atelier rpist 23 juin 2009rpist – vandoeuvre-les-nancy1 outils pour loptimisation des acquisitions...

23 juin 2009 RPIST – Vandoeuvre-Les-Nancy 1

ATELIER RPIST

Outils pour l’optimisation

des acquisitions

Chantal Chrétien Responsable du service Suivi des fonds Documentaires

Magali Colin Chef de Projet « Statistiques d’utilisation »

Sophie Petitjean Responsable du service Négociations Portails

23 Juin 2009


ATELIER RPIST

Aide à la décision pour les acquisitions papier

FONDS INIST

Méthodologie d’aide à la décision pour la sélection des titres

à chaque campagne


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FONDS INIST - CNRS

Répartition par domaine du fonds documentaire des périodiques

14%

3%

7%

24%

5%2%

14%

28%

3%

Biologie

Chimie

Mathématiques - Physique

Médecine - Pharmacie

Psychologie

Sciences de l'information

Sciences de l'ingénieur

SHS

Terre - Océan - Espace


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OBJECTIFS

Proposer une méthode d’aide à la décision pour la détermination du fonds de l’INIST :

- Tenir compte des spécificités et des contraintes propres à ces départements- Obtenir une méthode utilisable à chaque campagne- Pouvoir évoluer vers une automatisation

Proposer des scénarii d’abonnements en fonction des évolutions du taux de change, des tarifs éditeur


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Elaboration de la méthode

• Détermination des domaines à traiter :Macro-domaines INISTLe premier macro-domaine détermine le

domaine scientifique

• Paramètres à prendre :- 3 paramètres quantitatifs (Prix Editeur, Coût,

Facteur d’impact)- 3 paramètres qualitatifs (Localisation (dans

les bibliothèques de recours), Répartition géographique (Pays d’édition), Analysé/Non analysé)

• Choix d’une méthode statistique :La méthode du Box Plot ou boîte à moustaches


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La boite à moustaches : exempleBOX PLOT Chimie organique Dermatologie LinguistiquePremier quartile (Q25) 0,711 0,83425 0,333Valeur adjacente inférieure 0,323 0,249 0,045Médiane 1,269 1,2065 0,486Moyenne 1,9 1,5 0,7Valeur adjacente supérieure 3,375 2,971 1,026Troisième quartile (Q75) 2,641 1,866 0,68

FI 2003

FI 2003 des dom aines

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

Chimie organique Dermatologie Linguistique

Fac

teur

d'im

pact

200

3

Premier quartile (Q25) Valeur adjacente inférieure Médiane Moyenne Valeur adjacente supérieure Troisième quartile (Q75)


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Paramètres de la méthode

Prix Editeur « individuel » Coût = 9xFDP – Prix Editeur « individuel »

coût ≥ Q75 = « 1 » ; Q25 ≤ coût < Q75 = « 0 » ; coût < Q25 = « -1 »

Localisation (dans les bibliothèques de recours) : Sans localisation = « 1 » ; Etranger = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP supérieure à Q75 = « 1 » ; SUDOC ayant une FDP comprise entre Q25 et Q75 = « 0 » ; SUDOC ayant une FDP inférieure à Q25 = « -1 »

Facteur d’impact : titres sans facteur d’impact = « -1 » Répartition géographique : Europe = « 0,65 » ; Amérique = « 0,3 » ; Asie = « 0,04 » ; Afrique/Océanie = « 0,01 » Analysé/Non analysé : ANA = « 0,5 » ; NAN/Sans = « -0,5 »


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Détermination du point de référence : le périodique idéalGratuitCoût le plus élevé Sans localisationPlus fort FI du domaineEuropéenAnalysé

=> Titre idéal : Vidéal = (0;1;1;1;1;1/2)

Détermination de la distance entre chaque titre et le titre idéal

d = √(p2+(fi-1/2)2+(fdp-1/2)2+(geo-1/2)2+(ana-1/2)2)

Statistique sur les distancesBox Plot des distancesDistance « limite » : Q75 (début de la moustache supérieure)


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Production de statistiques locales


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Des indicateurs pour les consultations des portails

Les portails Biblio


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Statistiques d’Usage

1. Connaître l'utilisation des ressources

2. Optimiser les acquisitions

Existant

Les statistiques éditeurs

• Récupération mensuelle des chiffres éditeurs (sur leur site via une identification)

Projet

Les statistiques locales

• Données riches et homogènes• Pour tous les éditeurs• Rapidité de mise à disposition• Liens avec les laboratoires utilisateurs

Objectifs


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Fichiers dejournalisation

= LOG

Identification communauté CNRS

Portail BiblioXXXXUtilisateurs

Plateforme éditeurPlateforme éditeur

Plateforme éditeurPlateforme éditeur

Identification INIST

Accès au portail BiblioXXX


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Informations exploitables

Fichiers journaux

• Une ligne pour chaque transaction entre un navigateur

(utilisateur) et le serveur (plateforme éditeur)

AMontsouris-156-1-97-191.w83-202.abo.wanadoo.fr - SDVIFR89 [02/Oct/2007:00:11:13 +0100] "GET http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf HTTP/1.1" 200 289654

Nom de m achine Login utilisateur

http://www.sciencemag.org:80/cgi/reprint/317/5844/1534.pdf

Taille de la requêteCode réponse

S ite plateform e éditeur

URL

Date

Transaction demandée


ATELIER RPIST

Choix

Un archivages des fichiers journaux

Une base de données pour stocker et centraliser les

informations (consultations, utilisateurs, catalogue)

Des procédures d'alimentation de la base de données

Un accès direct à la base de données pour les statisticiens

• Accès ODBC

• Interface d'accès web


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Logs

FichiersExcel

ERM

Identifiant :IDrevrec

ouIDlabo

Labintel

Tarifs

Macrodomaines

Revues

Langues

AyantsDroit

Unité

Adresse

Section

DR

D.Sci.

NbChercheurs

Titre

Editeur

ISSN

TypeBiblio

Datepublication

Plateforme

Datecollection

Schéma d’alimentation


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• Identification des utilisateurs• Transactions datées• Traitements particuliers• Résultats vérifiés• Détection des anomalies

Spécificité des statistiques locales


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Champs d’application

• Revues payantes des portails• PDF et HTML• Hors consultations du personnel de l’INIST• Montant des abonnements• Coût des consultations


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Contraintes et limites

• Pas de millésime• Certains éditeurs non reconnus• Pas de statistiques sur l’utilisateur final


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Quelques chiffres – BiblioVie et BiblioSHS

295 490 Titres

En 2007, 80% des consultations

proviennent de :

12 16 Domaines scientifiques

144 92 Laboratoires

8% 10% des titres disponibles

10% 13% des domaines disponibles

28% 24% des laboratoires ayant droits


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Perspectives

En cours• Tableaux de bord : BiblioVie 2008, BiblioSHS 2008

• Evolution de Bibliovie et BiblioSHS 2007/2008

• Création d’une interface d’automatisation du chargement des tables externes

• Intégration des statistiques éditeurs dans la base de données

Perspectives• Etude des autres portails (ST2I, INSERM, Planets…)• Etudes des consultations des bases de données• Amélioration de la base de données portail_stat• Réalisation de tableaux de bord interactifs avec de nouveaux outils de

modélisation des données.• Automatisation du chargement des statistiques éditeurs


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Optimiser l’efficacité des négociations avec les éditeurs

Portails du CNRS

Optimiser l’efficacité des négociations

avec les éditeurs


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Quelques repères

- INIST est négociateur pour le CNRS depuis 2004

- Moyenne annuelle de 9 500 000 € d’acquisition de ressources électroniques pour les 6 portails thématiques(7 000 000 € Négociations nationales et 2 500 000 € Négociations thématiques)

- 50 % du montant des acquisitions pour les portails BiblioVie et BiblioSHS


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Une conduite à tenir…

- Nécessité de justifier auprès de notre tutelle d’une utilisation optimale du budget alloué - Anticiper les baisses de budget (-30% pour 2009) dans le contexte actuel de crise économique

…face à certaines limites imposées par les éditeurs

- Augmentation tarifaire annuelle des éditeurs- Modèles tarifaires très différents d’un éditeur à l’autre


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6 axes d’optimisation identifiés :- Planifier le processus d’acquisition de ressources et agir sur le calendrier- Réguler les flux des ressources sur les portails - Identifier des sous-communautés d’ayants droit pour mieux négocier- Capitaliser la relation avec l’éditeur

En fonction des objectifs définis, - Modéliser nos critères d’acquisition- Mettre en place d’un tableau de bord


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Cadre pratique : les portails BiblioVie et BiblioSHS

- 1 800 000 € de budget annuel pour acquisitions thématiques

- 17 000 Ayants droit

- Consultations : 1,2 M Bibliovie et 245 000 BiblioSHS


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Premiers résultats : Calendrier : Courrier aux éditeurs-> Annonce d’un gel de tarifs pour 2010 annoncés par 10 éditeurs-> Amorce de la discussion dès le mois de mai pour les renouvellements

Réflexion sur les critères d’acquisition pour, peut-être, aller vers une modélisation

Préparation d’une communication dès septembre sur les titres repérés comme faiblement utilisés


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Ayants droit : Communauté Economie / Portail BiblioSHS

-> 49 Unités, soit 1901 chercheurs CNRS et non CNRS-> 585 titres -> 6 éditeurs-> 124 000 € (dont 92 800 € pour 257 Titres Elsevier et Springer)

31 200 € sur 245 000 € d’acquisitions thématiques BiblioSHS

Accès donnés à près de 10 000 ayants droitDifficulté d’isoler ces titres au sein des packages vendus

par les éditeurs


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Magali Colin [email protected]

Sophie Petitjean [email protected]

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