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DFPA 2017 – Manuale utente

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DFPA 2017 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende)

MANUALE UTENTE


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SOMMARIO

1. ACCESSO AL SISTEMA ........................................................................................................... 3 1.1 Primo accesso ................................................................................................................. 3 1.2 Accesso successivo ........................................................................................................ 5 1.3 Password dimenticata ..................................................................................................... 6

2. HOMEPAGE ................................................................................................................................ 7

3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA ...................................................................................... 9 3.1 Data entry .............................................................................................................. 9 3.1.1 Stampa della ricevuta ......................................................................................... 11

3.1.2 Stampa della distinta .......................................................................................... 13

3.1.3 Stampa del bonifico ............................................................................................ 14

3.2 Upload .................................................................................................................. 15

4. STORICO DISTINTE ............................................................................................................... 17 4.1 Ricerche e filtri ............................................................................................................. 18 4.2 Visualizzazione dettaglio distinte ................................................................................ 19 4.3 annullamento distinte ................................................................................................... 19 4.4 Distinte Abbinate ......................................................................................................... 20 4.5 esportazione file ........................................................................................................... 21 4.6 Storico Bonifici ............................................................................................................ 22 4.7 esportazione file ........................................................................................................... 23

5. GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE .............. ............................................... 24

6. GESTIONE CESSATI ............................................................................................................... 25

7. POSIZIONE PERSONALE ...................................................................................................... 27 7.1 Dettaglio adesione ........................................................................................................ 28

8. MODIFICA EMAIL .................................................................................................................. 30

9. DOCUMENTAZIONE .............................................................................................................. 31

10. GESTIONE NUOVE ADESIONI ............................................................................................. 31 10.1 Aggiornamento del menu ............................................................................................. 31 10.2 Acquisizione adesione collettiva .................................................................................. 33 10.2.1 Premessa sulla gestione della pratica di adesione collettiva ....................... 33 10.3 Modalità generali di salvataggio e conferma di una adesione ..................................... 38

10.3.1 Salvataggio dell’adesione – Controlli e messaggi ......................................... 38

10.3.1.1 Controlli bloccanti ........................................................................................... 38

10.3.1.2 Controlli non bloccanti ................................................................................... 39

10.3.1.3 Salvataggio adesione senza errori ............................................................... 40 10.3.2 Approvazione della pratica e Ristampa ........................................................... 42

11. PRATICHE IN LAVORAZIONE ............................................................................................ 43 11.1 Autorizzazione e cancellazione delle pratiche ............................................................. 45 11.2 Stampa lista pratiche .................................................................................................... 45 11.3 Gestione pratiche – visualizzazione, variazione e stampa ........................................... 46


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1. ACCESSO AL SISTEMA

Il sistema FONDIP WEB è accessibile all’utente “Azienda” inserendo user e password nell’apposita maschera di login. Occorre distinguere se si sta effettuando un:

� Primo accesso (prima volta che si accede all’applicativo) � Accesso successivo

1.1 PRIMO ACCESSO

Se è la prima volta che l’azienda accede all’applicativo, dovrà cliccare sul pulsante “E’ il primo Accesso?” nella maschera di Login:

Verrà visualizzata la seguente mappa:

Il campo “Tipologia utente” è preimpostato alla voce “Azienda” e non va modificato. Nel campo “Codice azienda” occorre inserire il codice identificativo assegnato dal fondo ARCA a ciascuna azienda. Nel campo “Partita I.V.A.” la partita Iva dell’azienda.


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Cliccando sull’icona si aprirà, in una nuova finestra del browser, un documento contenente le norme di utilizzo del servizio, per accettare le quali l’utente dovrà selezionare la casella “Dichiaro di aver preso visione delle norme di utilizzo del servizio”.

La possibilità di proseguire nell’autenticazione è subordinata all’accettazione delle norme di presa visione: selezionando la casella corrispondente si abilita il pulsante “Attivazione”.

Se si desidera uscire dall’applicativo o tornare alla maschera di Login, cliccare sul pulsante “Indietro”. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante “Attivazione”. L’applicativo carica la seguente mappa:

I campi “Codice Azienda” e “Ragione Sociale” sono precaricati e non modificabili.


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L’utente dovrà inserire una password a sua scelta nel campo “Nuova password” con le seguenti caratteristiche minime:

� stringa alfanumerica di lunghezza minima 8 caratteri � contenente almeno un numero, una lettera maiuscola e una lettera

minuscola Le caratteristiche della password sono illustrate dalla nota (*) in fondo alla mappa. L’utente dovrà ridigitare la password nel campo “Conferma password” . Inoltre dovrà selezionare una delle domande precaricate nel menù a tendina “Scegli una domanda” e digitare la corrispondente risposta nel campo “Digita la risposta” come di seguito illustrato:

La domanda selezionata e la relativa risposta dovranno essere memorizzate dall’utente e non divulgate perché gli consentiranno di resettare la password in caso di dimenticanza della stessa. Infine occorrerà indicare obbligatoriamente l’indirizzo email e ridigitarlo nei campi “Indirizzo e-mail” e “Conferma e-mail”. La nota (**) in fondo alla mappa avverte l’utente che l’email sarà presa a riferimento per le future comunicazioni del Fondo. Se si desidera uscire dall’applicativo o tornare alla maschera precedente cliccare sul pulsante “Annulla”. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante “Conferma”.

1.2 ACCESSO SUCCESSIVO

Per gli accessi successivi sarà sufficiente che l’azienda inserisca nella mappa di login, come username il codice identificativo ricevuto da Arca e come password la stringa indicata in fase di primo accesso.

Cliccanso sul pulsante “Entra” si avrà accesso all’homepage dell’applicativo.


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1.3 PASSWORD DIMENTICATA

In caso di dimenticanza della password l’utente, cliccando sul pulsante “Password dimenticata?”, potrà accedere alla seguente maschera:

Dopo aver inserito il Codice utente e l’email, cliccando sul pulsante “Procedi”, l’applicativo, dopo aver controllato la coerenza dei dati inseriti, procederà al caricamento della seguente mappa:

Per poter procedere al reset della password l’utente dovrà indicare la domanda e la risposta selezionati in fase di primo accesso e cliccare sul pulsante “Conferma”. In caso di esito positivo dell’operazione l’utente potrà rieffettuare la procedura di “Primo accesso”.


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2. HOMEPAGE

Dopo aver effettuato l’accesso, l’homepage dell’azienda si presenta nel seguente modo:

Nella finestra principale sono presenti due liste: in quella di sinistra vengono riportate le distinte dell’azienda non abbinate, in quella di destra la lista dei bonifici non riconciliati. Le informazioni relative alle distinte sono:

� Progressivo distinta � Periodo di riferimento � Importo � Stato

Le informazioni relative ai bonifici sono:

� Data contabile � Data valuta � Importo

Le distinte sono elencate per periodo di riferimento decrescente; i bonifici per data valuta decrescente. Nel caso in cui le distinte siano tutte abbinate e/o i bonifici riconciliati le due liste sopra illustrate non sono presenti.

Nella parte sinistra sono posizionati due menù: in alto a sinistra sono riportate le informazioni relative all’utente e alla versione del prodotto. In basso a sinistra sono visibili le funzionalità a disposizione dell’azienda:

� Acquisizione nuova distinta � Data entry


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� Upload � Storico Distinte � Storico Bonifici � Gestione cessati � Posizione Personale � Modifica Email � Documentazione


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3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA

Due sono le modalità con cui l’azienda può acquisire la distinta contributiva:

� Data entry � Upload

3.1 DATA ENTRY

Nel primo caso l’azienda deve compilare manualmente la distinta contributiva inserendo importi e date nella mappa così fatta:

I nominativi dei dipendenti dell’azienda sono precaricati dall’applicativo e per essi vengono attivati in automatico i campi da compilare. Nell’immagine sopra riportata, ad esempio, per nessun dipendente è possibile inserire il TFR silente perché le loro adesioni non sono di tipo silente. L’azienda deve compilare i seguenti campi:

� Periodo di riferimento (nel formato mm-aaaa)


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� Data valuta (nel formato gg-mm-aaaa) e indicare gli importi per testa e canale contributivo (iscritto, azienda, TFR e premio di produttività):

Per poter escludere dalla lista un nominativo in quanto non più dipendente, ossia “cessato”, vedi il paragrafo “Gestione cessati”. Dopo aver inserito i dati, cliccando sul pulsante “Ricalcola totali”, è possibile visualizzare nei campi a piè di lista i totali degli importi per canale contributivo e il totale complessivo.


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Per terminare l’acquisizione della distinta è necessario cliccare sul pulsante “Invia Distinta”. L’applicativo a questo punto archivia i dati inseriti e presenta una mappa con il riepilogo delle informazioni:

In fondo alla lista contributiva l’utente ha a disposizione tre pulsanti per effettuare la:

� stampa della ricevuta � stampa della distinta � stampa del bonifico

3.1.1 Stampa della ricevuta

La ricevuta può essere stampata come promemoria della distinta inserita. Vi sono reperibili le seguenti informazioni:

� Identificativo della distinta � Periodo di riferimento � Importo totale


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3.1.2 Stampa della distinta

La stampa della distinta si presenta nel seguente modo:

E riporta tutta la lista di dettaglio dei dati contributivi dei dipendenti nonchè i totali.


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3.1.3 Stampa del bonifico

Si tratta del prototipo del bonifico che la distinta dovrebbe effettuare: vi sono riportati tutti i dati salienti per poter effettuare il pagamento. La stampa si presenta nel seguente modo:


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3.2 UPLOAD

Selezionando la voce “Upload” dal menù delle funzionalità è possibile acquisire una distinta anche effettuando l’upload di un file excel che abbia i seguenti requisiti:

� nella prima riga del file devono essere presenti le intestazioni di colonna:

� Codice fiscale dipendente (colonna A) � Quota azienda (colonna B) � Quota dipendente (colonna C) � Quota TFR (colonna D) � Quota TFR silente (colonna E) � Premio produttività (colonna F)

� le righe successive devono essere popolate con i valori della distinta contributiva facendo

attenzione a impostare lo zero per gli importi non valorizzati Di seguito riportiamo un esempio:

La mappa dell’upload si presenta nel seguente modo:

La data valuta e il periodo di riferimento sono precaricati dal sistema e modificabili, la data di caricamento è precaricata e non modificabile. Le date devono avere il formato mm-aaaa e gg-mm-aaaa. Qualora il periodo di riferimento della distinta non fosse mensile, il campo “periodo di riferimento” dovrà essere compilato con l’ultimo mese del periodo in questione. Cliccando sul pulsante “Sfoglia” l’azienda potrà aprire “esplora risorse” e selezionare il file excel che desidera acquisire. Dopodichè l’utente dovrà completare l’upload cliccando sul pulsante “Carica distinta”. Al termine dell’operazione sarà caricata una mappa con il dettaglio della distinta acquisita.


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In fondo alla lista contributiva l’utente avrà a disposizione tre pulsanti per effettuare la:

� stampa della ricevuta � stampa della distinta � stampa del bonifico

Per maggiori dettagli sulle stampe fare riferimento ai § 3.1.1 e seguenti.


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4. STORICO DISTINTE

Questa sezione consente all’utente di visualizzare la lista delle distinte acquisite con il rispettivo stato.

Qualora le distinte presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all’altra l’utente potrà utilizzare i tasti “freccia” presenti a piè di lista:

oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo “Vai a pagina”e poi cliccare sull’icona alla sua destra:

Le informazioni riportate per una distinta sono le seguenti:

� Progressivo distinta � Data caricamento � Periodo di riferimento � Importo distinta � Stato � N° riconciliazione � Note � Utente � Tipo distinta

Il “ progressivo distinta” è un numerico attribuito automaticamente dal sistema in fase di inserimento di una distinta che ne consente l’identificazione univoca. La “Data caricamento” è la data in cui è stata caricata la distinta ed ha il formato gg-mm-aaaa.


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Il “ Periodo di riferimento” è il mese-anno a cui si riferisce la distinta ed ha il formato mm-aaaa. L’” importo distinta” è l’importo totale della distinta, indipendentemente dal canale contributivo. Nel caso in cui più distinte siano state riconciliate con uno stesso bonifico (o con n bonifici), tale campo riporterà la somma degli importi delle distinte. Lo “stato” assume i valori seguenti in concomitanza con le diverse fasi di elaborazione:

� “Non riconciliata”-> Distinta acquisita sul sistema ma non ancora riconciliata con un bonifico � “Riconciliata”-> Distinta acquisita sul sistema e riconciliata con uno o più bonifici � “Annullata ”-> Distinta acquisita e poi cancellata dall’utente o dal Gestore Amministrativo � “ In errore ”-> Distinta acquisita, riconciliata con il bonifico ma con errori bloccanti

Di conseguenza una distinta appena acquisita nel sistema sarà caratterizzata dallo stato “non abbinata”. Il “ N° di riconciliazione” è un numero univoco che lega la distinta con il bonifico con cui è stata riconciliata.

Il colore azzurro dell’iconcina del campo “Note” è indice della presenza di una “Nota”, in corrispondenza della distinta, compilata dall’utente nel caso in cui la distinta sia stata annullata. Fermandosi con il mouse sopra l’icona sarà possibile leggere il contenuto della nota:

Il campo “Utente” può assumere i valori:

� Azienda � Amministratore

in base all’utente che ha inserito la distinta sull’applicativo. Il campo “Tipo distinta” può assumere i valori:

� Singola=se è stata riconciliata 1 sola distinta con uno o più bonifici � Multi=se sono state riconciliate N distinte con uno o più bonifici

4.1 RICERCHE E FILTRI

Al primo caricamento della mappa le distinte sono presentate in ordine decrescente in base al periodo di riferimento e, a parità di questo, in base alla data caricamento, indipendentemente dallo stato. Per l’utente è sempre possibile inserire uno o più criteri di ricerca per i seguenti campi:

� Data caricamento (nel formato gg/mm/aaaa) � Periodo di riferimento (nel formato mm/aaaa) � Importo


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� Stato � Numero di riconciliazione � Tipo distinta

E cliccare sul pulsante “Cerca” per popolare la lista con i risultati. Per compilare il campo di ricerca “data caricamento” l’utente potrà utilizzare lo strumento “calendario” a destra del campo oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto “Backspace”. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante “Pulisci filtri ” a piè di lista.

4.2 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DISTINTE

Per visualizzare il dettaglio dei versamenti relativi ad una data distinta l’utente potrà cliccare sull’iconcina corrispondente alla selezione desiderata.

L’applicativo caricherà la seguente mappa di consultazione:

Per tornare alla mappa precedente sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Esci”.

4.3 ANNULLAMENTO DISTINTE

Le distinte possono essere annullate cliccando sull’icona in corrispondenza della distinta che si desidera annullare. L’annullamento può essere effettuato solo se la distinta non è ancora stata riconciliata, dunque solo se si trova in stato “non abbinata”. Cliccando sull’icona di annullamento si aprirà la finestra delle “Note”, in cui l’utente dovrà obbligatoriamente indicare il motivo dell’operazione per proseguire.

Cliccando sul pulsante “Conferma” si procederà all’annullamento, selezionando il pulsante “Esci” si potrà tornare alla mappa dello “Storico Distinte” annullando l’operazione.


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4.4 DISTINTE ABBINATE

Nel caso in cui la distinta sia in stato “Abbinata” il campo “N. Riconciliazione” è valorizzato e negli ultimi quattro campi a destra nella lista sono riportate le informazioni salienti relative al bonifico o ai bonifici con cui la distinta è stata riconciliata.

Può inoltre verificarsi il caso in cui n distinte risultino riconciliate con uno od n bonifici: in tal caso le distinte saranno raggruppate per numero di riconciliazione per cui sarà visibile un’unica distinta complessiva (come nell’immagine su riportata), caratterizzata da:

� assenza di progressivo � assenza di periodo di riferimento � importo pari alla somma degli importi delle distinte � tipo distinta valorizzato a “Multi”

Cliccando sull’icona di dettaglio, in questo la mappa caricata presenterà una lista delle distinte riconciliate, precaricando, nella seconda sezione della maschera, il dettaglio della prima distinta. Se si desidera visualizzare il dettaglio delle altre distinte, sarà sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, come mostrato nell’immagine sottostante.


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Le informazioni relative al bonifico, riportate nella storico delle distinte, sono le seguenti:

� Data valuta � Data contabile � Importo bonifico � Tipo bonifico

Il campo “Tipo bonifico” può assumere i valori:

� Singolo=se il bonifico riconciliato con la distinta è 1 solo � Multi=se i bonifici riconciliati con la distinta sono n

Cliccando sull’iconcina l’utente potrà avere accesso al dettaglio del bonifico. Nel caso di bonifico di tipo “multi” il dettaglio si presenterà nel seguente modo:

Per tornare alla mappa dello “Storico Distinte” è sufficiente cliccare sul pulsante “Esci”.

4.5 ESPORTAZIONE FILE

La lista delle distinte nella mappa “Storico Distinte” può essere esportata in un file con i seguenti formati:

� Pdf � Csv � Excel � Word

Utilizzando le icone disposte a piè di lista:


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4.6 STORICO BONIFICI

In questa sezione dell’applicativo l’utente può visualizzare i bonifici riconciliati e non riconciliati. Al primo caricamento la mappa presenta una lista dei soli bonifici non riconciliati per data valuta dalla più recente alla più vecchia. Selezionando la voce “Riconciliato” dal menù a tendina sotto l’intestazione di colonna “Stato” e cliccando sul pulsante “cerca” sarà possibile visualizzare i bonifici in stato “riconciliato”.

E’ possibile affinare i criteri di ricerca utilizzando i seguenti campi:

� Data valuta (nel formato gg/mm/aaaa) � Data contabile (nel formato gg/mm/aaaa) � Importo

Per compilare i campi di ricerca “Data valuta” e “Data contabile” l’utente potrà utilizzare lo strumento “calendario” a destra dei campi oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto “Backspace”. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante “Pulisci filtri ” a piè di lista. Qualora i bonifici presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all’altra l’utente potrà utilizzare i tasti “freccia” presenti a piè di lista:


L’utente può visualizzare le seguenti informazioni relative al bonifico:

� Data valuta � Data contabile � Importo � Stato � Numero riconciliazione � Ordinante


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� Causale � Note

Il colore azzurro dell’iconcina del campo “Note” è indice della presenza di una “Nota”, in corrispondenza del bonifico, compilata dal Gestore Amministrativo. Fermandosi con il mouse sopra l’icona sarà possibile leggere il contenuto della nota.

4.7 ESPORTAZIONE FILE

La lista dei bonifici nella mappa “Storico Bonifici” può essere esportata in un file con i seguenti formati:

� Pdf � Csv � Excel � Word

Utilizzando le icone disposte a piè di lista:


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5. GESTIONE ANOMALIE DI RICONCILIAZIONE

Arca procederà all’abbinamento di bonifici e distinte solo se di pari importo. In caso di errore nell’invio del bonifico o della distinta l’azienda deve intervenire come segue:

Distinta errata Bonifico errato

Bonifico < distinta Annullo la distinta

(cfr. § 4.3) Invio bonifico integrativo

Bonifico > distinta Annullo la distinta

(cfr. § 4.3)

a) Annullo la distinta (cfr. § 4.3) e ne inserisco una nuova per importo pari al bonifico e recupero l’importo versato in eccesso con la prossima distinta

b) Chiedo la restituzione ad Arca e invio un nuovo versamento


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6. GESTIONE CESSATI

In tale sezione l’utente può visualizzare tutti i dipendenti dell’azienda che aderiscono al fondo. Tale funzionalità è utile nei casi in cui si desidera escludere un ex dipendente o reintegrarlo nella lista contributiva per potergli inserire gli ultimi contributi dovuti al fondo. Le informazioni disponibili sono:

� Codice fiscale � Cognome � Nome � Stato

Dove il campo “Stato” può assumere i seguenti valori:

� attivo -> dipendente � cessato -> ex dipendente

Tutti i dipendenti, che risultano avere lo stato “attivo” in tale mappa, vengono precaricati dal sistema nella lista di nominativi per i quali effettuare il data entry della distinta contributiva, nella sezione “Data Entry” dell’applicativo (vedi paragrafo “Acquisizione Nuova Distinta” – “Data entry”). Per eliminare uno o più nominativi dalla distinta contributiva l’utente può selezionare la casella in corrispondenza della posizione desiderata e cliccare sul pulsante “Chiudi posizioni”:


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Così facendo, il dipendente selezionato passa dallo stato “attivo” allo stato “cessato”:

Dopodichè, accedendo alla sezione “Acquisizione Nuova Distinta” – “Data entry”, l’utente potrà constatare che il soggetto in questione non compare più nella lista contributiva. Se si desidera reintegrare il nominativo nella lista è sufficiente ripetere le operazioni sopra descritte e cliccare sul pulsante “Attiva posizioni”. N.B. E’ possibile eseguire l’operazione di reintegrazione di un dipendente (passaggio dallo stato “cessato” alla stato “attivo”) solo 1 volta.


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7. POSIZIONE PERSONALE

Questa sezione è dedicata alla visualizzazione delle informazioni relative all’aderente. Al primo caricamento l’applicativo mostra tutti i dipendenti dell’azienda ordinati per codice fiscale. Sono a disposizione dell’utente i seguenti criteri di ricerca:

� Identificativo sottoscrittore (id) � Cognome � Nome

Dopo aver valorizzato uno o più dei suddetti campi l’utente dovrà cliccare sul pulsante “Cerca”. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto “Backspace”. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante “Pulisci filtri ” a piè di lista. Qualora i dipendenti presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all’altra l’utente potrà utilizzare i tasti “freccia” presenti a piè di lista:


Cliccando su una occorrenza della lista si può accedere alle informazioni di dettaglio relative all’adesione e alla contribuzione del dipendente selezionato (vedi immagine sovrastante).


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7.1 DETTAGLIO ADESIONE

La prima mappa caricata dal sistema riporta i dati di dettaglio dell’adesione e si presenta suddivisa in dieci sezioni (vedi immagine sottostante): � Dati iscritto

o Codice fiscale, o Cognome o Nome o Tipo adesione o Codice e denominazione azienda

� Dati del collocatore o Abi/Cab o codice promotore

� Anagrafica iscritto o dati anagrafici dell’aderente o dati relativi al documento di riconoscimento

� Dati residenza o dati di residenza dell’aderente ed email

� Dati recapito o dati di recapito dell’aderente

� Dati generali o tipo lavoratore o identificativo iscritto, data di iscrizione al fondo

� Anagrafica Tutore o Dati anagrafici di un eventuale tutore o Dati di residenza e recapito di un eventuale tutore

� Comparti di contribuzione

o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR)

� Comparti montante trasferito o linee di investimento e percentuali suddivise per canale contributivo (iscritto, azienda e TFR)

su cui investire un eventuale capitale trasferito da altro fondo

� Consensi e comunicazioni o Consensi al trattamento dei dati personali e alle comunicazioni del fondo


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E’ possibile ridurre o espandere ciascuna delle sezioni cliccando sull’icona Per tornare alla lista è sufficiente cliccare sul pulsante “Indietro”.

8. MODIFICA EMAIL

Tale funzionalità consente all’azienda di modificare il proprio indirizzo email. La mappa si presenta nel seguente modo:

Tutti i dati presenti in mappa sono in sola visualizzazione ad eccezione di:

� Nuova email � Conferma email

Dopo aver digitato il nuovo indirizzo nei due campi sopra indicati, per confermare l’operazione di variazione l’utente deve cliccare sul pulsante “Salva”.


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9. DOCUMENTAZIONE

Cliccando sulla voce ‘Documentazione’, si apre una mappa in cui è presente il link ‘Esempiodistinta.xls’. Cliccandovi sopra è possibile scaricare un fac simile del file excel della distinta.

10. GESTIONE NUOVE ADESIONI

La nuova release del DFPA consente di censire l’adesione al Fondo Pensione Arca Previdenza di nuovi dipendenti e di comunicarle al fondo.. DFPA è stato integrato con le funzionalità descritte qui di seguito per la gestione dell’adesione collettiva.

10.1 AGGIORNAMENTO DEL MENU

Al menu attuale di primo livello del DFPA, come evidenziato in rosso nello screen shot sottostante, sono state aggiunte le seguenti voci di menu:

� Acquisizione adesione collettiva; � Pratiche in lavorazione.


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10.2 ACQUISIZIONE ADESIONE COLLETTIVA

10.2.1 Premessa sulla gestione della pratica di ade sione collettiva

La nuova adesioni raccolta con la funzionalità “Acquisizione adesione collettiva” viene acquisita dal Fondo Pensione Arca Previdenza all’atto della validazione della pratica di Adesione su DFPA da parte dell’Azienda. Quindi il processo di validazione di una pratica avviene in tempo reale sia per l’Azienda sia per Arca: � Il principale vantaggio è la certezza dei tempi di acquisizione della pratica di adesione che rende

superfluo l’anticipo del modulo per posta elettronica; � La pratica di adesione viene processata dal fondo sulla base dei dati raccolti e trasmessi dall’azienda.

Conseguentemente il modulo cartaceo deve essere conforme ai dati validati su DFPA: o Non sono accettate informazioni trascritte manualmente sulla pratica, anche se controfirmate per

accettazione dal nuovo dipendente. o In caso di operazione modificata più volte prima della validazione, dovrà essere inviata l’ultima

versione della stampa del modulo controfirmato dall’Iscritto. Il processo di validazione di una pratica si realizza eseguendo le seguenti operazioni: � salvataggio dell’adesione; � lstampa del modulo di adesione; � apposizione delle firme e la raccolta della fotocopia di un documento di identità; � validazione dell’operazione in DFPA. 9.2.2 Creazione nuovo iscritto L’attività di caricamento della pratica inizia da una mappa di ricerca che permette di verificare se il dipendente da censire è già presente sul sistema:

Dopo aver immesso i criteri l’utente dovrà cliccare sul pulsante “Cerca” presente in fondo alla mappa. In caso di esito positivo i risultati della ricerca saranno riportati nella mappa sottostante in formato lista:


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Nel caso in cui il dipendente sia già censito nel sistema, apparirà nella lista della mappa sopra esposta. Nel caso in cui il dipendente non sia già censito nel sistema, all’utente apparirà il seguente messaggio:


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Cliccando su “Nuova” l’applicativo caricherà la mappa di inserimento dell’adesione individuale che si presenta nel seguente modo:

Sezione “Punteggio Questionario’’

Riporta il punteggio ottenuto compilando la sezione questionario Covip e la matrice Covip ‘’Categoria del Comparto/Punteggio’’

Sezione “Questionario Covip’’

Questa sezione contiene le domande previste dalla Covip ai fini dell’adesione le stesse saranno riportate nella stampa del modulo di adesione che dovrà essere obbligatoriamente sottoscritta.

Sezione “Adesione collettiva” Stato: è precaricato dall’applicativo con l’etichetta: ”In errore ”

Sezione “Anagrafica iscritto” In questa area sono presenti i campi per l’acquisizione dei dati anagrafici del dipendente

In corrispondenza del campo “Comune di nascita” l’applicativo mette a disposizione uno strumento di sussidio alla compilazione. Digitando le lettere iniziali del comune che si desidera inserire compare una lista contenente tutti i comuni il cui nome comincia con le lettere digitate.

Sezione “Dati di residenza” Questa sezione contiene i campi relativi alla residenza dell’aderente

In corrispondenza del campo “Località” l’applicativo mette a disposizione uno strumento di sussidio alla compilazione. Digitando le lettere iniziali del comune che si desidera inserire compare una lista contenente tutti i comuni il cui nome comincia con le lettere

digitate. Selezionando dalla lista una località, il sistema caricherà in automatico la provincia corrispondente.

Il campo “Nazione estera” deve essere compilato in alternativa al campo “Località”: tali campi devono essere valorizzati in modo mutualmente esclusivo (in alternativa uno all’altro).

Il campo “Numero rapporto” è in sola visualizzazione e riporta il numero di sottoscrizione dell’adesione al fondo, quindi risulta valorizzato solo se lo stato iscritto è “confermato”.

Sezione “Dati Recapito” Questa sezione deve essere compilata se e solo se il recapito dell’aderente risulta essere differente dalla residenza.


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Sezione “Dati azienda” Questa sezione è precompilata e non modificabile

Sezione “Dati generali” La “Data di iscrizione al fondo” viene precaricata in automatico dall’applicativo con la data di acquisizione dell’adesione e non è modificabile.

Il numero rapporto non deve essere compilato perché verrà attribuito il sede di validazione

Il campo “Vecchio Iscritto” è impostato per default a “NO e può essere modificato solo in caso di trasferimento da altro fondo di una posizione nella quale l’aderente, alla data del 28 aprile 1993, era iscritto ad una forma pensionistica complementare istituita alla data di entrata in vigore della legge 23 ottobre 1992, n. 421.

Sezione “Anagrafica tutore/ curatore”

Da compilare nel caso in cui l’iscritto abbia un tutore / curatore.

Sezione “Comparti di contribuzione”

Il dettaglio di tale sezione è descritta nel paragrafo che segue.

Sezione ‘’ Iscrizione Ad Altra Forma Previdenza Complementare’’

Tale sezione contiene le dichiarazioni dell’aderente in merito all’iscrizione ad un’altra forma pensionistica complementare.

In caso di appartenenza ad altra forma pensionistica all'aderente dovrà essere fornita la scheda costi della forma pensionistica che, una volta firmata dall'aderente stesso, deve essere trasmessa ad Arca allegandola al modulo di adesione.

Sezione “Trasferimenti in ingresso”

Il dettaglio di tale sezione è descritta paragrafo che segue

Sezione “Consensi e comunicazione”

L’informazione relativa al “Consenso al trattamento dati” è un prerequisito essenziale per l’acquisizione dell’adesione.

Sezione “Comparti di contribuzione” In fase di acquisizione della nuova adesione è necessario effettuare la scelta dei comparti per la destinazione dei contributi. Qui di seguito la mappa di inserimento dei comparti di contribuzione scelti dall’Iscritto:

Da notare che il sistema obbliga la scelta del comparto di investimento con una percentuale pari al 100% per ciascun canale contributivo (% Iscritto - % Azienda - % TFR), quindi l’iscritto può decidere di allocare i propri contributi futuri al massimo su 3 comparti (1 per ogni canale contributivo). Sezione “” “Trasferimenti in ingresso”


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Nel caso in cui il dipendente, contestualmente all’adesione, desideri trasferire il montante maturato presso un altro fondo o forma pensionistica, occorre valorizzare i campi contenuti in questa sezione. Nel caso in cui si desideri acquisire l’informazione sul trasferimento da altro fondo,

la mappa da compilare si presenterà così:

con i seguenti campi:

� Fondo da cui trasferisce (obbligatorio) � Comparto (obbligatorio)

Cliccando sull’icona posta a destra del campo codice si aprirà la seguente finestra:

in cui l’utente potrà cercare il fondo di provenienza digitando, come criterio di ricerca, o il numero di iscrizione all’albo o la denominazione del fondo (tutta o in parte). Per procedere alla ricerca si dovrà cliccare sull’omonimo pulsante. Non immettendo alcun criterio di ricerca, l’applicativo riporterà la lista di tutti i fondi iscritti all’albo Covip. A piè di lista sono disponibili i pulsanti per scorrere le pagine della lista.


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Per selezionare il fondo desiderato è sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, in tal modo l’applicativo ritornerà sulla mappa di partenza riportando la denominazione del fondo:

Se si desidera eliminare o modificare il fondo selezionato occorre cliccare sull’icona e ripetere le operazioni su indicate. Oltre alla denominazione del fondo, la sezione deve essere compilata con l’indicazione dei comparti sui quali si desidera destinare lo zainetto trasferito. Tali comparti possono dunque differire da quanto selezionato per la contribuzione futura. Lo zainetto può essere ripartito su diversi comparti in percentuali a scelta dell’aderente, il cui totale deve essere pari a 100. Per selezionare i comparti si deve aprire il relativo menù a tendina, scegliere uno alla volta i comparti cliccando sull’icona a lato, quindi inserire per ogni comparto scelto la percentuale richiesta.

10.3 MODALITÀ GENERALI DI SALVATAGGIO E CONFERMA DI UNA ADESIONE

Esponiamo qui di seguito il processo di salvataggio, stampa e conferma di una pratica di adesione.

10.3.1 Salvataggio dell’adesione – Controlli e mess aggi

Per salvare i dati inseriti l’utente deve cliccare sul pulsante “Salva” posizionato a inizio mappa.

10.3.1.1 Controlli bloccanti

L’applicativo, prima di effettuare l’archiviazione, effettua i seguenti controlli:

� Correttezza formale del codice fiscale dell’aderente � Valorizzazione dati obbligatori relativi all’anagrafica � Valorizzazione dati obbligatori relativi alla residenza � Valorizzazione del campo “Tipo lavoratore” � Valorizzazione del campo “Consenso al trattamento dei dati” � Valorizzazione del campo “Luogo”

Qualora uno o più controlli non vadano a buon fine l’applicativo segnala il tipo di errore riscontrato inserendo dei messaggi, evidenziati in colore rosso, in un’apposita sezione posizionata in cima alla mappa:


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Fino a quando tutti gli errori indicati non vengono sanati l’applicativo non salva l’adesione in archivio.

10.3.1.2 Controlli non bloccanti

D’altra parte, ci sono alcuni errori che, pur consentendo il salvataggio dei dati, devono essere sanati affinchè la pratica possa proseguire nel suo iter: lo stato dell’adesione rimarrà “In errore”. In particolare, è possibile inserire un’adesione senza indicare i comparti e le rispettive percentuali. L’applicativo in tal caso avvisa l’utente con un messaggio del tipo: “Pratica salvata con errori – Per poterla consolidare è necessario sanare le anomalie di seguito segnalate” con la descrizione del tipo di anomalia riscontrata:


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Le correzioni necessarie a cambiare lo stato della pratica possono essere effettuate subito o in un secondo momento. Se si desidera modificare subito la pratica si possono completare i dati mancanti o errati sulla mappa proposta e cliccare sul pulsante “Salva”. Se si desidera modificare la pratica in un momento successivo è possibile richiamarla nella sezione “Pratiche in lavorazione” e variarla.

10.3.1.3 Salvataggio adesione senza errori

Quando l’adesione passa i controlli senza segnalazioni di errori l’applicativo restituisce il seguente pop up:

L’utente può a questo punto decidere di:

1) procedere alla stampa definitiva 2) variare l’adesione (scegliendo “indietro”) 3) uscire e posporre ad altro momento la conclusione dell’iter processuale della pratica. Si ricorda

che solo le pratiche in stato “Validata – in attesa di cartaceo” sono prese in carico dal Fondo. Per richiamare una pratica in un momento successivo e completarne l’iter processuale sarà sufficiente accedere alla funzionalità di “Pratiche in lavorazione”.


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Nel caso in cui si decida di procedere con la stampa, cliccando sul pulsante “Stampa”, l’applicativo nella stessa finestra, visualizza il modulo della pratica nella versione definitiva e pronto per essere stampato:

Il modulo di adesione deve essere stampato su carta e firmato dal dipendente. Lo stato della pratica, una volta effettuata la stampa definitiva, cambia in “Da validare – stampata”. Per tornare alla visualizzazione dei dati della pratica l’utente può cliccare sul pulsante “Indietro” posto a piè di pagina.


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10.3.2 Approvazione della pratica e Ristampa

Dopo aver effettuato la stampa definitiva, l’utente si ritrova in primo piano la finestra principale dell’applicativo:

Con le seguenti possibilità:

1) procedere con la validazione della pratica cliccando sul pulsante “Approva”: in tal caso la pratica assume lo stato di “Validata – in attesa di cartaceo” e viene presa in carico dal Fondo.

2) variare i dati dell’adesione cliccando sul pulsante “Indietro”: in tal caso la pratica ritorna nello

stato “In errore” e può essere variata.

3) uscire dalla visualizzazione della pratica senza validarla, cliccando sul pulsante “Esci”: in tal caso la pratica rimane con lo stato “Da validare – stampata” e non viene presa in carico dal Gestore Amministrativo.

Scegliendo l’opzione (1) - Pulsante “APPROVA”:

� l’utente conclude l’iter processuale della pratica di acquisizione dell’adesione che viene presa in carico dal Fondo;

� dopo la validazione, la pratica non può essere più modificata da parte dell’utente, che ne potrà effettuare solo la ristampa.

� la pratica di acquisizione dell’adesione, è sempre gestibile, durante le varie fasi di lavorazione, dalla sezione “Pratiche in lavorazione”


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11. PRATICHE IN LAVORAZIONE

Cliccando sul link “Pratiche in lavorazione” si accede alla sezione in cui l’utente può visualizzare tutte le pratiche di adesione indipendentemente dal loro stato. In tale sezione, è possibile richiamare tutte le pratiche di adesione non ancora validate dal collocatore, procedere alla loro variazione, alla stampa del cartaceo e alla loro approvazione.

La mappa è composta da due sezioni:

o Rete/Collocatore o Ricerca pratica

È possibile effettuare la ricerca della pratica utilizzando i seguenti filtri:

� Codice fiscale � Id � Cognome � Nome � Stato


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Per iniziare la ricerca l’utente dovrà impostare almeno 1 filtro di ricerca. Il “ Tipo operazione” è fisso su Adesioni Collettive

Il campo “Codice fiscale azienda” è fisso Il campo “Codice fiscale” può essere utilizzato per ricercare le pratiche inerenti un aderente specifico e deve essere compilato per intero. Il campo “Id” è il numero di adesione al fondo. I campi “Cognome” e “Nome” possono essere compilati anche parzialmente. Il menù a tendina “Tipo adesione” è fisso Il menù a tendina “Stato” contiene le voci:

e consente di selezionare le pratiche in base allo stato in cui si trovano. Tale filtro può risultare particolarmente utile per richiamare tutte le pratiche che il collocatore deve ancora validare per completare l’iter processuale a suo carico. Dopo aver selezionato i filtri desiderati, cliccando sul pulsante “Cerca”, in caso di esito negativo l’applicativo restituisce un messaggio del tipo: “Nessun risultato per i criteri di ricerca selezionati”. In caso di esito positivo restituisce la lista delle pratiche desiderate:


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L’utente può scorrere da una pagina all’altra della lista utilizzando i seguenti pulsanti:

Oppure indicando un numero preciso di pagina:

11.1 AUTORIZZAZIONE E CANCELLAZIONE DELLE PRATICHE

Ai piedi della lista l’utente ha a disposizione i seguenti pulsanti:

� “Pulisci filtri ”-> per ripulire tutti i filtri precedentemente selezionati � “Autorizza”-> per autorizzare la pratica precedentemente selezionata � “Cancella”-> per eliminare la pratica precedentemente selezionata � “Cerca”-> per iniziare la ricerca

I pulsanti “Autorizza” e “Cancella” diventano attivi solo dopo che l’utente ha selezionato la pratica che si desidera autorizzare o cancellare cliccando sulla casella di selezione posta all’inizio di ogni singola voce della lista. La cancellazione di una pratica è permessa solo nel caso in cui la stessa sia in stato “In errore”. Negli altri stati la pratica non può essere cancellata.

11.2 STAMPA LISTA PRATICHE

Per effettuare l’esportazione su file dei risultati della ricerca, l’applicativo mette a disposizione una specifica funzionalità che consente di creare il file dei risultati in quattro formati:


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� Pdf

� Excel

� csv

� word E’ sufficiente per l’utente, dopo aver effettuato la ricerca, cliccare sull’icona corrispondente al formato desiderato posta ai piedi della lista:

11.3 GESTIONE PRATICHE – VISUALIZZAZIONE , VARIAZIONE E STAMPA

Per visualizzare il dettaglio della pratica, è sufficiente cliccare sulla voce della lista corrispondente alla pratica desiderata.

Nella mappa di dettaglio della pratica, in base al suo stato, risulteranno abilitati alcuni pulsanti piuttosto che altri. Riassumendo: Pratica in stato “In errore” - > la pratica deve essere modificata/completata Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Salva -> salva le modifiche apportate

Pratica in stato “da validare– stampabile”

� la pratica può essere modificata � è possibile stampare il cartaceo in via definitiva


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Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Stampa-> stampa la pratica in via definitiva, le assegna il codice a barre e cambia il suo stato in “da validare– stampata” Indietro -> rende i campi editabili consentendo la modifica

Pratica in stato “da validare– stampata” � la pratica può essere modificata � è possibile ristampare la pratica � è possibile approvare la pratica

Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Approva-> approva la pratica che passa così in stato “validata– attesa cartaceo” Indietro -> rende i campi editabili consentendo la modifica

Pratica in stato “validata– attesa cartaceo” - > la pratica può essere ristampata Pulsanti presenti: Esci -> chiude la mappa Ristampa -> ristampa il modulo relativo alla pratica

Le attività di variazione, stampa versione definitiva e approvazione produrranno un cambiamento di stato della pratica e potranno essere effettuate sequenzialmente o procedendo a step in momenti successivi.

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