aspectos introdutorios da representacao de informacao arquivistica a norma brasileira de descricao...

Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007

www.pontodeacesso.ici.ufba.br

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ASPECTOS INTRODUTRIOS DA REPRESENTAO DE INFORMAO ARQUIVSTICA: A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA (NOBRADE), A DESCRIO ARQUIVSTICA CODIFICADA (EAD-DTD) E O

PROJETO ARCHIVES HUB 1

Ricardo Sodr Andrade2 [email protected].

Resumo Aspectos introdutrios relacionados com a representao de informao arquivstica, utilizando a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e o formato de metadados Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD), ambos denominados componentes do ambiente web de representao de informao. Aps uma anlise do histrico de cada um dos componentes, h indicaes introdutrias, no esgotadas, para uso dessas. Uma tabela de equivalncia apresentada para relacionar os dois componentes na representao da mesma informao descritiva. O projeto britnico Archives Hub constitui um caso de aplicao de uma norma de descrio arquivstica compatvel com a Nobrade, a Norma Internacional Geral de Descrio Arquivstica, e a EAD-DTD, acredita-se que esse projeto seja um indicativo do potencial do uso desses componentes. Tal plataforma tecnolgica para disseminao de informaes descritivas de acervos arquivsticos pode ser utilizada para qualificao dos meios de acesso aos acervos e numa possvel criao de redes de arquivos, observando os critrios de acesso remoto, interoperabilidade e preservao digital. Palavras-chave: Recuperao da informao; Representao de informao arquivstica; Norma Brasileira de Descrio Arquivstica; Descrio Arquivstica Codificada.

INTRODUCTORY ASPECTS OF THE ARCHIVAL INFORMATION REPRESENTATION: THE BRAZILIAN STANDARD FOR ARCHIVAL

DESCRIPTION (NOBRADE), THE ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION (EAD - DTD) AND THE ARCHIVES HUB PROJECT

Abstract Introductory aspects about archival information representation, using the Brazilian Standard for Archival Description (Nobrade) and the metadata format Encoded Archival Description (EAD-DTD), both called component of the information representation web environment are presented. After an analysis of the components, there are introductory indications, not depleted, for use of them. An equivalence table is presented to compare Nobrade and EAD-DTD. The British project Archives Hub is presented as a real case use of both a Nobrade-compatible standard, the International Standard for Archival Description (General), and the EAD-DTD. That project is taken as a potential indicative to the use of those components. This technological platform for descriptive archival information can be used to qualify techniques of archives access. It is also possibly useful to create archives nets, under remote access, interoperability and digital preservation criteria. Keyword Information representation; Archival information representation; Brazilian Standard Archival Description; Encoded Archival Description; Archives Hub.

1 Trabalho apresentado como trabalho de concluso de curso por Ricardo Sodr Andrade, para obteo do grau

de Bacharel em Arquivologia, no Instituto de Cincia da Informao/UFBA. 2 Assessor de Tecnologia do Arquivo Pblico da Bahia (Fundao Pedro Calmon). Graduado em Arquivologia pelo Instituto de Cincia da Informao da UFBA. Editor do Portal do Arquivista (http://www.arquivista.net). Web: http://www.feudo.org.



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1 Introduo

A representao da informao, enquanto processo, uma atividade de extrema

importncia para os sistemas de informao arquivsticos.

Aes tradicionais de representao da informao arquivstica se mostram

insuficientes no contexto digital. Criar e manter uma representao digital de informao

arquivstica requer o entendimento e aplicao de normas de descrio e formatos de

codificao.

Esse trabalho apresenta a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e o

formato Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) como ferramentas ideais para que as

instituies arquivsticas disponibilizem na Internet as informaes descritivas relativas aos

seus acervos.

So apresentadas as reas e elementos descritivos propostos pela Nobrade, assim como

as etiquetas correspondentes, existentes no formato EAD-DTD, que explicado, brevemente,

quanto sua estrutura e formas de uso.

Argumentos so apresentados para reforar a afirmao de que as instituies

precisam participar de esforos colaborativos de mbito tcnico, criando uma inteligncia de

grupo para o tratamento dos documentos e informaes neles registradas.

Considera ainda que a Nobrade e a EAD-DTD podem auxiliar na consolidao de

redes de arquivos, possibilitando a implantao de uma base tecnolgica de apoio rede, at

mesmo materializando-a. Para isso, fez-se uma apresentao do projeto britnico denominado

Archives Hub, que disponibiliza, em um nico mecanismo de busca, cerca de 20.000

instrumentos de pesquisa normalizados com a ISAD(g) e codificados com a EAD-DTD. A

Nobrade um desdobramento brasileiro da norma de descrio internacional, a ISAD(g).

Espera-se que redes de arquivos estaduais e nacionais se baseiem em normas e

formatos como os propostos, para sua efetiva consolidao, ultrapassando os aspectos

unicamente tcnicos das aes colaborativas, para passar a oferecer servios sociedade,

baseados nessas aes de colaborao.

2 Acesso e representao da informao arquivstica

A informao a matria que diversas instituies tomam como seu principal motivo

de existir, o objeto das aes que desenvolvem. Entre essas instituies esto as

arquivsticas, que presenciam uma revoluo tecnolgica que questiona as prticas

tradicionais, na medida em que proporciona novas possibilidades e provoca alteraes nas

anteriormente existentes.



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Os profissionais da informao tambm so desafiados durante e depois da sua

formao. Mudanas de posturas e at mesmo novos posicionamentos crticos acabam por se

mostrar inevitveis. Essa situao no deve ser percebida como um fenmeno belicoso, antes,

um potencial de integrao e avano qualitativo. H que se considerar que a formao desses

profissionais atualmente passa por transformaes, os cenrios apontam conhecimentos que se

mostram fundamentais para a atuao do indivduo na arena profissional e para o tratamento

de informao em novos suportes e contextos.

Podemos perceber a tecnologia da informao no apenas como ferramenta, mas como

um agente que, ora condicionado, ora condicionador dos rumos da sociedade.

esclarecedor quando analisamos as mudanas ocorridas nas relaes de trabalho, de convvio

e de outros vrios aspectos. Por outro lado, assim como a tecnologia acompanha as

necessidades do homem, tambm podemos considerar que o homem pode pensar e agir de

acordo com suas disponibilidades materiais (SANTOS, 2004).

Talvez no fato de a sociedade ainda no reconhecer os arquivos como um espao de

apreenso de informao, to valorizada por essa mesma sociedade, estaria o motivo da viso

social que tais sistemas de informao possuem. A dificuldade de acesso documentao,

situao no rara de acontecer, pode ter contribudo para a m impresso que as pessoas tm

de um arquivo, um emaranhado confuso de papis. Este um problema histrico decorrente

de vrios fatores, que encontra nas consolidaes de tcnicas e nas novas tecnologias diversas

possibilidades de soluo.

Apesar de no prescindir do trabalho intelectual humano, as tecnologias possibilitam

um salto qualitativo no acesso s informaes arquivsticas.

Um dos desafios atuais para as instituies que custodiam parcelas da memria da

sociedade, nesse caso as instituies arquivsticas, ampliar sua capacidade de atendimento a

uma clientela cada vez mais diversificada de interessados em obter acesso aos acervos

custodiados. H uma crescente variao nos perfis de usurios, anteriormente formada quase

que exclusivamente por historiadores. Espera-se que os cidados comuns percebam o arquivo,

notadamente o pblico, como um local de acesso informao de interesse pessoal para a

construo da identidade, exerccio da cidadania e, at mesmo, para atender a curiosidades

culturais.

Dos caminhos seguidos para a melhoria dos servios de informao nas instituies

arquivsticas esto aqueles que objetivam o aumento da qualidade das representaes de

informao.



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O termo representao da informao pode ser entendido como um processo e tambm

como produto(s) dele derivado(s). A representao busca estabelecer uma correspondncia

entre o objeto a ser representado e o padro de representao utilizado (YAKEL, 2003). Essa

correspondncia um produto informacional que representa aspectos relevantes do objeto

representado.

A representao de informao conhecida na Arquivologia como Descrio

Arquivstica. Os dois termos sero utilizados neste trabalho em referncia mesma atividade.

Cook (apud HAGEN, 1998) diz que a representao da informao arquivstica deve

ser realizada em relao substncia e estrutura da documentao. Consideramos que a

substncia deve abranger o contedo e o contexto da informao. A estrutura se relaciona com

o suporte e os meios de acesso a este.

A organizao da informao pr-requisito para a representao. No se pode

representar informaes sem que elas tenham passado por um tratamento, porque h prejuzo

da economia de recursos e o resultado final poder no ser satisfatrio at mesmo a curto

prazo. No caso dos acervos arquivsticos permanentes, o arranjo documental essencial para

descrever o acervo, uma vez que entender as unidades lgicas estabelecidas para a

documentao (fundo, grupos, sries etc.) permite que afirmaes acerca do contexto e do

contedo sejam formalizadas.

Contexto e contedo so dois aspectos igualmente importantes para que se possa

apreender todo o potencial informativo do documento. A informao arquivstica de valor

histrico no se limita apenas informao que prontamente percebida, a que est registrada

no documento. Concordando com Cook (1997), citado por Fonseca (2005a), h tanto valor

informativo nos contextos3 quanto no assunto, expresso no documento, para a compreenso

dos fenmenos histricos, sociais, econmicos que a documentao permite alcanar.

Ento, no h apenas um fsico a ser preservado, mas tambm um histrico que deve

ser lembrado como parte do acervo.

A revoluo tecnolgica, vivenciada pela sociedade em seu cotidiano, melhor

percebida na convergncia dos dispositivos de armazenamento e acesso, acabou por alterar

diversos parmetros nos estudos de informao. A Arquivologia presenciou um crescendo, at

a predominncia, de uma produo documental em meio digital. Isso atinge diretamente o

conhecimento em preservao, que cuidava da restaurao e conservao de suportes e agora

tambm precisa cuidar, com igual importncia, de sua migrao ou renovao.

3 A exemplo das relaes de poder e das influncias histricas que podem ter atuado sobre a produo.



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Ainda que objetos digitais respectivos dos documentos sejam devidamente criados, a

ao de representar a informao em meio digital no pode prescindir do uso de um conjunto

de metadados. H um elo entre o contedo informacional e seu contexto de criao que no

pode ser quebrado e sua manuteno garantida por meio de estruturas de informao que

descrevem a informao e seu contexto.

Usar conjuntos de metadados para descrever um objeto informacional nada mais que

afirmar, de forma estruturada, as caractersticas do objeto informacional. De forma simplista,

um conjunto de metadados poderia ser comparado ao conjunto de campos de um formulrio.

3 Disponibilizao de bases de dados arquivsticas na web

O desenvolvimento de ambientes web para disponibilizao de representao de

informao arquivstica, que tambm poderiam ser chamados de sistemas de recuperao de

informao arquivstica com interface web, so estruturas complexas, apesar do que se

poderia imaginar frente relativa facilidade na construo de websites e, at mesmo, alguns

sistemas web, baseados em plataformas de gesto de contedo com recursos que permitem

uma fcil customizao.

De todos os aspectos que podem ser levantados quando da construo dos ambientes

web, o que se refere adeso de padres dos mais importantes. Um ambiente construdo

para funcionamento isolado, isto , sem possibilidade de cooperao tcnica e

interoperabilidade, acaba por no usufruir de diversas vantagens que podem garantir a

preservao digital dessas representaes.

O uso de um mesmo conjunto especfico de padres e normas por distintas instituies

permite a criao de grupos de discusso acerca de prticas de tratamento documental e de

redes de arquivos fortes, operantes e cooperativas.

A escolha dos padres tambm propicia um campo de reflexo importante, padres

abertos podem significar a no dependncia de monoplios e/ou fornecedores de solues

especficos. A dependncia institucional a um fornecedor ou padro proprietrio pode

comprometer a curto, mdio ou longo prazo a continuao de boas iniciativas.

Aps as escolhas, as construes desses ambientes tambm demandariam o

desenvolvimento de bases de dados consistentes, que tambm gozariam da caracterstica

benfica da interoperabilidade.

Instituies arquivsticas que pudessem conectar suas bases de dados formariam

conglomerados que, por sua vez, poderiam formar as redes de arquivos estaduais e nacional.

Uma grande rede de arquivos brasileira (ou transnacional) normalizada e padronizada



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permitiria acessos remotos, cruzados e simultneos, como o que Real (2004, p. 46) imagina

para Portugal.

Este trabalho apresenta critrios, de forma breve, e componentes que devem ser

observados e/ou utilizados quando da construo de bases de dados arquivsticas que tenham

por objetivo alcanar os usurios por meio da Internet. Os critrios so: Acesso Remoto,

Interoperabilidade e Preservao Digital. Os componentes so a Nobrade e a EAD-DTD.

3.1 Critrios para desenvolvimento do ambiente web 3.1.1 Acesso Remoto

A Web permitiu que contedos multimdia armazenados em um local pudessem ser

acessados por interessados em qualquer parte do planeta, contando com um dispositivo de

acesso teia.

Diversos softwares foram desenvolvidos e esto sendo utilizados por instituies

arquivsticas, porm grande parte deles no permite que usurios possam acessar as bases de

dados remotamente.

O acesso remoto o critrio que inclui a telecomunicao como elemento essencial

para a implantao de servios arquivsticos. As possibilidades so muitas, baseadas nas

vrias vantagens que as novas tecnologias oferecem. importante lembrar que a Sociedade da

Informao pressupe o acesso a contedos por meio da Internet e as instituies arquivsticas

precisam considerar isso na promoo do acesso s informaes contidas em seus acervos.

3.1.2 Interoperabilidade

Sistemas interoperveis so conceituados por Marcondes e Sayo (2002, p. 46) como

aqueles passveis de serem consultados simultaneamente. Segundo esses autores, redes que

congreguem sistemas com essa caracterstica so alcanadas mediante adoo de um

conjunto de especificaes tcnicas e princpios organizacionais bastante simples, porm

potencialmente poderosos e de grande alcance, no objetivo de integrao.

As especificaes citadas anteriormente so protocolos ou padres que permitiriam

criar aplicativos como meta-buscas, capazes de recuperar documentos com descritores

semelhantes em acervos de instituies diferentes, representados digitalmente em sistemas

compatveis com aquelas especificaes. Dessa forma, seria possvel, por exemplo, pesquisar

documentos acerca de uma personalidade em arquivos municipais de todo o pas, ou apenas

naqueles escolhidos dentre as opes existentes, facilitando o levantamento de fontes para a

pesquisa.



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Para ilustrar, pode-se observar o Holmes (http://www.holmes.feudo.org/), um sistema

de meta-busca que possui, em um nico mecanismo, a possibilidade de consultar trabalhos

acadmicos em Cincia da Informao, depositados em 30 repositrios e peridicos mantidos

por diversas instituies ao redor do mundo. O Holmes possvel graas a um conjunto de

especificaes, o protocolo OAI-PMH, suportado nos diferentes softwares adotados por estas

instituies (ODDONE & ANDRADE, 2006).

Existem algumas iniciativas para a criao de redes de arquivos cujos sistemas

informatizados estejam baseados na utilizao de padres. Podemos citar o projeto da Rede de

Arquivos de Minas Gerais, que pretende utilizar a ISAD(g) e Descrio Arquivstica

Codificada (EAD-DTD) para codificar os instrumentos de acesso de diversas instituies

arquivsticas daquele estado. Os instrumentos codificados seriam depositados em um nico

sistema de recuperao de informao (RIBEIRO, DI MAMBRO, PARRELA e ANDRADE,

2005).

Outra iniciativa semelhante, ainda em fase inicial, a do Arquivo Pblico da Bahia

(APB), que pretende fazer uso de uma metodologia alinhada com os conceitos apresentados

neste trabalho. Um dos objetivos evitar o manuseio excessivo da documentao, alm de

possibilitar o fortalecimento de uma rede de arquivos na Bahia, por meio de um sistema

baseado no uso da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e da Descrio

Arquivstica Codificada (EAD-DTD).

3.1.3 Preservao Digital

A preservao digital consiste em estabelecer meios para a manuteno do acesso a

objetos informacionais em longo prazo. Esses meios precisam ser definidos de forma que

obstculos conhecidos sejam superados ou, pelo menos, amenizados.

Como comentado em trabalho anterior (ANDRADE, BORGES e JAMBEIRO, 2006),

diversos estudos e iniciativas surgiram na busca de respostas para os questionamentos que a

preservao digital suscitou. Pesquisadores se debruaram sobre questes como a

obsolescncia do hardware, a dependncia do software e a deteriorao da mdia, em busca de

solues para esses aspectos negativos do uso das novas tecnologias. Esses trs aspectos so,

resumidamente, os obstculos enfrentados pelos gestores da informao digitalizada que

pretendem manter a integridade dessas a longo prazo.

Mrdero Arellano considera que a preservao de documentos digitais depender

principalmente da soluo tecnolgica adotada e dos custos que ela envolve (2004, p. 15).

Essa afirmao uma das justificativas para o uso preferencial de software livre nas



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iniciativas de preservao digital, lembrando que software livre no sinnimo de software

gratuito (freeware), conforme Stallman (2000) salienta, pois ser livre implica em outras

liberdades alm da gratuidade do software, como, por exemplo, a no existncia de vnculo de

dependncia com o desenvolvedor.

3.2 Componentes do ambiente web

3.2.1 Norma Brasileira de Descrio Arquivstica

Desde a dcada de 1980, as prticas de tratamento documental tm tido seus processos

postos em anlise com vistas normalizao.

No mbito internacional, temos o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que

promoveu o desenvolvimento da Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica, a

ISAD(G). Esse trabalho contou com a colaborao de representantes de vrios pases,

inclusive do Brasil, poca dos trabalhos de reviso para a segunda edio. A norma foi

publicada em 1994 e traduzida para a Lngua Portuguesa em 1998 pelo Arquivo Nacional, no

Brasil.

A ISAD(G) uma norma pronta para o uso, porm estimula os pases interessados em

normalizar suas atividades de representao da informao arquivstica a adaptarem essa

norma s prprias necessidades. O Brasil foi um dos pases que considerou necessria a

adequao da ISAD(G).

Assim, depois de um tempo de trabalho, foi publicada a Norma Brasileira de

Descrio Arquivstica, a Nobrade, no incio de 2007.

Como a ISAD(G), a Nobrade apresenta apenas grandes campos descritivos, sem entrar

em profundo detalhamento em relao aos dados que devem constar na descrio. Isso

posiciona cada instituio que adota a Nobrade em uma privilegiada situao, gozando do

equilbrio entre a disciplina no trabalho de descrio e a liberdade de ao, em sua realidade

de recursos humanos, de acervo, de conhecimento tcnico e de tecnologia (FONSECA,

2005b). A prpria norma afirma isso quando evidencia que seu objetivo :

[...] estruturar a informao a partir de elementos de descrio comuns, buscando interferir o mnimo possvel na forma final em que as descries so apresentadas. Cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a deciso acerca dos recursos utilizados para a descrio, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas imprescindvel a presena dos elementos de descrio obrigatrios. (BRASIL, 2006, p. 11).

Conhecer a Nobrade requer sua leitura. Nesse trabalho sero apresentados aspectos



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tcnicos importantes quanto ao uso da norma e os campos descritivos previstos nela, com as

respectivas recomendaes de uso. As informaes a seguir foram baseadas ou extradas da

prpria norma, exceto alguns comentrios que foram realizados quando considerado

conveniente.

Aspectos tcnicos da Nobrade Normas e padres geralmente carregam consigo inmeras vantagens inerentes

uniformizao e/ou racionalizao de procedimentos e processos. No caso de uma norma de

descrio arquivstica, podemos citar o possvel salto de qualidade nos processos tcnicos de

representao da informao at as vantagens que o pesquisador usufrui por utilizar

instrumentos de pesquisa com as informaes semelhantemente estruturadas.

A Nobrade uma norma pensada de forma que seja possvel utiliza-la em sistemas de

recuperao de informao manuais ou automatizados, porm, no estabelece formatos de

entrada ou sada de dados. Para intercmbio de informaes entre instituies, a norma

reconhece ser insuficiente, apesar de se considerar um requisito fundamental. Em nota de

rodap, a Nobrade cita a Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD), que ser vista mais

adiante, como uma possvel soluo para tornar possvel o dito intercmbio de informaes.

A norma aponta dois aspectos a que chama de pressupostos bsicos: o respeito aos

fundos e a descrio multinvel. O primeiro uma referncia a um dos princpios da

arquivologia, o respect des fonds, que Bellotto (2004, p. 29) descreve como agrupamento

sistemtico dos papis de um fundo de forma a no se misturarem com os demais fundos. O

segundo pressuposto uma referncia descrio realizada do geral ao particular, onde o

profissional percorre a formao hierarquizada do arranjo, representando cada parte em sua

substncia e estrutura, atentando para que relacione informaes relevantes em cada nvel de

descrio, sem repetio, na medida em que avana nos nveis.

Os nveis de descrio so relacionados como sendo: acervo da entidade custodiadora

(nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2), srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel

4) e item documental (nvel 5). So admitidos como nveis intermedirios o acervo da

subunidade custodiadora (nvel 0,5), a subseo (nvel 2,5) e a subsrie (nvel 3,5).

Nem todos os nveis precisam ser implementados, como alerta a norma, mas alguns

nveis s podem ser alcanados aps a realizao do anterior, como no caso da descrio dos

itens documentais que s podem ser tratados aps a descrio do dossi ou processo

correspondente.



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reas e elementos de descrio A Nobrade possui oito reas que, juntas, usam vinte e oito elementos de descrio. As

reas so:

1. rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar a unidade de

descrio;

2. rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a provenincia e custdia da

unidade de descrio;

3. rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o assunto e a organizao

da unidade de descrio;

4. rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao sobre o acesso unidade

de descrio;

5. rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras fontes que tm

importante relao com a unidade de descrio;

6. rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de conservao e/ou qualquer

outra informao sobre a unidade de descrio que no tenha lugar nas reas anteriores;

7. rea de controle da descrio, onde se registra informao sobre como, quando e por

quem a descrio foi elaborada;

8. rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra os termos selecionados

para localizao e recuperao da unidade de descrio.

Os elementos de descrio sero relacionados a seguir, aps a declarao da rea a que

est ligado. Sero indicados os objetivos e as regras para cada elemento. Caso haja um

asterisco no nome do elemento, significa que ele de uso obrigatrio no processo de

descrio. A norma prev procedimentos para cada elemento.

1. rea de identificao

Cdigo de referncia*

Objetivo: Identificar a unidade de descrio.

Regra(s): Registre, obrigatoriamente, o cdigo do pas (BR), o cdigo da

entidade custodiadora e o cdigo especfico da unidade de descrio.

Ttulo*



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Objetivo: Identificar nominalmente a unidade de descrio.

Regra(s): Registre o ttulo da unidade de descrio.

Data(s)* [obrigatrio no que tange data crnica.]

Objetivo: Informar a(s) data(s) da unidade de descrio.

Regra(s): Fornea obrigatoriamente a(s) data(s) de produo da unidade de

descrio. Opcionalmente, registre outras datas crnicas pertinentes, como

data(s) de acumulao ou data(s)-assunto. Caso seja relevante, registre tambm

a(s) data(s) tpica(s) de produo da unidade de descrio.

Nvel de descrio*

Objetivo: Identificar o nvel da unidade de descrio em relao s demais.

Regra(s): Registre o nvel da unidade de descrio.

Dimenso e suporte*

Objetivo: Identificar as dimenses fsicas ou lgicas e o suporte da unidade de

descrio.

Regra(s): Registre a dimenso fsica ou lgica da unidade de descrio,

relacionando esse dado ao respectivo suporte.

2. rea de contextualizao

Nome(s) do(s) produtor(es)*

Objetivo: Identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrio.

Regra(s): Registre a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s)

produtora(s) da unidade de descrio.

Histria administrativa/Biografia

Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas da trajetria do(s)

produtor(es), da sua criao ou nascimento at a sua extino ou falecimento.

Regra(s): Registre de maneira concisa informaes relacionadas historia da

entidade coletiva, famlia ou pessoa produtora da unidade de descrio.

Histria arquivstica

Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas sobre a histria da

produo e acumulao da unidade de descrio, bem como sobre a sua

custdia.

Regra(s): Identifique a natureza da acumulao do acervo e registre sucessivas

transferncias de propriedade e custdia, intervenes tcnicas ao longo do



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tempo, disperses e sinistros relacionados unidade de descrio.

Procedncia

Objetivo: Identificar a origem imediata de aquisio ou transferncia da

unidade de descrio.

Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descrio (nome da

entidade que encaminhou), a forma e data de aquisio, se possvel com as

referncias pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou

recebimento como uma correspondncia, o nmero e data da mesma, nmeros

ou cdigos de entrada da unidade de descrio etc.). Se a origem for

desconhecida, recorra expresso dado no disponvel.

3. rea de contedo e estrutura

mbito e contedo

Objetivo: Fornecer aos usurios informaes relevantes ou complementares ao

Ttulo (1.2) da unidade de descrio.

Regra(s): Informe, de acordo com o nvel, o mbito (contexto histrico e

geogrfico) e o contedo (tipologia documental, assunto e estrutura da

informao) da unidade de descrio.

Avaliao, eliminao e temporalidade

Objetivo: Fornecer informao sobre qualquer ao relativa avaliao,

seleo e eliminao.

Regra(s): Registre quaisquer aes e critrios adotados para avaliao, seleo

e eliminao ocorridas ou planejadas para a unidade de descrio.

Incorporaes

Objetivo: Informar o usurio sobre acrscimos previstos unidade de

descrio.

Regra(s): Registre incorporaes previstas, informando uma estimativa de suas

quantidades e freqncia.

Sistema de arranjo

Objetivo: Fornecer informao sobre a estrutura interna, ordem e/ou sistema de

arranjo da unidade de descrio.

Regra(s): Informe sobre a organizao da unidade de descrio, especialmente

quanto ao estgio de tratamento tcnico, estrutura de organizao ou sistema



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de arranjo e ordenao.

4. rea de condies de acesso e uso

Condies de acesso*

Objetivo: Fornecer informao sobre as condies de acesso unidade de

descrio e, existindo restries, em que estatuto legal ou outros regulamentos

se baseiam.

Regra(s): Informe se existem ou no restries de acesso unidade de

descrio. Em caso afirmativo, indique o tipo de restrio, a norma legal ou

administrativa em que se baseia e, se for o caso, o perodo de durao da

restrio.

Quando a restrio for relativa a uma parte da unidade que est sendo descrita,

identifique, ainda que sumariamente, a parcela que sofre restrio.

Condies de reproduo

Objetivo: Identificar qualquer restrio quanto reproduo da unidade de

descrio.

Regra(s): Informe as condies de reproduo da unidade de descrio.

Idioma

Objetivo: Identificar o(s) idioma(s), escrita(s) e sistemas de smbolos utilizados

na unidade de descrio.

Regra(s): Informe idioma(s) e sistema(s) de escrita da unidade de descrio.

Registre a existncia de documentos cifrados ou de abreviaturas incomuns.

Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos

Objetivo: Fornecer informao sobre quaisquer caractersticas fsicas ou

requisitos tcnicos importantes que afetem o uso da unidade de descrio.

Regra(s): Informe caractersticas fsicas, requisitos tcnicos e problemas

decorrentes do estado de conservao que afetem o uso da unidade de

descrio.

Instrumentos de pesquisa

Objetivo: Identificar os instrumentos de pesquisa relativos unidade de

descrio.

Regra(s): Nos nveis de descrio 0 a 3, registre a existncia de instrumentos de

pesquisa, publicados ou no e/ou eletrnicos, utilizando a norma da ABNT



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NBR 6023.

5. rea de fontes relacionadas

Existncia e localizao dos originais

Objetivo: Indicar a existncia e a localizao, ou inexistncia, dos originais de

uma unidade de descrio constituda por cpias.

Regra(s): Registre a localizao do original da unidade de descrio, bem como

quaisquer nmeros de controle significativos, se o original pertencer entidade

custodiadora ou a outra entidade. No caso dos originais no existirem ou ser

desconhecida a sua localizao, registre essa informao.

Existncia e localizao de cpias

Objetivo: Indicar a existncia e localizao de cpias da unidade de descrio.

Regra(s): Registre a existncia de cpia na entidade custodiadora, fornecendo a

referncia de controle pela qual seja recuperada. Se existir cpia em outra

entidade, registre a forma autorizada do nome da entidade custodiadora e sua

localizao geogrfica, como, por exemplo, a cidade, bem como outros

elementos que facilitem sua recuperao, como seu stio na internet e endereo

eletrnico.

Unidades de descrio relacionadas

Objetivo: Identificar a existncia de unidades de descrio relacionadas.

Regra(s): Registre informao sobre a existncia de unidades de descrio que

sejam relacionadas por provenincia ou outra(s) forma(s) de associao na

mesma entidade custodiadora ou em qualquer outra. Se necessrio, justifique

essa relao.

Nota sobre publicao

Objetivo: Identificar publicaes sobre a unidade de descrio ou elaboradas

com base no seu uso, estudo e anlise, bem como as que a referenciem,

transcrevam ou reproduzam.

Regra(s): Registre as referncias bibliogrficas de publicaes sobre a unidade

de descrio ou elaboradas com base no seu uso, estudo e anlise, bem como as

que a referenciem, transcrevam ou reproduzam.

6. rea de notas



84

Notas sobre conservao

Objetivo: Fornecer informaes sobre o estado de conservao da unidade de

descrio, visando orientar aes preventivas ou reparadoras.

Regra(s): Registre informaes sobre o estado de conservao da unidade de

descrio, bem como medidas de conservao e/ou restauro que foram, esto

sendo ou devam ser tomadas em relao a ela.

Notas gerais

Objetivo: Fornecer informao que no possa ser includa em nenhuma das

outras reas ou que se destine a completar informaes que j tenham sido

fornecidas.

Regra(s): Registre neste elemento informao que, por sua especificidade, no

pertinente a nenhum dos elementos de descrio definidos, ou complete

informaes que j tenham sido fornecidas, devendo, neste caso, ser indicado o

elemento de descrio ao qual se faz referncia.

7. rea de controle da descrio

Nota do arquivista

Objetivo: Fornecer informao sobre a elaborao da descrio.

Regra(s): Registre as fontes consultadas para elaborao da descrio, bem

como os nomes das pessoas envolvidas no trabalho.

Regras ou convenes

Objetivo: Identificar as normas e convenes em que a descrio baseada.

Regra(s): Registre as regras e/ou convenes internacionais, nacionais, locais

e/ou institucionais seguidas na preparao da descrio.

Data(s) da(s) descrio(es)

Objetivo: Indicar quando a descrio foi preparada e/ou revisada.

Regra(s): Registre a(s) data(s) em que a descrio foi preparada e/ou revisada.

8. rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

Pontos de acesso e indexao de assuntos

Objetivo: Registrar os procedimentos para recuperao do contedo de

determinados elementos de descrio, por meio da gerao e elaborao de

ndices baseados em entradas autorizadas e no controle do vocabulrio



85

adotado.

Regra(s): Identificar os pontos de acesso que exigiro maior ateno na

gerao de ndices e realizar a indexao de assuntos de maneira controlada

sobre elementos de descrio estratgicos para a pesquisa.

Na Nobrade, cada elemento possui comentrios e outras informaes, alm das que

foram citadas, que devem ser conhecidas para a correta utilizao da norma.

Recomenda-se que a instituio estabelea diretrizes prprias para o preenchimento de

cada elemento descritivo. A prpria Nobrade faz indicaes teis nesse aspecto. Todavia,

recomenda-se que as instrues sejam validadas e/ou alteradas de acordo com a realidade de

cada instituio.

A descrio arquivstica do acervo um trabalho que demanda planejamento e

execuo cuidadosa. essa atividade que definir a eficincia do sistema de recuperao de

informao arquivstica.

necessrio ter ateno especial com a rea de pontos de acesso e indexao de

assuntos, pois a disponibilidade de um vocabulrio controlado pode elevar a qualidade do

acesso informao.

Em um determinado momento, quando as descries dos nveis iniciais tenham sido

finalizados, ser possvel passar para o prximo passo, a codificao das informaes

descritivas.

Para codificar instrumentos de pesquisa normalizados em meio digital indicamos um

formato denominado Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) que baseada em uma

tecnologia denominada XML, que ser apresentada antes da EAD-DTD, a seguir.

3.2.2 XML - Extensible Markup Language

A tecnologia Extensible Markup Language (XML) uma linguagem de marcao de

dados. Neutra, independente de software ou hardware especfico, a XML permite uma

descrio textual e estruturado de informaes. Etiquetas (tags) so utilizadas para marcar

(da o markup do nome) um dado ou informao. Veja no exemplo:

Ricardo

03/03/1983



86

Rosane

12/01/1983

fcil perceber o significado do primeiro exemplo, uma listagem de nomes de

arquivistas com suas respectivas datas de nascimento e ordenados por um cdigo. Um

software poderia ser instrudo a listar todos os nomes de arquivistas em negrito e apresentar as

datas de nascimento dentro de parntesis, logo aps o nome.

O cdigo XML do exemplo anterior pode ser utilizado por sistemas diferentes, que

podem fazer distintos usos e apresentaes dos dados. Alm disso, o documento XML pode

ser lido por humanos, que podem entender as informaes com auxlio das prprias etiquetas

que foram utilizadas.

Uma outra caracterstica notvel no uso de metadados em XML a possibilidade de

manter a semntica da informao, como no exemplo a seguir, onde o mesmo termo foi

referido inicialmente como um modelo de carro e em seguida como nome de bairro. O termo

o mesmo, mas possui diferentes significados em situaes distintas.

Belina

Belina

O XML um padro aberto, no propriedade de uma instituio nem tampouco

depende de uma configurao especfica de hardware ou software para ser utilizado. Outro

ponto interessante que o documento XML puro texto, sua estrutura de dados to simples

que qualquer computador que o l, trata-o, sem que dependa de um hardware especfico.

Essas caractersticas permitem que subseqentes geraes de hardware e software

possam ser utilizadas para extrair e incluir novos dados em uma base XML originalmente

gerada em outro sistema. O intercmbio de dados pode ser feito, ento, por meio de uma

linguagem nica, que pode ser suportada por novas geraes de sistemas de informao.

Tambm, novas interfaces de sistemas poderiam ser desenvolvidas a partir das bases

XML disponveis, sem demandar conhecimento acerca das interfaces utilizadas em sistemas

anteriores.



87

Aps entender como o XML pode ser utilizado, importante compreender como

possvel definir um tipo de documento XML por meio de uma Document Type Definition

(DTD).

Uma DTD constitui um padro, formalmente declarado, de formatao de documentos

XML, apontando quais etiquetas so permitidas para uso, em quais circunstncias devem ser

utilizadas e quais as relaes hierrquicas entre elas (DCIO, 2000). As DTDs so

desenvolvidas para especficas necessidades, como o caso da DTD para codificao de

descrio arquivstica, que ser apresentada posteriormente.

A declarao formal das etiquetas, das estruturas e das relaes permite que, por

exemplo, diferentes arquivistas em distintas instituies codifiquem seus instrumentos de

pesquisa, de forma que o produto seja um documento XML semelhante em estrutura. Assim,

caso seja necessrio, seria possvel a conectividade entre os sistemas de informao de suas

respectivas instituies.

A escolha de uma DTD importante tanto para o momento prtico de criao do

documento XML, para permitir a intercomunicao entre as instituies e tambm na troca de

experincia tcnica entre elas, considerando que estas usam um mesmo padro.

Os exemplos de cdigos XML apresentados anteriormente no seguem nenhuma DTD

formalmente declarada, por causa de sua estrutura simples, porm documentos XML mais

complexos, como instrumentos de pesquisa arquivsticos, demandam o uso de uma DTD

especfica para que haja padronizao em sua estrutura.

J existe uma DTD especfica para instrumentos de pesquisa arquivsticos, a

Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD.

3.2.3 Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD

As possibilidades que os computadores proporcionaram aos servios de informao,

como o controle de grande quantidade de informao e a comunicao destas por redes

telemticas, so facilmente percebidas. Aproveitar as tais possibilidades seria uma tarefa

melhor realizada com o auxlio de padres, formatos, normas ou qualquer tipo de acordo

prvio que indicasse s instituies como os procedimentos devem ser executados.

Referente codificao de informaes arquivsticas, algumas iniciativas de

padronizao foram criadas e produtos desenvolvidos.

Uma dessas foi o MARC Format for Archival and Manuscripts Control (MARC

AMC), especfico para uso em documentos de arquivo e desenvolvido na dcada de 1970.

Esse formato um reflexo, um indicativo da ocorrncia de tentativas empreendidas no sentido



88

de adaptar normas de catalogao bibliogrfica para a atividade de descrio arquivstica

(RUSSEL & HUTCHINSON, 2000).

O estabelecimento de normas permitiu a racionalizao e padronizao de

procedimentos, tornando as atividades passveis de automao por meio das novas tecnologias

de informao e comunicao.

Sistemas compatveis com as normas utilizadas pelos profissionais da informao

proliferaram e o aumento da produo informacional em meio eletrnico conduziu a uma

generalizada e justificada preocupao com a preservao digital.

Um dos aspectos referente preservao digital o uso de metadados, tratado em

captulo anterior desse trabalho. Como j visto, a escolha do XML seria natural para a

representao de informao, diante da preocupao com a preservao digital.

Assim, buscando estabelecer um padro adequado codificao de produtos de

descrio arquivstica, foi estabelecido o formato Encoded Archival Description, denominado

Descrio Arquivstica Codificada neste trabalho e abreviado como EAD-DTD.

Ruth (2001) enfatiza que a EAD-DTD a mais recente tentativa dentre uma srie de

esforos para que os arquivistas possam auxiliar pesquisadores remotos a identificarem

documentao relevante a suas pesquisas.

Histrico O desenvolvimento da EAD-DTD comeou em 1993, a partir de uma pesquisa da

biblioteca da Universidade de Berkeley, Califrnia. Essa pesquisa investigou a demanda e a

possibilidade de desenvolvimento de um padro no-proprietrio para codificao de

instrumentos de acesso, tais como inventrios, ndices e outros. Esse padro deveria atender

aos seguintes critrios (THE LIBRARY OF CONGRESS, 2002):

1. Representar instrumentos arquivsticos de acesso, de forma extensiva e inter-

relacionada;

2. Preservar as relaes hierrquicas existentes entre os nveis de descrio;

3. Permitir que uma informao descritiva fosse herdada de um nvel hierrquico a outro;

4. Permitir que uma estrutura informacional pudesse ser movida dentro da hierarquia;

5. Suportar indexao e recuperao de elementos especficos.

Em sua primeira verso, a EAD-DTD foi construda em conformidade com uma

linguagem de marcao, a SGML. A SGML uma srie de regras que definem a estrutura



89

lgica e a expresso dessa estrutura em documentos habilitados a serem manipulados por

softwares, que teriam por objetivo buscar, controlar e apresentar visualmente esses

documentos. muito semelhante ao XML.

O estabelecimento dessa estrutura lgica e de sua expresso se justifica na medida em

que um mesmo software poderia se relacionar com diversos documentos, que teriam a mesma

estrutura e, assim, poderiam ser automaticamente manipulados.

Esse desenvolvimento contou com a participao da Sociedade Americana de

Arquivistas (SAA) e diversos outros colaboradores, que fizeram contribuies na concepo e

execuo dos objetivos da iniciativa.

Em determinado momento de seu desenvolvimento, a EAD passou por uma

reestruturao motivada pela necessidade de sua adaptao s normas de descrio

arquivsticas existentes, numa demanda da prpria comunidade de teste ento existente.

A tecnologia XML, emergente naquele momento, havia adquirido estabilidade

suficiente para que a comunidade de desenvolvimento considerasse interessante a criao de

uma EAD-DTD, pois o uso desta eliminaria a necessidade de softwares especficos para

acesso EAD baseada na SGML.

Em agosto de 1998 a verso 1.0 da EAD foi lanada.

Na seqncia, um esforo de atualizao da EAD-DTD levou retirada de oito

etiquetas do padro e incluso de algumas novas. Algumas partes da estrutura hierrquica

tambm foram alteradas e, por fim, a verso 2002 da EAD-DTD foi publicada e esta a

vigente.

Viso geral da EAD-DTD

Todo padro baseado em XML possui uma definio de tipo de documento, a DTD.

Essa definio estabelece as regras que devero ser seguidas na construo do documento.

Codificar um instrumento de acesso em conformidade com a EAD-DTD significa

seguir as regras de hierarquia de etiquetas e qualific-las devidamente, utilizando os atributos

possveis.

A EAD-DTD composta por cento e quarenta e seis etiquetas (tags), que, por sua vez,

podem apresentar atributos que auxiliam na qualificao da informao contida na etiqueta.

Isso pode ser entendido com o exemplo abaixo:

Jorge Amado



90

Acima tm-se um exemplo real de uso de uma das etiquetas da EAD: Jorge Amado

indicado como produtor do acervo que est sendo descrito. A etiqueta utilizada foi

origination, qualificada com o atributo label, cujo valor creator indica que o dado

marcado se referia ao produtor da documentao.

Um editor XML pode auxiliar na criao de um documento EAD. As hierarquias sero

mais facilmente cumpridas, pois o editor, orientado pela DTD, no permitir o uso de uma

etiqueta em posio hierrquica irregular.

Um documento EAD possui trs partes, cada uma encabeada por uma etiqueta. So

elas:

- contm informaes sobre o documento EAD em si.

- contm informaes relevantes para a apresentao vistual ou publicao

dos metadados.

- contm informaes descritivas sobre o acervo.

A seguir, um exemplo da estrutura mnima vlida de um documento EAD, que

composta por duas ( e ) das trs partes possveis:

[...]

[...]

[...]

[...]

Etiquetas Sero apresentadas algumas das cerca de 140 etiquetas da EAD-DTD. As etiquetas

escolhidas foram as que se referem aos elementos de descrio da Nobrade.

No h indicao da hierarquia de uso, apenas uma tabela de equivalncia entre as

reas e elementos de descrio e as etiquetas EAD julgadas equivalentes.



91

NOBRADE EAD Exemplo de informao Notas e/ou exemplos - Ttulo da codificao 1.1 Cdigo de referncia BR APB Colonial-010103 Utiliando os atributos COUNTRYCODE

e REPOSITORYCODE 1.2 Ttulo

Fundo Pedro Calmon

1.3 Data(s) 1820-1950 1.4 Nvel de descrio e - Na Nobrade, o nvel representado por

uma notao numrica. Em EAD, o nvel um atributo da etiqueta . Ex:

1.5 Dimenso e suporte , e

Textuais 1m; Iconogrficos 130 fotografias

2.1 Nome(s) do(s) produtor(es)

Castanheira, Hlio, 1820-1892

2.2 Histria administrativa / biografia

(extenso demais para exemplificar)

2.3 Histria arquivstica (extenso demais para exemplificar) 2.4 Procedncia Parcela doada por Raul Riff, por meio de contrato

em 1989; parcela doada por Luiz Alberto Moniz Bandeira em maro de 2003.

3.1 mbito e contedo Correspondncia, relaes de filmes examinados,

documentao contbil referente taxa cinematogrfica para a educao popular, documentao referente ao Convnio Cinematogrfico Educativo.

(Continua...)



92

NOBRADE EAD Exemplo de informao Notas e/ou exemplos

3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade

A documentao da extinta LLOYDBRAS foi avaliada, selecionada e eliminada com base na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativa s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4, de 28/3/1996, e revista e ampliada pela Resoluo n 14, de 24/10/2001, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Foram eliminados documentos relativos s reas de organizao e funcionamento, de pessoal, de oramento e finanas, de material e patrimnio e documentao tcnica, do perodo de 1947 a 1997, num total de 1.450 metros lineares de documentos, conforme consta do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, publicado no D.O.U. de 3/2/2003, Seo 3, pgina 55.

3.3 Incorporaes Algumas subsries podero receber novos acrscimos de documentos em decorrncia do processo de identificao levado a termo no mbito do fundo Museu Nacional.

3.4 Sistema de arranjo O fundo encontra-se organizado em 4 sries: Documentos pessoais; artigos cientficos; correspondncias; fotografias.

4.1 Condies de acesso Documentos manuscritos acessveis somente por

microfilme; documentos cartogrficos acessveis em originais e formato digital; documentos bibliogrficos acessveis em originais e por microfilme.

4.2 Condies de reproduo Os documentos textuais e bibliogrficos podem



93

ser reproduzidos. Os documentos iconogrficos podem ser reproduzidos por meio fotogrfico.

(Continua...) NOBRADE EAD Exemplo de informao Notas e/ou exemplos

4.3 Idioma + Portugus, ingls e espanhol 4.4 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos

Fotografias com espelhamento da imagem, prata migrando;

4.5 Instrumentos de pesquisa Guia eletrnico de fundos APB. MUSEU NACIONAL (Brasil). Seo de Memria e Arquivo. Jos Feio: inventrio. Rio de Janeiro, 2002-2005.

5.1 Existncia e localizao dos originais

5.2 Existncia e localizao de cpias

5.3 Unidades de descrio relacionadas

Entidade custodiadora: Academia Brasileira de Letras Localizao: Rio de Janeiro Fundo/coleo: Roquette-Pinto Cdigo de referncia: BR ABL AA RPi

5.4 Nota sobre publicao BANDEIRA, Moniz. O governo Joo Goulart: as lutas sociais no Brasil 1961-1964. Rio de Janeiro: Ed. Civilizao Brasileira, 1977. 187 p.

6.1 Notas sobre conservao Documentos em bom estado de conservao. 6.2 Notas gerais Notas que no cabem em nenhum outro

campo



94

(Continua...) NOBRADE EAD Exemplo de informao Notas e/ou exemplos

7.1 Nota do arquivista O arquivo foi organizado de acordo com os procedimentos do CPDOC publicados em: Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil CPDOC. Metodologia de organizao de arquivos pessoais: a experincia do CPDOC. 4. ed. revista e atualizada. Rio de Janeiro: Ed. Fundao Getulio Vargas, 1998. 104 p. Equipe: Pesquisador responsvel Clia Maria Leite Costa; Estagiria Viviane Marins Fagundes

7.2 Regras ou convenes CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): norma geral internacional de descrio arquivstica, adotada pelo Comit de Normas de Descrio, Estocolmo, Sucia, 19-22 de setembro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 119 p. (Publicaes tcnicas, n. 49).

7.3 Data(s) da(s) descrio(es)

[] [...] []

23 dezembro de 2003. [] 23 dezembro de 2003 [...] []



95

8.1 Pontos de acesso e indexao de assuntos

+ Argentina; Uruguai; Exlio; Comunista; Ditadura



96

4 Archives Hub: uma rede de arquivos britnica baseada em Descrio

Arquivstica Codificada

O Archives Hub um servio da Mimas (Manchester Information & Associated

Services) que disponibiliza um sistema de busca para alcanar codificaes de

instrumentos de pesquisa relativos a cerca de 20.000 acervos custodiados por

instituies de ensino do Reino Unido.

O Archives Hub permite o acesso s informaes descritivas no nvel do fundo

documental, constituindo um guia de fundos digital. Alguns fundos tiveram as prximas

hierarquias, como as sries, descritas.

De acordo com Hill (2002), o Archives Hub foi desenvolvido a partir de

experincias do National Networking Demonstrator Project (UK), em setembro de

1998, que levantou os fundos necessrios para o desenvolvimento de uma soluo que

deveria disponibilizar instrumentos de pesquisa das universidades britnicas online.

Como ponto de partida, foi iniciado o estudo de solues de diversas instituies

que desenvolveram sistemas de buscas em mltiplos instrumentos de pesquisa que

consideravam a descrio multinvel.

Consideraram o uso de ISAD(G) e Z39.50, sendo que o primeiro foi percebido

como insuficiente, apesar de importante, para desenvolver a soluo. Por isso, a partir

do projeto piloto, adotaram a Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) como

formato para a base de dados.

Cinqenta universidades no Reino Unido foram os provedores iniciais de

contedo para o projeto, sendo que durante o piloto (agosto de 1999 at julho de 2000)

contriburam com cerca de 3.000 codificaes, a maioria com descries do primeiro

nvel (fundo ou colees). Cerca de 10% dessas codificaes eram instrumentos de

pesquisa mais complexos, com descries alm dos fundos.

Aps o projeto piloto, o software Cheshire foi adaptado e estendido pelo time de

desenvolvedores da Universidade de Liverpool, para criar o mecanismo de busca

assemelhado ao que existe atualmente.

Um dos pontos interessantes o fato da necessidade de uso de termos de um

vocabulrio controlado, para indexar os grupos documentais. Hill pondera que boa parte

dos arquivistas no est familiarizada com a indexao por termos, o que, se for

verdade, deve ser uma habilidade a ser desenvolvida por equipes de codificao.



97

At Junho de 2003, o projeto reuniu cerca de 20.000 descries de fundos ou

colees, tendo o investimento aplicado, at aquele momento, somado cerca de

500.000 (quinhentas mil libras esterlinas), distribudas entre as instituies britnicas

de ensino superior para possibilitar a criao das codificaes utilizando a EAD-DTD.

O projeto Archives Hub ainda disponibiliza em seu site um link chamado For

Archivists, onde apresenta desde o mtodo de instalao do Cheshire (o software-base

do sistema) at as prticas de codificao de instrumentos de pesquisa. Tambm possui

links relacionados a temas como Preservao Digital e Liberdade de Informao,

tratados pela equipe do Archives Hub.

A interface do Archives Hub possibilita ao usurio fazer buscas simples

colocando um termo, que analisado entre as informaes descritivas e os termos

utilizados na indexao. Tambm permite aes de busca mais complexas, escolhendo

em quais elementos descritivos o termo deve ser buscado ou at mesmo navegando na

lista de termos utilizados na base de dados.

O Archives Hub um interessante exemplo das possibilidades que a codificao

de instrumentos de pesquisa, utilizando EAD-DTD, possibilita.

Criar uma rede de arquivos que disponibilize seus instrumentos de pesquisa

online uma forma de criar visibilidade social aos arquivos e seus acervos. Apenas a

colaborao tcnica entre as instituies no permite aproximar a rede da sociedade.

Tambm, possvel que adaptaes na base tecnolgica utilizada pelo projeto

Archives Hub, que tenham por objetivo a replicao de dados, permitam uma

abordagem melhorada da Preservao Digital das informaes descritivas.

5 Consideraes finais

Representar a informao arquivstica para sua disponibilizao na Internet, na

forma indicada, pode parecer um passo demasiadamente ousado para muitas instituies

arquivsticas. No entanto, alcanar o objetivo demanda realizar outras conquistas que,

por si s, representam avanos qualitativos, como a qualificao dos instrumentos de

pesquisa por meio da normalizao.

De fato, a tarefa de codificar os instrumentos normalizados representa um

desafio, ainda mais considerando os recursos geralmente disponveis para efetivar o

treinamento dos recursos humanos.

O trabalho apresenta possibilidades que, para se tornarem realidade, necessitam



98

de investimento intelectual em diversos aspectos. A Nobrade j se encontra disponvel e

pode auxiliar as instituies a dar o primeiro passo, normalizando seus instrumentos de

pesquisa.

Uma vez que as instituies arquivsticas tenham normalizado seus instrumentos

de pesquisa, a codificao o segundo passo, que j caracterizaria, como dito, um

enorme esforo das equipes envolvidas.

A disponibilizao das informaes descritivas na Internet seria um ltimo passo

que passaria pela escolha e uso de um software-base, tal como o Archives Hub escolheu

e implantou o Cheshire. As instituies pioneiras nesse processo podero ter que

desenvolver seu prprio software-base ou traduzir os softwares livres existentes, nesse

caso, evidencia-se uma das liberdades das licenas de uso dos softwares livres, a

autorizao prvia para alterar o software conforme as necessidades.

H uma escassez de material de apoio ao uso de Descrio Arquivstica

Codificada, que deve ser rapidamente superada por meio da publicao de manuais e da

prpria Tag Library do formato, documento que lista e descreve cada uma das etiquetas

previstas.

No obstante conhecer as reas e elementos de descrio da Nobrade,

importante salientar que aplica-la deve ser considerada parte de uma poltica de

descrio da instituio. Existem Arquivos que criam at mesmo documentos de

orientao para o preenchimento de elementos descritivos, como o caso do Arquivo

Nacional Torre do Tombo4, em Portugal.

Alm disso, aspectos polticos e de formao de recursos humanos surgem

quando uma ou mais instituies decidem criar uma rede de arquivos tal como o

Archives Hub. O que descaracteriza tal ao como uma mera implantao de sistema

informatizado.

Acredita-se que os critrios para desenvolvimento de ambiente web devam ser

seguidos sem exceo, ao contrrio dos componentes, que podem ser revistos. De

qualquer forma, o formato EAD-DTD recomendado pelas suas caractersticas e

finalidade de uso, especfica ao problema da codificao de informaes descritivas de

acervos arquivsticos.

Todos esses passos ou obstculos se tornam pequenos diante das possibilidades,

4 Disponvel em http://www.iantt.pt/downloads/Orient_desc_arq_v1.pdf



99

que devem se tornar realidade o quanto antes, de modo a contribuir para a melhoria da

viso social dos Arquivos, para disseminar a informao contida nos acervos um

pblico mais amplo que o normal e ajudam as instituies a avanarem em seu

conhecimento tcnico.

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