audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi...

AUDIT OPERASIONAL ATAS PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Decha Cindy Fatika

NIM : 162114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Decha Cindy Fatika

NIM : 162114036

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2020


iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Thinking you’ll be fine is asking for luck and that kind of luck doesn’t happen,

just follow your heart then you won’t regret it”

(Ikjun, Lee from Hospital Playlist)

“Either get busy living, or get busy dying”

(Andy Dufresne from The Shawshank Redemption)

“Let’s live like a tree”

(Seungyoun, Cho)

“Let’s Reboot”

(One it)

“Nihilism”

(Hanbin, Kim)

“If there’s shadow there must be a light”

(Stray Kids from Mixtape #2)

Skripsi ini saya persembahkan untuk:

Papaku, Benedictus Kardimin Difi Rahadi

Mamaku, Sumarjilah

Kakakku, Prajnya Amalia Maharani


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ............................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ...........................v

HALAMAN PERSETUJUAN KARYA TULIS ............................................. vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ................................................................ vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii

ABSTRAK ........................................................................................................ xiv

ABSTRACT .........................................................................................................xv

BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................1

A. Latar Belakang ............................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3

C. Batasan Masalah .......................................................................... 3

D. Tujuan Penelitian ......................................................................... 3

E. Manfaat Penelitian ....................................................................... 4

F. Sistematika Penulisan .................................................................. 4

BAB II KAJIAN PUSTAKA ......................................................................6

A. Pengauditan .................................................................................. 6

1. Pengertian Pengauditan ........................................................ 6

2. Jenis-jenis Audit ................................................................... 6

B. Audit Operasional ........................................................................ 7

1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional .............. 7

2. Tujuan Audit Operasional ..................................................... 8

3. Jenis Audit Operasional ........................................................ 9

4. Tahap-tahap Audit Operasional ............................................ 9


x

C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi ..................................... 11

1. Pengertian Efisiensi ............................................................ 11

2. Pengertian Efektivitas ......................................................... 11

3. Pengertian Ekonomisasi ...................................................... 12

D. Sistem Pengendalian Internal .................................................... 12

1. Pengertian Pengendalian Internal ....................................... 12

2. Komponen Pengendalian Internal ....................................... 13

E. Persediaan .................................................................................. 15

1. Pengertian Persediaan ......................................................... 15

2. Jenis-jenis Persediaan ......................................................... 16

3. Metode Pencatatan Persediaan ........................................... 16

4. Metode Penilaian Persediaan .............................................. 17

F. Instalasi Farmasi ........................................................................ 18

1. Pengertian dan Fungsi Instalasi Farmasi ............................ 18

2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi ................. 19

BAB III METODE PENELITIAN .............................................................27

A. Jenis Penelitian .......................................................................... 27

B. Subjek dan Objek Penelitian ...................................................... 27

C. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 28

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 28

E. Teknik Analisis Data ................................................................. 29

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................35

A. Profil Instalasi Farmasi .............................................................. 35

B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi ........................................ 37

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...............................................39

A. Melakukan Audit Pendahuluan ..................................................39

B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen ...................... 48

C. Audit Terinci .............................................................................. 51

D. Pelaporan ................................................................................... 77

BAB VI PENUTUP ......................................................................................95

A. Kesimpulan ................................................................................ 95


xi

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................. 95

C. Saran .......................................................................................... 95

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 97

LAMPIRAN ....................................................................................................100


xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian manajemen .. 32

Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi ...... 33

Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP.................................... 34

Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi ............ 52

Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan

kebutuhan sediaan farmasi .................................................................................... 54

Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi ........... 56

Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi .......... 58

Tabel 8. Perbandingan SOP dengan kegiatan penyimpanan sediaan farmasi ....... 59

Tabel 9. Perbandingan SOP dengan kegiatan pendistribusian sediaan farmasi .... 62

Tabel 10. Perbandingan SOP dengan kegiatan penarikan dan pemusnahan sediaan

farmasi ................................................................................................................... 64

Tabel 11. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengendalian sediaan farmasi ..... 65

Tabel 12. Perbandingan SOP dengan kegiatan administrasi sediaan farmasi ....... 68

Tabel 13. Program Kerja Audit Pendahuluan ....................................................... 78

Tabel 14. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian

Manajemen ............................................................................................................ 79

Tabel 15. Program Kerja Audit Lanjutan .............................................................. 84

Tabel 16. Daftar Temuan dan Rekomendasi ......................................................... 85

Tabel 17. Daftar Temuan yang Dihapus ............................................................... 88


xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada .... 37

Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Cakra Husada ............................................................................................... 46


xiv

ABSTRAK


(Studi Kasus di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten)

Decha Cindy Fatika

NIM: 162114036

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

Penelitian ini bertujuan untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi

atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Klaten dengan melakukan tahap audit operasional serta memberikan rekomendasi

perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan

farmasi.

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan pendekatan

deskripstif komparatif yaitu membandingkan data yang diperoleh dari lapangan

dengan standar yang berkaitan sesuai dengan audit operasional. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dokumentasi, dan

checklist.

Hasil penelitian ini sesuai dengan hasil audit operasional yang telah

dilakukan. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada telah melakukan

pengelolaan sediaan farmasi secara efisiensi, efektif, dan ekonomis. Terdapat

beberapa kelemahan atas pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan, namun

instalasi farmasi dapat melakukan langkah perbaikan di masa yang akan datang.

Kata kunci: audit operasional, pengelolaan sediaan farmasi, efisiensi, efektivitas,

dan ekonomisasi.


xv

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT OF MANAGEMENT PHARMACY STOCKS

(Case study in the Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital in Klaten)

Decha Cindy Fatika

NIM: 162114036

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2020

The purpose of this research is to review the efficiency, effectiveness, and

economy of management pharmacy stocks at Pharmacy Department of Cakra

Husada Hospital in Klaten by performing operational audit steps and to provide

recommendations for improvements according to the results of operational audits

on management pharmacy stock at pharmacy department

This type of research is a case study with a comparative descriptive

approach that compares data obtained from the field with standards related to

operational audits. Data collection techniques used were observation, interviews,

documentation, and checklists.

The results of this research are based on the results of operational audits

that have been performed. Pharmacy Department of Cakra Husada Hospital has

been managing pharmacy stocks with due regard to the efficiency, effectiveness,

and economy. There are some weaknesses in the management of pharmacy stocks

that are carried out, but pharmacy department can take the recommendations to

improve progress toward stated goals.

Keywords: operational audit, management of pharmacy stocks, efficiency,

effectiveness, and economy


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu bagian terpenting di rumah sakit adalah instalasi farmasi.

Instalasi farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan

seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit (Permenkes Nomor

72 Tahun 2016). Pelayanan kefarmasian yang diberikan oleh instalasi

farmasi adalah menyediakan sediaan farmasi untuk pasien. Pengelolaan

sediaan farmasi di rumah sakit meliputi beberapa proses. Proses yang

dilakukan yaitu pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,

pengendalian, serta administrasi (Permenkes Nomor 72 Tahun 2016).

Dalam penelitiannya, Safri (2015) menyebutkan bahwa pelayanan

yang diberikan oleh instalasi farmasi dinilai kurang memuaskan. Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang ditetapkan untuk waktu tunggu obat

adalah maksimal 15 menit untuk obat non racikan dan 30 menit untuk obat

racikan, tanpa melihat jumlah item obat (Permenkes Nomor 58 Tahun

2014). Namun pada kenyataannya, pelayanan yang diberikan oleh instalasi

farmasi melebihi batas waktu yang ditentukan, karena pengelolaan

distribusi sediaan farmasi yang kurang baik.

Dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN) disebutkan bahwa

ketersediaan, pemerataan, serta jaminan mutu obat dan perbekalan

kesehatan secara terpadu harus selalu terjaga. Pada kenyataannya, instalasi


2

farmasi kerap mengalami kekosongan sediaan farmasi tertentu karena tidak

terdeteksinya sediaan yang hampir habis. Kekosongan sediaan farmasi

tertentu, terutama obat menyebabkan instalasi farmasi tidak dapat

memenuhi permintaan pasien.

Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan yang baik atas

sediaan farmasi, terutama dalam hal penyimpanan. Pengelolaan

penyimpanan sediaan farmasi menjadi penting karena berhubungan erat

dengan masalah kedaluwarsa. Pelayanan yang diberikan oleh instalasi

farmasi dianggap memiliki risiko yang tinggi karena berhubungan langsung

dengan pasien. Instalasi farmasi harus melakukan pengelolaan pada

penyimpanan obat sehingga tidak terjadi penumpukan obat yang

mengakibatkan kedaluwarsa.

Permasalahan-permasalahan tersebut akan berdampak secara medis

maupun ekonomis terhadap rumah sakit. Pelayanan kefarmasian yang tidak

maksimal akan memengaruhi seluruh kinerja rumah sakit karena lebih dari

90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi

(obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, alat kedokteran, dan gas medik)

dan 50% dari seluruh pemasukan di rumah sakit berasal dari sediaan farmasi

(Sampetoding, 2015).

Berdasarkan alasan yang telah dipaparkan, pengelolaan sediaan oleh

instalasi farmasi di rumah sakit membutuhkan peranan audit operasional

dengan tujuan untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi


3

sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan atas potensi kelemahan dan

permasalahan yang mungkin terjadi.

Atas dasar uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan

penelitian dengan melakukan audit operasional atas pengelolaan sediaan

farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa hasil audit operasional

atas pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten?”

C. Batasan Masalah

Penelitian ini berfokus untuk melakukan audit operasional di bidang

fungsional yaitu menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi atas

pengelolaan sediaan farmasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten.

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah dan fungsi audit operasional, tujuan

penelitian ini adalah untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi

atas pengelolaan sediaan farmasi pada dan memberikan rekomendasi

perbaikan yang diperlukan sesuai hasil audit operasional di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.


4

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

Penelitian memberikan manfaat kepada pihak Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Cakra Husada Klaten yaitu memberikan rekomendasi

perbaikan yang sesuai dengan kebutuhan dalam meningkatkan efisiensi.

efektivitas, dan ekonomisasi pengelolaan sediaan farmasi.

2. Bagi Penulis

Penelitian ini bermanfaat untuk menambah ilmu pengetahuan

penulis serta menerapkan ilmu yang sudah dipelajari pada saat perkuliahan.

3. Bagi Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat bagi universitas

yaitu menambah referensi bagi penelitian selanjutnya dan memberikan

kontribusi bagi universitas.

F. Sistematika Penulisan

BAB I Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah yang

mendasari penelitian ini, rumusan masalah, batasan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

BAB II Kajian Pustaka

Bab ini membahas mengenai teori-teori yang relevan dengan

permasalahan yang mendasari penelitian ini.


5

BAB III Metode dan Desain Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan

objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang

dicari, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.

BAB IV Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan

meliputi sejarah singkat, visi dan misi perusahaan, dan

struktur organisasi.

BAB V Analisis dan Pembahasan

Bab ini membahas mengenai deskripsi data, analisis data,

dan pembahasan.

BAB VI Penutup

Bab ini membahas mengenai kesimpulan dari hasil analisis

data, keterbatasan penelitian, dan saran dari penulis.


6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Pengertian Pengauditan

Arens, dkk (2017: 28) menjelaskan bahwa pengauditan merupakan

proses yang dilakukan oleh pihak yang kompeten dan independen dengan

mengumpulkan dan mengevaluasi bukti tentang informasi guna

menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria yang

ditetapkan.

Pengertian pengauditan menurut Agoes (2017: 4)

“Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan

sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang

telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan

bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan

pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”.

2. Jenis-jenis Audit

Jusup (2014: 14) menjelaskan bahwa audit pada umumnya

dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu:

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan kesesuaian

antara laporan keuangan yang diperiksa apakah sesuai dengan

kriteria yang ditetapkan. Kriteria yang digunakan pada umumnya

adalah kerangka pelaporan keuangan yang berlaku.


7

b. Audit Kepatuhan

Audit kepatuhan dilakukan untuk menentukan apakah klien telah

melaksanakan prosedur yang ditetapkan oleh pihak yang memiliki

wewenang. Laporan audit kepatuhan ditujukan kepada petinggi di

dalam suatu organisasi dan tidak untuk pihak eksternal.

c. Audit Operasional

Audit operasional bertujuan untuk mengkaji prosedur dan metode di

suatu entitas guna mengevaluasi efisiensi dan efektivitas. Laporan

audit operasional berisi rekomendasi perbaikan operasi yang

ditujukan kepada manajemen. Lingkup audit operasional meliputi

akuntansi, struktur organisasi, operasi komputer, metode produksi,

pemasaran, dan bidang lain yang dapat diaudit.

B. Audit Operasional

1. Pengertian dan Ruang Lingkup Audit Operasional

Menurut Agoes (2017: 14),

“Audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi

suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional

yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan

operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis”.

Bayangkara (2015: 2) menjelaskan bahwa audit operasional dapat

disebut juga sebagai audit manajemen. Audit manajemen bertujuan untuk

mengevaluasi efisiensi dan efektivitas operasi suatu perusahaan. Audit

manajemen dilakukan pada suatu aktivitas yang dapat diaudit untuk menilai


8

apakah sumber daya dan dana digunakan secara efisien serta tidak

melanggar kebijakan perusahaan.

Bayangkara (2015: 5), menyatakan bahwa ruang lingkup pelaksanaan

audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen dan dapat

juga mencakup aktivitas tertentu. Periode audit didasarkan pada tujuan yang

akan dicapai, yaitu bisa dalam jangka waktu satu bulan, satu tahun, atau

beberapa tahun.

2. Tujuan Audit Operasional

Bayangkara (2015: 5) menyatakan bahwa audit manajemen bertujuan

untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih

memerlukan perbaikan. Rekomendasi diberikan untuk melakukan langkah

perbaikan atas pengelolaan aktivitas pada perusahaan. Tiga elemen pokok

dalam tujuan audit manajemen adalah:

a. Kriteria (criteria), adalah standar yang ditetapkan perusahaan dalam

menjalankan aktivitasnya.

b. Penyebab (cause), digambarkan sebagai aktivitas yang dilakukan

oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Aktivitas dapat

berjalan efektif dan efisien ataupun sebaliknya.

c. Akibat (effect), merupakan perbandingan antara penyebab dengan

kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.


9

3. Jenis Audit Operasional

Menurut Arens, dkk. (2017: 825) ada 3 (tiga) jenis audit operasional,

yaitu:

a. Functional Audits, untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi pada fungsi tertentu dalam perusahaan seperti fungsi

akuntansi, fungsi produksi, fungsi marketing dan lain-lain.

b. Organizational Audits, bekenaan dengan efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi dari keseluruhan organisasi seperti departemen,

cabang, dan anak perusahaan.

c. Special Assignments, berkenaan dengan penugasan khusus yang

merupakan permintaan dari manajemen untuk mengidentifikasi

fungsi tertentu seperti keefektifan suatu sistem dan kemungkinan

adanya fraud.

4. Tahap-tahap Audit Operasional

Bayangkara (2015: 24) menyebutkan bahwa terdapat beberapa tahapan

audit operasional secara garis besar, yaitu:

a. Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan merupakan langkah awal yang dilakukan auditor

untuk mendapatkan pemahaman terhadap informasi latar belakang

objek yang diaudit. Informasi yang didapatkan pada langkah ini

kemudian digunakan untuk menentukan tujuan audit, ruang lingkup

dan sasaran audit, review terhadap peraturan perundang-undangan

yang berkaitan dengan objek audit, serta mengembangkan kriteria


10

awal audit. Dengan melakukan audit pendahuluan, auditor dapat

merumuskan tujuan audit sementara.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, auditor menilai pengendalian manajemen yang

dimiliki perusahaan untuk menguji keandalan dan keefektifannya

dalam berbagai aktivitas yang dilakukan. Dengan menguji

pengendalian manajemen, auditor dapat melihat potensi kelemahan

yang mungkin terjadi pada setiap aktivitas. Hasil dari pengujian

pengendalian manajemen dapat digunakan auditor untuk

mendukung tujuan audit sementara yang sudah ditetapkan pada

tahap sebelumnya.

3. Audit Terinci

Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup

dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan.

Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari

keterkaitan antara satu temuan dengan temuan lain dalam menguji

permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang

cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu

kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang

dibuat dan rekomendasi yang diberikan.

d. Pelaporan

Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit

termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang


11

berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak

manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan

mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan

perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan

disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan

penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan

rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa yang

operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk

ditindaklanjuti.

C. Efisiensi, Efektivitas, dan Ekonomisasi

1. Pengertian Efisiensi

Menurut Bayangkara (2015: 16),

“Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan

operasinya sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang

dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam

hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah rasio

antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan

menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan”.

2. Pengertian Efektivitas


“Efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu

perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efektivitas merupakan ukuran dari

output”.


12

3. Pengertian Ekonomisasi


“Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai

program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh

sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang

paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya

tersebut dengan cara yang ekonomis”.

D. Sistem Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian internal menurut Tuanakotta (2013: 352)

“Pengendalian internal adalah proses, kebijakan, dan prosedur yang

dirancang oleh manajemen untuk memastikan pelaporan keuangan yang

andal dan pembuatan laporan keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi

yang berlaku.”

Menurut Arens, dkk (2017) sistem pengendalian internal memiliki

tujuan utama, yaitu:

a. Keandalan pelaporan

Tujuan ini berkaitan dengan pelaporan keuangan internal dan

eksternal serta pelaporan nonkeuangan. Manajemen memiliki

kewajiban untuk memastikan bahwa penyampaian informasi harus

adil sesuai dengan kerangka pelaporan akuntansi.

b. Efisiensi dan efektivitas operasi

Pengendalian dalam perusahaan mendorong penggunaan sumber

daya secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan pencapaian

tujuan perusahaan.


13

c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

Pengendalian internal bertujuan untuk memastikan perusahaan agar

dapat menjalankan usahanya tanpa melanggar hukum peraturan-

peraturan dari internal maupun eksternal perusahaan.

2. Komponen Pengendalian Internal

Menurut Comitte of Sponsoring Organization (COSO: 2013),

komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan

struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian

internal di seluruh organisasi. Lingkungan pengendalian terdari dari

lima prinsip yaitu:

1) Komitmen terhadap integritas dan nilai etika.

2) Melaksanakan tanggung jawab pengawasan

3) Menetapkan struktur, wewenang, dan tanggung jawab

4) Komitmen terhadap kompetensi

5) Mendorong akuntabilitas atas sistem pengendalian internal

b. Penilaian Risiko

Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal dan

internal. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan

berulang untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap

pencapaian tujuan. Dengan demikian, penilaian risiko membentuk


14

dasar untuk menentukan bagaimana risiko akan dikelola. Prinsip-

prinsip yang terkandung pada komponen penilaian risiko yaitu:

1) Menentukan tujuan

2) Mengidentifikasi dan menganalisis risiko

3) Menilai risiko fraud

4) Mengidentifikasi dan menganalisis perubahan signifikan

c. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah tindakan yang ditetapakan melalui

kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan

manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan

dilakukan. Aktivitas pengendalian dilakukan di semua tingkat

entitas, di berbagai tahapan dalam proses bisnis dan lingkungan

teknologi. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen aktivitas

pengendalian yaitu:

1) Mengembangkan aktivitas pengendalian

2) Mengembangkan kontrol umum atas teknologi

3) Merinci ke dalam kebijakan dan prosedur

d. Informasi dan Komunikasi

Informasi diperlukan entitas untuk melaksanakan tanggung jawab

pengendalian internal dalam mendukung pencapaian tujuan

perusahaan. Komunikasi adalah proses memberikan, berbagi, dan

memperoleh informasi yang diperlukan secara berulang yang terus-


15

menerus. Prinsip-prinsip yang terkandung pada komponen

informasi dan komunikasi yaitu:

1) Menggunakan informasi yang relevan

2) Komunikasi internal yang efektif

3) Komunikasi eksternal yang efektif

e. Pemantauan

Pemantauan adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau

beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk

memastikan apakah masing-masing dari lima komponen

pengendalian internal ada dan berfungsi. Prinsip yang terkandung

pada komponen pemantauan yaitu:

1) Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan evaluasi

yang sedang berlangsung dan / atau terpisah untuk memastikan

apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi.

2) Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan

pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak-pihak

yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan korektif,

termasuk manajemen dan dewan direksi.

E. Persediaan

1. Pengertian Persediaan

Menurut PSAK 14 persediaan didefinisikan sebagai berikut:

“Persediaan adalah aset:

(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; (b) dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau


16

(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.”

2. Jenis-jenis Persediaan

Persediaan diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, Jusup (2014: 418)

menjelaskan jenis persediaan, yaitu:

a. Persediaan Barang Jadi

Persediaan barang jadi adalah hasil produksi yang telah selesai dan

siap untuk dijual.

b. Persediaan Barang dalam Proses

Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari barang yang

diproduksi yang telah mulai diproses tapi belum selesai.

c. Persediaan Bahan Mentah

Persediaan bahan mentah adalah bahan dasar yang akan digunakan

dalam produksi, tetapi belum diproses.

3. Metode Pencatatan Persediaan

Ada beberapa metode pencatatan persediaan bagi perusahaan.

Menurut Purwaji (2016: 97-98) metode pencatatan persediaan yaitu:

a. Sistem Periodik

Dalam pencatatan persediaan berdasarkan sistem periodik, mutase

barang tidak ditelusuri lebih lanjut. Pada pembelian barang dicatat

dalam akun Pembelian Barang sebesar biaya perolehannya,

sedangkan pada saat penjualan, barang dicatat dalam akun Penjualan

Barang sebesar harga jualnya. Oleh karena tidak dicatatnya, mutasi


17

barang, maka beban pokok penjualan tidak dapat diketahui setiap

kali transaksi penjualan barang terjadi.

b. Sistem Perpetual

Pada sistem perpetual, tiap-tiap jenis barang dicatat secara detail

dalam kartu persediaan (sebagai kartu pembantu persediaan). Pada

kartu tersebut, mutasi tiap-tiap jenis barang dicatat secara kontinyu,

baik kuantitas maupun biaya perolehannya. Pada saat terjadi

pembelian barang dagang, hal tersebut dicatat di posisi debit akun

Persediaan Barang sebesar biaya perolehannya dan posisi kredit

akun Utang Usaha atau Kas. Pada saat Penjualan Barang sebesar

biaya perolehannya dicatat dalam dua jurnal. Jurnal pertama

mencatat akun Penjualan Barang di posisi kredit sebesar nilai

penjualan dan posisi debit akun Piutang Usaha atau Kas, sedangkan

jurnal kedua mengkredit akun Persediaan Barang dan mendebit akun

Beban Pokok Penjualan. Oleh karena itu beban pokok penjualan

dapat diketahui langsung, maka penyesuaian pada akhir periode

tidak perlu dilakukan

4. Metode Penilaian Persediaan

Ada beberapa cara yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap

persediaan. Menurut Kieso, dkk (2013: 270), metode penilaian persediaan

dibagi menjadi dua yaitu:


18

a. First-In, First-Out (FIFO)

Metode ini mengasumsikan persediaan barang dagangan yang paling

awal dibeli merupakan persediaan barang dagangan yang pertama

terjual. Pada umumnya ini merupakan praktik bisnis yang baik

dengan menjual barang paling lama/tua terlebih dahulu. Kos barang

yang dibeli paling awal merupakan kos pertama yang merupakan

penentuan Harga Pokok Penjualan (HPP) dalam metode ini.

b. Average Cost

Metode average cost mengalokasikan barang yang tersedia dijual

atas dasar weighted-average unit cost (kos unit rata-rata tertimbang)

yang terjadi. Rumus yang dapat digunakan yaitu membagi Cost of

Goods Available for Sale dengan Total Units Available for Sale.

F. Instalasi Farmasi

1. Pengertian Instalasi Farmasi dan Fungsi Instalasi Farmasi

Dalam Permenkes Nomor 72 Tahun 2016, Instalasi Farmasi adalah unit

pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan

kefarmasian di Rumah Sakit.

Fungsi:

a. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis

pakai

b. Pelayanan farmasi klinik


19

2. Pengelolaan Persediaan Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit

Pengelolaan sediaan farmasi meliputi:

a. Pemilihan

Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan farmasi,

alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan

kebutuhan. Kriteria pemilihan Obat untuk masuk Formularium

Rumah Sakit:

1) mengutamakan penggunaan Obat generik

2) memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang

paling menguntungkan penderita

3) mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas

4) praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan

5) praktis dalam penggunaan dan penyerahan

6) menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh

pasien

7) memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang

tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak lansung

8) obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman

(evidence based medicines) yang paling dibutuhkan untuk

pelayanan dengan harga yang terjangkau.

Dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium

Rumah Sakit, maka Rumah Sakit harus mempunyai kebijakan

terkait dengan penambahan atau pengurangan Obat dalam


20

Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan indikasi

penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya.

b. Perencanaan kebutuhan

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan

jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat

waktu dan efisien. Pedoman perencanaan harus

mempertimbangkan:

1) anggaran yang tersedia

2) penetapan prioritas

3) sisa persediaan

4) data pemakaian periode yang lalu

5) waktu tunggu pemesanan

6) rencana pengembangann yang terjangkau dan sesuai standar

mutu.

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif

harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan

harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:


21

1) Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.

2) Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data

Sheet (MSDS).

3) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar.

4) Masa kedaluwarsa (expired date) minimal dua tahun kecuali

untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis

Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain), atau

pada kondisi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

d. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis,

spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera

dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi fisik yang

diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus

tersimpan dengan baik.

e. Penyimpanan

Setelah barang diterima di instalasi farmasi perlu dilakukan

penyimpanan sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan

harus dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan persyaratan

kefarmasian. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan

kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi dan disusun

secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out


22

(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi

manajemen. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang

mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan

dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya

kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat

menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergency untuk kondisi

kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan

terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.

f. Pendistribusian

Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka

menyalurkan/menyerahkan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada

unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis,

jumlah, dan ketepatan waktu. Sistem distribusi di unit pelayanan

dapat dilakukan dengan cara:

1) Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)

Pendistribusian Sediaan Farmasi untuk persediaan di ruang

rawat disiapkan dan dikelola oleh instalasi farmasi. Sediaan

farmasi yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan

jumlah yang sangat dibutuhkan. Dalam kondisi sementara

dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas

jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada


23

penanggung jawab ruangan. Setiap hari dilakukan serah

terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas

farmasi dari penanggung jawab ruangan. Apoteker harus

menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan

interaksi obat pada setiap jenis obat yang disediakan di floor

stock.

2) Sistem Resep Perorangan

Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep

perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui

instalasi farmasi.

3) Sistem Unit Dosis

Pendistribusian sediaan farmasi, berdasarkan resep

perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau

ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit

dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

4) Sistem Kombinasi

Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, bagi pasien rawat

inap dengan menggunakan kombinasi sistem floor stock

dengan sistem resep perorangan atau sistem resep

perorangan dengan sistem unit dosis, atau sistem floor stock

dengan sistem unit dosis.


24

g. Pemusnahan dan Penarikan

Pemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alat kesehatan, dan

bahan medis habis pakai apabila produk tidak memenuhi

persyaratan mutu, telah kedaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk

dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu

pengetahuan, dan/atau dicabut izin edarnya. Pemusnahan dilakukan

untuk sediaan farmasi, bila:

1) produk tidak memenuhi persyaratan mutu

2) telah kedaluwarsa

3) tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan

kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau

4) dicabut izin edarnya

h. Pengendalian

Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan

penggunaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai. Pengendalian dapat dilakukan dengan melakukan evaluasi

persediaan yang jarang digunakan (slow moving), melakukan

evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan

berturut-turut (death stock), stok opname yang dilakukan secara

periodik dan berkala. Tujuan pengendalian persediaan sediaan

farmasi adalah untuk:

1) penggunaan obat sesuai dengan formularium rumah sakit

2) penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi


25

3) memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan,

kedaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan

sediaan farmasi.

i. Administrasi

Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan

untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

Aktivitas administrasi terdiri dari:

1) Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan

sediaan farmasi, yang meliputi perencanaan kebutuhan,

pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian

persediaan, pengembalian, pemusnahan dan penarikan

sediaan farmasi. Pelaporan dibuat secara periodik yang

dilakukan instalasi farmasi dalam periode waktu tertentu

(bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).

2) Administrasi Keuangan

Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka

perlu menyelenggarakan administrasi keuangan.

Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran,

pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi

keuangan, penyiapan laporan, penggunaan laporan yang

berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan kefarmasian


26

secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,

triwulanan, semesteran atau tahunan.

3) Administrasi Penghapusan.

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian

terhadap sediaan farmasi, yang tidak terpakai karena

kedaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan

cara membuat usulan penghapusan sediaan farmasi, kepada

pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.


27

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus dengan

pendekatan deskripstif komparatif. Studi kasus adalah penelitian yang

dilakukan secara intensif dan mendetail terhadap suatu kasus (Prastowo,

2014: 127). Studi kasus merupakan penelitian dengan karakteristik masalah

yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang

diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan. Pendekatan deskriptif

komparatif dilakukan dengan membandingkan praktik yang dilakukan oleh

subjek penelitian dengan standar yang digunakan oleh subjek penelitian.

Sehingga penelitian ini dilakukan dengan membandingkan praktik

pengelolaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Cakra Husada Klaten dengan standar instalasi farmasi yaitu

Permenkes No. 72 Tahun 2016.

B. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

Subjek penelitian adalah sesuatu, baik orang, benda maupun lembaga

(organisasi), yang sifat keadannya (“atribut”-nya) akan diteliti

(Kurniawan, 2014: 69). Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:


28

a. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit

b. Staf Pergudangan Obat

2. Objek Penelitian

Objek penelitian adalah sifat keadaan (“attributes”) dari benda, orang,

atau keadaan, yang menjadi pusat perhatian atau sasaran penelitian

(Kurniawan, 2014: 69). Objek penelitian dalam penelitian ini adalah

pengelolaan sediaan farmasi pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Klaten.

C. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra

Husada Jl. Merbabu No.7, Gayamprit, Kec. Klaten Sel., Kabupaten Klaten,

Jawa Tengah 57412. Penelitian ini dilaksanakan pada Maret – April 2020.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data

primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Hartono, 2017:

109).

2. Wawancara

Wawancara adalah merupakan teknik pengumpulan data yang

menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian. Pada

saat mengajukan pertanyaan, peneliti dapat berbicara berhadapan


29

langsung dengan responden atau bila hal itu tidak mungkin dilakukan,

juga bisa melalui alat komunikasi, misalnya pesawat telepon (Sanusi,

2014: 105).

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak langsung

ditujukan pada subjek penelitian, namun melalui dokumen (Agung,

2012: 66)

4. Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat daftar dimana

subjek penelitian tinggal membubuhkan tanda check (√) pada kolom

jawaban yang sesuai (Arikunto, 2010: 195).

E. Teknik Analisis Data

Untuk menjawab pertanyaan dari rumusan masalah mengenai

bagaimana hasil audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi pada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten, peneliti harus

melakukan beberapa tahap pelaksanaan audit operasional. Analisis data

dilakukan melalui tahapan pelaksanaan audit operasional sebagai berikut:

1. Melakukan Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan atau survei pendahuluan dilakukan untuk mendapat

gambaran mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab

dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan questionnaires

(Agoes, 2017: 14). Audit pendahuluan memberikan pemahaman kepada


30

auditor mengenai struktur, karakteristik, serta aktivitas operasi yang akan

diaudit. Informasi yang diperoleh auditor melalui audit pendahuluan dapat

dianalisis untuk mengidentifikasi hal-hal yang secara potensial

mengandung kelemahan pada klien yang diaudit.

Pada tahap ini, penulis melakukan observasi, wawancara, dan

dokumentasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada. Observasi

dilakukan untuk memahami proses pengelolaan sediaan farmasi secara

praktiknya. Penulis melakukan observasi selama satu minggu di bagian

gudang dan apotek serta mendokumentasikan hal penting yang relevan

dengan tujuan audit operasional. Wawancara dilakukan oleh penulis dengan

kepala instalasi farmasi dan petugas gudang sebagai narasumber utama.

Pertanyaan wawancara dibuat berdasarkan standar pengelolaan sediaan

farmasi yang dikutip dari Permenkes No. 72 Tahun 2016, UU No. 44 Tahun

2009 tentang Rumah Sakit, Permenkes No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit, Assoc. of Healthcare Internal Auditors

tentang Evaluating Hospital Pharmacy Inventory Management and

Revenue Cycle Processes, dan ICQ pengelolaan persediaan secara umum

yang dikutip dari Agoes (2017:318)

Informasi yang didapatkan dari hasil observasi, wawancara, dan

dokumentasi digunakan oleh penulis untuk membuat flowchart agar proses

pengelolaan sediaan farmasi menjadi lebih mudah untuk dipahami sehingga

potensi kelemahan dapat diidentifikasi pada tahap selanjutnya untuk

menentukan temuan sementara.


31

2. Melakukan Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, penulis melakukan review dan pengujian terhadap

pengendalian manajemen mengenai pengelolaan sediaan farmasi pada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten menggunakan

checklist berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016. Checklist diisi oleh

penulis berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi. Untuk

menjaga independensi dan objektivitas, penulis melakukan pengisian

checklist dengan mempertimbangkan dan menelaah standar yang sesuai

dengan pengelolaan sediaan farmasi.

Hasil dari pengujian atau review akan memberikan pemahaman kepada

penulis mengenai pengendalian yang berlaku di instalasi farmasi sehingga

penulis dapat lebih mudah mengetahui potensi-potensi kelemahan pada

pengelolaan sediaan farmasi.

Apabila pengendalian manajemen sesuai dengan pernyataan pada

checklist maka diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya

jika pengendalian manajemen tidak sesuai dengan pernyataan pada checklist

maka diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”.

Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist

pengendalian manajemen dilakukan dengan menggunakan rumus dan

disimpulkan mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:

𝑆𝑘𝑜𝑟 =𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑎𝑤𝑎𝑏𝑎𝑛 "𝑦𝑎"

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑡𝑎𝑛𝑦𝑎𝑎𝑛 × 100%


32

Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.

Tabel 1. Kriteria atas skor hasil persentase checklist pengendalian

manajemen

Skor Predikat

0% - 20% Sangat lemah

21% - 40% Lemah

41% - 60% Cukup

61% - 80% Kuat

81% - 100% Sangat kuat

Sumber: Riduwan (2013: 15)

Penulis menggunakan hasil dari pengujian manajemen untuk

mendukung tujuan audit sementara yang telah dirumuskan pada tahap

pertama. Tujuan audit sementara tersebut dapat menjadi tujuan audit

sesungguhnya atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara gugur

karena tidak cukup bukti yang mendukung.

3. Melakukan Audit Terinci

Audit terinci dilakukan dengan pemeriksaan terhadap transaksi

perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan kebijakan

yang telah ditetapkan manajemen. Dalam hal ini, auditor harus melakukan

observasi terhadap kegiatan dari fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan

(Agoes, 2017: 15). Pada tahap ini, penulis melakukan pengumpulan bukti

yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang dilakukan

dengan cara:

a. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan

praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas

kelemahan pengendalian atau temuan sementara.


33

Tahap ini dilakukan dengan membuat checklist untuk mencocokkan

kesesuaian antara SOP rumah sakit dengan pengelolaan sediaan

farmasi yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Analisis data

didasarkan pada pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan sebagai

standar, sehingga penulis dapat mengetahui pelaksanaan SOP yang

sesuai dan tidak sesuai. Apabila pelaksanaan kegiatan pengelolaan

sediaan farmasi sesuai dengan pernyataan pada checklist maka

diberikan centang pada kolom jawaban “Ya”, sebaliknya jika

pelaksanaan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi tidak sesuai

dengan pernyataan pada checklist maka diberikan tanda centang

pada kolom “Tidak”.

Berikut merupakan contoh tabel perbandingan SOP.

Tabel 2. Perbandingan SOP dengan Kegiatan Pengelolaan Sediaan Farmasi

Nama Perusahaan: Periode Audit:

Program yang diaudit:

No Pertanyaan YA TIDAK Keterangan

1.

2.

dst

Diaudit oleh: Catatan:

Tanggal:

Sumber: Bayangkara (2015: 49)

Penilaian persentase atas jawaban “Ya” dan “Tidak” pada checklist

perbandingan SOP dilakukan dengan menggunakan rumus dan disimpulkan

mengacu pada buku Riduwan (2013: 15), yaitu:




34

Berikut merupakan tabel kriteria atas skor hasil persentase.

Tabel 3. Kriteria atas skor hasil persentase checklist SOP

Skor Predikat Predikat Predikat

0% - 20% Sangat tidak

efisien

Sangat tidak

efektif

Sangat tidak

ekonomis

21% - 40% Tidak efisien Tidak efektif Tidak ekonomis

41% - 60% Cukup efisien Cukup efektif Cukup ekonomis

61% - 80% Efisien Efektif Ekonomis

81% - 100% Sangat efisien Sangat efektif Sangat ekonomis

Sumber: Riduwan (2013: 15)

b. Mengembangkan daftar temuan disertai dengan bukti yang relevan

dan daftar temuan yang tidak ditindaklanjuti disertai alasannya.

c. Menyusun rekomendasi untuk langkah perbaikan.

4. Melaporkan Bentuk Temuan Dalam Bentuk Laporan Audit

Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan opini

mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Laporan dibuat mirip

dengan management letter, karena berisi temuan pemeriksaan (audit

findings) mengenai penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard)

yang berlaku yang menimbulkan menimbulkan inefisiensi, inefektivitas dan

ketidakhematan (pemborosan), serta kelemahan dalam sistem pengendalian

manajemen (management control system) yang terdapat di perusahaan.

Selain itu auditor juga memberikan saran-saran perbaikan (Agoes, 2017:

15). Pada tahap ini, penulis mengkomunikasikan hasil audit termasuk

rekomendasi kepada berbagai pihak yang berkepentingan atas pengelolaan

sediaan farmasi. Penulis menyajikan temuan-temuan dalam Bahasa

operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti.


35

BAB IV

GAMBARAN UMUM DAN OBJEK PENELITIAN

A. Profil Instalasi Farmasi

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan bagian dari

Rumah Sakit Cakra Husada yang didirikan di kota Klaten, yang berawal dari

klinik praktik dokter pribadi dr. I Gusti Made Cakra, SpTHT (alm) pada

tahun 1980. Dalam pertumbuhannya klinik ini mengalami perkembangan,

baik dalam peningkatan jumlah pasien, dinamika pelayanan, sumber daya

manusia, sehingga kebutuhan akan sarana prasarana, dan sumber daya perlu

ditingkatkan.

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan instalasi di

bawah Kepala Bidang Penunjang Medis. Instalasi Farmasi dipimpin oleh

Apoteker sebagai Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi urusan

administrasi farmasi, gudang farmasi, distribusi farmasi, dan informasi obat

dan farmasi klinik. Urusan-urusan tersebut dipegang oleh Apoteker, Tenaga

Teknik Kefarmasian, dan dibantu oleh tenaga administrasi. Instalasi

Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten mempunyai tata hubungan kerja

baik internal maupun eksternal.

1. Tata Hubungan Internal

Tata hubungan tata kerja internal sebagai berikut:


36

a. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada Direktur

b. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan Kepala

Bidang Penunjang Medis

c. Kepala Instalasi Farmasi mengawasi dan mengendalikan mekanisme

kerja Apoteker dan Tenaga Teknik Kefarmasian sebagai pelaksana

teknis pelayanan kefarmasian

d. Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan unit kerja lain

di lingkungan rumah sakit

e. Koordinator urusan di Instalasi Farmasi bertanggung jawab kepada

Kepala Instalasi Farmasi

f. Koordinator urusan melakukan koordinasi dengan koordinator urusan

lain

2. Hubungan Eksternal

Kepala Instalasi Farmasi melakukan koordinasi dengan beberapa

sektor terkai di lingkungan rumah sakit dalam melaksanakan pelayanan

farmasi.


37

B. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Gambar 1: Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Sumber: Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada

Penjelasan atas struktur organisasi Instalasi Farmasi:

1. Kepala Instalasi Farmasi

Kepala Instalasi Farmasi membantu Kepala Bidang Penunjang

Medis RSCH dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi di RSCH. Kepala Instalasi Farmasi bertugas untuk melakukan

fungsi perencanaan, penggerakan dan pelaksanaan, koordinasi dan

integrasi, pengawasan, dan tugas lain dengan seizin Direktur.

2. Urusan Administrasi Farmasi

Urusan Asministrasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi

Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi RSCH. Urusan Administrasi Farmasi RSCH bertugas untuk

melakukan perencanaan kebutuhan, mendata stok, mencatat obat

Endri Sulistyorini, S.si., Apt

Instalasi Farmasi

Urusan Administrasi

Farmasi

Urusan Gudang

Farmasi

Urusan Distribusi

Farmasi

Urusan Informasi

Farmasi

Kepala – Kepala Seksi

Sub Bagian Terkait


38

expired, melakukan tertib administrasi dokumen, dan melaksanakan

tertib administrasi surat menyurat.

3. Urusan Gudang Farmasi

Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi

dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi

RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan

kebutuhan, merekap stok obat habis, mengawasi da mengontrol

permintaan perbekalan farmasi, menyalurkan perbekalan farmasi,

bertanggung jawab atas tertib administrasi, dan membuat pelaporan

berkala kepada Kepala Instalasi Farmasi.

4. Urusan Distribusi Farmasi

Urusan Gudang Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi Farmasi

dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan farmasi

RSCH. Urusan Gudang Farmasi RSCH bertugas merencanakan

kebutuhan obat berdasarkan resep, merencanakan permintaan perbekalan

farmasi, dan membuat pelaporan bulanan.

5. Urusan Informasi Farmasi

Urusan Informasi Farmasi RSCH membantu Kepala Instalasi

Farmasi dalam menyelenggarakan pengelolaan kegiatan pelayanan

farmasi RSCH. Urusan Informasi Farmasi RSCH bertugas melakukan

pengawasan, analisa, dan evaluasi secara berkala terhadap prosedur tetap

pengelolaan perbekalan farmasi dan pelayanan kefarmasian.


39

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Melakukan Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan dilakukan untuk melakukan pemahaman awal

atas segala informasi yang berkaitan dengan Instalasi Farmasi RSCH.

Program Kerja Audit Pendahuluan dapat dilihat pada tabel 10. No. KKA 1

A. Auditor membagi tahapan audit pendahuluan menjadi empat langkah,

yaitu:

1. Pemahaman Auditor terhadap Objek Audit

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada merupakan unit penunjang

medis yang bertugas untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada

pasien. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

adalah pengelolaan sediaan farmasi. Instalasi Farmasi RSCH membagi

pengelolaan sediaan farmasi menjadi Sembilan proses, yaitu:

a. Pemilihan

Proses pemilihan sediaan farmasi di RSCH dilakukan dengan

penyusunan formularium yang terdiri dari dua macam yaitu umum

dan BPJS. Formularium adalah daftar obat yang disusun dan disetujui

oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Tahap penyusunan formularium

RSCH diawali dengan penyebaran angket usulan kepada dokter.

Pengajuan dari dokter akan diproses dan dipilih sesuai dengan


40

standarisasi formularium nasional. Salah satu faktor pertimbangan

terpenting adalah pola penyakit, dan yang sering ditemui di RSCH

adalah pasien mata, diabetes, hipertensi, dan febris. Selain itu, dalam

penyusunan formularium RSCH mengutamakan penggunaan obat

generic, dan hanya akan menggunakan obat merk jika obat generic

tidak tersedia sama sekali. Sedangkan untuk formularium BPJS,

RSCH hanya mengikuti aturan dari pemerintah. RSCH melakukan

revisi formularium setiap dua tahun dan evaluasi setiap tahunnya

untuk menyisipkan tambahan obat yang sering diresepkan.

b. Perencanaan Kebutuhan

Proses perencanaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dan kepala farmasi. Perencanaan dilakukan setiap dua minggu

berdasarkan buku defecta yang berisi limit stok sediaan farmasi dan

dilakukan dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia atas

persetujuan direktur dan bagian keuangan.

c. Pengadaan

Proses pengadaan RSCH dilakukan oleh petugas gudang. Petugas

gudang akan menghubungi PBF atas perencanaan yang sebelumnya

telah disetujui oleh direktur. RSCH bekerja sama dengan sekitar lima

puluhan PBF. Kriteria yang ditetapkan RSCH untuk PBF adalah

kualitas obat dan alat kesehatan, harga terjangkau, serta tidak pernah

mendapatkan keluhan dari para pengguna. Selain dari PBF,

pengadaan juga dapat berupa hibah dari pemerintah berupa obat TB


41

dan vaksin serta donasi dari PBF yaitu berapa produk obat baru.

Namun, hingga saat ini RSCH belum pernah melakukan produksi

sediaan farmasi sendiri sehingga pengadaan hanya sebatas dari PBF,

hibah, dan donasi.

d. Penerimaan

Proses penerimaan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dari petugas medrep. Petugas gudang akan menerima faktur

dan mengecek setiap sediaan farmasi yang diterima yaitu jumlah,

harga, dan waktu kedaluwarsa obat. Jika terjadi kesalahan atas sediaan

farmasi yang diterima, petugas gudang berkewajiban menghubungi

pihak PBF untuk melakukan konfirmasi sesegera mungkin. Proses

penerimaan dilakukan sampai dengan input ke dalam sistem komputer

dan penyimpanan dokumen keuangan terkait penerimaan.

e. Penyimpanan

Proses penyimpanan sediaan farmasi RSCH diawasi oleh petugas

gudang. Penyimpanan sediaan farmasi diletakkan sesuai dengan

pabriknya dan dipisahkan antara merk dan generic. Penyusunannya

dilakukan menurut jenis yaitu tablet, injeksi, dan sirup. Untuk sediaan

farmasi yang mengandung bahan kimia disimpan di tempat yang

terpisah dengan pemberian label tertentu dan untuk obat yang

membutuhkan suhu rendah seperti vaksin serta suppositoria

diletakkan di lemari pendingin dengan suhu yang diawasi. Sedangkan

penyimpanan sediaan farmasi yang berada di bangsal, diawasi oleh


42

kepala ruang yang sudah berkoordinasi dengan pihak instalasi

farmasi.

f. Pendistribusian

Pendistribusian sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

instalasi farmasi yang terdiri dari apoteker dan asisten apoteker.

Sistem distribusi sediaan farmasi RSCH terdiri dari floor stock, resep

perorangan, dan sistem UDD. Sediaan farmasi yang termasuk ke

dalam floor stock adalah infus dan BMHP (Bahan Medis Habis Pakai)

yang disediakan di bangsal-bangsal untuk keperluan pasien rawat

inap, UGD, dan ICU. Sistem resep perorangan dilakukan oleh petugas

instalasi farmasi dengan resep yang diberikan oleh dokter. Sistem

UDD dilakukan untuk rawat inap kecuali untuk klinik mata dan

kebidanan. Pada setiap sistem sediaan farmasi, petugas farmasi wajib

memperhatikan metode sediaan yang digunakan yaitu FEFO dalam

melakukan ditribusi sediaan farmasi kepada pasien. Obat dengan

kedaluwarsa yang lebih dekat akan didahulukan pengeluarannya dan

didistribusikan kepada pasien.

g. Penarikan dan Pemusnahan

Pemusnahan sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas gudang

untuk obat yang sudah melewati batas tanggal kedaluwarsa.

Pemusnahan dilakukan setiap stok obat yang kedaluwarsa terlihat

menumpuk dan dilakukan dengan cara menghancurkan obat

kemudian dilarutkan dengan air. Sedangkan, penarikan sediaan


43

farmasi dilakukan oleh pihak PBF dengan alasan tertentu seperti

kandungan zat yang tidak sesuai pada obat yang diproduksi. Sebagai

contohnya adalah penarikan obat enziplex karena mengandung lemak

babi.

h. Pengendalian

Pengendalian sediaan farmasi RSCH dilakukan dengan melakukan

stock opname setiap enam bulan sekali. Stock opname dilakukan

dengan memeriksa stok obat yang tertulis di sistem komputer dan

membandingkannya dengan perhitungan sediaan farmasi secara riil di

gudang, instalasi farmasi, serta bangsal-bangsal yang menggunakan

sistem floor stock. Stock opname dilakukan oleh kepala farmasi,

petugas gudang, dan petugas instalasi farmasi. Sediaan farmasi untuk

floor stock akan diperiksa oleh petugas farmasi yang telah ditunjuk

sebagai penanggung jawab. Pada saat dilakukan stock opname,

pelayanan tetap dilakukan dengan pencatatan manual sehingga

pemberkasan farmasi ditunda sampai dengan selesainya perhitungan

riil.

i. Administrasi

Proses administrasi sediaan farmasi RSCH dilakukan oleh petugas

gudang dan kepala farmasi. Pencatatan dan pelaporan dilakukan atas

seluruh kegiatan yang dilakukan instalasi farmasi yaitu mulai dari

perencanaan hingga pemusnahan. Pelaporan atas kinerja dan sediaan


44

farmasi dilakukan setiap sebulan sekali dan ditujukan kepada direktur

rumah sakit.

Berikut merupakan flowchart pengelolaan sediaan farmasi oleh

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.


45


46

Gambar 2: Flowchart Pengelolaan Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Cakra Husada


47

2. Penentuan Tujuan Audit

Setelah melakukan pengamatan awal terhadap kegiatan yang dikelola

oleh objek audit, penulis menetapkan tujuan awal yaitu alasan mengapa

audit harus dilakukan pada Instalasi Farmasi RSCH. Berdasarkan hasil

pengamatan awal dan wawancara, penulis memperoleh informasi atas

potensi kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Oleh karena itu,

penulis memutuskan untuk melakukan audit operasional atas

pengelolaan sediaan farmasi dalam rangka menilai efisiensi, efektivitas,

dan ekonomisasi sehingga dapat dilakukan langkah perbaikan untuk

kedepannya.

3. Penentuan Ruang Lingkup dan Sasaran Audit

Ruang lingkup audit merupakan luas area kegiatan yang akan diaudit

oleh auditor. Ruang lingkup audit ditentukan berdasarkan tujuan awal

yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sesuai dengan tujuan awal di atas

ruang lingkup audit operasional yang dilakukan di Instalasi Farmasi

RSCH adalah seluruh pengelolaan sediaan farmasi yaitu mencakup

proses perencanaan, pemilihan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

pendistribusian, pengendalian, dan administrasi.

4. Pengembangan Kriteria Awal dalam Audit

Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap

individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam

perusahaan (Bayangkara, 2015:30). Penulis menggunakan checklist

pengelolaan sediaan farmasi yang dibuat berdasarkan Permenkes No. 72


48

Tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian yang menyangkut

pengelolaan sediaan farmasi.

B. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, auditor menggunakan checklist pengendalian

manajemen sediaan farmasi berdasarkan Permenkes No. 72 Tahun 2016.

Penggunaan checklist bertujuan untuk menilai apakah pengendalian

manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi telah berjalan dengan baik

dan sesuai sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan yang efektif,

efisien, dan ekonomis. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem

Pengendalian Manajemen dapat dilihat di Tabel 13. No. KKA 1 B.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan

kepala instalasi farmasi, petugas gudang, dan unit terkait, diperoleh hasil

jawaban “Ya” sebanyak 35 dan jawaban “Tidak” sebanyak 5 atas 40

pertanyaan. Sehingga diperoleh persentase 87,5% dengan perhitungan

berikut:



= ( 35

40 × 100%)

= 87,5%

Persentase 87,5% termasuk ke dalam kriteria sangat kuat (81% -

100%). Berdasarkan persentase tersebut, dapat disimpulkan bahwa

pengendalian manajemen yang dilakukan oleh instalasi farmasi tergolong


49

sangat kuat sehingga dapat mendukung pengelolaan sediaan farmasi secara

efisien, efektif, dan ekonomis.

Hasil jawaban “Tidak”, kemudian digunakan sebagai temuan

sementara yang akan ditindaklanjuti pada tahap selanjutnya, yaitu:

1. Pemilihan

Perencanaan kebutuhan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi

Farmasi RSCH sering mengalami kekosongan obat tertentu. Temuan ini

didapatkan dari hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada

tabel 14 bagian pemilihan.

2. Pengadaan Sediaan Farmasi

Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

menunjukkan bahwa tidak dilakukannya proses produksi. Temuan ini

ditunjukkan pada tabel 14 bagian pengadaan.

3. Penyimpanan Sediaan Farmasi

Penyimpanan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa area gudang tidak dipisahkan dengan bagian

instalasi farmasi yang digunakan untuk melayani pasien atau yang sering

disebut dengan apotek. Temuan ini didapatkan dari hasil observasi yang

dilakukan oleh penulis dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14

bagian penyimpanan.


50

4. Pendistribusian Sediaan Farmasi

Pendistribusian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa petugas distribusi tidak melakukan

pendistribusian di rawat inap untuk periode April dan seterusnya sampai

periode yang tidak ditentukan. Temuan ini didapatkan dari hasil

wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian

pendistribusian.

5. Pengendalian Sediaan Farmasi

Pengendalian sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi

RSCH menunjukkan bahwa sediaan farmasi yang termasuk slow moving

dan death stock tidak dilakukan pemisahan. Temuan ini didapatkan dari

hasil wawancara dan didukung dengan pernyataan pada tabel 14 bagian

pengendalian.

Selain temuan sementara yang didapatkan dari checklist tersebut,

penulis mendapatkan temuan sementara lain, yaitu:

1. Pengadaan Sediaan Farmasi

Pengadaan sediaan farmasi yang dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSCH

menunjukkan bahwa tidak ada pemisahan tugas antara petugas gudang

dengan petugas administrasi. Temuan ini didapatkan dari struktur

organisasi instalasi farmasi yang menyatakan bahwa urusan administrasi

farmasi berbeda dengan urusan gudang farmasi.


51

2. Pengendalian Sediaan Farmasi

Stok sediaan farmasi yang tertulis di Sistem Informasi berbeda dengan

stok riil. Temuan ini didapatkan dari hasil wawancara

C. Audit Terinci

Audit terinci atau pengujian terinci adalah tahap yang dilakukan

untuk memperoleh bukti yang cukup atas temuan sementara yang

didapatkan pada tahap sebelumnya untuk menindaklanjuti jawaban “Ya”

dan “Tidak” pada checklist. Program Kerja Audit Lanjutan dapat dilihat di

Tabel 15. No. KKA 1 C. Audit terinci dilakukan dengan melakukan

beberapa tahap, yaitu:

1. Membandingkan SOP yang telah ditetapkan instalasi farmasi dengan

praktik yang sebenarnya dilakukan untuk memperoleh bukti atas

kelemahan pengendalian atau temuan sementara.

a. Pemilihan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pemilihan menunjukkan

jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP menunjukkan bahwa

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pemilihan sesuai dengan

SOP.


52

Tabel di bawah ini merupakan tabel perbandingan SOP.

Tabel 4. Perbandingan SOP dengan kegiatan pemilihan sediaan farmasi

Nama Perusahaan: Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Cakra Husada Klaten

Periode Audit: Maret-April

2020

Program yang Diaudit: Pemilihan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/01]

No Pernyataan YA TIDAK Keterangan

Ekonomisasi

1. Panitia Farmasi dan terapi membuat

edaran/angket tentang usulan evaluasi

formularium yang berlaku.

√

2. Panitia Farmasi melakukan pemilihan

berdasarkan pelayanan dengan harga

yang terjangkau.

√

prioritas obat

generic

Efisiensi

3. Panitia Farmasi dan Terapi

melakukan rapat membahas

formularium.

√

4. Panitia Farmasi dan terapi menyusun

program penyusunan/revisi

formularium.

√

2 tahun sekali

Efektivitas

5. Formularium selanjutnya disyahkan

dengan SK Direktur RSCH. √

6. Formularium disosialisasikan kepada

seluruh dokter di RSCH dan unit

terkait.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak

Tanggal: 8 April 2020 6 0 -

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi membuat

edaran usulan yang difokuskan untuk obat dengan harga yang

terjangkau. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena Panitia Farmasi


53

melakukan pemilihan obat dengan mempertimbangkan biaya

yang seminimal mungkin.

2) Efisiensi

Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena penyusunan formularium

merupakan sebuah proses yang diharapkan dapat berguna agar

pengelolaan obat dapat optimal sehingga mendukung pelayanan

yang maksimal kepada pasien.

3) Efektivitas

Poin 5 termasuk efektivitas karena Direktur melakukan

persetujuan formularium dengan mempertimbangkan

keselamatan pasien yang merupakan tujuan dari instalasi farmasi.

Poin 6 termasuk efektivitas karena sosialisasi ditujukan kepada

dokter dan unit terkait guna mengurangi risiko kesalahan obat

sehingga tujuan pelayanan kepada pasien tercapai.

b. Perencanaan Kebutuhan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP perencanaan kebutuhan

menunjukkan jawaban “Ya” pada setiap pernyataan. Hasil SOP

menunjukkan bahwa instalasi farmasi telah melaksanakan praktik

perencanaan kebutuhan sesuai dengan SOP.


54


Tabel 5. Perbandingan SOP yang ditetapkan dengan kegiatan perencanaan

kebutuhan sediaan farmasi



Periode Audit: Maret-April 2020

Program yang Diaudit: Perencanaan Kebutuhan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/03]


Ekonomisasi

1. Urusan distribusi farmasi

mengajukan daftar permintaan

kebutuhan setiap hari kepada logistik

farmasi, permintaan berdasarkan

pengeluaran resep.

√

2. Perencanaan kebutuhan berdasarkan

kasus penyakit yang ada dan stok

yang menipis di logistik farmasi.

√

Efisiensi

3. Perencanaan kebutuhan dilakukan

dengan metode dasar perencanaan. √

berdasarkan

anggaran

4. Perencanaan pengadaan dilakukan

dengan jaminan terpenuhinya

kriteria tepat jenis, tepat jumlah,

tepat waktu dan efisien.

√

Efektivitas

1. Untuk barang fast moving

perencanaan pengadaan dapat

ditingkatkan sampai dengan

maksimum kebutuhan dua minggu.

√

2. Untuk barang slow moving

pengadaan dilakukan just in time

(stok minimal, segera dilakukan

order).

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak



55

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 termasuk ekonomisasi karena urusan distribusi farmasi

mengajukan permintaan untuk order berdasarkan pengeluaran

resep dan obat yang sering digunakan, sehingga instalasi farmasi

tidak melakukan order atas sediaan yang jarang dikeluarkan guna

menghemat biaya. Poin 2 termasuk ekonomisasi karena tujuan

perencanaan kebutuhan berdasarkan pola penyakit adalah untuk

mencegah instalasi farmasi melakukan order atas obat yang tidak

dibutuhkan oleh pasien.

2) Efisiensi

Poin 3 dan 4 termasuk efisiensi karena metode perencanaan

dimaksudkan agar proses pengadaan yang nantinya akan

dilakukan dapat berjalan lancar dan tepat waktu tanpa adanya

keterlambatan (habis stok) sehingga pendistribusian tidak

tertunda.

3) Efektivitas

Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena berkaitan dengan

ketersediaan obat untuk tujuan pelayanan dan keselamatan

pasien.

c. Pengadaan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP pengadaan menunjukkan



56

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik pengadaan sesuai dengan

SOP.


Tabel 6. Perbandingan SOP dengan kegiatan pengadaan sediaan farmasi




Program yang Diaudit: Pengadaan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/04]


Ekonomisasi

1. Petugas gudang farmasi melakukan

kontrol stok perbekalan farmasi yang

menipis dan ditulis dalam buku

defecta.

√

2. Kepala Instalasi Farmasi melakukan

kroscek di buku surat pesanan. √

Efisiensi

3. Petugas pengadaan menulis di buku

surat pesanan (rangkap 2). √

4. Pengadaan bisa juga dilakukan

melalui telepon jika kebutuhan obat

menipis dan pihak distributor belum

bisa datang mengambil surat

pesanan.

√

Efektivitas

5. Kepala Instalasi Farmasi melakukan

order perbekalan farmasi dengan

menyerahkan lembar cetakan asli ke

pihak distributor farmasi, copy ke-1

untuk arsip gudang farmasi.

√

6. Surat pesanan ditandatangani oleh

Kepala Instalasi Farmasi dan

stampel Instalasi Farmasi.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tidak



57

Keterangan:

1) Ekonomisasi

Poin 1 dan 2 termasuk ekonomisasi karena kontrol dilakukan

untuk memeriksa apakah sediaan kosong secara riil sesuai dengan

yang tertulis di buku defecta sehingga order hanya dilakukan

untuk sediaan kosong guna penyesuaian dengan anggaran yang

telah ditentukan.

2) Efisiensi

Poin 3 termasuk efisiensi karena penulisan buku defecta

bertujuan untuk meminimalisir kesalahan atas order yang

dilakukan sehingga tidak menghambat pelayanan. Poin 4

termasuk efisiensi karena proses pengadaan dapat dilakukan

dengan cara apapun yang dianggap cepat tanpa menghambat

pelayanan.

3) Efektivitas

Poin 5 dan 6 termasuk efektivitas karena pemberian tanda tangan

merupakan bukti kepala instalasi farmasi telah melakukan

pengecekan sehingga tidak terjadi kemungkinan kesalahan order

yang dapat menghambat pelayanan kepada pasien.

d. Penerimaan

Jawaban atas checklist perbandingan SOP penerimaan menunjukkan



58

instalasi farmasi telah melaksanakan praktik penerimaan sesuai

dengan SOP.


Tabel 7. Perbandingan SOP dengan kegiatan penerimaan sediaan farmasi




Program yang Diaudit: Penerimaan Sediaan Farmasi

[03/Far/XII/2018/07]


Ekonomisasi

1. Petugas gudang farmasi menerima

perbekalan farmasi dari supplier. √

Efisiensi

2. Petugas gudang farmasi

memasukkan barang ke dalam

gudang dan mencatat dalam stok

gudang.

√

3. Petugas administrasi menginput

perbekalan farmasi sesuai faktur

dalam komputer.

√

Efektivitas

4. Petugas gudang farmasi meneliti

perbekalan farmasi baik kualitatif

(kondisi fisik, tanggal kedaluwarsa,

dan suhu untuk obat-obat yang

disimpan pada suhu dingin) maupun

kuantitatif sesuai faktur.

√

Diaudit oleh:

Decha

Jawaban Catatan

Ya Tida

audit operasional atas pengelolaan sediaan farmasi...

Documents