidas en los documentos para poder generar un panorama delo que en realidad ocurre en la empresa. Esto lo hicimos en base a la documentacin que la organizacin estaba facultada para proporcionarnos, no olvidemos que por polticas de la organizacin muchos datos eran confidenciales. Los documentos que se nos proporcionaron para la realizacin de esta evaluacin fueron los siguientes: 1) 2) 3) 4) Manuales de procedimientos administrativos Boletines Publicaciones Resultados de evaluaciones externas financieras

VERIFICACIONEsta etapa la realizamos confirmando que la informacin que decan tener al momento de la entrevista, en realidad existiera. A travs de la revisin de los

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EVALUACION

EVALUACION DE RESULTADOS

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En esta etapa de Evaluacin ya se cuenta con toda la informacin requerida por los auditores, misma que fue proporcionada por MADISA CAT ; y se procede a la evaluacin de resultados. La secuencia que se llevar a cabo para esta etapa es la siguiente: 1. Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin: a partir de la recopilacin de la informacin que se nos proporciono.

2. Clasificacin de los datos: se agrupo la informacin que nos proporcionaron de acuerdo a su afinidad, para que nos sirviera de gua para formular conclusiones. Clasificaremos la informacin recabado dentro de nuestras carpetas de trabajo de la siguiente manera:.

3. Evaluacin de resultados: en base a los informes contenidos en los datos, se evalu cada situacin, para darle mayor atencin a aquellas situaciones que consideramos la requieren.

4. Determinacin de la solucin: se refiere a la conclusin que se concreta, despus de haber evaluado los resultados de la investigacin. Para formular las respectivas conclusiones ya se tena una percepcin clara y precisa de la informacin analizada, para eso debemos usar el sentido comn y actuar con imparcialidad.

La solucin ser obtenida con la percepcin ms clara y precisa que hemos obtenido para lo cual nos ajustaremos a los siguientes puntos:

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1) Utilidad que reporta al cliente: Estaremos consientes y con la tarea de proporcionar al cliente una utilidad real y efectiva.

2) Sujecin a los objetivos y polticas establecidos: todas y cada una de nuestras soluciones as como nuestras recomendaciones no se desviaran de los lineamientos y alcances, de los objetivos y polticas establecidos por MADISA CAT. 3) Requerimientos del cliente: Nuestras conclusiones sern emitidas con la finalidad satisfacer las necesidades y requerimientos de este, para las cuales fueron requeridos nuestros servicios.

4) Recursos disponibles: nuestra tarea abarcara evaluar los recursos disponibles de la organizacin, tanto materiales como econmicos, a fin de que nuestras recomendaciones estn en concordancia con el potencial de la misma.

5) Costo de ejecucin: de los trabajos a seguir, derivados de nuestras recomendaciones, debern quedar justificados por los beneficios que reportan a la organizacin.

6) Riesgos probables, en nuestro papel de auditores estamos consientes de que existen factores tanto internos como externos que pueden obstaculizar el alcance de los objetivos, por eso trataremos de prevenir los riesgos hasta donde sea posible, para evitar que se limite la ejecucin de los mismos.

7) Probabilidad de control: nuestras soluciones debern ser sencillas, prcticas y de ejecucin fcil de controlar.

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8) Tiempo de realizacin: Las soluciones derivadas de nuestras opiniones, sern obtenidas en tiempo razonable, oportuno, de acuerdo con las circunstancias y magnitud de los problemas.

9) Desarrollo de la empresa: nuestras soluciones deben responder a necesidades del momento, adems, se realizaran para que sean susceptibles de adaptarse a la futura prosperidad de la empresa. 10)Condiciones legales: los efectos que originen cada una de nuestras recomendaciones, no debern quebrantar las leyes, reglamentaciones y disposiciones gubernamentales.

11)Derechos humanos: nuestras

recomendaciones y observaciones que

llegasen a afectar de alguna manera al elemento humano, debern tender a proteger, al trato, salario y prestaciones sociales.

GUIA DE EVALUACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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OBJETIVO: Contar con los lineamientos que orienten y uniformen el mtodo a seguir durante la evaluacin de los resultados obtenidos en la prctica de la Auditoria.

BENEFICIOS: La gua de evaluacin para la auditoria administrativa nos brinda beneficios tales como; el poder contar con lineamientos que faciliten la orientacin de criterios para evaluar, mismos que a su vez, incrementan el grado de confiabilidad de los informes de auditoria Administrativa.

CRITERIOS DE APLICACIN: para aplicar la gua de evaluacin de auditoria administrativa se consideran ciertos criterios, es decir, se fundamenta en los cuatro elementos ms trascendentales a nivel de resultados que se emplean en la administracin, los cuales son:

La evaluacin de los elementos que son: 1.1. 1) 2) 3) 4) PLANEACION Planes de Trabajo Objetivos Misin Programas

1.2.1) 2) 3) 4)

ORGANIZACINEstructura Orgnica Manual de Organizacin, Aprovechamiento de Recursos Humanos anlisis de puestos.

1.3. 1) 2)

DIRECCION Delegacin Comunicacin

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3) 4) 5)

Supervisin toma de decisiones integracin

1.4. CONTROL 1) Sistemas y Procedimientos Administrativos 2) Medicin de Resultados. RAZON DE LA TABLA: Contar con un instrumento que permita evaluar, en forma general, la situacin real de cada una de las reas, una vez que estas fueron auditadas.

GRADOS I II III IV V

PUNTOS 25 25 25 25 25

Para efecto de ISVA MADISA CAT S.A. DE C.V., cada elemento tendr un valor de 25%, sumando al final del reporte el 100%; considerando que los resultados que se obtengan de la empresa sern comparados y evaluados con el 100%, y en los elementos en los que se encuentren deficiencias se recomendaran soluciones a los problemas que se presenten en dicho elemento. Los parmetros de medicin asignados para la evaluacin final estn establecidos de la manera siguiente:

GRADOS I II III IV V

PUNTOS 25 25 25 25 25

EVALUACION Carencia Inadecuado Mnimo Aceptable Optimo

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ELEMENTO: PLANEACION SUBELEMTON: PLANE DE TRABAO

En el subelemento de planes se evalan las disposiciones ordenadas para trabajar en equipo, en cuanto a la accin de cumplir con los objetivos fijados.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se aprecia que en la entidad no cuenta con disposicionesordenadas para los trabajos que se realizan, lo que impide el alcance de los objetivos.

II

5

Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con disposicionesinapropiadas e imprecisas, con privacin de prctica misma que retrasan los objetivos fijados.

III

10

Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con disposiciones inferiores y limitaciones en su prctica, lo que ocasiona problemas en la obtencin de los resultados esperados.Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con disposicionesrazonables, objetivas y prcticas, que establecen una unidad de trabajo conveniente para la obtencin de los resultados esperados .

IV

15

V

20

Optimo: Se aprecia en la entidad con el establecimiento de prioridades,secuencias y sincronizacin de actividades, en forma excepcional, para el logro de los resultados que se esperan obtener.

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ELEMENTO: PLANEACION SUBELEMTON: MISION En este subelemento se refiere a la razn de ser de la empresa.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: se considera la inexistencia de misin por que no sepermite alcanzar las metas organizacionales y no especifican los propsitos

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad cuenta con misin general establecida en forma escasa, para el alcance de sus objetivos. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad.Mnimo: Se considera que la unidad cuenta con misin generalestablecida en forma elemental para el alcance de sus objetivos. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad.

III

10

IV

15

Aceptable: Se considera que la unidad cuenta con misin generalestablecida en forma aceptable para el logro de sus metas. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad

V

20

Optimo: Se considera que la unidad cuenta con misin generalestablecida en forma excepcional para el logro de sus objetivos. Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

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ELEMENTO: PLANEACION SUBELEMTON: OBJETIVOS En este subelemento se evala el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo con que cuenta la unidad para la determinacin de resultados.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se considera que la unidad no cuenta con la fijacin deobjetivos de ninguna clase que permitan conocer a dnde se pretende llegar.

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad cuenta con objetivosincongruentes a los planes y programas fijados. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad.

III

10

Mnimo: Se considera que la unidad cuenta con objetivos bsicos a los planes y programas establecidos en forma necesaria.Aceptable: Se considera que la unidad cuenta con objetivos acorto, mediano y largo plazo congruentes a los planes y programas fijados.

IV

15

V

20

Optimo: Se considera que la unidad cuenta con objetivos a corto,mediano y largo plazo congruentes a los planes y programas establecidos.

37


ELEMENTO: PLANEACION SUBELEMTON: PROGRAMAS Este subelemento evala la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se considera la inexistencia de programas al hecho deno tomar y llevar a cabo actividades programadas para el logro de sus objetivos.

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad cuenta con programas generales establecidos en forma escasa, para el logro de sus actividades. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Mnimo: Se considera que la unidad cuenta con programasnecesarios establecidos en forma elemental para el alcance de sus objetivos. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad.

III

10

IV

15

Aceptable:

Se considera que la unidad cuenta con programas adecuados establecidos en forma aceptable para la realizacin eficaz de sus actividades. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad.

V

20

Optimo: Se considera que la unidad cuenta con programasexcelentes establecidos en forma excepcional para la realizacin eficaz y eficiente en el logro de sus metas. Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

38


ELEMENTO: PLANEACION SUBELEMTON: PROGRAMAS Este subelemento evala la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se considera la inexistencia de programas al hecho deno tomar y llevar a cabo actividades programadas para el logro de sus objetivos.

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad cuenta con programas generales establecidos en forma escasa, para el logro de sus actividades. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Mnimo: Se considera que la unidad cuenta con programasnecesarios establecidos en forma elemental para el alcance de sus objetivos. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad.

III

10

IV

15

Aceptable:

Se considera que la unidad cuenta con programas adecuados establecidos en forma aceptable para la realizacin eficaz de sus actividades. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad.

V

20

Optimo: Se considera que la unidad cuenta con programasexcelentes establecidos en forma excepcional para la realizacin eficaz y eficiente en el logro de sus metas. Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

39


ELEMENTO: ORGANIZACIN SUBELEMENTO: ESTRUCTURA ORGANICA

Se evala el sistema de organizacin de la unidad, as como la forma en que se consideran las jerarquas, funciones, obligaciones y responsabilidades que se requieren para su mayor eficiencia en el cumplimiento de los planes y programas de trabajo establecidos.

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional, lo cual la limita al personal en el alcance de los planes y programas de trabajo fijados. Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional en forma indefinida e inconcreta, lo afecta al personal y retrasa los planes y de trabajo establecidos. Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional bsica para su correcto funcionamiento. Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional en forma suficiente y razonable, lo cual accede a la ubicacin del personal y la obtencin de los planes y programas de trabajo establecidos Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional en forma excepcional, lo cual dispone la ubicacin del personal y define correctamente, los niveles de autoridad y responsabilidad, obteniendo la mayor eficiencia y eficacia posible en el logro de los planes y programas de trabajo fijados.

II

5

III

10

IV

15

V

20

40


ELEMENTO: ORGANIZACIN SUBELEMENTO: MANUAL DE ORGANIZACIN

Se evala la validez y actualidad del manual contra el funcionamiento real de la entidad; as mismo , si su contenido comprende objetivos, polticas, estructura orgnica, organigrama funcional y funciones especficas

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con un documento, en el cual se establezca su organizacin Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con un manual de organizacin caduco e disfuncional, que no obedece a la actualidad real del funcionamiento de la unidad. Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con manual de organizacin nico para toda la unidad u organismo, pero insuficiente. Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con manual de organizacin nico pero completo, que funciona acorde a su desarrollo operativo Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con un manual de organizacin por cada departamento, que funciona acorde al desarrollo de sus actividades

II

5

III

10

IV

15

V

20

41


ELEMENTO: ORGANIZACIN SUBELEMENTO: APROVECHAMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

Se evala el aprovechamiento de los recursos humanos de que dispone la entidad, considerando la seleccin de personal, la capacitacin, el desarrollo, la calificacin de la actuacin, los registros de personal, los planes incentivos, y de sueldos y salarios.

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con tcnicas administrativas para la administracin de recursos humanos, situacin que limita el aprovechamiento adecuado de los mismos con un documento. Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con un manual de organizacin obsoleto e disfuncional, que no obedece a la realidad del funcionamiento de la unidad. Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con tcnicas administrativas inadecuadas, que limitan el aprovechamiento ms apropiado del personal Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con tcnicas administrativas aceptables que permiten un aprovechamiento eficiente del personal. Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con las tcnicas ms apropiadas, que le permiten un aprovechamiento excepcional de personal.

II

5

III

10

IV

15

V

20

42


ELEMENTO: ORGANIZACIN SUBELEMENTO: ANALISIS DE PUESTOS

En este elemento se evala las labores que se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempea.

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION Carencia: Se considera que la unidad no cuenta con un anlisis de puestos por lo cual no se lleva a cabo una adecuada seleccin del personal. Inadecuado: Se considera que la unidad cuenta con lo bsico del anlisis de puesto como las funciones elementales del trabajador. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Mnimo: Se considera que la unidad cuenta con lo necesaria porque lleva a cabo sus funciones, tareas y el perfil del puesto para una mejor seleccin del trabajador. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad.. Aceptable: Se considera que la unidad cuenta con anlisis de puesto adecuado porque existe una especificacin del puesto as como las funciones, tareas y perfil del puesto. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad. Optimo: Se considera que la unidad cuenta con un excelente anlisis de puesto Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

II

5

III

10

IV

15

V

20

43


ELEMENTO: DIRECCION SUBELEMENTO: DELEGACION DE FUNCIONES Y AUTORIDAD Se evala el equilibrio que prevalezca entre las funciones conferidas y la autoridad asignada con que cuente la entidad u organismo, para el cumplimiento de los planes.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con funcionesdescentralizadas en los organismos. Insuficiencia de niveles intermedios de supervisin, para centralizar la autoridad en un nico nivel.

II

5

Inadecuado: Se aprecia que la entidad delega, inapropiadamente,por carecer de equilibrio entre las funciones desconcentradas en los organismos y la autoridad que se les ha otorgado.

III

10

Mnimo: Se aprecia que la entidad delega las facultades bsicasen los diferentes organismos que la forman. Se contempla que el personal cumple con sus funciones, por contar con la autoridad necesaria.

IV

15

Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con la delegacin defacultades que el desarrollo de los planes requiere. El personal con mando, de la unidad, delega proporcionalmente las facultades de acuerdo a los requerimientos de la dependencia. .

V

20

Optimo: Se aprecia que la entidad delega, eficientemente, lasfacultades que la desconcentracin de los organismos requiere para cumplir con sus planes. El personal de los organismos se encuentra facultado para solventar los asuntos de su injerencia.

44


ELEMENTO: DIRECCION SUBELEMTON: COMUNICACION

Se determina la efectividad de los medios formales de la comunicacin de la organizacin, as como la habilidad para comunicarse con el personal a travs de la aplicacin de los medios apropiados.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con los medios querequiere. La comunicacin que se da entre el personal es de tipo informal y, por ende, el comentario o el rumor son los medios ms efectivos.

II

5

Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con mediosocasionales que no cumplen con el propsito para el cual fueron creados o emitidos. No estn informados oportunamente de los acontecimientos ms sobresalientes.

III

10

Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con medios de ciertafrecuencia que cumplen, en forma bsica, las necesidades de informacin. La comunicacin que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor informacin.

IV

15

Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con medios peridicosque cubren, satisfactoriamente, las necesidades de informacin. La comunicacin informa positivamente al personal.

V

20

Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con medios diarios yrutinarios que responden, veraz y oportunamente, con las necesidades de informacin que se requiere. La comunicacin mantiene informado al personal efectivamente.

45


ELEMENTO: DIRECCION SUBELEMTON: SUPERVICION

Se determina la capacidad para supervisar que tiene el personal con mando de la empresa, as como en qu medida organizan y dirigen el trabajo de equipo que se requiere para alcanzar las metas de productividad fijadas.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se aprecia que la entidad cuenta con supervisincompletamente inadecuada. El trabajo en equipo es desorganizado, prevalece la falta de disciplina.

II

5

Inadecuado: Se aprecia que la entidad cuenta con un verdaderoliderazgo muy irregular; los resultados del equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mnimos. La motivacin hacia el personal es irregular.

III

10

Mnimo: Se aprecia que la entidad ejerce un liderazgo bsico, elequipo de trabajo cumple con las metas fijadas, se capacita y orienta al personal.

IV

15

Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta personal desupervisin capaz; planean, organizan y controlan el cumplimiento de los resultados esperados por el equipo de trabajo.

V

20

Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con un nivel desupervisin estupendo en el liderazgo, puesto que la direccin y organizacin del trabajo conduce, siempre, a resultados efectivos.

46


ELEMENTO: DIRECCION SUBELEMTON: TOMA DE DESICIONES

Evala la eleccin de un curso de accin entre varias alternativas, es una funcin inherente a los gerentes aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se considera que la unidad no cuenta con la capacidadde tomar decisiones

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad toma decisiones,inapropiadas ya que se realizan de forma aleatoria y sin darle el razonamiento que se requiere. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad.

III

10

Mnimo: Se considera que la unidad toma decisiones que son lgicas es decir que no necesitan de un razonamiento profundo. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad Aceptable: Se considera que la unidad cuenta con la capacidadde tomar decisiones correctas en la seleccin de alternativas para la solucin de problemas. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad.

IV

15

V

20

Optimo: Se considera que la unidad cuenta con tcnicasfundamentadas a base de herramientas matemticas y de investigacin de operaciones para tomar sus decisiones. Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

47


ELEMENTO: DIRECCION SUBELEMTON: INTEGRACION

Evala la forma en la cual el administrador elige y se provee de los recursos humanos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

GRADO I

PUNTOS 0

DESCRICION

Carencia: Se considera que la unidad es carente de integracin alno contar con los recursos necesarios para la ejecucin de actividades.

II

5

Inadecuado: Se considera que la unidad se encuentraintegrada inapropiadamente, y esto no le permite a la empresa lograr el desempeo de sus actividades. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad.

III

10

Mnimo: Se considera que la unidad est integrada de manera

bsica en los diferentes organismos que la forman. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. IV 15

Aceptable: Se considera que la unidad obtiene un buen

desempeo de las actividades de la organizacin. Se encuentran en un nivel del 75% de funcionalidad. V 20

Optimo: se considera que la unidad aplica cuatro etapas durantela integracin: reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y desarrollo. Y que permiten alcanzar un nivel del 100% de funcionalidad.

48


ELEMENTO: CONTROL SUBELEMENTO: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Se evaluar la funcionalidad de todos los procedimientos que se lleven a cabo en la entidad, considerando los formatos, los reportes y en general, todos los documentos que intervengan en la captura de informacin.

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con los formatos indispensables y los registros de control para el desempeo de sus actividades Inadecuado: Se aprecia que los procedimientos del trmite son ineficaces no por obedecer a las necesidades de depuracin del organismo o unidad. Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con Sistemas y procedimientos mnimos que no aseguran la rapidez en la realizacin de los trmites. Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con los procedimientos administrativos es especficamente definidos y claros, que permiten la optimizacin en las actividades. Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con sistemas y procedimientos administrativos en condiciones de aceptar mecanismos de soporte a la unidad central del proceso.

II

5

III

10

IV

15

V

20

49


ELEMENTO: CONTROL SUBELEMENTO: MEDICION DE RESULTADOS

Se evaluar las medidas de control que determinen el porcentaje de avance de los programas, subprogramas y proyectos as como los instrumentos que controlen el desarrollo operativo de las unidades como pueden ser: registros de personal, control de tramites etc.

GRADOS I

PUNTOS 0

DESCRIPCION

Carencia: Se aprecia que la entidad no cuenta con elementos de control que permitan la medicin de los resultados. Inadecuado: Se aprecia que la unidad cuenta con registros de control que no aportan los elementos necesarios para cuantificar, adecuadamente sus resultados. Mnimo: Se aprecia que la entidad cuenta con registros de control que brindan informacin limitada, y que impiden la evaluacin completa Aceptable: Se aprecia que la entidad cuenta con registros de control necesarios, y con la oportunidad debida para una medicin de resultados correcta. Optimo: Se aprecia que la entidad cuenta con elementos de control suficientes por departamento, y procedimiento para una medicin de resultados oportuna y confiable.

II

5

III

10

IV

15

V

20

50


TABLAS DE PUNTUACION

51


TABLA DE PUNTUACIONES Las siguientes tablas logrando las calificaciones, estn desglosadas de manera especfica, es decir elemento por elemento; y en cada uno de los elementos se subraya la calificacin que obtuvo de acuerdo a la evaluacin y opinin de los auditores, fundamentando estos resultados con los documentos que fueron proporcionadospor la empresa.

Tabla 1

GRADOS V 20 20 20 20 0 IV 15 15 15 15 0 III 10 10 10 10 20 II 5 5 5 5 5 I 0 0 0 0 0

ELEMENTOS/SUBELEMENTOS ELEMENTO 1 PLANEACION planes de trabajo misin objetivo programa TOTAL

Tabla 2

GRADOS I 20 20 20 20 0 II 15 15 15 15 0 III 10 10 10 10 10 IV 5 5 5 5 5 V 0 0 0 0 0

ELEMENTOS/SUBELEMENTOS ELEMENTO 2 ORGANIACION Estructura orgnica Manual de organizacin Aprovechamiento de recursos humanos Anlisis de puestos TOTAL

52


Tabla 3

GRADOS I 20 20 20 20 20 0 II 15 15 15 15 15 0 III 10 10 10 10 10 30 IV 5 5 5 5 5 10 V 0 0 0 0 0 0

ELEMENTOS/SUBELEMENTOS ELEMENTO 3 DIRECCION Delegacin de funciones y autoridad comunicacin supervisin Toma de decisin integracin TOTAL

Tabla 4

GRADOS I 20 20 0 II 15 15 0 III 10 10 10 IV 5 5 5 V 0 0 0

ELEMENTOS/SUBELEMENTOS ELEMENTO 4 CONTROL Procedimiento administrativo Medicin de resultados TOTAL

Para poder apreciar los resultados que obtuvo la empresa MADISA CATS.A. DE C.V.; se detallan en la tabla 5.

53


Tabla 5

ELEMENTO

TOTAL DE PUNTOS

LOGRO DE MADISA CAT S.A. DE C.V.

PORCENTAJE TOTAL

PORCENTAJE OBTENIDO

Planeacin Organizacin Direccin ControlRESULTADO DESEADO

40 40 50 40 170

25 15 40 15 0

100% 100% 100% 100% 100%

62.5% 37.5% 80% 37.5% 100%

RESULTADO REAL

0

95

100%

217.5%

En consecuencia a estos resultados decimos que la empresa MADISA CAT S.A. DE C.V. tiene desarrollado un 217.55 del proceso administrativo considerando un 400% como total. es decir tienen un fundamento administrativo adecuado. (revisas graficas en anexos).

54


HOJA DE EVALUACION

55


INSTRUCTIVO DE LA HOJA DE EVALUACION

OBJETIVO: Concentrar los resultados obtenidos de la evaluacin de la auditoria practicada por unidad u organismo.

ALCANCE: Departamentos de la empresa:

Administracin Refacciones Servicios Venta de maquinaria

RESPONSABLE: Acosta tapia diana j Bentez Len Jos Antonio Prez pea Nancy

A continuacin se muestra el instructivo de la evaluacin de cada uno de los elementos y subelementos considerados.

56


COORDINACION DE LA SUCURSAL PACHUCA

57


Tabla 1 PLANEACION; PLANES DE TRABAJO

1. Entidad

Maquinas diesel S.A de C.V MADISA

2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento

Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Planeacin Planes de trabajo

5. Subelemento I 6. Grado 0 7. Puntos 8. Argumentos a calificar Se aprecia que la unidad no cuenta con disposiciones ordenadas del trabajo, lo que impide el alcance de los objetivos Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 2 PLANEACION: MISION

1. Entidad2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento 5. Subelemento 6. Grado 7. Puntos 8. Argumentos a calificar

Maquinas diesel S.A de C.V MADISACoordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Planeacin Misin I 0 No cuenta con misin propia, esto no permite alcanzar las metas organizacionales y no especifican los propsitos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

58


Tabla 3 PLANEACION; OBJETIVOS

1. Entidad


2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento 5. Subelemento 6. Grado 7. Puntos 8. Argumentos a calificar

Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Planeacin objetivos III 10 La unidad cuenta con un objetivo general; pero no establece aquellos objetivos especficos los cuales le darn la pauta al general. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 4 PLANEACION; PROGRAMAS


Maquinas diesel S.A de C.V MADISACoordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Planeacin programas II 5 Se cuenta con la existencia de programas elementales para llevar a cabo actividades programadas para el logro de sus objetivos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

59


Tabla 5 PLANEACION; COORDINACION DE SUCURSAL PACHUCA



Tabla 6 organizacin; estructura orgnica

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Organizacin Estructura orgnica II 5 Se considera que la unidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional que limita al personal en el alcance de los planes y programas de trabajo fijados. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

60


Tabla 7 organizacin; manual de organizacin

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Organizacin Manual de organizacin I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un documento, en el cual se establezca la organizacin. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 8 organizacin; aprovechamiento de recursos humanos

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Organizacin Aprovechamiento de recursos humanos II 5 Se considera que la unidad cuenta con tcnicas administrativas elementales para la administracin de los recursos humanos, situacin que permite el aprovechamiento de los mismos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

61


Tabla 9 organizacin; anlisis de puestos

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Organizacin Anlisis de puestos I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un anlisis de puestos por lo cual no se lleva a cabo una adecuada seleccin del personal Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 10 organizacin; coordinacin de la sucursal Pachuca



62


Tabla 11 direccin; delegacin

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Delegacin II 5 Se aprecia que la unidad delega las facultades bsicas en los diferentes organismos que la forman. Se considera que el personal cumple con sus funciones, por contar con la autoridad necesaria. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 12 direccin; comunicacin

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Comunicacin II 5 Se aprecia que la unidad cuenta con medios de cierta frecuencia que cumplen, en forma bsica, las necesidades de informacin. La comunicacin que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor informacin. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

63


Tabla 13 direccin; supervisin

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Supervisin I 0 Se considera que la unidad cuenta con una efectividad de liderazgo muy irregular; los resultados del equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mnimos. La motivacin hacia el personal es irregular. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 14 direccin; toma de decisiones

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Toma de decisiones I 0 Se considera que la unidad toma decisiones, inapropiadas ya que se realizan de forma aleatoria y sin darle el razonamiento que se requiere. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

64


Tabla 15 direccin; integracin

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Integracin II 5 Se considera que la unidad se encuentra integrada de forma elemental, y esto le permite a la empresa lograr el desempeo de sus actividades. Se encuentran en un nivel de funcionalidad bsico. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 16 direccin; coordinacin sucursal Pachuca



65


Tabla 17 control; procedimiento administrativo

1. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 control Procedimiento administrativo II 5 Se considera que los sistemas y procedimientos del trmite son apropiados para las necesidades del organismo o unidad Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

Tabla 18 control; medicin de resultados

1. Entidad


2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento 5. Subelemto 6. Grado 7. Puntos 8. Argumentos a calificar

Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 control Medicin de resultados I 0 e considera que la unidad cuenta con registros de control que no aportan los elementos necesarios para cuantificar, adecuadamente su resultado. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

66


Tabla 19 control; coordinacin sucursal Pachuca



67


ADMINISTRACION

68



1. Entidad


2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento 5. Subelemento 6. Grado

administracin 17 de abril de 2012 Planeacin Planes de trabajo I 0

7. Puntos 8. Argumentos a calificar 9. Valuada por Se considera que la unidad cuenta con disposiciones inadecuadas e imprecisas, carentes de prctica mismas, que retrasan los objetivos fijados. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy



Maquinas diesel S.A de C.V MADISAadministracin 17 de abril de 2012 Planeacin Misin I 0 Cuenta con misin, pero no permite alcanzar las metas organizacionales y no especifican los propsitos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

69



1. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Planeacin objetivos II 5 En la organizacin cuenta con un objetivo general; pero no establece aquellos objetivos especficos los cuales le darn la pauta al general. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por



Maquinas diesel S.A de C.V MADISAadministracin 17 de abril de 2012 Planeacin programas II 5 Se cuenta con la existencia de programas elementales para llevar a cabo actividades programadas para el logro de sus objetivos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

70


Tabla 5 PLANEACION; administracin




10. Entidad



Administracin 17 de abril de 2012 Organizacin Estructura orgnica II 5 Se considera que la unidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional que limita al personal en el alcance de los planes y programas de trabajo fijados. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

71



10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Organizacin Manual de organizacin I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un documento, en el cual se establezca la organizacin. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por


10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Organizacin Aprovechamiento de recursos humanos II 5 Se considera que la unidad cuenta con tcnicas administrativas elementales para la administracin de los recursos humanos, situacin que permite el aprovechamiento de los mismos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

72



10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Organizacin Anlisis de puestos I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un anlisis de puestos por lo cual no se lleva a cabo una adecuada seleccin del personal Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

Tabla 23 organizacin; administracin



73



10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Direccin Delegacin II 5 Se aprecia que la unidad delega las facultades bsicas en los diferentes organismos que la forman. Se considera que el personal cumple con sus funciones, por contar con la autoridad necesaria. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por


10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Direccin Comunicacin II 5 Se aprecia que la unidad cuenta con medios de cierta frecuencia que cumplen, en forma bsica, las necesidades de informacin. La comunicacin que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor informacin. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

74



10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Direccin Supervisin I 0 Se considera que la unidad cuenta con una efectividad de liderazgo muy irregular; los resultados del equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mnimos. La motivacin hacia el personal es irregular. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por


10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 Direccin Toma de decisiones I 0 Se considera que la unidad toma decisiones, inapropiadas ya que se realizan de forma aleatoria y sin darle el razonamiento que se requiere. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

75


Tabla28 direccin; integracin

10. Entidad



Administracin 17 de abril de 2012 Direccin Integracin II 5 Se considera que la unidad se encuentra integrada de forma elemental, y esto le permite a la empresa lograr el desempeo de sus actividades. Se encuentran en un nivel de funcionalidad bsico. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

Tabla 29 direccin; administracin



76



10. Entidad



administracin 17 de abril de 2012 control Procedimiento administrativo II 5 Se considera que los sistemas y procedimientos del trmite son apropiados para las necesidades del organismo o unidad Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por


1. Entidad


2. Departamento 3. Fecha 4. Elemento 5. Suebelemto 6. Grado 7. Puntos 8. Argumentos a calificar

Administracin 17 de abril de 2012 control Medicin de resultados I 0 e considera que la unidad cuenta con registros de control que no aportan los elementos necesarios para cuantificar, adecuadamente su resultado. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

9. Valuada por

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Tabla 32 control; administracin



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REFACCIONES

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10. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Planeacin Planes de trabajo II 5

16. Puntos 17. Argumentos a calificar 18. Valuada por Se considera que la unidad cuenta con disposiciones inadecuadas e imprecisas, carentes de prctica mismas, que retrasan los objetivos fijados. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy



Maquinas diesel S.A de C.V MADISArefacciones 17 de abril de 2012 Planeacin Misin I 0 Cuenta con misin, pero no permite alcanzar las metas organizacionales y no especifican los propsitos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

80



10. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Planeacin objetivos I 0 En la organizacin cuenta con un objetivo general; pero no establece aquellos objetivos especficos los cuales le darn la pauta al general. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por



Maquinas diesel S.A de C.V MADISArefacciones 17 de abril de 2012 Planeacin programas II 5 Se cuenta con la existencia de programas elementales para llevar a cabo actividades programadas para el logro de sus objetivos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

81


Tabla 5 PLANEACION; refacciones




19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Organizacin Estructura orgnica II 5 Se considera que la unidad cuenta con la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional que limita al personal en el alcance de los planes y programas de trabajo fijados. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

82



19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Organizacin Manual de organizacin I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un documento, en el cual se establezca la organizacin. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por


19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Organizacin Aprovechamiento de recursos humanos I 0 Se considera que la unidad cuenta con tcnicas administrativas elementales para la administracin de los recursos humanos, situacin que permite el aprovechamiento de los mismos. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

83



19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Organizacin Anlisis de puestos I 0 Se considera que la unidad no cuenta con un anlisis de puestos por lo cual no se lleva a cabo una adecuada seleccin del personal Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

Tabla 36 organizacin; refacciones



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19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Direccin Delegacin II 5 Se aprecia que la unidad delega las facultades bsicas en los diferentes organismos que la forman. Se considera que el personal cumple con sus funciones, por contar con la autoridad necesaria. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por


19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Direccin Comunicacin II 5 Se aprecia que la unidad cuenta con medios de cierta frecuencia que cumplen, en forma bsica, las necesidades de informacin. La comunicacin que se da en la unidad se considera que origina algunos conflictos en el desarrollo del trabajo, por necesitar de mayor informacin. Se encuentran en un nivel del 50% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

85



19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 Direccin Supervisin II 5 Se considera que la unidad cuenta con una efectividad de liderazgo muy irregular; los resultados del equipo de trabajo alcanzan a cubrir los requerimientos mnimos. La motivacin hacia el personal es irregular. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por


19. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Toma de decisiones I 0 Se considera que la unidad toma decisiones, inapropiadas ya que se realizan de forma aleatoria y sin darle el razonamiento que se requiere. Se encuentran en un nivel del 25% de funcionalidad. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

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Tabla 41 direccin; integracin

19. Entidad



Coordinacin de la sucursal Pachuca 17 de abril de 2012 Direccin Integracin I 0 Se considera que la unidad se encuentra integrada de forma elemental, y esto le permite a la empresa lograr el desempeo de sus actividades. Se encuentran en un nivel de funcionalidad bsico. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por

Tabla 42 direccin; refacciones



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19. Entidad



refacciones 17 de abril de 2012 control Procedimiento administrativo I 0 Se considera que los sistemas y procedimientos del trmite son apropiados para las necesidades del organismo o unidad Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

27. Valuada por


10. Entidad


11. Departamento 12. Fecha 13. Elemento 14. Suebelemto 15. Grado 16. Puntos 17. Argumentos a calificar

refacciones 17 de abril de 2012 control Medicin de resultados II 5 e considera que la unidad cuenta con registros de control que no aportan los elementos necesarios para cuantificar, adecuadamente su resultado. Acosta Tapia Diana J. Bentez Len Jos Antonio Prez Pea Nancy

18. Valuada por

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Tabla 45 control; coordinacin sucursal Pachuca



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SERVICIO

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19. Entidad



servicio 17 de abril de 2012 Planeacin Planes de trabajo I 0

auditoria final

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