Region Midtjylland

HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

Arbejdsmiljøaftale 2014 for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

Arbejdsmiljøaftale for fællesfunktioner, stabe og Regional udvikling

2014

Henvendelse om arbejdsmiljørapporten til:

Region Midtjylland

Regionssekretariatet

Skottenborg 26

Postbox 21

8800 Viborg

regionssekretariatet@stab.rm.dk

Udgivet juni 2014

Arbejdsmiljøaftale for fællesfunktioner,stabe og Regional udvikling

2014

Indholdsfortegnelse

Forord.............................................................................................................................................................................................1

Formål og baggrund................................................................................................................................................................2

Hvem gør hvad?....................................................................................................................................................................... .3

HMU................................................................................................................................................................................................3

LMU.................................................................................................................................................................................................4

Arbejdsmiljøgrupper................................................................................................................................................................5

Medarbejdere.............................................................................................................................................................................6

Ledelse..........................................................................................................................................................................................6

Rammer og vilkår.......................................................................................................................................................................6

Arbejdsmiljøuddannelse........................................................................................................................................................6

Kompetenceudvikling arbejdsmiljøgrupper..................................................................................................................6

Tid og ressourcer.......................................................................................................................................................................6

Løbende aktiviteter til styrkelse af arbejdsmiljøet....................................................................................................7

Særlige indsatsområder.........................................................................................................................................................7

Aftalens formelle rammer......................................................................................................................................................7

Forord

I forbindelse med at MED- og Arbejdsmiljøaftalen i Region Midtjylland er skrevet sammen i én

samlet aftale, har HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling også besluttet, at

forny vores arbejdsmiljøaftale.

Der er lagt vægt på, at arbejdsmiljøaftalen skal være letforståelig, og at den skal være direkte

anvendelig for LMU’er og arbejdsmiljøgrupper.

Det er arbejdsmiljøaftalens intention at give et samlet overblik over arbejdsmiljøarbejdet.

Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag, personalepolitik og MED- og Arbejdsmil-

jøaftalen udgør en fælles ramme for samarbejde og dialog mellem ledelse og medarbejdere i

administrationen. Arbejdsmiljøaftalen for HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvik-

ling understreger, at et godt arbejdsmiljø er et vigtigt aspekt i det strategiske og operationelle

samarbejde mellem ledelse og personale.

1

Formål og baggrund

2

Arbejdsmiljøaftalen er gældende for alle

ansatte under HMU for fællesfunktioner,

stabe og Regional Udvikling og skal i sin

helhed understøtte en god og udviklende

dialog og fremme et godt og sikkert arbejdsmiljø.

Dialogen og det gode arbejdsmiljø skal bidrage til at

skabe engagement og arbejdsglæde og er en vigtig

forudsætning for en effektiv opgaveløsning blandt

alle ansatte i fællesfunktioner, stabe og Regional

Udvikling.

Vi støtter en virksomhedskultur, hvor det er legitimt

og velkomment at henlede opmærksomheden på

arbejdsmiljøproblemer, og hvor der er lydhørhed fra

ledelsen, når der opleves problemer.

HMU lægger vægt på, at

pdet er en vigtig ledelsesopgave at sørge for et

godt arbejdsmiljø, og alle ansattes sundhed og sik-

kerhed prioriteres højt

pden enkelte medarbejder arbejder aktivt for eget

og kollegers arbejdsmiljø

parbejdsmiljøarbejdet sker gennem en systematisk,

forebyggende og sundhedsfremmende indsats på

kort og langt sigt

parbejdsmiljøindsatsen har fokus på de indsatser

der er meldt ud gennem lovgivning, overenskomster

og Regions-MEDudvalget

parbejdsmiljøgrupperne har en anerkendende og

løsningsorienteret tilgang til opgaverne, samt at

arbejdsmiljøarbejdet lokalt er effektivt og velfunge-

rende

HMU har en enstrenget MED-struktur. For

hver afsnit under HMU er der etableret et

Lokal-MEDudvalg (LMU), og der er etableret

arbejdsmiljøgrupper under LMU’erne. Nogle få

områder har dog pga. helt særlige forhold etableret

et arbejdsmiljøudvalg, hvor arbejdsmiljøgrupperne

hører under.

HMU er det koordinerende arbejdsmiljøudvalg og

er bindeled til de LMU/arbejdsmiljøgrupper der

er tilknyttet fællesfunktioner, stabe og Regional

Udvikling, HMU er også bindeled mellem RMU og

LMU’erne.

Den daglige koordinering af arbejdsmiljøarbejdet

på vegne af HMU sker i en koordinerende

arbejdsmiljøgruppe. Gruppen består af

arbejdsmiljøkoordinatoren og den af de

to næstformænd i HMU, der er valgt af og

blandt arbejdsmiljørepræsentanterne under

administrationen mv.

HMU udarbejder en årlig oversigt over de LMU’er

og arbejdsmiljøgrupper, der er under HMU for

fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling.

Oversigten kan findes her:

http://www.rm.dk/om+os/organisation/

med+hjemmeside/hmu+for+administrationen

Hvem gør hvad?

3

Nedenfor beskrives ansvar og opgaver i

arbejdsmiljøorganisationen for fællesfunktioner,

stabe og Regional Udvikling.

HMU formulerer den fælles ramme for ar-bejdsmiljøindsatsen for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling Fastlægger fælles arbejdsmiljøindsat-

ser på tværs af fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling

Koordinerer arbejdsmiljøindsatsen i overensstem-

melse med lovgivning, overenskomster samt de

udmeldte fokusområder fra RMU

Gennemfører en årlig arbejdsmiljødrøftelse

Udarbejder overordnede retningslinjer, der fremmer

arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet i det omfang,

det skønnes nødvendigt med fælles retningslinjer

for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling,

fx opstille overordnede principper for oplæring og

instruktion af de ansatte jf. §17 i MED- og Arbejds-

miljøaftalen

Koordinerer APV/TULE, herunder sikrer at resulta-

ter, der bør have et tværgående fokus, behandles af

HMU

Koordinerer mellem Regions-MEDudvalget, Lokal-

MEDudvalgene samt arbejdsmiljøorganisationen, så

informationer og informationsveje mellem udval-

gene er tydelige og tilgængelige

Afholder 1-2 årlige temamøder for alle arbejdsmiljø-

grupper

Den koordinerende arbejdsmiljøgruppe

Koordinerer den daglige tværgående arbejdsmiljø-

indsats i fællesfunktioner, stabe og Regional Udvik-

ling og forbereder drøftelser vedrørende arbejdsmil-

jøet i HMU

Tilrettelægger temadage og netværksmøder for

arbejdsmiljøgrupperne

Indsamler de væsentligste arbejdsmiljøindsatser og

erfaringer med arbejdsmiljøarbejdet fra de lokale

arbejdsmiljøgrupper. Dette materiale indgår dels i

den årlige arbejdsmiljødrøftelse i HMU, dels som en

del af den årlige arbejdsmiljøredegørelse for hele

Region Midtjylland

Sikrer, at samtlige arbejdsmiljøgrupper er informe-

ret og bliver holdt ajour med de kommende fælles

arbejdsmiljøindsatser

Tilrettelægger den årlige arbejdsmiljødrøftelse i

samarbejde med de lokale arbejdsmiljøgrupper

Administrerer de forfordelte arbejdsmiljøtimer

under HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional

Udvikling

• Sørger for, at årsagerne til ulykker, forgiftninger

og sundhedsskader samt tilløb hertil undersø-

ges, og sørger for at få gennemført foranstalt-

ninger, der hindrer gentagelse

• Én gang årligt udarbejde en samlet oversigt over

ulykker, forgiftninger og sundhedsskader

• holder sig orienteret om lovgivning om beskyt-

telse af de ansatte mod sikkerheds- og sund-

hedsrisici

• Opstiller principper for tilstrækkelig og nødven-

dig oplæring og instruktion, tilpasset arbejdsfor-

holdene på virksomheden og de ansattes behov,

samt sørger for, at der føres stadig kontrol med

overholdelse af instruktionerne

Sikrer, at der er udstukket klare mål og ram-

mer for det lokale arbejdsmiljøarbejde

Beslutter lokale arbejdsmiljøindsatser

Sikrer prioritering af og opfølgning på lokale APV/

TULE-løsningsforslag

Behandler emner fra de lokale arbejdsmiljøgrupper

Gennemfører en årlig arbejdsmiljødrøftelse, herun-

der bl.a. tilrettelægge indholdet af samarbejdet om

sikkerhed og sundhed for det kommende år, fast-

lægge, hvordan samarbejdet skal foregå og vurdere

om det foregående års mål er nået ifht. f.eks. syge-

fravær og ulykker

Varetager de strategiske opgaver vedrørende ar-

bejdsmiljøarbejdet, jf. MED- og Arbejdsmiljøaftalens

§17, som uddybet i aftalens bilag 5:

Planlægger, leder og koordinerer samarbejdet om

sikkerhed og sundhed

• Kontrollerer sikkerheds- og sundhedsarbejdet

og sørger for, at arbejdsmiljøgrupperne oriente-

res og vejledes herom

• Rådgiver arbejdsgiveren om løsning af sikker-

heds- og sundhedsmæssige spørgsmål og om,

hvordan arbejdsmiljø integreres i virksomhedens

strategiske ledelse og daglige arbejde

LMU

4

Arbejdsmiljøarbejdet varetages først og

fremmest decentralt af en arbejdsmiljø-

gruppe, bestående af valgte arbejdsmiljø-

repræsentanter og udpegede ledelsesre-

præsentanter.

Arbejdsmiljøgruppen skal med ansvar overfor afde-

lingsledelsen være med til at sikre, at arbejdsforhold

er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvar-

lige.

Arbejdsmiljøgrupperne skal:

Løbende iagttage arbejdsmiljøet for at forhindre, at

der opstår arbejdsmiljøproblemer

Hvis der opstår problemer skal gruppen inddrages i

løsningen

Forsøge at påvirke den enkelte til en adfærd, der

forbedrer egen og andres sikkerhed og sundhed

Planlægge arbejdsmiljøarbejdet på gruppens om-

råde

• Have fokus på arbejdsmiljøet når:

• Der sker ændring i arbejdets organisering

• Afdelingen skal udvides eller ombygges

• Der anskaffes eller sker ændringer af tekniske

hjælpemidler

• Der indføres ny teknologi

• Der indkøbes stoffer og materialer, der ikke tidli-

gere har været anvendt

Arbejdsmiljøgrupperne er nøglepersoner i hele APV-

processen

Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og

sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige

Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og in-

struktion tilpasset de ansattes behov

Anmelde arbejdsulykker og deltage i undersøgelse

af ulykker, forgiftninger og sundhedsskader samt

tilløb hertil

Virke som kontaktled mellem de ansatte og LMU/Ar-

bejdsmiljøorganisationen

Gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse, herun-

der bl.a. tilrettelægge indholdet af samarbejdet om

sikkerhed og sundhed for det kommende år, fast-

lægge, hvordan samarbejdet skal foregå, herunder

samarbejdsformer og mødeintervaller. Vurdere om

det foregående års mål er nået

• Gennemføre arbejdsmiljøgennemgange

• Gennemføre og følge op på TULE og APV hvert

andet år

• Gennemgå reaktioner fra Arbejdstilsynet, herun-

der drøfte forebyggende tiltag

• Aftale kompetenceudvikling for arbejdsmiljø-

gruppen-/erne

Arbejdsmiljøgrupper

5

Medarbejdere Rammer og vilkår

Alle har et ansvar for eget og kollegernes

arbejdsmiljø. Den enkelte medarbejder

skal:

Deltage i samarbejdet for at sikre sunde

og udviklende arbejdspladser

Følge de arbejdsmæssige instruktioner, der er givet

for det arbejde, de skal udføre

Medarbejderne skal arbejde aktivt og positivt for kol-

legaers og eget arbejdsmiljø

Meddele arbejdsmiljøgruppen, nærmeste leder

eller afdelingsledelse, hvis medarbejderen bliver

opmærksom på fejl eller mangler, som kan forringe

arbejdsmiljøet, og som medarbejderen ikke selv kan

rette.

Ledelse

Ledelsen på alle niveauer skal sikre, at

Ansvaret for arbejdsmiljøet er entydigt placeret

Mål og rammer for arbejdsmiljøarbejdet er klare

Der i samarbejde med arbejdsmiljøgrupperne følges

op på strategier og handlingsplaner, der eventuelt

måtte være besluttet på arbejdsmiljøområdet

Der følges op på APV/TULE på det pågældende

niveau

Arbejdsmiljøgrupperne skal sikres gode rammer

og vilkår for at udføre arbejdsmiljøarbejdet.

Arbejdsmiljøuddannelse

Alle arbejdsmiljørepræsentanter og

arbejdsledere skal gennemføre den lovpligtige

arbejdsmiljøuddannelse. Det er et lokalt

ansvar at sikre dette, og dokumentation for

gennemførelsen skal forefindes lokalt.

Kompetenceudvikling arbejdsmiljøgrupper

Arbejdsmiljøgruppernes medlemmer har ret til

efteruddannelse jf. Region Midtjyllands MED-

og Arbejdsmiljøaftale. HMU bidrager til dette

gennem afholdelse af 1-2 årlige temamøder

om aktuelle emner på arbejdsmiljøområdet.

Tid og ressourcer

Der skal afsættes tid til

arbejdsmiljørepræsentanternes

arbejdsmiljøarbejde, jf. MED- og

Arbejdsmiljøaftalens § 29, stk. 12. Lokalt

skal der udarbejdes vilkårsaftaler.

6

Løbende aktiviteter til styrkelse af arbejdsmiljøet

7

Særlige indsatsområder

RMU har udpeget en række indsatsområder, der skal

fokuseres på i den samlede organisation i Region

Midtjylland. Se RMU’s hjemmeside http://www.

rm.dk/om+os/organisation/med+hjemmeside/

rmu+medudvalget

På området under HMU for fællesfunktioner, stabe

og Regional Udvikling gennemføres konkrete indsat-

ser på lokalt niveau. HMU’s rolle er således under-

støttende for den lokale indsats ved dels at definere,

hvad der forstås ved indsatsområderne i en fælles

kontekst, dels gennem understøttende initiativer

som fx temamøder.

Aftalens formelle rammer

Arbejdsmiljøaftalen har virkning fra d. 1. juli 2014.

Aftalen kan af begge parter opsiges skriftligt med 9

måneders varsel.

Ved en eventuel opsigelse skal der optages forhand-

linger mellem parterne om indgåelse af en ny aftale.

Aftalen kan genforhandles uden forinden at være

opsagt.

Hvis der ikke opnås enighed om indgåelse af en ny af-

tale, gælder arbejdsmiljølovens bestemmelser, samt

MED-og arbejdsmiljøaftalen for Region Midtjylland.

Arbejdsmiljøaftalen evalueres én gang om året i for-

bindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse i HMU

for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvikling.

HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional

Udvikling følger de udmelde arbejdsmiljø-

indsatser og frister fra RMU.

HMU udstikker de overordnede rammer

for gennemførelse af APV og TULE hvert andet år.

Der er dog løbende mulighed for at arbejde med ar-

bejdsmiljøarbejdet hele året rundt.

Arbejdet omkring APV og TULE sker i et tæt samar-

bejde med de respektive LMU.

HMU gennemfører en årlig arbejdsmiljødrøftelse

samt sikrer, at de arbejdsmiljøindsatser der er arbej-

det med i de respektive arbejdsmiljøgrupper kommer

til syne og dialog i den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Udvik-

ling er tildelt en pulje forfinansierede timer til bistand

fra Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø. De forfinansie-

rede timer anvendes primært til koordinerede aktivi-

teter, der understøtter de indsatsområder, HMU har

valgt at fokusere på ift. arbejdsmiljø. Timerne kan

kun undtagelsesvist anvendes til lokale formål, der

ikke har relation til de strategiske indsatsområder.

Det er dog vigtigt, at medarbejdergrupper, der har

væsentlig anerledes arbejdsvilkår end flertallet, også

kan tilgodeses ved anvendelse af midlerne.

8

.

Politisk betjeningSekretariatsbetjeningen af de politiske mødefora har også

i 2013 været en væsentlig opgave for kontoret. Udover for-

beredelse, afholdelse og opfølgning på de enkelte møder

har kontoret fortsat arbejdet med projekt ’den gode dags-

orden.’ Det har betydet afholdelse af kurser, hvor kontoret

har undervist øvrige afdelinger i administrationen i at lave

gode dagsordener og brugen af eDagsorden. Som opfølg-

ning på arbejdet har gruppeformændene udtrykt generel

tilfredshed med dagsordenerne.

I 2013 er opgaven med at skrive taler og oplæg for regions-

rådsformanden og øvrige regionsrådspolitikere

blevet samlet som koncernfunktion i Råds- og Direktions-

sekretariatet. Kontoret har også varetaget opgaven

med at sikre, at henvendelser og klager til regionsrådsfor-

manden besvares. Klager eller henvendelser vedrørende

Psykiatri- og Socialområdet besvares af Råds- og Direkti-

onssekretariatet selv, mens henvendelser vedrørende de

øvrige områder besvares af de relevante afdelinger.

For at understøtte og sikre ensartethed og kvalitet har

kontoret udarbejdet vejledninger til planlægning og

afrapportering fra studieture samt afrapportering fra de

midlertidige udvalg. Kontoret har desuden været ansvar-

lig for afrapporteringer, skriftligt og mundtligt, fra tre

midlertidige udvalg, samt afrapportering fra studieture fra

henholdsvis midlertidige og rådgivende udvalg.

ValgForberedelse og afholdelse af regionsrådsvalget har været

en særlig og stor opgave for kontoret specielt i anden

halvdel af 2013. Opgaven er forankret i Regionssekretaria-

tet og løst i samarbejde med Koncern Kommunikation og

It. I forbindelse med valget har der været løbende dialog

med kandidater, kommuner og medier op til valget, og der

er planlagt og afholdt kandidatmøde for interesserede

kandidater. Kontoret har også været ansvarlig for at udar-

bejde stemmesedler, planlægge og afholde valgaftenen, RegionssekretariatetSkottenborg 26

8800 Viborgwww.regionmidtjylland.dk