asesora: licenciada silvia patricia girón lópez
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Heidy Alicia Rustrián López
Manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la Dirección
Departamental de Educación Guatemala Oriente
Asesora: Licenciada Silvia Patricia Girón López
Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía
Guatemala, septiembre de 2014
Este informe fue presentado por la
autora como trabajo de Ejercicio
Profesional Supervisado – EPS-, previo
a optar al grado de Licenciada en
Pedagogía y Administración Educativa
Guatemala, septiembre de 2014.
ÍNDICE PÁGINA Introducción
I
CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO
1.1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución
1 1.1.2 Tipo de institución 1 1.1.3 Ubicación geográfica 1 1.1.4 Visión 1 1.1.5 Misión 1 1.1.6 Políticas 1 1.1.7 Objetivos 2 1.1.8 Metas 4 1.1.9 Estructura organizacional 8 1.1.10 Recursos 9 1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico 9 1.3 Lista de carencias 9 1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas 10 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad 13 1.6 Problema seleccionado 16 1.7 Solución propuesta como viable y factible 16 CAPÍTULO II PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos Generales 2.1.1 Nombre del proyecto
17 2.1.2 Problema 17 2.1.3 Localización 17 2.1.4 Unidad ejecutora 17 2.1.5 Tipo de proyecto 17 2.2 Descripción del Proyecto 17 2.3 Justificación 18 2.4 Objetivos del proyecto 18 2.4.1 Generales 18 2.4.2 Específicos 18 2.5 Metas 18 2.6 Beneficiarios 19 2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto 19
2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto 20 2.9 Recursos 24 CAPÍTULO III PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
25
3.2 Productos y logros 27 Proyecto culminado 29 CAPÍTULO IV PROCESOS DE EVALUACIÓN
4.1 Evaluación de la etapa de diagnóstico
95
4.2 Evaluación de la etapa del perfil 95 4.3 Evaluación de la etapa de ejecución 95 4.4 Evaluación final 95 CONCLUSIONES 96 RECOMENDACIONES 97 BIBLIOGRAFÍA 98 APENDICE 99 ANEXOS 122
I
INTRODUCCIÓN
El ejercicio Profesional Supervisado –EPS-, es el proceso final de la carrera de
Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa previo a optar por el
examen profesional y obtener el título que acredita como tal.
El estudiante durante el proceso del EPS lleva a la práctica los conocimientos
adquiridos durante los años de formación académica.
El objetivo principal del EPS es proyectar ante la comunidad educativa aportes
que permitan facilitar procesos y/o productos que beneficien a la misma.
El informe de EPS está formado por diferentes etapas, siendo estas; Diagnóstico
Institucional, Perfil del Proyecto, Ejecución del Proyecto y Proceso de Evaluación.
Diagnóstico Institucional; en esta etapa se obtiene la información general y
específica de la institución como lo es la misión, visión, políticas, objetivos y su
estructura organizacional. Una vez evidenciadas las funciones que se realizan
dentro de la institución se procede a determinar las carencias de la misma con el
objetivo de establecer las diferentes problemáticas que pueden ser abordadas por
el estudiante epesista. El objetivo principal de esta etapa es que una vez
evidenciado el problema el estudiante epesista proponga las posibles soluciones
para determinado problema.
Perfil de Proyecto; ya seleccionado el proyecto que se realizará en el diagnóstico
en esta etapa se establecen los objetivos y metas que se pretenden alcanzar para
la ejecución del proyecto. A su vez se establece un cronograma de actividades
que se pretenden cumplir a cabalidad dejando constancia de todos los procesos
realizados durante todo el proyecto.
II
Ejecución del Proyecto; en esta etapa se establecen dos aspectos importantes, las
actividades y los resultados en donde se detallan si las actividades planteadas en
la etapa del Perfil fueron obtenidas satisfactoriamente. El otro aspecto son los
productos y los logros ya que se basa directamente en la obtención del aporte que
se hará a la institución beneficiada.
Proceso de Evaluación; en esta etapa se hace un análisis interpretativo de las
evaluaciones realizadas a cada una de las etapas.
Dentro de las partes complementarias de este informe se encuentran las
conclusiones con son el resultado obtenido de los objetivos planteados en la etapa
del perfil del proyecto.
Las recomendaciones se dan con el objetivo de que el lector y todos aquellos a los
cuales está dirigido este material sean tomadas en cuenta como aporte al
desarrollo de sus actividades administrativas.
En la bibliografía se citan las diferentes fuentes en las que se ha basado la
información recopilada para la integración del presente informe.
Los apéndices son todos aquellos materiales elaborados por el estudiante
epesista como complemento del material que forma parte del informe.
Los anexos son los documentos o materiales proporcionados por las autoridades
de la entidad en la cual se desarrolló el proyecto de investigación de este informe.
1
CAPÍTULO I
DIAGNÓSTICO
1.1 Datos generales de la institución
1.1.1 Nombre de la institución
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente
1.1.2 Tipo de institución
Estatal, encargada de la Administración Educativa
1.1.3 Ubicación geográfica
3ra. Calle 1-58, zona 10. Ciudad de Guatemala
1.1.4 Visión
Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos
de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con
principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta. (1)
1.1.5
Misión
Ser una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha
diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con
una Guatemala mejor. (2)
1.1.6 Políticas (3)
1 http://www.mineduc.gob.gt/GuatemalaOriente/, MISION, VISION Y OBJETIVOS
2 IBID.
3 Ministerio de Educación. Políticas Educativas de Guatemala. Acuerdo Ministerial No. 3409-2011.
2
a) Cobertura: “Garantiza el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez
y la juventud sin discriminación, a todos los niveles educativos y
subsistemas escolar y extraescolar”.
b) Calidad: “Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar
que todas las personas sean sujetos de una educación pertinente y
relevante”.
c) Modelo de Gestión: “Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de la
efectividad y transparencia en el sistema educativo nacional”.
d) Recurso Humano: Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del
recurso humano del Sistema Educativo Nacional.
e) Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural: “Fortalecimiento de la
Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural”.
f) Aumento de la Inversión Educativa: “Incremento de la asignación
presupuestaria a la Educación hasta alcanzar lo que establece el artículo
102 de la Ley de Educación Nacional, (7% del producto interno bruto)”.
g) Equidad: “Garantizar la educación con calidad que demandan las personas
que conforman los cuatro pueblos, especialmente los grupos más
vulnerables, reconociendo su contexto y el mundo actual”.
h) Fortalecimiento Institucional y Descentralización: “Fortalecer la
Institucionalidad del sistema educativo nacional y la participación de la
comunidad educativa desde el ámbito local para garantizar la calidad,
cobertura y pertinencia social, cultural y lingüística en todos los niveles con
equidad, transparencia y visión de largo plazo.
1.1.7 Objetivos (4)
Incrementar la cobertura en todos los niveles educativos”.
“Garantizar las condiciones que permitan la permanencia y egreso de los
estudiantes en los diferentes niveles educativos”.
4 Ministerio de Educación, OP CIT págs. 2,3,4
3
“Ampliar programas extraescolares para quienes no han tenido acceso al
sistema escolarizado y puedan completar el Nivel de Educación Primaria y
Media”.
“Contar con diseños e instrumentos curriculares que responden a las
características y necesidades de la población y a los avances de la ciencia
y la tecnología”.
“Proveer instrumentos de desarrollo y ejecución curricular”.
“Fortalecer el sistema de evaluación para garantizar la calidad educativa”.
“Sistematizar el proceso de información educativa”:
“Fortalecer el modelo de gestión para alcanzar la efectividad del proceso
educativo”.
“Garantizar la transparencia en el proceso de gestión”.
“Fortalecer criterios de calidad en la administración de las instituciones
educativas”.
“Establecer un sistema de remozamiento, mantenimiento y construcción de
la planta física de los centros educativos”.
“Garantizar la formación y actualización idónea del recurso humano para
alcanzar un desempeño efectivo”.
“Evaluar el desempeño del recurso humano para fines de mejora de la
calidad”.
“Implementar un sistema de incentivos y prestaciones para el recurso
humano, vinculados al desempeño, la formación y las condiciones”.
“Fortalecer programas bilingües multiculturales e interculturales para la
convivencia armónica entre los pueblos y sus culturas”.
“Implementar diseños curriculares, conforme a las características
socioculturales de cada pueblo”.
“Garantizar la generalización de la Educación Bilingüe Multicultural e
Intercultural”.
“Establecer el Sistema de acompañamiento técnico de aula específico de la
EBMI”.
4
“Garantizar el crecimiento sostenido del presupuesto de Educación en
correspondencia al aumento de la población escolar y al mejoramiento
permanente del sistema educativo”.
“Promover criterios de equidad en la asignación de los recursos con el fin
de reducir las brechas”.
“Asignar recursos para implementar de manera regular la dotación de
material y equipo”.
“Asegurar que el sistema Nacional de Educación permita el acceso a la
educación integral con equidad y en igualdad de oportunidades”.
“Asegurar las condiciones esenciales que garanticen la equidad e igualdad
de oportunidades”.
“Reducir el fracaso escolar en los grupos más vulnerables”.
“Implementar programas educativos que favorezcan la calidad educativa
para grupos vulnerables”.
“Fortalecer a las instancias locales para que desarrollen el proceso de
descentralización y participación en las decisiones administrativas y
técnicas”.
“Promover y fortalecer la participación de diferentes sectores sociales a
nivel comunitario y regional en la educación”.
“Fortalecer programas de investigación y evaluación del Sistema Nacional
Educativo”.
1.1.8 Metas5
5 Documento preparado para el Proyecto “Diálogo para la inversión social en Guatemala” de USAID – AED por el Instituto
Centroamericano de estudios fiscales ICEFI. “Más y mejor educación en Guatemala (2008 – 2021) ¿Cuánto nos cuesta?
Pág. 29, 30
5
Objetivo Universalizar la educación Mejorar la calidad educativa en todos los niveles de enseñanza
1.1 Tasa de cobertura de la preprimaria del 100% para 2025 (90.0% para 2021)
2.1 Tasa de retención de todos los niveles del 100% en 2015
1.2 Tasa de cobertura de la primaria del 100% para 2009
2.2 Tasa de aprobación de la primaria del 100% en 2015
1.3 Tasa de cobertura del ciclo básico del 100% para 2015
2.3 Tasa de cobertura del programa de evaluación de calidad educativa del 100% de escuelas, docentes y estudiantes e implementación de medidas derivadas de las mismas en 2009
1.4 Tasa de cobertura del ciclo diversificado del 41% para 2023 (38.4% para 2021)
2.4 Aumentar anualmente los porcentajes de aprobación de las Evaluaciones Educativas en todos los niveles
1.5 Tasa de alfabetización del 93% para 2023 (91.0% para 2021)
2.5. Cobertura del programa de profesionalización y especialización permanente de docentes de 100% en 2009
Universalizar la educación Mejorar la calidad educativa en todos los niveles de enseñanza
1.6 Tasa de cobertura de educación extraescolar de 80% para jóvenes y adultos (15-24 años) fuera del sistema escolar para 2021
2.6 Política laboral y salarial de docentes actualizada por quinquenio, a partir de 2009
1.7 Tasa de cobertura de capacitación técnica o profesional del 100% de jóvenes y adultos de 18-45 años en 2021
2.7 Sistema de incentivos aplicado a los docentes en todo el país a partir de 2009
1.8 Tasa de cobertura de alimentos del 100% para escuelas urbanas marginales y para escuelas rurales en 2021
1.9 Tasa de cobertura de programas de becas y bolsas de estudio del 80% para niños en hogares en situación de pobreza para 2021
6
Construir ciudadanía Contribuir al reconocimiento de una nación multiétnica, pluricultural y multilingüe
Metas 3.1.Programa de descentralización financiera del Ministerio de Educación operando a partir de 2008
4.1 Tasa de cobertura de la educación bilingüe intercultural de 100% en 2025 (90.0% para 2021)
3.2.Nuevo currículo que refleje: a) deberes y derechos de los ciudadanos; b) regionalización por áreas educativas sociolingüísticas, c) prioridades de la comunidad tomando en cuenta características lingüísticas, étnicas, de género, de productividad, económicas y socioculturales propias; y d) construcción de espacios democráticos en 2021
4.2 Porcentaje de textos de preprimaria y primaria con enfoque intercultural de 100% en 2021
3.3.Modelo de gestión consensuado operando en 2009
4.3 Cobertura de capacitación docente en idiomas mayas, garífunas, xinca y en castellano de 100% en 2013
3.4.Cobertura de instancias locales de educación funcionando en los 22 departamentos en 2013
3.5.Informes quinquenales de cumplimiento de las metas educativas en conocimiento de organizaciones políticas y sociales (publicados en 2009, 2014, 2019 y 2023)
3.6.Sistema de información educativa (con metas e indicadores consensuados) operando en 2009
Promover la equidad de género en la enseñanza
Metas 5.1 Tasa de matriculación equivalente de hombres y mujeres en todos los niveles de enseñanza en 2015
7
5.2 Consejo Consultivo de la Mujer y la Niña funcionando en el Mineduc a partir de 2009
5.3 Porcentaje de textos de preprimaria y primaria con enfoque de equidad de género del 100% en 2021
5.4 100% de egresados de preprimaria, primaria, básico y diversificado con orientación a la equidad de género (derivado de incorporación de meta 3.2) en 2011
8
1.1.9 Estructura organizacional (6)
6 http://www.mineduc.gob.gt/GuatemalaOriente, Organigrama Institucional
SUB-DIRECCION TÉCNICOPEDAGÒGICA
Coordina la aplicación de las políticas educativas mediante las modalidades de Entrega Escolarizadas y Extraescolares, así como el diseño y verificación de la calidad educativa.
DEPARTAMETO DE
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Coordina la investigación y aplicación de herramientas de evaluación del proceso educativo, así como el acreditamiento y certificación de los establecimientos educativos y personas individuales para asegurar la calidad educativa
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGÍA Y
DIRECCION ESCOLAR Coordina y ejecuta las acciones de adecuación, desarrollo y evaluación del proceso de implementación del nuevo modelo curricular, definidas por DIGECADE, DIGEBI y a nivel local, así como las acciones de capacitación de maestros y directores.
DEPARTAMENTO DE ENTREGA EDUCATIVA
Coordina, monitorea y da seguimiento al desarrollo de programas y proyectos relacionados con modalidades educativas en la dirección departamental
INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN PEDAGÓGICA
Identificar, analizar e impulsar nuevas herramientas de evaluación que fortalezcan el proceso de enseñanza-aprendizaje en las distintas modalidades de entrega.
ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN
Supervisa que los procesos para el acreditamiento y certificación de los establecimientos públicos y homologaciones, se efectúan conforme las normas establecidas
EDUCACIÓN ESCOLAR
Coordinar y dirigir la organización y funcionamiento del servicio educativo para la modalidad de Entrega Educativa
EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Coordinar y dirigir la organización y funcionamiento del servicio educativo para la modalidad de entrega educativa Extraescolar
PROYECTOS EDUCATIVOS
INSTITUCIONALES
Coordinar la ejecución de proyectos y Programas, en los que se articulen diferentes instituciones y sectores en beneficio de la calidad educativa
CAPACITACIÓN DOCENTE Desarrolla programas de actualización y el perfeccionamiento del personal docente y directivo escolar de los centros educativos escolarizados y no escolarizados.
9
1.1.10 Recursos
1.1.10.1
Humanos
a. Personal Administrativo
b. Supervisores Educativos
c. Asesor del EPS
d. Epesista
1.1.10.2
Físicos
a. Infraestructura
b. Mobiliario y equipo
1.1.10.3
Financieros
El presupuesto asignado a la Dirección Departamental Guatemala Oriente varía
cada año, este es asignado por el Ministerio de Educación los rubros se asignan
de acuerdo a las necesidades que se deben cubrir, a su vez cada uno de los
departamentos programa diferentes actividades de acuerdo al presupuesto que se
le asigna. .. ………………………………………………………………………………….
1.2 Técnicas a utilizadas para efectuar el diagnóstico
Análisis administrativo de Oscar Ozlak
Análisis documental
Encuestas
Listas de Cotejo
1.3 Lista de carencias
1. Inexistencia de un manual de instrumentos administrativo.
2. Falta de conocimientos administrativos aplicados por los Supervisores
Educativos.
3. No existe registro de actividades administrativas
4. No cuenta con libro de actas, conocimientos, asistencia.
10
5. Desconoce todo procedimiento administrativo aplicado por los Supervisores
6. Desconoce el cumplimiento de las funciones de los Supervisores
7. Las visitas a las sedes son esporádicas, solo cuando hay problemas.
8. No se aplica ningún instrumento de Supervisión.
9. No hay solicitud ni entrega de registro del trabajo realizado por los
Supervisores.
10. El trabajo del Supervisor se califica como regular.
11. El Departamento basa su marco filosófico en lo establecido por el MINEDUC
12. Existen puestos en el departamento que no tiene personal nombrado
actualmente.
13. No existe asistente auxiliar que apoye en las actividades de oficina.
14. Irresponsabilidad
15. Desconocimiento
16. Impuntualidad
17. Sobre potencia hacia su Superior
18. Recarga de trabajo
19. Desconoce los espacios físicos, mobiliario y equipo que ocupan los
Supervisores
20. Las reuniones que se dan son de tipo informativas y para dar instrucciones de
procedimientos que se deben cumplir.
21. La comunicación solo es de tipo informativa
1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas
Problemas Factores que los producen Soluciones
1. Administración
deficiente
1. No hay un manual de
instrumentos
administrativo.
2. Falta de
conocimientos
administrativos aplicados
por los Supervisores
Educativos.
1. Elaborar un manual de
instrumentos y cuadros de
control administrativos.
2. Estandarizar criterios
para la aplicación de
instrumentos administrativos.
3. Elaborar cuadros de
11
Problemas Factores que los producen Soluciones
3. No existe registro de
actividades administrativas
4. No cuenta con libro
de actas, conocimientos,
asistencia.
5. Desconoce todo
procedimiento
administrativo aplicado por
los Supervisores.
6. Desconoce el
cumplimiento de las
funciones de los
Supervisores.
7. Las visitas a las
sedes son esporádicas,
solo cuando hay
problemas.
8. No se aplica ningún
instrumento de
Supervisión.
9. No hay solicitud ni
entrega de registro del
trabajo realizado por los
Supervisores.
10. El trabajo del
Supervisor se califica como
regular.
control administrativo.
4. Establecer mecanismos
de control aplicables a las
actividades desarrolladas con la
franja de supervisores
educativos.
5. Diseñar instrumentos de
control para evidenciar y dejar
constancia del trabajo
desarrollado por los
supervisores.
6. Diseñar un calendario de
visitas a las sedes de las
supervisiones.
7. Visitar las supervisiones
para dar apoyo a las
problemáticas que se presentan
en las mismas.
8. Diseñar instrumentos de
control para las actividades
desarrolladas por los
supervisores.
9. Cumplir con los reportes
mensuales establecidos en el
Acuerdo Ministerial 123 “A”.
10. Capacitar al supervisor en
las funciones que debe ejecutar
para que el trabajo sea eficaz.
2. Inconsistencia
institucional
1.El Departamento basa su
marco filosófico en lo
establecido por el
MINEDUC
1. Elaborar Misión, Visión y
políticas independientes que
permitan un mejor trabajo.
12
Problemas Factores que los producen Soluciones
3. Personal
insuficiente
1. Existen puestos en el
departamento que no tienen
personal nombrado
actualmente.
2. No existe asistente
auxiliar que apoye en las
actividades de oficina.
1. Cubrir las vacantes con
personal eficaz y eficiente
para los puestos existentes.
2. Cubrir la plaza de
asistente para el
departamento de Asistencia
Pedagógica y Dirección
educativa.
4. Ineficiencia
Laboral
1.Irresponsabilidad
2.Desconocimiento
3.Impuntualidad
4.Sobre potencia hacia su
Superior
5.Recarga de trabajo
1. Exigir con el
cumplimiento de las
funciones que corresponden
al cargo de supervisor.
2. Capacitar
constantemente sobre
procedimientos
administrativos que
corresponden al cargo
desempeñado.
3. Exigir que se cumpla
con la entrega de materiales
en las fechas establecidas.
4. Establecer la jerarquía
de autoridad que
corresponde de acuerdo al
cargo que se ocupa.
5. Asignar personal de
apoyo para realizar el trabajo
solicitado por el Ministerio de
Educación.
13
Problemas Factores que los producen Soluciones
5. Mala
comunicación
1. Desconoce los espacios
físicos, mobiliario y equipo
que ocupan los
Supervisores
2. Las reuniones que se dan
son de tipo informativas y
para dar instrucciones de
procedimientos que se
deben cumplir.
3. La comunicación solo es
de tipo informativa
1. Visitar constantemente
las sedes de las
supervisiones para conocer
las necesidades de los
Supervisores.
2. Programar reuniones de
trabajo para conocer los
avances del trabajo de la
franja de supervisores y
conocer sus necesidades.
3. Apoyar a los
supervisores en el trabajo
que deben desempeñar.
Problema seleccionado: Administración deficiente 1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad Opciones sometidas al análisis de viabilidad y factibilidad
1. Elaborar un manual de instrumentos y cuadros de control administrativos para
la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
2. Estandarizar criterios para la aplicación de instrumentos administrativos.
3. Elaborar cuadros de control administrativo.
4. Establecer mecanismos de control aplicables a las actividades desarrolladas con
la franja de supervisores educativos.
5. Diseñar instrumentos de control para evidenciar y dejar constancia del trabajo
desarrollado por los supervisores.
6. Diseñar un calendario de visitas a las sedes de las supervisiones.
7. Visitar las supervisiones para dar apoyo a las problemáticas que se presentan en
las mismas.
8. Diseñar instrumentos de control para las actividades desarrolladas por los
supervisores.
14
9. Cumplir con los reportes mensuales establecidos en el Acuerdo Ministerial 123
“A”.
10. Capacitar al supervisor en las funciones que debe ejecutar para que el trabajo
sea eficaz.
Las soluciones 3, 4,5 y 8 son similares y se reúnen en la solución de numeral 1 por
lo que se elaboró el cuadro de viabilidad y factibilidad únicamente con seis opciones,
dando como resultado lo siguiente:
Opciones de solución
1,3,4,5,8 2 6 7 9 10
Indicadores para hacer análisis de cada estudio:
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
FINANCIERO
1 Se cuenta con suficientes recursos financieros
X X X X X X
2 Se cuenta con financiamiento externo
X X X X X X
3 El proyecto se ejecutará con recursos propios
X X X X X X
4 Se cuenta con fondos extras para imprevistos.
X X X X X X
5 Existe la posibilidad de crédito para el proyecto.
X X X X X X
ADMINISTRATIVO LEGAL
6 Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto.
X X X X X X
7 Se tiene representación legal
X X X X X X
8 Existen leyes que amparen la ejecución del proyecto.
X X X X X X
TÉCNICO
9 Se tiene bien definida la cobertura del proyecto
X X X X X X
10 Se tienen los insumos necesarios para el proyecto
X X X X X X
11 El tiempo suficiente para ejecutar el proyecto
X X X X X X
15
Opciones de solución
1,3,4,5,8 2 6 7 9 10
Indicadores para hacer análisis de cada estudio:
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
12 Se han definido claramente las metas
X X X X X X
13 Se tiene la opinión multidisciplinaria para la ejecución del proyecto.
X X X X X X
14 Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto.
X X X X X X
MERCADO
15 El proyecto satisface las necesidades de la población
X X X X X X
16 Se cuenta con los canales de distribución adecuados
X X X X X X
17 El proyecto es accesible a la población en general
X X X X X X
18 Existen proyectos similares en el medio
X X X X X X
19 Se cuenta con personal capacitado para la ejecución del proyecto
X X X X X X
20 Se tienen medios de amplia cobertura para la promoción del proyecto
X X X X X X
CULTURAL
21 El proyecto está diseñado acorde al aspecto lingüístico de la región
X X X X X X
22 El proyecto va dirigido a una etnia en específico
X X X X X X
23 El proyecto impulsa la equidad de género
X X X X X X
SOCIAL
24 El proyecto beneficia a la mayoría de la población
X X X X X X
25 El proyecto promueve la participación de todos
X X X X X X
16
Opciones de solución
1,3,4,5,8 2 6 7 9 10
Indicadores para hacer análisis de cada estudio:
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
26 El proyecto está dirigido a un grupo social específico
X X X X X X
FÍSICO
27 Se tienen las instalaciones adecuadas al proyecto
X X X X X X
ECONÓMICO
28 Se ha establecido el costo total del proyecto
X X X X X X
29 Existe un presupuesto detallado de ejecución
X X X X X X
30 El proyecto es rentable en términos de utilidad.
X X X X X X
31 El proyecto es rentable a corto plazo
X X X X X X
32 Se cuenta con la capacidad económica para la ejecución a gran escala
X X X X X X
RELIGIOSO
33 El proyecto respeta los distintos credos de la sociedad
X X X X X X
34 El proyecto va en contra de algunos principios de un grupo en particular
X X X X X X
35 El proyecto afectará las prácticas religiosas de algún grupo específico
X X X X X X
TOTALES 32 3 21 14 16 19 13 22 10 25 14 21
1.6 Problema Seleccionado
Administración deficiente.
1.7 Solución propuesta como viable y factible
Elaborar un manual de instrumentos y cuadros de control administrativos para la
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
17
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales del proyecto
2.1.1 Nombre del Proyecto: Manual de instrumentos y cuadros de control
administrativo para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
2.1.2 Problema: Administración deficiente.
2.1.3 Localización del proyecto: Coordinación de Asistencia Pedagógica y Entrega
Escolar en la Dirección Departamental Guatemala Oriente,
2.1.4 Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades, DIDEDUC Guatemala Oriente.
2.1.5 Tipo de Proyecto: Producto
2.2 Descripción del Proyecto: El Manual de Instrumentos y Cuadros de Control
Administrativos se integrará de las siguientes partes.
1º Se realizará una breve reseña de la historia de la Supervisión y la importancia de
sus funciones.
2º Se realizará una compilación de varios autores que presentan la importancia de la
Administrativa Educativa.
3º Se redactará el concepto de los diferentes Instrumentos Administrativos que se
deben aplicar en la Supervisión Educativa, ejemplos de redacción aplicados a casos
en los cuales se pueden aplicar dichos instrumentos.
4º Se incluirán esquemas de información que solicita el MINEDUC actualmente para
la entrega y solicitud de gestión, así como cuadros de control que permitan mayor
eficiencia en la entrega del trabajo por parte de los Supervisores.
18
2.3 Justificación:
Actualmente llegan a la Subdirección Técnico Pedagógica diferentes problemáticas
que deberían haber sido resueltas en las Supervisiones Educativas. Gestiones
administrativas con mala aplicación y redacción, la falta de conocimientos de
aplicación de Instrumentos Administrativos no permite que los Supervisores ejecuten
su labor administrativa con eficiencia. Por lo que es evidente la necesidad de obtener
material que les permita mejorar su eficiencia administrativa, el objetivo del Manual
es proporcionar a los Supervisores conocimientos básicos que permitan una mejor
gestión administrativa y que puedan resolver problemáticas sin que estas lleguen a
otra instancia sin necesidad de ello.
2.4 Objetivos:
2.4.1 General:
Proporcionar a las supervisiones educativas material de apoyo para una gestión
administrativa eficiente.
2.4.2 Específicos:
Redactar manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
Socializar el manual de instrumentos y cuadros de control administrativo con los
supervisores educativos de la Dirección Departamental Guatemala Oriente.
Proporcionar copias del manual en forma impresa y digital.
2.5 Metas
Un manual de instrumentos y cuadros de control administrativo.
Socializar a diez personas que ocupan cargo de supervisores educativos en la
Dirección Departamental Guatemala Oriente.
Entregar tres copias impresas del manual y veinticinco copias digitales a entregarse
a franja de supervisores en la Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur.
19
2.6 Beneficiarios
Directos: Supervisores educativos
Indirectos: Subdirección Técnico Pedagógica de la Dirección Departamental
Guatemala Oriente.
2.7 Fuentes de Financiamiento
Dirección Departamental Guatemala Oriente.
Subdirección Técnico Pedagógica
Coordinación de Asistencia Pedagógica y Entrega Escolar
20
2.8 Cronograma:
Cronograma de actividades de ejecución del proyecto de agosto de 2012 a julio de 2013.
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Investigar la
reseña histórica
de la
Supervisión
Educativa x x x x x
2
Investigación
de
Administración
Educativa x x x
3
Investigación
de Instrumentos
de control
administrativo x x
4
Redactar los
diferentes
Instrumentos
Administrativos x x
5
Redacción
ejemplos de
Instrumentos x x
21
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Administrativos
6
Investigar
cuadros de
control
administrativos
actuales del
MINEDUC x x
7
Elaboración
recuadros de
control de
trabajo. x x
8
Redacción del
material
investigado x x x x x
9
Relación del
material
redactado con
lo solicitado por
institución x x x
10
Revisión de
material
redactado por
Responsable
de Institución x
22
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
11
Realización de
correcciones. x
12
Revisión de
correcciones x
13
Realización de
correcciones x
14
Redacción de
complementos
de material. x x x x
15
Revisión de
material por
responsable de
institución x
16
1ª Revisión de
material
obtenido y
redactado vía
Internet x
17
1ª Revisión de
material
obtenido y
redactado en
forma física x
23
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
18
Realización de
correcciones x x
19
2ª Revisión de
material
obtenido y
redactado x x
20
Aprobación del
proyecto
finalizado x
21
Impresión y
empastado del
material x
22
Reproducción
de CD-Rom x
23
Entrega del
material a la
Instancia
correspondiente x
24
Elaboración de
material a
implementar en
socialización x
25 Revisión de
material a x
24
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
implementar en
socialización
26
Realización de
correcciones x
27
Socialización
del Producto x
2.9 Recursos
2.9.1 Humanos: Personal Técnico Administrativo del Departamento de Asistencia Pedagógica y Entrega Escolar de la
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
2.9.2 Físicos: Oficina del Departamento de Asistencia Pedagógica y Entrega Escolar
2.9.3 Materiales: Computadora, impresora, USB, papel, libros, documento legales
25
CAPÍTULO III
PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3.1 Actividades y resultados
No. Actividad Resultados
1 Investigación de la reseña
histórica de la Supervisión
Educativa.
Obtención de material bibliográfica sobre
el fundamento legal de la Supervisión
Educativa y su historia en Guatemala.
2 Investigación de
Administración Educativa
Obtención de material bibliográfico de
material de Administración General y su
enfoque en Educación.
3 Investigación de Instrumentos
de control administrativo
Obtención de material bibliográfico.
4 Redactar los diferentes
Instrumentos Administrativos
Redacción de material para el proyecto.
5 Redacción ejemplos de
Instrumentos Administrativos
Redacción de material para proyecto.
6 Investigar cuadros de control
administrativos actuales del
MINEDUC.
Obtención de aspectos generales
utilizados por el Ministerio de Educación.
7 Elaboración recuadros de
control de trabajo
Cuadros de control administrativo basados
en las funciones administrativas de los
Supervisores Educativos.
8 Redacción del material
investigado
Redacción del Manual de instrumentos y
cuadros de control administrativo.
9 Relación del material
redactado con lo solicitado por
institución.
Estructuración de la información del
manual en base a la solicitud del
responsable de la institución.
26
No. Actividad Resultados
10 Revisión de material
redactado por responsable de
institución.
Observaciones al material redactado.
11 Realizar correcciones Material corregido
12 Revisión de correcciones Nuevas observaciones
13 Realización de correcciones Material corregido
14 Redacción de complementos
de material
Manual completo
15 Revisión de material por
responsable de institución
Visto bueno del responsable de la
institución.
16 1ª Revisión de material obtenido
y redactado vía Internet
Observaciones
17 1ª Revisión de material
obtenido y redactado en forma
física
Nuevas observaciones
18 Realización de correcciones Material corregido
19 2ª Revisión de material
obtenido y redactado
Nuevas correcciones
20 Aprobación del proyecto
finalizado
Visto bueno del asesor del Manual de
instrumentos y cuadros de control
administrativos.
21 Impresión y empastado del
material
Dos manuales impresos
22 Reproducción de CD-Rom 20 Manuales digitales
23 Entrega del material a la
Dirección Departamental
Guatemala Oriente
Dos manuales impresos y 20 manuales
digitales.
24 Elaboración de material para
socialización.
Trifoliar, presentación en Power Point y
encuesta sobre la funcionalidad del
Manual de instrumentos y cuadros de
27
No. Actividad Resultados
control administrativos.
25 Revisión de material para
socialización.
Observaciones
26 Realización de correcciones Material corregido
27 Socialización del Producto Presentación del Manual de instrumentos
y cuadros de control administrativo a
profesionales de la Franja de Supervisores
Educativos de la Dirección Departamental
Guatemala Sur.
3.2 Productos y logros
Productos Logros
1. Manual de instrumentos y
cuadros de control
administrativo para la
Dirección Departamental de
Educación Guatemala Oriente.
1. Material de consulta para mejorar la
implementación de instrumentos y
cuadros de control administrativo.
2. Impresión de dos copias para
entregar a las autoridades del
Departamentos Técnico Pedagógico
de la Dirección Departamental
Guatemala Oriente.
3. Impresión de una copia del material
para entregar a la Subdirectora
Técnica Pedagógica de la Dirección
Departamental Guatemala Sur.
4. Entrega de veinticinco copias
digitales entregadas a los
supervisores educativos de la
Dirección Departamental Guatemala
Oriente y Sur.
28
Productos Logros
5. Socialización del Manual de
instrumentos y cuadros de control
administrativo para la Dirección
Departamental de Educación
Guatemala Oriente a diez personas
que ocupan el cargo de supervisores
educativos en la Dirección
Departamental Guatemala Sur.
29
Heidy Alicia Rustrián López
Manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la Dirección
Departamental de Educación Guatemala Oriente.
Asesora: Licenciada Silvia Patricia Girón López
Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía
Guatemala, julio de 2013
30
ÍNDICE
1. Introducción
Pág.
I
2. CAPÍTULO I 1
3. La Supervisión Educativa 1
4. Fundamento legal de la Supervisión 1
5. Historia de la Supervisión en Guatemala 3
6. El Perfil del Supervisor 5
7. Supervisor Técnico 5
8. Funciones Técnicas 6
9. Supervisor Administrativo 12
10. Funciones Administrativas 14
11. CAPÍTULO II 20
12. Instrumentos Administrativos 20
13. Correspondencia oficial 20
14. Nota oficial 20
15. Informe memorándum o memorando 21
16. La circular 22
17. Memorial 22
18. Providencia 23
19. Oficio 24
20. Resolución 25
21. Dictamen 26
22. Acta 26
23. Conocimiento 30
24. Auténticas 30
25. Informe técnico 30
31
26. CAPÍTULO III 33
27. Formatos de Instrumentos Administrativos 34
28. CAPÍTULO IV 46
29. Cuadros de control administrativo 47
30. Material fotográfico de socialización 60
31. Bibliografía 62
I
32
Introducción
En Guatemala durante mucho tiempo el gobierno ha tratado de establecer una
figura que permita una comunicación de doble vía con el gremio magisterial. De
esta necesidad surge la figura del Supervisor Educativo, que en el transcurso de
la historia ha tomado diferentes nombres pero siempre ha perseguido los
mismos objetivos.
La Figura de Supervisor Educativo nace con el principal objetivo de trasladar las
disposiciones del Ministerio de Educación así como verificar el cumplimiento de
las funciones de los docentes y lograr calidad educativa en los
establecimientos educativos públicos del país.
El Supervisor Educativo como representante de autoridades ministeriales
de distrito tiene la responsabilidad de dirigir y verificar el cumplimiento del
trabajo de los docentes a su cargo. La tarea que desempeña es importante por
lo que es necesario mantener actualizando sus conocimientos para que estos
le permitan ejercer sus funciones con eficiencia.
El Supervisor Educativo en la actualidad debe desempeñar funciones técnicas y
administrativas, entre las funciones administrativas debe emplear diferentes
instrumentos que le permitan procesar diferentes acciones y resolver
problemáticas presentadas por la comunidad educativa ante su despacho.
El material que se presenta pretende proporcionar al Supervisor Educativo una
herramienta de uso práctico que le permitirá emplear con mayor eficiencia la
correspondencia oficial. Llevar un mejor control de sus actividades
desarrolladas y que estas se vean reflejadas ante las autoridades competentes.
1
33
CAPÍTULO I
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
“La Supervisión Educativa es el ente administrativo del Ministerio de Educación
que cumple con funciones técnico-administrativas, y pedagógicas, encargados
de velar por el logro de los fines, objetivos del sistema educativo nacional y el
cumplimiento de las normas que lo rigen; como lo son: promover el mejoramiento
de la calidad de la educación y asegurar el correcto aprovechamiento de sus
recursos, en relación con el desarrollo socio-económico del país.” (6: 352)
La Ley de Educación Nacional en el Título VII, Capítulo Único define a la
Supervisión, en su artículo 72 en el que textualmente se lee:
“Artículo 72. Definición. La Supervisión Educativa es una función técnico
administrativa que realiza acciones de asesoría, de orientación, seguimiento,
coordinación y evaluación del proceso enseñanza-aprendizaje en el Sistema
Educativo Nacional.” (8:10)
Fundamento legal de la Supervisión
En Guatemala el sistema educativo es dirigido por el Ministerio de Educación
quien tiene a su cargo la elaboración de Políticas Educativas que permiten el
desarrollo socio-económico del país promoviendo la participación y cobertura de la
población guatemalteca de acuerdo a lo establecido en la Constitución
Política de la República de Guatemala en su Sección Cuarta, dedicado al área
de Educación en los artículos del 71 al 84.
Según el Acuerdo Gubernativo No. 165-96 con fecha 21 de mayo de 1996 se
autoriza la Creación de las Direcciones Departamentales de Educación con el
objetivo de descentralizar las funciones del Ministerio de Educación, permitiendo
una mejor estructura organizativa y atender las necesidades e intereses de la
comunidad educativa en forma eficiente, ubicándolas geográficamente de
conformidad con la división administrativa del territorio nacional. (1)
2
34
En 1999 el Ministerio de Educación emite el ACUERDO MINISTERIAL No. 738
con fecha 5 de octubre de 1999, en el que acuerda la creación de tres
Subdirecciones Departamentales, en donde literalmente establece las funciones
las que textualmente se lee:
“Artículo 2. Las Subdirecciones tendrán a su cargo, entre otras funciones;
planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de carácter técnico y
administrativo necesarias para la efectiva prestación de servicios educativos dentro
de la jurisdicción geográfica que les sea adjudicada por la Dirección de
Guatemala.”
“Artículo 3. Las Subdirecciones Departamentales de Guatemala tendrán a su
cargo la dirección y coordinación del personal que ejerce la función de
Supervisión Educativa en la jurisdicción geográfica correspondiente.” (3)
El DECRETO LEGISLATIVO No. 12-91, Ley de Educación Nacional en el Título
VII, Capítulo Único, en su Artículo 73 define los fines y en el Artículo 74 los
objetivos que persigue la Supervisión, en donde textualmente se lee:
“Artículo 73. Finalidad. Son finalidades de la Supervisión Educativa:
a) Mejorar la calidad Educativa.
b) Promover actitudes de compromiso con el desarrollo de la educación
científica y democrática al servicio de la comunidad educativa.”
“Artículo 74. Objetivos. Son objetivos de la Supervisión Educativa:
a) Promover la eficiencia y funcionalidad de los bienes y servicios que ofrece
el Ministerio de Educación.
b) Propiciar una acción supervisora integradora y coadyuvante del proceso
docente y congruente con la dignificación del educado
3
35
c) Promover una eficiente y cordial relación entre los miembros de la
comunidad educativa.” (10)
“Durante el gobierno del Coronel Carlos Enrique Peralta Azurdia se emite el
Reglamento de la Supervisión Técnica Escolar el acuerdo gubernativo 123 A de
fecha 11 de mayo 1965 donde hace referencia de los objetivos, organización y
atribuciones de la supervisión. Este último establece en forma detallada las
funciones que debe cumplir el Supervisor Educativo”. (6: 359)
Las leyes antes citadas establecen lineamientos específicos de la jerarquía, la
organización y las funciones que se deben desempeñar con el único propósito de
lograr la calidad educativa que se ha buscado durante mucho tiempo en nuestro
país.
Historia de la Supervisión en Guatemala
Tomando como referencia el comentario al Acuerdo 123 “A” relativo a Supervisión,
del compendio de leyes, el Acuerdo Ministerial165-96 y el Acuerdo Ministerial 738
la historia de la supervisión en Guatemala se resume de la siguiente manera.
Durante el gobierno de Miguel García Granados conjuntamente con el Ministerio
de Educación en el año 1872 se establece la figura del Supervisor Educativo en la
Ley Orgánica de Instrucción Pública en el año 1875 creándose la Inspección
general a nivel departamental.
En el año de 1965 durante el Gobierno del Coronel Carlos Enrique Peralta Azurdia
después de un largo proceso de acreditación, los Supervisores quedan
establecidos como entes de comunicación entre el gremio magisterial y el
Ministerio de Educación el 11 de mayo de 1965 decretándose el “Reglamento de
Supervisión Técnico Escolar. Acuerdo 123 “A” de la jefatura de gobierno de
Peralta Azurdia, en la cual se establecen los Objetivos, la Organización, funciones
Técnicas y Administrativas de los Supervisores.
4
36
A finales de 1989, el Ministro de Educación de esa época destituye a todos los
supervisores y crea una figura temporal denominada "Coordinadores Educativos
En 1992 se creó la nueva figura del Supervisor Educativo, la cual vino a recuperar
el espacio perdido y a retomar la acción de acompañamiento y asesoramiento
docente.
En mayo de 1996, en el Acuerdo Gubernativo 165-96, se crean las Direcciones
Departamentales de Educación, que en su artículo 7º. Establece su relación con
la Supervisión en el cual define:
“Artículo 7. Supervisión Educativa. La supervisión educativa de la jurisdicción que
corresponda queda incorporada a la Dirección Departamental de Educación
respectiva, siendo en consecuencia el Director Departamental de Educación el jefe
inmediato superior de dicha supervisión". (1)
En 1999 el Ministro de Educación crea paralelo a los supervisores la figura del
Coordinador Técnico Administrativo, sin una base legal, solamente con un manual
de funciones, (basado en el Acuerdo Gubernativo 123 "A" y de la Ley de Servicio
Civil). Con esto pretendía que se mejorara la atención al usuario y que cada
supervisor atendiera una cantidad adecuada de establecimientos para una mejor
cobertura.
Ese mismo año el Ministerio de Educación bajo el ACUERDO MINISTERIAL No.
738 con fecha 5 de octubre de 1999, acuerda la creación de tres Subdirecciones
Departamentales, que en su artículo 3º establece la relación directa de la
Subdirección Departamental con la Supervisión Escolar, en donde textualmente se
lee: “Artículo 3. Las Subdirecciones Departamentales de Guatemala tendrán a su
cargo la dirección y coordinación del personal que ejerce la función de Supervisión
Educativa en la jurisdicción geográfica correspondiente.” (3)
Para el año 2003 existían cuatro figuras, Supervisores, Capacitadores
pedagógicos, Coordinadores Técnico Administrativo y Maestros reubicados;
logrando su unificación en el 2006 permitiendo establecer una sola figura de
Supervisor para realizar las funciones técnicas administrativas que le
corresponden.
5
37
En la actualidad cada Departamento dentro de la Dirección Departamental gira
instrucciones a los Supervisores con el objeto de cumplir con las disposiciones del
Ministerio de Educación enfocados en el área administrativa Técnico
Administrativo.
El Perfil del Supervisor
Tomando como referencia a Wiles, en su obra “Técnicas de Supervisión para
Mejorar la Escuela” el perfil del supervisor se resume de la siguiente manera.
Perfil Profesional es el conjunto de características específicas básicas que debe
poseer un directivo para el desempeño de sus funciones y tareas, las cuales
deben responder a las exigencias sociales, económicas, políticas y culturales
dentro de la comunidad.
De acuerdo a algunos expertos para lograr un servicio de calidad es importante la
capacitación constante, la actualización de procesos, identificar la unidad de
mando que permita seguir una línea de trabajo y obtener mejores resultados en el
servicio que se presta.
El perfil profesional que debe poseer el Supervisor Educativo debe adecuarse a
las necesidades de nuestro país y modificarse de acuerdo a las reformas
educativas que se puedan dar.
Supervisor Técnico
El Supervisor Educativo es una figura importante dentro del Sistema Educativo del
país ya que es el enlace que verifica el cumplimiento de los planes, el logro de los
objetivos y así lograr una mejor calidad de educación en el sector público.
6
38
Funciones Técnicas
Luis Arturo Lemus enlista los propósitos de la Supervisión desde el punto de
vista técnico, estos son:
a) “Profundizar en los maestros el conocimiento de la educación moderna;
b) Descubrir y estimular las aptitudes de cada miembro del personal;
c) Iniciar y orientar a los nuevos maestros en el ejercicio de su profesión;
d) Evaluar, estimular y seleccionar a los maestros de la escuela;
e) Desarrollar buenas relaciones entre los miembros del personal;
f) Ayudar a los maestros a mejorar su técnica de enseñanza, asistiéndolos en
los problemas que se les presenten;
g) Formular, en compañía del personal un conjunto de principios pedagógicos
que sean aplicables;
h) Unificar el trabajo de la escuela para que haya armonía en la labor docente
a fin de alcanzar los mismos objetivos generales;
i) Ayudar a los educadores a analizar su propio trabajo;
j) Elaborar, interpretar y aplicar los programas escolares;
k) Efectuar cambios en las disposiciones administrativas cuando éstas sirvan
para facilitar la labor docente;
l) Poner a los maestros en contacto con las condiciones y necesidades de la
comunidad;
m) Desarrollar buenas relaciones sociales entre los miembros del personal,
alumnos, padres de familia y autoridades locales;
n) Proteger a los maestros contra las exigencias que excedan las funciones
docentes y que a veces imponen en algunas comunidades;
o) Investigar, planificar, orientar y evaluar la situación educativa en general”.
(9: 193.)
7
39
Lemus, propone una serie de principios que deben aplicarse a la Supervisión para
lograr los objetivos que debe perseguir:
a) La Supervisión no debe ser impuesta a la situación sino debe derivarse de
ella;
b) La Supervisión debe ser proporcionada a todos los miembros del personal;
c) La Supervisión debe ser cooperativa;
d) La Supervisión debe ser respetuosa de las diferencias individuales;
e) La Supervisión debe reconocer los méritos y sacrificios tanto como los
defectos y virtudes;
f) La Supervisión debe efectuarse con acciones más que con palabras;
g) La Supervisión debe ser científica y democrática;
h) La Supervisión debe hacer uso de diferentes medios;
i) La Supervisión debe ser continua y progresiva;
j) La Supervisión debe ser amable y despertar la confianza y cooperación del
personal;
k) La Supervisión debe ser informal hasta donde le sea posible;
l) La Supervisión debe ser individual y colectiva;
m) La Supervisión debe ser organizada y planificada con anterioridad;
n) La Supervisión debe ser evaluada frecuentemente. (9: 205…207)
“El Acuerdo Ministerial 123 “A” cita en el Capítulo II, Artículo 9 las atribuciones
técnicas de los Supervisores, en donde establece:
1) Participar en el planeamiento de la Supervisión Técnica escolar del
departamento, siendo responsables del desarrollo de la misma en sus
respectivos distritos.
2) Celebrar reuniones planificadas con los directores y maestros de las
escuelas de su jurisdicción, al iniciar y finalizar el período lectivo y cuantas
veces sea posible durante el año.
8
40
3) Elaborar con los directores de las escuelas de su distrito el plan anual de
actividades.
4) Realizar visitas periódicas de supervisión a las escuelas preprimarias y
primarias, urbanas y rurales, que se encuentren en su distrito.
5) Organizar cursillos con el fin de que directores y maestros conozcan nuevos
métodos y técnicas de enseñanza.
6) Estimular la cooperación entre los maestros de cada establecimiento
educativo, en la realización de las actividades a desarrollar.
7) Promover el establecimiento de Escuelas Primarias, Centros de
Alfabetización y Educación de adultos, ejercer la supervisión de los mismos
y observar el cumplimiento de lo establecido en la Ley Orgánica de
Educación Nacional.
8) Elaborar un informe anual sobre las actividades desarrolladas en su
jurisdicción, para que sea incorporado al informe anual del departamento.”
(2)
Dentro de las funciones técnicas más importantes del Supervisor se encuentra la
Planificación, para la cual Reyes Ponce en su obra, Administración de Empresas,
propone la siguiente definición.
Planificación
“La Planeación: esta consiste, en fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
actividades para realizarlo y las determinaciones de tiempos y recursos necesarios
para su realización.” (11: 165)
Wiles, propone Estrategias que deben tomarse en cuenta al momento de la
planificación para que dentro de la misma se establezcan actividades que
permitan mejorar el desempeño del equipo de trabajo. Entre las estrategias que
propone están.
9
41
1. Liberar el Potencial Humano Wiles en su obra Técnicas de Supervisión para mejorar las Escuelas
considera que; “La Supervisión es el procedimiento del cual un sistema
escolar mejora su programa de estudio y enseñanza. Pueden darse
cambios adquiriendo nuevo material de enseñanza y construyendo nuevos
edificios, cualquier modificación sustancial es el producto de cambios en el
cuerpo docente. En realidad, el proceso de supervisión es la liberación del
potencial humano que hace posible tener un cuerpo de maestros más
competentes, para dirigir la interacción humana, que se llama educación”
(12: 31)
La liberación del potencial humano consiste en que la figura del Supervisor
como individuo debe tener confianza en sí mismo, seguridad de las
acciones que realiza y proyectarla a los demás, debe tener confianza y
creer en el potencial del equipo de docentes a su cargo, estos a su vez
podrán exponer las diferentes potencialidades que tienen como individuos.
Tomar en cuenta el criterio de las personas permite crear confianza en ellos
mismos y saber que son importantes dentro del equipo de trabajo,
motivándolos a trabajar con mayor eficiencia y eficacia dentro del sistema
escolar.
2. Liderato
El liderazgo ha sido un tema de investigación para varios especialistas y se
llega a la conclusión: “Un grupo y un líder dependen mutuamente uno del
otro, no puede existir uno sin el otro. Una persona no puede ser un líder sin
un grupo. Un grupo no puede desarrollarse sin un líder por lo que debe
establecerse una unidad.” (12: 50)
Cualquier persona puede ejercer el liderato dentro de un grupo de
individuos ya que este no está ligado directamente a la cantidad de
conocimientos que se pueda poseer. El Supervisor deberá aplicar los
siguientes pasos para lograr mayor efectividad en el grupo que dirige.
10
42
a) Ejercer iniciativa: debe interactuar constantemente con el grupo y
guiarlo al logro del objetivo, esto aumentará la posibilidad de ejercer
el liderato.
b) Evidenciar la cooperación: las personas que demuestran mayor
cooperación son las que logran mayor efectividad en las actividades
que desarrollan.
c) Comunicar sentimientos e ideas: expresar en forma coherente y
precisa las ideas o indicaciones que debe ejecutar el grupo ya que
es muy difícil descifrar lo que alguien quiere si no lo expresa.
d) Ser empático con aquellos que desea dirigir: ser capaz de ponerse
en el lugar de otras personas y sentir o comprender su situación.
e) Creativo y original: proporcionar ideas que sean útiles al grupo y que
proporcionen soluciones a un problema determinado.
f) Servicial: un buen líder demuestra más actitud de servicio que de
poder de esta manera obtiene mayor colaboración de un
determinado grupo de individuos.
3. Comunicación
“La comunicación tiene un hondo significado para una organización y para
los individuos cuyo trabajo es primordialmente interacción directa. El grado
de cohesión y unión entre grupos depende de la adecuada comunicación y
el valor de la conferencia se determina por el grado de comunicación que
ocurra.
La comunicación no solo es hablar. Es un esfuerzo por parte de un
individuo de tratar de compartir sus anhelos, propósitos y conocimientos
con otros y de entender todo esto y saber de los demás.” (12: 67)
Es importante recordar que existen diferentes tipos o clases de
comunicación por medio de los cuales se pueden expresar ideas o
sentimientos algunos de ellos pueden ser los gestos, expresión facial,
11
43
postura y disposición de tiempo y espacio que cada integrante determina en
el momento de un proceso de comunicación.
El supervisor debe realizar constantes reuniones con su equipo de trabajo
para identificar puntos en común así como las áreas de controversia que
deben llevar un estudio a profundidad.
4. Desarrollo Curricular
“La palabra “Currículo” se traduce de diversas maneras: diseño y estructura
del plan curricular; folletos de orientación para docentes como las materias
instructivas aprobadas y entregadas por el sistema escolar; creencias de
entidades públicas sobre procesos educativos que representan el consenso
docente; conexiones que existen entre la administración, profesorado y
alumnos. Todos estos factores llenan el programa de experiencias de
aprendizaje que el principiante acumula mientras va a la escuela.
La supervisión tiene la responsabilidad de efectuar mejoras continuas en la
aplicación del currículo.” (12: 105) El supervisor debe ayudar en la
innovación, proporcionando todo tipo de recursos necesarios para producir
el cambio, coordinar la incorporación de innovaciones para que los
programas de estudio tengan continuidad, apoyar en la elección de
estrategias que permitan elegir las mejores propuestas de aplicación del
currículo.
5. Mejorar la Enseñanza
Una de las funciones esenciales de la Supervisión es mejorar la enseñanza
en los centros educativos a través de la estrecha relación que debe existir
con el grupo de docentes que colabora dentro de su sector, realizando
visitas constantes a los salones de clase y visualizar sus debilidades y sus
fortalezas.
12
44
Si el supervisor quiere que el grupo crezca profesionalmente, debe
ayudarlos a sentirse importantes, debe alentar el sentido de bienestar y
valor individual de todos los miembros del grupo. Los maestros deben ser
aceptados como personas con habilidades, entendimiento y suficiente saber
para mejorar el aprendizaje de sus alumnos.
Para lograr un cambio significativo en la actitud de los docentes se debe
animar su actividad creadora, acompañar al docente en las fases de
planear, probar y revisar para poder aprobar los nuevos procedimientos
propuestos por ellos.
Supervisor Administrativo Algunos autores hacen referencia de la Supervisión Administrativa y sus
funciones, a continuación se describen algunas opiniones:
Toda persona que ejerce la función de administrador basa sus funciones en lo
establecido en la Administración General, grandes escritores como Henry Fayol y
Harold Koontz entre otros, han aportado los lineamientos que un administrador
debe seguir para ejecutar una administración eficiente.
En este apartado se hace referencia a las obras de Agustín Reyes Ponce y Luis
Arturo Lemus quienes enfocan la Administración en el área Educativa.
Agustín Reyes Ponce en su obra “Administración de Empresas” define a la
Administración como: “Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social” (11: 26)
En ella también expone que la administración fundamentalmente se basa en la
organización a la cual se le atribuye el manejo de las personas, el material y el
capital de una institución o empresa. Enfatiza el carácter social de la
Administración ya que la misma debe organizar las actividades de las personas
13
45
dentro de una sociedad, la organización se da desde su forma más simple en
actividades diarias, hasta las más estructuradas dentro de una empresa o bien en
un sistema de gobierno, de ella depende la efectividad con que se realicen las
diferentes actividades para el logro de los objetivos o metas planteadas.
Harold Koontz en su obra “Administración” define a la Administración como: “La
administración se define como el proceso de diseñar y mantener un medio
ambiente en el cual sus colaboradores logren eficientemente los objetivos
plateados.” (8: 6)
Luis Arturo Lemus define la administración escolar relacionándola con los
diversos aspectos que intervienen en su proceso, determinando si su relación es
de coordinación o de dependencia jerárquica; “Organización, entendemos el
ordenamiento de los distintos elementos que intervienen en el quehacer educativo,
incluyendo a todo lo relacionado con una comunidad determinada. Administración,
es el control y el manejo de los recursos materiales y humanos para ponerlos al
servicio de los grandes fines y aspiraciones determinados por la política
educacional. Supervisión Escolar, se entiende el conjunto de acciones dirigidas al
mejoramiento de las condiciones del proceso de enseñanza y aprendizaje de
alumnos y maestros, al perfeccionamiento profesional de los educadores que se
hallan en servicio y al mejoramiento profesional de la situación educativa.
Legislación, se refiere a las normas de derecho escritas, encaminadas a regular
las actividades de los elementos humanos encargados de la educación.
Planeamiento, trata de la previsión de los distintos aspectos que tienen que
considerarse en el desarrollo de una situación, en este caso educativa. Es el
proceso continuo como parte fundamental de la actividad administrativa que se
proyecta hacia el futuro, para afrontar problemas inherentes al mejoramiento.
Política, es la finalidad y aspiración de un modo de vida, de acuerdo con los
conceptos de sociedad, patria y educación que poseen los individuos y las
instituciones encargadas del gobierno.” (9: 26)
14
46
El objetivo fundamental del Supervisor Educativo en su actividad administrativa
será el de coordinar al personal bajo su cargo para lograr un mejor nivel
Educativo en nuestro país. Las actividades administrativas no pueden desligarse
de las funciones técnicas del Supervisor ya que el objetivo que se espera
alcanzar es el mismo.
Funciones Administrativas
La administración como tal implica que las personas que la ejecutan realicen
procesos de planificación, organización, control, dirección. Es responsabilidad de
los Administradores emprender acciones que conlleven a obtener eficacia y
eficiencia en todos sus colaboradores, aplicando los mismos principios a una
empresa de grandes dimensiones o bien una pequeña. Se debe proporcionar una
estructura útil para organizar el conocimiento administrativo.
La definición de las funciones administrativas son las siguientes:
a) Planificación: Implica la selección de objetivos para lograrlos de acuerdo a
las acciones que se realizan dentro de la institución. Sin una planificación
previa de las acciones estas tienden a carecer de objetivo y están a merced
de la casualidad. Para alcanzar la eficiencia es necesario que se le informe
a los colaboradores de los propósitos u objetivos planteados y de las
normativas para poderlos alcanzar.
b) Organización: Es la parte de la administración que implica establecer una
estructura intencional de actividades que debe desempeñar cada uno de
sus colaboradores, la organización permite crear un ambiente propicio para
la actividad humano en el cual cada uno tenga conocimiento del papel que
desempaña dentro de la institución y los objetivos que debe alcanzar.
c) Dirección: Consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a
la obtención de las metas de la institución, el administrador debe tener
15
47
como característica común el Liderazgo para que la Dirección sea efectiva,
debe motivar constantemente a sus colaboradores con el objetivo de
obtener su mayor eficiencia.
d) Control: Es la medición y corrección de las actividades de los colaboradores
con el fin de asegurarse de que las actividades ejecutadas se realicen de
acuerdo al plan trazado. El control permite al Administrador observar sus
fortalezas y debilidades de las cuales puede basarse para tomar decisiones
correctivas que le permitan alcanzar los objetivos planteados.
Henry Fayol propone en su estudio catorce principios que se deben seguir para
obtener eficiencia y eficacia dentro de la Administración. Luis Arturo Lemus define
estos principios enfocándolos en la Administración Escolar de la siguiente manera:
1. “División del trabajo y especialización: Es el orden natural de las cosas, su
finalidad es producir más y mejor con el mismo esfuerzo, o producir lo
mismo con menos esfuerzo. Es un medio de obtener el máximo provecho
por vía de la simplificación de funciones, separación de actividades y
especialización del personal. La especialización consiste en la habilidad o
conocimiento que adquiere una persona como consecuencia de su
dedicación al cultivo de una rama de una determinada ciencia o arte. La
división del trabajo es la base de la organización permitiendo alcanzar logros
significativos a la institución.
2. Autoridad y responsabilidad: Es la función de mandar y lograr obediencia. La
autoridad y la responsabilidad pueden y deben delegarse, ello no significa
perder sino “Compartir”. La delegación sólo puede hacerse cuando hay
entendimiento, lealtad, confianza y capacidad. Esta delegación puede ser
descendente, ascendente y lateral, mediata o inmediata.
16
48
3. Centralización y descentralización: Por centralización entendemos la
concentración de la autoridad en un nivel jerárquico particular, con el fin de
reunir en una sola persona o cargo el poder de tomar las decisiones más
importantes. La descentralización se considera como la delegación de
autoridad y deberes en oficinas regionales o de funciones específicas con la
independencia necesaria para tomar decisiones. Para algunos autores es
más importante hablar de descentralización por lo que la definen como; la
transferencia de atribuciones a unidades administrativas dotadas de
personalidad jurídica distinta de la administración central, ligadas a ella
solamente por el control administrativo.
4. Unidad de mando y dirección: Para la ejecución de una actividad cualquiera
se requiere que el agente que la ejecuta reciba órdenes de un jefe y sea
responsable ante él. La unidad de dirección significa que hay un solo jefe y
un solo programa para un conjunto de operaciones que tienen el mismo fin.
5. Escala jerárquica: Significa líneas de autoridad y campos de jurisdicción
claramente definidos. Llámese así a la serie de niveles de autoridad que va
desde el jefe superior hasta los distintos puestos inferiores. La escala
jerárquica es el camino normal que siguen las disposiciones que se
transmiten y las órdenes que se reciben en un organismo determinado.
6. Subordinación del interés individual al general: El interés de un individuo o
de un grupo no debe prevalecer en contra del de la institución.
7. Lealtad y estabilidad: Se refiere al personal que debe ser consecuente con
la institución pero esto depende de que se garantice la permanencia en el
trabajo y se mantenga el goce de sus derechos dentro del marco de las
leyes, mientras cumpla con sus deberes y obligaciones.
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49
8. Remuneración adecuada y equidad: Este es el pago de acuerdo a los
niveles de autoridad y responsabilidad, con la especialización y división del
trabajo, con la permanencia y superación. Ascensos periódicos según el
tiempo, los méritos y los servicios. Trabajo adecuado, igual trato a todos, en
igualdad de condiciones.” (9: 29.30.31)
El campo de la administración se encuentra en constante cambio por lo que se
deben actualizar las técnicas de su aplicación. Dentro de los aportes de algunos
analistas de la administración se proponen enfoques que se constituyen en áreas
especiales del conocimiento o se pueden tomar como técnicas que intentan
mejorar la práctica de la administración.
Uno de los enfoques más novedosos es el Enfoque de los papeles (roles)
administrativos, popularizado por Henry Mintzberg.
El enfoque de los papeles, consiste en establecer el papel que desempeñan los
administradores resaltando que las actividades desarrolladas por ellos no se
enmarcan solo en la planificación, organización, dirección, control, ya que en la
realidad se realizan tantas actividades que no se pueden definir en tan pocas
palabras.
“Los diez papeles administrativos identificados por Mintzberg son:
Papeles interpersonales
1. El papel de representante (que ejecuta deberes ceremoniales y sociales
como representante de la organización)
2. El papel del líder.
3. El papel de enlace (particularmente con extraños).
Papeles informacionales
1. El papel de receptor (que recibe información acerca de la operación de la
institución)
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2. El papel de difusor (que pasa información a sus colaboradores)
3. El papel de vocero (que transmite información a quienes están fuera de la
organización)
Papeles Decisivos
1. El papel de emprendedor.
2. El papel de manejador de problemas.
3. El papel de asignador de recursos.
4. El papel de negociador (que trata con varias personas y grupos de
personas).” (8: 24)
“El ACUERDO MINISTERIAL 123 “A” cita en el Capítulo II, Artículo 9 las
atribuciones administrativas de los Supervisores, en donde establece:
1) Presentar al Supervisor Técnico Departamental un informe mensual de las
actividades realizadas.
2) Llevar un registro sobre los aspectos profesionales del personal de los
establecimientos de su distrito.
3) Propiciar relaciones favorables entre la escuela y la comunidad.
4) Cumplir y velar porque se cumplan las leyes, reglamentos y disposiciones
del Ministerio de Educación.
5) Informar al Supervisor Coordinador Departamental las anomalías y
deficiencias que se advierten en los establecimientos educativos, el
resultado de las comisiones desempeñadas y los progresos alcanzados.
6) Elaborar estadísticas para hacer una mejor distribución de la población
escolar.
7) Visar las hojas de servicio personal docente y extender las mismas a los
directores de los establecimientos educativos.
8) Intervenir en los problemas que surjan entre los miembros del personal
docente y adoptar las medidas adecuadas para su solución.
9) Revisar inventarios y tramitar los desgloses cuando el caso lo requiera.
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10)Dar posesión a los directores nombrados.
11)Revisar y autorizar los libros de registro llevados por las direcciones de los
centros educativos.
12)Colaborar con la sección de Higiene Escolar de la Sanidad Pública, con el
Programa de Refacción Escolar, el de Construcción de Escuelas y cualquier
otro que se estableciere relacionado con la educación.
13)Tramitar ante los Supervisores Técnicos todos los asuntos relacionados con
el desarrollo del programa educativo de su jurisdicción.” (2)
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52
CAPÍTULO II
INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Dentro de los instrumentos que el Supervisor Educativo debe conocer y aplicar en
la correspondencia Oficial se encuentran los siguientes:
“Correspondencia oficial”
Debido a que el sistema en que se desenvuelve el Administrador Educativo es el
oficial, se estudiará el estilo de correspondencia utilizado en el mismo. Se
denomina correspondencia oficial la que trata de asuntos relacionados con el
estado, ya sea dirigida del gobierno a particulares, de particulares a oficinas del
gobierno y entre funcionarios públicos.
El Administrador público debe conocer los diferentes documentos con los que se
procede a comunicar con superiores y subalternos por lo que uno de los aportes
más importantes del presente documento es establecer la definición de
Instrumentos Administrativos citando varias fuentes de investigación, su función y
ejemplos claros de su redacción como apoyo a la labor que realizan diariamente.
(4:1)
“Nota oficial”
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el
asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la
importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los
funcionarios públicos.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en
su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y
entre jefes de menor jerarquía.
21
53
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en
cuenta la jerarquía de los funcionarios, así tenemos:
Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.
De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.” (4:4)
“Informe memorándum o memorando” (Ver pág. 40)
La palabra memorándum o memorando, procede directamente del latín
Memorándum, Que quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria.
La significación que se da a dicha palabra, debido a estar relacionada con las
cosas que se debe recordar, es la de libreto o agenda donde se apuntan las cosas
que uno tiene que acordarse.
Sus características son: en la parte central superior de la hoja, lleva escrita en
mayúsculas, la palabra "Memorándum, o memorando" y a la izquierda se anota
con la palabra "para", (debiendo anotar acá el destinatario. Continuando debajo de
esta con la palabra "de" (el nombre del funcionario u oficina de donde emana el
Memorándum), seguidamente se coloca la palabra "asunto" (anotar en forma
breve el motivo del mismo) y "fecha", (en la cual se escribe dicho Memorándum).
Se utiliza dentro de la misma dependencia, de jefes a subalternos y de subalternos
a jefes. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe el número
correspondiente con las iniciales de la autoridad y fecha en la esquina superior
derecha. Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por estar desprovista
de frases de cortesía o rebuscadas. No lleva saludo, despedida, ni firma.
Únicamente se anotan las iniciales de quien lo envía, manuscritas, ya sea después
de su nombre, en el encabezamiento o en el punto final. Este documento por
referirse a asuntos generalmente de poca importancia. No requiere
necesariamente contestación.” (4:11)
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54
“La circular” (Ver Pág.43)
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones
reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la
autoridad a sus subordinados.
Elementos que conforman la circular
Numero de orden,
Fecha,
Destinatarios,
Asunto o contenido y
Firma.
La circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de
un determinado tema o asunto.” (4:18)
“Memorial”
Se conoce con el nombre de memorial, más comúnmente como solicitud o
representación de un escrito solicitado por los particulares a los funcionarios
públicos con el fin de declarar hechos que la ley exige o bien para solicitar algo en
ejercicio del derecho de petición.
Este documento carece de saludo o vocativo, se compone de un párrafo inicial en
el que el remitente expresa su nombre, domicilio y demás características
personales. Seguidamente se exponen en uno o más párrafos, el contenido de la
declaración o petición. La frase de cierre consiste en una expresión
como justicia "que espero me sea concedida" o simplemente es justicia o
atentamente.
Las respuestas o contestaciones correspondientes a los memoriales, dirigidas por
las oficinas públicas a los particulares, toman la forma de oficio.” (4:22)
23
55
“Providencia” (Ver Pág. 37, 38)
Una providencia es un instrumento que se utiliza para dar continuidad a un trámite
para resolver un asunto enviado en un oficio. En la correspondencia oficial existen
dos clases de providencia.
Providencia resolutiva
En ella se resuelve de una vez el asunto que se solicita,
Providencia administrativa
Es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el funcionario
indica el trámite que debe seguir, solicita informes o deja constancia del
cumplimiento de una disposición legal.
La providencia se escribe con los siguientes objetivos:
Solicitar antecedentes
Ratificar
Escuchar a otra persona
Solicitar pruebas
Enviar a archivo.
Los elementos que conforman la providencia son:
Nombre de la oficina Administrativa
Fecha (escrita en letras),
Asuntos objetivos
Número de la providencia,
Objetivo de la misma
Firma del funcionario que la envía.
Se utiliza cuando es necesario trasladar a otra instancia una petición recibida. Es
necesario que en la providencia se mencione de cuantas hojas útiles consta el
24
56
expediente, la cantidad se escribe con letras y la frase completa se anota con
mayúsculas.” (4:8)
“La función de la providencia es resumir el contenido del oficio, controlar y darle
seguimiento a la solicitud y determinar qué acción se debe llevar a cabo para
atender la petición; es decir que se usan en el trámite administrativo para pasar,
trasladar, agregar a los antecedentes, pedir antecedentes, archivar, dictaminar.
A través de la Providencia se puede dar respuesta a una solicitud se hace
también a través de un oficio y para trasladarlo tiene que elaborarse otra
providencia. (6:7)
“Oficio” (Ver Pág. 34)
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede: Solicitar o rendir informes,
acusar recibo, trasmitir disposiciones u órdenes, etc. Su redacción debe ser
cuidadosa, atendiendo siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia
comercial, referente a la estética, puntuación, redacción, etc.
Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos
en párrafo distinto cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y
resolución del mismo.
El oficio es un instrumento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o
a diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones.
Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. En su contenido se
tratan asuntos de importancia, pudiendo dar origen a formar expediente.
Por medio del oficio se pueden hacer solicitudes, rendir informes, acusar recibo,
trasmitir disposiciones u órdenes, etc. Generalmente se aplica para informar
alguna disposición relacionada al servicio. Este instrumento deberá contener
destinatario. Los elementos que forman el oficio son:
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Número de oficio y referencia.
Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificación del título y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio.
Despedida.
Firma y cargo de quien envía.
Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.
Este instrumento se aconseja utilizarlo en el sistema educativo y lo puede utilizar
el Director del plantel educativo, para dirigirse a los subalternos de la
empresa educativa a su cargo, cuando se dirija a las autoridades del Ministerio de
Educación, supervisores Educativos.” (4:4)
“Resolución”
Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos
los datos, de haberse formado juicio al respecto y de haber analizado el fondo del
mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos
casos aún pueden interponerse recursos.
Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades; deberá comprender
también la notificación a las partes y la obligación de reponer el papel, cuando así
procediere. Es el documento que contiene la decisión de la autoridad competente.
Se utiliza para dar respuesta final a un asunto planteado, ya sea favorable o
desfavorable al peticionario.
La resolución comprende:
Los considerandos (indican los motivos que han obligado a tomar la
decisión).
El por tanto (expresa las leyes en que se basa la resolución).
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La determinación. (resuelve). Al anotar la resolución deberán numerarse los
puntos que contiene.
La resolución cobra vida a través de una solicitud planteada en un oficio a favor de
un centro educativo, por múltiples causas, ejemplo: autorización de un
establecimiento educativo, cambio de director técnico, cambio de propietario,
cambio de dirección o de ubicación, cambio de nombre del establecimiento,
actualización de cuotas a cobrar hasta el mes de octubre, etc.” (4:19)
“Dictamen”
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales
aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en
la cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es
emitido por asesores de las oficinas gubernativas a quienes se les ha pedido
opinión sobre el asunto.
Elementos que conforman el dictamen:
Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata,
Descripción de los pasos seguidos para la investigación,
Considerandos o motivos que lo originaron,
El por tanto, que contiene los elementos que lo fundamentan, y
La decisión sobre el asunto.” (4:19)
“Acta”
Reseña histórica que deja constancia de hecho ocurrido, que se consideran
importantes, para que formen parte de la memoria de una institución.
A esa acción se le nombra como redactar o faccionar el acta.
Partes de un Acta
A) Introducción
B) Cláusula o cuerpo del acta y
C) Cierre o finalización
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59
La introducción: consta de: número de acta, nombre de la ciudad, día, mes, año y
hora, lugar asede de la reunión o sesión, título, nombre y puesto de las personas
que participan, motivo de la reunión.
Las cláusulas: Deben de ir enumeradas con letras y en mayúsculas. Es preferible
enumerarlas hacia el margen izquierdo del papel para mayor uniformidad.
PRIMERO: SEGUNDO: de acuerdo a la cantidad de tratados que se realicen en el
documento.
Cierre: En este se determina que ya no hay nada más que hacer constar
terminándola en el mismo lugar y fecha de su iniciación.
Después del cierre, se escriben los nombres de las personas que intervinieron
para que cada quien sepa en dónde debe de colocarse su firma.
Si una persona o varias no están de acuerdo con algunas cláusulas o con todas,
puede negarse a firmar el acta. Sin embargo, algunas veces estas personas se
ven forzadas a firmar, aun cuando no estén de acuerdo. Para no adquirir
responsabilidades, la persona que no está de acuerdo con el acta o con alguna
cláusula puede levantar a otro sí.
Otrosí: Viene del latín alterum otro; sic, que significa además de esto. El otrosí se
escribe unido con inicial mayúscula. Se coloca ante las firmas; de lo contrario, la
persona lo escribe y seguidamente coloca su firma. Ejemplo:
Otrosí. Hago constar que firmo la presente acta, pero no estoy de acuerdo con
todo lo que en ella se dice.
Firma
El otrosí puede usarse también cuando se ha omitido involuntariamente una
cláusula y la persona no se da cuenta se da cuenta hasta que los que intervinieron
ya han puesto su firma. En conclusión, el otro si se usa para agregar algo que no
está escrito dentro del cuerpo del acta.
Testado y entrelineados
Las actas se hacen en libros en o en hojas numeradas, las cuales son autorizadas
por la contraloría de cuentas de la Nación, en estos libros u hojas no se pueden
hacer borrones cuando se cometen equivocaciones. . ¿Qué se hace cuando la
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60
persona encargada de elaborar las actas se equivoca u omite alguna palabra,
incluso párrafos o líneas?
Lo primero que tiene que hacer es tachar con guiones el error, luego entrelinear la
o las palabras correctas entre diagonales. Para que el entrelineado sea válido, se
tiene que testar al final del acta, después del cierre y antes de las firmas.
Algunas veces cuando el acta ya está elaborada y las personas han firmado,
alguien se percata de un error. En estos casos, se puede entrelinear y testar
después de las firmas; pero para que tenga la validez que se requiere, se hace
necesario solicitar otra firma de las personas que intervinieron en el acta. Si por
descuido se ha omitido una cláusula compleja; está puede describirse después del
cierre y se hace uso del otrosí.
Cuando un acta tiene muchos errores y muchas correcciones; esta puede
anularse por medio de otra acta. Luego elaborar la que anulo, pero ya sin errores.
Nunca deberá hacerse borrones con borradores corrientes ni con correctores
especiales.
En las transcripciones o certificaciones de actas, los entrelineados y testados ya
no deben de aparecer. Por lo tanto, la trascripción de la misma se hace sin
errores; sin embargo, el otrosí debe de escribirse, asimismo el nombre de las
personas que firmaron el acta.
Requisitos para elaborar un acta
Debe de enumerarse y escribirse en español, con letra legible, scrip o de molde.
Todos los números deben de ir en letras. En caso de discrepancia, se tomará lo
escrito en letras su redacción debe de ser clara, concisa y precisa. Por lo tanto,
debe hacerse uso correcto de las reglas gramaticales. Las cláusulas o puntos
tratados deben de hacerse al margen izquierdo, con letras mayúsculas de
preferencia para realzarlo. Los entrelineados deben salvarse y testarlos después
del cierre del acta.
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61
Cuando el acta sirve para dar cumplimiento a un acuerdo, decreto, resolución o
disposición; es conveniente copiar literalmente la parte conducente o todo el
documento; esto entre comillas.
Las resoluciones que se tomen en una sesión, deberán de enseñarse y señalarse
e indicar si todos los participantes estuvieron de acuerdo, o bien si hubo alguno
que no aprobó la moción o la resolución.
La persona que participe como representante de otra, deberá una carta o poder
legal que lo acredite para ello. Los libros de acta deben estar autorizados por la
contraloría de cuentas de la nación y estos deben estar foliados o numerados
correlativamente.
Los nombres de los participantes en una sesión, deben de escribirse después del
cierre del acta, para identificar cada una de las firmas, ya que muchas de estas
son ilegibles. Los espacios en blanco deben llenarse con guiones para no permitir
interrelaciones.
Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que
contiene la descripción de actos o hechos, que ocurren en un momento
determinado.
Elementos que conforman el acta:
Lugar, fecha y hora,
Identificación de participación,
Cuerpo del acta o cláusulas o puntos tratados,
Cierre, y
Firma de los participantes.” (4:16)
30
62
“Conocimiento” (Ver Pág. 42)
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa.
Elementos que conforman el conocimiento:
Lugar y fecha,
Nombre de quien recibe,
Descripción de lo recibido y
Nombre y firma del receptor.
Aplicación del conocimiento
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con
la finalidad de no olvidarlos u omitirlos.” (4:17)
“Autenticas” (Ver Pág. 41)
Es el documento autorizado por notario por medio del cual dicho funcionario
público, por la fe pública que posee, determina que la fotocopia del documento
original fue reproducida en su presencia de su original y que las firmas que
aparecen en el mismo son originales”. (7:13)
Autenticar un documento es competencia exclusiva del Supervisor únicamente
cuando se trata de Documentos emitidos a estudiantes por autoridades
Educativas.
“Informe Técnico” (Ver Pág. 44)
El origen etimológico de Informe Técnico, puede establecer que informe emana
del latín y concretamente del verbo informare que puede traducirse como “dotar de
forma”. Mientras el segundo vocablo técnico, tiene su origen en el griego. En
concreto podemos ver que este se encuentra en la palabra tekhnicos que es
sinónimo de “relativo al que hace”.
31
63
Un informe técnico es la exposición por escrito de las circunstancias observadas
en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que
certifiquen lo dicho.
Se trata de una exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a una
cuestión o un asunto. Es, en otras palabras, un documento que describe el estado
de un problema. Suele prepararse a solicitud de una persona, una empresa o
una organización.
El informe técnico debe incluir la información suficiente para que un receptor
cualificado pueda evaluar y proponer modificaciones a sus conclusiones o
recomendaciones.
La estructura del informe técnico está formada por la parte inicial, los cuerpos del
informe, los anexos y la parte final.
La parte inicial debe incluir la cubierta (con el título del informe, su autor y la
fecha), la portada, el resumen, el índice, el glosario (con los signos, símbolos,
abreviaturas y tecnicismos utilizados) y el prefacio (en caso que sea necesario).
Los cuerpos del informe presentan la introducción (donde se detallen los alcances
y objetivos del trabajo), el núcleo (con imágenes y tablas),
las conclusiones o recomendaciones, los agradecimientos y las listas de
referencia.
Los anexos son optativos y permiten agregar información complementaria al
informe. Los datos que presentan, por lo general, pueden ser omitidos por el lector
ordinario, aunque serán valiosos para el especialista en la materia.
En cuanto a la parte final, ofrece hojas de datos del documento, la lista de
distribución y disponibilidad y la cubierta posterior.
32
64
Además de todo lo expuesto tenemos que dejar patente que existen varios tipos
de informes técnicos. Así, en primer lugar, nos encontraríamos con las
inspecciones, que son aquellos documentos que elaboran las personas que se
encargan de analizar e inspeccionar el objeto de reconocimiento.
En segundo lugar están los arbitrajes que son realizados por expertos sobre una
materia o asunto concreto en la que no hay acuerdo y en la que ellos muestran, a
través de aquellos, su visión profesional.
A estos dos tipos de informes también habría que incluir las peritaciones, los
ensayos y los expedientes que se determinen en la investigación previa. (13)
33
65
CAPÍTULO III
Esquema de Instrumentos Administrativos
En este capítulo se hace referencia a ejemplos básicos de la redacción correcta de
los diferentes instrumentos administrativos, aplicando las normativas sugeridas
para su efectiva implementación.
A solicitud de la jefa del Departamento Pedagógico y Dirección Escolar solo se
ejemplificó los instrumentos que más son utilizados en la gestión administrativa de
los profesionales que ejercen la supervisión educativa.
Otro aspecto que sobresale en este capítulo son algunas recomendaciones de
cómo utilizar los saludos o despedidas de acuerdo al motivo por el cual se está
utilizando el instrumento administrativo.
34
66
1) OFICIO
Oficio No. 25-2012 Guatemala, 15 de octubre de 2012-11-12
1
Licenciada Julia María Chang Directora de Recursos Humanos Dirección Departamental Oriente Su despacho Guatemala
Señora Directora2:
3 Atentamente me dirijo a usted para hacer de su conocimiento los expedientes de los diez Maestros del sector que fueron solicitados en el oficio No. DIDEDUC 123-2012 emitido por su despacho en el cual solicita candidatos que apliquen a la Beca que otorga la Embajada Norteamericana.
Atentamente4, Licenciada
Paola Sánchez Supervisora Educativa
Sector 01.09.05
c.c. Archivo5
Instructivo para la redacción de un Oficio
Para la redacción de un Oficio se recomienda:
1 Se deben dejar de 6 a 8 espacios cuando el Oficio es extenso cuando es corto 10 espacios.
2 Antes y después del Vocativo deberán dejarse dos espacios.
3 Se deben dejar cinco espacios antes de iniciar el tema a tratar.
4 Previo a la despedida se dejan dos espacios, de 4 a 6 espacios antes de colocar los daos del remitente.
5 Finaliza el documento al indicar hacia donde corresponde la copia emitida dos espacios bajo el remitente.
35
67
a) Vocativos:
Se reitera que en la Administración Pública los tratamientos se escri-
ben por el cargo. Entre más alto sea el cargo, más acentuada es la
cortesía tanto en el tratamiento como en la redacción de la carta u
oficio.
Señor Presidente: (al presidente de cualquiera de los tres organismos
ejecutivo, legislativo y judicial)
Señor Ministro:
Señor Viceministro:
Señor Director:
Señor Jefe:
Excelentísimo señor Embajador:
Señor Secretario:
Señor Rector Magnífico:
Señor Decano:
Señor Juez:
Señor Alcalde Metropolitano:
Señora Jueza:
Señor Diputado:
Honorable señor Diputado:
Reverendo Padre:
Excelentísimo señor Arzobispo:
Señora Alcaldesa:
Señor Gobernador: (6: 8)
b) Introducción:
Atentamente le informo…
Me es grato informarle…
Con todo gusto le informo…
En respuesta a su atenta carta del 5 de agosto de este año…
En base a su nota del 15 de septiembre, me es grato informarle…
De acuerdo al informe presentado por XX, con todo respeto …
36
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En relación al documento que nos envió en julio pasado,…
Respetuosamente le solicito su autorización para que …
Atenta y respetuosamente solicito al Señor Ministro su autorización
para… (6:10)
C) Cierre o Despedida
Tanto la introducción como el cierre o despedida son importantes para dejar una
buena impresión en el lector de nuestra carta. La forma de despedirnos tiene
relación con el grado de confianza y conocimiento que tenemos con las personas.
Ejemplos:
Me suscribo del Señor Ministro con las muestras de mi más alta con-
sideración y estima,
Me despido de usted como su atento servidor,
Quedo de usted con todo respeto,
En espera de su respuesta, me suscribo muy atentamente,
Agradeceré la atención que le dé a mi solicitud, y en espera de sus
noticias, me suscribo como su atento y deferente servidor,
Dentro de las despedidas cortas, podemos usar:
Atentamente,
Respetuosamente,
Con todo respeto,
Muy atentamente, (6: 11)
37
69
2) PROVIDENCIA RESOLUTIVA --PERVISIÓN EDUCATIVA 01-15-12, VILLA NUEVA Guatemala, diecinueve de octubre de dos mil doce6.----------------------------------------------------------------------------
ASUNTO7: DENISSE SANCHEZ
LAPARRA, Directora del Colegio “Maria Candelaria”, ubicado en la zona uno del municipio de Guatemala. SOLICITA: Autorización para realizar una gira educativa con los alumnos de
quinto grado a los museos de Arte y Tecnología, ubicados en la zona 13 de la Ciudad Capital los días 10 y 11 de mayo.
Providencia8 No. 125/2012 Basados en el Reglamento de Excursiones Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1345 de fecha 2 de Septiembre de 1965, habiendo llenado los requisitos previos y analizado su solicitud, por realizarse la actividad dentro del Departamento de Guatemala, se AUTORIZA realizar la actividad programada a los museos los días 10 y 11 como lo expresa la solicitud.
Licenciada Marta María Solorzano9
Supervisora Educativa 01-15-12
c.c. Archivo
6 En el encabezado se suprimen dos o tres letras y se dejan cuatro espacios antes de tratar el asunto. 7 El Asunto de debe ubicar a doble columna a lado derecho, haciendo un resumen de la solicitud presentada. 8 El número correlativo de la providencia se coloca cuatro espacios después de tratado el Asunto. 9
Los datos de la autoridad competente que resuelve en la Providencia se ubica cuatro espacios debajo del cuerpo de la Providencia.
38
70
3) PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA --PERVISIÓN EDUCATIVA 01-15-12, VILLA NUEVA Guatemala, diecinueve de abril de dos mil doce10.-------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO11: DENISSE SANCHEZ LAPARRA, Directora del Colegio “Maria Candelaria”, ubicado en la zona uno del municipio de Guatemala. SOLICITA: Autorización para realizar una gira educativa con los alumnos de sexto grado al Departamento del Petén los días 15 y 16 de mayo, expediente que consta de 45 folios
Providencia12 No. 128/2012 Atentamente pase el expediente a la Subdirección Técnico Pedagógica de la Dirección Departamental Guatemala Oriente, para que se sirva emitir la Resolución correspondiente en donde se autoriza la actividad solicitada
Licenciada13 Marta María Solórzano Supervisora Educativa 01-15-12
c.c. Archivo14
10 En el encabezado se suprimen dos o tres letras y se dejan cuatro espacios antes de tratar el asunto. 11 El Asunto de debe ubicar a doble columna a lado derecho, haciendo un resumen de la solicitud presentada. 12 El número correlativo de la providencia se coloca cuatro espacios después de tratado el Asunto. 13
Los datos de la autoridad competente que resuelve en la Providencia se ubica cuatro espacios debajo del cuerpo de la Providencia. 14
La copia de archivo se escribe dos espacios debajo de la autoridad que firma la Providencia.
39
71
Providencia
La providencia es originada por un Oficio en el cual se solicita una acción determinada. Esta puede ser una Providencia Administrativa la cual se traslada a otra instancia o una Providencia Resolutiva en la cual se resuelve la acción solicitada.
Casos de Providencia Administrativa:
Autorización de Colegios y Academias Autorización de incremento de cuotas Autorización de ampliación de servicios Autorización de Excursiones fuera del Departamento de Guatemala
Casos de Providencia Resolutiva: Autorización de Excursiones dentro del Departamento de Guatemala
40
72
4) MEMORANDUM
No. MABR-25-2012
PARA: Personal Docente de Villa Nueva.
DE: Licenciada Marta María Solórzano Jefa del Departamento de Asistencia Pedagógica
ASUSNTO: Capacitación de VIH sida
Fecha: Guatemala, 25 de octubre de 2012
Por ordenes de la Dirección Departamental se convoca a la Capacitación de VIH sida en las instalaciones del Instituto Nacional de Educación Básica de la cabecera municipal el día 27 de octubre del año en curso a las 8:00 horas.
41
73
5) AUTÉNTICA Yo, el infrascrito Supervisor DOY FE: que las firmas y sellos que aparecen en el presente documentos son auténticos por ser un documento emitido en un establecimiento del sector 01-15-12 del Municipio de Villa Canales.
F. Licenciada Marta María Solórzano Sello
Las auténticas se realizan en documentos educativos como, certificados, diplomas o títulos de acuerdo a lo solicitado
42
74
6) CONOCIMIENTO Conocimiento No. 150-2012
Con fecha, treinta de agosto de dos mil doce, se entrega a la Profesora Lourdes Magaña, Directora de la Escuela de párvulos “Las Margaritas” de Villa Nueva, Departamento de Guatemala, el siguiente material:
1. 100 libros de aprestamiento. 2. 100 libros de lenguaje. 3. 100 libros de matemática. 4. 5 guías de lenguaje para maestros. 5. 5 guías de matemática para maestros.
F. Sello F. SelloProfesora Lourdes Magaña Licenciada Marta María Solórzano Directora Supervisor Educativo 01 -15-12
Observación: Para la redacción de los Conocimientos se debe contar con un libro autorizado por autoridad competente y en él se debe hacer constar los documentos de entrega y recibidos en la oficina del Supervisor Educativo, detallando los datos de la persona que recibe y entrega así como la documentación de la cual se hace entrega.
43
75
7) CIRCULAR
CIRCULAR No. 25-2012 Guatemala, 20 de octubre de 2012.
Señores Directores
Respetuosamente, me dirijo a ustedes para solicitar sus buenos oficios en virtud de proporcionar el listado de los Docentes que tienen bajo su cargo en el renglón 022.
En espera de su pronta respuesta.
Respetuosamente,
Licenciada Marta María Solórzano Supervisor Educativo 01-15-12
c.c. Archivo
44
76
8) INFORME TÉCNICO SUPERVISIÓN EDUCATIVA 01-15- 12, VEINTE DE OCTUBRE DE DOS MIL DOCE.
ASUNTO: Solicitud de emisión de Opinión correspondiente, en relación a la Denuncia presentada por padres de familia de tres alumnos inscritos en el Colegio Mixto Victoria.
OPINIÓN TÉCNICA CURRICULAR NO. 025/2012
ANTECEDENTES
La Licenciada Coralia Samayoa, Subdirectora Técnico Pedagógica de la Dirección Departamental, con SIAD No. 5695/25 de fecha 10 de octubre solicita Opinión correspondiente a la Supervisión Educativa, en relación a la Denuncia presentada por el representante legal del Colegio Mixto Victoria.
CONSIDERACIÓN GENRAL
Considerando que en la Constitución Política de la República de Guatemala de f echa 31 de mayo de 1985, establece en el “ARTÍCULO
**…………………………………….15
Considerando que la Ley de Educación Nacional, Decreto Legislativo No. 12-91, de fecha 12 de enero de 1991, declara en el “Capítulo **……………………………………
PRIMERO 16
Los alumnos fueron víctimas de cobros excesivos por parte de las autoridades del centro educativo Colegio Mixto Victoria. SEGUNDO Que las autoridades del centro Educativo Colegio Mixto Victoria no cuentan con amparo legal para el cobro de reparación de daños a la infraestructura del establecimiento.
POR TANTO
Con base en las consideraciones y a la revisión realizada por esta Supervisión Educativa, con el objetivo de fortalecer la calidad que responda a las necesidades e intereses de los estudiantes, se requiere atención a las acciones siguientes.
PRIMERO 17
15
En esta área del Informe Técnico se debe citar las diferentes leyes que permitirán darle soporte a la
investigación realizada y hacer procedente el trámite en gestión. 16
Se harán las citas necesarias utilizando los numerales con letras mayúsculas para citar las diferentes leyes. 17
Se citarán los numerales necesarios para aclarar cada uno de los puntos que se traten en la Opinión Técnica esto dependerán de los aspectos que intervengan en el caso para el cual se procede.
45
77
En relación a los cobros excesivos por daños a infraestructura a los alumnos Javier Montenegro, Luis Morales y Mynor Guerrero. Se deberá tomar en cuenta la condición económica de los estudiantes, dejando sin efecto las sanciones antes emitidas por la falta de pago a la reparación de la Infraestructura del centro educativo.
Una vez sean resueltas las acciones indicadas en esta opinión técnica, se procederá a continuar con el trámite correspondiente en la Dirección Departamental.
Licenciada Marta María Solórzano Supervisor Educativo 01-15-1218
18 Firma y Sella el responsable quien emite la Opinión Técnica.
46
78
CAPÍTULO IV
CUADROS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
En este capítulo se pueden encontrar cuadros de control administrativo basados en
las funciones que debe cumplir el supervisor educativo según el ACUERDO
MINISTERIAL 123 “A”.
Los cuadros son un aporte de uso práctico para hacer un registro de las diferentes
actividades desarrolladas por los supervisores educativos en sus actividades diarias.
Estos cuadros fueron supervisados por la jefa del Departamento de Asistencia
Pedagógica y Dirección Escolar conjuntamente con profesionales que ejercen como
supervisores educativos.
47
79
No. Actividad Fecha Responsable
Actividades Técnicas
1) PLAN OPERATIVO ANUAL
a) Identificación: Institución o Dependencia:
Código: Sector:
Duración: Sede:
b) Objetivo General
c) Objetivos Específicos 1. 2. 3.
d) Actividades a desarrollar durante el Ciclo Escolar (Calendarizar actividades
por mes)
e) Recursos: 1. Materiales 2. Humanos 3. Financieros
(Es necesario que como un equipo de trabajo se fortalezca la planificación con el aporte de todos los Directores del sector. Se sugiere la coordinación de una comisión de colaboradores que apoyen el logro de los objetivos propuestos.)
48
80
2) REUNIONES PLANIFICADAS
a) Identificación: Institución o Dependencia:
Código: Sector: Lugar: Fecha:
b) Motivo o Tema de reunión:
Hora inicio: Hora finalización:
c) Datos de los participantes
No. Nombre del Establecimiento
Nombre del Director (Nombres y apellidos)
Firma Sello
1. Predeterminado
Vo. Bo. F: Nombre completo
49
81
3) BÍTACORA PARA REUNIONES DE TRABAJO
No. Temas Responsable
1
Bienvenida
2
Invocación
3
Motivación
4
Diversos temas
5
Entrega de material
6
Disposiciones finales
7
Aportes de los participantes
8
Cierre de la actividad
50
82
4) ATENCIÓN DE USUARIOS
No. Personas atendidas
Motivo Observaciones Conclusiones Fecha Hora
1
Alumnos
2
Docentes
3
Directores
4
Secretarias
5
Padres de familia
51
83
5) VISITA A ESCUELAS
Institución o Dependencia:
Código: Sector:
Escuela:
Fecha: Hora:
Documento Faccionado:
Motivo de la visita:
d) Objetivos de la visita: 1. 2. 3.
e) Elementos Administrativos de revisión
Documentos de Dirección (Las casillas pueden ser llenadas por SI o NO)
No. Documentos Cuenta
con el Libro
Libro autorizado
Libro actualizado
Folio utilizado a la fecha
1. Libro de Actas
2 Libro de Finanzas
3 Libro de Evaluación
4 Libro de Conocimientos
5 Libro de Asistencia
6 Libro de Visitas
OBSERVACIONES:
52
84
f) Monitoreo de Comisiones
Comisiones del Establecimiento
No. Comisión No. integrantes Existe Plan de trabajo
% de ejecución
1 Evaluación
2 Finanzas
3 Cultura
4 Lectura
5 Deportes
6 Disciplina
OBSERVACIONES:
g) Monitoreo de Infraestructura (Llenar los espacios con una X o un según corresponda)
No.
Áreas
Am
plio
Lim
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Ilu
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De
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pro
pia
da
s
1. Dirección
2 Aulas
3 Área de recreación
4 Tienda
5 Sanitarios
6 Escritorios
7 Cátedras
8 Pizarrones
OBSERVACIONES:
53
85
h) Monitoreo del trabajo de Docentes
Nombre del Docente:
Grado que imparte: Sección:
No. de Alumnos: M: F: _
(Las casillas pueden ser llenadas por SI o NO según corresponda)
No. Documentos Documentos dentro del aula
Actualizado
1 CNB
2 Planificación
3 Aplicación de guías
3 Asistencia
4 Evaluación
5 Registro de notas
6 Uso de material didáctico
OBSERVACIONES:
No. Capacitaciones recibidas SI NO
1 Matemática
2 Lenguaje
3 Planificación
4 Utilización, aplicación de CNB
5 Evaluación por competencias
Otras:
OBSERVACIONES:
54
86
i) Observación de Clase
Materia:
Método:
Tipo de clase: Magistral Dinámica Participativa
No. Actividades Materiales Actitud de los alumnos
Positiva Negativa
1
2
3
4
5
OBSERVACIONES:
F: Supervisor Educativo
Sello
55
87
6) ATENCIÓN A DENUNCIAS
Institución o Dependencia:
Código: Sector:
Establecimiento:
Fecha: Hora:
Documento Faccionado:
Tipo de denuncia
Parte afectada
Acciones realizadas
Solución Estatus
OBSERVACIONES:
F: Supervisor Educativo
Sello
56
88
7) CONSTANCIA DE VISITAS
Institución o Dependencia:
Código: Sector:
No. Establecimiento o Institución
Fecha Hora Actividad realizada
Firma Sello
Ingreso Egreso
1
2
3
4
5
Vo.Bo. Jefe del Departamento
57
89
8) ESTABLECIMIENTOS PRIVADOS
Institución o Dependencia: Código: Sector: Establecimiento: Propietario: Director: Nivel Educativo: No. de Resolución o Acuerdo: Dirección: Teléfono: Correo: Documento Faccionado: Fecha: Hora:
a. Monitoreo de Infraestructura (Llenar los espacios con una X o un según corresponda)
No.
Áreas
Am
plio
Lim
ita
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Ilu
min
ad
o
Ve
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Lim
pio
Su
cio
Bu
en
esta
do
De
terio
rad
o
1. Dirección
2 Aulas
3 Área de recreación
4 Tienda
5 Sanitarios
6 Escritorios
7 Pizarrones
8 Cátedras
OBSERVACIONES:
58
90
b. Monitorio de población estudiantil.
No. Grado Secciones Alumnos por aula
Cantidad de escritorios
F M
c. Monitoreo de personal docente.
No. Nombre de Docente Grado que atiende Cursos que imparte.
d. Monitoreo de personal administrativo.
No. Nombre de empleado Cargo que atiende Horario de trabajo
e. Personal operativo. No. Nombre de empleado Cargo que atiende Horario de trabajo
F: Supervisor Educativo
Sello
91
59
9) Resumen de Establecimientos
Niveles
Cantidad de Establecimientos públicos
Cantidad de Establecimientos privados
Puros
Anexos
Cantidad de Docentes
Docentes 011
Docentes 021
Personal Operativo
Cantidad de alumnos
Femenino
Masculino
Párvulos
Primaria
Básicos
Telesecundaria
Cooperativa
Diversificado
60
92
Material fotográfico de socialización
En esta fotografía se observa a las profesionales tomando nota del material expuesto y revisando con detenimiento el Manual.
En esta fotografía se puede observar parte del material desarrollado dentro de la actividad.
61
93
En esta fotografía se observa a la estudiante epesista durante el desarrollo de la actividad de socialización con los profesionales que ejercen como supervisores educativos.
En esta fotografía se puede observar a los profesionales que ejercen como supervisores educativos en el análisis del documento y su funcionalidad.
62
94
Bibliografía
1. Acuerdo Gubernativo No. 165-96 Creación de las Direcciones
Departamentales de Educación
2. Acuerdo Ministerial No. 123 “A” Reglamento de Supervisión Técnica Escolar
3. Acuerdo Ministerial No. 738 Creación de Subdirecciones en Dirección Departamental
4. Cardona Recinos, Fredy. Registros y Controles, 5ª edición. Guatemala
EDICIONES SUPERACIÓN, 2005, 5ª pág.
5. Constitución Política de la República de Guatemala 6. Gil Montepeque, Jovita; Barrientos, Marina Alejandra; Villeda Recinos, Victor
Ricardo. Derecho Educativo, Recopilación comentada de Leyes y Reglamentos. Quinta Edición. Ediciones Superiores S.A.- Guatemala C.A. 2010 564 Pág.
7. Instituto Nacional de Administración Pública –INAP. Redacción de
Documentos Oficiales. Módulos 1, 2, 3,4, Guatemala, Centro América
8. Koontz, Harold. Administración. México. Procesos Industriales de Papel S.A. De P.V. 2004, 804 pág.
9. Lemus, Luis Arturo. Administración, Dirección y Supervisión de Escuelas.
Editorial KAPELUSZ, Buenos aires, 1975. 381 Pág.
10. Ley de Educación Nacional. Decreto Legislativo 12-91
11. Reyes Ponce, Agustín. Administración de Empresas. México. Editorial Limusa, 1982, 189 pág.
12. Wiles, Timbal. Técnicas de Supervisión para Mejorar la Escuela. México.
Editorial Trillas, 1965. 364 Pág.
Egrafía
13. www.definicion.de/informe-tecnico/
95
CAPÍTULO IV
PROCESO DE EVALUACIÓN
4.1 Evaluación del Diagnóstico
La evaluación del diagnóstico institucional, se realizó a través de una lista de cotejo,
en la cual se plantearon diez indicadores basados en los objetivos planteados para el
desarrollo de esta etapa del proyecto, obteniendo como resultado la verificación
satisfactoria de todas las actividades planificadas. (Ver Pág. 114)
4.2 Evaluación del Perfil
La evaluación del Perfil del proyecto, se realizó a través de una lista de cotejo en la
cual se plantearon doce indicadores basados en los logros obtenidos durante el
desarrollo de esta etapa, obteniendo como resultado diez aspectos positivos en el
cumplimiento de las actividades, en los aspectos negativos se establece que no se
cumplió con el tiempo establecido para las actividades, las mismas se realizaron en
tiempos no establecidos. (Ver Pág. 115)
4.3 Evaluación de la Ejecución
Para evaluar la ejecución del Proyecto se utilizó el cronograma de actividades y el
indicador de logro de las mismas. En el cronograma se establecen veintisiete
actividades programadas de las cuales diecinueve obtuvieron resultados
satisfactorios. Las ocho actividades restantes obtuvieron resultado negativo por no
haberse realizado en el tiempo establecido, sin embargo si fueron ejecutadas. (Ver
Pág. 116)
4.4 Evaluación Final
Para realizar la evaluación final del proyecto se realizó una lista de cotejo, con cinco
indicadores basados en aspectos generales del proyecto lo que permite verificar los
logros alcanzados por el epesista. El noventa por ciento de los indicadores
obtuvieron resultados satisfactorios, por lo que fueron alcanzados con éxitos los
objetivos propuestos. (Ver Pág. 121)
96
Conclusiones
1. Se proporcionó material de apoyo a las supervisiones educativas de la
Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur para una gestión
administrativa eficiente.
2. Se redactó un manual de instrumentos y cuadros de control administrativo
para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente, el cual
consta de ejemplos básicos de la implementación de los instrumentos
administrativos así como la creación de cuadros de control basados en las
actividades que ejecuta el supervisor educativo en sus actividades diarias.
3. Se socializó el manual de instrumentos y cuadros de control administrativo
para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente a diez
supervisores educativos de la Dirección Departamental Guatemala Sur.
4. Se proporcionó tres copias impresas del manual a las autoridades de la
Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur, así como veinticinco
copias digitales para los supervisores educativos de la Dirección
Departamental Guatemala Oriente y sur.
97
Recomendaciones
1. A los profesionales que ejercen como supervisores educativos en la
jurisdicción de la Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur, se les
recomienda implementar el Manual de Instrumentos y cuadros de control
administrativos como material de apoyo para mejorar su gestión
administrativa.
2. A los profesionales que ejercen como supervisores educativos en la
jurisdicción de la Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur, se les
recomienda tomar como referencia de redacción los ejemplos que aparecen
en el manual para cumplir con las normas requeridas, así como aplicar los
diferentes cuadros de control que permitirán evidenciar una administración
eficiente.
3. A los profesionales que ejercen como supervisores educativos en la
jurisdicción de la Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur, se les
recomienda compartir el material proporcionado a todos aquellos
profesionales que inician su labor como supervisores educativos o bien como
administradores educativos que necesitan material de consulta para
implementar una buena gestión administrativa.
4. A los profesionales que ejercen como supervisores educativos en la
jurisdicción de la Dirección Departamental Guatemala Oriente y Sur, se les
recomienda hacer uso del material de consulta proporcionado como apoyo a
la gestión administrativa desarrollada en su diario vivir.
98
Bibliografía
Egrafía
1. http://www.mineduc.gob.gt/GuatemalaOriente/, MISION, VISION Y
OBJETIVOS
2. http://www.mineduc.gob.gt/GuatemalaOriente, Organigrama Institucional
3. Ministerio de Educación. Políticas Educativas de Guatemala. Acuerdo
Ministerial No. 3409-2011.
4. Documento preparado para el Proyecto “Diálogo para la inversión social en
Guatemala” de USAID – AED por el Instituto Centroamericano de estudios
fiscales ICEFI. “Más y mejor educación en Guatemala (2008 – 2021) ¿Cuánto
nos cuesta? Pág. 29, 30
99
Plan de Diagnóstico
1. Identificación Nombre de la Institución: Dirección Departamental Guatemala Oriente Tipo de Institución: Administración Educativa, Estatal Dirección: 3ra. Calle 1-58, zona 10. Ciudad de Guatemala Unidad Ejecutora: Facultad de Humanidades Epesista: Heidy Alicia Rustrián López Carné: 200514643
2. Diagnóstico del Departamento de pedagogía de la Dirección Departamental de Oriente.
3. Objetivo General: Conocer las funciones que desempeña el Departamento de
Asistencia Pedagógica y Dirección Educativa dentro de la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente, a través de la Matriz de Oscar Ozlak.
4. Objetivos Específicos:
Establecer el marco filosófico de la Institución, aplicando el análisis de documentos.
Identificar las funciones que desempeñan las diferentes áreas que atiende el Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar, aplicando la técnica de la Encuesta.
Establecer la relación del Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Educativa con las Supervisiones educativas, a través de una lista de cotejo.
5. Actividades: Redactar el Plan de Diagnóstico Correcciones del Plan de Diagnóstico Aprobación del Plan de Diagnóstico Elaboración de instrumentos de investigación, entrevista, encuesta,
lista de cotejo. Revisión de los diferentes instrumentos de investigación. Aprobación de los instrumentos de investigación. Aplicación de entrevistas Aplicación de encuestas
100
Aplicación de lista de cotejo a observaciones realizadas en el Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección escolar.
Análisis de información secuencial a cada instrumento. Análisis documental Redacción de Informe en base a la información obtenida. Revisión de Informe de Diagnóstico
6. Recursos: Humanos: Personal Administrativo, Personal Técnico, Epesista. Materiales: Computadora, hojas, cuaderno, lapiceros. Físicos: Oficinas de la Dirección Departamental Guatemala Oriente. Financieros:
7. Cronograma de actividades:
No. Tiempo Actividades
Marzo Abril Mayo Junio Julio
2 3 4 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1 Redactar el Plan de Diagnóstico
X
2 Correcciones del Plan de Diagnóstico
3 Aprobación del Plan de Diagnóstico
X
4 Elaboración de instrumentos de investigación, entrevista, encuesta, lista de cotejo.
5 Revisión de los diferentes instrumentos de investigación.
6 Aprobación de los instrumentos de investigación
X
7 Aplicación de entrevistas
X X
8 Aplicación de encuestas
X X
9 Aplicación de lista de cotejo a Observaciones realizadas en el Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección escolar
X X
10 Análisis de documentos X X X X X
101
No. Tiempo Actividades
Marzo Abril Mayo Junio Julio
2 3 4 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
11 Análisis de información secuencial a cada instrumento
X X
12 Redacción de Informe en base a la información obtenida
X
13 Correcciones al Informe de Diagnóstico
X
14 Entrega de informe corregido para segunda revisión
X
15 Aprobación de Proyecto seleccionado
8. Metas: Detallar el marco Filosófico de la Institución Describir las diferentes áreas del departamento de Pedagogía. Describir las funciones de cada una de las áreas del Departamento
de Pedagogía.
9. Evaluación: Lista de Cotejo Verificación de logros obtenidos, por medio de lista de cotejo.
102
Análisis Documental Objetivo: Conocer el marco filosófico del Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Educativa.
1. ¿A qué Institución pertenece el Departamento a su cargo?
2. ¿Qué departamento atiende?
3. ¿Cuál es la Misión de la Institución?
4. ¿Cuál es la Visión de la Institución?
5. ¿Cuáles son las Políticas de la Institución?
6. ¿Cuáles son los Objetivos de la Institución?
7. ¿Cuáles son las metas de la institución?
8. ¿Cuenta con estructura Organizacional? (Organigrama)
9. ¿Cuáles son las actividades que se desarrollas en su Departamento?
10. ¿En cuántas áreas se divide su departamento?
11. ¿Cuáles son las Áreas en que se divide el Departamento a su cargo?
103
Encuesta Objetivo: Determinar las funciones que desempeña el área que atiende dentro del Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Educativa Instrucciones: A continuación encontrará una serie de preguntas, responda lo que se solicita en ellas.
1. ¿Qué área del Departamento de Pedagogía se encuentra a su cargo?
2. ¿Con cuánto personal cuenta el área a su cargo?
3. ¿Con qué recursos materiales cuenta el área a su cargo?
4. ¿Con qué recursos financieros cuenta el área a su cargo?
5. ¿Qué actividades se desarrollan en el área a su cargo?
6. ¿Quién es su superior inmediato?
7. ¿Quiénes son sus subalternos?
104
Entrevista
Objetivo: Identificar los diferentes instrumentos de control dentro del Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Educativa
Instrucciones: marcar con una X si cuenta con los diferentes instrumentos de control.
1. Libro de Actas ______ 2. Libro de conocimientos ______ 3. Libro de Asistencia ______ 4. Oficios ______ 5. Circulares ______ 6. Providencias ______ 7. Otros : _____________________________________________
____________________________________________________ ____________________________________________________
Cuenta con los siguientes documentos:
1. Plan Operativo Anual ______ 2. Plan Semestral ______ 3. Plan Mensual ______ 4. Plan Semanal ______ 5. Manual de Funciones ______
105
Material de socialización
Actividad: Socialización
Dirigido a: Franja de Supervisores Educativos
Fecha: Agosto 16 de 2013.
Objetivo: Dar a conocer el “Manual de instrumentos y cuadros de control
administrativo para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente”
No. Actividad Tiempo
1 Intervención de la Subdirectora Técnico
Pedagógica
5 minutos
2 Saludo de Bienvenida a Franja de Supervisores 3 minutos
3 Presentación del Material en forma Física y
Digital
3 a 5 minutos
4 Desarrollo de la actividad apoyada por un
trifoliar y Diapositivas
15 a 20 minutos
5 Respuesta a inquietudes con relación al material
presentado.
4 a 6 minutos
6 Firma de asistentes a la actividad 5 minutos
7 Agradecimientos al apoyo y confianza brindada
durante el practicantado
3 minutos
106
107
108
109
110
CAPÍTULO I
SUPERVISIÓN EDUCATIVA La Supervisión Educativa es el ente administrativo del Ministerio de Educación que cumple con funciones técnico-administrativas, y pedagógicas, encargado de velar por el logro de los fines y objetivos del sistema educativo nacional, cumpliendo las normas que lo rigen, promoviendo el mejoramiento de la calidad educativa y asegurando el aprovechamiento de los recursos, en relación con el desarrollo socio-económico del país. Historia de la supervisión en Guatemala Durante el gobierno de Miguel García Granados conjuntamente con el Ministerio de Educación en el año 1872 se establece la figura del Supervisor Educativo en la Ley Orgánica de Instrucción Pública en el año 1875 creándose la Inspección general a nivel departamental. En el año de 1965 durante el Gobierno del Coronel Carlos Enrique Peralta Azurdia después de un largo proceso de acreditación, los Supervisores quedan establecidos como entes de comunicación entre el gremio magisterial y el Ministerio de Educación el 11 de mayo de 1965
decretándose el “Reglamento de Supervisión Técnico Escolar”, Acuerdo Ministerial 123 “A” de la jefatura de gobierno de Peralta Azurdia, en la cual se establecen los Objetivos, la Organización, funciones Técnicas y Administrativas de los Supervisores. Funciones técnicas Luis Arturo Lemus enlista los propósitos de la Supervisión desde el punto de vista técnico, algunos de ellos son: a) “Profundizar en los maestros el
conocimiento de la educación moderna;
b) Descubrir y estimular las aptitudes de cada miembro del personal;
c) Iniciar y orientar a los nuevos maestros en el ejercicio de su profesión;
d) Evaluar, estimular y seleccionar a los maestros de la escuela;
e) Desarrollar buenas relaciones entre los miembros del personal;
f) Ayudar a los maestros a mejorar su técnica de enseñanza, asistiéndolos en los problemas que se les presenten;
g) Formular, en compañía del personal un conjunto de principios pedagógicos que sean aplicables.
Funciones administrativas Luis Arturo Lemus define los principios
de la administración enfocándolos en
la Administración Escolar, algunos de
ellos son:
1. “División del trabajo y especialización: Es el orden natural de las cosas, su finalidad es producir más y mejor con el mismo esfuerzo, o producir lo mismo con menos esfuerzo. Es un medio de obtener el máximo provecho por vía de la simplificación de funciones, separación de actividades y especialización del personal. La especialización consiste en la habilidad o conocimiento que adquiere una persona como consecuencia de su dedicación al cultivo de una rama de una determinada ciencia o arte. La división del trabajo es la base de la organización permitiendo alcanzar logros significativos a la institución.
2. Autoridad y responsabilidad: Es la función de mandar y lograr obediencia. La autoridad y la responsabilidad pueden y deben delegarse, ello no significa perder si no “Compartir”. La delegación sólo puede hacerse cuando hay entendimiento,
111
lealtad, confianza y capacidad. Esta delegación puede ser descendente, ascendente y lateral, mediata o inmediata.
3. Centralización y descentralización: Por centralización entendemos “la concentración de la autoridad en un nivel jerárquico particular, con el fin de reunir en una sola persona o cargo el poder de tomar las decisiones más importantes”. La descentralización se considera como la delegación de autoridad y deberes en oficinas regionales o de funciones específicas con la independencia necesaria para
CAPÍTULO II Instrumentos administrativos
El administrador público debe conocer
los diferentes documentos que sirven
como medio de comunicación. Uno de
los aportes más importantes del
presente documento es establecer la
definición de instrumentos
administrativos citando varias fuentes
de investigación, su función y ejemplos
claros de su redacción como apoyo a
la labor que realizan diariamente.
CAPÍTULO IV
Instrumentos de control administrativo
Los instrumentos de control
administrativo permiten llevar un mejor
control de las actividades
desarrolladas, estas a su vez reflejan
el desempeño del administrador con
eficiencia y eficacia.
Heidy Alicia Rustrián López
Manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la
Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente.
Asesora: Licenciada Silvia Patricia
Girón López
Universidad de san Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades Departamento de Pedagogía Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa
Guatemala, septiembre de 2013
112
Objetivo: Conocer la funcionalidad del Manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente. Instrucciones: Responda con un SI o NO según lo crea conveniente a cada una de las siguientes preguntas.
1. ¿Había utilizado un Manual de Instrumentos Administrativos? ____
2. ¿Ha recibido capacitación de redacción de Instrumentos Administrativos? ____
3. ¿Ha recibido inducción de qué Instrumentos Administrativos debe aplicar para realizar gestiones administrativas? ____
4. ¿Cree que sea importante exista un Manual de Instrumentos Administrativos?
____
5. ¿Si existiera un Manual de Instrumentos Administrativos los consultaría para guiarse de él? ____
6. ¿Cree que sea importante dentro de un Manual de Instrumentos
Administrativos le indique para qué se utiliza cada uno de ellos? ____
7. ¿Cree que sea importante trabajar Cuadros de Control Administrativo para evidenciar el trabajo realizado? ____
8. ¿Cree que es necesario trabajar con cuadros diferentes a los solicitados por el Ministerio de Educación sin cambiar la información solicitada? ____
9. ¿Cree que es necesario crear nuevos cuadros de control que llenen o tomen
en cuenta todas las actividades realizadas? ____
10. ¿Cree que el Manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente le apoye en sus funciones administrativas? ____
113
Análisis de encuesta aplicada a profesionales de la Franja de Supervisión Educativa
No Pregunta SI NO
1 ¿Había utilizado un manual de Instrumentos Administrativos? 2 6
2 ¿Ha recibido capacitación de redacción de instrumentos administrativos? 3 5
3
¿Ha recibido inducción de qué instrumentos administrativos debe aplicar para gestiones administrativas. 5 3
4 ¿Cree que sea importante la existencia de un manual de instrumentos administrativos? 7 1
5 ¿Si existiera un manual de instrumentos administrativos, lo utilizaría como referencia? 8 0
6 ¿Considera importante la teorización dentro del manual de instrumentos administrativos? 8 0
7 ¿Cree que sea importante trabajar cuadros de control administrativo para evidenciar el trabajo realizado? 8 0
8
¿Cree que es necesario trabajar con cuadros diferentes a los solicitados por el Ministerio de Educación sin cambiar la información solicitada? 6 2
9 ¿Cree que es necesario crear nuevos cuadros de control que registren todas las actividades realizadas? 7 1
10
¿Considera que el manual de instrumentos y cuadros de control administrativo para la Dirección Departamental de Educación Guatemala Oriente mejora el desempeño de las funciones administrativas? 8 0
114
EVALUACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
No. Indicadores SI NO
1 ¿Se alcanzaron los objetivos de la planificación del diagnóstico? X
2 ¿Fue posible conocer las funciones que se desarrollan en el
Departamento de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar en
la Dirección Departamental Guatemala Oriente?
X
3 ¿Se logró establecer las funciones del departamento y su
relación con las Supervisiones Educativas?
X
4 ¿Se utilizaron las técnicas adecuadas para la recopilación de la
información dentro de la institución?
X
5 ¿Hubo apoyo de las autoridades y participación del personal
para obtener la información de la institución?
X
6 ¿Las autoridades de la institución brindaron apoyo para realizar
el análisis de la problemática a identificar?
X
7 ¿Se realizaron todas las actividades planteadas en el Plan de
Diagnóstico?
X
8 ¿Las actividades se realizaron en el tiempo establecido en el
cronograma de actividades?
X
9 ¿Los resultados obtenidos en el Diagnóstico eran los esperados? X
10 ¿Fue acertada la selección del problema que dio origen al
proyecto?
X
Total 9 1
115
EVALUACIÓN DEL PERFIL
No. Indicadores SI NO
1 ¿Se planificaron las actividades a realizar en la etapa del perfil? X
2 ¿El nombre del proyecto responde a la solución del problema
seleccionado?
X
3 ¿El problema seleccionado se localiza dentro de la unidad
ejecutora?
X
4 ¿Se estableció claramente el tipo de proyecto a ejecutar? X
5 ¿Es justificable la ejecución del proyecto? X
6 ¿Tiene relación el proyecto con las necesidades de la
institución?
X
7 ¿Los objetivos y las metas del proyecto responden a las
expectativas de la institución?
X
8 ¿Las autoridades de la Institución están interesadas en la
ejecución del proyecto?
X
9 ¿La institución brindó apoyo financiero para la ejecución del
proyecto?
X
10 ¿La ejecución del proyecto soluciona el problema existente? X
11 ¿Se ejecutaron todas las actividades planteada en el cronograma
establecido?
X
12 ¿Se cumplió con las fechas establecidas en el cronograma de
actividades?
X
Total 10 2
116
EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Lo
gro
s
ob
tenid
os
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Redactar los
diferentes
Instrumentos
Administrativos x x SI
2
Redacción
ejemplos de
Instrumentos
Administrativos x x SI
3
Investigar
cuadros de
control
administrativos
actuales del
MINEDUC x x SI
4
Elaboración
recuadros de
control de
trabajo. x x SI
5 Redacción del
material x x x x x SI
117
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Lo
gro
s
ob
tenid
os
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
investigado
6
Relación del
material
redactado con
lo solicitado por
institución x x x SI
7
Revisión de
material
redactado por
Responsable
de Institución x SI
8
Realización de
correcciones. x SI
9
Revisión de
correcciones x SI
10
Realización de
correcciones x SL
11
Redacción de
complementos
de material. x x x x SI
118
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Lo
gro
s
ob
tenid
os
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
12
Revisión de
material por
responsable de
institución x NO
13
1ª Revisión de
material
obtenido y
redactado vía
Internet x SI
14
1ª Revisión de
material
obtenido y
redactado en
forma física x SI
15
Realización de
correcciones x x SI
16
2ª Revisión de
material
obtenido y
redactado x x SI
17 Aprobación del
proyecto x SI
119
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Lo
gro
s
ob
tenid
os
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
finalizado
18
Impresión y
empastado del
material x NO
19
Reproducción
de CD-Rom x NO
20
Entrega del
material a la
Instancia
correspondiente x NO
21
Elaboración de
material a
implementar en
socialización x NO
22
Revisión de
material a
implementar en
socialización x NO
23
Realización de
correcciones x NO
120
No.
Tiempo
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Lo
gro
s
ob
tenid
os
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
24
Socialización
del Producto x NO
OBSERVACIÓN: Los logros no alcanzados se realizaron fuera del tiempo establecido en el cronograma de actividades.
121
EVALUACIÓN FINAL
No. Indicadores SI NO
1 ¿Se cumplió con la ejecución del proyecto en el tiempo
planificado?
X
2 ¿El Proyecto fue aceptado por los beneficiarios de la institución? X
3 ¿El Proyecto solucionó las necesidades detectadas en la etapa
del diagnóstico?
X
4 ¿La institución quedó satisfecha con la ejecución del proyecto? X
5 ¿Los resultados de la socialización del proyecto fueron
satisfactorios?
X
Total 4 1
Observaciones:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
122
123
124
125
126
127
128
129
130