7/29/2019 Aspectos Generales Registro nico Tributario 2012

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UNIRSIDAD POPULAR DEL CESARCONTADURIA PBLICA

TRIBUTARIA

1) Aspectos Generales Registro nico Tributario RUT:

1. Qu es el RUT?2. Qu es el NIT?3. Para qu sirve el RUT?4. Quines estn obligados a inscribirse en el RUT?5. Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT?6. En qu momento debo inscribirme en el RUT?7. Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT?8. Cmo me inscribo?9. Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT?10. Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin?11. Para formalizar debo presentarme personalmente?12. En qu evento debo actualizar el RUT?13. Cmo realizo la actualizacin del RUT?14. Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario -RUT-?

1. Qu es el RUT?

El Registro nico Tributario -RUT- constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a laspersonas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y nocontribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, lospertenecientes al rgimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demsusuarios aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y

Aduanas Nacionales - DIAN.

2. Qu es el NIT?

El Nmero de Identificacin Tributaria - NIT constituye el nmero de identificacin de los inscritos en elRUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria,aduanera y cambiaria (artculo 4 del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de lasobligaciones de dicha naturaleza.

3. Para qu sirve el RUT?

Permite contar con informacin veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados ainscribirse en el mismo, para desarrollar una gestin efectiva en materia de recaudo, control y servicioque a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias as como lasimplificacin de trmites y reduccin de costos.

4. Quines estn obligados a inscribirse en el RUT?

Segn el Artculo 5 del Decreto 2788 de 2004, estn obligados a inscribirse en el Registro nicoTributario -RUT:

Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuestosobre la renta,

Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regmenes comn o

simplificado, Los agentes retenedores, Los importadores y exportadores, Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la

expedicin de NIT, cuando por disposiciones especiales estn obligadas a expedir factura, Los profesionales en compra y venta de divisas, y las dems personas naturales o jurdicas que

participen en las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero; los agentes decarga internacional, los agentes martimos, los depsitos habilitados pblicos y privados, lascomercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de rgimen aduaneroespecial, los comerciantes del puerto libre de San Andrs, Providencia y Santa Catalina, losintermediarios de trfico postal y envos urgentes, los operadores de transporte multimodal, lassociedades de intermediacin aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio pblico oprivado, los transportadores en el rgimen de importacin o exportacin, los transportistasnacionales para operaciones del rgimen de trnsito aduanero, los usuarios operadores de zonasfrancas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduanerospermanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas econmicas especiales

de exportacin y dems usuarios aduaneros.

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Tambin podrn inscribirse en el Registro nico Tributario aquellas personas o entidades noresponsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedicin de NIT, cuando pordisposiciones especiales estn obligadas a expedir factura.

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales podr requerir la inscripcin de otros sujetos de

obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artculo.

5. Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT?

Para efectos de las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero, no estarn obligados ainscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomticos,misiones diplomticas, misiones consulares y misiones tcnicas acreditadas en Colombia, los sujetos alrgimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personasnaturales destinatarias o remitentes de mercancas bajo la modalidad de trfico postal y envos urgentes,salvo cuando utilicen la modalidad para la importacin y/o exportacin de expediciones comerciales.Estos usuarios aduaneros podrn identificarse con el nmero de pasaporte, nmero de documento deidentidad o el nmero del documento que acredita la misin. Lo anterior sin perjuicio de la inscripcin quedeban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estn sujetos.

6. En qu momento debo inscribirme en el RUT?

Tratndose de nuevos obligados, la inscripcin deber efectuarse:

En forma previa al inicio de la actividad econmica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN. A la realizacin de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente ao gravable adquieran la calidad de declarantes delimpuesto sobre la renta y complementarios, tendrn plazo para inscribirse en el Registro nico Tributariohasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaracin. Lo anterior, sin perjuicio

de la obligacin de registrarse por una calidad diferente.

7. Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT?

Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripcin en el Registro nico Tributario -RUT-tendr vigencia indefinida y en, consecuencia, no se exigir su renovacin (Art. 6 Decreto 2788 del 31 deagosto de 2004).

8. Cmo me inscribo?

La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas ycontroladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del

formulario oficial, su presentacin ante la Administracin, Cmaras de Comercio o puntos habilitadospara el efecto, y la formalizacin de la inscripcin. (Art. 1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud de inscripcin en el Registro nico Tributario,RUT, se realiza a travs de los servicios informticos electrnicos, de manera virtual o presencial. Laopcin presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de la solicitud de inscripcin a travs de losservicios informticos electrnicos en forma asistida, en las administraciones de impuestos, de aduanas,y de impuestos y aduanas nacionales, cmaras de comercio o Puntos de Contacto habilitados para elefecto (Art. 2 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

Si se encuentra obligado a inscribirse en Cmara de Comercio, la solicitud de Inscripcin en el Registronico Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento del formulario con la leyenda EN

TRAMITE PARA CAMARA a travs de:

Puntos de Contacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados para talefecto.

A travs del portal de la DIAN www.dian.gov.co Directamente en las Cmaras de Comercio a nivel Nacional.

Para estos casos la formalizacin de la inscripcin se realizar directamente en las Cmaras deComercio, donde se entregar el original del formulario de inscripcin al cliente debidamente formalizadocon leyenda CERTIFICADO.

La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas ycontroladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales que no requieran de matricula

mercantil, (tanto personas naturales como jurdicas) realizarn la formalizacin de la inscripcin a travsde los Puntos de Contacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previocumplimiento de los requisitos.

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9. Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT?

El formulario de inscripcin del Registro nico Tributario, debe presentarse con los siguientesdocumentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007):

El original del documento de identificacin, cuando se trate de persona natural, que se exhibircuando el trmite lo realice directamente el interesado. Poder debidamente otorgado, cuando se acte a travs de apoderado. Documento con autenticacin de firma del interesado o de quien ejerza la representacin legal,

cuando se acte a travs de terceros. Documento que acredite la constitucin de la sociedad y/o representacin legal con informacin

vigente cuando se trate de personas jurdicas, o del documento de creacin en el caso deentidades pblicas.

Documento de identificacin del representante legal, cuando se trate de persona jurdica y eltrmite lo realice directamente el representante.

10. Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin?

Se entiende por formalizacin el proceso de autenticacin del obligado ante la Direccin de Impuestos yAduanas Nacionales y dems entidades autorizadas con la expedicin del respectivo documento conleyenda CERTIFICADO.

La formalizacin se efecta una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante lasadministraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados.El funcionario competente de la DIAN, de la Cmara de Comercio y de las dems entidades facultadas,revisar y validar la informacin, confrontando los datos que figuran en el documento de identificacincon los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la informacin incorporadaen el Registro nico Tributario - RUT. Una vez verificada la informacin, el funcionario competenteproceder a formalizar la inscripcin en el registro, para lo cual imprime el formulario con leyendaCERTIFICADO que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, segn el caso,y por el funcionario facultado. Una copia del documento ser entregada al interesado y otra reposar enla DIAN.

Para aquellos obligados que an no cuentan con registro mercantil ni con Nmero de IdentificacinTributaria - NIT, y requieren de ello, la formalizacin podr realizarse en Cmara de Comerciopresentando el formulario diligenciado o el nmero del mismo. Para el efecto, el funcionario competentede Cmara de Comercio procede a enviar la informacin requerida a la DIAN para la asignacin delNmero de Identificacin Tributaria - NIT, que deben solicitar a ms tardar dentro los dos (2) dascalendario siguientes a la asignacin de la matrcula mercantil.

11. Para formalizar debo presentarme personalmente?

Existen las siguientes alternativas:

Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representacin legal,acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurdica.

A travs de tercero autorizado debidamente acreditado. A travs de terceros previa autenticacin de la firma del interesado o quien ejerza la

representacin legal, en el cuerpo del formulario.

Tratndose de la inscripcin de personas jurdicas u otras entidades al momento de formalizar lainscripcin ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia orepresentacin legal.

Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrn presentar el formulario de inscripcin,previo diligenciamiento, en el Consulado del pas de residencia y a travs de ste se har entrega delcertificado. En su defecto, enviarn la solicitud de inscripcin a travs del correo electrnico al buznrut_extranjeros@dian.gov.co habilitado para tal efecto y por medio de ste se enviar el documentoformalizado.

12. En qu evento debo actualizar el RUT?

Cuando la informacin inicialmente registrada en el RUT haya sufrido algn tipo de modificacin ya seade identificacin, ubicacin o clasificacin.

La actualizacin del Registro nico Tributario - RUT tambin procede en los siguientes eventos, en loscuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

mailto:rut_extranjeros@dian.gov.comailto:rut_extranjeros@dian.gov.comailto:rut_extranjeros@dian.gov.comailto:rut_extranjeros@dian.gov.co

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Por cambio de rgimen comn a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registronico Tributario - RUT, pretenda obtener el cambio de rgimen de comn a simplificado de quetrata el artculo 505 del Estatuto Tributario.

Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el

Registro nico Tributario - RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dichoimpuesto. En este caso se realizarn previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 delE.T.

Cancelacin de la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelarla inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, en los eventos sealados en el artculo 11 delDecreto 2788 de 2004.

Las dems que seale la ley. En todo caso, la solicitud deber ser presentada acreditando losrequisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

Actualizacin de oficio. La actualizacin de oficio en el Registro nico Tributario - RUT, (Artculo 8 de laResolucin 01887 del 22 de febrero de 2007), proceder entre otros, en los siguientes casos:

Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Direccin de Impuestos y AduanasNacionales o a informacin reportada por autoridad competente.

Cuando en alguna de las reas de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, endesarrollo de un proceso, se establezca que la informacin contenida en el Registro nicoTributario - RUT est desactualizada.

Para efectos de la actualizacin de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artculo, el funcionarioque tenga conocimiento dejar constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendoinformar y remitir la documentacin respectiva, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientesa su conocimiento, a las reas de Fiscalizacin para lo de su competencia y a la de Gestin y Asistencia

al Cliente de la Administracin competente, para que proceda a la actualizacin del Registro, a mstardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al recibo del informe.

Efectuada la actualizacin de oficio, de manera inmediata se comunicar al interesado a travs de losmedios utilizados por la DIAN para el efecto. Tambin se informar al rea que puso en conocimiento elhecho y al rea de fiscalizacin.

De la misma manera se proceder cuando se reciba informacin de terceros, evento en el cual laactualizacin tendr lugar una vez el rea competente realice las comprobaciones y verificaciones a quehaya lugar.

Comunicada la actualizacin al interesado, la misma tendr plena validez legal.

13. Cmo realizo la actualizacin del RUT?

El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro nico Tributario - RUT deber realizarse atravs de los servicios informticos electrnicos o en forma personal asistida por un funcionarioacreditado, en los Puntos de Contacto habilitados de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,consulados y otras entidades pblicas o privadas facultadas para el efecto.

14. Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario -RUT-?

Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que adicion el artculo 658-3 al Estatuto Tributario:

Sancin por no inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad,

por parte de quien est obligado a hacerlo, se impondr la clausura del establecimiento, sede,local, negocio u oficina, por el trmino de un (1) da por cada mes o fraccin de mes de retraso enla inscripcin, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la inscripcin,para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

Sancin por no exhibir en lugar visible al pblico la certificacin de la inscripcin en el Registronico Tributario - RUT, por parte del responsable del rgimen simplificado del IVA. Se impondrla clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de tres (3) das.

Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que genera laactualizacin, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro nico Tributario -RUT. Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en laactualizacin de la informacin. Cuando la desactualizacin del RUT se refiera a la direccin o ala actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2) UVT por cada da de retraso en laactualizacin de la informacin.

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Sancin por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o delobligado a inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT se impondr una multa equivalente acien (100) UVT.

La informacin que contiene esta ayuda es solamente orientadora; si tiene inquietudes que impliquen lainterpretacin y aplicacin en forma general de las normas relativas al RUT, formule su consulta a laOficina Jurdica de la DIAN, dian@dian.gov.co

2) FACTURAR:

Estn obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o prestenservicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera,independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Estn excluidos quienes pertenezcan alrgimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda,compaas de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crdito, los organismoscooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativasmultiactivas e integrales y los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras, los

distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio pblico de transporte de pasajeros, elservicio de baos pblicos, la relacin laboral, las personas naturales que vendan bienes o serviciosexcluidos cuando no superen los topes para pertenecer al rgimen comn y en las enajenaciones yarrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante.

Estn obligados a facturar los tipgrafos y litgrafos aun cuando pertenezcan al rgimen simplificado.

Son documentos equivalentes, el tiquete de mquina registradora, la boleta de ingreso a espectculospblicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matrcula, las plizas de seguros, losextractos, la factura electrnica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotera, la nominadonde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidacin de transaccionesen bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro

de peajes. Tambin existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en elexpendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonarioo por computador deben solicitar autorizacin de la numeracin ante la DIAN.

Obligados a facturar:

La obligacin de facturar, es uno de los deberes formales de todo contribuyente y/o comerciante.

Prcticamente todos los comerciantes y empresas estn obligadas a facturar, sin importar si es o no

responsable del algn impuesto.

Al respecto, dice el artculo 615 del estatuto tributario:

Obligacin de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la

calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen

bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir factura o documento equivalente, yconservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su

calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General

de Impuestos Nacionales.

Para quienes utilicen mquinas registradoras, el documento equivalente ser el tiquete expedido por

sta.

Pargrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibicin cinematogrfica constituye el documento

equivalente a la factura.

Pargrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retencin del impuesto sobre las ventas, debern

expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artculo 381 del Estatuto

Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retencin expedir un certificado por cadaretencin efectuada, el cual deber contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los dems aspectos se aplicarn las previsiones de los pargrafos 1o. y 2o. del artculo 381 del

Estatuto Tributario.

Por su parte, el artculo 01 del decreto 1165 de 1996, contempla:

Obligacin de facturar. Sin perjuicio de lo sealado en el artculo 511 del Estatuto Tributario, tambin

estn obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de las operaciones que realicen,

todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o

presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera,

independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados

por la UAE. Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

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Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios, debe expedir factura, a

excepcin de las personas y empresas que por expresa disposicin legal no estn obligados a expedir

factura.

Qu es una factura?

Otra tema bsico pero de recurrente consulta. Una factura es un documento que diligenciadodebidamente goza de valor probatorio y constituye ttulo valor para su emisor o poseedor en caso de

endoso.

Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisicin y entrega de un bien o servicio,

en el cual se especfica la fecha de la operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio,

la descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre

otros conceptos.

Sobre la factura dice el artculo 773 del cdigo de comercio colombiano:

Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al

comprador o beneficiario del servicio. ()

Vemos que el cdigo de comercio nuestro define la factura como un ttulo valor, ttulo valor que legitima elvalor derecho literal y autnomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho

ttulo valor [factura] no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el

documento respectivo presta mrito ejecutivo.

Se debe aclarar eso s, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo valor debe cumplir con todos

los requisitos que el cdigo de comercio considera para ello.

Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor desde el punto de vista

tributario, requisitos que estn contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario.

Consulte los requisitos que debe tener una factura.

Consulte el captulo de facturacin de la cartilla de IVA y FACTURACION de la Editorial Legis S.A. 2012:

SPTIMA PARTE, Facturacin.

Prof. HENRY FCO, ZULETA