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Elaboração de Checklist de Auditoria

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Antes de iniciar o planejamento detalhado da auditoria e a elaboração do Checklist, a equipe de auditores deve conhecer a extensão e limites da auditoria. O escopo geralmente inclui uma descrição da localização física, as unidades da organização, atividades e processos, bem como o tempo estimado para a sua realização. A equipe auditora deve identificar, com base na Matriz de Autoridade e Responsabilidade quais os itens da Norma aplicáveis à área ou setor auditado ou verificar com a área que coordena as auditorias se houve redução do escopo ou abrangência da auditoria, isto pode significar que nem todos os elementos da Norma serão intencionalmente auditados no evento agendado. Com base no escopo e abrangência a equipe auditora pode identificar os processos que serão auditados. Os responsáveis por estes processos deverão ser auditados, bem como a equipe de auditores deve escolher, com base nos critérios de amostragem e rastreabilidade, os envolvidos com o processo e que poderão ser também auditados.

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Com base no escopo e abrangência da auditoria, a equipe auditora deve identificar os requisitos aplicáveis às diversas áreas ou setores, estes requisitos incluem, mas não se limitam a:

a) Requisitos da Norma aplicável; b) Requisitos legais e regulamentares aplicáveis; c) Requisitos de clientes e partes interessadas; d) Requisitos da própria organização incluídos no Sistema de

Gestão. Esta etapa pode exigir da equipe auditora um estudo aprofundado, bem como que a mesma venha a realizar diversos contatos por telefone, e-mail e outros meios. A área que coordena as auditorias deve avaliar a necessidade de fornecer orientações adicionais, bem como liberar o acesso à consulta aos documentos aplicáveis.

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Com base no escopo e na abrangência da auditoria, a equipe auditora deve determinar a documentação, bem como os requisitos legais e regulamentares aplicáveis aos processos da organização. A base para consulta deve ser a Lista Mestra dos documentos do Sistema de Gestão, os requisitos legais e regulamentares aplicáveis e o manual do sistema de gestão. Eventualmente pode ser necessário que a equipe auditora tenha também acesso aos contratos ou outros meios onde se encontram os requisitos contratuais. Vale lembrar que uma boa auditoria sempre está baseada no tempo dedicado a sua preparação, sendo exigido um bom tempo para a análise e estudo da documentação de referência. Análise crítica da documentação A documentação é definida como "Material que define o processo a ser seguido (por exemplo, Manual da Qualidade, instruções do operador, gráficos, ilustrações)”. O termo "adequação" significa que "a documentação específica da organização atinge os objetivos da NBR ISO 9001:2000 para um dado escopo". A documentação fornece um grande número de evidências objetivas que são exigidas pela maioria dos sistemas da qualidade e, portanto, um bom tempo da auditoria será dedicado para analisar criticamente os documentos. A documentação é o método que é usado na maioria dos casos para demonstrar cumprimento aos requisitos e comprometimentos e, portanto, as análises críticas de documentos são um componente das investigações da auditoria.

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Ao final destas orientações está sendo fornecido um um formulário modelo para Checklist. É recomendado que a equipe auditora formule os diversos questionamentos que julgar adequado, não se atendo muito aos itens da Norma, mas sim à documentação da organização, na qual constam as orientações necessárias para o atendimento aos diversos requisitos do sistema de gestão, o que inclui também a Norma aplicável, por exemplo a NBR ISO 9001:2000.

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Ao desenvolver um Checklist, um equilíbrio deve ser atingido entre fornecer ao auditor uma orientação geral e requisitos ou instruções específicos para investigar. Se o Checklist tornar-se pouco detalhado, forçará o auditor a concentrar-se demais em questões específicas, de modo que o auditor poderá perder de vista o objetivo dos requisitos do programa e do impacto dos itens específicos sobre o processo e produto em geral. Ao extremo, um Checklist muito detalhado pode limitar as capacidades investigativas do auditor, pois tempo demais é gasto ao completar os itens do Checklist. O Checklist deve ser suficientemente detalhado a fim de garantir que o escopo da auditoria seja adequadamente abrangido, enquanto permite ao auditor a amplitude para seguir os problemas e expandir as investigações em áreas consideradas necessárias. O Checklist usado e desenvolvido corretamente pode ajudar de várias maneiras: ajuda a garantir que o escopo da auditoria seja coberto; ajuda a garantir que as áreas sejam investigadas em uma profundidade

apropriada; identifica algumas das amostras de auditoria a serem coletadas; facilita a designação dos membros da equipe para investigar diferentes

áreas dentro do escopo da auditoria; fornece um meio para documentar as investigações; fornece um método para o auditor líder para monitorar o progresso ao

longo da auditoria; fornece um método de avaliação rápida das informações; facilita a elaboração do relatório de auditoria; e fornece dados históricos após a conclusão da auditoria.

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Fontes de Informações A qualidade da avaliação final da área auditada é diretamente afetada pela qualidade e quantidade de informações que a equipe de auditoria é capaz de obter durante a auditoria “in loco”. A quantidade de informações que pode ser obtida é limitada pelo tamanho da equipe de auditoria e o tempo total destinado à auditoria específica. Portanto, a equipe de auditoria deve garantir que as informações que são obtidas são de qualidade elevada, por exemplo, fornecem uma indicação quanto ao desempenho do sistema de gestão, do processo ou do produto e evitar gastar tempo com informações insignificantes ou não-essenciais. Em especial deve-se evitar dar conselhos ou orientações durante a auditoria, o que deve ser feito na reunião de encerramento ou final. As informações podem ser obtidas através de três métodos principais: observar atividades ou simulações das atividades, entrevistar pessoal e analisar criticamente a documentação, incluindo os registros.

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Detalhar a Agenda da Auditoria Normalmente a Agenda da Auditoria, também chamada de Plano da Auditoria, contempla os seguintes itens:

os objetivos da auditoria; o critério de auditoria e qualquer documento de referência; o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades

organizacionais e funcionais e processos a serem auditados; as datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão

realizadas; o tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local,

inclusive reuniões com a direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria;

as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes;

a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria.

Convém que a Agenda da Auditoria também inclua o seguinte, se apropriado:

identificação do representante do auditado na auditoria; o idioma de trabalho e do Relatório da Auditoria, se ele for diferente

do idioma do auditor e/ou do auditado; os principais pontos do relatório de auditoria; arranjos de logística (viagem, instalações no local, etc.); assuntos relacionados a confidencial idade; quaisquer ações de acompanhamento de auditoria.

Muitas informações que constam na Agenda da Auditoria são importantes para o preparo do Checklist, pois irão subsidiar a auditoria ou serão detalhadas no Checklist, em especial o roteiro através das diversas áreas ou setores que serão auditados. O auditor deve entender que uma das condições mais importantes para uma boa auditoria é o uso racional do tempo, que deve ser dedicado às entrevistas, estas baseadas nos questionamentos que constam no Checklist, bem como na análise dos documentos e registros da área auditada, das observações resultantes do acompanhamento das ações executadas ou das simulações solicitadas pelos auditores ou propostas pelos auditados.

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66 RReevviissããoo ddoo CChheecckklliisstt

A equipe auditora deve revisar o Checklist realizando uma simulação. A principal preocupação durante a simulação deve ser quanto ao uso racional do tempo, o que deve ser feito com uma certa folga, já que durante a auditoria poderá ser necessário formular outros questionamentos, bem como o acompanhamento das atividades simuladas ou não e o exame dos documentos e registros existentes no setor.

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DDIICCAASS

As sugestões abaixo permitem ao auditor fazer uso eficaz do Checklist.

a) A coluna que apresenta o símbolo permite ao auditor anotar o número seqüencial dos diversos materiais de referência que estará utilizando durante a auditoria, permitindo que manuseie diversos documentos sem se perder, são os anexos em uso. Normalmente anota um número seqüencial tanto no campo desta coluna como no documento, permitindo a sua rastreabilidade e pronta recuperação, o que será de fundamental importância por ocasião da reunião de consenso da equipe auditora, quando são elaboradas organizadas as constatações da auditoria.

b) Na terceira coluna , à direita dos questionamentos, o auditor irá anotar (veja no final as definições para as definições das constatações):

quando o questionamento for considerado não-aplicável

1 = conforme

2 = melhoria

3 = não-conforme

4 = observação

5 = não-verificado

6 = nota de alerta c) A quarta coluna, das observações, permite o auditor anotar as

evidências e outras informações necessárias. Caso necessite mais espaço para anotações, deverá fazer uso do verso ou de uma folha auxiliar. Para não se perder nas anotações deverá anotar o número da página do Checklist na folha auxiliar.

d) Os diversos questionamentos no rodapé do Checklist são perguntas que o auditor poderá fazer durante a auditoria. Os questionamentos devem preferencialmente ser baseados em perguntas abertas, isto é, usando os 6 amigos do auditor: O que? Quando ou em que seqüência? Porquê? Onde? Quem (é o responsável ou autorizado)? Como?

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Algumas definições Agenda da auditoria: ou plano da auditoria, descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. Auditoria: processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria; Auditor: pessoa com a competência para realizar uma auditoria; Critério de auditoria: conjunto de políticas, procedimentos e registros; Evidência de auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis; Constatações de auditoria: resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria; Conclusão de auditoria: resultado de uma auditoria, apresentado pela equipe de auditoria após levar em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações de auditoria; Cronograma de auditoria: conjunto de uma ou mais auditorias planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico; Especialista: pessoa que fornece conhecimento ou experiência específicos para a equipe de auditoria; Escopo de auditoria: abrangência e limites de uma auditoria;

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Constatações da Auditoria

As constatações da auditoria são categorizadas como não-conformidade, melhoria, observação, não-classificada ou nota de alerta, definidos como a seguir:

Não-conformidade: A ausência ou a falha em implementar e manter um ou mais elementos do sistema de gestão. Alternativamente, uma situação que, com base em evidências objetivas, levantaria dúvidas significativas quanto à capacidade do sistema de gestão satisfazer à política e objetivos da organização.

Melhoria: Uma constatação indicativa de um ponto fraco no sistema, procedimento, registro ou área da gestão da qualidade. Também pode ser uma situação que, se deixada sem ações corretivas ou atenção pela organização, com base em evidências objetivas, levantaria dúvidas significativas quanto à futura capacidade do sistema de gestão satisfazer à política e objetivos da organização. Uma Melhoria não impede a certificação, mas é um aspecto para ação por parte da organização.

Observação: Uma constatação que merece atenção por parte da organização, embora não exija, necessariamente, ações remediadoras. Classificados como "O", estes itens asseguram que durante as visitas futuras a equipe auditora analisará quaisquer causas subjacentes de potenciais deficiências associadas à Observação.

Nota de Alerta: Isto é utilizado para identificar um item que deve ser monitorado pela equipe auditora, uma nota formal para que os auditores analisem, em futuras visitas, quaisquer alterações foram realizadas no sistema de gestão.

Constatação Não-classificada: Um comentário que não exige medidas corretivas nem qualquer atenção específica da organização, nem requer a monitoração durante futuras visitas dos auditores. A constatação pode ser uma declaração positiva, um registro de atividade concluída, um ponto de esclarecimento ou interpretação da Norma, ou outro item digno de nota.

Nas auditorias internas subseqüentes, quaisquer itens de não-conformidade e melhoria são transferidos para as Notas de Não-conformidade e Notas de Melhoria que detalham a deficiência encontrada, com exemplos tomados como evidências objetivas durante a auditoria.

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Embora seja necessário adotar ações corretivas em tempo hábil, em geral não há um requisito para que o auditado forneça detalhes dessas ações aos auditores antes da próxima auditoria. O auditor analisará as ações adotadas na próxima visita e preencherá o quadro "Verificação de Ações Corretivas" na Nota.

Amostragem

Um ponto importante a lembrar é que a ausência de uma não-conformidade contra qualquer área de atividade não implica, necessariamente, que não existem não-conformidades. Um trabalho de auditoria tem por base a utilização de técnicas de amostragem e, estatisticamente, sempre há a possibilidade de haver problemas não identificados durante a sua realização. Isto deve estar sempre em mente quando você executar as suas próprias auditorias do sistema de gestão.

Confidencialidade

Nenhuma das informações reunidas pelos auditores a respeito da área auditada, incluindo o conteúdo dos relatórios, será revelado a terceiros sem a sua autorização escrita, exceto quanto ao requerido pela área que coordena as auditorias.

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Declaração de não-conformidades As não-conformidades são documentadas pela equipe de auditoria para inclusão no Relatório da Auditoria e para fornecer o acompanhamento das ações corretivas. O método de documentação de não-conformidades irá variar desde o simples o tratamento das não-conformidades no Relatório da Auditoria até a documentação das não-conformidades em um formulário único que passa a ser um anexo ao relatório. Embora, as não-conformidades sejam registradas, elas devem ser documentadas antes da reunião de encerramento de modo que uma cópia das declarações de não-conformidade possa ser deixada com o auditado. Isto permite ao auditado começar as ações corretivas antes que o relatório de auditoria seja emitido. Com as auditorias de escopo amplo, as não-conformidades podem ser escritas durante as investigações e apresentadas à organização auditada quando elas forem identificadas, em vez de esperar até a reunião de encerramento para permitir ao auditado investigar imediatamente o problema e adotar as ações corretivas.

Afirmação: São conclusões e informações significativas para o objetivo e escopo planejado da auditoria. As afirmações mostram o problema para o auditado e devem gerar ação. Fundamentação ou evidência objetiva: Informação que pode ser provada como verdadeira. Legitimação: É o vínculo da afirmação e da fundamentação de referência. É o requisito violado, o mais próximo do auditado.

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Modelo de formulário para a auditoria

Checklist

NBR ISO 9001:2000 Auditor líder:

Edição: 09/08/04 Auditor: Página 15/16

Pergunta Notas de Auditoria

Anexo NA: não-aplicável : 1 = conforme 2 = melhoria 3 = não-conforme 4 = observação 5 = não verificado 6 = Nota de alerta

o quê - quem - como - com quê - onde - quando - qual a freqüência - por quê - qual formulário o que é registrado - forma e local de arquivamento - forma de indexação - tempo de retenção - disposição

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Nota: as definições apresentadas acima para classificar as constatações da auditoria podem não ser as mais adequadas, embora sejam usadas por parte de alguns OCSs.

Recomendamos alternativamente o uso:

Não-conformidade ou não-conformidade real – definido conforme a NBR ISO 9000:2000.

Observação – não-conformidade potencial ou outra situação que possa afetar adversamente o desempenho do sistema de gestão, segundo o entendimento do auditor.

Melhoria ou melhoria proposta – sugestão proposta por parte do auditor para uma determinada situação conforme e que continuará conforme, mas com potencial para agregar valor ou assegurar a melhoria da eficácia do sistema de gestão do auditado.

Auditor (declara) Auditado (entendimento) Ação requerida

Não-conformidade Não-conformidade Ação corretiva

Não-conformidade potencial Ação preventiva Observação

Convicto de que não ocorrerá -

Sugestão aceita Ação de melhoria Melhoria proposta

Sem recursos ou intenção de implantá-la -

Gerhard Erich Boehme gerhard@boehme.com.br